MODUL TEKNIK KOMUNIKASI DAN PRESENTASI
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN FUNGSIONAL PENGGERAK SWADAYA MASYARAKAT
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI KEMENTERIAN DESA PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL DAN TRANSMIGRASI
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadiratNya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah , dah inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan modul “Teknik Komunikasi dan Presentasi”. Modul yang diperuntukkan bagi para peserta pendidikan dan pelatihan (Diklat) Penggerakan Swadaya Masyarakat. Modul ini kami susun dengan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu kepada semua pihak yang telah berkontruksi dalam proses pembuatan modul ini kami menyampaikan banyak terima kasih semoga budi baik bapak dan Ibu sekalian mendapat balasan dari Allah SWT, Amiin YRA. Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasa bahkan dari segi materinya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami mengharapkan segala saran dan kritik dari pembaca agar dapat memperbaiki modul ini. Akhir kata kami berharap semoga modul Teknik Komunikasi dan Presentasi ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi terhadap pembaca dalam proses pendidikan dan latihan bagi Penggerak Swadaya Masyarakat.
Jakarta,
Desember 2015
Penyusun i
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Diklat ini diperuntukan bagi calon Penggerak Swadaya Masyarakat (PSM) yang memiliki tugas dan Fungsi sebagai Penyuluh, Pelatih, dan Pendamping. Untuk dapat melaksanakan tugas dan funsinya nanti maka seorang calon Penggerak Swadaya Masyarakat (PSM) dibekali dengan kompetensi dalam berkomunikasi. Komunikasi tidak dapat dipandang remeh karena merupakan kemampuan individu dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Kemampuan tersebut harus dimiliki mengingat seorang PSM nantinya harus langsung terjun ke masyarakat. Komunikasi bisa dibilang berhasil apabila informasi yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik oleh lawan bicara kita. Apalagi saat kita berbicara di depan umum / publik. Dengan jangkauan audiens yang lebih luas, kamu perlu mempersiapkan diri di sini. Sebab seiring dengan kesuksesan, kamu akan butuh berbicara di depan publik. Dalam era kompetisi global saat ini, keterampilan public speaking atau berbicara di depan umum adalah keterampilan yang wajib dimiliki oleh siapapun. Entah itu pegawai negeri, eksekutif, dosen, pengusaha, entrepreneur, mahasiswa, pelajar, bahkan dokter sekalipun. Keterampilan public speaking yang baik akan membuat kita mampu menyampaikan gagasan yang ada di kepala kita secara terstruktur bahkan membekas di hati para audiens. Oleh karena itu pada Diklat Penggerak Swadaya Masyarakat (PSM) ini diberikan mata diklat Teknik Komunikasi dan Presentasi . B. DESKRIPSI SINGKAT Mata Diklat ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap calon PSM agar mampu memahami dan menerapkan teknik komunikasi dan presentasi yang efektif. Pembahasan meliputi Konsep Dasar Komunikasi, 1
Komunikasi Interpersonal, Teknik Komunikasi, Presentasi yang Efektif, Public Speaking dan Implementasi. C. HASIL BELAJAR Setelah pembelajaran peserta diharapkan memahami dan menerapkan teknik–teknik komunikasi dan presentasi dalam melaksanakan tugas sebagai PSM. D. INDIKATOR HASIL BELAJAR Setelah pembelajaran peserta diharapkan dapat: 1) Mendeskripsikan Konsep Dasar Komunikasi; 2) Menjelaskan Komunikasi Interpersonal; 3) Menjelaskan Teknik Komunikasi 4) Menguraikan Teknik Presentasi; 5) Menjelaskan Public Speaking; 6) Mempraktikkan Teknik komunikasi dan Presentasi yang efektif. E. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK 1) Konsep Dasar Komunikasi; •
Pengertian Komunikasi
•
Fungsi Komunikasi
•
Tujuan Komunikasi
•
Unsur-unsur komunikasi
•
Komunikasi Interpersonal
2) Teknik Komunikasi •
Jenis Teknik Komunikasi
•
Ketrampilan Berbicara, Mendengarkan, dan Bertanya
3) Presentasi yang Efektif dan Public Speaking •
Pengertian Presentasi
•
Tujuan Presentasi
•
Teknik Presentasi 2
•
Syarat Presentasi
•
Jenis Presentasi
•
Ketrampilan Public Speaking
4) Praktik presentasi F. MANFAAT Berbekal hasil belajar dari modul ini , peserta diklat diharapkan mampu menerapkan kompetensinya dibidang teknik komunikasi dan presentasi yang efektif dalam rangka mendukung sasaran Diklat Calon Penggerak Swadaya Masyarakat (PSM).
3
BAB II KONSEP DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Setelah mempelajari Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu memahami dan menjelaskan Pengertian Komunikasi, Fungsi Komunikasi, Tujuan Komunikasi, Unsur Komunikasi, Komunikasi Interpersonal.
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan antara dua individu atau lebih dengan efektif sehingga bisa dipahami dengan mudah. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KUBI), komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan berita atau pesan dari dua orang atau lebih supaya pesan yang dimaksud bisa dipahami.
4
Dibawah ini ada beberapa pengertian dari komunikasi sebagai berikut : 1. James A.F.Stoner : Komunikasi merupakan proses dimana seseorang yang sedang berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan. 2. Prof. Drs. H.A.W. : komunikasi adalah hubungan kontak antara manusia baik individu ataupun kelompok. Sedangkan, Menurut William F. Glueck, komunikasi terbagi menjadi dua bentuk, antara lain sebagai berikut. •
Interpersonal Communications atau komunikasi antar pribadi , maksudnya adalah proses pertukaran informasi dan juga pemindahan pengertian antara dua orang atau lebih di dalam suatu kelompok kecil.
•
Organization Communications merupakan proses dimana pembicara secara sistematis memberikan informasi serta memindahkan pengertian kepada banyak orang dalam suatu organisasi, kepada pribadi-pribadi dan lembaga-lembaga di luar yang masih terikat hubungan.
B. FUNGSI KOMUNIKASI Komunikasi memiliki banyak sekali fungsi komunikasi yang bisa diambil dalam kehidupan sehari-sehari. Berikut ini merupakan beberapa fungsi dari komunikasi. 1. Sebagai Informasi : Komunikasi memberikan suatu informasi yang diperlukan dari setiap individu ataupun kelompok dalam mengambil suatu keputusan dengan meneruskan data untuk menilai beberapa pilihan yang akan diputuskan. 2. Sebagai Kendali : Fungsi komunikasi sebagai kendali mempunyai arti bahwa komunikasi berperan untuk mengendalikan perilaku orang lain atau anggota dalam beberapa cara yang harus dipatuhi oleh semua pihak. 3. Sebagai Motivasi : Komunikasi memberikan dalam hal memotivasi melalui penjelesan yang dilakukan oleh para motivator.
5
C. TUJUAN KOMUNIKASI Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik sebagai berikut: 1. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu 2. Mempengaruhi perilaku seseorang 3. Mengungkapkan perasaan 4. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain 5. Berhubungan dengan orang lain 6. Menyelesaian sebuah masalah 7. Mencapai sebuah tujuan 8. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik 9. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain D. UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI Ketika ingin melakukan komunikasi, dibutuhkan unsur-unsur tertentu. Adapun unsur tersebut antara lain sebagai berikut. 1. Source : Source atau sumber merupakan bahan dasar dalam penyampaian pesan untuk memperkuat pesan itu sendiri. Salah satu contoh komunikasi adalah orang, lembaga, buku dan masih banyak yang lainnya. 2. Komunikator : komunikator adalah pelaku yang menyampaikan pesan bisa beruapa seseorang yang sedang menulis atau berbicara, bisa juga berupa kelompok orang atau juga organisasi komunikasi seperti film, radio, surat kabar, televisi dan lain sebagainya. 3. Komunikan : komunikan merupakan penerima pesan dalam komunikasi yang bisa berupa seseorang, kelompok ataupun massa. 4. Pesan : pesan merupakan keseluruhan yang disampaikan oleh seorang komunikator. Pesan memiliki tema utama sebagai pengarah dalam usaha untuk mengubah sikap serta tingkah laku orang lain.
