PEMBUATAN APLIKASI SURAT-MENYURAT BERBASIS PHP

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PEMBUATAN APLIKASI SURAT-MENYURAT BERBASIS PHP

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Program Diploma III Teknik Informatika

Disusun Oleh : KUAT MULYADI NIM. M3108043

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2011 commit to user

i


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PERSETUJUAN


Disusun Oleh :

KUAT MULYADI NIM. M3108043

Tugas Akhir ini disetujui untuk dipresentasikan pada Ujian TA pada tanggal 22 Juni 2011

Pembimbing

Wisnu Widiarto, S.Si., M.T. NIP. 19700601 200801 1 009 commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PENGESAHAN


Disusun Oleh : KUAT MULYADI NIM. M3108043 Pembimbing Utama,

Wisnu Widiarto, S.Si., M.T. NIP. 19700601 200801 1 009 Tugas Akhir ini telah diterima dan disahkan oleh dewan penguji Tugas Akhir Program Diploma III Ilmu Komputer Pada hari Jum’at, 08 Juli 2011 Dewan Penguji: 1. Penguji 1 : Wisnu Widiarto, S.Si., M.T. NIP. 19700601 200801 1 009

(

)

2. Penguji 2 : Mohtar Yunianto S.Si, M.Si NIP. 19800630 200501 1 001

(

)

3. Penguji 3 : Sri Arum Sumartini Z., S.Kom NIDN. 0610038202

(

)

Disahkan Oleh : Dekan FMIPA UNS

Ketua Program DIII Teknik Informatika FMIPA UNS

Ir. Ari Handono Ramelan, M.Sc (Hons), Ph.D NIP. 19610223 198601 1 001 commit to user

iii

Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc. NIP. 19560407 198303 1 004


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT KUAT MULYADI, 2011, DEVELOPING AN APPLICATION CORRESPONDENCE BASED ON PHP. The Diploma III Program of Informatics Technique Department of Mathematics and Natural Sciences Faculty of Sebelas Maret University of Surakarta. An agency requires an application that can assist in the management letter. Management letter on the agency uses print file frequent errors in the data storage of a letter. Application Correspondence are very necessary, in addition to the management letter is also required to issue a letter to more quickly and efficiently. Application of the correspondence is aimed at changing the way storage is hardfile letters became tangible softfile mail archives. Application letters contribute to both agencies. In the design phase, tools used are context diagram, data flow diagrams, entity relationship diagrams, database tables, and flow charts. Software applications used in the developing of this correspondence using xampp to run a web server, MySQL for database management, as well as the use of AJAX technology in data management of outgoing mail. Implementation of the application of correspondence are include two user interfaces, Implementation of the application of correspondence shows two interface display, namely the interface officers and administrators interface. Application of correspondence able to make outgoing mail more quickly and efficiently, enter the incoming mail data. Provide a letter archives storage facilities, so it can be well managed. This application can also be accessed and run localhost. Keywords: Application, Correspondence. Based on PHP

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK KUAT MULYADI, 2011, PEMBUATAN APLIKASI SURATMENYURAT BERBASIS PHP. Program Diploma III Teknik Informatika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta. Sebuah instansi membutuhkan aplikasi yang dapat membantu dalam pengelolaan surat. Pengelolaan surat di instansi yang menggunakan file cetak sering terjadi kesalahan dalam penyimpanan data surat. Aplikasi surat-menyurat sangat diperlukan, selain untuk pengelolaan surat juga diperlukan untuk membuat surat agar lebih cepat dan efisien. Aplikasi surat-menyurat ini bertujuan mengubah cara penyimpanan surat secara hardfile menjadi arsip surat berwujud softfile. Aplikasi surat-menyurat memberikan kontribusi baik bagi instansi. Tahapan perancangan yang digunakan meliputi perancangan context diagram, data flow diagram, entity relationship diagram, database table, dan flow chart. Software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi surat-menyurat ini menggunakan xampp untuk menjalankan web servernya, MySQL untuk pengelolaan database, serta menggunakan teknologi AJAX dalam pengelolaan data surat keluar. Implementasi aplikasi surat-menyurat menampilkan dua tampilan antar muka, yaitu : antar muka petugas dan antar muka administrator. Aplikasi surat-menyurat dapat membuat surat keluar lebih cepat dan efisien, memasukkan data surat masuk . Memberikan sarana penyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses dan dijalankan secara localhost. Keywords: Aplikasi, Surat-Menyurat, Berbasis PHP

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

MOTTO

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN Kupersembahkan karya ini untuk : 1. Kedua orang tua, Ayah dan Ibu, terima kasih atas doa semua dukungan yang telah diberikan. 2. Saudara & sahabatku, semoga selalu berbakti kepada kedua orang tua. 3. Seluruh dosen DIII Teknik Informatika FMIPA UNS yang saya tidak bisa sebutkan satu persatu, terima kasih telah memberi ilmu, dan berbagi pengalaman hidup. 4. Seluruh teman di DIII Teknik Informatika 2008, Emailkomp, JN UKMI UNS, selamat berjuang kawan-kawanku. Semoga kita semua selalu dimudahkan dalam segala hal oleh Allah SWT. 5. Seluruh teman di PESMA AR ROYYAN, terima kasih atas segala dukungannya. 6. Seluruh pihak yang telah membantu, baik yang secara langsung atau tidak, sekali lagi kuucapkan banyak terima kasih.

commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Assalamu’alaykum Warohmatullohi Wabarokatuh. Bismillahirrohmanirrohim, segala puji dan rasa syukur hanya penulis panjatkan ke haribaan Allah subhanahu wa ta’ala, yang telah melimpahkan segala kemudahannya hingga akhirnya penulis mampu menyelesaikan laporan tugas akhir. Berbagai pihak telah ikut berperan membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini dengan memberikan arahan dan bimbingan serta motivasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc., selaku Ketua Program Diploma III Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta 2. Bapak Wisnu Widiarto, S.Si., M.T. , selaku pembimbing, yang telah benarbenar mengarahkan, selalu memberikan semangat kepada penulis, dan sudah seperti seorang Bapak kandung di kampus bagi penulis 3. Teman-teman Teknik Informatika A angkatan 2008, yang telah menyediakan waktu untuk membagi ilmu dan gurauan mereka ketika penulis memiliki permasalahan. 4. Kedua orang tua, ayah dan ibu. Yang tidak henti-hentinya memberikan doa dan dukungannya sehingga dapat terselesaikan dengan baik. Seperti kata pepatah, tidak ada gading yang tak retak, oleh sebab itu penulis memohon kelapangan hati pembaca sekalian untuk menerima apa yang ada dalam laporan Tugas Akhir ini dengan senang hati dan semoga bermanfaat. Wassalamu’alaykum Warohmatullohi Wabarokatuh.

