Organisatie
Uniek Policy Versie 1.0 13 december 2015
UNIEK POLICY
4
BESCHRIJVING UNIEK
5
UNIEK VISIE
6
HET HOGER DOEL (WIE WE ZIJN) .................................................................................................................................................... 6 DE KERNKWALITEITEN (WAAR WE IN UITBLINKEN) ............................................................................................................................. 6 DE KERNWAARDEN ..................................................................................................................................................................... 6 GEWAAGD DOEL (WAAR WE HEENGAAN) ........................................................................................................................................ 6 UNIEK VISIEHUIS ......................................................................................................................................................................... 7 8
DE FUNDAMENTEN VAN UNIEK
1. HET VORMEN VAN EEN CHRISTELIJKE GEMEENSCHAP ..................................................................................................................... 8 2. PERSOONLIJKE GELOOFSGROEI ................................................................................................................................................... 8 3. KINDEREN .............................................................................................................................................................................. 8 4. PASTORALE ZORG .................................................................................................................................................................... 8 5. SOCIALE ACTIVITEITEN EN MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID ....................................................................................................... 8 9
DE UNIEK ORGANISATIE
DE UNIEK LEDENVERGADERING ..................................................................................................................................................... 9 HET UNIEK BESTUUR ................................................................................................................................................................... 9 UNIEK TEAMS ........................................................................................................................................................................... 10 UNIEK SCRUMS ...................................................................................................................................................................... 11 13
COMMUNICATIE
INTERNE COMMUNICATIE ........................................................................................................................................................... 13 EXTERNE COMMUNICATIE .......................................................................................................................................................... 13 14
BIJLAGE I: BENOEMINGEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
UNIEK BESTUUR ....................................................................................................................................................................... 14 TEAM KLEIN UNIEK ................................................................................................................................................................... 14 TEAM UNIEKIDS ....................................................................................................................................................................... 14 TEAM UNIEKDIENST .................................................................................................................................................................. 14 OVERIG ................................................................................................................................................................................... 14 BIJLAGE 2: WERKAFSPRAKEN PREDIKANT
15
BIJLAGE 3: BESTUURSFUNCTIES
16
TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE PENNINGMEESTER ..................................................................................................... 16 17
BIJLAGE 4: UNIEK TEAMS 2 Uniek Policy
22
TEAM KLEIN UNIEK ................................................................................................................................................................... 17 TEAM UNIEKIDS ....................................................................................................................................................................... 17 TEAM UNIEKDIENST .................................................................................................................................................................. 17 18
BIJLAGE 5: OVERIG
SPECIALE GELEGENHEDEN ........................................................................................................................................................... 18 19
VERSIEBEHEER
3 Uniek Policy
23
Uniek Policy De Uniek policy geeft op hoofdlijnen weer waar Uniek voor staat, welke taken en verantwoordelijkheden er zijn vastgelegd en hoe het Uniek bestuur, Uniek teams en Uniek SCRUMS opgezet zijn. Binnen deze kaders is er vrijheid voor het bestuur, teams en SCRUMS om op een praktische wijze te werken. De policy geeft hiermee belangrijke richtlijnen aan wat voor type gemeente Uniek is en hoe zij georganiseerd is. Het is dan ook van belang dat de meerderheid van de gemeente zich kan vinden in de beschrijvingen. De policy is niet bedoeld om alle mogelijke voorvallen af te dichten, of om tot in detail vast te leggen wat wel of niet gedaan zou moeten worden. Het uitgangspunt is dat gezond verstand de boventoon moet voeren. Verantwoording van beleid wordt door het bestuur of betrokken team of ingestelde SCRUM gegeven in de ledenvergadering.
