PEDOMAN PERILAKU MITRA BISNIS MSD
“Nilai dan Standar Kami” untuk Mitra Bisnis Pedoman Perilaku Mitra Bisnis MSD [Edisi I]
MSD berkomitmen untuk melakukan semua kegiatan bisnis secara berkelanjutan dan bertujuan untuk menerapkan dan menaati standar etika, sosial, dan lingkungan. Kami mengakui bahwa mitra bisnis kami memainkan peranan penting dalam keseluruhan kesuksesan kami. Oleh karena itu, MSD berupaya menjalankan bisnis dengan individu dan organisasi yang memiliki komitmen yang sama dengan kami dalam standar etika yang tinggi dan yang beroperasi dengan cara yang bertanggung jawab terhadap masyarakat dan lingkungan hidup. Untuk mendukung standar komitmen kami, MSD menyusun Pedoman Perilaku Mitra Bisnis dengan berlandaskan Prinsip Industri Farmasi dari Prakarsa Rantai Pasok Farmasi (Pharmaceutical Supply Chain Initiative/PSCI), 10 Prinsip United Nations Global Compact dan Nilai dan Standar Kami.
DAFTAR ISI
Harapan ………………………………………………………………………………………………………… Tenaga Kerja & Hak Asasi Manusia………………………………………………………………………… Pekerjaan Dipilih Dengan Bebas………………………………………………………………………… Tenaga Kerja Anak dan Pekerja Remaja………………………………………………………………… Non-Diskriminasi…………………………………………………………………………………………… Perlakuan Adil………………………………………………………………………………………………… Upah, Tunjangan, dan Jam Kerja………………………………………………………………………… Kebebasan Berserikat……………………………………………………………………………………… Privasi & Perlindungan Data……………………………………………………………………………… Kesehatan, Keselamatan, dan Lingkungan………………………………………………………………… Perlindungan Pekerja……………………………………………………………………………………… Keselamatan Proses………………………………………………………………………………………… Kesiapan & Tanggapan Darurat…………………………………………………………………………… Informasi Bahaya…………………………………………………………………………………………… Otorisasi Lingkungan……………………………………………………………………………………… Limbah dan Emisi…………………………………………………………………………………………… Tumpahan dan Pembuangan……………………………………………………………………………… Sistem Manajemen…………………………………………………………………………………………… Komitmen dan Akuntabilitas……………………………………………………………………………… Persyaratan Hukum & Pelanggan………………………………………………………………………… Evaluasi Risiko & Manajemen Risiko …………………………………………………………………… Dokumentasi………………………………………………………………………………………………… Pelatihan & Kompetensi…………………………………………………………………………………… Kelanjutan Bisnis…………………………………………………………………………………………… Perbaikan Berkelanjutan…………………………………………………………………………………… Praktik Bisnis yang Beretika ………………………………………………………………………………… Integritas Bisnis……………………………………………………………………………………………… Persaingan Sehat…………………………………………………………………………………………… Identifikasi Masalah………………………………………………………………………………………… Keakuratan Catatan Bisnis………………………………………………………………………………… Perlindungan Informasi…………………………………………………………………………………… Hak Kekayaan Intelektual………………………………………………………………………………… Kepatuhan Perdagangan…………………………………………………………………………………… Uji Klinis……………………………………………………………………………………………………… Kualitas Produk……………………………………………………………………………………………… Praktik Pemasaran & Promosi…………………………………………………………………………… Hadiah, Jamuan Makan, Hiburan………………………………………………………………………… Kesejahteraan Hewan……………………………………………………………………………………… Konflik Kepentingan………………………………………………………………………………………… Menyampaikan Permasalahan………………………………………………………………………………
4 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 12
Pedoman Perilaku Mitra Bisnis MSD diterapkan oleh Komite Kepatuhan Perusahaan MSD pada tanggal 15 November 2011, dan mulai berlaku pada hari yang sama.
