PANDUAN PENGENDALIAN FAIL RASMI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

PANDUAN PENGENDALIAN FAIL RASMI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH VERSI I (Tarikh dikemaskini : 1 Oktober 2012)

Diluluskan Dalam Mesyuarat Pihak Berkuasa Pengurusan Universiti (PBPU) Bil. 12/2012 Kali Ke-152 pada 18 Oktober 2012

Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran & Governan Jabatan Pendaftar

Panduan Pengendalian Fail Rasmi Universiti Malaysia Sabah (Versi 1)

1

KANDUNGAN Prakata

1. Pengenalan

BAHAGIAN

I

BAHAGIAN

II

:

1.1 Latarbelakang 1.2 Tujuan 1.3 Skop 1.4 Definisi

2. Kaedah Pembukaan Fail: 2.1

Pembukaan Fail 2.1.1 Jenis Kulit Fail 2.1.2 Pembukaan Kulit Fail Baru

2.2

Mencatat Butiran pada Kulit Fail 2.2.1 Tajuk Fail & No. Rujukan Fail 2.2.2 Kertas-kertas Yang Berhubung 2.2.3 Didaftarkan di bawah perkara 2.2.4 Tarikh Kandungan Pertama 2.2.5 Tarikh Kandungan Akhir 2.2.6 Dihantar Kepada & Tarikh Dihantar

2.3

Prosedur mendaftarkan dokumen ke dalam fail dan pengedaran fail

2.4

Penyediaan Kertas Minit: 2.4.1 Merekodkan Surat Masuk & Surat Keluar 2.4.2 Penulisan Minit Tindakan 2.4.3 Minit Bebas

2.5

Kad Pergerakan Fail

2.6

Kulit Fail Rosak

3. Kaedah Penutupan Fail 3.1 3.2 3.3

Syarat-syarat penutupan fail Prosedur penutupan fail Prosedur pemindahan dan pelupusan fail

4. Kegunaan Sampul Kecil: 4.1 4.2

Fail Tak Dapat Dikesan Dua Orang Pegawai Menggunakan Fail Pada Masa Yang Sama


2

PRAKATA Pengendalian fail adalah suatu kaedah pengurusan yang perlu dilakukan dengan betul oleh setiap pegawai dan kakitangan di jabatan dan agensi kerajaan. Untuk menyumbang ke arah mempertingkatkan kualiti pengurusan pentadbiran jabatan dan agensi kerajaan tumpuan yang lebih padu terhadap seluruh proses pendokumentasian, pengurusan maklumat, dokumen, rekod dan pengendalian fail rasmi kerajaan hendaklah ditangani dengan lebih profesional. Pada masa kini, terdapat pelbagai kaedah diamalkan secara berlainan antara satu agensi dengan satu agensi yang lain dan sering dianggap sebagai tugas mudah, remeh, serta jarang mendapat bimbingan yang sewajarnya dari pegawai yang bertanggungjawab. Keadaan ini menyebabkan kehilangan kawalan ke atas dokumen penting untuk membuat sesuatu keputusan dan dirasakan semakin ketara kerana kerencaman setiap jabatan dan agensi kerajaan yang sering menimbulkan tanggapan dan amalan yang berlainan seperti; pembukaan fail, penggunaan kulit fail, mengandungkan surat ke dalam fail, meminitkan surat ke dalam kertas minit, menulis minit tindakan, mencatatkan butiran pada kulit fail, penggunaan kulit fail sampul kecil, penutupan fail dan pembukaan kulit fail baru (jilid sambungan), dan berbagai lagi urusan sudah tidak lagi diamalkan secara standard. Justeru, bagi mengelak berlakunya amalan sebegini berterusan, panduan ini disediakan untuk menerangkan mengenai kaedah atau tatacara dan amalan pengendalian fail rasmi di jabatan dan agensi kerajaan. Panduan ini adalah selaras dengan peruntukan seksyen 7 (h), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] dan MS 2223-1:2009 dan MS 2223-2-:2009. Panduan bagi pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab dalam mengendalikan fail rasmi jabatan serta Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) selaku pegawai penyelia bagi program dan aktiviti pengurusan rekod Universiti. Adalah diharapkan Panduan ini, akan dapat membantu pegawai dan kakitangan dalam mengendali fail rasmi dengan lebih berkesan dari peringkat pewujudan sehingga ke peringkat pelupusan. Panduan ini perlu dibaca bersama dengan Panduan Pengurusan Pejabat, (Bahagian VII dan VIII) Pekeliling Perkhidmatan Bil.5/2007, dan panduan-panduan lain yang dikeluarkan dari masa ke semasa oleh Arkib Negara Malaysia.


