DESAIN DAN PEMBUATAN SISTEM PENYIMPANAN DAN DOKUMEN RESTRUKTURISASI PADA LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT STIE YKPN YOGYAKARTA DENGAN TEKNOLOGI BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Mujiyanto 11.01.2980
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
2
Design And Manufacture Of Storage Systems And Document Restructuring On Research Institution And Community Service STIE YKPN YOGYAKARTA With Web-Based Technology Desain Dan Pembuatan Sistem Penyimpanan dan Dokumen Restrukturisasi pada Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat STIE YKPN YOGYAKARTA dengan Teknologi Berbasis Web Mujiyanto Windha Mega Pradnya Jurusan D3 Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Centre for Research and Community Service STIE YKPN Yogyakarta need a place to store documents faculty research and a system that is able to restructure these documents becomes more tersetruktur documents so that it can be used again in the future. Researcher or lecturer require the same research document formats between each other. Then the system will be created to store the management of research and research documents other documents. Publication of scientific papers in the Research Center requires a restructuring of the system documents and preparing reports. Therefore, the system will be made publication of scientific papers that can create reports and documents so that restructure as needed. The results of this system in the form of data reports faculty research and service. Which will be stored in the form of Microsoft Excel and Microsoft Word. So that in expect an all lecturers have the same curriculum vitae in scope STIE YKPN Yogyakarta. When the system is in need of accreditation because it requires data of existing faculty. Keywords: Restructuring, Database, Document Processing, Accreditation Systems
3
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi dan informasi di era globalisasi semakin pesat seiring dengan perkembangan zaman dan lajunya kebutuhan. Terlebih lagi pada sistem pengolahan dan penyimpanan data yang diperlukan sebuah organisasi ataupun institusi. Kebutuhan sebuah sistem untuk menyimpan data secara aman sangatlah penting guna mengamankan data-data yang dimiliki oleh suatu instansi atapun institusi pendidikan. Disinilah peranan teknologi komputer yang didukung pemanfaatan efektifitas dan efisiensi sangat dibutuhkan. Pada instansi pendidikan khususnya dalam menghadapi tuntutan perkembangan zaman tidak lepas dari berbagai persoalan yang ada, namun diharapkan mampu memanfaatkan teknologi sebagai solusi dalam pemecahan permasalahan dan hambatan dengan menggunakan suatu sistem pengolahan data untuk memperoleh informasi dan hasil yang diharapkan secara cepat. Oleh karena itu, sangat diperlukan suatu pengolahan data rekam dosen dilinkup LPPM STIE YKPN Yogyakarta. Dimana datadata yang tersimpan dalam sistem akan digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan seperti akreditasi jurusan atapun universitas. Selain itu data-data yang tersimpan dalam sistem ini juga akan digunakan untuk membuat CV dari dosen-dosen yang ada di LPPM STIE YKPN Yogyakarta. Dengan adanya sistem pemyimpanan dan restrukturisasi
dokumen
ini
diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data secara tepat dan akurat. Sistem yang sudah ada akan diganti dan diintegerasikan dengan sistem yang terkomputerisasi. Hal inilah yang mendorong dilakukannya pembenahan yang dapat membantu dalam pelaksanaan kerja dalam pengolahan dan pengambilan keputusan secara cepat. Atas dasar pemikiran tadi, penulis mencoba untuk menyusun Tugas Akhir ini dan mengajukan judul “Desain Dan Pembuatan Sistem Penyimpanan Dan Dokumen Restrukturisasi Pada Lembaga Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat STIE YKPN Yogyakarta Dengan Teknologi Berbasis Web”. Dipilihnya LPPM STIE YKPN Yogyakarta dikarenakan lembaga tersebut sangat membutuhkan sebuah sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data atau restrukturisasi data dosen agar saat data-data tersebut ingin digunakan kembali sistem dapat memberikan data secara cepat , akurat dan efisien.
