Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016 Versie 1.0 1 april 2016
Burgerzaken
AG1
Burgerzaken
AG2
Burgerzaken
AG3
Zijn de bevoegdheden van de burgemeester gemandateerd aan functionarissen in de organisatie?
O De bevoegdheden zijn middels mandaat en ondermandaat vastgesteld
O De bevoegdheden zijn niet formeel gemandateerd Beschikt u over een door de burgemeester O Ja, dit is actueel en vastgesteld vastgestelde schriftelijke beveiligingsprocedure? O Nee Welke onderwerpen zijn in de De voorgeschreven functiescheiding beveiligingsprocedure reisdocumenten □ opgenomen? De voorgeschreven beveiliging van het □ aanvraagsysteem
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Legenda De vragenlijst is verdeeld in de kolommen: Functie, (vraag)Nummer, Vraag, Antwoorden en Bronverwijzing. Er zijn twee soorten vragen: vragen waarbij slechts één antwoord gegeven kan worden –deze zijn herkenbaar aan de O (‘radiobutton’) voor de antwoorden – en vragen waarbij meerdere antwoorden gegeven kunnen worden –deze zijn herkenbaar aan de (‘checkbox’) voor de antwoorden. Schuingedrukte vragen zijn aanbevelingen, de niet-cursieve vragen zijn normen. In de kolom Bronverwijzing worden de volgende afkortingen gebruikt: - Paspoortwet - Paspoortuitvoeringsregeling Nederland - Tactische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten
78, lid 1
6.1.3
93, lid 1
5.1.1
93, lid 1c
9
93, lid 1d
10.7.3
pagina 1 van 26
□ □ □ □ □ □ Burgerzaken
AG4
Welke onderwerpen zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen?
□ □ □ □
Burgerzaken
AG5
Welke onderwerpen met betrekking tot documenten en middelen zijn in de beveiligingsprocedure opgenomen?
□ □ □ □
De bewaring van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het beheer van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen De verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris De ontvangst van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het transport van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Geen van de genoemde onderwerpen
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PW
Functie
PUN
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
93, lid 1a
9
93, lid 1a
7.1.3
93, lid 1b 93, lid 1a
10.1.3
93, lid 1a
9.2
De te behalen resultaten
5.1.1
De verantwoordelijkheden
8.1.1
De controle en evaluatie
5.1.2
Geen van genoemde onderwerpen Het gebruik van (persoonsgebonden) kaarten en codes
80, lid 4, 80a, 90, 91,lid 1 11.2.1 t/m 4
De back-up en de opslag
92
Het gebruik van het aanvraagstation
87,91, lid 1,2,3 en 5
De ontvangst en het transport van reisdocumenten
93, lid 1a
10.5
9.1.6
pagina 2 van 26
□ □ □ Burgerzaken
AG6
Welke onderwerpen met betrekking tot organisatie, taken en bevoegdheden zijn in de beveiligingsprocedure opgenomen?
□ □ □ □ □ □ □ □ □ □
Burgerzaken
AG7
Welke acties zijn ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen?
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PW
Functie
PUN
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Het bewaren en het beheren van reisdocumenten De beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten Geen van de genoemde onderwerpen
91, lid 1, 2, 3, 93, lid 1a 9.1 en 7.1.3
De functiescheiding tussen verstrekking, beheer en uitreiking
93, lid 1 c
10.1.3
De verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris De verantwoordelijkheden van de autorisatiebevoegde Het signaleren en handelen bij interne en externe fraude Het melden en opvolgen van incidenten
93, lid 1 b
6.1.2
79
6.1.2
24 onder b
6.1.3
Het vaststellen van de identiteit en nationaliteit Het toetsen van (bron)documenten die aan de aanvraag ten grondslag liggen Het behandelen van vermissingen De beveiligingsinstructie
91, lid 1, 2, 3, 93, lid 1d 9.2.1
97, 98 28
13.1.1
9, 22 22, lid 6
24 onder b 93, lid 5
8.2.2
5.1.2
Geen van de genoemde onderwerpen
□
Er is gecontroleerd of de uitvoering nog overeenkomt met de procesbeschrijving
93, lid 6
□
Er is gecontroleerd of er wijzigingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn
93, lid 6
pagina 3 van 26
Er is gecontroleerd of er wijzigingen in de regelgeving zijn die van invloed op de procedure zijn Indien nodig is de procedurebeschrijving geactualiseerd Er zijn geen acties ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen Een jaarlijkse inventarisatie van de risico's
5.1.2
□
Een jaarlijkse inventarisatie van de dreigingen
4
□
Een jaarlijkse inventarisatie van de maatregelen
4
□
Het vaststellen van nog te nemen of bij te stellen maatregelen De toewijzing van verantwoordelijkheid en termijn voor het nemen van maatregelen Geen van bovenstaande onderwerpen
4
13.1
□
Incidenten moeten worden gemeld aan de beveiligingsfunctionaris Indien een incident plaatsvindt, wordt altijd een onderzoek ingesteld Indien een incident plaatsvindt, wordt de burgemeester geïnformeerd Geen van bovenstaande maatregelen
□
Fraude door de klant (bv. Look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten)
13.1.1
□
Uitlekken van gevoelige informatie
13.1.1
□ □ □ Burgerzaken
AG8
Welke van de volgende onderwerpen zijn opgenomen in het beveiligingsplan reisdocumenten?
