PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

Disusun Oleh: Tri Munzilawati NIM. 10402244010

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2014

i

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

SKRIPSI

Oleh: Tri Munzilawati NIM. 10402244010

Telah disetujui dan disahkan Pada tanggal 4 Juni 2014 Untuk dipertahankan di depan Tim Penguji Skripsi Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta

Disetujui Dosen Pembimbing,

Djihad Hisyam, M.Pd. NIP. 19501103 197803 1 002

ii

PENGESAHAN

Skripsi

yang

berjudul

“PENGELOLAAN

ARSIP

INAKTIF

PADA

SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA”, yang disusun oleh Tri Munzilawati, NIM. 10402244010 ini telah dipertahankan di depan Dewan Penguji pada tanggal 12 Juni 2014 dan dinyatakan lulus.

DEWAN PENGUJI

Nama

Jabatan

Tanda Tangan

Tanggal

Joko Kumoro, M.Si.

Ketua Penguji

........................

.................

Djihad Hisyam, M.Pd.

Sekretaris Penguji

........................

.................

Dr. Suranto, M.Pd., M.Si.

Penguji Utama

........................

.................

Yogyakarta, Juni 2014 Fakultas Ekonomi Dekan,

Dr. Sugiharsono, M.Si. NIP. 19550328 198303 1 002

iii

PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama

: Tri Munzilawati

NIM

: 10402244010

Prodi

: Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas

: Ekonomi

Judul Tugas Akhir : Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini benar-benar karya saya sendiri. Sepanjang pengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat yang ditulis atau diterbitkan orang lain kecuali sebagai acuan atau kutipan dengan mengikuti tata penulisan karya ilmiah yang telah lazim.

Yogyakarta, 21 Mei 2014 Penulis,

Tri Munzilawati NIM. 10402244010

iv

MOTTO

“Sesungguhnya sesudah ada kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu selesai dari sesuatu urusan kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lain”. (QS. Al Insyirah: 6-7)

“Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman diantaramu Dan orang-orang yang beri ilmu pengetahuan beberapa derajat” (QS. Al Mujadalah: 11)

Barang siapa merintis jalan mencari ilmu maka Allah SWT akan memudahkan baginya jalan ke surga (H. R Muslim)

v

PERSEMBAHAN

Karya ini saya persembahkan untuk:  Bapak Tamhadi dan Ibu Tumini tercinta yang selalu tulus mendoakan anaknya untuk sukses, yang memberikan dorongan untuk terus maju walaupun kadang gagal. Terimakasih atas kasih sayang dan jerih payah yang diberikan kepada anak perempuan satu-satunya dalam keluarga untuk bisa melanjutkan kuliah sampai selesai.  Almamaterku Universitas Negeri Yogyakarta

vi

BINGKISAN

 Sahabatku (Arum Mustika, Arum Suryaningtyas, Etti Arni Rahmawati, Luthfa Nurul Husna, Fiky Agustin, Eni Kuswati, Mei Arma Supratiwi, Erlinda Okta Kusuma, Galuh Rusita)  Ormawa HIMA ADP 2012 ( Departemen Media Informasi: Saiful Anam, Maya Rusmayanti, Hana, Emy, Niken Wulanjari, dan seluruh pengurus HIMA ADP 2012)  BEM KM UNY 2012 (Mas Zamzam, Mas Diar, Mas Jefri, Mas Lukman, Mbak Isti, Mbak Lani, Mbak Latifah, dan seluruh pengurus BEM KM UNY 2012)  BEM KM UNY 2013 (Dian Anita, Tri Winarti, Mas Erdi, Mas Wahyu, Mas Iman, Rika, Intan, Renny, dan seluruh pengurus BEM KM UNY 2013)  UKM Rekayasa Teknologi (RESTEK) 2013  Tim Mobil UNY IEMC 2013

vii

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Oleh Tri Munzilawati 10402244010 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta yang meliputi prosedur surat masuk dan surat keluar, sistem penyimpanan, fasilitas penyimpanan, petugas kearsipan, pemeliharaan arsip inaktif, pelayanan arsip inaktif, dan penyusutan arsip inaktif. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci pada penelitian adalah Kepala Subbidang Dokumentasi dan informan pendukung adalah Pegawai yang menangani kearsipan. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan dengan triangulasi data yaitu triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta belum sepenuhnya dilaksanakan secara optimal, yaitu (1) Fasilitas kearsipan seperti ruangan penyimpanan arsip belum selesai dibangun, masih berada di basemen Kepatihan, tidak tersedia AC, alat pendeteksi api (Fire Alarm System), serta vacuum cleaner (2) Fasilitas kearsipan dari peralatan dan perlengkapan masih belum lengkap (3) Petugas kearsipan hanya berasal dari pegawai Subbidang Dokumentasi, tidak ada arsiparis, (4) Lingkungan kerja masih kurang rapi karena beberapa dokumen ada yang ditumpuk di meja pegawai, (5) Peminjaman arsip hanya dicatat di buku manual, belum menggunakan teknologi untuk mendata arsip inaktif yang disimpan, (6) Pemusnahan arsip belum dilakukan karena proses yang panjang serta tidak mengetahui tentang jadwal retensi arsip Kata kunci : Pengelolaan, Arsip, Arsip Inaktif

viii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas petunjuk dan hidayah-Nya sehingga Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Inaktif Pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian Di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta”, dapat diselesaikan dengan baik. Keberhasilan penulisan Skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, diucapkan terima kasih kepada : 1.

Prof. Dr. Rochmat Wahab, M.Pd., MA., Rektor Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberikan izin penelitian.

2.

Dr. Sugiharsono, M.Si., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberikan izin penelitian untuk keperluan penyusunan Skripsi.

3.

Joko Kumoro, M.Si., Ketua Jurusan Pendidikan Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberikan izin penelitian untuk penyusunan Skripsi.

4.

Sutirman, M.Pd., selaku pembimbing akademik yang telah memberikan motivasi dan dukungan dalam menyelesaikan studi di Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

5.

Djihad Hisyam, M.Pd., selaku dosen pembimbing yang dengan sabar mengarahkan, membimbing serta memberi motivasi selama pelaksanaan dan penyusunan Skripsi.

6.

Dr. Suranto, M.Pd., M.Si., selaku narasumber yang telah memberikan saran dan masukan dalam penyusunan Skripsi.

7.

Seluruh dosen Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ilmu-ilmu yang bermanfaat.

8.

Bapak R. Agus Supriyanto, SH. M. Hum selaku Kepala Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta yang telah memberikan ijin penelitian.

9.

Ibu Ir. E. TH Intan Mestikaningrum, M.Si., selaku Kepala Bidang Tata Usaha Kepegawaian yang telah memberikan ijin penelitian.

ix

10. Bapak Hinukoro Aji, SH., selaku Kepala Subbidang Dokumentasi beserta 5 orang pegawai Subbidang Dokumentasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta yang telah memberikan bantuan dan pelayanan sebagai narasumber bagi peneliti. 11. Teman-teman Pendidikan Administrasi Perkantoran angkatan 2010. 12. Teman-teman KKN-PPL Universitas Negeri Yogyakarta di SMK Negeri 1 Tempel 2013 13. Semua pihak yang telah berjasa dalam memberikan dukungan dan bantuan baik secara moril maupun materil hingga terselesaikannya Skripsi. Penulisan Skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan. Saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan demi perbaikan penulis di masa mendatang. Semoga Skripsi ini dapat bermanfaat.

Yogyakarta, 21 Mei 2014

Tri Munzilawati NIM. 10402244010

x

DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK ...................................................................................................... viii KATA PENGANTAR .................................................................................... ix DAFTAR ISI ................................................................................................... xi DAFTAR TABEL .......................................................................................... xiii DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiv DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xv BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... A. Latar Belakang Masalah ....................................................................... B. Identifikasi Masalah ............................................................................. C. Pembatasan Masalah ............................................................................ D. Rumusan Masalah ................................................................................ E. Tujuan Penelitian.................................................................................. F. Manfaat Penelitian................................................................................

1 1 6 7 7 8 8

BAB II KAJIAN TEORI ............................................................................... A. Deskripsi Teori ..................................................................................... 1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ..................................................... a. Pengertian Arsip ....................................................................... b. Pengertian Kearsipan ............................................................... 2. Fungsi Arsip ................................................................................... 3. Kegunaan Arsip .............................................................................. 4. Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif .................................................. 5. Faktor-faktor Pengelolaan Arsip Inaktif ........................................ a. Sistem Penyimpanan Arsip ...................................................... b. Fasilitas Penyimpanan Arsip .................................................... c. Petugas Kearsipan .................................................................... d. Lingkungan Kerja Arsip ........................................................... 6. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif ................................ 7. Pelayanan Arsip Inaktif .................................................................. 8. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Inaktif .................................... B. Penelitian yang Relevan ....................................................................... C. Kerangka Pikir...................................................................................... D. Pertanyaan Penelitian ...........................................................................

10 10 10 10 11 12 12 13 14 15 18 21 23 25 30 33 40 42 44

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... A. Desain Penelitian .................................................................................. B. Lokasi dan Waktu Penelitian................................................................ C. Informan Penelitian .............................................................................. D. Teknik Pengumpulan Data ................................................................... E. Teknik Analisis Data ............................................................................ F. Teknik Keabsahan Data .......................................................................

45 45 45 45 46 47 48

xi

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .............................. A. Hasil Penelitian .................................................................................... 1. Deskripsi Tempat Penelitian .......................................................... a. Sejarah Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY ................... b. Visi dan Misi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY ......... c. Tujuan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY .................... d. Sasaran Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY................... e. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY f. Fungsi dan Tugas Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY... g. Data Pegawai Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY ......... 2. Deskripsi Data Penelitian ............................................................... a. Pedoman Pengelolaan Arsip .................................................... b. Pengelolaan Arsip .................................................................... c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengelolaan Arsip ............ d. Pemeliharaan Arsip Inaktif ...................................................... e. Pelayanan Arsip Inaktif ............................................................ f. Penyusutan Arsip Inaktif .......................................................... B. Pembahasan Hasil Penelitian ............................................................... 1. Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta ................................ 2. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta .........

50 50 50 50 53 54 55 56 57 71 73 73 73 84 93 94 95 97

109

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... A. Kesimpulan........................................................................................... B. Implikasi ............................................................................................... C. Saran .....................................................................................................

110 110 112 113

97

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 114 LAMPIRAN .................................................................................................... 116

xii

DAFTAR TABEL Tabel 1. 2. 3. 4.

Halaman Jadwal Retensi Arsip Dinamis ............................................................. 36 Kualifikasi Pendidikan Pegawai, Jenis Kelamin, dan Jumlah ............. 71 Jumlah Rak Arsip ................................................................................. 87 Ruang Penyimpanan Arsip ................................................................... 90

xiii

DAFTAR GAMBAR Gambar Halaman 1. Alur Kerangka Pikir ............................................................................. 43 2. Struktur Organisasi BKD DIY ............................................................. 56

xiv

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Halaman 1. Surat Permohonan ijin Penelitian....................................................... 117 2. Surat Keterangan Penelitian BKD ..................................................... 118 3. Pedoman Observasi ............................................................................ 119 4. Pedoman Wawancara ......................................................................... 122 5. Hasil Observasi .................................................................................. 125 6. Hasil Wawancara ............................................................................... 130 7. Gambar 3 Lembar Disposisi .............................................................. 142 8. Gambar 4 Lembar Kartu Surat Masuk ............................................... 143 9. Gambar 5 Kartu Isteri (KARIS) ......................................................... 143 10. Gambar 6 Kartu Suami (KARSU) ..................................................... 145 11. Gambar 7 Kartu Pegawai Negeri Sipil............................................... 146 12. Gambar 8 Kartu Peserta TASPEN ..................................................... 147 13. Gambar 9 SK Pengangkatan Pegawai................................................ 148 14. Gambar 10 Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) ... 149 15. Gambar 11 Rak Roll O’Pack di Subbidang Dokumentasi ................. 150 16. Gambar 12 Gambar Rak Roll O’Pack di Basemen Kepatihan .......... 150 17. Gambar 13 Rak Arsip Inaktif di Basemen Kepatihan ....................... 151 18. Gambar 14 Rak Baja di Basemen Kepatihan ..................................... 151 19. Gambar 15 Filing Cabinet di Subbidang Dokumentasi ..................... 152 20. Gambar 16 Kondisi Meja Pegawai di Subbidang Dokumentasi ........ 152 21. Gambar 17 Buku Agenda Surat dientri atau dipinjam pegawai ........ 153 22. Gambar 18 Bangunan Gedung Penyimpanan Arsip di BKD DIY .... 153

xv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Suatu instansi khususnya dalam lembaga pemerintah, memerlukan adanya ketatausahaan yang tertib dan baik agar tujuan organisasi dapat tercapai. Tidak terkecuali kantor, dalam pengelolaan berbagai macam informasi harus mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen secara cepat dan tepat. Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini, semua organisasi tidak terkecuali organisasi pemerintah dituntut untuk melakukan pembenahan dalam memenuhi informasi yang cepat dan akurat. Salah satu sumber informasi tersebut dapat berupa arsip. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan serta semakin kompleksnya kegiatan yang dilakukan oleh kantor atau pun organisasi, arsip sangat dibutuhkan sebagai sumber informasi karena arsip merupakan salah satu bukti dan rekaman dari kegiatan suatu organisasi. Hal ini juga berpengaruh bagi suatu organisasi dalam pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah secara manual maupun dengan menggunakan komputer menjadi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Kegiatan administrasi suatu organisasi sangat berpengaruh dalam mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dalam setiap kegiatan administrasi, suatu organisasi akan menghasilkan arsip. Pada umumnya semakin lama

1

2

organisasi atau kantor beroperasi, maka akan semakin banyak pula volume arsip dalam kegiatan administrasi tersebut. Dengan bertambahnya volume arsip yang dimiliki serta tidak adanya pengendalian arsip, maka arsip hanya akan menjadi tumpukan kertas maupun gambar yang tidak memiliki nilai guna maupun manfaat. Arsip merupakan sekumpulan warkat atau informasi yang disimpan secara teratur dan sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan

perencanaan,

kebijaksanaan,

penganalisaan,

pengambilan

pengembangan,

keputusan

pembuatan

perumusan laporan,

pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya, baik pada kantor pemerintah, lembaga swasta, dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

Salah

satu

kegiatan

utama

kearsipan

yaitu

melakukan

penyimpanan informasi secara sistematis agar dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan kembali arsip yang disimpan, maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik, tetapi pada kenyataannya tidak semua kantor

3

melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Kurangnya pengendalian terhadap arsip mengakibatkan arsip tersebut hanya akan menjadi tumpukan kertas yang tidak teratur dan kurang mempunyai nilai guna. Arsip yang disimpan memerlukan pengelolaan yang baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan memberikan kemudahan bagi organisasi untuk dapat menemukan arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Namun, pengelolaan arsip tidak mudah, ada beberapa permasalahan yang timbul sehingga pengelolaan arsip menjadi tidak maksimal. Permasalahan pengelolaan arsip juga dihadapi oleh Kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta. Arsip yang terdapat di kantor BKD terus bertambah sehingga diperlukan pengelolaan arsip yang baik. Salah satu hal yang berpengaruh dalam pengelolaan arsip adalah sumber daya manusia pengelola arsip atau tenaga arsiparis. Menurut Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No. 1 Tahun 2011 tentang pengelolaan arsip dinamis dalam pasal 21 ayat 1 dijelaskan bahwa “Setiap SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) harus memiliki arsiparis sesuai kebutuhan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan”. Kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan salah satu SKPD yang harus memiliki arsiparis untuk mengelola arsip yang ada pada instansi tersebut. Pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian masih mengalami kendala dalam hal tidak memiliki arsiparis yang khusus untuk menangani pengelolaan arsip. Jumlah pegawai pada Subbidang Dokumentasi hanya sebanyak 6 orang yang tidak satu pun yang

4

memiliki keahlian dalam hal pengelolaan arsip yang baik sesuai dengan peraturan yang ada. Pengelolaan arsip dilakukan secara bergiliran oleh pegawai pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta. Masalah lain yang timbul antara lain tidak berlakunya kartu pinjam arsip bagi pegawai atau perseorangan yang dari luar instansi yang menyebabkan arsip-arsip yang dipinjam terkadang tidak dapat diketahui keberadaannya sehingga arsip dapat hilang atau terselip. Tidak hanya arsip dinamis yang memerlukan pengelolaan dengan baik tetapi juga arsip inaktif, sehingga informasi yang terkandung didalamnya dapat terpelihara dan terjaga dengan baik. Pengelolaa arsip inaktif tidak hanya terkait dengan arsip inaktif itu

sendiri,

tetapi

juga

melingkupi

sistem

penyimpanan,

fasilitas

penyimpanan, petugas kearsipan, lingkungan kerja, pelayanan arsip inaktif, pemeliharaan dan pengamanan, serta penyusutan arsip. Berdasarkan

observasi

yang

dilakukan

menunjukkan

bahwa

pengelolaan arsip inaktif di pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta masih belum memadai. Ada beberapa hal yang menyebabkan pengelolaan arsip inaktif belum memadai yaitu salah satunya adalah fasilitas penyimpanan arsip inaktif berupa ruang penyimpanan belum memenuhi standar. Ruangan penyimpanan arsip inaktif masih berada di kompleks Kepatihan. Hal ini terjadi karena sebelum Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta dipindah ke jalan Kyai Mojo berada di

5

kompleks Kepatihan beserta dengan ruangan penyimpanan arsip. Tempat penyimpanan arsip berada di lantai 2 kompleks Kepatihan, namun dipindah ke besmen karena semakin banyaknya volume arsip sehingga ruangan penyimpanan arsip tidak mampu menampung kenaikan volume arsip. Setelah pindah ke jalan Kyai Mojo, Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta akan segera membangun gedung penyimpanan arsip sendiri yang akan selesai pada tahun depan. Dilihat dari segi fasilitas juga belum memadai. Penyimpanan arsip inaktif pun hanya terbatas pada penyimpanan jangka 5 tahunan di Subbidang Dokumentasi. Setelah lebih dari 5 tahunan maka akan didistribusikan ke besmen Kepatihan karena tidak ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip inaktif tersebut. Kondisi ruangan penyimpanan arsip pengap dan panas karena tidak memiliki pendingin ruangan. Selain fasilitas yang belum memenuhi standar dan jumlahnya yang belum memadai, dalam pengelolaan arsip inaktif tentunya diperlukan teknologi untuk menyimpan arsip inaktif yang ada. keberadaan teknologi ini akan mempermudah pencarian ketika dibutuhkan. Namun, di Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta masih belum menggunakan teknologi untuk mendata arsip inaktif yang disimpan. Komputer dan alat scanning untuk menduplikat arsip inaktif sudah tersedia, namun belum dipasang kembali sehingga harus memulai dari awal untuk proses pendataan. Sementara masih menggunakan alat bantu manual yaitu berupa daftar

6

penyimpanan arsip manual sehingga proses penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lama karena harus terlebih dahulu mencari satu data seseorang ke lokasi penyimpanan di besmen Kepatihan. Jika yang mengambil bukan orang yang bersangkutan dan hanya mengetahui namanya saja, maka akan lebih membutuhkan waktu yang lama bahkan berhari-hari karena para pegawai Subbidang Dokumentasi juga mempunyai pekerjaan lain yang harus diselesaikan pada hari itu. Berdasarkan permasalahan yang muncul di Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta tersebut, maka peneliti ingin mengetahui lebih lanjut mengenai “Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta”.

B. Identifikasi Masalah Berdasarkan

latar

belakang

masalah

di

atas,

maka

dapat

diidentifikasikan masalah yang dihadapai dalam pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta adalah : 1. Tidak berlakunya kartu pinjam arsip bagi para pegawai atau pun perseorangan dari instansi lain. 2. Sumber daya manusia berupa arsiparis tidak ada hanya dikelola secara bergiliran oleh pegawai Subbidang Dokumentasi.

7

3. Pengelolaan arsip inaktif belum maksimal. 4. Lokasi penyimpanan arsip tidak menjadi satu dengan kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY. 5. Kurangnya penggunaan teknologi informasi sehingga pendataan arsip inaktif hanya menggunakan daftar manual. 6. Fasilitas kearsipan masih kurang memadai. 7. Belum pernah dilakukan penyusutan arsip

C. Pembatasan Masalah Mengingat begitu luas permasalahan pelaksanaan manajemen kearsipan dan keterbatasan biaya, waktu, serta tenaga, maka peneliti perlu mengadakan pembatasan masalah yang dibatasi pada Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta.

D. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, identifikasi masalah, dan pembatasan masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalah penelitian sebagai berikut: 1. Bagaimana pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta?

8

2. Faktor apa saja yang menghambat pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta?

E. Tujuan Penelitian Sesuai dengan masalah yang telah dirumuskan, tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui: 1. Pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta.

F. Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan yang peneliti kemukakan di atas, maka penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat sebagai berikut: 1. Secara Teoritis a. Penelitian

ini

diharapkan

dapat

menambah

referensi

tentang

pengelolaan arsip inaktif dalam instansi pemerintahan. b. Penelitian ini diharapkan dapat membentuk kemampuan untuk memahami hakekat dan proses penyusunan penelitian ilmiah.