4 Uniek Policy
24
Beschrijving Uniek Uniek is in 2000 in Utrecht opgericht met als doel om een nieuwe kerk te worden binnen het Kerkgenootschap der Zevende-‐dags Adventisten. De eerste naam van Uniek was Uni&K: een afkorting voor Universiteit en Kerk. Uniek wilde zich richten op studenten in Utrecht. In 2004 is besloten om de focus te verleggen van studenten naar directe vrienden en kennissen en werd de naam gewijzigd naar Uniek. Tijdens het Uniecongres in 2012 is Uniek geïnstalleerd als volwaardige gemeente van het Kerkgenootschap der Zevende-‐ dags Adventisten. Uniek wil groeien via de relaties van Uniekers met vrienden en kennissen. Uniek zoekt bewust maatschappelijke relevantie op via diverse acties die door Klein Uniek en/of Uniek SCRUMS georganiseerd worden. De Unieker De gemiddelde Unieker is tussen de 25-‐40 jaar en woont in Vleuten-‐De Meern. Hij komt zo’n 3x per maand naar de Uniekdienst en 1x per maand naar Klein Uniek. Het merendeel van de Uniekers heeft een partner en meerdere kinderen tussen de 0 en 8 jaar. De Unieker is niet per definitie een gedoopt lid bij Uniek. De regelmatige bezoekers worden ook als Unieker beschouwd, hoewel zij geen officieel lid zijn van Uniek. De Uniekid Het gemiddelde Uniekid is tussen de 0 en 8 jaar oud, woont in Vleuten-‐De Meern en heeft een broer of zus. De Bezoeker Vrijwel alle personen die Uniek bezoeken komen voort uit directe uitnodiging van een Unieker en vallen in dezelfde beschrijving.
5 Uniek Policy
25
Uniek Visie Het begrip ‘visie’ kent vele definities. Wij hebben gekozen voor de definitie uit het boek ‘Kus de visie wakker’ van Salem Samhoud, Jeroen Geelhoed en Hans van der Loo uit 2008. Daarin wordt het begrip visie in vier onderdelen verdeeld:
Het hoger doel (wie we zijn) In ons hoger doel verwoorden we ‘wie’ en ‘wat’ we willen zijn. Begrippen die er toe doen zijn: christenen, God dienen, ruimte geven, mogelijkheden tot ontmoeting van God en andere mensen. Daaruit volgt de volgende formulering: Uniek is een groep christenen die God wil dienen en iedereen de ruimte en mogelijkheden wil bieden om God, zichzelf en anderen beter te leren kennen.
De kernkwaliteiten (waar we in uitblinken) Bij alles wat we doen streven we naar ruimte voor aanbidding, gezelligheid en maatschappelijke betrokkenheid. Die drie kernkwaliteiten vinden we belangrijk en we durven te zeggen dat we daarin uitblinken.
De kernwaarden Bij de kernkwaliteiten horen bijpassende kernwaarden. Uniek heeft de volgende kernwaarden die we met elkaar enorm belangrijk vinden:
Opbouwend: we willen elkaar helpen en versterken in het vinden van onze relatie met God en met anderen.
Echt: als Unieker zijn we echt naar elkaar toe. We spelen geen rol en doen ons niet beter of mooier voor dan we zijn. Voor God kunnen we dat immers ook niet.
Vriendschap: Uniek gaat als gemeente verder dan samen op zaterdag samen een dienst bijwonen. Als Uniekers zijn we wel elkaars vrienden, die op ieder moment, in goede en slechte tijden, voor elkaar klaar staan.
Open: omdat we bevriend met elkaar zijn en echt zijn, kunnen en durven we volledig open te zijn naar elkaar toe. Open over wie we zijn en wat ons bezig houdt. Dit versterkt onze onderlinge band en vriendschap.
Eigen verantwoordelijkheid: Als Uniekers hebben we allemaal onze eigen verantwoordelijkheid als het gaat om de manier waarop we met elkaar omgaan en waarop we onze relatie beleven met God. Bij Uniek zul je niet snel zien dat er met vingers gewezen wordt; maar van iedere Unieker wordt wel verwacht dat hij of zij die eigen verantwoordelijkheid neemt.
Gewaagd doel (waar we heengaan) Uniek is de kerk waar onze kinderen, onze vrienden en wij ons thuis voelen en waar we elkaar helpen om Jezus te volgen en God en de bijbel beter te begrijpen. Aan de hand van deze vier onderdelen hebben we het Uniek Visiehuis samengesteld:
6 Uniek Policy
26
Uniek Visiehuis
7 Uniek Policy
27
De Fundamenten van Uniek Uniek heeft een aantal principes waarvan zij gelooft dat deze altijd een integraal onderdeel moeten uitmaken van Uniek. Dit zijn de zogenaamde fundamenten van Uniek. Alles wat we doen moet een verband houden met deze fundamenten. Het is de taak van het bestuur om erop toe te zien dat er een gezonde balans is tussen alles wat de Uniek teams en Uniek SCRUMS organiseren en deze fundamenten.
1. Het vormen van een christelijke gemeenschap Uniek streeft ernaar een gemeenschap te vormen waar persoonlijke geloofsgroei plaatsvindt en waar aandacht is voor elkaar op pastoraal en maatschappelijk gebied. Uniek wil bekend staan als een gemeenschap die zorg heeft voor haar mensen en haar omgeving.
