Nejčastější chyby a nedostatky v projektech předložených do ROP SV

Nejčastější chyby a nedostatky v projektech předložených do ROP SV 1. Nedostatky zjištěné při kontrole přijatelnosti Název kritéria

Podle kontrolního znaku elektronické verze a vytištěné žádosti jsou obě verze shodné.

Je projekt zaměřen pouze na jednu oblast podpory.

Všechny listy žádosti jsou pevně spojeny a mají shodný kód.

Popis nedostatku 1. Jednotlivé stránky žádosti o poskytnutí dotace obsahovaly různé kontrolní znaky 2. Některé listy v žádosti chyběly a některé listy byly v žádosti naopak víckrát. Aktivity projektu směřují do více oblastí podpory, než je zvolená oblast podpory. Např. projekt – stavba multifunkčního objektu předloženého v rámci oblasti podpory 2.3 - obsahuje jak vybudování prostor svým zaměřením příslušným do oblasti podpory 2.3 (mateřské centrum, klubovna pro spolkovou činnost, knihovna), tak prostor, které přísluší do oblasti podpory 3.1 (muzeum, turistické informační centrum)

1. Listy žádosti byly vloženy volně do obálky bez pevného spojení. 2. Jednotlivé stránky žádosti o poskytnutí dotace obsahovaly různé kontrolní znaky

Doporučení Žádost je nutné tisknout až po posledním finálním uložení projektu v aplikaci Benefit7. Před vložením do obálky zkontrolovat, zda žádost obsahuje všechny stránky a zda všechny stránky žádosti obsahují tentýž kód, který byl vygenerován při poslední finalizaci. Projekt je třeba vyprofilovat tak, aby nedocházelo k „překryvům“ mezi jednotlivými oblastmi podpory ROP SV. Aktivity, na nichž žadatel trvá a není možné je zařadit do zvolené oblasti podpory (v uvedeném případě do oblasti podpory 2.3), je nutno zařadit do nezpůsobilých výdajů projektu. Projekt konzultovat na územním odboru realizace programu. 1. Listy žádosti je nutné pevně spojit /např. sešít sešívačkou, kroužkovou vazbou nebo jiným vhodným způsobem/. 2. Žádost tisknout až po posledním finálním uložení projektu v aplikaci Benefit7. Před vložením do obálky zkontrolovat, zda žádost obsahuje všechny stránky a zda všechny stránky žádosti obsahují tentýž kód, který byl vygenerován při poslední finalizaci.

Je projekt v souladu s legislativou EU a ČR (zejména týkající se veřejné podpory, ochrany hospodářské soutěže, vlivu na životní prostředí apod.), což žadatel stvrdil čestným prohlášením.

Projektová žádost deklarovala, že projekt nezakládá veřejnou podporu, ale při posouzení ze strany ÚRR bylo konstatováno, že projekt veřejnou podporu zakládá

Projekt zkonzultovat na územním odboru realizace programu.

Je projekt v rozmezí minimálních (a, jsou-li stanoveny, také maximálních) celkových způsobilých výdajů stanovených pro danou oblast podpory.

Celkové způsobilé výdaje projektu nedosáhly minimální hodnoty stanovené pro danou oblast podpory. Např. v oblasti podpory 3.1 je stanovena hranice minimálních celkových způsobilých výdajů na 5 mil. Kč. Projekt tedy musí vykazovat sumu celkových způsobilých výdajů alespoň 5 mil. Kč.

Je nutné zkontrolovat výši celkových způsobilých výdajů. V případě nedosáhnutí hodnoty minimálních celkových způsobilých výdajů dle Prováděcího dokumentu ROP SV (např. v oblasti podpory 3.1 je to 5 mil. Kč) projekt nelze předložit do ROP SV.

Žadatel splňuje definici příjemce pro danou oblast podpory.