6
5. Saluran : Saluran adalah media yang digunakan oleh komunikator untuk menyampaikan pesan. Saluran komunikasi terbagi menjadi beberapa bagian, yaklni saluran formal atau resmu dan saluran informal atau tidak resmi. 6. Effek : Effek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi yang terjadi. E. KOMUNIKASI INTERPERSONAL Dilihat dari jenis Interaksi dalam komunikasi, komunikasi dapat dibedakan atas tiga kategori yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil dan komunikasi publik. 1. Apa itu Komunikasi Interpersonal : Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005,p.158-159). Menurut Devito (1989), komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera (Effendy,2003, p. 30). Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal atau nonverbal. Komunikasi interpersonal ini adalah komunikasi yang hanya dua orang, seperti suami istri, dua sejawat, dua sahabat dekat, guru-murid dan sebagainya (Mulyana, 2000, p. 73) Menurut
Effendi,
pada
hakekatnya
komunikasi
interpersonal
adalah
komunikasi antar komunikator dengan komunikan, komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat komunikasi
dilancarkan,
komunikator
mengetahui
secara
pasti
apakah
komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat 7
memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya (Sunarto, 2003, p. 13). 2. Klasifikasi Komunikasi Interpersonal Redding yang dikutip Muhammad (2004, p. 159-160) mengembangkan klasifikasi komunikasi interpersonal menjadi interaksi intim, percakapan sosial, interogasi atau pemeriksaan dan wawancara. a. Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota famili, dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional yang kuat. b. Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang secara sederhana. Tipe komunikasi tatap muka penting bagi pengembangan hubungan informal dalam organisasi. Misalnya dua orang atau lebih bersama-sama dan berbicara tentang perhatian, minat di luar organisasi seperti isu politik, teknologi dan lain sebagainya. c. Interogasi atau pemeriksaan adalah interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan menuntut informasi dari yang lain. Misalnya seorang
karyawan
dituduh
mengambil
barang-barang
organisasi
maka
atasannya akan menginterogasinya untuk mengetahui kebenarannya. d. Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di mana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab. Misalnya atasan yang mewawancarai
bawahannya
untuk
mencari
informasi
mengenai
suatu
pekerjaannya. 3. Tujuan Komunikasi Interpersonal Komunikasi interpersonal mungkin mempunyai beberapa tujuan. Di sini akan dipaparkan 6 tujuan, antara lain ( Muhammad, 2004, p. 165-168 ) : a. Menemukan Diri Sendiri Salah satu tujuan komunikasi interpersonal adalah menemukan personal atau pribadi. Bila kita terlibat dalam pertemuan interpersonal dengan orang lain kita belajar
banyak
sekali
tentang
diri
kita
maupun
orang
lain. 8
Komunikasi interpersonal memberikan kesempatan kepada kita untuk berbicara tentang apa yang kita sukai, atau mengenai diri kita. Adalah sangat menarik dan mengasyikkan bila berdiskusi mengenai perasaan, pikiran, dan tingkah laku kita sendiri. Dengan membicarakan diri kita dengan orang lain, kita memberikan sumber balikan yang luar biasa pada perasaan, pikiran, dan tingkah laku kita. b. Menemukan Dunia Luar Hanya komunikasi interpersonal menjadikan kita dapat memahami lebih banyak tentang diri kita dan orang lain yang berkomunikasi dengan kita. Banyak informasi yang kita ketahui datang dari komunikasi interpersonal, meskipun banyak jumlah informasi yang datang kepada kita dari media massa hal itu seringkali didiskusikan dan akhirnya dipelajari atau didalami melalui interaksi interpersonal. c. Membentuk Dan Menjaga Hubungan Yang Penuh Arti Salah satu keinginan orang yang paling besar adalah membentuk dan memelihara hubungan dengan orang lain. Banyak dari waktu kita pergunakan dalam komunikasi interpersonal diabadikan untuk membentuk dan menjaga hubungan sosial dengan orang lain. d. Berubah Sikap Dan Tingkah Laku Banyak waktu kita pergunakan untuk mengubah sikap dan tingkah laku orang lain dengan pertemuan interpersonal. Kita boleh menginginkan mereka memilih cara tertentu, misalnya mencoba diet yang baru, membeli barang tertentu, melihat film, menulis membaca buku, memasuki bidang tertentu dan percaya bahwa
sesuatu
menggunakan
waktu
itu
benar waktu
atau
terlibat
salah.
dalam
posisi
Kita
banyak
interpersonal.
9
e. Untuk Bermain Dan Kesenangan Bermain mencakup semua aktivitas yang mempunyai tujuan utama adalah mencari kesenangan. Berbicara dengan teman mengenai aktivitas kita pada waktu akhir pecan, berdiskusi mengenai olahraga, menceritakan cerita dan cerita lucu pada umumnya hal itu adalah merupakan pembicaraan yang untuk menghabiskan waktu. Dengan melakukan komunikasi interpersonal semacam itu dapat memberikan keseimbangan yang penting dalam pikiran yang memerlukan rileks dari semua keseriusan di lingkungan kita. f. Untuk Membantu Ahli-ahli kejiwaan, ahli psikologi klinis dan terapi menggunakan komunikasi interpersonal dalam kegiatan profesional mereka untuk mengarahkan kliennya. Kita semua juga berfungsi membantu orang lain dalam interaksi interpersonal kita sehari-hari. Kita berkonsultasi dengan seorang teman yang putus cinta, berkonsultasi dengan mahasiswa tentang mata kuliah yang sebaiknya diambil dan lain sebagainya. 4. Efektivitas Komunikasi Interpersonal Efektivitas Komunikasi Interpersonal dimulai dengan lima kualitas umum yang dipertimbangkan yaitu keterbukaan (openness), empati (empathy), sikap mendukung (supportiveness), sikap positif (positiveness), dan kesetaraan (equality).( Devito, 1997, p.259-264 ). a. Keterbukaan (Openness) Kualitas keterbukaan mengacu pada sedikitnya tiga aspek dari komunikasi interpersonal. Pertama, komunikator interpersonal yang efektif harus terbuka kepada orang yang diajaknya berinteraksi. Ini tidaklah berarti bahwa orang harus dengan segera membukakan semua riwayat hidupnya.memang ini mungkin menarik, tapi biasanya tidak membantu komunikasi. Sebaliknya, harus ada kesediaan untuk membuka diri mengungkapkan informasi yang biasanya disembunyikan, asalkan pengungkapan diri ini patut. 10
Aspek keterbukaan yang kedua mengacu kepada kesediaan komunikator untuk bereaksi secara jujur terhadap stimulus yang datang. Orang yang diam, tidak kritis, dan tidak tanggap pada umumnya merupakan peserta percakapan yang menjemukan. Kita ingin orang bereaksi secara terbuka terhadap apa yang kita ucapkan. Dan kita berhak mengharapkan hal ini. Tidak ada yang lebih buruk daripada ketidak acuhan, bahkan ketidaksependapatan jauh lebih menyenangkan. Kita memperlihatkan keterbukaan dengan cara bereaksi secara spontan terhadap orang lain. Aspek ketiga menyangkut “kepemilikan” perasaan dan pikiran (Bochner dan Kelly, 1974). Terbuka dalam pengertian ini adalah mengakui bahwa perasaan dan pikiran yang anda lontarkan adalah memang milik anda dan anda bertanggungjawab atasnya. Cara terbaik untuk menyatakan tanggung jawab ini adalah dengan pesan yang
menggunakan
kata
Saya
(kata
ganti
orang
pertama
tunggal).
