NUTTIGE INFORMATIE, DO’S EN DONT’S Gefeliciteerd! U heeft de Orangerie Elswout gekozen als de perfecte locatie voor uw huwelijksdag, feest, zakelijke bijeenkomst of ander evenement. Waarschijnlijk heeft u veel vragen, of anders komen die waarschijnlijk in aanloop naar dé dag vast nog wel. Natuurlijk beantwoorden we die graag, een goed moment hiervoor is het detailgesprek die we graag met u inplannen gemiddeld circa 3 maanden voorafgaand aan de datum. Om u alvast op weg te helpen, beantwoorden we hieronder veel gestelde vragen, geven we nuttige informatie en benoemen we belangrijke do’s en dont’s. Hopelijk helpt dit u weer verder op weg om er een prachtige dag van te maken. Nb. Omdat dit een algemene lijst is, worden bruidsparen ook aangesproken als ‘opdrachtgever’.
DO’S EN DONT’S
DRAAIBOEK Na het detailgesprek (ook wel “puntjes op de i") gesprek genoemd) met de opdrachtgever wordt door de Orangerie Elswout een draaiboek samengesteld en toegezonden aan opdrachtgever. Als ceremoniemeester is het handig om een kopie van dit draaiboek te ontvangen van de opdrachtgever. Vele vragen worden dan wellicht al beantwoord. Uitsluitend de opdrachtgever mag wijzigingen doorvoeren in het draaiboek. Opdrachten van derden kunnen wij niet verwerken in het draaiboek. De opdrachtgever kan in dit draaiboek nog wijzigingen laten doorvoeren tot 21 dagen voorafgaand aan het evenement. Daarna kan er niet meer in het draaiboek worden gewijzigd. Het aantal gasten kan tot 7 dagen voorafgaand aan het evenement worden aangepast (op de reeds benoemde onderdelen). Zaken die niet vermeld staan in het draaiboek, zijn dus ook niet besteld, of staan niet in de planning. Wij verzoeken de opdrachtgever expliciet om het draaiboek te controleren op eventuele onvolkomenheden en de eventuele manco’s of fouten door te geven voor de sluitingstermijn.
DO’S EN DONT’S
CEREMONIEMEESTERSCHAP Wij zien het ceremoniemeesterschap als een verantwoordelijke taak. Wij bieden de mogelijkheid om een externe ceremoniemeester in te huren voor deze dag. Mocht hiervan geen gebruik worden gemaakt, leest u dan alstublieft aandachtig onderstaande punten goed door.
Voorafgaand aan het evenement: Bezichtigen door bruidspersoneel/ceremoniemeesters: Het bezichtigen van de locatie door ceremoniemeesters is mogelijk op zondagen van 10.30 tot 17.30 uur. Indien u op overige dagen wenst te komen, dient u vooraf even telefonisch de mogelijkheden hiervoor te verifiëren. Het is niet mogelijk voor ceremoniemeesters om een separate afspraak in te plannen om een evenement door te nemen. Wij adviseren ceremoniemeesters om een kopie van het draaiboek op te vragen bij de opdrachtgever. Hierin zijn namelijk alle afspraken verwoord. Eventuele vragen kunnen uiteraard telefonisch worden gesteld, of via een emailbericht aan
[email protected].
Tijdens het evenement: Wij verzoeken de ceremoniemeester zich bij aankomst op het evenement kenbaar te maken bij de partymanager. Op de dag van het evenement zal de partymanager met de ceremoniemeester het draaiboek doornemen en vervolgens de planning van mogelijke liedjes e/o speeches in te passen.