3
HARAPAN MSD menetapkan standar yang tinggi untuk menjalankan bisnis secara beretika dan sesuai dengan undang-undang. Kami mengharapkan komitmen yang sama dari mitra bisnis kami. Pedoman Perilaku Mitra Bisnis menyajikan prinsip-prinsip dasar untuk mitra bisnis dalam bekerja sama dengan MSD. Kami mempertimbangkan prinsip-prinsip ini dalam memilih mitra bisnis dan mengawasi kepatuhan mitra bisnis. Mitra bisnis kami juga harus menerapkan prinsipprinsip ini atau yang setara kepada mitra yang bekerja sama dengan mereka dalam menyediakan barang dan jasa kepada MSD.
MITRA BISNIS DIHARAPKAN UNTUK... • Memegang teguh prinsip-prinsip etika terhadap tenaga kerja, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja, serta sistem manajemen. • Memadukan, menyampaikan dan menerapkan prinsip-prinsip ini. • Beroperasi dengan mematuhi semua hukum, tata tertib dan peraturan yang berlaku. • Memadukan prinsip-prinsip ini ke dalam pendekatan perbaikan berkelanjutan yang memajukan kinerja dari waktu ke waktu.
4
POIN-POIN PENTING: Mitra bisnis termasuk organisasi yang menyediakan jasa, bahan baku, bahan aktif, komponen, barang jadi atau produk lainnya kepada MSD dan anak perusahaan, afiliasi, dan divisinya. Prinsip-prinsip ini tidak ditujukan untuk mengganti, mengesampingkan atau menentang semua persyaratan hukum atau undang-undang yang berlaku atau kewajiban kontraktual dengan MSD d anak perusahaan, afiliasi dan divisinya. Mitra bisnis bebas menentukan bagaimana cara mereka memenuhi dan menunjukkan kepatuhan terhadap prinsip dan standar, sebagaimana dijelaskan dalam Pedoman Perilaku Mitra Bisnis. Bila ditentukan di dalam kontrak, MSD berhak untuk melakukan audit dan pemeriksaan untuk memastikan kepatuhan. Sebagai bagian dari penyaringan awal dalam memilih mitra bisnis baru, MSD berupaya menjamin kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku Mitra Bisnis ini dengan meminta mitra untuk mengisi sebuah kuesioner evaluasi diri. Bagi mitra yang teridentifikasi risiko tinggi, MSD dapat mengupayakan jaminan kepatuhan lebih lanjut dengan meminta kunjungan ke lokasi (on-site). Panduan lebih lanjut tentang bagaimana memenuhi harapan ini dapat diperoleh dari tautan berikut: www.pharmaceuticalsupplychain.org; www.unglobalcompact.org.
Di MSD, nilai dan standar kami selalu menjadi landasan bagi kesuksesan kami. Kami percaya bahwa masyarakat dan bisnis akan mendapat pelayanan terbaik melalui perilaku dan praktik bisnis yang bertanggung jawab. Dasar kepercayaan ini adalah pemahaman bahwa bisnis harus, setidaknya, beroperasi dengan sepenuhnya mematuhi semua hukum, tata tertib dan peraturan yang berlaku. Kami tetap menyadari perbedaan kultur dan tantangan terkait dengan penafsiran dan penerapan prinsip-prinsip ini secara global, dan percaya bahwa apa yang diharapkan bersifat universal. Kami memahami bahwa metode untuk memenuhi harapan ini mungkin berbeda agar konsisten dengan harapan hukum, nilai dan kultur dari masyarakat yang berbeda di seluruh dunia.
Kami percaya dalam membina hubungan yang saling menguntungkan dengan mitra bisnis, harus didasari dengan kepercayaan dan saling menghormati.
Kami menjalankan bisnis dengan integritas; kami menaati semua hukum, tata tertib dan peraturan yang berlaku di negara di mana kami beroperasi.
Kami berupaya memberikan pengaruh positif terhadap kehidupan karyawan kami, keluarga mereka dan masyarakat di mana kami beroperasi.
Kami berharap perusahaan dalam jaringan mitra bisnis kami melakukan hal yang sama.
5
TENAGA KERJA & HAK ASASI MANUSIA Mitra bisnis harus mendukung dan menghormati perlindungan terhadap pernyataan internasional hak asasi manusia dan menjamin bahwa mereka tidak terlibat dalam pelanggaran hak asasi manusia.