2. Persoonlijke geloofsgroei Uniek gelooft dat persoonlijke geloofsgroei belangrijk is voor haar leden en bezoekers. Uniek wil dat faciliteren door structureel een Uniekdienst en Klein Uniek te organiseren. Uniek gelooft dat ieder er goed aan doet om zowel de Uniekdienst als Klein Uniek op regelmatige basis te bezoeken.
3. Kinderen Voor Uniek zijn kinderen erg belangrijk. Het is prettig voor ouders als hun kinderen het naar hun zin hebben en daarnaast is een positieve ervaring met de kerk op jonge leeftijd iets wat Uniek wil nastreven. Daarom is er tijdens elke dienst een kinderprogramma: Uniekids en wordt bij elke activiteit nagedacht welke rol kinderen hierbij hebben.
4. Pastorale zorg Uniek gelooft dat zorg voor elkaar een voorwaarde is voor het vormen van een christelijke gemeenschap. Door onderlinge relaties en door Klein Uniek zijn Uniekers met elkaar betrokken. Elke Unieker heeft een verantwoordelijkheid om actief deel te nemen aan de zorg voor elkaar. Dit heeft echter ook een grens, we zijn geen professionele hulporganisatie. Het is dan ook de predikant van Uniek die vanuit zijn professionele rol eindverantwoordelijk is voor de pastorale zorg binnen Uniek. Van de predikant wordt verwacht dat hij zich actief informeert en ondersteuning biedt aan personen of teams die hem nodig hebben.
5. Sociale activiteiten en maatschappelijke betrokkenheid Uniek vindt het belangrijk om sociale betrokkenheid onder haar leden en bezoekers te stimuleren. Zo geven we handen en voeten aan ons geloof. Ook zijn sociale activiteiten geschikt voor Uniekers om geïnteresseerden mee naar toe te nemen en zo kennis te laten maken met Uniek. Via Klein Uniek en Uniek SCRUMS wordt invulling gegeven aan deze wens.
8 Uniek Policy
28
De Uniek Organisatie Het is het streven van Uniek om met een zo eenvoudig mogelijke organisatie zoveel mogelijk te kunnen bereiken. Uniek wordt gerund door vrijwilligers, dat betekent ook dat de organisatiestijl hierop aangepast moet zijn. Er is daarom gekozen om de organisatie op te delen in een viertal groepen: 1. 2. 3. 4.
De Uniek Ledenvergadering. Het Uniek Bestuur. De Uniek Teams. De Uniek SCRUMS.
Het belangrijkste orgaan in Uniek is de ledenvergadering. De ledenvergadering stelt de overige drie organen aan. Het Uniek bestuur is ondersteunend aan de ledenvergadering. Zij houden daarbij zicht op de gang van zaken bij de Uniek teams en lopende Uniek SCRUMS. De Uniek teams zijn de teams die zorgdragen voor de structureel georganiseerde activiteiten zoals de Uniekdienst, de Uniekids en Klein Uniek. Uniek SCRUMS zijn uitsluitend voor eenmalige activiteiten of projecten. Deze activiteiten of projecten worden afgestemd door de ledenvergadering.
De Uniek Ledenvergadering De ledenvergadering wordt drie tot vier keer per jaar georganiseerd door het bestuur om beleid, activiteiten en strategie met de Uniekers af te stemmen. Het bestuur legt verantwoording af voor het gevoerde beleid en de financiële huishouding. Eventueel nieuw beleid wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentevergadering. Er worden nieuwe Uniek SCRUMS benoemd, lopende SCRUMS geven een update en SCRUMS die in voorgaande periode beëindigd zijn worden geëvalueerd. Nieuwe bestuursleden en teams worden door de ledenvergadering aangesteld. Stemrecht in de Uniek Ledenvergadering Formeel gezien hebben alleen Uniekleden stemrecht in de ledenvergadering. Uniek vraagt haar reguliere bezoekers (dus ook niet-‐ leden) om input bij de onderwerpen en streeft daarbij naar consensus. Voor reguliere onderwerpen volstaat een meerderheid van stemmen, voor wijzigingen in de Uniek Policy is er een 2/3e meerderheid van stemmen vereist. Lidmaatschap Uniek Men kan alleen lid van Uniek worden als men gedoopt lid is van het Kerkgenootschap der Zevende-‐dags Adventisten. Een verzoek tot overschrijving van lidmaatschap naar/van Uniek kan bij de secretaris van Uniek ingediend worden. Personen die bij Uniek gedoopt worden daarbij ook lid van Uniek.