9

c. Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan dalam hal permasalahan pengelolaan arsip inaktif. d. Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan acuan dan bahan pertimbangan bagi penelitian selanjutnya. 2. Secara Praktis a. Bagi tempat instansi penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi sebagai masukan untuk melakukan pembinaan dan penyempurnaan kearsipan sehingga dapat berfungsi dengan baik dan dapat mencapai tingkat efisiensi yang tinggi. b. Bagi peneliti Tugas akhir ini diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk memenuhi sebagian persyaratan guna memperoleh gelar Sarjana Pendidikan. c. Bagi Universitas Negeri Yogyakarta Penelitian ini digunakan untuk menambah koleksi perpustakaan yang diharapkan bermanfaat sebagai bahan bacaan bagi mahasiswa atau pihak lain yang berkepentingan.

BAB II KAJIAN TEORI

A. Deskripsi Teori 1. Pengertian Arsip dan Kearsipan a. Pengertian Arsip Berbagai pendapat mengenai pengertian arsip baik menurut para ahli maupun Bahasa. Arsip memiliki beberapa istilah dalam Bahasa asing, dalam Bahasa Yunani “archivum” yang berarti tempat untuk menyimpan arsip. Dalam Bahasa Perancis, arsip memiliki istilah “dossier” yang berarti catatan-catatan dalam bentuk tulisan atau rekaman, gambar-gambar dalam bentuk yang lain dengan keterangan bahwa antara yang satu dengan yang lain saling berhubungan. Menurut The Liang Gie (2009: 118), “Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Hal serupa juga dikemukan Basir Barthos (2007: 1), sebagai berikut : Arsip (Record) yang dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokok dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula.

10

11

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat baik gambar ataupun tulisan yang disimpan secara sistematis dan apabila suatu saat diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat yang dapat digunakan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. b. Pengertian Kearsipan Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau suratsurat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Menurut Sularso Mulyono (1985: 3), yaitu : Kearsipan adalah tata cara pengurusannya penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tentang unsur pokok yang berlaku : a) Penyimpanan (storing) b) Penempatan (placing) c) Penemuan kembali (finding)

Menurut Basir Barthos (1997: 43), “Kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehinggan bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat di temukan kembali setiap kali ditemukan”. Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu dan cara

12

penyimpanan arsip menurut prosedur dan aturan yang telah ditetapkan sehingga apabila arsip tersebut diperlukan maka dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat dalam waktu yang singkat.

2. Fungsi Arsip Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Zulkifli Amsyah (1989: 2), jenis-jenis arsip sebagai berikut: a. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan, peyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis di bagi menjadi dua, yaitu : 1) Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan diperuntukkan dalam penyelenggaraan administrasi. 2) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. b. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

3. Kegunaan Arsip Dalam kehidupan organisasi atau pun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan (manfaat) tertentu. Menurut Vernon B. Santen, nilai guna arsip juga terlihat dari isi arsip yang tercakup dalam istilah “ALFRED” yaitu :

13

A = Administrative value (nilai administrasi) L = Legal value (nilai hukum) F = Fiscal value (nilai keuangan) R = Research value (nilai penelitian) E = Educational value (nilai pendidikan) D = Documentary value (nilai dokumentasi) (The Liang Gie, 2009: 215) Sedangkan menurut Sutarto (1992: 169), mengemukan nilainilai yang ada pada arsip adalah: 1) Values for administrative use (nilai untuk kegunaan administrasi) 2) Values for legal use (nilai untuk kegunaan hukum) 3) Values for policy use (nilai untuk kegunaan haluan organisasi) 4) Values for operating use (nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi) 5) Values for historical use (nilai untuk kegunaan sejarah) 6) Values for research use (nilai untuk kegunaan penelitian)

Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa nilai kegunaan arsip secara umum adalah nilai administratif, nilai informatif, nilai historis, nilai yuridis, nilai organisatoris, dan nilai ilmiah. Oleh karena itu, arsip memiliki nilai kegunaan tertentu pada masing-masing organisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.

4. Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif Kearsipan sebagai salah satu pelaksanaan administrasi yang kegiatan utamanya adalah penyimpanan arsip agar sewaktu-waktu

14

diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Menurut The Liang Gie (2009: 94), tujuan kearsipan yaitu : Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan lembaga atau pemerintah serta menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Sedangkan menurut Basir Barthos (2003: 23), yaitu : Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan untuk menyediakan bahan pertimbangan keputusan.

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah upaya menjamin keselamatan arsip yang berkaitan dengan kepentingan dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan pertanggungjawaban kegiatan organisasi.

5. Faktor-faktor Pengelolaan Arsip Inaktif Pengelolaan arsip inaktif adalah suatu aktivitas untuk melakukan pengolahan arsip inaktif yang dilakukan oleh sekumpulan orang yang dilandasi dengan pengetahuan, keterampilan, tanggung jawab yang dimiliki agar mencapai tujuan yang tepat. Tujuan dari pengelolaan arsip inaktif adalah dapat menyediakan arsip inaktif dengan cepat kepada pengguna yang membutuhkan. Sedangkan tujuan pengolahan arsip inaktif adalah pada penekanan pengamanan informasi yang

15

terkandung didalamnya secara akurat dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Faktor-faktor pengelolaan arsip inaktif yang baik meliputi penggunaan sistem penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan, dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat. Berikut ini penjelasan dari masing-masing hal tersebut: a. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip dapat diartikan sebagai suatu sistem yang teratur dalam penyimpanan arsip, sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. Agar penyimpanan arsip dapat ditata dengan baik, maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk melaksanakan penyimpanan arsip secara efektif. Menurut Widjaja, A. W. (1993: 103), “Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat”. Menurut Agus Sugiharto dan Teguh Wahyono (2005: 51), yaitu : Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan arsip sangat besar pengaruhnya dalam

16

keberhasilan pengelolaan arsip sehingga efektifitas pengelolaan arsip dapat tercapai. Menurut The Liang Gie (2009: 120), sistem penyimpanan arsip ada lima (5) macam, yaitu: a) b) c) d) e)

Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic Filling) Penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling) Penyimpanan menurut wilayah (Geographic Filling) Penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling) Penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling)

Adapun sistem penyimpanan arsip menurut Widjaja, A. W. (1993: 105), ada lima macam, yaitu: a) Sistem Abjad Sistem Abjad yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, atau kantor. b) Sistem Pokok Soal Sistem Pokok Soal yaitu semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. Arsip atau dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan terletak dikanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik yang terdapat pada guide, folder atau map hendaknya mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk masalah utama dan selanjutnya masalah kedua (sub masalah) sampai ke sebelah kiri laci filling cabinet untuk masalah ketiga (sub-sub masalah). c) Sistem Nomor atau Angka Sistem Nomor merupakan sistem penyimpanan arsip yang sering juga disebut kode klasifikasi persepuluh. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. d) Sistem Wilayah atau Daerah Sistem wilayah atau daerah yaitu sistem yang susunan arsipnya diatur berdasarkan judul nama wilayah daerah. Susunan guide atau foldernya menurut tingkat judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan. Dalam tempat penyimpanannya sistem ini harus dibantu

17

dengan sistem lain seperti sistem abjad atau sistem tanggal. e) Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem yang susunan arsipnya diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis dipergunakan dalam filling cabinet jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.

Berdasarkan kelima sistem penyimpanan tersebut, tidak ada salah satu sistem penyimpanan yang paling baik. Hal ini terjadi karena baik tidaknya suatu sistem penyimpanan tergantung dari tepat tidaknya suatu sistem itu diterapkan pada suatu lembaga atau instansi. Jadi, setiap sistem penyimpanan tersebut mempunyai karakteristik yang dapat diterapkan secara maksimal untuk lembaga tertentu. Penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip yang baik diperlukan suatu prinsip sebagai dasar penyimpanan arsip. Oleh karena itu diperlukan azas tertentu dalam penyimpanan arsip supaya dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan prinsip penyimpanan itu sendiri. Menurut Sularso Mulyono (1985: 32), terdapat beberapa azas dalam penyimpanan arsip, yaitu : a) Azas Sentralisasi Penyimpanan arsip dilakukan dengan memusatkan penyimpanan arsip pada suatu unit tersendiri untuk semua arsip yang ada pada organisasi. Meskipun suatu organisasi memiliki beberapa unit atau bagian tetapi unit kerja

18

tersebut tidak melaksanakan kegiatan kearsipannya sendiri-sendiri. b) Azas Desentralisasi Dalam azas desentralisasi berarti tiap unit kerja yang ada pada organisasi menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri dan oleh karena itu tidak ada unit-unit kerja yang khusus menyelenggarakan kegiatan kearsipan organisasi. Namun, unit penyelenggaraan kear sipan ini ada disetiap unit kerja organisasi. c) Azas Sentralisasi-Desentralisasi Dalam azas ini penyimpanan arsip pada suatu organisasi yang sebagian unit kerjanya menggunakan azas sentralisasi dan dan sebagian unit lainnya menggunakan azas desentralisasi. Jadi, dalam suatu organisasi terdapat suatu pemusatan kegiatan kearsipan dan penyelenggaraan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri yang mempunyai pola kombinasi beragam. Penyimpanan arsip dengan menggunakan azas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-kelemahan pada penyelenggaraan kedua azas tersebut di atas dapat ditiadakan.

Berdasarkan ketiga azas penyimpanan di atas, dalam penyelenggaraan di tiap-tiap organisasi atau kantor berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan pelaksanaannya pun tergantung dari tujuan penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut. b. Fasilitas Penyimpanan Arsip Untuk memahami tentang fasilitas kearsipan perlu diketahui terlebih dahulu definisi dari fasilitas menurut sudut pandang administrasi. Menurut Widjaja, A. W. (1993: 103), “Fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerjasama manusia”.

19

Fasilitas penyimpanan arsip tentu saja berkaitan dengan peralatan kearsipan yang dipakai. Menurut Zulkifli Amsyah (1989: 179), dalam pemilihan peralatan yang dipakai terdapat beberapa kriteria yang perlu diperhatikan, yaitu: 1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya 2) Frekuensi penggunaan arsip 3) Lama arsip disimpan 4) Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi) 5) Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan 6) Tipe dan letak penyimpanan 7) Bentuk organisasi 8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

Sehubungan dengan pendapat mengenai pemilihan kriteria peralatan kearsipan di atas, maka peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip dapat dipilih secara tepat. Beberapa fasilitas yang digunakan dalam penyimpanan arsip inaktif menurut Sulistyo Basuki (2003: 273-274), adalah: a) Spindle file (file jarum) Spindle file merupakan sebuah jarum atau paku menganga keatas yang digunakan untuk menyimpan kertas dengan cara menusukkan kertas ke dalam paku tersebut. Spindle file digunakan untuk menyimpan arsip dinamis kecil, seperti: catatan, bon, rekening, dan arsip dinamis kecil lainnya. b) Vertical filing cabinet (lemari laci vertikal) Lemari laci vertikal digunakan utnuk menyimpan arsip dinamis kertas dengan menggunakan laci yang disusun tegak keatas. c) Open-self file (rak arsip terbuka) Rak arsip terbuka merupakan jajaran yang terdiri dari lemari terbuka, sama seperti rak buku. Arsip dinamis

20

diakses dari smping dengan panduan dan pengenal folder ada disamping. d) Lateral file (alat penyimpan menyamping) Literal file merupakan unit penyimpanan dengan menggunakan berkas yang diakses dari samping secara horizontal. e) Unit box lateral file Unit box lateral file murupakan sistem penjajaran rak yang menggunakan box yang harus dirancang tergantung pada rel. f) Card file Card file merupakan sebuah jajaran yang menyimpan stok kartu berbagai ukuran. Jajaran kartu digunakan untuk keperluan: menyediakan referens pada informasi yang sering dipergunakan, indeks butir spesifik atau jajaran lain, catatan kegiatan. g) Microrecord file Microrecord file merupakan kontainer penyimpanan vertikal yang berisi laci yang memuat bentuk mikro. Kontainer ini memiliki pembagi laci, sehingga dapat memuat mikrofis, kartu legam atau mikrofilm. h) File media lainnya Masing-masing media membutuhkan tempat penyimpanan yang berlainan. Film, filmstrip, arsip dinamis suara, piringan hitam, optical disk bisa ditempatkan pada lemari yang juga digunakan untuk menyimpan mikrofilm dalam bentuk selongsong (cartridge).

Menurut Wursanto (2004: 32), alat-alat kearsipan sebagian besar sama dengan alat-alat ketatausahaan, yaitu: a) Map b) Folder c) Guide d) Filing cabinet e) Almari arsip f) Meja g) Kursi h) Berkas kotak (box file) i) Rak arsip j) Rotary filing k) Cardex (card indeks) l) File yang dapat dilihat

21

m) Mesin-mesin kantor: mesin ketik, mesin fotocopy, mesin pengganda, mesin film kecil, mesin baca film kecil, mesin cetak film keci, mesin baca cetak film kecil, komputer, mesin penghancur kertas, penjepret kertas, pelubang kertas (perforator)

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam penyimpanan arsip inaktif diperlukan fasilitas kearsipan yang disesuaikan dengan kebutuhan harus memadai sebagai tempat penyimpanan arsip, sehingga selain menjaga arsip inaktif

dari

kerusakan juga dapat memudahkan dalam penemuan kembali arsip. c. Petugas Kearsipan Petugas kearsipan merupakan salah satu faktor yang turut menentukan keberhasilan administrasi kearsipan. Petugas kearsipan yang lebih dikenal dengan sebutan arsiparis merupakan petugas yang mengelola kegiatan kearsipan didalam suatu organisasi. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 10 yang disebut arsiparis adalah “seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan”. Menurut The Liang Gie (2009: 150-151), untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu: a) Ketelitian Pegawai dapat membedakan perkataan-perkataa, namanama atau angka-angka, untuk itu disamping mempunyai

22

jiwa yang cermat harus pula mempunyai mata yang sempurna. b) Kecerdasan Pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatannya juga cukup tajam sehingga ia tak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya. c) Kecekatan Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Terlebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dari berkasnya secara cepat. d) Kerapian Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu , berkas-berkas, dan tumpukan warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, surat-surat juga menjadi lebih awet karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut atau robek. Menurut Wursanto (2004: 194), seorang pegawai kearsipan sebaiknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a) Tekun dalam melaksanakan tugasnya. b) Kreatif c) Tidak mudah bosan d) Mampu memegang atau menyimpan rahasia kantor e) Peramah f) Sopan santun g) Mampu mengadakan hubungan dengan semua pihak h) Teliti i) Penuh kesabaran j) Tidak emosional k) Dapat dipercaya atau jujur l) Penuh rasa tanggung jawab m) Memiliki skill atau keahlian dalam bidang kearsipan Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan tentang persyaratan petugas kearsipan, maka dapat diketahui bahwa untuk menjadi arsiparis, seseorang harus mempunyai keterampilan atau

23

keahlian dalam bidang kearsipan, tekun dalam melaksanakan tugasnya, kreatif, mampu menyampaikan rahasia lembaga, ramah, sopan santun, mampu mengadakan hubungan dengan semua pihak, penuh kesabaran, jujur dan penuh rasa tanggung jawab. d. Lingkungan Kerja Arsip Lingkungan kerja kearsipan tidak kalah pentingnya dalam rangka memperlancar pengelolaan arsip dinamis. Selain fasilitas kearsipan dan petugas kearsipan supaya pengelolaan arsip khususnya untuk arsip dinamis ini keamanan serta kelancarannya dapat dijaga, diperlukan suatu lingkungan kerja yang mendukung. Suasana dan lingkungan kerja sangat berpengaruh bagi arsiparis dan arsip yang disimpan. Tanpa adanya lingkungan kerja yang mendukung maka arsiparis tidak bekerja secara optimal dan efektif, sedangkan arsip yang disimpan mudah mengalami kerusakan. Untuk menciptakan lingkungan kerja yang memadai dapat dilakukan dengan memperhatikan hal-hal yang mempengaruhi yaitu cahaya, suhu udara, warna, dan kebersihan lingkungan. Apabila keempat hal tersebut dapat diciptakan dengan baik maka akan berpengaruh pada efisiensi kerja para pegawai. Terkait hal tersebut, lingkungan kerja mempengaruhi efisiensi kerja arsiparis. Hal ini sejalan dengan pendapat The Liang Gie (2009: 219), yang menyatakan bahwa: Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai karena dapat

24

berkerja cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dengan mata yang tidak lekas lelah. Suhu udara dapat berpengaruh pada kondisi arsip-arsip dan petugas kearsipan. Udara yang panas dan lembab akan berpengaruh terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang.

Bersamaan dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai. Dengan penggunaan warna yang tepat pada dinding ruangan, suasana kegembiraan, ketenangan, dan kenyamanan kerja dapat tercipta. Pemakaian warna ruangan sangat tergantung pada kondisi ruangan tersebut. Menurut The Liang Gie (2009: 216) penggunaan warna yang baik untuk suatu ruangan sebagai berikut: Masing-masing warna itu apabila disoroti dengan cahaya penerangan akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Warna merah menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja. Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari dan warna biru adalah warna adem. Sedangkan warna putih adalah warna yang dapat memantulkan cahaya, sehingga ruangan akan menjadi lebih terang.

Selain ketepatan pencahayaan dan warna yang digunakan oleh suatu ruang kerja pegawai suhu udara juga ikut berpengaruh dalam memberikan kenyamanan pegawai dalam bekerja. Menurut The Liang Gie (2009: 211), “Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja minimal 16°C atau sama dengan + 61°F”. Pendapat lain dikemukakan oleh Wursanto (2004: 221), menyatakan bahwa “Agar tidak terlalu lembab aturlah suhu udara

25

dalam ruangan berkisar antara 65°F sampai 75°F dan kelembaban udara sekitar 50% dan 65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65% , dalam waktu relatif singkat arsip akan rusak (lapuk)”. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk menciptakan lingkungan kerja yang mendukung kelancaran pekerjaan diperlukan cahaya matahari cukup, suhu udara yang tepat pada cuaca panas atau dingin, pemakaian warna yang sesuai dengan kondisi ruangan, dan kebersihan ruangan.

6. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif Arsip-arsip yang disimpan tentu memerlukan pemeliharaan agar informasi yang terkandung didalamnya dapat terjaga dengan baik. Tidak hanya pemeliharaan yang diperhatikan tetapi juga pengamanan arsip inaktif. Menurut Sularso Mulyono (1985: 45), secara umum yang dimaksud dengan pengamanan arsip adalah “Menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan, jadi secara fisik arsip inaktif harus dijaga keamanannya dari segi kehilangan maupun kerusakan”. Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segi kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan arsip yang datangnya dari arsip itu sendiri atau yang disebabkan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Menurut Wursanto (2004: 220), pemeliharaan arsip yaitu: Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan

26

yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor yaitu faktor eksternal dan faktor internal. Faktor internal adalah faktor kerusakan yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip. Menurut Wursanto (2004: 226), faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip ada dua yaitu: 1) Faktor internal (1) Kertas: bahan kertas, air, bahan lapisan kertas. (2) Tinta (3) Pasta atau lem 2) Faktor eksternal (1) Kelembaban udara (2) Udara yang terlalu kering (3) Sinar matahari (4) Kekotoran udara (5) Debu (6) Jamur dan sejenisnya (7) Rayap (8) Gegat

Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip antara lain kelembaban udara, temperatur, sinar matahari, polusi udara dan debu. Organisme yang dapat menyebabkan kerusakan pada arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa, dan tikus. Selain faktor fisik dan organisme perusak, penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar benda arsip yaitu kelalaian manusia. Contohnya tindakan kelalian manusia atau pengolah arsip itu sendiri seperti cipratan minuman, sisa makanan, abu rokok, dan

27

sebagainya. Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan terhadap kerusakan arsip. Untuk pencegahan dari faktor intrinsik arsip hendaknya menggunakan kertas, tinta, lem dan bahan-bahan yang berkualitas baik sehingga lebih awet dan tahan lama. Penggunakan penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastik lebih baik dari pada yang terbuat dari logam yang mudah berkarat. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya diatur dan dibangun sebaik mungkin sehingga mendukung keawetan arsip. Lokasi ruang penyimpanan hendaknya luas, yang cukup untuk penyimpanan arsip yang telah diperkirakan sebelumnya. Menurut Wursanto (2004: 221-223), ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut: a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Agar tidak terlalu lembab aturlah suhu udara dalam ruangan berkisar antara 65°F sampai 75°F dan kelembaban udara sekitar 50% dan 65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65%, dalam waktu relatif singkat arsip akan rusak (lapuk). Untuk mengatur kelembaban udara dan temperatur udara dapat dipasang AC, yang dihidupkan selama 24 jam terusmenerus. Disamping untuk mengatur kelembaban udara, AC juga berfungsi mengurangi banyaknya debu. b) Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan penerangan alami yaitu sinar matahari. Disamping untuk penerangan, sinar matahari juga dapat membasmi musuhmusuh kertas arsip. diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh langsung pada bendel arsip karena dapat menyebabkan kertas arsip cepat rapuh (getas) sehingga arsip mudah rusak. Oleh karena itu, pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap keutara atau selatan. Dengan demikian ruangan

28

c)

d)

e)

f)

g)

h)

i)

j)

penyimpanan arsip tidak mendapat secara langsung pada datangnya sinar matahari. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. Oleh karena itu, tidak diperkenankan merokok didalam penyimpanan arsip, tidak diperkenankan menyalakan korek api, menempatkan alat pemadam kebakaran d tempat yang strategis, gedung hendaknya jauh dari tempat penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar (barang-barang kimia dan bahan bakar). Ruangan harus terhidar dari kemungkinan serangan air (banjir). Untuk mencegah kemungkinan serangan air maka perlu dibuat saluran air (talang atau pipa air) tidak melalui ruangan penyimpanan arsip, apabila saluran air melewati ruang penyimpanan arsip usahakan saluran air tidak bocor. Periksalah ruangan ketika sedang hujan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran segeralah diperbaiki. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama atau serangan perusak atau pemakan kertas arsip. setiap 6 bulan sekali hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti: DDT, Dieldrin, Prythrum, Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun tersebut pada dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. Lokasi penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempattempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi ketas-kertas arsip. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruanganruangan kantor yang lain. Dilihat dari segi keamanan hal ini sangat penting dengan pertimbangan bahwa: (1) Arsip dinamis sifatnya rahasia (2) Mengurangi lalu lintas (keluar masuk) para pegawai lain. (3) Menghindari pegawai lain memasuki ruangan arsip, sehingga pencurian arsip, khususnya arsip yang bernilai dapat dihindari. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa usaha pemeliharaan arsip meliputi kegiatan melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang bertujuan untuk

29

menyelamatkan

arsip

sekaligus informasinya

yang tekandung

didalamnya sehingga arsip tidak cepat rusak. Selain itu, arsip dapat terjamin kulitas dan kuantitasnya serta terhindar dari kerusakan yang diakibatkan oleh manusia, hewan, bencana alam, dan faktor-faktor perusak lainnya. Kebersihan merupakan suatu salah satu unsur penting dalam pengelolaan arsip. Kebersihan yang dimaksud disini adalah kebersihan ruangan, kebersihan arsip, dan kebersihan kertas-kertas arsip. Menurut Wursanto (2004: 224), kebersihan arsip terdiri atas: a) Kebersihan ruangan Kebersihan ruangan dilakukan agar tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau perusak ketas arsip (kecoa, rayap, dan sebagainya). Membersihkan ruangan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: (1) Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacuum cleaner. Pada umumnya ruangan dibersihkan dengan sapu. Cara membersihkan ruangan dengan mempergunakan sapu tidak efektif karena debu malahan berhamburan atau berterbangan. (2) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip. b) Kebersihan arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: (1) Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu-debu dari satu tempat ketempat lain. (2) Apabila ditemukan arsip yang rusak karena dimakan rayap (serangga) hendaknya dipisahkan dengan lainnya. (3) Apabila ditemukan arsip yang rusak bukan dimakan serangga. Segera dipisahkan dari yang lain untuk kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. (4) Arsip-arsip harus bersih dari karat. Apabila arsip karena sesuatu hal harus mempergunakan penjepit (paperclip),

30

pergunakanlah paperclip antikarat, atau paperclip yang terbuat dari plastik. Demikian pula hendaknya diusahakan jangan sampai arsip teselip benda-benda yang mudah berkarat (kawat, plat, besi).

7. Pelayanan Arsip Inaktif Layanan arsip inaktif adalah suatu aktivitas memberikan bantuan untuk menyiapkan arsip inaktif yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua pihak yang berkaitan dengan kegiatan layanan arsip inaktif, yaitu pihak yang membutuhkan arsip inaktif (user) dalam hal ini

pimpinan

unit

kerja

atau

instansi

dan

pihak

yang

memberikan/menyediakan arsip inaktif adalah pengelola Pusat Arsip. Tujuan layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang diperlukan oleh pengguna (pimpinan unit kerja atau pimpinan instansi) dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau kantor sesuai dengan target yang telah ditentukan. Sedangkan ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam. Oleh karena itu peminjaman arsip perlu diatur sehingga tidak tercecer atau hilang dari tempat dimana arsip disimpan. Menurut Machmoed Effendhie (2011: 29-32), prosedur peminjaman arsip, yaitu: a) Permintaan Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip bagi pengguna (user) dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis, telepon, atau menggunakan perangkat elektronik

31

b)

c)

d)

e)

lainnya. Untuk kegiatan ini sebaiknya disiapkan formulir peminjaman arsip yang juga merupakan alat pemesanan arsip. Formulir ini minimal memuat nama pengguna, alamat unit pencipta arsip pengguna, tanggal peminjaman, tanggal kembali, masalah/subyek arsip yang dipinjam, kode, jumlah, dan keterangan, kolom tanda tangan dan nama petugas peminjaman serta tanda tangan dan nama pengguna arsip (user). Formulir ini dibuat rangkap 2 (dua), satu untuk pengguna (user) yang satu lagi untuk disimpan oleh petugas pusat arsip (records center). Pencarian Pencarian arsip dilaksanakan melalui daftar pertelaan arsip yang telah dibuat oleh arsiparis/pengelola arsip maupun alat bantu penemuan arsip lainnya. Arsiparis/pengelola arsip harus mengetahui masalah atau series apa yang akan dipinjam oleh pengguna (user) kemudian mencari masalah/series arsipnya. Masalah/series arsip yang ada dalam daftar pertelaan arsip akan merujuk pada nomor boks, rak, dan lokasi ruang simpan arsip yang diinginkan. Pengambilan arsip Setelah menemukan boks yang dicari, kemudian arsiparis/pengelola arsip mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum kegiatan ini dilakukan, terlebih dahulu harus dipersiapkan tanda keluarnya arsip (out indicator), bila yang diambil 1 (satu) lembar maka perlu dipersiapkan out indicator berupa lembaran, bila yang diambil 1 (satu) folder/map, perlu dipersiapkan out indicator berupa guide atau folder, bila yang diambil 1 (satu) boks perlu dipersiapkan out indicator berupa boks. Pencatatan arsip Arsip yang akan dipinjam dicatat dalam sarana peminjaman berupa buku, dan yang perlu dicatat adalah: nama dan unit pencipta arsip peminjaman, jenis arsip (series/masalah), jumlah, keaslian, jumlah (lembar, folder, boks), kapan dipinjam dan kembali. Apabila di pusat arsip (records center) sudah menggunakan formulir peminjaman, maka tidak harus menggunakan buku pencatatan, cukup formulir yang telah diisi dan disetujui, kemudian disimpan pada wadah/tempat yang mudah diketahui oleh petugas di pusat arsip (records center) Pengendalian Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip baik fisik maupun informasinya, sehingga arsip dapat terpantau sejauh mana arsip beredar dan disampaikan serta kapan harus kembali ke tempat penyimpanannya. Pemantauan yang terutama selain siapa penggunanya adalah tentang batas

32

waktu penggunaan arsip yaitu paling lama 5 (lima) hari kerja. Jika batas waktu telah terlampaui dan pengguna masih membutuhkan, dengan berbagai pertimbangan, dapat diperpanjang. Petugas arsip atau arsiparis wajib melaporkan mengenai habisnya masa peminjaman kepada pihak yang berwenang (misal kepala unit pencipta arsip) sesuai dengan waktu yang tertera dalam formulir atau buku peminjaman. Bila mas peminjaman boleh diperpanjang maka sebaiknya melalui prosedur yang telah ditetapkan dan bila tidak bisa diperpanjang karena berbagai pertimbangan, sebaiknya pengelola arsip atau arsiparis meminta arsip yang dipinjam dengan membawa dan menunjukkan buku atau formulir peminjaman yang dahulu pernah disepakati. f) Penyimpanan kembali Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, arsiparis atau pengelola arsip perlu melakukan penandaan pada sarana peminjaman baik yang berupa buku atau formulir peminjaman agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dikemudian hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke tempat semula, maka out indicator perlu diambil dan diberi catatan bahwa arsip telah kembali. Kemudian arsip ditempatkan dengan posisi yang benar. Prosedur peminjaman arsip seharusnya menggunakan suatu prosedur yang jelas dan menggunakan bukti tertulis. Salah satu prosedur peminjaman arsip yaitu menggunakan lembar pinjam arsip. Menurut Wursanto (2004: 187), dalam peminjaman arsip “warkat atau arsip yang diperlukan harus diberitahukan oleh yang memerlukan dengan mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam kepada petugas pada bagian kearsipan”. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam peminjaman arsip harus mengikuti prosedur yang berlaku dari lembaga yang meminjam arsip. Selain itu, peminjaman arsip juga perlu diatur tata tertib peminjaman tentang siapa yang bertanggung

33

jawab atas pemberian izin peminjaman, siapa yang boleh meminjam dan menetapkan jangka waktu peminjaman.

8. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Inaktif Arsip yang disimpan oleh suatu lembaga memiliki nilai kegiatan yang jangka waktunya berbeda-beda. Ada arsip yang memiliki nilai kegunaan abadi (selamanya), ada yang memiliki kegunaan jangka waktu tertentu. Sebagian besar arsip yang disimpan oleh lembaga memiliki nilai kegunaan yang jangka waktunya terbatas. Oleh karena itu, arsip semacam ini suatu saat harus disusut atau dimusnahkan. Salah satu kegiatan yang termasuk bagian dari pengelolaan arsip adalah pengurangan atau penyusutan arsip. 1) Penyusutan Arsip Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 Ayat 23 penyusutan arsip adalah “Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan”. Sedangkan penyusutan menurut Basir Barthos (2007: 101), adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut: a) Memindahkan arsip inaktif (arsip yang sudah tuntas penggarapannya) dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Negara atau badan pemerintahan masing-masing. b) Memusnahkan arsip-arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

34

c) Menyerahkan arsip statis (arsip yang sudah tidak digunakan lagi atau frekuensi penggunaannya sangat kecil) oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Menurut Sulistyo Basuki (2003: 309), Penyusutan arsip dinamis merupakan pengurangan arsip dengan cara: a) Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan arsip inaktif. b) Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif. c) Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu. d) Menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip statis. Menurut berbagai pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam penyusutan arsip terdiri atas 4 prosedur yaitu angka pemakaian arsip, jadwal retensi arsip, nilai kegunaan arsip, pemindahan arsip. a) Angka Pemakaian Arsip Angka pemakaian digunakan untuk menentukan angka pemakaian suatu arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan, sehingga pengelola kearsipan dapat menentukan langkah-langkah yang diperbuat terhadap keadaan arsip yang disimpan di tempat penyimpanan. Berkaitan dengan angka pemakaian arsip, The Liang Gie (2009: 145), menyatakan bahwa: Semakin besar persentase angka pemakaian, maka arsiparsip tersebut semakin baik karena masih mempunyai nilai kegunaan, sebaliknya persentase angka pemakaian masih kecil berarti arsip tersebut sudah menurun nilai gunanya atau mungkin sudah tidak berguna lagi, sehingga perlu

35

diadakan penyusutan. Untuk arsip aktif angka pemakaian harus mencapai 5-20%.

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa makin besar jumlah peminjam arsip, makin tinggi nilai pemakaian arsip. Sebaliknya, semakin berkurang jumlah peminjam arsip maka semakin banyak arsip yang berkurang nilainya. Angka pemakaian arsip masih tergolong baik apabila sekurang-kurangnya menunjukkan angka 20%. b) Jadwal Retensi Arsip Arsip memiliki siklus hidup sejak saat diciptakan dan/ atau diterima hingga pemusnahan atau penyimpanan permanen. Siklus hidup arsip tersebut termasuk penggunaan, penyimpanan, pemusnahan, atau penyimpanan permanen. Untuk menentukan berapa lama arsip disimpan, apa tindakannya setelah jatuh waktu, kesemuanya dinyatakan dalam jadwal retensi arsip. Menurut Sulistyo Basuki (2003: 309), Jadwal Retensi Arsip adalah “ daftar yang berisi keterangan jenis arsip dinamis, angka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya, tindakan setalah jatuh waktu”. Lebih lanjut menurut Sulistyo Basuki (2003: 311), tujuan adanya jadwal retensi arsip, yaitu: 1) Menekan biaya pemeliharaan arsip dinamis dengan cara dimusnahkan atau dipindahkan. 2) Meningkatkan efisiensi temu balik arsip dinamis serta adanya ketaatasasan (efisensi dan konsistensi) dalam hal penyimpanan arsip dinamis.

36

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 113), suatu kantor melakukan penilaian berdasarkan ALFRED, maka bentuk Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai berikut: Tabel 1. Jadwal Retensi Arsip Dinamis Golongan

Arsip

Arsip Vital

Umur Arsip Aktif

Inaktif

Abadi/ Dimusnahkan

Akte Pendirian

-

-

Abadi

Akte Tanah

-

-

Abadi

Laporan Keuangan

5 th

25 th

Dimusnahkan

Cek Bekas

5 th

25 th

Dimusnahkan

Neraca

2 th

10 th

Dimusnahkan

Laporan Tahunan

2 th

10 th

Dimusnahkan

Dsb Penting

Dsb Berguna

Dsb Tidak

Undangan

1 bln

-

Dimusnahkan

Berguna

Pengumuman

1 bln

-

Dimusnahkan

Dsb

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi arsip dinamis digunakan untuk menilai kegunaan arsip dan tindakan setelah jatuh tempo. c) Nilai Kegunaan Arsip Arsip yang mempunyai nilai guna paling kecil yang menjadi prioritas utama untuk disusutkan, baik nilai guna atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Untuk menilai kegunaan arsip dinamis diperlukan penaksiran terhadap arsip, penaksiran adalah proses penilaian untuk menentukan arsip

37

dinamis mana yang perlu disimpan dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu disimpan. Menurut Sulistyo Basuki (2003: 313), penaksiran arsip adalah Pengujian data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna menentukan nilai masing-masing seri arsip dinamis bagi kepentingan badan korporasi. Proses penilaian arsip dinamis manyatakan jadwal retensi dan pemusnahan dinamis. Hasilnya adalah jadwal retensi arsip dinamis, dikalangan arsiparis dinamis Indonesia dikenal dengan singkatan JRA. Langkah dalam penentuan jadwal retensi arsip dinamis adalah menentukan nilai seri arsip dinamis, menentukan waktu retensi, menentukan persyaratan retensi, dan menjadwalkan periode retensi. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk menilai kegunaan arsip dinamis diperlukan penaksiran terhadap arsip dinamis dengan membuat jadwal retensi arsip dinamis,

dengan

cara

menentukan

seri

arsip

dinamis

menentukan waktu retensi, menentukan persyaratan retensi, dan menjadwalkan periode retensi. d) Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dinamis dilakukan setelah adanya keputusan pelaksanaan penyusutan. Menurut Sulistyo Basuki (2003: 322), pemindahan arsip dinamis yaitu: Arsip dinamis inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya berubah menjadi arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelean arsip dinamis inaktif yang didasarkan atas dasar berkas. Yang dicatat ialah badan korporasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan, dan tahunnya, bentuk fisik arsip dinamis, volume dalam meter kubik. Pemindahan dilakukan dengan cara membuat berita acara pemindahan.

38

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Dalam melakukan penyusutan arsip, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu angka pemakaian, jadwal retensi arsip, nilai kegunaan arsip dan pemindahan arsip 2) Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip dinamis menurut Basir Barthos (2007: 105), adalah sebagai berikut: Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 pasal 50 ayat 1 dikatakan bahwa pemusnahan arsip dapat dilakukan apabila: a) Tidak memiliki nilai guna; b) Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Menurut

Sulistyo

Basuki

(2003:

320-321)

metode

pemusnahan arsip dinamis, yaitu: a) Pencacahan Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan mikrofilm yang paling sering digunakan di Indonesia. Alat pencacah (shredder) ini merupakan sebuah gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode untuk memotong,

39

menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. b) Pembakaran Pembakaran merupakan metode pemusnahan arsip dengan cara membakar dokumen yang akan dimusnahkan. c) Pemusnahan kimiawi Pemusnahan kimiawi merupakan metode pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi guna melunakkan ketas dan melenyapkan tulisan. Pemusnahan kimiawi lebih murah dibanding pencacahan. d) Pembuburan Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan takterulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan dan hasilnya merupakan lapisan bubur.

Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa pemusnahan arsip dinamis berarti pemusnahan arsip dinamis inaktif yang tidak diperlukan lagi atau penghancuran secara fisik yang dilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya. Dalam pemusnahan arsip dapat melalui metode pencacahan, pembakaran, pemusnahan, kimiawi, dan pembuburan.

40

B. Penelitian yang Relevan a. Penelitian yang dilakukan oleh Dian Fithra Permana (2013) yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Magelang” menyimpulkan bahwa Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Magelang secara umum sudah baik, karena sudah melaksanakan prosedur kearsipan yang telah ditetapkan, akan tetapi belum sepenuhnya dapat dilaksanakan secara optimal. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas kearsipan yang tersedia. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem pola baru dan azas yang digunakan adalah azas sentralisasi. Fasilitas sudah tesedia tetapi belum memadai dari segi kuantitas. Pegawai dibidang kearsipan masih sangat terbatas dari segi jumlah personil. Lingkungan kerja kearsipan masih kekurangan cahaya yang masuk untuk penerangan. Dalam melakukan penelitian arsip, upaya yang telah dilakukan adalah membersihkan arsip dari debu dan kamperisasi pada tempat panyimpanan arsip. Untuk penyusutan arsip dilakukan setahun sekali atau sesuai dengan jadwal retensi arsip (JRA) yang ditetapkan. Hambatan dalam pengelolaan arsip berupa kurangnya ruangan kearsipan, kurangnya anggaran dalam pengadaan fasilitas arsip, dan kurangnya jumlah personil petugas arsip. Upaya yang dilakukan dalam menghadapi hambatan pengelolaan arsip adalah dengan penataan ruang kearsipan, pembuatan proposal dan fasilitas kearsipan dan permintaan alokasi personil petugas kearsipan.

41

b. Penelitian yang dilakukan oleh Wulan Wahyu Anjar Utami (2013) yang berjudul “Pengelolaan Arsip Inaktif di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman” menyimpulkan bahwa Pengelolaan Arsip Inaktif di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman belum sepenuhnya optimal, yaitu (1) Fasilitas kearsipan seperti ruang penyimpanan arsip belum sesuai dengan standar karena suhu dan kelembaban udara belum sesuai, tidak tersedianya AC, fire alarm system dan alat pemadam kebakaran, kurangnya rak untuk menyimpan arsip inaktif hal ini disebabkan karena belum dilaksanakannya pemusnahan arsip, (2) Fasilitas pemeliharaan kurang maksimal hal ini disebabkan karena hanya menggunakan kemoceng sehingga debu tidak dapat dibersihkan secara menyeluruh, (3) Petugas kearsipan dalam aspek kecekatan masih kurang karena penemuan kembali arsip memerlukan waktu rata-rata 3 menit hal ini disebabkan karena masih menggunakan daftar penyimpanan manual, (4) Lingkungan kerja dilihat dari sisi kerapihan masih kurang karena semua peralatan kerja diletakkan di atas meja dan berantakan hal ini disebabkan karena masing-masing petugas tidak memiliki almari atau laci untuk menyimpan kertas dan peralatan kerja, (5) Peminjaman arsip, arsip yang dipinjam sering hilang, terselip dan tidak menggunakan kartu pinjam arsip hal ini disebabkan karena kurangnya pengawasan dan perhatian terhadap peminjaman arsip serta peminjaman untuk pihak luar instansi belum dapat dilaksanakan hal ini disebabkan karena belum mempunyai prosedur peminjaman untuk pihak luar, (6) Pemusnahan

42

arsip belum dilaksanakan hal ini disebabkan karena sebagaian besar arsip belum dinilai sehingga arsip belum memiliki jadwal retensi arsip.

C. Kerangka Pikir Salah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada pengelolaan arsip yang sistematis, sederhana, dan efisien. Pengelolaan arsip inaktif sangat penting agar sewaktu-waktu apabila arsip diperlukan dapat diketahui persis keberadaannya dan dapat dengan mudah ditemukan. Pengelolaan arsip masih belum dilaksanakan dengan optimal, artinya kurang sesuai dengan prosedur pengelolaan arsip yang berlaku. Pengelolaan arsip yang baik harus didukung dengan sistem penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan, petugas kearsipan yang cakap dibidangnya, serta lingkungan kerja arsip itu sendiri. Arsip inaktif juga membutuhkan pengelolaan yang sesuai dengan prosedur yang ada, meliputi pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, peminjaman, serta penyusutan arsip tersebut. Dengan adanya pengelolaan arsip inaktif yang baik dan benar dapat membantu sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan, sebagai bahan pertanggungjawaban, dan sebagai alat pengawas berbagai kegiatan pengembangan manajemen.