Surakarta, 07 Juni 2011 Penulis commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL............................................................................................. i HALAMAN PERSETUJUAN .............................................................................. ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii HALAMAN ABSTRACT .................................................................................... iv HALAMAN ABSTRAK ....................................................................................... v HALAMAN MOTTO ........................................................................................... vi HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................... vii KATA PENGANTAR .......................................................................................... viii DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xiii BAB I

PENDAHULUAN .............................................................................. 1 1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah............................................................................ 1 1.3 Batasan Masalah ................................................................................. 2 1.4 Tujuan................................................................................................. 2 1.5 Manfaat .............................................................................................. 2 1.6 Metodologi Penelitian ....................................................................... 3 1.7 Sistematika Penulisan ........................................................................ 3

BAB II

LANDASARAN TEORI.................................................................... 5 2.1 Konsep Dasar Aplikasi Surat-menyurat ............................................ 5 2.2 Tinjauan Pustaka ............................................................................... 5 2.2.1 Pengertian Komputerisasi ........................................................ 5 2.2.2 Pengertian Sistem Informasi .................................................... 5 2.3 Tahapan Pembuatan Rekayasa Perangkat Lunak ............................... 6 commit to user 2.3.1 Perancangan Sistem .................................................................. 6 ix


digilib.uns.ac.id

2.3.2 Pemodelan Proses ..................................................................... 6 2.4 Database............................................................................................. 9 2.4.1 Basis Data.................................................................................. 10 2.4.2 Database Management System.................................................. 10 2.4.3 Structured Query Language (SQL) ........................................... 10 2.5 World Wide Web ............................................................................... 10 2.6 HTML ............................................................................................... 12 2.7 PHP ................................................................................................... 12 2.8 MySQL .............................................................................................. 13 2.9 Cascading Style Sheets (CSS) ........................................................... 13 BAB III

DESAIN DAN PERANCANGAN .................................................... 15

3.1 Perancangan Arsitektur ...................................................................... 15 3.2 Analisa Kebutuhan Software .............................................................. 15 3.3 Perancangan Sistem ........................................................................... 16 3.3.1 Context Diagram (CD) .............................................................. 16 3.3.2 DFD Level 0 ............................................................................. 17 3.3.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun ................................... 18 3.3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip ................................... 18 3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) .................................................. 19 3.5 Relasi Tabel ...................................................................................... 20 3.6 Rancangan Database .......................................................................... 21 3.7 Diagram Alir (Flowchart) .................................................................. 23 BAB IV

IMPLEMENTASI DAN ANALISA ................................................. 25

4.1 Implementasi Sistem .......................................................................... 25 4.1.1 Halaman Login ......................................................................... 25 4.1.2 Halaman Awal / Home ............................................................. 25 4.1.3 Halaman Surat Masuk .............................................................. 26 4.1.4 Halaman Surat Keluar .............................................................. 27 4.1.5 Halaman Arsip .......................................................................... 28 4.1.6 Halaman Data Surat Masuk....................................................... 28 commit to user 4.1.7 Halaman Data Surat Keluar....................................................... 29 x


digilib.uns.ac.id

4.1.8 Halaman Data User ................................................................... 30 4.1.9 Halaman Tambah User ............................................................. 30 4.1.10 Halaman Tambah Daftar Kepala Surat .................................. 31 4.1.11 Halaman Lihat Daftar Kepala Surat ....................................... 32 4.1.12 Halaman Tambah Daftar Penanda Tangan.............................. 33 4.1.13 Halaman Lihat Daftar Penanda Tangan ................................. 34 4.1.14 Halaman View Print Surat Keluar ......................................... 35 4.1.15 Halaman Print Surat Keluar .................................................... 36 4.1.16 Halaman Print Data-data Surat Masuk .................................. 37 4.1.17 Halaman Print Data-data Surat Keluar .................................. 37 BAB V

PENUTUP ......................................................................................... 39

5.1 Kesimpulan ........................................................................................ 39 5.2 Saran .................................................................................................. 39 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 40 LAMPIRAN

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol Komponen Diagram Konteks ................................................. 7 Tabel 2.2 Simbol Komponen DFD ..................................................................... 7 Tabel 2.3 Simbol Komponen ERD ..................................................................... 8 Tabel 3.1 tb_user ................................................................................................ 21 Tabel 3.2 tb_srt_masuk ...................................................................................... 21 Tabel 3.3 tb_srt_keluar ....................................................................................... 22 Tabel 3.4 nama_ttd ............................................................................................. 22 Tabel 3.5 kpl_surat .............................................................................................. 23

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1

Perancangan Arsitektur ................................................................. 15

Gambar 3.2

Context Diagram Aplikasi Surat-menyurat .................................. 16

Gambar 3.3

DFD Level 0 Aplikasi Surat-menyurat .......................................... 17

Gambar 3.4

DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun ........................................ 18

Gambar 3.5

DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip ........................................ 19

Gambar 3.6

Entity Relationship Diagram Aplikasi Surat-menyurat ................ 20

Gambar 3.7

Relasi Tabel .................................................................................. 20

Gambar 3.8

Flowchart Login Admin ............................................................... 23

Gambar 3.9

Flowchart Login Petugas .............................................................. 24

Gambar 4.1

Tampilan Halaman Login ............................................................. 25

Gambar 4.2

Tampilan Halaman Awal / Home ................................................. 26

Gambar 4.3

Tampilan Halaman Surat Masuk .................................................. 26

Gambar 4.4

Tampilan Halaman Surat Keluar .................................................. 27

Gambar 4.5

Tampilan Halaman Arsip ............................................................. 28

Gambar 4.6

Tampilan Halaman Data Surat Masuk ......................................... 29

Gambar 4.7

Tampilan Halaman Data Surat Keluar .......................................... 29

Gambar 4.8

Tampilan Halaman Data User ...................................................... 30

