TPI-HR-Kebijakan-04
PROSEDUR
Rev. 00 Halaman 1 dari 7
MEKANISME KELUHAN PEKERJA
TPI-MN-Kebijakan-10
Mekanisme Keluhan Pekerja
Rev. 00 Halaman 2 dari 7
Pendahuluan Keluhan didefinisikan sebagai masalah yang nyata atau dirasakan yang dapat memberikan alasan untuk mengajukan pengaduan. Keluhan buruh adalah isu yang dikemukakan oleh anggota tenaga kerja proyek tentang, misalnya, kondisi kerja, kesehatan dan keselamatan, tidak membayar upah, perlakuan tidak adil, atau hubungan dengan manajer dan pekerja lainnya. Sebagai kebijakan umum, TEP akan bekerja secara proaktif untuk pencegahan keluhan dengan pengelolaan yang baik terhadap tenaga kerja dan kondisi kerja serta pemantauan yang cermat terhadap kontraktor dan subkontraktor yang diharapkan akan membahas isu-isu potensial sebelum menjadi keluhan. Pengelolaan keluhan pekerja adalah tanggung jawab manajer proyek dan manajer/petugas sumber daya manusia (SDM). TEP memiliki mekanisme keluhan masyarakat yang terpisah yang berkaitan dengan keluhan tentang lingkungan dan kinerja sosial proyek. Prosedur yang terkandung dalam dokumen ini akan dijelaskan kepada semua personil konstruksi selama proses induksi dan selama program pelatihan, khusus bagi pekerja yang sudah ada untuk memastikan pekerja memahami hak-hak mereka dan tahu bagaimana untuk mengajukan keluhan. Bagian di bawah ini mempertimbangkan kerahasiaan dan anonimitas serta proses penyelesaian keluhan Proyek. 1. Persyaratan Umum, Kerahasiaan dan Anonimitas Keluhan dapat diajukan oleh setiap anggota staf tanpa takut akan hukuman (yaitu pemberhentian, skorsing, penurunan pangkat, daftar hitam, atau pemindahan). Untuk mencegah dan mengelola keluhan buruh TEP dan Kontraktor berkomitmen untuk : ■ ■ ■ ■ ■
■ ■
Menegakkan Komitmen Proyek tentang hak-hak pekerja Menegakkan hukum ketenagakerjaan setiap saat Menyediakan lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk pelecehan, khususnya pelecehan seksual, intimidasi atau gangguan Mempromosikan budaya kerja yang mengakui keragaman nilai dan rasa hormat Menyediakan fasilitas akomodasi tenaga kerja dan jasa yang memenuhi standar konstruksi IFC/EBRD, memastikan lingkungan tempat tinggal yang menyenangkan, sehat, bersih dan aman dengan kenyamanan dan fasilitas kesehatan yang relevan dengan sistem manajemen yang lengkap Memastikan semua pekerja menyadari Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja ini Formulir Keluhan Tenaga Kerja siap diakses sehingga proses untuk penyimpanan keluhan bisa terjaga kerahasiaannya dan memungkinkan karyawan mengajukan keluhan tanpa sepengetahuan rekan kerjanya
Proyek bertujuan untuk melindungi kerahasiaan seseorang ketika diminta dan akan menjamin anonimitas dalam laporan tahunan. Setiap individu akan dimintai izinnya untuk pengungkapan identitas mereka jika diperlukan. Penyelidikan dilakukan dengan cara yang santun terhadap pihak yang dirugikan dengan prinsip kerahasiaan. Pihak yang dirugikan harus mengetahui bahwa mungkin terdapat situasi dimana pengungkapan identitas diperlukan dan Proyek mempertimbangkan situasi ini untuk dilihat apakah pihak yang dirugikan berkeinginan untuk melanjutkan kegiatan penyelidikan dan penyelesaian masalah. 2. Penerapan Mekanisme Keluhan Pekerja TEP akan menghimbau para kontraktornya untuk menyediakan mekanisme keluhan tenaga kerja mereka sendiri dan bertanggung jawab untuk pemeriksaan mereka guna memastikan keabsahan, aksesibilitas,yang terprediksi, adil dan kompatibel dengan hak-hak mereka. Meskipun demikian, sesuai