4
2. Landasan Teori 2.1 Definisi Restrukturisasi Restrukturisasi ini dilakukan karena struktur organisasi tidak efektif lagi akibat adanya kemajuan, kemunduran atau modernisasi peralatannya. Sedangkan penerapan nya di dalam sistem adalah bagaimana mengubah atau memperbaiki data-data ataupun dokumen menjadi lebih
tersetruktur. Hal ini dilakukan agar dokumen-dokumen yang
terdigitalisasi menjadi lebih teratur dan mudah untuk digunakan. Data-data yang berada dalam database sebenarnya dapat direstrukturisasi ke dalam bentuk yang lebih mudah untuk dibaca atau dipahami dengan mengubah atau memperbaiki data-data tersebut. Secara teori restrukturisasi terbagi menjadi 3 yaitu Restrukturisasi vertical, restrukturisasi horizontal dan restrukturisasi kombinasi. 2.1.1 Restrukturisasi Vertikal Restrukturisasi vertikal adalah dengan memperbanyak tingkatan-tingkatan suatu organisasi. 2.1.2 Restrukturisasi Horizontal Restrukturisasi horizontal adalah perubahan struktur organisasi dengan cara menambah jumlah bagian atau departementnya. Dengan cara ini maka rentang kendali semakin banyak, struktur organisasi semakin melebar dan spesialisasi tugas semakin mendalam. Misalnya, dari tujuh bagian atau departemen menjadi sembilan bagian atau departemen. 2.1.3 Restrukturisasi Kombinasi Restrukturisasi kombinasi adalah perubahan struktur organisasi bank yang dilakukan dengan cara mengombinasikan perubahan vertikal dan horizontal. Jadi dalam organisasi bank tersebut, jabatan dan bagian-bagiannya semakin banyak. Restrukturisasi kombinasi ini relatif lebih baik karena kebaikan-kebaikan restrukturisasi vertikal dan horizontal dimanfaatkan, sementara keburukannya dibuang.
2.2 Pengertian Sistem Berbasis Web Sistem Berbasis Web merupakan sebuah aplikasi yang dapat diakses melalui internet atau intranet, dan pada sekarang ini ternyata lebih banyak dan lebih luas dalam pemakaiannya. Banyak dari perusahaan-perusahaan maupun instansi berkembang yang menggunakan Aplikasi Berbasis Web dalam merencanakan sumber daya mereka dan untuk mengelola perusahaan mereka. Aplikasi Berbasis Web dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan yang berbeda. Sebagai contoh, Aplikasi Berbasis Web dapat digunakan untuk membuat invoice dan memberikan cara yang mudah dalam penyimpanan data di database.
5
Aplikasi ini juga dapat dipergunakan untuk mengatur persediaan. Karena fitur tersebut sangat berguna khususnya bagi mereka yang berbisnis ritel. Bukan hanya itu, Aplikasi Berbasis Web juga dapat bekerja memonitoring sistem dalam hal tampilan. Bahkan jumlah dari Aplikasi Berbasis Web sudah tak terhitung lagi, yakni dapat di desain dan disesuaikan untuk berbagai jenis industri, langitlah yang menjadi batasannya. (Roki Aditama, Sistem Informasi Akademik Kampus Berbasis Web dengan PHP, bukolomedia, 2012). Selain fungsi-fungsi tersebut, salah satu keunggulan kompetitif dari Aplikasi Berbasis Web adalah bahwa aplikasi tersebut ‘ringan’ dan dapat diakses dengan cepat melalui browser dan koneksi internet atau intranet ke server. Ini berarti bahwa pengguna dapat mengakses data atau informasi perusahaan mereka melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC di rumah mereka dengan mudah, tidak seperti aplikasi-aplikasi desktop di mana pengguna harus menginstal perangkat lunak atau aplikasi yang diperlukan hanya untuk mengakses data / informasi.
tersebut sama-sama digunakn untuk menghubungkan database MySQL dengan PHP. 2.3 Konsep Pemrograman MVC (Model-View-Controller) Pengembangan perangkat lunak akan selalu mengalami perubahan, terutama perubahan kode pada interface suatu aplikasi, karena interface merupakan bagian yang berinteraksi langsung dengan user , dan inilah yang menjadi hal mendasar bagi user demi kemudahan penggunaan aplikasi. Dengan perubahan yang terjadi, maka akan muncul potensi untuk terjadi perubahan juga pada bagian lainnya, dan akan menjadikan sistem menjadi semakin kompleks dan rumit. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperkenalkanlah sebuah arsitektur atau pola yang disebut Model View Controller (MVC). Model View Controller (MVC) adalah sebuah pola yang dapat membangun proyek perangkat lunak lebih efektif karena dilakukan dengan memilah komponen antara Model, View, dan Controller pada bagian bagian dalam proyek.