Gambar 4.9

Tampilan Halaman Tambah User ................................................ 31

Gambar 4.10 Tampilan Halaman Tambah Daftar Kepala Surat ......................... 32 Gambar 4.11 Tampilan Halaman Lihat Daftar Kepala Surat .............................. 33 Gambar 4.12 Tampilan Halaman Tambah Daftar Penanda Tangan ................... 34 Gambar 4.13 Tampilan Halaman Lihat Daftar Penanda Tangan ........................ 35 Gambar 4.14 Tampilan Halaman View Print Surat Keluar ................................ 36 Gambar 4.15 Tampilan Halaman Print Surat Keluar .......................................... 36 Gambar 4.16 Tampilan Halaman Print Data-data Surat Masuk ......................... 37 Gambar 4.17 Tampilan Halaman Print Data-data Surat Keluar ......................... 38

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia IT sekarang ini sudah banyak meningkat di berbagai instansi masyarakat baik swasta maupun negeri. Dalam hal ini dapat meningkatkan kinerja para pegawai dalam hal waktu dan efisisensi. Terutama dalam penggunaan sebuah perangkat komputer. Sebuah instansi yang bagus harus memiliki sebuah aplikasi yang berbeda dengan instansi lain yang gunanya untuk menunjang kinerja masing-masing instansi. Sebuah instansi pastinya memiliki file berupa dokumen surat-surat penting baik surat yang keluar dan surat yang masuk. Sekarang dalam hal pengelolaan pun masih mengunakan manual contohnya dalam hal penyimpanan masih dalam menggunakan file cetak, dalam membuat surat keluar kita harus membuat kepala suratnya dulu, memasukkan nama atasan, memasukkan no surat, dll. hampir semua instansi masih menggunakan metode tersebut dalam hal surat-menyurat. Uraian diatas menggambarkan bagaimana sebuah instansi yang masih menggunakan Microsoft Word sebagai sarana untuk membuat sebuah surat. Disini penulis ingin membuat sebuah Aplikasi Surat-Menyurat Berbasis PHP. Dalam aplikasi ini nantinya pembuat surat hanya memasukkan isi dari surat tersebut untuk hal-hal lain seperti no surat, kepala surat, sudah ada dalam aplikasi ini. Sehingga pembuat surat hanya memilih yang sesuai dengan instansinya. Setelah surat selesai dibuat maka secara otomatis no surat dan file surat akan disimpan di dalam database sebagai surat keluar. Sedangkan surat masuk yang berupa hardfile akan dibuat scanning dari surat yang masuk dan disimpan dalam surat masuk. Aplikasi ini sangat membantu beberapa instansi dalam membuat sebuah surat dan pengelolaan surat-surat penting akan terjaga dalam bentuk softfile.

1.2 Perumusan Masalah Pembuatan surat dengan menggunakan Microsoft word sangat menyitakan to user waktu terutama. Dalam aplikasi commit ini memungkinan untuk menghemat waktu dan

1

2 digilib.uns.ac.id


memudahkan penyimpanan dokumen surat-surat penting yang digunakan sebuah instansi. Sedangkan sebagian besar instansi masih menggunakan Microsoft word sebagai alat untuk membuat surat, jadi ketika ingin membuat surat lain kita harus membuka file dahulu untuk melihat no surat, kepala surat dll. sehingga sekarang ini permasalahan yang ada adalah sebagai berikut : a. Bagaimana cara membuat surat yang masih sederhana ini menjadi lebih cepat dan efisien ? b. Bagaimana caranya menyajikan pengelolaan surat-surat penting dalam bentuk softfile agar dokumen surat tetap terjaga?

1.3 Batasan Masalah Berdasarkan

perumusan

masalah

diatas

maka

penulis

membatasi

pembahasan masalah pada : a. Aplikasi akan dijalankan berbasis localhost dan dapat diakses dengan semua browser internet. b. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. c. User level yang digunakan dalam sistem ini ada dua macam user, yaitu admin dan petugas.

1.4 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam program ini adalah: a. Mengubah cara penyimpanan surat yang secara hardfile menjadi sebuah arsip surat berbentuk softfile. b. Menghasilkan aplikasi (software) yang dapat digunakan untuk pengelolaan dan pembuatan surat-menyurat yang dapat dipakai oleh banyak instansi.

1.5 Manfaat Manfaat yang dapat diambil dari program ini adalah sebagai berikut: a. Proses dalam membuat dan pengelolaan surat menjadi lebih efektif dan efisien. b. Petugas pembuat surat lebih dimudahkan dalam hal membuat dan mengelola commit to user surat-surat penting.

3 digilib.uns.ac.id


c. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mengurangi kesalahan dalam pembuatan surat dan kehilangan dokumen penting lainnya.

1.6 Metodologi Penelitian Penelitian diperlukan sebagai sarana pendukung dalam pembuatan laporan Tugas Akhir, dimana penelitian ini dilakukan dengan menggunakan beberapa metode. Metode yang digunakan yaitu : a. Instrumen Penelitian Instrumen penelitian yang digunakan untuk membuat “Aplikasi SuratMenyurat Berbasis PHP” adalah hardware yang berupa satu unit komputer dan bahasa pemrograman PHP serta database MySQL. b. Desain Penelitian Metode penelitian dalam pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1.) Studi pustaka merupakan metode pencarian dan pengumpulan data dengan cara mencari referensi, literatur atau bahan-bahan teori yang diperlukan dari berbagai sumber wacana yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi ini.

Studi

pustaka

yang dilakukan oleh penulis yaitu

dengan cara

pengumpulan data melalui internet dan mencari buku-buku referensi yang berhubungan dengan tema dalam penyusunan tugas akhir. 2.) Observasi Observasi dilakukan untuk mempelajari tentang sistem surat menyurat yang sudah ada. Untuk mendapatkan data-data penting dalam pembuatan aplikasi ini.