1. Subjekt uvedený jako žadatel není ve skupině oprávněných příjemců pro zvolenou oblast podpory. 2. U projektů předložených ze strany NNO nebo zájmovým sdružením právnických osob do prioritní osy 2 a oblasti podpory 3.2 musí žadatel splnit podmínku veřejnoprávního subjektu.

1. Zkontrolovat, zda se typ subjektu, který bude projekt předkládat jako žadatel, nachází ve skupině oprávněných příjemců definovanou pro danou oblast podpory (lze zkontrolovat dle Prováděcího dokumentu ROP SV) 2. Doložit Doklady potvrzující splnění definice veřejnoprávního charakteru žadatele – viz příloha č.21

Cíle plynoucí z aktivit projektu se neshodují s cíli zvolené oblasti podpory. Projekt svým zaměřením buď vůbec nespadá do zvolené oblasti podpory ROP SV a nebo vůbec nespadá do ROP SV.

Pečlivě porovnat zaměření a cíle projektu s cíli zvolené oblasti podpory ROP SV. Projekt zkonzultovat na územním odboru realizace programu.

Aktivity projektu se neshodují s jednotlivými typovými zaměřeními zvolené oblasti podpory. Projekt je v souladu se zaměřením dané oblasti Projekt svým zaměřením buď vůbec nespadá podpory. do zvolené oblasti podpory ROP SV a nebo vůbec nespadá do ROP SV.

Pečlivě porovnat zaměření projektu s popisem zvolené oblasti podpory ROP SV. Projekt zkonzultovat na územním odboru realizace programu.

Projekt je v souladu s globálním a operačními cíli oblasti podpory.

Pozn. Při nesplnění některého z kriterií přijatelnosti je projekt vyřazen z dalšího postupu administrace.

2. Nedostatky zjištěné při kontrole formálních náležitostí Název kritéria

Popis nedostatku

Doporučení

Všechny údaje v žádosti jsou vyplněny formálně i věcně správně,

V některých částech žádosti byly obsaženy nesrozumitelné znaky

Vytištěnou žádost si zkontrolovat. Ověřit si, zda tiskárna spolupracuje správně s počítačem. V případě, že jsou v žádosti překlepy, není možné daná místa ručně upravovat po vytištění (zabělovat, přepisovat apod.).

Byl dodán předepsaný počet materiálů – žádost je dodána ve 2 pare vč. příloh (z nichž 1 je originál),

Některé přílohy nebyly ve dvou vyhotoveních

Zkontrolovat před uzavřením obálky počet vložených exemplářů všech dokumentů

Dodané povinné přílohy požadované v rámci dané oblasti podpory obsahují náležitosti dle seznamu pro jednotlivé oblasti podpory,

Viz další kapitola – nedostatky v povinných přílohách

U žádostí v tištěné podobě je žádost podepsána žadatelem nebo jeho oprávněným zástupcem (včetně úředně ověřené plné moci žadatele tomuto oprávněnému zástupci),

Žádost nebyla podepsána

Všechny přílohy k žádosti jsou očíslovány podle seznamu příloh,

U číslování nepovinných příloh byla používána čísla Nepovinné přílohy nečíslovat. V případě potřeby příloh povinných, které nebyly pro projekt relevantní, označovat tyto přílohy (např. z důvodu odvolávek) následně tedy číslování příloh nesouhlasilo se jiným značením - např. velká tiskací písmena. seznamem uvedeným v Benefitové žádosti.

Výdaje uvedené v žádosti jsou způsobilé – při nutnosti přesunout prostředky mezi rozpočtovými položkami lze tak učinit za podmínky, že tímto přesunem se projekt nedostane pod minimální hranici celkových způsobilých výdajů pro danou oblast podpory a zároveň může jít pouze o přesun položky chybně zařazené ve způsobilých výdajích

Ve způsobilých výdajích projektu byly zahrnuty položky, které nejsou dle pravidel ROP považovány za způsobilé. Blíže – viz nedostatky v povinných přílohách