1
2.3.1 Model Model adalah sebuah layer pada MVC yang merepresentasikan data yang digunakan oleh aplikasi sesuai dengan proses bisnis yang terjadi pada data tersebut, 1
Yudhy Tri Suharno, “Pengenalan MVC (Model View Controller)”,di akses melalui http://blogs.mervpolis.com/roller/yudhy/entry/pengenalan_mvc_model_view_controller pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
6
dengan memilahnya menjadi beberapa bagian terpisah kembali, seperti penampungan data, persistence, proses manipulasi, dan lain- lain. 2.3.2 View View adalah sebuah layer pada MVC yang mengandung keseluruhan detail dari implementasi user interface dengan melibatkan komponen grafis yang menyediakan 2.3.3 Controller Controller adalah sebuah layer pada MVC yang menyediakan detai alur program dan transisi layer, dan bertanggung jawab akan penampungan event yang dibuat oleh user dari view dan melakukan update terhadap komponen model menggunakan data dari user. 2.4 Konsep Pemodelan UML (The Unifed Modeling Language) The Unifed Modeling Language adalah seperangkat aturan dan notasi untuk spesifikasi sistem perangkat lunak, dikelola dan dibuat oleh Object Management Group. notasi ini menyediakan satu set elemen grafis untuk pemodelan system. Beberapa diagram dari UML adalah 2.4.1 Use Case Diagram Use Case Diagram merupakan alat komunikasi tingkat tinggi untuk mewakili persyaratan sistem. Diagram menunjukkan interaksi antara pengguna dan entitas eksternal lainnya dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Sebuah use case merupakan unit fungsi yang dapat berinteraksi dengan aktor atau terkait dengan use case lainnya. Penggunaannya diwakili dengan sebuah elips dengan nama use case didalamnya. Nama use case biasanya berupa suatu kata kerja Aktor mewakili entitas eksternal dalam sistem dan dapat berupa manusia, perangkat keras atau sistem lain. Aktor diambil menggunakan sebuah figure tongkat. Hubungan yang terjadi antar aktor biasanya adalah generalisasi untuk menunjukkan perilaku terhadap sistem yang lebih spesifik
Use Case
Actor
2
2
Ratno Kustiawan, S.Kom. Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta, Materi Amikom, 2012.
7
Ditunjukkan dalam diagram use case oleh garis padat. Sebuah asosiasi setiap kali ada seorang aktor yang terlibat dengan interaksi yang dijelaskan oleh use case. Asosiasi dimodelkan sebagai garis yang menghubungkan use case dan aktor untuk satu sama lain, dengan mata panah yang bersifat opsional(tidak harus ada) pada salah satu ujung baris. panah ini sering digunakan untuk menunjukkan arah seruan awal hubungan atau untuk menunjukkan aktor utama dalam use case.
Assosiasi
Tabel 2.1 Use Case Diagram 2.4.2 Activity Diagram Activity Diagram menangkap alur dari system, termasuk tindakan utama dan titik keputusan. Diagram ini berguna untuk mendokumentasikan proses bisnis. Simbol. 3
Action
Menggambarkan 1 langkah dalam alur system.
Start Node/Initial Node
Digunakan untuk menggambarkan dimana aliran berawal
Activity Final Node
Akhir dari banyak aliran dalam diagram aktivitas
Flow Final Node
Menunjukkan akhir dari aliran tunggal dalam diagram aktivitas
Control Flow
Menunjukkan aliran kendali dari satu aksi ke aksi yang berikutnya lain.
Tabel 2.2 Acitvity Diagram 3
ibid
8
2.5 Definisi Basis Data Kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). 4 Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta
yang
tersimpan
di
dalamnya:
penjelasan
ini
disebut
skema.
Skema
menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Untuk membangun sebuah basis data terdapat tahapan-tahapan yang perlu kita lalui yaitu: •
Perencanaan basis data
•
Mendefinisikan sistem
•
Analisa dan mengumpulkan kebutuhan
•
Perancangan basis data 5
2.5.1 Konsep Normalisasi Basis Data Normalisasi adalah langkah-langkah sistematis untuk menjamin bahwa struktur database memungkinkan untuk general purpose query dan bebas dari insertion, update dan deletion anomalies yang dapat menyebabkan hilangnya integritas data (E.F. Codd, 1970) Pada dasarnya normalisasi dilakukan untuk memperbaiki desain tabel yang kurang baik sehingga penyimpanan data menjadi lebih efisien dan bebas anomali data. Untuk memperjelas pemahaman tentang proses normalisasi. Normalisasi dilakukan terhadap desain tabel yang sudah ada dengan tujuan untuk meminimalkan redundansi (pengulangan) data dan menjamin integritas data dengan cara menghidari 3 Anomali Data: Update, Insertion dan Deletion Anomaly.
