PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS

PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS EDISI 01/2013

Diluluskan oleh:

……………………………… (ABD. LATIF BIN AHMAD) Pengerusi Jawatankuasa Induk Amalan 5S Kolej Komuniti Kepala Batas Tarikh: 04 APRIL 2013

1

PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS 1.0 TUJUAN Panduan ini akan digunakan sebagai piawaian rasmi bagi pelaksanaan Amalan 5S di Kolej Komuniti Kepala Batas yang memberi keutamaan terhadap elemen selesa, bersih, kemas dan selamat. Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan (Kaizen). ‘Kaizen’ secara ringkasnya ialah satu kaedah penambahbaikan yang dilakukan secara berperingkat (sedikit demi sedikit) tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses kerja. ‘5S’ merupakan singkatan istilah Bahasa Jepun iaitu SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU dan SHITSUKE yang bermaksud SISIH (Sort), SUSUN (Set in order), SAPU (Shine), SERAGAM (Standardise) dan SENTIASA AMAL (Sustain). Jadual di bawah menerangkan maksud 5S secara ringkas. Bahasa Melayu

Bahasa Jepun

Maksud

Sisih

Seiri

Susun

Seiton

Sapu

Seiso

Seragam

Seiketsu

Sentiasa Amal

Shitsuke

Mengasingkan bahan yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan serta melupuskan bahan yang tidak perlu di tempat kerja secara sistematik Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya Membersih dan memeriksa tempat kerja secara rapi termasuk juga aktiviti penyelenggaraan Menyeragam dan memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa serta mengamalkan sistem Seiri-Seiton-Seiso dengan berkesan Berdisiplin dan melatih pekerja untuk mengamalkan budaya 5S secara berterusan supaya mematuhi peraturan dan berbudaya kualiti organisasi.

2

2.0 PELAKSANAAN AMALAN 5S DI KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS 2.1 POLISI “Kolej Komuniti Kepala Batas komited melaksanakan Amalan 5S secara berpasukan, berterusan, berinovatif dan sistematik bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun, selesa dan selamat”.

2.2 OBJEKTIF    

Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun, selesa dan selamat seiring dengan keperluan dalam perkhidmatan. Meningkatkan motivasi serta memupuk semangat kerja berpasukan. Meningkatkan imej korporat Kolej Komuniti Kepala Batas. Memastikan Amalan 5S dilaksana secara berterusan.

2.3 SLOGAN “Warga Komited Persekitaran Kondusif”

2.4 LOGO

3

2.5 SKOP PENSIJILAN Kawasan yang dimohon untuk pensijilan pada tahun 2013 ialah Bangunan Blok A Kolej Komuniti Kepala Batas yang melibatkan 3 Zon (Zon Sinergi, Zon Alamanda dan Zon Inspirasi).

Manakala Bangunan Blok B (Zon Cartesian), Blok C (Zon Le Corbusier) dan Blok D (Zon Das Auto) akan dimohon untuk pensijilan pada tahun 2014.

4

2.6 KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN AMALAN 5S Perkara-perkara berikut perlulah diberi perhatian (merujuk kriteria audit) iaitu: i. Polisi 5S ii. Carta organisasi iii. Sudut 5S iv. Nama kumpulan dan sudut 5S untuk kumpulan v. Jadual perancangan perlaksanaan vi. Rekod aktiviti kumpulan 5S vii. Disiplin/sikap pekerja viii. Program latihan untuk pekerja ix. Aktiviti promosi x. Galakan dan penghargaan yang diberi kepada pekerja xi. Penilaian keberkesanan xii. Kajian semula oleh pengurusan

3.0 PENYERAGAMAN AMALAN 5S 3.1 RUANG PEJABAT Fokus 5S ialah terhadap keadaan/persekitaran:  Lantai  Peralatan pejabat  Susun atur peralatan pejabat  Susunan fail  Hiasan dalaman  Tanda arah/petunjuk/peringatan  Bilik fail  Ruang kaunter/telefonis. 3.2 RUANG KERJA/ BILIK PEGAWAI 

Lantai  Memastikan ianya tidak berdebu, tidak basah dan tidak kotor  Memastikan tiada barang yang tidak diperlukan.