□
□ Burgerzaken
AG9
Welke maatregelen heeft u getroffen om incidenten te beheersen?
□ □ □ □
Burgerzaken
AG10
Welke van de volgende onderwerpen zijn in de procedure incidentmeldingen opgenomen?
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
4
4
13.2 13
pagina 4 van 26
Burgerzaken
AG11
Is er een scheiding in verantwoordelijkheden tussen de volgende rollen georganiseerd?
□ □ □ □ □ □
Bedreiging of intimidatie (extern of intern)
13.1.1
Onbevoegde aanwezigheid
13.1.1
Diefstal met of zonder geweld
13.1.1
Interne fraude
13.1.1
Diefstal met of zonder braak
13.1.1
Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad
13.1.1
□
Geen van bovengenoemde onderwerpen, of er is geen procedure incidentmelding Ja, tussen de uitvoerder en de beveiligingsfunctionaris
□ □ □
Burgerzaken
AG12
Tussen welke (operationele) reisdocumentenprocessen heeft u functiescheiding ingericht?
□ □ □ □
Burgerzaken
AG13
Past u functiescheiding altijd toe?
Burgerzaken
AG14
Wat legt u bij het niet voldoen aan functiescheiding schriftelijk vast?
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
93, lid 10
6.1.3 en 10.1.
Ja, tussen de opdrachtgever en de beveiligingsfunctionaris Er is geen scheiding in verantwoordelijkheden
93, lid 8
6.1.3 en 10.1.
Tussen verstrekken en beheer
93, lid 1c
10.1.3
Tussen verstrekken en uitreiken
93, lid 1c
10.1.3
Tussen beheer en uitreiken
93, lid 1c
10.1.3
93, lid 1c en lid 3 93, lid 2
10.1.3 10.1.3
Geen van bovengenoemde
O Ja O Nee, maar de reden is een te geringe personele capaciteit O Nee De reden waarom tijdelijk niet aan de eis kan □ worden voldaan
93, lid 3
pagina 5 van 26
□ □ □ Burgerzaken
Burgerzaken
AG15
AG16
Wordt de reisdocumentenadministratie door een onafhankelijk persoon gecontroleerd indien niet altijd voldaan wordt aan functiescheiding?
Hoe nemen medewerkers kennis van voorschriften en procedures?
AG17
Welke van de volgende taken van medewerkers, wordt minimaal eens per jaar getoetst op juiste uitvoering?
93, lid 3
De namen van de ambtenaren die in die periode zijn belast met de verstrekking, het beheer en de uitreiking. Geen van alle
93, lid 3
O Ja
93, lid 2 t/m 4
O Nee O Niet van toepassing, wij voldoen altijd aan de eisen van functiescheiding Deze worden schriftelijk meegedeeld
93, lid 5
8.2.2
93, lid 5
8.2.2
□ □ □
Burgerzaken
De periode waarin niet aan de eis wordt voldaan
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
□ □ □ □ □ □ □
Deze worden mondeling besproken Geen van bovenstaande Het vaststellen van de identiteit
15.2.1
Het controleren van de echtheid van documenten Het controleren van de volledigheid van de aanvraag Het controleren van het gezag / toestemming
15.2.1
Het accepteren van de foto
15.2.1
Het bepalen van het recht op verstrekken
15.2.1
Alertheid op fraudesignalen
15.2.1
15.2.1 15.2.1
pagina 6 van 26
□ □ Burgerzaken
AG18
Hebben uitsluitend geautoriseerde medewerkers toegang tot het reisdocumentenproces?
Burgerzaken
AG19
Werken medewerkers uitsluitend onder hun eigen autorisaties?
Burgerzaken
AG20
Wanneer wijzigt de houder van de identificatiekaart de pincode?
Burgerzaken
AG21
Wat wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten met betrekking tot de identificatiekaarten actueel geregistreerd?