1.7 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah melihat dan mengetahui pembahasan yang ada pada tugas akhir ini secara menyeluruh, maka perlu dikemukakan sistematika yang merupakan kerangka dan pedoman penulisan tugas akhir. Adapun sistematika penulisannya adalah sebagai berikut : commit to user

4 digilib.uns.ac.id


1. BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. 2. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini memuat landasan teori yang menguraikan tentang: Pengertian Inkubator Bisnis, Database, CD (Context Diagram), DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relation Diagram), PHP, MySQL, CSS (Cascading Style Sheets), HTML (Hyper Text Markup Language). 3. BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN Pada bab ini berisi desain tampilan dan perancangan yang menguraikan tentang data-data yang diperlukan dan analisis sistem yang ada di website yang dibuat. 4. BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA Bab ini membahas implementasi dan analisis yang merupakan bab inti dari pembuatan tugas akhir ini. Bab ini akan menguraikan hasil dan tampilan Aplikasi Surat-Menyurat Berbasis PHP secara umum. 5. BAB V PENUTUP Bab ini memaparkan kesimpulan yang didapatkan dari analisis mengenai keterkaitan dengan tujuan pembuatan aplikasi, berikut saran-saran berkaitan dengan penggunaan sistem dan atau pengembangan aplikasi di masa yang akan datang.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Aplikasi Surat-menyurat Aplikasi ini tergolong sangat sedikit di beberapa instansi yang dilihat dari segi efisisiensi dan efektifitasnya. Tentunya aplikasi ini sanagt berperan penting dalam sebuah instansi terutama dalam sistem komputerisasi surat-surat. Dengan aplikasi ini diharapkan mampu membantu dalam pengelolaan surat. Walaupun aplikasi ini memiliki beberapa kekurangan tetapi diharapkan mampu memberikan konstribusi di dunia kerja. Tujuan pendirian aplikasi surat-menyurat adalah (1) menjadikan sistem komputerisasi yang bisa diakses melalui computer dengan metode penyimpan yang terjaga, (2) mengembangkan potensi diri untuk menjadi seorang pakar IT, (3) menciptakan peluang melalui pengembangan aplikasi baru, (5) aplikasi teknologi dibidang industri secara komersial melalui studi dan kajian

yang

memakan waktu dan biaya yang relatif murah.

2.2 Tinjauan Pustaka 2.2.1

Pengertian Komputerisasi Komputerisasi : Pemakaian komputer sebagai alat bantu penyelesaian tugas

sebagai pengganti penyelesaian pekerjaan secara manual. (Kamus Komputer dan Teknologi Informasi). Komputerisasi : Penggunaan komputer (dalam menghitung, mengolah data, dan sebagainya) secara besar-besaran (Kamus Besar Bahasa Indonesia / KBBI). 2.2.2

Pengertian Sistem Informasi Informasi mempunyai arti hasil olahan data sehingga lebih memberikan arti

bagi penerimanya. Karena dengan melihat data saja, seseorang tidak dapat menangkap arti yang diberikan, oleh karena itu harus diolah. Sedangkan definisi dari data adalah, beberapa angka, huruf, simbol, asal bisa mewakili kenyataan sebenarnya (kenyataan yang mengambarkan kejadian-kejadian sebenarnya) (HM, commit to user Jogiyanto, 1995). 5


digilib.uns.ac.id 6

Sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia untuk mengolah data menjadi suatu informasi. (Andri Kristianto, 2003).

2.3 Tahapan Pembuatan Rekayasa Perangkat Lunak 2.3.1 Perancangan Sistem Analisis perancangan sistem adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan-tujuan, menganalisis arus informasi

dalam

organisasi,

serta

untuk

merancang

sistem

informasi

terkomputerisasi untuk menyelesaikan suatu masalah. Saat informasi berkembang, suatu pendekatan yang sistematis dan terencana untuk memperkenalkan, memodifikasi, dan pemeliharaan sistem informasi menjadi sangat penting. Analisis dan perancangan sistem menampilkan pendekatan semacam itu (Kendall & Kendall, 2003). Tahap perancangan sistem ini mempunyai dua tujuan, yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai rancang bangun sistem yang lengkap kepada pemrogram komputer. 2.3.2 Pemodelan Proses Pemodelan proses atau process modeling adalah teknik mengelola dan mendokumentasikan struktur dan aliran data melalui proses sistem dan atau logika, kebijakan, dan prosedur yang akan diimplementasikan oleh proses sistem (Bentley, Dittman & Whitten, 2004). Pemodelan proses berasal dari metode engineering perangkat lunak klasik, oleh karenanya akan dihadapi berbagai tipe model proses misalnya bagan struktur program, flowchart logika atau tabel keputusan. Dalam tugas akhir ini, penulis akan fokus pada model proses berupa diagram konteks, dan Data Flow Diagram (DFD). 1. Diagram Konteks Diagram konteks atau Context Diagram adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari commit to user sistem. Diagram aliran data konteks sistem dibuat untuk menentukan lingkup


digilib.uns.ac.id 7

proyek awal. Diagram aliran data one-page sederhana ini hanya menunjukkan antarmuka utama sistem dengan lingkungannya (Bentley, Dittman & Whitten, 2004). Simbol yang digunakan dalam diagram konteks adalah sebagai berikut: Tabel 2.1 Simbol Komponen Diagram Konteks Bentuk Komponen

Keterangan Entitas Menggambarkan sumber dan tujuan

entitas

dari aliran data (data flow) dari dan atau menuju sistem. Proses proses

Merepresentasikan proses aliran data. Sistem Sistem

Merepresentasikan keseluruhan sistem yang hendak dibangun.

2. DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram atau DFD dalam buku “Metode Desain dan Analisis Sistem” dengan penulis Bentley LD, Dittman KC dan Whitten JL, adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Teori yang digunakan penulis untuk menyusun diagram aliran data adalah teori oleh Gane-Sarson. Untuk menggambarkan DFD sesuai dengan teori Gane-Sarson, digunakan beberapa simbol komponen, yaitu: Tabel 2.2 Simbol Komponen DFD (Kendall & Kendall, 2003) Bentuk Komponen

Keterangan Entitas

entitas

Menggambarkan sumber dan tujuan dari aliran data (data flow) dari dan atau menuju sistem. commit to user


digilib.uns.ac.id 8

Alur Data Menggambarkan aliran data dari satu

DataFlow

proses ke proses yang lainnya. Proses Proses mentransformasikan data dari entitas ke data store, atau dari data

Process

store ke entitas, ataupun mengolah data sehingga menjadi data baru

yang

disimpan dalam data store. Penyimpanan Data Berkas atau tempat penyimpanan fungsi untuk menyimpan data atau file

3. ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam konteks entitas dan hubungan yang dideskripsikan oleh data tersebut (Bentley, Dittman & Whitten, 2004). Dalam penggambaran ERD perlu dipahami simbol-simbol komponen yang menyusunnya. Tabel 2.3 Simbol Komponen ERD Bentuk Komponen

Keterangan Entitas

Entitas

Entitas merupakan penggambaran dari tempat penyimpanan informasi Entitas Lemah

Weak Merk Entity

Adalah entitas yang bergantung pada entitas lain Atribut

Atribut

Adalah sifat-sifat atau karakteristik dari suatu entitas commit to user


digilib.uns.ac.id 9

Atribut Kunci Atribut Kunci

Adalah pembeda dari entitas dan bersifat unik Multivalued Atribut

Atribut

Adalah atribut yang memiliki lebih dari satu nilai Derived Atribut

Atribut

Adalah atribut yang didasarkan pada atribut yang lain Relasi

relasi

Mengilustrasikan bagaimana dua entitas berbagi informasi di dalam struktur basis data Relasi Lemah

Weak entity atas

Relasi yang digunakan untuk menghubungkan weak entity atau entitas lemah dengan yang lainnya Kardinalitas

Entitas a

relasi

Entitas b

Adalah penetapan jumlah maksimum atau minimum hubungan.

relasi

Recursive Relations Adalah relasi yang menghubungkan entitas dengan dirinya sendiri

entitas

Secara konseptual, entitas dan atribut

tidak terpisah. Hal

yang

dinyatakannya saling berinteraksi dan mempengaruhi untuk mendukung tujuan bisnis. Karenanya, diperkenalkan konsep hubungan. Hubungan atau relationship adalah hubungan bisnis alami yang ada di antara satu atau lebih entitas. Hubungan commit to user


digilib.uns.ac.id 10

tersebut dapat menyatakan kejadian yang menghubungkan entitas atau hanya persamaan logika yang ada di antara entitas.

2.4 Database 2.4.1 Basis Data Basis data atau database adalah kumpulan file yang saling terkait. Teknologi basis data lebih kompleks daripada teknologi file, dibutuhkan peranti lunak khusus yang disebut DBMS (Database Management System) (Bentley, Dittman & Whitten, 2004). 2.4.2 Database Management System DBMS adalah suatu perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola, membuat, menghapus, memasukan data, dan melakukan manajemen database lainnya. Salah satu DBMS yang handal adalah MySQL. MySQL merupakan salah satu DBMS (Database Management System) yang menggunakan stuktur database relasional (RDBMS). 2.4.3 Structured Query Languange (SQL) SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa ANSI (American National Standard Input) yang digunakan untuk melakukan query data pada database. Semua pengoperasian data dapat dikerjakan secara mudah dengan menggunakan bahasa ini, terutama dalam pemasukan dan seleksi data. SQL berisi syntax atau pernyataan yang dapat digunakan untuk memasukkan, merubah, menghapus, memilih dan melindungi data.

2.5 World Wide Web World Wide Web, yang disebut pula sebagai web dan www adalah informasi yang dapat diakses melalui internet. Dokumen-dokumen hypermedia (file-file komputer) disimpan dan kemudian diambil dengan cara-cara yang menggunakan metode penentuan alamat yang unik (McLeod Jr. dan Schell GP, 2008). Internet akan memberikan arsitektur jaringan dan web akan memberikan metode untuk menyimpan dan mengambil dokumen-dokumennya. Istilah internet commit to user dan web sering kali digunakan layaknya keduanya memiliki arti yang sama. Hal



ini bukan suatu masalah, selama masih diingat bahwa internet adalah jaringan komunikasi global yang menghubungkan jutaan komputer. Sedangkan web adalah kumpulan komputer yang bertindak sebagai server isi atau kandungan yang menyimpan dokumen-dokumen yang diformat untuk memungkinkan dilihatnya teks, grafik dan audio sekaligus juga dimungkinkannya dibuat link dengan dokumen-dokumen lain di dalam web. Berikut daftar istilah dalam buku Sistem Informasi Manajemen, yang dirasa penting untuk dapat memahami istilah-istilah yang biasa digunakan dalam dunia web. a. Situs Web Sekumpulan halaman web yang terhubung dengan internet dan menyimpan file-file hypermedia yang dapat diakses dari komputer lain di dalam jaringan melalui link hypertext. b. Link Hypertext Suatu petunjuk yang terdiri atas teks atau grafik yang digunakan untuk mengakses hypertext yang disimpan di semua alamat situs web. c. Halaman Web Suatu file hypermedia yang tersimpan pada satu alamat situs web yang unik. d. Home Page Halaman pertama suatu situs web. Halaman-halaman situs yang lain akan dapat dijangkau dari halaman ini. e. Browser Peranti lunak yang dirancang untuk menemukan dan membaca file-file di internet yang ditulis dalam bahasa hypertext (Hypertext Markup Language – HTML). f. Universal Resource Locator (URL) Alamat unik suatu situs web. g. Protokol Sekumpulan standar yang mengatur komunikasi data. HTTP (Hypertext Transport Protocol) adalah protokol untuk hypertext. Protokol umum web lainnya adalah FTP (File Transfer Protokol). Di dalam suatu URL, nama to (:) user protokol akan diikuti oleh tandacommit titik dua dan dua garis miring (//).



h. Nama Domain Alamat di situs web di mana suatu halaman web disimpan i. Path Suatu direktori atau subdirektori dan file tertentu di situs web. HTML (atau HTM) adalah akhiran untuk kode program yang mengacu pada file hypertext.

