PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN BEASISWA BAGI MAHASISWA UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA SECARA ONLINE BERBASIS WEB DENGAN FRAMEWORK CODEIGNITER
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Ardyan Nur Ismayadi 10.11.4606
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2014
Scholarships Registration Information System Design For Students Of Respati University Yogyakarta Web-based online with CodeIgniter Framework
Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Beasiswa Bagi Mahasiswa Universitas Respati Yogyakarta secara Online Berbasis Web dengan Framework CodeIgniter
Ardyan Nur Ismayadi Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Scholarship assistance is a form of some money given to students who aim to help offset the cost of tuition for the continuation of education which he passes. At the university scholarship is a form of care and support from government agencies, companies, agencies or private foundations that support the advancement of education. Awarding this scholarship recipients must be right at the students who really need and meet the terms and conditions applicable. Advances in information technology are growing in the world of education, making the Respati University of Yogyakarta always want to improve and develop the technology of information included in the registration system scholarships for student. Because at this time, the Respati University of Yogyakarta provide scholarships still manual which eligible recipients to register and collect the file directly to the college authorities, causing queues and take a long time. So it takes an application that can assist in data collection scholarship recipients to be more efficient. Therefore, researchers are trying to do the Scholarships Registration Information System Design For Students Of Respati University Yogyakarta Web-based online with CodeIgniter Framework. Where researchers will build a system that provides information on scholarships and facilitate students to undertake scholarship application.
Keywords : Scholarship, Online, Web, CodeIgniter, Framework.
1. Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, telah membawa dampak positif yang sangat berpengaruh dalam berbagai bidang termasuk juga dalam bidang pendidikan. Berkembangnya teknologi berbasis komputer, membuat pekerjaan yang dihasilkan akan menjadi lebih efektif dan efisien. Universitas Respati Yogyakarta atau yang lebih dikenal dengan sebutan UNRIYO secara resmi menjadi Universitas pada tahun 2008 ini merupakan salah satu perguruan tinggi swasta favorit yang banyak diminati oleh calon mahasiswa baru. Seperti dengan visinya “Menjadi institusi pendidikan yang unggul dan terpercaya untuk menghasilkan
sumber daya manusia profesional
yang
dapat
bersaing
ditingkat global ditahun 2014”, maka perlu didukung dengan sarana dan prasarana teknologi untuk meningkatkan kualitas agar tetap bersaing ditingkat global. Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan, mahasiswa atau pelajar yang digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh. Beasiswa dapat diberikan oleh lembaga pemerintah, perusahaan, yayasan atau instansi-instansi yang lain. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Pengertian Beasiswa adalah Tunjangan yang diberikan kepada pelajar atau mahasiswa sebagai bantuan biaya belajar. Pemberian beasiswa memiliki jangka waktu 6 bulan sampai 12 bulan bahkan dapat diperpanjang hingga akhir kuliah dan minimal diberikan kepada mahasiswa yang sedang duduk pada semester dua dan maksimalnya mahasiswa yang duduk pada semester delapan. Beasiswa merupakan salah satu program anggaran Kementerian Pendidikan Negara Republik Indonesia yang setiap tahun diadakan melalui lembaga pendidikan negeri dan swasta, dan Universitas Respati Yogyakarta adalah salah satu perguruan tinggi swasta yang setiap tahun menerima bantuan beasiswa dari pemerintah seperti beasiswa PPA (Peningkatan Prestasi Akademik) dan BBM (Bantuan Belajar Mahasiswa). Beasiswa PPA adalah beasiswa yang diberikan untuk peningkatan pemeratan dan kesempatan belajar bagi mahasiswa yang mengalami kesulitan membayar biaya pendidikannya sebagai akibat krisis ekonomi, terutama bagi mahasiswa yang berprestasi akademik. Sedangkan Beasiswa BBM sama dengan PPA yaitu memberikan bantuan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan membayar biaya pendidikannya. Proses pendaftaran beasiswa di Universitas Respati Yogyakarta saat ini masih dilakukan dengan cara manual sehingga sering terjadi antrian yang panjang dan proses pendaftaran yang cukup lama serta kurang efektif dimana dalam proses pendaftaran dan penyeleksian berkas persyaratan dengan manual membutuhkan ketelitian dan waktu yang cukup lama untuk melakukannya. Dengan situasi yang seperti ini akan mengakibatkan setiap individu mahasiswa dapat menerima lebih dari
