Océ Online Service Handleiding Site administrator en call handler Océ Online Service voor klanten
Venlo
Versie
juni 2012
Versie: 1.4.5
1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
Algemeen
4
Een site administrator worden
5
U wordt uitgenodigd door Océ
5
U ontvangt een upgrade van Océ
5
Uw aanvraag aan Océ via MyAccount
5
Aanmelden bij Océ Online Service
6
Startpagina
7
Serviceaanvraag registreren
8
Stap 1: de machine selecteren
8
Stap 2: de aanvraaginformatie invullen
10
Stap 3: controleren en verzenden.
12
Stap 4: bevestiging
12
Serviceaanvragen
15
Mijn profiel
17
Mijn gebruikers
18
Gebruikers
19
Controlebereik
20
Vragenformulier
21
Mijn machines
24
Mijn machines
24
Adres
26
Adresinformatie
26
Contactpersonen
27
2
Machine
28
Naslaggids
30
Nieuws
31
Navigatiebeginselen
32
Werking van het rooster
32
Roosterresultaten filteren
32
De volgorde van de roostergegevens wijzigen
33
De volgorde van de roosterkolommen wijzigen
33
De kolombreedte wijzigen
34
3
Algemeen De Océ Online Service-toepassing (OOS) bevat drie verschillende rollen: 1. Geregistreerde gebruiker 2. Site administrator 3. Call handler In de toepassing heeft de geregistreerde gebruiker een basisrol. Alle gebruikers die een Océ-account aanmaken krijgen automatisch de rol van geregistreerde gebruiker. Gebruikers met deze rol kunnen alleen serviceaanvragen opstellen en beschikken over weinig functies. Voor het opstellen van een serviceaanvraag heeft u een unieke combinatie (bijv. machine-id en serienummer) van machine-informatie nodig. De rol van site administrator kan alleen door Océ worden toegewezen. Océ controleert uw gebruikers- en bedrijfsgegevens en zal het gebruik van bepaalde adressen aan u toewijzen. Dit zijn installatieadressen van de toepasselijke machines. Een site administrator heeft direct toegang tot alle geautoriseerde Océ-machines en beschikt over meer functies om toepasselijke machines te vinden en locatiespecifieke instellingen in te stellen. Een call handler kan alleen door een site administrator worden aangemaakt. Een site administrator kan een of meer call handlers aanmaken en alle of bepaalde adressen binnen zijn controlebereik toewijzen.
Een controlebereik is een verzameling van installatieadressen waarin geautoriseerde machines zijn geïnstalleerd. Océ gebruikt hiervoor de term Controlebereik. Via een verzoek kunt u Océ om een uitbreiding van uw controlebereik vragen. Een visueel overzicht van een controlebereik van de site administrator- en call handler-rollen:
Deze handleiding geeft uitsluitend een beschrijving van de site administrator- en call handler-rollen. De functionaliteit van de Océ Managed Print Services wordt niet behandeld in dit document.
4
Een site administrator worden U kunt op drie manieren een site administrator worden: 1. U wordt uitgenodigd door Océ 2. U ontvangt een upgrade van Océ 3. U vraagt Océ via MyAccount om site administrator te worden
U wordt uitgenodigd door Océ Deze situatie is van toepassing als u nog geen Océ MyAccount heeft. Anders is een upgrade van toepassing (stap 2). Nodigt Océ u uit, wordt er een uitnodigingse-mail naar uw e-mailadres verstuurd. Zie afbeelding 1 voor een voorbeeld van de uitnodigingse-mail. In deze e-mail vindt u een link waarmee u zich kunt aanmelden. Het is belangrijk dat u een account maakt met het e-mailadres waarop u de e-mail heeft ontvangen. Dit e-mailadres wordt ook in de e-mail vermeld. Tijdens het maken van uw MyAccount wordt u gevraagd om de aanmelding te bevestigen door uw account te activeren. Dit is nodig om u bij de Océ Online Service aan te melden.