11.2
11.2.1 en 11.3
O Nee O Direct na ontvangst en daarna iedere 60 dagen
11.3.1
O Alleen direct na ontvangst O De initiële pincode wordt niet gewijzigd De beschikbaar gestelde identificatiekaarten
11.3.1 80, lid 2
11.2.1
De registratie van de personen aan wie hij een bepaald tijdvak een kaart heeft verstrekt De bewaring van de identificatiekaarten
80, lid 2
11.2.1
80, lid 2
11.2.1
Er wordt een verslag opgemaakt van de controle op de actualiteit van de registratie De intrekking van identificatiekaarten
80, lid 2
11.2.4
80, lid 3
11.2.1
□
□ □ □ Welke bronnen worden gebruikt om de nationaliteit van de aanvrager vast te stellen?
90
O Nee O Ja
□ □
AG22
15.2.1
Geen van bovenstaande
O Ja
□
Burgerzaken
Het bijhouden van vakkennis
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PW
Functie
PUN
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
□
De vernietiging van ingetrokken identificatiekaarten Er wordt geen registratie bijgehouden Het eerder uitgereikte reisdocument
9 lid 2
pagina 7 van 26
□ □ □ □ □ Burgerzaken
AG23
Op welke wijze wordt bij de aanvraag de identiteit van de aanvrager vastgesteld?
□ □ □ □ □
Burgerzaken
AG24
Uit welke onderdelen bestaat het onderzoek bij twijfel over de identiteit bij de aanvraag?
□ □ □
Geboorteakte en evt aanvullende akten
9 lid 2
De geregistreerde gegevens in GBA-V
9 lid 1
Documenten uit de lijst ondersteunende documenten bij aanvragen voor nietingezetenen (bron: BuZa) Nationaliteitenregister IND
9 lid 2
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
9 lid 2
Geen van de genoemde bronnen Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter identificatie gebruikt
22, lid 1
De persoonsgegevens en het documentnummer op het reisdocument worden gecontroleerd in GBA-V Er vindt, indien mogelijk, een foto-foto vergelijking plaats met de foto in het overgelegde document en een vergelijking van de foto met het gezicht van de aanvrager Bij het ontbreken van een geldig identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld Naast het stellen van identificerende vragen worden andere documenten gevraagd, die voorzien zijn van foto en handtekening De actuele handtekening, foto en gegevens worden vergeleken met eerdere aanvragen reisdocumenten Er worden aanvullende vragen gesteld
22, lid 1
28, lid 1
22, lid 2
22, lid 5
22, lid 2
22, lid 2
Geen van de genoemde acties
pagina 8 van 26
Burgerzaken
AG25
Worden bij twijfel aan de identiteit bij de aanvraag altijd de echtheidskenmerken van het overgelegde document op echtheid gecontroleerd?
Burgerzaken
AG26
Op welke wijze wordt de identiteit van de aanvrager bij de uitreiking vastgesteld?
O Ja
O Nee Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter □ identificatie gebruikt
□ □ □ □ □ □ Burgerzaken
AG27
Hoe wordt bij de uitreiking gehandeld bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager?
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
□ □ □
22 en 50
De persoonsgegevens en het huidige documentnummer worden gecontroleerd in GBAV Er vindt een foto-persoon vergelijking plaats
22 en 50
Bij het ontbreken van een geldig identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld Bij kinderen worden identificerende vragen aan het kind zelf gesteld Naast het stellen van identificerende vragen worden andere documenten, die voorzien zijn van foto en handtekening gevraagd Geen van bovenstaande
22 en 50
Er vindt verificatie plaats van de vingerafdrukken
50a, lid 1
Er wordt niet tot uitreiking overgegaan
50a, lid 2
22 en 50
22 en 50 22 en 50
Geen van bovenstaande
pagina 9 van 26
Burgerzaken
Burgerzaken
Welke acties worden buiten de reguliere controle ondernomen om de echtheid van een overgelegd document vast te stellen bij het uitreiken van het document?
AG29
Op welke wijze wordt gehandeld als een verklaring van toestemming noodzakelijk is?
□
De handtekening in het overgelegde document wordt, indien mogelijk, vergeleken met de handtekening in het nieuwe document
□
Meerdere 1e lijns echtheidskenmerken van overgelegde documenten worden gecontroleerd
□
Geen van genoemde acties
□
De naam en handtekening van de toestemminggever is vermeld
31, lid 2
De identiteit van de toestemminggever wordt vastgesteld De bevoegdheid van de toestemminggever wordt gecontroleerd Bij twijfel over de bevoegdheid wordt een onderzoek ingesteld Indien de toestemminggever niet in persoon verschijnt, wordt de verklaring op geldigheid gecontroleerd In de aanvraag wordt aantekening gemaakt van de verklaring van toestemming Geen van de genoemde handelingen
32, lid 1
Indien de aanvrager op het moment van het indienen van de aanvraag jonger dan 12 jaar is worden geen vingerafdrukken opgenomen Van aanvragers van 12 jaar en ouder worden de afdrukken van twee vingers opgenomen
28a, lid 4
□ □ □ □ □ □ Burgerzaken
AG30
Hoe wordt gehandeld bij het opnemen van vingerafdrukken bij de aanvraag van een paspoort?
