i
ii
OMNIA SINT FAUSTA Semoga Semua Sejahtera
Kau Susah ... Aku Bantu, Aku susah ... Kau Bantu!
iii
KATA PENGANTAR
Persyaratan penting yang perlu dimiliki koperasi kredit sebagai lembaga yang bergerak di bidang jasa keuangan adalah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Oleh karena itu Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur membuat Standard Operational Procedure (SOP) dengan harapan agar Koperasi dalam menjalankan usahanya dapat berjalan sesuai dengan sistem dan standar yang telah ditentukan. Idealnya, Standard Operational Procedure (SOP) ini dapat digunakan sebagai penuntun dalam menjalankan usaha simpan pinjam Koperasi yang sehat, efektif dan efisien sehingga terciptalah pelayanan yang prima sesuai dengan jatidiri koperasi dan prinsip-prinsip koperasi. Sesuai degan visi dan misinya, Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur akan terus meningkatkan kesejahteraan anggota dan menjadi penggerak ekonomi kerakyatan serta turut membangun perekonomian bangsa; oleh karena itu perlu adanya Standard Operational Procedure (SOP) yang memadai. Standard Operational Procedure (SOP) ini merupakan penjabaran dari Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi yang secara resmi telah digunakan sebagai patokan dasar dalam menjalankan usaha simpan pinjam. Berkaitan dengan hal tersebut masih diperlukan peraturan-peraturan lain dan kebijakan pendukung yang diatur dalam Peraturan Khusus, Pola kebijakan dan Standard Operational Management (SOM). Tak dapat dipungkiri bahwa penyusunan Standard Operational Procedure (SOP) ini belum sempurna dan masih membutuhkan perbaikan sesuai perkembangan dan kebutuhan usaha simpan pinjam Koperasi; namun demikian Standard Operational Procedure (SOP) ini sudah dapat digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan usaha simpan pinjam pada Koperasi secara profesional. Akhir kata, Tim Penyusun mengucapkan banyak terimakasih kepada para Pengurus, Pengawas dan Karyawan serta Anggota yang telah turut serta memberi saran, masukan, motivasi dan dukungan baik secara moril maupun materiil sehingga tersusunlah Standard Operational Procedure (SOP) yang benar-benar layak sesuai dengan standar kerja yang ideal. Omnia sint fausta! Semoga semua sejahtera!
Tulungagung, 6 Nopember 2011 Tim Penyusun
iv
DAFTAR ISI
Motto ................................................................................................................................... iii Kata Pengantar ..................................................................................................................... iv Daftar Isi ...............................................................................................................................
v
Bab I
Standard Operational Procedure .......................................................................
1
A.
Latar Belakang ...........................................................................................
1
B.
Tujuan .......................................................................................................
1
C.
Sasaran Standard Operational Procedure ................................................
1
D.
Ruang Lingkup ...........................................................................................
1
E.
Landasan Kerja ..........................................................................................
2
F.
Definisi dan Konsepsi ................................................................................
3
Standard Operational Procedure Kelembagaan ................................................
4
A.
Standar Organisasi ....................................................................................
4
B.
Standar Pengelolaan Organisasi ...............................................................
9
C.
Struktur Standar Pengelolaan Manajemen .............................................. 19
D.
Standar Sumber Daya Manusia Pengelolaan Koperasi ............................. 45
Bab II
Bab III
Standard Operational Procedure Pengelolaan Usaha Koperasi ........................ 50 A.
Standar Batas Layanan .............................................................................. 50
B.
Standar Jenis Penghimpunan Dana .......................................................... 50
C.
Kebijakan dan Ketentuan Penghimpunan Dana ....................................... 53
D.
Layanan Pinjaman ..................................................................................... 58
E.
Prosedur Pinjaman .................................................................................... 59
F.
Dokumentasi dan Administrasi Pinjaman ................................................. 64
G.
Pemantauan dan pembinaan Pinjaman ................................................... 65
H.
Pinjaman Bermasalah ............................................................................... 66
v
Bab IV
Bab V
Standard Operational Procedure ....................................................................... 69 A.
Batasan Manajemen Keuangan Koperasi ................................................. 69
B.
Penentuan Keseimbangan Arus Dana ....................................................... 70
C.
Penggunaan Kelebihan Dana .................................................................... 75
D.
Administrasi Kas ........................................................................................ 76
E.
Kas Kecil (Petty Cash) ................................................................................ 79
F.
Biaya Bayar di Muka .................................................................................. 80
G.
Audit .......................................................................................................... 81
Standar Akuntansi Koperasi ............................................................................... 87 A.
Landasan Hukum, Proses dan Prinsip-Prinsip Pembukuan ...................... 87
B.
Siklus Akuntansi Koperasi dan USP Koperasi ............................................ 91
C.
Pencatatan Pembukuan ............................................................................ 95
D.
Jurnal (Buku Harian atau Memorial) ......................................................... 96
E.
Buku Besar ................................................................................................ 97
F.
Neraca Saldo dan Neraca Lajur .................................................................102
G.
Balas Jasa Simpanan (deviden) dan Balas Jasa Pinjaman .........................108
vi
BAB I STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) A.
LATAR BELAKANG Undang-undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian disusun untuk mempertegas jatidiri, kedudukan, permodalan dan pembinaan koperasi sehingga dapat lebih menjamin kehidupan koperasi sebagaimana diamanatkan oleh pasal 33 Undang-Undang Dasar 1945. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah nomor 9 tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi serta Kepmen Koperasi dan UKM No. 91 / Kep / M.KUKM / IX / 2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Usaha Koperasi Jasa Keuangan, maka semakin jelas bahwa kegiatan usaha simpan pinjam koperasi perlu ditumbuhkembangkan. Persyaratan penting yang perlu dimiliki oleh koperasi sebagai lembaga keuangan ialah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan dari anggota pada khususnya dan atau masyarakat luas pada umumnya. Namun demikian usaha simpan pinjam koperasi masih dihadapakan pada berbagai kendala yang disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Belum adanya kesamaan sistem dan prosedur dalam opersional manajemen kelembagaan, manajemen usaha dan manajemen keuangan. 2. Belum adanya standar sistem dan prosedur dalam operasional manajemen kelembagaan, manajemen usaha dan manajemen keuangan. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur perlu memiliki Pedoman Standar Operasional Prosedur Usaha Simpan Pinjam Koperasi; kemudian Standar Operasional Prosedur ini digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan usaha simpan pinjam pada koperasi secara profesional.
B
TUJUAN Standar Opersional Prosedur Koperasi ini bertujuan untuk memberikan pedoman bagi pengelola Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur dalam mengelola kelembagaan,usaha dan keuangannya.
C.
SASARAN STANDAR OPERASIONAL POSEDUR 1. Terwujudnya pengelolaan usaha simpan pinjam koperasi yang sehat dan mantap sesuai dengan jatidiri koperasi dan prinsip-prinsip koperasi. 2. Terwujudnya pengelolaan koperasi dan usaha simpan pinjam koperasi yang efektif dan efisien. 3. Terciptanya pelayanan prima kepada anggota dan calon anggota koperasi.
D.
RUANG LINGKUP 1. Standar Operasional Prosedur ini merupakan panduan untuk mengoperasionalkan berbagai kebijakan dan peraturan yang terkait dengan pengelolaan usaha simpan pinjam koperasi, berisikan prosedur rinci yang dijabarkan dari Standar Operasional Manajemen (SOM).
1
2. Standar Operasional Prosedur ini secara garis besar dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yang terdiri dari: a. Standar Operasional Manajemen Kelembagaan Koperasi. b. Standar Operasional Manajemen Usaha Koperasi. c. Standar Operasional Manajemen Keuangan Koperasi. E.
LANDASAN KERJA Landasan kerja dan landasan usaha simpan pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Koperasi Bahtera Sejahtera menyelenggarakan kegiatan usahanya berdasarkan nilai-nilai, norma-norma dan prinsip koperasi kredit sehingga dapat dengan jelas menunjukkan perilaku koperasi. 2. Koperasi Bahtera Sejahtera menyelenggarakan usahanya berdasarkan nilai-nilai: menolong diri sendiri, bertanggungjawab terhadap diri sendiri, demokrasi, kesetaraan, keadilan, swadaya dan solidaritas. 3. Koperasi Bahtera Sejahtera adalah wahana dan sarana investasi anggota yang tidak boleh lepas dari pilar-pilar Koperasi Kredit yakni: a. Pendidikan : Koperasi dimulai, berkembang dan dikontrol dengan pendidikan; b. Swadaya : Koperasi didirikan dari, oleh dan untuk anggota; c. Solidaritas : Kamu susah saya bantu, saya susah kamu bantu. 4. Koperasi Bahtera Sejahtera dalam menjalankan usahanya menerapkan prinsip-prinsip: a. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka; b. Pengelolaan dilakukan secara demokratis; c. Pembagian hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha anggota masing-masing; d. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal; e. Kemandirian; f. Melaksanakan pendidikan perkoperasian; g. Kerjasama antar koperasi. 5. Maju mundurnya koperasi dan usaha koperasi menjadi tanggungjawab seluruh anggota sehingga berlaku asas Self Responsibility. 6. Anggota pada Koperasi Bahtera Sejahtera berada dalam kesatuan sistem kerja koperasi, diatur menurut norma-norma yang terdapat di dalam AD dan ART Koperasi Bahtera Sejahtera yang menyelenggarakan usaha simpan pinjam. 7. Koperasi Bahtera Sejahtera wajib dan dapat memberikan manfaat yang lebih besar kepada anggotanya jika dibandingkan dengan manfaat yang diberikan oleh lembaga lainnya. 8. Koperasi Bahtera Sejahtera bertugas sebagai lembaga intermediasi, dalam hal ini koperasi bertugas untuk melaksanakan penghimpunan dana, mengelola dan menyalurkan dana dari, oleh dan untuk anggota dan calon anggota, serta pembiayaan kepada pihak-pihak tersebut.
2
F. DEFINISI DAN KONSEPSI 1. Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandasakan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan. 2. Kegiatan usaha Koperasi Bahtera Sejahtera adalah kegiatan yang dilakukan untuk menghimpun dana, mengelola dan menyalurkannya melalui usaha simpan pinjam koperasi dari dan untuk anggota koperasi yang bersangkutan dan calon anggota koperasi yang bersangkutan. 3. Koperasi Bahtera Sejahtera adalah koperasi yang kegiatan usahanya bergerak di bidang simpan dan pinjam sesuai pola bagi hasil usaha/ deviden. 4. Unit usaha atau cabang usaha koperasi adalah unit usaha atau cabang usaha koperasi yang kegiatan usahanya bergerak dibidang simpan dan pinjam sesuai dengan pola bagi hasil usaha/ deviden. 5. Pengurus adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai eksekutif atau pengelola usaha (fungsi dan tugas diatur dalam Peraturan Pengurus). 6. Pengawas adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai pengawas jalannya koperasi (fungsi dan tugas Pengawas diatur dalam Peraturan Pengawas). 7. Penasihat adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsinya dan tugasnya sebagai penasihat lembaga. 8. Manajemen Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Pengurus yang menjalankan fungsi eksekutif dan atau Pengelola (manajer) yang diangkat oleh Pengurus atas persetujuan rapat anggota. 9. Manajemen Unit/ Cabang Simpan Pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera adalah pengelola (kepala unit/manajer cabang) yang merupakan tenaga profesional yang diangkat oleh Pengurus atas persetujuan rapat anggota. 10. Perangkat organisasi Koperasi Bahtera Sejahtera terdiri dari Rapat Anggota, Penasihat, Pengurus dan Pengawas. 11. Simpanan adalah dana yang dipercayakan oleh anggota dan calon anggota kepada koperasi dalam bentuk simpanan/ tabungan. 12. Jasa Simpanan adalah imbal jasa yang diberikan kepada anggota dan calon anggota yang telah berjasa menanamkan atau menginvestasikan dananya kepada koperasi. 13. Jasa Pinjam adalah imbal jasa yang diberikan oleh anggota atas jasa pinjaman modal yang diberikan koperasi. 14. Marjin adalah keuntungan yang diperoleh koperasi atas hasil transaksi penjualan dengan pihak pembeli. 15. SHU (Surplus Hasil Usaha) adalah Kelebihan atau keuntungan dari usaha Koperasi yang dihitung dari pendapatan setelah dikurangi biaya. 16. Deviden adalah balas jasa simpanan saham anggota.
3
BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KELEMBAGAAN A. STANDAR ORGANISASI 1. Visi dan Misi a. Visi Membentuk badan usaha bersama yang dikelola secara profesional, aman, kuat dan tepercaya. b. Misi 1) Melayani anggota dengan sepenuh hati; 2) Mendidik anggota supaya dapat menolong diri sendiri dan bertanggungjawab terhadap diri sendiri sehingga terhindar dari kemiskinan; 3) Memberdayakan ekonomi anggota sesuai dengan nilai-nilai : swadaya, demokrasi, kesetaraan, keadilan dan solidaritas; 4) Meningkatkan kesejahteraan anggota melalui pendidikan investasi dan koperasi yang benar; 5) Memerangi kesenjangan sosial dengan cara membiasakan budaya menabung. 2. Tujuan Pendirian a. Meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya; b. Menjadi gerakan ekonomi rakyat serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional. 3. Permodalan a. Modal yang disetor pada awal pendirian berupa Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, Simpanan Kapitalisasi, Dana Cadangan dan Dana Hibah; b. Modal yang disetor pada Koperasi Bahtera Sejahtera adalah modal sendiri yang berasal dari anggota berupa SP, SW, SK dan Dana Hibah yang dipisahkan dari harta kekayaan koperasi yang bersangkutan; c. Untuk memperbesar usahanya, Koperasi dapat memperoleh modal pinjaman yang tidak merugikan Koperasi berupa pinjaman dari: Anggota, koperasi lain dan atau anggotanya, bank atau lembaga keuangan lainnya; d. Koperasi dapat melakukan pemupukan modal yang berasal dari modal penyertaan. 4. Penggunaan Nama Koperasi yang melaksanakan usaha simpan pinjam atas nama Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur telah mendapatkan pengesahan Akta Pendirian atau pengesahan Akta Perubahan Anggaran Dasar, maka semua unit usaha baik kantor pusat maupun kantor cabang wajib menggunakan nama Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur pada papan nama, stempel dan kop surat yang digunakan dalam melakukan usahanya.
4
5.
Keanggotaan a. Anggota Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur adalah pemilik sekaligus pengguna jasa sesuai dengan Undang-Undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian dan Peraturan Pemerintah Nomor 09 tahun 1995 tentang kegiatan Pelaksanaan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi serta Keputusan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 91/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Usaha Koperasi, sebagai berikut: 1) Peran Anggota sebagai pemilik meliputi: a) Berperan aktif dalam memberikan masukan kepada Pengurus dalam menetapkan kebijakan Koperasi baik dalam forum rapat anggota maupun kesempatan lainnya; b) Memberikan kontribusi berupa modal dalam bentuk Simpanan pokok, Simpanan Wajib, Simpanan kapitalisasi atau Simpanan lainnya yang ditetapkan dalam rapat anggota; c) Dipilih menjadi Pengurus dan atau memilih Pengurus dan Pengawas; d) Berperan aktif dalam melakukan pengawasan terhadap jalannya usaha koperasi; e) Berperan aktif dalam mengikuti rapat anggota; f) Menanggung risiko jika terjadi kerugian. 2) Peran anggota sebagai pengguna jasa meliputi pemanfaatan jasa pelayanan koperasi. b. Program pendidikan anggota dan calon anggota Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia, anggota/ calon anggota Koperasi Bahtera Sejahtera wajib mengikuti pendidikan dasar koperasi dalam rangka meningkatkan pemahaman akan hak dan kewajiban anggotanya melalui: 1) Program pendidikan kepada calon anggota yang merupakan salah satu pra-syarat bagi seseorang yang akan menjadi anggota koperasi dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman anggota dan calon anggota mengenai konsep simpanan dan pinjaman koperasi, manfaat berkoperasi serta kewajiban sebagai anggota koperasi; 2) Pendampingan kepada anggota/ calon anggota yang memanfaatkan pelayanan simpan pinjam koperasi untuk kepentingan yang bersifat produktif, agar usaha produktifnya berjalan sesuai dengan rencana usaha yang telah disusun.
6.
Status Keanggotaan Status keanggotan seseorang pada Koperasi Bahtera Sejahtera diperoleh setelah seluruh persyaratan keanggotaan dipenuhi, yakni Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, persyaratan administrasi dan yang bersangkutan telah didaftarkan serta telah menandatangani formulir pendaftaran yang diajukan.
5
Standar status keanggotaan seseorang pada koperasi digolongkan sebagai berikut: a. Anggota, yaitu sesorang yang mengajukan permohonan untuk menjadi anggota koperasi, telah memenuhi seluruh persyaratan keanggotaan koperasi sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi, dan dikabulkan permohonannya untuk menjadi anggota; b. Calon Anggota, yaitu seseorang yang mengajukan permohonan untuk menjadi anggota koperasi, namun belum dapat memenuhi persyaratan yang ditetapkan koperasi sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. Calon anggota dapat memanfaatkan jasa pelayanan koperasi. Dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan calon anggota harus melalui masa percobaan dan memenuhi persyaratan menjadi anggota atau ditolak menjadi anggota; c. Anggota Luar biasa, yaitu mereka yang bermaksud menjadi anggota tetapi tidak dapat memenuhi semua syarat sebagai anggota, antara lain: 1) Warga Negara Indonesia yang berdomisili di luar wilayah kerja Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur; 2) Warga Negara Asing; 3) Warga Negara Indonesia yang belum cakap secara hukum. 7.
Pendaftaran Anggota a. Koperasi Bahtera Sejahtera dan Unit/ Cabang Simpan Pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera harus memiliki ketentuan tertulis mengenai prosedur dan persyaratan bagi seseorang yang akan menjadi anggota dengan mengacu pada AD/ ART Koperasi. b. Prosedur standar minimal pendaftaran anggota adalah memenuhi seluruh ketentuan dan persyaratan yang terkait dengan pendaftaran anggota sebagaimana tercantum dalam AD/ ART Koperasi mencakup : 1) Persyaratan keanggotan, yang setidaknya mencakup: a) Warga Negara Indonesia; b) Berdomisili di willayah kerja koperasi; c) Taat pada AD/ ART koperasi; d) Memiliki kemampuan untuk melakukan tindakan hukum; e) Bersedia membayar Simpanan Pokok dan Simpanan wajib yang besarnya ditentukan pada anggaran rumah tangga atau merupakan keputusan rapat anggota. 2) Tata cara penerimaan anggota: Prosedur penerimaan anggota secara sekematis digambarkan sebagai berikut :
6
Gambar 2.1 Prosedur Penerimaan Anggota. Pengajuan dan Pengambilan Formulir
Pengisian Formulir
Penyerahan Formulir dan Persyaratan Lain
Pertimbangan Pengurus
Buku Anggota
3)
4)
Ketentuan mengenai kewajiban anggota: a) Memenuhi AD/ ART, Peraturan Khusus dan keputusan yang telah disepakati dalam rapat anggota; b) Memelihara dan menjaga nama baik serta kebersamaan pada koperasi; c) Membayar Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan Simpanan lain yang diputuskan dalam rapat anggota; d) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh Koperasi. Ketentuan mengenai kewajiban Anggota Luar Biasa adalah: a) Mematuhi Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Peraturan Khusus, Rapat Anggota dan ketentuan lainnya yang berlaku pada Koperasi; b) Memelihara dan menjaga nama baik serta kebersamaan pada koperasi; c) Membayar Simpanan pokok dan Simpanan Wajib sesuai keputusan rapat Anggota;
7
d) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh Koperasi. 5) Ketentuan mengenai hak anggota adalah: a) Menghadiri, menyatakan pendapat dan memberikan suara dalam rapat anggota; b) Memilih atau dipilih menjadi anggota Pengurus atau Pengawas; c) Meminta diadakan Rapat Anggota sesuai dengan peraturan yang berlaku; d) Mengemukakan pendapat dan saran kepada Pengurus di luar rapat anggota baik diminta maupun tidak diminta; e) Mendapatkan pelayanan anggota; f) Memperoleh pembagian SHU sesuai dengan besarnya partisipasi dengan syarat membayar Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib secara teratur. 6) Ketentuan mengenai hak Anggota Luar Biasa, yaitu: a) Menghadiri dan menyatakan pendapat dalam rapat anggota; b) Mengemukakan pendapat dan saran kepada Pengurus di luar rapat anggota baik diminta maupun tidak diminta; c) Mendapatkan pelayanan Koperasi; d) Mendapatkan keterangan mengenai perkembangan Koperasi. c. Seseorang yang telah memenuhi persyaratan dan prosedur penerimaan anggota yang telah ditetapkan oleh Koperasi Bahtera Sejahtera dapat digolongkan sebagai anggota Koperasi Bahtera Sejahtera. 8.
Perlakuan kepada anggota baru a. Koperasi Bahtera Sejahtera dengan mempertimbangkan nilai-nilai, waktu dan tempat, harus memberikan perlakuan yang sama kepada anggota baru dalam hal : 1) Ketentuan besarnya Simpanan Pokok; 2) Ketentuan besarnya Simpanan Wajib. b. Ketentuan mengenai kesamaan perlakuan sebagaimana termaksud pada butir (a) harus dituangkan secara tertulis dan merupakan salah satu kebijakan Koperasi Bahtera Sejahtera yang disepakati oleh anggota dalam Rapat anggota; c. Selisih besarnya Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib secara otomatis diakui sebagai modal penyertaan saham.
9.
Pemanfaatan Pelayanan Koperasi a. Koperasi Bahtera Sejahtera harus dapat dimanfaatkan oleh anggota dan calon anggota, apabila Koperasi tersebut memiliki kelebihan kemampuan pelayanan kepada anggotanya. b. Apabila Koperasi Bahtera Sejahtera melayani bukan anggotanya, maka perlu diperjelas dengan Peraturan Khusus.
8
10. Permohonan Keluar dari Keanggotaan Untuk memperjelas status keanggotaan, Koperasi diwajibkan mempunyai prosedur standar tertulis yang mengatur anggota yang mengajukan permohonan untuk keluar dari keanggotaannya : a. Anggota yang keluar dari keanggotaannya mempunyai hak untuk memperoleh pengembalian Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan simpanan lain yang disetor pada Koperasi; b. Anggota yang keluar karena meninggal dunia memiliki hak untuk mendapatkan pengembalian semua simpanan saham (SP, SW, SK) dan simpanan lain yang dimiliki, ditambah Santunan Duka dan Santunan Pinjaman dari PERMATA (Perlindungan Simpanan dan Pinjaman Anggota); c. Anggota yang telah memenuhi prosedur standar permohonan keluar dari keanggotaan Koperasi Bahtera Sejahtera otomatis kehilangan status keanggotaan, hak serta kewajiban kepada Koperasi; d. Keanggotaan seseorang pada Koperasi berakhir apabila : 1) Anggota tersebut meninggal dunia; 2) Koperasi membubarkan diri atau dibubarkan oleh Pemerintah; 3) Berhenti atas permintaan sendiri; 4) Diberhentikan oleh Pengurus kerena tidak lagi memenuhi persyaratan keanggotaan atau melanggar ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga atau ketentuan lain yang berlaku pada Koperasi. 5) Simpanan Pokok,simpanan wajib dan simpanan saham lain yang dimiliki ditarik semua. B. STANDAR PENGELOLAAN ORGANISASI 1. Kelengkapan Organisasi Organisasi Koperasi harus mempunyai kelengkapan perangkat organisasi minimal sebagai berikut : a. Memiliki struktur organisasi yang jelas menggambarkan fungsi, tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap elemen organisasi secara tertulis dan sesuai dengan AD/ ART Koperasi; b. Memiliki kantor Koperasi yang jelas status dan kedudukannya; c. Memiliki identitas organisasi yang jelas yang diketahui dan disetujui oleh Rapat Anggota; d. Memiliki kepengurusan yang dipilih dan disetujui oleh rapat anggota; e. Memiliki peraturan kepengurusan yang disahkan dan disetujui oleh rapat anggota; f. Memiliki rencana kerja tertulis yang mencakup: 1) Rencana kerja jangka pendek; ; 2) Rencana kerja jangka panjang ; 3) Rencana operasional pencapaian target kerja. g. Memiliki sistem dan prosedur kerja tertulis; h. Memiliki kelengkapan dan prosedur administrasi tertulis; i. Memiliki aturan tertulis tentang monitoring dan evaluasi pencapaian target;
9
j. 2.
Memiliki sistem dan prosedur pengendalian intern secara tertulis.
Kepengurusan a. Kepengurusan Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Badan Pengurus Koperasi Bahtera Sejahtera yang dipilih oleh anggota secara demokratis dan disetujui oleh rapat anggota; b. Pengurus adalah seorang pria atau wanita yang dipilih oleh anggota yang dilaksanakan secara demokratis dalam suatu rapat anggota untuk menjalankan tugas sebagai Pengurus selama masa jabatan 3 (tiga) tahun sesuai Anggaran Dasar Bab VII pasal 26 ayat 3; c. Tugas dan Wewenang Pengurus diatur dalam Peraturan Pengurus yang telah ditetapkan dalam Rapat Anggota.
3. Fungsi Dasar Pengurus Pengurus memiliki lima fungsi sebagai: a. Pusat Pengambilan keputusan yang utama Pengurus memegang kewenangan yang tertinggi dan bertanggungjawab atas manajemen Koperasi Bahtera Sejahtera. Misalnya merumuskan Poljak, mewakili Koperasi dalam Pembelian dan penjualan aset Koperasi, membuat rencana strategis dan Standard Operational Procedure (SOP) b. Fungsi Penasihat Pengurus dapat memberikan nasihat kepada manajemen, sub panitia dan Anggota. c. Fungsi Pengontrol Pengurus mewakili pemegang saham dan mengelolanya atas nama mereka; maka Pengurus wajib memantau dan mengkaji secara seksama portofolio pinjaman dengan penekanan khusus pada prinsip kehati-hatian. d. Fungsi Menjaga Kesinambungan Tugas Pengurus adalah menjaga kesinambungan Koperasi Bahtera Sejahtera. Ketua harus memastikan bahwa anggota Pengurus benar-benar kompeten dan memahami peran dan tanggungjawab masing-masing. Pengurus wajib mendorong adanya pelatihan dan pengembangan bagi semua Pengurus, Anggota dan staf. e. Fungsi Simbolik Pengurus Koperasi Bahtera Sejahtera dipandang sebagai simbol kekuatan dan kepemimpinan dalam organisasi. Mereka harus menjalankan fungsinya dengan profesionalisme dan integritas tinggi serta menjunjung tinggi nilai-nilai moralitas. 4. Wewenang dan Tanggungjawab Pengurus Pengurus memiliki wewenang dan tanggungjawab sebagai berikut: a. Menetapkan rencana strategis Koperasi Bahtera Sejahtera mengontrolnya setiap bulan;
10
dan
b. Membentuk dan mempertahankan organisasi kepengurusan termasuk tanggungjawab, kewenangan dan hubungan kerja yang telah ditetapkan; c. Memilih manajer, menetapkan uraian pekerjaan, menyetujui rencana usaha, mengevaluasi kinerja, memutuskan besaran kompensasi dan menyetujui rencana pengembangan oleh manajer; d. Menyusun Standard Operational Procedure (SOP); e. Menyetujui Standard Operational Management (SOM) yang disusun manajer; f. Menyetujui dan memantau struktur keuangan, kebijakan keuangan dan anggaran berdasarkan rencana kerja; g. Menyusun rencana untuk menyediakan layanan dan fasilitas; h. Menyusun indikator kunci untuk indikator lembaga; i. Menganalisis dan mengevaluasi pencapian tujuan dan sasaran Koperasi Bahtera Sejahtera; j. Mempertahankan sistem kontrol, menjaga sistem demokrasi dalam lembaga dan selalu mengikuti perkembangan terkini; k. Melakukan evaluasi dan perencanaan setiap tahunnya; l. Menjaga hubungan baik dengan lembaga lain, masyarakat dan Pemerintah; m. Mendukung untuk memajukan Koperasi Bahtera Sejahtera; n. Ketua Koperasi Bahtera Sejahtera berwenang mewakili dan memberikan suara untuk segala hal yang menyangkut kepentingan organisasi dengan lembaga lain; o. Ketua memiliki wewenang untuk menunjuk Pengurus lain atau staf manajemen untuk mewakilinya dengan memberikan surat kuasa. 5. Kewajiban Pengurus Pengurus memiliki kewajiban untuk: a. Menentukan syarat-syarat pendaftaran anggota; b. Menetapkan dan membatalkan peraturan tentang produk simpanan dan pinjaman; c. Menetapkan prosedur pelaksanaan usaha; d. Menetapkan dan membatalkan Standard Operational Procedure (SOP) maupun Standard Operational Management (SOM); e. Menyetujui atau menolak para deposan (penabung) bagi dana Koperasi Bahtera Sejahtera yang besarnya lebih besar dari 20% aset Lembaga; f. Akuisisi dan eksekusi jaminan; g. Mengelola semua cadangan; h. Mengevaluasi kinerja lembaga dalam mencapai misinya; i. Melaksananakan kewajiban Rapat Anggota Tahunan (RAT); j. Menyelesaikan masalah-masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT); k. Pengurus wajib mengikuti pelatihan yang meliputi: 1) Filosofi dan sejarah Gerakan Koperasi Kredit, Gerakan Koperasi Kredit Indonesia (GKKI), dan sejarah Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur; 2) Struktur keuangan dan memahami laporan keuangan;
11
3) Kepemimpinan, manajemen, perencanaan dan teknologi informasi; 4) Prosedur operasional dan rencana strategis Koperasi Bahtera Sejahtera. 6. Kepengawasan a. Kepengawasan Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Dewan Pengawas Koperasi yang dipilih oleh anggota secara demokratis dalam suatu Rapat Anggota; b. Pengawas Koperasi Bahtera Sejahtera adalah seorang pria atau wanita yang dipilih oleh anggota yang dilaksanakan secara demokratis dalam suatu rapat anggota untuk menjalankan tugas sebagai Pengawas selama masa jabatan 3 (tiga) tahun sesuai Anggaran Dasar Bab VII pasal 26 ayat 3; c. Pengawas Koperasi Bahtera Sejahtera berjumlah 3 orang, yang terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota. 7. Struktur Organisasi Koperasi Bahtera Sejahtera harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan tertulis, lengkap dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unsur pada struktur organisasi. Usaha Koperasi Bahtera Sejahtera harus merupakan bagian dari struktur organisasi Koperasi, yang pengelolaannya bersifat terpisah dan profesional. Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kopdit Bahtera Sejahtera
RAT Penasihat
Pengurus Ketua Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Anggota
Pengawas Ketua Sekretaris Anggota
Manajemen ANGGOTA
12
a. Penasihat 1. Penasihat memberi saran/ anjuran kepada Pengurus untuk kemajuan organisasi dan usaha Koperasi, baik dimnta maupun tidak diminta; 2. Penasihat dapat menghadiri Rapat ANggota dan Rapat Pengurus serta mempunyai hak berbicara teapi tidak mempunyai hak suara; 3. Apabila diperlukan, Pengurus dapat mengangkat Penasihat atas persetujuan Rapat Anggota paling banyak 3 orang. b. Tugas Ketua Pengurus 1. Tanggung Jawab: a) Merumuskan kebijakan, perencanaan dan pelatihan; b) Menjaga kondisi keuangan Koperasi Bahtera Sejahtera; c) Menjaga komuniKasi yang baik dengan anggota; d) Memeriksa kemajuan Manajer dalam mencaai tujuan yang digariskan dalam rencana kerja; e) Melaporkan dan mempertangungjawabkan semua peristiwa dan hasil kerja dalam RAT. 2. Keterampilan: a) Memahami filosofi credit union; b) Mampu memimpin Rapat; c) Memahami laporan keuangan; d) Mampu memberi usulan untuk perencanaan strategis. 3. Tugas: a) Memimpin Koperasi Kredit Bahtera Sejahtera; b) Memimpin Rapat Pleno; c) Merencanakan dan melaksanakan perencanaan strategis 3 (tiga) tahunan; d) Menyusun rencana bisnis tahunan; e) Menyusun Poljak dan program kerja tahunan dan meminta pengesahan dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT); f) Menyelenggarakan RAT dan mempertangungjawaban hasil kerja tahunan; g) Menjaga agar Lembaga tetap solid; h) Menyeleksi, merekrut dan mengangkat staf baru; i) Mengangkat Manajer; j) Melakukan evaluasi program kerja dan Poljak setiap semester; k) Memeriksa dan menandatangani LKSB; l) Ketua Koperasi Bahtera Sejahtera berwenang mewakili dan memberikan suara untuk segala hal yang menyangkut kepentingan organisasi dengan lembaga lain; m) Ketua memiliki wewenang untuk menunjuk Pengurus lain atau staf Manajemen untuk mewakilinya dengan memberikan surat kuasa.
