Office 365 Implementeren Joël de Bruijn
Programma • Inleiding • Waar komen we vandaan? • Waar willen we heen? • Hoe denken we dat te bereiken? • Wat is daar voor nodig? • Welke uitdagingen zien we? • Welk afspraken zijn van belang? • Hoe nu verder? • Vragen
Waar komen we vandaan? • • • • • •
“Alles” vanuit een eigen datacenter Werken doe je op een werk-pc. Voor “alles“ ICT-Services nodig. 10 jaar ELO ervaring met Blackboard Gereedschappen zoeken buiten ICT om. Geen social media vanuit OGT.
Waar willen we heen? • • • • •
Faciliteiten zoveel mogelijk in de ‘cloud’. Samenwerken overal, altijd en op elk apparaat mogelijk. Eindgebruikers zelf verantwoordelijk. Goede gereedschappen voor iedereen. Moderne communicatie voor en door OGT.
Hoe denken we dat te bereiken?
Hoe denken we dat te bereiken? • Sturen en beleid op i
Negenvlaksmodel
• Professionalisering
Verantwoording & Veiligheid
• Basisleggen
Project Blauwdruk en PPM
• Doorontwikkelen
Roadmap en Architectuur
Negenvlaksmodel
Professionalisering
Wat is daarvoor nodig? • Architectuur • Samenwerking en ondersteuning • Geduld en vertrouwen • Expertise van het platform • Vaardigheden in gebruik • Bewustzijn van de veiligheidsaspecten
Rollen
• Ondersteunende rollen • Functioneel beheerders • Security Officer • Trainers • Architecten • Eigenaar • Beheerder • Eindgebruiker
Wat verwachten we van een eigenaar? • • • • • •
Globaal begrip van de eigen informatie. Een beheerder aanwijzen (als contactpersoon). Training voor overige beheerders en teamleden stimuleren. Het leerproces en attitude van teamleden overzien. Regie voeren op het proces van afstemming binnen het team. Voorbeeld zijn voor het team.
Dezelfde rechten als een beheerder?
Wat verwachten we van een beheerder? • Kennis van de behoeften binnen het team. • Overzicht op de soorten en typen informatie. • Vaardigheden in: • Het ordenen van bibliotheken, mappen en bestanden. • Het toevoegen van (nieuwe) collega’s.
• Tijdsinvestering: • Initieel cursus van een dagdeel. • Initieel inrichting teamsite een dag. • Onderhoud ‘maandelijks’ op de bibliotheken en mappen structuur. Verwachting een dagdeel per maand. • Onderhoud toegang collega’s bij mutaties personeel.
• Competenties
Wat verwachten we van een gebruiker? • Vaardigheden in het werken met Office bestanden in de online omgeving. • Tijdsinvestering: • Initieel cursus van een dagdeel. • Voor overige functionaliteiten op basis van behoefte.
• Niet lichtzinnig denken over veiligheid.
Wat is praktisch de cultuuromslag? • Teams zijn zelf verantwoordelijk voor hun bestanden, mappen en ordening. • Teams zijn zelf verantwoordelijk voor de autorisatie. • Teams zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen prullenbak.
Dit stimuleert laagdrempelige samenwerking en korte doorlooptijden: • Geen formulieren voor autorisatie. • Geen wachttijden voor service-calls. Nieuwe samenwerkingsomgevingen zelf starten!
Vertrouwen? • In de leverancier? • In het product? • In externe consultancy? • In projectleiding? • In het support team? • In je organisatie?
Consultancy • • • • • • • • •
Noodzakelijk ‘kwaad’. Kritisch op relatie. Kennen ze onderwijs? Deelnemer is meer dan klant? Deelnemer is minder dan collega? Denkt instrumenteel? ‘Helpen’ ze bij tempo? Denkt SharePoint only? Willen ze alles metadateren?
Conclusie: belang van expertise uitwisseling binnen saMBO.
Expertise en vaardigheden • Van het platform in zijn geheel. • Overige functionaliteiten op het gebied van intranet, ELO, metadata, blogs, wikis, Yammer en Lync. • Integratie met andere systemen.
• Geleidelijke groei bij beheerders en eindgebruikers. • Diversiteit: • Aan behoefte • Aan snelheid van innovatie
BYOD • Verschillen tussen iOS, Android en Windows Phone • Verschil tussen apps en browser. • Verschil tussen browsers onderling. • Lokale synchronisatie op laptops.
Verschil: • In de browser werk je met bestanden die bij Microsoft staan. • In de app werk je met bestanden die op je apparaat staan. Deze worden gekopieerd naar Microsoft.
Veiligheid algemeen • Het belang van je persoonlijke account. • Vertrouwelijke documenten: • Afspraken- en functioneringsgesprekken en overige bestanden van een manager. • Communicatie omtrent ziekte en privéomstandigheden • Bestanden van de vertrouwenspersoon. • Juridische dossiers
• Synchroniseren op andere devices. • Informatie Rechten Management • Examens
Afspraken
Centraal • Als we samenwerken doen we dat in SharePoint. • Als we bestanden opslaan doen we dat in bibliotheken en mappen op SharePoint. • Als we mailen en plannen doen we dat in Outlook. • Er zijn aangewezen teamsites voor: • • • •
Scholen en Diensten Projecten Examinering Managers
• De samenwerking staat centraal, niet het organogram. • Nieuwe omgevingen bestaan standaard één jaar. • Nieuwe functionaliteiten worden binnen SP gezocht.
Decentraal • Een eigenaar van een teamsite voert zelf regie. • Een team komt zelf tot een teamsite en bibliotheken structuur. • Een team bepaalt zelf welke andere functionaliteiten ze binnen hun teamsite gebruiken: • Metadata • Lijsten
• Een medewerker kan zelf nieuwe omgevingen aanmaken voor samenwerking. • Een team bepaalt straks zelf of ze andere functionaliteiten ze binnen SharePoint inzetten: • Lync • Yammer
Advies • Gebruik OneDrive alleen voor persoonlijke bestanden. • Houdt teamsites voor samenwerking IN je team apart van die voor samenwerking TUSSEN teams. • Houdt teamsites voor medewerkers apart van die van medewerkers+deelnemers • Start voor ‘kleine’ of terugkerende klussen nieuwe teamsites. • Maak in de toekomst voor autorisatie zoveel mogelijk gebruik van groepen. • Wees als eigenaar selectief in synchronisatie.
Doorontwikkelen • Geleidelijk overige Office365 functionaliteiten beschikbaar stellen. • Geleidelijk specifieke Use Cases faciliteren • Voorspelbare samenwerking faciliteren met groepen. • Ad-hoc samenwerking faciliteren door self-service teamsites. • Overzicht bieden op het gehele platform m.b.v. architectuur. • Overzicht bieden op de uitrol m.b.v. de roadmap. TEMPORISEREN!!!
Uitrol? • • • • •
Big Bang? Op basisfunctionaliteiten of alles? Voor iedereen tegelijk of ‘bootstrapping’? Voorlopers eerst of laag-hangend fruit eerst? Opheffen netwerkschijven?
TEMPORISEREN; • Basis gereed maken voor iedereen. • Teamsites uitrollen gefaseerd. • Functionaliteiten geleidelijk.
Roadmap • Omgevingen voor leerlingen en studenten ELO • Webpagina’s nieuws en algemene info Intranet • Office 2013 en E3 licentie • Koppelingen met groepen uit Red Spider • Lync voor digitaal vergaderen • Yammer voor social media toepassingen • Metadata, workflows en formulieren • Integratie met Back-Office kernsystemen voor selfservice.
Vragen?