43

Skema kerangka pikir dapat digambarkan dalam bentuk diagram alur sebagai berikut : Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip inaktif adalah : 1. Sistem penyimpanan arsip 2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat 3. Petugas kearsipan 4. Lingkungan kerja arsip

Pengelolaan Arsip Inaktif : a. Pencatatan b. Penyimpanan

Volume arsip bertambah maka

c. Pemeliharaan

memerlukan pengelolaan arsip

d. Peminjaman

yang baik dan benar

e. Penyusutan

Peranan pengeloaan arsip inaktif sangat besar demi terciptanya suatu informasi untuk masyarakat, keselamatan arsip sebagai : a. Bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. b. Untuk

menyediakan

bahan

pertimbangan

pengambilan

keputusan c. Alat pengawasan dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan pengembangan manajemen

Gambar 1. Alur Kerangka Pikir

44

D. Pertanyaan Penelitian a. Bagaimanakah pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY, yang berkaitan dengan: 1) Pencatatan; 2) Penyimpanan; 3) Pemeliharaan; 4) Peminjaman; 5) Penyusutan; b. Apa sajakah hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY ?

BAB III METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.

Penelitian

ini

bertujuan

untuk

mencari

data,

fakta,

penggambaran/keadaan mengenai pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta yang beralamat di Jalan Kyai Mojo No. 56 Yogyakarta. Sedangkan waktu penelitian dimulai tanggal 7 April sampai dengan 8 Mei 2014.

C. Informan Penelitian Informan yang ditunjuk dalam penelitian ini meliputi pihak yang dianggap dapat memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya dan relevan mengenai pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam penelitian ini diambil informan kunci

45

46

dan informan pendukung. Adapun informan kunci dalam penelitian ini adalah Kepala Subbidang Dokumentasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta, kemudian sebagai informan pendukung adalah pegawai Subbidang Dokumentasi yang mengelola kegiatan kearsipan.

D. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan beberapa metode. Adapun metode–metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Metode Observasi (Pengamatan) Metode ini digunakan untuk memperoleh data yang sebenarnya tentang pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta. Teknik ini dilakukan dengan mengamati secara langsung mengenai obyek penelitian yang berhubungan dengan sistem penyimpanan arsip yang tertera pada boks arsip, fasilitas penyimpanan arsip inaktif (rak arsip, boks arsip, folder penyimpanan daftar arsip), ruangan penyimpanan arsip inaktif (suhu, kelembaban, penataan ruangan berkenaan dengan tata letak rak arsip, keamanan, dan warna cat ruangan), fasilitas pembersih arsip, lingkungan kerja yang berkenaan dengan kondisi ruang kerja, petugas kearsipan yang berkenaan dengan keterampilan dan kerapian kerja petugas.

47

2. Metode Interview (Wawancara) Teknik wawancara ini digunakan untuk memperoleh data mendalam, yaitu keterangan mengenai pedoman pengelolaan arsip, jenis arsip yang disimpan, fasilitas arsip, sistem penyimpanan arsip, azas penyimpanan arsip, pengamanan arsip, pelayanan arsip, penyusutan arsip, pemusnahan arsip serta hambatan dalam pengelolaan arsip inaktif. Wawancara yang dilakukan dengan wawancara terpimpin yaitu dengan cara mengajukan pertanyaan sesuai dengan pedoman wawancara yang telah dirancang oleh peneliti. 3. Metode Dokumentasi Teknik dokumentasi dipergunakan untuk memperoleh data yang telah tersedia dalam bentuk arsip/dokumen dan dapat melengkapai hasil wawancara. Teknik dokumentasi ini digunakan untuk memperoleh informasi tentang sejarah, visi dan misi, tujuan, fungsi, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Subbidang Dokumentasi, sarana dan prasarana, data pegawai, latar belakang pendidikan, dan foto-foto yang berkaitan dengan pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta.

E. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis Model Interaktif. Analisis Model Interaktif memungkinkan analisis

48

data kualitatif yang dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Data jenuh dikatakan absah apabila ada konsistensi atau kesamaan data. Adapun prosedur atau langkah-langkah yang diambil dalam analisis data adalah sebagai berikut. 1. Reduksi Data (Data Reduction) Reduksi data diartikan sebagai proses pemilihan, penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang didapat di lapangan dengan tujuan untuk menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, mengorganisasi data sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir. 2. Penyajian Data (Data Display) Penyajian data dilakukan dengan penyusutan sekumpulan informasi agar lebih mudah dipahami sehingga memungkinkan adanya kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penyajian data dapat dilakukan dengan menyusun matriks, grafik, atau bagan. 3. Menarik Kesimpulan Peneliti mencari makna dari data yang telah terkumpul dan kemudian memberikan makna, tafsiran, argumen, membandingkan data dan mencari hubungan antara satu komponen dengan komponen yang lain sehingga dapat ditarik kesimpulan.

F. Teknik Keabsahan Data Teknik pemeriksaan keabsahan data yang digunakan peneliti adalah teknik triangulasi sumber dan metode. Teknik triangulasi sumber dilakukan

49

dengan cara membandingkan data yang diperoleh melalui wawancara antara informan satu dengan yang lainnya. Teknik triangulasi metode dilakukan untuk pengecekan dengan metode wawancara dan observasi secara langsung pada objek penelitian serta membandingkannya dengan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Deskripsi Tempat Penelitian a. Sejarah Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Badan

Kepegawaian

Daerah

DIY

merupakan

lembaga

kepegawaian yang ada di wilayah DIY yang merupakan perkembangan dari lembaga kepegawaian yang ada sebelumnya. Secara resmi keberadaaanya ditetapkan dengan Peraturan Daerah (Perda) Nomor 11 Tahun 1960 tentang susunan organisasi dan formasi pegawai instansiinstansi Pemerintah Provinsi DIY, melalui lembaga yang disebut Kantor Urusan Pegawai (KUP). KUP yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang membawahi 6 (enam) bagian, mempunyai tugas pokok antara lain mengerjakan

testing

kenaikan pangkat

pengangkatan,

dan

pemberhentian,

pemindahan

penyelesaian administrasinya, mengurus

pemberian uang jajan tetap, deklarasi biaya dan meminjam uang untuk membeli kendaraan, mengurus pensiun janda, anak yatim piatu dan pembayaran pensiun serta tunjangan lain. KUP terletak di Jalan Malioboro Nomor 12-14 yang berada di Komplek Kepatihan Danurejan Yogyakarta. Kepala Kantor Urusan Pegawai tercatat pada waktu itu yang menjabat adalah KRT Wirosaputro.

50

51

Pada tahun 1973, berdasarkan Surat Keputusan Kepala Daerah Propinsi DIY Nomor 18 Tahun 1973 tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Propinsi DIY, Kantor Urusan Pegawai berubah namanya menjadi Biro Personalia dengan lokasi dan gedung yang sama. Pada periode ini Kepala Biro Personalia dijabat oleh Drs. KRT Suyono Kusumo. Biro Personalia mengalami perubahan nama menjadi Biro Kepegawaian Sekretariat Wilayah Daerah Propinsi DIY sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 1981 dengan lokasi tetap sama di eks gedung Biro Personalia. Pada tahun 1987, gedung Biro Kepegawaian dipindahkan ke lokasi yang baru tepatnya di komplek kepatihan yang paling utara, yang sekarang menjadi gedung Biro Hukum dan Badan Kerjasama. Pada

era

otonomi

daerah,

seiring

dengan

tuntutan

penyelenggaraan pemerintahan daerah yang lebih otonom, terjadi perubahan

kelembagaan

termasuk

diantaranya

adalah

Biro

Kepegawaian yang berubah menjadi Badan Kepegawaian Daerah Propinsi DIY. (berdasarkan Perda Provinsi DIY Nomor 4 Tahun 2000). Adanya

peningkatan

eselonering

pimpinannya

menjadikan

kewenangannya menjadi lebih luas. Adapun yang menjadi kepala BKD yang pertama sejak perubahan tersebut adalah Drs. Soim. BKD menempati gedung eks Dinas Pendidikan dan Pengajaran Propinsi DIY yang terletak di Jalan Suryatmajan Nomor 9A, yang sekarang sudah

52

menjadi Kantor Sekda dan Asek. Kemudian pada tahun 2002 gedung BKD dipindahkan ke luar komplek kepatihan yaitu di Jl. Kyai Mojo Nomor 56 Yogyakarta yang merupakan eks gedung Dinas Kesehatan. Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2004 tanggal 5 Februari 2004 BKD mengalami perubahan kembali menjadi Biro Kepegawaian Setda Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dan yang pertama menjabat sebagai Kepala Biro Kepegawaian pasca perubahan dari BKD adalah oleh Ir. Soetaryo. 2 tahun berikutnya yaitu pada tahun 2005, Drs. Hardjono menggantikan posisi Kepala Biro sebelumnya, sampai pertengahan bulan Agustus 2006 beliau menjalankan tugas sebagai Kepala Biro Kepegawaian Setda Provinsi DIY. Pada pertengahan bulan Agustus 2006 beliau wafat saat masih menjabat, dan posisi Kepala Biro Kepegawaian sempat vakum selama beberapa bulan. Setelah hampir 5 bulan vakum, didapatkan pengganti Kepala Biro Kepegawaian yaitu Sudibyo, SH. Selanjutnya melalui Peraturan Daerah DIY Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Satuan Polisi Pamong

Praja

Provinsi

Daerah

Istimewa

Yogyakarta,

Biro

Kepegawaian Setda Provinsi DIY kembali mengalami perubahan kelembagaan menjadi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DIY dengan Kepala BKD yang pertama pasca perubahan kelembagaan yaitu Sudibyo, SH. Setelah menjabat selama lebih kurang 5 (lima) tahun,

53

terhitung mulai tanggal 01 September 2011, Bapak Sudibyo, SH memasuki masa Bebas Tugas (BT). Maka, pada tanggal 07 November 2011 dilantiklah pejabat yang baru, yaitu R. Agus Supriyanto yang secara resmi menjabat sebagai Kepala BKD Provinsi DIY sampai saat ini. Daftar Urutan Periodisasi Menjabat yaitu : 1. KRT. Wiro Saputro 2. Drs. KRT Suyono Kusumo 3. Drs. Marsudi Kartoraharjo (1982-1987) 4. KRT. Darukusumo atau Bapak. Rusdarundiyo (1987-1992) 5. Drs. Mudjono NA (1992-1994) 6. Dra. Siti Sulami (1994-1998) 7. Sutito, SH (1998-1999) 8. Ir. Setyoso Hardjowisastro, M.Si (1999-2000) 9. Drs. Soim (2000-2004) 10. Ir. Soetaryo (2004-2005) 11. Drs. Hardjono (2005-2006) 12. Sudibyo, SH. (2006-2011) 13. R. Agus Supriyanto (2011- sekarang) b. Visi dan Misi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Visi : Menjadi Pengelola Kepegawaian yang Profesional dan Berbudaya Keterangan: Profesional artinya ahli dalam bidangnya, sehingga apabila kebijakan,

54

pengelolaan dan fasilitasi itu dilaksanakan oleh ahlinya, maka hasilnya dengan sendirinya akan mewujudkan atau mencapai sesuatu yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Sejahtera artinya terpenuhinya pemenuhan kebutuhan minimal pegawai sesuai dengan standar yang layak sebagai balas jasa dan penghargaan atas prestasi kerja pegawai. Misi : Misi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DIY adalah sebagai berikut: 1) Meningkatkan profesionalisme dan kesejahteraan pegawai; 2) Meningkatkan pelayanan dan membangun sistem dokumentasi dan sistem informasi kepegawaian; 3) Meningkatkan kapasitas internal. c. Tujuan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Tujuan Badan Kepegawaian Daerah DIY adalah sebagai berikut. 1) Terwujudnya peningkatan dan pengembangan kemampuan SDM yang profesional dan sejahtera; 2) Terwujudnya sistem dokumentasi dan informasi kepegawaian yang akurat dan akuntabel; 3) Terwujudnya

peningkatan

dukungan

perencanaan,

ketatausahaan, sarana prasarana dan keuangan Badan.

SDM,

55

d. Sasaran Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Sasaran Badan Kepegawaian Daerah DIY adalah sebagai berikut. 1) Terwujudnya PNS yang

memiliki kemampuan, ketrampilan,

perilaku kerja produktif dan terpenuhi kebutuhan hidup yang layak bagi keluarganya; 2) Terwujudnya peningkatan kinerja aparatur; 3) Terwujudnya penataan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian; 4) Terwujudnya pengelolaan arsip kepegawaian yang terpadu dan berkualitas; 5) Terintegrasinya data pegawai melalui Simpeg/data elektronik; 6) Terwujudnya dukungan perencanaan, SDM, ketatausahaan, sarana prasarana dan keuangan badan.

56

e. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Susunan atau struktur organisasi di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagai berikut:

Sumber: Subbagian Umum BKD DIY Gambar 2. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY

Berdasarkan gambar di atas, dapat diketahui bahwa Kepala Badan membawahi bidang-bidang. Kepala Badan dalam melaksanakan pekerjaan dibantu oleh sekretariat. Sekretariat membawahi Subbagian Program Data dan TI, Subbagian keuangan, serta Subbagian Umum.

57

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY memiliki beberapa bidang dalam

memudahkan

pekerjaan

diantaranya

terdapat

Bidang

Pengembangan Pegawai yang dibantu oleh Subbidang Perencanaan Pegawai dan Subbidang Pengembangan Karier. Lalu ada Bidang Mutasi dibantu oleh Subbidang Mutasi Jabatan serta Subbidang Kepangkatan dan Pensiun. Bidang Kedudukan Hukum dan Kesejahteraan dibantu oleh

Subbidang

Kedudukan

Hukum

Pegawai

dan

Subbidang

Kesejahteraan Pegawai. Terakhir Bidang Tata Usaha Kepegawaian dibantu oleh Subbidang Dokumentasi dan Subbidang Sistem Informasi Manajemen Pegawai. Masing-masing Bidang dan Subbidang bekerja bersama-sama membantu Kepala Badan dalam melaksanakan tujuan dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta dalam mengemban tugas dan amanah yang diberikan khususnya dalam bidang kepegawaian di Pemerintah Daerah (Pemda) Daerah Istimewa Yogyakarta. f. Fungsi dan Tugas Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY 1) Kepala Badan Badan Kepegawaian Daerah mempunyai tugas melaksanakan penyusunan

dan

pelaksanaan

kebijakan

daerah

di

bidang

kepegawaian. Badan Kepegawaian Daerah mempunyai fungsi: a) Perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian; b) Penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kepegawaian c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kepegawaian;

58

d) Pemberian fasilitasi penyelenggaraan kepegawaian pemerintah Kabupaten/Kota; e) Penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan; f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2) Kesekretariatan Sekretariat mempunyai fungsi: a) Penyusunan program Sekretariat; b) Penyusunan program Badan; a) Penyelenggaraan

urusan

kearsipan,

kerumahtanggaan,

kehumasan, kepustakaan, serta efisiensi dan tatalaksana Badan; b) Penyelenggaraan administrasi kepegawaian Badan; c) Pengelolaan keuangan dan barang Badan; d) Pengelolaan data dan pengembangan sistem informasi; e) Penyelenggaraan monitoring dan evaluasi program Badan; f) Fasilitasi pengembangan kerjasama teknis; g) Evaluasi dan penyusunan laporan program Sekretariat; h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya. Sekretariat dalam menjalankan tugas-tugasnya membawahi 3 (tiga) subbagian antara lain:

59

a) Subbagian Umum (1) Subbagian kearsipan, kepegawaian,

Umum

mempunyai

kerumahtanggaan, kehumasan,

tugas

melaksanakan

pengelolaan

kepustakaan,

barang,

efisiensi

dan

tatalaksana Badan. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Subbagian Umum mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbagian Umum; (b) Pengelola kearsipan; (c) Penyelenggaraan kerumahtanggaan Badan; (d) Penyiapan barang Badan; (e) Pengelolaan data kepegawaian Badan; (f) Penyiapan bahan mutasi pegawai Badan; (g) Penyiapan kesejahteraan pegawai Badan; (h) Penyiapan bahan pembinaan pegawai Badan; (i) Penyelenggaraan kehumasan Badan; (j) Penyiapan bahan efisiensi dan tatalaksana Badan; (k) Evaluasi dan penyusunan laporan Subbagian Umum. b) Subbagian Program, Data, dan TI (1) Subbagian Program, Data, dan Teknologi Informasi mempunyai tugas menyiapkan, menyusun, dan mengevaluasi program serta menyajikan data dan informasi Badan.

60

(2) Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Subbagian

Program,

Data,

dan

Teknologi

Informasi

mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbagian Program, Data, dan Teknologi Informasi; (b) Penyusunan program Badan; (c) Pengelolaan data, pelayanan informasi dan pengembangan sistem informasi; (d) Penyiapan bahan fasilitasi pengembangan kerjasama teknis; (e) Pengendalian, monitoring, dan evaluasi program Badan; (f) Penyusunan laporan program Badan; (g) Evaluasi dan penyusunan program Subbagian Program, Data, dan Teknologi Informasi. c) Subbagian Keuangan (1) Subbagian

Keuangan

mempunyai

tugas

mengelola

keuangan Badan. (2) Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Subbagian Keuangan mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbagian Keuangan; (b) Penyusunan rencana anggaran Badan; (c) Pelaksanaan perbendaharaan keuangan Badan; (d) Pelaksana akuntansi keuangan Badan; (e) Pelaksana verifikasi anggaran Badan;

61

(f) Penyusunan pertanggungjawaban anggaran Badan; (g) Evaluasi dan penyusunan laporan program Subbagian Keuangan. 3) Bidang Pengembangan Kepegawaian Bidang Pengembangan Pegawai mempunyai fungsi: a) Penyusunan program Bidang Pengembangan Pegawai; b) Penyusunan formasi pegawai; c) Pengkoordinasian usulan formasi dan pengadaan pegawai Kabupaten/Kota; d) Penyelenggaraan pengadaaan pegawai; e) Penyelenggaraan administrasi Pegawai Tidak Tetap; f) Perumusan kebijakan pengembangan pegawai; g) Pengelolaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; h) Pengkoordinasian bahan rekomendasi pegawai; i) Pelaksanaan fasilitasi ijin perjalanan dinas ke luar negeri; j) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Bidang Pengembangan Pegawai. k) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang

Pengembangan

Pegawai

membawahi

Subbidang dalam melaksanakan tugasnya antara lain:

2

(dua)

62

a) Subbidang Perencanaan dan Pengadaan Subbidang Perencanaan dan Pengadaan mempunyai tugas utama menyiapkan bahan penyusunan formasi pegawai dan pengadaan pegawai. Untuk melaksanakan tugas Subbidang Perencanaan dan Pengadaan mempunyai fungsi: (1) Penyusunan

program

Subbidang

Perencanaan

dan

Pengadaan; (2) Penyiapan bahan penyusunan formasi pegawai; (3) Penyelenggaraan seleksi pegawai; (4) Pelaksanaan pengangkatan calon Pegawai Negeri Sipil; (5) Fasilitasi calon Pegawai Negeri Sipil yang akan mengikuti diklat pra jabatan dan pengujian kesehatan; (6) Pelaksanaan pemberhentian calon Pegawai Negeri Sipil; (7) Pelaksanaan pengambilan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil; (8) Pelaksanaan pengangkatan dan pemberhentian Pegawai Tidak Tetap; (9) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Subbidang Perencanaan dan Pengadaan.