U ontvangt een upgrade van Océ Als u al een Océ MyAccount heeft, kan Océ u van geregistreerde gebruiker naar site administrator upgraden. U wordt hierover apart geïnformeerd.
Uw aanvraag aan Océ via MyAccount U kunt Océ verzoeken om uw rol te upgraden naar die van site administrator. U kunt uw upgrade-aanvraag doen: 1. tijdens de registratie van uw account 2. via de MyAccount-instellingen Tijdens de registratie van uw account Wanneer u voor het eerst een Océ MyAccount maakt, beschikt u over de optie om de rechten van site administrator aan te vragen.
Klik op deze opties en vul uw klantnummer of serienummer van een van uw machines in. Océ neemt u aanvraag in behandeling en zal bij goedkeuring uw account upgraden. Via de MyAccount-instellingen Heeft u al een MyAccount dan kunt u de optie voor site administrator-rechten selecteren via de instellingen:
5
Aanmelden bij Océ Online Service Om u bij Océ Online Service aan te melden, vult u de volgende URL in: http://onlineservice.oce.com Er verschijnt een aanmeldingsscherm (indien van toepassing). Voer uw Océ MyAccount-gegevens in en klik op aanmelden. Bent u uw wachtwoord vergeten, klik dan op de link "Forgot password" ("Wachtwoord vergeten").
6
Startpagina Na aanmelding verschijnt de startpagina van Océ Online Service. Deze pagina bevat bovenaan op het scherm een menu en daaronder de van toepassing zijnde informatie. Het menu bevat de volgende opties en subopties: 1. Serviceaanvraag registreren 2. Serviceaanvragen 3. Mijn profiel 4. Mijn machines 5. Mijn gebruikers 6. Naslaggids 7. Nieuws
Als standaardinstelling wordt de pagina "Register Service Request" ("Serviceaanvragen registreren") weergegeven. Gebruikers met de rol van "call handler" zullen de pagina "My Users" ("Mijn gebruikers") niet zien. Klik op de menuoptie om de van toepassing zijnde pagina te openen. De menuopties worden beschreven in de volgende hoofdstukken.
7
Serviceaanvraag registreren Stap 1: de machine selecteren
Deze pagina is verdeeld in verschillende delen. Bovenaan ziet u alle stappen om een serviceaanvraag uit te voeren. De huidige stap wordt in het rood aangegeven. De verzameling van alle adressen waarop uw machines zijn geïnstalleerd wordt "Span of Control" (het "controlebereik") genoemd. In het midden ziet u alle voor u geautoriseerde machines in een rooster. Als er meer machines zijn dan in het aantal roosternummers kunnen worden weergegeven, ziet u rechtsonder dat er meer pagina's beschikbaar zijn. Hier kunt u de tweede, derde, .. resultatenpagina selecteren. Door << of >> te selecteren, wordt de eerste of de laatste pagina weergegeven. Links vindt u selectiecategorieën om de selectie van een machine te vereenvoudigen. Het aantal machines dat overeenkomt met een categorie wordt tussen haakjes weergegeven. Door op een van de waarden binnen een categorie te klikken, worden de machines in het rooster gefilterd. Boven aan het rooster ziet u welke filterinstellingen worden toegepast.
Door op het rode pictogram vernieuwd.
te klikken kunt u de filterselecties ongedaan maken. Het rooster wordt automatisch
Opmerking: voor uw gebruiksgemak hebben de roosters in Océ Online Service verschillende functies. Zie het subhoofdstuk Roosterfunctionaliteit van het hoofdstuk Navigatiebeginselen voor meer informatie over de roosterfunctionaliteit. 8
Heeft u adressen en machines gemarkeerd als favorieten (zie het hoofdstuk Mijn machines) dan zult u alleen uw favoriete adressen/machines zien. Wilt u alle machines van uw controlebereik zien, selecteer dan "Show All Machines" ("Alle machines tonen")
Ga naar stap 2 met een dubbelklik op een machine in het rooster of selecteer een machine en klik op de knop "Next" ("Volgende").