satu jenis beasiswa, yang akan membuat adanya protes dan kecemburuan sosial pada individu mahasiswa lainnya. Terlebih lagi pendaftaran yang masih bersifat manual ini masih terbatas pada lingkup ruang dan waktu. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama (Hanif Al Fatta : 2007). Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Raymond McLeod. Jr, : 1998). 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian(event) yang nyata(fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan (Jogiyanto, HM. : 1999). Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti (Raymond McLeod. Jr, : 1998). Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah sekumpulan dari bagian/komponen baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (informastion systems). Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerima ( Hanif Al Fatta : 2007). 2.4 Konsep Dasar Beasiswa Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan yang bertujuan untuk digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh. Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Pengertian Beasiswa adalah Tunjangan yang diberikan kepada pelajar atau mahasiswa sebagai bantuan biaya belajar. Beasiswa diberikan kepada mahasiswa sesuai kriteria yang diminta penyandang dana, baik program studinya maupun jenjang pendidikan mahasiswa. Waktu pemberian beasiswa lamanya berkisar sampai dengan 12 bulan, bahkan dapat diperpanjang sampai selesai kuliah, minimal diberikan kepada mahasiswa yang duduk di semester 3. Maksud
diberikannya beasiswa adalah untuk membantu membiayai pendidikan mahasiswa dari keluarga yang kurang/tidak mampu secara ekonomi. Dengan berbagai tujuan diantaranya, mengurangi mahasiswa yang putus kuliah, membantu mahasiswa dalam menyelesaikan pendidikannya tepat waktu, dan membantu mahasiswa menetapkan kariernya sejak awal. 2.5 Teori Analisis Landasan dasar dalam melakukan analisis sistem tergantung pada teori sistem secara umum, terdapat banyak pendekatan untuk melakukan analisis sistem, namun semuanya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem secara utuh yang kemudian diuraikan ke dalam komponen-komponen untuk diidentifikasi dan dievaluasi berdasarkan masalahnya. Sebelum membangun sebuah sistem baru, harus dilakukan terlebih
dahulu
adalah
menganalisis
kelayakan
kinerja,
informasi,
ekonomi,
pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service). 1. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian penting dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan atau instansi. Analisis kinerja dimaksudkan untuk mendatangkan peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. 2. Analisis Informasi (Information) Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan. Informasi yang dihasilkan sering tidak dapat langsung digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Dalam hal ini persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan biaya dan keuntungan. 4. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. 6. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan untuk memberikan kepuasan pelayanan yang lebih baik dari sistem lama bagi para penggunanya.
2.6 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart atau diagram alir sistem adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir. Inti dari pembuatan flowchart ini adalah penggambaran dari urutan langkahlangkah pekerjaan dari suatu algoritma. Dalam permodelan proses-proses yang terjadi didalam sistem, penulis menggunakan diagram alir sistem yang merupakan diagram yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Beberapa simbol yang digunakan dalam diagram alir sistem adalah sebagai berikut: a. Manual Input
Menunjukkan proses input menggunakan keyboard secara manual b. Simbol card
Menunjukkan input data yang digunakan dalam sistem c.
Simbol Proses Menunjukkan kegiatan proses dari sistem operasi program komputer
d. Simbol Penyimpanan Data Menunjukkan input-output menggunakan media penyimpanan e. Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen output baik proses manual, mekanik atau komputer f.
Simbol Anak Panah Menunjukkan arah dari aliran proses atau aliran data dalam sistem
Kamus Lengkap Dunia Komputer (2002 : 81) menyatakan Data Flow Diagram adalah suatu alat dalam perancangan yang menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan alir data melalui serangkaian proses yang saling berhubungan.