2.6 HTML HTML (HyperText Markup Language) adalah bahasa standar untuk membuat halaman-halaman web, sedangkan PHP (PHP Hypertext Preprocessor) berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh browser, dari browser permintaan dilanjutkan ke webserver yang kemudian mencarikan file yang diminta dan memberikan isinya ke browser. Perbedaannya jika menggunakan kode atau tag PHP adalah ketika berkas PHP yang diminta oleh browser didapatkan oleh web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) yang kemudian akan dikirim ke browser oleh webserver. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk aplikasi web dinamis. (Kadir, 2008)

2.7 PHP Menurut Lenawati (2007), PHP adalah salah satu bahasa pemrograman yang berjalan pada sebuah web server dan berfungsi sebagai pengolah data pada sebuah server. Dengan menggunakan program PHP, sebuah website akan lebih interaktif dan dinamis. Data yang dikirim oleh komputer klien akan diolah dan disimpan pada database web server dan dapat ditampilkan kembali apabila diakses. Untuk menjalankan kode-kode program PHP ini file harus di upload ke dalam server. Keunggulan yang dimiliki program PHP antara lain : 1. Tingkat akses PHP lebih cepat dan memiliki tingkat keamanan yang tinggi. 2. PHP memiliki tingkat life cycle yang cepat, sehingga selalu mengikuti perkembangan teknologi internet. commit to user



3. PHP mampu berjalan di beberapa server yang ada misalnya Apache, Microsoft IIS, PWS, AOL server, phttpd, fhttpd dan Xitami. 4. PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform sistem operasi utama bagi PHP, tetapi juga dapat berjalan di FreeBSD, Unix, Solaris, Windows, dan yang lain.

2.8 MySQL MySQL adalah salah satu jenis server basis data yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses basis datanya. Selain itu MySQL bersifat open source pada berbagai platform. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Pada MySQL, sebuah basis data mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel sendiri terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom (Kadir, 2008).

2.9 Cascading Style Sheets (CSS) Cascading Style Sheets (CSS) adalah suatu bahasa stylesheet yang digunakan untuk mengatur tampilan suatu dokumen yang ditulis dalam bahasa markup. Penggunaan yang paling umum dari CSS adalah untuk memformat halaman web yang ditulis dengan HTML dan XHTML. Walaupun demikian, bahasanya sendiri dapat dipergunakan untuk semua jenis dokumen XML termasuk SVG dan XUL. Spesifikasi CSS diatur oleh World Wide Web Consortium (W3C). CSS digunakan oleh penulis maupun pembaca halaman web untuk menentukan warna, jenis huruf, tata letak, dan berbagai aspek tampilan dokumen. CSS digunakan terutama untuk memisahkan antara isi dokumen (yang ditulis dengan HTML atau bahasa markup lainnya) dengan presentasi dokumen (yang ditulis dengan CSS). Pemisahan ini dapat meningkatkan aksesibilitas isi, memberikan lebih banyak keleluasaan dan kontrol terhadap tampilan, dan mengurangi kompleksitas serta pengulangan pada stuktur isi. CSS memungkinkan halaman yang sama untuk ditampilkan dengan cara commit to user yang berbeda untuk metode presentasi yang berbeda, seperti melalui layar, cetak,



suara (sewaktu dibacakan oleh browser basis-suara atau pembaca layar), dan juga alat pembaca braille. Halaman HTML atau XMLyang sama juga dapat ditampilkan secara berbeda, baik dari segi gaya tampilan atau skema warna dengan menggunakan CSS.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN

Perancangan sistem sangat dibutuhkan sebelum membuat suatu aplikasi. Rancangan tersebut meliputi perancangan input dan output. Untuk memahami dan merealisasikan sistem, diperlukan suatu gambaran mengenai sistem alur data yang terjadi. Selain itu pada tahap ini akan ditentukan perancangan form, report (laporan), yang akan digunakan serta process specification dan deskripsi data dari database yang telah dibuat pada fase analisis.

3.1 Perancangan Arsitektur Gambar dibawah ini merupakan rancangan arsitektur jaringan komputer yang akan diimplementasikan pada Aplikasi Surat-Menyurat Berbasis PHP.

Gambar 3.1 Perancangan Arsitektur

3.2 Analisis Kebutuhan Software Software yang diperlukan untuk membuat Aplikasi Surat-Menyurat ini adalah sebagai berikut: a. XAMPP for Windows Version 1.7.2 digunakan sebagai web server dari aplikasi yang dibuat. Adapun paket-paket yang terdapat pada XAMPP for Windows Version 1.7.2 adalah : 1) Apache Web Server sebagai web server. 2) PHP Script Language sebagai script language. 3) MySQL Database sebagai DBMS (Database Management System). commitsebagai to userDatabase Manager. 4) phpMyAdmin Database Manager

15


16 digilib.uns.ac.id

b. Adobe Dreamweaver digunakan untuk melakukan proses scripting. c. Adobe Photoshop dan Corel Draw digunakan untuk melakukan proses desain interface dari program yang dibuat.

3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem bertujuan untuk menentukan rancangan Aplikasi SuratMenyurat. Perancangan sistem ini dimulai dengan perancangan Context Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD).

3.3.1 Context Diagram (CD) Context Diagram atau diagram konteks ini merupakan penggambaran secara garis besar aplikasi Aplikasi Surat-menyurat yang akan dibangun dengan menampilkan input, proses, dan output dari sistem. Context Diagram Aplikasi Surat-menyurat dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Context Diagram Aplikasi Surat-Menyurat Keterangan : 1. Proses input dan output admin pada Aplikasi Surat-Menyurat. a. Proses login admin. b. Proses memasukkan data petugas. c. Proses pengelolaan data petugas. d. Proses pengelolaan arsip surat masuk. e. Proses pengelolaan arsip surat keluar. 2. Proses input dan output Petugas pada Aplikasi Surat-Menyurat. a. Proses login Petugas. b. Proses pembuatan surat keluar. c. Proses memasukkan Data Surat masuk. d. Proses memasukkan Data Kepala Surat. commit to user



e. Proses memasukkan Data Penanda Tangan. f. Proses pengaksesan arsip surat keluar. g. Proses pengaksesan arsip surat masuk.

3.3.2 DFD Level 0 DFD Level 0, menggambarkan aliran data yang ada di dalam sistem seperti yang digambarkan pada proses di dalam Context Diagram. Gambar DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar 3.3.

commit to user Surat-Menyurat Gambar 3.3 DFD Level 0 Aplikasi



3.3.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun DFD Level 1 proses pengelolaan akun, menggambarkan aliran data yang lebih detail di dalam sistem seperti yang digambarkan pada proses 2 (tiga) dari DFD Level 0. Gambar DFD Level 1 proses pengelolaan akun dapat dilihat pada gambar 3.4.

Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun

3.3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip DFD Level 1 proses pengelolaan arsip, menggambarkan aliran data yang lebih detail di dalam sistem seperti yang digambarkan pada proses 5 (tiga) dari DFD Level 0. Gambar DFD Level 1 proses pengelolaan arsip dapat dilihat pada gambar 3.5.

commit to user



Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip

3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antar entitas yang ada dalam aplikasi Aplikasi Surat-menyurat. Entity Relationship Diagram dapat dilihat pada gambar 3.6.

commit to user



Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram Aplikasi Surat-menyurat

3.5 Relasi Tabel Relasi Tabel menggambarkan hubungan antar tabel yang ada dalam aplikasi Surat-menyurat. Skema diagram dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7 Relasi Tabel Aplikasi Surat-Menyurat commit to user



3.6 Rancangan Database Dalam pembuatan aplikasi surat-menyurat diperlukan adanya suatu basis data yang digunakan untuk menyimpan seluruh informasi dan data. Perancangan basis data untuk aplikasi surat-menyurat adalah sebagai berikut:

a. Tabel tb_user Tabel tb_user berfungsi menyimpan data user (admin & petugas) yang ditunjukkan pada Tabel 3.1. Tabel 3.1 tb_user Nama Field username password status nama_ptgs

Tipe Data varchar varchar varchar varchar

Ukuran Field 20 100 7 30

Definisi User name Password Status Nama Lengkap

Keterangan unique

Primary key

Not Null Not Null Not Null Not Null

b. Tabel tb_srt_masuk Tabel tb_srt_masuk berfungsi menyimpan data-data dari surat masuk yang telah dimasukkan kedalam database. Struktur dari tabel anggota ditunjukkan pada Tabel 3.2. Tabel 3.2 tb_srt_masuk Nama Field tanggal

Tipe Data

Ukuran Field

no_surat

varchar

20

asal_surat

varchar

50

perihal disp1 disp2 nama_ptgs

varchar varchar varchar varchar

image

varchar

date

Definisi Tanggal di surat Nomor surat

Dari mana asal surat 30 Perihal 70 Disposisi 1 70 Disposisi 2 30 Nama yang memasukkan 60 Nama Gambar commit to user

Keterangan Not Null Primary Key

Not Null Not null

Foreign Key

Not null Not Null Not Null Not null Not null



c. Tabel tb_srt_keluar Tabel berita digunakan untuk menyimpan data-data dari surat keluar yang telah dibuat dan dimasukkan kedalam database. Struktur tabel ditunjukkan pada Tabel 3.3. Tabel 3.3 tb_surat_keluar Nama Field kop_surat tanggal no_surat

Tipe Data

perihal tujuan isi_surat nama_ttd

varchar varchar text varchar

20 30

nama_ptgs

varchar

30

text date varchar

Ukuran Field

Definisi Kepala Surat Tanggal disurat Nomor surat

20

Perihal Kepada siapa ? Isi surat Yang bertanda tangan Nama pembuat surat

30

Keterangan

Primary Key

Foreign Key Foreign Key

Not null Not Null Not Null Not Null Not null Not Null Not null Not Null

d. Tabel nama_ttd Tabel nama_ttd digunakan untuk menyimpan data lengkap orang-orang yang bertanda tangan dalam surat keluar. Struktur dari tabel ditunjukkan pada Tabel 3.4. Tabel 3.4 nama_ttd Nama Field nama_ttd

Tipe Data varchar

Ukuran Field 30

jabatan nip

varchar varchar

40 40

Definisi Nama penandatangan Jabatan NIP

Keterangan Primary Key Unique

Not Null Not Null Not Null

e. Tabel kpl_surat Tabel kpl_surat digunakan untuk menyimpan kepala surat didalam database. Struktur dari tabel ditunjukkan pada Tabel 3.5. commit to user



Tabel 3.5 kpl_surat Nama Field nama_kop kop_surat nama_ptgs

Tipe Data varchar text varchar

Ukuran Field 20 30

Definisi Nama Instansi Kepala surat Nama Penambah

Keterangan

Foreign Key

Not Null Not Null Not Null

3.7 Diagram Alir (Flowchart) Flowchart adalah diagram alir rancangan sistem yang sudah dibuat yang diperuntukkan bagi pengguna. Gambar dibawah ini merupakan flowchart hak akses admin pada gambar 3.8.

commit to user Gambar 3.8 Flowchart Login Admin



Flowchart hak akses untuk petugas yang username dan password sudah terdaftar didalam data user ditunjukkan pada gambar 3.9.

Gambar 3.9 Flowchart Login Petugas

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA

4.1 Implementasi Sistem Sesuai dengan perancangan sistem yang telah dikemukakan sebelumnya, pada aplikasi surat menyurat terdapat dua macam User yaitu admin dan petugas. Berikut ini merupakan implementasi kedua tingkatan User atau halaman yang dapat diakses oleh masing-masing User.

4.1.1 Halaman Login Halaman ini adalah halaman login petugas dan admin akan login pada halaman ini, karena data bersifat pribadi maka selain petugas dan admin tidak akan bisa mengakses halaman selanjutnya. Halaman muka ditunjukkan pada Gambar 4.1

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login

4.1.2 Halaman Awal / Home Halaman ini merupakan halaman setelah halaman login jadi setiap petugas atau admin setelah login akan melihat halaman awal ini. Halaman awal ditunjukkan pada Gambar 4.2

commit to user

25



Gambar 4.2 Tampilan Halaman Awal / Home 4.1.3 Halaman Surat Masuk Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh seluruh User yaitu petugas dan admin. Petugas dan admin dapat menginputkan data-data surat masuk pada halaman dibawah ini. Halaman Surat Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.3

commit to user Gambar 4.3 Tampilan Halaman Surat Masuk



4.1.4 Halaman Surat keluar Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh semua User. Petugas dan admin dapat membuat surat keluar pada halaman dibawah ini. Halaman Surat Keluar ditunjukkan pada Gambar 4.4

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Surat Keluar commit to user



4.1.5 Halaman Arsip Halaman ini merupakan halaman arsip yang berisi tentang data-data surat yang masuk dan surat keluar. Halaman Arsip Surat ditunjukkan pada Gambar 4.5

Gambar 4.5 Tampilan Halaman Arsip

4.1.6 Halaman Data Surat Masuk Halaman ini merupakan halaman seluruh data-data dari surat masuk yang sudah dimasukkan kedalam database. Halaman data surat masuk ditunjukkan pada Gambar 4.6

commit to user



Gambar 4.6 Tampilan Halaman Data Surat Masuk

4.1.7 Halaman Data Surat keluar Berisi seluruh data dari surat keluar yang dibuat dan dimasukkan kedalam database. Halaman data surat keluar ditunjukkan pada Gambar 4.7