9
Stap 2: de aanvraaginformatie invullen
Op deze pagina wordt algemene informatie weergegeven en kunt u relevante informatie voor de serviceaanvraag invullen. U kunt de juistheid van gegevens in de delen Machine-informatie en Klantinformatie controleren. Is het adres onjuist, gebruik dan de link "Address not correct?" ("Adres onjuist?"). U kunt correcties uitvoeren aan adressen en de extra velden met de huidige waarden.
10
Deze informatie wordt tijdens het opstellen van de serviceaanvraag opgeslagen en door Océ verwerkt. Tot de verwerking van de adreswijzigingsaanvraag wordt dit adres voor elke gemaakte call gebruikt. De laatste optie "Are all machines moved to this address?" ("Alle machines naar dit adres verplaatst?") wijzigt het adres van alle machine op dit adres (ja) of alleen van de machine waarvoor u nu een call maakt (nee). In het midden van de pagina kunt u Informatie aanvragen, een beschrijving van het probleem, prioriteit en referentienummers toevoegen. U kunt ook bijlagen toevoegen.
Bovendien kunt u een aanvullende opmerking toevoegen. Gebruik de optie "Remark is important" ("Opmerking is belangrijk") om op het belang van de opmerking te wijzen. De Océ serviceafdeling zal deze informatie onmiddellijk lezen. Gebruik deze optie met mate. Bovendien kunt u contactpersoon- en machine-informatie toevoegen of wijzigen.
Er zijn drie manieren om de contactpersoon van de aanvraag op te geven. 1. De standaard contactpersoon De contactpersoon voor deze serviceaanvraag is dan de standaard contactpersoon van de desbetreffende machine. 2. Mijn account gebruiken Is de standaard contactpersoon niet beschikbaar dan kan de opsteller van de aanvraag zichzelf als contactpersoon opgeven. Uw gebruikersinformatie wordt gebruikt om de contactpersoonvelden van de aanvraag in te vullen.
11
3. Overige Selecteer deze optie wanneer iemand anders dan de standaard contactpersoon of uzelf door Océ moet worden benaderd. Een lijst van alle op dit adres bekende contactpersonen wordt weergegeven. Selecteer de gewenste contactpersoon. Natuurlijk is het ook mogelijk om de velden handmatig in te vullen. Om ervoor te zorgen dat servicetechnici naar de juiste machine gaan, moet u de locatie van de machine bevestigen door het desbetreffende selectievakje te markeren. Rechts kunt u de machinelocatie en gerelateerde informatie toevoegen en/of wijzigen. Klik op Volgende om naar stap 3 te gaan.
Stap 3: controleren en verzenden. Op deze pagina kunt u uw gegevens opnieuw controleren en de serviceaanvraag bevestigen. Om verder te gaan, moet u akkoord gaan met: de voorwaarden en bepalingen, als bevestiging van de juistheid van de opgegeven informatie waarvoor u Océ een officiële serviceaanvraag stuurt. Factuur voor service- en materiaalkosten (indien van toepassing). Als de machine geen servicecontract heeft, moet u zich akkoord verklaren met de service- en/of onderdelenkosten. Als de contactpersoon niet diegene is die deze aanvraag uitvoert en hij of zij geen site administrator of call handler is, wordt de bevestigingse-mail mogelijk naar het opgegeven e-mailadres verzonden.
Stap 4: bevestiging Op de laatste pagina van het opstellingsproces bevestigt u uw serviceaanvraag. Alle gebruikers die een e-mail van deze aanvraag (zie stap 3 en hoofdstuk "My Profile" ("Mijn profiel")) ontvangen worden weergegeven.
12
13
Met de knop "Print" ("Afdrukken") kunt u de bevestigingse-mail van de serviceaanvraag afdrukken. Wilt een andere serviceaanvraag indienen, gebruik dan de knop "Next request" ("Volgende aanvraag").