b. Empati (empathy) Henry Backrack (1976) mendefinisikan empati sebagai ”kemampuan seseorang untuk ‘mengetahui’ apa yang sedang dialami orang lain pada suatu saat tertentu, dari sudut pandang orang lain itu, melalui kacamata orang lain itu.” Bersimpati, di pihak lain adalah merasakan bagi orang lain atau merasa ikut bersedih. Sedangkan berempati adalah merasakan sesuatu seperti orang yang mengalaminya, berada di kapal yang sama dan merasakan perasaan yang sama dengan cara yang sama. Orang yang empatik mampu memahami motivasi dan pengalaman orang lain, perasaan dan sikap mereka, serta harapan dan keinginan mereka untuk masa mendatang. Kita dapat mengkomunikasikan empati baik secara verbal maupun non verbal. Secara nonverbal, kita dapat mengkomunikasikan empati dengan memperlihatkan (1) keterlibatan aktif dengan orang itu melalui ekspresi wajah dan gerak-gerik yang sesuai; (2) konsentrasi terpusat meliputi komtak mata, postur tubuh yang penuh perhatian, dan kedekatan fisik; serta (3) sentuhan atau belaian yang sepantasnya. 11
c. Sikap mendukung (supportiveness) Hubungan interpersonal yang efektif adalah hubungan dimana terdapat sikap mendukung (supportiveness). Suatu konsep yang perumusannya dilakukan berdasarkan karya Jack Gibb. Komunikasi yang terbuka dan empatik tidak dapat berlangsung dalam suasana yang tidak mendukung. Kita memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap (1) deskriptif, bukan evaluatif, (2) spontan, bukan strategic, dan (3) provisional, bukan sangat yakin. d. Sikap positif (positiveness) Kita mengkomunikasikan sikap positif dalam komunikasi interpersonal dengan sedikitnya dua cara: (1) menyatakan sikap positif dan (2) secara positif mendorong orang yang menjadi teman kita berinteraksi. Sikap positif mengacu pada sedikitnya dua aspek dari komunikasi interpersonal. Pertama, komunikasi interpersonal terbina jika seseorang memiliki sikap positif terhadap diri mereka sendiri. Kedua, perasaan positif untuk situasi komunikasi pada umumnya sangat penting untuk interaksi yang efektif. Tidak ada yang lebih menyenangkan daripada berkomunikasi dengan orang yang tidak menikmati interaksi atau tidak bereaksi secara
menyenangkan
terhadap
situasi
atau
suasana
interaksi.
e. Kesetaraan (Equality) Dalam setiap situasi, barangkali terjadi ketidaksetaraan. Salah seorang mungkin lebih pandai. Lebih kaya, lebih tampan atau cantik, atau lebih atletis daripada yang lain. Tidak pernah ada dua orang yang benar-benar setara dalam segala hal. Terlepas dari ketidaksetaraan ini, komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya,, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk disumbangkan. Dalam suatu hubungan
interpersonal
yang
ditandai
oleh
kesetaraan, 12
ketidak-sependapatan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.kesetaraan tidak mengharuskan kita menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesetaraan berarti kita menerima pihak lain, atau menurut istilah Carl rogers, kesetaraan meminta kita untuk memberikan ”penghargaan positif tak bersyarat” kepada orang lain.
13
BAB III TEKNIK KOMUNIKASI Setelah mempelajari bab ini, peserta diharapkan mampu memahami dan menjelaskan Jenis-jenis Teknik Komunikasi, Ketrampilan berbicara, Ketrampilan Mendengarkan dan Ketrampilan Bertanya.
A. JENIS TEKNIK KOMUNIKASI Teknik komunikasi yakni meliputi empat macam sebagai berikut; 1. Komunikasi informatif (informative communication) Teknik komunikasi informatif, yakni suatu teknik komunikasi yang dilakukan agar orang lain (komunikan) mengerti dan tahu. Bisa kita temukan teknik ini pada semua bentuk komunikasi personal, bentuk komunikasi media, ataupun bentuk komunikasi massa. 2. Komunikasi persuasif (persuasive communication) Teknik komunikasi persuasif merupakan suatu teknik komunikasi yang dilakukan agar orang lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan, melakukan suatu perbuatan atau kegiatan dan lain sebagainya. Teknik ini berlangsung dengan personal contact yang memungkinkan komunikator mengetahui, memahami, dan menguasai; (1) frame of reference komunikan selengkapnya, (2) kondisi fisik dan mental komunikan sepenuhnya, (3) suasana lingkungan padasaat terjadinya komunikasi, dan (4) tanggapan komunikan secara langsung. 3. Komunikasi instruktif/koersif (instructive/coersive communication) Teknik komunikasi instruktif atau koersif merupakan teknik komunikasi agar orang mengikuti suatu prosedur dan aturan-aturan tertentu.
14
4. Komunikasi manusiawi (human relations) Hubungan manusiawi, menurut Effendy (2000:138-140), dalam arti luas ialah interaksi antara seseorang dengan orang lain dalam segala situasi dan di dalam semua bidang kehidupan. Adapun hubungan manusiawi dalam arti sempit yakni interaksi antara seseorang dengan orang lain dalam situasi kerja dan dalam organisasi kekaryaan (work organization). Ditinjau dari ilmu komunikasi, hubungan manusiawi termasuk ke dalam komunikasi antarpersona (interpersonal communication) sebab berlangsung pada umumnya antara dua orang secara dialogis. Oleh karena sifatnya action oriented, hubungan manusiawi disebut komunikasi. Teknik komunikasi hubungan manusiawi ini yakni berupa counseling. Konseling ini bertujuan untuk membantu konseli (counselee), yakni seseorang yang menghadapi masalah atau menderita frustasi, untuk memecahkan masalahnya sendiri atau mengusahakan terciptanya suasana yang menimbulkan keberanian untuk memecahkan masalahnya. Dalam hubungan manusiawi, ada dua jenis konseling, bergantung pada pendekatan (approach) yang dilakukan. Kedua jenis tersebut yakni direct counseling, yakni konseling yang langsung terarah, dan non-directive counseling, yakni konseling yang tidak langsung terarah.
Ada 14 Kemampuan Komunikasi Yang Efektif sebagai berikut : 1. Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka – Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka, anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam dengan anda. 2. Ajukan pertanyaan tentang minat mereka – Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail
15
mungkin sehingga akan membantu mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup mereka. 3. Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka – Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon lebih positif. 4. Tunjukkan rasa persetujuan: Katakan kepada mereka apa yang anda kagumi tentang mereka dan mengapa – Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif. 5. Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan – Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan responlah serelevan mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat di dalam suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja ingin menghindari semua penyimpangan
yang
mungkin
terjadi
dalam
komunikasi
jika
anda
ingin
mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang tersebut. 6. Beri mereka kontak mata yang lama – kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika dilakukan dengan tidak berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada diri anda sendiri karena kesediaan anda untuk bertemu mereka secara langsung. Akibatnya, orang secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda katakan. 7. Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin – Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang adalah dengan mengungkapkan diri 16
seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian yang menarik dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan untuk tidak menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya waktu. 8. Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama – Gunakan kata-kata seperti “kami, kita ” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di tim yang berbeda. 9. Berikan mereka senyuman terbaik anda – Ketika anda tersenyum pada orang, anda menyampaikan pesan bahwa anda menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa anda kebahagiaan. Tersenyum pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali pada anda yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua. 10. Menawarkan saran yang bermanfaat – Kenalkan tempat makan yang pernah anda kunjungi, film yang anda tonton, orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku yang anda baca, peluang karir atau apa pun yang terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orang-orang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik perhatian mereka, mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. 11. Beri mereka motivasi – Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa kata motivasi dari anda karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan dengan baik . Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki semuanya sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan anda sebagai teman yang enak untuk diajak bicara. 17
12. Tampil dengan tingkat energi yang sedikit lebih tinggi dibanding orang lain – Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang yang akan mengangkat mereka, bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara konsisten memiliki tingkat energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka secara alami akan menjauh dari Anda menuju seseorang yang lebih energik. Untuk mencegah hal ini terjadi, secara konsisten tunjukkan dengan suara dan bahasa tubuh anda bahwa anda memiliki tingkat energi yang sedikit lebih tinggi sehingga mereka akan merasa lebih bersemangat dan positif berada di sekitar Anda. Namun jangan juga anda terlalu berlebihan berenergik sehingga menyebabkan orang-orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan membangun antusiasme mereka. 13. Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga mereka – nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal ini dapat terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka kenal, mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan. 14. Tawarkan untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju – Ada beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.