3

BAHAGIAN I

1.

PENGENALAN

1.1

Latarbelakang Fail yang diwujudkan mengandungi dokumen rasmi yang telah didaftar dan disusun dengan teratur. Setiap fail perlu diberi tajuk yang spesifik berasaskan klasifikasi fail yang telah dibangunkan. MS2223-1:2009 menyarankan agar klasifikasi fail dibangunkan berdasarkan fungsi sesebuah agensi. Penggunaan fail telah bermula sejak era pentadbiran British di Tanah Melayu sebagai satu kaedah kawalan yang teratur dan sistematik pada peringkat dokumen dan juga fail. Kaedah pengendalian fail ini diwarisi oleh Pentadbiran Kerajaan Malaysia sehingga dewasa ini. Kesinambungan ini menjadi asas kepada pengurusan rekod kerajaan yang cekap serta menjadi teras kepada akauntabiliti dan integriti Perkhidmatan Awam. Namun demikian, kebelakangan ini pejabat awam didapati kurang memberikan perhatian yang sewajarnya kepada pengurusan fail terutamanya kepada Kaedah Pengendalian Fail Rasmi.

1.2

Tujuan Panduan ini disediakan untuk menerangkan mengenai tatacara dan amalan pengendalian fail rasmi di Universiti Malaysia Sabah. Penyediaan panduan ini adalah selaras dengan peruntukan seksyen 7 (h), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan Pejabat, (Bahagian VII dan VIII).

1.3

Skop Panduan ini hendaklah diguna pakai oleh semua kakitangan dalam pengendalian fail rasmi UMS. Panduan ini merangkumi kaedah pembukaan fail, penggunaan kulit fail, memfailkan surat, meminitkan surat ke dalam kertas minit, menulis minit tindakan, mencatatkan butiran pada kulit fail, penggunaan kulit fail sampul kecil, penutupan fail dan pembukaan kulit fail baru (Jilid sambungan).


4

1.4

Definisi

1.4.1

Fail Rasmi Dokumen rasmi kerajaan yang dikandung, disusun dengan teratur dan didaftarkan. Fail ini diberi tajuk spesifik sepertimana yang telah ditetapkan dalam Klasifikasi Fail.

1.4.2

Kertas Minit Kertas atau format yang dilampirkan di sebelah kiri fail yang mencatatkan butiran dan maklumat lampiran. Ia boleh digunakan sebagai indeks kepada lampiran yang terkandung di dalam fail. Kertas minit juga digunakan untuk memberi arahan atau maklumbalas ringkas ke atas lampiran yang berkenaan.

1.4.3

Sampul Kecil Kulit fail yang menepati format Am 435A – Pin. 1/82. Kulit fail yang digunakan sebagai fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama.

1.4.4

Klasifikasi Fail Proses mengenalpasti dan mengumpulkan maklumat secara logikal ke dalam kategori/kumpulan yang sama atau seakanakan sama, di mana setiap satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri.

1.4.5

Daftar Fail Format yang disediakan bagi mendaftar Fail Rasmi.

1.4.6

Kad Keluar Fail / Kad Pergerakan Fail Kad kawalan yang merekodkan pergerakan fail di registri.

1.4.7

Indeks Alat atau kaedah silang rujuk bagi membolehkan sesuatu dokumen dikenalpasti atau dicapai dengan pantas.

1.4.8

SDP/BF Simpan Dalam Perhatian/“keep in view” (KIV) – Arahan yang dikeluarkan oleh mana - mana pegawai kepada kakitangan registri untuk menyimpan sementara sesebuah fail dan memajukan kembali fail tersebut kepadanya pada tarikh yang ditetapkan, disebut juga sebagai “bring forward”(BF)

1.4.9

Registri Unit atau bahagian khusus di sesebuah pejabat yang bertanggungjawab terhadap urusan surat-menyurat, dokumen dan fail-fail.


5

1.4.10

Bilik Fail Bilik penyimpanan, penyenggaraan dan pengawalan fail-fail (rekod) aktif sahaja.

1.4.11

Bilik Rekod Bilik atau ruang khusus sebagai tempat simpanan bagi menempatkan rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif sementara menunggu rekod-rekod tersebut dikaji dan ditentukan tindakan pelupusan yang perlu diambil ke atasnya.

1.4.12

Bilik Fail Keselamatan Sebuah bilik yang diperkuatkan untuk menempatkan fail-fail dan dokumen terperingkat jabatan dan agensi kerajaan.