Zkontrolovat před uzavřením obálky podpisy na žádosti a na všech relevantních dokumentech

do nezpůsobilých,

Projekt je v souladu s pravidly uvedenými v Příručce pro žadatele a příjemce,

1. Veřejné zakázky nadefinované v žádosti neodpovídaly Pokynům pro zadávání veřejných zakázek ROP SV 2. Periodicita a výše žádostí o platbu neodpovídaly pravidlům ROP

1. Při sestavování plánu veřejných zakázek zadávaných při realizaci projektu dbát Pokynů pro zadávání veřejných zakázek 2. Při sestavování plánu žádostí o platbu dbát pravidel ROP SV (Příručka pro žadatele a příjemce ROP SV)…

3. Nedostatky v povinných přílohách žádosti o poskytnutí dotace Název přílohy

Popis nedostatku

Doporučení

Povinné přílohy předkládané se žádostí o poskytnutí dotace Přílohy, které měly být podepsány statutárním zástupcem žadatele, byly podepsány pouze zpracovatelem, nebo nebyly podepsány vůbec

Přílohy podepisovat dle pokynů ROP SV požadováno (viz příloha č. 2 PPŽP)

1. Doklady o právní subjektivitě žadatele

Chyběl Výpis z registru ekonomických subjektů

Zařadit do příloh všechny doklady definované v Příloze č. 2 Příručky pro žadatele a příjemce (PPŽP) - Povinné přílohy k žádosti o poskytnutí dotace

2. Podklady pro posouzení finančního zdraví žadatele

1. Daňová přiznání (u podnikatelských subjektů, 1. Zajistit ze strany FÚ ověření všech dokládaných NNO apod.) nebyla ověřena od finančního úřadu vyhotovení daňových přiznání 2. U krajů, obcí, svazků obcí chyběl rozpis 2. U krajů, obcí, svazků obcí doplnit výpočet jednotlivých částek, které byly zahrnuty do dluhové služby o tabulku s rozpisem částek, výpočtu dluhové služby navíc oproti metodice které byly zahrnuty do výpočtu dluhové služby Ministerstva financí (v souladu s našimi navíc oproti metodice Ministerstva financí pravidly). (v souladu s našimi pravidly).

3. Podrobný položkový rozpočet projektu

1. Nebyly zřejmé jednotkové ceny, počet jednotek, někdy byla uvedena jen celková cena bez podrobnější kalkulace 2. Byly překročeny limity pro projektovou dokumentaci (2% nebo 5%), 3. Do způsobilých výdajů byla zanesena rezerva 4. Do způsobilých výdajů byla i u plátců DPH zanesena DPH 5. U projektů zakládajících veřejnou podporu byly do způsobilých výdajů započteny vedlejší výdaje a projektová dokumentace 6. Chybělo rozklíčování nezpůsobilých výdajů

Obecně u všech příloh

1. Doložit co nejpodrobněji členěný rozpočet. Příloha je vodítkem pro hodnocení přiměřenosti a kvality rozpočtu. 2. Dodržovat limity a pravidla definovaná Metodikou způsobilých výdajů 3. Dodržovat pravidla definovaná Metodikou způsobilých výdajů 4. Ověřit si na finančním úřadu oprávněnost nároku na odpočet DPH na vstupu 5. U projektů zakládajících veřejnou podporu dbát zvýšené opatrnosti při sestavování způsobilých výdajů

projektu

6. V rámci rozpočtu vyplněného v benefitové aplikaci není možnost rozklíčovat do podpoložek nezpůsobilé výdaje projektu. Vysvětlení nezpůsobilých výdajů je potřeba provést v rámci přílohy č.3

4. Studie ekonomického hodnocení projektu

V kapitole „Analýza trhu-prostředí a odhad poptávky a potřeb, marketingová strategie“ nebyl projekt popsán z hlediska veřejné podpory, tj. chyběl rozbor 4 znaků veřejné podpory neslučitelné se společným trhem: o poskytování veřejných prostředků, o zvýhodňování podnikání či odvětví výroby, o narušení nebo hrozba narušení hospodářské soutěže, o ovlivnění obchodu mezi členskými státy EU.

