Notulen ledenvergadering KVZ d.d. 10 juni 2015 1.
Opening / vaststellen agenda Jos opent de vergadering om 20.30 uur en geeft aan dat deze vergadering bestemd is om goedkeuring van de leden te ontvangen voor de begroting van het seizoen, 2015-2016. Tevens zullen er andere zaken aan de orde komen en besproken worden. Aan de agenda wordt toegevoegd bij punt 4: Scheidsrechters door Kees Dapperens.
2.
Ingekomen stukken Margriet deelt mede dat de volgende personen zich af hebben gemeld voor deze vergadering, Marcel Berkenbos, Koen en Wil ter Horst en Joan Sluizeman.
3.
Notulen vorige vergadering Jos loopt de notulen door. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
4.
Mededelingen Margriet geeft aan dat het bestuur voor 20 juni a.s. (KVZ’m op dag) een grote verloting wil organiseren. Het bestuur had zich voor dit seizoen ten doel gesteld uit acties extra geld te genereren, het doel is nog niet helemaal bereikt. Jos vertelt dat in verband met het 15 jarig bestaan van KVZ iedere vrijwilliger op 20 juni a.s. een klein presentje zal ontvangen. Volgend jaar bestaat het korfbal in Zutphen 100 jaar en het bestuur heeft besloten dat feit groots te vieren. Jos heeft op voorhand al voor verscheidene data optie genomen op de Buitensociëteit. Het is de bedoeling dat voor de organisatie van het 100 jarig korfbal in Zutphen een commissie in het leven geroepen wordt. Wie hiervoor belangstelling heeft kan zich na de vergadering melden bij het bestuur. Gehra Leussink wil weten of de feestcommissie hier al van op de hoogte is? Jos heeft hierover overleg gehad met Henry Roeterdink. Velddienst Jos heeft het punt op de agenda geplaatst omdat regelmatig, na afloop van de wedstrijden, blijkt dat er nog diverse ballen op het veld rondzwerven en palen niet opgeruimd zijn. Hoe kijkt de vergadering hier tegenaan? Zijn hier ideeën over? Gehra Leussink stelt voor de “ouderwetse” velddienst weer in te voeren. Remco Borninkhof zit er niet op te wachten de rotzooi van een ander op te ruimen. Erwin Ligt antwoord hierop dat velddienst tevens een kwestie van delegeren is. Bal opgehaald, dan weer terug laten brengen. Arnout Vaanholt geeft aan dat de kantinecommissie altijd tot het laatst toe aanwezig is en dat soort spullen dan ook nog opruimt. Dat is toch echt niet de bedoeling. Eef Hartman vindt dat velddienst veel verder gaat dan opruimen. Je hebt algemeen toezicht. Alet Boerman vindt de opmerking over het opruimen erg jammer. Jos wil geen oordeel over iemand anders, ieder heeft recht op zijn eigen mening. Erwin Ligt is van mening dat je zelf invulling aan de velddienst kunt geven. Misschien is het een idee de velddienst aan een team toe te wijzen. Gerard Derks: dat het net zoiets wordt als zaaldienst. Arnout Vaanholt vindt dat je het ontvangen van teams er ook onder kunt laten vallen. Aangegeven wordt dat het wel weer extra werk is voor de teams. Het bestuur zal het verder uitwerken en de opmerkingen hierin meenemen. Jos wil het nog even hebben over de VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Iedere vereniging krijgt een link waarin de vrijwilligers zich met hun DigiD kunnen aanmelden en de verklaring kunnen ontvangen. Je bent wel verplicht een vertrouwenspersoon binnen de vereniging te hebben. In september zal een en ander worden aangezet.
