Naar een digitaal verleden. Informatiebeleidsplan

Naar een digitaal verleden Informatiebeleidsplan

Gelders Archief 2008

Gelders Archief Informatiebeleidsplan 2008

pagina 2 van 37

Inhoudsopgave

1 2

3 4

5

6

7

8

Inleiding................................................................................................................................ 3 De instelling.......................................................................................................................... 4 2.1 Synopsis beleidsplan, missie, visie ................................................................................. 4 2.2 Taken............................................................................................................................... 4 2.3 Expertise.......................................................................................................................... 5 2.4 Organisatie ...................................................................................................................... 5 2.5 Doelgroepen .................................................................................................................... 5 2.6 Beknopte planning komende periode.............................................................................. 7 Visie informatievoorziening .................................................................................................. 8 Beschrijving huidige informatievoorziening.......................................................................... 9 4.1 Geldersarchief.nl.............................................................................................................. 9 4.2 MijnGelderland.nl (educatief)......................................................................................... 10 4.3 Gelderland1940-1945.nl ................................................................................................ 10 4.4 Gelderlandbinnenstebuiten.nl........................................................................................ 10 4.5 Stichting AVAG .............................................................................................................. 10 4.6 Archieven.nl ................................................................................................................... 10 4.7 Genlias........................................................................................................................... 10 4.8 Wat Was Waar............................................................................................................... 11 Sterkte-zwakte analyse...................................................................................................... 12 5.1 Sterkte ........................................................................................................................... 12 5.2 Zwakte ........................................................................................................................... 12 5.3 Kansen........................................................................................................................... 13 5.4 Bedreigingen.................................................................................................................. 14 5.5 Confrontatiemix.............................................................................................................. 14 5.6 Benodigdheden.............................................................................................................. 14 Uitwerking gewenste informatievoorziening ...................................................................... 16 6.1 Ontwikkeling MijnGelderland.nl (korte termijn).............................................................. 16 6.2 Ontwikkeling Geldersarchief.nl (korte termijn)............................................................... 16 6.3 Transitie ‘Geldersarchief.nl’ (lange termijn)................................................................... 18 6.4 Bijdragen aan Metamorfoze .......................................................................................... 22 6.5 Bijdragen aan GenLias en diens opvolger .................................................................... 23 6.6 Verbeteren van de zichtbaarheid in branchevreemde informatiediensten .................... 23 Vervolgtraject ..................................................................................................................... 25 7.1 Benodigde fte’s voor ‘Digitale levenscyclus’.................................................................. 26 7.2 Verantwoordelijkheid implementatie ‘digitale levenscyclus’ .......................................... 27 7.3 Stappenplan ‘Digitale levenscyclus’ .............................................................................. 28 7.4 Stappenplan voor de realisatie van de toekomstige dienstverlening (2008-2010) ....... 28 Vervolg stappenplan voor de realisatie van de toekomstige dienstverlening (2011-2016) .... 29 Bijlages............................................................................................................................... 30 8.1 Bijlage I: Geraadpleegde bronnen................................................................................. 30 8.2 Bijlage II: ‘Digitale levenscyclus’ volgens DEN (1) ........................................................ 31 8.3 Bijlage III: ‘Digitale levenscyclus’ volgens DEN (2) ....................................................... 32 8.4 Bijlage IV: Woordenlijst.................................................................................................. 35


1

pagina 3 van 37

Inleiding

Voor u ligt het eerste onderdeel van het informatieplan van het Gelders Archief. In het informatieplan wordt vastgelegd op welke wijze en in welk tempo de collectie digitaal wordt geregistreerd, gedocumenteerd, eventueel van gedigitaliseerd beeldmateriaal wordt voorzien en elektronisch beschikbaar wordt gesteld. Het informatieplan is geschreven in het kader van de subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ onder de projectnaam ‘Naar een digitaal verleden’. De bedoeling van het informatieplan is om het digitaliseren als een normaal bedrijfsproces binnen de organisatie te verankeren. Het informatieplan bestaat uit twee delen: informatiebeleidsplan en digitaliseringsplan. Het informatiebeleidsplan beschrijft de samenhang tussen het algemene instellingsbeleid en ict-beleid en fungeert als uitgangspunt voor het digitaliseringsplan. Dit informatiebeleidsplan is vooral gericht op de eigen website en achterliggende collectie en minder op de in samenwerkingsverband ontwikkelde websites. In het voorliggende informatiebeleidsplan wordt antwoord gegeven op de volgende vragen: Hoe ziet de organisatie er uit? Wat is de visie op de externe informatievoorziening? Hoe ziet de huidige externe informatievoorziening er uit? Wat zijn de uitdagingen en knelpunten met betrekking tot verbetering van de externe informatievoorziening? Welke externe informatievoorziening is gewenst (welke materialen, producten, doelgroepen en ontsluiting)? Het digitaliseringsplan beschrijft vervolgens op welke wijze het Gelders Archief de komende jaren gaat digitaliseren. Welk deel van de collectie gedigitaliseerd gaat worden en hoe het toegankelijk gemaakt wordt voor de verschillende doelgroepen. In bijlage II is een technische woordenlijst opgenomen.


2

pagina 4 van 37

De instelling

2.1 Synopsis beleidsplan, missie, visie Het Gelders Archief constateert in het strategisch plan dat geschiedenis “in” is. ‘In Europa’ van Geert Mak is na publicatie goed verkocht en inmiddels tot een goed bekeken televisieserie bewerkt, in het najaar van 2008 verschijnt ‘Verleden van Nederland’ op tv, er worden canons ontwikkeld, er komt een Nationaal Historisch museum in Arnhem. Lokaal is in Arnhem in het Rijnboogproject voorzien in een kenniscluster, waar het Gelders Archief ook deel van uitmaakt. Het is de bedoeling van het Gelders Archief om op die belangstelling in te spelen en de collectie onder de aandacht van het brede publiek te brengen. Het behoort sowieso tot de taken van een archief de collectie ter beschikking te stellen. Vanuit het Rijk is de vorming van een Regionaal Historische Centrum geïnitieerd en is het Gelders Archief de weg ingeslagen van brede erfgoedsamenwerking. In deze samenwerking staat de publieksvraag centraal. In de provincie Gelderland is gelijktijdig in twee opeenvolgende cultuurnota’s de ontwikkeling van erfgoedbrede samenwerking ingezet. Dit heeft geresulteerd in een nauwe samenwerking tussen Gelders Archief, Gelders Erfgoed en Gelderland Bibliotheek. In dit kader is de door het Rijk voorgenomen overheveling van de regionaal historische centra naar de provincies van groot belang. De publieksvraag heeft een centrale rol bij het Gelders Archief, daarnaast wil het Gelders Archief zich ook positioneren als wetenschappelijk onderzoekscentrum. De expertise over de collectie is immers in huis beschikbaar. Ook dient er aandacht te zijn voor documenten die op dit moment digitaal ontstaan binnen overheidsadministraties. Hieronder bevindt zich het erfgoed van de toekomst. Samengevat: het Gelders Archief blijft oog houden voor de archiefspecifieke taken die aan de instelling zijn opgedragen, het brede publiek, maar ook het wetenschappelijke publiek staat centraal en wordt, waar mogelijk digitaal, vanuit erfgoedbrede kaders bediend. De missie van het Gelders Archief is derhalve in het strategisch plan als volgt geformuleerd: “Het Gelders Archief voorziet actief in de behoefte van het publiek aan informatie en aan historische beleving, beheert zijn archieven en collecties en doet dit vanuit een erfgoedbrede benadering.” Uit de missie zijn vier doelstellingen gedestilleerd: a. Het Gelders Archief is een betrouwbare en doelmatige beheerder van de onder zijn verantwoording staande archieven en collecties en draagt zorg voor het behoud van archieven van overheden en particulieren die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. b. Het Gelders Archief richt zich op het klantgericht en evenwichtig bedienen van een zo breed mogelijk publiek, met een zo groot mogelijk bereik per publieksgroep. c. Het Gelders Archief is kenniscentrum voor de geschiedenis van stad, regio en provincie. d. Het Gelders Archief wil de missie bevorderen door in nauwe samenwerking met partners een erfgoedbrede koepelorganisatie te vormen en te opereren vanuit een adequate huisvesting voor het publiek, de organisatie en een archiefbewaarplaats. 2.2 Taken Deze doelstellingen worden bereikt door het verrichten van een scala aan projecten en activiteiten. Te onderscheiden taken zijn: • de collectie wordt op orde gebracht en toegankelijk gemaakt (a) • de collectie wordt in goede materiële staat gebracht (a) • de collectie wordt volledig gemaakt (a) • de collectie wordt gedigitaliseerd (a) • actief bevorderen van publieksbereik (doelstelling b) • (re)actief adviseren van individuen en groepen publiek (b) • bevorderen kennisorganisatie en contacten (c) • projecten uitvoeren en zakelijke diensten verlenen (c) • zorgdragen voor een doelmatige organisatie en bedrijfsvoering (d)


pagina 5 van 37

2.3 Expertise De expertise die het Gelders Archief levert ligt op het gebied van archivistiek, de kennis van de geschiedenis van stad, regio en provincie en advisering van het publiek op deze twee gebieden. 2.4 Organisatie Het Gelders Archief telt ca. 45,5 fte. De organisatie bestaat uit zes afdelingen: Collectievorming- en beheer, Collectie, AV-Collectie, Publieksadvies, Publieksbereik en Bedrijfsvoering. De directie wordt gevormd door de algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering. 2.5 Doelgroepen De collectie is omvangrijk, waardoor het Gelders Archief zich zowel op een breed algemeen publiek, als een smal wetenschappelijk publiek kan richten. Het SCP1 heeft in 2006 acht (potentiële) doelgroepen met hun cognities, informatievaardigheden, betrokkenheid en informatieverwerking geïdentificeerd, die in onderstaande tabel wordt samengevat. Tabel 1: SCP (competenties van doelgroepen) nr. cognities zoekmethoden betrokkenheid en (kennis, informatieverwerking opvattingen, verwachtingen 1 hoog/sterk ontwikkeld hoog/centraal 2 hoog/sterk ontwikkeld laag/perfieer 3 hoog/sterk ontwikkeld hoog/centraal 4 hoog/sterk ontwikkeld laag/perfieer 5 laag/zwak onontwikkeld hoog/centraal 6 laag/zwak onontwikkeld laag/perfieer 7 laag/zwak onontwikkeld hoog/centraal 8 laag/zwak onontwikkeld laag/perfieer

voorbeeldgroep

ervaren historici geroutineerde archivarissen grootvaders journalisten genealogie-starters havo-leerlingen cultuurtoeristen deelnemers aan een cursus computervaardigheden

In het daarop volgende rapport heeft het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP)2 negen clusters onderscheiden. Het Nationaal Archief3 (NA) heeft de archiefterminologie van Twynstra en Gudde aangepast: van grasduiners (voorheen snackers), ondiepe gravers en diepgravers. Het Gelders Archief is zich bewust dat één persoon verschillende doelgroepetiketten opgeplakt kan krijgen naar gelang de vraag en de competenties waarover de bezoeker beschikt.