Beberapa simbol yang digunakan dalam diagram arus data adalah sebagai berikut. a. Simbol Proses Merupakan simbol untuk menggambarkan proses yang ada dalam sistem b. Simbol Media Penyimpanan Merupakan simbol untuk menyimpan suatu paket data
c. Simbol External Entity Merupakan simbol untuk menggambarkan entity luar yang terkait dengan sistem d. Simbol Aliran Merupakan simbol untuk menggambarkan alisan data atau instruksi 2.7 Konsep Basis Data Menurut Connoly dan Begg (2002 : 14), pengertian basis data yaitu kumpulan koleksi data-data yang saling berhubungan secara logika yang isinya didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu perusahaan. Data merupakan fakta mengenai obyek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai berupa angka, deretan, karakter atau simbol (Kusrini : 2006). Bahasa query dari basis data adalah SQL (Structure Query Language) mempunyai dua bagian, yaitu : a. DDL (Data Definition Language) DDL merupakan kelompok perintah yang mendefinisikan atribut-atribut database seperti tabel, record, batasan nilai atribut dan relasi antar tabel (Utami Ema dan Sukrisno : 2005). b. DML (Data Manipulation Language) DML merupakan query yang digunakan untuk melakukan pengolahan atau manipulasi data dari tabel dan record dalam database.
Ada beberapa istilah umum yang sering dipakai pada perancangan basis data, yaitu sebagai berikut : 1. Field, yaitu sekumpulan kecil dari kata atau sebuah deretan angka angka. 2. Record, yaitu kumpulan dari field yang berelasi secara logis. 3. File, yaitu kumpulan dari record yang berelasi secara logis. 4. Entity, yaitu orang, tempat, benda, atau kejadian yang berkaitan dengan informasi yang disimpan. 5. Attribute, yaitu setiap karakteristik yang menjelaskan suatu entity. 6. Primary key, yaitu sebuah field yang nilainya unik yang tidak sama antara satu record dengan record yang lain. 7. Foreign
key,
yaitu
sebuah
field
yang
nilainya
berguna
untuk
menghubungkan primary key yang berada pada table yang berbeda. 2.8 Konsep Aplikasi Berbasis Web Pada awalnya aplikasi web dibangun hanya dengan menggunakan bahasa disebut HTML (Hyper Text Markup Language). Sejumlah script dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML. Web Statis dibentuk dengan menggunakan HTML saja. Kekurangan aplikasi seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara program secara terus menerus untuk mengikuti setiap perubahan yang terjadi. Kelemahan ini dibatasi dengan model apliaksi Web Dinamis. Aplikasi Web dapat dikoneksikan ke basis data. Dengan semikian, perubahan informasi dapat dilakukan oleh operator atau yang bertanggungjawab pemrogram atau Webmaster. Pengertian Web dinamis terkadang di artikan sebagai halaman yang di lengkapi dengan animasi gambar, selain dapat berinteraksi dengan basis data. Dengan menggunakan pendekatan Web dinamis, dimungkinkan untuk membentuk sistem informasi berbasis Web. Aplikasi yang berbasis web adalah aplikasi yang membutuhkan webserver dan browser untuk menjalankannya. 2.9 Konsep PHP PHP merupakan singkatan dari PHP; Hypertext Preprocessor
yang digunakan
sebagai bahasa script server-side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen HTML. Dengan menggunakan program PHP sebuah website akan lebih tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya, anda bisa menampilkan isi database ke halaman Web. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi yang sama dengan script seperti ASP (Active Server Page), Cold Fusion, ataupun Perl. Kemudahan lain dari PHP adalah PHP mampu berintegrasi dengan berbagai macam jenis database. Database yang paling umum digunakan ialah MySQL. Untuk menjalankan kode- kode program