1.4.13

Bilik Kebal Bilik khas yang kukuh binaannya di mana ia tidak mudah untuk dipecahkan atau dirobohkan. Sesebuah Bilik Kebal dibina bertujuan untuk melindungi aset-aset penting, asetaset berharga, dokumen-dokumen keselamatan, wang atau barang berharga kerajaan.

1.4.14

Pejabat Awam Sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau mana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa berkanun atau perusahaan Kerajaan.

1.4.15

Penjawat Awam Seseorang yang memegang jawatan atau pekerjaan dalam mana-mana perkhidmatan awam.

1.4.16

Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Seseorang pegawai yang dilantik di kalangan gred 27 atau setaraf dengannya dan pelantikan ini hendaklah disahkan oleh Arkib Negara Malaysia. Pegawai Rekod Jabatan bertanggungjawab dalam merancang, memantau dan melaksanakan program dan aktiviti berkaitan pengurusan rekod di jabatan masing-masing.

1.4.17

Pegawai Pengelas Seseorang pegawai yang dilantik oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu negeri melalui suatu perakuan di bawah suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai ‘Rahsia’, ‘Sulit’, atau ‘Terhad’ mengikut mana yang berkenaan selaras dengan Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972.


6

BAHAGIAN

2.

II

PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL Pembukaan fail meliputi aktiviti pembukaan fail baru, fail sementara, memasukkan kandungan, mencatatkan butiran di kertas minit, dan mengawal pergerakan fail. Manakala penutupan fail pula meliputi aktiviti mengenalpasti fail-fail yang boleh ditutup, penutupan dan pengasingan fail bagi tujuan pelupusan.

2.1 PEMBUKAAN FAIL 2.1.1

Fail dibuka apabila: i. Fail yang diperlukan belum ada; ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baharu; iii. Fail asal tidak dapat dikesan; iv. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan kulit baharu; v. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan vi. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi yang baharu.

a) Surat dan dokumen yang diwujudkan atau diterima hendaklah dikandungkan dengan segera ke dalam fail yang betul supaya ianya mudah dikawal, dikesan dan diambil tindakan. b) Sebelum fail baharu dibuka, semak rujukan atau baca isi kandungan surat atau semak klasifikasi fail. Sekiranya fail berkenaan telah ada, kandungkan surat atau dokumen tersebut ke dalamnya (sila lihat 2.3.1 Memfail atau mendaftarkan dokumen ke dalam fail); Sekiranya fail berkenaan belum ada, fail baharu hendaklah dibuka.


7

2.1.2

Jenis Kulit Fail Terdapat lima (5) jenis kulit fail yang digunakan oleh pejabat awam. Jenis kulit fail tersebut adalah seperti berikut: a) TERBUKA Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) Rujuk Gambar 1; b) SAMPUL KECIL : Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82) Rujuk Gambar 2 c) TERHAD : Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80) dengan cop TERHAD gambar 3; d) SULIT: Kulit fail berwarna hijau (Am 436) gambar 4; e) RAHSIA : Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah (Am 437) gambar 5, dan f) RAHSIA BESAR : Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am 438) gambar 6.


8

LAMPIRAN GAMBAR

GAMBAR 1 : KULIT FAIL TERBUKA (AM 435 - Pin. 1/80)

GAMBAR 2 : SAMPUL KECIL (AM 435A – Pin. 1/82)


9

GAMBAR 3 : KULIT FAIL TERHAD (AM 435 - Pin. 1/80)

GAMBAR 4 : KULIT FAIL SULIT (AM 436)


10

GAMBAR 5 : KULIT FAIL RAHSIA

(AM 437)

GAMBAR 6 : KULIT FAIL RAHSIA BESAR

(AM 438)


11

2.1.3

Pembukaan Fail Baharu a) Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail baharu dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara-perkara berikut; i.

Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor rujukan fail yang sama;

ii. Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan fail yang berlainan; dan iii. Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor rujukan fail yang sama. b) Bagi mengelakkan perkara i, ii dan iii di atas berlaku, langkahlangkah berikut hendaklah diambil: i.

Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat;

ii. Semak Manual Klasifikasi Fail bagi menentukan tajuk fail dan nombor rujukan fail; dan iii. Buka kulit fail baharu menggunakan jenis kulit fail yang sesuai, catatkan tajuk fail dan nombor rujukan fail selaras dengan (ii) di atas; c) Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.6 sm dari penjuru kiri dan atas. d) Masukkan tali hijau dan kertas minit. e) Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Manual Klasifikasi Fail UMS.

2.2 MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL 2.2.1

Tajuk Fail Dan Nombor Rujukan Fail Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas menggunakan dakwat kekal warna hitam atau biru seperti gambarajah di bawah.


