[Cite your source here.]
PANDUAN PELAKSANAAN AKTIVITI PELAJAR
CETAKAN PERTAMA 2017
1
JAWATANKUASA PENULISAN
Penasihat HJ. ZAIRON BIN MUSTAPHA Pengarah Politeknik Sultan Azlan Shah Pengarah Projek PN. AZLIDA BINTI ABDULLAH Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar Editor Bersama PgR(B) HJ. MOHD ANWAR BIN DRIS Timbalan Pengarah (Akademik) PN. AZLIDA BINTI ABDULLAH Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Panel Penulis PN. AZLIDA BINTI ABDULLAH EN. CIK NORDIN BIN NAYAN Mejar (PA) NIZAM AZMAL BIN ABDUL MALEK
Diterbitkan oleh JABATAN HAL EHWAL PELAJAR POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH www.psas.edu.my
2
ISI KANDUNGAN
PRAKATA 1.0
TUJUAN
1
2.0
TATACARA & PANDUAN PENGGUNAAN WANG TABUNG PELAJAR 2.1 Penginapan Pelajar 2.2 Makan Minum (Jamuan) 2.3 Hadiah 2.4 Anugerah Pelajar 2.5 Cenderahati Pelajar 2.6 Bayaran Panel Hakim/ Pengadil/ Fasilitator/ Penceramah/ Jurulatih 2.7 Banner/ Bunting/ Backdrop 2.8 Sewaan Kenderaan 2.9 Tiket Kapal Terbang 2.10 Lain-lain
1 2 2 3 3 3
3.0
TATACARA PERMOHONAN MENJALANKAN AKTIVITI PELAJAR
6
4.0
TATACARA SEMASA MENJALANKAN AKTIVITI PELAJAR
11
5.0
TATACARA SELEPAS MENJALANKAN AKTIVITI PELAJAR
12
6.0
TATACARA MENJALANKAN@ MENYERTAI PROGRAM PELAJAR DI LUAR NEGARA
13
7.0
TATACARA JEMPUTAN PENCERAMAH LUAR BAGI PROGRAM PELAJAR DI POLITEKNIK
14
4 4 4 5 5
LAMPIRAN
16
RUJUKAN
17 1
10 3
15 16
PRAKATA
Assalamualaikum dan Salam Sejahtera. Terlebih dahulu saya merakamkan ucapan tahniah dan syabas kepada para penulis yang telah berjaya menghasilkan Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar. Usaha murni seperti ini patut dicontohi agar suatu peraturan yang selaras dapat diguna pakai di politeknik ini. Saya berharap agar pihak penganjur aktiviti pelajar dapat memanfaatkan buku ini supaya penganjuran aktiviti dapat dilaksanakan dengan sistematik dan terancang dengan kos yang efektif. Aktiviti pelajar yang dirancang dengan teliti yang memenuhi aspek pembangunan jasmani, emosi, rohani, intelektual dan sosial pelajar serta kemahiran insaniah diharapkan dapat melahirkan modal insan yang holistik, berciri keusahawanan dan seimbang selaras dengan keperluan guna tenaga negara. Marilah kita bertekad untuk melonjakkan nama PSAS menjadi institusi TVET perdana terpimpin industri menjelang 2020 dengan sentiasa menganjurkan aktiviti yang berimpak tinggi dan bertaraf global. “We Deliver ONLY The Best”
HJ. ZAIRON BIN MUSTAPHA Pengarah Politeknik Sultan Azlan Shah
4
PANDUAN PELAKSANAAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH
1.0 TUJUAN Garis panduan ini disediakan untuk mendapatkan keselarasan berhubung dengan kadar perbelanjaan bagi aktiviti pelajar yang dianjurkan di dalam Politeknik Sultan Azlan Shah (PSAS) atau pun penyertaan pelajar di luar politeknik sama ada dengan menggunakan peruntukan kewangan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) (OS42000 dan sebagainya) ataupun peruntukan Tabung Aktiviti Pelajar (TAP) HEP. Tatacara menjalankan aktiviti pelajar adalah merupakan garis panduan kepada pensyarah/ penasihat dalam mengurus aktiviti pelajar termasuk dari aspek perbelanjaan kewangan supaya perbelanjaan yang dibuat menitikberatkan penjimatan dan perbelanjaan berhemah serta berpegang teguh kepada amalan-amalan terbaik agar ianya akan dapat memberi pulangan yang terbaik dalam pengurusan penggunaan wang pelajar. Segala butiran perbelanjaan hendaklah dinyatakan dengan jelas selain menyatakan sumber peruntukan yang ingin dipohon. Keselarasan dalam penggunaan dokumen bagi aktiviti pelajar adalah penting untuk memastikan segala proses pengauditan atau pengakreditasian PSAS seperti akreditasi APACC, Polyrate dan lain-lain berjalan lancar.