DO’S EN DONT’S
VERSIERINGEN, OPBOUW, AFBOUW EN VERTREK De locatie is beschikbaar drie uren voorafgaand aan de aanvang van het evenement, t.b.v. het plaatsen van versieringen of het laten afleveren van goederen door derden. Indien een opdrachtgever uitsluitend een dagdeel (bijvoorbeeld avonddeel vanaf 18.00 uur) heeft gereserveerd, bestaat er geen mogelijkheid om eerder het pand te betreden. Al hetgeen u zelf versiert of wat via uw leveranciers wordt geleverd (bloemwerk, geluidsapparatuur, dj booth, ballonnen etc) dient dezelfde dag/avond weer verwijderd / afgebouwd te worden. Vanaf de (leveranciers)parkeerplaats is het mogelijk om –zonder gebruik te maken van de trappen of door het grind te moeten lopen- spullen af te leveren. Eventueel kunnen we in de koepel van de Bloemenzaal een ramp neerleggen om in de zaal te komen. Buiten kunt u tijdens het evenement gebruik maken van het bordes en het looppad van de Orangerie Elswout. De boomgaarden / het gras voor de kunt u vrij betreden. Mocht u van deze grasvelden gebruik willen maken voor ceremonie, diner, of andere activiteit, of tafels, picknickkleden of ander meubilair willen plaatsen) dan kan dat middels een gebruiksvergunning welke wordt verleend door Staatsbosbeheer, de eigenaar hiervan, tegen een vergoeding van € 595,00. Indien u buiten versieringen wenst aan te brengen, is dit toegestaan op het bordes of het looppad voor de Orangerie. Het is niet toegestaan elders op het landgoed versieringen of ander materiaal aan te brengen. Versieringen dienen zelfstandig te worden geplaatst en kunnen niet worden bevestigd aan de buxushaag. De fruitbomen voor de Orangerie mogen wel versierd worden (linten, lampjes, lampions, etc). Open vuur is op het landgoed verboden, het plaatsen van fakkels is daarom ook niet toegestaan. Wel is het mogelijk windlichten te plaatsen, of bijvoorbeeld candlebags of glaasjes met waxinelichtjes. Led lampjes zijn ook een mogelijkheid. Het afsteken van vuurwerk is ten strengste verboden. Het heeft voor opdrachtgever mogelijk financiële gevolgen indien toch vuurwerk wordt afgestoken op zijn/haar evenement. Sterretjes zijn wel toegestaan. Het strooien van rijst, confetti of bloemblaadjes is zowel binnen als buiten niet toegestaan. Alternatieven die wel mogen zijn bellenblaas of bloemblaadjes van zijde (alleen binnen). Het behangen van de muren met- of het gebruiken van- brandbare materialen is niet toegestaan, mits deze materialen zijn behandeld met brandvertragende middelen. Hiervoor dient een certificaat te worden overlegd.
DO’S EN DONT’S
Nachtelijk vertrek dient geruisloos te gebeuren om overlast voor buurtbewoners te voorkomen. Dit betekent onder andere dat het uitzwaaien van het bruidspaar plaats vindt vanuit de zaal. De decibel norm buiten mag niet worden overschreden. Voorbeelden van blikjes achter de trouwauto, luide muziek vanuit de trouwauto en dergelijke zijn om die reden niet toegestaan. Bij bevestiging van materialen aan de muren, dient u altijd rekening te houden met het feit dat er geen beschadigingen mogen optreden. Eventuele beschadigingen zullen in rekening worden gebracht op de factuur van de opdrachtgever. In de kroonluchters kunnen geen materialen worden bevestigd. Ook geen materialen van licht gewicht. Het decoreren van dinertafels, het plaatsen van bloemen, naamkaartjes etc. is een taak die is toebedeeld aan het team van de opdrachtgever De LED-verlichting in het plafond (aanwezig in beide zalen) kunnen we op de door u gewenste kleur instellen. In de hal hangt een tv, hiervan mag u gebruik maken. Voor een ‘slideshow’ levert u de foto’s/bestanden aan in een mapje op usb-stick.