14
Serviceaanvragen Deze pagina toont u een overzicht van alle serviceaanvragen binnen uw controlebereik.
Links vindt u de categorieën die u als filter op het rooster van de serviceaanvragen kunt toepassen. Dit is dezelfde functionaliteit als "Register Service Request" ("Serviceaanvraag registreren"). Opmerking: voor uw gebruiksgemak hebben de roosters in Océ Online Service verschillende functies. Zie het subhoofdstuk Roosterfunctionaliteit van het hoofdstuk Navigatiebeginselen voor meer informatie over de roosterfunctionaliteit. In het rooster worden alle serviceaanvragen weergegeven. 15
Selecteer een serviceaanvraag om de details te bekijken. Bepaalde velden die meer uitleg vereisen: Status Dit is de huidige status van de call. In het rooster ziet u een korte beschrijving. Op de pagina ziet u de volledige beschrijving. Kanaal Dit veld beschrijft via welk kanaal de call is aangemaakt: internet, telefoon of e-service. Opmerkingen In dit rooster ziet u al uw eigen opmerkingen en die van Océ (via telefoon).
Met de knop "Add remark" ("Opmerking toevoegen") kunt u een opmerking aan de serviceaanvraag toevoegen. De opmerkingen die u toevoegt zijn zichtbaar voor Océ. Met de knop "Cancel request" ("Aanvraag annuleren") informeert u Océ dat de serviceaanvraag moet worden geannuleerd. U wordt gevraagd om de reden van de annulering op te geven. Voer de annuleringsreden van de serviceaanvraag in.
Bevestig de annulering van de aanvraag met de knop Verzenden Gebruik de knop Annuleren wanneer u de annulering van de serviceaanvraag wilt annuleren.
16
Mijn profiel Op de pagina Mijn profiel kunt u: • de standaardfilter, sorteer-, breedte- en volgorde-instellingen resetten voor alle schermen (zie hoofdstuk Navigatie – Roosterfunctionaliteit) • Uw eigen taal selecteren. • De instellingen van de e-mailberichten van de serviceaanvraag instellen: o Om meldingse-mails van (uw) serviceaanvragen te ontvangen. o Lijst van statusniveaus, het statusniveau waarover u wilt worden geïnformeerd.
17
Mijn gebruikers Op deze pagina wordt naast uw gebruikersaccount ook de accounts van site administrators en/of call handlers weergegeven.
Onder het gebruikersrooster vindt u de volgende tabbladen: - Gebruikers - Controlebereik - Aanvragen
18
Gebruikers In dit tabblad wordt de gebruikersinformatie weergegeven. U moet een gebruiker in het rooster selecteren om de informatie van deze gebruiker te bekijken of te wijzigen Een gebruiker upgraden Door op het menu Rol te klikken en site administrator te selecteren, kunt u een call handler naar site administrator te upgraden.
Klik op "Save" ("Opslaan") om de wijzigingen op te slaan.
Een call handler uitnodigen Wilt u een collega uitnodigen om call handler te worden, klikt u op "New" ("Nieuw") en vult u het e-mailadres van de gebruiker in die u tot call handler wilt maken. Klik hierna op "Lookup" ("Zoeken").
Het systeem controleert nu of het ingevulde e-mailadres al bij Océ bekend is. Is de gebruiker al bekend bij Océ dan wordt de naam ingevuld en de rol automatisch gewijzigd naar call handler.
Bent u het met de selectie eens, klik dan op "Save" ("Opslaan") om de wijzigingen op te slaan. Het is ook mogelijk om de rol "site administrator" te selecteren.
Als de gebruiker nog niet bestaat, verschijnt de volgende melding.
U wordt gevraagd om een naam in te vullen. Deze naam wordt gebruikt in de uitnodigingse-mail om call handler te worden. Dit registratieproces is hetzelfde als voor het toekennen van de rol van site administrator.