18
B. KETRAMPILAN BERBICARA Berikut ini teknik meningkatkan ketrampilan berbicara : a. Percaya diri b. Ucapkan kata-kata dengan jelas c. Bicara dengan wajar d. Atur irama dan tekanan suara dan jangan monoton e. Mengatur nafas f. Hindari sindrom seperti uh, em, apa, ah, anu. g. Membaca paragraf yang dianggap penting dari teks h. Siapkan air minum C. KETRAMPILAN MENDENGARKAN Ketrampilan komunikasi sering secara salah kaprah diartikan hanya sebagai ketrampilan berbicara. Padahal ada aspek komunikasi yang juga sangat penting, yakni ketrampilan mendengarkan. Sebab kalau semua mau berbicara, lantas siapa yang mendengarkan. Ketrampilan mendengarkan juga acap dipandang remeh; padahal sesungguhnya ada sejumlah aspek kunci yang harus dipelajari agar kita menjadi seorang pendengar yang baik. Mendengarkan secara aktif atau active listening, demikian ketrampilan penting yang juga layak dikuasai dalam communication skills. Dengan menjadi active listener yang baik, kita akan mamp membangun ruang dialog yang sehat dan produktif. Berikut sejumlah tips praktis yang layak dicermati untuk menjadi pendengar yang baik: •
Memberikan
perhatian
penuh
terhadap
pembicara
sebagai
usaha
yang
sesungguhnya untuk memahami pokok-pokok penting dari pembicara. Termasuk memberikan perhatian penuh kepada mereka dan gunakan kata-kata pendorong seperti “Ya”, “Aha”, dan “Mmm”. Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan bahasa tubuh lainnya.
19
•
Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh dan mengambil nuansa pembicaraan
•
Mengajukan pertanyaan
•
Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkan pemikirannya dan membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang mereka katakan sebelum memberikan opini Sebaliknya, berikut tindakan yang sebaiknya dihindari ketika kita sedang
mendengarkan pembicaraan orang lain atau mitra bicara kita : • Menyela • Terlalu cepat mengambil kesimpulan • Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok pembicaraan • Kurang memperhatikan bahasa tubuh • Tidak merespon apa yang orang lain telah katakana • Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback Tips Mendengarkan Ketika Dikritik atau Diberi Saran Perbaikan Dalam sejumlah kesempatan kita juga kadang mendapatkan umpan balik atau masukan agar kita memperbaiki diri. Masukan ini bisa berasal dari atasan, rekan kerja atau pasangan hidup kita dirumah. Ketika mendengarkan masukan ini, sering kita bersikap defensif dan mudah merasa tersinggung atau sensitif. Sebaiknya kita tida bersikap demikian ketika mendengar umpan balik. Berikut sejumlah tips praktis yang layak kita lakukan ketika mendengarkan umpan balik: •
Dengarkan, jangan melawan dan bersifat defensive
•
Tetap tenang dan atur nafas
•
Biarkan bahasa tubuh anda memperlihatkan penerimaan anda
•
Ajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa anda telah memahaminya
•
Jangan terlalu sensitif, melindungi diri sendiri atau angkuh
20
•
Apakah orang yang memberikan feedback mengetahui tentang apa yang mereka katakan? Informasi lain apa yang anda miliki yang dapat mendukung feedback tersebut?
•
Jika anda merasa perlu mengabaikannya, apakah anda memiliki bukti-bukti yang bertentangan dengan feedback tersebut?
D. KETRAMPILAN BERTANYA Ketrampilan bertanya dapat meningkatkan keberhasilan tujuan anda melakukan komunikasi. Ada 2 macam cara bertanya tergantung kepada jawaban apa yang diinginkan. a. Pertanyaan Tertutup Menghendaki jawaban pendek / singkat / ya – tidak . Contoh : Apakah anda tahu cara membuat tempe? b. Pertanyaan Terbuka Memungkinkan terkumpulnya informasi secara luas karena lawan bicara terdorong untuk memberikan jawaban secara lengkap. Contoh : Bagaimana cara anda berternak lele?
21
BAB IV PRESENTASI YANG EFEKTIF DAN PUBLIC SPEAKING
Setelah mempelajari Bab ini, peserta diharapkan mampu memahami dan menjelaskan Pengertian Presentasi, Tujuan Presentasi, Teknik Presentasi, Syarat Presentasi, Jenis Presentasi dan Ketrampilan Public Speaking A. PENGERTIAN PRESENTASI Presentasi adalah penyajian atau penyampaian karya tulis atau karya ilmiah seseorang di depan forum undangan/peserta atau suatu kegiatan berbicara di depan masyarakat/khalayak ramai (audiens), dalam rangka mengajukan suatu ide atau gagasan untuk mendapatkan pemahaman atau kesepakatan bersama. Kehadiran peserta dalam presentasi bermanfaat untuk membuat presentasi secara lebih aktif dan lancar, serta efisien dalam jangka waktu yang ditentukan. Orang yang menyampaikan presentasi disebut
presenter, sedangkan orang
yang menghadiri presentasi disebut audience. Agar presentasi itu dapat berjalan secara selektif, ada beberapa hal yang perlu diperhitungkan. Hal yang dimaksudkan tersebut adalah sebagai berikut : 1. menarik minat dan perhatian peserta 2. mengarahkan perhatian peserta 3. mempertahankan minat dan perhatian peserta 4. menjaga kefokusan pada presentasi yang disajikan 5. menjaga etika atau kode etik presentasi B. TUJUAN PRESENTASI Adapun tujuan dari presentasi adalah : 1. Menginformasi Presentasi berisi informasi yang akan disampaikan kepada orang lain. Presentasi semacam ini sebaiknya menyampaikan informasi secara detail dan 22
jelas sehingga pendengar dapat menerima informasi dengan baik dan tidak salah persepsi terhadap informasi yang diberikan tersebut. 2. Meyakinkan Presentasi berisi informasi, data, dan bukti-bukti yang disusun secara logis (masuk akal) dan sistematis sehingga menyakinkan pendengar atas suatu topik tertentu. Kontradiksi dan ketidakjelasan informasi dan penyusunan yang tidak logis dapat mengurangi keyakinan orang atas presentasi yang sampaikan. 3. Membujuk Presentasi secara logis dapat membuat pendengar mau untuk melakukan suatu aksi atau tindakan. Presentasi dapat berisi bujukan (ajakan), atau rayuan yang disertai dengan bukti-bukti sehingga pendengar merasa tidak ragu dan yakin untuk melakukan suatu tindakan. 4. Menginspirasi Presentasi bertujuan untuk membangkitkan inspirasi dan memberikan motivasi kepada pendengar atau audiens. 5. Menghibur Presentasi bertujuan untuk memberi kesenangan kepada orang atau pendengar melalui informasi yang disampaikan dalam presentasi. C. TEKNIK PRESENTASI Slide presentasi juga berperan dalam penyampaian isi materi, selain dikemas dengan lebih singkat dan menarik, slide dapat menjadi fasilitas untuk memaparkan hasil penelitian. Kekoherensian (kepaduan/hubungan) slide akan mendukung kelancaraan presentasi dan menarik perhatian audiens, karena jika tidak adanya dukungan dari audiens dapat mengganggu kelancaran dalam presentasi. Misalnya audiens berbicara sendiri, gaduh, jenuh, hingga tidur. Selain itu slide juga dipengaruhi oleh software yang digunakan.Terdapat beberapa pilihan perangkat lunak (software) yang dapat digunakan dalam presentasi yaitu: microsoft power point, open office impress, flash point, macromedia flash, macromedia captivate. Teknik presentasi dipengaruhi oleh hal-hal sebagai berikut : 23