DO’S EN DONT’S
MATERIALEN WELKE KOSTENLOOS KUNNEN WORDEN GEBRUIKT (2015-2016) -
-
-
-
Geluidsinstallatie binnen bestemd voor achtergrondmuziek of spraak, aangestuurd middels een cd-speler of d.m.v. het inpluggen van uw device (iphone/ipad/laptop etcetera). de bediening van deze installatie bevindt zich in de Muyskenzaal (rechts na entree). Tijdens ceremonies kan de muziek worden bediend door één van onze medewerkers. Decoratief LED lichtsysteem, kleur instelbaar, gesitueerd in het plafond en te bedienen vanuit de Bloemenzaal (links na entree). Piano is aanwezig en kan worden verplaatst. De piano wordt gestemd door de Orangerie Elswout op de momenten dat de Orangerie dat nodig acht. Het staat opdrachtgever vrij om de piano een extra stembeurt te geven door de pianostemmer van de Orangerie. De kosten hiervoor bedragen 90 euro Limousine shuttle service van parkeerterrein naar Orangerie vv tijdens aankomst en vertrektijden van het gezelschap. Let op: Afhankelijk van het gekozen service niveau door de opdrachtgever, dient voor deze service mogelijk extra personeel te worden ingezet. Het is niet toegestaan om de limousine te laten besturen door iemand van het gezelschap. De limousine service buiten het landgoed is mogelijk a een tarief van 90 euro per uur (excl. chauffeur) *20 langwerpige tafels met een afmeting van 1.60 x 0.72 (lxb) 9 ronde tafels met een diameter van 1.50 geschikt voor 5-7 personen per tafel 3 ronde tafels met een diameter van 1.20 geschikt als cocktailtafel 10 Statafels 100 comfortabele stoelen Tafellinnen (wit) en tafelrokken (grijs) 2 loungesets met witte kussens Tafelzilver zoals kandelaars en bestek, glaswerk.
DO’S EN DONT’S
NIET STANDAARD AANWEZIGE MATERIALEN / INHUURBARE MATERIALEN -
-
Beamer met projectiescherm. DJ geluidsset voor DJ of band Podium voor band of artiesten Overige decoratieve materialen als discobol, verlichte dansvloer, extra led lampenset. Wij bieden de mogelijkheid voor de inhuur van de volgende materialen: Beamer met projectiescherm : 75 euro Podium tot 5 personen (T-VORM) 90 euro Podium tot 7 personen (T-VORM) 150 euro Mono actieve speaker met microfoon voor spraak 75 euro Discobol, doorsnee 1.25 m, aangelicht.: 125 euro Led lampenset (floorspots) 8 stuks : 225 euro DJ geluidsset, booth met 2x pioneer, verlichting, basis tot 200 pax: 750 euro DJ geluidsset, booth met 2x pioneer,, verlichting, luxe tot 200 pax: 895 euro Band geluidsset inclusief geluidsman 475 euro White wedding chairs vanaf 2,25 euro per stuk.
DO’S EN DONT’S
MEUBILAIR EN OVERIGE INRICHTING Het zelf inbrengen van ander meubilair is mogelijk, indien dit vooraf is besproken met de locatie. Houd u er rekening mee dat gehuurd meubilair op transportpallet wordt afgezet bij de Orangerie en dat de verantwoording van de materialen alsmede de plaatsing van die materialen behoren tot de taken van opdrachtgever. De plaatsing is mogelijk uit te besteden aan de Orangerie Elswout middels inzet van extra personeel. Het gebruik van rookmachines is niet toegestaan. Bij gebruik hiervan wordt het brandalarm geactiveerd en dient de locatie te worden ontruimd tijdens de festiviteiten. Heliumballonnen zijn toegestaan tijdens een evenement. Eventuele aangebrachte versieringen dienen direct na afloop van een evenement te worden verwijderd. Dit geldt ook voor de versiering in de boomgaard en elders op het landgoed. Cadeaus of overige materialen dienen aan het eind van de avond mee naar huis te worden genomen. Alles wat door de opdrachtgever wordt ingehuurd (bloemwerk, vazen, apparatuur, fotohokjes, etc) dienen direct na het evenement opgehaald te worden. Voor spullen van derden die achterblijven kan de Orangerie Elswout geen verantwoording nemen. De locatie wordt de volgende ochtend schoongemaakt en hiervoor dient de vloer leeg te zijn. Een alternatief zou kunnen zijn dat de spullen in een auto/boedelbak op onze parkeerplaats gestald worden, deze mag dan de volgende dag opgehaald worden. Ook hiervoor geldt dat een dergelijke situatie plaats vindt op verantwoording van de opdrachtgever. De Orangerie Elswout kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vermissing, schade of diefstal van goederen van opdrachtgever, of door opdrachtgever gehuurde goederen. Bijzonder afval of afval van groot formaat (vuilniszak van 100 liter of meer), veroorzaakt door decorateurs of leveranciers, valt onder verantwoording van opdrachtgever. Het deponeren van afval uit deze categorie is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de locatie.