TPI-MN-Kebijakan-10
Mekanisme Keluhan Pekerja
Rev. 00 Halaman 3 dari 7
dengan persyaratan IFC, Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja yang disiapkan oleh TEP akan tersedia untuk semua pekerja proyek, baik yang dipekerjakan secara langsung atau yang bekerja untuk kontraktor. Hal ini akan memastikan akses kepada mekanisme pengaduan bagi semua pekerja dan akan membantu TEP dalam memantau seberapa baik kontraktor menegakkan hak-hak pekerja proyek. 4. Tahap Keluhan Pekerja dan Jangka Waktu Hirarki penyelesaian keluhan tenaga kerja berikut ini akan diikuti dengan kasus-kasus di mana keluhan tenaga kerja terjadi. Disini disediakan tahapan untuk membantu mengatasi potensi kerumitan dan melibatkan tingkat manajemen yang tepat. Hal ini bertujuan untuk menangani masalah dengan segera, menggunakan proses yang dapat dipahami dan transparan yang memberikan umpan balik tepat waktu kepada yang bersangkutan, tanpa retribusi apapun. Sebuah diagram yang menunjukkan proses dan waktu dapat dilihat pada Bagan 1. 4.1. Tahap 0 – Prosedur Informal Jika memungkinkan, keluhan perorangan sebaiknya diselesaikan pada tingkat informal antar individu dengan orang yang terlibat atau dengan manajer lini karyawan. Jika keluhan berkaitan dengan manajer lini, maka manajer dari manajer lini harus secara informal dilibatkan. Apabila pembahasan tersebut tidak menyelesaikan masalah, prosedur yang lebih formal berikut akan dilaksanakan (Tahapan 1A, 1B, 2 dan 3, yang mana dapat diterapkan). Mekanisme keluhan tenaga kerja ini tidak menutup kemungkinan penggunaan kotak saran, pembicaraan tentang keamanan atau rapat staf dimana para pekerja secara informal dapat mengangkat isu-isu pekerjaan untuk pertimbangan dan penyelesaian oleh manajemen. 4.2. Tahap 1 Untuk karyawan TEP, prosedur Tahap 1 yang ditetapkan di bawah ini harus dipatuhi. Bagi karyawan kontrak, Tahap 1 diperlukan sejalan dengan mekanisme/prosedur keluhan tenaga kerja perusahaan mereka sendiri. Bagi karyawan kontrak yang bekerja untuk perusahaan tanpa mekanisme pengaduan tenaga kerja mereka sendiri atau yang mekanisme prosedurnya belum disetujui oleh TEP, prosedur yang ditetapkan di bawah ini harus dipatuhi. Pekerja dapat memilih untuk mengikuti tahap 1A atau 1B tergantung pada tingkat keburukan masalah dan / atau keinginan mereka untuk tetap anonim. Tahap 1A - Penggunaan Kotak Komentar Karyawan akan menyampaikan perihal keluhan menggunakan formulir di bawah. Mereka boleh mencantumkan nama, atau bisa memilih untuk tetap anonim jika diinginkan. Formulir yang telah dilengkapi dimasukkan ke dalam kotak komentar yang telah disediakan oleh TEP di lokasi konstruksi, di tempat hunian dan fasilitas istirahat. Seorang wakil dari TEP akan mengumpulkan formulir setiap hari, atau setiap dua-tiga hari jika perlu dan meneruskannya ke manajer SDM. Manajer SDM akan meninjau isi formulir, menyelidiki kasus ini dan memberikan tanggapan tertulis kepada pekerja yang dirugikan, atau informasi untuk menyelesaikan keluhan pada papan pengumuman staf jika pekerja ingin tetap anonim. Jika pekerja tidak puas dengan hasilnya, mereka dapat memilih untuk melanjutkan masalah ini dengan mengikuti Tahap 1B.
