OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 1/7
PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
No. Semakan: 06
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH
No. Isu: 02 Tarikh: 14/07/2015
1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan cara memproses manuskrip karya asli bagi memastikan keberkesanan pengurusan manuskrip dan mutu hasil kerja mencapai piawaian penerbitan Penerbit UPM.
2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian pengurusan manuskrip karya asli hingga diterbitkan.
3.0
TANGGUNGJAWAB Ketua Penerbit bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa proses pengurusan manuskrip dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini wajib mematuhi prosedur ini.
4.0
DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan -
Tajuk Dokumen Chicago Manual of Style APA Format and Style Gaya Dewan Kamus Dewan Istilah Dewan Oxford Learners Dictionary Akta Kontrak 1950
Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984 Akta Hak Cipta 1987 A Guide To Book Production OPR/ PUPM/GP01/Penyediaan Garis Panduan Penyediaan Manuskrip OPR/ PUPM/GP02/Percetakan Garis Panduan Percetakan UPM/OPR/ PUPM/AK01 Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip Arahan Kerja Urus Perjanjian UPM/OPR/ PUPM/AK02 Penerbit-Pengarang UPM/OPR/ PUPM/AK03 Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli UPM/OPR/ PUPM/AK04 Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku Karya Asli -
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 2/7
PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
No. Semakan: 06
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH
5.0
No. Isu: 02 Tarikh: 14/07/2015
TERMINOLOGI DAN GLOSARI AF CIP Dami
: : :
FA ISBN JKPEN KP LHDN PNM PAP Pengarang Penilai PP PPP PPEN PPSR PPT PR PSR PTPO PTJ SAS TNC(P&I)
: : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
Ahli Fotografi Cataloguing-in-Publication Data Contoh buku sebagai cadangan bentuk buku yang sebenarnya akan terbit. Final Artwork International Serial Book Numbers Jawatankuasa Penerbitan Universiti Ketua Penerbit Lembaga Hasil Dalam Negeri Perpustakaan Negara Malaysia Pembantu Am Pejabat Penulis buku Pakar bidang Pegawai Penerbitan Penolong Pegawai Penerbitan Pembantu Penerbitan Penolong Pegawai Seni Reka Penolong Pegawai Tadbir Pereka Pegawai Seni Reka Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) Pusat Tanggungjawab Softwork Accounting System Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 3/7
PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
No. Semakan: 06
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH 6.0
No. Isu: 02 Tarikh: 14/07/2015
PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab
Carta alir
Perincian 6.1 Mula Pengarang/Penulis rujuk
6.1 Mula
KP
6.2 Terima manuskrip: 6.2.1 Terima manuskrip dan Borang Penyerahan Manuskrip daripada Pengarang. 6.2.2 Semak dan teliti manuskrip serta pastikan lengkap (bahagian awalan, bahan teks, bahagian akhiran dan ilustrasi).Tandakan pada Senarai Semak Penyerahan Manuskrip
6.2 Terima Manuskrip
PP/PPP
PP/PPP 6.3 Manuskrip Karya Asli
6.4 Manuskrip Karya Suntingan
PPP
6.4.Manuskrip Karya Suntingan 6.4.1 Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, alamat surat menyurat, e-mel,) dan failkan borang penyerahan ke dalam fail. 6.4.2 Terus ke Langkah 6.9.
PP/PPP
PP/PPP KP/PP/PPP
6.3 Manuskrip Karya Asli 6.3.1 Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, nombor kad pengenalan, alamat surat menyurat, e-mel, bidang manuskrip). 6.3.2 Buka fail buku.
6.5 Penilaian Manuskrip
Rekod/ Dokumen Rujukan Garis Panduan OPR/PUPM/GP01/ PenyediaanManuskrip
Borang OPR/PUPM/BR01/ Serah Manuskrip Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/ Serah Manuskrip
UPM/PUPM/10010/6/No. Fail/ Tajuk Buku).