PHP ini, file harus di upload ke dalam server. Upload adalah proses mentransfer data atau file dari computer client ke dalam webserver. Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Ledorf membuat sejumlah script Perl yang dapat mengamati siapa saja yang melihat- lihat daftar riwayat hidupnya, yakni pada tahun 1994. Scripts ini selanjutnya di kemas menjadi tool yang disebut “Personal Home Page”. Paket inilah yang menjadi cikal- bakal PHP. Pada tahun 1995, Rasmus menciptakan PHP/FI Versi 2. pada versi inilah pemrogram dapat menempelkan kode terstruktur di dalam tag HTML. Yang menarik, kode PHP juga bisa berkomunikasi dengan database dan melakukan perhitungan- perhitungan yang kompleks. PHP dirancang untuk diintegrasikan dengan web server Apache. Namun, belakangan PHP juga dapat bekerja dengan web server seperti PWS (Personal web Server), IIS (Internet Information Server), dan xitami. Saat ini, PHP dapat berjalan pada berbagai platform, dari UNIX hingga Windows. 2.10
MY SQL Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Ledorf membuat sejumlah script Perl yang
dapat mengamati siapa saja yang melihat- lihat daftar riwayat hidupnya, yakni pada tahun 1994. Scripts ini selanjutnya di kemas menjadi tool yang disebut “Personal Home Page”. Paket inilah yang menjadi cikal- bakal PHP. Pada tahun 1995, Rasmus menciptakan PHP/FI Versi 2. pada versi inilah pemrogram dapat menempelkan kode terstruktur di dalam tag HTML. Yang menarik, kode PHP juga bisa berkomunikasi dengan database dan melakukan perhitungan- perhitungan yang kompleks. PHP dirancang untuk diintegrasikan dengan web server Apache. Namun, belakangan PHP juga dapat bekerja dengan web server seperti PWS (Personal web Server), IIS (Internet Information Server), dan xitami. Saat ini, PHP dapat berjalan pada berbagai platform, dari UNIX hingga Windows. 2.11
Framework Framework dapat diartikan sebagai koleksi atau kumpulan potongan-potongan
program yang disusun atau diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan untuk membantu membuat aplikasi utuh tanpa harus membuat kodenya dari awal (Awan Pribadi Bagus : 2010). Beberapa keuntungan yang bias didapatkan ketika menggunakan framework diantaranya adalah : 1. Mempercepat dan mempermudah pembangunan sebuah aplikasi web. 2. Relatif memudahkan dalam proses maintenance karena sudah ada pola tertentu dalam sebuah framework (dengan syarat programmer mengikuti pola standar yang ada). 3. Umumnya framework telah menyediakan fasilitas-fasilitas penunjang umum dipakai sehingga kita tidak perlu membangun dari awal (misalnya validasi,
ORM, pagination, multiple database, scaffolding, pengaturan session, error handling, dan lain – lain). 4. Jika dikerjakan secara team work, maka akan menjadi lebih terarah karena system framework mengharuskan adanya keteraturan peletakan kode. 5. Lebih bebas dalam pengembangan jika dibandingkan CMS. 2.12
CodeIgniter CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu mempercepat
developer dalam pengembangan aplikasi web berbasis PHP dibanding jika menulis semua kode program dari awal (Lukmanul Hakim: 2010). CodeIgniter merupakan PHP framework yang menerapkan sistem berbasis MVC (Model-View-Controller) yang secara sederhana dapat diartikan bahwa CodeIgniter memisahkan komponen– komponen didalam pengkodean aplikasi berbasis web sehingga diharapkan nantinya lebih mudah untuk dikelola. CodeIgniter dirilis pertama kali pada 28 Februari 2006. Versi stabil terakhir 1.6.3 yang dirilis pada 26 Juni 2008. Framework ini menggunakan bahasa pemrograman php. Codeigniter adalah php framework yang awalnya ditulis oleh Rick Ellis, pendiri dan CEO EllisLab.com, perusahaan yang mengembangkan codeigniter. Saat ini, codeigniter dikembangkan oleh komunitas dan disebarkan ke seluruh dunia dengan lisensi bebas. Kelebihan-kelebihan yang dapat diambil ketika seorang pengembang perangkat lunak menggunakan codeignaiter adalah : 1. Gratis CodeIgniter berlisensi dibawah Apache/BSD opensorce. 