13
c. Tugas Wakil Ketua 1. Tanggung Jawab: a) Bertindak sebagai Ketua Panitia Pendidikan; b) Mewakili tugas Ketua apabila berhalangan. 2. Keterampilan: a) Mengerti filosofi credit union; b) Mampu merencanakan program pendidikan; c) Mampu menjadi mediator dan mengatur Rapat. 3. Tugas: a) Merencanakan dan mengatur pendidikan; b) Membantu memfasilitasi pelatihan; c) Memantau kemajuan pelatihan secara teratur; d) Mengusulkan perbaikan kualitas pelatihan. d. Tugas Sekretaris 1. Tanggung Jawab: a) Mengatur persiapan rapat-rapat; b) Menyelesaikan dan menyimpan secara aman dokumen-dokumen resmi. 2. Keterampilan: a) Kemampuan mengatur dan mengurus pekerjaan kantor; b) Kemampuan membuat risalah rapat. 3. Tugas: a) Menilai, mengawasi dan meningkatkan kualitas urusan kesekretariatan; b) Menjaga agar administrasi keuangan dan non-keuangan berjalan sesuai standar yang ditetapkan; c) Menjaga kelengkapan administrasi non-keuangan; d) Menyiapkan SK dan surat menyurat; e) Bertindak sebagai Bendahara bila diperlukan; f) Mendelegasikan tugas-tugas administrasi kepada staf bila dianggap perlu. e. Tugas Bendahara 1. Tanggungjawab: a) Bertindak sebagai petugas keuangan; b) Mengatur jalannya operasional Koperasi Bahtera Sejahtera yang dilimpahkan kepada Manajer. 2. Keterampilan: a) Bertindak sebagai petugas keuangan; b) Menyiapkan dan menjaga catatan keuangan; c) Menyiapkan dan menjaga catatan keuangan; d) Memahami laporan-laporan keuangan.
14
3. Tugas: a) Mengamankan aset Koperasi Bahtera Sejahtera; b) Menyimpan bukti-bukti catatan keuangan; c) Menilai, mengawasi dan meningkatkan kualitas Manajer dan manajemen keuangan; d) Memimpin Rapat-Rapat bagian keuangan jika dianggap perlu; e) Mangajukan usul-usul perbaikan bagian keuangan; f) Mendelegasikan tugas-tugas operasional kepada Manajer dan Kabag Keuangan bila dianggap perlu; g) Menjaga agar standar PEARLS terpenuhi. f. Anggota Pengurus 1. Tanggung Jawab: a) Bertindak sebagai Ketua Panitia Kredit; b) Mewakili tugas anggota Pengurus apabila berhalangan dalam menjalankan tugas. 2. Keterampilan: c) Memiliki wawasan keorganisasian; d) Memiliki wawasan bisnis. 3. Tugas: e) Memimpin Rapat-Rapat Panitia Kredit; f) Mengusulkan amandemen Pola Kebijakan Pinjaman. g. Panitia Kredit (Pankrit) Panitia Kredit adalah bagian dari Pengurus Koperasi yang dipilih dalam Rapat Anggota, yang terdiri dari tiga (3) orang yaitu Anggota Pengurus, Manajer dan Kabag Pemasaran. Fungsi Panitia Kredit adalah sebagai Penanggung jawab Manajemen Perkreditan dalam Koperasi Kredit. Dalam melaksanakan fungsinya sebagai unsur Pengurus, Panitia Kredit bertanggungjawab bersama dengan Dewan Pengurus kepada rapat Anggota. 1. Fungsi Panitia Kredit FungsiPanitia Kredit dalam menjalankan perannya terdiri atas empat (4) fungsi: a) Fungsi Manajer Prekreditan Panitia Kredit berfungsi sebagai manajer yang mengendalikan Pola Kebijakan Pinjaman yang telah digariskan bersama Dewan Pengurus. Mengusahakan bagaimana usaha Koperasi yang berupa pinjaman dapat terkelola untuk melayani pelanggan/ anggota sesuai dengan tujuannya. Oleh sebab itu, Pankrit berperan sebagai penanggung jawab manajemen Perkreditan. b) Fungsi Konsultan Panitia Kredit berfungsi sebagai konsultan keuangan anggota peminjam dalam bidang penggunaan pinjaman. Panitia Kredit berfungsi sebagai konsultan Dewan Pengurus untuk menggariskan
15
pola Kebijakan Pinjamaan yang berdasarkan kelayakan usaha keuangan serta sistem pengamanan kredit yang diberikan. c) Fungsi sebagai Pengusaha Karena Fungsi Kopdit adalah meminjamkan uang, maka Pankrit harus berperan sebagai pengusaha yang senantiasa melakukan kalkulasi usaha atas kelayakan ekonomi keuangan dan kebutuhan anggota. d) Fungsi sebagai analis Kredit Panitia Kredit dalam mempertimbangkan permohonan pinjaman anggota berperan sebagai seorang analisis kredit, maka harus membuat analisis atas kelayakan pinjaman yang diajukan anggota agar dapat memutuskan secara objektif, adil dan tepat sehingga kredit yang diberikan aman, terarah dan menghasilkan. 2. Tanggung Jawab Panitia Kredit Panitia Kredit dalam menjalankan tugas manajemennya bertanggung jawab: a) Atas berjalannya manajemen perkreditan secara proporsional dan profesional; b) Atas kredit yang dilepaskan sehingga aman, terarah dan menghasilkan; c) Atas kredit yang dilepas sehingga tidak menyimpang dari Pola Kebijakan yang digariskan bersama Dewan Pengurus; bilamana ada kebijakan lain berarti telah disepakati bersama Dewan Pengurus; d) Atas laporan perkreditan bersama Pengurus yang akan dipertanggungjawabkan kepada rapat anggota. 3. Tugas Panitia Kredit a) Mengadakan rapat-rapat bagian kredit; b) Mengusulkan pola kebijakan tentang pinjaman; c) Memeriksa surat permohoan pinjaman; d) Menjaga kerahasiaan koperasi. 4. Wewenang Panitia Kredit a) Menolak atau mengabulkan permohonan pinjaman dan nilai jaminan; b) Membatalkan pencairan pinjaman sewaktu-waktu apabila ternyata tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. 8. Fungsi, Tugas, Tanggungjawab dan Wewenang Pengawas a. Fungsi Pengawas Ada 3 fungsi Pengawas dalam Kopdit, yaitu: 1. Fungsi Audit Fungsi utama Pengawas adalah memeriksa buku-buku/ catatatan kopdit dan semua kegiatan kopdit secara efektif. Hasil pemeriksaan ini kemudian dilaporkan kepada pimpinan. Pengawas membuat laporan paling kurang sebulan sekali. Para anggota Pengawas dalam kopdit bagaikan seorang dokter kopdit yang mesti bisa memberi pertanda apakah kopdit sehat, kurang vitamin atau aman sesuai dengan ketentuang AD/ ART, falsafah dan cita-cita murninya;
16
2. Fungsi Konsultasi Pengawas selalu mengadakan kontak dengan Pengurus baik saat mengadakan pemantauan/ pemeriksaan maupun sesudah atau sebelum pemeriksaan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan/ diperbaiki serta saran-saran tindak lanjut dari hasil pemeriksaan. Selain kepada Pengurus, juga kepada anggota tertentu yang perlu diberikan konsultasi dan saran-saran. 3. Fungsi Manajemen Dalam usaha melancarkan kegiatan dari Pengawas, maka Pengawas harus dapat merencanakan dan mengorganisir kegiatannya sehingga kegiatan itu sendiri dapat berjalan dengan efektif. Tanpa membuat perencanaan kegiatan maka akan mengalami benturan-benturan saat pelaksanaan terutama bagi Pengurus yang menyediakan bahan-bahan untuk diperiksa, karena mereka orang-orang volunteer. Untuk menjalankan tugas tersebut maka diperlukan kriteria dari orang yang menduduki jabatan Pengawas antara lain: a) Anggota Kopdit baik pria maupun wanita; b) Dipercaya dan dipilih oleh Anggota; c) Adanya kesediaan/ kemauan dan waktu; d) Mempunyai kemampuan dan keterampilan di bidang manajemen pengawasan keuangan dan kegiatan organisasi. b. Tugas Pengawas 1. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan kepengawasan; 2. Menjamin agar aset Koperasi Bahtera Sejahtera benar-benar terlindungi dan pengoperasiannya dilakukan secara efisien sesuai dengan peraturan Koperasi Bahtera Sejahtera; 3. Bertindak sebagai jembatan antara Pengurus dengan auditor eksternal; 4. Meneliti dan menyetujui Laporan Keuangan Statistik Bulanan (LKSB); 5. Mempelajari surat-surat; 6. Menilai kewajaran biaya; 7. Mengkaji laporan auditor internal (jaringan kopdit); 8. Meneliti informasi keuangan secara berkala; 9. Meneliti kelancaran simpanan dan pinjaman Anggota; 10. Meneliti pelaksanaan peraturan organisasi; 11. Memeriksa pembukuan; 12. Memeriksa buku Anggota secara teratur dan mencocokkan dengan catatan yang dipegang oleh manajemen (KSPA); 13. Mempelajari dengan seksama pelaksanaan AD/ ART dan peraturan yang berlaku di Koperasi Bahtera Sejahtera; 14. Menilai jalannya usaha Koperasi Bahtera Sejahtera;
17
15. Menilai kinerja Pengurus. c. Tanggung Jawab Pengawas Pengawas bertanggung jawab secara langsung kepada rapat anggota, sebab Pengawas dipilih langsung oleh dan dari anggota. Pengawas bekerja untuk kepentingan anggota dan bukan untuk kepentingan pimpinan saja. Malah sesungguhnya Pengawas diberi wewenang oleh rapat anggota untuk menskors (menghentikan sementara) anggota pimpinan maupun panitia kredit andaikata dilandasi oleh alasan yang betul-betul objektif, data yang akurat serta argumentasi yang logis. Hal-hal yang merupakan tanggung jawab Pengawas adalah: 1. Pemeriksaan terhadap semua kegiatan dan kejadian di dalam Kopdit, termasuk pemeriksaan buku-buku/ catatan keuangan sebagaimana diatur di dalam Anggaran Dasar Koperasi; 2. Pemeriksanaaan pembukuan tahunan (annual audit) guna dilaporkan kepada Rapat Anggota Tahunan (RAT); 3. Pemeriksaan buku anggota secara teratur dan mencocokkan dengan buku-buku yang dipegang oleh Bendahara atau Manajer; 4. Mempelajarai secara seksama pelaksanaan isi AD/ ART; 5. Penilaian terhadap jalannya roda kerja (usaha) Kopdit dan aktivitas para Pengurus Kopdit yang telah dipilih dalam rapat Pengurus. d. Wewenang Pengawas 1. Mencari atau mengusulkan auditor eksternal; 2. Mengkaji dan menyampaikan rekomendasi laporan keuangan akhir tahun; 3. Melakukan pertemuan secara teratur; 4. Menyampaikan rekomendasi kepada Pengurus menyangkut kebijakan-kebijakan yang ada; 5. Melaporkan kepada Pengurus setiap perubahan yang terjadi dalam prinsip dan praktek akuntansi yang dianut Koperasi Bahtera Sejahtera; 6. Andaikata hasil dari pemeriksaan Pengawas menunjukkan adanya tindakan penyelewengan Pengurus dari peraturan yang ada, maka Pengawas berhak memberikan skorsing (bukan pemecatan) terhadap anggota Pengurus yang menyeleweng itu; 7. Dalam keadaan darurat berhak mengadakan Rapat Anggota Khusus.
18
C. STRUKTUR TANDAR PENGELOLAAN MANAJEMEN Gambar 2.3 Struktur Manajemen MANAJER Auditor Internal
Kabag Operasional
Staf Teller
Staf Administrasi
Staf Cust. Service
Kabag Pemasaran
Staf Keuangan
Staf Promosi
Staf Kredit
Staf Debt Collector
A. Manajer 1. Identitas Jabatan Posisi dalam organisasi di bawah Pengurus, membawahi langsung Kepala Bagian Operasiaonal dan para staf di bawahnya. 2. Fungsi Utama Jabatan a. Memimpin usaha Koperasi Bahtera Sejahtera di Wilayah kerjanya sesuai dengan tujuan dan kebijakan umum yang telah ditentukan Koperasi; b. Merencanakan, menggkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas lembaga yang meliputi penghimpunan dana dari anggota dan lainnya serta penyaluran dana yang merupakan kegiatan utama lembaga serta kegiatan-kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan aktivitas utama tersebut dalam upaya mencari target; c. Melindungi dan menjaga aset perusahaan yang berada dalam tanggung jawabnya; d. Membina hubungan dengan anggota, calon anggota dan pihak lain (customer) yang dilayani dengan tujuan untuk mengembangkan pelayanan yang lebih baik; e. Membina hubungan kerjasama eksternal dan internal, baik dengan para pembina koperasi setempat, badan usaha lainnya (Dinas Koperasi dan UKM) maupun secara internal dengan seluruh aparat pelaksana (Pengurus/ Pengawas), demi meningkatkan produktivitas usaha. 3. Tanggung Jawab a. Menjabarkan kebijakan umum Koperasi yang telah dibuat Pengurus dan disetujui Rapat Anggota; b. Menyusun dan menghasilkan rancangan anggaran dan rencana jangka pendek, rencana jangka panjang, serta proyeksi (finansial maupun non
19
c. d. e. f. g.
h. i. j. k. l.
m. n.
finansial) kepada Pengurus yang selanjutnya akan dibawa pada Rapat Anggota; Bertangung jawab atas selesainya tugas dan kewajiban harian seluruh bidang/ bagian; Menyetujui pembiayaan yang jumlahnya tak melampaui batas kewenangan manajemen; Tercapainya lingkup kerja yang nyaman untuk semua pekerja yang berorientasi pada pencapaian target; Bertanggung jawab atas terciptanya suasana kerja yang dinamis dan harmonis; Mengusulkan kepada Pengurus tentang penambahan, pengangkatan dan pemberhentian karyawan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan operasional Koperasi; Menandatangani dan menyetujui permohonan pembiayaan dengan batas wewenang yang ada pada Pusat/ Cabang/ Unit; Meningkatkan pendapatan dan menekan biaya serta mengawasi operasional kantor Pusat/ Cabang/ Unit; Terjalinnya kerjasama dengan pihak lain secara baik dan menguntungkan dalam rangka memenuhi kebutuhan Lembaga; Bertanggung jawab atas tersedianya bahan Rapat Anggota Tahunan; Mengamankan harta kekayaan Koperasi agar terlindungi dari bahaya kebakaran, pencurian, perampokan dan kerusakan, serta seluruh aset Koperasi Bahtera Sejahtera; Menyelenggarakan penilaian prestasi kerja karyawan; Membuat laporan secara periodik kepada Badan Pengurus.
4. Tugas-Tugas Pokok a. Menjabarkan kebijakan umum Koperasi Bahtera Sejahtera yang telah dibuat Pengurus dan disetujui Rapat Anggota, dengan: 1) Menerima dan mempelajari keputusan/ instruksi/ memo dari Pengurus; 2) Melaksanakan dan mensosialisasi keputusan/ instruksi/ memo kepada semua karyawan dan pihak yang berkepentingan; 3) Mengevaluasi hasil realisasi keputusan dan bila diperlukan melaporkan melaporkan kepada Pengurus. b. Menyusun dan menghasilkan rancangan anggaran Koperasi dan rencana jangka pendek, rencana jangka panjang serta proyeksi (finansial maupun non finansial) kepada Pengurus yang selanjutnya akan dibawa pada Rapat Anggota, dengan: 1) Bersama dengan Manajer Cabang/ Kabag Operasional dan staf yang terkait dengan bidang yang diperlukan; 2) Menentukan sasaran investasi jangka panjang dan jangka pendek; 3) Merencanakan dan menyusun rencana kerja jangka pendek (1 tahun) dan jangka Panjang (5 tahun);
20
c.
d.
f.
g.
h.
4) Mempresentasikan rencana kerja jangka pendek (1 tahun) dan jangka panjang (5 tahun) kepada Pengurus, Pengawas dan anggota bila diperukan. Menyetujui pengajuan pinjaman anggota yang jumlahnya tidak melampaui batas kewenangan manajemen, dengan: 1) Meninjau jaminan dan usaha pemohon pinjaman; 2) Menandatangani surat perjanjian; 3) Memantau angsuran pinjaman yang telah dicairkan kepada anggota. Mengusulkan penambahan, pengangkatan dan mempromosikan serta pemberhentian karyawan pada kantor Pusat, Cabang/ Unit, dengan: 1) Menetapkan tujuan dan melakukan penilaian prestasi kerja karyawan; 2) Manganalisis kesejahteraan karyawan; 3) Membuat pemberitahuan keadaan kesejahteraan karyawan kepada Pengurus; 4) Mengadakan perekrutan karyawan baru; 5) Mengusulkan pengangkatan karyawan kepada Pengurus; 6) Mengajukan karyawan yang dinilai berprestasi untuk kenaikan jabatan yang lebih tiinggi. Mengelola dan mengawasi pengeluaran dan memasukan biaya-biaya harian demi tercapainya target yang telah ditetapkan secara keseluruhan, dengan: 1) Memonitor dan memberikan arahan/ masukan terhadap upaya pencapaian target; 2) Mengevaluasi seluruh aktivitas dalam rangkaian pencapaian target; 3) Menindaklanjuti hasil evaluasi; 4) Menemukan dan menentukan strategi-strategi baru dalam upaya mencapai target; 5) Membuka peluang/ akses kerja sama dengan jaringan/ lembaga lain dalam upaya mencapai target. Mengamankan harta kekayaan Koperasi agar terlindungi dari bahaya kebakaran, pencurian, perampokan dan kerusakan dengan cara: 1) Mengetahui jumlah dan keberadaan aset yang menjadi tanggung jawabnya; 2) Mengatur dan mengawasi penggunaan aset yang ada; 3) Memaksimalkan penggunaan aset pada tempat yang telah disediakan; 4) Menyimpan dana Kas pada tempat yang aman; 5) Mengupayakan terjaganya likuiditas dengan mengatur manajemen dana seoptimal mungkin sehingga tidak terjadi dana rush maupun idle; 6) Mengupayakan strategi-strategi khusus dalam penghimpunan dana dan penyaluran pinjaman; 7) Mengupayakan strategi-strategi baru dan handal dalam menyelesaikan pinjaman yang bermasalah; 8) Melakukan kontrol terhadap keseluruhan harta Koperasi. Terselenggaranya penilaian prestasi kerja karyawan dan membuat laporan secara periodik:
21
i.
j.
1) Menetapkan tujuan penilaian prestasi kerja; 2) Melakukan penilaian prestasi kerja karyawan; 3) Merencanakan dan merancang sistem hubungan kerja yang memotivasi karyawan untuk bekerjasama dalam mencapai sasaran Lembaga. 4) Mengevaluasi pola hubungan kerja bila diperlukan; 5) Menetapkan dan mengatur semua kegiatan operasional menurut bagian dan kemampuan masing-masing karyawan; 6) Mendelegasikan semua kegiatan operasional kepada karyawan sesuai dengan tujuan bagian masing-masing karyawan; 7) Mengkoordinir tugas operasional yang akan dilaksanakan maupun yang telah dilaksanakan oleh karyawan yang satu dengan karayawan yang lain; 8) Membuat laporan keuangan yang meliputi: a) Jumlah dan jenis pinjaman yang telah direalisasikan; b) Jumlah tagihan pinjaman menurut jangka waktu dan jenis jaminan; c) Membuat Neraca Bulanan dan Triwulan; d) Membuat laporan Rugi Laba Bulanan dan Triwulan serta SHU tahun berjalan; e) Membuat rincian pendapatan dan biaya operasional. Menandatangani dan menyetujui permohonan pinjaman dengan batas kewenangan yang ada pada wilayah masing -masing, dengan: 1) Meneliti dan memberi kode surat berharga seperti Sertifikat SISUKA (Simpanan Sukarela Berjangka), Surat Perjanjian Pinjaman, dll; 2) Menandatangani Giro Bilyet dan Cheque sesuai dengan kebutuhan untuk likuiditas dan pembayaran; Meningkatkan pendapatan dan menekan biaya serta mengawasi operasional kantor pusat dan Kantor Cabang/ Unit, dengan: 1) Mengacu pada rencana anggaran dengan menggali pendapatan dari usaha simpan pinjam, administrasi pinjaman dan kegiatan operasioanal lainnya; 2) Menarik pendapatan dari pinjaman bermasalah (bunga, denda, dll); 3) Melakukan efisiensi dengan cara melakukan skala prioritas biaya; 4) Pengawasan pengunaan biaya.
5. Wewenang a. Memimpin Rapat Panitia Kredit untuk memberikan keputusan terhadap pengajauan pinjaman; b. Menyetujui/ menolak pengajuan pinjaman dengan alasan yang jelas; c. Menyetujui/ menolak pencairan pinjaman sesuai batas kewenangan yang telah ditetapkan dalam Pola Kebijakan; d. Menyetujui/ menolak pengeluaran uang untuk pembelian aktiva tetap (inventaris) sesuai dengan batas kewenangan; e. Menyetujui pengeluaran uang untuk pengeluaran Kas dan biaya operasional lain sesuai dengan batas kewenangan; f. Menolak penggunaan keuangan yang diajukan yang tidak sesuai prosedur; g. Memberikan teguran dan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan bawahan;
22
h. Melakukan penilaian prestasi karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; i. Mengusulkan promosi, rotasi dan PHK sesuai dengan ketentuan yang berlaku; j. Mengadakan kerja sama dengan pihak lain untuk kepentingan Lembaga dalam upaya mencapai target proyeksi dan tidak merugikan Lembaga; k. Memutuskan, menolak atau menerima kerjasama dengan pihak lain dalam kegiatan usaha Koperasi dengan alasan-alasan yang dapat diterima. 6. Hubungan Kerja PIHAK
JABATAN YANG DIHUBUNGI 1. Pengurus
a. Pemberitahuan bulanan aktivitas dan keuangan. b. Perekrutan karyawan baru. c. Pengajuan pembelian inventaris. d. Penetapan gaji karyawan. e. Pengembangan usaha dan SDM.
2. Kabag Operasional
a. Laporan keuangan harian, bulanan, triwulan. b. Evaluasi finansial, biaya operasional dan pembagian SHU. c. Evaluasi pelayanan terhadap anggota dan pencapaian target usaha. d. Pemeriksaan cash harian.
Puskopdit/ Inkopdit
Kerjasama program IT, Pengembangan SDM, PERMATA, dll.
Dinas Koperasi/ Lembaga Lain
Kerjasama dengan Dinas Koperasi dan UMKM atau Lembaga lain.
INTERNAL
EKTERNAL
TUJUAN
Akuntan Publik
B. Staf Auditor Internal 1. Identitas Jabatan
23
a. Pemberian data untuk kebutuhan laporan akuntan publik. b. Pelaksanaan Audit.
Unit Kerja : Bagian kepengawasan Posisi dalam Organisasi : di Bawah Manajer Koperasi Melakukan pengawasan atau kontrol terhadap semua kegiatan usaha Koperasi baik operasional, maupun pemasaran Koperasi dalam mengamankan dan mengembangkan aset yang dapat dicapai dengan sebaik-baiknya. Sekaligus agar pelaksanaan operasional dan pemasaran usaha Koperasi dijalankan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang telah ditetapkan serta tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip Koperasi. 2. Fungsi Utama Jabatan a. Pengumpulan data/ informasi, pencatatan, penyimpulan atas segala transaksi operasional, menyusun laporan keuangan yang terdiri dari Neraca, Daftar Laba/ Rugi, Arus Kas, Perubahan modal, Rasio Keuangan dan laporan lain yang diperlukan; b. Pengumpulan data/ informasi, pencatatan, pengumpulan/ klasifiKasi, menyimpulkan atas segala transaksi dan proses pinjaman serta membuat laporan yang diperlukan; c. Memonitor seluruh kegiatan transaski operasional dan pemasaran dan memastikan tidak terjadinya penyimpangan atas Standard Operational Precedure (SOP), memorandum, SK, SE yang dikeluarkan serta membuat laporan hasil kinerja Pengawasan Internal kepada Manajer Koperasi. 3. Tanggung Jawab a. Bertanggungjawab langsung dengan pimpinan dan memberikan internal memorandum kepada Manajer; b. Bertanggungjawab memberikan informasi sesuai kebutuhan manajemen dan perkembangan baik di bidang operasional maupun pemasaran serta memikirkan cara-cara alternatif yang baik bagi Koperasi; c. Tanggungjawab dalam hal pengarsipan bukti-bukti nota debet atau nota kredit, bilyet, giro dan lain-lain yang berhubungan dengan seluruh bagian transaksi harian; d. Membuat laporan berkaitan dengan hasil-hasil pemeriksaan secara periodik (harian, mingguan, bulanan dan tahunan). 4. Tugas-Tugas pokok a. Memberikan hasil penilaian mengenai kelayakan dan kecukupan pengendalian di bidang operasional, keungan, bidang pemasaran dan kegiatan Koperasi lainnya serta peningkatan efisiensi dan efektifitas pengendalian dengan biaya yang layak; b. MemeriKasa semua catatan harta milik dan hutang, memeriksa semua tingkat menejemen (kecuali top manajemen) dan dapat memasuki semua bagian dan unit kerja serta melakukan berbagai teknik pemeriksaan; c. Meminta fasilitas ke bagian Administrasi untuk kebutuhan audit (ATK), dll;
24
d. Meminta data/ informasi yang berkaitan dengan hal audit kepada manajemen; e. Menerbitkan laporan keuangan atas persetujuan pimpinan untuk keperluan publiKasi. 5. Hubungan Kerja PIHAK
JABATAN YANG DIHUBUNGI
TUJUAN
Manajer
a. Pemberian laporan hasil pengawasan internal. b. Persetujuan penerbitan laporan keuangan.
INTERNAL a. Pengumpulan data atas transaksi operasional. Bagian operasional dan b. Pengumpulan data Bagian Pemasaran atas proses pinjaman.
EKSTERNAL
Akuntan Publik
a. Pemberian data untuk kebutuhan laporan akuntan publik. b. Pelaksanaan Audit.
C. Kepala Bagian Operasional (Kabag OP) 1. Identitas Jabatan Unit Kerja : Bagian operasional Posisi dalam Organisasi : di Bawah Manajer, sejajar Kepala Unit yang membawahi para staf yang ada di Koperasi Bahtera Sejahtera. 2. Fungsi Utama jabatan Merencanakan, mengarahkan, mengontrol serta mengevaluasi seluruh aktivitas di bidang operasional baik yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal yang dapat meningkatkan profesionalisme koperasi khususnya dalam pelayanan terhadap anggota. 3. Tanggung jawab a. Terselenggaranya pelayanan yang memuaskan (excellence service) kepada anggota; b. Terevakuasi dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional Koperasi;
25
c. Terbitnya laporan keuangan (financial), laporan pinjaman dan laporan mengenai penghimpunan dana (funding) secara lengkap, akurat dan sah baik harian, bulanan, ataupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan; d. Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pinjaman, serta dokumen-dokumen penting lainnya; e. Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulansi rapat manajemen dan rapat opersional; f. Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga Koperasi; g. Terselenggaranya presensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil. 4. Tugas-Tugas Pokok a. Terselenggaranya Pelayanan yang memuaskan (excellence service) kepada anggota Koperasi: 1) Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pelayanan anggota; 2) Memberikan masukan dan arahan pada hal-hal yang berkenaan dengan pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanan anggota; 3) Memperhatikan masukan serta keluhan anggota dan membahasnya pada tingkat rapat operasional untuk mendapatkan penyelesaian masalah; 4) Menyelesaikan sesegera mungkin apabila ada Kasus yang berkaitan dengan anggota. b. Terevaluasi dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional Koperasi: 1) Mengagendakan dan memimpin rapat operasional bulanan untuk membahas rencana kerja operasional, target kerja dan evaluasi secara keseluruhan serta permasalahan-permasalahan yang terjadi pada bagian operasional; 2) Mendokumentasikan hasil rapat bulanan sebagai bahan rujukan atas aktivitas selanjutnya; 3) Melakukan kontrol terhadap kesepakatan dan keputusan yang diambil dalam rapat. c. Terbitnya laporan keuangan, laporan perkembangan pinjaman dan laporan mengenai penghimpunan dana atau simpanan secara lengkap, akurat dan sah baik harian, bulanan maupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan: 1) Memeriksa laporan harian, bulanan dan mengesahkannya (otorisasi); 2) Memeriksa laporan mengenai perkembangan pinjaman, tingkat kelancaran pinjaman (kolektibilitas) dan laporan mengenai pinjaman-pinjaman yang bermasalah; 3) Membuat dan mengirimkan laporan keuangan Koperasi atas persetujuan Manajer Pusat, kepada pihak-pihak yang berkepentingan; 4) Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pinjaman serta dokumen penting lainnya; 5) Mengatur dan mengawasi sistem pengarsipan seluruh bagian operasional; 6) Menyimpan dokumen lembaga serta menjaga keamanannya seperti: akte pendidirian lembaga, laporan-laporan pajak, surat keputusan,
26
memorandum, surat edaran, berita acara, surat-surat perjanjian kerjasama dan lain-lain; 7) Membuat mekanisme/ sistem peminjaman untuk dokumen-dokumen berharga bila dibutuhkan; 8) Mengkaji sistem pengarsipan yang telah ada dalam upaya penyempurnaan. d. Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulansi rapat manajemen dan rapat operasional: 1) Memberikan nomor surat keluar serta mengarsipkannya; 2) Menerima surat masuk dan memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai perihal surat; 3) Menunjuk salah satu staf operasional untuk menjadi notulis dalam rapat manajemen ataupun operasional; 4) Mendistribusikan hasil rapat kepada pihak-pihak terkait; 5) Mengarsipkan hasil notulen rapat sesuai dengan tempatnya. e. Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga Koperasi: 1) Melakukan perencanaan Anggaran Rumah Tangga Koperasi Bahtera Sejahtera; 2) Melakukan evaluasi, kontrol dan upaya-upaya penghematan apabila terjadi hal-hal yang di luar dugaan seperti pembengkakan biaya operasional; 3) Melakukan pengawasan atas pembayaran kewajiban setiap akhir bulan seperti pembayaran rekening pajak, listrik, air, telpon/ internet dan lain-lain. f. Terselenggaranya presensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil penilaian seluruh karyawan serta pengajuan gaji: 1) Membuat presensi setiap pergantian bulan; 2) Melakukan kontrol atas presensi karyawan; 3) Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan berkenaan dengan pengajuan gaji; 4) Membuat daftar gaji dan mengajukan pada Manajer Pusat untuk dibahas bersama Pengurus; 5) Mendokumentasi seluruh arsip yang berkenaan dengan prestasi dan kondisi kerja karyawan ke dalam masing-masing map file karyawan; 6) Melakukan rekapitulasi kondite karyawan pada setiap akhir semester dengan arsip pendukung yang ada sebagai bahan evaluasi. 5. Wewenang a. Mengeluarkan biaya operasional rutin dalam batas kewenangannya; b. Mengajukan biaya operasional dan kebutuhan lain yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan di bidang operasional kepada Manajer Pusat guna pertimbangan; c. Menyetujui pengeluaran Kas untuk penarikan tabungan dalam batas kewenangan;
27
d. Melakukan kontrol terhadap kehadiran karyawan; e. Memeriksa seluruh laporan dalam bidang operasional; f. Menegur karyawan bidang operasional apabila bekerja tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku; g. Menyetujui pemotongan biaya administrasi tabungan untuk simpanan yang tidak aktif selama 6 bulan dan tutup rekening; h. Meminta pihak-pihak tertentu yang memegang tangung jawab dana atau uang muka biaya, dan menyelesaikannya apabila waktu yang disepakati sudah tiba; i. Memberikan masukan dan membantu bagian operasional lainnya yang memerlukan bantuan dalam kapasitasnya sebagai Manajer Cabang/ Kabag Operasional/ Kepala Unit. 6. Hubungan Kerja JABATAN YANG DIHUBUNGI
PIHAK
Manajer
INTERNAL
Semua Bagian Operasional
Anggota EKSTERNAL
Lembaga jaringan kopdit (Puskopdit/ Inkopdit)
D. Teller 1. Identitas Jabatan Unit kerja Posisi dalam Organisasi
TUJUAN a. Pengajuan biaya b. Menyetujui laporan pengajuan gaji, dll. c. Laporan keuangan, perkembangan simpanan dan pinjaman, permasalahan operasional dll. a. Pemeriksaan pekerjaan b. Pemeriksaan laporan c. Mengawasi dan memberikan masukan untuk peningkatan kualitas kerja operasional. Penjelasan atas produk simpanan dan pinjaman bila dibutuhkan. Koordinasi mengenai silang pinjam, LKSB, dll.