DO’S EN DONT’S
VERGUNNING Het gebruik van de Orangerie gebeurt middels de horecaexploitatie / milieu vergunning van de Orangerie Elswout. De Orangerie Elswout kent geen decibel beperking. De opdrachtgever dient zich wel te confirmeren aan de vergunning, waarin onder andere bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot geluidswaarden ter voorkoming van overlast voor derden. *Na 22.00 uur worden de deuren van de zaal waarin een liveband of Dj actief is, gesloten. *Na 22.00 uur zijn buitenactiviteiten niet meer toegestaan. Wel mogen de gasten buiten verblijven op het bordes van de Orangerie. Tevens schrijft de vergunning de volgende sluitingstijden voor. *Op weekdagen van zondag t/m donderdag is de sluitingstijd 00.00 uur *Op vrijdagen en zaterdagen is de sluitingstijd 01.00 uur
ONTHEFFING Maximaal 6x per jaar kan, middels een vooraf verkregen schriftelijke vergunning de openingstijd worden verlengd met één uur, derhalve: *Op weekdagen van zondag t/m vrijdag is de sluitingstijd dan 01.00 uur *Op vrijdagen en zaterdagen is de sluitingstijd dan 02.00 uur Op genoemde sluitingstijd dient de bar te worden gesloten, de muziek te worden gestopt en worden de gasten geacht zich gereed te maken met eventuele garderobe en het pand te verlaten. Wij adviseren ceremoniemeesters de band of DJ te informeren hierover, zodat de muzikanten kunnen toewerken naar een passend muzikaal einde. Dit om te voorkomen dat de locatie de band of dj geforceerd zal moeten afsluiten. Tijdens het teruglopen naar het parkeerterrein mag geen overlast ontstaan voor de overige bewoners rondom het landgoed, of voor de natuur. Wij verzoeken ceremoniemeesters hier op te letten bij vertrek van de gasten en ervoor zorg te dragen dat tot en met het parkeerterrein de rust wordt gegarandeerd.
DO’S EN DONT’S
EVENEMENT VERPLAATSEN NAAR BUITEN BIJ MOOI WEER De opdrachtgever geeft in eerste instantie aan in het draaiboek of hij/zij bij mooi weer één of meerdere onderdelen (met uitzondering van het feest) buiten wil laten plaatsvinden. Op die manier zijn de buitenvoorwaarden (geluid, personeel etc.) besproken en zijn mogelijke gevolgen besproken en geborgd. Als opdrachtgever de wens heeft uitgesproken om bij mooi weer het evenement buiten te laten plaatsvinden, kan tot drie uur voorafgaande aan het evenement de beslissing worden genomen op basis van de weerssituatie. Als opdrachtgever hierover geen afspraak heeft gemaakt, vindt een evenement standaard binnen plaats. Uiteraard staan bij mooi weer of bij een goede temperatuur alle deuren open van beide zalen, wat een enorm buitengevoel met zich mee brengt. De terminologie “mooi weer” kent echter verschillende interpretaties. Er is altijd een professionele afweging of het verstandig is een evenement naar buiten te verplaatsen en de locatie is degene die deze professionele kant kan beoordelen. De locatie behoudt zich, middels de partymanager, het recht voor om te beslissen dat het evenement geheel of deels binnen gaat plaatsvinden, op basis van een professionele afweging. Het is niet mogelijk om deze beslissing achteraf te bediscussiëren. Indien wegens slecht weer geen gebruik wordt gemaakt van de eventueel bijgehuurde grasvelden, zal het huurtarief van deze grasvelden worden gereduceerd met 495 euro. De eventuele extra personele bezetting kan niet meer worden geannuleerd.