19
De call handler ontvangt een uitnodigingse-mail met een URL waarmee hij zich bij Océ kan registreren. Het is belangrijk dat hij hetzelfde e-mailadres van de uitnodigingse-mail gebruikt om zich bij Océ te registreren. Later wordt de opgemaakte account aan uw uitnodiging gekoppeld. Tot de call handler-gebruiker een account maakt en activeert, wordt de gebruiker opgeslagen met de rol "Call Handler request" ("call handler-aanvraag") (of "Site Administrator request"). Dit betekent dat u een gebruiker heeft uitgenodigd maar dat de gebruiker nog geen Océ-account heeft gemaakt.
Een gebruiker verwijderen Om een gebruiker te verwijderen, selecteert u de desbetreffende gebruiker en klikt u op de knop "Delete" ("Verwijderen"). Bevestig de verwijdering door op de knop "Ok" te klikken.
Controlebereik In dit tabblad wordt het controlebereik weergegeven. Zoals eerder vermeld kan het controlebereik een of meerdere adressen bevatten. Het controlebereik van de site administrator wordt door Océ ingesteld. Selecteer uw gebruikersaccount in het rooster om uw controlebereik te bekijken. Er wordt een lijst met adressen weergegeven.
20
Om het controlebereik van uw call handler te bekijken en/of te wijzigen, selecteert u de desbetreffende call handler in het rooster. Alle adressen worden in het tabblad weergegeven. Nu zijn de selectievakjes zichtbaar waarmee u adressen voor gebruik door de call handler kunt selecteren en deselecteren.
Gebruik het selectievakje in de kolomtitel om alle adressen te selecteren of te deselecteren. Klik op "Save" ("Opslaan") om de wijzigingen op te slaan. Het controlebereik van de call handler is nu vastgesteld. De desbetreffende call handler is nu alleen geautoriseerd om serviceaanvragen van machines die geïnstalleerd zijn op de geselecteerde adressen te maken en te bekijken.
Vragenformulier Heeft u opmerkingen of vragen voor Océ dan kunt u een vragenformulier opstellen. U kunt drie soorten vragen stellen: 1. Controlebereik uitbreiden 2. Probleem of storing 3. Overige Controlebereik uitbreiden Ontbreekt er een adres in uw controlebereik dan kunt u Océ vragen om dit adres toe te voegen aan uw controlebereik. Probleem of fout Detecteert u een probleem of fout in de Océ Online Service-toepassing dan stellen wij het op prijs dat u ons daarover informeert zodat wij onze toepassingen kunnen verbeteren. Denk eraan dat dit vragenformulier alleen bedoeld is voor vragen over de Océ Online Servicetoepassing. Problemen en storingen van Océ machines moet u met behulp van een "Service Request" ("serviceaanvraag") melden.
Overige Bedoeld voor alle andere servicegerelateerde vragen voor Océ.
Er zijn ook andere soorten vragen mogelijk die door het systeem worden gegenereerd: Nieuwe gebruiker Wanneer u een call handler uitnodigt, wordt automatisch een aanvraag gemaakt. Zodra de call handler zijn Océaccount maakt en activeert, wordt deze aanvraag automatisch gesloten. Adreswijziging
21
Wanneer u een Adreswijzigingsaanvraag tijdens het opstellen van een serviceaanvraag maakt, wordt deze adreswijziging ook als een aanvraag opgeslagen. Zodra Océ de adreswijziging heeft verwerkt, wordt de aanvraag gesloten. Tot de verwerking van de adreswijziging wordt voor elke call op de machine (of adres indien van toepassing) het te verwerken gewijzigde adres gebruikt.
In het tabblad worden alle openstaande aanvragen weergegeven. Selecteer het selectievakje "Include status Closed" ("Inclusief de status Gesloten") om ook de gesloten aanvragen weer te gegeven. Om een nieuw vragenformulier te maken, klikt u op de knop "New inquiry" ("Nieuw vragenformulier") en selecteert u het type vraag. Vul het vragenformulier in en klik op de knop "Submit" ("Verzenden").