1. Pembuatan slide presentasi Berikut ini adalah teknik presentasi yang perlu diperhatikan saat pembuatan slide presentasi, yaitu: a. Pilih tema desain yang relevan Sebuah slide yang baik akan mampu menjelaskan ide dan gagasan yang ingin disampaikan oleh seorang presenter. Dengan demikian, audiens akan terbantu ketika melihat slide yang ditampilkan dan presenter lebih mudah dalam menjelaskan apa makna yang dikandung oleh slide tersebut. Tipe desain harus mengikuti prinsip relevansi artinya memiliki kesesuaian dengan topik yang dibicarakan misalnya presentasi ternak sapi dengan slide bergambar sapi. b. Hindari sajian teks panjang Pemakaian teks yang terlalu panjang dapat membuat slide tidak dapat terbaca oleh audiens. Apabila belum jelas, audien dapat membaca print out karya ilmiah tersebut, jika belum paham, audiens dapat bertanya pada sesi tanya jawab. Beberapa ahli presentasi menyarankan maksimum lima baris teks dalam sebuah slide. Dengan demikian jika Anda harus menampilkan teks dalam bentuk daftar, pastikan tidak lebih dari lima baris. c. Alur yang teratur Slide yang baik memiliki alur yang teratur, dari pendahuluan, penjelasan/isi, hingga penutup. Slide yang isinya melompat-lompat dari satu topik ke topik yang lain tanpa alur yang jelas akan menyulitkan audiens untuk memahaminya. d. Berikan multimedia yang relevan Untuk menambah daya tarik, slide dapat ditambahkan multimedia yang relevan, seperti gambar, animasi, audio, video. Kesesuaian multimedia dengan
topik
pembicaraan
harus
saling
mendukung,
bukan
malah
membingungkan audiens. e. Satu slide, berisi satu pesan
24
Slide presentasi yang baik hanya terfokus pada satu pesan. Tiap slide sebaiknya mewakili sebuah ide yang ingin dijelaskan. Jangan mencampur beberapa ide berbeda ke dalam satu slide. Audiens akan bingung dan sulit mencernanya. f. Perhatikan karakter huruf dan ukuran huruf Karakter huruf dan ukuran huruf dalam slide harus proporsional dan sesuai dengan ilustrasi, tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil. 2. Penyampaian presentasi Berikut ini adalah teknik presentasi yang perlu diperhatikan saat akan menyampaikan presentasi, yaitu: a. Persiapkan Diri 1). Sering latihan Semakin banyak melakukan latihan, maka akan semakin mahir dalam presentasi. Suatu kebolehan atau skill bisa didapatkan jika sering berlatih. 2). Penampilan Menjaga penampilan pada saat presentasi juga sangat penting. Penampilan seseorang dapat meningkatkan rasa percaya diri. b. Persiapkan Materi dan Bahan 1) Tentukan point-point penting (bukan slide yang penuh tulisan) 2) Kuasai materi (menjabarkan secara lisan point tersebut) 3) Siapkan contoh pendukung 4) Susun materi dengan terstruktur c. Cara Penyampaian 1) Santai, sopan, dan tidak terburu-buru 2) Intonasi dan bahasa tubuh 3) Interaksi 4) Bahasa yang mudah 5) Selipkan selingan atau humor
25
3. Struktur Presentasi a. Pembuka Pembuka sangat penting karena di sinilah kesempatan untuk menarik perhatian audiens tentang apa yang akan disampaikan, membangun kredibilitas Anda sebagai presenter bahwa Anda adalah orang tepat dan patut didengarkan, dan menyampaikan garis-garis besar presentasi. b. Isi Isi dari presentasi yang sudah dipersiapkan akan memudahkan dalam menyusun pembuka dan penutupnya. Dari topik yang ingin disampaikan cobalah untuk menguraikannya dalam beberapa poin utama. Kemudian dari poin-poin itu kembangkan lagi menjadi sub-poin. Jangan lupa untuk memperhitungkan lama atau waktu yang ingin digunakan untuk presentasi, kira-kira berapa menit yang dibutuhkan untuk menyampaikan satu poin utama. c. Penutup Untuk menimbulkan kesan yang menarik, maka penutup harus menimbulkan kesan terakhir yang mendalam sehingga akan diingat oleh audiens. D. SYARAT-SYARAT PRESENTASI Adapun syarat-syarat presentasi sebagai berikut : a. Menguasai materi dan bahasa dengan baik b. Mempunyai keberanian c. Memiliki ketenangan sikap d. Sanggup menampilkan gagasan secara lancar dan teratur e. Sanggup mengadakan reaksi yang cepat dan tepat terhadap situasi apapun yang mungkin timbul saat presentasi f. Memperlihatkan sikap yang tidak kaku atau canggung
26
Ciri-Ciri Presentasi Yang Baik Dan Benar a. Penyampaian dengan semangat dan siap mental. Kadar semangat harus disesuaikan,
tidak
terlalu
monoton
ataupun
terlalu
semangat,
karena
mempengaruhi kesan terhadap audiens. Sikap mental juga harus di perkuat agar tidak merusak konsentrasi. b. Kejelasan berbicara di depan audiensAlat pembicara harus disesuaikan dengan kondisi ruangan agar suara tidak terdengar samar-samar, tidak jelas atau terlalu keras. Bantuan pengeras suara hendaknya di perhatikan terlebih dahulu sebelum presentasi di mulai. c. Disajikan secara sistematis Kesistematisan penyajian mempengaruhi konsentrasi sehingga membuat dampak pemahaman audiens. d. Memberi argumen yang dapat diterima Argumen hendaknya dapat diterima oleh audiens dan tidak bersifat ambigu. Argumen biasanya disampaikan pada sesi tanya jawab. e. Slide dapat terbaca dan menarik Slide yang terbaca ataupun slide menarik harus berjalan secara relevan. Selain itu, slide harus sesuai, bervariasi, ilustrasi tiap slide harus sesuai, profesional penggunaan multimedia, pemilihan ukuran dan jenis huruf, pemunculan peta konsep, penyesuaian komposisi warna. f. Kontak mata dengan audiens Agar penyampaian presentasi tidak berdampak buruk, maka kontak mata harus disesuaikan dengan seluruh audiens. g. Melakukan gerak berbicara Gerakan pada saat penyampaian harus sesuai, presentasi yang terlalu kaku dan juga terlalu hiperaktif akan mempengaruhi penampilan anda. h. Penggunaan pakaian yang serasi Saat akan melakukan presentasi menjaga tampilan kewibawaan harus diperhatikan agar tidak mempengaruhi presentasi pembicara atau audiens. i. Memiliki sesi tanya jawab 27
Sesi tanya jawab dapat menjadi kritik ataupun saran dari audiens serta menjadi komunikasi aktif antara pembicara dengan audiens. Dengan itu presentasi anda akan lebih hidup. j.
Disampaikan secara tepat waktu Pembicara harus memperhatikan kondisi audiens. Jika presentasi terlalu singkat biasanya menimbulkan kesan kurang baik, karena materi yang di presentasikan mungkin belum di mengerti oleh para audiens. Sebaliknya, presentasi yang molor malah membuat para audiens terganggu dan merasa bosan.
E. JENIS PRESENTASI a. Presentasi Dadakan (Impromptu) Pembicaraan impromptu merupakan jenis presentasi yang dilakukan secara mendadak tanpa persiapan apapun. Dalam hal ini pembicara ditunjuk langsung untuk menyampaikan informasi kepada para pendengar, tanpa melakukan persiapan segala sesuatunya, baik itu mengenai tema pembicaraan maupun alat bantu yang digunakan, sehingga perasaan pembicara akan mengejutkan. Ada beberapa kelebihan dan kelemahan apabila menggunakan jenis presentasi dadakan atau impromptu. 1) Kelebihan : •
Informasi yang disampaikan sesuai dengan perasaan pembicara yang sesungguhnya.
•
Kata atau suara yang keluar merupakan hasil spontanitas.
•
Membuat
pembicara
terus
berpikir
selama
menyampaikan
informasi. 2).Kelemahan: •
Informasi yang disampaikan tersendat-sendat, karena membutuhkan waktu untuk berpikir dan mengolah kata.