□ □
BIG
AG28
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
32, lid 3 32. lid 4 32, lid 2
31, lid 3
28a, lid 1
pagina 10 van 26
□ □ □ □ Burgerzaken
Burgerzaken
Burgerzaken
AG31
AG32
AG33
Gebruikt u het transparant om te bepalen of de foto aan de eisen voldoet?
Worden alleen aanvragen in behandeling genomen als aan alle voorwaarden voor de aanvraag is voldaan?
Binnen welke periode verstrekt u een reisdocument c.q. wordt een beslissing op de aanvraag genomen?
Er vindt altijd een controle plaats of de vingers voldoende schoon voor opname zijn en er zich geen omhulsels om de vingers bevinden
28a, lid 1
Er wordt bij een tijdelijk gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal één jaar Er wordt bij een permanent gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal tien jaar Geen van de hiervoor genoemde handelingen
10, lid 2
10, lid 1
O Ja, altijd
O Ja, in geval van twijfel O Nee O Ja
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PW
Functie
PUN
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
28, lid 2
27
39
O Nee, de aanvraag wordt niet in behandeling genomen, maar eventueel wel bewaard tot deze compleet is O Nee 39 Uiterlijk binnen 4 weken na aanvraag 41, lid 1
□
pagina 11 van 26
□ □ Burgerzaken
AG34
Wat zijn de handelingen bij verzending van de aanvraag?
□ □ □ □
Burgerzaken
AG35
Welke handelingen vinden plaats bij ontvangst van een zending?
□ □ □ □
Burgerzaken
AG36
Op welke wijze worden reisdocumenten ingeklaard?
□ □
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PW
Functie
PUN
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Indien van toepassing én na kennisgeving wordt 41, lid 2 de termijn met maximaal 4 weken verlengd Er wordt niet aan de hierboven genoemde termijnen voldaan Er vindt controle plaats op de juistheid en volledigheid van de aanvraag Er vindt controle plaats of de aantallen verzonden aanvragen overeenkomen met de aantallen foto- en handtekeningenformulieren Er vindt controle plaats of iedere aanvraag is betaald of verantwoord Geen van de genoemde handelingen
42 42
33
De ontvangstbevoegde controleert of de zending juist is geadresseerd en het pakket onbeschadigd is Indien de levering niet voor de locatie is bestemd of afwijkingen vertoont wordt altijd gehandeld volgens de foutafhandelingsprocedures (bijlage D - PUN) Bij beschadiging wordt het pakket in ontvangst genomen en in het bijzijn van de distributeur gecontroleerd Indien er sprake is van een afwijking of beschadiging wordt een proces verbaal opgemaakt en bewaard Geen van bovenstaande
44, lid1
De lijst voor aangemelde documenten wordt vergeleken met het geleverde colli
45, lid 1
44, lid 2
44, lid 3
44, lid 4 en 5
pagina 12 van 26
□ □ □ □ Burgerzaken
AG37
Hoe worden documenten onbruikbaar gemaakt?
Burgerzaken
AG38
Controleert u, ongeacht de reden waarvoor het aan u getoond wordt, of de beveiligingskenmerken van een reisdocument zijn aangetast, gegevens niet meer leesbaar zijn of een deel daarvan ontbreekt?
Burgerzaken
AG39
Wanneer vindt definitieve onttrekking van reisdocumenten plaats?
De documenten worden allemaal op juiste personalisatie en productie gecontroleerd Als blijkt dat het document een misdruk bevat en/of verkeerd gepersonaliseerd is, wordt deze binnen 10 werkdagen teruggezonden aan de leverancier De documenten worden per colli ingeklaard
O Nee, niet altijd Als het document niet binnen drie maanden na de datum dat zij voor uitreiking beschikbaar is □ gesteld door de aanvrager in ontvangst is genomen □ Als het document is ingeleverd
□
45, lid 2 67, lid 6
45, lid 2
Geen van bovenstaande
O Door het aanbrengen van drie ponsgaten in het document waarvan één door het kinegram en één door de chip O Op andere wijze O Ja, altijd
□
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PW
Functie
PUN
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
67, lid 4
54, lid 1b
67, lid 1a
67, lid 1b
Als het document vervallen is verklaard op grond 54, lid 1 67, lid 1c van artikel 54, lid 1 PW Als het document na uitreiking als onbruikbaar is 67, lid 1d beschouwd ten gevolge van misdruk of verkeerde personalisatie
pagina 13 van 26
Burgerzaken
Burgerzaken
AG40
AG41
Hoe worden ingenomen en/of ongeldig te maken documenten vernietigd?
