PANDUAN DAN PERATURAN MENGISI SURAT TAWARAN, DOKUMEN PERJANJIAN, LAMPIRAN PERJANJIAN DAN AKUAN TERIMAAN SURAT TAWARAN DAN DOKUMEN PERJANJIAN PTPTN KANDUNGAN PERKARA LANGKAH 1 – CETAK DOKUMEN TAWARAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN PTPTN
MUKA SURAT
2 LANGKAH 2 – SEMAK DOKUMEN TAWARAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN PTPTN LANGKAH 3 – SEDIAKAN SETEM HASIL LANGKAH 4 – LENGKAPKAN MAKLUMAT DOKUMEN
3
LANGKAH 5 – MEMATIKAN SETEM HASIL
4
LANGKAH 6 – MENYEDIAKAN DOKUMEN SOKONGAN YANG DIPERLUKAN MENGIKUT SENARAI SEMAK
5
SYARAT KELAYAKAN SAKSI PELAJAR SENARAI PEGAWAI PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEPA)
1
6-9
LANGKAH 1 - CETAK DOKUMEN TAWARAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN PTPTN
1. Sila cetak dokumen tawaran daripada laman web yang mengandungi dokumendokumen berikut :a) Senarai Semak Dokumen b) Surat Tawaran Pembiayaan Pendidikan i. Akuan Penerimaan ii. Surat Kebenaran 1 / 2 / 3 c) Dokumen Perjanjian Pembiayaan Pendidikan d) Dokumen Lampiran Pembiayaan Pendidikan e) Lampiran A- Akuan Terimaan Surat Tawaran dan Dokumen Perjanjian 2. Pelajar perlu menyediakan Dua (2) set dokumen yang merangkumi perkara b), c) dan d) di atas. Bagi perkara a) dan e) hanya satu set. 3. Setiap cetakan dokumen tawaran mestilah menggunakan kertas putih bersaiz A4 (80 gsm) dengan menggunakan satu muka kertas untuk setiap satu Cetakan TIDAK BOLEH dilakukan pada muka hadapan dan belakang pada helaian yang sama. Dakwat cetakan hendaklah berwarna hitam. Peringatan : Satu (1) set salinan perlu dicetak terus daripada komputer manakala set salinan kedua boleh dibuat salinan pendua (fotostat) sebelum pengisian dilakukan. Kedua-dua set tersebut perlu diisi dan ditandatangani oleh PELAJAR dan SAKSI. PASTIKAN SETIAP TANDATANGAN PELAJAR & SAKSI ADALAH ASLI (BUKAN FOTOSTAT)
LANGKAH 2 - SEMAK DOKUMEN TAWARAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN PTPTN 1. Sila SEMAK butir-butir diri serta maklumat pengajian dan pembiayaan seperti yang terdapat di dalam cetakan Dokumen Tawaran Pembiayaan Pendidikan PTPTN. 2. Hanya pindaan pada ejaan Nama, Alamat, Nama Bank dan Nombor Akaun Bank yang dibenarkan. Pindaan hendaklah dibuat pada Surat Tawaran Pembiayaan serta mengisi Borang Pindaan Maklumat (boleh diperolehi di dalam laman web PTPTN – www.ptptn.gov.my ). Setiap pindaan mestilah disertakan dengan salinan dokumen sokongan. 3. Pindaan selain daripada maklumat yang dijelaskan di para 2 di atas adalah tidak dibenarkan. Pelajar perlu membuat permohonan baru sekiranya terdapat pembetulan pada maklumat tersebut.
2
LANGKAH 3 - SEDIAKAN SETEM HASIL Setem Hasil bernilai RM10.00 disediakan sebanyak dua(2) keping iaitu RM10.00 bagi setiap set Dokumen Perjanjian Pembiayaan Pendidikan. LANGKAH 4 – LENGKAPKAN MAKLUMAT DOKUMEN TAWARAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN PTPTN 1. Hanya boleh menggunakan pen/pen mata bulat ( ball point ). Pelajar digalakkan mengisi dokumen dengan menggunakan pen BERDAKWAT BIRU. 2. Setiap dokumen hendaklah DITULIS DENGAN TANGAN dan BERHURUF BESAR. 3. Jika berlaku KESILAPAN semasa MENGISI DOKUMEN TAWARAN, pelajar perlu gariskan satu garisan lurus dan turunkan tandatangan ringkas di sebelah kanan setiap pembetulan.
