Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
: : 19 Mei 2014 : : :
Deputi Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Nama : Agus Prabowo : 19581015 198411 1 001 NIP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Nama SOP
Dasar Hukum : 1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah 3. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan 4. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering
Keterkaitan : 1. SOP Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan
Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.
:
SOP PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP)
Kualifikasi Pelaksana : 1. PA/KPA: mampu menetapkan cara pelaksanaan pengadaan barang/jasa baik melalui swakelola maupun penyedia barang/jasa sesuai dengan sifat dan ruang lingkup pekerjaan 2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK): mampu melakukan kaji ulang terhadap rencana umum pengadaan (RUP) barang/jasa 3. Kepala ULP: mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP dalam hal kaji ulang rencana umum pengadaan (RUP) 4. Pokja ULP: mampu melakukan kaji ulang terhadap rencana umum pengadaan (RUP) barang/jasa
Peralatan/Perlengkapan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Daftar hasil identifikasi kebutuhan Standar biaya masukan/ keluaran Rencana umum pengadaan (RUP) Media tayang (website K/L/D/I, papan pengumuman resmi dan portal pengadaan nasional) Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan Rencana kerja dan anggaran (RKA) SK anggota Pokja Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP Sarana dan prasarana rapat Bahan rapat koordinasi kaji ulang RUP Berita acara hasil pembahasan pengkajian ulang RUP Surat usulan perubahan RUP Surat permintaan untuk melanjutkan proses pengadaan Surat usulan perubahan dari PPK Hasil analisis dokumen RKA
Pencatatan dan Pendataan : 1. Copy berkas-berkas terkait penyusunan RUP dicatat dan didata sebagai data elektronik dan manual dalam berkas kearsipan Sekretariat Kepala ULP. 2. Berkas-berkas terkait penyusunan RUP dicatat dan didata sebagai data elektronik dan manual dalam berkas kearsipan Pokja ULP.
SOP PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP) No
Aktivitas
1
Menyusun dokumen rencana umum pengadaan (RUP) beserta kelengkapannya; mengumumkan RUP pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional; serta menetapkan organisasi pengadaan
2
Menyerahkan dokumen RUP kepada: a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan b. Kepala ULP.
PA/KPA
Pelaksana Kepala ULP
PPK
Sekretariat ULP
Pokja ULP
b a
3
1. Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan apakah diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP. a) Jika diperlukan rapat koordinasi maka menyiapkan dan mendistribusikan surat undangan, atau b) Jika tidak diperlukan rapat koordinasi maka menginformasikannya kepada Sekretariat. 2. Menerima dokumen RUP kemudian menugaskan Sekretariat untuk membuat surat tugas atas Pokja yang ditunjuk dan mendisposisikan dokumen RUP kepada Sekretariat.
4
1
2
b
Kelengkapan 1. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 2. Standar Biaya Masukan/ Keluaran 3. Dokumen RUP, Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional 4. Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan untuk menjabat di organisasi pengadaan
Mutu Baku Waktu Output 1 bulan 1. Dokumen RUP tersusun dan diumumkan pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional 2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis
1. Dokumen RUP 2. Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dari K/L/D/I
1 hari
Dokumen rencana umum pengadaan diserahkan kepada PPK dan Kepala ULP
Dokumen RUP meliputi: 1. Dokumen KAK 2. Dokumen RAB
1. Dokumen RUP 2. SK Anggota Pokja 3. Disposisi daftar nama calon Pokja yang ditunjuk
3 hari
1. Dokumen RUP diterima 2. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP terdistribusi, atau informasi tidak diperlukan rapat tersampaikan kepada Sekretariat 3. Dokumen RUP terdisposisi kepada Sekretariat
Pengkajian ulang RUP dilakukan atas: 1. Kebijakan Umum Pengadaan 2. Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan 3. KAK
1. Lembar disposisi 2. Dokumen RUP 3. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP
1 hari
1. Disposisi diterima 2. Surat tugas Pokja 3. Dokumen RUP terinventarisasi 4. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP/ informasi bahwa tidak ada rapat diterima
a
Menerima disposisi, menyiapkan surat tugas Pokja dan menginventarisasi dokumen RUP, serta menerima dari PPK: a. undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP atau b. informasi bahwa tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
a
b
1
2
1
2
Keterangan Dokumen RUP meliputi: 1. Dokumen KAK 2. Dokumen RAB
No
Aktivitas
5
Menyampaikan kepada Pokja: a. Salinan surat tugas Pokja; b. Dokumen RUP; dan c. Informasi bahwa tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
6
1. Menginventarisasi undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP serta 2. menyampaikan kepada Pokja: a. salinan surat tugas Pokja; b. dokumen RUP; dan c. salinan undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP
7
Menerima: salinan surat tugas Pokja dan dokumen RUP dan salinan undangan rapat/ informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP, kemudian: a) Jika menerima undangan maka menyiapkan bahan rapat dan meminta Sekretariat memfasilitasi kebutuhan Pokja ULP. b) Jika tidak diadakan rapat koordinasi kaji ulang RUP maka membuat surat usulan ada tidaknya Perubahan RUP dan menyampaikannya ke Kepala ULP.