Het vragenformulier wordt in het rooster aangegeven met de status "New" ("Nieuw"). Selecteert u het vragenformulier dan wordt de opmerking weergegeven. Océ zal het vragenformulier zo snel mogelijk verwerken. Wordt het vragenformulier door Océ in behandeling genomen dan verschijnt de status "In progress" ("In behandeling"). Na de verwerking van het vragenformulier wordt de status gewijzigd naar "Closed" ("Gesloten"). Zodra de status van het vragenformulier naar Gesloten verandert, wordt u automatisch per e-mail geïnformeerd. Océ kan aanvullende informatie aan de notities toevoegen. Deze notities worden toegevoegd aan de e-mail en zijn ook in dit tabblad te raadplegen.
22
E-mail:
23
Mijn machines Op deze pagina worden uw machines in een boomstructuur weergegeven. Dit hiërarchisch overzicht toont uw controlebereik. Daarnaast kunt u specifieke informatie bekijken en wijzigen. De boomstructuur bevat meerdere niveaus: 1. Mijn machines 2. Plaats 3. Adres 4. Machine De boomstructuur vergroten of verkleinen: • om de boomstructuur te vergroten, klikt u op • om de boomstructuur te verkleinen, klikt u op Om de details van een bepaald niveau te bekijken, klikt u op het gewenste niveau van de boomstructuur, en de gedetailleerde informatie van het geselecteerde niveau wordt rechts van de boomstructuur weergegeven.
Mijn machines Op dit niveau kunt u de instellingen van alle machines van uw controlebereik bekijken en instellen.
24
Gebruik de pictogrammen "More information" ("Meer informatie") voor meer informatie over mogelijke instellingen en functionaliteit.
Favorieten Als standaardinstelling worden alle machines van uw controlebereik weergegeven op de pagina Serviceaanvraag registreren. Wilt u alleen een subgedeelte van uw controlebereik bekijken op de pagina Serviceaanvraag dan kunt u machines als "favorieten" markeren. Een machine als favoriet markeren: • zet een vinkje in het selectievakje voor een machine in de boomstructuur • de pagina Serviceaanvraag toont alleen de machines die als favoriet zijn gemarkeerd. Naast het machineniveau is het ook mogelijk om favorieten op adres- en plaatsniveau in te stellen. Zet u een vinkje in een selectievakje, dan worden alle onderliggende niveaus automatisch als favoriet gemarkeerd. Een selectievakje ingesteld.
geeft aan dat een subset van machines in het onderliggende niveau als favoriet zijn
Een selectievakje Een selectievakje
geeft aan dat alle machines van het onderliggende niveau als favoriet zijn ingesteld. geeft aan dat geen machines van het onderliggende niveau als favoriet zijn ingesteld.
Op het niveau Mijn machines geeft het selectievakje aan dat de favorietenfunctionaliteit niet wordt toegepast. Alle machines van het controlebereik worden weergegeven in Serviceaanvraag registreren.
Gedeelte algemene instellingen "Registered users are allowed to create calls" ("Geregistreerde gebruikers mogen calls opstellen") Ingeschakeld: een geregistreerde gebruiker mag een serviceaanvraag maken. Uitgeschakeld: de geregistreerde gebruiker ontvangt een bericht dat het maken van een serviceaanvraag niet is toegestaan en dat hij contact moet opnemen met de site administrator. Deze instelling is standaard uitgeschakeld, geregistreerde gebruikers hebben geen toestemming om serviceaanvragen te maken.
Het gedeelte XML Service-aanvraagbericht In dit gedeelte kunt u de instellingen voor XML-berichten configureren. Opmerking: afhankelijk van de lokale Océ-organisatie is dit gedeelte mogelijk niet beschikbaar.