V kapitole „Analýza trhu-prostředí a odhad poptávky a potřeb, marketingová strategie“ popsat vztah projektu k problematice veřejné podpory. Postupovat v souladu s přílohou č. 5 PPŽP

5. Územní rozhodnutí s vyznačením nabytí právní moci

1. Územní rozhodnutí nebylo opatřeno doložkou o nabytí právní moci 2. V rámci dokumentace je použito slovo „oprava“ . Ve skutečnosti však není předmětem projektu oprava, ale „rekonstrukce“ – nebylo doloženo čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“

1. Zkontrolovat vyznačení nabytí právní moci na územním rozhodnutí 2. Zkontrolovat terminologii v územním rozhodnutí a v případě, že je předmětem projektu rekonstrukce, ale v textu se vyskytuje termín „oprava“ doložit čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“ a v souladu s tímto budou i zaúčtovány výdaje

1. Stavební povolení nebylo opatřeno doložkou o nabytí právní moci 2. V rámci dokumentace je použito slovo „oprava“ Ve skutečnosti však není předmětem projektu oprava, ale „rekonstrukce – nebylo doloženo čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo

1. Zkontrolovat vyznačení nabytí právní moci na stavebním povolení 2. Zkontrolovat terminologii ve stavebním povolení a v případě, že je předmětem projektu rekonstrukce, ale v textu se vyskytuje termín „oprava“ doložit čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“ a v souladu

6. Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci

„modernizace“

s tímto budou i zaúčtovány výdaje

7. Souhlas s ohlášením stavby

V rámci dokumentace je použito slovo „oprava“. Ve skutečnosti však není předmětem projektu oprava, ale „rekonstrukce“ – nebylo doloženo čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“

Zkontrolovat terminologii v souhlasu s ohlášením a v případě, že je předmětem projektu rekonstrukce, ale v textu se vyskytuje termín „oprava“ doložit čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“ a v souladu s tímto budou i zaúčtovány výdaje

8. Rozhodnutí o spojení územního a stavebního řízení nebo jiné

V rámci dokumentace je použito slovo „oprava“. Ve skutečnosti však není předmětem projektu oprava, ale „rekonstrukce“ – nebylo doloženo čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“

Zkontrolovat terminologii v rozhodnutí a v případě, že je předmětem projektu rekonstrukce, ale v textu se vyskytuje termín „oprava“ doložit čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“ a v souladu s tímto budou i zaúčtovány výdaje

9. Projektová stavební dokumentace

V rámci dokumentace je použito slovo „oprava“. Ve skutečnosti však není předmětem projektu oprava, ale „rekonstrukce“ – nebylo doloženo čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“

Zkontrolovat terminologii v projektové dokumentaci a v případě, že je předmětem projektu rekonstrukce, ale v textu se vyskytuje termín „oprava“ doložit čestné prohlášení o tom, že aktivity projektu splňují charakter „rekonstrukce“ nebo „modernizace“ a v souladu s tímto budou i zaúčtovány výdaje

10. Doklad o prokázání vlastnických vztahů

1. Nebyly doloženy všechny listy vlastnictví 2. Nebylo zřejmé, na jakých nemovitostech (pozemcích či budovách) bude projekt realizován 3. Snímky katastrální mapy neobsahovaly vyznačení nemovitostí dotčených projektem 4. Na nemovitostech dotčených projektem je evidováno zástavní právo – nutno odstranit do podpisu smlouvy 5. Doložená katastrální mapa byla prostou kopií