Op welke wijze wordt in geval van vermissing van reisdocumenten gehandeld?
□
Als het document als gevonden is ontvangen en er een verklaring van vermissing is afgelegd
□
In geen van genoemde situaties
O Het document wordt onmiddellijk vernietigd op zodanige wijze dat reconstructie niet meer mogelijk is O Het document wordt onmiddellijk onbruikbaar gemaakt, maar niet onmiddellijk vernietigd O De vernietiging vindt niet onmiddellijk plaats Er wordt een C3 formulier naar de RNI gestuurd
□ □ □ □
□
□
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
67, lid 1e
art 67 lid 1 en 2
art 67 lid 4
27, lid 6
De aanvrager overlegt een schriftelijke 31, lid 1 27, lid 2 verklaring van vermissing/inname of deze wordt ter plekke opgemaakt De aanvrager overlegt een proces-verbaal 31, lid 2 27, lid 2 Het proces-verbaal wordt inhoudelijk gecontroleerd aan de hand van de vermissingsverklaring Als de identiteit niet met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld aan de hand van een geldig reisdocument en het vermiste document bij een andere locatie was aangevraagd, wordt medewerking gevraagd aan deze locatie en wordt de aanvraag aangehouden In de reisdocumentenmodule wordt vermeld van welke autoriteit gegevens worden ontvangen
27, lid 2
22, lid 3
22, lid 3
pagina 14 van 26
□ Burgerzaken
AG42
In welke gevallen wordt gebruik gemaakt van de signaleringsprocedure 24b?
□ □ □ □
Burgerzaken
AG43
Op welke wijze wordt gebruik gemaakt van de signaleringslijst?
Burgerzaken
AG44
Hoe wordt gehandeld als iemand alleen de aangifte van een vermissing van een reisdocument meldt, zonder een aanvraag te doen voor een nieuw reisdocument?
□ □ □ □ □
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PW
Functie
PUN
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Geen van de genoemde onderwerpen Bij meervoudige vermissingen
24 onder b
BPR2007-55301
Bij opzettelijke beschadiging van reisdocumenten Bij andere handelingen die op misbruik kunnen wijzen Er wordt geen gebruik gemaakt van deze procedure Bij elke aanvraag wordt gecontroleerd of de aanvrager op de signaleringslijst voorkomt De signaleringslijst wordt niet gebruikt
24 onder b
BPR2007-55302
24 onder b
BPR2007-55303
Er wordt een verklaring van vermissing opgesteld
25
60, lid 3
Er wordt een C7 formulier naar RvIG gestuurd Er wordt een C3 formulier naar de RNI gestuurd
De vermissing wordt niet geregistreerd totdat een nieuwe aanvraag wordt gedaan O Ja, wij doen dit minimaal eens per maand
□ Burgerzaken
AG45
Wordt het aantal volgens RAAS aanwezige documenten vergeleken met de fysieke voorraad of een controlelijst uit de geautomatiseerde opslag?
O Nee, wij doen dit nooit
pagina 15 van 26
AG46
Wordt het aantal aangevraagde documenten in het RAAS vergeleken met een kassa-uitdraai?
Burgerzaken
AG47
Worden alle bijzondere documenten behorende bij een aanvraag tenminste 11/16 jaar bewaard?
Burgerzaken
AG48
Waar bevinden de reisdocumenten zich tijdens werktijd?
O Ja, wij doen dit minimaal eens per maand
O Nee, wij doen dit nooit O Ja
72, lid 3 en 4
O Nee O In een buizenpostsysteem
91, lid 3
□ □ □ □ □ Burgerzaken
AG49
Waar bevinden de documenten zich buiten werktijd?