8
Melaksanakan rapat koordinasi pengkajian ulang RUP, serta membuat berita acara hasil rapat dan menandatanganinya
9
1. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP kepada PA/KPA. 2. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP kepada Sekretariat.
PA/KPA
PPK
Pelaksana Kepala ULP
2
1 Sekretariat ULP 1
Pokja ULP
Kelengkapan 1. Salinan surat tugas Pokja 2. Dokumen RUP 3. Informasi bahwa tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
2
b a
b
a
1
2
1
2
3
1
2
3
Mutu Baku Waktu Output 1 hari Salinan surat tugas Pokja, dokumen RUP, dan informasi tidak ada/tidak diperlukan rapat tersampaikan
1. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP 2. Salinan surat tugas Pokja 3. Dokumen RUP
1 hari
1. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP diinventarisasi 2. Salinan surat tugas Pokja dan dokumen RUP serta salinan Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP tersampaikan kepada Pokja
1. Salinan surat tugas Pokja 2. Dokumen RUP 3. Salinan undangan rapat/ informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
1 hari
Bahan rapat/Surat Usulan ada tidaknya Perubahan RUP
1. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP 2. Dokumen RUP dan Dokumen RKA 3. Bahan rapat yang disiapkan Pokja
1 hari
Berita acara hasil pembahasan kaji ulang RUP
Berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP
1 hari
1. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP diserahkan kepada Sekretariat 2. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP diserahkan kepada PA/KPA
Keterangan
No
Aktivitas
10 Menerima salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP dari Pokja, kemudian menginventarisasi, menyampaikan salinan kepada Kepala ULP dan menyimpan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP.
1
PA/KPA
PPK
Pelaksana Kepala ULP
2 Sekretariat ULP
1
2
Pokja ULP
3 3
Kelengkapan Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP
Mutu Baku Waktu Output 1 hari 1. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP diterima dari Pokja 2. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP terinventarisasi
11 Menerima salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP dari Sekretariat.
Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP
1 hari
Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP diterima dari Sekretariat
12 Menyampaikan draft surat usulan perubahan RUP kepada Kepala ULP untuk ditandatangani melalui Sekretariat.
Draft surat usulan perubahan RUP
1 hari
Draft surat usulan perubahan RUP diterima Kepala
Draft surat usulan perubahan RUP
1 hari
Surat usulan perubahan RUP yang telah ditandatangani Kepala ULP
1 hari
15 Menerima, mempelajari, dan menyampaikan surat usulan perubahan RUP kepada PA/KPA.
Surat usulan perubahan RUP
1 hari
16 Menerima salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP, atau salinan Surat Usulan Perubahan RUP dan mempelajari usulan perubahan RUP yang diajukan. a) Jika menyetujui usulan perubahan RUP maka merevisi rencana kerja anggaran (RKA) dan rencana umum pengadaan (RUP); b) Jika tidak menyetujui usulan perubahan RUP maka menginformasikan kepada PPK untuk melanjutkan proses pengadaan.
Berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP atau surat usulan perubahan RUP
1 hari
Draft surat usulan perubahan RUP tertandatangani Surat usulan perubahan RUP yang telah ditandatangani Kepala ULP terinventarisasi dan tersampaikan kepada PA/KPA melalui PPK Surat usulan perubahan RUP diterima PA/KPA 1. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP, atau salinan surat usulan perubahan RUP; 2. Revisi rencana kerja anggaran (RKA); 3. Revisi rencana umum pengadaan (RUP); 4. PPK mendapat informasi untuk melanjutkan proses pengadaan.
13 Menerima dan menandatangani draft surat usulan Perubahan RUP. 14 Menginventarisasi, menyimpan, dan menyampaikan surat usulan perubahan RUP yang telah ditandatangani Kepala ULP (asli disampaikan kepada Pokja ULP dan salinan dikirimkan kepada PA/KPA melalui PPK).
b a
b a
1
2
1
2
Keterangan
No
Aktivitas
1 PA/KPA
17 Menetapkan RKA dan RUP yang telah direvisi berdasarkan hasil pelaksanaan kaji ulang atau surat usulan perubahan RUP.
Pelaksana Kepala ULP
PPK
1
2
18 Mengumumkan ulang RUP dan menyerahkannya kepada PPK dan Kepala ULP 19 1. Menerima RUP yang telah direvisi dan mempersiapkan proses penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP). 2. Menerima RUP yang telah direvisi
1
20 Melanjutkan proses pengadaan b a
2 Sekretariat ULP
2
Pokja ULP
Kelengkapan 1. Revisi rencana kerja anggaran (RKA) 2. Revisi rencana umum pengadaan (RUP)
Mutu Baku Waktu Output 3 hari 1. Revisi rencana kerja anggaran (RKA) ditetapkan 2. Revisi rencana umum pengadaan (RUP) ditetapkan
Revisi RUP
1 hari
Pengumuman ulang RUP
Rrevisi RUP
1 hari
1. RUP hasil revisi diterima dan proses penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) dipersiapkan 2. RUP hasil revisi diterima
Informasi untuk melanjutkan proses pengadaan
1 hari
Informasi untuk melanjutkan proses pengadaan diterima
Total Waktu Penyelesaian
Disesuaikan dengan kebutuhan
Keterangan