6
2.5.2 Basis Data dengan MySql MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (DBMS) yang multithread, dan multi-user. MySQL adalah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS). MySQL AB merupakan perusahaan
4
Wikipedia bahasa Indonesia “Basis data”,di akses melalui http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
5
Wikipedia bahasa Indonesia “Model basis data”,di akses melalui http://id.wikipedia.org/wiki/Model_basis_data pada 7 Mei 2014 pukul 12:57 6 Brigida, “Definisi dan Tujuan Normalisasi”,di akses melalui http://informatika.web.id/definisidan-tujuan-normalisasi.htm pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
9
komersial Swedia yang mensponsori dan yang memiliki MySQL. Pendiri MySQL AB adalah dua orang Swedia yang bernama David Axmark, Allan Larsson dan satu orang Finlandia bernama Michael “Monty”. Setiap pengguna MySQL dapat menggunakannya secara bebas yang didistribusikan gratis dibawah lisensi GPL(General Public License) namun tidak boleh menjadikan produk turunan yang bersifat komersial. Pada saat ini MySQL merupakan database server yang sangat terkenal di dunia, semua itu tak lain karena bahasa dasar yang digunakan untuk mengakses database yaitu SQL. SQL (Structured Query Language) pertama kali diterapkan pada sebuah proyek riset pada laboratorium riset San Jose, IBM yang bernama sistem R. Kemudian SQL juga dikembangan oleh Oracle, Informix dan Sybase. Dengan menggunakan SQL, proses pengaksesan database lebih user-friendly dibandingan dengan yang lain, misalnya dBase atau Clipper karena mereka masih menggunakan perintah-perintah pemrograman murni.
7
2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan Dalam membangun sebuah sistem dibutuhkan alat-alat untuk membantu proses pembuatan sistem tersbut. Alat-alat tersebut dapat berupa perangkat lunak ataupun perangkat keras. Dalam pemrograman sistem berbasis web dibutuhkan juga alat-alat pembantu untuk membantu dalam proses pengerjaan sistem, baik yang sifatnya gratis ataupun yang berbayar. 2.6.1 Framework Codeigniter Pengertian dari Codeigniter adalah sebuah framework untuk web yang dibuat dalam format PHP. Format yang dimiliki oleh Codeigniter ini dapat digunakan untuk membuat
sebuah
website
yang
kompleks.
Framework
Codeigniter
ini
dapat
mempercepat pembuatan sebuah website, karena semua class dan modul yang kita perlukan sudah ada dan kita tinggal menggunakannya saja. Secara umum pengertian dari Framework adalah sebuah susunan atau rangkayan kerja yang tetap dan dibuat sedemikian rupa yang kemudian dapat digunakan kembali dalam sebuah aktifitas kerja yang lain, tetapi tetap dalam satu area kerja dengan rangkaian kerja yang sebelumnya. Codeigniter mempunyai definisi kumpulan sebuah maupun banyak modul-modul dalam bentuk class library yang dapat kita gunakan lagi untuk membentuk sebuah aplikasi web yang besar dengan memanfaatkan modul-modul class library tersebut. Jika dalam sebuah Framework terdapat class File Upload, dimana class ini berfungsi untuk melakukan upload file ke dalam server, maka setia aplikasi yang dirasa 7
Wikipedia bahasa Indonesia “MySQL”,di akses melalui http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
10
membutuhkan form untuk melakukan upload file ke server, makan hanya dengan menempelkan class ini pada aplikasi yang akan di buat. Ada beberapa alasan mengapa menggunakan Framework: Mempercepat dan mempermudah pembangunan sebuah aplikasi web. •
Relatif memudahkan dalam proses maintenance karena sudah ada pola tertentu dalam sebuah Framework (dengan syarat programmer mengikuti pola standar yang ada)
•
Umumnya Framework menyediakan fasilitas-fasilitas yang umum dipakai sehingga kita tidak perlu membangun dari awal (misalnya validasi, ORM, pagination, multiple database, scaffolding, pengaturan session, error handling, dll
•
Lebih bebas dalam pengembangan jika dibandingkan CMS 8
2.6.2 Jquery JQuery merupakan suatu framework (library) Javascript yang menekankan bagaimana interaksi antara Javascript dan HTML. JQuery pertama kali dirilis pada tahun 2006 oleh John Resig. Pada perkembangannya JQuery tidak sekedar sebagai framework Javascript, namun memiliki kehandalan dan kelebihan yang cukup banyak. Hal tersebut menyebabkan banyak developer web menggunakannya. JQuery memiliki slogan “Write less, do more” yang kurang lebih maksudnya adalah kesederhanaan dalam penulisan code, tapi dengan hasil yang lebih banyak. JQuery merupakan library open source dengan lisensi GNU General Public License dan MIT License. Dari sisi ukurannya, framework JQuery sungguh ramping, hanya sekitar 20 KB dan hanya terdiri dari satu file. Namun demikian, bagi yang menginginkan fungsi lebih, JQuery memungkinkan penambahan fungsionalitas dalam bentuk plugin. Saat ini tersedia ribuan plugin yang dapat diperoleh secara gratis di internet.