2. Ditulis Menggunakan PHP 4 Meskipun CodeIgniter dapat berjalan di PHP 5, namun sampai saat ini kode program CodeIgniter masih dibuat dengan menggunakan PHP 4. 3. Berukuran Kecil Ukuran CodeIgniter yang kecil merupakan keunggulan tersendiri. Dibanding dengan framework lain yang berukuran besar. 4. Menggunakan Konsep MVC CodeIgniter menggunakan konsep MVC yang memungkinkan pemisahan layer application-logic dan presentation. 5. URL yang Sederhana Secara default, URL yang dihasilkan CodeIgniter sangat bersih dan Serach Engine Friendly (SEF). 6. Memiliki Paket Library yang Lengkap CodeIgniter mempunyai library yang lengkap untuk mengerjakan operasioperasi yang umum dibutuhkan oleh sebuah aplikasi berbasis web, misalnya
mengakses database, mengirim email, memvalidasi
form, menangani
session dan sebagainya. 7. Extensible Sistem dapat dikembangkan dengan mudah menggunakan
plugin
dan
helper, atau dengan menggunakan hooks. 8. Tidak Memerlukan Template Engine Meskipun CodeIgniter dilengkapi dengan template parser sederhana yang dapat
digunakan,
tetapi
hal
ini
tidak
mengharuskan
kita
untuk
menggunakannya. 9. Dokumentasi Lengkap dan Jelas Dari sekian banyak framework, CodeIgniter adalah satu-satunya framework dengan dokumentasi yang lengkap dan jelas. 10. Dukungan Komunitas yang Baik Komunitas CodeIgniter saat ini berkembang pesat. 3. Analisis Dan Perancangan 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama adanya analisis kelemahan sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menemukan masalah atau kekurangan yang terdapat pada sistem yang lama. Dari hasih analisis tersebut dapat dirumuskan berbagai usulan untuk membantu perancangan sistem baru yang lebih baik. Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem pendaftaran beasiswa secara online ini menggunakan metode analisis PIECES (Performance, information, economy, control, efficiency dan services). 1. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). Kinerja pada sistem lama memerlukan waktu yang relatif lama karena diperlukan waktu kurang lebih 7-10 menit untuk setiap proses, seperti pencatatan berkas persyaratan maupun pencarian berkas persyaratan dan juga petugas harus mengecek kelengkapan berkas persyaratan satu persatu untuk menyusun laporannya, karena sistem yang sedang berjalan masih bersifat manual. 2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut para mahasiswa sebagai calon penerima beasiswa melakukan langkah- langkah yang efektif dan efisien. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka mahasiswa
akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. Informasi yang dihasilkan dari sistem lama kurang akurat dan sering terjadi kesalahan pada hasil seleksi berkas calon pendaftar. Banyaknya pendaftar membuat kesulitan untuk mengoreksi data calon penerima beasiswa sehingga terdapat beberapa penerima beasiswa menerima lebih dari satu jenis beasiswa dan pada sistem yang sedang berjalan saat ini membutuhkan waktu dan proses untuk mengolah laporan sehingga informasi yang dihasilkan tidak tepat waktu. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Tinjauan analisis ekonomi merupakan perhitungan manfaat-manfaat atau keuntungan serta biaya yang dikeluarkan atas sistem yang sedang berjalan pada organisasi atau instansi. Faktor
Hasil Analisis
Biaya
Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk pengolahan dan penyimpanan dokumen dan proses pengadaan formulir persyaratan beasiswa membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
Manfaat
Semua data masih tersimpan dalam media penyimpanan berupa dokumen kertas.