: Bagian Operasional : di bawah Manajer Cabang/ Kabag/ Kepala Unit
28
2. Fungsi utama jabatan Melaksanakan seluruh transaksi yang bersifat tunai. 3. Tanggung jawab a. Mengelola fisik Kas menjaga keamanan Kas; b. Terselesaikannya laporan Kas harian; c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi; d. Menerima setoran dan penarikan simpanan harian serta simpanan berjangka. 4. Tugas-Tugas Pokok a. Mengelola fisik Kas dan menjaga keamanan Kas: 1) Melakukan penghitungan Kas pada pagi dan sore hari saat akan dimulainya hari kerja dan akhir hari kerja yang harus disaksikan oleh petugas yang berwenang; 2) Meneliti setiap keaslian uang masuk agar terhindar dari uang palsu; 3) Menjaga ruang dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan; 4) Mengarsipkan laporan mutasi vault pada tempat yang aman; 5) Melakukan cross chek antara vault dengan neraca dan rekapitulasi Kas. b. Terselesaikannya laporan Kas harian: 1) Menerima dan mengeluarkan transaksi tunai sesuai dengan batas wewenangnya; 2) Melakukan pengesahan pada bukti transaksi baik paraf maupun validasi; 3) Menyusun bukti-bukti transaksi keluar dan masuk serta memberikan nomor bukti; 4) Membuat rekapitulasi transaksi masuk dan keluar serta meminta validasi dari pihak yang berwenang; 5) Melakukan cross check antara rekapitulasi Kas dengan mutasi vault dan neraca. c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi: 1) Membuat laporan Kas masuk dan keluar pada setiap akhir bulan untuk setiap akun-akun yang penting; 2) Meminta pengesahan laporan arus Kas dari yang berwenang sebagai laporan yang sah. d. Menerima setoran dan penarikan tabungan: 1) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian slip setoran (dalam slip setoran harus tertera nilai uang dalam bentuk angka dan huruf dengan nilai yang sama; pengisian slip harus ditulis dengan jelas); 2) Mencocokan saldo tabungan pada buku tabungan anggota dengan data yang ada di komputer, bila ada kesalahan atau selisih harus segera dibenahi secara langsung; 3) Membubuhkan stempel pada slip setelah dimasukkan ke dalam komputer; 4) Menyerahkan semua slip setoran kepada bagian administrasi setelah ditutup jam Kas;
29
5) Menyerahkan kopi slip setoran kepada anggota sebagai bukti penerimaan setoran; 6) Menerima dan memeriksa slip penarikan, kartu atau buku simpanan anggota; 7) Memeriksa dan membubuhkan tanda tangan/ paraf sebagai tanda persetujuan pada slip penarikan kemudian menyerahkan kembali kepada bagian pembukuan; 8) Untuk pengambilan di atas batas wewenang harus meminta persetujuan pimpinan (paraf pada slip pengambilan) atas pengambilan tabungan tersebut (perhatikan: saldo yang tersisa harus memenuhi ketentuan yang ada); 9) Mencatat jumlah pengambilan tabungan/ simpanan pada buku simpanan. 5. Wewenang a. Menerima transaksi tunai transaksi-transaksi yang terjadi di Koperasi; b. Memegang Kas tunai sesuai dengan kebijakan yang ada; c. Mengeluarkan transaksi tunai pada batas nominal yang diberikan atau atas persetujuan yang berwenang; d. Menolak pengeluaran Kas apabila tidak ada bukti-bukti pendukung yang kuat; e. Mengetahui kode brankas tetapi tidak memegang kuncinya ataupun sebaliknya; f. Meminta pertanggungjawaban keuangan Kas kecil jika batas waktu pertanggungjawaban telah tiba. 6. Hubungan kerja PIHAK
INTERNAL
PERSON YANG DIHUBUNGI
TUJUAN
Manajer
a. Pengesahan laporan Keuangan. b. Pengesahan pada laporan Cash Flow.
Kabag Operasional
a. Saksi pada penghitungan vault (uang tunai) b. Pemeriksaan Laporan c. Menyetujui laporan rekapitulasi Kas.
Staf Debt Collector
30
a. Menerima setoran tunai angsuran b. Koordinasi tagihan.
Penabung
a. Pelayanan setoran dan penarikan Simpanan. b. Pelayanan pembukaan rekening baru.
Peminjam
a. Pelayaan pinjaman dan pembiayaan barang. b. Penerimaan angsuran tunai.
EKSTERNAL
E. Staf Administrasi 1. Identitas jabatan: Unit Kerja Posisi dalam Organisasi
: Bagian operasional bidang umum : di bawah Kabag Operasional
2. Fungsi Utama Jabatan a. Melakukan pengadministrasian dan pemeliharaan data karyawan, serta hal-hal yang menyangkut ketenagakerjaan (absensi,cuti, dll), pendidikan, pelatihan, karir dan hubungan antar karyawan; b. Memberikan layanan kepada karyawan serta hal-hal umum lainnya yang tidak termasuk dalam kegiatan bidang operasional koperasi yang telah diatur secara khusus dalam bidang pemasaran, operasional dan lain-lain. 3. Tanggung Jawab a. Tangung Jawab langsung pada Kabag Operasional untuk bidang umum dan bertanggung jawab langsung kepada Manajer; b. Bertangung jawab dalam hal pengadministrasian dan pemeliharaan data karyawan serta hal-hal lain yang menyangkut ketenagakerjaan; c. Bertanggung jawab dalam hal kebutuhan rumah tangga Koperasi, pengelolaan inventaris dan pembelian inventaris kantor; d. Melakukan kegiatan administrasi pembukuan saldo Kas harian; e. Melakukan pencatatan aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan Pengurus, Pengawas dan seluruh anggota Koperasi atau yang berhubungan dengan pihak luar. 4. Tugas-Tugas Pokok a. Memberikan layanan kepada karyawan serta hal-hal umum, pengelolaan inventaris, serta pembelian inventaris kantor: 1) Menyediakan segala kebutuhan rumah tangga Koperasi bekerjasama dengan bagian staf lain yang berkaitan; 2) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan inventaris kantor; 3) Menyediakan kebutuhan ATK (alat tulis kantor) dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kebutuhan rumah tangga Koperasi. b. Melakukan kegiatan administrasi simpanan harian dan simpanan berjangka:
31
1) Menerima daftar calon atau anggota yang mempunyai simpanan dalam bentuk tabungan atau simpanan berjangka; 2) Meminta kesepakatan anggota untuk memindahkan saldo rekening; 3) Mengarsipkan slip-slip transaksi simpanan dan simpanan berjangka. c. Melakukan aktivitas yang berkaitan dengan hubungan eksternal Koperasi: 1) Mengurusi Pembayaran pajak; 2) Membuat laporan bulanan dan slip mutasi berkaitan dengan akuntan publik (misalnya slip setoran ke bank). d. Melakukan tertib admnistrasi dan pemeliharaan data karyawan, serta hal-hal yang menyangkut ketenagakerjaan, pendidikan, pelatihan, karir dan hubungan antar karyawan: 1) Mempersiapkan presensi, memonitor dan mengadministrasikannya dengan baik. 2) Mengatur kegiatan dan penjadualan cuti/ ketidakhadiran serta hal-hal lain yang berhubungan dengan penunjukan tugas karyawan, administrasi SPJ (Surat Pertanggungjawaban), surat tugas dan surat jalan lain; 3) Mengatur pelaksanaan pendidikan, pelatihan, training, seminar, dll sehubungan dengan peningkatan dan pengembangan pengetahuan dan kompetensi karyawan; 4) Bersama-sama Manajer melakukan evaluasi terhadap jenjang karir, pengaturan mutasi, penetapan job description dan job goal, serta tindakan reward dan punishment kepada karyawan. 5. Wewenang a. Memegang Kas kecil sesuai dengan kebijakan yang ada untuk kebutuhan rumah tangga; b. Membuat kebijakan yang berkaitan dengan hal-hal umum; c. Membuat usulan tentang kebutuhan inventaris (pengadaan dan administrasi barang inventaris); d. Melakukan pencairan dana untuk kebutuhan pengadaan inventaris kantor; e. Membuat kebijakan yang berkitan dengan ketenagakerjaan; f. Melakukan evaluasi terhadap presensi, job description dan job goal, kompensasi, motivasi, profesionalisme dan aktivitas karyawan lainnya yang berhubungan dengan pencapaian prestasi kerja; g. Memberikan rekomendasi atas prestasi kerja karyawan sehubungan dengan kegiatan mutasi, promosi, diklat dan training serta reward dan punishment.
32
6. Hubungan kerja. PIHAK
JABATAN YG DIHUBUNGI
TUJUAN
Manajer
a. Laporan kebutuhan dan persetujuan pembelian barang dan lain-lain. b. Laporan dan rekomendasi atas prestasi kerja karyawan dan kegiatan SDM lainya.
Kabag Operasional
a. Usulan tentang kebutuhan dan pembelian barang dan lain-lain. b. Koordinasi presensi dan pelaksanaan job description karyawan bidang operasional.
INTERNAL
Pencairan dana untuk pengadaan barang dan lain-lain.
Teller
Kantor Pajak
Melakukan pembayaran pajak-pajak dan pengadministrasiannya.
EKSTERNAL Akuntan Publik
F. Staf Customer Service 1. Identitas Jabatan Unit kerja Posisi dalam organisasi
Menyiapkan data dan laporan bidang administrasi yang diperlukan.
: Bagian Operasional : di bawah Kabag Operasional
2. Fungsional Utama jabatan a. Memberikan pelayanan prima kepada anggota sehubungan dengan produk penghimpunan dana (funding) yang dimiliki oleh Koperasi, dalam hal ini Simpanan Bunga Harian (Sibuhar), Simpanan Biaya Siswa (Sibisa), Simpanan Masa Depan (Simapan), Simpanan Hari Raya (Siraya) dan Simpanan Sukarela Berjangka/ deposito(Sisuka); b. Memberikan informasi hak dan kewajiban anggota dan informasi lain yang diperlukan calon anggota/ anggota mengenai produk-produk simpanan dan pinjaman.
33
3. Tanggung Jawab a. Pelayanan terhadap pembukaan dan penutupan rekening simpanan; b. Mengarsipkan semua jenis simpanan; c. Registrasi awal pengajuan pinjaman. 4. Tugas-Tugas Pokok a. Pelayanan terhadap pembukaan, penutupan dan mutasi rekening simpanan: 1) Meminta anggota untuk melengkapi persyaratan menjadi anggota, yaitu mengisi formulir pendaftaran anggota, menyerahkan fotokopi tanda pengenal (KTP/ SIM) dan fotokopi Kartu Keluarga (KK), mengisi slip setoran; 2) Menerima persyaratan keanggotaan dan memberikan penjelasan mengenai produk-produk simpanan Koperasi. 3) Menandatangani slip uang masuk pendaftaran keanggotaan; 4) Menyerahkan kembali berKas persyaratan dan slip-slip kepada bagian staf pembukuan; 5) Membuatkan buku dan memberi nomor rekening kepada anggota baru; 6) Membuatkan Sertifikat Simpanan Berjangka dan memberikan nomor rekening simpanan berjangka; 7) Melakukan atau membuat registrasi simpanan baik di komputer maupun di buku registrasi; 8) Melakukan pemindahbukuan simpanan atas persetujuan yang berwenang (Kabag Operasional); 9) Menyerahkan buku anggota dan buku-buku simpanan; 10) Menyimpan arsip simpanan anggota ke tempat yang disediakan. b. Pengarsipan berKas-berKas simpanan anggota: 1) Melakukan pengarsipan untuk lembar, buku dan berKas simpanan anggota sesuai nomor urut rekening berdasarkan tanggal dan bulan; 2) Register awal pengajuan pinjaman/ pembiayaan/ ilustrasi dan wawancara seperlunya. 5. Wewenang a. Memotong biaya administrasi bagi anggota yang menutup rekeningnya; b. Menutup rekening secara otomatis untuk rekening-rekening yang saldonya di bawah saldo minimum; c. Melakukan pemindahbukuan untuk Kasus-Kasus tertentu yang telah ada kebijakannya.
34
6. Hubungan Kerja
PIHAK
JABATAN YANG DIHUBUNGI
TUJUAN
Kabag Operasional
a. Memberikan laporan deposito yang akan jatuh tempo. b. Menerbitkan laporan perkembangan penabung dan deposan serta dana yang dihimpun. c. Menerbitkan laporan pencapaian target Funding. d. Otorisasi pembukuan Simpanan Bunga Harian dan Simpanan Berjangka. e. Otorisasi limit pencairan Simpanan Berjangka.
INTERNAL
a. Memberikan contoh spesimen. b. Membuat slip setoran pada pembukuan simpanan. c. Membuat nota debet/nota kredit untuk ditransfer ke bank. d. Pencairan simpanan berjangka secara tunai (tidak masuk ke rekening).
Staf Teller
EKSTERNAL
Staf Keuangan
a. Menyerahkan berKas persyaratan pembukaan simpanan. b. Menyerahkan bukti slip rekapitulasi transaksi simpanan.
Penabung
a. Melayani pembukaan rekening simpanan dan meminta persyaratan. b. Memberikan informasi tentang produk simpanan dan pinjaman secara garis besar. c. Distribusi bunga simpanan berjangka. d. Memutasi pencairan simpanan berjangka ke simpanan lain.
35
Membuat registrasi pengajuan pinjaman atas dasar wawancara singkat, selanjutnya diteruskan ke Kabag Operasional untuk mendapatkan keputusan bahwa pengajuan akan diproses atau tidak.
Peminjam
G. Staf Keuangan (Akuntansi/ Pembukuan) 1. Identitas Jabatan Unit Kerja : Bagian Operasional Posisi dalam Organisasi : di bawah Kabag Operasional 2. Fungsi Utama Jabatan : Mengelola administrasi keuangan hingga ke pelaporan keuangan. 3. Tanggung Jawab a. Pembuatan laporan keuangan; b. Pengarsipan laporan keuangan dan berKas-berKas yang berkaitan secara langsung dengan keuangan; c. Menyiapkan laporan-laporan untuk keperluan analisis keuangan Lembaga; d. Pengeluaran dan penyimpanan uang dari/ dan ke brankas. 4. Tugas-Tugas Pokok a. Pembuatan Laporan Keuangan 1) Membuat laporan keuangan harian meliputi neraca dan laba rugi; 2) Membuat laporan keuangan akhir bulan(LKSB), buku Kas dan buku besar dan PERMATA; 3) Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis Lembaga. b. Pengarsipan laporan keuangan dan berKas-berKas yang berkaitan secara langsung dengan keuangan: 1) Mengaarsipkan seluruh berKas keuangan sesuai dengan kebijakan pengarsipan yang digunakan; 2) Menjaga keamanan arsip dan memastikan bahwa seluruh arsip terjaga keamanannya dengan baik. c. Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis Lembaga: 1) Membuat rincian biaya dan pendapatan bulanan; 2) Melakukan analisis khususnya untuk biaya operasional menyangkut dengan tingkat efisiensi. d. Pengeluaran dan penyimpanan uang dari dan ke brankas (sebagai petugas alternatif/ petugas pengganti): 1) Serah terima brankas dari Kabag Operasional;
36
2) Pengeluaran uang pada pagi hari, pada saat jam kerja; 3) Penyimpanan uang pada saat jam kerja dan pada saat jam kerja selesai. 5. Wewenang: a. Mengarsipkan dan mengamankan bukti-bukti pembukuan/ transaksi; b. Meminta kelengkapan administrasi pada pertanggungjawaban keuangan; c. Tidak memberikan berKas/ arsip kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan; d. Menerbitkan laporan keuangan atas persetujuan Manajer Koperasi untuk keperluan publiKasi. 6. Hubungan Kerja PIHAK
JABATAN YANG DIHUBUNGI
Cross check keseluruhan Kas fisik dengan neraca.
Teller INTERNAL Kabag Operasional Akuntan Publik EKSTERNAL
TUJUAN
Puskopdit/ Lembaga lain
a. Pemeriksaan laporan keuangan b. Pemeriksaan atas bukti non Kas dalam wewenang pimpinan. Pelaksanaan Audit Konfirmasi Saldo simpanan/silang pinjam.
H. Kepala Bagian Pemasaran 1. Identitas jabatan Unit kerja : Bagian Pemasaran Posisi dalam Organisasi : di bawah Manajer, sejajar Kabag Operasional, membawahi Staf Promosi, Staf Kredit/ Pinjaman dan Staf Debt Collector/ Penagihan 2. Fungsi Utama Merencanakan, mengarahkan serta mengevaluasi target financing dan funding serta memastikan strategi yang digunakaan sudah tepat dalam upaya mencapai sasaran termasuk dalam menyelesaikan pinjaman/ pembiayaan bermasalah. 3. Tanggung Jawab a. Tercapainya target pemasaran baik funding, financing maupun collecting;
37
b. Terselenggaranya rapat pemasaran dan terselesaikannya permasalahan di tingkat pemasaran; c. Menilai dan mengevaluasi kinerja para staf di bagian pemasaran; d. Bertangung jawab dalam proses pengajuan pembiayaan dan melakukan penilaian terhadap potensi pasar dan pengembangan pasar serta proses penyelesaian pembiayaan bermasalah; e. Pengarsipan bukti Nota Debet (ND) dan Nota Kredit (NK). 4. Tugas-Tugas Pokok a. Tercapainya target pemasaran baik funding maupun financing: 1) Membuat target-target yang ingin dicapai dengan melihat kapasitas AO (Agency Outlet)/ FO (Factory Outlet) atau Cabang/ Unit usaha; 2) Melakukan pemantauan terhadap hasil yang dicapai Cabang/ Unit-Unit usaha sesuai dengan target yang diberikan; 3) Melakukan evaluasi terhadap hasil yang dicapai Cabang/ Unit usaha yang ditargetkan; 4) Memberikan masukan dan perbaikan jika diperlukan. b. Terselenggaranya rapat bagian pemasaran dan terselesaikannya permasalahan di tingkat pemasaran: 1) Membuat jadual rutin rapat pemasaran dan memastikan agenda-agenda yang penting untuk dibahas; 2) Memastikan seluruh bahan rapat sudah tersedia dan lengkap dengan data, daftar masalah dan lain-lain; 3) Memimpin rapat; 4) Memastikan diperoleh jalan keluar dalam membahas masalah pada akhir rapat; 5) Memastikan notulansi rapat dibuat dan terdokumentasi dengan baik; c. Menilai dan mengevaluasi kinerja bagian pemasaran: 1) Menciptakan alat kontrol untuk memudahkan penilaian kinerja bagian pemasaran; 2) Melakukan penilaian pada periode tertentu atas kinerja pemasaran antara lain meliputi pencapaian target per Cabang/ Unit usaha serta mencatat pelanggaran-pelanggaran dari sisi pemasaran yang dilakukan oleh Cabang/ Unit usaha; 3) Bertanggung jawab dalam proses pengajuan pinjaman atau pembiayaan; 4) Melakukan penilaian terhadap potensi pasar dan pengembangan pasar; 5) Menerima dari Cabang/ Unit usaha berKas pengajuan pinjaman/ pembiayaan (daftar pengajuan pinjaman, analisis pinjaman dan kelengkapan syarat administrasi yang diperlukan seperti: KTP, KK, Surat ijin suami/ isteri, Surat jaminan, dll); 6) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran berKas pengajuan pinjaman anggota dan mendiskusikan dengan baik;
38
7) Secara berkala dan terencana melakukan kunjungan kepada anggota, pasar dan daerah-daerah bisnis untuk melihat potensi-potensi yang perlu dikembangkan; 8) Bersama dengan Manajer Koperasi membicarakan peluang-peluang pasar yang ada dan kemungkinan pengembangannya; 9) Menerima daftar pinjaman anggota yang bermasalah (kurang lancar, diragukan dan macet) dari Cabang/ Unit usaha Koperasi; 10) Memeriksa daftar pinjaman bermasalah apakah benar telah memenuhi kriteria pinjaman dan menandatangani sebagai tanda persetujuan. d. Pengarsipan bukti Nota Debet dan Nota Kredit: 1) Menerima data dari Staf Kredit (Nota Debet/ Nota Kredit), pemasangan plafond pinjaman, Perpanjangan plafond pinjaman, pelunasan, order dari bagian staf pinjaman untuk perubahan jatuh tempo/ perubahan plafond; 2) Mendata komputer; 3) Menyimpan bukti Nota Debet/ Nota Kredit; 5. Wewenang a. Memberi usulan untuk mengembangkan pasar, potensi bisnis dan strategi-strategi lainnya yang berhubungan dengan bisnis existing, peluang bisnis dan penyelesaian pinjaman bermasalah Koperasi; b. Menentukan target funding, financing dan penyelesaian pinjaman bermasalah bersama dengan Manajer Koperasi; c. Memimpin dan menetukan agenda rapat pemasaran; d. Melakukan penilaian terhadap Staf Kredit dan Staf Debt Collector Cabang/ Unit usaha Koperasi. 6. Hubungan Kerja
PIHAK
INTERNAL
JABATAN YANG DIHUBUNGI
TUJUAN
Staf Promosi
a. Koodinasi rencana dan pencapaian target pemasaran. b. Evaluasi kinerja promosi.
Staf Kredit
a. koordinasi Pengajuan Kredit. b. Sosialisasi produk pinjaman.
Manajer
a. koordinasi Rencana dan pencapaian target. b. Evaluasi kinerja pemasaran.
39
EKSTERNAL
Lembaga/ Koperasi Lain
Penjajakan peluang pasar dan peluang kerjasama khusus bidang pemasaran dan penyesaian pinjaman bermasalah.
I. Staf Promosi 1. Identitas jabatan Unit Kerja : Bagian Pemasaran Posisi dalam Organisasi : Di bawah Kabag Pemasaran 2. Fungsi Utama jabatan a. Melayani permohonan keanggotaan dengan bekerjasama dengan Staf Customer Service; b. Melayani pendidikan anggota bekerjasama dengan tim pendidikan yang dipimpin Wakil ketua Pengurus; c. Melakukan sosialisasi seluruh produk dan melakukan upaya kerjasama dengan pihak/ lembaga lain; d. Melakukan publiKasi kegiatan usaha Koperasi. 3. Tanggung Jawab a. Melihat peluang dan potensi pasar yang ada dalam upaya pengembangan pasar (funding dan financing); b. Melakukan monitoring pasar atas perkembangan usaha; c. Membantu terselesaikannya pinjaman bermasalah. 4. Tugas-Tugas pokok a. Melihat peluang dan potensi pasar yang ada dalam upaya pengembangan pasar: 1) Memberikan masukan untuk pengembangan pasar dengan memberikan gambaran mengenai potensi pasar yang ada; 2) Menghimpun data-data yang diperlukan yang relevan dengan kebutuhan untuk pengembangan pasar, perkembangan jumlah anggota, pengembangan produk simpanan dan pinjaman; 3) Melakukan langkah-langkah secara terencana dan koordinasi dengan Kabag Pemasaran dan staf lainnya yang berkaitan dengan pengembangan pasar. b. Melakukan monitoring pasar atas perkembangan usaha Koperasi: 1) Melihat perkembangan pasar atas apa yang dibutuhkan pasar saat ini; 2) Melakukan pemantauan model simpanan dan pinjaman yang dibutuhkan pasar;
40
3) Memastikan analisis perkembangan pasar dengan tepat dan lengkap sesuai dengan kebutuhan dan mempresentasikan dalam rapat para staf Bagian Pemasaran. 5. Wewenang: a. Memberikan usulan untuk pengembangan usaha kepada Manajer; b. Ikut menentukan target funding dan financing bersama dengan Manajer; c. Ikut menentukan dan mengatur agenda rapat di bagian pemasaran; d. Melakukan koordinasi dengan Staf Debt Collector untuk target penyelesaian pinjaman bermasalah. 6. Hubungan Kerja JABATAN YANG DIHUBUNGI
TUJUAN
INTERNAL
Manajer dan Staf Debt Collector
a. Perencanaan dan evaluasi target funding dan financing. b. Rapat komite c. Koordinasi pinjaman bermasalah d. PubliKasi produk Simpan dan Pinjaman, dll.
EKSTERNAL
Lembaga lain
Kerjasama publiKasi (iklan, Brosur, Majalah, dll)
PIHAK
J. Staf Kredit (Pinjaman) 1. Identitas Jabatan Unit Kerja : Bagian Pemasaran Posisi dalam Organisasi : di bawah Kabag Pemasaran 2. Fungsi Utama Jabatan Mengelola data administrasi pinjaman, melakukan proses pinjaman mulai dari penciran hingga pelunasan, membuat daftar angsuran dan surat-surat perjanjian lain. 3. Tanggung Jawab a. Menyiapkan administrasi pencairan pinjaman; b. Pengarsipan seluruh berKas pinjaman; c. Pengarsipan jaminan pinjaman; d. Penerimaan angsuran dan pelunasan pinjaman; e. Pembuatan laporan pinjaman sesuai dengan periode laporan; f. Membuat laporan pinjaman bulanan;
41
g. Membuat surat teguran dan peringatan kepada anggota yang akan dan telah jatuh tempo; h. Membuat surat perjanjian dengan pihak lain; i. Pemeliharaan arsip-arsip dari pengajuan sampai realisasi pinjaman; j. Selalu mengontrol masa berlaku persyaratan administrasi pemohon (KTP, surat Izin Usaha, sewa Kios/ toko). 4. Tugas-Tugas pokok a. Penyiapan administrasi pencairan pinjaman dan melakukan proses pencairan pinjaman: 1) Memeriksa kelengkapan administrasi pinjaman yang dicairkan; 2) Membuat daftar angsuran pinjaman, tanda terima jaminan, buku pinjaman dan surat-surat lain yang diperlukan; 3) Membacakan surat perjanjian kepada peminjam; 4) Mengisikan data pinjaman pada buku peminjam secara lengkap; b. Pengarsipan seluruh berKas pinjaman : 1) Memeriksa kelengkapan administrasi untuk diarsipkan; 2) Mengarsipkan surat perjanjian pinjaman serta berKas-berKas pendukung lainnya sesuai dengan nomor rekening; 3) Menyimpan daftar tagihan pinjaman sesuai nomor urut/ nomor rekening pinjaman; 4) Mengeluarkan berKas-berKas pinjaman dan dikembalikan pada tempatnya bila dibutuhkan untuk keperluan controlling. c. Pengarsipan jaminan pinjaman. 1) Memastikan jaminan telah diperiksa dan disetujui pihak yang berwenang (Manajer atau Kabag Pemasaran) dengan bukti tanda tangan yang tertera pada lembar penerimaan jaminan; 2) Memberikan lembar tanda terima jaminan asli kepada peminjam dan mencatatnya pada buku registrasi jaminan; 3) Menyimpan tanda terima fotokopi jaminan dan surat jaminan asli ke dalam brankas; 4) Mengeluarkan jaminan apabila diperlukan atas sepengetahuan Manajer atau Kabag Pemasaran secara tertulis; 5) Melakukan kontrol atas jaminan-jaminan yang ada. d. Penerimaan angsuran dan pelunasan pinjaman 1) Menerima angsuran dan mencatatnya ke dalam buku pinjaman, bekerjasama dengan Staf Teller; 2) Menyesuaikan kartu angsuran/ buku pinjaman anggota; 3) Meneliti/ menghitung kembali sisa pinjaman anggota yang akan melakukan pelunasan; 4) Menerima setoran dari petugas kolektor; 5) Membantu pengisian setoran dari kolektor dan meneliti setoran yang masuk sesuai dengan jumlah slip/ memo yang dikeluarkan.
42
e. Pembuatan laporan pinjaman sesuai dengan periode laporan; f. Membuat laporan pinjaman bulanan yang terdiri dari: 1) Laporan pencairan per bulan dan total pencairan selama per tahun; 2) Laporan lengkap yang akan jatuh tempo; 3) Laporan kolektibilitas (tingkat kelancaran pinjaman); 4) Laporan prestasi/ pencapaian target; 5) Daftar tagihan bulanan; 6) Daftar peminjam yang akan dan telah jatuh tempo pada pekan tersebut; g. Membuat surat teguran dan peringatan/ sanksi kepada peminjam yang telah lalai: 1) Membuat dan mengirimkan surat teguran I (pertama) pada peminjam yang telah jatuh tempo namun belun mengangsur; 2) Membuat/ mengirim surat teguran II (kedua) pada peminjam yang telah jatuh tempo namun belum mengangsur; 3) Membuat/ mengirim surat teguran III (ketiga) pada peminjam yang telah jatuh tempo namum belum juga menanggapi teguran kedua. 4) Memberikan sanksi kepada peminjam yang tidak menanggapi teguran III. h. Membuat surat-surat perjanjian dengan pihak lain. 5. Wewenang a. Memberikan nomor rekening pada buku pinjaman anggota . b. Melakukan pengamanan atas data-data pembiayaan serta arsip-arsip pendukung. c. Mengeluarkan laporan resmi mengenai perkembangan pinjaman atas persetujuan Manajer. d. Tidak memberikan berKas/arsip kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan. e. Ikut memberikan kontribusi/usulan dalam rapat para staf Bagian Pemasaran. 6. Hubungan Kerja : PIHAK
INTERNAL
JABATAN YANG DIHUBUNGI
TUJUAN a. Persetujuan laporan bulanan b. Notulasi dalam rapat bagian pemasaran c. Persetujuan pencairan pinjaman a. Koordinasi pencairan pinjaman b. Koordinasi masalah angsuran
Manajer
Kabag Pemasaran 43
c. Koordinasi data pinjaman lancar dan tidak lancar a. Koordinasi ketersediaan Kas untuk pencairan pinjaman. b. koordinasi pencairan pinjaman Pencairan Pinjaman
Teller EKSTERNAL
Peminjam
K. Staf Debt Collector (Penagihan) 1. Identitas Jabatan : Unit Kerja : Bagian Pemasaran Posisi dalam organisasi : di bawah Kabag Pemasaran 2. Fungsi Utama Jabatan a. Melakukan penagihan terhadap angsuran baik pinjaman yang tidak bermasalah maupun pinjaman bermasalah; b. Memberikan jalan keluar dan langkah-langkah penyelesasian bagi anggota yang mempunyai pinjaman bermasalah serta melakukan tindakan penarikan, penyitaan, penjualan jaminan dan lain-lain yang berhubungan dengan aspek hukum. 3. Tanggung jawab: a. Memastikan angsuran yang harus ditarik telah tertagih sesuai dengan waktunya; b. Memastikan tidak ada selisih antara dana yang ditagih dengan dana yang disetor ke Koperasi; c. Menyelesaikan pinjaman yang bermasalah. 4. Tugas-Tugas Pokok a. Memastikan angsuran yang harus dijemput telah ditagih sesuai dengan waktunya: 1) Membuat jadual penagihan harian, mingguan dan bulanan; 2) Menyiapkan peralatan administrasi yang dibutuhkan untuk menagih baik simpanan maupun pinjaman. b. Memastikan tidak ada selisih antara dana yang dijemput dengan dana yang disetor ke Koperasi: 1) Menghitung seluruh dana yang harus ditarik; 2) Membuat daftar angsuran anggota yang menyetorkan uangnya; 3) Menyerahkannya kepada Teller, dan memastikan tidak ada selisih antara catatan dengan uang yang diserahkannya. c. Membantu memberikan jalan keluar dan solusi bagi pinjaman anggota yang bermasalah, melakukan penjualan jaminan dan upaya-upaya lainnya baik secara kekeluargaan maupun hukum yang berlaku.