9
2.6.3 Twitter Bootstrap Twitter Bootstrap adalah framework css opensource (gratis) yang awalnya dikembangkan oleh tim twitter untuk para web designer. Bootstrap merupakan framework paling banyak dipakai saat ini. Dibandingkan dengan framework css lain, bootstrap memiliki fitur yang lebih lengkap dan penggunaannya sangat mudah.
8
Agus Saputra., (2011), “Trik Kolaborasi Codeigniter & JQuery”, Edisi Pertama, Penerbit Lokomedia, Bandung. 9 Satria Multimedia, “Mengenal JQuery”,di akses melalui http://www.satriamultimedia.com/artikel_belajar_dan_mengenal_jquery.html pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
11
3. Gambaran Umum 3.1 Profil Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) STIE YKPN Yogyakarta. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) STIE YKPN berdiri sejak STIE YKPN didirikan, yaitu pada tahun 1980. Pada awalnya, kegiatan LPPM STIE YKPN berfokus pada pengabdian masyarakat oleh dosen. Pada tahun akhir tahun 1980an dan sampai awal tahun 1990an, fokus aktivitas LPPM STIE YKPN adalah menyelenggarakan kegiatan KKN (Kuliah Kerja Nyata). Sekarang ini, kegiatan pokok LPPM STIE YKPN adalah penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Kegiatan lain yang dilakukan oleh LPPM STIE YKPN adalah pelatihan untuk kepentingan civitas akademika STIE YKPN dan masyarakat luas. LPPM STIE YKPN melakukan kegiatan penelitian, baik dengan dana internal maupun dengan dana eksternal. Berdasarkan jenis pendanaan, alternatif kegiatan penelitian yang dapat dilakukan oleh LPPM STIE YKPN meliputi: 1. Penelitian Dana Internal LPPM 2. Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi 3. Penelitian Tim Pascasajana 4. Penelitian Fundamental 5. Penelitian Hibah Bersaing 6. Penelitian Kerjasama antar Perguruan Tinggi 7. Penelitian Disertasi Doktor 8. Penelitian Dosen Pemula 9. Penelitian Unggulan Strategis Nasional 10. Riset Andalan Perguruan Tinggi dan Industri 11. Penelitian Kerjasama Luar Negeri dan Publikasi Internasional 12. Penelitian Kompetensi 13. Penelitian Strategis Nasional 14. Penelitian Prioritas Nasional MP3EI LPPM STIE YKPN melakukan kegiatan pengabdian masyarakat, baik dengan dana internal maupun dengan dana eksternal. Berdasarkan jenis pendanaan, alternatif kegiatan pengabdian masyarakat yang dapat dilakukan oleh LPPM STIE YKPN meliputi: 1. Pengabdian Masyarakat Dana Internal LPPM 2. Pengabdian Masyarakat Ipteks bagi Masyarakat 3. Pengabdian Masyarakat Ipteks bagi Kewirausahaan 4. Pengabdian Masyarakat Ipteks bagi Produk Ekspor 5. Pengabdian Masyarakat Ipteks bagi Inovasi dan Kreativitas Kampus 6. Pengabdian Masyarakat Ipteks bagi Wilayah
12
3.2 Permasalahan Dalam sistem ini LPPM STIE YKPN Yogyakarta kesulitan untuk menentukan format laporan-laporan penelitian dan Curriculum Vitae yang baku dan seragam dengan dosen yang lain. Sehingga beberapa laporan penelitian dosen berbeda dengan laporan penelitian dosen yang lain. 3.2.1 Restrukturisasi Data Menjadi Dokumen atau Bentuk Lain Dosen membuat laporan penelitian dengan mengunakan sistem pengolaan penelitian ini. Laporan yang telah dibuat peneliti disimpan dalam database sistem. Dosen juga memerlukan laporan ini sehinga data yang sebelumnya sudah diinputkan di dalam sistem akan menrestruksi data tersebut kedalam bentuk Microsoft Excel. 3.7.2 Pembuatan Curriculum Vitae Dosen Dengan Format Yang Sama Dosen juga akan mengisi biodata dalam sistem ini dimana data tersebut akan diubah menjadi bentuk Microsoft Word yang akan di gunakan dose sebagai curriculum vitae yang sama dan baku. 3.2.3 Digitalisasi Dokumen-Dokumen Penelitian LPPM STIE YKPN Yogyakarta memerlukan data-data dan dokumen baru setiap peneilitian dan pengabdian masyarakat dosen secara cepat karena dokumen-dokumen ini akan digunakan untuk kepentingan akreditasi dan lai-lain. Di dalam sistem publikasi karya ilmiah di Pusat LPPM STIE YKPN Yogyakarta memerlukan beberapa kebutuhan sebagai berikut: 1. Membuat laporan data CV semua dosen dalam bentuk Microsoft Word. 2. Membuat laporan dokumen proposal penelitian, laporan penelitian, publikasi penelitian,pengabdian
masyarakat,
bimbingan
mahasiswa,
pengajaran,
pengujian, dan bahan ajar dalam bentuk Microsoft Excel. 3. Mencetak laporan dari web. 3.2.4 Hak Akses Setiap User Dalam Sistem LPPM Berikut ini di jelaskan hak akses setiap user dalam sistem LPPM : 1. Hak akses dosen diaman disini dosen dapat menambah data, mengedit, mengexpor dan menghapus setiap data yang di miliki oleh dosen tersebut. Selain dapat menginput data dosen juga dapat mengungah data-data tentang laporan dan publikasi penelitian serta data lain yang berkaitan. 2. Hak akses karyawan juga mencangkup hak akses admin. Artinya karyawan mempunyai hak akses penuh untuk memanipulasi semua data yang telah masuk kedalam sistem LPPM.