63

b) Subbidang Pengembangan Karier Subbidang

Pengembangan

Karier

mempunyai

tugas

menyiapkan bahan kebijakan pengembangan karier pegawai, penyusunan analisis dan informasi kebutuhan diklat. Untuk pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud, Subbidang Pengembangan Karier mempunyai fungsi: (1) Penyusunan program Subbidang Pengembangan Karier; (2) Penyususnan rencana pola karier pegawai; (3) Penyiapan

bahan

pembinaan

dan

petunjuk

teknis

pengembangan karier pegawai; (4) Pengelolaan daftar urut kepangkatan; (5) Penyiapan bahan kebijakan kebutuhan pendidikan dan pelatihan pegawai; (6) Pelaksanaan analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan; (7) Pelaksanaan seleksi calon peserta diklat; (8) Pengelolaan ijin belajar dan tugas belajar; (9) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Subbidang Pengembangan Karier. 4) Bidang Mutasi Bidang Mutasi mempunyai fungsi: a) Penyusunan program Bidang Mutasi; b) Pengkoordinasian kebijakan mutasi jabatan;

64

c) Pengkoordinasian kebijakan kenaikan pangkat, peninjauan masa kerja, dan pemberhentian dan pensiun; d) Pengkoordinasian

dan

fasilitasi

pengangkatan

dan

pemberhentian jabatan, kenaikan pangkat dan pensiun pegawai Kabupaten/Kota; e) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Bidang Mutasi; f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang Mutasi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh 2 (dua) Subbidang yang dibawahinya, yaitu: a) Subbidang Mutasi Jabatan (1) Subbidang Mutasi Jabatan mempunyai tugas melaksanakan mutasi jabatan sruktural, fungsional tertentu dan fungsional umum. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagimana dimaksud ayat (1), Subbidang Mutasi Jabatan mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbidang Mutasi Jabatan; (b) Penyiapan bahan perumusan kebijakan mutasi jabatan; (c) Pengelolaan DP3 bagi pejabat yang kewenangan penilaian pada asisten, sekretaris daerah, dan Gubernur; (d) Penyiapan bahan usulan konsultasi, pengangkatan dan pemberhentian sekretaris daerah Kabupaten/Kota;

65

(e) Fasilitasi pengangkatan, pemindahan dalam dan dari jabatan struktural Eselon II di lingkungan Kabupaten/Kota; (f) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Subbidang Mutasi Jabatan. b) Subbidang Kepangkatan dan Pensiun (1) Subbidang Kepangkatan dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan kepangkatan dan pensiun. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Subbidang Kepangkatan dan Pensiun mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbidang Kepangkatan dan Pensiun; (b) Penyusunan daftar nominatif pegawai yang akan naik pangkat dan pensiun; (c) Pelaksanaan peninjauan masa kerja, kenaikan pangkat pegawai Provinsi dan Kabupaten/kota; (d) Pengelolaan kenaikan gaji berkala dan inpasing gaji pegawai Badan dan pejabat tertentu; (e) Penyusunan daftar nominatif pegawai yang akan pensiun; (f) Penyiap bahan penetapan bebas tugas dan proses penetapan keputusan pensiun; (g) Pelaksanaan pembekalan PNS calon pensiun; (h) Penyiap bahan penetapan pensiun PNS yang menjadi pejabat negara, pensiun janda/duda dan anak pegawai,

66

pensiun atas permintaan sendiri dan pemberhentian PNS yang disebabkan oleh hal-hal lain; (i) Penyiapan penetapan pensiun atas permintaan sendiri bagi pegawai Kabupaten/Kota; (j) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Subbidang Kepangkatan dan Pensiun. 5) Bidang Kedudukan Hukum Pegawai dan Kesejahteran Bidang Kedudukan Hukum Pegawai dan Kesejahteraan memiliki 2 (dua) Subbidang yang membantu dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, yaitu: a) Subbidang Kedudukan Hukum Pegawai (1) Subbidang Kedudukan Hukum Pegawai mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan penyusunan petunjuk teknis peraturan di bidang kepegawaian dan kedudukan hukum. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Subbidang Kedudukan Hukum Pegawai mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbidang Kedudukan Hukum dan Pegawai; (b) Penyiapan bahan perumusan petunjuk teknis dan desiminasi peraturan di bidang kepegawaian dan kedudukan hukum pegawai; (c) Penyiapan

bahan

dan

hukuman disiplin pegawai;

pengelolaan

data

penjatuhan

67

(d) Penyiapan bahan pemberhentian pegawai yang menjadi anggota partai politik; (e) Penyiapan bahan permohonan ijin pegawai yang akan mengikuti

pemilihan/diangkat

menjadi

kepala

desa,

perangkat desa, dan pejabat negara; (f) Penyiapan bahan pemberian ijin perkawinan dan perceraian bagi Pegawai Negeri Sipil; (g) Penyiapan bahan permohonan ijin cuti bagi pejabat tertentu; (h) Pengelolaan laporan harta kekayaan penyelenggara negara; (i) Penyiapan bahan koordinasi pengawasan dan pengendalian atas pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian di lingkungan Kabupaten/Kota; (j) Pengelolaan daftar hadir PNS Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta; (k) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Subbidang Kedudukan Hukum Pegawai. b) Subbidang Kesejahteraan (1) Subbidang Kesejahteraan Pegawai mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan kesejahteraan pegawai. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud ayat (1), Subbidang Kesejahteraan Pegawai mempunyai fungsi:

68

(a) Penyusunan program Subbidang Kesejahteraan Pegawai; (b) Penyiapan

bahan

kajian

kebijakan

peningkatan

kesejahteraan pegawai; (c) Penyiapan bahan dan pelaksanaan pemberian reward dan punishment; (d) Fasilitasi layanan Tabungan Perumahan (TAPEPUM) Pegawai Negeri Sipil; (e) Pelaksanaan pemberian tanda-tanda kehormatan; (f) Pelaksanaan pembinaan dan jaminan kesehatan pegawai; (g) Penyiapan bahan kebijakan kepemilikan rumah bagi PNS; (h) Pelaksanaan pemberian Tali Asih bagi PNS memasuki purna tugas; (i) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Subbidang Kesejahteraan Pegawai. 6) Bidang Tata Usaha Kepegawaian Bidang Tata Usaha Kepegawaian mempunyai fungsi: a) Penyusunan program Bidang Tata Usaha Kepegawaian; b) Pengelolaan kearsipan kepegawaian; c) Pengelolaan data kepegawaian; d) Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian; e) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Bidang Tata Usaha Kepegawaian;

69

f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang Tata Usaha Kepegawaian dibantu oleh 2 (dua) Subbidang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, antara lain: a) Subbidang Dokumentasi (1) Subbidang Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan kearsipan kepegawaian, naskah kepegawaian, dan kartu identitas pegawai. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Subbidang Dokumentasi mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbidang Dokumentasi; (b) Pengelolaan file dokumentasi pegawai; (c) Pengelolaan Kartu Induk Pegawai; (d) Pengelolaan Kartu Pegawai (KARPEG), Kartu Suami (KARSU), kartu Istri (KARIS), dan Kartu peserta Taspen; (e) Pengelolaan naskah dinas kepegawaian; (f) Evaluasi dan penyusunan laopran pelaksanaan program Subbidang Dokumentasi. b) Subbidang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (1) Subbidang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan penyediaan sistem dan penyajian informasi kepegawaian.

70

(2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud ayat (1), Subbidang

Sistem

Informasi

Manajemen

Kepegawaian

mempunyai fungsi: (a) Penyusunan program Subbidang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian; (b) Pengembangan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian; (c) Pengembangan

penerapan

teknologi

informasi

kepegawaian; (d) Pengelolaan jaringan area local/LAN, intranet, dan internet Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian; (e) Validasi, pengolahan data penyajian data kepegawaian; (f) Pengelolaan

informasi

kepegawaian

dari

instansi

Provinsi dan Kabupaten/Kota; (g) Pelaksanaan monitoring dan pengendalian peremajaan data kepegawaian dari masing-masing instansi di lingkungan

Pemerintah

Daerah

Daerah

Istimewa

Yogyakarta; (h) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program Subbidang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian.

71

g. Data Pegawai di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Berikut ini adalah data pegawai di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dan Badan Penilaian Kinerja Pegawai (BPKP). Tabel 2. Kualifikasi Pendidikan Pegawai, Jenis Kelamin, dan Jumlah Jumlah Pegawai No. Tingkat Pendidikan BKD BPKP L P L P 1 S3 0 0 0 0 2 S2 7 5 0 1 3 S1 17 19 6 6 4 SM 0 2 0 2 5 D3 2 2 1 0 6 D2/D1 0 1 0 0 7 SLTA 14 6 2 0 8 SLTP 2 0 0 0 9 SD 2 1 0 0 Jumlah Total Sumber: Data Subbidang SIMPEG BKD DIY

Jumlah 0 13 48 4 5 1 22 2 3 98

Berdasarkan tabel di atas, dapat diperoleh informasi bahwa rincian kualifikasi pegawai di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Isimewa Yogyakarta keseluruhan berjumlah 98 orang yang ditambah dengan Balai Pengukuran Kompetensi Pegawai (BPKP) yang masih dalam lingkungan kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta. Dilihat dari tingkat pendidikan dan jenis kelamin dapat uraikan antara lain: untuk pegawai dengan tingkat pendidikan S2 berjumlah 12 orang di bagian BKD dengan jenis kelamin 7 orang laki-laki dan 5 orang perempuan serta 1 orang di BPKP dengan jenis kelamin 1 orang perempuan, terdapat pegawai dengan tingkat

72

pendidikan S1 pada bagian BKD sebanyak 36 orang dengan jenis kelamin laki-laki sebanyak 17 orang dan 19 orang berjenis perempuan serta 12 orang jenjang S1 pada BPKP dengan jenis kelamin laki-laki sebanyak 6 orang dan perempuan 6 orang, untuk jenjang pendidikan SM BKD sebanyak 2 orang dengan jenis kelamin perempuan dan di BPKP dengan jumlah 2 orang yang berjenis kelamin perempuan, jenjang D3 pada BKD sebanyak 4 orang dengan jenis kelamin 2 orang laki-laki dan 2 orang perempuan serta di BPKP sebanyak 1 orang berjenis kelamin laki-laki, jenjang pendidikan D2/D1 hanya ada di BKD dengan jumlah 1 orang berjenis kelamin perempuan, tingkat pendidikan SLTA di BKD berjumlah 20 orang dengan jenis kelamin laki-laki sebanyak 14 orang dan 6 orang perempuan serta di BPKP sebanyak 2 orang berjenis kelamin laki-laki, untuk tingkat pendidikan SLTP di BKD sebanyak 2 orang berjenis kelamin laki-laki, dan terakhir sebanyak 3 orang di BKD dengan jenjang pendidikan SD yang berjenis kelamin laki-laki 2 orang dan perempuan 1 orang.

73

2. Deskripsi Data Penelitian a. Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Berdasarkan observasi dan wawancara dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY berpedoman pada: 1) UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan; 2) Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang arsip; 3) Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 2 Tahun 2000 dan No. 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabar Negara; 4) Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 41 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di Lingkungan Pemerintah Provinsi DIY. b. Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Suatu organisasi atau kantor dalam menjalankan kegiatan seharihari pasti memerlukan informasi dan komunikasi dengan pihak lain.

74

Begitu juga dengan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY yang memerlukan informasi dan komunikasi untuk mencapai tujuan dari instansi tersebut. Salah satu alat komunikasi yang biasanya digunakan dalam organisasi atau kantor adalah surat. Berdasarkan pengamatan dan wawancara di lapangan, data yang diperoleh terkait dengan pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY, bahwa arsip yang banyak disimpan adalah berupa surat kepegawaian perorangan yang ada di wilayah Pemda DIY. Pengelolaan surat dan pengarsipan pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY dimulai dari Bidang Tata Usaha Kepegawaian. Secara garis besar, pelaksanaan pengurusan surat sebelum diarsipkan pada Subbidang Dokumentasi di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY adalah sebagai berikut. Kegiatan surat pengurusan surat masuk, antara lain: 1) Surat pertama masuk diterima oleh petugas Bidang Tata Usaha Kepegawaian baik melalui pengantar pos, ataupun perorangan 2) Semisal surat mutasi, jika yang mengantar surat adalah atas nama pribadi, biasanya akan meminta lembar tanda terima; 3) Surat disortir dan dikelompokkan antara surat rutin atau surat penting; 4) Jika suratnya bersifat rutin, maka menggunakan kartu kendali maka langsung didistribusikan ke bidang-bidang;

75

5) Jika surat yang bersifat penting dan harus ada kebijakan dari pimpinan harus menggunakan lembar disposisi. 6) Surat di catat pada buku agenda surat masuk dan diberi lembar surat masuk; 7) Pada kartu surat masuk kita isi mulai dari index. Setelah index terisi, lalu isi bagian kode, nomor urut, isi ringkasan (biasanya singkat, padat dan jelas), dari (asal surat), tanggal surat masuk, nomor surat, lampiran (jika ada), pengolah (diisi oleh petugas dari bidang tata usaha kepegawaian), tanggal diteruskan, tanda terima, dan terakhir catatan (jika diperlukan); 8) Setelah semuanya terisi, surat tersebut akan di entri dengan menggunakan sistem aplikasi internet online yang servernya langsung dari Biro Umum. Jadi semua surat yang masuk akan terupdate semua di Biro Umum. 9) Untuk surat yang bersifat penting akan diberi lembar disposisi; 10) Pada lembar disposisi diisi pada bagian index, kode, dan no. urut. Bagian perihal/isi ringkasan diisi dari isi surat, kemudian dari mana asal surat, tanggal masuk, nomor surat, dan lampiran (jika ada). 11) Surat beserta lembar disposisi, diserahkan kepada Kepala BKD untuk dimintakan disposisi; 12) Setelah diberi lembar disposisi oleh kepala BKD, surat dikembalikan ke petugas bidang tata usaha kepegawaian, untuk

76

dikirim sesuai dengan disposisi dari kepala BKD, dan untuk diarsipkan pada masing-masing bidang. Kegiatan pengurusan surat keluar, sebagai berikut: 1) Surat yang akan dikirim dikonsep terlebih dahulu oleh masingmasing bidang, kemudian dikonsultasikan kepada pihak yang berkepentingan/pimpinan yang mengirim surat; 2) Setelah

dikonsultasikan,

kemudian

baru

dicetak

dengan

menggunakan komputer; 3) Setelah surat selesai dicetak, kemudian dimintakan tanda tangan kepala BKD dan diberi cap instansi; 4) Setelah itu surat akan dicatat pada buku agenda surat keluar; 5) Setelah selesai mencatat pada buku agenda surat keluar, surat siap untuk didistribusikan sesuai dengan alamat tujuan. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Jean (pegawai Bagian Tata Usaha Kepegawaian) yang menjelaskan tentang proses pengelolaan surat masuk secara singkat yakni “surat masuk ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY disortir terlebih dahulu berdasarkan jenis surat, baik itu surat rutin atau surat penting, lalu dibuatkan lembar disposisi untuk surat penting dan lembar kartu kendali untuk surat rutin”. Kegiatan pengurusan surat/naskah dinas baik berupa surat masuk maupun surat keluar yang digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY sudah berjalan dengan baik. Hambatan dalam pengelolaan surat masuk terletak pada lembaran kartu kendali atau

77

lembar disposisi yang tidak langsung dimasukkan kedalam kotak penyimpanan sehingga memungkinkan lembaran tersebut hilang atau terselip. Selain itu, lazimnya dalam proses surat masuk harus menggunakan 2 lembar yaitu lembar kartu kendali dan lembar disposisi. Berhubung adanya keterbatasan kertas, maka untuk surat rutin hanya menggunakan lembar kartu kendali, sedangkan untuk surat penting dan memerlukan kebijakan dari pimpinan, maka menggunakan lembar disposisi saja. Tetapi dalam pengelolaan surat secara keseluruhan pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY sudah teratur dan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pada pengurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY menggunakan beberapa alat bantu. Alat bantu tersebut antara lain: 1) Kartu kendali surat masuk dan surat keluar Kartu

kendali

adalah

sarana

pengendalian

(pencatatan,

penyampaian, penemuan kembali, dan alat penyerahan arsip). 2) Lembar disposisi Lembar disposisi adalah sarana untuk menentukan langkah atau tindak lanjut dan sekaligus berfungsi sebagai pengendalian penyelesaian kerja. 3) Tanda terima Tanda terima digunakan bagi surat yang atas nama pribadi atau perorangan.

78

4) Buku agenda surat masuk dan surat keluar Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat identitas dari surat masuk maupun surat keluar yang meliputi tanggal diterima surat/tanggal dikirim surat, nomor surat, perihal, dan lainlain. 5) Buku ekspedisi Buku ekspedisi digunakan untuk mencatat pengiriman surat yang telah dilaksanakan dan sebagai bukti bahwa surat telah sampai kepada alamat tujuan. 6) Buku pedoman klasifikasi Kegiatan pengurusan surat/naskah dinas baik masuk maupun keluar yang digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa jenis arsip kepegawaian yang disimpan di Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian Daerah (BKD) DIY yaitu : Jenis Arsip Kepegawaian, antara lain : 1) Formasi Pegawai 2) Penerimaan Pegawai meliputi : a) Pengumuman, Seleksi Administrasi b) Pemanggilan Peserta Test c) Pelaksanaan Ujian Tertulis d) Keputusan Hasil Ujian

79

e) Wawancara/Litsus f) Penetapan Tahap Akhir 3) Pengangkatan pegawai : a) Usulan pengangkatan CPNS/PNS terdiri dari berkas lamaran diterima, surat keterangan hasil penelitian/screening, berkas usulan CPNS/PNS b) SK kolektif c) SK perseorangan 4) Pembinaan karier pegawai : a) Diklat/kursus/magang/tugas belajar/ujian dinas/izin belajar pegawai, meliputi : surat perintah/surat tugas/SK/surat izin, laporan kegiatan, STTPL diklat b) Peninjauan masa kerja c) DP3 d) Penetapan angka kredit e) Disiplin pegawai : daftar hadir, rekap hadir, catatan pelanggaran 5) Penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai 6) Mutasi pegawai, meliputi : a) Alih tugas/diperbantukan/dipekerjakan, yaitu : usulan, nota persetujuan b) Mutasi keluarga (nikah, cucu, cerai), yaitu : surat/akta nikah/cerai/akta kelahiran anak

80

c) Kenaikan gaji berkala d) Kenaikan pangkat/golongan/jabatan e) Pengangkatan

dan

pemberhentian

dalam

jabatan

struktural/fungsional 7) Administrasi pegawai a) Surat perintah/surat tugas/SK perjalanan dinas (DN dan LN) b) Dokumentasi identitas pegawai, meliputi : pembuatan karpeg, karis/karsu dan bukti diri/NIP, taspen, keanggotaan organisasi, profesi kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, MSI, Arsiparis, dll), keanggotaan parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P c) Cuti diluar tanggungan negara; dan cuti lainnya 8) Kesejahteraan pegawai, meliputi : layanan beras/pakaian dinas; layanan pemeliharaan; kesehatan pegawai; layanan asuransi pegawai; layanan tabungan; perumahan; bantuan dinas/layanan bantuan sosial; layanan olahraga dan rekreasi 9) Proses pemberhentian pegawai/pensiun 10) Keputusan pemberhentian pegawai/pensiun 11) Perselisihan/sengketa kepegawaian 12) Pemberian tanda jasa/penghargaan 13) Data kepegawaian 14) Dokumentasi kepegawaian 15) Berkas perorangan Pegawai Negeri Sipil

81

Kelengkapan dokumen tata naskah kepegawaian perseorangan, antara lain : 1) Surat lamaran 2) Nota persetujuan kepala BKN (persetujuan NIP) 3) Pengangkatan CPNS, teerdiri atas : SK dan pernyataan melaksanakan tugas; 4) Hasil pengujian kesehatan; 5) Pengangkatan PNS, terdiri dari atas : SK PNS dan berita acara sumpah/janji PNS; 6) Daftar riwayat hidup; 7) Kartu pegawai (KARPEG); 8) Kartu istri/suami (KARIS/KARSU); 9) Kartu peserta Taspen; 10) Kartu pegawai elektronik (KPE); 11) Tanda peserta asuransi, terdiri atas : kartu peserta dan keluarga Askes; 12) Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) dari pertama sampai terakhir; 13) Kenaikan gaji berkala dari pertama sampai dengan terakhir; 14) Surat

pengangkatan/pemberhentian

(struktural/fungsional); a) Surat pernyataan pelantikan b) Surat pernyataan menduduki jabatan

ke/dari

jabatan

82

c) Berita acara, naskah pelantikan, surat pernyataan pelantikan, dsb d) SK/petikan

SK

pengangkatan/pemberhentian

jabatan

struktural/fungsional 15) Surat keputusan kenaikan pangkat mulai dari pertama sampai terakhir; 16) Surat keputusan hukuman disiplin dan berita acara pemeriksaan; 17) Surat keterangan hasil penelitian khusus; 18) Surat keputusan peninjauan masa kerja; 19) Perbantuan pada instansi lain, terdiri : SK perbantuan kepala daerah otonom/instansi lain dan SK penarikan kembali dari perbantuan; 20) Surat keputusan dipekerjakan pada instansi; 21) Surat keputusan perpindahan wilayah kerja; 22) Surat keputusan perpindahan antar instansi; 23) Surat keputusan tanda kehormatan/jasa/penghargaan; 24) Surat keputusan cuti di luar tanggungan negara (CLTN) dan SK persetujuan/penugasan kembali cuti diluar tanggungan negara; 25) Salinan ijazah pendidikan umum/kedinasan/kursus dalam dan luar negeri : a) Pendidikan umum dari tingkat terendah sampai dengan terakhir b) Pendidikan/latihan struktural yang pernah diikuti

83

c) Pendidikan/latihan fungsional (diisi sesuai diklat yang sudah diikuti) d) Pendidikan/latihan teknis (diisi sesuai diklat teknis yang sudah diikuti) 26) Surat tugas/ijin belajar dalam/luar negeri; 27) Data/mutasi keluarga PNS, yang terdiri dari : laporan perkawinan, laporan kelahiran anak, surat kematian istri/suami/anak, surat izin perceraian/perkawinan, surat keputusan penggantian nama; 28) Pemberhentian dari & pengangkatan kembali dalam jabatan organik, terdiri : a) SK pembebasan dari jabatan organik karena menjadi pejabat negara b) SK pengangkatan pemberhentian sebagai pejabat negara c) Izin menjadi anggota partai politik d) Penolakan permintaan izin menjadi anggota partai politik e) Pencabutan izin menjadi anggota partai politik f) Pengaktifan kembali dari pemberhentian sementara 29) Laporan dan surat peningkatan pendidikan/kursus; 30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan; 31) Penetapan angka kredit/fungsional; 32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar; 33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS; 34) Surat ijin bepergian ke luar negeri;

84

35) Pernyataan hilang dan SK kembalinya PNS yang dinyatakan hilang; 36) SK meninggal dunia/hilang; 37) Surat keputusan pemberhentian sementara/uang tunggu; 38) Surat keputusan pemberhentian pensiun atau SK pemberhentian sebagai PNS. c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY 1. Sistem Penyimpanan Kearsipan Kegiatan kearsipan memiliki tujuan untuk dapat menemukan kembali suatu arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip tersebut dibutuhkan. Kecepatan penemuan kembali arsip tergantung dari sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada organisasi atau kantor

yang

bersangkutan.