•
Tidak berurutan/sistematis dalam penyampaiannya, karena secara mendadak untuk menyampaikan informasi.
28
•
Terjadi demam panggung, karena belum ada persiapan apapun mengenai apa yang harus disampaikan.
b. Presentasi Naskah (Manuscript) Presentasi naskah merupakan jenis presentasi dimana dalam menyampaikan informasinya, seorang pembicara melakukannya dengan membaca naskah. 1). Kelebihan : •
Penyampaian dilakukan secara berurut/sistematis.
•
Kata yang keluar diungkapkan secara baik dan benar.
•
Tidak terjadi kesalahan dalam penyampaiannya.
2). Kelemahan : •
Pendengar akan merasa bosan dalam mendengarkannya.
•
Bagi pendengar tidak termotivasi untuk mendengarkannya.
•
Tidak menarik dalam menyampaikan informasinya.
•
Terlalu sibuk akan membaca naskah sehingga tidak melakukan kontak mata dengan pendengar seolah-olah acuh tak acuh terhadap pendengar.
c. Presentasi Hafalan (Memoriter) Jenis presentasi yang dilakukan dengan cara menghapal dari teks yang telah disediakan. Berbeda dengan jenis manuscript, memoriter tidak menggunakan naskah dalam penyampaiannya, pembicara hanya melakukan persiapannya dengan menghafal dari teks dimana isinya mengenai informasi yang akan disampaikan. Kelebihan dan kelemahannya hampir sama dengan manuscript. Jenis ini sangat buruk untuk dilakukan, karena apabila melupakan kata-kata dari naskah maka presentasi yang dilakukan akan terjadi kegagalan. d. Presentasi Ekstempore Jenis presentasi ekstempore merupakan jenis presentasi yang paling baik untuk dilakukan dibanding jenis lainnya. Pembicara mempersiapkan materi dengan garis besarnya saja, kemudian pada saat presentasi akan dijabarkan secara
29
mendetail. 1). Kelebihan : •
Pembicara dapat menyampaikan informasi secara jelas, karena ada persiapan sebelumnya.
•
Dapat menyampaikan secara sistematis/berurutan.
•
Kemungkinan
besar
pembicara
dalam
menyampaikannya
menarik
perhatian pendengar, karena tidak berpedoman kepada naskah ataupun hafalan, tetapi tidak melenceng dari garis besar materi. •
Lebih leluasa dalam penyampaiannya.
•
Pembicara dapat melakukan kontak mata dengan pendengar, sehingga akan terlihat apakah pesan yang disampaikan menarik atau tidak.
2). Kelemahan : •
Perlu memiliki wawasan yang cukup mengenai tema yang akan dibicarakan.
•
Membutuhkan waktu yang lama.
Selain keempat jenis presentasi di atas. Adapula beberapa jenis-jenis presentasi sebagai berikut : a. Oral
: Presentasi yang dilakukan dengan cara berbicara langsung kepada audience
b. Visual
: Presentasi yang menggunakan tampilan, contoh Ms.Power Point
c. Teksual : Presentasi yang menggunakan teks atau selebaran. F. KETRAMPILAN PUBLIC SPEAKING Public Speaking adalah komunikasi lisan berupa pidato, ceramah, presentasi, dan jenis berbicara di depan umum (orang banyak) lainnya. Public Speaking juga diartikan sebagai "pembicaraan publik" yang maksudnya berbicara di depan orang banyak juga. Secara sederhana, public speaking dapat didefinisikan sebagai proses berbicara kepada sekelompok orang dengan tujuan untuk memberi informasi,
30
mempengaruhi (mempersuasi) dan/atau menghibur audiens. Banyak orang menyebut public speaking sebagai "presentasi". Apapun tujuannya, seorang pembicara yang baik dapat mempengaruhi baik pemikiran maupun perasaan audiensnya. Dewasa ini, public speaking sangat diperlukan dalam berbagai konteks, antara lain dalam kepemimpinan, sebagai motivator, dalam konteks keagamaan, pendidikan, bisnis, customer service, sampai komunikasi massa seperti berbicara di televisi atau untuk pendengar radio. Berikut ini Teknik Dasar menguasai Public Speaking untuk Pemula, meliputi hal-hal terpenting seputar Public Speaking. 1. Mengatasi grogi atau gugup ketika berada di depan umum Secara umum, cara mengatasi grogi berbicara di depan umum dalam public speaking adalah dengan menguasai materi/tema pembicaraan disertai banyak latihan. Dengan menguasa materi, kita akan percaya diri dan terbiasa. Kita ingat bahwa Practise make perfect (latihan menjadikan sempurna). Sesuatu yang pada awalnya dirasakan sulit bila sudah biasa dikerjakan akan menjadi mudah. Penyebab kita grogi atau gugup atau istilahnya demam panggung adalah kurangnya pengalaman dan keberanian kita menepis perasaan. Kita kadang kurang berani berlatih, apabila suatu saat ditunjuk untuk berbicara dalam acara kecil, misalnya, rapat tingkat RT, PKK, atau perkumpulan yang ruang lingkupnya di daerah sendiri. Kadang kita masih melemparkan pada orang lain., padahal hal itu kesempatan
emas
yang
dapat
menjadi
pembelajaran
bagi
kita
untuk
mengembangkan ilmu dan belajar menentang ketakutan yang ada diri sendiri. Masalah materi pembicaraan public speaking kadang jadi sumber mencari alasan untuk menghindar untuk tampil. "Saya tidak siap, takut, minder dan deg-degan serta grogi dilihat orang banyak," kata mereka. Banyak deh alasan. Nah, kurangnya pengalaman tersebut menjadi penyebab utama grogi atau gugup di depan umum ini.
31
Cara Mengatasi Gugup/Grogi di Depan Umum Menurut Stephen D. Boyd, Ph. D, CSP, pakar public speaking yang menjadi Professor Emeritus of Speech Communication, College of Informatics, Northern Kentucky University, USA. Terdapat 6 cara mengatasi grogi atau gugup saat berbicara di depan umum yaitu : a.. Be prepared. There is no substitute for preparation. Practice your speech, revise, and then practice again. Menurut Boyd, cara pertama yaitu "melakukan persiapan". Tidak ada pengganti untuk persiapan. Latihlah pidato Anda, revisi, dan latihan lagi! b. Pick out friendly faces to speak to. These pleasant expressions will inspire you and help you relax. Tampilkan wajah ramah kepada audiens. Ekspresi menyenangkan ini akan memberi Anda inspirasi dan membuat Anda rileks (santai). c. Think positive things about your content. One of my favorite thoughts is, "This information will be helpful to this audience." Repeat this statement to yourself several times before you speak. Pikirkan hal positif tentang materi pidato Anda. Salah satu pemikiran favorit saya adalah "Informasi ini sangat membantu/bermanfaat bagi audiens". Ulangi pernyataan tersebut beberapa kali sebelum Anda tampil. d. Have a great opening line that you know will grab the attention of your audience. Miliki/siapkan pembukaan pidato yang sekiranya bisa menarik perhatian audiens. e. Pause before you begin to speak as you make eye contact with those friendly faces. Jeda sebelum memulai pidato saat Anda membuat kontak mata atau menatap audiens dengan wajah bersahabat. f. Include a personal experience early in your speech. You are most comfortable relating a story. Masukkan pengalaman pribadi di awal pembicaraan Anda. Anda akan merasa nyaman dengan cerita yang Anda sampaikan.