12

Rajah 2.2.1 : Contoh Kulit Fail


13

2.2.2 Kertas-Kertas yang Berhubung Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubungkait dengan fail ini umpamanya fail dasar, mesyuarat, jawatankuasa, undangundang, peraturan dan sebagainya bagi tujuan rujuk silang. Di samping itu sekiranya ada rombakan kepada skima klasifikasi fail catatkan nombor rujukan fail lama di kulit fail baharu dan nombor rujukan fail baharu di kulit fail lama. 2.2.3 Didaftarkan di bawah perkara Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baharu dibuka di ruang ini selaras dengan sistem klasifikasi fail 2.2.4 Tarikh Kandungan Pertama Catatkan tarikh dokumen kandungan pertama di ruang ini. Tarikh kandungan adalah tarikh surat atau dokumen dan bukan tarikh penerimaan atau pun tarikh kandungan didaftarkan ke dalam fail ini. 2.2.5 Tarikh Kandungan Akhir Tarikh dokumen kandungan terakhir dicatat di ruang ini apabila fail ditutup. Tarikh kandungan terakhir adalah tarikh dokumen atau surat dan bukan tarikh penerimaan atau pun tarikh kandungan didaftarkan ke dalam fail ini. 2.2.6 Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar Butiran ini adalah perihal pergerakan fail. Catatkan dengan jelas singkatan nama jawatan pegawai yang menggunakan fail ini untuk mengambil tindakan dan tarikh fail itu dihantar kepada beliau. Butiran yang sama perlu juga dicatatkan pada Kad Pergerakan Fail (Registri 1) seperti di rajah 2.2.6.


14

Singkatan nama jawatan Pegawai PEND: Pendaftar

Rajah 2.2.6: Contoh Butiran Pergerakan Fail Pada Kulit Fail

Dihantar Tarikh kepada dihantar TP 3/5/11

Dihantar kepada

Tarikh dihantar

Dihantar kepada

SP : Setiausaha Pejabat

R= Registri R-SDP: Registri-Simpan Dalam Perhatian

SP R PP

4/5/11 9/5/11 17/5/11


15

Tarikh dihantar

2.3

PROSEDUR MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL DAN PENGEDARAN FAIL : 2.3.1

Semua rekod atau dokumen yang diterima perlu didaftarkan di dalam fail dan diedarkan kepada Ketua Jabatan atau pegawai untuk diambil tindakan. Proses kerja yang terlibat adalah seperti berikut; a) Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong b) Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat; c) Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri (sila rujuk contoh di bawah); d) Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag) e) Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail. Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan. f) Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala g) Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam. h) Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas minit. (Rujuk perkara 2.4.1 dan 2.4.2 untuk cara penulisan kertas minit) i) Mengemaskini dan menyimpan kad pergerakan fail di tempat di mana fail tersebut diambil atau ditempat khas agar mudah menjejaki fail tersebut sekiranya perlu j) Mengemukakan fail yang telah dimasukkan dokumen (surat masuk) kepada Ketua Jabatan atau pegawai yang berkenaan untuk tindakan (Rujuk 2.4.2 untuk tatacara penulisan minit tindakan) k) Membuat edaran atau mengkandungkan surat tindakan dan meminitkan pada fail selepas tindakan diambil oleh pegawai berkenaan (Rujuk perkara 2.4.1 dan 2.4.2 untuk cara penulisan kertas minit) l) Fail dikembalikan kepada Registri dan mengemaskini rekod kad pergerakan fail serta menyimpan fail ke dalam cabinet fail.


16

Rajah 2.3.1 : Contoh Menfailkan Surat/Dokumen Ke Dalam Fail


17

2.4

PENYEDIAAN KERTAS MINIT: 2.4.1

Merekodkan surat masuk dan surat keluar:

a) Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke dalam kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen seperti berikut: i.

Kandungan surat masuk hendaklah dicatatkan seperti berikut; • Surat daripada (Surat drp....) • bertarikh (bth.....) • difailkan pada (d/f pd.....) • Ditulis menggunakan pen dakwat merah sebagaimana berikut: Surat drp. ________bth._______d/f pd._______

ii. Kandungan surat keluar hendaklah dicatatkan seperti berikut; • Surat kepada (Surat kpd....) • bertarikh (bth.......) • difailkan pada (d/f pd.....) • Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitam sebagaimana berikut: Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________ iii. Bagi tujuan penyeragaman kertas minit fail, format seperti Rajah 2.4.1 merupakan format kertas minit fail yang akan digunapakai disetiap J/S/P/I/U. Catatan pada kertaa minit fail tersebut boleh ditulis tangan atau menggunakan cop getah bagi memudahkan penulisan minit fail dibuat.