13
4. Analisis dan Pembahasan 4.1 Perangcangan Sistem 4.1.1 UML (Unified Modelling Languange) 1. Use Case Diagram Berikut adalah Use Case Diagram yang di gunakan pada sistem penyimpanan dan dokumen restrukturisasi pada LPPM STIE YKPN Yogyakarta.
Gambar 4.1 Use Case Diagram sistem penyimpanan dan dokumen restrukturisasi pada LPPM . Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa dosen dalam sistem ini dapat melakukan beberapa hal diataranya adalah mengisi biodata diri, menganti foto, mengisi laporan penelitian, proposal penelitian, publikasi penelitian, pengabdian masyarakat , mengisi bimbingan mahasiswa, mengisi bahan ajar, mengisi pengajaran, mengisi
14
pengujian dan mencetak semua data kedalam dokumen Microsoft excel dan Microsoft word. Sedangkan hak akases yang diperoleh karyawan adalah penuh dimana karyawan dapat menambah , mengubah dan menghapus setiap data yang sudah diinputkan oleh dosen. Selain itu juga karyawan dapat mecetak semua laporan yang sudah diinputkan oleh dosen serta dapat melakukan filter data laporan berdasarkan tanggal inputan. 2. Alur-Alur Sistem Dalam Bentuk Activity Diagram Di dalam sistem LPPM YKPN Yogyakarta mempunyai alur-alur dan prosedur untuk dapat menggunakan sistem ini dengan baik dan benar. Di dalam sistem ini ada keterkaitan antara dosen dan karyawan dimana dosen baru bisa menggunkan sistem ini setelah NIK nya didaftarkan oleh karyawan ke dalam sistem. Alur-alur tersebut dapat digambarkan dalam Activity diagram sebagai berikut :
Gambar 4.2 Activity Diagram pendaftaran dosen baru.
Dalam diagram di atas dapat dijelaskan bahwa ketika dosen akan mengunakan sistem ini dosen harus mendaftarkan NIK terlebih dahulu ke karyawan. Karyawan akan
15
memasukan NIK yang sudah diberikan oleh dosen dan mengecek apakah NIK sudah terdaftar atau belum, jika belum maka karyawan akan menginputkan NIK baru tersebut kedalam sistem dan memberikanya ke Dosen. 4.2 Perancangan Database Pada perancangan database atau basis data terdapat kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu dapat saja terjadi data yang tidak lengkap atau terduplikasi. 4.2.1 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. 1. Normailisasi Bentuk Pertama (1st Normal Form) dengan syarat : •
Tidak ada baris yang duplikat dalam tabel tersebut.
•
Masing-masing cell bernilai tunggal.
•
Normalisasi bentuk kedua (2nd Normal Form).
Gambar 4.3 Normailisasi Bentuk Pertama (1st Normal Form) Tabel Proposal Penelitian 4.2.2 Relasi Antar Tabel Relasi dibuat agar tabel-tabel dalam database dapat mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata.