Het Uniek Bestuur Het bestuur van Uniek bestaat uit een predikant, een secretaris en een penningmeester. Zij vormen samen het dagelijks bestuur van Uniek. Het bestuur wordt aangesteld door de ledenvergadering en iedere twee jaar worden de posities van secretaris en penningmeester verkiesbaar gesteld (niet gelijktijdig ivm continuïteit). De positie van predikant is niet verkiesbaar, deze wordt door het Kerkgenootschap der Zevende-‐dags Adventisten aangesteld. In onderlinge samenspraak wordt de rol van voorzitter toegekend aan een bestuurslid. 9 Uniek Policy
29
Predikant De predikant van Uniek is verantwoordelijk voor de pastorale zorg binnen Uniek (zie ook hoofdstuk ‘De Fundamenten van Uniek’). Jaarlijks worden er werkafspraken gemaakt met het bestuur en de ledenvergadering om gezamenlijk de prioriteiten van Uniek voor de predikant vast te stellen. Deze werkafspraken worden bijgehouden in de bijlage 'werkafspraken predikant'. Secretaris De secretaris is verantwoordelijk voor de organisatie van de Uniek Ledenvergadering en fungeert als bestuursbuddy voor de Uniek SCRUMS. Besluiten en acties worden bijgehouden en aangestuurd door de secretaris. De secretaris onderhoudt de contacten met het Kerkgenootschap der Zevende-‐dags Adventisten. De secretaris hoeft geen officieel Unieklid te zijn, maar moet wel betrokkenheid tonen aan Uniek en geen afstand hebben genomen van het officiële lidmaatschap van Uniek. Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van de begroting, het beheren van de Uniek rekening en het geven van stuurinformatie aan bestuur en de ledenvergadering. Gezien de vertrouwelijke informatie rondom financiën moet de penningsmeester een officieel Unieklid zijn. Een meer gedetailleerde beschrijving van taken en verantwoordelijkheden is opgenomen als bijlage. Taken van het Uniek Bestuur 1. De visie en fundamenten van Uniek bewaken en waar nodig bijsturen 2. Het organiseren van de ledenvergadering 3. Zorgdragen voor de continue implementatie van Uniek SCRUMS 4. Bestuursbuddy leveren aan de Uniek SCRUMS 5. Uniek teams bemoedigen en 2x per jaar een gesprek met teamleider Verkiezing secretaris en penningmeester Als de termijn van twee jaar voor de positie van secretaris of penningmeester nadert zal het bestuur dit kenbaar moeten maken aan de gemeente tijdens een ledenvergadering. Op de eerstvolgende ledenvergadering zal de verkiezing van de positie op de agenda staan. De volgende algemene richtlijnen gelden hierbij: 1.
2. 3.
4. 5.
Elke Unieker heeft het recht zich verkiesbaar te stellen voor een positie die verkiesbaar komt als hij/zij voldoet aan de beschrijving zoals die gegeven is bij de functie. Hij stelt zich verkiesbaar door dit minimaal 6 weken voor de ledenvergadering bij de zittende secretaris aan te geven. Minimaal 4 weken voor de betreffende ledenvergadering moeten de namen van de personen die zich verkiesbaar gesteld hebben bekend gemaakt worden. Mocht iemand morele bezwaren hebben tegen de verkiesbaarstelling van een persoon, dan kan hij dit kenbaar maken bij de predikant. De predikant besluit of het bezwaar reden is om de persoon niet verkiesbaar te laten zijn. Bescherming van zowel bezwaarmaker als degene die zich verkiesbaar stelt moet door alle partijen in acht worden genomen. Als meerdere personen zich verkiesbaar gesteld hebben, dan volgt een schriftelijke stemming. De meerderheid van stemmen zal gelden. Bij gelijk aantal stemmen wordt de stemming gestaakt en wordt de verkiezing opnieuw uitgeschreven. Er is in principe geen maximaal aantal termijnen voor een positie.
Uniek teams De algemene voorkeur is dat zoveel mogelijk activiteiten via SCRUMS worden opgezet. Voor een aantal activiteiten is SCRUM niet de beste oplossing, maar kan een team aangesteld worden. Een team bestaat uit minimaal twee personen die structureel bij een activiteit betrokken zijn en een duidelijke bijdrage levert aan het realiseren van de visie van Uniek.