1. Zkontrolovat seznam všech nemovitostí dotčených projektem a doložit listy vlastnictví 2. V popisu projektu nebo v úvodu této přílohy uvést seznam všech nemovitostí dotčených projektem 3. Na snímcích z katastrální mapy vyznačit nemovitosti dotčené projektem 4. Zkontrolovat listy vlastnictví, zda není na dotčených nemovitostech evidováno zástavní právo. Pokud tomu tak je, podniknout kroky

katastrální mapy, tj. nebyla úředně ověřena (např. nebyla opatřena kolkem a ověřením z katastrálního úřadu).

vedoucí k výmazu – zrušení zástavního práva je nutno doložit nejpozději před podpisem smlouvy 5. Nutné dokládat katastrální mapu opatřenou ověřením z katastrálního úřadu

11. Doklad o posouzení vlivu projektu na životní prostředí

Příloha nebyla doložena

Zkontrolovat, zda příloha není relevantní

12. Doklad o posouzení vlivu projektu na lokality soustavy Natura 2000

Příloha nebyla doložena

Zkontrolovat, zda příloha není relevantní

13. Soulad s rozvojovými strategiemi

Chyběly anotace zdroje

Použít formulář č.1 – v něm vyplnit všechny řádky

14. Vymezení brownfields, průmyslové zóny nebo lokality menšího rozsahu s průmyslovým využitím

1. Příloha nebyla vůbec doložena, i když byla pro projekt relevantní 2. Příloha (Potvrzení o splnění definice brownfield´s) nebyla vydána odpovědným orgánem

1. V případě, že je projekt zaměřen na regeneraci brownfields (příp. je to v indikátorech), tak je nutné tuto přílohu doložit. 2. Dbát na to aby byla příloha vydána a potvrzena odpovědným orgánem.

15. Doklad o partnerství 19. Čestné prohlášení o závazku nového vzdělávacího programu

Z přílohy nebyl zřejmý obsah nového vzdělávacího programu, proto byla náplň příloh rozšířena o popis nového vzdělávacího programu (NVP).

Vyhotovit popis nového vzdělávacího programu (NVP). Popis NVP musí korespondovat s aktivitami a způsobilými výdaji projektu.

20. Čestné prohlášení o podpoře de minimis a vnitrostátní regionální investiční podpoře

Políčka byla zaškrtnuta nesprávně, projekty nezakládající veřejnou podporu přílohu nepředkládají

Prohlédnout si, které možnosti jsou pro projekt relevantní

Povinné přílohy předkládané nejpozději před podpisem smlouvy 6. Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci včetně kompletní příslušné projektové dokumentace – pokud nebylo předloženo již při podání žádosti 30. Dokumentace k dokončeným výběrovým

Žadatel nebyl schopen ve lhůtě 30 kalendářních dnů od doručení Výzvy k doložení příloh před podpisem smlouvy dodat stavební povolení 1. Smlouvy o dílo, o dodávce apod. neobsahovaly povinnost dodavatele

Při sestavování harmonogramu a při rozhodnutí podat projekt do určité výzvy počítat s harmonogramem uvedeným v PPŽP 1. Ve smlouvách s dodavateli věnovat zvýšenou pozornost požadované formulaci a do smluv ji

řízením

31. Smlouva o vedení zvláštního účtu / podúčtu projektu

spolupůsobit při výkonu finanční kontroly 2. Při zadávání veřejné zakázky nebyl dodržen postup daný zákonem č.137/2006 nebo Pokyny pro zadávání veřejných zakázek ROP SV 3. Chyběl seznam dokumentace předkládaný v rámci této přílohy podepsaný žadatelem. 4. Chyběly doklady o doručení výzvy, nabídek, rozhodnutí apod. Byla doložena pouze prostá kopie smlouvy

zakomponovat 2. Při zadávání VZ postupovat dle zákona č.137/2006 a Pokynů pro zadávání VZ ROP SV 3. Při kompletaci přílohy dbát na to, aby obsahovala vše, co je dle pokynů ROP SV požadováno (viz příloha č. 2 PPŽP) 4. Viz bod 3

V souladu s pokyny ROP SV doložit originál nebo ověřenou kopii smlouvy.