SCP (2006a). Snuffelen & graven. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau, Den Haag. SCP (2006b). Klik naar het verleden. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau 3 NATIONAAL ARCHIEF (2008 online). Beleidsplan Nationaal Archief 2007-2010. Den Haag: Nationaal Archief. 1 2


pagina 6 van 37

Een wellicht arbitraire overlap in de (potentiële) doelgroepen voor een archief is in onderstaande tabel weergegeven: Tabel 2: (Potentiële) doelgroepen SCP nr. SCP cluster 1 allrounders 2 allrounders 3

snuffelaars

4

kunstminnaars, verenigingsleden, verzamelaars, snuffelaars verenigingsleden, verzamelaars, snuffelaars, gezinscultuuruitje snuffelaars, verenigingsleden, verzamelaars, gezinscultuuruitje, dagjesmensen gezinscultuuruitje, dagjesmensen, lezers gezinscultuuruitje, dagjesmensen, lezers, non-actief

5

6

7

8

NA diepgravers diepgravers, ondiepe gravers ondiepe gravers, grasduiners

Gebruiker huidig huidig huidig/potentieel

niet-gebruiker

ondiepe gravers, grasduiners

huidig/potentieel

ondiepe gravers, grasduiners

potentieel/nietgebruiker

grasduiners

potentieel

niet-gebruiker

De door het SCP gehanteerde clusteretiketten zeggen iets over de interesse en de competenties van het brede publiek, maar bieden geen concreet houvast. Voor de haastige zoeker wil het Gelders Archief een digitale zoekgeleiding aanbieden. Dit betreft zeer specifieke zoekgeleiding naar bepaalde toegangen of een bepaald document, bijvoorbeeld bouwtekeningen. Het Gelders Archief wil de informatievoorziening op hoofdniveau thematisch aanbieden, omdat dit meer aanknopingspunten bij de collectie biedt. Voorbeelden van thema’s zijn: genealogie, WO II, woonomgeving en Gelderland voor 1543. Met behulp van thema’s kan het Gelderse en Arnhemse karakter beter voor het voetlicht worden gebracht. Op onderliggend niveaus kan het thema specifieker op competentieniveau en/of doel van de bezoeker geordend aangeboden worden. Dit moet bij de transitie naar de toekomstige informatiedienst nader worden uitgewerkt, maar als discussiestuk kan dienen: • Digitale zoekgeleiding naar: o Toegangen o Bronsoorten o Specifieke documenten, bijvoorbeeld bouwvergunningen en/of bouwtekeningen • Genealogie o Starters o Gevorderden • Tweede Wereldoorlog o Audiovisueel materiaal o Archiefmateriaal • Woonomgeving o Audiovisueel materiaal


o o o o o o •

pagina 7 van 37

Arnhem Arnhem 3D Renkum Rheden Over-Betuwe Gelderland

Gelderland voor 1543 o (Delen van ) Hertogelijke Archief o (Delen van) Huisarchieven o (Delen van) Familiearchieven o Zegels

Het potentiële publiek (nr.’s 3, 5-7) bestaat vooral uit mensen die voor een bepaald doel een vraag beantwoordt willen krijgen. Het Gelders Archief wil dit brede publiek trachten te bereiken door op veel bezochte branchevreemde informatiediensten een selectie van het beschikbare gedigitaliseerde materiaal te gaan plaatsen en of zijn rol als kenniscentrum van de Gelderse en Arnhemse historie ‘op te eisen’. Voor de (wetenschappelijk) onderzoeker die in uiteenlopende delen van de collectie is geïnteresseerd wil het Gelders Archief in het digitaliseringsplan een scanning on demand (digitaliseren op verzoek) optie uitwerken, zodat deze groep ook digitaal bediend kan worden. Een virtuele studiezaal is daarbij onontbeerlijk. 2.6

Beknopte planning komende periode

Op het moment van schrijven lopen er verschillende digitaliseringsprojecten in uiteenlopende staat van voltooiing: • digitaliseren van de toegangen op de archieven, • digitaliseren van de audiovisuele collectie, bestaande uit foto’s (bijvoorbeeld WO II in Renkum), prenten (historische topografische atlas), prentbriefkaarten, films, en dia’s, • digitaliseren van particuliere films en uitzendingen van Omroep Gelderland, • digitaliseren van de middeleeuwse zegels, • met behulp van vrijwilligers invoeren van genealogische data t.b.v. GenLias (Burgerlijke Stand, Memories van successie, doop-, trouw- en begraafboeken en gemeenteregisters). Voor de digitalisering van de Burgerlijke Stand en de index op de retro Burgerlijke Stand (doop-, trouw- en begraafboeken) worden momenteel projecten opgestart, • bijdragen aan Metamorfoze (De Graafschapsbode en Van Der Woude archief), • Arnhem 3D, • kadastrale atlas, • bouwtekeningen Arnhem en Rozendaal.


3

pagina 8 van 37

Visie informatievoorziening

Het Gelders Archief wil in de komende jaren nadrukkelijk op de toegenomen aandacht voor het verleden inspelen en wel binnen de brede erfgoedkaders die zich ook in Gelderland aftekenen. De vorming van het regionaal historisch centrum was een eerste stap op weg naar erfgoedbrede samenwerking. In de toekomst zal de fusie in 2010 met Gelders Erfgoed en nauwe samenwerking met de Gelderland Bibliotheek vorm gegeven worden. De voorgenomen overheveling van regionale historische centra naar de provincies is in dit verband van groot belang. De website MijnGelderland.nl is het provinciebrede platform voor deze samenwerking. Het publiek zoekt steeds meer informatie en beleving langs digitale weg. Een deel van die belangstelling is gericht op het verleden. Het Gelders Archief wil daarom een virtuele studiezaal opbouwen dat voor de diverse in het publiek te onderscheiden doelgroepen in hun behoeftes voorziet. Door middel van de virtuele studiezaal verbindt het Gelders Archief de sterke traditionele dienstverlening aan het publiek met de mogelijkheden van ICT. In de toekomst wil het Gelders Archief over een virtuele studiezaal beschikken. Het Gelders Archief streeft er naar om zowel geïnteresseerde leken als academici digitaal van dienst te zijn. Om de virtuele studiezaal te realiseren wil het Gelders Archief een virtuele helpdeskfunctie realiseren en zo veel mogelijk archieven en collecties toegankelijk maken. Of door de archiefen collectieblokken (deels) te digitaliseren, of door alleen de toegang hierop via internet aan te bieden. Het Gelders Archief streeft er naar zo veel mogelijk aan te sluiten bij de nationale infrastructuur en ontwikkelingen, bijvoorbeeld bij de Taskforce Archieven. Bovendien schept de aanstaande verhuizing naar het KEMA-terrein, de inrichting van een kenniscentrum in het Rijnboog-project ook mogelijkheden om de collectie voor het voetlicht te brengen, maar trekt ook een zware wissel op de huidige capaciteit.


4

pagina 9 van 37

Beschrijving huidige informatievoorziening

De huidige informatiediensten worden onder verschillende vlaggen aangeboden, die hieronder worden beschreven. In het kader van erfgoedbrede samenwerking heeft het Gelders Archief gekozen voor MijnGelderland.nl. Daarnaast werkt het Gelders Archief met verschillende partners samen aan meerdere websites onder een eigen URL, die ieder een eigen doelgroep aanspreken: • Gelders Archief (http://www.geldersarchief.nl), • Mijn Gelderland (http://www.mijngelderland.nl), • Gelderland 1940-1945 (http://www.gelderland1940-1945.nl/nl/), • Gelderland binnenstebuiten.nl (http://www.gelderlandbinnenstebuiten.nl/), • Stichting Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG) (http://www.stichtingavag.nl/nl/) • Archieven.nl (http://www.archieven.nl/), • Genlias (http://www.genlias.nl/), • Wat Was Waar (http://ngz.watwaswaar.nl/). De eigen collectie wordt aangeboden op Geldersarchief.nl. Alle websites worden extern gehost. De websites MijnGelderland.nl en Geldersarchief.nl worden onderhouden met behulp van Typo3. Dit is een open source content management framework met vrijwel onbeperkte mogelijkheden. De collectie wordt met behulp van twee zoekmachines ontsloten: AquaBrowser en MAIS Flexis. MAIS Flexis draait op een onderliggende Oracle database en is gebaseerd op Java. Dit systeem wordt geleverd en onderhouden door De Ree Archiefsystemen. Hard- en software worden met 2 medewerkers beheerd, die samen ca. 1 fte hieraan besteden. De AquaBrowser is een zoekmachine ontworpen door Medialab. Deze zoekmachine is afkomstig uit de bibliotheekwereld en biedt de bezoeker mogelijkheden om associatief te kunnen zoeken. Dit systeem wordt samen met de partners extern beheerd. 4.1 4.1.1

Geldersarchief.nl Toegang op archieven

Op dit moment is ca. 30% van de bestaande toegangen via internet raadpleegbaar. Daarnaast worden ook onderzoeksgidsen en veelgevraagde zoekpaden aangeboden. 4.1.2

Nadere toegangen

Met behulp van MAIS Flexis worden op internet nadere toegangen tot enkele archiefblokken geboden: Procesdossiers (3.775 beschrijvingen) Kamers van Koophandel en Fabrieken (39.179) Reconstructie Bevolkingsregister gemeente Renkum (24.531) Gelderse Landdagsrecessen. De bezoeker wordt m.b.v. PDF-bestanden een samenvatting van verschillende jaargangen van Landdagsrecessen aangeboden. De bezoeker wordt voortgeholpen met behulp van Aanwijzingen voor het gebruik, Lijst van afkortingen en Woordenlijst. 4.1.3

Beeldmateriaal

Al het aangeboden beeldmateriaal, met uitzondering van luchtfoto’s, wordt ontsloten met behulp van MAIS Flexis. Er kan in de gehele collectie worden gezocht, maar desgewenst kunnen de verschillende collecties ook apart worden doorzocht. De bezoeker kan desgevraagd een grote afbeelding zien, deze afdrukken of lokaal op de pc bewaren. De volgende deelcollecties zijn doorzoekbaar: • •

Zegels (2.610 beschrijvingen) Prenten - Topografisch Historische Atlas Gelderland (3.555). Alleen beperkt digitaal ter inzage.


• • •

pagina 10 van 37

Foto’s (37.074) Prentbriefkaarten (12.133) Luchtfoto’s

4.2 MijnGelderland.nl (educatief) Het Gelders Archief draagt bij aan het samenwerkingsverband MijnGelderland.nl. De samenwerkingspartners zijn: Biblioservice Gelderland, de Gelderland Bibliotheek, Stichting Gelders Erfgoed, Omroep Gelderland en HR Media. Dit betreft een thematisch ingericht website, die vanuit verschillende invalshoeken de Gelderse geschiedenis belicht. Bijvoorbeeld: Freedom Trail Arnhem, Geloven in Gelderland en een fotowedstrijd met als thema Mijn Gelderse Geschiedenis. Het educatieve domein van MijnGelderland.nl ondersteunt de bovenbouw van het primaire onderwijs.

4.3 Gelderland1940-1945.nl Het Gelders Archief draagt bij aan het samenwerkingsverband Gelderland1940-1945. Op deze website kunnen geïnteresseerden in de Tweede Wereldoorlog in Gelderland terecht en in het bijzonder de Slag om Arnhem. Deze website fungeert vooral als wegwijzer. De partners zijn de Gelderland Bibliotheek en Airborne Museum.

4.4 Gelderlandbinnenstebuiten.nl Een ander samenwerkingsverband waaraan het Gelders Archief bijdraagt is Gelderlandbinenstebuiten.nl. Deze educatieve website is voor het onderwijs ontwikkeld en bedoeld voor zowel docenten als leerlingen. De andere partners zijn: Stichting Gelders Erfgoed, Gemeentearchief Ede en Streekarchivariaat Elburg e.o. 4.5 Stichting AVAG Het Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG) was een samenwerkingsverband met Archief Nijmegen, Omroep Gelderland en Gelders Erfgoed. De verregaande samenwerking tussen Gelders Archief en Gelders Erfgoed heeft geleid tot het besluit de stichting AVAG op te heffen en AVAG als gezamenlijk project van Gelders Erfgoed en Gelders Archief voort te zetten. AVAG zal fysiek bij het Gelders Archief ondergebracht blijven. Het doel is de kwaliteit van het AV-beheer in Gelderland te verbeteren en bewaken en de AVcollecties in Gelderland veilig te stellen. Hierdoor moeten de AV-collecties in Gelderland een duidelijk profiel krijgen, zodat dichter tot het gemeenschappelijk doel gekomen kan worden: de Gelderse AV-collecties onder de aandacht brengen van het algemene publiek en specifieke gebruikersgroepen. De doelgroep van deze site zijn Gelderse collectiebeheerders. 4.6 Archieven.nl Het Gelders Archief maakt samen met ca. veertig archiefinstellingen gebruik van de door De Ree Archiefsystemen opgezette website Archieven.nl. Op deze website kan integraal worden gezocht in de archiefoverzichten, inventarissen en nadere toegangen van alle aangesloten archiefinstellingen. De doelgroep bestaat voornamelijk uit: diepgravers (NA) en of allrounders (SCP). 4.7 Genlias Het Gelders Archief draagt bij aan Genlias. Er zijn ca. 60 vrijwilligers die datagegevens in dit systeem invoeren. Het Gelders Archief is hierdoor een koploper wat betreft de hoeveelheid gegevens die beschikbaar zijn gesteld. De doelgroep bestaat voornamelijk uit genealogen, zowel beginnende als gevorderden.


pagina 11 van 37

4.8 Wat Was Waar De woonomgeving.nl is vernieuwd en heeft een herstart gemaakt in WatWasWaar.nl. Voor deze site heeft het Gelders Archief een bescheiden bijdrage geleverd daar waar hiaten in de collectie waren met de minuutplans 1832 en de oorspronkelijk aanwijzende tafels aangevuld met gereconstrueerd materiaal van slechte kaarten van de Stichting Kadastrale Atlas Gelderland. De doelgroep bestaat voornamelijk uit geïnteresseerden in de woonomgeving; grasduiners, ondiepe gravers en diepgravers (NA) en of allrounders, verenigingsleden en snuffelaars (SCP).