CONTOH :
Amminah
ammy
Palangkan pada perkataan yang salah & tanda tangan ringkas
DILARANG SAMA SEKALI MENGGUNAKAN SEBARANG PEMADAM GETAH ATAU LIQUID PAPER 4. CARA MENGISI DOKUMEN PERJANJIAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN Sila rujuk :-
a. CONTOH SURAT TAWARAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN PTPTN SET ‘A’ b. CONTOH SURAT TAWARAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN PTPTN SET ‘B’ 5. Lampiran A – Akuan Terimaan Surat Tawaran Dan Dokumen Perjanjian - Pelajar perlu menurunkan TANDATANGAN dan menulis TARIKH perjanjian di ruangan yang disediakan. - Sila kosongkan tarikh serahan. Tarikh tersebut akan diisi/dimaklumkan oleh pegawai PTPTN ketika sesi serahan berlangsung di IPT.
3
LANGKAH 5 – MEMATIKAN SETEM HASIL/MEMBAYAR DUTI SETEM 1. Dokumen Perjanjian Pembiayaan Pendidikan yang telah disempurnakan hendaklah dilekatkan SETEM HASIL bernilai RM10.00 di sudut kanan atas di muka hadapan pada kedua-dua set (di ruangan yang disediakan). 2. Kaedah mematikan Setem Hasil: i) Membawa kedua-dua set Dokumen Perjanjian Pembiayaan Pendidikan yang telah disempurnakan dan dilekatkan setem hasil ke mana-mana Pejabat Duti Setem untuk dimatikan setem hasil tersebut. Sila rujuk Rajah 1;
Rajah 1
ATAU ii) Menyerahkan dokumen Perjanjian Pembiayaan Pendidikan yang telah dilekatkan setem hasil kepada pegawai PTPTN untuk dimatikan. Sila rujuk Rajah 2.
Rajah 2
4
LANGKAH 6 – MENYEDIAKAN DOKUMEN SOKONGAN YANG DIPERLUKAN MENGIKUT SENARAI SEMAK 1. Dokumen sokongan perlu disediakan dan disusun sepertimana yang dinyatakan di dalam Senarai Semak. Hanya satu (1) set salinan sahaja diperlukan. 2. Salinan dokumen sokongan hendaklah disediakan dengan menggunakan kertas BERSAIZ A4 berwarna putih dan tidak perlu disahkan 3. Setiap salinan dokumen sokongan hendaklah dipalang dua (2) garisan lurus dan ditulis “Untuk Kegunaan PTPTN Sahaja”. Sila rujuk :-
CONTOH SUSUNAN BUTIRAN PERIBADI SYARAT KELAYAKAN SAKSI PENERIMA BIAYA 1. Saksi hendaklah warganegara Malaysia yang bermastautin di Malaysia. 2. Individu yang layak menjadi SAKSI PENERIMA BIAYA adalah seperti berikut: a) Pegawai Kerajaan Kumpulan Pengurusan dan Profesional b) Pengamal Undang-undang c) Pengetua/ Guru Besar (sekolah kerajaan sahaja) d) Pegawai Polis berpangkat ASP dan ke atas/ Pegawai Tentera berpangkat Kapten atau setaraf dan ke atas. e) Ketua Kampung/ Penggawa/ Penghulu/ Ketua Masyarakat/ Sidang/ Pegawai f) Pembangunan Mukim/ Pengerusi JKKK (Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung). g) Untuk SABAH dan Sarawak – Ketua Kaum/ Ketua Anak Negeri/ Kapitan/ Pemanca/ Pegawai Taman Sabah. h) Pegawai-pegawai IPTS yang mendapat kebenaran bertulis daripada PTPTN. 3. Cop saksi hendaklah lengkap mempunyai nama, jawatan dan jabatan/alamat di mana pegawai bertugas).
SETIAP MUKA SURAT SAKSI PENERIMA BIAYA MESTILAH DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG SAMA.