1
Gert Sterk vindt het belangrijk dat het geregeld wordt omdat mensen met kinderen werken, maar hoe ga je om met mensen die weigeren te tekenen. Jos zegt dat het bij de meeste verenigingen vlot is verlopen. Bij niet ondertekenen is de vereniging aansprakelijk, dat gebeurd dus niet. Er wordt nog overlegd hoe we het goed en duidelijk naar buiten kunnen brengen. Scheidsrechters Jos geeft Kees Dapperens het woord. De vorige ledenvergadering is besproken om per team een wedstrijd te laten fluiten. Hierover is overleg geweest en besloten is vanaf de B-junioren een team verantwoordelijk te stellen voor het fluiten van een wedstrijd. Het team mag zelf weten wie hiervoor in aanmerking komt. Tevens bestaat de mogelijkheid om een van onze vaste scheidsrechters te “adopteren”. Het betreft hier wel de wedstrijden van het breedtekorfbal. Marijke Bossenbroek vraagt of wel rekening wordt gehouden met junioren die al trainen geven. In principe wordt hier geen rekening mee gehouden. Bob Nikkels heeft er moeite mee, deze groep doet al zoveel en krijgt zo nog meer opgelegd. Kees Dapperens zegt dat de grootste belasting bij de senioren komt te liggen. Max Slimmens geeft aan dat je per team verantwoordelijk bent en niet individueel. De discussie wordt dan binnen het team gevoerd wie gaat fluiten. Mirjam Gerritsen geeft aan de vrijwilligerscommissie toch een database heeft aangelegd van wie wat doet, is daar niets bij? Remco Borninkhof vraagt zich af of men niet bang is dat op deze manier de kwaliteit van de scheidsrechters achteruit gaat? Volgens Kees Dapperens zit dat gevaar er inderdaad in, maar er is kwaliteit in ieder team. Eef Hartman wil wel eens weten hoeveel wedstrijden het probleem zijn. Kun je ploegen niet benaderen in plaats van opleggen? Bob Nikkels vraagt of er nog een scheidsrechtercursus aangeboden wordt, dit wordt geregeld. Michel Ligt zegt dat we het de vorige vergadering al over gehad hebben om het verplicht te stellen. Tip naar Kees, goede communicatie is erg belangrijk. Misschien moet je per team een contactpersoon aanschrijven. Jos sluit het punt af met de mededeling dat de volgende ledenvergadering bekeken wordt hoe en of het werkt op deze manier. 5.
Website Margriet neemt het woord en vertelt dat de commissie op de achtergrond veel werk verzet heeft voor het maken van een nieuwe website, dit in samenwerking met o.a. Kees van der Veer. Paul Borghouts heeft in deze het meeste werk verzet. Paul Borghouts krijgt het woord en vertelt dat de commissie begonnen is met het opstellen van de criteria en daarna gekeken heeft naar bedrijven en uitgekomen is bij do-it Online. Nieuw zal zijn dat de site zich schaalt naar de grote van je scherm. Via een korte presentatie op de computer loopt Paul Borghouts de plannen door. Bernjo Hesselink vraagt zich af of er aan gedacht is, dat binnen een jaar alles bij de KNKV digitaal geregeld wordt. Eind augustus begin september zou de nieuwe site moeten draaien. Het is de bedoeling dat elke commissie, via een vast persoon, de link met de website gaat beheren. Mochten er nog mensen zijn die belangstelling hebben om plaats te nemen in de redactie, dan kunnen deze zich melden bij Paul Borghouts. Henry Roeterdink wil weten of je dan voor bijv. een schutterstoernooi digitaal kan inschrijven, inderdaad dat kan. Tevens vraagt hij of nieuws door gelinkt kan worden. Ook dat kan. Hans Grendel heeft gezien dat er software te koop is voor invulling van diensten. Paul Borghouts antwoordt dat de commissie besloten heeft eerst de website op orde te hebben en dan verder te kijken naar de modules.
2
6. Vaststellen begroting Penningmeester start met een algemene toelichting op het financiële beeld. Het beeld is een voortzetting van zowel vorig boekjaar en huidig boekjaar. Er staat druk op de exploitatie omdat kosten stijgen en opbrengsten niet structureel meestijgen. Bestuur neemt in deze begroting de volgende uitgangspunten: • Contributieverhoging zo laag mogelijk houden, sporten moet betaalbaar blijven • Contributieverhoging van 0,93% (prijsindexcijfer CBS) • Geen begrotingstekort • Meer inkomsten genereren uit (eigen) acties (bv. Grote Club Actie) De huidige exploitatie laat een plus zien van € 905. Er is wel een risico op langere termijn met de huidige structurele kostenstijging welke gedekt worden door incidentele opbrengsten. De penningmeester geeft aan dat er een risico is op lange termijn en die