16
Merupakan gambaran desain relasi database sistem LPPM YPN Yogyakarta dimana terdapat 25 tabel utama dan dua tabel merupakan views. Table dosen terdapat
17
field yang berkaitan dengan biodata dosen dimana tabel ini akan digunakan sebagai primary key untuk merelasikan semua data yang berada di table-tabel lain. Tabel sumber dana, tabel program studi, tabel lingkup penelitian, akan merelasi dengan beberapa tabel, hal ini dikarenakan data yang akan diinputkan oleh dosen berbeda sehinga di buat sistem yang dinamis. Views digunakan untuk menampilkan beberapa data yang sudah terelasi agar mudah saat pemanggilan dalam sistem. Setiap id dari beberapa tabel akan di generate menggunakan fungsi yang sudah disediakan dalam database. Sehinga fungsi-fungsi tersebut akan mengenerate secara otomatis text menjadi sebuah kode unik dan menjadi kunci utama setiap tabel. 4.3 Desain Tampilan Antar Muka Sistem LPPM Untuk Dosen Dan Karyawan
Logo sistem Bagian Menu
Kepala
Konten Utama
Tombol Keluar
Sub Menu
Menu bawah Gambar 4.5 Desain Tampilan Antar Muka Sistem LPPM Untuk Dosen Dan Karyawan Rancangan pada Gambar 4.5 di atas merupakan rancangan awal dalam membangun sistem ini. Dapat dilihat bahwa di situ terdapat beberapa menu dan sub menu. Di bagian paling atas terdapat bagian kepala dimana disitu akan diisi oleh logo, tombol untuk merubah tampilan sistem dan tombol keluar sistem. Setelah itu lanjut ke
18
menu samping terdapat beberapa menu yang dapat dipilih oleh dosen. Di dalam menu terdapat sub menu yang dapat digunakan oleh dosen seperti tambah data dan expor setiap dokumen yang bersangkutan. Di bagian bawah terdapat menu untuk merubah tampilan sistem. 4.3.1 Implementasi Basis Data Sebuah basis data atau database, sangat dibutuhkan dalam sebuah 19ystem informasi
yang
terkomputerisasi.
Pada
19ystem
penyimpanan
dan
dokumen
restrukturisasi pada LPPM STIE YKPN Yogyakarta ini dibangun database utama demi terciptanya 19ystem informasi yang terintegrasi. Berikut adalah basis data utama dalam 19ystem penyimpanan dan dokumen restrukturisasi pada LPPM STIE YKPN Yogyakarta.
Gambar 4.6 Daftar Tabel, Views Dan Fungsi Dalam Database Sistem LPPM
19
4.4 Implementasi konsep MVC dan Listing Program Agar sistem penyimpanan dan dokumen restrukturisasi pada LPPM berbasis web ini bisa berjalan sebagaimana mestinya dibutuhkan konfigurasi-konfigurasi yang terdapat pada Framework CodeIgniter, berupa Script PHP yang memiliki berbagai fungsi. Selain konfigurasi terhadap Framework Codeigniter penulis juga membahas tentang konfigurasi tampilan dari PHP ke Boostrap dan Jquery. Dalam kasus ini akan digunakan metode MVC yaitu model, views dan controller sehingga nantinya program yang telah dibuat dapat dikembangkan dengan mudah oleh programmer lain karena program telah tersetruktur. 4.5 Konsep MVC ( Model - View - Controller ) Model MVC atau ( Model - View - Controller ) digunakan agar sistem bias dipisahkan berdasarkan komponen utama yang membangun sebuah aplikasi seperti manipulasi data, user interface, dan bagian yang menjadi kontrol aplikasi. Sehinga diharapakan kedepanya sistem dapat dikembangkan sesuai kemampuan developernya. Programer yang menangani bagian Model dan Controller, sedangkan Designer yang menangai View. 4.6
Halaman Antar Muka Sistem
4.6.1 Halaman Antar muka untuk dosen Implementasi dari hasil program yang sudah dibuat akan ditampilkan dalam bentuk aplikasi web. Tampilan sepenuhnya dibuat dalam view dimana view sendiri terdapat HTML , CSS, JQuery dan PHP yang digabungkan dan bias ditampilkan di halaman user. Antar muka untuk dosen tersebut antara lain sebagai berikut :
20
1. Halaman Login
Gambar 4.7 Halaman Login Dosen Sistem LPPM
2. Halaman Edit Laporan Penelitian Baru
Gambar 4.8 Halaman Edit Laporan Penelitian Dosen Sistem LPPM
21