UPM/PUPM/10010/10/2 Projek Terbitan Bersama
6.5 i. Kenal pasti manuskrip yang perlu dinilai. Manuskrip berbentuk senarai rujukan, modul pengajaran dan buku kerja TIDAK perlu dinilai ii. Kenal pasti Penilai Manuskrip Pastikan Penilai adalah pakar bidang Pastikan Penilai adalah bukan dari kalangan Penulis Sekiranya melantik semula Penilai, Penilai tersebut dinilai sekurang-kurangnya pada skala ‘memuaskan’.
PP/PPP
6.5.1 Dapatkan persetujuan Penilai melalui telefon dan emel dalam tempoh 20 hari bekerja. 6.5.2 Hantar surat pelantikan, manuskrip dan Borang Penilaian kepada Penilai. 6.5.3 Pantau tempoh penilaian dari semasa ke semasa. Sekiranya melebihi 6 (enam) minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. 6.5.4 Terima laporan Penilai dan failkan. Nilai prestasi penilai. 6.5.5 Bayar Penilai.
PPP PP/PPP
KP/PP/PPP KP/PPT 6.6 Terima?
KP/PP KP/PPP
Ya
A
Tidak
6.8 Maklum Penolakan
6.6 Terima? 6.6.1 Jika ’Ya’ ikut Langkah 6.7 6.6.2 Jika ’Tidak’ ikut Langkah 6.8
Borang OPR/PUPM/BR02/ Penilaian
Borang OPR/PUPM/BR09/Nil ai Penilai/Penyunting
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 4/7
PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
No. Semakan: 06
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH Tanggungjawab
Carta alir
PPP
A PP/PPP 6.7 Pembetulan Pengarang
KP/PP
6.9 Sedia Carta Perbatuan
PP/PSR/PPP PP/PPP
KP/PP/PPP
Tarikh: 14/07/2015
Perincian
Rekod/ Dokumen Rujukan
6.7 Pembetulan Pengarang 6.7.1 Sedia dan hantar surat, salinan laporan penilaian dan manuskrip yang telah dinilai kepada Pengarang. 6.7.2 Pantau tempoh pembetulan pengarang. Sekiranya melebihi 4 minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. 6.7.3 Terima pembetulan manuskrip daripada pengarang. 6.8 Maklum penolakan 6.8.1 Hantar surat penolakan berserta manuskrip dan laporan penilaian kepada pengarang. 6.8.2 Proses tamat.
KP/PPP
PP/PPP
No. Isu: 02
6.10 Proses Editorial
KP/PP/PPP
KP/PP/PPP
6.9 Sedia Carta Perbatuan 6.9.1 Rancang pergerakan bermula dari proses penyuntingan hingga proses cetak. 6.9.2 Serah carta perbatuan kepada PP/PSR. 6.9.3 Pantau carta perbatuan Kenal pasti manuskrip yang berkemungkinan lewat diterbitkan. Labelkan tag merah pada doket manuskrip yang dikenal pasti dan diletakkan di Zon Merah. 6.10 Proses Editorial 6.10.1 Kenal pasti manuskrip perlu disunting dan sedia doket Manuskrip dalam bidang Bahasa Arab, Cina Tamil dan sebagainya serta manuskrip karya suntingan TIDAK perlu disunting. 6.10.2 Serah manuskrip kepada PP/Penyunting Luar untuk disunting dalam tempoh 8 minggu. Keluarkan surat lantikan bagi Penyunting Luar. Nilai prestasi Penyunting sekiranya Penyunting Luar. 6.10.3 Pantau tempoh penyuntingan. Hantar peringatan jika melebihi tempoh 7 minggu.
