Modul Evidence smluv je určen pro správu smluvních dokumentů na VUT v Brně. S tímto modulem úzce souvisí modul Smluvní partneři, ve kterém se spravují smluvní strany smluvních dokumentů. Pro nastavení základních parametrů slouží rozbalovací seznamy umístěné vpravo nahoře. Pomocí nich si lze nastavit součást VUT a rok, se kterým chceme pracovat. V nabídce součástí VUT jsou jen ty, pro které máte oprávnění.
Obr. 1 - Seznam smluv V levé části jsou "rychlé filtry" pro typ smlouvy, platnost a účinnost. Je možné si zobrazit pouze konkrétní typ smlouvy nebo všechny najednou. Lze také vyfiltrovat všechny platné smlouvy, platné v určitém rozmezí nebo k určitému dni. Obdovně lze filtrovat podle účinnosti. Je-li smlouva nerealizovaná nebo ve stavu návrhu, zobrazuje se v tom roce, ve kterém byla naposledy změněna. V tabulce (2) jsou zobrazeny smlouvy vyhovující požadavkům ve filtrech. Jednotlivé dodatky smlouvy se zobrazují stromově pod smlouvou a jsou označeny svým pořadovým číslem. Založení nové smlouvy
Zmáčkneme tlačítko "Přidat" (1) a otevře se nám prázdný detail smlouvy, ve kterém je potřeba zadat základní povinné údaje o smlouvě a smluvních partnerech. Číslo smlouvy bude automaticky přiřazeno z jednotné číselné řady v okamžiku uložení. Pokud zadáváte starší smlouvu, která již má přiřazené číslo, vyberte pro přidání možnost "Přidat smlouvu, která již má číslo". Provedené změny se ukládají pro každou záložku samostatně (při změně záložky bez uložení se program sám dotáže na uložení). Vyjímka je při vytváření nové smlouvy, to je nutné nejdříve vyplnit základní údaje a údaje o smluvních stranách a až poté je možné smlouvu uložit (z důvodu, aby nevznikla smlouva bez smluvních stran).
Smlouva - základní údaje o smlouvě
Obr. 2 - Detail smlouvy V této části se zadávají základní údaje o smlouvě. Je nutné zadat všechny údaje, které jsou označeny tučně. Číslo střediska určuje, ke které součásti VUT daná smlouva patří. Je to také důležitý údaj pro přístupová práva. Můžete zadat číslem, nebo vybrat ze seznamu stisknutím tlačítka "...". Zadat můžete jen středisko, na které máte oprávnění k editaci. Začátek platnosti je nutné vyplnit vždy, konec platnosti jen v případě, že je znám. Jedná-li se o smlouvu na dobu neurčitou, ponechte pole "platnost do" prázdné. Obdobně účinnost. Pole "dle zákona" obsahuje nejpoužívanější hodnoty. V případě, že tam některá možnost chybí, je možné ji tam ručně dopsat a u příští smlouvy se již bude sama nabízet. Správce smlouvy je osoba, která má mít právo editace na smlouvu, ale nemá právo editace dané součásti VUT, na kterou se smlouva váže. Pokud je tedy správcem osoba, která může editovat smlouvy pro danou součást VUT (např. ta, která smlouvu do systému zadává), není potřeba jí jako správce smlouvy uvádět. Kromě základních parametrů (společných pro všechny typy smluv) lze ke smlouvě uložit libovolný parametr (3), jako např. lokalita pronájmu, velikost pronajímané plochy, apod. Nový parametr vložíte stisknutím tl. "Přidat" a v dialogovém okně vyplníte parametr (např. "plocha pronájmu [m2]") a jeho hodnotu (např. "50"). Smluvní strany
Obr. 3 - Smluvní strany smlouvy
V této části jsou uloženy smluvní strany, které se vážou ke smlouvě, a jejich údaje. Jedna ze smluvních stran je vždy "VUT v Brně", u kterého lze měnit pouze pověřenou osobu. Další smluvní strana se ke smlouvě přidá zmáčknutím tl. Přidat a následného vybrání ze seznamu smluvních stran. Pokud požadovaná smluvní strana v seznamu není, je nutné ji vytvořit v modulu Smluvní partneři a poté ji přidat ke smlouvě. V tabulce (4) je seznam sluvních stran smlouvy s aktuálními údaji z modulu Smluvní partneři. V dolní části jsou informace o každé straně, které jsou uloženy ve smlouvě (může se lišit od akt. údajů, např. když se firma přestěhuje). Za každou stranu musí být vyplněna pověřená osoba, většinou se jedná o osobu, která podepsala smlouvu (osobu je nutné vybrat ze seznamu po stisknutí tl. "..."). Ke každé smluvní straně lze přiřadit libovolný počet kontaktních osob, včetně jejich kontaktů. Kontakty na tyto osoby se načítačí z modulu Smluvní partneři. Text
Obr. 4 - Textové podoby smlouvy Zde je možné uložit textovou podobu smlouvy (je-li k dispozici). Přes tento text bude možné vyhledávat smlouvy, můžete sem tedy zadat i klíčová slova pro smlouvu. Zde je i možnost přiřadit libovolný počet souborů k jedné smlouvě, např. naskenovanou smlouvu ve formátu pdf. Uložené přílohy je možné si prohlédnout (pokud máte nainstalovaný příslušný program na prohlížení), případně uložit zpět na disk. Etapy
Obr. 5 - Etapy smlouvy
Většina smluv má jednu nebo i více etap placení, zde můžete všechny rozepsat. Pokud se jednotlivé etapy opakují např. každý měsíc, lze takovou etapu zadat pouze jednou a nastavit jí, že se periodicky opakuje. Alarmy
Obr. 6 - Alarmy smlouvy Alarmy jsou zprávy zasílané uživatelům, které mají za úkol upozornit na nějakou událost (vypršení účinnosti smlouvy, fakturace etapy, apod.) spojenou se smlouvou. Alarmy jsou zasílání pomocí "VUT zpráv", které si můžete přečíst v modulu Pošta (menu Osobní -> Zprávy). Všechny VUT zprávy jsou přeposílány na uživatelům e-mail (výchozí je školní email). Každé smlouvě lze přiřadit libovolný počet alarmů a libovolný počet příjemců. Jako text alarmu uveďte text, který bude se rozešle adresátům. Jako adresáta lze zadat přímo konkrétní osobu, nebo organizační jednotku a roli osoby (např. "FEKT" a "děkan"). Delegování přístupu
Obr. 7 - Možnost přístupu ke smlouvě Ke každé smlouvě mají uživatelé přístup pro čtení nebo i zápis podle toho, jaké jim administrátor nastaví práva. Pro každou smlouvu je ale možné přístupová práva rozšířit nebo omezit.
V tabulce (5) je seznam dalších osob, kteří mají oprvávnění smlouvu číst, případně i editovat. Pomocí přepínače (6) lze nastavit, zda se přístup zozšíří, nebo naopak omezí na uživatelé v tabulce (5). Pokud zvolíte možnost "omezit přístup pouze na vybrané osoby" a nebudete mezi nimi, příjdete o přístup k této smlouvě.