44
5. Wewenang a. Menerima setoran dana atas nama koperasi terhadap peminjam maupun penabung,sesuai kebijakan yang ada. b. Melakukan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan aspek hukum terhadap anggota yang bermsalah. 6. Hubungan Kerja
PIHAK
JABATAN YANG DIHUBUNGI Staf Promosi Staf Teller
INTERNAL Anggota
TUJUAN Koordinasi dalam hal angsuran Penyiapan sebelum dilakukan penagihan (slip/ form/ memo) Memberi informasi dan koordinasi (SP, SW, SK, SBH, SIBISA, SIMAPAN, SIRAYA dan SISUKA) serta produk pinjaman
D. STANDAR SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) PENGELOLAAN KOPERASI A. Pengelolaan dan Usaha Koperasi 1. Pengelolaan Koperasi dan usaha Koperasi dilakukan oleh Pengurus yang bertangungjawab kepada Rapat Anggota. 2. Dalam hal Pengurus Koperasi mengangkat tenaga Pengelola (Manajer), maka tugas pengelolaan teknis Koperasi tersebut diserahkan kepada Pengola yang ditunjuk Pengurus untuk menjalankan tugas perencanaan kebijakan strategis, pengawasan dan pengendalian usaha Koperasi. 3. Dalam keadaan sebagaimana dimaksud (2) Pengurus dapat mengangkat atau tidak perlu mengangakat Auditor Internal (pengawas keuangan internal) sesuai dengan kebutuhan dan keputusan Rapat Anggota. 4. Apabila Koperasi tidak mengangkat Pengawas keuangan, maka tugas pengawasan keuangan dilakukan oleh Pengurus. 5. Pengelola Koperasi harus kerja purna waktu. 6. Apabila Pengurus mengangkat tenaga Pengelola (Manajer) maka Pengurus atau anggota Pengurus tidak boleh merangkap sebagai pengelola. 7. Pengelolaan Koperasi yang dilakukan oleh Manajer, maka Manajer bertangungjawab pada Rapat Anggota dengan persyaratan sebagai berikut: a. Memiliki kemampuan manajerial yang baik; b. Memiliki kemampuan kepemimpinan yang efektif; c. Memiliki aklak dan moral yang baik; d. Memiliki kemampuan dan wawasan perkoperasian.
45
8. Pengurus dapat mengangkat Pengelola atau Manajer atau Direksi yang terdiri dari satu orang atau lebih, dengan persyaratan sebagai berikut: a. Tidak pernah melakukan tindakan tercela di bidang keuangan dan atau dihukum karena terbukti melakukan tindak pidana; b. Memiliki akhlak dan moral yang baik; c. Mempunyai keahlian di bidang keuangan atau pernah mengikuti pelatihan usaha Simpan Pinjam Koperasi. 9. Apabila Pengelola adalah badan usaha, harus memenuhi persyaratan minimal sebagai berikut : a. Memiliki kemampuan keuangan yang memadai; b. Memiliki tenaga manajerial yang berkualitas. 10. Jika Pengelola lebih dari satu orang, maka sekurang-kurangnya 50% dari jumlah Pengelola mempunyai keahilan di bidang keuangan. B. Pengambilan Keputusan 1. Manajer tidak boleh mengambil keputusan di luar kewenangannya, jika terjadi permasalahan dan harus memutuskan sesuatu di luar kewenangannya maka permasalahan tersebut harus disampaikan kepada Pengurus untuk dibicarakan dan diputuskan oleh Rapat Anggota. 2. Dalam mengambil keputusan, Pengelola harus mengacu pada landasan kerja Koperasi. 3. Keputusan yang menjadi kewenangan Manajer: a. Bersama dengan Pengurus merumuskan syarat dan prosedur pinjaman; b. Bersama dengan Pengurus menentukan besarnya biaya administrasi pinjaman; c. Bersama dengan Pengurus menentukan besarnya plafond pinjaman; d. Menolak, menangguhkan atau mengabulkan permohonan pinjaman yang diajukan oleh anggota sesuai dengan plafond yang telah ditetapkan; e. Bersama dengan Pengurus memutuskan manfaat dana yang menganggur yang bersifat sementara. 4. Keputusan yang harus dibicarakan dan mendapat persetujuan pengurus: a. Memutuskan pembiayaan yang lebih besar dari plafon yang telah ditetapkan; b. Memutuskan rencana invsetasi terhadap dana yang menganggur; c. Memutuskan syarat dan prosedur pinjaman. 5. Keputusan yang harus mendapat persetujuan Rapat Anggota: a. Menentukan produk baru dalam bentuk Simpanan dan Pinjaman; b. Menentukan Plafon Pinjaman; c. Menentukan pembagian SHU; d. Menentukan penggunaan dana menganggur untuk investasi; e. Menentukan sumber dan besarnya dana tambahan. C. Standar Penggunaan dan Pembagaian SHU 1. Peraturan Pembagian SHU a. SHU tahun berjalan harus dibagikan sesuai dengan ketentuan AD/ ART;
46
b. Dalam hal pembagian SHU belum diatur dalam AD/ ART, maka keputusan pembagian SHU harus menunggu keputusan rapat Anggota; c. Pelaksanaan pembagian dan penggunaan SHU harus sesuai dengan keputusan rapat Anggota dengan memperhatikan ketentuan: 1) Dibagikan kepada anggota secara adil dan berimbang berdasarkan jumlah simpanan saham yang ditanamkan sebagai modal sendiri pada Koperasi dan nilai partisipasi anggota; 2) Membiayai pendidikan dan latihan serta peningkatan keterampilan bagi anggota, Pengurus, Pengawas, Pengelola dan karyawan; 3) Insentif, bonus/ reward bagi Pengelola dan karyawan; 4) Memberi Dana Kehormatan Pengurus dan Pengawas. 2. Prosedur Pembagian SHU koperasi Dengan mengacu pada peraturan pembagian SHU di atas, maka prosedur pembagian SHU dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Tentukan pendistribusian pengunaan SHU dan besarnya prosentase masing-masing bagian sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam AD/ ART sebagai berikut: 1) 20% (dua puluh persen) untuk Dana Cadangan Koperasi; 2) 55% (lima puluh lima persen) untuk anggota menurut perbandingan jasanya dan partisipasi modal masing-masing: a) 20% (dua puluh persen) untuk jasa pinjaman; b) 35% (tiga puluh lima persen) untuk jasa simpanan saham; 3) 10% (sepuluh persen) untuk Dana Pengurus dan Pengawas; 4) 5% (lima persen) untuk Dana Kesejahteraan Pengelola dan karyawan; 5) 5% (lima persen) untuk dana Pendidikan Koperasi; 6) 5% (lima persen) untuk Dana Sosial. b. Tentukan besarnya partisipasi dan modal masing-masing anggota; c. Tentukan indeks pembagaian SHU dengan Rumusan yang ditentukan Koperasi Kredit. D. Standar Pengelolaan Harta Kekayaan Koperasi 1. Harta kekayaan Koperasi dapat dijadikan jaminan hutang lembaga dengan dibebani hak tanggungan berdasarkan keputusan rapat anggota. 2. Harta kekayaan koperasi dapat langsung diatas namakan pada lembaga Koperasi atau diatas namakan oleh Pengurus, Pengawas atau Pengelola dengan catatan: orang yang bersangkutan membuat surat pernyataan di atas meterai/ notaris yang menyatakan bahwa harta kekayaan tersebut adalah milik Koperasi. 3. Kepemilikan harta kekayaan Koperasi, setidaknya memiliki kejelasan : a. stastus kepemilikan; b. tanggal perolehan; c. kondisi fisik; d. harga perolehan.
47
E. Standar Pembubaran Koperasi 1. Pembubaran oleh anggota a. Koperasi dapat dibubarkan oleh anggota berdasarkan keputusan Rapat Anggota sesuai dengan ketentuan Undang-undang nomor 25 tahun 1992 tentang perkoperasian; b. Pembubaran Koperasi oleh anggota dilaksanakan melalui tatacara sebagai berikut: 1) Koperasi menyelenggarakan Rapat Anggota tentang pembubaran Koperasi yang antara lain menetapkan kuasa rapat anggota dan membentuk tim penyelesaian yang bertangungjawab kepada kuasa rapat Anggota; 2) Kuasa Rapat Anggota memberitahukan keputusan pembubaran Koperasi tersebut secara tertulis kepada semua anggota dan instansi terkait; 3) Anggota dan instansi terkait yang membidangi pembinaan koperasi berhak mengajukan keberatan terhadap rencana pembubaran Koperasi dalam jangka waktu 2 (dua) bulan sejak tanggal diterimanya pemberitahuan dari kuasa pembubaran Koperasi tersebut dan selama pemberitahuan pembubaran Koperasi tersebut belum diterima oleh Pemerintah dan anggota, maka pembubaran Koperasi belum berlaku; 4) Kuasa Rapat Anggota mengeluarkan keputusan tentang diterima atau ditolaknya keberatan atas rencana pembubaran, paling lambat 1 (satu) bulan sejak tanggal diterimanya pernyataan keberatan dari Pemerintah atau anggota; 5) Tim penyelesaian mempunyai hak, wewenang dan kewajiban untuk meyelesaikan seluruh penyelesaian seluruh masalah dan hal-hal yang berkaitan dengan hak dan kewajiban Koperasi; 6) Kuasa Rapat Anggota menyampaikan hasil penyelesaian pembubaran kepada instansi yang membidangi Koperasi di tempat kedudukan Koperasi yang bersangkutan; 7) Instansi Pemerintah setempat (Dinas Koperasi) menyampaikan keputusan Rapat Anggota tentang pembubaran Koperasi dan laporan penyelesaian pembubaran Koperasi kepada Deputi Bidang kelembagaan kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah; 8) Deputi Bidang Kelembagaan Kementerian Koperasi dan Usaha kecil dan menengah mengumumkan pembubaran Koperasi yang bersangkutan melalui Berita Negara. c. Apabila dalam proses pembubaran Koperasi oleh anggota terdapat perselisihan, maka penyelesaian dapat diajukan ke kantor pengadilan setempat. 2. Pembubaran oleh Pemerintah a. Koperasi dapat dibubarkan oleh Pemerintah sesuai dengan tata cara pembubaran koperasi sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 1994 tentang pembubaran koperasi oleh Pemerintah dan petunjuk pelaksanaannya;
48
b. Dalam masa penyelesaian, pembayaran kewajiban-kewajiban Koperasi dilakukan berdasarkan urutan sebagai berikut: 1) Gaji pegawai yang terhutang; 2) Biaya perkara di pengadilan; 3) Biaya lelang; 4) Pajak Koperasi; 5) Biaya kantor: listrik, telepon, air, sewa gedung, dll; 6) Penyimpan dana atau penabung yang pembayarannya dilakukan secara berimbang untuk setiap penyimpan dalam jumlah yang ditetapkan oleh Tim penyelesaian berdasarkan persetujuan Pemerintah. c. Segala biaya yang berkaitan dengan penyelesaian dibebankan pada harta kekayaan Koperasi atau yang bersangkutan dan dikeluarkan terlebih dahulu dari dana yang ada atau setiap hasil pencairan harta tersebut; d. Biaya pegawai, kantor dan pencairan harta kekayaan selama masa penyelesaian disusun dan ditetapkan oleh pihak yang melakukan pembubaran; e. Honor Tim penyelesaian ditetapkan oleh pihak yang melakukan pembubaran dalam jumlah yang tetap dan berdasarkan persentase dari setiap hasil pencairan harta kekayaan; f. Apabila setelah dilakukan pembayaran kewajiban dan biaya penyelesaian sebagaimana dimaksud masih terdapat sisa harta kekayaan Koperasi, maka sisa harta tersebut dibagikan kepada anggota Koperasi.
49
BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN USAHA KOPERASI
A. STANDAR BATAS LAYANAN Pasal 44 Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian menyatakan bahwa koperasi dapat menghimpun dana dan menyalurkannya melalui kegiatan usaha simpan pinjam dari dan untuk anggota dan calon anggota koperasi yang bersangkutan, koperasi lain dan atau anggotanya. Ketentuan tersebut menjadi dasar dan kekuatan hukum bagi koperasi untuk melaksanakan kegiatan usaha simpan pinjam baik sebagai salah satu atau satu-satunya kegiatan dan usaha koperasi. Atas dasar itu maka pelaksanaan kegiatan simpan-pinjam oleh Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur harus diatur secara khusus sesuai dengan ketentuan Undang-undang perbankan dan Undang-undang perkoperasian. SOP pada bagian ini mencakup ketentuan-ketentuan, kebijakan dan seluruh proses prosedur pelayanan penghimpunan dan penyaluran dana Koperasi dan Usaha Koperasi. Tujuannya adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan, transparansi dan akuntabilitas Koperasi dan Usaha Koperasi kepada para anggotanya yang berfungsi sebagai pemilik dan sekaligus sebagai pengguna jasa, serta pengawas internal Koperasi. Beberapa ketentuan dan kebijakan yang harus dipenuhi dan dipatuhi oleh pihak manajemen (Pengelola) Koperasi dalam melaksanakan kegiatan penghimpunan dana dan penyeluran dana adalah sebagai berikut. B. STANDAR JENIS PENGHIMPUNAN DANA Sumber dana yang dapat dihimpun oleh Koperasi digolongkan menjadi 3 golongan yaitu: Modal Sendiri, Modal Hutang dan Modal Penyertaan. 1. MODAL SENDIRI Modal Sendiri adalah Modal Dasar Koperasi yang diperoleh dari simpanan saham yang terdiri: Simpanan Pokok (SP), Simpanan Wajib (SW) dan Simpanan Kapitalisasi (SK). a. Simpanan Pokok ( SP) Simpanan Pokok adalah Simpanan Saham yang diperhitungkan sebagai modal Koperasi dan disetor pada saat mendaftar menjadi. Sistem pembayaran kontan. b. Simpanan Wajib ( SW) Simpanan Wajib adalah Simpanan yang diperhitungkan sebagai Modal Dasar Koperasi dan disetor secara berkala atau setiap satu bulan sekali dalam jumlah yang sama dan tidak dapat kurang. Anggota yang tidak aktif menyetor Simpanan Wajib akan diberi peringatan/ sanksi :
50
1) Anggota kehilangan hak memperoleh SHU dan Balas Jasa Simpanan Saham; 2) Anggota tidak dapat mengajukan klaim Perlindungan SimpananPinjaman Anggota (Permata/ Asuransi simpanan saham). Apabila Anggota ingin menyetor Simpanan Wajib melebihi ketentuan dapat disetor pada Simpanan Kapitalisasi atau pada Simpanan Saham Sukarela. c. Simpanan Kapitalisasi Simpanan Kapitalisasi adalah simpanan saham yang diperoleh dari pinjaman/ simpanan sukarela guna memperkuat modal Koperasi. 1) Simpanan Kapitalisasi yang disetor secara sukarela (sewaktu-waktu); 2) Simpanan Kapitalisasi yang berasal dari pembagian Deviden atau SHU yang tidak diambil setelah 1 bulan sejak tanggal RAT; 3) Simpanan Kapitalisasi ini menjadi Modal Sendiri Koperasi. Selanjutnya dapat dilihat dalam Buku Anggota dengan sandi SK. Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan Simpanan Kapitalisasi tersebut di atas merupakan Simpanan Saham. Simpanan Saham ini tidak dapat diambil kecuali bila Anggota mengundurkan diri atau dikeluarkan. Simpanan Saham digunakan sebagai patokan pembagian Surplus Hasil Usaha (SHU) dan Balas Jasa Simpanan lain. Dan untuk perlindungan keamanan modal Koperasi, Simpanan Saham dan Pinjaman Anggota diasuransikan di Puskopdit melalui PERMATA yang preminya dibayar oleh Koperasi Bahtera Sejahtera. 2.
MODAL HUTANG Modal Hutang adalah modal yang didapat dari simpanan Anggota atau pinjaman lembaga lain. Modal hutang yang berasal dari simpanan anggota dan calon anggota disebut simpanan non saham. Simpanan non saham terdiri dari : a. Simpanan Bunga Harian disingkat SIBUHAR, kode akun SBH; b. Simpanan Sukarela Berjangka disingkat SISUKA, kode akun SSK; c. Simpanan Biaya Siswa, disingkat SIBISA, kode akun SBS ; d. Simpanan Masa Depan, disingkat SIMAPAN, kode akun SMP; e. Simpanan Hari Raya, disingkat SIRAYA, kode akun SRY; a.
Simpanan Bunga Harian (SIBUHAR) SIBUHAR adalah Simpanan Bunga Harian yang dapat disetor dan diambil sewaktu-waktu dengan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Penutupan rekening SIBUHAR dikenakan biaya administrasi; 2) Jasa Simpanan dikenakan pajak.
b. Simpanan Sukarela Berjangka (SISUKA) SISUKA adalah Simpanan Sukarela Berjangka (Deposito) yang terdiri sebagai berikut: 1) Besar Simpanan Rp 1.000.000,00 (satu juta rupiah) dan kelipatannya; 2) Jangka waktu : 3 bulan
51
3) 4) 5) 6)
Jangka waktu : 6 bulan Jangka waktu : 12 bulan Jasa Simpanan dapat diambil setiap tanggal jatuh tempo bulanan; Penarikan simpanan tidak dapat diwakilkan kecuali ada surat kuasa bermeterai; 7) Penarikan simpanan sebelum jatuh tempo dikenakan denda dari total Jasa Simpanan yang sudah dibayarkan; 8) Jasa Simpanan dikenakan pajak; 9) Pembukaan rekening dikenakan Biaya buku.
c.
Simpanan Biaya Siswa (SIBISA) 1) Simpanan Biaya Siswa adalah simpanan yang terikat oleh suku bunga Jasa Simpanan dan jangka waktu; 2) Kontrak simpanan 5 (lima) tahun; 3) Simpanan dan Jasa Simpanan diambil pada saat jatuh tempo; 4) Apabila menunggak 3 bulan, perjanjian dianggap batal dan simpanan dikenakan denda dari jasa yang dibayarkan; 5) Apabila tertanggung meninggal dunia, maka simpanan dikembalikan sebesar pokok dan Jasa Simpanan tanpa denda; tertanggung tidak dapat dialih namakan; 6) Pembatalan kontrak sebelum jatuh tempo dikenakan denda; 7) Jasa Simpanan dikenakan pajak; 8) Pembukaan rekening dikenakan Biaya buku.
d. Simpanan Masa Depan (SIMAPAN) 1) Simpanan Masa Depan adalah simpanan dana pensiun yang terikat oleh suku bunga/ Jasa Simpanan dan jangka waktu; 2) Besar Simpanan awal Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah) atau kelipatannya; 3) Simpanan dapat diambil mulai bulan ke-61 (setelah 5 tahun); 4) Apabila menunggak 3 kali berturut-turut perjanjian dianggap batal dan simpanan dikenakan denda dari jasa yang dibayarkan; 5) Apabila tertanggung meninggal dunia, simpanan dikembalikan sebesar pokok dan Jasa Simpanan tanpa denda; tertanggung tidak dapat dialih namakan; 6) Masa kontrak minimal 10 tahun; 7) Jasa Simpanan dikenakan pajak; 8) Pembukaan rekening dikenakan Biaya buku. e.
Simpanan Hari Raya (SIRAYA). Simpanan Hari Raya adalah simpanan yang disetor sewaktu-waktu dengan ketentunan sebagai berikut: 1) Diambil 1 minggu sebelum hari raya;
52
2) Apabila simpanan tidak runtut per bulan, maka simpanan dikembalikan dengan Denda dari jasa yang dibayarkan; 3) Jasa Simpanan dikenakan pajak; 4) Pembukaan rekening dikenakan Biaya buku. f.
Simpanan Akselerasi (SIAKSEL) 1) Simpanan Akselerasi adalah simpanan yang disetor dari pinjaman; 2) Besar Simpanan minimal Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah); 3) Apabila tertanggung meninggal dunia, simpanan dan jasa smpanan dikembalikan tanpa denda, pinjaman dianggap lunas; 4) Masa kontrak 36 bulan; 5) Jasa Simpanan dikenakan pajak; 6) Pembukaan Rekening dikenakan biaya buku. Peraturan lain-lain mengenai simpanan diatur dalam Standard Operational Management (SOM)
3. MODAL PENYERTAAN Modal Penyertaan adalah modal Koperasi yang diperoleh dari Anggota atau calon Anggota yang menyertakan sahamnya sebagai kapital atau modal koperasi. Modal penyertaan ini tidak dapat ditarik sebelum tahun buku berakhir. Modal Penyertaan disetor secara kontan sebagai modal Koperasi dan tidak mendapat Jasa Simpanan, tetapi diperlakukan sebagai pemilik saham yang akan mendapat deviden pada akhir tahun buku. Penghitungan deviden dari Modal Penyertaan sama dengan penghitungan Simpanan saham. Modal Penyertaan ini bersifat sementara atau sesuai kontrak Modal Penyertaan tidak boleh melebihi 20% dari jumlah Simpanan Saham anggota. C. KEBIJAKAN DAN KETENTUAN PENGHIMPUNAN DANA 1. Ketentuan umum a. Umum 1) Koperasi dapat menghimpun dana dari anggota, calon anggota, Koperasi lain dalam bentuk simpanan harian dan simpanan berjangka; 2) Semua bentuk simpanan memungkinkan untuk dikembangkan yang esensinya tidak menyimpang dari peraturan yang ada dan sesuai dengan kepentingan dan manfaat anggota; 3) Besarnya jasa simpanan ditentukan dalam rapat anggota; 4) Koperasi dan Usahanya harus memiliki standar pelayanan yang terdiri: a) Kebijakan pemberian jasa simpanan; b) Kebijakan pembagian Sisa Hasil Usaha; c) Kebijakan perlindungan simpanan dan pinjaman yang tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku; d) Kebijakan untuk menarik Simpanan; e) Kebijakan untuk mengajukan pinjaman; f) Kebijakan untuk menyampaikan ketidakpuasan pelayaanan anggota.
53
b. Kebijakan dan Ketentuan Simpanan 1) Yang dapat menjadi penyimpan adalah perorangan, perkumpulan organisasi masyarakat dan lembaga berbadan hukum; 2) Setiap penyimpan harus terlebih dahulu menjadi anggota atau calon anggota; 3) Penyetor simpanan dapat dilakukan oleh siapa saja, tidak harus pemilik simpanan, namun penarikan simpanan harus dilakukan oleh pemilik yang sah atau dapat dikuasakan kepada pihak lain dengan disertai surat kuasa. 4) Proses pembukaan, penutupan, kartu simpanan hilang dan keluhan dari anggota ditangani/ dikoordinasikan langsung oleh staf Customer Service (Staf Pelayanan anggota) atau staf lain yang berkaitan; 5) Sistem dan kebijakan tarif/ biaya Simpanan diatur sebagai berikut: a) Reward/ hadiah untuk simpanan tidak dijanjikan kepada anggota, tetapi Koperasi dapat memberikan hadiah sewaktu-waktu sesuai kebijakan manajemen; b) Jasa simpanan/ bunga simpanan dibayarkan pada setiap akhir bulan; c) Seluruh jasa simpanan/ bunga simpanan akan dikreditkan secara langsung ke dalam masing-masing rekening simpanan yang bersangkutan; d) Simpanan yang selama 1 (satu) tahun atau selama periode tertentu tidak aktif dengan saldo di bawah atau sebesar minimal tertentu tidak mendapat bunga; e) Rekening simpanan yang ditutup karena permintaan anggota dikenakan biaya administrasi tutup rekening sebesar jumlah yang ditetapkan oleh Pengurus dan Manajer dalam Pola Kebijakan; f) Besarnya setoran awal untuk masing-masing produk simpanan serta realisasi setoran selanjutnya akan ditetapkan oleh Pengurus dan Manajer dalam Pola Kebijakan. g) Tanda tangan yang tercantum dalam kartu contoh tanda tangan (spesimen) adalah tanda tangan dari penyimpan dan dalam keadaan tertentu penyimpan dapat menerbitkan surat kuasa penarikan simpanan kepada pihak lain. Jika Koperasi tidak menggunakan data spesimen anggota untuk pelaksanaan verifiKasi pembayaran, maka untuk memastikan keputusan pembayaran harus dimintakan bukti identitas asli anggota (KTP/ SIM). h) Koperasi dapat pula mengoptimalkan pelayanan transaksi keuangan di luar kantor. Untuk kelancaran transaksi di lapangan, Manajer Koperasi dapat menunjuk petugas untuk melakukan pelayanan transaksi di lapangan, namun penanganan proses operasional tetap menjadi tanggung jawab dan harus dikoordinasikan kepada masing-masing unit kerja terkait sesuai proses transaksinya sebagaimana di atas, dengan tambahan kebijakan sebagai berikut: h.1) Transasksi di lapangan/ loKasi di luar kantor harus sudah dipertanggungjawabkan oleh petugas/ staf yang bersangkutan
54
pada hari yang sama sebelum tutup Kas. Manajer Koperasi harus menetapkan batas cut-off pertanggungjawaban transasksi lapangan tersebut; h.2) Tansaksi di lapangan/ luar kantor yang sudah melampaui batas cut-off pertanggungjawaban (Kas telah ditutup tetapi petugas masih di lapangan), maka transaksi akan dilakukan keesokan harinya. Terhadap transaksi sejenis ini maka Manajer yang bersangkutan harus melakukan monitoring dan pengawasan untuk tujuan pengamanan transaksi dan harta perusahaan yang dipegang oleh petugas lapangan. h.3) Untuk tujuan koordinasi dan keamanan, terhadap transaksi di lapangan ditetapkan ketentuan sebagai berikut: (3.a) Petugas di lapangan bertangungjawab penuh atas seluruh transaksi yang terjadi di lapangan; (3.b) Untuk tujuan pengamanan (kontrol), jumlah penarikan di atas jumlah tertentu harus dilakukan konfirmasi terlebih dahulu sebelum penarikan kepada petugas yang berwenang di kantor Koperasi; (3.c) Setiap petugas lapangan harus mempertanggungjawabkan penggunaan uang Kas sebelum tutup Kas; (3.d) Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan penutupan simpanan di lapangan tidak diperkenankan guna koodinasi kerja. 2. Prosedur Penghimpunan Dana a. Prosedur Pembukaan Simpanan 1) Anggota melengkapi formulir pembukaan simpanan sesuai dengan jenis simpanan dan menyerahkan formulir pembukaan simpanan dan kartu identitas diri (KTP/ SIM dan KK) kepada staf pelayanan (Customer Service); 2) Staf Customer Service (pelayanan anggota) memeriksa dan meneliti seluruh persyaratan yang diserahkan oleh anggota. Bila identitas diri tidak cocok dengan data yang tertera dalam formulir pembukaan tabungan, staf mengembalikan data kepada anggota supaya dilengkapi; 3) Staf Customer Service menyiapkan formulir tanda tangan dan kemudian diserahkan kepada anggota; 4) Anggota membubuhkan tanda tangan pada formulir dan menulis nama terang; 5) Staf Customer Service memeriksa dan melakukan verifiKasi tanda tangan dengan kartu identitas diri anggota: a) Bila tidak cocok, staf Customer Service mengembalikan formulir tanda tangan untuk diperbaiki; b) Bila cocok, maka staf Customer Service melakukan input ke sistem komputer untuk mendapatkan nomor simpanan; c) Menyiapkan buku tabungan.