5

pagina 12 van 37

Sterkte-zwakte analyse

5.1 Sterkte Het Gelders Archief beschikt als monopolist over uniek bronnenmateriaal. Tevens heeft het Gelders Archief de (wetenschappelijke) kennis om te kunnen bemiddelen tussen informatievraag en -aanbod. Het Gelders Archief is een grote leverancier van data aan Genlias en daarmee een van de pijlers onder het succes van deze site. 5.2

Zwakte

5.2.1 Vindbaarheid Een zwak punt in de informatievoorziening vormt de vindbaarheid van de diverse websites. Dit wordt geïllustreerd met enkele voorbeelden: De vindbaarheid van Geldersarchief.nl en Archieven.nl in zoekmachines kan verbeterd worden. In vergelijking met andere regionale (provinciale) historische centra eindigt het Gelders Archief onderin de top twaalf. Tenminste, wanneer de vindbaarheid wordt uitgedrukt in het aantal pagina’s dat Google heeft geïndexeerd en het aantal links dat andere websites naar het archief leggen. Op dit moment zijn robots/spiders van zoekmachines niet in staat de inventarissen en (nadere) toegangen die op Geldersarchief.nl en Archieven.nl worden aangeboden te doorzoeken, omdat deze achter zoekvelden zijn verborgen. Dat betekent dat een potentiële bezoeker die via Google het internet ontsluit niet op de relevante pagina’s terecht zal komen die het Gelders Archief wel via haar eigen zoekmachines aanbiedt. De potentiële bezoeker dient derhalve voorkennis te hebben van de informatie die het Gelders Archief aanbiedt. Te vermoeden valt dat dit veelal niet het geval zal zijn bij het brede publiek. De vindbaarheid van artikelen die op MijnGelderland.nl worden aangeboden is afhankelijk van het aanbod aan websites over een bepaald onderwerp. Bij populaire onderwerpen staan de aangeboden themadossiers bij bijvoorbeeld Google meestal niet in de top tien van gevonden resultaten. Gelderland1940-1945.nl is nummer één of twee in Google, wanneer de bezoeker op de trefwoorden “tweede”, “wereldoorlog” en “Arnhem” of “Gelderland” heeft gezocht. Wanneer “Arnhem” of “Gelderland” niet worden toegevoegd staat de website niet in de top tien. Opvallend is de afwezigheid van de website in de twee startpagina’s over de tweede wereldoorlog.4 Zowel de vindbaarheid in zoekmachines als op startpagina’s kan verbeterd worden. Het eerste zal lastiger te realiseren zijn dan het tweede. 5.2.2 Usability Geldersarchief.nl is niet primair op doelgroepen gericht, maar meer op de organisatie zelf en zijn collectie. De usability voor gebruikers die met een gerichte vraag binnenkomen is laag. Er worden wel twee zoekingangen aangeboden, maar het verschil in de achterliggende domeinen is niet direct duidelijk. Wanneer het Gelders Archief in staat is om (delen van) het bronnenmateriaal te digitaliseren komt zij dichter bij de doelstelling om een virtuele studiezaal te bieden. Voor het realiseren van een virtuele studiezaal dient een projectplan te worden opgestart om alle stappen te beschrijven. Hiervoor wil het Gelders Archief zo veel mogelijk aansluiten bij bestaande initiatieven. In dit project zullen idealiter de beoogde gebruikers betrokken moeten worden om de usability te waarborgen. 5.2.3 Competenties Een informatiedienst betreft een dynamisch product dat dagelijks onderhouden moet worden met betrekking tot de inhoud en dagelijkse wijzigingen. Dat is echter niet het enige, een informatiedienst behoeft ook voortdurende beleidsmatige aandacht, zodat tijdig ingespeeld kan worden op toekomstige ontwikkelingen. Hiervoor bestaan methodieken, bijvoorbeeld de door 4

http://tweedewereldoorlog.startpagina.nl/ en http://tweedewereldoorlog-nederland.startpagina.nl/


pagina 13 van 37

DEN gepropageerde ‘Digitale levenscyclus’ (feitelijk de Deming-cycle: Plan – Do – Check – Act) voor digitaliseringsactiviteiten. Het dagelijkse onderhoud is uitbesteed aan verschillende medewerkers, die gezamenlijk ongeveer ca. 2 fte aan deze taak besteden. De toekomstige ontwikkelingen en digitalisering vallen onder de afdeling Publieksbereik, maar vrijwel iedere afdeling is bij het digitaliseren van de bronnen betrokken. Bij het hoofd Publieksbereik komen alle digitale ideeën, initiatieven en activiteiten samen. Wanneer de digitale activiteiten in de ‘Digitale levenscyclus’ van DEN worden gegoten, inclusief de hoeveelheid ingezette fte’s van de in totaal 45,5 beschikbare fte’s komt het volgende beeld naar voren: • Beleid: schrijven van een informatiebeleidsplan. Hiervoor is formeel geen fte ingeruimd. Om toch te kunnen beginnen is voor 0,2 fte een stageplaats gecreëerd. • Plannen: ontwikkelen, schrijven, uitvoeren en rapporteren van digitaliseringsplan, duurzaamheidsplan, projectplan(nen), projectmanagement en gebruikersonderzoek(en). Voor het digitaliseringsplan en duurzaamheidsplan is 0,3 fte gereserveerd in de vorm van bovengenoemde stageplaats. Voor de overige hierboven genoemde activiteiten is ca. 0,8 fte gereserveerd, die voor rekening komen van het hoofd Publieksbereik en AudioVisuele Collectie. Gezamenlijk is 1,1 fte ter beschikking van deze stap, waarbij het uitvoeren van gebruikersonderzoek onderbelicht blijft. • Uitvoeren: inzetten van kwaliteitsinstrumenten (standaarden, richtlijnen en best practices) in elke fase van de “Digitale Levens Cyclus”: vervaardiging, beschrijving, opslag, toegang, presentatie, beheer en gebruik, interoperabiliteit, duurzaamheid. Deze activiteiten vallen onder verschillende afdelingen en vergt ca. 17,8 fte’s. Daarnaast worden ca. 11,9 fte’s door vrijwilligers ingevuld. In totaal is ca. 29,7 fte met deze stap bezig. • Evalueren: uitvoeren van audits, analyses, monitors, rapportages en benchmarkinstrumenten om op de ICT praktijk te reflecteren. De communicatiemedewerker analyseert het klikgedrag van de bezoekers, dit vergt ca. 0,01 fte. Uit deze inventarisatie blijkt dat 17,8 van de 18,8 fte aan medewerkers met de stap Uitvoeren bezig is en dat de stappen Beleid en Evaluatie onvoldoende of geen aandacht krijgen. 5.3 Kansen Het GA speelt een rol in samenwerkingsverbanden met andere erfgoedinstellingen. Zo kan divers materiaal afkomstig uit verschillende instellingen met behulp van één zoekmachine aangeboden worden. De schaalvergroting biedt ook kansen, zowel budgettair als door gebundelde kennis en expertise. Door bronnen gedigitaliseerd aan te bieden kunnen nieuwe doelgroepen worden aangeboord, kunnen nieuwe mogelijkheden voor presentatie (voor passieven) geproduceerd worden en onderzoek (voor actieven) worden gestimuleerd. Met de verhuizing naar het KEMA-terrein dient er in de Arnhemse binnenstad een kenniscentrum ontwikkeld te worden. Dit biedt ook kansen om samen met de partners van het beoogde kenniscluster de collectie digitaal voor het voetlicht te brengen. Digitale beschikbaarstelling en het faciliteren van onderzoek bieden voor de Gelderse middeleeuwse collectie kansen die ook voor het wetenschappelijk onderzoek en onderwijs interessant zijn. Gevreesd moet worden dat zonder dergelijke voorzieningen deze gebruikersgroep gevaar loopt uit te sterven. De met de universiteiten Groningen en Bochum begonnen samenwerking kan hier een complementerend begin zijn. Deze samenwerking kan behoud van competenties en ontwikkeling van belangstelling en faciliteiten wederzijds stimuleren. Voeg daarbij de lopende pogingen om ook met amateuronderzoekers en reenactors tot samenwerking te komen en er ontstaat zicht op een werkelijk unieke kans. Het Gelders Archief beschikt over een groot aantal vrijwilligers, die allerhande taken uitvoeren. De belangstelling van het brede publiek voor het verleden biedt mogelijk ook aanknopingspunten om virtuele vrijwilligers te werven. ICT laat toe dat de ruimte overstegen wordt; een fysieke aanwezigheid in het archief is voor toekomstige taken wellicht niet meer noodzakelijk.


pagina 14 van 37

Er zijn ook vele heemkundige en historische verenigingen en (amateur-)historici actief op internet. Wellicht zijn er mogelijkheden voor een nauwere samenwerking. Een probleem bij dit soort (lokale) kennis en informatiedienstverlening vormt op langere termijn altijd de continuïteit. Hier kan het Gelders Archief op inspelen bij de inrichting van bijvoorbeeld het Historisch Documentatiecentrum Renkum en andere Historische Informatiepunten (HIP). Een ontwikkeltraject voor het digitaal taggen van foto’s door bijvoorbeeld Historische Verenigingen biedt ook mogelijkheden voor nauwere samenwerking. ICT kan voor al deze initiatieven tijd en ruimte overstijgen. Het Gelders Archief kan zichzelf beter kenbaar en zichtbaar maken in branchevreemde informatiediensten die niet uit de eigen koker komen. Web2.0 sites zoals Flickr, YouTube en Wikipedia zijn populair op dit moment. Het Gelders Archief zou bijvoorbeeld in Wikipedia zijn eigen thema’s kunnen claimen en in serieuze genealogiefora bijdragen kunnen leveren. Er kan ook geselecteerd audiovisueel materiaal op YouTube gezet worden om mensen te wijzen op de aanwezige audiovisuele collectie op MijnGelderland.nl. Op deze wijze zouden bezoekers en deelnemers aan dergelijke fora geprikkeld kunnen worden om de Gelderse websites te bezoeken en hopelijk een (vervolg)onderzoek bij het Gelders Archief en of partners te starten. 5.4 Bedreigingen Wanneer het Gelders Archief zijn digitale ambities niet waar kan maken raakt zij op achterstand bij archieven die dat wel kunnen bewerkstelligen. Er dreigt dan een kennisachterstand op het gebied van de ‘digitale levenscyclus’, usability en kennis over de eigen doelgroep. Bovendien zal de Gelderse, Arnhemse en regionale historie op termijn minder zichtbaar worden, daardoor minder belangstelling genereren en zo van minder betekenis zijn. Vrijwel iedereen is tegenwoordig digitaal georiënteerd, maar vooral voor de jeugd geldt dat wanneer bronnen niet digitaal zijn ze eenvoudigweg niet bestaan. 5.5

Confrontatiemix Sterk

Zwak

Kans

uitbuiten: unieke bronnen en kennis verbeteren: website groeien: informatiebemiddeling, ombuigen: digitaliseren samenwerken

Bedreiging

verdedigen: vrijwilligers concurreren: (nieuwe) doelgroepen

vermijden: verminderde zichtbaarheid samenwerken: zichtbaarheid

5.6 Benodigdheden Op korte termijn valt winst te behalen met de opmaak van de website door deze doelgroepgerichter te maken. Door de website meer bij de behoeftes van de doelgroepen te laten aansluiten zal de usability toenemen. De website moet zoekmachinevriendelijk ingericht worden, zodat de pagina’s hoger in de ranking van de zoekmachines eindigen en eerder door een breed publiek gevonden worden. Het is echter lastig om de toegangen en de inventarissen van de archiefen collectieblokken dieper toegankelijk te maken. Hiervoor zijn in het ontsluitingssysteem van MAIS Flexis aanpassingen noodzakelijk die extern uitgevoerd zullen moeten worden. Hier speelt de MAIS Flexis gebruikersgroep een rol.


pagina 15 van 37

Voor de ontwikkeling op de lange termijn zal het Gelders Archief de nu ontbrekende competenties met betrekking tot ontwikkelen van websites en kennis over de doelgroep(en) moeten verwerven. De nadruk ligt in de ‘digitale levenscyclus’ op de stap ‘Uitvoeren’, dit moet op termijn een andere invulling krijgen. De stap ‘Evaluatie’ van de huidige informatiediensten is zwaar onderbelicht. In de toekomst kan hieraan met behulp van een gebruikerspanel meer aandacht besteedt worden. Dit informatiebeleidsplan is een eerste stap om uit deze vicieuze cirkel te komen en in het digitaliseringsplan wordt een en ander uitgewerkt.


