PENGEMBANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK LAYANAN PERAWATAN PRODUK MEDIS DAN PERALATAN LABORATORIUM: STUDI KASUS PADA PT.MULTIMEDILAB KARYAMANDIRI Sejati Waluyo Program Studi Magister Ilmu Komputer, Program Pascasarjana Universitas Budi Luhur
[email protected] ABSTRAK Knowledge dalam sebuah organisasi menjadi aset yang sangat penting guna menjalankan bisnis organisasi. Penerapan knowledge base diperusahaan menjadi suatu kebutuhan guna mengelola knowledge yang ada dalam perusahaan tersebut. Pengelolaan knowledge merupakan suatu kekuatan untuk dapat mempertahankan perusahaan. Penelitian ini menentukan model Knowledge Management apa yang cocok untuk Layanan Perawatan Pearalatan medis dan Peralatan Laboratorium PT. Multimedilab Karyamandiri dengan memperhatikan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang ada. Metode Focus Group Discussion (FGD) digunakan sebagai metodologi untuk menganalisis kecenderungan yang ada pada individu mengenai persepsi tentang suatu hal, untuk menilai model yang dikembangkan sesuai atau tidak dengan organisasi. Dari hasil analisis tersebut, didapat sebuah model Knowledge Management System (KMS) yang sesuai dengan PT. Multimedilab Karyamandiri. Model tersebut akan dikembangkan kedalam bentuk prototipe KMS yang akan diterapkan di PT. Multimedilab Karyamandiri. Kata kunci: Knowledge, Pengelolaan Knowledge, Multimedilab, Metode Focus Group Discussion (FGD). 1.
menjadi mengandalkan knowledge-based system. Kedua konsep ini sangat bertolak belakang, dimana konsep pertama bertumpu pada keunggulan sumber daya alam lokasi dan kondisi geografis. Konsep kedua berdasarkan pada ilmu knowledge dan teknologi serta pengembangan sumber daya manusia perusahaan diperlukan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan knowledge yang dimiliki. Knowledge Management tersebut pada akhirnya dapat menjadi dukungan yang handal bagi perusahaan untuk meningkatkan daya saing.
Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam era globalisasi ini terjadi sangat cepat. Kemampuan perusahaan dalam kedua hal tadi menjadi salah satu faktor daya saing yang sangat penting. Saat sebuah perusahaan mencoba mengembangkan skala ekonominya, maka dibutuhkan tingkat knowledge yang sangat luas pada setiap personilnya. Kebutuhan akan tenaga ahli dan spesialis dibidangnya, sangat dirasakan oleh perusahaanperusahaan untuk mampu tetap bertahan dan berkembang dalam tingkat perubahan lingkungan sosial, politik dan ekonomi yang samakin cepat.
KM pada Multimedilab perlu dilakukan untuk menjaga kontinuitas dan keberhasilan perusahan. Knowledge yang dikelola adalah layanan yang diberikan Multimedilab kepada konsumen pemakai produknya, untuk menjaga kepercayaan konsumen terhadap produknya.
Kondisi persaingan yang sangat ketat ini menyebabkan perlu adanya perubahan paradigma dari resource-based system
52
komunikasi langsung. Karena knowledge ini pindah ke kepala orang lain maka bentuk knowledge ini masih tetap tacit (tacittacit)
2. Permasalahan PT. Multimedilab Karyamandiri sebagai penyedia produk medis dan peralatan laboratorium tentu harus dapat menyediakan produk medis dan laboratorium yang berkualitas. Mengingat, kecepatan dan keakurasian hasil pemeriksaan laboratorium akan berdampak langsung pagi pasien yang sedang menjalani perawatan di rumah sakit. Dalam memberikan layanan produk medis dan peralatan laboratorium tentu PT. Multimedilab tidak bekerja selama 24 jam, sehingga pihak rumah sakit sendiri perlu mengerti sedikit tentang produk-produk Multimedilab. Sedangkan dari pihak Multimedilab sendiri dapat mengelola knowledge dari para karyawan layanan servicenya untuk kelangsungan organisasi.