55
6) Staf Customer Service menyerahkan fotokopi kartu identitas anggota, formulir tandatangan, formulir pembukaan dan buku tabungan kepada Kabag Operasional; 7) Kabag Operasional melakukan pemeriksaan, memberikan persetujuan, memberi paraf/ tanda tangan di atas buku tabungan; 8) Kabag Operasional memberikan kembali kepada staf Customer Service; 9) Anggota melengkapi data slip dan uang tunai menyerahkan kepada Staf Teller; 10) Teller melakukan validasi data anggota pada buku simpanan; 11) Teller melakukan kegiatan simpanan sesuai prosedur penyetoran tabungan dan anggota menerima kembali buku tabungan. b. Prosedur Penyetoran Simpanan 1) Anggota mengisi slip setoran simpanan; 2) Anggota menyerahkan buku simpanan, slip dan uang tunai kepada Teller; 3) Teller menerima buku simpanan, slip setoran dan uang tunai serta melakukan penghitungan atas uang setoran yang diterima dari anggota sesuai prosedur penerimaan uang tunai; 4) Teller melakukan input/ posting ke menu penyetoran pada sistem komputer dan pada akhir hari atau setelah tutup Kas; 5) Teller melakukan validasi slip setoran tabungan dan mencetak mutasi setoran tersebut ke dalam buku simpanan dan menyerahkan kembali kepada anggota; 6) Teller melampirkan slip setoran ke dalam daftar penerimaan Kas. c. Prosedur Pengambilan Simpanan 1) Bila pengambilan simpanan secara tunai, anggota melengkapi slip pengambilan simpanan dan menyerahkan slip dan buku simpanan kepada Teller; 2) Teller menerima slip pengambilan dan buku simpanan dari anggota dan melakukan verifiKasi tanda tangan apakah telah sesuai kartu spesimen tanda tangan; 3) Teller melakukan input/ posting ke sistem komputer dengan menu pengambilan/ penarikan; a) Bila besarnya pengambilan simpanan sesuai dengan besarnya limit yang diberikan kepada Teller, maka dapat diproses langsung; b) Bila besarnya pengambilan simpanan melebihi limit simpanan, maka Teller menyerahkan buku simpanan dan slip pengambilan kepada Kabag Operasional. 4) Kabag Operasional melakukan verifiKasi untuk melihat kebenaran transaksi dan kemudian memberikan persetujuan; 5) Kabag Operasional menyerahkan kembali buku simpanan dan slip kepada Teller untuk diproses;
56
6) Teller melakukan validasi slip pengambilan simpanan dan melakukaan mutasi pengambilan tersebut ke dalam buku simpanan; 7) Teller menyiapkan pembayaran dan melakukan penghitungan uang sesuai prosedur peengeluaran Kas; 8) Buku simpanan dan uang pengambilan telah diterimakan anggota; 9) Pada akhir hari Teller melakukan jurnal listing (laporan jurnal) terhadap pengeluaran Kas dan melampirkan slip pengambilan simpanan tersebut ke dalam daftar transaksi. d. Prosedur Penutupan Simpanan 1) Anggota mengisi formulir penutupan simpanan dan slip penarikan simpanan dengan tanpa mencantumkan besarnya nominal saldo simpanan kepada Staf Customer Service untuk diadakan pemeriksaan; 2) Staf Customer Service melakukan pemeriksaan kelengkapan dan kebenaran pengisian, jika telah sesuai segera serahkan formulir penutupan, slip pengambilan berikut buku tabungan kepada Teller untuk diproses; 3) Bila dana penutupan simpanan diambil secara tunai, Teller melakukan verifiKasi tanda tangan sesuai prosedur; 4) Teller melakukan input atas transaksi pengambilan pada sistem komputer dengan menu penutupan simpanan dan perhatikan saldo yang dikonfirmasikan oleh sistem atas penutupan tersebut; 5) Teller menyiapkan pembayaran dikurangi biaya penutupan rekening dan melakukan penghitungan uang dan mencatat pengeluaran tersebut ke dalam daftar pengeluaran Kas; 6) Setelah uang diserahkan kepada anggota, Teller menyimpan slip pengambilan/ formulir pengunduran diri dan buku simpanan yang ditutup; e. Prosedur kehilangan Buku Simpanan 1) Anggota menyerahkan surat keterangan kehilangan kepada Staf Customer Service. Selanjutnya staf menyerahkan surat keterangan tersebut kepada Kabag Operasional untuk dilakukan verifiKasi tanda tangan; 2) Kabag melakukan verifiKasi tanda tangan dan menyerahkan kepada Staf Teller; 3) Staf Teller melakukan pengecekan data pada arsip yang ada dan melakukan pengecekan dengan identitas diri anggota: a) Bila tidak cocok, dikembalikan kepada anggota; b) Bila cocok, maka penerbitan buku baru bisa dilakukan. f. Prosedur Pencairan Jasa Simpanan/ Bunga Simpanan 1) Setiap hari staf Teller harus melakukan pengecekan apakah jasa simpanan harian dan simpanan berjangka sudah sesuai dengan keadaan kebenarannya; 2) Jika terdapat terdapat kesalahan yang bersifat error system, lakukan display master masing-masing simpanan;
57
3) Jika tidak terdapat kesalahan dan telah sesuai antara data dengan buku simpanan/ kartu simpanan dengan slip debet pencairan, maka dapat diinstruksikan kepeda teller untuk pencairan jasa simpanan/ bunga simpanan; 4) Pencairan jasa simpanan simpanan harian pada akhir bulan dan pencairan jasa simpanan simpanan berjangka pada tanggal jatuh tempo bulanan. D. LAYANAN PINJAMAN 1. Pinjaman Umum (PU) Pinjaman Umum adalah pelayanan pinjaman kepada anggota untuk modal usaha, biaya pendidikan dan kebutuhan konsumsi dengan ketentuan sebagai berikut : a. Plafond pinjaman maksimal dan minimal ditentukan oleh rapat anggota; b. Sistem pengembalian diangsur setiap bulan maksimal 10 (sepuluh) bulan atau sesuai perjanjian; c. Semua pinjaman disertai Jaminan; d. Penambahan pinjaman baru dapat dilakukan meskipun pinjaman lama belum dilunasi; e. Penambahan pinjaman tersebut dapat dilakukan setelah angsuran pinjaman lama mencapai 50%; f. Penambahan pinjaman baru dapat direalisasi apabila angsuran, Jasa Pinjaman dan tanggungan lain telah dilunasi; g. Penambahan pinjaman baru dapat direalisasi apabila dianggap layak oleh Manajer. 2. Pinjaman Khusus (PK) Pinjaman Khusus adalah pelayanan pinjaman yang digunakan untuk pembelian kendaraan bermotor (kredit motor)/ pembelian tanah/ rumah (kredit perumahan) dan untuk modal usaha musiman. Plafond pinjaman ditentukan oleh Rapat Anggota. a. Pinjaman Khusus Kendaraan Bermotor (PKKB): Kredit Kendaraan Bermotor yang dimaksud adalah kredit kendaraan bermotor baru baik roda dua, roda tiga maupun kendaraan roda empat dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Besar pinjaman sesuai dengan harga kendaraan; 2) Sistem pengembalian diangsur setiap bulan, maksimal 36 bulan; 3) Peminjam harus memiliki simpanan minimal 20% dari harga kendaraan; 4) BPKB harus diserahkan ke Koperasi sebagai jaminan; 5) Biaya administrasi bayar di muka. b. Pinjaman Khusus Perumahan (PKP) Kredit perumahan adalah pinjaman yang diberikan untuk pembelian tanah / pembangunan rumah dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Sistem pengembalian diangsur setiap bulan, maksimal 36 bulan;
58
2) Peminjam memiliki simpanan minimal 20% dari jumlah pinjaman yang diajukan; 3) Pengajuan Pinjaman harus disertai dengan jaminan; 4) Biaya administrasi bayar di muka. c. Pinjaman Khusus Modal Berjangka (PKMB) 1) Administrasi dan Jasa Pinjaman bayar di muka; 2) Plafon pinjaman maksimal Rp 25.000.000,-; 3) Peminjaman memilki simpanan minimal 20% dari pinjaman; 4) Pengembalian pinjaman dibayar secara kontan; 5) Pinjaman disertai jaminan. 3. Pinjaman Mikro (PM) Pinjaman Mikro adalah pelayanan pinjaman dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pinjaman yang berlaku untuk pinjaman kecil; b. Sistem pengembalian diangsur setiap bulan, maksimal 10 (sepuluh) kali; c. Jaminan pinjaman: simpanan saham atau simpanan non saham yang jumlahnya minimal sama dengan jumlah pinjaman atau Simpanan Anggota Penjamin. 4. Cara Pengembalian Pinjaman Cara pengembalian pinjaman ditentukan atas dasar kesepakatan/ perjanjian antara Koperasi dengan anggota yaitu: a. Pembayaran melalui pendebetan saldo rekening; b. Anggota membayar sendiri ke kantor Koperasi; c. Koperasi melakukan penagihan pada anggota. E. PROSEDUR PINJAMAN 1. Syarat-syarat Pinjaman Untuk menjaga kedisiplinan dan kepatuhan,bagi setiap Staf Kredit Koperasi harus mengikuti langkah-langkah dan prosedur proses persetujuan pinjaman yang meliputi: a. Permohonan Pinjaman 1) Koperasi hanya akan memberikan fasilitas pinjaman yang diajukan secara tertulis, baik untuk pinjaman baru, penambahan pinjaman, perpanjanagn pinjaman, maupun perubahan syarat pinjaman dengan menggunakan formulir yang disediakan oleh Koperasi: 2) Permohonan pinjaman berisi: (a) Gambaran umum usaha; (b) Rencana atau prospek usaha; (c) Perincian pengunaan pinjaman; (d) Jumlah dan jangka waktu pinjaman; (e) Proyeksi/ gambaran pengembalian pinjaman.
59
b. Legalitas Pinjaman Pinjaman hanya berlaku untuk anggota dan calon anggota yang bersifat perorangan, dengan syarat-syarat sebagai berikut: 1) Fotokopi KTP/ SIM suami isteri (yang masih berlaku); 2) Fotokopi Kartu Keluarga dan surat nikah yang masih berlaku; 3) Fotokopi rekening listrik, telpon dan PDAM; 4) Surat keterangan tempat usaha (kios, toko); 5) Peta loKasi rumah tinggal dan tempat usaha; 6) Daftar barang dan atau spesifiKasi barang jika pengajuan pinjaman untuk pembelian barang; 7) Foto SIUP/ Badan Hukum bila memiliki usaha; 8) Menyerahkan daftar keadaan keuangan sederhana (dapat dibuat bersama Staf Kredit); 9) Menyerahkan Surat Perjanjian Kontrak (SPK) bila pinjaman untuk membiayai modal kerja suatu proyek; 10) Data jaminan dan hubungan hukum dengan jaminan. c. Analisis Pinjaman 1) Setiap calon anggota yang telah memenuhi persyaratan pinjaman harus dilakukan analisis secara tertulis dengan mengedepankan: (a) Analisis yang menggambarkan semua informasi yang berkaitan erat dengan usaha dan data pemohon, termasuk (jika diperlukan) hasil penelitian pada pinjaman bermasalah; (b) Analisis menyajikan penilaian yang objektif dan tidak dipengaruhi oleh pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan pemohon pinjaman; (c) Analisis pembiayaan dilakukan secara konsisten dan profesional dan tidak hanya untuk memenuhi prosedur pinjaman. 2) Faktor-faktor Analisis Pinjaman Faktor-faktor yang dianalisis sebagai dasar penilaian kelayakan untuk pemberian pinjaman meliputi: (a) Kemauan/ niat bayar Analisis ini penting dilakukan oleh Staf Kredit untuk memperoleh informasi yang benar terhadap calon peminjam tentang: (b) Character (akhlak) Akhlak calon peminjam hendaknya diketahui secara baik oleh Staf Kredit (Account Officer). Mereka tidak termasuk orang yang berperilaku boros, tidak disiplin, suka berspekulasi atau kebiasaan buruk lain. (c) Integritas (1) Untuk mengetahui apakah calon peminjam mempunyai komitmen yang baik terhadap janji, waktu, tata nilai aturan dan pinjaman, ucapannya tidak boleh menyimpang dari perbuatannya; (2) Untuk mengetahui karakter dan integritas calon peminjam dilakukan melalui teknik wawancara dan cross check kepada keluarga, tetanga, teman, rekan usaha, dll.
60
(d) Kemampuan bayar (Ability To Pay) Analisis ini dilakukan untuk mengetahui keberadaan dan kemampuan anggota sebagai calon peminjam meliputi: (1) Tujuan Penggunaan Pinjaman Staf Kredit harus mengetahui secara pasti tentang tujuan penggunaan pinjaman. Apakah untuk modal kerja , investasi, biaya pendidikan, biaya sakit, dll; (2) Analisis keberadaan Usaha Yaitu analisis keberadaan dan kelangsungan usaha yang dimiliki anggota: 2.a. Analisis Nilai (Value) Apakah usaha yang dimiliki calon peminjam bermanfaat dan sudah dikenal masyarakat sekitar. Apakah produk, proses,dan sistem pemasaran sudah sesuai dengan aturan yang benar. 2.b. Analisis Yuridis Identitas usaha harus sudah resmi,sudah punya ijin resmi dari intansi yang berwenang ( SIUP,TDP,TDR,NPWP,Akta Pendirian dll). (3) Analisis Kondisi usaha Untuk mengetahui apakah usaha yang dijalankan oleh calon peminjam cukup baik, dalam artian hasilnya sudah mampu mencukupi kebutuhan hidup keluarganya, mampu menutup biaya operasional dan ada kelebihan pendapatan yang bisa dijadikan sebagai akumulasi modal sehingga usahanya akan terus berkembang. Dan apabila kebutuhan modal usahanya dibiayai oleh Koperasi, maka usahanya tersebut mampu membayar kembali kepada Koperasi dan mampu berkembang sehingga volume usahanya semakin besar. (4) Analisis Kemampuan Usaha dan Manajemen Calon peminjam haruslah memiliki kemampuan mengelola usaha secara profesional, tangguh dan ulet. Pengalaman dalam mengelola usaha tidak diragukan atau sekurang-kurangnya sudah berpengalaman 2 (dua ) tahun. (e) Analisis Jaminan (1) Jaminan (agunan) dalam pinjaman adalah sebagai komplemen dalam perikatan kelayakan pinjaman setelah diyakini benar atas kelayakan pemberian pinjaman; (2) Fungsi jaminan dapat dijadikan sebagai sumber terakhir pengganti pelunasan pinjaman, apabila anggota sudah benar-benar tidak mempunyai kemampuan lagi untuk membayar pinjaman. Pihak Koperasi sebelumnya telah berupaya memberikan masa tangguh dan upaya lain agar tidak terjadi pengambilan jaminan sebagai sumber pembayaran pelunasan pinjaman. Selain itu Jaminan (agunan)
61
dijadikan sebagai pelunasan pinjaman apabila anggota benar-benar melakukan tindakan ingkar janji dengan sengaja. (3) Bentuk Jaminan dibagi dua yaitu: 3.a Jaminan Utama a.1 Benda tak bergerak (tanah dan bangunan) Berdasarkan atas hak kepemilikan atas tanah terdiri atas: 1.1 Akte Jual beli Akte jual beli bukan merupakan tanda kepemilikan hak atas suatu tanah. Untuk jaminan ini, pemohon wajib melengkapi dilengkapi surat keterangan Riwayat Tanah (SKRT) yang diketahui oleh Lurah/ Kepala Desa dan Camat. Akte Jual beli yang dijadikan jaminan untuk pembiayaan yang berjangka lebih dari satu (1) tahun dimohon untuk disertifikatkan; 1.2 Hak Milik, Hak Guna Bangunan, Hak Guna Usaha, Hak Pakai; Untuk sertifikat selain Hak Milik, kepemilikkan tanah mempunyai jangka waktu tertentu. Oleh karena itu harus diperiksa batas waktu kepemilikannya; 1.3 Untuk jaminan tanah yang di atasnya didirikan bangunan namun belum/ tidak memiliki Surat Ijin mendirikan Bagunan (IMB), maka yang dinilai oleh petugas penilai (appraiser) hanya tanahnya saja. a.2 Benda Bergerak (Kendaraan) Jaminan berupa kendaraan harus memperhatikan: 2.1 Usia sepeda motor maksimal tujuh (7) tahun, mobil maksimal 10 (sepuluh) tahun; 2.2 Apabila kepemilikan kendaraan bermotor tersebut berasal dari pihak lain yang dibeli oleh calon peminjam dan belum balik nama, maka calon peminjam wajib menyertakan bukti transaksi asli/ kwitansi pembelian bermeterai. 3.b Jaminan Tambahan b.1 Benda Tak Berwujud Jaminan Benda Tak Berwujud berupa simpanan saham dan Simpanan Non saham: 1.1 Jaminan simpanan saham berupa Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan Simpanan Kapitalisasi dengan jumlah pinjaman tidak lebih dari jumlah simpanan yang dimiliki; 1.2 Jaminan simpanan non saham berupa: Simpanan Bunga Harian (SBH) dan Simpanan Sukarela
62
Berjangka (SISUKA) dengan jumlah pinjaman tidak lebih dari jumlah simpanan yang dimiliki. 3.c Jaminan Lain-lain c.1 Borgtocht, yaitu jaminan pihak ketiga yang mengikatkan diri dalam perjanjian yang menanggung debitur dan dapat berupa perorangan (memiliki simpanan) atau garansi perusahaan; c.2 Avalist, adalah tangung jawab penjamin terhadap utang debitur dapat berupa uang giral: cek/ giro. (4) Penyelidikan dan Penilaian Jaminan 4.a Untuk memproses dan menetapkan penilaian terhadap jaminan yang diagunkan harus ada data-data pendukung yang diperoleh staf kredit; 4.b Hasil Penyelidikan dan penilaian memberikan informasi tentang harga dan nilai dari aktiva yang akan diagunkan dan legalitas kepemilikannya yang akan menjadi bahan pertimbangan dalam merekomendasikan pinjaman; 4.c Penyelidikan dan penilaian dilakukan dengan cara; c.1 Meninjau langsung ke loKasi jaminan itu berada; c.2 Menilai secara akurat tentang kondisi jaminan berdasarkan data-data dan fakta-fakta yang ditemukan di lapangan (personal checking). c.3 Jika berupa tanah kosong/ pekarangan hendaknya meminta advice planning ke dinas tata kota; c.4 Menyampaikan informasi transasksi : 4.1 Nilai agunan 75% dari harga jual atau sekurang-kurangnya sebanding dengan nominal pinjaman yang diajukan oleh pemohon; 4.2 Kepemilikan jaminan harus milik keluarga inti (suami/ isteri/ anak); 4.3 Penandatangan pengikatan jaminan berdasarkan atas hak, yaitu dilakukan oleh pemilik sebagaimana tertera dalam bukti kepemilikan. 2. Proses Realisasi Pinjaman a. Proses realisasi adalah proses pencairan dana setelah pengajuan pinjaman diproses dan diputuskan oleh Panitian Kredit; b. Pemeriksaan kepatuhan ketentuan intern dan ekstern yang berlaku yang menjamin perlindungan bagi Koperasi telah dipenuhi dan diselesaikan; c. Dokumen pendukung pencairan: 1) Surat persetujuan; 2) Perjanjian pinjaman; 3) Surat Sanggup Angsuran; 4) Pengikatan jaminan;
63
5) Jadual Angsuran; 6) Tanda terima dana, dll. F. DOKUMENTASI DAN ADMINISTRASI PINJAMAN 1. Dokumentasi Pinjaman a. Untuk setiap pemberian pinjaman harus ada dokumentasi yang lengkap, updated dan akurat serta dapat memenuhi persyaratan hukum yang berlaku; b. Jenis dokumen pinjaman yang harus ada dan didokumentasikan meliputi: 1) Formulir apliKasi permohonan pinjaman; 2) Dokumen perlengkapan umum berdasarkan jenis pinjaman; 3) Memorandum analisis dan formulir pengajuan pinjaman; 4) Keputusan rapat Panitia Kredit; 5) Dokumen jaminan (agunan) dll. c. Pengecekan keabsahan dokumen pinjaman. Sebelum didokumentasikan setiap dokumen harus dicek dan dipastikan keabsahannya serta dipenuhi persyaratan hukumnya, baik yang diterbitkan oleh Koperasi maupun yang diterima dari pemohon pinjaman: 1) Semua berKas dan segala sesuatu yang berkenaan dengan persetujuan pinjaman yang diterbitkan Koperasi harus dicek keasliannya dan kebenarannya oleh Kabag Operasional; 2) Sertifikat atau akta jual beli harus dicek keasliaannya melalui badan pertanahan setempat; 3) BPKB dicocokkan dengan nomor polisi, nomor rangka dan nomor mesin kendaraan yang bersangkutan; 4) Bilyet (deposito)/ giro/ cek harus dimintakan konfirmasi ke bank penerbit; 5) Surat avalist dan personal garansi harus dikonfirmasi secara langsung dengan pihak penerbit. d. Penyimpan Dokumen Pinjaman 1) Seluruh berKas dokumen yang berkenaan dengan pinjaman harus disimpan dalam file per anggota secara alfabetis berdasarkan produk pinjaman; 2) Dokumen jaminan disimpan dalam file/ ordner berdasarkan jenis pinjaman. e. Pengambilan Dokumen Pinjaman 1) Setiap pengambilan dokumen pinjaman yang bukan berupa dokumen jaminan harus sepengetahuan dan seizin Kabag Pemasaran; 2) Peminjaman dan atau penukaran dokumen jaminan oleh peminjam pada prinsipnya tidak diperbolehkan. Akan tetapi dalam keadaan mendesak di mana petugas Koperasi tidak bisa mengambil alih/ menyelesaikan keperluan peminjam, maka peminjam dapat meminjam/ menukar dengan jaminan lain yang nilai dan kualitasnya minimal sama dengan jaminan yang dipinjam atau ditukar; 3) Apabila terjadi peminjaman dan atau penukaran dokumen jaminan maka harus diketahui dan disetujui oleh Manajer, dengan dibuatkan nota peminjaman atau penukaran yang menyatakan bahwa jaminan pengganti
64
yang dimaksud terikat ketentuan-ketentuan hukum yang diberlakukan terhadap pengikatan jaminan yang ditukar, ditanda tangani oleh Manajer; 4) Jaminan yang diambil oleh peminjam karena telah dinyatakan lunas pinjamannya oleh Koperasi, penyerahannya harus diketahui dan disetujui oleh Manajer dan dibuatkan surat yang ditandatangani oleh peminjam yang bersangkutan. 2. Administrasi Pinjaman a. Setiap permohonan pinjaman yang diproses harus diadministrasikan ke dalam buku register pinjaman yang dibuat secara terpisah untuk setiap produk pinjaman; b. Seluruh pinjaman yang diberikan oleh Koperasi tanpa kecuali harus dicatat dan dibuktikan secara benar, lengkap dan akurat. c. Penarikan fasilitas pinjaman yang telah disetujui oleh Koperasi dapat dibayarkan/ dicairkan setelah dokumen dan semua persyaratan pinjaman telah dipenuhi yang dinyatakan secara tertulis oleh Manajer kemudian didisposisikan kepada Kabag Operasional. d. Administrasi Operasional pinjaman: 1) Staf yang bertanggung jawab dalam proses dokumentasi dan administrasi seluruh dokumen berKas pinjaman adalah Staf Kredit; 2) Semua jenis Dokumen/ berKas dibedakan antara yang bersifat rahasia dengan tidak rahasia; 3) Semua jenis dokumen tersebut harus mudah dicari dan ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan tanpa harus mengacaukan file/ arsip lain; 4) Dokumen-dokumen penting dibuatkan backup; 5) Staf Kredit membuat data pinjaman dalam bentuk statistik-kolektibilitas untuk kepentingan manajemen, pemantauan dan penentuan analisis pinjaman selanjutnya. G. PEMANTAUAN DAN PEMBINAAN PINJAMAN 1. Kewajiban Pemantauan dan Pembinaan a. Debt Collector berkewajiban menjaga agar pinjaman Koperasi dapat dilunasi pada waktunya dengan baik. Oleh karena itu harus melakukan pemantauan dan pembinaan secara berkala kepada anggota peminjam; b. Pemantauan dan pembinaan adalah suatu cara yang konstruktif agar: 1) Kondisi usaha anggota menjadi lebih baik; 2) Mengarahkan penggunaan fasilitas pinjaman dengan tepat dan benar; 3) Tindakan preventif agar tidak terjadi wanprestasi (macet); 4) Terbina hubungan baik dan menumbuhkan komitmen anggota dengan Koperasi, sehingga apabila terjadi masalah terhadap usaha anggota staf Debt Collector dapat membantu mengatasinya. 2. Pelunasan dan Pelepasan Jaminan a. Pelunasan adalah selesainya kewajiban pinjaman anggota terhadap Koperasi. Pelunasan tersebut akan berdampak kepada dokumen-dokumen penting yang
65
diserahkan kepada Koperasi, oleh karena itu peminjam berhak meminta kembali dan Koperasi berkewajiban mengembalikannya; b. Pelepasan Jaminan; c. Jaminan akan diberikan apabila kewajiban dan keadministrasian serta biaya-biaya lain yang timbul akibat dari pelunasan tersebut sudah diselesaikan dengan Koperasi; d. Untuk menghindari resiko yang tidak perlu, Koperasi tidak menyimpan dokumen jaminan yang diserahkan anggota yang sudah melunasi kewajibannya. H. PINJAMAN BERMASALAH 1. Pengertian Pinjaman Bermasalah Pinjaman bermasalah adalah suatu kondisi pinjaman yang terdapat suatu masalah dalam pembayaran kembali yang berakibat terjadi keterlambatan dalam pengembalian, atau diperlukan tindakan yuridis dalam pengembalian atau kemungkinan terjadinya kerugian bagi Koperasi. 2. Jenis-jenis Pinjaman Bermasalah a) Pinjaman Kurang Lancar Pinjaman digolongkan kurang lancar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut : 1) Pengembalian pinjaman dilakukan dengan angsuran yaitu : (a) Terdapat tunggakan angsuran pokok sebagai berikut : (1) Melampaui 3 (tiga) bulan angsuran dan belum melampaui 6 (enam) bulan bagi pinjaman yang masa angsurannya ditetapkan 1 (satu) bulanan, 2 (dua) bulanan atau 3 (tiga ) bulanan ; atau (2) Melampui 6 (enam) bulan tetapi belum melampaui 12 (dua belas) bulan bagi pinjaman yang masa angsurannya ditetapkan 6 (enam) bulan atau lebih . (b) Terdapat tunggakan Jasa Pinjaman melampaui 3 (tiga) bulan angsuran tetapi belum melampaui 6 (enam) bulan. 2) Pengembalian pinjaman tanpa angsuran yaitu : (a) Pinjaman belum jatuh tempo Terdapat tunggakan Jasa Pinjaman yang melampaui 3 (tiga) bulan tetapi belum melampaui 6 (enam) bulan; atau (b) Pinjaman tunggakan telah jatuh tempo Pinjaman telah jatuh tempo dan belum dibayar tetapi belum melampaui 3 (tiga) bulan. b) Pinjaman Diragukan Pinjaman digolongkan diragukan apabila pinjaman yang bersangkutan tidak memenuhi kriteria kurang lancar tetapi berdasarkan penilaian dapat disimpulkan bahwa : 1) Pinjaman masih dapat diselamatkan dan agunannya bernilai sekurang-kurangnya 75 % dari hutang peminjam termasuk Jasa Pinjaman; atau 2) Pinjaman tidak dapat diselamatkan tetapi agunannya masih bernilai sekurang-kurangnya 100 % dari hutang peminjam termasuk Jasa Pinjaman.
66
c) Pinjaman Macet Pinjaman digolongkan macet apabila : 1) Tidak memenuhi kriteria kurang lancar dan diragukan; 2) Memenuhi kriteria diragukan tetapi dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan sejak digolongkan diragukan belum ada pelunasan; Pinjaman tersebut penyelesaiannya telah diserahkan kepada Pengadilan Negeri atau diajukan penggantian kepada asuransi pinjaman atau diamortisasi dengan Cadangan Resiko bila mencukupi. 3. Penanganan Pinjaman Bermasalah a) Preventif (pencegaahan) 1) Pemahaman dan pelaksanaan proses pinjaman yang benar menyangkut faktor internal (Koperasi) dan eksternal; 2) Pemantauan dan pembinaan pinjaman (on site and on desk monitoring); 3) Memahami faktor yang menjadi penyebab dan gejala dini pinjaman bermasalah. b) Kuratif (Penyelesaian) Melakukan analisis -evaluasi ulang mengenai aspek (manajemen, pemasaran, keungan, proses, yuridis dan agunan). 4. Cara Penyelesaian Pinjaman Bermasalah a) Cara menangani pinjaman bermasalah dapat dilakukan dalam bentuk: 1) Revitalisasi Dilakukan dengan cara : (a) Penataan kembali (restructuring): Pembaharuan perjanjian yang menyebabkan perjanjian lama menjadi hangus dengan adanya penjanjian baru, namun tidak berarti pinjaman lama secara otomatis hangus, melainkan anggota diberi kesempatan untuk melunasi pinjaman lama dan anggota tidak diperkenankan menambah pinjamam lama; (b) Penjadualan kembali (rescheduling): Penjadualan ulang dapat dilakukan dengan mengubah jangka waktu pinjaman, jadual pembayaran dan jumlan angsuran. 2) Penyelesaian melalui jaminan/ eksekusi Penyelesaian dengan cara : (a) Ambil alih jaminan; (b) Menjual jaminan. 3) Write Off Final (a) Hapus Buku/ hutang Yaitu penghapus-bukuan seluruh pinjaman anggota yang sudah tergolong macet, akan tetapi masih tetap ditagih. (b) Hapus Tagih Yaitu penghapus-tagihan seluruh pinjaman anggota yang sudah benar-benar macet, tak bisa ditagih karena alasan yang riil. (c) Syarat kondisi Penghapusan;
67
(1) Penghapus-bukuan hanya boleh dilakukan terhadap pinjaman yang sudah tergolong macet secara material; (2) Penghapus-tagihan hanyalah dilakukan terhadap pinjaman yang angsurannya macet dan berdasarkan analisa ekonomi, anggota yang bersangkutan benar-benar tidak mempunyai kemampuan untuk membayar. 4) Sanksi dan Denda (a) Anggota yang mampu membayar pinjaman tetapi menunda-nunda dan atau melalaikan pembayaran pinjaman kepada Koperasi dikenakan sanksi berupa denda untuk setiap pinjman; (b) Besarnya denda tersebut harus dibuat dan disepakati pada saat penandatanganan perjanjian pinjaman antara anggota peminjam dengan Koperasi; (c) Dana yang diperoleh dari denda tersebut dimasukkan dalam rekening khusus dan diperuntukkan untuk dana pendidikan/ dana sosial.
68
BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MANAJEMEN KEUANGAN A.
BATASAN MANAJEMEN KEUANGAN KOPERASI Manajemen keuangan menyangkut berbagai kreativitas yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian mengenai kegiatan keuangan yang berakibat pada perubahan aktiva, hutang, modal pendapatan dan biaya. Manajemen Keuangan merupakan salah satu sub-sistem dari sistem fungsi-fungsi pokok usaha simpan pinjam Koperasi. Pada umumnya, fungsi manajemen keuangan dikelompokkan menjadi 3 (tiga) kegiatan utama, yaitu: 1. Kegiatan menghimpun dana atau biasa disebut menghimpun modal. Kegiatan ini mencakup berbagai aktivitas yang diarahkan untuk memperoleh dana yang dapat digunakan sebagai sumber modal Koperasi. 2. Kegiatan menyalurkan dana kepada anggota. Kegiatan ini disebut juga sebagai investasi, yakni mengaloKasikan dana pada aktiva usaha terutama kegiatan pemberian modal usaha anggota dan investasi lain. 3. Kegiatan yang merupakan implementasi dari kebijakan internal seperti pembagian SHU dan kegiatan sosial. Gambar 4.1 Kegiatan utama Manajemen Keuangan
MANAJER KEUANGAN
PENGGUNAAN DANA 2
SUMBER DANA 1
Pinjaman Anggota
Anggota
Aktiva Tetap
Calon Anggota 4b
Investasi Usaha
Puskopdit
Investasi Lain
Lembaga Lain 3
4a
Keterangan : 1. Manajer Keuangan perlu memperoleh dana yang berasal dari anggota atau calon anggota, Puskopdit, atau lembaga lain baik berupa simpanan jangka pendek maupun simpanan jangka panjang; 2. Dana yang terkumpul kemudian disalurkan sebagai pinjaman kepada anggota atau dinvestasikan pada berbagai aktiva lainnya untuk memperoleh pendapatan;
69
3. Pendapatan yang diperoleh sebagai hasil dari penyaluran dana diharapkan dapat menghasilkan Surplus Hasil Usaha (SHU) yaitu selisih antara pendapatan dikurangi beban biaya; 4. SHU yang diperoleh dari kegiatan usaha tersebut kemudian: 4.a) Dibagikan kepada anggota berupa deviden; 4.b) Diinvestasikan kembali untuk pengembangan usaha Koperasi. B.
PENENTUAN KESEIMBANGAN ARUS DANA 1. Pengaturan Likuiditas Minimum Koperasi harus dapat memperkirakan besarnya pengeluaran dalam setiap hari, mingguan, bulanan dan tahunan, sehingga likuiditas minimum dapat ditetapkan secara lebih tepat. Kesemunaya itu perlu didukung oleh pencatatan-pencatatan yang akurat, teliti, rapi dan sistematis. 2. Manajemen Aktiva-Pasiva Dalam menyeimbangkan arus dana, Koperasi perlu melakukan manajemen aktiva-pasiva dengan pendekatan assets allocation approach. Dana yang memiliki sifat perputaran yang cukup tinggi hendaknya penggunaannya diprioritaskan dalam aktiva yang tingkat likuiditasnya cukup tinggi. Sedangkan dana yang perputarannya relatif rendah aloKasinya diprioritaskan pada pemberian pinjaman dan aktiva jangka panjang. 3. Likuiditas Koperasi dan usaha Koperasi a) Pengukuran likuiditas usaha koperasi dilakukan dengan cara membandingkan Aktiva dan Pasiva dengan perbandingan sebagai berikut: 1) Aktiva : - Likuiditas 10% - 20% - Pinjaman beredar 70% - 80% - Kelalaian kredit ≤ 5%. 2) Pasiva : - Simpanan saham (SP, SW, SK) 10% - 20% - Simpanan Non Saham 70% - 80% - Modal Lembaga ≥ 10% b) Untuk mempertahan likuiditas usaha Koperasi, harus membuat perencanaan dan pengendalian Kas dengan menyusun anggaran Kas baik jangka pendek maupun jangka panjang; c) Untuk menjaga keseimbangan Kas masuk dan Kas keluar, Koperasi harus membuat: 1) Perencanaan dan pengendalian arus Kas dalam bentuk anggaran Kas; 2) Perencaanaan dan pengendaalian Kas masuk dan Kas keluar yang berkaitan dengan menghimpun dana dan penyaluran dana. d) Untuk perencanaaan dan pengendalian cash flow, Koperasi harus dapat menafsir kebutuhan Kas dan penggunaan kelebihan Kas secara efektif; selain itu Koperasi harus menyusun anggaran Kas untuk merencanakan posisi likuiditasnya sebagai dasar penentuan besarnya pinjaman bila terjadi kekurangan dana atau investasi bila terjadi kelebihan dana.