18

Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit

Kertas Minit No. UMS/PN2.1/400-4/2/3

Helaian No. 1

1

Surat kpd. Jab. Bendahari bth. 12/9/2012 d/f pd. 12/9/2012

2

Surat drp. Jab. Bendahari bth. 17/9/2012 d/f pd.17/9/2012

PNMB., K.L (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)


19

2.4.2

Penulisan Minit Tindakan: a) Kebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah. Kertas Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk mencatat arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas yang berkaitan dengan sebarang kandungan yang terdapat di dalam sesebuah fail untuk tindakan pegawai yang lain. b) Penulis minit perlu: i. ii. iii. iv. v.

Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk; Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang diminitkan; Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas. Minit tindakan ini boleh ditulis dengan tangan Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta mencatat singkatan nama jawatan pegawai dan tarikh; dan vi. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat /dokumen masuk atau keluar.

2.4.3

Minit Bebas: a) Sekiranya arahan, keputusan atau maklumbalas ini perlu diperincikan dan melebihi separuh kertas minit ianya hendaklah ditaip di kertas lain sebagai Minit Bebas. Minit Bebas ini hendaklah didaftarkan dan difailkan sebagai kandungan berikutnya di dalam fail tersebut.

2.5 KAD PERGERAKAN FAIL: 2.5.1

Kad pergerakan fail yang digunakan untuk mengawal pergerakan fail hendaklah dimasukkan ke dalam fail di antara kertas minit dengan lampiran menggunakan tali hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.

2.5.2

Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk tindakannya kad ini hendaklah dikeluarkan dan dicatatkan butiran pergerakan fail.

2.5.3

Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.

2.5.4

Kad Pergerakan Fail tersebut haruslah ditinggalkan ditempat di mana fail tersebut diambil atau ditempat khas agar mudah menjejaki fail tersebut sekiranya perlu.


20

2.5.5

Dalam keadaan di mana suatu fail perlu diedarkan daripada seorang Pegawai kepada Pegawai yang lain tanpa melalui Kerani Rekod adalah tidak dibenarkan. Kerani Rekod hendaklah memastikan bahawa fail diedarkan melalunya untuk mengelakkan kehilangan fail atau fail yang tidak dapat dikesan.

Rajah 2.5 : Contoh Catatan Butiran Pada Kad Pergerakan Fail

KAD PERGERAKAN FAIL UNIVERSITI MALAYSIA SABAH NO. FAIL : HHHHHHHHHHHHH. TARAF FAIL : HHHHHHHHHHHHH.. TAJUK FAIL : HHHHHHHHHHHHH. BIL

NAMA PEMINJAM

TARIKH DIPINJAM

1

PP

3/5/11

2

SP

4/5/11

3

R

9/5/11

4

K1

5

RSDP

17/5/11 30/5/11

6

K2

TARIKH DIKEMBALIKAN/ CATATAM

PENGESAHAN UNIT FAIL

30/5/11

NOTA : Kad Pergerakan Fail hendaklah dikeluarkan setiap kali fail hendak diedarkan


21

2.6

KULIT FAIL ROSAK a) Kulit fail rosak perlu diperbaiki atau diganti dengan kulit fail baharu. Sekiranya terdapat catatan penting di atas kulit fail yang rosak, kulit hadapan fail berkenaan hendaklah dipotong dan dimasukkan ke dalam kulit fail yang baharu dibuka. Sekiranya tidak ada apa-apa catatan penting kulit fail yang rosak itu boleh dimusnahkan.

3

KAEDAH PENUTUPAN FAIL: 3.1

Syarat-syarat penutupan fail

3.1.1 Mencapai ketebalan 4sm ; atau 3.1.2 Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran; 3.1.3 Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian; 3.1.4 Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut; 3.1.5 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; 3.1.6 Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan 3.1.7 Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi

3.2

Prosedur penutupan fail (rujuk contoh gambar di bawah)

3.2.1 Mencatatkan pada atas kulit fail yang disahkan untuk ditutup dengan dipalang menggunakan dakwat merah dan mencatatkan perkataan menggunakan dakwat biru atau hitam (dakwat kekal) 3.2.2 Melengkapkan maklumat penutupan fail pada setiap ruangan kosong yang perlu disi 3.2.3 Merekod dan mengemaskini senarai daftar fail tutup 3.2.4 Menyimpan fail tutup di tempat yang disediakan 3.2.5 Membuka fail jilid sambungan (jika berkenaan)