6

pagina 16 van 37

Uitwerking gewenste informatievoorziening

De gewenste informatievoorziening valt uiteen in zes onderdelen: 1. ontwikkeling MijnGelderland.nl (korte termijn) (6.1), 2. ontwikkeling Geldersarchief.nl (korte termijn) (6.2), 3. transitie ‘Geldersarchief.nl’ (lange termijn) (6.3), 4. bijdragen aan Metamorfoze (6.4), 5. bijdragen aan GenLias en diens opvolger (0), 6. verbeteren van de zichtbaarheid in branchevreemde informatiediensten (6.6).

6.1 Ontwikkeling MijnGelderland.nl (korte termijn) MijnGelderland.nl dient uit te groeien tot dè erfgoedportal van Gelderland. In het educatieve domein zal na de bovenbouw met andere educatieve doelgroepen worden uitgebreid. De huidige websites Gelderland1940-1945.nl, Gelderlandbinnenstebuiten.nl, StichtingAVAG.nl en Geldersarchief.nl worden op lange termijn onder de homepage van MijnGelderland.nl ondergebracht. De ontwikkeling van MijnGelderland.nl valt niet onder de doelstelling van dit informatiebeleidsplan, zodat alleen de korte termijn globaal wordt beschreven. 6.1.1 Data Het Gelders Archief blijft actief meewerken aan de themadossiers en thematische subsites die op MijnGelderland.nl worden aangeboden en aan de continue verbeteringen die bij het dagelijkse beheer van een website horen. 6.1.2 Doelgroepen MijnGelderland.nl richt zich op alle doelgroepen die een vraag hebben over Gelders erfgoed. Zowel grasduiner, ondiepe graver en diepgravers (NA) of dagjemensen, cultuuruitje met gezin, verzamelaars, verenigingsleden en allrounders (SCP). In het educatieve domein worden educatieve doelgroepen (docenten en scholieren) bediend. 6.1.3 Toegankelijkheid Er is gekozen voor publicatie op MijnGelderland.nl. 6.1.4 Onderhoudbaarheid Deze informatiedienst is dynamisch en wordt in samenwerkingsverband onderhouden. Op dit moment loopt een gebruikersonderzoek waarvan de resultaten nog niet bekend zijn. 6.1.5 Infrastructurele aanpassingen Er zijn geen infrastructurele aanpassingen nodig.

6.2 Ontwikkeling Geldersarchief.nl (korte termijn) Het Geldersarchief.nl is in feite een subsite van MijnGelderland.nl, maar (nog) onder een eigen URL. De opmaak van de website is gelijk aan die van MijnGelderland.nl. De website van het Gelders Archief kan op korte termijn verbeterd worden. Ondertussen zijn al enkele stappen ondernomen om de navigatie te verbeteren en in mei 2008 is een visiedag belegd over de toekomstige informatievoorziening van het Gelders Archief. In de eerste plaats dienen alle toegangen op de archieven via internet beschikbaar gesteld te worden. Ten tweede dient de website Geldersarchief.nl doelgroepgerichter te worden. Om dit op korte termijn te realiseren dient de menustructuur meer op de doelen van de bezoeker afgestemd te worden. De weg naar de collectie dient verbeterd te worden. Sinds kort wordt gebruik gemaakt van de gratis Google webmasterhulpprogramma’s (o.a. Google Analytics) om het indexeren van de website en het klikgedrag van bezoekers op de website te kunnen volgen. Zo kan beter inzicht verkregen worden hoe de zoekmachine en


pagina 17 van 37

bezoekers hun weg op de website vinden. Het beter leren kennen van de bezoekers is een eerste stap om de website te kunnen verbeteren. 6.2.1 Data, bijbehorende diensten en doelgroepen Alle onder de huidige informatievoorziening (zie 4) beschreven data worden via Geldersarchief.nl aangeboden m.u.v. de luchtfoto’s. Daarnaast worden diensten aangeboden via MijnGelderland.nl. Zie tabel. Data (Nadere) toegangen Hulpmiddelen (zoekgidsen, woordenlijsten, broncommentaar, etc.) Foto’s en prentbriefkaarten

Films en video’s

Zegels

Doelgroep (NA) ondiepe gravers, diepgravers diepgravers grasduiners, ondiepe gravers, diepgravers grasduiners, ondiepe gravers, diepgravers diepgravers

Prenten

grasduiners, ondiepe gravers, diepgravers

Genealogie

grasduiners, ondiepe gravers, diepgravers ondiepe gravers grasduiners, ondiepe gravers

Bouwtekeningen Thema dossiers

Doelgroep (SCP) allrounders, verenigingsleden allrounders, verenigingsleden allrounders, verenigingsleden, snuffelaars allrounders, verenigingsleden, snuffelaars allrounders, verenigingsleden allrounders, kunstminnaars, verenigingsleden, verzamelaars, snuffelaars allrounders, verenigingsleden, snuffelaars snuffelaars verenigingsleden, snuffelaars

Informatiedienst Geldersarchief.nl Geldersarchief.nl Geldersarchief.nl

Geldersarchief.nl, MijnGelderland.nl Geldersarchief.nl Geldersarchief.nl

GenLias.nl

n.v.t. MijnGelderland.nl

6.2.2 Toegankelijkheid De toegangen op de archieven worden met behulp van MAIS Flexis en de AquaBrowser toegankelijk gemaakt. Door middel van MAIS Flexis wordt tevens bijgedragen aan Archieven.nl (zie 4.6), een website die toegangen van 40 aangesloten archiefinstellingen aanbiedt. 6.2.3 Onderhoudbaarheid Deze informatiedienst is dynamisch en zal onderhouden moeten worden. MAIS Flexis hangt nauw samen met de normale taken van het Gelders Archief (beheren, ontsluiten en ter beschikking stellen). Hieraan werken ca. 13 fte. 6.2.4 Infrastructurele aanpassingen Er zullen met de groei van de gedigitaliseerde bronnen voortdurend uitbreidingen aan het opslagsysteem nodig zijn. De huidige infrastructuur is flexibel van opzet, zodat uitbreiding van opslagcapaciteit op ieder moment plaats kan vinden.


pagina 18 van 37

6.3 Transitie ‘Geldersarchief.nl’ (lange termijn) Het is de vraag of er na de fusie met Gelders Erfgoed nog sprake is van de URL Geldersarchief.nl, of dat er onder een andere URL wordt gewerkt. Onderstaande beschrijving van de ontwikkeling van de website Geldersarchief.nl dient gelezen te worden als een op de lange termijn gewenste situatie voor de collectie van het Gelders Archief. Het is een beeld waar naar toegewerkt gaat worden, waarbij de ene wens eenvoudiger realiseerbaar is dan de andere. Voor de ontwikkeling van de virtuele studiezaal wordt binnen de afdeling Publieksbereik een haalbaarheidsstudie en vervolgens een projectplan geschreven. Het beeld is dat het Geldersarchief.nl op de langere termijn dient uit te groeien tot een virtuele studiezaal, waarin de verschillende doelgroepen onderzoek kunnen gaan doen. Dit kan verweven worden met de informatiediensten die MijnGelderland.nl voor de grasduiner of snuffelaar biedt. De virtuele studiezaal moet verleidelijk zijn voor de grasduiner of snuffelaar om zelf een (vervolg)onderzoek te gaan starten. Via de verschillende onderdelen die MijnGelderland.nl op termijn gaat bieden zijn er verschillende aanknopingspunten; het educatieve domein, de regiosites, themasites (b.v. WO II), etc. Hierbij is naast de thematische aanpak de rol van het Gelders Archief als informatiemakelaar of –bemiddelaar onontbeerlijk en in feite de kerncompetentie van de archiefinstelling. Dit kan gezien worden als een helpdeskfunctie, een virtuele balie. Leidend hierbij is dat hetzelfde voorzieningenniveau geboden moet worden als in de fysieke studiezaal. Dit houdt in dat er in ieder geval mogelijkheden moeten zijn voor informatiebemiddeling vanuit het archief, verwijzing naar (secundaire) bronnen en uitwisseling van ideeën tussen de bezoekers onderling. Iedere bezoeker moet op eigen kracht de meest voorkomende vragen zelfstandig af kunnen handelen. Hiervoor dient de toekomstige website doelgroepgericht te zijn en kan eventueel gedigitaliseerd materiaal op verzoek worden aangeboden (scanning on demand). Om doelgroepgerichter te worden is het wenselijk dat de doelgroep actief benaderd wordt om periodiek de informatiedienst op usability te evalueren en zo toekomstige verbeteringen vorm te geven. Hiervoor wordt een gebruikerspanel opgericht. Veel gevraagd materiaal zal gedigitaliseerd gaan worden. Het betreft vooral de (retro) Burgerlijke Stand. Daarnaast wordt in het digitaliseringsplan een scanning on demand model uitgewerkt om pas na een vraag betreffende stukken te digitaliseren. Het gedigitaliseerde materiaal wordt aangeboden in een virtuele studiezaal. In het digitaliseringsplan wordt uitgewerkt in welke volgorde (welke delen van) de collectie voor digitalisering in aanmerking komen. Ieder type onderzoeker wordt een thematisch ingerichte onderzoeksruimte aangeboden, waarin op maat gemaakte hulpmiddelen en bronnen worden aangeboden. De onder 2.5 vermelde thema’s worden hieronder uitgewerkt. Het Gelders Archief wil op langere termijn aansluiten bij (internationale) standaarden en best practices. Enkele knelpunten zijn nu reeds aan te wijzen en betreffen: • indexering door zoekmachines en harvesting door andere systemen moet mogelijk worden gemaakt, • implementatie van Dublin Core, EAD, ISAAR(CPF) en/of ISAD(G). Om deze knelpunten op te lossen worden haalbaarheidsstudies gepland.