Dengan

menggunakan

sistem

penyimpanan yang tepat diharapkan mampu mempermudah dalam proses pencarian dan penemuan kembali arsip yang diperlukan. Pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY menggunakan sistem nomor atau angka yang berupa Nomor Induk Pegawai (NIP). Berdasarkan wawancara dengan Bapak Hino (45) “ kalau kita menggunakan NIP mbak” dan Ibu Zul (46) “Kalau kita itu pada sistem angka berupa NIP” pada Subbidang

85

Dokumentasi. Dalam 1 (satu) arsip kepegawaian perserorangan misalnya, pada tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan personal file, di bagian samping folder diberi kode angka atau nomor berupa NIP dari pegawai yang bersangkutan, dan 1 (satu) personal file dapat digunakan untuk menyimpan arsip kepegawaian perseorangan dengan memakai kertas kessing sebanyak 5 (lima) arsip kepegawaian perseorangan. Banyak sistem penyimpanan yang bisa diterapkan, tetapi penggunaan sistem angka atau nomor berupa NIP tersebut lebih memudahkan dan mudah dipahami oleh para pegawai Subbidang Dokumentasi

dalam

menemukan

arsip

perseorangan

yang

dibutuhkan. Acuan dari pengunaan sistem penyimpanan berupa angka atau nomor juga didasarkan pada peraturan dan ketetapan dari Badan Kepegawaian Negara (BKN). 2. Azas Penyimpanan Kearsipan Azas

penyimpanan

yang

digunakan

pada

Subbidang

Dokumentasi adalah sentralisasi-desentralisasi. Pada mulanya seluruh surat masuk dan surat keluar diproses di Subbagian Tata Usaha Kepegawaian, sehingga dalam pengurusan surat berada dalam satu unit. Setelah surat selesai diproses, maka surat-surat tersebut akan disimpan oleh masing-masing Subbagian. Pada penataan arsip, sebelum arsip menjadi aktif disimpan pada masing-masing bidang atau subbidang. Setelah arsip tersebut

86

menjadi arsip inaktif, arsip-arsip itu kemudian akan dipindahkan dan disimpan menjadi satu pada satu ruangan khusus penyimpanan arsip. Oleh

karena

itu,

arsip

yang

masih

aktif

disimpan

menggunakan azas desentralisasi karena dikelola oleh masingmasing bagian atau subbidang. Sedangkan untuk arsip inaktif disimpan menggunakan azas sentralisasi, karena disimpan menjadi satu ruangan khusus secara terpusat di depo arsip besmen Kepatihan. 3. Fasilitas kearsipan Dalam melaksanakan pengelolaan arsip, khususnya arsip inaktif diperlukan adanya fasilitas kearsipan. Fasilitasn kearsipan yakni peralatan yang digunakan untuk menunjang keberlangsungan kegiatan penanganan arsip, maupun kegiatan penyimpanan arsip. Fasilitas

mempunyai

peran

yang

sangat

besar

terhadap

keberhasilan dalam pengelolaan suatu arsip, sehingga fasilitas yang memadai baik dari segi bentuk, kualitas maupun kuantitasnya sangat dibutuhkan. Berdasarkan pengamatan dan wawancara dengan beberapa pegawai, bahwa di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY menggunakan beberapa peralatan kearsipan antara lain:

87

a. Kotak atau boks arsip Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY menggunakan boks arsip untuk menyimpan arsip inaktif, dengan menggunakan boks arsip, arsip yang disimpan dapat tertata rapi sehingga akan memudahkan pencarian ketika sewaktu-waktu diperlukan kembali. Boks arsip yang disimpan pada arak arsip hanya menggunakan ukuran kecil (37x9x27 cm). b. Rak arsip Penggunaan rak arsip akan memudahkan petugas dalam ketika mencari boks arsip yang diperlukan, selain itu penggunaan rak arsip juga akan membantu penyimpanan boks arsip menjadi tertata rapi. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada tanggal 8 Mei 2014 di besmen Kepatihan, maka diperoleh data mengenai rak arsip sebagai berikut: Tabel 3. Jumlah Rak Arsip No. Jenis Rak Jumlah 1. Rak Baja 21 buah 2. Rak Kayu Sudah tidak digunakan 3. Rak Roll O’Pack 24 buah Total 45 buah Sumber : Observasi di Besmen Kepatihan Berdasarkan tabel di atas, rak arsip yang ada di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY terdiri dari rak baja, rak kayu, dan rak Roll O’Pack. Rak yang terbuat dari baja sebanyak 21 buah, rak kayu sudah tidak dipergunakan lagi karena dikhawatirkan dapat memicu timbulnya rayap dan tidak mampu

88

bertahan lama, rak Roll O’Pack sebanyak 24 buah. Kondisi rak yang dipergunakan dalam menyimpan arsip kepegawaian masih dalam kondisi bagus dan layak untuk dipergunakan. c. Kertas Kessing Kertas kessing adalah kertas yang digunakan untuk membungkus arsip baik aktif maupun inaktif. Kertas ini bewarna coklat dan bertekstur kasar. Satu kertas kessing digunakan untuk arsip kepegawaian perseorangan mulai dari lamaran sampai pensiun. d. Ruangan penyimpanan arsip Ruangan penyimpanan arsip Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY berada di Besmen Kepatihan. Pemindahan kantor Badan Kepegawaian Daerah DIY dari komplek Kepatihan ke jalan Kyai Mojo No. 56 tidak dibarengi dengan pemindahan tempat penyimpanan arsip yang masih berada di besmen Kepatihan. Pada kantor Subbidang Dokumentasi hanya memiliki 1 (satu) rak Roll O’Pack yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip dengan jangka waktu 5 (lima) tahun. Setelah itu, arsip-arsip tersebut akan dipindahkan ke besmen Kepatihan untuk tempat penyimpanan akhirnya. Hal ini terjadi karena Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY belum mempunyai gedung penyimpanan arsip sendiri. Sebelum mengalami perpindahan kantor dari Kepatihan

89

ke jalan Kyai Mojo No. 56 Yogyakarta, seluruh arsip kepegawaian baik aktif, inaktif, maupun statis berada di lantai 2 Kepatihan. Berhubung di lantai 2 tidak mampu menampung banyaknya arsip yang terus bertambah, maka penyimpanan arsip dipindah di lantai bawah, tepatnya di bagian Besmen Kepatihan. Penggunaan ruang besmen Kepatihan sangat tidak layak digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip. Hampir 11 tahun para pegawai Subbidang Dokumentasi tidak dapat mengembangkan pengelolaan arsip karena terkendala tempat penyimpanan arip, tetapi karena di BKD tidak ada ruang penyimpanan maka yang ada digunakan dan dimaksimalkan. Saat ini Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY sedang melakukan pembangunan gedung penyimpanan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY yang direncanakan selesai tahun 2015 setelah melalui proses lelang. Jika pembangunan sudah selesai, maka seluruh arsip yang ada di besmen akan dipindahkan ke gedung yang baru sehingga dalam proses pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien serta dapat tertata dengan rapi sehingga mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Kondisi

ruangan

penyimpanan

arsip

Kepatihan dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

di

Besmen

90

Tabel 4. Ruang Penyimpanan Arsip No. 1. Jendela

Aspek

Keterangan Tersedia tetapi ditutup dengan terali besi 2. Ventilasi Tersedia 3. Air Conditioner (AC) Tidak tersedia 4. Fire Alarm System Tidak tersedia 5. Tabung Pemadam Tersedia Kebakaran Sumber : Observasi di Besmen Kepatihan Berdasarkan tabel di atas, ruang penyimpanan arsip di besmen Kepatihan sudah tersedia jendela dan ventilasi. Jendela dan ventilasi berfungsi sebagai tempat keluar masuknya udara, tetapi jendela pada tempat penyimpanan arsip ditutup dengan menggunakan terali besi karena arsip tidak boleh terkena cahaya matahari. Suhu udara didalam ruangan menjadi panas dan pengap ketika tidak adanya Air Conditoner (AC) dan dapat dikhawatirkan arsip kurang terjaga keawetannya. Selain itu, pada tempat penyimpanan arsip tidak tersedianya alat pendeteksi api (Fire Alarm System), tetapi sudah tersedia tabung pemadam kebakaran. 4. Petugas Kearsipan Dalam pengelolaan arsip seorang petugas yang profesional sangat berpengaruh besar terhadap keberhasilan pengelolaan arsip pada suatu kantor atau organisasi. Salah satu aspek yang harus dimiliki petugas kearsipan adalah kecekatan. Aspek kecekatan

91

dapat dilihat salah satunya dari penemuan kembali arsip yang dilakukan oleh petugas kearsipan. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Sumardi (46) “Sampai sekarang belum ada. jadi kita optimalkan pada semua pegawai di ruangan ini” dan Bapak Sukirja (55) “Belum ada arsiparis mbak” dalam pengelolaan arsip. Secara keseluruhan pengelolaan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY ditangani oleh pegawai Subbidang Dokumentasi yang dilakukan secara bergiliran. Hal ini dikarenakan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY belum memiliki arsiparis yang khusus dalam menangani arsip. Pengelolaan arsip hanya dilakukan sebanyak 2 kali dalam seminggu yaitu setiap hari selasa dan kamis setelah pukul 12.00 WIB. 5. Lingkungan kerja Berdasarkan hasil observasi, maka diperoleh data mengenai lingkungan kerja yang ada di ruangan penyimpanan arsip, yaitu: a) Tata ruang kerja Ruangan kerja pegawai yang berada di besmen Kepatihan menjadi satu dengan tempat penyimpanan arsip. Ruangan kerja terbuat dari kayu yang dibuat sekat. Sudah memiliki jendela yang terbuat dari kaca.

92

b) Suhu Tidak adanya AC mengakibatkan suhu ruangan menjadi pengap dan panas. Suhu ruangan dapat mencapai + 36° C dan tidak mempunyai alat pengukur suhu. c) Warna ruangan Dinding ruangan kerja pegawai berwarna hijau keputihan yang membuat ruangan tampak lebih terang. d) Kerapihan ruang kerja Ruangan kerja pegawai masih belum tertata rapi. Berkas-berkas kepegawaian ada yang masih bertumpukan di meja pegawai dan belum sepenuhnya ditata ulang. Ruang kerja pegawai tidak memiliki lemari untuk menaruh atau menyimpan berkas agar tidak berserakan di meja kerja. e) Kebersihan lingkungan Kebersihan ruang penyimpanan arsip sendiri dilakukan oleh petugas cleaning service yang memang khusus dipekerjakan dari Kepatihan untuk membersihkan ruang penyimpanan arsip, sehingga pegawai tidak pernah melakukan bersih-bersih hanya berupa penataan dan pemeliharaan saja.

93

d. Pemeliharaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Seluruh arsip yang dimiliki oleh suatu kantor atau organisasi harus dijaga

dan

dipelihara

keamanannya

dari kemungkinan

kehilangan, kerusakan, maupun kebakaran. Arsip harus dijaga dari segi kuantitas (tidak tercecer dan hilang) maupun dari segi kualitas (tidak mengalami

kerusakan),

maupun

dari

segi

informalitas

(kerahasiaannya). Arsip yang disimpan hendaknya dipelihara dengan baik agar terjaga

keawetannya

dan

terjaga

informasi

yang

terkandung

didalamnya. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sukirja (55) “Jadi untuk penanganan itu setiap 1,5 tahun sekali tapi ini setahun sekali diadakan fumigasi. Hal itu dilakukan untuk menjaga agar tidak ada rayap, kecoa, dll yang dapat merusak arsip itu sendiri” dan Ibu Zul (46) “Kalau pemeliharaan ya kemarin jelas fumigasi sama termit control yang dilakukan setahun sekali. Sama ruangan nya kita kasih bemper. itu untuk mengeluarkan udara yang nggak enak ya karena tertutup rapat ya sana. itu kan mestinya selalu berganti bersih supaya nggak lembab. Kita pakai blower juga membersihkan udara yang pengap kan”. Pemeliharaan arsip inaktif yang dilakukan di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY yaitu termit control dan fumigasi. Fumigasi sendiri dilakukan setiap tahun. Fumigasi dilakukan untuk

94

melindungi arsip dari serangga seperti kecoa, dan sebagainya. Sedangkan termit control dilakukan karena berhubung tempat penyimpanan arsip berada di besmen Kepatihan, maka dilakukan untuk melindungi arsip dari rayap. e. Pelayanan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Berdasarkan wawancara dengan Ibu Zul (46) “Ya yang bersangkutan datang kesini misal pinjam untuk SK nomor sekian tahun sekian atas nama ini. Kita carikan disana. Entah mengkopi atau hanya melihat. Kalau fotokopi kita yang fotokopi. Jadi mereka nggak boleh masuk kesana kecuali yang ditugaskan kesana” dan Bapak Sumardi (46) “Mereka harus menyampaikan surat permohonan dulu ke arsip, kemudian yang dibutuhkan arsip mana saja, kita siapkan. Kalau sudah siap kita hubungi tentunya lewat instansi yang bersangkutan”. Prosedur peminjaman arsip untuk intern instansi dilakukan dengan pencatatan di buku peminjaman arsip. Pegawai yang ingin meminjam menuliskan kode berupa angka dari NIP yang ingin dipinjam. Setelah itu, akan dicarikan arsip dari yang bersangkutan. Arsip yang dipinjam tidak boleh dibawa keluar dari ruangan penyimpanan. Jika ingin meminta arsip tersebut, dapat dilakukan dengan memfotokopi arsip yang diinginkan.

95

Sedangkan untuk ekstern instansi, prosedur peminjaman arsip dilakukan dengan menyampaikan surat permohonan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY disertai dengan keterangan tentang arsip yang dibutuhkan apa saja. Jika arsip yang diminta sudah ada dan siap, maka akan dihubungi lewat instansi yang bersangkutan. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY tidak memiliki pedoman dalam peminjaman arsip. Kartu peminjaman arsip hanya sebatas pada penggunaan buku pinjam. Peminjaman hanya sebatas dilihat saja dan tidak boleh dibawa pulang ataupun dibawa keluar dari ruang penyimpanan arsip itu sendiri, karena arsip ini hanya sebatas di instansi saja. Sebenarnya masing-masing instansi memiliki arsip-arsip tersebut,

hanya

saja

di

instansi

yang

bersangkutan

dalam

pengelolaannya kurang optimal sehingga dapat menyebabkan arsip hilang atau terselip. f. Penyusutan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Arsip yang disimpan oleh suatu lembaga memiliki nilai kegunaan dan jangka waktu yang berbeda-beda, baik kegunaan abadi maupun kegunaan untuk jangka waktu tertentu. Salah satu kegiatan yang termasuk dalam bagian pengelolaan arsip adalah pengurangan atau penyusutan arsip. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Sukirja (55) “Untuk kita belum pernah. Semenjak saya mengurusi arsip belum

96

pernah dilakukan penyusutan. Arsip dari tahun 40an itu masih ada di besmen”, Bapak Hino (45) “Belum pernah. Ketika pegawai pensiun belum pernah disusutkan” dan Ibu Zul (46) “Penyusutan kita sbatas memindahkan. Jadi PNS yang sudah pensiun kita pindahkan penyimpanannya ke tempat yang satunya lagi karena ada 2 tempat penyimpanan yang aktif dan tidak aktif. Klau penyusutan secara dimusnahkn unttk arsip kepegawaian kan tahapannya masih panjang jadi kita belum memusnahkannya”. Penyusutan arsip yang dilakukan di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY berupa pemindahan arsip aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang sudah pensiun dipindahkan penyimpanannya dari tempat pengolah yaitu di Subbidang Dokumentasi ke unit kearsipan di Kepatihan, karena ada dua tempat penyimpanan arsip baik aktif, inaktif, maupun statis. Kalau penyusutan berupa pemusnahan arsip kepegawaian sendiri belum pernah dilakukan karena tahapan-tahapan dalam pemusnahan itu sendiri masih panjang dan harus melalui prosedur yang ada. selain itu, para pegawai juga belum mengetahui tentang pembuatan jadwal retensi arsip atau JRA yang dapat dijadikan bukti telah dilakukan penyusutan arsip.

97

B. Pembahasan Hasil Penelitian Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan pengamatan langsung (observasi) pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY, maka diperoleh data sebagai berikut: 1. Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY a. Pengelolaan

Arsip

Surat

Masuk

dan

Keluar

di

Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Berdasarkan pengamatan dan penelitian yang dilakukan, dalam melakukan pengurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY dilakukan oleh Bidang Tata Usaha Kepegawaian kemudian didistribusikan ke masing-masing bidang

sebagai

unit

pengolah.

Pengurusan

surat

di

Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) DIY menggunakan beberapa alat bantu yaitu lembar disposisi, lembar surat masuk, lembar tanda terima (bagi perseorangan), buku pedoman klasifikasi, buku agenda surat masuk dan keluar. Prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY melibatkan 2 (dua) unit kerja yaitu unit kearsipan dan unit pengolah. Buku agenda merupakan sebuah buku yang berisi kolom-kolom untuk mencatat data dari surat yang digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat dalam file.

98

Proses pelaksanaan penerimaan dan pencatatan surat baik surat masuk maupun surat keluar Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY dilakukan melalui 1 (satu) pintu yaitu pada Subbagian Tata Usaha Kepegawaian. Setelah surat diterima kemudian dicacat pada dalam buku agenda dan dientri pada sistem elektronik yang akan langsung masuk pada Biro Umum. Setelah dicatat dan dientri akan diberi lembar surat masuk atau lembar disposisi sesuai dengan jenis surat tersebut apakah rutin atau surat penting. Kemudian baru didistribusikan sesuai dengan bagian yang dituju. Kegiatan pengurusan surat yang digunakan sudah efektif dan efisien serta membantu dalam pengelolaan arsip, terutama dalam hal pengurusan surat masuk dan surat keluar. Proses atau alur dari surat-surat menjadi arsip adalah dari semua bidang pasti akan menyerahkan surat atau SK pegawai untuk diarsipkan di Subbidang Dokumentasi. Jadi semua berkas-berkas yang berhubungan dengan kepegawaian akan bermuara pada Subbidang Dokumentasi sebagai depo penyimpanan arsip kepegawaian. Kita ambil contoh saja pada Bidang mutasi. Bidang mutasi dalam melaksanakan pekerjaannya dibantu oleh 2 (dua) subbidang yaitu Subbidang mutasi jabatan serta Subbidang kepangkatan dan pensiun. Misalkan ada pelantikan kenaikan pangkat. Surat keterangan (SK) tersebut akan dimintakan tanggal dan nomor pelantikan di Subbagian Dokumentasi. Setelah jadi maka akan dibuatkan surat petikan yang sudah ditandatangani oleh Gubernur. Jika sudah jadi akan dinilai pada

99

Subbidang Dokumentasi dan akan dientri ke bagian Subbagian SIMPEG. Arsip yang ada di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY berupa arsip kepegawaian. Arsip kepegawaian merupakan jenis arsip tekstual yakni arsip-arsip yang medianya menggunakan kertas. b. Penyimpanan Arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Penggunaan sistem penyimpanan tertentu dalam pengelolaan arsip mutlak dilakukan pada suatu kantor atau organisasi. Secara teoritis tidak ada suatu sistem penyimpanan yang paling baik untuk digunakan dalam suatu kantor atau organisasi. sistem penyimpanan yang baik yaitu sistem yang sesuai dengan karakteristik arsip yang dimiliki oleh masing-masing kantor atau organisasi tersebut. Penggunaan sistem penyimpanan khususnya dalam pengelolaan arsip inaktif yang sesuai dapat memudahkan para pegawai dalam menemukan kembali suatu arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan yang digunakan di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY adalah sistem penyimpanan berdasarkan nomor dalam hal ini menggunakan Nomor Induk pegawai (NIP). Penggunaan sistem penyimpanan berdasarkan nomor dirasa paling cocok dan paling mudah bagi pegawai dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Badan kepegawaian Daerah (BKD) DIY menggunakan kombinasi yaitu azas desentralisasi dan azas sentralisasi. Penggunaan azas

100

tersebut memungkinkan dalam suatu kantor atau organisasi selain dapat menyelenggarakan kearsipan secara sendiri-sendiri juga terdapat pemusatan penyimpanan arsip. Berdasarkan penggunaan azas tersebut, maka semua kegiatan mengenai kearsipan yang berkenaan dengan surat-surat yang berhubungan dengan kepegawaian baik surat masuk maupun surat keluar di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY dilakukan di setiap unit kerja organisasi yang ada, walaupun pada akhirnya arsip tersebut akan dipusatkan ke depo arsip yang berada di Besmen Kepatihan. Pada penataan arsip, sebelum arsip tersebut menjadi arsip inaktif disimpan terlebih dahulu pada masing-masing Subbagian. Setelah arsip tersebut menjadi arsip inaktif, arsip-arsip kemudian dipindahkan dan disimpan menjadi satu pada suatu ruangan khusus penyimpanan arsip atau disebut depo arsip. Oleh karena itu arsip yang masih aktif disimpan menggunakan azas desentralisasi karena dikelola oleh masing-masing unit, sedangkan untuk arsip inaktif maupun statis disimpan menggunakan azas sentralisasi karena disimpan menjadi satu tempat pada ruangan khusus yang terpusat di depo arsip. c. Fasilitas kearsipan pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Fasilitas kearsipan dapat diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha

kerjasama

manusia.