3.2.2. Externalization (eksternalisasi) Knowledge yang berbentuk eksplicit mudah untuk dibagi. Pada fase ini knowledge dibagi ke berbagai orang dan memungkinkan semakin baiknya knowledge ini dengan adanya masukan dari orang lain. Bahkan dapat mendorong terbentuknya knowledge baru (explicitexplicit) 3.2.3. Determination/Combination (Kombinasi) Knowledge yang berbentuk eksplicit mudah untuk dibagi. Pada fase ini knowledge dibagi ke berbagai orang dan memungkinkan semakin baiknya knowledge ini dengan adanya masukan dari orang lain. Bahkan dapat mendorong terbentuknya knowledge baru (explicit->explicit)
3. Landasan Teori 3.1. Knowledge Management Knowledge Management dapat didefinisikan sebagai berikut : Proses pengelolaan berbagai aset knowledge yang dimiliki organisasi baik yang berada di SDM (tacit) ataupun dokumen (explicit) agar knowledge tersebut dapat bernilai bagi penggunanya dalam melakukan aktivitasnya dan juga bagi organisasi. Dengan KM ini memungkinkan terjadinya pembuatan, komunikasi, dan pengaplikasian berbagai knowledge untuk mencapai tujuan organisasi. [1].
3.2.4. Internalization (Internalisasi) Knowledge yang telah terdokumentasi dapat diambil dan digunakan oleh orang lain untuk menambah knowledge. Knowledge eksplisit ini ketika telah berada dikepala orang lain maka knowledge tersebut berubah menjadi tacit (explicit -> tacit) 3.3. KM berbasis Teknologi Informasi Penerapan KM di organisasi berbasis Teknologi Informasi diwujudkan dengan membuat suatu KMS. Dalam KMS, komponen pemberdaya KM adalah infrastruktur Teknologi Informasi seperti jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak. Dalam pengembangan KMS pada umumnya adalah memanfaatkan infrastruktur TI yang sudah ada diperusahan. Peran TI dalam KM seperti dalam gambar 2 meliputi : 3.3.1. Knowledge Flow (aliran knowledge): Komponen ini menyediakan fasilitas pengaliran knowledge pada KMS. 3.3.2. Information Mapping (Pemetaan Informasi) : Memetakan informasi yang pada penggunaannya akan dikonversi menjadi knowledge. 3.3.3. Informasi Sources (Sumber Informasi) : Sumber data dan informasi yang merupakan sumber material bagi KMS.
3.2. Daur Knowledge Management Nonaka dalam bukunya The Knowledge Creating Company memberikan suatu model yang menunjukkan suatu daur dalam KM. Daur ini terdiri atas 4 tahapan dan dikenal dengan nama SECI seperti terlihat pada gambar berikut ini:
Gambar 1. Model SECI dari Nonaka [2] 3.2.1. Socialization (Sosialisasi) Pada tahap ini terjadi pemindahan knowledge yang berbentuk tacit ke orang lain. Perpindahan ini terjadi melalui
53
3.3.4. Information and Knowledge Exchange (pertukaran informasi dan knowledge) : fasilitas yang memungkinkan terjadinya pertukaran knowledge baik tacit maupun explicit membantu pembuatan dan pertukaran konteks. 3.3.5. Intelligent Agent and Network Mining: membantu dalam pencarian dan pengambilan knowledge.