niet zichtbaar is in een jaarbegroting. De bijdrage van de hoofdsponsor, verhuuropbrengsten van Bixo en de Vrije School maken een aanzienlijk percentage uit van de baten (opbrengsten). Als één of meerdere van de inkomstenbronnen wegvallen…………. Dan ligt de penningmeester de exploitatie verder toe. Gesplitst in 2 delen; de baten- en de lasten. Enkele opvallende punten worden toegelicht: Baten (opbrengsten): • Contributie verhoging van 0,93%, verhoging gelukkig laag kunnen houden; • De exploitatie van de kantine staat onder druk door de stijging van inkoopprijzen en met name door een verslechterd biercontract. Wel is er een daling ten opzichte van de begroting van vorig jaar; • De sponsoring loopt heel iets terug in verband met de opzegging van enkele bordsponsoren. Anderzijds moeten we erg tevreden met de bijdrage van de huidige hoofdsponsor. Doelstelling is wel om de sponsorinkomsten te vergroten, maar dit is niet meegerekend in deze begroting. Wellicht kan de nieuwe website hieraan bijdragen; • Door meer inzet bij gehouden acties hopen we hier meer inkomsten te kunnen genereren. Vragen/opmerkingen over de baten-kant: Eef Hartman – donaties prognose 2014-2015 is zeer laag terwijl er weer meer begroot wordt. Antwoord: op het moment van opstellen cijfers waren de donaties nog niet aangepast. Het begrote cijfer is ongeveer wat we afgelopen seizoen ontvangen hebben. Donaties worden wel jaarlijks minder. Lasten (kosten): K.V.Z. heeft een redelijk stabiel uitgavenpatroon • Afschrijvingen zijn lager omdat diverse investeringen nu volledig zijn afgeschreven. Er zijn wel enkele nieuwe investeringen gepland zoals een nieuw koffiezetapparaat, vriezer, vitrinekoeler en muziekinstallatie; • Dotatie onderhoud is een jaarlijkse reservering, uit deze reservering wordt de nieuwe boiler ad ± € 13.000 betaald; • Bijdrage van KNKV is afhankelijk het aantal leden, ingeschreven ploegen en de bonus-malus regeling m.b.t. inzet bondsscheidsrechters. Als wij te weinig scheidsrechters en beoordelaars leveren dan krijgen we een boete. Deze regeling wijzigt regelmatig en het is moeilijk in te schatten welke kosten het met zich mee gaat brengen; •
Reiskosten; vorig seizoen is de nieuwe regeling inzake reiskosten ingesteld. Reiskosten zijn bedoeld voor gemaakte reiskosten en niet voor
3
•
• •
• •
de financiering van ploegenuitjes. Hoop dat iedereen hier goed mee om gaat; Technische zaken; op oorspronkelijk peil begroot, afgelopen seizoen is niet alles gerealiseerd. Met name op het gebied van medische begeleiding. We hopen dit komend seizoen wel te realiseren; De huurstijging geschiedt in 3 stappen. Gelukkig is 2015 het laatste jaar; Energiekosten heel iets lager aangehouden. De overstap naar een goedkopere leverancier (Sportstroom) en de reeds genomen energiezuinige maatregelen moeten dit mogelijk maken. De overstap is nu nog te kort om een reële inschatting te maken; Materialen zijn verlaagd o.b.v. cijfers uit het verleden Communicatiekosten zijn dit jaar hoger door de aanschaf van een geheel nieuwe website. De kosten zijn verdeeld over 2 seizoenen. In 2015/2016 de laatste 50%.
Vragen/opmerkingen over de lasten-kant: Henry - € 1000,-- per jaar goedkoper door over te gaan naar Sportstroom, teruggave Nuon € 1500,--. Eef Hartman wil graag dat de ambitie uitgesproken wordt om de energiekosten te halveren. Henry weet niet of dat reëel is. Hij is wel bezig met zonneenergie. Momenteel zit daar de klad een beetje in, wordt nog aan gewerkt. Kosten website eenmalig; antwoord; Ja. Echter heeft een website vaak maar een houdbaarheidsdatum van ± 5 jaar. Dan is die verouderd en loopt op oudere, vaak niet meer ondersteunende, software. Mirjam Gerritsen - reiskosten – zijn de ouders op de hoogte dat deze kosten niet bestemd zijn voor het team. Antwoord; Ja. Bernjo Hesselink – de kosten voor het ophalen van afval moet minder kunnen, Eef Hartman zegt dat bedrijven en verenigingen een uitzondering zijn in het ophalen van gescheiden afval. Remco Borninkhof is van mening dat je plastic best kunt scheiden, je kunt het nl. gratis wegbrengen naar het Plein. Gert Sterk – mist de kosten van het onderhoud kunstgras. Henry – dit zijn kosten voor conto van de gemeente. De gemeente begint binnenkort met het onderhoud van de velden, deze moeten nog 5 jaar mee. Henry moet nog kijken naar de invulling van de nieuwe velden. Wil je daarover meedenken dan graag melden bij Henry.