70
4. Peraturan Keseimbangan Arus Kas Keseimbangan arus Kas pada Koperasi berkaitan dengan mengatur keseimbangan antara sisi penyediaan dana untuk disalurkan kepada anggota berupa pinjaman, dan bila sewaktu-waktu penyimpan ingin mengambil simpanannya (dana tersebut juga harus tersedia). Inilah kunci keberhasilan usaha jasa keuangan Koperasi, yaitu “kepercayaan”. Selain itu Pengelola Koperasi harus mampu menghimpun dana sesuai dengan kebutuhannya. Oleh karena itu Pengelola harus mampu membuat rencana penerimaan dan pengeluaran dana yang sering disebut sebagai perencanaan Kas (anggaran Kas) sebagai pedoman dalam menjalankan roda usaha. 5. Ketentuan Perencanaan Kas Keseimbangan arus Kas dapat direncanakan dengan menyusun perencaan Kas. Beberapa ketentuan dalam menyusun perencanaan Kas antara lain: a) Anggaran Kas menunjukkan rencana aliran Kas masuk, aliran Kas keluar dan posisi Kas akhir pada setiap periode; b) Koperasi harus menyusun rencana aliran Kas baik jangka panjang maupun jangka pendek; c) Pada dasarnya anggaran Kas terdiri dari dua bagian, yaitu rencana penerimaan Kas dan rencana pengeluaran Kas; d) Jika terjadi defisit Kas, Pengelola dapat mencari alternatif Kas tambahan dan perlunya perencanaan penggunaan dana/ investasi jika terjadi kelebihan Kas; e) Anggaran Kas memiliki hubungan erat dan langsung dengan anggaran lain, misalnya rencana penyaluran pinjaman dan penarikan simpanan, anggaran biaya dan lain-lain. f) Tujuan Utama anggaran Kas adalah: 1) Menunjukkan kemungkinan posisi Kas sebagai akibat dari operasi usaha jasa keuangan Koperasi; 2) IdentifiKasi kemungkinan kekurangan atau kelebihan Kas; 3) Menentukan perlunya pembelanjaan bila terjadi Kas yang menganggur sebagai investasi; 4) Mengkoordinasikan Kas dengan jumlah modal kerja, penyaluran kredit, penerimaan simpanan, investasi dan hutang; 5) Menentukan dasar yang sehat untuk pengendalian posisi Kas secara terus menerus. 6. Jangka Waktu Perencanaan Kas Jangka waktu penyusunan anggaran Kas dapat disusun untuk jangka waktu: a) Anggaran Kas Jangka pendek, disesuaikan dengan rencana laba taktis jangka pendek. Anggaran Kas jangka pendek memerlukan rencana aliran Kas masuk dan Kas keluar yang rinci, yang secara langsung berkaitan dengan rencana laba tahunan, misalnya recana penerimaaan Kas dari tagihan atas penyaluran kredit dan pengeluaran Kas untuk pemberian pinjaman; b) Anggaran Kas untuk operasional, digunakan oleh usaha jasa keuangan Koperasi terutama perencanaan dan pengendalian aliran Kas masuk dan Kas keluar berdasarkan kegiatan sehari-hari;
71
7. Prosedur Penyusunan Anggaran Kas Prosedur penyusunan anggaran Kas dapat dilakukan secara bertahap sebagai berikut: a) Bagian keuangan bertanggung jawab atas perencanaan dan pengendalian posisi Kas; b) Tentukan berbagai macam jenis elemen arus Kas masuk seperti: 1) Penerimaan Simpanam Pokok dan Simpanan Wajib; 2) Penerimaan setoran simpanan harian; 3) Penerimaan setoran simpanan berjangka; 4) Penerimaan angsuran pinjaman; 5) Penerimaan pendapatan operasional berupa jasa pinjaman, sewa dan administrasi; 6) Penerimaan pendapatan dari jasa investasi. c) Tentukan berbagai elemen pengeluaran Kas yang biasanya dikeluarkan oleh Koperasi yaitu: 1) Pemberian pinjaman kepada anggota; 2) Penarikan simpanan non saham anggota; 3) Pembayaran biaya-biaya usaha dan organisasi; 4) Penyetoran ke bank atau penyertaan investasi; 5) Pengembalian simpanan saham kepada anggota yang keluar; d) Tentukan dasar penyusunan anggaran Kas, apakah menggunakan pendekatan jumlah penyaluran pinjaman yang beredar atau penerimaan simpanan; e) Susunlah rencana penerimaan Kas dari berbagai elemen penerimaan yang dapat digunakan sebagai sumber penerimaan Kas; f) Susunlah rencana pengeluaran Kas dari berbagai elemen pengeluaran yang dapat digunakan sebagai sumber pengeluaran Kas; g) Secara khusus susunlah perencanan penerimaan piutang atas pinjaman yang diberikan dengan memperhatikan jangka waktu pelunasan sehingga dapat diprediksi dari rencana penerimaan piutang; h) Gunakanlah form A1 untuk menyusun anggaran Kas sementara; i) Tentukan Kas minimal yang harus tersedia; j) Bila terjadi defisit Kas, maka ditentukan secara realistis alternatif pemenuhan kebutuhan dana untuk menutupi defisit; k) Bila terjadi kelebihan dana, tentukan secara relistis alternatif penggunaan dana; l) Susunlah anggaran Kas final dengan menggunakan form A2; m) Koperasi harus mampu mengatur arus dana masuk dan arus dana keluar supaya selalu berimbang. 8. Pengendalian Kas Realisasi penerimaan dan pengeluaran Kas biasanya berbeda dengan rencana seperti yang ditunjukkan dalam rencana Kas, hal ini disebabkan oleh: a) Perubahan variabel yang mempengaruhi Kas, misalnya perubahan tingkat pajak;
72
b) Kejadian-kejadian yang mendadak dan tidak diharapkan mempengaruhi operasi usaha Koperasi; c) Kurangnya pengendalian Kas: 1) Sistem pengendalain Kas yang efektif sangat penting guna antisipasi kemungkinan yang terjadi; 2) Jika Koperasi menghadapi situasi yang bisa menyebabkan kesulitan Kas, Pengelola dapat menghindari situasi terburuk dengan cara: (a) Meningkatkan usaha pengumpulan piutang; (b) Mengurangi biaya-biaya Kas; (c) Menunda pengeluaran modal; (d) Menunda pembayaran pinjaman; (e) Mengubah waktu operasi yang mempengaruhi Kas. 3) Dengan asumsi bahwa perencanaan telah dilaksanakan dengan efektif, maka selanjutnya pengendalian Kas sebaiknya dilakukan dengan dua prosedur sebagai berikut: (a) Evaluasi terus menerus (continuous evaluation) (b) Pengendalian Kas dengan catatan data harian atau mingguan. 9. Prosedur Pengendalian Kas a) Gunakan form A3 untuk menyusun realisasi penerimaan dan pengeluaran Kas periode sebelumnya; b) Gunakan Form A4 untuk melihat realisasi penerimaan dan pengeluaran Kas sebelumnya . FORM PENYUSUNAN ANGGARAN KAS DAN PENGENDALIAN KAS 1. Anggaran Kas Sementara (Januari - Desember) Form A1 Saldo Penerimaan Bulan Jumlah Kas awal Kas Jan Peb Mar Triwulan 1 Triwulan 2 Triwulan 3 Triuwlan 4 Jumlah Rencana Pembelanjaan: Kebutuhan Kas untuk Bulan : 1. Februari Rp. .................... 2. Maret Rp. .................... 3. April Rp. ....................
73
dst.
Pengeluaran Kas
Saldo Kas Akhir
2.
3.
Anggaran Kas Final (Januari - Desember) Form A2 Saldo Penerimaan Jumlah Bulan Kas Kas awal Jan Peb Mar Triwulan 1 Triwulan 2 Triwulan 3 Triuwlan 4 Jumlah
Pengeluaran Kas
Saldo Kas Akhir
Laporan Posisi Kas Harian Form A3 Aliran Kas Masuk Tgl
Saldo Hari Kas
Ansuran Pinjaman
Sumber Lain-Lain
Jumlah
Aliran Kas Keluar Pencairan Pinjaman
Biaya Lain-Lain
Jumlah
Sen Sel Rab Kam Jum Sab. 4.
Laporan Posisi Kas Bulanan Form A4 Realisasi Kas
No
Mar 1.
2.
Proyeksi Kembali Posisi Kas
KETERANGAN Kumulatif 1 Jan - 31 Mar
Penerimaan Kas: Angsuran Pinjaman Simpanan Harian Simpanan Berjangka Jasa Simpanan Sumber lain Jumlah Pengeluaran Kas Pencairan Pinjaman Penarikan Simp. Harian Penarikan Simp. Berjangka Jasa Simpanan
74
Apr
Mei
Jun
TW3
TW4
3.
Biaya lain-lain Jumlah Posisi Kas Setelah Pembiayaan
C.
PENGGUNAAN KELEBIHAN DANA 1. Peraturan a) Apabila terdapat kelebihan dana setelah melaksanakan kegiatan pemberian pinjaman atau piutang, maka Koperasi dapat menempatkan dana tersebut: 1) Giro, ORI, Deposito pada Bank atas persetujuan Pengurus dan Pengawas; 2) Investasi lain atas persetujuan Rapat Anggota. b) Untuk memanfaatkan kelebihan dana seperti tersebut di atas harus diperhatikan: 1) Batas maksimum pemberian pinjaman baik kepada anggota maupun kepada calon anggota yang ditetapkan dalam Rapat Anggota; 2) Pemanfaatan dana kelebihan harus dapat meningkatkan keuntungan Koperasi secara signifikan; 3) Dalam memanfaatkan kelebihan dana tersebut harus tetap memperhatikan likuiditas Koperasi; 4) Harus tetap memperhatikan prinsip-prinsip kehati-hatian kerena penggunaan dana tersebut mengandung resiko; 5) Pinjaman kepada anggota dan calon anggota harus disertai jaminan. 2. Prosedur Prosedur penggunaan dana untuk diberikan sebagai pinjaman kepada calon anggota atau koperasi lain pada prinsipnya sama dengan pemberian pinjaman kepada anggota, perbedaanya dalam hal ini terletak pada syarat dan atau rekomendasi khusus bila diperlukan. a) Prosedur lain yang perlu diperhatikan antara lain: 1) Ketersediaan dana yang ada; 2) Manfaat pengunaan dana; 3) Resiko investasi; 4) Jangka waktu pengembalian; 5) Agunan yang digunakan sebagai jaminan. b) Kelayaakan yang telah disampaikan kepada Manajer/ Pengurus; c) Setelah memperoleh rekomendasi untuk dilaksanakan, harus dibuat nota kesepakatan; d) Melakukan monitoring secara terus menerus.
D.
PENGHIMPUNAN DANA/ PINJAMAN DARI PIHAK LUAR 1. Peraturan Sebagai alternatif pemupukan modal, Koperasi dapat menghimpun modal melalui: a) Anggota; b) Calon anggota;
75
c) Koperasi lain; d) Pihak lain. 2. Prosedur Standard Operasional Procedure (SOP) Penghimpunan Dana dari Pihak Luar dapat ditetap sebagai berikut: a) Tentukan berbagai macam alternatif sumber dana yang dapat diakses oleh Koperasi; b) Tetapkan rencana penggunaan dana tersebut dangan pasti dan jelas; c) Buatlah rencana yang jelas, rinci dan terukur berkaitan rencana penggunaan dana tersebut dengan pasti dan jelas: 1) Alternatif sumber dana yang paling memungkinkan untuk diakses; 2) Kesesuaian jumlah fasilitas pinjaman dengan kebutuhan; 3) Beban penggunaan dana tersebut bagi Koperasi; 4) Jangka waktu penggunaan dana; 5) Besarnya angsuran; 6) Resiko yang akan ditanggung Koperasi. d) Sampaikan rencana tersebut kepada Pengurus ; e) Setelah tercapai kesepakatan antara Manajer dan Pengurus, diskusikan secara rinci dengan penyandang dana; g) Buatlah nota kesepakatan dengan jelas hak dan kewajiban masing-masing; h) Dana yang diterima harus sesuai peruntukkannya, jangan dialihkan penggunaannya; i) Monitoring dan evaluasi penggunaan dana (pinjaman) terus merus. E. ADMINISTRASI KAS 1. Pengurusan Kas Pengurusan Kas adalah kegiatan yang dilaksanakan selama jam kerja Kas yang berkaitan dengan Kas Koperasi, Kas Teller dan Kas unit pelayaan Kas. a) Tanggung jawab dan wewenang Pengurusan Kas 1) Kepala Bagian Operasional (a) Pengurusan Kas dalam brankas dan kunci brankas; (b) Menjaga kondisi maksimal dan minimal Kas Koperasi; (c) Bertanggungjawab terhadap pengawasan semua kegiatan dalam ruangan Teller; (d) Mempunyai wewenang untuk membayar pengeluaran biaya-biaya operasional dan non-operasional Koperasi yang ditetapkan Manajer; (e) Mempunyai wewenang untuk memenuhi keperluan Kas Teller untuk keperluan sehari-hari. 2) Teller (a) Bertanggung jawab terhadap penerimaan dan pembayaran uang tunai dengan bukti setoran dan pembayaran yang sah yang ditentukan dengan SK Manajer; (b) Pengelolaan seluruh Kas Teller selama jam buka Kas; (c) Penguasaan, penyimpanan dan pengamanan terhadap kunci cash box;
76
(d) Bertanggung jawab terhadap kelebihan dan kekurangan Kas Teller; (e) Pengelolaan dan pengamanan kartu contoh tanda tangan; (f) Menerima setoran selama jam kerja Kas dan setelah tutup Kas tetapi masih dalam jam kantor; (g) Melaksanakan pembayaran berdasar pada tanda bukti yang sudah sah selama jam kantor. b) Pengambilan Kotak Uang/ Cash Box Teller 1) Ketentuan (a) Cash box Teller disimpan di dalam brankas; (b) Pengambilan cash box dimulai pada jam 08.00 WIB; (c) Tanggungjawab dan wewenang pengambilan Kas untuk operasional Koperasi ada pada Kabag Operasional dan Teller atau petugas lain yang ditunjuk oleh Manajer Koperasi. 2) Prosedur kegiatan (a) Kabag Operasional dan Teller membuka cash box; (b) Teller mengambil kotak uang dan membubuhkan paraf serta menulis jam pengambilan; (c) Kabag Operasional membubuhkan paraf pada buku cash box; (d) Minta tambahan uang tunai jika perlu untuk mencukupi kegiatan sehari-hari dan catat dalam lembar slip memo; (e) Kabag Operasional dan Teller mengunci kembali lemari besi penyimpan kotak uang Teller. 2. Pembukaan Kas Setelah Teller yang bersangkutan membawa uang keluar menuju ruang pelayanan, kemudian melakukan kegiatan sebagai berikut: a) Teller menghitung uang tunai kemudian mencocokkan dengan saldo penutupan pada hari kerja sebelumnya; b) Simpanlah uang tunai pada cashbox secara tertib dan teratur serta tidak dapat dilihat oleh anggota; c) Sediakan uang yang sudah dibundel untuk memudahkan pembayaran dalam jumlah besar; d) Catat uang yang diterima/ diambil dari brankas dalam kartu bukti pengembilan uang tanpa diberi nomor transaksi; e) Kunci cashbox dan ruang Teller/ pelayanan bila ditinggal pergi tanpa ada yang menunggu. 3. Batas Maksimum dan Minimum Kas a) Untuk menjaga keamanan Kas dan agar tidak terjadi idle money (uang menganggur) di Koperasi maka harus ditentukan batas maksimum dan minimum Kas, ditetapkan dengan SK Manajer; b) Penentuan batas maksimum Kas Koperasi setiap harinya biasanya berkisar sebesar 4%-8% dari posisi simpanan terakhir triwulan yang lalu; c) Dalam menentukan batas maksimum Kas agar diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Saldo simpanan rata-rata;
77
2) Rata-rata pengambilan/ penarikan simpanan setiap harinya; 3) Keamanan ruang Teller/ ruang pelayanan; 4) Kemampuan, kejujuran dan tanggungjawab Teller. d) Apabila ada rencana pembayaran realisasi pinjaman atau pembayaran lainnya dalam jumlah besar, maka atas penyediaan Kas tersebut tidak diperhitungkan ke dalam ketentuan maksimum Kas Teller tetapi dapat langsung diperhitungkan atau diambil langsung dari brankas oleh Kabag Operasional; e) Apabila selama jam kerja terjadi kekurangan Kas, Teller dapat meminta langsung kepada Kabag Operasional untuk penambahan Kas Teller tetapi sebaliknya bila terjadi kelebihan Kas pada saat itu juga harus disetor ke brankas melalui Kabag Operasional. f) Prosedur untuk penyetoran kelebihan Kas Teller ke brankas: 1) Menghitung dan mengikat uang dengan pita kertas; 2) Membuat satu lembar tanda setoran untuk menyetorkan penggunaan slip kopi, ditanda tangani Teller; 3) Menyerahkan uang kelebihan Kas dan tanda setoran kepada Kabag Operasional untuk diperiksa dan ditandatangani sebelum dimasukkan ke brankas. 4. Opname Kas Setiap akhir hari kerja yaitu setelah akhir jam kerja, sisa Kas harus dihitung dan disetorkan kepada Kabag Operasional dengan prosedur sebagai berikut: a) Menyortir semua uang Kas menurut pecahannya dan jenis uang Kas per 100 lembar; b) Menyusun uang dengan gambarnya menghadap arah yang sama dan ujungnya tidak terlipat; c) Membendel uang per 100 lembar dengan pita kertas Koperasi; d) Mengganti pita kertas yang rusak atau bendelan uang dari dari bank; e) Menjumlah mutasi yang ada di formulir transasksi Teller dan mencocokan nilai minimal Kas-nya; f) Membuat tanda setoran dengan menggunakan slip copy sebesar jumlah uang yang akan disetorkan; g) Menandatangani sebagai marker; h) Memasukkan uang ke dalam peti cashbox Teller; i) Memberitahukan kepada Kabag Operasional bahwa Kas telah siap diperiksa dan dimasukkan ke brankas. 5. Penyimpanan Kas Adalah proses penyimpanan uang selama jam kerja dan di luar jam kerja dalam brankas. Tanggung jawab dan wewenang dalam penyimpanan Kas ada pada Kabag Operasional dan Teller. a) Kabag Operasional, bertanggungjawab dan mempunyai kewenangan terhadap: 1) Keamanan penyimpanan uang ke dalam brankas; 2) Pengeluaran dan pemasukan uang dari dan ke dalam brankas selama hari kerja;
78
3) Kebenaran penghitungan dan pembendelan uang di dalam brankas menurut pecahannya; 4) Mengadakan rekonsiliasi Kas dengan buku perincian Kas; 5) Melakukan pemeriksaan mendadak atas Kas Teller. 6) Melakukan pengamanan terhadap kunci cahsbox dan kunci brankas. b) Teller, bertanggungjawab dan mempunyai kewenangan terhadap hal: 1) Keamanan penyimpanan uang dalam cashbox dan brankas; 2) Pengeluaran uang dari brankas selama hari kerja; 3) Kebenaran perhitungan dan pembendelan uang menurut pecahannya. c) Ketentuan mengenai penyimpanan uang Kas: 1) Uang yang digunakan selama jam kerja harus disimpan pada tempat yang aman dan disusun menurut pecahannya; 2) Pintu ruang Teller harus tertutup; selain petugas kantor dilarang masuk; 3) Semua uang yang ada di Kas harus disetor kepada Kepala Bagian Operasional selesai jam kerja dalam keadaan rapi; 4) Petugas lain yang tidak berkepentingan dilarang masuk ruang Teller dan ruang brankas. 6. Penerimaan Setoran Setelah Tutup Kas. a) Ketentuan: 1) Semua setoran setelah tutup Kas harus dicatat dalam formulir transaksi Teller; 2) Semua setoran setelah tutup Kas menggunakan tanda setoran, slip setoran dan tanggal pembukaan setoran; 3) Semua uang yang diterima setelah tutup Kas harus dicatat pada formulir transaksi Teller dan buku perincian Kas disetorkan pada hari itu juga. b) Prosedur 1) Menerima setoran dari anggota dengan menuliskan nama, tanggal, jumlah setoran dan lain-lain pada slip setoran; 2) Memeriksa kembali kebenaran pembuatan tanda setoran; 3) Menghitung uang setoran anggota di hadapan anggota; 4) Prosedur selanjutnya seperti menerima setoran untuk simpanan harian, simpanan berjangka, angsuran pinjaman dan lain-lain; 5) Mencatat transaksi tersebut pada slip sesuai nomor rekening, tanggal, nama, jumah dan lain-lain; 6) Menyerahkan lembar kedua/ tindasan tanda setoran kepada anggota sebagai bukti setoran dan menahan slip lembar pertama untuk arsip pembukuan. F. PETTY CASH (KAS KECIL) 1. Ketentuan a) Pada Koperasi terdapat dua kantong pengambilan uang yaitu Kas Kecil dan Cahsbox/ Kas Teller; b) Kas kecil adalah sejumlah kecil uang tunai yang dikuasakan dan dipegang oleh bagian umum (Staf Administrasi) dan hanya digunakan untuk pemakaian/ pengeluaran biaya intern Koperasi dalam batas-batas jumlah tertentu saja;
79
c) Limit dari jumlah uang Kas kecil ditentukan oleh Manajer secara tertulis; d) Penambahan Kas Kecil dapat dilakukan setiap hari sehingga jumlah uang di dalam Kas Kecil tetap berjumlah sesuai dengan limit; e) Pembayaran Kas kecil tidak harus dilaksanakan di counter Teller, tetapi dapat dilakukan di area umum. Sesuai dengan sifatnya, uang Kas kecil digunkan untuk pembayaran/ pengeluaran sehari-hari dari setiap bagian yang jumlahnya kecil-kecil, seperti misalnya pembayaran uang makan dengan mitra bisnis, tamu, transportasi sehubungan operasi Koperasi, pembelian balon lampu listrik, pembayaran tunjangan lembur dan uang makan sesuai SK Manajer. 2. Prosedur a) Pengambilan uang dari Teller Koperasi yang digunakan untuk Kas Kecil dibukukan pada rekening Kas Kecil dengan perkiraan lawan Kas (100). Setiap saat total dari bukti-bukti pengeluaran Kas Kecil dan sisa uang tunainya adalah sebesar limit jumlah Kas Kecil. Semua bukti-bukti pengeluaran Kas kecil dibebankan terhadap rekening biaya adalah sama dengan jumlah pengeluaran Kas Kecil; b) Kas Kecil diharuskan memelihara” buku Kas Kecil”, di mana dicatat jumlah limit dari Kas Kecil dan jumlah pengeluaran-pengeluaran uang berdasarkan "bukti-bukti” pengeluaran Kas Kecil. Proofing (pembuktian) dari saldo Kas Kecil dan jumlah bukti-bukti pengeluaran Kas Kecil dilakukan secara harian dengan mengambil angka-angka dari Buku Kas Kecil yang berisikan catatan dari bukti-bukti pengeluaran Kas Kecil dan jumlah sisa uang tunai yang masih ada; c) Pengeluaran uang Kas Kecil harus dengan bukti kwitansi; d) Nama penerima pembayaran harus ditulis dengan jelas dan dibubuhkan tanda tangan pada bukti pembayaran; e) Semua pengeluaran Kas Kecil dibebankan sebagai; G. BIAYA BAYAR DI MUKA 1. Ketentuan a) Yang dimaksud dengan Biaya Dibayar di Muka adalah biaya yang terlebih dahulu dikeluarkan sekaligus untuk memanfaatkan dengan jangka waktu lebih dari 1 bulan atau masa dari pembiayaan tersebut belum dilalui dan atau untuk keperluan yang kemudian akan diselesaikan setelah bukti-buktinya terpenuhi; b) Suatu transaksi dibukukan ke perkiraan Biaya Dibayar di Muka, bilamana: 1) Belum diketahui berapa jumlah biaya sesungguhnya atas transaksi tersebut atau baru merupakan uang muka; 2) Dipergunakan sebagai perkiraan antara dalam kapasitas biaya karena penggunaannya lebih dari satu bulan, misalnya: sewa gedung, biaya cetak alat kantor, amortisasi dan lain lain; 3) Pejabat yang dapat menyetujui pengeluaran Biaya Dibayar di Muka adalah mereka yang diberi wewenang oleh Manajer. 2. Prosedur a) Bagian yang membutuhkan Biaya Dibayar di Muka lebih dahulu harus mengajukan permohonan permintaan uang muka;
80
b) Meminta tandatangan persetujuan kepada Manajer atau pejabat yang diberi wewenang, disertai bukti-bukti yang ada; c) Menyerahkan kepada Kabag Operasional untuk diproses. H. A U D I T 1. Audit Sistem Berlapis Koperasi dalam melaksanakan fungsi auditnya dilandasi oleh lapisan audit sebagai berikut: a) Pengendalian diri sendiri (self control) Pengendalain atas diri sendiri merupakan lapisan pertama dan utama dalam diri setiap karyawan Koperasi, sehingga peran bagian SDM dalam memilih karyawan yang tepat merupakan syarat mutlak adanya peran lapisan kontrol yang pertama secara optimal; b) Pengendalian menyatu (bulit in control) Selain self control, karyawan dalam melaksanakan tugasnya tidak terlepas dari sistem dan prosedur yang diciptakan yang secara tidak disadari oleh setiap karyawan dimasukkan pula unsur-unsur pengendalian yang menyatu dengan sistem dan prosedur tersebut. Adapun unsur-unsur yang harus dipenuhi dalam menciptakan pengendalian mutu yang baik adalah: dual control, dual custodian, checker, approval, limitation, verifikasi, dll. 2. Jenis-Jenis Audit a) Audit Eksternal Auditor Eksternal memberikan masukan kepada Manajer mengenai kondisi Koperasi yang bersangkutan terhadap penilaian netral keadaan Koperasi. Audit dilakukan dari pihak eksternal Koperasi (Pemerintah, Puskopdit atau lembaga auditor swasta); b) Audit Internal Pengendalian intern merupakan hal yang penting dalam rangka memantau kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan dan memberikan gambaran apakah tujuan Koperasi sudah tercapai. Pengendalian intern mencakup susunan organisasi, semua metode dan kebijakan/ peraturan yang terkoordinasikan. Salah satu unsur penngendalian intern adalah sistem pengawasan intern yang berisi pedoman pengawasan, misanya pedoman pemeriksaan mulai dari persiapan pemeriksaan sampai dengan penyelesaian hasil pemeriksaan. 1) Tujuan pengawasan Intern: (a) Melindungi kekayaan perusahaan; (b) Memeriksa kekayaan perusahaan; (c) Memeriksa kecermatan dan kehandalan data akuntansi; (d) Meningkatkan efisiensi operasi usaha; (e) Mendorong ke arah ditaatinya kebijakan yang telah ditetapkan. Pada dasarnya pengawasan intern bertujuan untuk membantu setiap anggota organisasi melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif dan efisien dengan cara menyediakan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai efektivitas yang diperiksa.
81
2) Ruang Lingkup Pengawasan intern merupakan alat pengendalian manajemen yang mengukur, menganalisa dan menilai efektivitas pengendalian lainnya. Adapun unsur-unsur pengendalian lainnya adalah organisasi, kebijakan, prosedur, personalia, perencanaan akuntansi dan laporan. Ruang lingkup pengawasan intern meliputi: (a) Penilaian mengenai kelayakan dan kecukupan pengendalian di bidang keuangan, bidang pembiayaan dan kegiatan Koperasi lainnya serta peningkatan efektivitas pengendalian dengan biaya yang layak; (b) Pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua kebijakan, rencana dan prosedur Koperasi telah benar-benar ditaati; (c) Pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua harta milik Koperasi telah dipertanggung jawabkan dan dijaga dari semua kerugian; (d) Pemeriksaan untuk memastikan bahwa data informasi yang disajikan kepada manajemen Koperasi dapat dipercaya; (e) Penilaian mengenai kualitas pelaksanaan tugas tiap unit kerja dalam melaksanakan tanggung jawabnya; (f) Memberikan rekomendasi mengenai perbaikan-perbaikan di bidang operasi, pembiayaan dan bidang lain. 3) Tangung jawab dan Wewenang (a) Pengawasan intern bertanggung jawab memberikan jasa kepada manajemen, yaitu berupa informasi dan advis sesuai dengan kebutuhan manajemen dan perkembangan Koperasi serta memikirkan cara-cara alternatif yang baik bagi Koperasi; (b) Pengawasan intern mempunyai wewenang yang luas, yaitu memeriksa semua catatan Koperasi, harta milik dan hutang-hutang, memeriksa semua tingkat manajemen (kecuali Top Management), dapat memasuki semua bagian dan unit kerja serta melakukan berbagai teknik pemeriksaan. 4) Prosedur dan Tata Cara Pemeriksaan Sebelum melakukan pemeriksaan, pemeriksa harus mengetahui dulu tujuan pemeriksaan, bagian yang akan diperiksa serta waktu yang tersedia untuk memeriksa, setelah itu melakukan langkah-langkah pemeriksaan: (a) Jenis Pemeriksaan (1) Pemeriksaan laporan, yaitu pemeriksaan yang dilakukan melalui laporan-laporan periodik yang harus disampaikan, misalnya laporan yang bersifat harian dan bulanan; (2) Pemeriksaan setempat, yaitu pemeriksaan yang dilakukan dengan mengunjungi lokasi objek yang diperiksa dan dilakukan dengan cara memeriksa secara langsung catatan-catatan yang ada. Pemeriksaan ini terdiri: (2.a) Pemeriksaan Keuangan (Financial Audit); (2.b) Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audit);
82
(2.c) Pemeriksaan Operasional (Operasional Audit), yaitu pemeriksaan yang menilai daya guna dan kehematan dalam penggunaan sumber dana serta hasil guna atau manfaat yang direncanakan dari suatu kegiatan. (3) Prosedur Pemeriksaan Setempat (On The Spot), yaitu meliputi beberapa kegiatan, yaitu: (3.a) Perencanaan pemeriksaan; (3.b) Penilaian atas sistem pengendalian intern dengan cara mempelajari bagan organisasi, prosedur transaksi/ operasi dan pedoman lainnya, mempelajari laporan periodik serta wawancara dengan Petugas yang berkepentingan; (3.c) Compliance test, merupakan suatu bentuk pengujian yang bertujuan untuk memberikan keyakinan kepada petugas pemeriksa bahwa prosedur yang telah ditetapkan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Pengertian ketaatan meliputi ketatan terhadap prinsip akutansi, kebijaksanaan dan prosedur Koperasi, serta persyaratan/ peraturan Pemerintah; (3.d) Subtantive test, merupakan bentuk pengujian terhadap saldo perkiraan yang terdapat dalam laporan keuangan yang bertujuan untuk mendapatkan bukti keabsahan dan kebenaran dari pelaksanaan akuntansi terhadap transaksi-transaksi dan saldo-saldo perkiraan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara konfirmasi, penghitungan kembali, observasi dan lain lain. (b) Teknik Pemeriksaan Teknik pemeriksaan adalah cara-cara yang digunakan oleh pemeriksa untuk memperoleh pembuktian dalam membandingkan keadaan yang sebenarnya dengan keadaan yang seharusnya. Berbagai teknik pemeriksaan adalah sebagi berikut: (1) Membandingkan, yaitu usaha mencari kesamaan dan perbedaan antara dua atau lebih data/ informasi; (2) Pemeriksaan atas bukti tertulis, yaitu memeriksa otentik tidaknya serta lengkap tidaknya bukti-bukti yang mendukung transaksi; (3) Rekonsiliasi, yaitu penyesuaian antara dua golongan data yang berhubungan tapi masing-masing dibuat oleh pihak yang terpisah dengan tujuan untuk meneliti sebab-sebab yang timbulnya perbedaan tersebut yang diduga karena adanya unsur-unsur manipulasi; (4) Konfirmasi, yaitu upaya untuk memperoleh informasi/ penegasan dari sumber lain, baik lisan maupun tulisan dalam rangka pembuktian pemeriksaan; (5) Analisis, yaitu memecah dan menguraikan suatu keadaan/ masalah ke dalam beberapa bagian/ elemen dan memisahkan bagian tersebut untuk dihubungkan dengan keseluruhan dibandingkan dengan lainnya;
83
(c)
(d) (e)
(f)
(6) Footing and Cross Footing, yaitu pemeriksaan kebenaran hasil penjumlahan atau pengurangan ke bawah dan ke samping untuk mengetahui apakah penjumlahan tersebut sama atau dengan lainnya dengan tujuan untuk mengadakan balancing atas saldo transaksi dan posisi berbagai posisi keuangan; (7) Melakukan cek (checking), yaitu usaha meneliti ulang atas sesuatu hal yang telah dilakukan oleh pihak lain; (8) Inspeksi, adalah usaha pemeriksa untuk memperoleh bukti-bukti secara langsung dengan cara hadir ke tempat kegiatan untuk melihat langsung situasi dan kondisi suatu kegiatan; (9) Trasir, yaitu cara pemeriksaan dengan jalan menelusuri proses suatu kegiatan untuk menyakini kebenaran transaksi dengan memeriksa tahapan kegiatan tersebut; (10) Scanning, yaitu melakukan penelaahan secara umum dan cepat untuk menemukan hal-hal yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut; (11) Rekomputasi, yaitu menghitung kembali kalkulasi yang telah ada untuk menetapkan kecermatannya. Tentukan Sampel Yang akan diperiksa Karena keterbatasan petugas pemeriksa dan waktu serta untuk memudahkan pemeriksaan, maka perlu pemilihan sampel yang diperiksa. Dalam penentuan sampel ini dilakukan dengan cara statistik atau dengan pertimbangan pemeriksa. Pengambilan sampel dengan pertimbangan pemeriksa terdiri dari: (1) Hapharari Sampling, yaitu pemilihan sampel dilakukan betul-betul atas kehendak pemeriksa sehingga sangat dipengaruhi oleh pertimbangan subjektif pemeriksa; (2) Block Sampling, yaitu pemilihan sampel dilakukan atas kehendak pemeriksa dengan menentukan kelompok untuk sampel yang dipilih. Lakukan Pemeriksaan sesuai dengan tujuan pemeriksaan; Siapkan kertas kerja pemeriksaan, yaitu catatan-catatan yang dibuat dari data yang dikumpulkan oleh pemeriksa pada saat melaksanakan tugas pemeriksaan; Kumpulkan bukti-bukti pemeriksaan; Bukti pemeriksaan merupakan informasi yang diperoleh selama pemeriksaan melaui teknik pemeriksaan yang diperoleh dari obyek pemeriksaan,pihak luar ataudibuat sendiri oleh pemeriksa. Bukti pemeriksaan harus cukup,kompeten,dan relevan. Jenis pemeriksaan meliputi: (1) Bukti fisik, yaitu bukti ynang diperoleh dengan jalan inspeksi atau observasi terhadap kegiatan harta milik objek pemeriksaan; (2) Bukti dokumentasi; (3) Bukti Kesaksian; (4) Bukti Analisis;
84
(5) Bukti dari spesialis; (g) Buat Laporan Pemeriksa Laporan hasil pemeriksaan harus disampaikan secara tertulis dan disampaikan kepada pejabat yang berwenang. Laporan berisi hal-hal yang penting untuk dilaporkan yaitu berupa temuan objektif, kesimpulan dan rekomendasi yang meyakinkan. Penulisan laporan harus jelas, sederhana, lengkap, serta bersifat konstruktif serta dilengkapi bukti-bukti yang cukup, releva dan objektif; (h) Tindak lanjut Pemeriksaan Dalam hal ini objek yang diperiksa harus mengambil langkah dan tindakan perbaikan. Tindak lanjut ini juga tetap harus dipantau oleh pemeriksa. (i) Filling dan Dokumentasi Berkas yang harus disimpan kerena mempunyai fungsi yang penting yaitu: (1) Pusat ingatan; (2) Sumber Informasi; (3) Alat pengawasan, pembuktian, penelitian; (4) Sumber Sejarah. 5) Program Kerja Pengawasan (Auditor) (a) Frekuensi pemeriksaan program kerja pengawasan internal berdasarkan periode frekuensi pemeriksaan dilakukan secara: JENIS PROGRAM
PROGRAM KERJA
1
Harian
Setiap hari melakukan pemeriksaan terhadap pembukuan (necara, laporan rugi-laba serta transaksi-transaksi lain yang dilakukan pada tiap-tiap operasional)
2
Periodik
2 mingguan, bulanan, 2 bulanan, 3 bulanan, 6 bulanan sesuai jadual
3
Insidental
NO
Sewaktu-waktu sesuai kebutuhan dan perencanaan.
