JB.PB.G.1/2016
PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2016
Semua Ketua Pusat Tanggungjawab,
PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
TUJUAN Pekeliling Bendahari (PB) ini bertujuan memberi penjelasan mengenai inisiatif optimum sumber Universiti Sains Malaysia (USM) dalam usaha mengurus kewangan secara berdisiplin dan berhemat.
LATAR BELAKANG 1. Jabatan Bendahari telah mengeluarkan panduan perbelanjaan berhemat seperti berikut: a. b. c. d.
2.
Surat Edaran Bendahari Bil. 5/2008: Garis Panduan bagi Perbelanjaan Secara Berhemat dan Langkah untuk Mengurangkan Perbelanjaan Awam Surat Edaran Bendahari Bil. 1/2013: Panduan Penjimatan Kos Universiti Pekeliling Bendahari Bil. 1/2014: Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat bagi Mengurangkan Perbelanjaan di USM Pekeliling Bendahari Bil. 1/2015: Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat bagi Mengurangkan Perbelanjaan di USM
Kesemua panduan di atas dikeluarkan bertujuan untuk: a. menegaskan pentingnya mengimbangi perbelanjaan dengan mengagihkan peruntukan mengikut keutamaan serta mengawal secara ketat semua cadangan perbelanjaan berikutan kekangan kewangan Universiti, serta ketidaktentuan keadaan ekonomi global dan kesan kepada ekonomi Negara;
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
1
b. memastikan supaya perbelanjaan tidak melebihi peruntukan yang telah diluluskan. Pusat Tanggungjawab (PTJ) disarankan supaya menyusun semula keutamaan perbelanjaan masing-masing bagi memperoleh untuk menampung keperluan; c. mengingatkan bahawa perbelanjaan yang dilakukan mestilah mematuhi semua peraturan yang ditetapkan, tiada penambahan peruntukan, pengawalan perbelanjaan dan pengurangan pembaziran; dan d. menegaskan semula bahawa langkah-langkah berjimat pengurangan perbelanjaan perlu dipatuhi sepenuhnya.
cermat
dan
PERANAN KETUA PTJ 3. Semua Ketua PTJ diharap dapat mengambil inisiatif agar sebarang pelaksanaan aktiviti yang kurang atau tidak menyumbang kepada peningkatan pencapaian perkhidmatan teras di PTJ hendaklah dikaji semula untuk ditangguhkan/dihentikan/ digabungkan. 4. Ketua PTJ hendaklah menyemak semula semua proses pelaksanaan sesuatu aktiviti di samping meningkatkan inovasi bagi mengurangkan kos yang terpaksa ditanggung oleh PTJ. 5. Ketua PTJ perlu membentuk dan mempertingkatkan program kesedaran mengoptimumkan sumber, berjimat cermat dalam berbelanja bagi manfaat bersama. 6. Ketua PTJ bertanggungjawab mengoptimumkan penggunaan sumber dan memantau perjalanannya serta mengambil tindakan sewajarnya sekiranya berlaku ketidakpatuhan.
INISIATIF PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER TENAGA 7. Perbelanjaan bil elektrik hendaklah dikurangkan dengan mengambil langkahlangkah seperti berikut: a. Menghadkan pemasangan lampu/kipas atau peralatan elektrik lain di semua ruang hanya di kawasan yang diperlukan sahaja, dipadam apabila tidak diperlukan, bercadang berada di luar bilik dalam tempoh yang lama, semasa waktu rehat dan selepas waktu pejabat; b. Menetapkan kedudukan standby/ hibernate mode/ auto off screen bagi peralatan elektrik yang tidak digunakan dalam waktu singkat atau mematikan terus jika tidak digunakan untuk jangka masa lama; c. Memadamkan lampu di bilik/ruang tamu/kawasan yang diterangi dengan cahaya matahari;
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
2