5
PANDUAN SENARAI PEGAWAI JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI (JHEPA) Berikut adalah senarai pegawai HEPA untuk panduan dan tindakan pelajar. Selain pegawai JHEPA, PENSYARAH, PENGETUA KOLEJ KEDIAMAN SERTA PEGAWAI GRED ‘A‘ DI MANA-MANA FAKULTI, JABATAN ATAU BAHAGIAN DI UNIVERSITI LAYAK MENJADI SAKSI PENERIMA BIAYA JIKA MEMENUHI SYARAT DI ATAS.
SENARAI PEGAWAI
NAMA PEGAWAI, JAWATAN & LOKASI PEJABAT
EN. MOHD. HUSYAINI BIN HASHIM TIMBALAN PENDAFTAR LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PERKHIDMATAN ARAS 1, JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI (HEPA)
EN. AHMAD JANATUL FIRDAUS BIN ZOLKARNAINI @ DZULKARNAIN PENOLONG PENDAFTAR KANAN LOKASI PEJABAT : PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEPA) ARAS 3, BANGUNAN CANSELORI
CIK NUR ZARINA HANIM BINTI MASOD PENOLONG PENDAFTAR LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PERKHIDMATAN ARAS 1, JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI (HEPA)
CIK SYAMIMAH BINTI ABDUL HAMID PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PERKHIDMATAN ARAS 1, JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI (HEPA)
6
SENARAI PEGAWAI
JAWATAN & LOKASI PEJABAT
EN. AZMAN L. KADIR PEGAWAI PSIKOLOGI KANAN LOKASI PEJABAT : PUSAT PENASIHATAN, DAN PENEMPATAN KERJAYA GRADUAN BANGUNAN BITARASISWA
PN. NURIN BIN JAAFFAR PEGAWAI PSIKOLOGI LOKASI PEJABAT : PUSAT PENASIHATAN, DAN PENEMPATAN KERJAYA GRADUAN BANGUNAN BITARASISWA
CIK NAJIDAH BINTI YAHAYA PEGAWAI PSIKOLOGI LOKASI PEJABAT : PUSAT PENASIHATAN, DAN PENEMPATAN KERJAYA GRADUAN BANGUNAN BITARASISWA
CIK CHE NOR HAWA BINTI CHE ISMAIL PEGAWAI PSIKOLOGI LOKASI PEJABAT : PUSAT PENASIHATAN, DAN PENEMPATAN KERJAYA GRADUAN BANGUNAN BITARASISWA
7
SENARAI PEGAWAI
JAWATAN & LOKASI PEJABAT EN. ISMAIL BIN MAN TIMBALAN PENDAFTAR LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PEMBANGUNAN SAHSIAH PELAJAR ARAS 1, PUSAT PELAJAR KAMPUS SULTAN AZLAN SHAH
EN. MUSA BIN JAAFAR PENOLONG PENDAFTAR KANAN LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PEMBANGUNAN SAHSIAH PELAJAR ARAS 1, PUSAT PELAJAR KAMPUS SULTAN AZLAN SHAH
EN. MUZAMIL BIN MAHIL PENOLONG PENDAFTAR LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PEMBANGUNAN SAHSIAH PELAJAR ARAS 1, PUSAT PELAJAR KAMPUS SULTAN AZLAN SHAH
DATIN NORHAYATI BINTI HOOD PENOLONG PENDAFTAR LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PEMBANGUNAN SAHSIAH PELAJAR ARAS 1, PUSAT PELAJAR KAMPUS SULTAN AZLAN SHAH
PN. SHAHANIZA BINTI SHAMSUDDIN PENOLONG PENDAFTAR LOKASI PEJABAT : BAHAGIAN PEMBANGUNAN SAHSIAH PELAJAR ARAS 1, PUSAT PELAJAR KAMPUS SULTAN AZLAN SHAH
8
SENARAI PEGAWAI
JAWATAN & LOKASI PEJABAT
PN. NORHAYATI BT AZIZ PENGURUS ASRAMA LOKASI PEJABAT : KOLEJ KHAR/KUO
PN. NOOR HAMIDAH BT MOHD HALIMI PENGURUS ASRAMA LOKASI PEJABAT : KOLEJ KZ/KAB
9
