1
PENDAHULUAN BAB I
A. Latar Belakang dan Rumusan Masalah Perkembangan zaman seperti sekarang ini, semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi adalah arsip (record). Informasi-informasi tersebut biasanya berbentuk sebuah data-data yang berwujud arsip maupun dokumen dari sebuah organisasi atau instansi yang bersangkutan. Menurut undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1 Perlindungan arsip vital merupakan suatu tindakan preventif yang dilakukan untuk mengamankan arsip dinamis kelas satu (1) sebelum terjadi suatu peristiwa yang dapat mengakibatkan rusak atau hilangnya arsip vital. 2 Perlindungan dan pengamanan arsip vital diterapkan agar arsip vital yang disimpan dapat terpelihara
1
2
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta: Kanisius, 2011), hlm. 63.
2
dengan baik dan terhindar dari kerusakan yang diakibatkan oleh musibah dan bencana maupun faktor-faktor perusak lainnya. Ahli kearsipan mengklasifikasikan arsip menjadi empat golongan berdasarkan kepentingan organisai yaitu arsip kelas satu (1) atau arsip vital, arsip kelas dua (2) atau arsip penting, arsip kelas tiga (3) atau arsip berguna, dan arsip kelas empat (4) atau arsip tidak berguna. Dari keempat golongan arsip tersebut, arsip vital merupakan suatu arsip yang sangatlah istimewa keberadaannya dikarenakan arsip vital merupakan arsip dinamis yang keberadaannya tidak dapat digantikan. Menurut Betty R. Ricks dalam buku Information and Image Management A Records System Approach, arsip vital adalah arsip yang keberadaannya sangat mendasar untuk kelangsungan hidup dalam menjalankan suatu organisasi, atau disebut arsip dinamis kelas satu, dalam bentuk media apa pun yang keberadaannya bisa di central file maupun di records center.3 Arsip vital memiliki fungsi untuk memberikan perlindungan hak dan kepentingan organisasi , pegawai, dan para pemimpin atau pemegang kebijakan. Dapat diibaratkan bahwa arsip vital merupakan darah kehidupan suatu organisasi. Hilangnya arsip vital akan berakibat darah dalam tubuh organisasi terhenti sehinggga mengakibatkan collapse atau bahkan mati, karena tidak dapat meleksanakan fungsi dan tugasnya dengan
3
Suhardo Surotani, op.cit. hlm. 21
3
sebagaimana mestinya serta hilangnya hak-hak yang dimiliki atas organisasi tersebut4. Arsip vital dapat digunakan sebagai bukti penyelenggaraan organisasi yang berfungsi sebagai akuntabilitas kinerja, bukti hukum, dan memori organisasi, baik yang terekam didalam media kertas maupun nonkertas. 5 Oleh karena itu, arsip vital dalam penyimpanannya memerlukan perhatian yang khusus, yang disimpan pada tempat yang terhindar dan terlindungi dari faktor-faktor yang menyebabkan rusaknya arsip, seperti: faktor fisika, faktor kimia, faktor biota, faktor bencana alam, dan faktor manusia. Melindungi arsip vital berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya agar dapat digunakan selama mungkin. Pengelolaan arsip vital yang terprogram merupakan kewajiban yang tidak bisa dihindari oleh setiap instansi, baik itu instansi negeri maupun swasta. Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta merupakan salah satu instansi milik Pemerintah tingkat provinsi yang mempunyai tugas untuk melaksanakan tugas pemerintahan dibidang pertanahan. Wilayah kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta meliputi seluruh wilayah kerja Pemerintah D.I. Yogyakarta. Tugas Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta yang meliputi pelayanan di bidang pertanahan, pendataan pertanahan, pengelolaan data dan informasi pertanahan di wilayah D.I.
4
Suhardo Surotani, op.cit. hlm. 21
5
Ibid
4
Yogyakarta, serta tugas-tugas lainnya yang merupakan tugas pokok dan fungsi dari Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta. Berdasarkan uraian tersebut dapat dirumuskan permasalahan yang muncul adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta melakukan perlindungan dan pengamanan arsip vitalnya?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan sebuah proses akhir dari pembelajaran yang didapatkan semasa perkuliahan. Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilakukan dengan cara terjun langsung di suatu instansi atau organisasi pemerintah negeri maupun swasta. Maksud dari penulisan proposal Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah perlindunan dan pengamanan arsip vital di Seksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar dan Seksi Pemetaan Tematik Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta. Adapun tujuan dari penelitian ini dimaksudkan: 1. Untuk memahami dan mengetahui lebih lanjut tentang perlindungan arsip vital dengan cara atau metode yang baik dan tepat. 2. Untuk memahami dan mengetahui lebih lanjut tentang penerapan pengamanan arsip vital di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasiona D.I. Yogyakarta. Hal ini bertujuan untuk kepentingan mahasiswa agar dapat membandingkan antara ilmu kearsipan yang didapatkan di perkuliahan dengan kenyataan penerapan di lapangan.
5
Praktik Kerja Lapangan merupakan kegiatan praktik langsung yang bertujuan untuk mengaplikasikan atau menerapkan hal-hal yang telah diperoleh selama perkuliahan dan diharapkan mampu mengisi kebutuhan pengalaman kerja bagi mahasiswa. Dengan pelaksanaan PKL diharapkan ketika memasuki dunia kerja lulusan telah memiliki kompetensi yang telah ditetapkan.