Fasilitas

kearsipan

sangat

besar

101

pengaruhnya terhadap berhasil atau tidaknya kegiatan pengelolaan kearsipan dalam suatu kantor atau organisasi. Fasilitas tersebut dapat berupa peralatan yang digunakan untuk penanganan dan penyimpanan arsip. Adanya peralatan yang memadai, pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik tanpa hambatan. Peralatan yang biasa digunakan untuk penyimpanan arsip inaktif di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY antara lain boks arsip, kertas kessing, rak baja, rak roll o’pack dan filling cabinet. Selain peralatan yang digunakan untuk penyimpanan tersebut, keberadaan Air Conditioner (AC) sangat mempengaruhi dalam penyimpanan arsip. Dengan adanya AC ruangan akan lebih bersih dan suhu udara dapat dikontrol. Peralatan arsip tidak mutlak harus ada seluruhnya, namun harus disediakan sesuai dengan kebutuhan. Penyediaan fasilitas kearsipan tidak harus mewah melainkan memadai. Fasilitas kearsipan yang ada di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY khususnya di Besmen Kepatihan sebagai depo arsip belum memadai, karena masih banyak arsip terutama yang sudah berumur lama sekitar tahun 1945 hanya ditumpuk dan tidak ditata dalam rak berhubung jumlah rak baja maupun rak Roll O’Pack masih kurang memenuhi untuk penambahan volume arsip dari tahun ke tahun. Rak arsip dari kualitasnya sudah cukup baik tetapi dari segi kuantitasnya masih belum bisa menampung seluruh arsip kepegawaian Badan

102

Kepegawaian Daerah (BKD) DIY di Besmen Kepatihan. Untuk menunjang pelaksanaan pengelolaan arsip diperlukan adanya fasilitas kearsipan. Fasilitas kearsipan yang ada di Besmen Kepatihan mencakup keseluruhan peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip. Peralatan kearsipan memang sudah tersedia namun berdasarkan data yang diperoleh peneliti, peralatan yang digunakan masih belum memadai dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Hal ini disebabkan karena masih terdapat beberapa peralatan yang sudah tidak layak pakai tetapi masih dipergunakan dalam pengelolaannya. Fasilitas yang memadai akan memperlancar dalam pengelolaan arsip. Dalam pemilihan fasilitas kearsipan, fungsi dari peralatan yang digunakan dan kondisi ruangan tempat penyimpanan harus disesuaikan dengan kondisi arsip yang disimpan. Pemilihan peralatan dimaksudkan agar pengadaan peralatan tidak menimbulkan pemborosan dan mempunyai nilai guna serta manfaat yang besar terhadap efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip khususnya arsip inaktif. Jadi, peralatan kearsipan harus disediakan sesuai dengan kebutuhan. d. Petugas kearsipan di Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Petugas kearsipan yang profesional sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pengelolaan arsip pada suatu kantor atau organisasi. Untuk bisa menjadi petugas kearsipan minimal harus memiliki beberapa persyaratan yang harus dimiliki, diantaranya

103

ketelitian, kecerdasan, kecekatan, kerapihan, memiliki pengetahuan khusus

tentang

kearsipan,

dan

memiliki

keterampilan

untuk

melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan. Mengingat pentingnya petugas kearsipan, maka untuk menjadi seorang petugas kearspan yang baik diperlukan beberapa syarat yang harus dipenuhi. Pada tata kearsipan, petugas kearsipan harus dapat memenuhi 5 (lima) persyaratan; yaitu (1) memiliki pengetahuan umum, terutama menyangkut masalah surat menyurat dan arsip; (2) memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansi yakni organisasi beserta

tugas-tugasnya

dan

pejabat-pejabatnya;

(3)

memiliki

pengetahuan khusus tentang kearsipan; (4) memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan; (5) berkepribadian, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kejujuran, serta loyalitas dan dapat menyimpan rahasia organisasi. Sumber daya manusia di bidang kearsipan, khususnya tentang pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY sebagian besar pegawai belum pernah mendapatkan pendidikan dan pelatihan (diklat) di bidang kearsipan. Kegiatan pengelolaan kearsipan pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY belum

dikerjakan secara maksimal,

karena

selain kurangnya

104

pengetahuan tentang kearsipan juga disebabkan karena tidak adanya tenaga kearsipan yang khusus untuk menangani arsip itu sendiri. e. Lingkungan Kerja Kearsipan pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Lingkungan kerja kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam memperlancar pengelolaan kearsipan. Kenyamanan dan kesesuaian lingkungan kerja kearsipan dapat mempengaruhi kinerja pegawai kearsipan maupun arsip yang ada di suatu kantor atau organisasi. lingkungan kerja kearsipan yang memadai maka petugas kearsipan akan merasa senang berada di lingkungan kearsipan, sehingga kegiatan kearsipan dapat berjalan lancar dan tujuan kegiatan kearsipan dapat tercapai dengan maksimal. Sebaliknya apabila lingkungan kerja kearsipan tidak memadai, maka pegawai kearsipan tidak merasa nyaman berada di lingkungan kerja kearsipan sehingga kegiatan kearsipan akan terganggu. Berdasarkan hasil pengamatan langsung (observasi) dan wawancara diperoleh data bahwa pencahayaan di ruang penyimpanan arsip inaktif masih kurang, karena tidak mendapatkan cahaya langsung. Suhu yang panas akan membuat petugas kearsipan merasa kurang nyaman sehingga tidak betah berada lama-lama di ruang kerja yang mengakibatkan petugas kearsipan tidak dapat bekerja secara maksimal. Bagi arsip sendiri, suhu yang panas juga tidak baik karena

105

suhu yang panas akan merangsang serangga untuk datang di tempat penyimpanan arsip sehingga arsip akan rusak. Pada teori kearsipan, penerangan dengan lampu neon tidak baik karena cahaya lampu tersebut bergetar dan tidak stabil serta dapat mengganggu penglihatan. Suhu udara juga sangat berpengaruh pada arsip-arsip serta kepada petugas yang menangani arsip. Lingkungan kerja kearsipan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY di Besmen Kepatihan kurang memadai, karena untuk tempat penyimpanan memakai besmen yang seharusnya untuk tempat parkir kendaraan roda empat maupun roda dua. Selain itu dilihat dari berbagai faktor seperti penggunaan cahaya, udara yang panas tanpa adanya AC, suhu yang lembab serta kebersihan lingkungan yang belum dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan untuk kegiatan kearsipan, serta kebutuhan untuk menunjang kenyamanan petugas kearsipan maupun menjamin keberadaan arsip. f. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan kepegawaian Daerah (BKD) DIY Suatu arsip harus dipelihara dan dijaga kemanannya dari kemungkinan rusak, hilang, maupun kebakaran. Hal ini penting mengingat arsip memuat informasi yang bernilai tinggi bukan hanya bagi organisasi yang bersangkutan tetapi juga berguna bagi pihak lain baik lembaga mapun perorangan.

106

Pengamanan arsip inaktif di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY sudah terlihat dari tersedianya alat pemadam kebakaran, walaupun belum adanya alat pendeteksi api yang dapat digunakan untuk mendeteksi jika ada titik api. Pemeliharaan arsip untuk ruangan tempat penyimpanan harus diperhatikan, misalnya kelembaban udara, penerangan, ventilasi, dan ruangan harus terhindar dari ancaman banjir serta serangga-serangga yang dapat merusak arsip serta ruangan harus bersih dari debu atau kotoran. Selain ruangan, hal yang harus diperhatikan adalah peralatan yang digunakan. Pemeliharaan arsip dapat pula menggunakan bahanbahan yang dapat mencegah terjadinya kerusakan karena serangga, seperti fumigasi dan termit control. Kebersihan ruang penyimpanan arsip di besmen Kepatihan hanya dilakukan oleh petugas kebersihan atau cleaning service yang dipekerjakan untuk membersihkan ruangan tersebut, sehingga pegawai tidak pernah ikut serta dalam pembersihan arsip. g. Pelayanan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Peminjaman arsip diperlukan antara organisasi atau instansi yang saling membutuhkan. Arsip yang dipinjam sebagai bukti informasi bagi organisasi atau instansi tersebut. Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian bahwa peminjaman arsip yang dilakukan

107

di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY harus menggunakan surat pengantar dari instansi yang bersangkutan. Peminjaman dicatat pada buku agenda peminjaman dan data tersebut tidak bisa dibawa pulang hanya bisa difotokopi saja. Peminjam dari dalam kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY kadang tidak dicatat pada buku agenda yang dapat membuat arsip yang dipinjam terselip atau hilang. Prosedur peminjaman arsip seharusnya menggunakan suatu prosedur yang jelas dan menggunakan bukti tertulis. Salah satunya prosedur peminjaman arsip dengan menggunakan lembar pinjam arsip. dengan penggunaan lembar arsip dapat terdata arsip-arsip yang dipinjam dan ketika arsip tersebut hilang atau terselip dapat terdeteksi kembali. h. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Arsip yang disimpan oleh suatu lembaga memiliki nilai kegiatan yang jangka waktunya berbeda-beda. Ada arsip yang memiliki nilai kegunaan abadi (selamanya), ada yang memiliki kegunaan jangka waktu tertentu. Sebagian besar arsip yang disimpan oleh lembaga memiliki nilai kegunaan yang jangka waktunya terbatas. Oleh karena itu, arsip semacam ini suatu saat harus disusut atau dimusnahkan. Salah satu kegiatan yang termasuk bagian dari pengelolaan arsip adalah pengurangan atau penyusutan arsip.

108

Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, penyusutan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY hanya sebatas memindahkan dari arsip aktif dan inaktif ke tempat penyimpanan di besmen Kepatihan. Penyusutan arsip dengan dimusnahkan untuk arsip kepegawaian belum pernah dilakukan karena tahapannya masih panjang. Tidak adanya penyusutan membuat penumpukan arsip-arsip yang

dapat

menghambat

pengelolaan

arsip

terutama

dalam

pemeliharaan arsip. Dalam penyusutan dan pemusnahan arsip, seharusnya harus melalui prosedur-prosedur yang ada, seperti pemakaian arsip, jadwal retensi arsip, nilai kegunaan arsip, dan pemindahan arsip. Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY masih belum bisa melakukan penyusutan arsip sesuai dengan prosedur-prosedur yang seharusnya. Hal ini terjadi karena minimnya pengetahuan tentang pengelolaan arsip secara

keseluruhan

sehingga

menyebabkan

khususnya arsip inaktif menjadi kurang maksimal.

pengelolaan

arsip,

109

2. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi

Bidang

Tata

Usaha

Kepegawaian

di

Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) DIY Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dalam pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY masih terdapat beberapa hambatan antara lain: a. Tempat penyimpanan arsip lokasinya jauh dari kantor yang menyebabkan tidak setiap saat dapat melakukan pengelolaan dan pemeliharaan arsip. b. Ruangan penyimpanan arsip tidak dilengkapi dengan AC dan alat pengukur suhu sehingga suhu dalam ruangan tidak dapat dikontrol. c. Fasilitas kearsipan seperti peralatan dan perlengkapan kearsipan masih belum lengkap sehingga dalam pengelolaan arsip masih belum maksimal.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya dapat simpulkan sebagai berikut: 1. Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta a. Pencatatan alur surat masuk maupun surat keluar sudah sangat baik. b. Sistem penyimpanan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta menggunakan sistem nomor yang berupa NIP sesuai dengan aturan Badan Kepegawaian Negara (BKN). c. Azas penyimpanan arsip yang digunakan di Badan Kepegawaian Daerah

(BKD)

Daerah

Istimewa

Yogyakarta

memakai

azas

sentralisasi-desentralisasi. d. Peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta belum sepenuhnya memadai baik dari kualitas maupun kuantitas. e. Petugas kearsipan di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta tidak ada hanya dikelola oleh pegawai Subbidang Dokumentasi saja. f. Lingkungan kerja khususnya tempat penyimpanan arsip di besemen Kepatihan masih kurang optimal dilihat dari pencahayaan yang

110

111

menggunakan lampu neon, tidak adanya AC, tidak adanya alat pendeteksi suhu, dan masih berserakannya arsip di tempat kerja pegawai. g. Pengamanan dan pemeliharaan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta sudah cukup baik dengan tersedianya alat pemadam kebakaran sebagai alat pengamanan arsip serta dilakukan fumigasi dan termit control setiap tahun sekali sebagai upaya pemeliharaan arsip. h. Pelayanan arsip berupa peminjaman arsip sudah sesuai dengan prosedur peminjaman walaupun tidak adanya kartu pinjam arsip dimana hanya dicatat di buku agenda pinjam. i. Penyusutan hanya sebatas memindahkan arsip aktif dan inaktif ke tempat penyimpanan di besmen Kepatihan dan belum pernah dilakukan pemusnahan arsip karena alurnya sangat panjang. 2. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta a.

Tempat penyimpanan arsip lokasinya jauh dari kantor yang menyebabkan tidak setiap saat dapat melakukan pengelolaan dan pemeliharaan arsip.

b.

Ruangan penyimpanan arsip tidak dilengkapi dengan AC dan alat pengukur suhu sehingga suhu dalam ruangan tidak dapat dikontrol.

112

c.

Fasilitas kearsipan seperti peralatan dan perlengkapan kearsipan masih belum lengkap sehingga dalam pengelolaan arsip masih belum maksimal.

B. Implikasi a. Penggunaan sistem penyimpanan berdasarkan nomor/angka dengan menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) sangat cocok diterapkan dalam pengelolaan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta karena selain memudahkan dalam penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan arsip perseorangan pegawai juga dapat mempermudah dalam

menemukan

arsip

yang

diperlukan.

Penggunaan

sistem

penyimpanan berdasar nomor/angka juga sudah disesuaikan dengan peraturan yang ada di Badan Kepegawaian Negara (BKN). b. Pemilihan azas penyimpanan arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta dengan menggunakan azas sentralisasidesentralisasi sangat cocok diterapkan pada instansi pemerintahan yang memiliki beberapa unit kerja dimana setiap unit kerja menyelenggarakan penyimpanan arsip sendiri-sendiri tetapi untuk arsip berupa arsip kepegawaian akan disendirikan dan dipusatkan pada tempat tertentu sehingga memudahkan dalam proses pencarian arsip.

113

C. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, demi lebih optimalnya pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dapat diberikan saran-saran sebagai berikut : 1. Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta perlu membuat komputerisasi arsip agar seluruh arsip kepegawaian dapat terdata pada komputer. 2. Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta perlu mengadakan diklat atau pelatihan tentang kearsipan bagi pegawai sehingga dapat memudahkan dalam pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. 3. Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta perlu melakukan penyusutan arsip agar arsip yang ada tidak menumpuk dan tertata rapi serta menghemat waktu, biaya, dan tempat. 4. Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta perlu menambahkan peralatan dan perlengkapan penunjang pengelolaan arsip seperti rak arsip, alat pendeteksi api, serta vacuum cleaner.

DAFTAR PUSTAKA Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media. Basir Barthos. (1997). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. ___________ (2003). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. ___________ (2007). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Dian Fithra Permana. (2013). “Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Magelang”. Skripsi tidak diterbitkan. Fakultas Ekonomi UNY. Keputusan Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta Nomor: 159 tanggal 12 Mei 2011 tentang Pedoman Tugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi. Machmoed Effendhie. (2011). Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Sugiyono. (2001). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. Sularso Mulyono. (1985). Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty. Sulistyo Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sutarto. (1992). Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. The Liang Gie. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Widjaja. A. W. (1993). Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Pers. Wulan Wahyu Anjar Utami. (2013). “Pengelolaan Arsip Inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sleman “.Skripsi tidak diterbitkan. Fakultas Ekonomi UNY.

114

115

Wursanto. (2004). Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius. Zulkifli Amsyah. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

LAMPIRAN

116

117

118

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH Jl. Kyai Mojo No. 56 Yogyakarta 55244, Telp. (0274) 562150 Psw. 2900 – 2931 Fax. Psw. 2903, Telp. (0274) 512080 Website: http://www.bkd.jogjaprov.go.id; e-mail: [email protected]

SURAT KETERANGAN Nomor : 895 / 3993 / 2014 Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama NIP Pangkat/Golongan Jabatan

: R. AGUS SUPRIYANTO, SH. M. Hum : 19600318 198603 1 012 : Pembina Utama Muda, IV/c : Kepala Badan Kepegawaian Daerah DIY

Berdasarkan surat permohonan ijin penelitian dari Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta yang ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah DIY nomor 743/UN34.18/LT/2014 tanggal 3 April 2014 perihal ijin melakukan penelitian, dengan ini kami menerangkan bahwa : Nama NIM Jurusan/Prodi Fakultas

: Tri Munzilawati : 10402244010 : Pendidikan Administrasi Perkantoran : Ekonomi

Adalah mahasiswa Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta yang telah melakukan penelitian dengan judul “Pengelolaan Arsip Inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah DIY yang dilaksanakan antara tanggal 7 April 2014 sampai dengan 8 Mei 2014 Demikian Surat Keterangan ini kami buat dengan sesungguhnya, dan untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Yogyakarta,16 Mei 2014

119

PEDOMAN OBSERVASI PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

No.

Aspek yang

Indikator

Ya

Diamati 1.

Sistem

Sistem penyimpanan yang

Penyimpanan

tertera pada boks arsip

Arsip

sesuai

dengan

kode

klasifikasi yang ditentukan 2.

Peralatan

a. Kondisi rak arsip

Penyimpanan

b. Jumlah total rak arsip

Arsip Inaktif

c. Rak terbuat dari baja d. Rak terbuat dari kayu e. Rak Roll O’Pack f. Jumlah

seluruh

boks

arsip g. Boks

arsip

terbuat

karton dan mempunyai lubang sirkulasi udara h. Warna

boks

arsip

coklat,

coklat

muda,

biru muda, dll. i. Ukuran boks arsip kecil (37x9x27 cm) j. Ukuran

boks

besar

(27x19x27 cm) k. kondisi boks arsip 3.

Ruang Penyimpanan Arsip

a. Jendela dan ventilasi ruangan penyimpanan b. Ketersediaan

alat

Tidak

Keterangan

120

pemadam kebakaran c. Ketersediaan pendeteksi

alat api

(Fire

Alarm System) d. Pencahayaan dari

berasal

lampu

dan

masuknya

sinar

matahari e. Penggunaan

Air

Conditioning (AC) f. Suhu ruangan 22° C 25° C 4.

Pegawai Kearsipan

a. Petugas

kearsipan

berlatar

belakang

pendidikan kearsipan b. Petugas arsip pernah mengikuti

pelatihan

atau diklat kearsipan c. Petugas arsip kurang dari segi jumlah d. Kerapiaan kerja e. Melayani tamu dengan baik f. Dapat

menggunakan

peralatan

dan

perlengkapan kearsipan g. Dapat menemukan arsip inaktif dengan cepat 5.

Lingkungan Kerja

a. Ruangan kerja tertata rapi b. Ruang kerja menjadi satu

dengan

121

penyimpanan arsip c. Luas ruangan kerja 6.

Fasilitas Pemeliharaan Arsip Inaktif

a. Tersedianya

vacuum

cleaner b. Tersedia kanfer c. Tersedia bahan kimia pembasmi serangga

122

PEDOMAN WAWANCARA

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

1. Sebagai dasar pengelolaan arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta apakah tersedia pedoman tertulis tentang kearsipan? 2. Jenis arsip apa saja yang disimpan pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 3. Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 4. Kenapa menggunakan sistem tersebut? 5. Asas apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 6. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta?

123

7. Apakah fasilitas yang ada sudah optimal dalam pengelolaan arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 8. Bagaimana pengamanan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 9. Bagaimana pemeliharaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 10. Siapa saja yang meminjam arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 11. Bagaimana

prosedur

peminjaman

arsip

inaktif

pada

Subbidang

Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 12. Apakah ada kartu peminjaman arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 13. Apakah sudah pernah dilakukan penyusutan arsip pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta?

124

14. Apakah sudah pernah diadakan diklat atau pelatihan tentang kearsipan pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta? 15. Apakah ada arsiparis yang khusus menangani arsip di BKD? 16. Hambatan secara keseluruhan dalam pengelolaan arsip inaktif pada Subbidang Dokumentasi Bidang Tata Usaha Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Daerah Istimewa Yogyakarta apa saja?

125

HASIL OBSERVASI PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

No.

Aspek yang

Indikator

Ya

Tidak

Keterangan

Diamati 1.

Sistem

Sistem penyimpanan yang √

Sistem

penyimpanan

Penyimpanan

tertera pada boks arsip

arsip

menggunakan

Arsip

sesuai

sistem

angka

dengan

kode

klasifikasi yang ditentukan

dan

sudah mengacu pada aturan

dari

Badan

Kepegawaian

Negara

(BKN) 2.

Peralatan

a. Kondisi rak arsip

√

Kondisi

rak

arsip

Penyimpanan

sebagianbesar

masih

Arsip Inaktif

bagus dan masih bisa digunakan

untuk

menyimpan arsip b. Jumlah total rak arsip

√

Rak baja sebanyak 21 buah dan Rak Roll O’Pack sebanyak 24 buah.