Sedangkan untuk halaman pada Gambar 4.8 merupakan halaman edit berupa Pop-Up. Di situ dosen diperbolehkan untuk mengganti data-data yang sudah diinputkan sebelumnya. Data yang dirubah berdasarkan id penelitian yang dipilih oleh dosen. 4.7 Implementasi Keamanan Sistem Faktor keamanan sering tidak diperhatikan dalam pembangunan suatu aplikasi web. Sering kali pengembang menganggap bahwa memasang firewall cukup untuk melindungi suatu aplikasi web. Hal ini tidaklah tepat karena struktur pembuatan program juga menentukan keamanan suatu aplikasi web. Salah satunya dengan menggunakan fungsi XSS filtering. Dari kejadian seperti inilah muncul suatu istilah yaitu Cross-Site Scripting (XSS). Cross-Site Scripting tidak dapat dicegah dengan memasang firewall tetapi lebih disebabkan oleh struktur pembuatan program aplikasi web. Dengan menggunakan framework codeigniter keamanan pada sistem bisa lebih di optimalkan karena CodeIgniter dilengkapi dengan filter Hack Site Scripting. Palang pencegahan yang dapat dijalankan secara otomatis menyaring semua POST dan data COOKIE . Secara default tidak dijalankan secara global karena memerlukan sedikit pengolahan overhead. Filter XSS mencari teknik yang umum digunakan untuk memicu Javascript atau jenis lain dari kode yang mencoba untuk membajak cookie atau melakukan hal-hal berbahaya lainnya. 4.8 Hasil Ouput Laporan Salah satu tujuan utama dari sistem ini adalah sistem dapat menghasilkan ouput data berupa dokumen Microsoft word dan Microsoft Excel. Hasil output tersebut akan digunakan sebagai bahan untuk Akreditasi Institusi di STIE YKPN Yogyakarta. Berikut ini merupakan hasil ekspor data yang telah direstrukturisasi kedalam bentuk Microsoft word dan Microsoft Excel. 4.9 Pengujian Sistem LPPM Pengujian terhadap aplikasi berbasis WEB perlu dilakukan sebelum aplikasi tersebut digunakan. Pengujian merupakan salah satu bagian yang paling penting dalam jaminan kualitas aplikasi. Pengujian ini dilakukan untuk menemukan beberapa kesalahan yang disebabkan oleh proses perancangan maupun proses implementasi yang belum benar. Sistem ini sudah di terapkan di situs resmi STIE YKPN Yogyakarta. Untuk melakukan pengujian sistem dimasukan ke dalam server STIE YKPN Yogyakarta yang dapat dikunjungi melalui laman lppm.stieykpn.ac.id.
22
5. Kesimpulan Berdasarkan desain, pembahasan, penjelasan, pembuatan semua materi dan hasil uji, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa: 1. Dengan adanya sistem penyimpanan dan dokumen restrukturisasi pada LPPM STIE YKPN Yogyakarta yang telah dibuat oleh penulis. Dapat membantu kerja para karyawan di LPPM STIE YKPN Yogyakarta dalam medigitalisasi dokumendokumen dan data-data dosen yang berada di lingkup STIE YKPN Yogyakarta. 2. Dengan adanya sistem penyimpanan dan dokumen restrukturisasi pada LPPM STIE YKPN Yogyakarta yang telah digunakan oleh LPPM STIE YKPN dan dapat di kunjungi melalui laman http://lppm.stieykpm.ac.id/. Dapat membantu penyimpanan dokumen-dokumen dan data-data yang dimiliki oleh dosen di lingkup STIE YKPN Yogyakarta.
23
Daftar Pustaka
Anna Setiyani, Dr. Asep Juarna, SSi, MKom., (2011), “RESTRUKTURISASI BASIS DATA DISTRIBUTION PLANNING SYSTEM DI PT. XYZ”, Edisi Pertama, Penerbit Gunda darma University.
Bahena, R and F. Flores, 2007.RESTRUKTURISASI DATA. Santa Clara University Department of Computer Engineering.
Agus Saputra., (2011), “Trik Kolaborasi Codeigniter & JQuery”, Edisi Pertama, Penerbit Lokomedia, Bandung.
Ambler, Scott W., Sadalge, Pramond J. 2006. Refactoring Database: Evolutionary Database Design. Addison Wesley Professional.
Ramakhrisna, Raghu & Gehrke, Johannes. 2002. Database Management System 2 Nd Edition. McGraw Hill-Higher Education.
Sommerville, Ian. 2005. Software Engineering, 6 th Edition. Addison Wesley
Wikipedia bahasa Indonesia “PhpMyAdmin”,di akses melalui http://id.wikipedia.org/wiki/PhpMyAdmin pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
Wikipedia bahasa Indonesia “MySQL”,di akses melalui http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
Yudhy Tri Suharno, “Pengenalan MVC (Model View Controller)”,di akses melalui http://blogs.mervpolis.com/roller/yudhy/entry/pengenalan_mvc_model_view_controller pada 7 Mei 2014 pukul 12:57
24