3.4.1. Interface Layer Lapisan paling atas merupakan tempat masuk dan keluar dalam suatu KMS. Apabila informasi ini relevan, sesuai waktu dan dapat menimbulkan aksi bagi penggunanya maka itu menunjukkan pergerakan knowledge. Lapisan ini menghubungkan SDM yang menggunakan sistem untuk membuat, menggunakan, mengambil dan membagi knowledge. Interface layer merupakan tempat kontak utama antara pengguna dengan isi dari KMS. Untuk itu interface layer harus nyaman untuk digunakan oleh pengguna. Semua fasilitas yang disediakan oleh KMS harus tersedia dan mudah untuk digunakan. Untuk itu desain antar muka pengguna merupakan salah satu factor penting yang harus diperhatikan. 3.4.2. Access and Authentification Layer Lapisan ini akan melakukan otentifikasi dan validasi pengguna. Akses yang terbatas pada lapisan-lapisan di bawahnya diatur oleh lapisan ini. Hak akses ini akan terdiri atas read-only, write, edit dan delete. 3.4.3. Collaborative Intellegence and Filtering Layer Lapisan ini tempat terjadinya proses penyimpanan, penamaan, penambahan metadata, penyaringan dokumen. Proses ini dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu: 3.4.3.1. Automatic Full Text Indexing: Sistem secara otomatis akan melakukan indexing untuk dokumen-dokumen yang dipublikasikan. 3.4.3.2. Automatic Meta Tagging: Sistem dapat memberikan metadata secara otomatis, dengan metadata ini pencarian dokumen akan lebih mudah dan cepat ditemukan. 3.4.3.3. Manual Filtering: Selain secara otomatis penyaringan dokumen dapat dilakukan secara manual. Dengan cara manual ini knowledge officer atau bisa juga penulis dari dokumen menyeleksi dokumen berdasarkan jenisnya untuk kemudian menyimpan ke folder yang sesuai.
Gambar 2. Peran TI dalam KM [1] 3.4. Arsitektur KMS Amrit Tiwana membuat membuat arsitektur untuk KMS yang terdiri atas 7 (tujuh) lapisan. Dimana setiap lapisan berisi berbagai komponen yang digunakan KMS. Lapisan-lapisan dalam arsitektur KMS seperti terlihat pada gambar 3 adalah:
Gambar 3. Arsitektur KMS [1]
54
3.4.4. Application Layer Application layer (lapisan aplikasi), merupakan lapisan yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang digunakan sistem. Aplikasi yang digunakan tergantung dari fungsi KMS yang dirancang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Aplikasi yang umum digunakan dalam KMS meliputi diskusi, email, workflow, manajemen dokomen, intranet, searching tool, pertukaran dokumendan sistem basis data.
untuk semua organisasi, meskipun secara langsung (direction) memungkinkan merepresentasikan berbagai pilihan yang sama-sama efektif tetapi lebih efisien. 3.5.2. Pandangan Kemungkinan dari KM (Contigency View) Contigency View menganjurkan bahwa tidak ada satu pun pendekatan yang terbaik dalam semua keadaan. Pandangan contingency menganggap jalan untuk berhasil meliputi banyak jalan pilihan dengan mencapai kesuksesan hanya ketika jalan yang sesuai dipilih.
3.4.5. Transport Layer Transport layer adalah bagian yang memungkinkan seluruh isi dari KMS dapat ditransfer antara satu pengguna ke pengguna lainnya. Karena pengembangan KMS biasanya merupakan pengembangan dari sistem atau jaringan yang sudah ada maka biasanya protokol pengiriman yang digunakan akan sama. Protokol pengiriman yang umum digunakan adalah TCP/IP.
3.5.3. Faktor Contigency dan KM Solution Untuk menentukan KM pada sebuah organisasi perlu dilakukan analisis dari beberapa karakteristik dari factor contingency. Gambar di bawah menunjukkan faktor-faktor dari contingency dan hubungannya dengan solusi KM.