pagina 19 van 37

6.3.1 Informatiedienstverlening De gewenste website van de toekomst herbergt verschillende functionaliteiten. De helpdesk is daarin de belangrijkste functie. Hier komt de rol van het archief als informatiemakelaar samen. Gewenste functionaliteiten zijn: 1. helpdeskfunctionaliteit; dit betreft zowel communicatiemogelijkheden tussen bezoeker en archiefmedewerker als tussen bezoekers onderling. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld forum, RSS, chatroom, internettelefonie, videotelefonie, screensharing en of e-mail met de keuzemogelijkheid van de bezoeker om hieraan deel te nemen; 2. algemene klantvraaggeleiding; met behulp van opeenvolgende vragen wordt de bezoeker naar de meest geschikte archieven geleid, of naar specifieke klantvraaggeleiding verwezen, waarna deze aangevraagd of (digitaal) besteld kunnen worden. 3. specifieke klantvraaggeleiding; voorbeelden van een specifieke vraag zijn: bouwvergunningen, bouwtekeningen, echtscheidingen en andere veel gevraagde producten, waarna deze aangevraagd of (digitaal) besteld kunnen worden. 4. aanvraaggeleiding; met behulp van een formulier kan de bezoeker stukken ter inzage aanvragen of digitaal bestellen. Hiervoor dient de bezoeker zich te identificeren met behulp van burgerservicenummer (BSN) en DigiD. Als de stukken niet ter beschikking kunnen worden gesteld wordt de bezoeker hiervan op de hoogte gebracht. Bij openbaarheidkwesties wordt de bezoeker medegedeeld hoe deze eventueel toch inzage kan krijgen. Indien de bron digitaal beschikbaar is kan de bezoeker deze opslaan en/of afdrukken. 5. betaalmodule; online betalingssysteem bestellingen of andere betaalde diensten, 6. onderzoeksruimte; de bezoekers wordt een onderzoeksruimte aangeboden, die eventueel thematisch is ingericht. De onderzoeksruimte kan naar wens, bijvoorbeeld de bronnenkeuze) worden aangepast. In deze onderzoeksruimte worden hulpmiddelen aangeboden, zoals handleidingen, themadossiers, nadere toegangen, woordenlijsten, bronnen, externe bronnen (als ze aan de specificaties voldoen), links naar (secundaire) bronnen en websites, etc. De thematisch ingerichte onderzoeksruimtes kunnen afzonderlijk van elkaar ingericht worden. Zo ontstaat een groeimodel waarin steeds meer onderzoeksruimtes ingericht kunnen worden aan de hand van het digitaliseringstempo dat ontwikkeld wordt. De weergave van een gedigitaliseerde bron wordt ondersteund door MAIS Flexis. De onder helpdeskfunctie (zie 1) vermelde communicatiemogelijkheden kunnen worden gebruikt worden om een virtuele gemeenschap van onderzoekers te initiëren. 7. archiefwinkel, 8. commentaarmodule; mogelijkheden om commentaar toe te voegen en te reageren op elkaars (bron)commentaar, 9. taggingmodule; mogelijkheden voor het presenteren van ingevoerde tags (b.v. namen, locaties, trefwoorden, etc.) en zelf toevoegen van tags, 10. transcriptiemodule; mogelijkheden om een gedigitaliseerde bron te transcriberen met als eindresultaat een opgeslagen tekstbestand, 11. publicatiemogelijkheden; keuzemogelijkheid om eigen onderzoek voor derden te publiceren.


6.3.2

pagina 20 van 37

Data en doelgroepen

Het is de wens om alle bestaande doelgroepen van dienst te zijn, van grasduiners tot diepgravers (NA), of allrounders, kunstminnaars, verenigingsleden en verzamelaars (SCP). informatiedienstverlening specifieke klantvraaggeleiding

data bouwvergunningen, – tekeningen en andere veel bestelde producten

doelgroep Grasduiners (NA) en snuffelaars (SCP)

thema genealogie

toegangen, hulpmiddelen, gedigitaliseerde aktes uit de Burgerlijke Stand en gedigitaliseerde inschrijvingen uit doop-, trouw- en begraafboeken. Later kunnen hier vraaggestuurd andere bronnen aan toegevoegd worden. Mogelijk worden dit gedigitaliseerde materiaal ook op Genlias.nl of diens opvolger (0) aangeboden.

genealogen

thema WO II

toegangen, hulpmiddelen en gedigitaliseerde archiefstukken en audiovisueel materiaal

oorlogsgetroffenen, hun nabestaanden en personen die (hun eigen) (familie)geschiedenis willen onderzoeken, scholieren, hun ouders/opvoeders en docenten, wetenschappers (met name historici en sociale wetenschappers), (onderzoeks)journalisten, film-, documentaire- en programmamakers

thema woonomgeving

toegangen, hulpmiddelen en kadastrale kaarten, topografische historische atlas, audiovisueel materiaal en Arnhem 3D

grasduiners, ondiepe gravers en diepgravers (NA) of allrounders, verenigingsleden en snuffelaars (SCP)

thema Gelderland voor 1543

toegangen, hulpmiddelen en gedigitaliseerde onderdelen uit de Gelderse familie- en huisarchieven. De reeds gedigitaliseerde zegels maken hier onderdeel van uit.

wetenschappers in opleiding, geïnteresseerden in adelsgeschiedenis en middeleeuwen


pagina 21 van 37

6.3.3 Toegankelijkheid Op de langere termijn dient de toegankelijkheid van de gedigitaliseerde collectie te zijn gewaarborgd. Voor de digitale duurzaamheid wordt verwezen naar het digitaliseringsplan. Daarnaast dient de ontsluiting van de gedigitaliseerde collectie aan te sluiten bij (internationale) standaarden en best practices, zoals Open Archival Information System (OAIS) en Encoded Archival Description (EAD). Voor de implementatie hiervan zal een aparte haalbaarheidsstudie worden uitgevoerd. informatiedienstverlening algemene klantvraaggeleiding

data met behulp van opeenvolgende vragen wordt de bezoeker op de website naar de meest geschikte bronnen geleid, of naar specifieke klantvraaggeleiding verwezen, waarna deze aangevraagd of (digitaal) besteld kunnen worden.

specifieke klantvraaggeleiding

met behulp van tevoren vastgelegd zoekpad wordt de bezoeker op de website naar de bronnen verwezen, waarna deze aangevraagd of (digitaal) besteld kunnen worden. Voor het digitaliseren van de bouwtekeningen kan worden aangesloten bij het lopende project bij de gemeente Arnhem.

thema genealogie

dit thema zal een subsite vormen onder MijnGelderland.nl en het Gelders Archief zal tevens blijven bijdragen aan Genlias.nl (zie 0).

thema WO II

dit thema staat nu nog op Gelderland1940-1945.nl, maar terzijnertijd is dit een subsite onder MijnGelderland.nl. Deze subsite zal tevens dienst doen als publicatiekanaal van het KGVV. Zie ook 6.2.2.

thema woonomgeving

dit thema zal een subsite vormen onder MijnGelderland.nl en of (deels) ondergebracht worden bij WatWasWaar.nl. Arnhem 3D zal een subsite vormen onder MijnGelderland.nl.

thema Gelderland voor 1543

dit thema zal een subsite vormen van MijnGelderland.nl.

6.3.4 Onderhoudbaarheid Een website betreft een dynamisch product dat voortdurend onderhoud nodig heeft. Er dient in de ’digitale levenscyclus’ een haalbaarheidsstudie en een daaropvolgend projectplan geschreven te worden om deze transitie te verwezenlijken. Ook de organisatorische implicaties dienen hierbij in beeld te worden gebracht, bijvoorbeeld de bemensing van de virtuele balie. In het digitaliseringsplan wordt op de benodigde fte’s voor de implementatie van de ‘digitale levenscyclus’ ingegaan. Een ander onderwerp dat in de haalbaarheidsstudie aan de orde moet komen is of het Gelders Archief zich aansluit bij bestaande initiatieven of zelf een virtuele studiezaal op maat ontwikkelt of laat ontwikkelen. Dit is afhankelijk van lopende initiatieven op dit gebied. De projectgroep Archief4all (onderdeel van Taskforce Archieven) ontwikkelt op dit moment een commentaar-, tagging- en transcriptiemodule. Het is afwachten in hoeverre dit direct implementeerbaar is. Voor de gewenste communicatiemiddelen bestaan er (open source) technologieën, waarvan de geschiktheid bekeken dient te worden. De bezoekers dienen intuïtief hun weg op de website te kunnen vinden. De samenstelling van een testpanel is hierbij cruciaal. Hier ligt mogelijk een knelpunt, omdat het Gelders Archief geen ervaring heeft met evaluatie van de informatiedienst door bezoekers. Hiervoor dienen nieuwe competenties binnengehaald te worden, of dienen de huidige medewerkers deze te verwerven. Een andere mogelijkheid dat in samenwerking met de huidige host De Ree en de bij hun aangesloten archieven de gewenste vernieuwing wordt verwezenlijkt.


pagina 22 van 37

6.3.5 Infrastructurele aanpassingen Het CMS Typo3 ondersteunt shop faciliteiten, maar op dit moment is niet duidelijk of dit systeem alle wensen op lange termijn kan faciliteren. De huidige website is niet ingericht om de gewenste functionaliteit te herbergen, het huidige opgelegde formaat is een knelpunt. Een knelpunt vormen de aanpassingen aan het CMS. Hierin zijn de samenwerkingspartners betrokken en dienen de wijzigingen via een werkgroep ingebracht te worden. Het is ook de vraag of de huidige host De Ree in staat is om de gewenste functionaliteit aan te bieden, of dat er naar een andere host gekeken moet worden. In het transitietraject zal hier aandacht aan besteedt moeten worden. Zie ook 6.2.4

6.4 Bijdragen aan Metamorfoze Het Gelders Archief draagt bij aan het project Metamorfoze, wanneer een deel van de collectie voldoet aan de hiervoor gestelde criteria (autonoom verval, uniek materiaal van maatschappelijk belang). Op het moment van schrijven betreft dit de Graafschapsbode en het Van Der Woude-archief. 6.4.1 Data en bijbehorende diensten Deze delen van de collectie zullen terzijnertijd ondergebracht worden bij Het Geheugen van Nederland. 6.4.2 Doelgroepen Via Het geheugen van Nederland wordt een breed publiek van mensen met interesse in geschiedenis en cultuur en leerlingen en docenten in het voortgezet onderwijs bereikt. 6.4.3 Toegankelijkheid Er is gekozen voor publicatie via Het Geheugen van Nederland. 6.4.4 n.v.t.

Onderhoudbaarheid

6.4.5 n.v.t.

Infrastructurele aanpassingen


pagina 23 van 37

6.5 Bijdragen aan GenLias en diens opvolger Het Gelders Archief draagt bij aan GenLias. Er zijn ca. 60 vrijwilligers die gegevens in dit systeem invoeren. Het Gelders Archief is hierdoor een koploper wat betreft de hoeveelheid gegevens die beschikbaar zijn gesteld. GenLias is een informatiedienst die al enkele jaren meegaat en aan zijn eigen succes dreigt ten onder te gaan. Het aantal raadplegingen is zo enorm gegroeid dat het systeem zijn grenzen heeft bereikt. Er zijn initiatieven om GenLias te verbeteren (MijnVoorouders.nl), waarin het Gelders Archief zal participeren. 6.5.1 Data Er is een overeenkomst gesloten tussen het Gelders Archief en de vereniging Genealogical Society of Utah (Mormonen) om de Burgerlijke Stand te digitaliseren. In deze overeenkomst leveren de Mormonen kosteloos een JPEG-bestand van de oorspronkelijke akte. Bovendien kan het oorspronkelijke TIFF-bestand indien gewenst bij de Mormonen opgevraagd worden. Terzijnertijd worden, indien mogelijk, de data op GenLias, of diens opvolger, gepresenteerd. 6.5.2 Doelgroepen In de opvolger van GenLias (MijnVoorouders.nl) zal waarschijnlijk de mogelijkheid worden ingebouwd om de aktes beschikbaar te maken voor raadpleging. De doelgroep bestaat voornamelijk uit genealogen van ieder niveau; grasduiners, ondiepe gravers en diepgravers (NA) of allrounders en verenigingsleden (SCP). 6.5.3 Toegankelijkheid Er is gekozen voor publicatie via GenLias of diens opvolger MijnVoorouders.nl. 6.5.4 n.v.t.

Onderhoudbaarheid

6.5.5 n.v.t.