32
2. Teknik Vokal Dan Pernafasan Public Speaking Teknik vokal terpenting adalah intonasi yang benar, stressing pada kata/kalimat tertentu yang dianggap penting, pelan saat permulaan dan akhir (volume), mainkan kecepatan berbicara (speed/tempo) biar gak monoton, perhatikan pula
artikulasi
(kejelasan
kata/kalimat)
dan
pelafalan
kata
yang
benar
(pronounciation). Gunakan suara asli (natural), jangan meniru suara orang lain atau dibuat-buat. "Merdukan" dengan "suara perut" (diafragma). Ini bisa dilatih. Berbicara di depan umum jangan sampai "ngos-ngosan", kurang napas, atau tidak mampu mengatur dan mengendalikan pernapasan. Maka, berlatihlah agar bisa bernapas panjang dan mampu mengelolanya. Caranya, antara lain, tiup lilin yang menyala dalam jarak 1 meter, berulang-ulang, minimal 10x; tarik nafas sedalam mungkin (lewat hidung), lalu keluarkan lewat mulut pelan-pelan sambil berdesis "zzz.... zzzz... zzzzz...". 3. Cara Menyiapkan Materi Presentasi Public Speaking Yang Baik Presentasi yang baik adalah presentasi yang efektif dan efisien. Efektif artinya maksud dan tujuan presentasi bisa disampaikan oleh public speaker dan di terima oleh audience. Efisien artinya tool yang digunakan sesuai dengan kebutuhan presentasi. Sehingga presentasi yang baik adalah presentasi yang singkat namun menarik, logis dan sistematis. Prinsip presentasi yang harus diingat adalah : bedakan slide presentasi dengan dokumen dengan cara sebagai berikut : a. Gunakan Inti Kalimat Pada Setiap Slide PowerPoint Slide harus berisi pokok-pokok yang akan disampaikan kepada audience. Silahkan improvisasi sendiri materi Anda sehingga Anda presentasi tidak seperti membaca buku. b. Gunakan Font dan Warna Huruf Yang Mudah Dibaca Berikan kesan profesional dengan memilih jenis huruf yang mudah dibaca. Pilih warna kontras yang bisa dibaca. Hindari memilih font yang berbentuk aneh dengan hiasan di sana-sini. 33
c. Sedikitkan Penggunaan Bullet pada PowerPoint . Bullet adalah bentuk penomoran. Misalkan cara belajar public speaking ada 3 yaitu : - satu - blablabla - bla bla bla ... (Hindari bentuk seperti ini. Gunakan format penyampaian yang lain yang lebih sederhana) d. Gunakan Gambar Sebagai Media Pembantu Otak manusia lebih mudah menyimpan informasi gambar daripada tulisan. Untuk itu buatlah sebuah gambar ilustrasi dan ketika presentasi Anda harus menjelaskan gambar tersebut. e. Gunakan Template PowerPoint yang Minimalis Anda bisa download template PowerPoint di internet. Usahakan untuk download template yang minimalis, sederhana dan enak di lihat oleh audience Anda. Selain persiapan membuat presentasi yang baik, kita juga membutuhkan software untuk presentasi. Kita dapat memilih dan menggunakan presentasi software dengan animasi secukupnya untuk menarik perhatian audience. Perlu dipertimbangkan bahwa terlalu banyak animasi juga akan memberikan kesan presentasi kita tidak profesional. 4. Persiapan Sebelum Melakukan Public Speaking Orang akan menjadi sangat gugup dan berbicara terbata-bata hingga berkeringat dingin jika tidak memiliki keberanian dalam dirinya sendiri untuk berbicara di depan umum. Karenanya, dibutuhkan latihan dan persiapan sebelum melakukan public speaking. Apa saja yang harus disiapkan Sebelum Melakukan Public Speaking adalah berikut ini : a.Rileks
34
Pastikan kondisi tubuh &. suara fit, segar dan normal. Atasi rasa gugup dengan menarik nafas panjang dan dalam, menggerakkan badan sedikit untuk sekedar melemaskan otot yang kaku, berdiri tegap lalu tersenyumlah b. Know The Room . Kenalilah ruangan tempat anda akan menjadi pembicara c. Know The Audience. Kenali karakteristik tamu dan pandang mereka sebagai sahabat Bicara, bukan lawan bicara. d. Know The Material (Kuasai bahan yang akan dibawakan). Baca literature yang diperlukan untuk menunjang pengetahuan anda, karena semakin banyak yang anda ketahui tentang acara yang anda bawakan, pasti semakin Percaya Diri e. Susun pointer atau slide presentasi powerpoint untuk membantu mengingat materi Gunakan bentuk slide yang eye catchy atau anda bisa membaca Cara Membuat Presentasi Yang Baik Logis Sistematis f. Perhatikan tampilan busana, jangan sampai saltum atau salah kostum. Pembicara harus menyesuaikan penampilan mereka untuk berbicara di depan umum. Seorang intelek tidak akan terlihat intelek jika pakaian yang digunakan olehnya tidak pantas dan tidak sesuai situasi dan kondisi yang terjadi. Penampilan yang urakan juga akan membuat audiens tidak tertarik untuk memandangnya. Penampilan seorang pembicara harus rapi dan bersih serta memakai pakaian yang pantas agar layak untuk dipandang oleh audiens. g. Lakukan gerakan tangan seperlunya saat berbicara. Jangan sampai berlebihan apalagi untuk menutupi kegugupan. Karena gerakan tubuh yang berlebihan hanya akan mengacaukan penampilan anda h. Jaga mulut & tenggorokan selalu basah, untuk itu siapkan air putih yang siap diminum jika dibutuhkan i. Jangan makan & minum yang akan mengganggu Organ tubuh anda, minimal satu jam sebelum tampil misalnya soda, makanan berlemak (yang bisa membuat mual), makanan pedas atau asam. k. Tampillah Dengan Percaya Diri dan Be Yourself
35
5. Cara Membuka Presentasi Yang Baik Berusahalah untuk rileks saat memulai presentasi. Bila Anda sudah menyiapkan Menyiapkan Materi Public Speaking dan sudah berlatih sebelumnya, maka semuanya akan baik-baik saja. Sekarang saatnya Anda percaya diri dan nikmati presentasi Anda, jangan lupa bahwa audience ada di pihak Anda. JANGAN membuka presentasi dengan permintaan maaf, kecuali Anda memang itu merupakan bagian dari rencana Anda. Permintaan maaf akan menyebabkan audience merasa tidak nyaman. Jalani dan lewati saja semua ketakutan dan kecemasan yang kemungkinan besar pasti dialami setiap orang. Ingat bahwa jika Anda mengalami ketakutan, cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan MELAKUKANNYA. Dari hari ke hari, Anda akan semakin terbiasa dengan presentasi. Sadari dan katakan kepada diri Anda sendiri bahwa bagaimanapun semuanya akan mereda dan anda akan merasa baik-baik saja. Cara membuka presentasi dengan baik dan menarik. • Langkah pertama adalah perkenalkan diri Anda. Sampaikan apa yang akan Anda sampaikan kepada audience. Sampaikan kenapa Anda menyampaikan hal-hal yang Anda sampaikan kepada mereka. • Sampaikan berapa lama waktu yang akan Anda ambil untuk menyampaikan materi presentasi yang akan disampaikan, sampaikan kapan mereka bisa bertanya. Jika Anda gugup, Anda bisa meminta audience Anda untuk bertanya di akhir sesi dengan sementara menyimpan pertanyaan yang akan mereka ajukan. • Setelah menyampaikan pembukaan, maka Anda telah membentuk sikap kewibawaan pada diri Anda sendiri, Anda telah menciptakan respek dan kepercayaan. It means Anda telah melalui kegelisahan Anda. 6. Teknik Penyampaian Public Speaking Teknik public speaking merupakan teknik dalam hal penyampaian materi public speaking maupun dalam penyampaiannya seperti berikut ini : 36