3.4.6. Middleware and legacy Integration Layer Apabila dalam jaringan organisasi memiliki berbagai jaringan kecil yang berbeda platform, maka diperlukan lapisan ini untuk mengintegrasikan seluruh jaringan kecil tersebut agar dapat menggunakan KMS secara bersamaan. 3.4.7. Repositories Lapisan paling bawah ini berisi basis data operasional, basis data diskusi, basis data dokumen, penyimpanan email dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan KMS. Yang terpenting dari media penyimpanan ini adalah sanggup menyimpan berbagai jenis data yang saling kompatibel dan mempunyai skalabilitas yang baik. 3.5. Faktor-Faktor yang mempengaruhi Knowledge Management
Gambar 4. Hubungan Faktor Contigency dengan KM solusi [3]
3.5.1. Pandangan Umum dari KM (Universalistic View) Terdapat sebuah pendekatan yang terbaik untuk mengelola knowledge yang seharusnya digunakan oleh semua dalam organisasi dalam berbagai keadaan. Knowledge Sharing dianjurkan bermanfaat
3.5.4. Kerangka Kerja Pengembangan KM
Analisis
&
Dalam analisa dan pengembangan KM maka dibutuhkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini:
55
Menterjemahkan strategi perusahaan dalam rencana kegiatan kedepan mengkaji posisi knowledge perusahaan melalui dokumentasi yang ada. 4. Analisis dan Desain 4.1. Analisis Aktivitas Organisasi Aktivitas yang ada pada PT. Multimedilab Karyamandiri adalah: 1. Menyediakan Peralatan Medis 2. Menyediakan Peralatan Laboratorium Peralatan Kimia Peralatan Hematologi 3. Menyediakan Layanan Perawatan Service Kontrak On Call atau service panggil 4. Menyediakan Spare Part 5. Menyediakan Bahan Pakai
Gambar 5. The 10-Step KM Roadmap [1]
4.2. Analisis Knowledge yang dibutuhkan Untuk dapat melihat knowledge yang dibutuhkan, maka diperlukan data, informasi dan knowledge yang mendukung. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:
Pada gambar berikut ini ditunjukkan hubungan antara strategi perusahaan, strategi knowledge dan KM. Strategi generic yang dikenal untuk strategi knowledge adalah confidication strategy dan personalization strategy. Kedua strategi tersebut biasanya didetailkan menjadi empat strategi knowledge yaitu : Intellectual Asset Management Strategy Personal Knowledge Asset Reponsibility Strategy Knowledge Creation Strategy Knowledge Transfer Strategy
Tabel 1. Analisis Knowledge yang dibutuhkan
Gambar 6. Hubungan antara strategi perusahaan, strategi knowledge dan KM Merujuk pada gambar di atas, maka untuk menyusun suatu strategi bisnis perlu didukung dengan: Analisa terhadap kondisi lingkungan bisnis Menentukan faktor-faktor kunci sukses
56
No 1
Data Data Teknisi
2
Data Alat atau Equipment
3
Data Software alat
4
Data Personal Computer (PC)
5
Data Printer dan Speaker
6
UPS
7
Data Laboratoriu m
Informasi Informasi tentang teknis yang ada Informasi tentang peralatan yang ada
Informasi versi dan kegunan software Informasi spesifikasi hardware dan software Informasi spesifikasi printer dan speaker yang digunakan Informasi Spesifikasi UPS Informasi mengenai keadaan atau kondisi yang
Knowledge Knowledge Kompetensi setiap teknisi Knowledge mengenai pengetesan,pemaka ian, pemeliharaan, dan penanganan kerusakan alat. Knowledge mengenai instalasi software, dan update software. Knowledge mengenai pemeliharaan hardware dan software Knowledge mengenai pemeliharaan printer dan speaker Knowledge mengenai pemeliharaan UPS Knowledge mengenai kelengkapan laboratorium
No
Data
8
Data Pelanggan
Informasi ada di laboratorium Informasi mengenai pelanggan
Knowledge
Karyamandiri termasuk kedalam proses Knowledge Sharing. Hasil analisa faktor kontigensi pada Layanan Perawatan Produk Medis dan Peralatan Laboratorium dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Knowledge mengenai kebutuhan alat pelanggan
Tabel 2. Analisis Faktor Kontigensi pada Layanan Perawatan Produk Medis dan Peralatan Laboratorium.