2.0 TATACARA & PANDUAN PENGGUNAAN WANG TABUNG AKTIVITI PELAJAR Wang Tabung Aktiviti Pelajar (TAP) hanya diperuntukkan kepada jabatan /unit dan kelab/ persatuan yang berdaftar dengan JHEP. Kelab/ persatuan yang berdaftar di JHEP adalah kelab/ persatuan yang keanggotaannya terbuka kepada semua pelajar PSAS (kecuali kokurikulum berkredit) boleh memohon peruntukan daripada JHEP manakala peruntukan bagi kelab/ persatuan yang keanggotaannya hanya melibatkan pelajar jabatan tertentu sahaja adalah daripada peruntukan jabatan. Aktiviti/ program yang dianjurkan perlulah untuk kepentingan pelajar tanpa melanggar mana-mana peruntukan di dalam Akta 174 dan penyertaannya terbuka kepada mana-mana pelajar yang berminat. Pengisian kegiatan aktiviti pelajar hendaklah mengutamakan aktiviti yang berkaitan dengan objektif penubuhannya. Peruntukan kewangan adalah bergantung kepada status keutamaan aktiviti yang hendak dijalankan. 1
Perbelanjaan bagi aktiviti pelajar adalah bergantung kepada kadar maksimum yang berikut : 2.1 Penginapan Pelajar i.
Kadar Penginapan, Makan/ Minum dan Elaun Harian di Semenanjung Malaysia dan Sabah/ Sarawak/ Labuan terpakai bagi aktiviti pelajar sama ada berupa kurikulum, kokurikulum atau sukan seperti perkhemahan, pertandingan, kejohanan sukan, kursus/ bengkel/ seminar, kem-kem motivasi, lawatan sambil belajar dan latihan pusat. Kursus kepimpinan hanya dibenarkan dilaksanakan sekali sahaja dalam setahun.
ii.
Had maksimum bilangan hari bagi aktiviti kurikulum/ kokurikulum/ sukan ialah 4 hari 3 malam (kecuali aktiviti peringkat kebangsaan).
iii.
Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Penasihat Kelab adalah bertanggungjawab menentukan kesesuaian kadar penginapan bergantung kepada jenis penginapan dan peruntukan yang ada.
iv.
Elaun Harian pelajar boleh ditukarkan kepada Elaun Makan, jika pihak penganjur bercadang untuk memberi kemudahan makan kepada pelajar dengan kadar seperti Elaun Harian bagi aktiviti kurang 24 jam.
v.
Pelajar tidak layak menuntut Elaun Harian bagi aktiviti melebihi 24 jam tetapi bayaran makan pelajar boleh ditukarkan kepada Elaun Harian (pada kadar yang sama) jika pihak penganjur mendapati ianya adalah lebih memudahkan dan menguntungkan pelajar.
vi.
Kadar maksimum penginapan, makan/ minum dan elaun harian bagi pelajar ditetapkan seperti di Lampiran 1.
2.2 Makan Minum (bagi jamuan) i.
Jamuan bagi Majlis Penghargaan, Majlis Anugerah Tokoh dan Malam Pra Graduan di peringkat kelab/ persatuan/ unit/ jabatan hanya boleh dilaksanakan sekali sahaja dalam satu semester sama ada di awal atau di hujung semester dan ianya tertakluk kepada kedudukan kewangan kelab / persatuan/ unit/ jabatan.
ii.
Kadar jamuan adalah seperti di bawah: Kategori Jamuan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) Pelajar lain
Kadar Seorang (maksimum) RM 25 RM 20
2
2.3 Hadiah i.
Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Penasihat Kelab adalah bertanggungjawab menentukan kesesuaian kadar hadiah (hamper/ piala/ medal) bergantung kepada peringkat pertandingan dan peruntukan yang ada.
ii.
Kadar hadiah bagi kelab/ persatuan/ jabatan yang menganjurkan pertandingan/ kejohanan adalah seperti di Lampiran 2.
iii.
Pemberian hadiah tidak hanya tertakluk kepada aktiviti pelajar yang melibatkan pertandingan atau kejohanan dalam bidang sukan, permainan, kokurikulum ataupun kurikulum, tetapi ia juga termasuk hadiah cabutan bertuah bagi penganjuran sesuatu program di peringkat politeknik untuk mendapatkan jumlah peserta/ pengunjung yang ramai. Dalam kes ini, kadar maksimum nilai hadiah yang diberi adalah pada kadar hadiah saguhati bagi individu & kumpulan (2-3 orang) bagi kategori kelab/persatuan sahaja (Lampiran 2).
2.4 Anugerah Pelajar i.
Anugerah Pelajar merujuk kepada saguhati berbentuk wang tunai beserta piala iringan/ piala pusingan/ hadiah dan diberikan kepada pelajar cemerlang bergantung kepada kadar maksimum seperti di Lampiran 3.
ii.
Semua penerima anugerah serta calon yang bertanding wajar diberikan sijil penghargaan.
iii.
Ketua Jabatan/ Ketua Unit adalah bertanggungjawab menentukan kesesuaian kadar hadiah/ tunai/ piala bergantung kepada jenis anugerah dan peruntukan yang ada.
2.5 Cenderahati Pelajar i.
Perbelanjaan cenderahati (“door gift/ goodies”) pelajar dibenarkan bagi program yang dianjur di peringkat politeknik dengan kadar maksimum RM 2/ seorang.
ii.
Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Penasihat Kelab adalah bertanggungjawab menentukan kesesuaian pemberian dan kadar cenderahati bergantung kepada peruntukan yang ada dan arahan-arahan yang berkuatkuasa.
3
2.6 Bayaran Panel Jurulatih
Hakim/
Pengadil/ Fasilitator/
Penceramah/
i.
Panel hakim/ pengadil/ fasilitator/ penceramah/ jurulatih boleh diberi saguhati/ hadiah tertakluk kepada had maksimum seperti di Lampiran 4.
ii.
Slip Akuan Penerimaan Bayaran perlu ditanda tangani oleh penerima sebagai bukti bayaran telah dibuat dan slip ini perlu dihantar ke JHEP bersama laporan pelaksanaan aktiviti.
iii.
Jabatan/ Unit/ Kelab/ Persatuan tidak dibenarkan menggunakan khidmat konsultan luar kecuali mendapat kelulusan Pengarah atau Timbalan Pengarah terlebih dahulu serta tertakluk kepada peruntukan yang ada.
iv.
Jabatan/ Unit/ Kelab/ Persatuan yang berhasrat untuk menggunakan khidmat konsultan luar perlu merujuk KJHEP sebelum mendapatkan kelulusan Pengarah atau Timbalan Pengarah.
2.7 Banner/ Bunting/ Backdrop i.
Banner/ bunting /backdrop hanya boleh ditempah mengikut kesesuaian dan tempoh program.
ii.
Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Penasihat Kelab adalah bertanggungjawab menentukan kesesuaian penggunaan banner/ bunting/ backdrop bergantung kepada peruntukan yang ada dan arahan-arahan yang berkuatkuasa.
iii.
Banner/ bunting/ backdrop yang ditempah hendaklan mengikut saiz standard yang telah ditetapkan dan dipasang di tempat yang telah disediakan. Banner/ bunting/ backdrop bagi program yang telah dijalankan hendaklah diturunkan selewat-lewatnya 1 hari selepas program dilaksanakan atau pada hari pertama bekerja minggu berikutnya sekiranya program dijalankan pada hari cuti umum atau cuti hujung minggu.
iv.
2.8 Sewaan Kenderaan i.
Sewaan kenderaan luar (bas, van atau kereta) hanya dibenarkan jika tiada kenderaan jabatan.
ii.
Penasihat/ Pensyarah perlu mendapatkan pengesahan ketiadaan kenderaan jabatan di Unit Pentadbiran dengan menggunakan borang yang telah ditetapkan. 4
iii.
Sebutharga sewaan kenderaan perlu disertakan bersama kertas kerja ke JHEP dan pembayaran akan dibuat atas nama penyedia perkhidmatan selepas invois diterima dan aktiviti dijalankan.
2.9 Tiket Kapal Terbang i.
Tiket kapal terbang pelajar adalah tertakluk kepada kadar terendah syarikat penerbangan murah (Air Asia, Malindo, Fire Fly dll) tanpa insurans, makanan dan “Hot Seat”.
ii.
Pembelian tiket kapal terbang hanya dibenarkan bagi menyertai program di Sabah, Sarawak atau ke luar negara sahaja.
2.10 Lain-lain i.
Bagi perbelanjaan yang tidak dinyatakan, ianya hendaklah berdasarkan kepada kadar yang munasabah dan perbelanjaan hendaklah mengikut keperluan aktiviti sahaja selain menitikberatkan penjimatan dan perbelanjaan berhemah.
ii.
Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Penasihat Kelab adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua perbelanjaan adalah berdasarkan keperluan aktiviti, jumlah dan kadar yang rasional dan munasabah serta mematuhi kadar perbelanjaan kewangan yang ditetapkan.
iii.
Pengarah/ Timbalan Pengarah/ KJHEP berhak untuk meminda permohonan kewangan yang dipohon mengikut rasional perbelanjaan.
iv.
Hanya peruntukan yang diluluskan oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah sahaja dibenarkan untuk dikeluarkan bagi tujuan perbelanjaan aktiviti.
v.
Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Penasihat Kelab adalah bertanggungjawab untuk memastikan peruntukan yang dikeluarkan digunakan sebaiknya dan secara berhemah.