Gantt Chart
Borang OPR/PUPM/BR03/ Penyuntingan Arahan Kerja UPM/OPR/PUPM/ AK01 Borang OPR/PUPM/BR09/ Nilai Penilai/Penyunting
PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR/AF PP/PSR/PPP
6.10.4 Mula proses reka bentuk dan reka letak tidak melebihi 6 minggu. 6.10.5 Pantau kerja reka bentuk dan reka letak.
Arahan kerja UPM/OPR/PUPM/ AK03/Reka Letak
PSR/PPSR/PR/ AF
6.10.6 Mula reka bentuk kulit buku dalam tempoh 7 hari bekerja.
Borang OPR/PUPM/BR05/ Reka kulit Arahan kerja UPM/OPR/PUPM/ AK04/Reka Kulit Buku
PSR
6.10.7 Pantau proses reka kulit buku. 6.10.8 Serah dua cadangan reka bentuk kepada pengarang untuk membuat pilihan.
PP/PPP/PPEN
6.10.9 Mohon ISBN dan Kod Jalur daripada PNM
UPM/PUPM/10010/ISBN
6.10.10 Hantar Pruf 1 kepada Pengarang untuk semakan dalam tempoh 10 hari bekerja. Hantar peringatan sekiranya tidak dipulangkan dalam tempoh yang ditetapkan.
Borang OPR/PUPM/BR10/ Pantau Reka Letak
PP/PPP
B
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 5/7
PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
No. Semakan: 06
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH Tanggungjawab
Carta alir
No. Isu: 02 Tarikh: 14/07/2015
Perincian 6.10.11 Terima Pruf 1 daripada Pengarang dan pembetulan dibuat dalam tempoh 10 hari bekerja. 6.10.12 Serah Pruf 2 kepada PP untuk disemak dalam tempoh 15 hari bekerja. 6.10.13 Jika ada pindaan buat pembetulan Pruf 2 dalam tempoh 10 hari bekerja. 6.10.14 Serah Pruf 3 kepada PP untuk disemak dalam tempoh 10 hari bekerja. 6.10.15 Sedia indeks dalam tempoh 5 hari bekerja 6.10.16 Buat pembetulan Pruf 3 dan masukkan indeks 6.10.17 Mohon CIP daripada PNM
PPEN/PR
B PP/PPP/PPEN/ PR
PP/PPP
PP/PPP/PPEN PP/PSR/PPP PP/PPP PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR
6.11 Tepati Tempoh?
Ulang Langkah 6.9
6.11 Tepati Tempoh? 6.11.1 Jika ‘Ya’ ikut Langkah 6.12 6.11.2 Jika ‘Tidak’ ulang Langkah 6.9 6.12 Sedia Dami 6.12.1 Terima teks lengkap dan reka bentuk kulit daripada PPEN/PR untuk disemak. 6.12.2 Serah kepada PR untuk sedia dami dalam tempoh 3 hari dan disemak.
6.12 Sedia Dami
PP/PSR/PR PP/PSR
KP/PP/PSR/ PPEN
6.13 Urus Cetak 6.13.1 Cetak dalam (jika perlu) sekiranya cetakan hitam-putih tidak melebihi 250 naskhah. 6.13.2 Pantau proses cetak dalam tempoh 5 hari bekerja. Pastikan cetakan dalam telah disiapkan dan hubungi syarikat yang ditetapkan. Serah dami beserta ‘softcopy’ reka bentuk kulit dan teks yang telah dicetak. 6.13.3 Cetak luar Pelawa sekurang-kurangnya tiga sebut harga. Sedia spesifikasi cetak buku dan hantar beserta surat pelawaan Sebut Harga kepada Pencetak. Hubungi Pencetak yang berjaya dan serah dami beserta ‘softcopy’ FA kepada Pencetak. 6.13.4 Pantau proses cetak luar.
6.13 Urus Cetak
PP/PPEN/PAP
KP/PP/PSR/PPT PP/PSR/PPT
6.14 Memuaskan
PP/PSR
PP/PPEN
6.15 Rekod Terima
6.16 Tindakan Pembetulan
6.14 Memuaskan? 6.14.1 Terima dan semak buku yang telah siap dicetak. Nilai Pencetak. 6.14.2 Jika ‘Ya’ ikut Langkah 6.15 6.15 Rekod buku dalam sistem komputer 6.16 Tindakan Pembetulan 6.16.1 Jika ada kesilapan buku dipulangkan kepada Pencetak untuk cetak semula.