d. Mengasingkan litar lampu mengikut kedudukan bilik dan susunan tempat kerja bagi membolehkan lampu dimatikan dan dihidupkan mengikut tempat yang perlu sahaja; e. Menggalakkan penggunaan tangga dan mengurangkan jumlah lif yang beroperasi semasa non peak hours; f. Menggunakan peralatan berciri penjimatan tenaga; g. Menetapkan suhu hawa dingin pada 24 darjah celcius di semua ruang yang berhawa dingin bagi mengelakkan penggunaan tenaga elektrik yang tinggi; h. Menghidup dan mematikan sistem penghawa dingin mengikut jadual atau masa yang telah ditetapkan bagi mengelakkan pembaziran; i. Menjalankan penyelenggaraan berkala untuk setiap peralatan atau pemasangan elektrik untuk memastikan setiap peralatan berada dalam keadaan sempurna, mencapai keupayaan yang maksimum, mengurangkan kos baik pulih dan mengelakkan daripada kerosakan yang serius; j. Memasang meter berasingan untuk lampu limpah daripada meter bangunan bagi membolehkan kadar Tarif Elektrik yang lebih rendah; k. Memastikan pembayaran bil elektrik dibuat mengikut tarikh yang tertera pada bil bagi mengelakkan sebarang penalti lewat bayar yang dikenakan oleh TNB; l. Menjalankan pemeriksaan mengejut oleh Pengawal bertugas di setiap pejabat atau mana-mana bilik yang alat penghawa dingin atau lampunya tidak dimatikan dan membuat laporan bertulis terus kepada Ketua PTJ yang terlibat agar tindakan segera dapat diambil; dan m. Menggunakan peralatan elektrik yang mempunyai kemampuan Cekap Tenaga. 8. Perbelanjaan bil air hendaklah dikurangkan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Menggunakan peralatan berciri penjimatan air: i. menggunakan paip kepala paip jenis tekan/sensor untuk sinki yang dapat mengawal penggunaan air dengan lebih baik ii. memasang Orifice Plate di dalam paip air bagi menghadkan pengaliran yang berlebihan. Ini dapat mengawal jumlah air yang mengalir walaupun kepala paip dibuka sepenuhnya iii. menggunakan salur getah untuk tujuan menyiram pokok atau cucian dengan muncung pengawal. Ini membolehkan air ditutup semasa tidak diperlukan; b. Mengelakkan penyiraman pokok ketika musim hujan yang merupakan satu perbuatan yang membazir;
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
3
c. Mengelakkan penggunaan air untuk membersihkan longkang atau parit, yang seringkali berlaku untuk memudahkan kerja dan tidak sepatutnya diamalkan; d. Mengadakan pemeriksaan berkala bagi mengenalpasti sebarang kebocoran atau kerosakan paip bawah tanah, tangki air, cooling tower dan semua sistem bekalan air. Ini membolehkan sebarang kebocoran dapat dikesan pada peringkat awal. Semua pemeriksaan hendaklah direkodkan dengan menggunakan senarai semak (check sheet) bagi tujuan pemantauan; e. Mempamerkan nombor telefon juruteknik bertugas di setiap bilik air untuk tujuan aduan kerosakan, agar tindakan segera dapat diambil ke atas setiap laporan kerosakan atau kebocoran; f. Menutup rapat paip air selepas digunakan supaya tiada kebocoran; dan g. Membuka paip air secara sederhana dan menutup segera selepas selesai/ tidak diperlukan. 9. Perbelanjaan bil telefon hendaklah dikurangkan dengan mengambil langkahlangkah seperti berikut: a. Mempertingkatkan penggunaan emel dalam memaklumkan maklumat menggantikan komunikasi melalui telefon/faks;
sebarang
b. Menyediakan laporan dan memaklumkan kepada PTJ kos penggunaan telefon untuk tindakan pemantauan dan kawalan penggunaan telefon/faks; c. Merancang perkara yang hendak dibincang sebelum membuat panggilan dan menghadkan masa bagi setiap panggilan mengikut keperluan dan kesesuaian; d. Menghadkan kelayakan jenis panggilan telefon mengikut gred jawatan; e. Memilih jenis/pakej yang terendah mengikut penggunaan bagi pegawai yang diluluskan pemilikan telefon bimbit; dan f. Tiada tambahan talian telefon/faks bagi pejabat sedia ada.