5
3.0 TATACARA PERMOHONAN MENJALANKAN AKTIVITI PELAJAR 3.1 Jabatan/ Unit/ Kelab/ Persatuan (MPP, JPKK, PRSP, RAPI dll) perlu menyediakan Takwim Perancangan Aktiviti Pelajar (Lampiran 5) pada setiap semester dan mengemukakan perancangan aktiviti tersebut ke JHEP selewatnya-lewatnya 3 minggu selepas semester baru bermula. Tanpa penghantaran takwim aktiviti, sebarang kertas kerja yang diterima tidak akan dipertimbangkan untuk diproses kecuali aktiviti-aktiviti “ad-hoc” atas arahan Pengarah. 3.2 Perancangan aktiviti bagi mana-mana persatuan pelajar hendaklah sesuai dengan objektif dan tujuan penubuhan persatuan/ kelab. 3.3 Persatuan/ Kelab yang gagal membuat perancangan aktiviti dan tidak melaksanakan apa-apa aktiviti/ program dianggap tidak aktif dan boleh dibubarkan. Setiap kelab/ persatuan hendaklah menganjurkan sekurang-kurangnya 2 aktiviti dalam satu semester tidak termasuk aktiviti wajib seperti mesyuarat agung, pengambilan ahli baru, mesyuarat bulanan dan penganugerahan/ pentauliahan untuk persatuan seni bela diri. 3.4 Kelab/ Persatuan boleh melaksanakan seberapa banyak aktiviti dalam satu semester tertakluk kepada kedudukan kewangan. 3.5 Permohonan menjalankan aktiviti pelajar hendaklah mengikut prosedur (Lampiran 6) dan disertakan dengan kertas kerja mengikut format yang ditetapkan (Lampiran 7). 3.6 Kertas kerja permohonan untuk menjalankan aktiviti pelajar mestilah disediakan oleh pelajar, disemak oleh Penasihat Kelab/ Ketua Program dan disokong oleh Ketua Jabatan/ Ketua Unit sebelum disokong oleh Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar (KJHEP) untuk diluluskan oleh Pengarah/ wakil. 3.7 Untuk memudahkan urusan pemantauan dan analisa pelaporan aktiviti, kategori aktiviti pelajar adalah seperti berikut : i.
Akademik/ Ilmiah & Unit Beruniform Aktiviti akademik/ ilmiah yang berkaitan dengan PdP seperti lawatan sambil belajar, program Pensyarah Pelawat Industri (PPI), strategi menjawab peperiksaan, kelas-kelas tutorial dan lain-lain program peningkatan akademik pelajar serta program yang menjurus kepada perkembangan akademik dan keperluan kurikulum. Unit beruniform (kokurikulum berkredit) ialah aktiviti pasukan yang mempunyai pakaian seragam.
ii.
Kepimpinan Aktiviti yang menjurus kepada pembangunan diri pelajar dari segi kemahiran insaniah yang meliputi kemahiran organisasi,
6
komunikasi, protokol, membuat keputusan, kerja berpasukan dan sebagainya. iii.
Kesukarelawan/ CSR Aktiviti yang melibatkan kerja-kerja amal dan kebajikan seperti bakti siswa, aktiviti di rumah anak yatim/ warga emas, kempen derma darah, baiki rumah dan lain-lain aktiviti kemasyarakatan.
iv.
Patriotisme & Perpaduan Aktiviti yang memupuk semangat cintakan negara dan perpaduan seperti aktiviti sambutan bulan kemerdekaan, aktiviti kelab rukun negara, hari keluarga, jamuan raya dan lain-lain.
v.
Kreatif & Inovatif Aktiviti yang menerapkan budaya kreativiti dan inovasi seperti penggunaan ICT, penguasaan bahasa (syarahan, pidato, debat, penulisan dsb), reka cipta projek pelajar, polyskill, robot FIRA dan lain-lain aktiviti.
vi.
Motivasi & Kerjaya Aktiviti yang boleh memberi dorongan, galakan dan semangat kepada pelajar untuk mencapai sesuatu matlamat. Aktiviti bimbingan kerjaya ialah seperti taklimat kerjaya, penyediaan “resume”, persediaan temu duga, “grooming” dan lain-lain.
vii.
Sukan, Kesenian & Kebudayaan Aktiviti yang berbentuk sukan yang meliputi pertandingan sama ada sukan padang/ air/ dalaman termasuk sukan rakyat dan seni bela diri. Aktiviti kesenian yang merangkumi penghasilan karya (tulisan, ciptaan, gubahan dsb) seperti lukisan mural dan aktiviti kebudayaan seperti teater, nyanyian, tarian, puisi, dikir barat, permainan tradisional dan sebagainya.
viii.
Kerohanian & Moral Terdiri daripada sebarang aktiviti pendidikan Islam dan moral yang memupuk nilai-nilai murni seperti ceramah, kelas agama/ moral dan sebagainya.
ix.
Rekreasi Rekreasi melibatkan aktiviti yang menguji fizikal dan mental seperti mendaki gunung, perkhemahan, ekspedisi, “rock climbing”, “abseiling”, berkayak, “jungle tracking” dan sebagainya.
x.
Keusahawanan Aktiviti yang berkaitan dengan kegiatan dan kemahiran usahawan bagi membantu pelajar/ graduat untuk memulakan perniagaan seperti kursus/ bengkel keusahawanan, karnival keusahawanan dan sebagainya.
7
xi.
Pengantarabangsaan Menganjur atau menyertai aktiviti pelajar di luar negara seperti : a. Penyertaan persidangan/ seminar/ kursus/ pertandingan b. Lawatan sambil belajar c. Khidmat kemasyarakatan dan sukarelawan d. Program usahawan e. Program-program pembangunan pelajar
xii.
Lain-lain Merujuk kepada sebarang aktiviti pelajar yang tidak termasuk dalam kategori di atas.
3.8 Kriteria untuk kelulusan program : i. ii.
iii. iv. v. vi.