4. Analisis Pengendalian (Control) Kendali atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya karena
untuk menghindari dan mendeteksi secara dini kesalahan
atau
penyalahgunaan sistem serta menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kendali maka tugas-tugas dan kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki. Faktor
Hasil Analisis
Akses
Antisipasi terhadap keamanan data tidak terjamin, karena tidak ada proteksi terhadap data atau penggunaan kata sandi (password) sehingga siapapun bisa membuka data, merubah data, serta memungkinkan adanya kehilangan dan manipulasi data.
5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan seminimal mungkin untuk peningkatan efisiensi operasi. Dengan kata lain efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input sekecil mungkin.
Faktor
Hasil Analisis
Penggunaan
Kinerja Sistem perekrutan calon penerima beasiswa
Sumber Daya
masih dengan cara manual sehingga terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan dalam hal kertas formulir serta pada tahap penyeleksian berkas.
Hasil yang didapat
Jika masih menggunakan cara manual dalam pengisian formulir pendafataran, maka membutuhkan waktu yang relatif lebih lama dan membutuhkan ketelitian yang lebih.
6. Analisis Pelayanan (Services) Peningkatan berhubungan
terhadap
dengan
pelayanan
kepuasan
dan
yang
diberikan
kenyamanan
dari
oleh
sistem
penggunanya.
Perkembangan organisasi atau instansi dipicu oleh peningkatan pelayanan yang lebih baik. Faktor
Hasil Analisis
Pelayanan Informasi
Pada sistem lama terjadi keterlambatan pelayanan karena proses pencarian data atau berkas calon penerima beasiswa dilakukan secara manual dengan data yang belum terorganisir dengan baik sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Waktu
Waktu
pelayanan
informasi
tidak
begitu
efektif
dikarenakan terjadinya penumpukan/antrian antara mahasiswa yang satu dengan yang lainnya.
3.2 Perancangan Sistem Perancangan merupakan pembuatan sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan perancangan sistem ini adalah memberikan gambaran kerja sistem kepada user atau pemakai tentang bagaimana sistem ini bekerja. Selain itu juga memberikan ilustrasi serta rekayasa yang lengkap pada programmer dan ahli teknis lain yang akan mengimplementasikan sistem dan dikomunikasikan kepada user non programmer. 1. Perancangan Flowchart Sistem Flowchart merupakan bagan alir yang menggambarkan suatu sistem yang dikerjakan dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur dalam sistem tersebut. Flowchart sistem juga berfungsi sebagai alat bantu untuk menggambarkan sistem secara pisikal, berikut ini bentuk flowchart sistem yang diusulkan :
Admin
Data MHS
Prodi
Fakultas
Agama
Pendaftaran Beasiswa
Jenis Beasiswa
Syarat Beasiswa
Syarat MHS
File Download
Input Data Admin
Input Data MHS
Input Prodi
Input Fakultas
Input Agama
Input Pendaftaran Beasiswa
Input Jenis Beasiswa
Input Login Admin
Input Login Admin
Input File Download
Proses Data Admin
Proses Data MHS
Proses Prodi
Proses Fakultas
Proses Agama
Proses Pendaftaran Beasiswa
Proses Jenis Beasiswa
Proses Syarat Beasiswa
Proses Syarat MHS
Proses File Download
Tabel Admin
Tabel MHS
Tabel Prodi
Tabel Fakultas
Tabel Agama
Tabel MHS Beasiswa
Tabel Beasiswa