PEKERJAAN DIPILIH DENGAN BEBAS Mitra bisnis tidak akan menggunakan tenaga kerja paksa, terikat atau wajib atau tenaga kerja tahanan paksa. Karyawan juga tidak diwajibkan untuk menyerahkan dokumen atau deposit saat mulai bekerja. TENAGA KERJA ANAK DAN PEKERJA REMAJA Mitra bisnis tidak akan menggunakan tenaga kerja anak. Mempekerjakan pekerja remaja di bawah usia 18 tahun hanya akan terjadi pada pekerjaan yang tidak berbahaya dan ketika pekerja remaja telah berusia di atas usia sah untuk bekerja atau usia yang ditetapkan untuk menyelesaikan pendidikan wajib. NON-DISKRIMINASI Mitra bisnis harus menyediakan tempat kerja yang bebas dari kekerasan dan diskriminasi. Diskriminasi untuk alasan seperti ras, warna kulit, usia, jenis kelamin, orientasi seksual, etnis, kecacatan, informasi genetik, agama, afiliasi politik, keanggotaan serikat, atau status pernikahan tidak akan diperkenankan.
UPAH, TUNJANGAN, DAN JAM KERJA Mitra bisnis akan membayar pekerja sesuai dengan undang-undang upah yang berlaku, termasuk upah minimum, jam lembur, dan tunjangan yang diberikan. Mitra bisnis harus menyampaikan kepada pekerja alasan mengapa mereka menerima kompensasi secara tepat waktu. Mitra bisnis juga diharapkan untuk menyampaikan kepada pekerja apakah lembur diperlukan dan upah dibayarkan untuk lembur tersebut. KEBEBASAN BERSERIKAT Disarankan untuk mengadakan komunikasi terbuka dan pelibatan langsung pekerja (dan/atau pejabat serikat yang ditunjuk, jika ada) untuk memecahkan permasalahan seputar tempat kerja dan kompensasi. Mitra bisnis harus menghormati hak-hak pekerja, sebagaimana ditetapkan dalam undang-undang setempat, untuk bebas berserikat, bergabung atau tidak bergabung dengan serikat tenaga kerja, mencari perwakilan, dan bergabung dengan dewan pekerja. Pekerja harus mampu menyampaikan secara terbuka kepada pihak manajemen mengenai kondisi pekerjaan, tanpa ancaman pembalasan, intimidasi atau kekerasan. PRIVASI & PERLINDUNGAN DATA
PERLAKUAN ADIL Mitra bisnis akan menyediakan tempat kerja yang bebas dari kekerasan dan perlakukan yang tidak manusiawi, termasuk pelecehan seksual, kekerasan seksual, hukuman badan, kekerasan mental atau fisik, atau kekerasan verbal terhadap pekerja, dan tidak ada ancaman dari perlakuan apa pun.
6
Mitra bisnis harus menghormati individu secara konsisten dengan hak-hak terhadap privasi dan perlindungan data. Mereka harus setiap saat menggunakan informasi sumber daya manusia secara layak untuk tujuan bisnis yang diperlukan dan melindunginya dari penyalahgunaan demi mencegah bahaya terhadap perorangan seperti diskriminasi, stigmatisasi atau bahaya lain terhadap reputasi dan harga diri, pengaruh terhadap dampak integritas fisik, penipuan, kerugian keuangan, atau pencurian identitas.
KESEHATAN, KESELAMATAN, DAN LINGKUNGAN Mitra bisnis harus menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat termasuk pemukiman yang disediakan oleh perusahaan. PERLINDUNGAN PEKERJA Mitra bisnis harus melindungi pekerja dari paparan berlebih terhadap bahaya kimia, biologi dan fisik serta tugas yang menuntut secara fisik di tempat kerja dan dalam pemukiman yang disediakan oleh perusahaan. KESELAMATAN PROSES Mitra bisnis harus memiliki program untuk mencegah atau mengurangi pelepasan bahan kimia yang bersifat katastropik sehubungan dengan operasi dan proses. Program harus sepadan dengan risiko fasilitas. KESIAPAN & TANGGAPAN DARURAT Mitra bisnis harus mengenali dan menilai situasi darurat di tempat kerja dan di pemukiman yang disediakan oleh perusahaan, serta menekan pengaruh mereka melalui pencegahan dan dengan mengimplementasikan rencana darurat dan prosedur tanggapan.