10 Uniek Policy
210
Aanstelling Uniek team Een Uniek team wordt door de ledenvergadering aangesteld op voordracht van het bestuur of vanuit een initiatief van Uniekers. Er is 2/3 meerderheid van stemmen nodig om een team aan te stellen. Het zittende bestuur moet unaniem eens zijn met de aanstelling van het team, omdat zij verantwoordelijkheid draagt voor het team. Beschrijving en functioneren Uniek team Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het team. Bij voorkeur delegeert zij deze verantwoordelijkheid aan een teamleider. Een teamleider heeft hiermee geen feitelijke bestuurlijke verantwoordelijkheid, maar juist een coördinerende rol binnen het team. Aanstelling of verkiezing van een teamleider door de ledenvergadering is hierdoor niet aan de orde. Het is aan het team zelf om een teamleider te kiezen. In principe kan iedereen deel uitmaken van een team. Mocht dit om wat voor reden dan ook tot conflicten leiden, dan ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuur om voor een oplossing te zorgen. Als een team afwijkt van deze aansturingsvorm dan zal dit beschreven moeten zijn in de teambeschrijving. Een Uniek team zorgt voor deze teambeschrijving en legt deze voor aan de ledenvergadering. Na goedkeuring (2/3 meerderheid) wordt deze beschrijving toegevoegd aan deze Uniek Policy. De beschrijving moet een aantal kaders bieden aan het team, het bestuur en de ledenvergadering. Elk jaar wordt de beschrijving en het functioneren van een team kort besproken in de ledenvergadering en waar nodig wordt de omschrijving aangepast (2/3 meerderheid). Als een lid tussentijds op-‐ of aanmerkingen heeft op het functioneren van een team wil bespreken dan doet hij dit met het team zelf. Mocht dat om een of andere reden niet tot de mogelijkheden behoren, dan moet hij dit bij het bestuur kenbaar maken en zal het bestuur hierin een leidende rol spelen. Opheffen van een Uniek team Het opheffen van een Uniek team gebeurd op initiatief van het bestuur tijdens een ledenvergadering (2/3 meerderheid). Het is wel zo dat als een bestuur geen verantwoordelijkheid meer wil nemen voor een Uniek team, maar er is geen voldoende meerderheid in de ledenvergadering, dat er een impasse ontstaat. De voorzitter van het bestuur zal dan een voorstel moeten doen om deze impasse te doorbreken. Dit voorstel zal uiterlijk in de eerstvolgende ledenvergadering door 2/3 meerderheid van de ledenvergadering gedragen moeten worden.
Uniek SCRUMS De naam SCRUM is herleid aan de methodologie voor o.a. software ontwikkeling. Het principe is dat een leider capabele mensen om zich heen verzamelt, die door onderlinge discussie een uitdaging analyseren en komen met de beste aanpak. Die aanpak voeren ze vervolgens ook zelf uit, met onderlinge feedback indien er bijgestuurd moet worden. De verantwoordelijkheid van een SCRUM ligt bij een SCRUM leider. Bij Uniek worden in principe alle activiteiten die de Uniek Ledenvergadering wil doen als een SCRUM aangevlogen. De activiteiten die door een SCRUM worden uitgevoerd, worden bepaald tijdens de Uniek Ledenvergadering. Er wordt dan ook een SCRUM leider aangesteld en er wordt vastgesteld wie er verder deel willen uitmaken van de SCRUM. De feitelijke samenstelling van de SCRUM wordt dan praktisch ingevuld waarbij Uniekers op een later moment nog toegevoegd kunnen worden. De SCRUM leden bepalen wanneer de activiteit gaat plaatsvinden, tenzij dit duidelijk is meegegeven door de ledenvergadering. De SCRUM leider is verantwoordelijk voor de oplevering van de activiteit en voor de financiële verantwoording aan de penningmeester. De secretaris van het Uniek bestuur fungeert als bestuursbuddy voor de SCRUM. Evaluatie Uniek SCRUMS Het is van groot belang dat er eerlijk en open teruggekeken wordt naar de succesfactoren en verbeterpunten van elke SCRUM. Dit helpt om tot betere SCRUMS te komen in de toekomst. Er zal tijdens de ledenvergaderingen worden geëvalueerd, zodat alle Uniek leden de mogelijkheid hebben om aan te geven wat zij van de SCRUM vonden en er zoveel mogelijk feedback verzameld wordt. De SCRUM leider kan direct een toelichting te geven op het werk wat er gedaan is door de SCRUM.