DO’S EN DONT’S
PARKEREN Het parkeerterrein van landgoed Elswout is onder andere bestemd voor het parkeren van de auto’s van de gasten en bezoekers van de Orangerie Elswout Opdrachtgever ontvangt voorafgaand aan het evenement 10 (op zondag 4) parkeer ontheffingen, welke kunnen worden gebruikt om met de auto het landgoed op te rijden en te kunnen parkeren in één van de vakken direct naast de Orangerie Elswout tijdens het evenement. Het is aan de opdrachtgever om de parkeerontheffingen te verdelen onder: ceremoniemeesters, ouderen, minder validen of uw leveranciers. Indien muzikanten een auto naast het gebouw willen parkeren, dient u hun dus te voorzien van een dergelijke vergunning. Leveranciers kunnen te allen tijde goederen afleveren tot aan de Orangerie Elswout, evenals taxi’s die altijd gasten mogen afzetten bij de Orangerie. Hiervoor dient men zich te melden bij de slagboom links naast het poortgebouw bij de entree van het landgoed. Direct na het lossen van goederen of het uitstappen van de gasten dient de leverancier/taxi het landgoed te verlaten en (indien leverancier bijvoorbeeld moet opbouwen of aanwezig blijft op het evenement) zijn/haar auto te parkeren op het parkeerterrein.
DO’S EN DONT’S
OVERIGE PUNTEN Stopcontacten zijn aanwezig in beide zalen, alsmede buiten bij de entree. 1x32 ampère krachtstroom is aanwezig voor band of verlichting. Er dient wel zelf een verdeelblok te worden meegenomen. Musici, bands of DJ’s dienen hun apparatuur na afloop van hun optreden direct mee te nemen. Het laten staan van goederen is niet mogelijk. Buiten is uitsluitend akoestische muziek toegestaan. Taxi’s kunnen ter plaatse worden besteld. Taxikosten zijn voor de beller. Taxi’s kunnen tot aan de zijkant van de Orangerie komen via de autoroute. Het is niet toegestaan om zich op de wandelpaden te begeven met een (trouw)auto. Op het landgoed geldt een maximumsnelheid van 15 kilometer per uur. Het is van zeer groot belang dat men zich aan deze snelheid houdt. De boswachterij behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regel, auto’s de toegang tot het landgoed te weigeren.
DO’S EN DONT’S
ALGEMEEN Ceremoniemeesters, die vanuit opdrachtgever een verantwoordelijke functie hebben, verzoeken wij vriendelijk niet onder invloed van alcohol te verkeren. Indien een ceremoniemeester tekenen van dronkenschap vertoont, kan de partymanager besluiten om op basis van zijn/haar eigen professionele inschatting de organisatie van de ceremoniemeester over te nemen. De locatie behoudt zich middels de partymanager het recht voor om aanwijzingen van ceremoniemeesters niet op te volgen. Eventuele discussie ter plaatse, maar ook achteraf is dan niet van toepassing. Een issue volgend uit deze maatregel komt ook niet in aanmerking voor vergoeding. De Orangerie Elswout houdt zich niet aansprakelijk voor eventuele vermissingen van goederen of eigendommen van opdrachtgevers of hun gasten. Het in bewaring geven van goederen of geld aan het beheer van de Orangerie Elswout is mogelijk. De Orangerie Elswout aanvaardt echter geen enkele aansprakelijkheid over in bewaring genomen goederen of geld. De Orangerie Elswout aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot het wegraken van - of beschadigingen aan- goederen welke door derden zijn ingebracht, of welke niet door de organisatie van de Orangerie Elswout zijn verzorgd. Het zelf meenemen van eigen etenswaren en/of dranken is niet toegestaan. Wij zijn ons ervan bewust dat een en ander wellicht streng kan overkomen, maar wij hopen dat u begrijpt dat op deze manier U, maar ook toekomstige bruidsparen en opdrachtgevers kunnen gaan genieten van een prachtig landgoed. Bruidsparen en ceremoniemeesters vóór u, hebben hier eveneens aan meegewerkt, zodat ook voor ú deze dag kan worden gerealiseerd. Middels deze aandachtspunten kunnen wij ook een uitstekende verzorging van uw evenement garanderen. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen!
DO’S EN DONT’S
Orangerie Elswout | Elswoutslaan 22 | 2051 AE Overveen | 023 524 26 39 |
[email protected] |