PERJALANAN 10. Perancangan perjalanan hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkahlangkah seperti berikut: a. Menghadkan perjalanan. Ketua PTJ dicadangkan lebih selektif untuk menghadiri tugas rasmi atau kursus/latihan. Ketua PTJ disyorkan menghadiri mesyuarat/ aktiviti/program yang diwajibkan atau mempunyai impak yang tinggi kepada PTJ atau Universiti;
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
4
b. Mengurangkan/menghadkan perjalanan pegawai ke luar negara mengikut keutamaan aktiviti yang dikenalpasti bagi satu tahun kewangan. i. Empat (4) kali selaras dengan peraturan yang ditetapkan di peringkat agensi pusat bagi pegawai utama Universiti ii. Sekali (1) sahaja bagi Ketua PTJ iii. Sekali (1) sahaja bagi melibatkan peruntukan Enterprise atau dana janaan dalaman iv. Terhad kepada kelulusan yang diluluskan oleh pihak RCMO atau pihak berkuasa berkaitan bagi perjalanan di bawah peruntukan projek; c. Mengurang/menghadkan pembentangan di persidangan/seminar bagi satu tahun kewangan. i. Sekali (1) sahaja menggunakan peruntukan mengurus ii. Tidak melebihi tiga (3) kali menggunakan peruntukan Enterprise/dana janaan dalaman iii. Terhad kepada jumlah yang diluluskan oleh pihak RCMO atau pihak berkuasa yang berkenaan menggunakan peruntukan projek penyelidikan; d. Menghadkan bilangan perwakilan ke mesyuarat/persidangan/aktiviti/ program. Semua aktiviti rasmi di atas perlu dihadiri oleh pegawai yang terlibat secara langsung dengan perkara yang dibincangkan. Sekiranya aktiviti memerlukan kehadiran pihak Urusetia, bilangan Urusetia dihadkan kepada tidak lebih dua (2) orang; e. Penganjur menaja perbelanjaan bagi aktiviti/program/persidangan. Perbelanjaan yang melibatkan kos pengangkutan dan penginapan pegawai dilantik menganggotai sesuatu Jawatankuasa atau dijemput untuk berkongsi kepakaran oleh agensi pusat atau pihak-pihak luar hendaklah ditanggung oleh pihak berkenaan; f. Mengurangkan keperluan kehadiran pemeriksa luar mengikut kesesuaian. Pusat Pengajian disyorkan untuk memilih kaedah perlaksanaan viva-voce yang paling menjimatkan iaitu tanpa kehadiran pemeriksa luar sama ada melalui penggunaan telesidang/skype atau secara perwakilan kepada Pusat Pengajian mengikut mana yang sesuai; dan g. Menyusun jadual pergerakan pegawai yang menggunakan kenderaan di dalam kampus bagi mengurangkan tuntutan perbatuan dan kerja lebih masa (KLM). i. Penghantaran dokumen/surat/sampel ujian boleh ditetapkan maksimum dua (2) kali sehari iaitu di waktu pagi dan petang. ii. Pegawai teknikal dan keselamatan yang terlibat di dalam aktiviti pengawasan atau kawalan disyor menggunakan kenderaan rasmi Jabatan. iii. Pihak pengurusan merancang laluan perjalanan pegawai bagi mendapatkan jarak perjalanan yang optimum yang akan menjimatkan kos perjalanan.
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
5
iv. Penggunaan kemudahan perkhidmatan bas ulang alik adalah digalakkan untuk penghantaran dokumen/barangan bagi Kampus Kejuruteraan dan Kampus Induk. 