Meja (di atas meja)  1 tray bertingkat yang dilabelkan,contohnya IN, OUT dan KIV.  Satu sudut bersaiz A4 untuk tapak hiasan (jika perlu)  Telefon dan senarai direktori (jika berkaitan)  Fail meja/ pekeliling berkaitan  Fail-fail aktif  Alat tulis di dalam bekas alat tulis (kuantiti yang munasabah)  Rubber stamp yang aktif dan dilabelkan bagi memudahkan pencarian. 5



Meja (di bawah/tepi meja)  Bakul sampah  Ruang untuk meletak sepasang kasut & sepasang selipar (jika perlu)  Kabel komputer dan wayar elektrik perlulah dalam keadaan kemas dan selamat  CPU komputer diletakkan di bawah/sisi meja (mengikut kesesuaian).



Laci meja  Pembahagian – laci yang paling bawah dilabelkan PERIBADI  Laci-laci lain yang dikhususkan untuk urusan rasmi/pelbagai perlu dilabelkan PELBAGAI  Satu laci dikhususkan untuk alat tulis dan dilabelkan ALAT TULIS. Sediakan petak-petak pembahagi alatan bagi menjadikannya lebih kemas.



Dinding/partition pegawai  Dokumen yang disaran untuk dipamerkan: o Tanda Nama Penuh &Jawatan o Senarai Aset Alih Kerajaan o Fail meja/pekeliling berkaitan o 1 ruang untuk fakta-fakta rujukan o 1 sudut untuk hiasan.



Kerusi  Tersusun rapi ketika tidak digunakan  Jaket/ blazer/ selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di belakang kerusi  Kerusi selamat untuk digunakan, tidak bergoyang, selesa dan bersih.



Komputer dan pencetak  Tidak berhabuk dan sedia untuk diguna  Komputer ditutup (shut down) sebelum pulang atau jika tidak digunakan.  Wallpaper dan screen saver komputer gunasama perlulah menggambarkan imej korporat.



Sistem penyusunan fail  Mematuhi Tatacara Pengurusan Fail  Fail berbentuk ring file perlulah dilabelkan bagi memudahkan pencarian fail  Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail  Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan  Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur  Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah disusun dengan kemas dan sistematik. Bilik Pegawai



6

 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya  Hiasan perlulah kemas dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti  Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas, teratur dan tiada habuk. 

Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot)  Peralatan/barangan guna sama dan mudah alih hendaklah disediakan parkir serta dilabelkan bagi memudahkan pengesanannya.

3.3 BAHAGIAN PENGELUARAN 

Bilik/ruang Pencetakan/Dokumentasi  Pastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kecacatan lantai  Peralatan berkeadaan baik, berfungsi dan dilabelkan  Kertas-kertas yang hendak dilupuskan dimasukkan ke dalam kotak kitar semula atau di ruang yang bersesuaian  Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan  Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi memudahkan pengguna sesuatu barangan/ perkhidmatan  Penggunaan label yang sesuai seperti label ‘barang siap’, ‘barang dalam proses’, ‘rosak’, ‘pelupusan’ atau berkaitan adalah disarankan bagi memudahkan proses pengesanan barangan.



Mesin dan Peralatan  Mesin perlulah diletakkan di lokasi yang sesuai, selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja  Mesin perlulah dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, tidak berminyak, dan tidak berkarat  Barang yang tidak berkenaan tidak boleh diletakkan di bahagian atas atau di bawah mesin  Letakkan tanda/poster berhati-hati seperti ‘AWAS’ pada bahagian yang merbahaya  Tanda maklumat pengenalan setiap mesin perlulah dipamerkan (tertakluk kesesuaian)  Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan bagi memudahkan proses penyelenggaraan atau pelupusan  Jadual penyelenggaraan mesin perlulah disediakan untuk memudahkan proses pemantauan mesin.