BIG
Burgerzaken
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
In een dagwaardeberging
91, lid 3
In een kluiskast
91, lid 3
In een kluisruimte
91, lid 3
In een afgesloten kast
91, lid 3
Onbeveiligd onder direct handbereik
O In een buizenpostsysteem in een beveiligde, afgesloten ruimte O In een inbraak vertragende en brandwerende voorziening met een waardebergingsindicatie van € 1000,- die in een af te sluiten ruimte is geplaatst O In een inbraak vertragende voorziening die in een af te sluiten ruimte is geplaatst O In een brandwerende voorziening die in een af te sluiten ruimte is geplaatst O In een dagwaardeberging O In geen van bovengenoemde beveiligde ruimten
91, lid 1 en 2 91, lid 1 en 2
91, lid 1 en 2 91, lid 1 en 2 91, lid 1 en 2
pagina 16 van 26
Beveiligingsfunctionaris
AG50
Welke onderwerpen bevat de beveiligingsrapportage van het afgelopen jaar?
□ □ □ □ □ □ □ □ □
Beveiligingsfunctionaris
Beveiligingsfunctionaris
Beveiligingsfunctionaris
AG51
AG52
AG53
Vindt er tussentijds controle plaats op de uitvoering van de te nemen maatregelen (uit de jaarlijkse beveiligingsrapportage)?
Wie heeft het afgelopen jaar gerapporteerd?
Legt de beveiligingsfunctionaris rechtstreeks verantwoording af aan de burgemeester?
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
De actualiteit van de beveiligingsprocedure
93, lid 6
5.1.2
De uitvoering van de back-up van het RAAS
92, lid 1 t/m 3
5.1.2
De status van de fysieke beveiliging
91, lid 1 t/m 5
5.1.2
De wijze van functiescheiding
93, lid 1c en lid 10
De instructie aan medewerkers
93, lid 5
5.1.2.
Het resultaat van de jaarlijkse controle
94, lid 1
5.1.2
Toegang tot RAAS en aanvraagstation
80a, 80b
5.1.2
Incidenten
13.1
Er is geen rapportage
O Ja, door de beveiligingsfunctionaris of een onafhankelijke derde
15.2.1
O Ja, door de leidinggevende van de afdeling O Nee, dit wordt niet gecontroleerd / er is geen rapportage uitgebracht O De beveiligingsfunctionaris
15.2.1
O Een onafhankelijke derde O Een ander persoon heeft gerapporteerd of er is niet gerapporteerd O Ja
6.1.8
6.1.8
93, lid 13
O Nee
pagina 17 van 26
Beveiligingsfunctionaris
Voert u jaarlijks een interne controle uit op het voldoen aan functiescheiding?
□ □ □ □ □
Beveiligingsfunctionaris
AG55
Zijn het afgelopen jaar de volgende incidenten gemeld?
□ □ □ □ □ □ □ □ □
Beveiligingsfunctionaris
AG56
Welke acties zult u ondernemen bij een vermissing van reisdocumenten uit de voorraad?
□ □
BIG
AG54
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Ja, er wordt een controle uitgevoerd door een onafhankelijk, aangewezen ambtenaar Ja, hierbij wordt het beheer en de uitreiking gecontroleerd Ja, hierbij wordt gecontroleerd of er wordt voldaan aan functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken Ja, hierbij wordt gecontroleerd of de verstrekking op de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden Nee
93, lid 4
Fraude door de klant (bv. Look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten) Uitlekken van gevoelige informatie Bedreiging of intimidatie (extern of intern) Onbevoegde aanwezigheid Diefstal met of zonder geweld Interne fraude Diefstal met of zonder braak Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad
95, lid 1
13.1.1
86, lid 1
13
95, lid 1
13
Geen van de genoemde incidenten Er wordt onmiddellijk een inventarisatie opgemaakt van de aanwezige voorraad De autoriteit doet aangifte en Rijksdienst voor Identiteitsgegevens wordt in kennis gesteld
93, lid 4 93, lid 1c
93, lid 4
pagina 18 van 26
Beveiligingsfunctionaris
AG57
Wordt bij een incident met documenten, apparatuur en/of materialen onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en wordt Rijksdienst voor Identiteitsgegevens in kennis gesteld?
Beveiligingsfunctionaris
AG58
Hoe wordt de procedure incidentmeldingen toegepast?
Beveiligingsfunctionaris
AG59
Wat wordt met de uitkomst van de zelfevaluatie gedaan?
□
Er wordt een onderzoek ingesteld
□
De houder van het ontbrekende document wordt schriftelijk in kennis gesteld
□
Geen van de genoemde acties
O Ja
AG60
Op welke wijze vindt de back-up van het RAAS plaats?