11. Pilihan kos terendah dalam pengurusan perjalanan hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Tempahan perjalanan secara atas talian. Ketua PTJ disarankan menggalakkan pegawai membuat tempahan penerbangan dan penginapan secara atas talian bagi mendapat nilai terbaik untuk wang (best value for money); b. Menggunakan penerbangan yang memberi tambang termurah. i. Pegawai yang terlibat disyorkan untuk menyemak dan membandingkan tawaran harga tambang penerbangan bagi destinasi yang sama daripada pelbagai penyedia perkhidmatan tersebut. ii. Pegawai hendaklah menggunakan jalan/laluan yang terdekat untuk ke sesuatu destinasi, misalnya, jika hendak ke Langkawi dari Pulau Pinang, pegawai perlu memilih jalan/laluan terus Pulau Pinang ke Langkawi dan tidak melalui (via) KLIA atau Subang. iii. Ketua PTJ atas budi bicara boleh mengarahkan pegawai yang bertugas rasmi dan berkursus menaiki kelas penerbangan ekonomi/tambang murah walaupun mempunyai kelayakan kelas penerbangan yang lebih tinggi berdasarkan peruntukan sedia ada; c. Memilih kaedah pengangkutan yang memberi kos perbelanjaan terendah. Ketua PTJ hendaklah memastikan setiap permohonan perjalanan oleh pegawai menggunakan kaedah pengangkutan yang paling menjimatkan. Perbandingan perjalanan menggunakan pengangkutan udara dan darat untuk mengurangkan bilangan hari perjalanan perlu dijalankan sebelum meluluskan perjalanan; d. Bayaran Sewa Hotel. Pegawai yang mempunyai kelayakan Bayaran Sewa Hotel atas kadar sebenar hendaklah memilih hotel dengan kadar sewaan yang berpatutan; dan e. Penggunaan Kad Touch & Go. Pembayaran tol perlu menggunakan kad Touch & Go dengan diskaun korporat yang dibekalkan oleh Universiti untuk melancarkan perjalanan pegawai ke setiap destinasi dan mengelakkan penggunaan pendahuluan tunai. 12. Penggunaan kemudahan sedia ada secara optimum hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Penggunaan kenderaan secara gunasama. i. Bagi kursus/bengkel dan tugas berkumpulan di luar kawasan ibu pejabat, pihak urusetia dikehendaki menyediakan kenderaan rasmi Universiti bagi tujuan perjalanan peserta kursus atau bengkel berkenaan. ii. Tuntutan perjalanan individu pegawai tidak dibenarkan melainkan mendapat kebenaran daripada pihak pengurusan PTJ. Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
6
iii. Ketua PTJ juga boleh merancang perjalanan pegawai dengan memastikan tarikh dan masa ketibaan ke destinasi atau pulang ke ibu pejabat pada masa yang sama; dan b. Kemudahan telesidang untuk tujuan komunikasi. Semua PTJ digalakkan menggunakan kemudahan telesidang bagi mengadakan mesyuaratmesyuarat atau perbincangan yang melibatkan ahli-ahli daripada ketiga-tiga Kampus.
TUNTUTAN KERJA LEBIH MASA 13. Perbelanjaan tuntutan kerja lebih masa hendaklah dikurangkan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Ketua PTJ perlu memastikan kerja lebih masa hanya diluluskan dalam keadaan kerja-kerja kecemasan, kerja-kerja yang perlu diteruskan dalam jangka masa terhad, kerja-kerja yang dikehendaki dibuat oleh anggota melebihi daripada bidang tugas kebiasaannya; b. Ketua PTJ hendaklah merancang waktu bekerja dan aktiviti di luar waktu pejabat seperti berikut: i. menghadkan aktiviti di luar waktu pejabat ii. menyediakan waktu kerja anjal/giliran mengikut skop perkhidmatan yang memerlukan kerja-kerja dilaksanakan di luar waktu pejabat bagi mengelakkan kerja lebih masa iii. melaksanakan pelbagai aktiviti di ruang berpusat yang ditentukan di luar waktu pejabat bagi membolehkan perkongsian sumber manusia dalam memberi perkhidmatan sokongan teknikal; c. Ketua PTJ perlu menghadkan tuntutan kerja lebih masa bulanan tidak melebihi daripada 1/3 gaji dan memastikan peruntukan kewangan yang mencukupi; dan d. Ketua PTJ perlu mengoptimum dan menguruskan masa bekerja dengan sebaik mungkin bagi memastikan semua tugas yang ditetapkan dapat dilakukan dengan sempurna.