11 Uniek Policy
211
Doel SCRUMS SCRUMS om het hebben van SCRUMS is niet het doel. SCRUMS dienen Uniek ten alle tijde dichter bij de visie te brengen. Het is uiteindelijk de bedoeling dat leden het gevoel hebben dat hun ideeën serieus opgevat worden en ze ondersteund worden in het uitvoeren daarvan. Het is niet de bedoeling om leden te verplichten tot SCRUMS of SCRUMS te verdelen onder de leden. Het gaat om het faciliteren van initiatieven van Uniekers. SCRUM is niet bedoeld om het functioneren van een Uniek team te beïnvloeden, tenzij een teamleider dit zelf . Beïnvloeding van het functioneren van een team gebeurt op een ledenvergadering, en de teamleider zelf zal daar verantwoording voor dragen. Voordelen Uniek SCRUMS
Betrokken personen verbinden zich voor een korte tijd aan een overzichtelijke activiteit. Dit nodigt uit om deel te nemen aan een Uniek SCRUM
Plannen en activiteiten voortkomend uit een Uniek Ledenvergadering kunnen snel opgepakt worden
Uniekers bepalen zelf of ze in meer of mindere mate actief zijn voor Uniek
Bestuursleden en Uniek Teams worden niet belast met werk wat niet direct bij hen thuishoort, wel kunnen ze ook een SCRUM aanvragen voor hun eigen terrein om ze te helpen met verbeteren van bestaande teamactiviteiten
12 Uniek Policy
212
Communicatie Uniek maakt gebruik van verschillende communicatiemiddelen. Uniek heeft een verantwoordelijkheid om haar leden op de hoogte te houden van relevante informatie, daarbij wordt er van de Uniekleden verwacht dat zij ook hun best doen om zich op te hoogte te houden. Hieronder worden de verschillende communicatiemiddelen beschreven met een korte toelichting.
Interne communicatie Mededelingen bij de dienst De mededelingen aan het einde van de dienst zijn wellicht het meest voor de hand liggende communicatiemiddel van Uniek. In principe kan iedereen een verzoek indienen bij de secretaris om een item op te nemen in de mededelingen. Uiteraard is het wel van belang dat het Uniek gerelateerd is. De check hierop vindt plaats door de secretaris. NUC mededelingen De secretaris ontvangt informatie van de NUC en filtert deze op relevantie voor Uniek. De relevante informatie wordt verspreid naar Uniekers/Uniek teams via email of mededeling bij de dienst. Uniek Ledenvergadering Notulen en uitnodiging agendapunten van Uniek Meetings worden via email aan de Uniekers gestuurd. De aankondiging van de ledenvergadering wordt een maand van tevoren in de mededelingen bij de dienst opgenomen.
Externe communicatie Website De Uniek website is bedoeld als statische site, waarbij er weinig onderhoud plaats hoeft te vinden. Algemene vaste informatie is hier terug te vinden, zoals plaats en tijd van samenkomst, beschrijving van Uniek etc. Informatie mbt activiteiten of speciale gelegenheden wordt hier niet Social media Speciale aandacht verdient social media. Hierbij is Uniek mede afhankelijk van haar volgers op oa Facebook en Twitter voor wat betreft inhoud en reacties. Iedereen moet beseffen dat social media een belangrijk visitekaartje van Uniek is en een indruk achterlaat bij de bezoeker/lezer. Iedere Unieker die Uniek betrekt in zijn social media zou hieraan moeten denken en respectvol ermee omgaan. De beheerders van de social media van Uniek staan vermeld in bijlage 1. Facebook De beheerders zijn het Uniek bestuur. Zij kunnen vervolgens personen aanwijzen om verschillende rollen te vervullen voor de facebookpagina van Uniek. Makers van inhoud zijn mensen met gezond verstand, gevoel voor correct gebruik van social media en hebben het vertrouwen van het Uniek bestuur om de pagina namens Uniek te beheren. Om de kracht van social media zoveel mogelijk te benutten hebben makers van inhoud veel vrijheid. Mocht iets niet wenselijk zijn, dan spreekt men elkaar daar op aan.