13 Brief 2009-0000374417
95, lid 1
13.1.1
O Nee O Er wordt altijd volgens de procedure gehandeld O Er wordt niet altijd gebruik gemaakt van de procedure O Er wordt niet volgens een procedure incidentmeldingen gewerkt Jaarlijks gerapporteerd aan de burgemeester
5.1.2
□ □
ICT
95, lid 1
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
□ □ □ □ □
Besproken met medewerkers van betrokken vakgebieden Besproken tijdens het werkoverleg
8.2.2 8.2.2
Geen van bovenstaande Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van het RAAS Er worden vijf back-up opslagmedia voor het RAAS gebruikt Er vindt dagelijks een controle van de back-up plaats
92, lid 1
10.5.1
92, lid 2
10.5.1
92, lid 1
10.5.1
pagina 19 van 26
Back-up vindt niet plaats op de hiervoor beschreven wijze O ja
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
□ ICT
AG61
Wordt van het vervaardigen van de backup een registratie bijgehouden?
ICT
AG62
Op welke wijze vindt de opslag van backup media plaats?
ICT
AG63
Bevindt de RAAS server zich in een beveiligde ruimte die niet voor onbevoegden toegankelijk is?
ICT
AG64
Hoe zijn de informatiesystemen t.b.v. de reisdocumenten beveiligd?
O nee De twee oudste back-up media worden op de RAAS-locatie bewaard, waarvan er één zich in □ een inbraak vertragende en brandwerende kast (€1000,= indicatie waardeberging) bevindt De drie meest recente back-up media buiten de RAAS-locatie bewaard in een inbraak □ vertragende en brandwerende kast (€1000,= indicatie waarde berging) De back-up media worden niet op □ bovengenoemde wijze opgeslagen O Ja
O Nee Vanuit een geïsoleerd netwerksegment waarin deze informatiesystemen zijn ondergebracht, is □ het op geen enkele wijze mogelijk om verbinding met het internet te maken
□ □
Het is onmogelijk verbinding te maken met deze informatiesystemen vanaf werkplekken of vanuit andere informatiesystemen die niet behoren tot de groep reisdocumenten Op geen van bovengenoemde wijzen
10.5.1
92, lid 2
10.5.1
92, lid 2
10.5.1
91, lid 3
9
BPR/U59776
11.4.5
11.4.5
pagina 20 van 26
Personeelszaken
BIG
Diverse wetgeving
Circulaires
Nr.
Vraag
Antwoord
AG65
Wordt de achtergrond van kandidaten voor een dienstverband en ingehuurd personeel evenredig gecontroleerd aan de eisen volgend uit het werken met reisdocumenten?
Ja, voor alle medewerkers is minimaal een VOG vereist
8.1.2
Ja, bij aanstelling worden de gegevens die de medewerkers opgeven geverifieerd Nee
8.1.2
□ □ □
Personeelszaken
AG66
Zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden de minimale kennis en vaardigheden vastgesteld?
Personeelszaken
AG67
Voor welke functies zijn interne vaste of tijdelijke medewerkers formeel aangewezen?
O Nee De beveiligingsfunctionaris
Is de beveiligingsfunctionaris betrokken bij de uitvoering van het reisdocumentenproces?
8.2.2
93, lid 8
6.1.3
Ten minste 2 autorisatiebevoegden RAAS
79, lid 1
6.1.3
Ten minste 2 autorisatiebevoegden aanvraagstation per locatie Ten minste 3 ontvangstbevoegden
79, lid 1
6.1.3
81, lid 1
6.1.3
Aanvraagbevoegde medewerkers
78, lid 1
6.1.3
Uitreikbevoegde medewerkers
78, lid 1
6.1.3
□
□ □ □ □ AG68
8.1.2
O Ja
□ □
Personeelszaken
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Er zijn geen medewerkers formeel aangewezen
O Ja
O Nee
10.1.3
93, lid 10
pagina 21 van 26
Personeelszaken
AG69
Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris in een functieomschrijving vastgelegd?
Personeelszaken
AG70
Worden medewerkers tenminste eenmaal per jaar geïnstrueerd over de mogelijke risico’s en beveiligingsprocedures?
Personeelszaken
AG71
Hoe is geheimhouding gewaarborgd?
Personeelszaken
AG72
Zorgt het management ervoor dat de medewerkers voldoende kennis en bewustzijn hebben op het gebied van informatiebeveiliging?
O Ja
93, lid 11
6.1.3
O Nee O Ja
93, lid 5
8.2.2
O Nee Iedere ambtelijk medewerker ondertekent een □ individuele verklaring tot geheimhouding of legt de ambtseed of ambtsbelofte af Externe en tijdelijke medewerkers ondertekenen □ een geheimhoudingsverklaring Geen van bovenstaande waarborgen is van □ toepassing Ja, met opleidingen en trainingen
AG73
Welke maatregelen zijn getroffen tegen agressie en geweld?