Aktiviti yang dijalankan mesti berkaitan dengan objektif penubuhan kelab/ persatuan Kertas kerja perlu mendapat persetujuan penasihat persatuan/ ketua program dan disokong oleh ketua jabatan@ unit/ Penasihat MPP (bagi kelab/ persatuan yang berdaftar di bawah JHEP) Tarikh program tidak bertindih dengan program peringkat politeknik Penglibatan berbilang kaum amat digalakkan Implikasi kewangan yang minimum Aktiviti bersifat keagamaan tidak dibenarkan kecuali berkaitan agama Islam (agama rasmi persekutuan).
3.9 Semua aktiviti hendaklah dihentikan 2 minggu sebelum peperiksaan akhir semester bermula kecuali dengan kebenaran Pengarah. 3.10 Kertas kerja yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada JHEP bersama Borang Permohonan Peruntukan Kewangan Aktiviti/ Program Pelajar (Lampiran 8) selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tarikh pelaksanaan program bagi memudahkan urusan berkaitan tempahan kenderaan/ tempat, pembayaran dan sebagainya. Sebarang permohonan yang lewat diterima, tidak akan dipertimbangkan. 3.11 Mana-mana permohonan menyertai aktiviti anjuran (jemputan) atau penajaan pihak luar hendaklah dikemukakan kepada JHEP selewatlewatnya 3 minggu sebelum tarikh aktiviti dilaksanakan bersama dengan dokumen berikut : i. ii.
Surat jemputan yang diminitkan oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah Kertas kerja permohonan yang lengkap
8
3.12 Kertas kerja permohonan menganjurkan aktiviti pelajar ke luar negara perlu dikemukakan untuk kelulusan Pengarah/ Timbalan Pengarah selewat-lewatnya 2 bulan sebelum aktiviti dijalankan. Seorang pelajar dihadkan menyertai lawatan ke luar negara sekali sahaja dalam setahun (Rujuk 6.0). 3.13 Aktiviti pelajar yang melibatkan jemputan penceramah luar perlu mematuhi kriteria yang ditetapkan dan permohonan perlu disertakan dengan sijil pengesahan taraf akademik dan skop perkhidmatan/ bidang kepakaran/ pengalaman dan lain-lain maklumat yang berkaitan (Rujuk 7.0). 3.14 Bagi bayaran saguhati kepada panel hakim/ pengadil/ penceramah/ fasilitator/ jurulatih, sila serahkan Slip Akuan Penerimaan Bayaran (Lampiran 9) asal bersama laporan program. 3.15 Sebutharga (“quotation”) perlu dilampirkan bagi program yang melibatkan sewaan, pakej penginapan dan makanan, pembelian cenderahati (plak, medal dan lain-lain), kerja-kerja mencetak dan lainlain yang berkaitan. 3.16 Bagi pembelian barang/ perolehan/ sewaan perkhidmatan yang melebihi amaun RM3,000, 3 sebutharga perbandingan diperlukan. 3.17 Cek bayaran akan dikeluarkan atas nama syarikat selepas invois diterima dan barang/ perkhidmatan telah dibekalkan atau program telah dilaksanakan. 3.18 Bagi aktiviti pelajar yang melibatkan pembelian selain daripada yang dinyatakan di atas, cek akan dikeluarkan atas nama penasihat/ pensyarah. 3.19 Permohonan yang lengkap akan diproses dan keputusan permohonan boleh diketahui dalam tempoh 7 hari bekerja selepas penerimaan permohonan. 3.20 Memo pelepasan kuliah pelajar (Lampiran 10) perlu dikeluarkan sebelum aktiviti berlangsung sekiranya aktiviti dilaksanakan dalam tempoh PdP dan ianya perlu ditandatangani oleh Timbalan Pengarah (Akademik). Walau bagaimanapun, kehadiran pelajar perlu dicatat sebagai bukti penyertaan/ penglibatan mereka (Lampiran 11) dan diserahkan bersama Lampiran 10 kepada pensyarah terlibat. 3.21 Permohonan menggunakan kenderaan jabatan (Lampiran 12) hendaklah dilengkapkan oleh pensyarah/ penasihat kelab bersama dengan kertas kerja yang telah diluluskan. 3.22 Surat lantikan sebagai pegawai pengiring (Lampiran 13) perlu dikeluarkan oleh penasihat dan ditandatangani oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah. 9