25
Adres Op adresniveau wordt rechts op het scherm adresgerelateerde informatie van het geselecteerde adres weergegeven:
Adresinformatie Op dit tabblad wordt de adresinformatie weergegeven. Is het adres onjuist, dan kunt u de juiste adresgegevens via "Address not correct" ("Adres onjuist") opgeven. Na het opslaan van de adreswijzigingen wordt de adreswijziging aangegeven met "Address change request pending" ("Openstaande adreswijzigingsaanvraag")
De adreswijzigingsaanvraag wordt verwerkt door Océ. Het gewijzigde adres wordt voor alle machines op dit adres gebruikt en bij alle serviceaanvragen toegepast. De status "Address change request pending" ("Openstaande adreswijzigingsaanvraag") geeft aan dat de adreswijziging nog niet door Océ is verwerkt.
Een adreswijziging van slechts een enkele machine op dit adres moet u op machineniveau uitvoeren. Zie hoofdstuk Mijn machine – Machine.
26
Contactpersonen In dit tabblad wordt de informatie van de contactpersoon op adresniveau weergegeven.
Het rooster toont een overzicht van bekende contactpersonen op dit adres. De kolom "Related machine" ("Gerelateerde machine") geeft aan dat de contactpersoon als standaard contactpersoon aan een of meer machines is gekoppeld. Om de details van een bestaande contactpersoon te wijzigen: • Selecteer de gewenste contactpersoon in het rooster. • Vul de wijzigingen in de velden in (minimaal alle velden gemarkeerd met een *) • Sla de wijzigingen op om ze te bevestigen. Een nieuwe contactpersoon maken: • Selecteer Nieuw • Vul de velden in (minimaal alle velden gemarkeerd met een *) • Sla alles op om een nieuwe contactpersoon te maken Een contactpersoon verwijderen (geen standaard contactpersoon gekoppeld aan een machine). • Selecteer de gewenste contactpersoon in het rooster • Klik op Verwijderen om de contactpersoon te verwijderen. U wordt om bevestiging van de verwijdering gevraagd.
Opmerking: selecteert u in het rooster een aan een machine gekoppelde standaard contactpersoon (aangegeven door een vinkje in de kolom "Related machine" ("Gerelateerde machine")), dan is de functie verwijderen niet beschikbaar. Selecteer eerst een andere contactpersoon in het vervolgkeuzeveld Vervangen door waardoor de knop Verwijderen wordt geactiveerd en u vervolgens de gewenste contactpersoon kunt verwijderen.
27
Een contactpersoon met gerelateerde machines verwijderen: • Selecteer in het rooster de te verwijderen contactpersoon • Selecteer in het keuzemenu de contactpersoon die de huidige contactpersoon gaat vervangen • Selecteer de knop Verwijderen. U wordt gevraagd om de verwijdering te bevestigen. • Het systeem toont een overzicht van configuraties waar de contactpersoon door de nieuwe contactpersoon is vervangen • De vervangen contactpersoon is verwijderd uit de lijst contactpersonen van dit adres
Machine Op machineniveau wordt machinegerelateerde informatie gepresenteerd. Wordt een machine in de boomstructuur met rood weergegeven, dan betekent dit dat er geen standaard contactpersoon is toegewezen.
28
Een standaard contactpersoon voor deze machine instellen: • Selecteer een van de contactpersonen in het keuzemenu. Het keuzemenu bevat de contactpersonen van dit adres. Zie ook het hoofdstuk Mijn machines – Adres. • Opslaan om te bevestigen. Verschijnt de gewenste contactpersoon niet in het keuzemenu, maak dan een nieuwe contactpersoon: • Selecteer Nieuw • Vul de vereiste velden in • Opslaan om te bevestigen De gemaakte contactpersoon wordt als standaard contactpersoon voor deze machine ingesteld en toegevoegd aan de lijst contactpersonen van dit adres. Het adres van deze machine wijzigen • Selecteer "Address of this machine not correct" ("Het adres van deze machine is onjuist") • De adresdetails worden weergegeven en de huidige adresinformatie is ingevuld • Vul de juiste adresdetails in • Klik op opslaan om de adreswijziging van deze machine te bevestigen De adreswijzigingsaanvraag wordt verwerkt door Océ. Het gewijzigde adres wordt toegepast bij alle serviceaanvragen van deze machine. De status "Address change request pending" ("Openstaande adreswijzigingsaanvraag") geeft aan dat de adreswijziging nog niet door Océ is verwerkt.