7

3.4 STOR/ TEMPAT SIMPANAN 





Stor (tertakluk tatacara pengurusan stor)  Ia perlulah sentiasa bersih,tersusun kemas dan tidak berdebu  Terdapat tanda/label bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan  Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis  Mempunyai sistem rekod yang sistematik  Kakitangan tidak dibenarkan makan/minum di dalam stor  Pemberitahuan, memo atau arahan umum perlulah dipamerkan di papan kenyataan  Peralatan sokongan seperti tangga dan troli perlulah dalam keadaan baik. Simpanan Barang Stor (tertakluk tatacara pengurusan stor)  Barang-barang perlulah disusun dengan teratur supaya tidak menghalang laluan  Barang-barang disusun mengikut kaedah pengeluaran secara ‘Masuk Dulu Keluar Dulu’ (First-In-First-Out)  Penggunaan ruang hendaklah mengikut jenis dan ruang  Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan dilabel untuk mudah dilihat (tertakluk kesesuaian)  Bahan yang rosak hendaklah diasingkan daripada bahan yang masih boleh digunakan  Pengeluaran barang hendaklah diurus oleh petugas yang diberi kuasa sahaja. Simpanan Barang Toxic (tertakluk tatacara pengurusan stor)  Barangan toxic atau berkaitan perlulah disusun dengan kemas mengikut kawasan/garisan pemisah dan dilabelkan  Peralatan sokongan seperti rak/pallet untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu diguna dengan sebaiknya  Barangan yang rosak atau luput jangka hayat perlulah diasing atau dilupuskan  Peralatan yang digunakan untuk kerja-kerja mengangkat atau menyimpan barangan toxic perlulah berkeadaan baik  Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlulah jelas dan diletakkan di tempat yang strategik.

8

3.5 TEMPAT UMUM 

Lobi Utama/ Kaunter Khidmat Pelanggan  Peralatan, barang, kerusi dan meja hendaklah disusun kemas dan tidak berhabuk  Peralatan/kemudahan yang disediakan perlulah berkeadaan baik  Papan kenyataan perlulah memaparkan maklumat-maklumat rasmi yang bersesuaian serta dikemaskini  Ring file putih hendaklah dilabel dan dikemaskini  Laluan umum perlulah sentiasa bersih dan bebas daripada sebarang peralatan/barang yang menghalang laluan  Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian  Bunga hiasan (bunga hidup/hiasan) hendaklah dalam kuantiti yang munasabah  Keperluan utama di kaunter ialah seperti: o telefon dan direktori telefon setiap staf o komputer, mesin pencetak dan kemudahan Internet o borang aduan/kepuasan pelanggan o maklumat pengambilan pelajar  Borang-borang yang berkaitan perlulah dipamer atau diletakkan dengan kemas menggunakan dokumen tier atau rak archilic  Kaunter dan sofa di ruang menunggu perlulah sentiasa bersih, kemas dan bebas daripada sebarang kekotoran atau bau yang tidak menyenangkan  Alat pemadam api perlulah disediakan mengikut garis panduan yang ditetapkan  Tong sampah diletakkan di lokasi yang bersesuaian  Pegawai khidmat pelanggan atau pegawai keselamatan hendaklah bertugas di kaunter dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.



Surau/ Ruang Solat  Peralatan/kemudahan perlulah dalam keadaan baik  Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih  Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah dilipat, disusun atau digantung dengan kemas  Almari/kabinet/rak/penyidai perlulah disediakan mengikut keperluan  Bahan-bahan bacaan/Yassin/Al-Quran hendaklah disusun kemas  Penanda arah kiblat dipamerkan di lokasi yang bersesuaian  Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi  Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.



Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan  Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran  Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan  Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan 9

     

Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di lokasi yang bersesuaian Hiasan perlulah berimej korporat White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai Pemadam dan marker pen diletakkan di tempat yang disediakan Peralatan elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup selepas mesyuarat selesai Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.



Perpustakaan/Pusat Sumber  Susunan bahan bacaan perlulah kemas, sistematik serta menyenangkan pelanggan (mudah dicapai/dicari) mengikut tatacara penyusunan penkatalogan  Tanda arah/maklumat keterangan perlulah mencukupi, informatif dan efektif  Sistem inventori dan penyelenggaraan perlulah dilaksanakan secara sistematik/kemaskini  Khidmat kaunter perlulah berorientasikan pelanggan.



Gerai Makanan  Kawasan gerai perlulah sentiasa bersih, kering dan tidak berbau  Peralatan dan kemudahan yang digunakan perlulah sentiasa bersih dan tidak berhabuk  Penyediaan makanan kepada pelanggan mengutamakan kriteria ‘bersih’, ‘selamat’ dan ‘sihat’  Sinki basuh tangan perlulah sentiasa bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.