3.23 Pegawai pengiring hendaklah mengiringi pelajar dalam semua aktiviti di luar kampus. Sekiranya terdapat pelajar perempuan, sekurangkurangnya seorang pegawai perempuan hendaklah menyertai program tersebut. 3.24 Aktiviti yang dianjurkan di luar kampus yang melibatkan aktiviti lasak atau bermalam seperti perkhemahan/ menginap di kem atau pusat latihan, penasihat perlu memaklumkan secara rasmi aktiviti tersebut kepada pihak berkuasa tertentu seperti balai polis dan klinik kesihatan yang berdekatan (Lampiran 14). 3.25 Aktiviti luar yang melibatkan kawasan berair (sungai, laut, pantai, pulau dan lain-lain) tidak digalakkan. 3.26 Borang Jaminan Diri (Lampiran 15) perlu diberikan kepada peserta yang terlibat dengan aktiviti di luar kampus dan perlu dibawa ke tempat aktiviti dijalankan. 3.27 Peti kecemasan (“first aid”) yang mengandungi ubat dan peralatan asas yang lengkap perlu dibawa bagi aktiviti di luar kampus bagi memastikan kebajikan dan keselamatan pelajar. 3.28 Pegawai pengiring hendaklah sentiasa berada bersama pelajar di dalam kenderaan semasa perjalanan pergi dan balik untuk memastikan pergerakan dan keselamatan pelajar. 3.29 Jika berlaku kerosakan kenderaan jabatan, pelajar hendaklah diminta berada di luar kenderaan dan berkumpul di tempat yang selamat. 3.30 Arahan keselamatan dan peraturan aktiviti perlu dimaklumkan kepada pelajar dalam bentuk yang mudah difahami dan perlu dipatuhi oleh semua peserta. 3.31 Aktiviti lasak yang hendak dilaksanakan mestilah dibawah penyeliaan jurulatih yang bertauliah. 3.32 Pelajar yang mempunyai penyakit kronik, semput atau lelah (“athma”), tidak boleh dipaksa untuk mengambil bahagian dalam aktiviti lasak. 3.33 Permohonan menggunakan kemudahan politeknik (dewan serbaguna, dewan kuliah, kemudahan “PA system” dll) hendaklah dilengkapkan oleh pensyarah/ penasihat kelab (Lampiran 16). 3.34 Penasihat kelab/ persatuan perlu ada bersama pelajar (dewan serbaguna/ bilik kuliah dll) semasa aktiviti berlangsung.Tanpa kehadiran penasihat, aktiviti tersebut boleh diarahkan dihentikan dengan serta merta. Pihak pengurusan PSAS berhak untuk tidak lagi meluluskan aktiviti sebegini di masa-masa akan datang.
10
3.35 Pensyarah/ penasihat kelab bertanggungjawab sepenuhnya ke atas semua kemudahan politeknik yang digunakan dengan mematuhi segala peraturan penggunaan yang ditetapkan.
4.0 TATACARA SEMASA MENJALANKAN AKTIVITI PELAJAR 4.1 Rujuk Senarai Semak Penyediaan Laporan Aktiviti Pelajar (Lampiran 17) supaya semua dokumen adalah mencukupi (lengkap) untuk tujuan pelaporan. 4.2 Semua aktiviti pelajar yang dijalankan hendaklah dirakam dalam bentuk “soft copy” sama ada dalam bentuk gambar ataupun video. Salinan “hard copy” dan “soft copy” diperlukan untuk tujuan pelaporan. 4.3 Kehadiran pelajar/ orang luar yang menyertai program perlu diambil sebagai bukti kehadiran dengan menggunakan Borang Kehadiran Peserta (Lampiran 11). 4.4 Aktiviti yang dijalankan perlu ditamatkan selewat-lewatnya pada jam 11.OO malam kecuali dengan kebenaran Pengarah dan perlulah dimaklumkan kepada pihak Pengawal Keselamatan. 4.5 Aktiviti luar yang berunsur alam semulajadi atau persekitaran yang sedia ada (darat, laut dan udara) hendaklah mematuhi segala langkah keselamatan bagi menghalang berlaku kecederaan, kemalangan atau kematian. 4.6 Taklimat keselamatan perlu diberikan kepada peserta dan perancangan yang teliti hendaklah dibuat kepada aktiviti yang hendak dianjurkan. Aktiviti luar yang berisiko tinggi hendaklah menggunakan khidmat jurulatih bertauliah. 4.7 Bayaran saguhati kepada penceramah/ fasilitator/ jurulatih/ pengadil/ panel, perlu disokong dengan Slip Akuan Penerimaan Bayaran (Lampiran 9). Slip yang asal perlu dihantar ke JHEP beserta laporan program yang lengkap. 4.8 Pelajar yang layak menerima Elaun Harian perlu direkodkan dengan menggunakan Borang Penerimaan Elaun Pelajar (Lampiran 18). Borang asal ini perlu disertakan bersama laporan pelaksanaan program yang di hantar ke JHEP. 4.9 Semua perbelanjaan yang dibuat hendaklah sama seperti permohonan belanjawan dalam kertas kerja. Sebarang perubahan terhadap perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ KJHEP dengan menggunakan Borang Kelulusan Perubahan Perbelanjaan (Lampiran C) yang disertakan bersama Laporan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar. 11
4.10 Borang Penilaian Keberkesanan Program (Lampiran 19/ Lampiran 20 – bagi aktiviti yang melibatkan pertandingan) hendaklah diedarkan kepada semua peserta sebelum aktiviti/ program berakhir. 4.11 Segala resit/ bil asal bagi pembelian barangan keperluan aktiviti pelajar hendaklah dikumpul dan disertakan bersama Laporan Pelaksanaan Program. 4.12 Sijil@ Surat Penghargaan yang diterima daripada pihak luar hendaklah disimpan oleh pihak penganjur.