4.3. Analisis Karakteristik Task Berikut adalah kegiatan-kegiatan rutin yang dilakukan Layanan Perawatan Produk Medis dan Peralatan Laboratorium : 4.3.1. Melakukan Perawatan Alat (Reguler Maintenance). Tahapan meliputi : Mengecek tegangan/voltage listrik power supply apakah normal Mengecek kinerja alat/equipment dapat berjalan dengan baik Membersihkan bagian Uirel tertentu yang sangat berpengaruh terhadap kinerja alat/equipment 4.3.2. Unit Pendukung Tahapan meliputi: Mengecek operating software yang terpasang pada PC, apakah koneksi dan pembacaan data dapat berjalan dengan baik. Mengecek kinerja printer yang terpasang Mengecek speaker yang terpasang sebagai sinyal atau tanda bagi user atau operator jika terjadi alarm pada Equipment atau alat error
YES=1, OK=0.5, NO=0 4.5. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi Susunan infrastruktur di PT. Multimedilab Karyamandiri terdiri dari server utama, dan modem yang digunakan untuk koneksi ke internet dari service dihubungkan melalui hub keempat bagian utama yaitu adminstrasi, marketing, teknisi, dan gudang. Dan penyimpanan dan pengolahan data dilakukan di server utama. Sehingga untuk pengontrolan dan juga keamanan lebih mudah.
4.3.3. QC Mengecek quality control, harian yang telah dilakukan oleh operator atau user apakah alat atau equipment bekerja secara normal dan layak pakai. 4.3.4. Melakukan Back Up Database Data pasien yang tersimpan dalam database penting untuk dilakukan back up data mengingat bahwa data ini dapat digunakan untuk kepentingan pemeriksaan kondisi pasien dimasa yang akan datang. Dan parameter yang berada pada aplikasi yang terinstal. 4.4. Analisis Proses KM Berdasarkan faktor-faktor yang ada diatas, maka disarankan bahwa proses KM pada Layanan Perawatan Produk Medis dan Peralatan Medis PT. Multimedilab
Gambar 7. Infrastruktur PT. Multimedilab Karyamandiri
57
editor module serta knowledge repositories serta terdapat engine untuk pencarian dokumen yang dibutuhkan oleh pelanggan serta delivery engine untuk proses delivery knowledge dokumen.
4.6. Analisis Skenario KMS Untuk merumuskan knowledge yang ada dalam Layanan Perawatan Produk Medis dan Perawatan Laboratorium maka perlu dilakukan daur KMS yang melalui 4 tahapan yang sesuai mengunakan model SECI model milik Nonaka. Tabel di bawah ini merupakan hubungan antara rangka membuat dan merumuskan sebuah knowledge. Tabel 3. Hubungan Aktivitas dan Proses Knowledge Management No
1
2
Aktifitas Layanan Perawatan Setting Koneksi Alat dengan Komputer Instalasi Software
3
Uji coba alat baru
4
Evaluasi hasil pengetasan alat
5
Membuat Panduan/SOP Pelayanan Trouble Shooting alat
6
7
Layanan Perawatan Alat
8
Pengembanga n Teknologi Hardware dan Software
Proses Knowledge Management Tranning Diskusi Manual Instalasi Tranning Diskusi Manual Instalasi Pengetesan alat Analisa Alat Setting Alat Diskusi Sharing Document Diagnosa Rapat Diskusi Pelayanan Masalah Diskusi
Tahapan Model SECI
Kunjungan ke pelanggan Komplain dari pelanggan Browsing Internet Mengikuti Pelatihan
Eksternalisasi Internalisasi
Sosialisasi Eksternalisasi Internalisasi Kombinasi Sosialisasi Internalisasi
Gambar 8. Model KMS 4.8. Proses KMS Use Case Diagram di bawah ini menunjukkan bagaimana model sistem yang dikembangkan :
Eksternalisasi Internalisasi
Sosialisasi Internalisasi Eksternalisasi Eksternalisasi Internalisasi Sosialisasi Eksternalisasi Internalisasi Kombinasi
Eksternalisasi Internalisasi
Gambar 9. Use Case Diagram dari sistem yang kembangkan
4.7. Model KMS Dari faktor kontigensi yang digunakan untuk menentukan proses KMS pada Layanan Perawatan Medis dan Peralatan Laboratorium maka akan dibuatkan model KMS untuk Layanan Perawatan Medis dan Peralatan Laboratorium. Yang difokuskan pada Knowledge Sharing yang terdiri dari view document module, search document module, forum discussion module dan public
4.9. Prototipe KMS Dari hasil pemetaan model yang dapat dikembangkan yaitu proses knowledge sharing, pada awalnya akan ditampilkan halaman muka. Dalam halaman utama ini akan ditampikan beberapa dokumen atau artikel yang bisa langsung diakses oleh user secara umum dan boleh diketahui oleh siapa saja.