PP 6.17 Tamat
6.17 Tamat
Rekod/ Dokumen Rujukan
Borang OPR/PUPM/BR10/ Pantau Reka Letak
UPM/PUPM/10010/ISBN Carta Perbatuan
Borang OPR/PUPM/SS02/ Semak Dami
Garis Panduan OPR/PUPM/GP02/Pe rcetakan
Borang OPR/PUPM/BR07/Se rah Cetak/Jilid Borang OPR/PUPM/BR06/Se butharga Borang OPR/PUPM/BR07/Se rah Cetak/Jilid
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 6/7
PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
No. Semakan: 06
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH
No. Isu: 02 Tarikh: 14/07/2015
7.0 REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod
1.
UPM/PUPM/100-10/ No.Fail/(Tajuk Buku) Fail Buku Borang Serah Manuskrip OPR/PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP atau OPR/PUPM/BR11/SUBMIT Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP Surat akuan terima manuskrip Surat kepada Penilai Borang Penilaian Manuskrip OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN atau OPR/PUPM/BR12/REVIEW Salinan Laporan Penilaian daripada Penilai Surat pengarang jalankan pembetulan Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka LetakOPR/PUPM/BR04/REKA LETAK Borang Penyerahan Kerja Reka Bentuk Kulit OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU Senarai Semak Dami OPR/PUPM/SS02/SEMAK DAMI Borang Penyerahan Kerja Mencetak Buku OPR/PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID Borang Pantau Kerja Reka Letak (OPR/PUPM/BR10/PANTAU REKA LETAK) Gantt Chart Salinan Dokumen Perjanjian UPM/PUPM/ISBN-CIP Borang Mohon ISBN Borang Mohon CIP
2.
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail KP/PYB
Tanggungjawab Menyelenggara PPP
Kuasa Melupus Ketua Entiti
Kekal
KP/PYB
PPEN
3.
OPR/PUPM/BR06/BORANG SEBUT HARGA Spesifikasi Surat tawaran mencetak
KP/PYB
PPT
4.
UPM/ PUPM/400-3/Bayaran Perkhidmatan Manuskrip/Jurnal Surat bayaran saguhati penilai Surat bayaran penyunting luar UPM/ PUPM/ 100-10/Perjanjian Asal Buku Dokumen perjanjian asal
KP/PYB
PPT
KP/PYB
PPEN
5.
Tempat dan Tempoh Simpanan Seksyen Editorial
Seksyen Editorial
Ketua Entiti
5 tahun
Rincih
Seksyen Pentadbiran
Ketua Entiti
5 tahun Seksyen Pentadbiran 5 tahun Seksyen Editorial
Ketua Entiti
Ketua Entiti
Kekal 6.
7.
UPM /PUPM/100-10/Reka Bentuk Kulit Mock-up kulit yang dipilih Borang Penyerahan Untuk Kerja Reka Bentuk Kulit Buku (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU Lakaran Konsep Deraf manuskrip asal, pruf dan dami
KP/PYB
PSR
Seksyen Media Kreatif
Ketua Entiti
3 tahun KP/PYB
PPP
Seksyen Editorial 3 bulan
Ketua Entiti
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 7/7
PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
No. Semakan: 06
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH
No. Isu: 02 Tarikh: 14/07/2015
8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu
No. Semakan
02
01
02
02
02
03
02
04
02
05
02
06
No. CPD OPR (PUPM): 1/2012 OPR (PUPM): 2/2012 OPR(PUPM): 2/2013 OPR(PUPM): 1/2014 OPR(PUPM): 1/2015
Kelulusan Mesyuarat Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 12 Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 15 Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 16 Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 18 Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 21 Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 24
Disedia dan Disemak
Diluluskan/dilulus kan semula
Tarikh Kuat Kuasa
Ketua PTJ
WP
22/08/2011
Ketua PTJ
WP
09/05/2012
Ketua PTJ
WP
30/11/2012
Ketua PTJ
WP
30/04/2013
Ketua PTJ
WP
30/05/2014
Ketua PTJ
WP
14/07/2015