Mitra bisnis harus beroperasi dengan cara yang efisien dan bertanggung jawab terhadap lingkungan hidup guna menekan dampak merugikan terhadap lingkungan. Mitra bisnis dianjurkan untuk melestarikan sumber daya alam, untuk mencegah penggunaan bahanbahan berbahaya bila memungkinkan dan untuk ikut serta dalam kegiatan pemakaian kembali dan daur ulang. OTORISASI LINGKUNGAN Mitra bisnis harus menaati semua undang-undang lingkungan yang berlaku. Semua izin, lisensi, pendaftaran informasi dan batasan lingkungan harus diperoleh dan beserta persyaratan operasional dan pelaporan mereka.
INFORMASI BAHAYA Informasi keselamatan terkait dengan bahan-bahan berbahaya, termasuk senyawa farmasi dan bahanbahan antara farmasi, harus tersedia untuk mendidik, melatih, dan melindungi pekerja dari bahaya.
LIMBAH DAN EMISI Mitra bisnis harus memiliki sistem untuk menjamin penanganan, pemindahan, penyimpanan, pendaurulangan, pemakaian kembali atau pengelolaan limbah, emisi udara, dan pembuangan air limbah yang aman. Limbah, air limbah atau emisi apa pun yang berpotensi memengaruhi kesehatan manusia atau lingkungan secara merugikan harus dikelola, diawasi, dan diperlakukan dengan tepat sebelum dilepaskan ke lingkungan. TUMPAHAN DAN PEMBUANGAN Mitra bisnis harus memiliki sistem untuk mencegah dan menanggulangi tumpahan dan pembuangan yang tidak disengaja ke lingkungan. 7
SISTEM MANAJEMEN Mitra bisnis harus menggunakan sistem manajemen untuk memfasilitasi perbaikan berkelanjutan dan sesuai dengan harapan prinsip-prinsip ini. PELATIHAN & KOMPETENSI KOMITMEN DAN AKUNTABILITAS Mitra bisnis akan menyampaikan komitmen atas konsep yang dijelaskan dalam dokumen ini dengan mengalokasikan sumber daya yang tepat.
Mitra bisnis harus memiliki program pelatihan untuk mencapai tingkat pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang tepat dalam manajemen dan pekerja untuk memenuhi harapan ini.
PERSYARATAN HUKUM & PELANGGAN
KELANJUTAN BISNIS
Mitra bisnis akan mengidentifikasi dan menaati hukum, undang-undang dan standar yang berlaku dan persyaratan pelanggan terkait, dan mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi dengan cara yang bertanggung jawab dan tepat waktu.
Mitra bisnis bertanggung jawab atas pengembangan dan pelaksanaan perencanaan kelanjutan bisnis yang layak untuk mendukung bisnis MSD.
EVALUASI RISIKO & MANAJEMEN RISIKO Mitra bisnis harus memiliki mekanisme untuk menilai dan mengelola risiko dalam semua bidang yang dikemukakan dalam dokumen ini. DOKUMENTASI Mitra bisnis akan menyimpan dokumentasi yang diperlukan untuk menyampaikan kesesuaian dengan harapan ini, dan menaati undang-undang yang berlaku.
8
PERBAIKAN BERKELANJUTAN Mitra bisnis diharapkan terus-menerus memperbaiki dengan mengatur tujuan pelaksanaan, melaksanakan rencana implementasi dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan atas kekurangan yang diidentifikasi melalui evaluasi internal dan/atau eksternal, inspeksi, dan tinjauan manajemen.