3.3

Prosedur Pemindahan dan Pelupusan Fail

3.3.1 Menyenaraikan fail tidak aktif yang telah disusun dalam borang Senarai Pemindahan Rekod (ekor) 3.3.2 Menyenaraikan fail tidak aktif yang telah disusun dalam borang Senarai Pemindahan Rekod (kepala) 3.3.3 Memajukan 2 salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia dan 1 salinan untuk simpanan doket jabatan. 3.3.4 Menguruskan pemusnahan fail setelah mendapat kebenaran daripada Arkib Negara Malaysia. Panduan Pengendalian Fail Rasmi Universiti Malaysia Sabah (Versi 1)

22

3.3.5 Mengembalikan borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam yang telah lengkap diisi untuk dihantar ke Arkib Negara Malaysia 3.3.6 Mengurus pemindahan fail-fail yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia 3.3.7 Mengemukakan salinan surat pemindahan rekod ke Pejabat Pendaftar untuk tujuan rekod dan pemantauan


23

Rajah contoh penutupan fail bagi 3.1.1 & 3.1.2


24

Rajah contoh penutupan fail bagi 3.1.3- 3.1.5


25

Rajah contoh penutupan fail bagi 3.1.6


26

4

SAMPUL KECIL Sampul kecil dibuka apabila : 4.1

Fail Tidak Dapat Dikesan. 4.1.1 Apabila surat yang diterima memerlukan tindakan segera tetapi fail tidak dapat dikesan, sampul kecil hendaklah dibuka sebagai fail sementara menggantikan fail asal; 4.1.2 Sampul kecil yang dibuka perlu menggunakan nombor dan tajuk yang sama dengan fail asal; 4.1.3 Sekiranya fail asal telah dijumpai, sampul kecil hendaklah dimasukkan ke dalam fail tersebut sebagai satu kandungan; 4.1.4 Sekiranya fail asal masih lagi tidak dapat dikesan dalam tempoh 3 bulan, satu kulit fail baharu hendaklah dibuka dan diberi nombor Jilid berikutnya. Sampul kecil dimasukkan ke dalam fail baharu ini sebagai kandungan berikutnya; dan 4.1.5 Sekiranya fail asal dijumpai selepas fail baharu sudah dibuka, fail asal tersebut hendaklah ditutup dan diikat bersama untuk satu jangka waktu yang bersesuaian sebelum diasingkan untuk tindakan pelupusan.

4.2

Dua atau lebih pegawai menggunakan fail pada masa yang sama. 4.2.1 Apabila sesuatu surat perlu diambil tindakan segera oleh lebih daripada seorang pegawai pada masa yang sama, sampul kecil boleh dibuka untuk kegunaan pegawai. 4.2.2.Lampiran yang diperlukan oleh pegawai sahaja yang dibuat salinan dan dimasukkan ke dalam sampul kecil untuk tindakan pegawai berkenaan 4.2.3. Selepas tindakan selesai, sampul kecil dimasukkan ke dalam fail sebagai satu kandungan.


27

LAMPIRAN


28

LAMPIRAN 1

CARTA ALIRAN PEMBUKAAN FAIL

Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi

Rujuk dengan pegawai pengelas jika fail terperingkat

Buka kulit fail baharu: Tebuk Lubang pada kulit fail dan 1. kertas minit 2. Tulis tajuk fail dan nombor rujukan fail 3. Masukkan tali hijau dan kertas minit Masukkan kandungan, catat nombor kandungan dan minitkan lampiran pada kertas minit

Daftarkan fail baharu dalam Buku Daftar Fail dan sediakan Indeks


29

CARTA ALIRAN KAEDAH PENUTUPAN FAIL

Pastikan fail memenuhi kriteria penutupan fail

Cap atau tuliskan DITUTUP PADA.........(sila lihat contoh di perenggan 3, kaedah penutupan fail)

Fail yang ditutup diikat bersama fail baharu selama 3 bulan atau untuk tempoh tertentu

Fail yang ditutup dan tidak digunakan lagi diasingkan daripada fail Jilid baharu


30

KOD IDENTITI BAGI JABATAN/SEKOLAH/PUSAT/INSTITUT/UNIT UNIVERSITI MALAYSIA SABAH JSPIU Induk

Sub JSPIU

Subset JSPIU Kod Rujukan JSPIU

Induk

Kod

Sub

Kod

Subset

Kod

CANSELORI (1.0) Pejabat Naib Canselor Pejabat Timbalan Naib Canselor Akademik Dan Antarabangsa Pejabat Timbalan Naib Canselor Penyelidikan Dan Inovasi Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Jabatan Canselori