Jadi

total

keseluruhan rak arsip ada 45 buah c. Rak terbuat dari baja

√

Rak yang terbuat dari baja kondisinya masih bagus. Jumlah rak baja yang ada sebanyak 21 buah

d. Rak terbuat dari kayu

√

Rak kayu sudah tidak digunakan

karena

126

dapat

memicu

datangnya

serangga-

serangga yang dapat membuat

keawetan

arsip tidak terjaga e. Rak Roll O’Pack

√

Kondisi

Rak

Roll

O’Pack masih bagus dan bisa digunakan. jumlah rak roll o’pack sebanyak 24 buah f. Jumlah

boks √

seluruh

arsip

Jumlah

keseluruhan

boks arsip yang ada di besemen

Kepatihan

sebanyak 50 buah. g. Boks

arsip

terbuat √

Boks

yang

dipakai

karton dan mempunyai

memiliki lubang dan

lubang sirkulasi udara

sirkulasi udara

h. Warna

boks

coklat,

coklat

arsip √ muda,

biru muda, dll.

Warna boks arsip yang digunakan

memakai

warna coklat, coklat muda

i. Ukuran boks arsip kecil √ (37x9x27 cm)

Penyimpanan

arsip

menggunaka

boks

arsip yang berukuran kecil (37x9x27 cm) j. Ukuran

boks

besar

Tidak tersedia

(27x19x27 cm) k. kondisi boks arsip

Masih baik dan masih digunakan

dalam

penyimpanan

arsip

khususnya

arsip

dinamis inaktif

127

3.

Ruang Penyimpanan

a. Jendela dan ventilasi √

Tersedia Jendela dan

ruangan penyimpanan

ventilasi, tetapi pada

Arsip

jendela ditutup dengan menggunakan

terali

besi alat √

b. Ketersediaan

Tersedia

pemadam kebakaran c. Ketersediaan pendeteksi

√

alat api

Tidak tersedia

(Fire

Alarm System) berasal √

d. Pencahayaan dari

lampu

masuknya

Pencahayaan

dari

dan

lampu neon dan sinar

sinar

matahari tidak boleh

matahari

masuk langsung Air

√

Tidak tersedia

f. Suhu ruangan 22° C -

√

Suhu ruangan + 36° C

√

Tidak

e. Penggunaan Conditioning (AC)

25° C 4.

Pegawai Kearsipan

a. Petugas

kearsipan

berlatar

belakang

petugas

yang berlatar belakang

pendidikan kearsipan

pendidikan kearsipan

b. Petugas arsip pernah √ mengikuti

ada

pelatihan

Pelatihan dari Badan diklat setiap tahun ada

atau diklat kearsipan

tetapi

tidak

pernah

semua

mengikuti

diklat tersebut c. Petugas arsip kurang √ dari segi jumlah

Dibatasi

dengan

formasi. Jadi apa yang ada dioptimalkan saja.

d. Kerapiaan kerja

√

Semaksimal mungkin disesuaikan

dengan

panduan yang ada

128

e. Melayani tamu dengan √

Setiap

baik

tamu

yang

datang dilayani dengan baik

sesuai

dengan

keperluan

yang

dibutuhkan f. Dapat

menggunakan √

peralatan

Karena

diurusi

oleh

dan

semua pegawai maka

perlengkapan kearsipan

semua pegawai dapat menggunakan peralatan

dan

perlengkapan kearsipan g. Dapat menemukan arsip √

Untuk

inaktif dengan cepat

arsip

menemukan paling

tidak

membutuhkan

waktu

kurang dari 5 menit 5.

Lingkungan Kerja

√

a. Ruangan kerja tertata rapi

Ruangan kerja masih berisi tumpukan arsip yang belum ditata serta menjadi satu dengan dokumen-dokumen lain

√

b. Ruang kerja menjadi satu

dengan

belum.

Harusnya

penyimpanan arsip c. Luas ruangan kerja

Sementara

berdampingan √

Luasnya

sekitar

70

meter 6.

Fasilitas Pemeliharaan Arsip Inaktif

a. Tersedianya cleaner

vacuum

√

Tidak tersedia Kebersihan

ruang

penyimpanan

arsip

dibersihkan

oleh

cleaning service

129

√

Tersedia

c. Tersedia bahan kimia √

Tersedia

b. Tersedia kanfer

pembasmi serangga

130

HASIL WAWANCARA

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Nama

: Sumardi, SE.

Jabatan

: Penatalaksana Dokumentasi Kepegawaian Elektronik

Usia

: 46 tahun

Hari/tanggal

: Kamis, 16 April 2014

Peneliti

Sebagai dasar pengelolaan arsip di BKD apakah tersedia pedoman tertulis tentang kearsipan?

Pak Sumardi

Ada. Di UU No. 71 tentang ketentuan pokok-pokok kearsipan, kemudian PP No. 34 Tahun 1979 tentang arsip secara umum, dll

Peneliti

Jenis arsip apa saja yang disimpan?

Pak Sumardi

Kita khusus di arsip kepegawaian. Meliputi produk dari lamaran, kemudian CPNS, sampai pensiun

Peneliti

Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?

Pak Sumardi

Pakai NIP mbak

Peneliti

Kenapa menggunakan sistem NIP pak?

Pak Sumardi

Karena lebih efektif. Sebenarnya bisa pakai yang lain tapi susah kita mau nyari

Peneliti

Asas apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip di BKD?

Pak Sumardi

Ya tepat, cepat, dan memudahkan untuk penemuan kembali penyimpanan secara rapi

Peneliti

Fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip di BKD?

Pak Sumardi

Ada filling cabinet, rak roll o’pack, boks arsip, dll

Peneliti

Apakah fasilitas yang ada sudah optimal dalam pengelolaan arsip

131

di BKD? Pak Sumardi

Masih belum. Kita optimalkan aja yang ada dulu. Kalau harus sesuai dengan yang di arsip nasional kita masih jauh. Tahap demi tahap kita akan melengkapi

Peneliti

Bagaimana pengamanan arsip inaktif di BKD?

Pak Sumardi

Disimpan pada boks-boks arsip

Peneliti

Bagaimana pemeliharaan arsip inaktif di BKD?

Pak Sumardi

Tiap tahun kita adakan fumigasi. Fumigasi itu untuk melindungi arsip dr serangga dan teman-temannya. Kemudian satu lagi yaitu termit control itu kayak melindungi arsip dari rayap. Karena kbetulan arsip kita msh di lanta 1. Jadi bersentuhan langsung dengan fondasi bangunan jadi kita perlu termit control. Memang standar bagusnya di lantai 2 lebih aman

Peneliti

Siapa saja yang meminjam arsip di BKD?

Pak Sumardi

Pegawai BKD

Peneliti

Bagaimana prosedur peminjaman arsip inaktif di BKD?

Pak Sumardi

Mereka harus menyampaikan surat permohonan dulu ke arsip, kemudian yang dibutuhkan arsip mana saja, kita siapkan. Kalau sudah siap kita hubungi tentunya lewat instansi yang bersangkutan

Peneliti

Apakah ada kartu peminjaman arsip?

Pak Sumardi

Kartu pinjam kita pakai buku pinjam. Pinjam itu sebatas liat saja jadi tidak boleh dibawa pulang, tidak boleh dibawa keluar darr ruang arsip. Kalau fotokopi kita nanti yang memfotokopi. Karena memang itu arsip ini sebatas di instansi. Sebenarny mereka punya di instansi masing-masing cuma kadang d instansi nya mengelolanya kurang optimal shingga ketlingsut, ilang, dll

Peneliti

Apakah sudah pernah dilakukan penyusutan arsip di BKD?

Pak Sumardi

Penyusutan kita sbatas memindahkan. Jadi PNS yang sudah pensiun kita pindahkan penyimpanannya ke tempat yang satunya lagi karena ada 2 tempat penyimpanan yang aktif dan tidak aktif.

132

Klau penyusutan secara dimusnahkn unttk arsip kepegawaian kan tahapannya masih panjang jadi kita belum memusnahkannya Peneliti

Apakah sudah pernah diadakan diklat atau pelatihan tentang kearsipan?

Pak Sumardi

Kalau dari dinas setiap tahun ada

Peneliti

Apakah ada arsiparis yang khusus menangani arsip di BKD?

Pak Sumardi

Sampai sekarang belum ada. jadi kita optimalkan pada semua pegawai di ruangan ini

Peneliti

Hambatan secara keseluruhan dalam pengelolaan arsip inaktif di BKD apa saja?

Pak Sumardi

Hambatannya karena tempat penyimpanan jauh dari sini, tidak kita kelola tiap hari Hambatan klasik, arsip itu masih di pandang sebelah mata. Sangat penting ketika sedang dibutuhkan itu saja

133

HASIL WAWANCARA

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Nama

: Zulaichah

Jabatan

: Pemroses Kartu Pegawai, Kartu Suami, dan Kartu Istri

Usia

: 46 tahun

Hari/tanggal

: Kamis, 24 April 2014

Peneliti

Sebagai dasar pengelolaan arsip di BKD apakah tersedia pedoman tertulis tentang kearsipan?

Bu Zul

Dari Undang-undang pemerintah

Peneliti

Jenis arsip apa saja yang disimpan?

Bu Zul

Kita disini ya khusus arsip kepegawaian mbak. Dari pengangkatan sampai pensiun

Peneliti

Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?

Bu Zul

Kalau kita itu pada sistem angka berupa NIP

Peneliti

Kenapa menggunakan sistem NIP pak?

Bu Zul

Itu memudahkan kita mencari ya. klau nanti kita pakai abjad A kan A banyak sekali. kalau sudah sistem NIP itu kan sudah sesuai dengan dia masuk, tanggal lahirnya sudah jelas. Jadi tiap satu NIP itu nggak mungkin sama dengan yang lain. Tanggal lahirnya sama tapi pengangkatannya beda. Ada juga tanggal lahir, pengangkatan sama terus nanti ada jenis kelaminnya sama, tapi nanti yang membedakan urutan dari keseluruhan Se Indonesia.

Peneliti

Asas apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip di BKD?

Bu Zul

Kita pakai komputer untuk menolong

Peneliti

Fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip di

134

BKD? Bu Zul

Ada rak, komputer, alat scan, dll

Peneliti

Apakah fasilitas yang ada sudah optimal dalam pengelolaan arsip di BKD?

Bu Zul

Belum memadai. Untuk tempatnya saja juga nggak ada karena baru dibangun

Peneliti

Bagaimana pengamanan arsip inaktif di BKD?

Bu Zul

Diberi kapur barus dan pembasmi serangga

Peneliti

Bagaimana pemeliharaan arsip inaktif di BKD?

Bu Zul

Kalau pemeliharaan ya kemarin jelas fumigasi sama termit control yang dilakukan setahun sekali. Sama ruangan nya kita kasih bemper. itu untuk mengeluarkan udara yang nggak enak ya karena tertutup rapat ya sana. itu kan mestinya selalu berganti bersih supaya nggak lembab. Kita pakai blower juga membersihkan udara yang pengap kan

Peneliti

Siapa saja yang meminjam arsip di BKD?

Bu Zul

Pegawai BKD dan instansi yang membutuhkan

Peneliti

Bagaimana prosedur peminjaman arsip inaktif di BKD?

Bu Zul

Ya yang bersangkutan datang kesini misal pinjam untuk SK nomor sekian tahun sekian atas nama ini. Kita carikan disana. Entah mengkopi atau hanya melihat. Kalau fotokopi kita yang fotokopi. Jadi mereka nggak boleh masuk kesana kecuali yang ditugaskan kesana.

Peneliti

Apakah ada kartu peminjaman arsip?

Bu Zul

Dulu pernah ada. Tapi sekarang nggak pernah dipakai. Karena pergantian-pergantian terus. Jadi kita belum bisa maksimalkan itu. Dulu memang pernah ada dibuatkan satu-satu. Sekarang pakai buku. Nulis dibuku itu.

Peneliti

Apakah sudah pernah dilakukan penyusutan arsip di BKD?

Bu Zul

Kalau itu jangkanya panjang jadi sementara ini belum kita susut

135

lagi Peneliti

Apakah sudah pernah diadakan diklat atau pelatihan tentang kearsipan?

Bu Zul

Setiap tahun ada mbak

Peneliti

Apakah ada arsiparis yang khusus menangani arsip di BKD?

Bu Zul

Ini nggak ada ya mbak. Brarti kita secara khusus staf dokumentasi ini semuanya menangani

Peneliti

Hambatan secara keseluruhan dalam pengelolaan arsip inaktif di BKD apa saja?

Bu Zul

Yang jelas kita ini nggak punya arsiparis, terus tempatnya belum representatif, kemudian peralatannya yang masih sederhana ya, dsb

136

HASIL WAWANCARA

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Nama

: Hinukoro Aji, SH.

Jabatan

: Kepala Subbidang Dokumentasi

Usia

: 49 tahun

Hari/tanggal

: Kamis, 8 Mei 2014

Peneliti

Sebagai dasar pengelolaan arsip di BKD apakah tersedia pedoman tertulis tentang kearsipan?

Pak Hino

Kita mengacu dari Keputusan Bersama ANRI dan BKN

Peneliti

Jenis arsip apa saja yang disimpan?

Pak Hino

Kalau personal kepegawaian ada 15 item yang terdiri dari kenaikan pangkat, mutasi, SK CPNS, dan lain-lain

Peneliti

Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?

Pak Hino

Kalau kita menggunakan NIP mbak

Peneliti

Kenapa menggunakan sistem NIP pak?

Pak Hino

Kalau NIP itu mempermudah dalam pencarian dan itu dasarnya dari BKN sana. Kalau pakai NIP kan sudah jelas dari tahun lahir pengangkatan jenis kelamin nama Se Indonesia. Ada yang tahun lahir sama tahun pengangkatan sama jenis kelamin sama tapi yang membedakan kan nomor urut yang belakang sendiri yang jelas beda

Peneliti

Asas apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip di BKD?

Pak Hino

Penyimpanan dilakukan di masing-masing bidang ada sendiri. Tetapi keseluruhannya ada di Subbidang Dokumentasi

Peneliti

Fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip di

137

BKD? Pak Hino

Ada filling cabinet, rak arsip, rak roll o’pack, personal file

Peneliti

Apakah fasilitas yang ada sudah optimal dalam pengelolaan arsip di BKD?

Pak Hino

Belum optimal. Karena ketika kita mau mengadakan misal 1 unit rak Roll O’Pack mahal harganya. Kalau pemerintah siap memberikan anggaran tetapi tempatnya yang belum ada

Peneliti

Bagaimana pengamanan arsip inaktif di BKD?

Pak Hino

Menggunakan dokumen keeper untuk menyimpan arsip dll

Peneliti

Bagaimana pemeliharaan arsip inaktif di BKD?

Pak Hino

Pemeliharaan sementara kita fumigasi dan termit control

Peneliti

Siapa saja yang meminjam arsip di BKD?

Pak Hino

Pegawai BKD dan instansi di Pemda

Peneliti

Bagaimana prosedur peminjaman arsip inaktif di BKD?

Pak Hino

Membawa surat pengantar, menulis di buku peminjaman, yang mau dipinjam apa, yang meminjam apa, keperluannya apa, kalau untuk difotokopi kita yang memfotokopinya tidak boleh selain petugas yang bersangkutan.

Peneliti

Apakah ada kartu peminjaman arsip?

Pak Hino

Tidak ada. Kita catat pada buku agenda

Peneliti

Apakah sudah pernah dilakukan penyusutan arsip di BKD?

Pak Hino

Belum pernah. Ketika pegawai pensiun belum pernah disusutkan

Peneliti

Apakah sudah pernah diadakan diklat atau pelatihan tentang kearsipan?

Pak Hino

Kebetulan saya sedang mengikuti diklat. Tetapi kalau untuk pegawai yang lain belum semua mbak

Peneliti

Apakah ada arsiparis yang khusus menangani arsip di BKD?

Pak Hino

Belum ada

Peneliti

Hambatan secara keseluruhan dalam pengelolaan arsip inaktif di BKD apa saja?

138

Pak Hino

Jauh antara kantor dan tempat penyimpanan. Dulu kantor di kepatihan. Tahun 2003 pindah ke Kyai Mojo. Mau dibawa arsipnya tidak ada tempatnya, tidak punya SDM yang berbasis kearsipan.

139

HASIL WAWANCARA

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PADA SUBBIDANG DOKUMENTASI BIDANG TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Nama

: Sukirja

Jabatan

: Penatalaksana Dokumentasi Kepegawaian

Usia

: 55 tahun

Hari/tanggal

: Kamis, 8 Mei 2014

Peneliti

Sebagai dasar pengelolaan arsip di BKD apakah tersedia pedoman tertulis tentang kearsipan?

Pak Sukirja

Ada mbak. Tapi saya lupa

Peneliti

Jenis arsip apa saja yang disimpan?

Pak Sukirja

Mulai pemberkasan mau jadi pegawai

mulai dari lamaran,

diterima jadi CPNS, pengangkatan PNS, SK PNS, kelanjutan nya kenaikan pangkat. Apabila dia itu disuruh untuk diklat-diklat kayak sertifikat di fotokopi dan disimpan dalam dokumen tersebut Peneliti

Sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?

Pak Sukirja

Pakai NIP mbak

Peneliti

Kenapa menggunakan sistem NIP pak?

Pak Sukirja

Lebih mudah untuk menemukan

Peneliti

Asas apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip di BKD?

Pak Sukirja

Tidak semua bidang mempunyai tempat arsip sendiri-sendiri. Kalau untuk kepegawaian semuanya disimpan dibidang TUK.

Peneliti

Fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip di BKD?

Pak Sukirja

di BKD cuma menata sampai rapi. Diurutkan sesuai dengan nip masing-masing untuk disimpan di basemen Kepatihan. Alat-

140

alatnya masih menggunakan manual seperti compact rolling Peneliti

Apakah fasilitas yang ada sudah optimal dalam pengelolaan arsip di BKD?

Pak Sukirja

Kalau untuk sekarang lumayan mbak walaupun belum bisa secara keseluruhan

Peneliti

Bagaimana pengamanan arsip inaktif di BKD?

Pak Sukirja

Dengan disimpan di dokumen keeper

Peneliti

Bagaimana pemeliharaan arsip inaktif di BKD?

Pak Sukirja

Jadi untuk penanganan itu setiap 1,5 tahun sekali tapi ini setahun sekali diadakan fumigasi. Hal itu dilakukan untuk menjaga agar tidak ada rayap, kecoa, dll yang dapat merusak arsip itu sendiri

Peneliti

Siapa saja yang meminjam arsip di BKD?

Pak Sukirja

Pegawai BKD sendiri mbak

Peneliti

Bagaimana prosedur peminjaman arsip inaktif di BKD?

Pak Sukirja

Prosedur untuk meminjam arsip itu ruangan di tempat penyimpanan arsip itu tidak semua orang boleh masuk. Jadi itu rahasia. Masalahnya itu untuk aset-aset Negara. Jadi makanya kalau pinjam itu harus tertulis pakai buku pinjaman. Nanti ditulis apa yang dpinjam. Tapi itu sebentar aja karena cuma difotokopi

Peneliti

Apakah ada kartu peminjaman arsip?

Pak Sukirja

Untuk sementara belum dibikin. Biasanya menulis di buku agenda pinjam

Peneliti

Apakah sudah pernah dilakukan penyusutan arsip di BKD?

Pak Sukirja

Untuk kita belum pernah. Semenjak saya mengurusi arsip belum pernah dilakukan penyusutan. Arsip dari tahun 40an itu masih ada di basemen

Peneliti

Apakah sudah pernah diadakan diklat atau pelatihan tentang kearsipan?

Pak Sukirja

Belum mbak

Peneliti

Apakah ada arsiparis yang khusus menangani arsip di BKD?

141

Pak Sukirja

Belum ada mbak

Peneliti

Hambatan secara keseluruhan dalam pengelolaan arsip inaktif di BKD apa saja?

Pak Sukirja

Masalah kedisiplinan, misal kalau pinjam tidak ada bukti pinjamnya kan itu menjadi tanggung jawab bagian arsip kan mbak. Jadi makanya kalau dipinjam kita fotokopikan

142

Gambar 3. Lembar Disposisi

143

Gambar 4. Lembar Kartu Surat Masuk

144

Gambar 5. Kartu Isteri (KARIS)

145

Gambar 6. Kartu Suami (KARSU)

146

Gambar 7. Kartu Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia

147

Gambar 8. Kartu Peserta TASPEN

148

Gambar 9. SK Pengangkatan Pegawai

149

Gambar 10. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

150

Gambar 11. Rak Roll O’Pack di Subbidang Dokumentasi

Gambar 12. Gambar Rak Roll O’Pack di Basemen Kepatihan

151

Gambar 13. Rak Arsip Inaktif di Basemen Kepatihan

Gambar 14. Rak Baja di Basemen Kepatihan

152

Gambar 15. Filing Cabinet di Subbidang Dokumentasi

Gambar 16. Kondisi Meja Pegawai di Subbidang Dokumentasi

153

Gambar 17. Buku Agenda Surat dientri atau dipinjam pegawai

Gambar 18. Pembangunan Gedung Penyimpanan Arsip di BKD DIY