a. Pemahaman yang mendalam Hal yang harus diutamakan dalam public speaking adalah menguasai persoalan secara rinci dan mendalam. Dengan demikian, setiap kalimat menjadi penting dan sangat sedikit, jika ada, kalimat yang berfungsi sebagai bunga-bunga semata. Pidato semacam ini membutuhkan persiapan yang baik. Ini tidak cocok untuk pidato spontan. b. Pemilihan istilah yang tepat Penggunaan istilah yang resmi dan presisi ini memungkinkan penyampaian pesan yang lebih efektif. Misalnya, penggunaan istilah 'vicinity' lebih presisi untuk menunjukkan lokasi yang dekat dalam hal jarak, dibandingkan istilah 'close' jika berbicara konfigurasi geografis bangsa-bangsa, misalnya. Istilah 'prolific' lebih tepat jika membicarakan karakter seorang penulis yang sangat rajin menulis dibandingkan 'productive', misalnya. Meski demikian, hal ini berpotensi menjadikan pidato 'kering' dan tidak mudah dipahami jika pendengarnya adalah orang awam. c. Menuturkan cerita Story telling memang efektif untuk menyampaikan gagasan besar. Hal ini menjadi favorit para pembicara publik yang berkarakter motivator seperti Barack Obama dan Anies Baswedan. d. Improvisasi di tengah pidato Improvisasi ini adalah tambahan yang menguatkan materi yang sudah atau akan disampaikannya. Cerita selipan seperti ini biasanya memuat materi yang baru saja terjadi atau terjadi ketika forum berlangsung sehingga tidak ada dalam naskah pidato tetapi erat kaitannya dengan isi pidato. Hal ini juga baik untuk memberikan sentuhan personal dan keterikatan emosi dengan pendengar. Di saat seperti inilah umumnya pembicara publik bisa lebih leluasa berinteraksi karena jika hanya membaca maka suasananya akan terlalu formal dan kaku, minim interaksi personal. e. Menghargai lawan atau rekan bicara Kepada moderator, penghargaan itu bisa berupa terima kasih yang tulus. Agar tidak generik, maka terima kasih itu bisa diberi sentuhan personal, misalnya 37
menceritakan secara singkat interaksi personal yang pernah terjadi dengan moderator atau menyampaikan prestasi moderator dan mengajak penonton utuk memberi penghargaan, misalnya berupa tepuk tangan. f. Intermezzo Intermezzo adalah sebuah kata yang mengandung arti gurauan, tawa, canda. Tentu saja itu disampaikan dengan bahasa tubuh berkelakar. Bagi saya intermezzo ini penting dalam public speaking. g. Diplomatis Memang tidak semua orang suka dengan gaya bicara diplomatis dan itu tidak selalu bagus karena pendapat yang diplomatis bisa terkesan abu-abu dan tidak tegas. h. Berbicara terstruktur dan lancar Berbicaralah lancar dan terstruktur. Jika ingin mengangkat sebuah topik, cobalah mempelajari pengetahuan yang dalam dan lengkap. i. Santun, tidak menggurui Tinggalkan kesan meninggikan diri. Hal ini ditunjukkan lebih banyak dengan bahasa tubuh, misalnya, senyum yang disertai aksi mencondongkan badan saat berterima kasih kepada moderator atau pengundang. j. Positif Seseorang yang mempunyai sikap positif dapat mengubah kepribadian yang membosankan menjadi kepribadian yang menarik. Sikap positif dapat membuat orang cantik menjadi dua kali lebih cantik. Sikap positif dapat menarik perhatian kepada ciri-ciri istimewa dalam suatu kepribadian yang biasanya tidak menonjol. Sikap positif banyak dibicarakan dikalangan motivator untuk memotivasi dan mengajak kepada semua untuk selalu berpikir optiomis. Memandang kedepan dengan keyakinan kita bisa, kita mampu dan kita bisa jika kita meyakini kita bisa. Beberapa sikap positif tampaknya mencemerlangkan karakteristik- karakteristik kepribadian yang lain dan dalam proses ini citra keseluruhan orang yang bersangkutan menjadi lebih bersinar dan lebih menarik bagi orang lain.
38
BAB IV PENUTUP Komunikasi bisa dibilang berhasil apabila informasi yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik oleh lawan bicara kita. Apalagi saat kita berbicara di depan umum / publik. Dengan jangkauan audiens yang lebih luas, maka perlu mempersiapkan diri di sini. Sebab seiring dengan kesuksesan, seseorang akan butuh berbicara di depan publik. Dalam era kompetisi global saat ini, keterampilan public speaking atau berbicara di depan umum adalah keterampilan yang wajib dimiliki oleh siapapun. Entah itu eksekutif, dosen, pengusaha, entrepreneur, mahasiswa, pelajar, bahkan dalam hal ini calon PSM. Keterampilan public speaking yang baik akan membuat kita mampu menyampaikan gagasan yang ada di kepala kita secara terstruktur bahkan membekas di hati para audiens. Menjadi seorang komunikator yang terampil tidaklah mudah.Jika anda dapat
mengembangkan beberapa saja dari teknik yang dibahas dalam modul ini, anda secara dramatis akan meningkatkan kemampuan anda untuk berhubungan dengan orang dari semua lapisan dalam hidup anda. Luangkan waktu untuk mengamati orang yang paling sosial dalam kehidupan anda dan anda akan melihat banyak dari metode-metode diatas yang diaplikasikan. Mereka tidak melakukan dengan cara yang kaku, mereka melakukannya secara alami dan dengan cara yang cocok dengan situasi saat itu. Untuk hasil terbaik, santai saja dan biarkan teknik ini mengalir dari dalam diri anda secara alami. Pilih teknik-teknik yang paling cocok dengan kepribadian anda dan apa tujuan anda ketika berinteraksi dengan orang. Belajarlah untuk bisa merasakan teknik mana yang cocok ataupun tidak cocok dengan berbagai macam karakter orang dan situasi sesuai dengan kepridadian anda. Ketika anda berhasil mengembangkan kemampuan anda berkomunikasi dengan orang-orang, maka akan membawa anda pada banyak sekali peluang baru yang tidak 39
tersedia untuk anda sebelumnya. Itulah kekuatan dari keterampilan komunikasi yang efektif. Dalam presentasi sama seperti yang diungkapkan dalam komunikasi yang efektif karena pada dasarnya presentasi adalah komunikasi. Temukan materi presentasi powerpoint terbaik bagi akhir presentasi anda dengan harapan apa yang sudah anda sampaikan dari awal bisa ditutup dengan sesuatu yang sama besar dan berharganya. Hal yang terakhir yang akan anda sampaikan adalah hal terakhir yang akan didengar dan diingat oleh audience anda. Para pelatih public speaking selalu menyarankan kepada kita jangan membuka presentasi Anda dengan permintaan maaf dan jangan pula Anda melakukannya saat menutup presentasi. Jika materi presentasi powerpoint anda sudah habis dan anda berniat mengakhiri presentasi, sampaikan kembali apa yang anda sampaikan di awal presentasi. Jika anda membuka dengan sebuah cerita, ungkapkan kembali cerita tersebut. Sampaikan kembali dengan improvisasi anda sendiri dengan beberapa hal yang sudah disampaikan dalam presentasi (tentunya hal-hal yang disampaikan ini belum anda sampaikan di awal presentasi tadi). Cara ini akan membuat anda menyampaikan presentasi dalam sebuah perputaran yang utuh sehingga anda akan terlihat sebagai seorang pembicara yang profesional berpengalaman. Tidak perlu berpanjang kata saat menutup presentasi. Jangan menutup dengan kalimat yang heboh dan puitis berirama. Sampaikan dengan singkat dan sederhana, seperti yang telah anda siapkan sebelumnya. Sampaikan
kalimat
penutup
lengkap
dengan
kesimpulan,
sampaikan
terimakasih kepada audience anda, lalu duduk kembali. Yang perlu diingat ketika menutup presentasi adalah jangan bersikap jutek atau bergaya seolah anda tidak butuh sambutan hangat dari audience anda. Anda harus menerima baik sambutan dari audience. Hargai penghargaan dari audience dengan tetap berdiri, menjaga postur dan tatapan anda ke arah audience sampai mereka selesai memberikan sambutan, misalnya tepuk tangan. Ingatlah kemampuan anda presentasi ditentukan oleh seberapa banyak jam terbang anda, namun sebelum anda memiliki jam terbang yang tinggi, berlatihlah. 40
DAFTAR PUSTAKA 1. Belajar Public Speaking dan Leadership Online di http://www.tipspublicspeaking.net 2. dadangkadarusman.com 3. Brendafauzia.bogspot.com 4.www.akuinginsukses.com 5.oktasiusblogger.blogspot.com
41