Tabel Syarat Beasiswa
Tabel Syarat MHS
Tabel Download
Proses Seleksi MHS Beasiswa
Proses Download File
Laporan MHS Beasiswa
File Download
2. Perancangan DFD (Data Flow Diagram) Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Model logika tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram atau DFD). DFD menggambarkan arus data dari sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada. Adapun bentuk DFD yang diusulkan adalah sebagai berikut : Verifikasi Login Data Admin Data Mahasiswa Prodi Fakultas Agama Pendaftaran Beasiswa Jenis Beasiswa Syarat Beasiswa Syarat MHS File Download
Data Login Daftar Beasiswa Ganti Password
Sistem Informasi Beasiswa Online
Admin Data Login Data Admin Data Mahasiswa Prodi Fakultas Agama Pendaftaran Beasiswa Jenis Beasiswa Syarat Beasiswa Syarat MHS File Download
Mahasiswa Verifikasi Login Data Profil Data Beasiswa Download File
3. Perancangan Basis Data Dalam dokumentasi sistem diperlukan sebuah gambar hubungan relasi antar tabel. Hal ini menjadi penting karena untuk proses perbaikan sistem dan pengembangan sistem sangat membutuhkan gambar relasi tabel untuk
membaca alur sistem yang telah dibuat. Untuk keperluan pembuatan, perbaikan dan pengembangan sistem, dapat dilihat relasi antar tabel sebagai berikut :
4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi sistem merupakan tahapan dimana sistem telah selesai dan telah melalui tahap pengujian program sehingga sistem perangkat lunak tersebut siap untuk digunakan. Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah program telah bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan. 4.1.1
Pembuatan Database Pembuatan database menggunakan phpMyAdmin, karena memiliki kemudahan
dalam tampilan grafisnya. Dalam pembuatan database bisa dilakukan dengan menuliskan nama database pada form create new database di tab database yang telah disediakan. Nama database untuk website ini adalah “unriyo” dengan jumlah tabel dalam databasenya adalah 10 tabel. 4.1.2
Pembuatan Interface Program
Gambar Implementasi Interface Menu Admin
Gambar Implementasi Home 4.1.3
White Box Testing White box testing dapat dinyatakan berhasil apabila fungsi-fungsi pada perangkat
lunak sesuai dengan yang diharapkan pemakai. Dalam menu login website Pendaftaran Beasiswa membutuhkan validasi seperti: 1. Menampilkan pesan kesalahan jika terdapat field dalam form yang masih kosong sehingga login tidak berhasil. 2. Menampilkan pesan kesalahan jika nama user dan password tidak sesuai dengan username dan password sehingga login tidak berhasil. User berhasil melakukan proses login jika telah mengisikan form field dengan benar sesuai dengan username dan password yang dimilikinya. 4.1.4
Black Box Testing Seperti halnya white box testing uji coba ini dinyatakan berhasil apabila
fungsi pada perangkat lunak sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan dilakukan dengan menjalankan aplikasi,melakukan input data, melakukan edit data dan menghapus data. Berikut adalah tabel dari hasil pengujian: No 1. 2.
3.
Nama Modul Login Data Administrator
Data Fakultas
Fungsi
Hasil
Masuk
Baik
Keluar
Baik
Menambah Data
Baik
Mengubah Data
Baik
Menyimpan Data
Baik
Menghapus Data
Baik
Menambah Data
Baik
Mengubah Data
Baik
4.
5.
6.
7.
8. 9.
10.