13 Uniek Policy
213
Bijlage I: Benoemingen en verantwoordelijkheden Uniek Bestuur Voorzitter en predikant: Secretaris: Penningmeester:
Lex van Dijk (
[email protected]), telefoon 06 53 609 568 Nathalie van Ekris (secretaris@uniek-‐utrecht.nl) Remco Dingjan (penningmeester@uniek-‐utrecht.nl)
Team Klein Uniek Teamleider: Klein Uniek leiders:
Judith Dingjan Miriam Nagtegaal
Tamara Verdouw, Miriam Nagtegaal Ankie Cerew, Ria Dingjan, Miriam Nagtegaal Paul Goinga, Tamara Verdouw, Wilfred Verdouw Judith Dingjan, Remco Dingjan, Joris van der Ploeg, Nathalie van Ekris
Remco Dingjan Judith Dingjan, Tamara Verdouw, Wilfred Verdouw, Wouter den Ouden, Joris van der Ploeg
Elise van Haren Wilfred Verdouw FB Managers: Uniek Bestuur FB Makers van inhoud: Judith Dingjan, Nelske Verbaas Paul Goinga, Christina Thomsen Edwards Ankie Cerew
Team Uniekids Teamleider: Uniekids leiders groep 1: Uniekids leiders groep 2: Uniekids leiders groep 3:
Team Uniekdienst Teamleider: Uniekband:
Overig Opbouw coördinator: Webmaster: Facebook: Inkoop: Verjaardagskaart:
14 Uniek Policy
214
Bijlage 2: Werkafspraken predikant Jaar
Predikant
Afspraken
2013
Lex van Dijk
Het vormgeven van een pastoraal team
2014
Lex van Dijk
Pastoraal ondersteunen van teamleiders en bestuursleden, 2x per maand spreken bij de Uniekdienst, 1x per maand een Klein Uniek studie
2015
Lex van Dijk
Concept: Twee keer per maand spreken bij Uniek, pastoraal ondersteuning geven aan Uniekers, 1x per maand Klein Uniek studie
15 Uniek Policy
215
Bijlage 3: Bestuursfuncties Taken en verantwoordelijkheden van de penningmeester Opstellen van de begroting De penningmeester werkt een voorstel uit voor de begroting voor het komende jaar. Dit voorstel wordt goedgekeurd in de bestuursvergadering. De penningmeester draagt er zorg voor dat de door het bestuur goedgekeurde begroting als agendapunt wordt opgenomen voor de ledenvergadering. De ledenvergadering stelt de begroting vast tijdens de laatste vergadering voorafgaand aan het jaar waar de begroting betrekking op heeft of uiterlijk in de eerste vergadering van dat jaar. Bewaken van de begroting De penningmeester controleert ten minste eenmaal per kwartaal of de in de ledenvergadering goedgekeurde begroting niet overschreden wordt. De penningmeester rapporteert elke bestuursvergadering kort of er significante afwijkingen zullen ontstaan in de gerealiseerde cijfers. Het bestuur neemt de beslissing of nadere actie gewenst is. Facturen en declaraties Van de ontvangen facturen en declaraties controleert de penningmeester de juistheid ervan en of de Uniek Teamleider of de SCRUM leider er akkoord voor heeft gegeven. De penningmeester betaalt facturen binnen de vermelde betaaltermijn en bewaart de bewijsvoering bij de financiële administratie. Verantwoording Na afloop van het kalenderjaar neemt de penningmeester contact op met de predikant teneinde de financien te laten controleren. Daartoe stelt de penningmeester alle gegevens ter beschikking. Onder deze gegevens behoren in ieder geval de afschriften van de bankrekening, de facturen en uitbetaalde declaraties en bijhorende documentatie. Na goedkeuring van het jaaroverzicht wordt deze afgetekend door de penningmeester en de predikant. De penningmeester houdt het jaaroverzicht in bewaring en verstrekt deze eventueel aan belanghebbende partijen (zoals bijvoorbeeld de NUC). Verantwoording aan de Uniek Ledenvergadering Elke Uniek Ledenvergadering geeft de penningmeester een kort overzicht van de financiële huishouding van afgelopen kwartaal/periode.
16 Uniek Policy
216
Bijlage 4: Uniek Teams Team Klein Uniek Uniek is een gemeente die buiten de wekelijkse samenkomst in de Uniekdienst ook samenkomt in kleine groepen. Deze kleine groepen noemen we Klein Uniek. Op verschillende momenten en verschillende plaatsen in Vleuten/De Meern vinden regelmatige bijeenkomsten van Klein Uniek plaats. Ondanks het christelijke karakter worden via sociale activiteiten ook niet-‐christelijke bekenden van de groepsleden aangetrokken door Klein Uniek. Om Klein Uniek te laten werken moet zij een essentieel deel uitmaken van het kerkelijk leven en de kerkelijke structuur van Uniek, de mentaliteit om te groeien hebben en relationeel te werk gaan. Centrale elementen van Klein Uniek:
Groei in onze relatie met God
Groei in onze onderlinge relaties
Groei in het delen van het evangelie met anderen
De functies van Klein Uniek zijn oa: bijbelstudie, gebed, aanbidding, ontdekken van geestelijke gaven, overbrengen van de visie van de gemeente en pastorale zorg. Structuur en posities Elke Klein Uniek heeft een eigen groepsleider. De teamleider Klein Uniek stuurt deze groepsleiders aan. De teamleider Klein Uniek moet een officieel Unieklid zijn, de groepsleiders hoeven dat niet te zijn.