6.6 Verbeteren van de zichtbaarheid in branchevreemde informatiediensten Het potentiële publiek bestaat vooral uit mensen die voor een bepaald doel een vraag beantwoordt willen krijgen. Deze groep zoekt vooral met Google en in populaire informatiediensten. Het Gelders Archief wil dit brede publiek bereiken door op veel bezochte branchevreemde websites een selectie van het beschikbare gedigitaliseerde materiaal te gaan plaatsen en of zijn rol als kenniscentrum van de Gelderse en Arnhemse historie te ‘claimen’. Door op deze drukbevolkte diensten zichtbaar te worden kan het Gelders Archief haar bronnen promoten en mogelijk mensen prikkelen om nader onderzoek te doen. In aanmerking komen branchevreemde diensten als Google Earth, Google Maps, Flickr.com, YouTube.com, genealogiefora of Wikipedia. Ook zullen branchevreemde startpagina’s en portals geïnventariseerd moeten worden om hier links naar de eigen website aan te bieden. Een andere manier om zichtbaar te worden is het aanbieden van persistent links. Dit kan het hergebruik in andere informatiediensten stimuleren en telt mee in de statistieken van de website. 6.6.1 Data en bijbehorende diensten Aan audiovisuele informatiediensten kan een selectie van foto’s en films worden geleverd. Aan wiki’s en fora kan een kennisvermeerderende bijdrage worden geleverd. 6.6.2 Doelgroepen Op de branchevreemde audiovisuele informatiediensten bevindt zich mogelijk een brede (jonge) doelgroep die niet via de eigen websites bereikt kan worden. In de op kennis


pagina 24 van 37

gebaseerde fora kan het Gelders Archief een bijdrage leveren aan de lemma’s die raken aan de Gelderse geschiedenis of genealogie. 6.6.3 Toegankelijkheid De toegang is volledig extern beheerd. 6.6.4 Onderhoudbaarheid Deze dienstverlening dient onderhouden te worden. In het digitaliseringsplan zal worden ingegaan op de benodigde fte’s. Het aanbieden van persistent links vergt een technische aanpassing, die in de transitie van Geldersarchief.nl meegenomen kan worden. 6.6.5 n.v.t.



7

pagina 25 van 37

Vervolgtraject

Het Gelders Archief heeft voor de realisatie van de visie samenwerking met De Ree, Stichting Gelders Erfgoed, Gelderse Bibliotheek, Omroep Gelderland en HR Media, Genlias en Metamorfoze op het oog. De realisatie van het digitaliseringsplan valt onder de verantwoordelijkheid van het hoofd Publieksbereik. De verschillende stappen van de ‘digitale levenscyclus’ worden in de plansystematiek verwerkt, zowel in de vierjaarlijkse strategische plannen en in de hieruit afgeleide jaarplannen. Wanneer de voor de implementatie van de ‘digitale levenscyclus’ benodigde fte’s worden vergeleken met de fte’s, zoals die nu worden ingezet ontstaat een tekort van ca. 1,7 fte. Door herschikking van taken kan een deel worden opgelost, maar ook dienen enkele competenties verworven te worden. Door herschikking van taken kan een deel van het tekort worden opgelost, maar niet alles. Enkele fases in de stappen beleid, plannen en uitvoeren kunnen mogelijk met stagiaires worden ingevuld of anderszins worden uitbesteed. Tot de core business behoren in de stap Uitvoeren de fase doelgroeponderzoek en de gehele stap Evaluatie. Daarnaast dienen er voor enkele fases kennis en/of competenties te worden verworven: • Informatiedienstverlening en –management (IDM) (Beleid, Plannen, Uitvoeren, Evalueren) • Human Computer Interaction (HCI) (Uitvoeren, Evaluatie) • Doelgroeponderzoek (Uitvoeren) • Dublin Core, EAD, ISAAR(CPF) en/of ISAD(G) (Uitvoeren) • OAIS (Uitvoeren) • Evaluatietools, bijvoorbeeld audits, analyses, monitors, rapportages en benchmarkinstrumenten (Evalueren) Kennis en competenties zijn ook benodigd om uitgevoerde werkzaamheden van externen (studenten of bedrijven) te kunnen beoordelen. fte heden Afdeling PB 4,9 PA 0,4 AV 4,5 Coll. 7,8 CVB 0,0 BV 1,0 totaal 18,5 ‘Digitale levenscyclus’ Beleid 0,0 Plannen 0,8 Uitvoeren 17,7 Evalueren 0,0 totaal 18,5

toekomst

capaciteit

6,0 0,5 4,6 7,8 0,25 1,4 20,2

-1,1 -0,1 -0,1 -0,0 -0,3 -0,4 -1,9

0,2 1,6 18,2 0,5 20,2

-0,2 -0,8 -0,4 -0,5 -1,9

Onder 7.1 en 7.2 wordt per stap aangegeven hoeveel fte’s de verschillende fases vergen, onder wiens verantwoording het valt en welke competenties benodigd zijn. In 7.3 wordt de digitale cyclus die ieder jaar doorlopen wordt beschreven en in 7.4 een stappenplan om de toekomstige dienstverlening te realiseren. In bijlage II en III worden de verschillende stappen en fases in de ‘digitale levenscyclus’ uitvoerig beschreven.


7.1

pagina 26 van 37

Benodigde fte’s voor ‘Digitale levenscyclus’

Stap Capaciteit jaaruren

Fase 1600

Afdeling totaal mdw. totaal vrijw.

heden fte uren 18,5 29656 12,4 19800

toekomst fte uren 20,2 32360 11,9 19000

Beleid

informatiebeleidsplan informatiebeleidsplan totaal mdw totaal stagiaires totaal

PB PB stagiaire

0 0,2 0 0,2 0,20

0 0 0 320 320

0,2 0 0,2 0 0,20

320 0 320 0 320

Plannen

digitaliseringsplan duurzaamheidsplan duurzaamheidsplan duurzaamheidsplan projectplan projectmanagement projectmanagement gebruikersonderzoek totaal mdw totaal stagiaires totaal

PB PB stagiaire PB PB stagiaire PB PB AV PB

0 0,2 0 0,1 0,1 0,3 0,4 0 0,8 0,3 1,10

0 320 0 160 160 480 640 0 1280 480 1760

0,2 0 0,1 0 0,1 0,5 0,5 0,2 1,6 0 1,6

320 0 160 0 160 800 800 320 2560 0 2560

Uitvoeren

voorbereiding voorbereiding voorbereiding voorbereiding voorbereiding voorbereiding vervaardiging vervaardiging vervaardiging vervaardiging vervaardiging beschrijving beschrijving opslag toegang presentatie beheer en gebruik beheer en gebruik interoperabiliteit duurzaamheid duurzaamheid duurzaamheid duurzaamheid totaal mdw totaal vrijwilligers totaal

PB AV CVB Coll. PA BV AV AV vrijw. PB PB vrijw. PA Coll. AV BV BV PB PB BV BV PB Coll. BV AV

0,2 0,2 0 0,1 0,1 0 2 0,6 3,3 11,3 0,3 7,7 1,8 0,8 0 0,2 0,8 0,2 0 0 0 0 0,1 17,7 11,9 29,6

320 320 0 160 160 0 3200 1000 5240 18000 480 12240 2880 1280 0 320 1280 320 0 0 0 0 160 28360 19000 47360

0,2 0,2 0,25 0,1 0,1 0,0 2,0 0,6 3,3 11,3 0,3 7,7 1,8 0,8 0,1 0,2 0,8 0,2 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 17,9 11,9 29,8

320 320 400 160 160 0 3200 1000 5240 18000 480 12240 2880 1280 160 320 1280 320 160 40 40 40 40 28680 19000 47680


Evaluatie

projectevaluatie projectevaluatie projectevaluatie digitale dienstverlening digitale dienstverlening digitale dienstverlening infrastructuur totaal mdw totaal

pagina 27 van 37

PB PA AV PB BV AV BV

0 0 0 0 0,01 0 0 0,01 0,01

0 0 0 0 16 0 0 16 16

0,1 0,05 0,05 0,1 0,05 0,05 0,1 0,5 0,5

160 80 80 160 80 80 160 800 800

7.2 Verantwoordelijkheid implementatie ‘digitale levenscyclus’ In onderstaande tabel staat beschreven onder welke afdeling de verschillende stappen uit de ‘digitale levenscyclus’ worden uitgevoerd. De afdelingen gemarkeerd met een * hebben de eindverantwoordelijkheid voor betreffende stap. Bij de werkzaamheden zijn de benodigde kennis en/of competenties aangegeven. Stap en fase Beleid informatiebeleidsplan Plannen digitaliseringsplan duurzaamheidsplan projectplan projectmanagement gebruikersonderzoek Uitvoeren voorbereiding vervaardiging beschrijving opslag toegang presentatie

beheer en gebruik interoperabiliteit duurzaamheid Evaluatie projectevaluatie digitale dienstverlening infrastructuur

Benodigde competenties*

Wie#

IDM

PB*, MT

IDM IDM, fotografie, scankennis projectmanagement, IDM projectmanagement doelgroeponderzoek, communicatie, IDM

PB*, BV PB*, AV PB*, alle PB PB*, BV

collectiekennis, materiaalkennis, projectmanagement fotografie, scankennis, projectmanagement archivistiek, kennis van Dublin Core, EAD, ISAAR(CPF) en/of ISAD(G) BI (systeembeheer) BI, IDM (indexering door zoekmachines en harvesting) IDM of HCI, BI-websites (usability van de website waarborgen) collectiekennis: zichtbaar worden in branchevreemde diensten. BI (systeembeheer) BI (systeembeheer) collectiekennis, IDM, BI (kennis van OAIS) projectmanagement, IDM IDM, HCI BI (systeembeheer)

*:IDM: Informatiemanagement en –dienstverlening BI: Bedrijfsinformatica HCI: Human-Computer Interaction #: toegevoegd * betekent leidende rol

PB*, CVB, Coll, PA AV Coll.*, AV, PB, BV BV PB*, BV PB*, PA

BV BV PB*, AV, Coll., BV PB*, alle PB*, PA PB*, BV

7.3

Stappenplan ‘Digitale levenscyclus’

De ‘Digitale levenscyclus’ wordt als volgt binnen het Gelders Archief geïmplementeerd. In het derde kwartaal van het lopende jaar wordt een nieuwe cyclus gestart, waarvan de uitvoering in het volgende jaar wordt uitgevoerd. De evaluatie van de uitvoering van het afgelopen jaar wordt in het tweede kwartaal uitgevoerd om piekdrukte in de eerste maanden van het jaar te vermijden. ‘Digitale levenscyclus' a Beleid- informatiebeleidsplan b Plannen - digitaliseringsplan c Plannen - duurzaamheidsplan d Plannen - haalbaarheidsstudies e Plannen - projectplannen f Plannen - doelgroeponderzoek g Plannen - projectmanagement h Uitvoeren i Evaluatie

1

2

3 1 1 1

4

1

2

3 1 1 1

4

2 2 2 3 3

3 3 4

2 2 2 3 3

3 3

7.4 Stappenplan voor de realisatie van de toekomstige dienstverlening (2008-2010) In onderstaande stappenplan wordt aangegeven in welk tijdvak aan welke gewenste toekomstige informatievoorziening wordt gewerkt en welke afdelingen daarbij betrokken zijn. Een sterretje geeft aan welke afdeling de leidende rol heeft. Tussen haakjes is aangegeven welke opleidingen daarbij betrokken kunnen zijn, indien indertijd besloten wordt studenten hierbij te betrekken. Stappenplan taak

onderwerp

2008 afdeling (opleiding)

MijnGelderland.nl (korte termijn) 1

websites verhuizen

PB

Geldersarchief.nl (korte termijn) 2

menustructuur aanpassen

PB

3

bezoekersgedrag analyseren

BV

4

testpanel selecteren

PB

Geldersarchief.nl lange termijn) 5

haalbaarheidsstudie branchevreemde diensten

PB*, PA

6

haalbaarheidstudie helpdeskfunctionaliteit

PB (IDM/BI)

7

haalbaarheidstudie toegang zoekmachines

PB (BI)

8

haalbaarheidstudie hosting

BV

1

2009 2

3

4

1

2010 2

3

4

1

2

3

4

Vervolg stappenplan voor de realisatie van de toekomstige dienstverlening (2011-2016) Stappenplan taak

onderwerp

2011 Wie (opleiding)

Geldersarchief.nl lange termijn) 5

haalbaarheidsstudie branchevreemde diensten

PB*, PA

6

haalbaarheidstudie helpdeskfunctionaliteit

PB (IDM/BI)

7

haalbaarheidstudie toegang zoekmachines

PB (BI)

8

haalbaarheidstudie hosting

BV

9

haalbaarheidstudie metadata (EAD etc.)