PRAKTIK BISNIS YANG BERETIKA Mitra bisnis akan menjalankan bisnis mereka dengan cara yang beretika dan bertindak dengan integritas. INTEGRITAS BISNIS Semua korupsi, pemerasan, dan penggelapan dilarang. Mitra bisnis tidak akan menawarkan, membayar atau menerima suap atau ikut serta dalam tindakan ilegal sejenis lainnya dalam hubungan bisnis, atau hubungan dengan pemerintahan. Mitra bisnis akan bekerja melawan korupsi dalam segala bentuknya. PERSAINGAN SEHAT Mitra bisnis akan menjalankan bisnis mereka secara konsisten dengan persaingan yang sehat dan kuat serta menaati undang-undang anti-monopoli yang berlaku. Mitra bisnis menggunakan praktik bisnis yang sehat termasuk beriklan secara akurat dan jujur.
PERLINDUNGAN INFORMASI Mitra bisnis harus melindungi informasi rahasia, termasuk informasi pribadi yang dikumpulkan untuk atau dari MSD, dan bertindak untuk mencegah kehilangan, pencurian, penipuan, akses yang tidak wajar, pengungkapan, atau perubahan; termasuk komunikasi yang tidak diizinkan dan/atau publikasi informasi yang diperoleh dari atau atas nama MSD. Mitra bisnis yang memerlukan pertukaran informasi rahasia dengan MSD diharuskan untuk menandatangani terlebih dahulu perjanjian kerahasiaan dengan MSD. Kecuali dikuasakan oleh MSD, mitra bisnis tidak akan membagi informasi rahasia MSD atau informasi lainnya yang mereka peroleh terkait dengan bisnis MSD. Mitra bisnis akan menjamin, dan siap untuk menyampaikan, bahwa mereka memiliki penerapan perlindungan keamanan yang tepat untuk melindungi informasi pribadi dan informasi rahasia lainnya. Penggunaan, pengungkapan yang tidak diizinkan atau hilangnya informasi rahasia MSD harus segera dilaporkan kepada Kantor Etika MSD.
IDENTIFIKASI MASALAH
HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL
Mitra bisnis harus mendorong semua pekerja untuk melaporkan permasalahan atau aktivitas ilegal tanpa ancaman pembalasan, intimidasi atau kekerasan; dan akan menyelidiki dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.
Hak kekayaan intelektual harus dihormati; pengalihan teknologi dan pengetahuan harus diselesaikan dengan cara yang melindungi hak kekayaan intelektual.
KEAKURATAN CATATAN BISNIS Semua buku dan laporan keuangan harus memenuhi prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum. Laporan harus bersifat akurat dalam semua hal yang bersifat materiil. Laporan harus dapat dibaca, transparan, dan menggambarkan transaksi dan pembayaran yang sebenarnya.
KEPATUHAN PERDAGANGAN Mitra bisnis harus menaati semua pengawasan ekspor dan impor, sanksi dan undang-undang kepatuhan perdagangan lainnya yang berlaku di Amerika Serikat dan undang-undang yang berlaku di negara di mana transaksi terjadi.
9
PRAKTIK BISNIS YANG BERETIKA UJI KLINIS Ketika terikat dalam uji klinis atas nama MSD, semua uji klinis akan dilakukan sesuai dengan standar global Cara Uji Klinis yang Baik (Good Clinical Practices), persyaratan undang-undang setempat yang berlaku dan mengikuti prinsip-prinsip etika yang berasal dari Deklarasi Helsinki. KUALITAS PRODUK Mitra bisnis yang terlibat dalam menyediakan, mengerjakan, mengemas, menguji, menyimpan dan menyalurkan bahan/produk atas nama MSD akan menjamin sesuai dengan peraturan Kualitas yang berlaku dan persyaratan Praktik Produksi yang Baik (Good Manufacturing Practice) dan Praktik Laboratorium yang Baik (Good Laboratory Practice) untuk pasar di mana produk terdaftar dan disalurkan. PRAKTIK PEMASARAN & PROMOSI Semua bahan dan kegiatan pemasaran dan promosi harus sesuai dengan standar etika, medis, dan ilmiah yang tinggi, dan menaati semua