12, lid 2 6.1.5 Wbp
6.1.5
8.2.2
□ □ □ □
Personeelszaken
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
□ □
Ja, met bewustwordingscampagnes Ja, en hier zijn verslagen van Nee Er is een systeem in gebruik om agressie en geweld te kunnen melden aan een partij binnen of buiten de organisatie Er is een agressieprotocol
pagina 22 van 26
□
Het agressieprotocol is bij iedereen bekend en wordt nagevolgd Er wordt minimaal eens per twee jaar periodiek een training omgaan met agressie voor medewerkers en leiding georganiseerd Het wordt niet gewaarborgd
□
Toegang is uitsluitend mogelijk voor personen waarvoor de toegang functioneel noodzakelijk is
91, lid 3
9
Toegang voor niet bevoegden is uitsluitend toegestaan onder begeleiding van bevoegde personen De leiding van de afdeling bepaalt of toegang wordt verleend De bevoegdheid voor toegang wordt beperkt tot de voor de werkzaamheden noodzakelijke tijdstippen Geen van het bovenstaande is geregeld
91, lid 3
9
91, lid 3
9
91, lid 3
9
O Er is een kluis die geheel voldoet aan de eisen voor inbraakvertraging en brandwerendheid
91, lid 1
9
O Er is een kluis die voldoet aan de eisen van inbraakvertraging maar niet aan de eisen van brandwerendheid O Er is een kluis die voldoet aan de eisen van brandwerendheid maar niet aan de eisen van inbraakvertraging O Geen van bovengenoemde mogelijkheden
91, lid 1
9
□ □ Facilitaire zaken
AG74
Hoe is de toegang tot de werkruimten ten behoeve van reisdocumenten geregeld?
□ □ □ □ Facilitaire zaken
AG75
Welke mogelijkheden zijn er om risicovolle materialen buiten werktijd veilig op te bergen?
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
9
pagina 23 van 26
AG76
Is de kluis geplaatst in een af te sluiten en niet voor onbevoegden toegankelijke ruimte?
Facilitaire zaken
AG77
Op welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis in het gemeentehuis georganiseerd?
O Ja
□ Op welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis buiten het gemeentehuis georganiseerd?
□ □ □ □
Facilitaire zaken
AG79
Waar bevindt zich het aanvraagstation buiten werktijd?
9
91, lid 5
9
91, lid 5
9
□
□
AG78
91, lid 2 en 3
O Nee De kluis is verankerd
□
Facilitaire zaken
BIG
Facilitaire zaken
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten Codes worden gewijzigd (of de opslag van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang meer mag hebben tot de kluis Geen van de genoemde maatregelen De kluis is verankerd
De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten Codes worden gewijzigd (of de opslag van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang meer mag hebben tot de kluis Geen van genoemde maatregelen
O In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, beveiligde ruimte O In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, niet beveiligde ruimte O Geen van beide
pagina 24 van 26
Facilitaire zaken
Facilitaire zaken
Is een inbraakdetectiesysteem aanwezig in de werkruimten reisdocumenten en hoe wordt dit gebruikt?
AG81
Hoe wordt de veiligheid van de medewerkers gewaarborgd?
O Dit is aanwezig en wordt handmatig in- en uitgeschakeld door bevoegde medewerkers
91, lid 2
9
O Dit is aanwezig en wordt automatisch in en uitgeschakeld met het inbraakdetectiesysteem van de locatie O Er is geen inbraakdetectiesysteem aanwezig De bouwkundige inrichting van de balies en □ spreekkamers is agressieveilig uitgevoerd Er is een alarmopvolgingsprocedure die actueel □ is Alle medewerkers zijn op de hoogte hoe te □ handelen bij alarm □ Er is alarmopvolging geregeld
91, lid 2
9
□ Facilitaire Zaken
AG82
Is er een clear desk-beleid voor papier, usb-sticks, externe schijven en mobiele devices en een clear screen-beleid voor ICT-voorzieningen?
Facilitaire Zaken
AG83
Werken medewerkers volgens een sleutelprocedure?
Facilitaire zaken
AG84
Op welke wijze vindt er controle plaats op het gebruik van de beveiligde ruimte(n)?
BIG
AG80
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Geen van bovengenoemde maatregelen
O Ja
11.3.3
O Nee O Ja
9.1.3
O Nee, of er is geen procedure Het gebruik van toegangsmiddelen wordt □ periodiek gecontroleerd
□
De uitgifte en inname van toegangsmiddelen wordt periodiek gecontroleerd
15.2.1
15.2.1
pagina 25 van 26
□
BIG
Antwoord
Diverse wetgeving
Vraag
Circulaires
Nr.
PUN
Functie
PW
Vragenlijst PNIK Aangewezen Gemeenten 2016
Er vindt geen controle plaats
pagina 26 van 26