1.1

UMS/CAN1.1/

1.2

UMS/CAN1.2/

1.3

UMS/CAN1.3/

1.4

UMS/CAN1.4/

1.5

UMS/CAN1.5/

CAN

Unit Media Dan Teknologi Pendidikan

1.6

Jabatan Pembangunan Dan Penyelenggaraan

1.7

Pusat Pengajian Pasca Siswazah

1.8

Bahagian Pentadbiran Dan Kewangan

1.5.1

UMS/ CAN1.5.1/

Bahagian Pembangunan Pelajar

1.5.2

UMS/ CAN1.5.1/

Bahagian Kaunseling Dan Bimbingan Kerjaya

1.5.3

UMS/ CAN1.5.3/

Bahagian Pembangunan Dan Sahsiah Pelajar

1.5.4

UMS/CAN1.5.4/

Bahagian Perumahan Dan Kebajikan Pelajar

1.5.5

UMS/CAN1.5.5/

UMS/CAN1.6/

UMS/CAN1.7/

Pejabat Pengarah

Bahagian Teknikal

1.7.1

UMS/CAN1.7.1/

Bahagian Operasi

1.7.2

UMS/CAN1.7.2/

Bahagian Pentadbiran

1.7.3

UMS/CAN1.7.3/

Bahagian Kontrak

1.7.4

UMS/CAN1.7.4/

UMS/CAN1.8/


31

Jabatan Canselori

Bahagian Perhubungan Korporat

1.9

UMS/CAN1.9/

Bahagian Audit Dalam

1.10

UMS/CAN1.10/

Pusat Pengurusan Penyelidikan Dan Inovasi

1.11

UMS/CAN1.11/

Unit Hal Ehwal Islam Dan Masjid

1.12

UMS/CAN1.12/

Pusat Ko-Kurikulum & Pemajuan Pelajar

1.13

UMS/CAN1.13/

Pusat Pengurusan Strategik & Akademik

1.14

UMS/CAN1.14/

Pusat Hal Ehwal Antarabangsa

1.15

UMS/CAN1.15/

Pusat Hubungan Industri

1.16

UMS/CAN1.16/

Pusat Hubungan Alumni

1.17

UMS/CAN1.17/

Pusat Rawatan Warga

1.18

UMS/CAN1.18/

Unit Sukan

1.19

UMS/CAN1.19/

Pusat Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan

1.20

UMS/CAN1.20/

CAN

PENTADBIRAN (2.0) Pejabat Pendaftar Bahagian Pentadbiran Dan Governan Bahagian Perundangan Dan Tatatertib