Pantri  Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau  Peralatan, perabot dan perkakas perlulah disusun kemas dan teratur  Pastikan sinki sentiasa bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan  Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah disimpan di dalam bekas yang bertutup  Bahan makanan yang telah tamat tempoh atau rosak perlulah disisihkan  Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.



Tandas  Permukaan lantai perlulah bersih dan kering  Permukaan dinding (termasuk dinding tiles dan pintu utama) perlulah bersih  Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang  Semua lampu perlulah berfungsi dengan baik

10

         

Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna (lengkap dengan penyelak) dan kelihatan bersih Mangkuk tandas perlulah berkeadaan baik dan boleh diguna dengan selamat Mangkuk tandas perlulah bersih dan lengkap dengan pelapik Flushing system berfungsi dengan sempurna Arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air perlulah dipamerkan Sinki berkeadaan bersih dan tidak tersumbat Paip air berfungsi dengan sempurna Cermin muka berkeadaan bersih dan kering Senarai semak kerja-kerja pembersihan perlulah dipamerkan Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.



Bilik Gimnasium  Peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur serta mengambilkira ciri-ciri keselamatan  Selepas menggunakan peralatan senaman, penggunanya hendaklah membersihkan semula peralatan tersebut  Peralatan senaman perlulah diselenggarakan mengikut jadual yang telah ditetapkan  Tidak dibenarkan meletak barang-barang hiasan yang boleh menimbulkan gangguan dan kecederaan  Peti kecemasan perlulah diselia oleh pegawai yang bertugas  Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.



Laluan Utama/ Laluan Awam  Lantai perlulah sentiasa bersih  Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan perlulah disusun dengan kemas, bersih dan teratur serta dalam kuantiti yang munasabah  Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa berkeadaan baik  Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah memastikan bahan yang dipamerkan adalah bersesuaian dan sentiasa dikemaskini.



Dewan Kuliah  Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih  Peralatan/kemudahan seperti meja, kerusi dan papan tulis berkeadaan baik dan bersih  Lampu dan aircond berfungsi dengan baik  Tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan adalah mencukupi, informatif dan efektif  Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.

11

3.6 KAWASAN PERSEKITARAN 

Papan Tanda/ Papan Tanda Arah/ Petunjuk  Ia perlulah berkeadaan baik, bersih dan tidak berdebu  Saiznya perlulah sesuai dan mudah difahami  Lokasinya perlulah strategik dan mudah dilihat  Ia perlulah mengutamakan imej korporat.



Media/Bahan Pameran  Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan perlulah dalam keadaan baik dan bersih  Bahan-bahan tersebut perlulah sentiasa dikemaskini  Pegawai bertanggungjawab (PIC) yang dilantik perlu menyerlahkan kreativiti masing-masing bagi menceriakan sudut tersebut.



Tanaman Pokok  Lanskap dan kawasan persekitaran perlulah bersih, menarik dan bersesuaian dengan imej Jabatan  Pokok-pokok yang ditanam perlulah diselenggara dengan baik.



Pondok Pengawal  Pondok pengawal perlulah berkeadaan baik, bersih dan tidak berhabuk  Pengawal keselamatan perlulah mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan.

3.7 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA   

Penampilan diri setiap kakitangan perlulah menarik Setiap kakitangan perlulah memelihara hubungan baik dengan rakan sejawat Cekap dan mahir dalam melaksanakan tugas.

3.8 KESELAMATAN PERSEKITARAN    

Laluan utama tidak dihalang oleh barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah berkeadaan baik, ditutup dan tidak dihalang Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contohnya Dilarang Merokok) Peralatan keselamatan yang rosak hendaklah dilaporkan kepada pihak bertanggungjawab dan ia perlulah diselenggara dengan segera

12

 

Prosedur dan latihan fire-drill hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

4.0 PENUTUP Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti (berasaskan Standard MS ISO 9001:2008), khususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan berterusan akan memberi nilai tambah terhadap imej korporat Kolej Komuniti. Amalan 5S juga berupaya memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-menolong yang dapat mempertingkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan. Piawaian tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan adalah tertakluk kepada pindaan semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripada Pengerusi Jawatankuasa Amalan 5S Kolej Komuniti Kepala Batas. Adalah diharapkan agar panduan ini dapat membantu merealisasikan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan 5S dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan yang berterusan.

13