29
Naslaggids Het menu-item Naslaggids is gekoppeld aan een pagina waar in het kort het Océ Online Service-proces en de functionaliteit worden uitgelegd. De gekoppelde pagina is afhankelijk van uw rol. Opmerking: het menu-item Naslaggids is een link naar een externe pagina en heeft dus geen Océ Online Servicefunctionaliteit. Afhankelijk van het land waar u woont, kan het menu-item Naslaggids zichtbaar zijn of niet.
30
Nieuws Het menu-item Nieuws is gekoppeld aan een pagina waar u over nieuws van de Océ Online Service wordt geïnformeerd. De gekoppelde pagina is afhankelijk van uw rol. Opmerking: afhankelijk van het land waar u woont, kan het menu-item Nieuws zichtbaar zijn of niet.
31
Navigatiebeginselen Dit hoofdstuk legt de algemene navigatiebeginselen van Océ Online Service uit.
Werking van het rooster De Océ Online Service-roosters worden gebruikt voor de overzichtpresentaties van machines, servicegebruikers en controlebereik. De pagina Serviceaanvraag registreren toont bijvoorbeeld een overzicht van de machines in het rooster:
Met de functionaliteit van de roosters kunt u bepaalde invoer gebruiksvriendelijker presenteren, doorzoeken en terugvinden. De roosters beschikken over de volgende functionaliteit: - Roosterresultaten filteren - De volgorde van de roostergegevens wijzigen - De volgorde van de roosterkolommen wijzigen - De kolombreedte wijzigen
Roosterresultaten filteren Een "trechter" onder de kolomtitel geeft aan dat een filter op de kolom kan worden toegepast.
Een filter op een kolom toepassen: 1. Klik op de trechter en er verschijnt een overzicht van filteropties.
32
2. Selecteer een filteroptie 3. Bepaal de filterwaarde (de filterwaarde is niet hoofdlettergevoelig)
4. Bevestig met de knop Enter Een rode trechter geeft aan dat een filter wordt toegepast.
Om de filter uit te schakelen, selecteert u de filter optie "clear filter" ("filter wissen"). Opmerking: een filter kan op meer dan een kolom worden toegepast. Dit resulteert in een AND-relatie van de toegepaste filters.
De volgorde van de roostergegevens wijzigen De volgorde van de roostergegevens kan worden gewijzigd door een sorteervolgorde op kolomniveau toe te passen. De volgorde van de roostergegevens wijzigen: 1. Klik op de gewenste kolom. 2. 3.
Een pijl geeft de sorteervolgorde aan: oplopend, aflopend. Klik opnieuw op de gewenste kolom om tussen de oplopende/aflopende sorteervolgorde te schakelen.
De volgorde van de roosterkolommen wijzigen Gebruik de "slepen en neerzetten"-functie om de volgorde van de roosterkolommen te wijzigen: 1. 2. 3. 4. 5.
Plaats de muisaanwijzer op de kolomtitel die u wilt verplaatsen Klik en houd de muisknop ingedrukt Sleep de muisaanwijzer in een horizontale lijn over de kolomtitels Een dubbele pijl geeft de nieuwe locatie van de kolom aan Laat de muisknop los daar waar u de kolom wilt neerzetten
33
De kolombreedte wijzigen U kunt de breedte van een roosterkolom wijzigen. 1.
Plaats de muisaanwijzer op de lijn tussen de kolomtitels van 2 kolommen waardoor hij verandert in een dubbele pijl.
2.
Klik met de linkermuisknop en sleep de dubbele pijl naar rechts om de linkerkolom te verbreden of naar links om de kolom smaller te maken.
34