(b) Berdasarkan bidang dan frekuensi minimal pemeriksaan secara garisbesar, pemeriksaan ini meliputi semua bidang dengan perencanaan minimal sebagai berikut:
85
NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
BAGIAN YANG DIAUDIT Operasional Pembiayaan Administrasi/ legal/ dokumentasi Simpanan/ pinjaman/ angsuran Modal sendiri/ hutang Umum/ personalia Lain-lain
86
PROGRAM KERJA Harian/ bulanan/ insidentil Harian/ bulanan/ insidentil Periodik/ insidentil Harain/ bulanan/ insidentil Harian/ bulanan/ insidentil Periodik/ insidentil Periodik/ insidentil
BAB V STANDAR AKUNTANSI KOPERASI A. LANDASAN HUKUM, PROSES DAN PRINSIP-PRINSIP PEMBUKUAN 1. Landasan Hukum Pembukuan Akuntansi Koperasi Bahtera Sejahera Jawa Timur ini mengacu kepada Pedoman Umum Koperasi Kredit. Pedoman Umum yang dimaksud adalah pedoman yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan usaha simpan pinjam dengan Dasar Hukum Penyelenggaran Akuntansi Keuangan Koperasi dan mengacu pada penyelenggaran akuntansi keuangan oleh suatu organisasi atau perusahaan yang diatur dalam: a) Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHAP) Pasal 6; b) Undang-Undang No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian; c) Undang-Undang No. 6 Tahun 1983 (UU-KUHP) bab VI pasal 28 dan UU No. 10 Tahun 1996 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan; d) PP No. 9 Tahun 1995 dan Kepmenkop No. 226 Tahun 1996 tentqng Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam; e) Peraturan Menteri Negara Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia No. 19 Tahun 2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Usha Simpan Pinjam Koperasi; f) Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur. 2. Proses Akuntansi Kopdit dan USP Kopdit Setiap transaksi yang terjadi di Koperasi dan USP Koperasi harus dicatat, digolong-golongkan, diringkas dan disajikan dalam bentuk laporan. Kegiatan-kegiatan yang dimulai dari pencatatan sampai dengan penyajian tersebut disebut proses akuntansi. Prosses akuntansi pada Koperasi Kredit dan USP Kopdit digolongkan menjadi 3 (tiga) bagian proses akuntansi keuangan yaitu masukan, proses dan keluaran. Untuk lebih jelasnya perhatikan proses akuntansi keuangan sebagai berikut: a) Transaksi Transaksi yaitu kegiatan-kegiatan informasi keuangan koperasi dengan pihak-pihak terkait yang menyebabkan/ menimbulkan perubahan-perubahan terhadap posisi keuangan dan hasil usaha koperasi yang bersangkutan, transaksi tersebut bisa berupa Kas dan non-Kas. b) Perekaman transaksi Yaitu perekaman transaksi melalui Slip Uang Masuk (SUM), Slip Uang Keluar (SUK) maupun dengan Slip Memo (SM), dapat pula dibuat ringkasan-ringkasan bila diperlukan menjadi RSUM/ RSUK dan RSM. c) Pencatatan transaksi Secara Kronologis Bukti-bukti rekaman pembukuan berupa SUM, SUK, SM dicatat secara berurutan atau kronologis yang lazim disebut Jurnal atau Memorial harian. Karena jenis pelayanan koperasi kredit hanya di simpan pinjam, maka jurnal perlu sesderhana mungkin yang disebut jurnal umum, namun tidak menutup kemungkinan apabila masing-masing kopdit membuat jurnal khusus.
87
d) Pengelompokan transaksi Yang dimaksud dengan pengelompokan transaksi yaitu proses pengerjaan setelah selesai jurnal dan memasukkan dalam kelompok sesuai dengan golongan masing-masing. Ini dilakukan dengan dua tahap secara serentak. Tahap pertama yaitu pengelompokan dan penggolongan secara sistematis yang lazim disebut memasukkan ke dalam buku besar (posting); tentu sesuai dengan perkiraan atau rekening atau nomor akun masing-masing. Tahap kedua yaitu mengelompokkan atau menggolongkan transaksi secara rinci. Dalam tahap ini mengisi buku pembantu atau catatan pembantu agar dalam buku besar dapat diuraikan secara rinci sehingga lebih jelas. Contoh buku pembantu adalah: Buku Kas, Buku Bank, Buku Pembantu Piutang, KSPA, Buku Anggota, Kartu Aktiva Tetap, Kartu Persediaan. e) Pengikhtisaran Transaski Melalui kegiatan ini seluruh mutasi dan saldo akhir periode dari semua perkiraan buku besar disusun dalam berbagai ikhtisar berupa Neraca Lajur atau Neraca Saldo (sebagai kertas kerja). Dalam hal ini dilakukan juga sejumlah penyesuaian, perbaikan pembukuan melalui ayat jurnal perbaikan dan penyesuaian dan untuk pembuatan jurnal ini diperlukan Slip Memo (SM). Yang termasuk dalam penyesuaian ini adalah: penyusutan aktiva tetap, biaya yang harus dibebankan pada periode tersebut namun belum dibayar/ dikeluarkan, pernerimaan di muka atau persekot. Sedangkan yang termasuk dalam jurnal perbaikan adalah salah mendebet atau mengkredit, salah mencatat angka, lupa dicatat atau lain-lain. Selain itu ada Jurnal Penutup yaitu penutup semua perkiraan biaya dan pendapatan dengan perkiraan SHU tahun berjalan. f) Pelaporan dan Penyajian Transaksi Setela proses transaksi, perekaman transaksi, pencatatan transaki secara kronologis (penjurnalan), pengelompokan transaksi (buku besar dan buku pembantu), pengikhtisaran transaksi (neraca saldo dan neraca lajur), maka dibuat suatu laporan keuangan organisasi kopdit sesuai dengan prinsip akuntansi Indonesia, yaitu tentang standar khusus akuntansi untuk koperasi yang diterapkan secara taat asas dengan memperhatikan prinsip-prinsip koperasi. Untuk kepentingan pengendalian dan penyesuaian anggaran, penyajian bentuk laporan keuangan secara periodik seperti LKSB sangat penting dan untuk pertanggungjawaban Pengurus dan Pengawas kepada rapat anggota dan pihak lain yang berkepentingan. Laporan keuangan dan perkembangan hasil usaha dalam bentuk yang panjang sangat diperlukan. Laporan keuangan untuk kepentingan tersebut adalah; 1) Neraca; 2) Perhitungan Surplus Hasil Usaha (SHU); 3) Laporan Perubahan Posisi Keuangan; 4) Catatan atas Laporan Keuangan; 5) Laporan Perubahan Kekayaan Bersih.
88
3. Prinsip-Prinsip Pencatatan/ Pembukuan Prinsip pembukuan memuat sejumlah ketentuan dasar yang harus dipatuhi dan ditetapkan dalam suatu proses akuntansi. Dalam proses akuntansi tersebut memuat ketentuan sebagai berikut: a) Perekaman dan pencatatan pembukuan perusahanan Koperasi harus dilakukan dalam bahasa Indonesia atau bahasa asing tertentu atas ijin menteri keuangan menggunakan huruf latin, angka arab dan dinyatakan dalam satuan mata uang rupiah; b) Perekaman dan pencatatan pembukuan harus dilakukan dengan tinta, ballpoint tinta atau mesin pembukuan; c) Perekaman dan pencatatan pembukuan yang pernah dilakukan tidak boleh dihapus, ditindih dan atau ditutup; d) Perekaman dan pencatatan pembukuan harus dilakukan secara berurutan menurut urutan kejadiannya, lengkap dan menunjukkan keadaan yang terakhir/ mutakhir; e) Pembukuan harus dilakukan atas dasar bukti pembukuan dan setiap bukti pembukuan harus mencerminkan transaksi yang benar-benar terjadi serta bukti pembukan harus diberi nomor urut yang tercetak sebelum digunakan; f) Setiap perubahan atas harta, modal dan hutang serta hasil usaha dinyatakan dalam pembukuan sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya; g) Untuk kepentingan sistematika pembukuan, pembukuan transaksi ke dalam perkiraan-perkiraan buku besar harus menggunakan bagan perkiraan yang secara jelas digolongkan dan dikelompokkan dalam transaksi-transaki Kopdit sesuai jenis transaksi dan kebutuhan pelaporannya: 1) Semua transaksi dan semua bukti pembukuan harus dicatat ke dalam buku harian menurut saat terjadinya, dengan memperhatikan jenis bukti dan urutan-urutan tanggal dan nomor bukti yang bersangkutan. 2) Jumlah transaksi yang tercatat dalam debet buku harian harus seimbang dengan jumlah seluruh transaksi yang dicatat di kolom kedit buku harain yang bersangkutan; 3) Pada buku harian yang dilengkapi dengan kolom debet dan kredit, perkiraan-perkiraan buku besar, juga seluruh kolom debet harus sama dengan jumlah seluruh kolom kredit; 4) Buku Jurnal Harian khusus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan, namun perlu memperhatikan agar transaksi dari dan untuk anggota dapat diketahui segera; 5) Pencatatan/ pembukuan transaksi ke dalam buku/ catatan pembantu harus terinci sesuai dengan jenis dan jumlah informasi yang diperlukan, dan selalu harus mencerminkan keadaan yang terakhir. Saldo perkiraan-perkiraan pembantu harus dihitung secara teratur sekurang-kurangnya pada saat pembuatan laporan keuangan periodik bulanan; 6) Jumlah saldo buku/ catatan pembantu harus sama dengan jumlah saldo perkiraan buku besar yang bersangkutan. Transaksi-transaksi dari dan untuk
89
anggota harus dibedakan dengan transaksi-transaksi dari dan bukan untuk anggota; 7) Setiap transaksi harus dibukukan tepat pada perkiraan buku besar yang bersangkutan sesuai dengan nomor dan judul perkiraan yang ditetapkan dalam bagan perkiraan; 8) Jumlah transaksi yang dibukukan di sisi debet pada satu atau beberapa perkiraan harus seimbang dengan jumlah transaksi yang dibukukan di sisi kredit pada satu atau beberapa perkiraan lawannya; 9) Perkiraan-perkiraan Aktiva harus memiliki saldo debet, sebaliknya perikaraan-perkiraan Pasiva harus memiliki saldo kredit; 10) Tiap perkiraan buku besar harus dijumlahkan secara periodik untuk mengetahui jumlah mutasi debet dan jumlah mutasi kredit serta saldo akhir perkiraan tersebut pada akhir suatau periode tertentu; 11) Penutupan buku harus dilakukan sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar Koperasi yang bersangkutan, selambat-lambatnya 3 bulan untuk kopdit primer dan 6 bulan unstuk puskopdit/ inkopdit setelah tahun buku yang bersangkutan berakhir; 12) Dalam rangka penutupan buku itu, harta-harta Koperasi yang penting harus diinventarisir, termasuk piutang, hutang dan modal Koperasi; 13) Laporan keuangan harus disusun sesuai dengan prinsip-prinsip akuntasi Indonesia, yaitu Standar Khusus Akutansi Koperasi Kredit dan ditandatangani oleh Pengurus Pengawas; 14) Semua dokumen dan surat-surat yang berkaitan dengan akuntansi keuangan harus disimpan selama-lamanya 30 tahun sejak pembuatan.
90
B. SIKLUS AKUNTANSI KOPERASI DAN USP KOPERASI Gambar 5.1 Siklus Akuntansi Transaksi Kas
Transaksi Non Kas
Perekaman Transaksi Slip Uang Masuk
Slip Uang Keluar
Anggota
Slip Memo
JURNAL
Kronologis Pencatatan Transaksi
Pengelompokan Transaksi secara Rinci dan sistematis sesuai dengan Bagan Perkiraan
Buku-Buku Pembantu
BUKU BESAR
NERACA SALDO dan PENYESUAIAN
Pengikhtisaran (rangkuman) Transaksi
NERACA dan LAPORAN SHU
Pelaporan dan Penyajian Transaksi
Penjelasan Gambar: Proses Akuntasi dimulai dengan adanya transaksi-transaksi yang kemudian dicatat dalam bukti-bukti transaksi dan bukti transaksi dinyatakan sebagai dokumen yang merekam setiap bukti transaksi. Setiap Dokumen transaksi memuat : 1. Indentitas data bukti yang bersangkutan; 2. Nomor urut bukti yang terdiri dari: a) Kode bukti: SUM, SUK, SM b) Nomor Urut, misalnya : SUM No. 00251 tanggal 14 Feb 2011 3. Uraian yang jelas tentang bukti tersebut; 4. Jumlah uang dalam angka dan huruf yang diterima atau dikeluarkan;
91
5. Nama jelas dan tanda tangan/ paraf petugas yang membuat; 6. Nama jelas dan tanda tangan Kabag Operasional, yang berwenang mengetahui/ menyetujui; 7. Analisa transaksi yang terdiri dari nomor perkiraan yang didebet dan dikredit, jumlah di kolom debet dan jumlah di kolom kredit; 8. Halaman jurnal, tanggal pembukuan dan paraf penatabukuan; 9. Jumlah lembar bukti pembukuan yang ditulis tembus/ rangkap dan jenis bukti pembukuan; sesuai dengan kegiatan koperasi kredit dan jenis transaksi maka jenis bukti pembukuan terdiri dari: a) Slip Uang Masuk (SUM) atau Bukti Penerimaan Kas Slip Uang masuk adalah bukti penerimaan Kas yang merekam semua transaksi penerimaan Kas pada organisasi Koperasi yang bersangkutan. Misalnya, bila ada anggota yang membayar uang pangkal, simpanan, bunga, angsuran pinjaman dan sebagainya, slip uang masuk harus diisi untuk setiap transaksi satu form yang berangkap dua. Apabila dalam dalam satu hari terjadi banyak transaksi maka diperlukan ringkasan/ rekap slip uang masuk (RSUM) untuk meringkas transaksi-transaksi tersebut dan apabila transaksi sedikit tidak mutlak menggunakan RSUM. Gambar 5.2 Slip Uang Masuk (SUM)
b) Slip Uang Keluar (SUK) atau Bukti Pengeluaran Kas Slip Uang Keluar adalah bukti pengeluaran Kas yang merekam semua transaksi pengeluaran Kas pada organisasi Koperasi yang bersangkutan, misalnya bila ada anggota yang mengambil simpanan, slip uang keluar diisi untuk satu transaski pada satu form yang rangkap. Setelah divalidasi tindasan diberikan kepada anggota, yang asli diarsipkan Koperasi.
92
Gambar 5.3 Slip Uang keluar (SUK)
c) Slip Memo ( SM) atau Bukti Umum Slip Memo adalah Slip pembukuan yang dibuat untuk mencatat semua transaksi yang bersifat umum dan tidak merupakan penerimaan dan pengeluaran Kas. Transaksi tersebut antara lain untuk penerimaan uang lewat rekening bank, untuk pembebanan biaya administrasi bank, untuk perbaikan/ kekeliruan pembukuan, untuk ayat penyesuaian, untuk ayat penutupan, penjualan barang secara kredit dan penerimaan jasa yang belum dibayar. Slip Memo dapat dibuat juga ringkasan sesuai dengan kebutuhan. Slip Memo selalu dibuat rangkap dua; pertama untuk penata buku dan kedua untuk dipertinggal di buku Slip Memo.
93
Gambar 5.4 Slip Memo
d) Rekapitulasi Bukti Pembukuan Yang termasuk dalam Rekapitulasi Bukti Pembukuan adalah RSUM, RSUK dan RSM. Pemakaian ringkasan bukti pembukuan tampaknya mempercepat pencatatan dan pelaporannya, namun mengandung sejumlah kelemahan antara lain mengaburkan gambaran mengenai keadaan tiap-tiap transaksi (angka-angka global). Oleh karena itu jangan sering menggunakan atau bila menggunakan sebaiknya dilampiri bukti-bukti yang ada, misalnya kwitansi. e) Jenis-Jenis Transaksi Pada Koperasi Kredit dan USP Koperasi Kredit Terdapat tiga (3) jenis transaksi yang sering terjadi pada Usaha Simpan Pinjam Koperasi Kredit yaitu Transaski Penerimaan, Transaksi Pengeluaran dan transaksi yang bersifat umum yang tidak merupakan penerimaan atau pengeluaran Kas. 1) Transaksi Penerimaan Kas (a) Penerimaan Setoran Simpanan Pokok; (b) Penerimaan Setoran Simpanan Wajib; (c) Penerimaan Setoran Simpanan Kapitalisasi; (d) Penerimaan Setoran Uang Pangkal; (e) Penerimaan Setoran Angsuran Pinjaman;
94
(f) Penerimaan Setoran Jasa Simpanan; (g) Penerimaan Setoran Biaya Administrasi; (h) Penerimaan Setoran Denda; (i) penerimaan Setoran Simpan Harian; (j) Penerimaan Setoran Simpanan Berjangka; (k) Penerimaan Setoran Modal Penyertaan. 2) Transaksi Pengeluaran Kas (a) Penarikan Simpanan Harian; (b) Penarikan Simpanan Berjangka; (c) Pengembalian Simpanan Saham (SP, SW, SK); (d) Pencairan Pinjaman anggota. 3) Transaksi Umum (a) Pengambilan Simpanan dari Bank; (b) Setor Simpanan ke Bank; (c) Pembagian SHU; (d) Pinjaman antar Kas; (e) Pinjaman antar Bank; (f) Setoran angsuran via Simpanan; (g) Pembayaran rekening Listrik, Telpon, Air, Internet; (h) Biaya Bayar di Muka; (i) Biaya Transport/ Perjalanan Dinas; (j) Pembelian ATK; (k) Pembelian Inventaris. C. PENCATATAN PEMBUKUAN Penyiapan dan pengerjaan pembukuan sekurang-kurangnya mengikuti tahap-tahap pengerjaan sebagai berikut: 1. Pemilahan Bukti Pembukuan Pemilahan bukti pembukuan dilakukan dengan cara mengurutkan buku pembukuan berdasarkan urutan; Pertama : Menurut urutan tahun; Kedua : Menurut urutan bulan; Ketiga : Menurut urutan tanggal; Keempat : Menurut jenis bukti pembukuan; Kelima : Menurut nomor urut bukti pembukuan. 2. Pengecekan Bukti dan Dokumen Pendukung Sebelum bukti pembukuan dianalisa dan dicatat ke dalam jurnal dan dibukukan ke perkiraan-perkiraan buku besar, maka bukti-bukti pembukuan tersebut harus dicocokkan terlebih dahulu dengan dokumen-dokumen pendukungnya terutama yang berkaitan dengan relevansi transaksi, keabsahan transaksi, kelengkapan transaksi dan kebenaran (keakuratan) transaksi. 3. Urut-urutan Pencatatan dan bukti pembukuan Setelah kedua tahap di atas dilalui, baru dapat dicatat ke dalam buku jurnal kemudian ke perkiraan buku besar serta ke buku pembantu secara rinci.
95
Pencatatan dilakukan menurut urutan sebagai berikut: Pertama : Slip Uang Masuk (SUM); Kedua : Slip Memo yang merekam penerimaan bank; Ketiga : Slip Memo yang merekam transaksi penjualan; Keempat : Slip Uang Keluar; Kelima : Slip Memo yang merekam pengeluaran bank; Keenam : Slip mome yang mertekam transaski pembelian; Ketujuh : Slip Memo yang merekam transaksi-transaksi lain. 4. Penyimpanan Bukti Pembukuan Setelah dicatat secara kronologis dan dipisahkan menurut perkiraan masing-masing secara rinci maka bukti pembukuan harus disimpan dalam “ordner” yang disediakan, selama jangka waktu yang ditetapkan menurut undang-undang yang berlaku. Pada bagian luar ordner harus ditulis sebagai berikut: tahun, nama bukti dan nomor urut bukti. D. JURNAL (Buku Harian atau Memorial) Jurnal adalah suatu sarana akuntansi dalam proses pengolahan informasi keuangan yang berfungsi mencatat transaksi-transaksi suatu organisasi koperasi kredit secara berurutan (kronologis) segera pada saat terjadinya. Bentuk jurnal yang digunakan adalah umum. 1. Bentuk Jurnal Umum Apabila ditinjau dari pihak yang terlibat dalam transaksi maka jurnal umum dapat dibuat dalam dua bentuk: a) Jurnal Umum (JUM) adalah bentuk jurnal penerimaan Kas dan pengeluaran Kas yang digunakan untuk transaksi dengan anggota saja; b) Jurnal khusus (JUK) adalah bentuk jurnal penerimaan Kas dan pengeluaran Kas yang digunakan khusus untuk transaksi non anggota. 2. Pencatatan Jurnal Sebelum mulai dengan pencatatan jurnal, sebaiknya kita memahami benar penempatan debet dan kredit saat menjurnal. Karena itu perlu memahami persamaan Dasar Akuntansi pada umumnya, sehingga penempatan pos-pos rekening antara debet dan kredit tidak keliru. Persamaan dasar akuntansi sebagai berikut: AKTIVA =
PASIVA ......................1)
Aktiva atau kekayaan terdiri dari Aktiva Lancar dan Aktiva Tetap. Sedangkan Pasiva terdiri dari Modal Sendiri dan Hutang. Jika Koperasi Kredit sudah beroperasi maka dibutuhkan biaya untuk menghasilkan pendapatan, sehingga persamaan menjadi: A = M + H + (P - B)
........................2)
96
Apabila persamaan di atas dimodifikasi sehingga tidak terdapat tanda negatif maka persamaan berubah menjadi: A + B = M + H + P .........................3) Ada beberapa kesimpulan dari persamaan di atas: • Setiap penambahan pada sisi kiri (Aktiva dan Biaya) selalu pada kolom Debet dan setiap pengurangan selalu pada kolom Kredit. • Setiap penambahan pada sisi kanan (Modal, Hutang dan Pendapatan) selalu pada kolom Kredit dan setiap pengurangan selalu kolom Debet. Dengan memperhatikan ilustrasi di atas dan pencatatan secara sistematis dan akurat, maka dapat diberi beberapa saran sebagai beikiut: 1. Jurnal dikerjakan segera pada saat terjadinya transaksi; 2. Dicatat secara berurutan sesuai dengan nomor urut bukti yang terjadi; 3. Dipindahkan ke perkiraan-perkiraan buku besar pada saat setiap hari kerja; 4. Tidak memiliki saldo awal dan saldo akhir, namun total debet dan total kredit setiap pindah halaman selalu ada; 5. Jumlah debet dan kredit suatu transaksi harus sama; 6. Suatu transaksi dapat melibatkan lebih dari satu perkiraan baik pada debet maupun kredit; 7. Transaksi-transaksi yang dicatat dalam jurnal harus dijumlahkan setiap bulan. Gambar 5.5 Jurnal Memo Tgl.
No. Bukti
Uraian
Ref.
Debet
Kredit
Jumlah
E. BUKU BESAR Buku Besar adalah bagian dari proses pengelolaan informasi keuangan suatu organisasi yang berfungsi untuk mengelompokkan transaksi-transaksi yang sama atau hampir sama. 1. Bentuk Perkiraan Buku Besar
97
Biasanya perkiraan buku besar dibuat dibuat berupa kartu atau buku khusus yang telah disediakan. Perhitungan saldo debet atau saldo kredit harus segara dilakukan setelah suatu transaksi selesai dibukukan. Karena itu perhitungan saldo pada suatu perkiraan buku besar tertentu dapat diketahui. Saldo awal bulan yang bersangkutan, jumlah mutasi debet bulan yang bersangkutan, jumlah mutasi kredit bulan yang bersangkutan dan saldo akhir bulan yang bersangkutan. Pencatatan transaksi-transaksi ke dalam perkiraan buku besar perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Setiap transaksi harus dibukukan tepat pada perkiraan-perkiraan buku besar yang bersangkutan, sesuai dengan nomor perkiraan dan judul perkiraan yang ditetapkan dalam bagan perkiraan; b) Setiap pencatatan suatu transaksi pada sisi debet dari satu atau beberapa perkiraan harus seimbang dengan jumlah pada sisi kredit dari satu atau beberapa perkiraan-perkiraan lawan; c) Saldo awal dari perkiraan-perkiraan aktiva neraca, harus dibukukan pada sisi debet dan saldo awal dari perkiraan-perkiraan Pasiva Neraca, harus dibukukan pada sisi kredit; d) Saldo awal dan atau mutasi setiap perkiraan buku besar harus dijumlahkan secara periodik (tiap bulan) untuk menghitung saldo akhir dan mutasi sampai dengan akhir periode tertentu; e) Jumlah debet semua perkiraan buku besar sama dengan jumlah debet jurnal dan jumlah kredit semua buku besar dengan jumlah kredit jurnal. Gambar 5.6 Buku Besar Bulan : Tgl.
No Bukti
Uraian
No. Perk. Lawan
Hal. : Mutasi Debet Kredit
Saldo Debet Kredit
Saldo Awal
2. Sistem Perkiraan Buku Besar Sistem perkiraan adalah suatu pengelompokan dan penjenisan transaksi-transaksi yang sama dan yang hampir sama yang pernah dan dianggap akan terjadi pada suatu organisasi koperasi kredit ke dalam golongan perkiraan, kelompok perkiraan dan jenis perkiraan buku besar. Sistem perkiraan yang disajikan merupakan pedoman bagi seluruh organisasi Koperasi di lingkungan gerakan koperasi kredit di indonesia. Keseragaman penggunaan nomor perkiraan dan judul perkiraan akan memperoleh manfaat sebagai berikut:
98
a) Memudahkan komuniKasi dan hubungan bisnis antara sesama organisasi koperasi kredit di indonesia; b) Memungkinkan keseragaman pencatatan dan pembukuan serta penyajian informasi keuangan uang diinginkan; c) Memudahkan pengolahan informasi keuangan bagi para pelaksana; d) Memudahkan penyusunan laporan yang diterima oleh berbagai pihak; e) Memungkinkan pembuatan perbandingan baik antara periode dalam organisasi koperasi kredit tertentu maupun antar organisasi sejenis dan setingkat. Sistem perkiraan yang disajikan dalam bentuk nomor perkiraan dan judul perkiraan berdasarkan sistem klasifiKasi desimal adalah sebagai berikut: Nomor Perkiraan Kopdit Bahtera Sejahtera 1. AKTIVA A. KAS 100 Kas TA 101 Kas NGT 102 Kas MDN B. PIUTANG ANTAR KAS 110 Piutang Kas TA 111 Piutang Kas NGT 112 Piutang Kas MDN C. BANK 120 Tahapan BCA TA 121 Tahapan BCA NGT 122 Tahapan BCA MDN D. PIUTANG ANTAR BANK 130 Piutang Bank TA 131 Piutang Bank NGT 132 Piutang Bank MDN E. PIUTANG ANGGOTA 150 Piutang Umum 151 Piutang Khusus 152 Piutang Mikro F. ANTISIPISASI AKTIVA 195 Biaya Bayar Di Muka G. MODAL PENYERTAAN 200 Simp. Pokok di Puskopdit 201 Simp. Wajib di Puskopdit 202 Simp. Kapitalisasi di Puskopdit 203 Simp. Swakarsa di Puskopdit H. SIMPANAN DI PUSKOPDIT 210 SISUKA di Puskopdit 211 Simp. Stabilisasi di Puskopdit
99
I.
J.