Coll. (Archiefschool)

10

helpdeskfunctionaliteit bouwen

PB (uitbesteden)

11

alg. klantvraaggeleiding

PA

12

spec. klantvraaggeleiding

PA

13

aanvraaggeleiding (webform)

PA

14

haalbaarheidsstudie onderzoeksruimte

PB (IDM/BI)

15

archiefwinkel

BV (uitbesteden)

16

betaalmodule

BV (uitbesteden)

17

onderzoeksruimte genealogie bouwen

PB (uitbesteden)

18

onderzoeksruimte Gld. voor 1543 bouwen

PB (uitbesteden)

19

onderzoeksruimte WO II bouwen

PB (uitbesteden)

20

onderzoeksruimte AV bouwen

PB (uitbesteden)

21

haalbaarheidsstudie modules

PB (BI)

22

commentaarmodule

PB (uitbesteden)

23

taggingmodule

PB (uitbesteden)

24

transcriptiemodule

PB (uitbesteden)

25

haalbaarheidsstudie publicatiemogelijkheden

PB (IDM/BI)

26

publicatiemogelijkheden

PB (uitbesteden)

1

2012 2

3

4

1

2013 2

3

4

1

2014 2

3

4

1

2015 2

3

4

1

2016 2

3

4

1

2

3

4

8 8.1

Bijlages Bijlage I: Geraadpleegde bronnen

BIBLIOSERVICE (2008). MijnGelderland/Educatief. Communicatierapport. Arnhem: Biblioservice. DEN (2007a online). Subsidieregeling Digitaliseren met Beleid 2007. Den Haag: Digitaal Erfgoed Nederland. Beschikbaar op: http://www.den.nl/docs/20070124101820/ [laatst bezocht op: 30-7-2007] DEN (2007b online). Informatieplannen. Den Haag: Digitaal Erfgoed Nederland. Beschikbaar op: http://www.den.nl/kennis/thema/informatieplan/ [laatst bezocht op: 31-7-2007] GldA (2007), Strategisch plan 2009-2012, Arnhem: Gelders Archief. NATIONAAL ARCHIEF (2008 online). Beleidsplan Nationaal Archief 2007-2010. Den Haag: Nationaal Archief. Beschikbaar op: http://www.nationaalarchief.nl/images/3_12950.pdf [laatst bezocht op: 24-1-2008] SCP (2006a). Snuffelen & graven. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau, Den Haag. Beschikbaar op: http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702767/Snuffelen_en_graven.pdf [laatst bezocht op: 22-2-2008] SCP (2006b). Klik naar het verleden. Den Haag: Sociaal Cultureel Planbureau. Beschikbaar op: http://www.scp.nl/publicaties/boeken/9037702791/Klik_naar_het_verleden.pdf [laatst bezocht op: 24-1-2008] TWYNSTRA & GUDDE (2005). Marketingpilot Noordelijke Archieven: “Naar een breder publiek door een aansprekend serviceconcept”. VWS (2007). Erfgoed van de oorlog. Den Haag: Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport – Eenheid oorlogsgetroffenen en herinnering WO II (OHW).


8.2

pagina 31 van 37

Bijlage II: ‘Digitale levenscyclus’ volgens DEN (1)

Stap Beleid

Toelichting Beleid is de fase waar de kwaliteitscyclus eindigt en weer begint: digitaliseringsplannen kunnen alleen succesvol opgesteld en uitgevoerd worden als ze passen binnen het geformuleerde informatiebeleid van de erfgoedinstelling. Nieuwe informatiediensten op basis van digitalisering hebben alleen een kans van slagen als er beleidsvorming heeft plaatsgevonden over de instandhouding van de nieuwe dienst. Evaluatie van digitalisering heeft alleen zin als de instelling er beleidsmatige consequenties aan verbindt. Zonder beleid zijn alle digitaliseringsactiviteiten niet meer dan losse flodders.

Plannen

Deze fase in de kwaliteitscyclus zorgt voor de vertaalslag van algemeen beleid naar praktisch utivoerbare activiteiten. Er zijn diverse soorten plannen die een erfgoedinstelling kan schrijven om beleid uitvoerbaar te maken: een digitaliseringsplan voor de gehele collectie, duurzaamheidsplan voor de digitale collecties, projectplannen om nieuwe diensten te bouwen, plannen om publieksonderzoek te doen enz.

Uitvoeren

Deze fase in de kwaliteitscyclus is de meestomvattende in het geval van digitalisering. De fase bestaat uit kleinere stappen die je kunt doorlopen in relatie tot digitale data. Tezamen vormen die stappen de levenscyclus van digitale data: van voorbereiding van de digitalisering, via vervaardiging en beschrijving langs opslag en beheer tot toegang, presentatie, interoperabiliteit en duurzaamheid.

Evaluatie

Binnen de erfgoedsector is veel creatief talent aanwezig om nieuwe dienstverlening met behulp van digitalisering tot stand te brengen. Een fase in de kwaliteitscyclus die nog wel eens wordt overgeslagen of afgeraffeld is de evaluatie. Wat heeft de instelling geleerd van een afgerond project? Zijn de doelgroepen wel bereikt die de dienst beoogde? Biedt de dienst wel de dienstverlening zoals in het oorspronkelijke plan is voorgenomen? Een goede analyse gevolgd door een open evaluatie is een belangrijke stap op het beleid (de volgende fase in de cyclus) bij te stellen. Daarmee wordt invloed uitgeoefend op andere, nieuwe activiteiten van de instelling.

Bron: Digitaal Erfgoed Nederland, Overzicht kwaliteitsinstrumenten in het ICT-register, beschikbaar op: http://www.den.nl/register/digitalisering/ [laatst bezocht op: 14-4-2008]


8.3

pagina 32 van 37

Bijlage III: ‘Digitale levenscyclus’ volgens DEN (2)

Omschrijving Beleid

Werkzaamheden

informatiebeleidsplan

In het informatiebeleidsplan legt een instelling het ICT-beleid vast met betrekking tot haar culturele erfgoedcollectie(s). Om de mogelijkheden van informatie- en communicatietechnologie optimaal te kunnen benutten dient er samenhang te bestaan tussen het algemene instellingsbeleid en het ICT-beleid. Het informatiebeleidsplan brengt deze samenhang aan. Het informatiebeleidsplan toont op welke wijze de gestelde ICT-doeleinden bereikt worden. Ook geeft het informatiebeleidsplan inzicht in de mate waarin de instelling een bijdrage levert aan ontsluiting van cultureel erfgoed in samenwerkingsverbanden op sectoroverstijgend, lokaal, regionaal, provinciaal, landelijk of internationaal niveau. Het informatiebeleidsplan wordt bijgesteld op basis van de evaluatie van afgeronde projecten en bestaande informatiediensten. Het informatiebeleidsplan is het uitgangspunt voor het digitaliseringsplan, voor het duurzaamheidsplan en voor nog te starten projecten.

Plannen digitaliseringsplan

Het digitaliseringsplan grijpt terug op het informatieplan en is een vertaling van het ICT-beleid naar het operationele niveau: op welke manier, in welk tempo en volgens welke kwaliteitscriteria wordt de collectie van de instelling digitaal geregistreerd, gedocumenteerd, eventueel voorzien van digitaal beeldmateriaal en elektronisch beschikbaar gesteld? Het digitaliseringsplan legt de randvoorwaarden en de operationele regels vast voor de ICT-huishouding binnen een instelling. Het dient dan ook voorafgaand aan het uitvoeren van ICT-(deel-)projecten te worden opgesteld en moet zorgvuldig worden bijgehouden. Het digitaliseringsplan definieert de fasen waarin het te digitaliseren materiaal en de bijbehorende documentatie worden geselecteerd en verwerkt. Het bevat bovendien digitaliseringsrichtlijnen en voorschriften voor het uitwerken van de fasen tot deelprojecten. De prioriteiten in het digitaliseringsplan zullen vaak worden bepaald aan de hand van andere beleidsdocumenten, zoals een tentoonstellingsplan, educatieplan, registratieplan of collectieplan.

duurzaamheidsplan

Het duurzaamheidsplan is een onmisbaar onderdeel van het digitaliseringsplan. In het duurzaamheidsplan registreert de instelling de strategie(ën) om duurzame digitale toegankelijkheid van de collectie en de kennis ervan tot stand te brengen. Iedere digitaliserende instelling moet zich bewust zijn van de problematiek van digitale duurzaamheid. Hoe kan duurzame toegankelijkheid tot digitale data gerealiseerd worden? In hoeverre kan digitalisering bijdragen aan het behoud van de fysieke collectie? De instelling dient, in samenhang met het vaststellen van een duurzaamheidsstrategie, na te denken over het wel of niet inrichten van een ‘repository’ waarin het materiaal duurzaam kan worden bewaard. Instellingen die niet in staat zijn tot duurzaam informatiebeheer moeten een oplossing zoeken bij of in samenwerking met een derde partij voor beheer en onderhoud van het gedigitaliseerde materiaal. Op landelijk niveau wordt deze problematiek voor het erfgoed onderzocht door het Nationaal Archief, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, de Koninklijke Bibliotheek en Data Archiving and Networked Services (DANS).

projectplan

Het projectplan moet management en subsidieverstrekkers inzicht geven in wenselijkheid en haalbaarheid van een ICT-project.

projectmanagement

Ict-toepassingen worden doorgaans multidisciplinair ontwikkeld. Al bij een vrij bescheiden plan moet worden samengewerkt door verschillende personen, met verschillende achtergronden en competenties. Vaak gaat het daarbij om activiteiten die niet tot de dagelijkse routine behoren. Toepassing van ICT in culturele instellingen vraagt dan ook om een projectmatige aanpak.

gebruikersonderzoek

Na de komst van internet is de behoefte aan meer informatie over de gebruikers van erfgoedinstellingen sterk toegenomen. Naast de traditionele doelgroepen die weg naar de instelling reeds lang wisten te vinden, zijn er nieuwe doelgroepen binnen bereik gekomen. Maar wat zijn die doelgroepen? Wat zijn hun wensen en behoeften? Hoe verhouden de oude en nieuwe doelgroepen zich ten opzichte van elkaar in omvang en samenstelling? Erfgoedinstellingen doen er verstandig aan met enige regelmaat een gebruikersonderzoek te houden, bijvoorbeeld om hun beleid en ideeën omtrent digitale dienstverlening te toetsen.


pagina 33 van 37

Uitvoeren voorbereiding

Voorafgaand aan ieder digitaliseringstraject moet een fase plaatsvinden waarin de fysieke collectie onderworpen wordt aan een zorgvuldige materiaalanalyse en selectie van objecten uit de collectie. De conclusies uit het digitaliseringsplan dienen hierbij in acht genomen te worden. Alleen dan kan bepaald worden wat op welke manier volgens welke specificaties gedigitaliseerd moet worden, en welke kosten daarmee gepaard gaan.

vervaardiging

Een erfgoedinstelling dient breed geaccepteerde specificaties voor de vervaardiging van digitale data ter harte te nemen, om te garanderen dat de resultaten van hoge kwaliteit zijn. Het betreft specificaties voor documentformats, ICT-platforms en kwaliteitscontrole.

beschrijving

Om het duurzaam delen en uitwisselen van data mogelijk te maken, is het essentieel dat niet alleen uitwisselbare bestandsformaten worden gebruikt, maar ook standaardschema's voor beschrijving, inhoudelijke ontsluiting en identificatie van collecties en objecten. Bij het gebruik van sector- en domeinspecifieke beschrijvingsmodellen moet rekening gehouden worden met de mogelijkheid tot hergebruik over de sector- of domeingrens heen.

opslag

Een erfgoedinstelling dient diverse specificaties voor de opslag van gedigitaliseerde bronnen ter harte te nemen, om te garanderen dat de beschikbaarheid en vindbaarheid van de bronnen gegarandeerd zijn. Het betreft specificaties voor databases, fysieke opslag en kwaliteitsbewaking.