PENGURUSAN HIJAU 14. Pengurusan sumber secara cekap dan bersepadu hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Mengurangkan penggunaan kertas dengan menggunakan kertas terpakai untuk penyediaan draf surat/kertas kerja, menggunakan kedua-dua belah muka surat, menggalakkan pelaksanaan mesyuarat secara paperless serta menggunakan emel dan portal sebagai medium rasmi/formal di Universiti sebagai sebuah organisasi lestari;
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
7
b. Menggalakkan cetakan laporan/buletin dibuat menggunakan edaran penerbitan secara elektronik atau penyediaan alternatif yang lebih kos efektif dan menyediakan kemudahan capaian di portal; c. Menyelaraskan percetakan secara berpusat di peringkat Universiti bagi itemitem standard bagi mengawal kuantiti, kualiti serta kos percetakan yang terlibat; d. Mempertingkatkan inisiatif gunasama peralatan Universiti dalam kalangan PTJ dan penyelidik bagi mengurangkan kos pembelian peralatan serta penyelenggaraan di samping mengoptimumkan penggunaan peralatan yang tersebut; e. Melaksanakan kaedah penyewaan secara berpusat bagi peralatan yang dikenalpasti serta digunakan secara meluas (mesin fotostat, khemah). Ini bagi menyeragamkan kualiti serta kos perkhidmatan yang diterima serta memudahkan pemantauan secara menyeluruh di peringkat Universiti; dan f. Menjimatkan perbelanjaan penggunaan bahan api melalui: i. Memandu dengan kelajuan yang sesuai mengikut had yang telah ditetapkan. Sikap dan cara pemanduan banyak mempengaruhi penggunaan bahan api kenderaan. ii. Mengurangkan berat atau bebanan kenderaan dengan tidak membawa barangan yang tidak perlu, kerana penambahan berat menyebabkan peningkatan penggunaan bahan api. iii. Mengisi tayar dengan tekanan angin yang betul dan mengikut spesifikasi untuk mengurangkan penggunaan bahan api. iv. Melakukan penyelenggaraan dan servis berkala kerana penalaan (tuning) enjin yang tidak sesuai meningkatkan penggunaan bahan api. v. Mematikan enjin kenderaan jika perlu menunggu melebihi 5 minit untuk mengelakkan pembaziran penggunaan bahan api dan memanjangkan jangka hayat komponen dalaman kenderaan. vi. Merancang perjalanan terlebih dahulu sebelum ke sesuatu destinasi kerana ini dapat mengelakkan dari kesesakan lalulintas. vii. Mengisi bahan api pada waktu yang sesuai iaitu di waktu pagi atau malam; g. Pengurus alatan dan kenderaan bertanggungjawab memastikan alatan dan kenderaan diselenggara dengan baik. Penyelenggaraan secara berkala dapat mengelakkan kos pembaikan yang tinggi di samping memanjangkan tempoh hayat alatan dan kenderaan; dan h. Mempertingkatkan pengurusan ruang dan bangunan melalui: i. Penyewaan bangunan, perpindahan ke pejabat baru dan pengubahsuaian pejabat tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan khas Pegawai Pengawal. ii. Pembelian perabot/peralatan tidak dibenarkan kecuali bagi pegawai yang mengisi jawatan baru. iii. Penggunaan ruang pejabat hendaklah dikongsi, bukan sahaja melibatkan Unit/Bahagian/PTJ yang sama tetapi juga melibatkan
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
8
Unit/Bahagian/PTJ yang berlainan sekiranya terdapat ruang yang berlebihan dan tidak diperlukan. 15. Perbelanjaan pengurusan majlis/aktiviti hendaklah dikurangkan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Menggalakkan penganjuran program-program rasmi di Universiti dilaksanakan di premis Universiti, dengan menggunakan ruang serta kemudahan Universiti sedia ada; b. Menggabungkan beberapa majlis dalam satu penganjuran (dua atau lebih majlis dilaksanakan sekali gus) dan bilangan tetamu jemputan hendaklah dihadkan hanya kepada yang benar-benar perlu; c. Perbelanjaan berhemat dalam penyediaan makanan dalam aktiviti/program (mesyuarat, bengkel) dengan mengambilkira tempoh aktiviti/program serta komposisi kehadiran (tetamu luar dll); d. Menggunakan cenderahati Universiti yang seragam dalam penyediaan barangan seperti t-shirt, topi, key-chain dan seumpamanya bagi mengawal kuantiti, kualiti serta kos penyediaan barangan; e. Menyediakan buku atur cara hendaklah disediakan secara fotostat kecuali VVIP/VIP boleh dicetak secara in-house; f. Menggunakan juruacara/pengacara dan pimpinan bacaan doa, jika perlu menggunakan khidmat warga Universiti; g. Mengadakan majlis dalam tempoh masa yang munasabah; h. Majlis-majlis yang diadakan tidak dibenarkan membuat perkara-perkara seperti berikut: i. Membuat gimik pelancaran yang berlebihan ii. Memberi door gift iii. Menggunaan perkhidmatan event manager iv. Membuat persembahan video dengan penglibatan kos produksi yang tinggi dan sekiranya perlu boleh dibuat secara in-house. 16. Perbelanjaan penganjuran mesyuarat mengambil langkah-langkah seperti berikut:
hendaklah
dikurangkan
dengan
a. Mengurangkan bilangan mesyuarat yang tidak diwajibkan iaitu mesyuarat yang tidak ditetapkan oleh Agensi Pusat/Kerajaan atau pengurusan atasan. Hanya mesyuarat berjadual dan mempunyai agenda yang tetap boleh diadakan; b. Menggabungkan beberapa mesyuarat pada satu masa; c. Mesyuarat hendaklah diadakan di pejabat sahaja kecuali tempat di pejabat tidak dapat menampung bilangan yang ramai, mesyuarat boleh diadakan di premis yang lain atau premis kerajaan yang berdekatan; Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
9
d. Makanan/minuman yang disediakan ialah dua jenis kuih atau buah dan minuman panas/air mineral. Pesanan makanan/minuman hanya dibenarkan mengikut bilangan ahli yang dijemput dan disahkan hadir; e. Mesyuarat perlu dihadiri oleh seorang pegawai yang terlibat secara langsung dengan perkara yang dibincangkan. Jika benar-benar perlu, tambahan kehadiran pegawai hanya dibenarkan seorang sahaja; dan f. Mengesahkan kehadiran mesyuarat, mengedar surat panggilan mesyuarat dan minit mesyuarat melalui e-mel. Surat/minit asal bagi maksud di atas tidak perlu dihantar.