C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk memperoleh data-data maupun informasi yang relevan dengan topik penulisan tugas akhir yaitu observasi partisipasi, studi pustaka, dan wawancara. 1. Observasi Partisipasi Observasi partisipasi merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara mencatat informasi yang ada dan melihat atau mengamati secara langsung ke lapangan, atau dapat dikatakan juga dengan cara melakukan survey atau terlibat langsung dalam proses perlindungan dan pengamanan arsip vital di Kanwil Badan Pertanahan Nasional D.I. Yogyakarta. 2. Studi Pustaka Studi pustaka merupakan suatu metode pengumpulan data melalui atau menggunakan bahan pustaka untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik dalam penulisan tugas akhir sesuai tema yang dipilih dalam penelitian atau praktik kerja lapangan (PKL). Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku, laporan penelitian, peraturan-peraturan, sumber-sumber tertulis baik tercetak
6
maupun elektronik. Dengan mengkaji bahan-bahan pustaka, penulis diharapkan dapat dengan lancer menyelesaikan laporan tugas akhir. 3. Wawancara (Interview) Wawancara merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan kegiatan tanya jawab antara pewawancara dengan narasumber yang diwawancarai. Dengan melakukan wawancara, diharapkan data-data yang diinginkan dalam menulis laporan dapat diperoleh secara lebih mendetail. Maka pada saat praktik kerja lapangan (PKL) akan diadakan wawancara dengan pegawai atau staf Kantor Wilayah Badan Pertanahan Negara D.I. Yogyakarta guna memperoleh informasi yang dapat menunjang di dalam menulis laporan tugas akhir.
D. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang keterampilan dalam PKL dan menunjang keterampilan dalam penulisan laporan tugas akhir yang dipergunakan sebagai acuan atau referensi, dibutuhkan bahan pustaka yang sesuai dan relevan dengan tema yang telah dipilih. Buku pertama adalah buku yang berjudul Perlindungan Arsip Vital karangan Suhardo Surotani terbitan Kanisius Yogyakarta tahun 2011. Buku ini secara umum menggambarkan tentang pengertian dan prosedur-prosedur pelaksanaan program perlindungan arsip vital, identifikasi arsip vital, dan program disaster recovery. Bagi penulis, buku ini sangat mendukung dalam penulisan karena secara lengkap membahas tentang perlindungan arsip vital sehingga cocok
7
dipergunakan sebagai acuan. Pada bab pertama buku ini membahas tentang definisi, penggolongan arsip, serta pengertian tentang pentingnya arsip vital bagi suatu organisasi. Pada bab kedua sampai keenam buku ini membahas tentang perencanaan program arsip vital dan pengoperasiannya, identifikasi arsip vital, perlindungan arsip vital, dan program disaster recovery. Buku yang kedua adalah buku dengan judul Kearsipan 1 karangan Ig. Wursanto terbitan Kanisius Yogyakarta tahun 1991. Ig. Wursanto memaparkan tentang tata cara dan prosedur penyimpanan dan pemberkasan arsip dinamis serta pemeliharaan, penyimpanan dan perlindungannya beserta temu balik atau pencarian dokumen. Didalam mendukung penulis, maka penulis menggunakan bab empat dan bab tujuh sebagai acuan. Pada bab keempat buku ini membahas tentang pengertian dan tata cara perlindungan arsip. Sedangkan pada bab ketujuh buku ini membahas tentang tata cara pemeliharaan dan pengemanan arsip serta faktor-faktor yang dapat mengakibatkan kerusakan pada arsip. Buku yang ketiga adalah buku yang berjudul Information and Image Management A Records System Approach, edisi ketiga dengan editor Betty R. Ricks, Aim J. Swafford, and Key F. Gow, diterbitkan oleh South-Western Publishing Co, Cincinnati, Ohio pada tahun 1992. Buku ini secara umum membahas tentang prosedur pengelolaan arsip menurut jenis dan bentuk arsipnya yang dapat diterapkan pada suatu instansi. Didalam mendukung penulisan, maka penulis menggunakan acuan isi pada bab kesembilan tentang Vital Records. Pada bab ini sangat mendukung penulis didalam memahami tentang pentingnya arsip vital, cara mengidentifikasi arsip vital, metode dan prosedur perlindungan arsip
8
vital yang berbentuk tekstual maupun elektronik, serta penerapan perlindungan arsip vital pada suatu instansi. Buku yang keempat adalah buku yang berjudul Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan terbitan Pustaka Sinar Harapan Jakarta tahun 1994. Buku ini secara umum membahas tentang manajemen kearsipan, tahapan atau prosedur penyusutan, serta pemeliharaan dan pengamanan arsip vital. Didalam mendukung penulisan, maka penulis menggunakan acuan isi pada bab ketiga sebagai acuan. Pada bab ini sangat mendukung penulis didalam memahami tentang pemeliharaan dan pengamanan arsip vital. Sehingga penulis dapat mengetahui tata cara yang baik dalam penerapan pemeliharaan dan pengamanan arsip vital secara tepat.