5.0 TATACARA SELEPAS MENJALANKAN AKTIVITI PELAJAR. 5.1 Rujuk Senarai Semak Penyediaan Laporan Aktiviti Pelajar (Lampiran 17) supaya semua dokumen adalah mencukupi (lengkap) untuk tujuan pelaporan kecuali bagi program PPI dan kesukarelawan. 5.2 Menganalisa Borang Penilaian Keberkesanan Program (Lampiran 19/ 20 - mana yang berkenaan) dengan menggunakan format Laporan Penilaian Keberkesanan Program (Lampiran 21/ 22 - mana yang berkenaan) 5.3 Sediakan Laporan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar (Lampiran 23). Bagi program PPI dan kesukarelawan, mohon guna format laporan yang telah ditetapkan. 5.4 Peruntukan yang tidak dibelanjakan hendaklah dipulangkan kepada Bendahari TAP dengan menggunakan Borang Pemulangan Peruntukan Aktiviti (Lampiran D) yang terdapat pada Lampiran 23. Baki tersebut akan dimasukkan semula ke dalam peruntukan Jabatan/ Unit/ Kelab/ Persatuan. 5.5 Hantar Laporan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar dalam bentuk “soft copy” dan “hard copy” (laporan bercetak) ke JHEP. Laporan bercetak, senarai semak dan dokumen sokongan perlu dihantar dalam tempoh 14 hari selepas aktiviti dilaksanakan kepada Penasihat MPP yang akan mengesahkan penghantaran laporan. 5.6 Aktiviti seterusnyanya hanya boleh dijalankan selepas Laporan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar disahkan penerimaan oleh Penasihat MPP. 5.7 Sekiranya Laporan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar tidak dihantar, Pengarah berhak untuk tidak meluluskan kertas kerja yang dikemukakan di masa akan datang.
12
5.8 Pengeluaran sijil yang berkaitan aktiviti pelajar yang tidak melibatkan aktiviti Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan (JSKK) akan dikawal oleh JHEP. 5.9 Permohonan mendapatkan sijil perlu dibuat ke JHEP dengan mengemukakan Borang Permohonan Sijil Pelajar (Lampiran 24). 5.10 Pihak yang berkuasa menandatangani sijil : i. ii. iii.
Sijil yang dikeluarkan bagi aktiviti di peringkat politeknik ditandatangani oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah. Sijil yang dikeluarkan bagi aktiviti di peringkat kolej kediaman ditandatangani oleh Ketua Warden. Sijil yang dikeluarkan bagi aktiviti di peringkat jabatan oleh Ketua Jabatan.
6.0 TATACARA MENJALANKAN @ MENYERTAI PROGRAM PELAJAR DI LUAR NEGARA 6.1 Permohonan menganjurkan aktiviti pelajar ke luar negara mestilah dibuat melalui Pengarah Politeknik sebelum dikemukakan untuk kelulusan oleh Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Politeknik. 6.2 Pegawai pengiring yang dilantik secara rasmi oleh politeknik untuk mengiringi pelajar perlu memohon sendiri kelulusan perjalanan rasmi (mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa) kepada pihak berkenaan. 6.3 Pelajar yang boleh mengadakan program ke luar negara ini hendaklah terdiri daripada pelajar/ persatuan/ pertubuhan pelajar yang berdaftar dengan politeknik tersebut. 6.4 Aktiviti mesti disertai oleh Pegawai Pengiring yang terdiri daripada staf politeknik tersebut. 6.5 Pelajar mengisi Borang Jaminan Diri yang melepaskan politeknik daripada sebarang tanggungan sekiranya berlaku kejadian yang tidak diingini akibat kecuaian pelajar atau tingkahlaku pelajar sendiri. 6.6 Semua negara boleh dilawati kecuali Israel. 6.7 Di antara aktiviti luar negara adalah seperti : i. ii. iii. iv. v.
Penyertaan persidangan/ seminar/ kursus/ pertandingan Lawatan sambil belajar Khidmat kemasyarakatan dan sukarelawan Program usahawan Program-program pembangunan pelajar
13
6.8 Kelulusan permohonan bergantung kepada keupayaan mendapatkan pembiayaan kewangan (peruntukan institusi atau persendirian). 6.9 Program ke luar negara hanya boleh dibuat setelah mendapat kelulusan daripada pihak yang berkaitan terlebih dahulu seperti : i. ii.
Ketua Pengarah Jabatan Pendidikan Politeknik. Lain-lain jabatan/ kementerian sekiranya aktiviti yang akan dijalankan memerlukan kelulusan jabatan/ kementerian berkenaan (jika berkaitan).
6.10 Membeli insurans perjalanan yang khas untuk ke tempat lawatan. 6.11 Maklumat berkaitan lawatan perlu di hantar kepada Kedutaan Malaysia di negara berkenaan.
7.0 TATACARA JEMPUTAN PENCERAMAH LUAR BAGI PROGRAM PELAJAR DI POLITEKNIK 7.1 Tatatacara ini merujuk kepada jemputan penceramah dari dalam atau luar negara bagi program-program pelajar yang dianjurkan oleh politeknik. 7.2 Kriteria lantikan penceramah luar Ketua Jabatan/ Unit perlulah memastikan agar penceramah luar yang dilantik memenuhi kriteria-kriteria berikut : i.
ii. iii.
iv. v.