LATIHAN 17. Perancangan aktiviti latihan hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Menggunakan kaedah training need analysis untuk perancangan latihan tahunan; b. Mengenalpasti dan melaksanakan program latihan yang strategik dan penting sahaja; c. Memfokus kepada kompetensi khusus; d. Merancang keperluan peruntukan selaras dengan aktiviti latihan; e. Membuat penyelarasan dan tapisan kelulusan latihan oleh PTJ; dan f. Memusatkan penilaian pelaksanaan aktiviti/program berbentuk latihan di PTJ merentas sumber pembiayaan. 18. Pilihan kos rendah dalam pengurusan latihan hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Memusatkan perolehan perbekalan alat tulis dan cenderamata; b. Menggunakan emel dan capaian di portal untuk nota-nota kursus bagi mengurangkan kos percetakan; c. Mengurangkan bilangan urus setia dalam mengendalikan program latihan; d. Mengurangkan jamuan makan mengikut tempoh latihan/kursus; e. Mengaturkan program bercorak latihan yang tidak melibatkan penginapan (bermalam); dan f. Staf yang telah mencapai had jumlah mata CPD pada tahun tersebut tidak digalakkan menghadiri program latihan bagi tahun berkenaan. Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
10
19. Penggunaan kemudahan sedia ada secara optimum hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Melaksanakan program latihan dalam kampus USM; b. Menggunakan prasarana dalam kampus untuk pelaksanaan program latihan; dan c. Menggalakkan kepakaran dalaman dalam pelaksanaan program latihan.
PEROLEHAN 20. Perancangan perolehan hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkahlangkah seperti berikut: a. Merancang perolehan kepada yang perlu/kritikal; b. Membuat kajian pasaran (market survey) bagi mendapatkan nilai faedah terbaik (best value for money) dengan perbandingan harga daripada sekurang-kurangnya tiga (3) sebutharga; c. Melaksanakan perolehan bagi item/kategori yang sama atau yang boleh diperolehi dari satu sumber secara pelawaan tender berpusat/perolehan pukal; d. Menghentikan perolehan perkhidmatan yang tidak perkhidmatan percetakan dan perkhidmatan perundingan;
perlu
misalnya
e. Membuat anggaran kos dan faedah terlebih dahulu sebelum melakukan sesuatu aktiviti bagi menentukan sama ada aktiviti berkenaan wajar dilaksanakan atau sebaliknya; f. Merancang pemilikan dan penggunaan peralatan pejabat yang mempunyai ciri-ciri yang diperlukan sahaja (minimum requirement); g. Menentukan keberkesanan kos dan faedah sama ada untuk membeli atau menyewa peralatan pejabat; dan h. Memindahkan peralatan yang tidak digunakan lagi tetapi masih boleh berfungsi kepada PTJ lain yang memerlukannya. 21.
Pelaksanaan perolehan hendaklah mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Menggunakan item yang diperolehi secara optimum atau penggunaan sebaik mungkin; b. Gunasama bekalan/perkhidmatan bagi alatan saintifik, makmal, khidmat rundingan dan sebagainya; dan
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
11
c. Menyelenggara secara berkala untuk memanjangkan jangka hayat alatan dan mengelak kerosakan (major). 22.
Pengawalan perolehan hendaklah mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Menggunakan bekalan secara berhemat untuk mengelak pembaziran sumber; dan b. Memastikan buku log penggunaan senantiasa dikemaskini untuk memantau penggunaan alatan gunasama, ruang, kemudahan dan sebagainya.