Data Prodi
Data Mahasiswa
Data Beasiswa
Data Syarat Beasiswa
Ganti Password Data File Download
Laporan
Menyimpan Data
Baik
Menghapus Data
Baik
Menambah Data
Baik
Mengubah Data
Baik
Menyimpan Data
Baik
Menghapus Data
Baik
Menambah Data
Baik
Mengubah Data
Baik
Menyimpan Data
Baik
Menghapus Data
Baik
Menambah Data
Baik
Mengubah Data
Baik
Menyimpan Data
Baik
Menghapus Data
Baik
Menambah Data
Baik
Mengubah Data
Baik
Menyimpan Data
Baik
Menghapus Data
Baik
Mengubah Data
Baik
Menyimpan Data
Baik
Menambah Data
Baik
Menyimpan Data
Baik
Menghapus Data
Baik
Laporan Pendaftar Beasiswa
Baik
Laporan Penerima Beasiswa
Baik
4.2 Pembahasan Untuk meletakan file program aplikasi ke server dapat di-copy langsung kedalam folder xampp/htdocs. Setelah masuk kedalam folder xampp/htdocs buat folder baru bernama “beasiswa”, kemudian paste semua file program aplikasi kedalam folder tersebut. Untuk mengecek apakah program aplikasi sudah terpasang dengan benar, ketik localhost/beasiswa di browser dan tekan enter. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan uraian penjelasan pembahasan pada keseluruhan bab pada skripsi Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Beasiswa Bagi Mahasiswa Universitas Respati Yogyakarta secara Online Berbasis Web dengan Framework CodeIgniter maka penulis dapat menarik kesimpulan : 1. Sistem Informasi Pendaftaran Beasiswa ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework CodeIgniter ver.2.14 serta MySQL
sebagai pengolahan basis data dan Analisis PIECES sebagai meetode pengimplementasian masalah. 2. Perancangan sistem informasi pendaftaran beasiswa berbasis web
yang
dinamis dan interaktif sangat berguna sebagai sarana yang dapat membantu biro kemahasiswaan Universitas Respati Yogyakarta dalam melakukan pengrekrutas calon penerima beasiswa. 3. Dengan sistem informasi pendaftaran beasiswa secara online meningkatkan kinerja proses pelayanan biro kemahasiswaan Universitas Respati sehingga pelayanan terhadap mahasiswa memuaskan bagi mahasiswa Universitas Respati Yogyakarta. 4. Dengan menggunakan sistem ini, pengelohan data beasiswa dan data pemohon beasiswa lebih efisien sehingga menghasilkan informasi yang lebih tepat, akurat dan cepat. 5. Dengan menggunakan sistem ini, dapat membantu mengatasi permasalahan dalam proses penyampaian informasi beasiswa dan perekrutan calon penerima beasiswa di Universitas Respati Yogyakarta. 5.2 Saran Berdasarkan analisis kesimpulan diatas serta sebagai pertimbangan bagi Biro Kemahasiswaan Universitas Respati Yogyakarta guna meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, maka penulis memberikan saran sebagai berikut : 1. Rancangan sistem yang diusulkan layak untuk dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat membantu mengatasi masalah yang ada, walaupun dalam pembuatan sistem ini penulis menyadari belum begitu sempurna. 2. Penerapan sistem yang baru akan dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang bersangkutan ikut mendukung dan menjaga sistem ini. 3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, maka sistem informasi pendaftaran beasiswa secara online ini harus selalu dianalisa apakah sistem ini masih layak atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem demi memenuhi kebutuhan pengguna.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI. Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Andi Offset. Connolly, Thomas M & Begg, Carolyn E. 2002. Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. USA: Addison-Wesley, Longman, Inc. David M Kroenke. 2005. Dasar-dasar, desain, dan implementasi database processing Jilid 2 Edisi 9. Erlangga. Ema Utami & Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database Dengan SQL Server, Ms. Access dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta : Andi. Hakim, Lukmanul. 2010. Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework CodeIgniter. Yogyakarta : Lokomedia. Jogiyanto, HM. 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI. Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Ladjamudin B, Al Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. McLeod Raymond. 1998. Management Information System Jilid 1 Edisi Ketujuh Versi Bahasa Indonesia. Jakarta : PT.Prenhallindo. McLeod Raymond. 1998. Management Information System Jilid 2 Edisi Ketujuh Versi Bahasa Indonesia. Jakarta : PT.Prenhallindo. Pribadi Bagus, Awan. 2010. Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter. Yogyakarta : Lokomedia. Tim Balai Pustaka. 2000. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta. http://www.dikti.go.id/?page_id=397&lang=id, diakses tanggal 9 April 2013. http://idwebhost.com/, diakses tanggal 21 januari 2014. http://rakitan.com/, diakses tanggal 20 juni 2013. http://www.upi.edu/kemahasiswaan/beasiswa/persyaratan-beasiswa, diakses tanggal 10 April 2013. http://id.wikipedia.org/wiki/Beasiswa, diakses tanggal 10 April 2013.