212 SIBUHAR di Puskopdit INVENTARIS 300 Tanah 301 Bangunan 302 Akum. Penystn Bangunan 303 Peralatan Kantor 304 Akum. Penystn Peralatan Kntr 305 Aktiva Tetap Tak Berwujud 306 Akum Penystn Aktiva Tak Berwujud PERSEDIAAN 310 Buku Anggota 311 Buku Pinjaman 312 Buku SIBUHAR 313 Buku SIBISA 314 Buku SIMAPAN 315 Buku SIRAYA 316 Perangko dan Meterai 317 Lain-Lain
2. PASIVA K. MODAL HUTANG JK. PENDEK 400 Sibuhar A 401 Sibuhar B L. MODAL HUTANG JK. PANJANG 402 Sisuka 403 Sibisa-3 404 Sibisa-5 405 Simapan 406 Siraya M. HUTANG ANTAR KAS 410 Pinjaman Kas TA 411 Pinjaman Kas NGT 412 Pinjaman Kas MDN N. HUTANG ANTAR BANK 420 Pinjaman Bank TA 421 Pinjaman Bank NGT 422 Pinjaman Bank MDN O. HUTANG PIHAK LAIN 430 Hutang di Puskopdit 431 Hutang Lembaga Lain P. DANA-DANA 440 Dana Pengurus 441 Dana Pengelola dan Kary. 442 Dana Pendidikan
100
443 Dana Sosial 444 Dana Pengemb. Daerah Krj 445 Deviden 446 Dana RAT Q. ANTISIPASI BIAYA 450 Pendpt Terima di Muka 451 Biaya Yg Msh Hrs dibayar 452 Bunga Yg Msh Hrs dibayar 453 Titipan R. MODAL SENDIRI 500 Simp. Pokok 501 Simp. Wajib 502 Simp. Kapitalisasi 503 Simp. Khusus 504 Simp. Modal Penyertaan S. MODAL LEMBAGA 510 Cadangan Risiko 511 Cadangan Umum 512 Hibah T. SHU (Surplus Hasil Usaha) 550 SHU di Tahan 3. BIAYA A. BUNGA DAN PREMI 700 Bunga Simp. Non Saham 701 Bunga Pinj. di Puskopdit 702 Premi PERMATA 703 Solidaritas Puskopdit B. BIAYA ORGANISASI 710 Rapat Anggota 711 Rapat Pengurus 712 Perjalanan Dinas 713 Pendidikan Anggota 714 Biaya Organisasi Lain C. BIAYA KANTOR 720 Gaji Karyawan 721 Tunjangan Karyawan 730 Administrasi 731 Peralatan Kantor 732 Transportasi Umum 733 Rek. Listrik - Air - Telpon D. BIAYA RISIKO 740 Penyusutan Inventaris 741 Amortisasi Pinjaman
101
E. F.
BIAYA LAIN-LAIN 790 Biaya Lain-Lain PAJAK 800 Pajak Retribusi 801 Pajak Bng Non Saham 802 PPh Karyawan 803 Pajak SHU
4. PENDAPATAN G. PENDAPATAN USAHA 600 Jasa Pinjaman 601 Jasa Pelayanan 602 Uang Pangkal 603 Denda 604 Pinalti Pinjaman 605 Pendapatan Buku 606 Pendapatan Meterai 607 Jasa Transfer H. PENDAPATAN BUKAN USAHA 611 Bng SIBUHAR di Puskopdit 612 Bng SISUKA di Puskopdit 613 Bunga Bank BCA 614 SHU dari Puskopdit 615 Bunga Simp. Stabilisasi I. PENDAPATAN LAIN-LAIN 616 Pendapatan Lain-Lain F. NERACA SALDO DAN NERACA LAJUR 1. Neraca Saldo Neraca Saldo adalah suatu sarana informasi keuangan yang merupakan ringkasan dari saldo buku besar suatu periode pembukuan baik akhir tahun, akhir bulan atau dapat disajikan setiap akhir minggu atau akhir kegiatan suatu hari jika hal itu memungkinkan. Semakin pendek jangka waktunya semakin baik dalam hal membantu untuk mengambil suatu keputusan manajemen. Neraca Saldo bukan merupakan neraca akhir karena belum terpisah dari unsur pendapatan dan biaya karena itu hanya merupakan ringkasan dari saldo antara debet dan kredit setiap perkiraan buku besar yang ada. Dalam sistem pembukuan koperasi kredit selama ini neraca awal pada suatu bulan merupakan neraca akhir pada bulan sebelumnya dalam tahun yang sama. Namun selama ini dalam praktek bahwa neraca akhir (LKSB) hampir sama dengan neraca saldo, perbedaanya hanya dipisahkannya pendapatan dan biaya pada neraca akhir (LKSB). Sebenarnya yang dimaksud neraca akhir adalah neraca akhir periode pembukuan suatu organisasi berarti neraca yang sudah diperbaiki, disesuaikan dan
102
sudah ditutup perkiraan pendapatan dan biaya. Karena itu neraca saldo akhir bulan pada akhir tahun pembukuan diteliti dan diperiksa kembali sehingga apabila terdapat kesalahan atau kekeliruan serta penyesuaian-penyesuaian akan diperbaiki dalam proses lembar kerja yang sering disebut neraca Lajur. 2. Neraca Lajur Neraca Lajur merupakan salah satu dokumen tambahan yang dikerjakan dalam proses pengolahan informasi keuangan suatu lembaga khususnya pada akhir suatu periode pembukuan. Manfaat Neraca Lajur: a) Untuk mengecek keseimbangan seluruh transaksi yang telah dibukukan selama satu periode tertentu ke dalam perkiraan-perkiraan buku besar antara lain; • Jumlah kolom debet pada jurnal = Jumlah kolom Debet perkiraan buku besar; • Jumlah kolom kredit pada jurnal = jumlah kolom kredit perkiraan buku besar. Selain keseimbangan, juga kebenaran penempatan transaksi-transaksi yang dibukukan merupakan prasyarat yang penting; b) Untuk mempermudah pengecekan kelengkapan dan keseimbangan ayat-ayat jurnal penyesuaian maupun ayat-ayat jurnal perbaikan/ koreksi yang dilakukan pada setiap tutup tahun buku. Neraca Lajur terdiri dari 16 kolom berpasangan antara lain terdiri dari; neraca awal 2 kolom, mutasi 2 kolom, neraca saldo 2 kolom, ayat-ayat penyesuaian/ perbaikan 2 kolom, mutasi 2 kolom, Neraca Perbaikan 2 kolom, perhitungan SHU 2 kolom dan neraca akhir 2 kolom. Dalam sistem akuntansi baru, hanya terdiri dari 10 kolom yaitu Neraca Saldo, Ayat Penyesuaian/ Perbaikan, penghitungan hitungan SHU dan neraca akhir. Kedua sistem tersebut pada prinsipnya sama namun karena pada kopdit menggunakan sistem menyalin dari suatu proses ke proses berikutnya maka sebaiknya kita cukup mengunakan yang sepuluh kolom. Langkah-langkah pengisian Neraca Lajur; 1) Pengisian kolom-kolom pada Neraca Saldo yang dilengkapi dengan nomor perkiraan, judul perkiraan, jumlah setiap perkiraan dan total debet dan kredit; 2) Buatlah slip memo untuk penyesuaian/ perbaikan dan masukkan ke dalam kolom ayat-ayat penyesuaian/ perbaikan pada neraca lajur; 3) Isilah kolom Neraca Perbaikan dengan cara penjumlahan antara Neraca Saldo dengan ayat-ayat penyesuaian/ perbaikan, debet + debet = debet, debet kredit = yang paling besar, kredit + kredit = kredit; 4) Buatlah slip memo penutupan, penutupan biaya-biaya terhadap SHU dengan cara mengkreditkan semua rekening-rekening biaya dan mendebetkan semua rekening SHU. Penutupan pendapatan terhadap SHU dengan cara mendebetkan rekening-rekening pendapatan dan mengkreditkan rekening SHU. Masukkan Jurnal Penutupan tersebut ke dalam kolom penghitungan SHU pada Neraca Lajur; 5) Isilah kolom Neraca Akhir dengan penjumlahan antara Neraca Perbaikan dengan penghitungan SHU. Prosesnya sama dengan nomor 3) di atas;
103
6) Jumlahkan setiap kolom dengan seksama. Apabila penjumlahannya benar dan penempatannya benar, maka antara debet dan kredit selalu jumlahnya sama dengan kata lain seimbang. 3. Pengisian Slip Memo Slip Memo digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak menyangkut uang tunai (penerimaan dan pengeluaran Kas). Penggunaan Slip Memo antara lain untuk: a) Perbaikan kesalahan (koreksi); b) Penyesuaian termasuk penyusutan aktiva tetap, penghapusan aktiva, penyesuaian pembayaran di muka dan sebagainya; c) Penutupan perkiraan pendapatan dan biaya terhadap SHU; d) Alokasi SHU ke Deviden, Cadangan dan Dana-Dana. 1. Perbaikan Kesalahan (Koreksi) Kesalahan yang belum diketahui pada hari yang sama akan dibetulkan dengan menggunakan Slip Memo pada setiap akhir bulan dan tidak dibenarkan dengan menutup kesalahan yang lama dengan tipe-ex karena akan sulit untuk mendapatkan asal-usul angka yang ditutup tersebut terutama bagi yang mengaudit kemudian. Pada form Slip Memo tidak diberikan judul perkiraan dengan maksud lebih fleksibel dalam penggunaannya. Contoh Kasus kesalahan: SUM No. 28 Tanggal 14 Januari 2011 salah mencatat setoran dari Budi yang sebenarnya mengangsur pinjaman Rp. 50.000,- dan bunga Rp 5.000,- . Kemudian dicatat sebagai simpanan sukarela. Dari Kasus tersebut dapat dicatat dengan dua cara: a. Cara pertama, langsung memperbaiki dengan memperhatikan kekeliruan pencatatan yang pertama dengan menggunakan Slip Memo. Karena di catat keliru ke Simpanan Sukarela Kredit, maka Simpanan Sukarela harus didebetkan sedangkankan Kas tidak berubah. Yang muncul adalah piutang anggota dan pendapatan bunga, keduanya pada kolom kredit. Pencatatan: (pada Slip Memo) Simpanan Sukarela (D) Rp. 55.000,Angsuran Pinjaman (K) Rp. 50.000,Bunga Pinjaman (K) Rp. 5.000,b.
Cara kedua, yaitu dengan membalikkan pencatatan yang lama (debet menjadi kredit dan kredit menjadi debet). Dengan demikian kesalahan yang lama terhapus daan mulai dengan pencatatan yang baru dan yang benar: Pencatatan: (dengan Slip Memo) membalikan pencatatan yang lama; Simpanan Sukarela (D) Rp. 55.000,-
104
Kas (K) Pencatatan baru yang benar: Kas (D) Angsuran Pinjaman (K) Bunga Pinjaman (K)
Rp 55.000,Rp. 55.000,Rp. 50.000,Rp. 5.000,-
2. Penyesuaian Yang termasuk penyesuaian di sini adalah penyusutan aktiva tetap, penghapusan aktiva tetap, biaya bayar di muka, biaya yang masih harus dibayar dan pendapatan yang masih harus diterima. 3. Penyusutan Aktiva Tetap Dalam sisten akuntansi, aktiva tetap yang digunakan atau dioperasikan untuk menunjang usaha, maka harus disusutkan nilainya karena pada dasarnya nilai aktiva tetap baik fisik maupun nilai ekonomis semakin berkurang karena aus atau ketinggalan. Semua aktiva tetap yang digunakan dalam operasi akan disusutkan nilainya kecuali tanah. Aktiva tetap yang tak bewujud misalnya hak cipta, goodwill, badan hukum penyusutannya disebut Amortisasi sedangkan untuk sumber alam misalnya tambang, hutan disebut Deplesi. Pada bagaian ini kita baru akan mengenal satu metode menghitung penyusutan aktiva tetap yaitu metode garis lurus (Straight Line Method). 4. Pencatatan Penyusutan Pencatatan Penyusutan tidak langsung mengurangi nilai aktiva tetap bersangkutan tetapi dicatat dengan menggunakan perkiraan tandingan yang disebut akumulasi Penyusutan Aktiva Tetap . Maksud dari perkiraan ini agar: a) Dapat dengan mudah mengetahui berapa harga perolehan Aktiva Tetap tersebut setiap saat; b) Dapat dengan mudah mengetahui berapa penyusutan yang telah dilakukan selama penggunaan; c) Dapat dicatat dengan Slip Memo: Biaya penyst. Komputer (D) Rp. 60.000,Akum. Ak. Tetap (K) Rp. 60.000,Dari Slip Memo yang telah diisi seterusnya dimasukkan ke dalam ayat penyesuaian pada neraca lajur apabila disesuaikan pada akhir tahun dan kemudian ke buku besar, tetapi apabila disesuaikan pada setiap bulan maka harus dimasukkan ke jurnal kemudian ke buku besar. 5. Penghapusan Aktiva Dalam perjalanan usaha mungkin saja terjadi aktiva atau kekayaan sebagian dihapus dari pembukuan dikarenakan rusak atau tidak mengkin tertagihnya sebagian piutang (pinjaman) serta dijualnya aktiva karena sudah ketinggalan. Contoh: Piutang Si B sebesar Rp 25.000,- diputuskan oleh Pengurus untuk dihapuskan karena yang bersangkutan di-PHK dari tempat kerjanya dan kemungkinan untuk pengembaliannya sangat sulit.
105
Dicatat pada Slip Memo: Biaya lain-lain Piutang macet
(D) (K)
Rp. 25.000,Rp. 25.000,-
4. Biaya Bayar dimuka ( Sewa) Kadang-kadang Koperasi mengeluarkan sejumlah uang untuk kontrak kantor beberapa tahun. Menurut sistem Kas atau cash basic sejumlah pengeluaran Kas tersebut dibebankan sebagai biaya. Namun menurut accrual basic pengeluaran tersebut tidak semuanya dibebankan sebagai biaya karena sebagaiannya merupakan beban operasional untuk tahun berikutnya. Karena itu cash basic hanya dibebankan ke biaya untuk bagian dari biaya tahun yang bersangkutan, sehingga efek terhadap SHU tahun yang bersangkutan tidak terlalu ditekan karena adanya pengeluaran sewa tersebut. Karena itu sebaiknya mengunakan perkiraan tandingan dari pengeluaran Kas tersebut yaitu Biaya Bayar di Muka yang digolongkan pada perkiraan aktiva. Contoh: Koperasi Bahtera Sejahtera menyewa rumah untuk kantor selama tiga tahun sebesar Rp 3.600.000,- dibayar pada awal penggunaan. Perhitungan: Biaya per tahun Rp. 3.600.000,- : 3 = Rp 1.200.000,- dan per bulan Rp. 100.000,- (sebaiknya dibebankan setiap bulan) agar pengaruh terhadap SHU tidak terlalu fluktuasi. Pencatatan saat dibayar: Biaya Bayar di Muka (D) Rp. 3.600.000,Kas (sewa utk 3 th) (K) Rp 3.600.000,Pencatatan akhir bulan pertama penggunaan kantor: Biaya adm dan umum (D) Rp 100.000,Biaya bayar dimuka (K) Rp 100.000,(Penyesuaian pembebanan sewa kantor bulan ke-1) Dari Slip Memo tersebut dimasukkan ke jurnal dan diteruskan ke buku besar masing-masing. Akan tampak saldo biaya dibayar di muka setiap bulan akan semakin kecil dan seterusnya dan pada akhir bulan tahun ke tiga saldonya menjadi nol karena telah dibebankan menjadi biaya. Kedua perkiraan tersebut akan nampak di buku besar. 5. Biaya yang Masih Harus Dibayar Beberapa pengeluaran yang tak dapat dikeluarkan tepat pada tanggal 31 Desember, setiap tahun, namun sebenarnya merupakan beban biaya yang harus dikeluarkan pada tahun tersebut. Untuk mengatasi hal tersebut, maka sistem acrrual basic dapat diterapkan sehingga walaupun
106
biaya tersebut belum dikeluarkan secara tunai, namun jumlahnya sudah dapat dipastikan maka dapat dibebankan sebagai biaya pada tahun tersebut dengan cara mendebetkan biaya yang bersangkutan serta lawan perkiraan adalah biaya yang masih harus dibayar di kredit yang digolongkan dalam perkiraan kewajiban atau utang lancar. Beberapa jenis perkiraan yang sering terjadi seperti hal itu biaya gaji, biaya listrik, biaya pajak pendapatan dan mungkin biaya RAT. Contoh: Suatu saat Koperasi Bahtera Sejahtera belum mengeluarkan gaji karyawan, karena Koperasi sedang libur akhir tahun. Oleh karena itu gaji belum dikeluarkan sebesar Rp 8.500.000,Pencatatan tanggal 31 Desember 2010 dengan slip memo: Biaya Gaji Karyawan (D) Rp. 8.500.000,Biaya YMHD (K) Rp. 8.500.000,(Gaji karyawan Bulan Desember) Pencatatan pada saat gaji dibayar tanggal 06 Januari 2011 dengan Slip Uang Keluar : Biaya YMHD (D) Rp. 8.500.000,Kas (K) Rp 8.500.000,6. Pendapatan Yang Masih Harus Diterima Menurut sistem accrual basic, walaupun suatu pendapatan belum diterima, namun sudah jatuh tempo, maka langsung dicatat sebagai pendapatan dan lawan perkiraan adalah pendapatan yang masih harus diterima yang digolongkan sebagai aktiva lancar, misalnya deviden dari Silang Pinjam Daerah (SPD), bunga deposito,dll Contoh: Kopdit Bahtera Sejahtera akan memperoleh deviden dari SPD (Puskopdit) Rp. 125.000,- namun pada tanggal 31 Desember belum dikirim oleh Puskopdit. Pencatatan tanggal 31 Desember 2010 dengan Slip Memo: Pendapatan YMAD (D) Rp. 125.000,Pendapatan Deviden SPD (K) Rp. 125.000,(Deviden yang belum diterima dari SPD) Apabila deviden tersebut tidak diambil dan langsung dimasukkan ke simpanan, maka untuk tahun 2011 dicatat sebagai berikut: Simpanan SPD (D) Rp 125.000,Pendapatan YMAD (K) Rp. 125.000,(Simpanan ke SPD dari Deviden SPD) Penyesuaian yang terakhir ini nampaknya jarang digunakan karena akan mengalami kesulitan dalam pembagian deviden, apalagi kalau deviden tersebut diambil pada tanggal 31 Desember dan memperhatikan prinsip kehati-hatian pada lembaga keuangan walaupun prinsip-prinsip akuntansi
107
memungkinkan hal itu dilaksanakan. Sebaiknya bila tidak ingin kesulitan, dibukukan setelah tanggal ganti tahun. Pendapatan yang masih harus diterima bisa dilakukan hanya untuk beberapa transaksi yang benar-benar akan pasti terealisir. 7. Slip Memo Penutup Pada akhir tahun tutup buku ada beberapa kelompok perkiraan harus ditutup. Perkiraan-perkiraan tersebut adalah perkiraan pendapatan dan perkiraan biaya. Untuk menutup perkiraan tersebut akan menimbulkan perkiraan lawan yaitu perkiraan Surplus Hasil Usaha (SHU). Perkiraan-perkiraan pendapatan ditutup dengan cara mendebetkan perkiraan pendapatan dan mengkreditkan perkiraan biaya. Sedangkan untuk menutup perkiraan biaya yaitu mengkreditkan perkiraan-perkiraan biaya dan mendebetkan perkiraan-perkiraan Surplus Hasil Usaha. Penutupan perkiraan tersebut menggunakan dua Slip Memo dan seterusnya dimasukkan ke dalam neraca lajur pada kolom SHU, selanjunya dimasukkan ke dalam buku besar masing-masing saldo setiap buku besar perkiraan pendapatan dan biaya sama dengan nol. Contoh: Total pendapatan Koperasi Bahtera Sejahtera dari Januari - Desember 2010 Rp 24.000.000,- dan total biaya Rp 10.200.000,Pencatatan penutupan sebagai berikut: Menutup perkiraan pendapatan: Pendapatan (D) Rp. 24.500.000,SHU (K) Rp 24.500.000,menutup perkiraan biaya: SHU (D ) Rp 10.200.000,Biaya (K) Rp 10.200.00,Pada neraca akhir tahun perkiraan pendapatn dan biaya sudah tidak muncul dan yang muncul adalah perkiraan SHU. Neraca akhir ini merupakan neraca untuk laporan keuangan pada akhir suatu periode. G. BALAS JASA SIMPANAN (DEVIDEN) DAN BALAS JASA PINJAMAN 1. Pengertian Sebagaimana kebiasaan pada perusahaan atau PT, pada akhir tahun suatu periode pembukuan hasil usaha berupa laba bersih (net profit) akan dibagikan kepada pemegang saham, demikian juga pada Koperasi pada akhir tahun buku akan membagi Surplus Hasil Usaha kepada anggota sebagai pemilik atau pemegang saham. Pemberian balas jasa tersebut dapat diberikan dalam dua bentuk yaitu Balas Jasa Simpanan yang biasa disebut Deviden dan Balas jasa Pinjaman. a) Balas Jasa Anggota Yang dimaksud dengan Balas Jasa Anggota adalah jasa yang diterima anggota atas imbalan prestasi yang diberikan oleh mereka kepada Koperasi. Pada
108
Koperasi Kredit Bahtera Sejahtera balas jasa ini ada dua macam yaitu balas jasa simpanan yang disebut dengan deviden dan balas jasa Pinjaman yaitu jasa yang diberikan kepada anggota yang mendapatkan prestasi pengembalian pinjaman yang terbaik. Balas jasa terakhir ini tidak mutlak diberikan, tergantung pada pertimbangan Koperasi, antara lain : (1) Apakah Koperasi perlu menaikkan permintaan pinjaman? (2) Apakah bunga pinjaman Koperasi yang ditetapkan lebih besar dari bunga yang berlaku di pasar? b) Dana Cadangan Yang dimaksud dengan Dana Cadangan adalah alokasi dari SHU untuk memperbesar modal organisasi yaitu dari modal sendiri. Dana Cadangan ini digunakan untuk memperkuat modal operasional dan sebagai cadangan untuk resiko. Idealnya Dana Cadangan ini tidak diedarkan atau dipinjamkan kepada anggota tetapi didepositokan atau diinvestasikan. c) Dana Pengurus Dana Pengurus adalah dana yang dialokasikan dari SHU sebagai balas jasa Pengurus selama tahun buku yang berjalan karena Pengurus Koperasi pada umumnya tidak menerima gaji tiap bulan seperti karyawan karena itu mereka layak untuk menerima balas jasa tersebut. d) Dana Pendikan Dana Pendidikan adalah dana yang dialokasikan dari SHU yang digunakan untuk membiayai pendidikan baik pendidikan untuk anggota, calon anggota, karyawan Koperasi maupun untuk Pengurus dan Pengawas. Dana pendidikan ini sangat penting untuk membangun SDM pada Koperasi karena pendidikan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pengembangan Koperasi. e) Dana Pengembangan Daerah Kerja Dana Pengembangan Daerah Kerja adalah dana yang dialokasikan dari SHU yang dipergunakan untuk membantu pembangunan sarana umum wilayah di mana Koperasi itu berdiri. Hal ini dimaksudkan agar kehadiran Koperasi pada wilayah di mana Koperasi itu berdiri dapat memberikan kontribusinya dalam membangun sarana umum. f) Dana Kayawan Dana Karyawan adalah dana yang dialokasikan dari SHU yang digunakan untuk kesejahteraan karyawan, misalnya untuk membayar dana pensiun karyawan, atau untuk membayar premi asuransi kesehatan karyawan. g) Dana Sosial Yaitu dana yang dialokasikan dari SHU yang digunakan untuk kepentingan sosial pada masyarakat yang ada di sekitar daerah kerja Koperasi tersebut. Hal ini diadakan karena Koperasi merupakan lembaga usaha yang peduli terhadap masalah-masalah sosial terutama pada wilayah kerja dari koperasi yang bersangkutan. 2. Teknik Menghitung Deviden Dan Balas Jasa Pinjaman a) Balas Jasa Simpanan (Deviden) Pada koperasi kita kenal dengan prinsip-prinsip antara lain: demokrasi dan pendidikan serta informasi yang transparan, apalagi pada koperasi yang
109
memegang prinsip Dari Anggota, Oleh Anggota dan Untuk Anggota, hal ini sangat ditekankan bahwa laporan keuangan yang merupakan bagian informasi yang akan disosialisasikan kepada anggota diperlukan suatu transparansi dan keterbukaan. Sehubungan dengan hal tersebut maka teknik menghitung Balas Jasa Anggota perlu diketahui oleh anggota sebagai pemiliki sekaligus sebagai pelanggan dari Koperasi. Masih sedikit atau hampir tidak ada literatur di Indonesia yang membahas bagaimana teknik menghitung Balas Jasa Simpanan anggota pada koperasi di mana simpanannya akan bertambah atau berkurang setiap waktu, atau ada yang menyimpan Simpanan Wajibnya rutin tiap bulan, ada yang kadang-kadang menyimpan atau kadang-kadang tidak, ada yang menyimpan Simpanan Wajib sekaligus setahun pada awal tahun dan ada yang menyimpan Simpanan Wajib sekaligus setahun pada akhir tahun. Kemungkinan jumlah Simpanan Wajib anggota pada akhir tahun sama besar namun lamanya waktu uang mengendap pada Koperasi setiap anggota bisa berbeda-beda sesuai dengan kapan anggota tersebut menyimpan Simpanan Wajibnya. Jika diambil dari jumlah akhir simpanan sebagai dasar pembagian balas jasa simpanan, maka tidak akan adil kerena lamanya uang yang mengendap tiap anggota tidak sama, karena itu perlu diperhatikan nilai waktu dari setiap rupiah yang disimpan anggota dalam koperasi. Maka dalam menghitung Balas Jasa Simpanan (Deviden) nanti ada istilah saham, nilai satu unit saham, bulan saham, nilai satu unit bulan saham, jumlah deviden yang diperoleh anggota dan tingkat deviden yang dicapai (%). Saham adalah satuan modal yang disetor anggota ke Koperasi. Misalnya : Satu unit saham nilainya Rp. 1.000,- atau Rp. 2.000,- tergantung pada keputusan manajemen Koperasi yang disahkan dalam RAT. Jadi jika seorang anggota menyimpan simpanan pokok Rp 100.000,- dan Simpanan Wajib Rp 10.000,- pada bulan Januari dengan satu saham nilainya diputuskan Rp 1.000,- ,maka anggota tersebut memiliki saham sebanayak 110 unit dan pada saat itu di memiliki bulan saham 110. Jika pada bulan Pebruari anggota tersebut menyimpan simpanan wajib rp 10.000,- maka jumlah saham menjadi 120 unit tetapi jumlah bulan sahamnya menjadi 230. b) Langkah-Langkah Menghitung Balas Jasa Simpanan 1) Menghitung jumlah bulan saham setiap anggota; 2) Menghitung nilai satu unit bulan saham; 3) Menghitung jumlah Deviden yang diperoleh setiap anggota; 4) Menghitung tingkat deviden yang dicapai oleh Koperasi pada tahun tersebut. 3. Langkah-Langkah Menghitung Balas Jasa Simpanan a) Menghitung Jumlah Bulan Saham Ada dua cara menghitung Bulan Saham 1) Cara Pertama Untuk menghitung Jasa Bulan Saham (JBS) yaitu menjumlahkan hasil perkalian dari setiap penambahan saham dengan lamanya saham mengendap pada Koperasi. Yang akan dihitung sebagai bulan saham adalah simpanan yang telah mengendap satu bulan hingga bulan Desember untuk tahun
110
berjalan tidak dapat dihitung sebagai bulan saham, karena itu dihitung sampai dengan bulan Nopember, sedang bulan Desember dihitung untuk tahun buku berikutnya. Jadi untuk tahun berikutnya bulan saham dihitung mulai bulan Desember tahun sebelumnya sampai dengan bulan November tahun berjalan. Dengan demikian dapat kita simpulkan bahwa: • Jumlah bulan saham Desember adalah = Jumlah saham dikalikan dengan 12 bulan; • Jumlah bulan Januari = jumlah tambahan saham dikalikan dengan 11 bulan; • Jumlah bulan saham Februari = Jumlah tambahan saham dikalikan dengan 10 bulan, dst; Jadi jumlah bulan saham dalam setahun dapat diformulasikan sebagai berikut: JBS = (A X 12) + (a1 X 11) + (a2 x 10) + ... dst + (a11 X 1) Keterangan: A = Jumlah saham pada bulan Desember tahun sebelumnya a1 = Jumlah tambahan saham bulan Januari a2 = Jumlah tambahan saham bulan Februari a11 = Jumlah tambahan saham bulan November 12 = Dua belas bulan saham mengendap dalam Koperasi 11 = Sebelas bulan saham mengendap dalam Koperasi 10 = Sepuluh bulan saham mengendap dalam Koperasi 1 = Satu bulan saham mengendap dalam Koperasi Jika anggota-anggota yang tidak menyetor Simpanan Wajibnya dalam sebulan maka a-0. Kelemahan cara ini jika anggota mengambil simpanannya pada tahun berjalan, padahal saham sudah dihitung perkalian pada bulan Desember (12 kali). Maka hal ini akan merugikan anggota lain yang tidak pernah menarik Simpanan Sahamnya. Oleh karena itu Koperasi hendaknya tidak memperkenankan anggota mengambil Simpanan Saham, kecuali benar-benar keluar. Untuk menghidari kelemahan tersebut maka dapat kita gunakan cara yang kedua.
111
2) Cara kedua Untuk menghitung Jumlah bulan saham dalam setahun yaitu dengan cara menjumlahkan akumulasi saham dalam setiap bulan, mulai dari bulan Desember tahun sebelumnya sampai dengan bulan November tahun berjalan. Cara ini lebih adil dan perhitungannya lebih mudah dan sederhana tidak menggunakan perkalian setiap bulan. Formulanya dapat digambarkan sebagai berikut: JBS = (A + A1 + A2 + A3 + ... + A11) Keterangan A = Akumulasi jumlah bulan saham bulan Desember tahun sebelumnya A1 = Akumulasi jumlah bulan saham bulan Januari berjalan A2 = Akumulasi jumlah bulan saham bulan Februari berjalan A3 = Akumulasi jumlah bulan saham bulan Maret tahun berjalan A11 = Akumulasi jumlah bulan saham bulan November tahun berjalan. Jika anggota tidak menabung pada salah satu bulan maka yang diambil untuk bulan tersebut adalah akumulasi bulan sebelumnya,namun jika anggota menyimpan dua kali atau lebih dalam satu bulan maka yang diambil dalam perhitungan satu bulan terjadi penyimpanan,lalu terjadi pengambilan maka yang diambil adalah akumulasi yang terendah dalam bulan tersebut. b) Menghitung Nilai Satu Unit Bulan saham Jika jumlah bulan saham telah diketahui jumlahnya maka untuk menghitung satu unit bulan saham dapat diperoleh dari hasil bagi antara jumlah alokasi deviden dengan jumlah seluruh bulan saham dari semua anggota; dapat diformulasi sbb: 1 Unit bulan =
Jumlah Alokasi Deviden X 1 Rp. Total Bulan Saham
c) Menghitung Jumlah Deviden yang Diterima Setiap Anggota Jika satu unit bulan saham telah diperoleh nilainya maka untuk menghitung jumlah deviden yang diterima seseorang anggota adalah nilai satu unit bulan saham dikalikan dengan jumlah bulan saham anggota yang bersangkutan. Formulasinya sebagai berikut : Deviden Si A = Nilai 1 unit bulan saham X jumlah bulan saham si A d) Menghitung Tingkat Deviden yang Tercapai Untuk mengetahui tingkat Deviden yang dicapai Koperasi pada tahun buku tersebut dapat diperoleh dari hasil bagi nilai satu unit bulan salam dengan satu unit saham dikali 12, dikalikan 100%. Dapat diformulasikan sebagai berikut:
112
Tingkat Deviden =
nilai satu unit bulan saham X 12 X 100% nilai satu unit saham
4. Balas Jasa Pinjaman (BJP) Balas Jasa Pinjam adalah bagian dari Surplus Hasil Usaha yang diberikan kepada anggota atas partisipasi mereka meminjam dan mengembalikan pinjaman serta membayar bunga kepada Koperasi dengan tertib dan teratur. Besar kecilnya alokasi untuk Balas Jasa Pinjaman tergantung pada keputusan Rapat Anggota. Bahkan beberapa Koperasi menentukan bahwa seluruh Balas Jasa Anggota diberikan sebagai Balas Jasa Simpanan (deviden) dan tidak dibagikan sebagai balas Jasa Pinjaman, karena mereka beranggapan bahwa dengan mendapatkan pelayanan pinjaman dengan bunga relatif murah, anggota yang memperoleh pinjaman sudah mendapatkan keuntungan sehingga tidak perlu memberikan Balas Jasa Pinjaman lagi. Pertimbangan Koperasi memberikan Balas Jasa Pinjaman kepada anggota jika diperlukan suatu rangsangan agar anggota lebih banyak mengajukan pinjaman, tujuannya untuk meningkatkan permintaan pinjaman. Pertimbangan ini diputuskan oleh Koperasi mungkin karena permintaan sedang menurun dan kondisi dan situasi Kas sedang banyak yang nganggur atau idle cash. Ada 4 metode untuk menghitung Balas Jasa Pinjaman: a) Berdasarkan Angsuran Pinjaman yang dibayar; b) Berdasarkan bunga yang dibayar; c) Berdasarkan bunga yang dibayar bersamaan angsuran; d) Berdasarkan pinjaman yang lunas dalam satu tahun. Dari keempat metode penghitungan tersebut dapat diaformulasikan sebagai berikut: a) Berdasar Angsuran Pinjaman yang Dibayar BJP =
Angsuran si A X Alokasi BJP Total Angsuran
b) Berdasar Bunga yang dibayar BJP =
Bunga dari si A X Alokasi BJP Total Bunga yang Dibayar
c) Berdasar Bunga bersamaan Angsuran BJP =
Bunga Bersamaan Angsuran si A X Alokasi BJP Total Bunga Bersamaan Angsuran
113
d) Berdasar Pinjaman yang lunas dalam setahun BJP =
Pinjaman Lunas Setahun si A X Alokasi BJP Total Pinjaman yang Lunas
Tulungagung, 5 Nopember 2011 Ketua
Sekretaris
MIANTA DHARBENI
YUS KUNAHARI
114