58
o
Gambar 10. Prototipe KMS 5. Pengujian Hipotesis Dalam pengujian hipotesis ini, menggunakan metode FGD. Kegiatan ini dilakukan pada 22 Februari 2011 Pukul 13.00–14.30 WIB. Yang dihadiri oleh 4 orang bagian layanan perawatan produk medis dan peralatan laboratorium PT. Multimedilab Karyamandiri yang terdiri dari seorang kepala PT. Multimedilab Karyamandiri dan 3 orang engineer. Sebelum diskusi dimulai penulis menyampaikan sebuah presentasi tentang KMS beserta hasil pembuatan prototype KMS layanan perawatan produk medis dan peralatan laboratorium PT. Multimedilab Karyamandiri.
2
Darmaw an
Service Engine er
3
Suyitno S.Kom
Engine er
4
Nurman Ahmadi, ST
Service Engine er
Tabel 4. Profil Pesarta FGD Kode
Nama
Jabatan
HS
Ir. Hendrik Siswanto
SY
Suyitno, S.Kom
NA
Norman Ahmadi ST.
DA
Darmawan
Service Manager Service Engineer Service Engineer Service Engineer
Lama Bekerja 20 tahun 3 tahun 10 tahun 13 tahun
Tabel 5. Pendapat Peserta FGD No
1
Nama
Ir. Hendrik Siswant
Status
Service Manag er
Pendapat mengenai Model proses Sharing Knowledge dalam KMS di PT. Multimedilab Karyamandiri Model ini baik untuk diterapkan,
Kesim pulan
6.
terutama untuk mengatasi pemerataan knowledge diantara engineer dimana mereka memiliki pengalaman yang berbedabeda dan dengan adanya model ini, mereka bisa saling bertukar pengalaman sehingga memperkaya knowledge yang ada pada para engineer. Hal ini mungkin bisa diterapkan tergantung pada faktor penunjang dan SDM yang ada. Model tersebut dapat diterapkan, tetapi mungkin beberapa menu yang mungkin disesuaikan dengan kondisi di perusahaan dan pelanggan. Mungkin saja, apabila sistem sudah terintegrasi terutama pada rumah sakit yang berskala besar. Hanya saja semua tergantung dari perkembangan IT di Indonesia terutama pada tingkat pengguna. Lalu untuk RS kecil dari daerah terpencil untuk menggunakan model ini agak sulit dilaksanakan
Setuju
Setuju
Setuju
Kesimpulan
Dari hasil analisa dan pengembangan knowledge yang ada pada Layanan Perawatan Produk Medis dan Peralatan
Setuju
59
Laboratorium, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu: Proses KMS yang ada pada Layanan Perawatan Produk Medis dan Peralatan Laboratorium termasuk dalam proses Sharing Knowledge. Pendekatan yang dilakukan dalam KMS pada PT. Multimedilab Karyamandiri adalah menitikberatkan pada pendekatan personalisasi. Skenario KMS yang mendukung aktivitas pada layanan perawatan produk medis dan peralatan laboratorium yang merupakan perwujudan dari SECI model nonaka, sosialisasi dengan diskusi, penulisan ide, gagasan atau pengalaman baru, kombinasi dan internalisasi dengan pencarian dan pengaksesan dokumen Daftar Pustaka [1] Tiwana, Amrit,”The Knowledge Management Toolkit”, Prentice Hall PTR Upper Saddle River, NJ 07456, 2000. [2] Nonaka, Ikuijiro and Takeuchi, Hirotaka, “The Knowledge Creating Company : How Japanese Companies Create the Dynamics of Inovation”, Oxford : Oxford University Press, 1996. [3] Fernandez, Becerra, “Knowledge Management”, 1/e, Prentice Hall, 2004.
60