Team Uniekids Kinderen zijn belangrijk voor Uniek. Tijdens de dienst geven we aparte aandacht aan kinderen in drie verschillende leeftijdscategorieën: 1. 2. 3.
1 -‐ 3 jaar 4 jaar -‐ groep 3 Groep 4 – groep 8.
De teamleider Uniekids moet een officieel Unieklid zijn, de teamleden niet. We geven op een praktische manier invulling aan het thmea ‘ Veilige Kerk’.
Team Uniekdienst Het team bestaat uit de Uniekband. Daarnaast regelt de teamleider de sprekers en verzorgt de powerpoint en de invulling van de reguliere diensten. De teamleider Uniekdienst moet een officieel Unieklid, de teamleden niet.
17 Uniek Policy
217
Bijlage 5: Overig Speciale gelegenheden Er zijn gelegenheden waaraan we als Uniek extra aandacht willen geven. Dat houd in dat er budget voor vrijgemaakt wordt, en dat er van bepaalde teams extra aandacht gevraagd wordt. Maar het allerbelangrijkste is dat we als Uniek ook daadwerkelijk deze zaken met elkaar willen vieren of delen! Doop Een van de mooiste gebeurtenissen in de kerk is de doop. Hierbij geeft een persoon aan dat hij Jezus wil volgen en dat hij dat wil doen in Uniek! Het Uniekdienst team zal hier het meest mee bezig zijn om de bijhorende dienst ook speciaal te maken. Daarnaast is er budget voor bloemen en een cadeau. Meestal is het cadeau in de vorm van een boek, maar daar kan van afgeweken worden op verzoek van de dopeling. Budget ligt rond de EUR 25,00 voor het cadeau en de standaardprijs voor een bos bloemen. Opdragen kind Ouders kunnen een pasgeboren kind laten opdragen bij Uniek. Dit is staat verder los van een doophandeling. Met opdragen wordt een zegen gevraagd over het kind en ouders. De dienst krijgt hiermee een speciaal karakter, die deels ingevuld kan worden met wensen van de ouders. Uniek verzorgt een mooie bos bloemen en Uniekids verzorgt een cadeau vanuit haar eigen budget. Lid worden van Uniek Personen kunnen zich van een andere kerkgemeente laten overschrijven naar Uniek. Dit wordt in principe afgestemd met de predikant en secretaris. Als de overschrijving compleet is, verzorgt Uniek een bos bloemen als welkom. Huwelijk Traditiegetrouw verzorgt Uniek een trouwbijbel als cadeau als een Unieklid trouwt. De keuze van bijbel is vrij te bepalen door het bruidspaar. Uniek kan gevraagd worden om meer ondersteuning te geven voor de dienst, maar dat zal per geval afhankelijk zijn van beschikbaarheid van mensen. Uniekids groep 3 Bij de overgang van kinderen naar de derde Uniekids groep krijgen ze een bijbel van Uniek. Deze bijbel is eigendom van het kind, maar wordt bij Uniek bewaard zolang zij in deze groep zijn. Verjaardagen Regelmatige bezoekers van Uniek krijgen een verjaardagskaart van Uniek.
18 Uniek Policy
218
Versiebeheer Versie
Datum
Wie
Wijzigingen
0.1
15-‐9-‐2013
Remco Dingjan
Concept opgesteld
0.2
23-‐11-‐2013
Remco Dingjan
Aan de hand van verschillende bestaande documenten tekst toegevoegd en aangepast.
0.3
12-‐1-‐2014
Remco Dingjan
Tekst toegevoegd, volgorde gewijzigd. Gemaild naar bestuur voor commentaar.
0.4
24-‐1-‐2015
Remco Dingjan
Feedback bestuur verwerkt en tekst verder aangescherpt. Nog geen volledige tekst voor alle items, maar voldoende om alvast te delen met Uniekers.
0.5
16-‐3-‐2015
Remco Dingjan
Feedback diverse Uniekleden verwerkt.
1.0
13-‐12-‐2015
Remco Dingjan
Document gereed gemaakt voor publicatie ANBI.
19 Uniek Policy
219