hukum dan undang-undang yang berlaku. Ketika terikat dengan tenaga profesional kesehatan, atau tenaga perawatan pasien atau hewan, semua mitra bisnis harus mengikuti standar pelaksanaan industri terkait yang berlaku terhadap mereka, seperti Federasi Asosiasi & Industri Farmasi Eropa (European Federation of Pharmaceutical Industries & Associations/EFPIA), Federasi Asosiasi dan Produsen Farmasi Internasional (International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations/IFPMA) dan Riset dan Produsen Farmasi Amerika (Pharmaceutical Research and Manufacturers of America/PhRMA). HADIAH, JAMUAN MAKAN, HIBURAN Mitra bisnis tidak akan memberikan hadiah, jamuan makan atau hiburan apa pun kepada karyawan MSD dalam situasi apa pun yang mana dapat memengaruhi, atau tampaknya memengaruhi, keputusan karyawan sehubungan dengan mitra bisnis. Dalam situasi lain, hadiah, jamuan makan, atau hiburan sederhana dapat ditawarkan kepada karyawan MSD jika tidak dalam bentuk tunai atau setara dengan tunai, sesuai dengan praktik bisnis yang lazim, tidak sering atau mahal, dan tidak melanggar hukum apa pun. 10
KESEJAHTERAAN HEWAN Hewan akan diperlakukan secara beradab, dengan meminimalkan rasa sakit dan tekanan. Uji hewan harus dilakukan setelah pertimbangan untuk mengganti hewan, mengurangi jumlah hewan yang digunakan atau memperbaiki prosedur untuk mengurangi penderitaan. Alternatif lain sebaiknya digunakan apabila valid secara ilmiah dan dapat diterima oleh lembaga pembuat peraturan. KONFLIK KEPENTINGAN Mitra bisnis harus menghindari interaksi dengan karyawan MSD yang mungkin menimbulkan konflik, atau tampaknya menimbulkan konflik, dengan karyawan yang bertindak dalam kepentingan terbaik MSD. Misalnya, mitra bisnis tidak akan mempekerjakan ataupun melakukan pembayaran kepada karyawan MSD apa pun selama rangkaian transaksi antara mitra bisnis dan MSD, selain sesuai dengan kontrak MSD. Jika karyawan mitra bisnis merupakan keluarga dari karyawan MSD atau jika mitra bisnis memiliki hubungan lain dengan karyawan MSD yang mungkin menunjukkan konflik kepentingan, maka mitra bisnis harus mengungkapkan fakta tersebut kepada MSD.
MENYAMPAIKAN PERMASALAHAN Karyawan mitra bisnis harus memulai dengan menghubungi perusahaan mereka untuk memecahkan permasalahan etika dan kepatuhan internal. Mitra bisnis yang mempercayai bahwa karyawan MSD, atau siapa pun yang bertindak atas nama MSD, terikat secara ilegal ataupun melakukan sesuatu yang tidak layak harus melaporkan masalah tersebut secepatnya kepada MSD. Kantor Etika MSD menyediakan beberapa sumber yang memungkinkan Anda untuk mengungkapkan permasalahan tanpa khawatir akan pembalasan dendam. •K unjungi: http://ethics.merck.com •H ubungi: +1 908-423-4958 atau +1 800-990-1146 •F aks: +1 908-735-1565 (faks rahasia) •E -mail:
[email protected] MSD AdviceLine, tersedia di seluruh dunia 24 jam setiap hari, dikelola oleh organisasi eksternal, jadi Anda tetap dapat melakukan panggilan secara anonim. Operator tidak akan memberikan saran secara langsung, tetapi akan menyampaikan informasi tersebut kepada Kantor Etika dan memberikan Anda nomor kasus dan tanggal panggilankembali. Meskipun pertanyaan dan permasalahan yang disampaikan kepada AdviceLine dikirimkan kepada Kantor Etika untuk ditinjau, tidak ada informasi identifikasi yang diteruskan tanpa persetujuan Anda. Untuk menghubungi AdviceLine: •K unjungi: www.theadviceline.com •H ubungi: +1 877-319-0273 (dalam Amerika Serikat) atau +1 704-323-4005 (luar Amerika Serikat) Catatan: MSD dikenal sebagai Merck di negara selain Amerika Serikat dan Kanada.