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 23. Perbelanjaan pelantikan staf kontrak mengambil langkah-langkah seperti berikut:
hendaklah
dikurangkan
dengan
a. Menstrukturkan semula pelantikan staf kontrak dengan mengambilkira perkara berikut: i. Berdasarkan penentuan keutamaan pihak Pengurusan Universiti ii. Pengkelasan mengikut kategori iii. Penetapan skim gaji permulaan baharu iv. Penstrukturan semula struktur tugas (waktu bertugas) dan faedah staf kontrak (cuti, faedah lain) v. Sumber pembiayaan; b. Melantik secara kontrak/sambilan hanya untuk perkhidmatan yang kritikal/kecemasan sahaja dengan kelulusan daripada pihak Universiti tertakluk kepada kekosongan jawatan yang diluluskan; c. Ketua PTJ hendaklah memantau prestasi pegawai kontrak dan menamatkan perkhidmatan mereka mengikut syarat kontrak jika didapati tidak memberi perkhidmatan yang memuaskan; dan d. Memperbaharui dan membenarkan kontrak pegawai/pekerja sambilan sedia ada dan pengambilan pegawai/pekerja sambilan baru, bagi tugas, tempoh tertentu dan benar-benar perlu sahaja, tertakluk kepada peruntukan sedia ada mencukupi dan jawatan telah diwujudkan. 24. Menstrukturkan semula pengurusan sumber manusia lain termasuk polisi berhubung pengambilan staf akademik dan bukan akademik seperti berikut: a. pengambilan RLKA, post-doctoral, perunding/pensyarah kehormat, RA/RO, PSH, lain-lain; dan b. semakan semula dasar berhubung pemberian elaun khas berdasarkan lantikan, kemudahan cuti sabatikal/penyelidikan/belajar/peminjaman staf. 25. Menggalakkan penyusunan semula struktur bagi tujuan untuk memperkemaskan struktur organisasi yang tidak melibatkan pewujudan jawatan baru.
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
12
26.
Membekukan permohonan pertambahan jawatan baru.
27. Mengelakkan pengisian jawatan kosong jika ianya melibatkan keperluan peruntukan tambahan. Jika sesuatu jawatan itu telah lama tidak diisi, ini bermakna jawatan berkenaan bukan benar-benar penting untuk diisi. Bagi memenuhi keperluan sumber manusia, Ketua PTJ hendaklah mengurus sumber manusia dengan lebih berkesan melalui penugasan semula (redeployment). 28. Membangunkan Sistem ICT secara menyeluruh menggantikan proses kerja manual dan sistem stand alone yang hanya akan menambah sumber manusia dan kerja-kerja serta kos penyelenggaraan.
UBAT 29. Perbelanjaan ubat hendaklah dikurangkan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Membuat pesanan dan pemilihan ubat mengikut keperluan, jenis dan kuantiti yang sebenar dan tertakluk kepada peruntukan yang mencukupi; b. Tidak menyimpan stok ubat secara berlebihan, memadai hanya untuk stok bagi tempoh yang munasabah; c. Pegawai Farmasi hendaklah sentiasa memaklumkan kepada Pegawai Perubatan/Pakar mengenai stok ubat sedia ada bagi membolehkan preskripsi ubat dibuat mengikut kuantiti, jenis dan stok yang ada sahaja; d. Dari segi pengurusan stor, pengeluaran ubat-ubatan hendaklah mengikut first in first out (FIFO) bagi mengelakkan pembaziran ke atas ubat-ubatan yang akan tamat tempoh dan akan dilupuskan begitu sahaja; dan e. Keutamaan hendaklah diberikan kepada penggunaan ubat generik atau ubat alternatif yang lebih menjimatkan dan mempunyai kesan yang sama. 30. Perbelanjaan bahan pakai habis hendaklah dikurangkan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: a. Ujian diagnosis penyakit dibuat mengikut keperluan kes yang benar-benar perlu sahaja; dan b. Mengawal perbelanjaan ke atas consumables dan juga reagen mengikut keperluan. 31. Rekod-rekod pesanan, perbelanjaan, stok bagi ubat-ubatan, vaksin, reagen dan consumables hendaklah disimpan dan sentiasa dikemaskini untuk tujuan rujukan, pemantauan dan kawalan.
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2016
13