Gambar 4.7 Tampilan Halaman commit to userData Surat Keluar



4.1.8 Halaman Data User Halaman ini merupakan halaman yang hanya dapat diakses oleh admin. Admin mengelola seluruh data User yang telah ditambahkan ke dalam database. Halaman ini hanya akan muncul ketika admin telah login. Halaman Data User ditunjukkan pada Gambar 4.8

Gambar 4.8 Tampilan Halaman Data User

4.1.9 Halaman Tambah User Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh admin. Menumenu ini dapat diakses oleh admin setelah melakukan proses login. Halaman Tambah User ditunjukkan pada Gambar 4.9

commit to user



Gambar 4.9 Tampilan Halaman Tambah User

4.1.10 Halaman Tambah Daftar Kepala Surat Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh semua user. Menu-menu ini dapat diakses pada hal surat keluar, dimana disitu disediakan link untuk penambahan daftar kepala surat. Halaman Tambah Daftar Kepala Surat ditunjukkan pada Gambar 4.10

commit to user



Gambar 4.10 Tampilan Halaman Tambah Daftar Kepala Surat

4.1.11 Halaman Lihat Daftar Kepala Surat Halaman ini merupakan halaman dimana daftar kepala surat yang sudah tercantum didalam database. Dimana setelah user menambahkan daftar kepala surat, user dapat melihat daftar kepala surat yang sudah dimasukkan. Halaman Lihat Daftar Kepala Surat ditunjukkan pada Gambar 4.11

commit to user



Gambar 4.11 Tampilan Halaman Lihat Daftar Kepala Surat

4.1.12 Halaman Tambah Daftar Penanda Tangan Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh semua user. Menu-menu ini dapat diakses pada hal surat keluar, dimana disitu disediakan link untuk penambahan daftar penanda tangan. Halaman Tambah Daftar Penanda Tangan ditunjukkan pada Gambar 4.12

commit to user



Gambar 4.12 Tampilan Halaman Tambah Daftar Penanda Tangan

4.1.13 Halaman Lihat Daftar Penanda Tangan Halaman ini merupakan halaman dimana daftar penanda tangan yang sudah tercantum didalam database. Dimana setelah user menambahkan daftar penanda tangan, user dapat melihat daftar penanda tangan yang sudah dimasukkan. Halaman Lihat Daftar Penanda Tangan ditunjukkan pada Gambar 4.13

commit to user



Gambar 4.13 Tampilan Halaman Lihat Daftar Penanda Tangan

4.1.14 Halaman View Print Surat Keluar Halaman ini merupakan halaman dimana setelah kita selesai mengisi kolom didalam surat keluar tadi, lalu kita klik view didalam surat keluar makan akan muncul view print dari surat keluar. Halaman ini berguna untuk melihat bentuk surat keluar sebelum kita cetak. Halaman View Print Surat Keluar ditunjukkan pada Gambar 4.14

commit to user



Gambar 4.14 Tampilan Halaman View Print Surat Keluar

4.1.15 Halaman Print Surat Keluar Halaman ini merupakan halaman dari hasil cetak surat keluar. Halaman Print Surat Keluar ditunjukkan pada Gambar 4.15

Gambar 4.15 Tampilan Halaman commit to user Print Surat Keluar



4.1.16 Halaman Print Data-data Surat Masuk Halaman ini merupakan halaman dari hasil cetak data-data surat masuk. Halaman Print Data-data Surat Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.16

Gambar 4.16 Tampilan Halaman Print Data-data Surat Masuk

4.1.17 Halaman Print Data-data Surat Keluar Halaman ini merupakan halaman dari hasil cetak data-data surat keluar. Halaman Print Data-data Keluar Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.17

commit to user



Gambar 4.17 Tampilan Halaman Print Data-data Surat Keluar

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan Kesimpulan dari hasil perancangan dan pembuatan aplikasi surat-menyurat ini adalah sebagai berikut : 1.

Memberikan sarana untuk membuat surat dengan lebih cepat dan efisien melalui aplikasi surat-menyurat.

2.

Menghasilkan sarana untuk melakukan penyimpan data surat baik surat masuk ataupun surat keluar yang awalnya hardfile menjadi sebuah arsip surat dalam bentuk softfile.

3.

Sebuah software aplikasi surat menyurat yang bisa dipakai dan diakses secara localhost. Dengan dibuatnya aplikasi surat menyurat ini dapat memberikan pelayanan

pengarsipan tentang surat, baik yang masuk maupun surat yang keluar.

5.2 Saran Dalam aplikasi masih terdapat kekurangan, sehingga dalam kinerjanya masih belum maksimal. Berikut saran-saran yang dapat penulis sampaikan diantaranya : 1.

Keamanan data yang masih kurang dalam aplikasi ini, dimana sebaiknya ada pembatasan antara jumlah petugas dan jumlah admin.

2.

Masih belum adanya halaman tentang masalah jenis-jenis surat, sehingga dalam pengelompokan suratnya masih belum ada.

commit to user 39


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

Ari, Rosihan. 2008. Script PHP untuk Membuat Dokumen RTF. Di unduh dari http://blog.rosihanari.net/script-php-untuk-membuat-dokumen-rtf. Di akses 30 Mei 2011 21.00 Bentley LD, Dittman KC dan Whitten JL. 2004. Metode Desain & Analisis Sistem, Edisi 6. Yogyakarta : ANDI. HM, Jogiyanto. 1995. Analisis and Disain Sistem Informasi (Pendekatan terstruktur). Yogyakarta. Penerbit Andi Offset. Kadir, A. 2008. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Edisi Revisi. Yogyakarta : ANDI. Kendall & Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem fifth edition. Jakarta : PT Prenhalindo. Kristianto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta. Gava Media. McLeod Jr., R. dan Schell GP., 2008. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Jakarta : Salemba Empat. Quackit. 2009. PHP Switch Statements. Di unduh dari http:// www. quackit. com / php/tutorial/php_switch_statements.cfm. Di akses 09 Juni 2011 20.00

commit to user 40

PEMBUATAN APLIKASI SURAT-MENYURAT BERBASIS PHP

Recommend Documents