UMS/PEND2.1/ 2.1

Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Pendaftar

PEND Bahagian Sumber Manusia

2.2

UMS/PEND2.2/

Bahagian Perkhidmatan Akademik

2.3

UMS/PEND2.3/

Bahagian Keselamatan

2.4

UMS/PEND2.4/


32

KEWANGAN (3.0) Pejabat Bendahari 3.1

Bahagian Pentadbiran Dan Perkhidmatan

Jabatan Bendahari

UMS/BEN3.1/

Bahagian Pengurusan Kewangan

3.2

UMS/BEN3.2/

Bahagian Pengurusan Akaun

3.3

UMS/BEN3.3/

Bahagian Kewangan Pelajar

3.4

UMS/BEN3.4/

Bahagian Zon Operasi Kewangan

3.5

UMS/BEN3.5/

BEN

PERPUSTAKAAN (4.0) Pejabat Pentadbiran

Ketua Pustakawan

Bahagian Perancangan Dan Pembangunan

4.1

UMS/PPK4.1/

PPK Bahagian Sumber Ilmu

4.2

UMS/PPK4.2/

Bahagian Perkhidmatan pengguna Dan Maklumat

4.3

UMS/PPK4.3/

KAMPUS CAWANGAN (5.0) Pejabat Pengarah

UMS Kampus Antarabangsa Labuan

KAL

5.1

UMS/KAL5.1/

Bahagian Pentadbiran

5.1.1

UMS/KAL5.1.1/

Bahagian Kewangan

5.1.2

UMS/KAL5.1.2/

Bahagian Pembangunan Dan Penyelenggaraan

5.1.3

UMS/KAL5.1.3/

Bahagian Perpustakaan

5.1.4

UMS/KAL5.1.4/

Bahagian perkhidmatan Komputer Dan Instrumentasi

5.1.5

UMS/KAL5.1.5/

Bahagian HaL Ehwal Pelajar

5.1.6

UMS/KAL5.1.6/


33

SEKOLAH-SEKOLAH(6.0) Pejabat Pentadbiran

Sekolah Sains Dan Teknologi

SST

SSS

Sekolah Perniagaan Dan Ekonomi

SPE

Pusat Penataran Ilmu Dan Bahasa

Sekolah Kejuruteraan Dan Teknologi Maklumat

PPIB

SKTM

UMS/SST6.1/

Pusat Persediaan Sains Dan Teknologi

6.1.1

UMS/SST6.1.1/

Unit Penyelidikan Air

6.1.2

UMS/SST6.1.2/

Unit Kajian Bencana Alam

6.1.3

UMS/SST6.1.3/

Unit Penyelidikan Rumpai Laut

6.1.4

UMS/SST6.1.4/

Pejabat Pentadbiran Sekolah Sains Sosial

6.1

6.2

UMS/SSS6.2/

Unit Penyelidikan Etnografi Dan Pembangunan

6.2.1

UMS/SSS6.2.1/

Pusat Remote Sensing Dan GIS

6.2.2

UMS/SSS6.2.2/

UMS/SPE6.3/

Pejabat Pentadbiran

6.3

Unit Pembangunan Pelancongan BIMPEAGA

6.3.1

UMS/SPE6.3.1/

Pusat Pembangunan Perakaunan

6.3.2

UMS/SPE6.3.2/

Unit Penyelidikan Dan Pembangunan Keusahawanan

6.3.3

UMS/SPE6.3.3/

Pejabat Pentadbiran

6.4

UMS/PPIB6.4/

Pejabat Pentadbiran

6.5

UMS/SKTM6.5/

Unit Kajian Bahan Dan Mineral

6.5.1

UMS/SKTM6.5.1/

Unit Kecerdikan Buatan

6.5.2

UMS/SKTM6.5.2/


34

Pejabat Pentadbiran

Sekolah Pendidikan Dan Pembangunan Sosial

6.6

UMS/SPPS6.6/

SPPS Unit Penyelidikan Pendidikan Luar Bandar

Pejabat Pentadbiran Sekolah Psikologi Dan Kerja Sosial

SPKS

6.6.1

6.7

UMS/SPPS6.6.1/

UMSSPKS6.7/

Unit Penyelidikan Psikologi Dan Kesihatan Sosial

6.7.1

UMS/SPKS6.7.1/

Unit Penyelidikan Dalam Penyalahgunaan Dadah

6.7.2

UMS/SPKS6.7.2/

Sekolah Sains Makanan Dan Pemakanan

SSMP

Pejabat Pentadbiran

6.8

UMS/SSMP6.8/

Sekolah Perhutanan Tropika Antarabangsa

SPTA

Pejabat Pentadbiran

6.9

UMS/SPTA6.9/

Sekolah Perniagaan Kewangan Antarabangsa Labuan

SPKAL

Pejabat Pentadbiran

6.10

UMS/SPKAL6.10/

Sekolah Sains Informatik Labuan

SSIL

Pejabat Pentadbiran

6.11

UMS/SSIL6.11/

Pejabat Pentadbiran

6.12

UMS/SENI6.12/

Sekolah Pengajian Seni

SPS Unit Penyelidikan Warisan Borneo

Pejabat Pentadbiran Sekolah Perubatan

SPU

6.12.1

6.13

UMS/SENI6.12.1/

UMS/SPU6.13/

Unit Penyelidikan Perubatan Desa

6.13.1

UMS/SPU6.13.1/

Unit Penyelidikan Tuberkulosis

6.13.2

UMS/SPU6.13.2/


35

Sekolah Pertanian Lestari

SPL

Pejabat Pentadbiran

6.14

UMS/SPL6.14/

INSTITUT-INSTITUT PENYELIDIKAN (7.0)

Institut Penyelidikan Marin Borneo

IPMB

Pejabat Pentadbiran

7.1

Unit Kajian Mamalia Marin Merah

7.1.1

UMS/IPMB7.1.1/

Unit Kajian Alga Bahaya

7.1.2

UMS/IPMB7.1.2/

Pejabat Pentadbiran Institut Biologi Tropika Dan Pemuliharaan

Institut Penyelidikan Bioteknologi

IBTP

IPB

7.2

UMS/IPMB7.1/

UMS/IBTP7.2/

Unit Kajian Orkid

7.2.1

UMS/IBTP7.2.3/

Unit Kajian Primat Borneo

7.2.2

UMS/IBTP7.2.2/

Pejabat Pentadbiran

7.3

UMS/IPB7.3/


36

PANDUAN PENGENDALIAN FAIL RASMI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

Recommend Documents