toegang

De wijze van beschrijven en opslag moet hergebruik van gegevens kunnen ondersteunen. Bij de keuze voor een nieuw of de herinrichting van een bestaand informatiesysteem of een Content Management Systeem (CMS) moeten de opties voor toegang tot de data het zwaarst wegen. Een informatiesysteem mag geen ‘gesloten doos’ (‘black box’) zijn. Zoekmachines en andere informatiesystemen moeten de data kunnen bevragen. Bij voorkeur ondersteunt het informatiesysteem de technieken die gebruikt worden om gedistribueerd opgeslagen data te verzamelen via één enkele zoekactie. Indien dit niet mogelijk is, moet het informatiesysteem export van data in standaardformaten ondersteunen om deelname aan de landelijke infrastructuur te garanderen en uitwisseling van gegevens ten behoeve van geïntegreerde bestanden te ondersteunen.

presentatie

Bij het inrichten en onderhouden van een website of andere informatiedienst is het verstandig om inhoud en presentatie gescheiden van elkaar te houden. Deze scheiding van inhoud en structuur moet het mogelijk maken om de informatie van de website op maat te kunnen leveren aan verschillende doelgroepen en om andere vormen van gebruik te ondersteunen, zoals personificatie en hergebruik in andere informatiediensten.

beheer en gebruik

Het volgen van richtlijnen voor beheer en gebruik kan ervoor zorgen dat diensten van erfgoedinstellingen zo veilig, eenduidig en effectief mogelijk gemaakt worden voor eindgebruikers. Het betreft richtlijnen op het gebied van rechtenbeheer, beveiliging, performance en feedback.

interoperabiliteit

Interoperabiliteit is de eigenschap van systemen en software om data uit te wisselen met externe systemen via een gemeenschappelijke set procedures. In de context van informatiediensten van erfgoedinstellingen geldt dat de wijze van beschikbaar stellen hergebruik en uitwisseling van data moet ondersteunen (ook wel ketenintegratie genoemd). Het gebruikte informatiesysteem moet hergebruik van gegevens mogelijk maken, bijvoorbeeld door generieke netwerkprotocollen te ondersteunen.

duurzaamheid

De resultaten van een digitaliseringsproject moeten beschikbaar én geschikt blijven voor hergebruik, in de eerste plaats voor de instelling zelf, maar ook voor toekomstige landelijke initiatieven. Vooraf moet dus rekening worden gehouden met toekomstig beheer, opslag, beschrijvingsniveau, onderhoud en langdurige of zelfs permanente beschikbaarheid van de digitale gegevens. Niet alleen het te verwachten gebruik, maar ook het cultuurhistorisch belang van de te digitaliseren collectie kan van invloed zijn op de kwaliteitseisen op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Het is belangrijk om vast te stellen of de te digitaliseren data deel uitmaken van de kerncollectie van de instelling of van dusdanige cultuurhistorische waarde zijn dat digitale duurzaamheid een grote rol speelt. Duurzame toegankelijkheid gaat niet alleen over behoud en beheer van digitale gegevens, maar betreft ook de bijdrage die digitalisering kan leveren aan het behoud van de originele bronnen. Daarom is het belangrijk te documenteren hoe de digitale bron zich verhoudt tot het origineel.

Evaluatie projectevaluatie

De overheid stimuleert de ontwikkeling van een kwaliteitszorgsysteem voor ICT in


pagina 34 van 37

de erfgoedsector op basis van zelfregulering. Ontwikkeling van duurzame technologie vergt een continue wisselwerking tussen vernieuwing en toetsing van de bestaande ICT-praktijk. Het is belangrijk hierbij lessen te trekken uit de bestaande ICT-praktijk en de opgedane kennis onderling te delen. Zorgvuldige evaluatie van ICT-projecten is cruciaal om die lessen te kunnen trekken. Digitaal Erfgoed Nederland heeft om dit te ondersteunen een projectenbank opgezet, die een overzicht biedt van de status van lopende ICT-projecten van Nederland erfgoedinstellingen. evaluatie digitale dienstverlening

Veel ICT-projecten resulteren in een dienst voor de doelgroep(en) van de erfgoedinstelling. Er bestaan diverse hulpmiddelen om het gebruik van die digitale diensten te meten.

evaluatie infrastructuur

Innovatieve dienstverlening vergt, naast de ontwikkeling van creatieve toepassingen voor doelgroepen, ook investeringen in een zorgvuldig ontworpen en opgebouwde infrastructuur. Er bestaan diverse hulpmiddelen om de kwaliteit van de digitale infrastructuur in de 'back office' te meten.

Bron: Digitaal Erfgoed Nederland, Overzicht kwaliteitsinstrumenten in het ICT-register, beschikbaar op: http://www.den.nl/register/digitalisering/ [laatst bezocht op: 14-4-2008]


8.4

pagina 35 van 37

Bijlage IV: Woordenlijst

chatroom

Een virtuele ruimte waarin via het typen van tekst bezoekers informatie kunnen uitwisselen. In feite een soort email, waarin gelijktijdige fysieke aanwezigheid van de bezoekers noodzakelijk is.

content management systeem (CMS)

Veelal een webapplicatie die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet kunnen publiceren.

Deming-cycle

Kwaliteitscyclus die gebruik maakt van de stappen Plan – Do – Check – Act. Deze cyclus wordt iteratief doorlopen om voortdurend de kwaliteit te doorlopen. Het DEN propageert deze cyclus voor erfgoedinstellingen. Het informatiebeleidsplan maakt deel uit van de stap ‘Act’ en dient als aftrap voor het doorlopen van de cyclus. Het digitaliseringsplan behoort tot de stap ‘Plan’, net als duurzaamheidsplan, projectplan, projectmanagement en gebruikersonderzoek. Meer info is te vinden op: http://www.den.nl/kwaliteitszorg/ en http://www.den.nl/register/

Dublin Core

Dublin Core is een sectoroverstijgende standaard waarmee online bronnen van metadata kunnen worden voorzien. In zijn meest eenvoudige vorm bestaat Dublin Core uit 15 velden waarmee in principe alle online bronnen beschreven kunnen worden. Het algemene, niet-sectorspecifieke karakter maakt deze beschrijvingsset ook geschikt om te dienen als uitwisselingsformat tussen samenwerkende erfgoedinstellingen.

EAD

EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken, verwant aan ISAD(G), om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML. EAD is een de facto standaard die binnen de internationale archiefwereld breed wordt gedragen.

framework

Een samenstelling van softwarecomponenten die gebruikt kunnen worden bij het programmeren van applicaties.

harvesting

Automatisch verzamelen en ordenen van (meta)data op het World Wide Web. Essentieel om de vindbaarheid en uitwisselbaarheid van (meta)data te realiseren.

host

Een internetonderneming die computers beschikbaar stelt om websites te herbergen en deze op internet aan te sluiten.

hosting

Het herbergen van websites door een host.

interoperabiliteit

Interoperabiliteit is de eigenschap van systemen en software om data uit te wisselen met externe systemen via een gemeenschappelijke set procedures. In de context van informatiediensten van erfgoedinstellingen geldt dat de wijze van beschikbaar stellen hergebruik en uitwisseling van data moet ondersteunen (ook wel ketenintegratie genoemd). Het gebruikte informatiesysteem moet hergebruik van gegevens mogelijk maken, bijvoorbeeld door generieke netwerkprotocollen te ondersteunen.

ISAAR(CPF)

ISAAR(CPF) verschaft richtlijnen voor het maken van archivistische geautoriseerde beschrijvingen van entiteiten (organisaties, personen en families) betrokken bij de vorming en het beheer van archieven.


pagina 36 van 37

ISAAR(CPF) is primair ontwikkeld om informatie over de ontstaanscontext van archieven vast te leggen, op een gestandaardiseerde manier en zelfstandig van de beschrijving van het archief. ISAAR(CPF) is daarmee te beschouwen als een uitwerking van het contextveld in ISAD(G), de Algemene Internationale Norm voor Archivistisch beschrijven. ISAD(G)

Regels voor het maken van gestandaardiseerde beschrijvingen voor archieven.

OAIS

OAIS staat voor Open Archival Information System. Standaarden voor het opzetten en inrichten van een duurzaam informatiesysteem. Deze wordt uitgegeven door de Management Council of the Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) en ondersteunt door ISO TC20/SC13 .

on demand

Op verzoek of op afroep. In een informatiedienst bedoeld als een door de vraag gegenereerde levering van een dienst, bijvoorbeeld digitaliseren van een bepaald archiefstuk wanneer een bezoeker daar om vraagt . Vrije toegang tot de bronmaterialen, bijvoorbeeld programmacode.

open source persistent links

Dit zijn internetverwijzingen (links) die ‘vaststaan’ en bijvoorbeeld direct verwijzen naar bronnen. Vaste links kunnen bijvoorbeeld in publicaties worden gebruikt om rechtstreeks naar een digitale bron te verwijzen.

robots/spiders

Zoekmachines indexeren webpagina's geautomatiseerd door middel van robots/spiders. Dit zijn programma's die webpagina's downloaden en vervolgens nuttige informatie verzamelen van de pagina, zoals woorden en links en deze in een doozoekbare database (zoekmachine) bewaren.

RSS

RSS staat voor Really Simple Syndication. Dit wordt veel gebruikt om op de hoogte te zijn van het laatste nieuws of de laatste artikelen. Er bestaan speciale lezers en websites waar de gebruiker zijn verschillende RSS-nieuwsstromen kan ordenen.

screen sharing

Delen van het computerscherm. Een dienst waarin bijvoorbeeld een archiefmedewerker meekijkt naar het scherm waarnaar de bezoeker op dat moment zit te kijken. Zo kan beter worden ingespeeld op het probleem waarmee de bezoeker geconfronteerd wordt. Bijvoorbeeld om mee te lezen bij gedigitaliseerd oud handschrift.

script

Een script is hier bedoeld als programmacode, die de computer in staat stelt bepaalde opdrachten uit te voeren. Toegevoegde informatie (b.v. trefwoord) bij een digitaal bestand. Tags toewijzen aan een digitaal bestand, bij voorkeur metadata. Dit kan gebeuren met behulp van een thesaurus of woordenlijst, maar mag ook vrij zijn.

tag tagging

URL

Uniform Resource Locator: een uniek label dat verwijst naar een informatiebron op het internet.

usability

Usability is de mate waarin een product door bepaalde gebruikers in een bepaalde gebruikersomgeving kan worden gebruikt om bepaalde taken effectief, efficiënt en naar tevredenheid te bereiken. Het omvat dus meer dan gebruikersvriendelijkheid en bruikbaarheid.


pagina 37 van 37

Usability Engineering Lifecycle (UEL)

UEL is een van de user centered development methodes. UEL bestaat uit drie stappen: Requirements analysis: bestaande uit het opstellen van een gebruikersprofiel, een taakanalyse, de platform(on)mogelijkheden en de algemene ontwerpprincipes. Design/Testing/Development: het proces om van een conceptueel model via prototypes tot een website te komen die aan de gewenste usability eisen voldoet. Installation: installatie en evaluatie. Bij iedere stap worden gebruikers intensief betrokken. Dat kan vanaf het begin bij het opstellen van de eisen, bij het testen van conceptuele modellen en na de installatie. Na de derde fase begint het proces weer van voren.

user centered development

Aanstaande (potentiële) gebruikers betrekken bij het ontwerpen van een product, bijvoorbeel een website.

Web2.0

De term Web 2.0 verwijst naar wat sommigen zien als de tweede fase in de ontwikkeling van het World Wide Web. Het gaat over de verandering van een verzameling websites naar een volledig platform voor interactieve webapplicaties voor eindgebruikers op het World Wide Web. In dit verband wordt ook vaak gewezen op het feit dat Web1.0 eenrichtingsverkeer was naar de bezoeker en dat Web2.0 de gebruiker in staat stelt zelf een bijdrage te leveren. Hierin is een sociale component te ontdekken.

Naar een digitaal verleden. Informatiebeleidsplan

Recommend Documents