Mempunyai kepakaran khusus untuk memberi ceramah/ syarahan atau mengendalikan kursus/ latihan yang diperlukan. Berkebolehan dan terkemuka serta diperakui taraf akademiknya di peringkat kebangsaan dan antarabangsa. Menyatakan dengan jelas skop perkhidmatan, bidang kepakaran, kelayakan, pengalaman, jumlah jam pengalaman dan jumlah peserta yang pernah dikendalikan. Menunjukkan imej yang sopan yang boleh menjadi panduan kepada pelajar. Tidak menyatakan atau menunjukkan penglibatannya terhadap mana-mana pihak, kumpulan, termasuk gerakan, fahaman dan parti politik.
14
7.3 Tugas dan tanggungjawab penceramah luar Penceramah luar yang dilantik perlulah diingatkan supaya : i.
ii.
iii.
iv.
Mengadakan perbincangan untuk mendapatkan pandangan dan nasihat mengenai program/ tajuk ceramah/ syarahan bersama wakil jabatan. Menyampaikan kuliah dan dialog dalam bidang-bidang kursus/ kepakaran tertentu kepada pelajar dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris kecuali yang berkaitan dengan Bahasa tersebut. Memberi ceramah/ syarahan dalam kursus/ latihan yang dianjurkan oleh jabatan dengan tidak menyentuh isu-isu sensitif berkaitan agama, politik dan perkauman dengan secara langsung mahupun tidak langsung. Menjaga nama baik Jabatan Pendidikan Politeknik dan PSAS.
15
LAMPIRAN :
Lampiran 1
-
Kadar Bayaran Penginapan dan Makan Pelajar
Lampiran 2
-
Kadar Hadiah bagi Aktiviti Pelajar
Lampiran 3
-
Kadar Hadiah Anugerah Kecemerlangan Pelajar
Lampiran 4
-
Kadar Bayaran Saguhati Panel Penceramah/ Fasilitator/ Jurulatih
Lampiran 5
-
Takwim Perancangan Aktiviti Pelajar
Lampiran 6
-
Carta Alir Pelaksanaan Aktiviti Pelajar
Lampiran 7
-
Kertas Kerja Aktiviti Pelajar
Lampiran 8
-
Borang Permohonan Peruntukan Kewangan Aktiviti/ Program Pelajar
Lampiran 9
-
Slip Akuan Penerimaan Bayaran
Hakim/
Pengadil/
Lampiran 10 -
Memo Pelepasan Kuliah
Lampiran 11 -
Borang Kehadiran Peserta
Lampiran 12 -
Permohonan Menggunakan Kenderaan Jabatan
Lampiran 13 -
Surat Lantikan Pegawai Pengiring
Lampiran 14 -
Surat kepada Pihak Berkuasa (Balai Polis dan Klinik Kesihatan dll)
Lampiran 15 -
Borang Jaminan Diri
Lampiran 16 -
Borang Permohonan Menggunakan Kemudahan Politeknik (Dewan Serbaguna/ Dewan Kuliah/ Kemudahan PA System)
Lampiran 17 -
Senarai Semak Penyediaan Laporan Aktiviti Pelajar
Lampiran 18 -
Borang Penerimaan Elaun Pelajar
Lampiran 19 -
Borang Penilaian Keberkesanan Program
Lampiran 20 -
Borang Penilaian Keberkesanan Program (Pertandingan)
Lampiran 21 -
Laporan Penilaian Keberkesanan Program
Lampiran 22 -
Laporan Penilaian Keberkesanan Program (Pertandingan)
Lampiran 23 -
Laporan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar
Lampiran 24 -
Borang Permohonan Sijil Pelajar
16
RUJUKAN :
1)
Surat Prosedur Kelulusan Program Pelajar ke Luar Negara, rujukan KPT.JPP (O).603-1/14/1 Jld. 5 (67) bertarikh 20 Februari 2017.
2)
Surat Prosedur Jemputan Penceramah Luar bagi Program Pelajar di Politeknik, rujukan KPT.JPP (O).603-1/14/1 Jld. 5 (66) bertarikh 20 Februari 2017.
3)
Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 : Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan serta Aktiviti Murid/ Pelajar di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), rujukan KP (BKEW) (DK) 1587/6/A-4 Jld.3 (1) bertarikh 26 Jun 2014.
4)
Surat Pelaksanaan Program Pelajar Peringkat Dalaman di Semua Politeknik Malaysia, rujukan KPT.JPP (O).603-1/11/1 Jld 2 (69) bertarikh 24 Februari 2014.
5)
Surat Kelulusan Khas Kadar Penginapan dan Makan Minum Program Anjuran Kementerian Pengajian Tinggi, rujukan KK/BP/WA1 24/547/1 (25) bertarikh 24 Ogos 2009.
6)
Surat Pemberian Elaun Harian @ Saguhati/ Elaun Makan kepada Pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi yang Menyertai Aktiviti Kokurikulum di bawah Objek OS 42000, rujukan KPT/JPKK-BPP/KP/12(37) bertarikh 4 Mei 2006.
7)
Surat Kelulusan bagi Pembayaran Anugerah Pelajar Cemerlang Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia, rujukan KK/KB 12/257/1 Jld. 12 (32) bertarikh 4 April 2003.
17