De begroting wordt ook nog gepresenteerd in vier deelexploitaties: 1) Exploitatie basiskorfbalvereniging (– wat is er nodig voor gewoon korfballen met elkaar 2) Exploitatie clubgebouw – in hoeverre dekt de exploitatie van de kantine de kosten van het gebouw 3) Exploitatie TOP-korfbal – de inkomsten uit sponsoring worden ingezet voor technische zaken en het verbeteren van je korfbalniveau 4) Exploitatie acties & activiteiten – diverse incidentele opbrengsten waar extra inspanning is vereist van leden om “leuke” activiteiten mee te doen Het totaal daarvan sluit uiteraard weer met de overall begroting. De penningmeester vraagt de leden of zij instemmen met de voorgestelde begroting met daarin een contributieverhoging van 0,93%. De leden zijn akkoord en de begroting wordt vastgesteld. 7. Aan- en aftreden nieuwe bestuursleden
4
Zoals op de agenda staat vermeld wil Jos Marije Kabel voordragen als bestuurslid Technische Zaken. Hij vraagt Marije naar voren te komen en iets over zichzelf te vertellen. Marije vertelt in het kort iets over haarzelf. Het is haar een doorn in het oog is, dat in zo’n grote vereniging de functie van bestuurslid TZ vacant is. Zij vindt het dan ook een grote uitdaging om invulling te gaan geven aan deze functie. De vergadering gaat akkoord met de invulling van bestuurslid TZ door Marije. 8.
Rondvraag Bob Nikkels – zijn 2 zoons hebben afgelopen seizoen in het 3de gespeeld met een bezetting van 11 heren. Hij hoorde dat het 4de is teruggetrokken ivm een tekort aan heren. Hij vindt dit een vreemde situatie. Marije Bossenbroek antwoordt hierop dat het 4de niet rond te krijgen was, men vroeg aan de heren van het 3de om in het 4de mee te spelen, maar men had altijd een excuus. Michel Ligt zegt dat het verhaal een voorgeschiedenis heeft. Het probleem lag bij de dames, er is veel moeite voor gedaan. Erwin Ligt is het niet met Marijke Bossenbroek eens, had mensen vanuit de midweek gevraagd. Zet alle wedstrijden op papier en laat invullen wie welke wedstrijd mee zou kunnen spelen. Mirjam Gerritsen vult aan dat het probleem aangekaart is bij de nieuwe JTC –TZ. Deze zullen hier naar kijken. Remco Borninkhof vindt dat er veel regels zijn in de vereniging. Wie bepalen deze regels? Jos antwoordt hierop dat de regels door het bestuur worden opgesteld. Voor dat deze worden doorgevoerd, wordt hier wel degelijk zorgvuldig over gesproken. Paul Borghouts vraagt het huishoudelijk reglement op de website geplaatst kan worden. Graag! Paul is sinds 2 jaar betrokken bij KVZ, heeft echter al wel eens gestemd, maar in feite heeft hij geen stemrecht. Hebben ouders van jeugdleden geen stemrecht? Jos antwoordt hierop dat, wil je stemrecht voor ouders van jeugdleden invoeren, een statutenwijziging moet plaatsvinden. Jan Nijstad mist de grijze containers. De bakken zijn vaak vol. Er zou een sponsorstuk komen, dit heeft hij nog niet gezien. Hij maakt zich zorgen over het aantal sponsoren. Hij ziet niets vanuit de ledenwerf commissie, de aanwas vanuit de jeugd is te weinig. Margriet zegt dat het bestuur met bovenstaande punten aan het werk gaat. Jos voegt nog toe dat de sponsorcommissie wel veel werk heeft verzet. Henry zegt dat hij bezig is met maken van een sleutelplan. Momenteel verdwijnen er teveel sleutels. De bestaande cilinders kunnen niet vervangen worden. Kees Dapperens vraagt of het niet mogelijk is cilinders te verwisselen met die van andere verenigingen. Henry geeft aan dat dat, jammer genoeg, niet mogelijk is.
9.
Afsluiting Jos neemt het woord en deelt de vergadering mede dat hij het voornemen heeft de volgende ledenvergadering te stoppen als voorzitter van KVZ. Hij hoopt dat hij dan een nieuwe voorzitter kan voorstellen en deze voordracht door de vergadering wordt aangenomen. Jos bedankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om 22.10 uur.
5