TPI-MN-Kebijakan-10
Mekanisme Keluhan Pekerja
Rev. 00 Halaman 4 dari 7
Tahap 1B - Rapat Formal dengan Perusahaan Karyawan wajib meminta secara tertulis untuk pengajuan rapat formal untuk penyampaian keluhan menggunakan formulir di bawah. Untuk Tahap 1B, diskusi keluhan diadakan antara karyawan dan Petugas SDM perusahaan, bagi karyawan TEP atau antar karyawan dan Manajer SDM bagi karyawan kontrak. Jika perusahaan karyawan kontrak tidak memiliki Manajer SDM, maka manajer proyek akan memfasilitasi pertemuan tersebut. Jika keluhan tersebut melibatkan orang yang akan ditemui saat pertemuan formal, maka seorang manajer alternatif pada tingkat yang sama akan dilibatkan. Seorang pegawai wanita diperbolehkan meminta pertemuan resmi dengan petugas SDM wanita atau manajer wanita, jika isu-isu jender berpengaruh signifikan terhadap keluhan. Untuk keluhan yang terkait akomodasi, pertemuan formal diadakan antara residen dan manajer akomodasi tenaga kerja. Menyampaikan keluhan secara tertulis mungkin sulit bagi beberapa karyawan. Karyawan harus dihimbau untuk menyampaikan keluhan dalam bahasa pilihan mereka, oleh karena itu perusahaan perlu menyediakan penerjemah. Karyawan yang mengalami kesulitan mengekspresikan keluhan di atas kertas, dianjurkan untuk mencari bantuan misalnya dari seorang rekan kerja, serikat pekerja atau perwakilan karyawan lainnya. Karyawan yang mengirimkan keluhan akan bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran informasi dan bukti yang diberikan mengenai keluhan tersebut. Karyawan dapat didampingi (kolega, perwakilan karyawan / serikat buruh jika memungkinkan, atau anggota keluarga) saat menghadiri pertemuan pengaduan. Yang mendengarkan keluhan (yaitu Manajer SDM perusahaan) dapat disertai oleh anggota staf administrasi yang menjadi notulen rapat. Waktu dan tempat untuk pertemuan harus disepakati secara bersama. Penting sekiranya tempat dimana diskusi diadakan nyaman bagi kedua belah pihak. Pertemuan tidak boleh terganggu dan karyawan perlu merasa keluhan mereka dirahasiakan. Jika pendamping karyawan tidak dapat hadir pada tanggal yang diusulkan, karyawan dapat mengusulkan tanggal lain selama itu wajar dan tidak lebih dari lima hari kerja dari tanggal awal yang diusulkan. Batas waktu lima hari ini dapat diperpanjang berdasarkan kesepakatan bersama. Dalam pertemuan, karyawan harus menjelaskan keluhan dan menyampaikan pendapat mereka bagaimana permasalahan dapat diselesaikan. Orang yang mendengarkan keluhan harus mempertimbangkan pokok-pokok yang disampaikan oleh karyawan dan sebagaimana sebaiknya mewawancarai pihak-pihak terkait lainnya setelah pertemuan itu. Dalam waktu lima hari kerja sejak pertemuan berlangsung, dan setelah selesainya penyelidikan, tanggapan harus selesai dan disampaikan kepada pihak-pihak terkait. Sebagai bagian dari temuan, karyawan atau penghuni akomodasi harus diinformasikan bahwa mereka dapat mengajukan banding atas sebuah keputusan jika mereka tidak puas dengan hasilnya (yaitu Tahap 2). 4.3. Tahap 2 - Permohonan Pertemuan dengan Komite Proyek Jika karyawan tetap merasa dirugikan dengan keputusan prosedur Tahap 1B, berniat untuk melanjutkan ke Tahap 2 harus menyampaikan secara tertulis dengan menggunakan formulir di bawah ini yang ditujukan kepada Manajer SDM TEP dalam waktu tiga hari kerja sejak menerima hasil investigasi. Manajer SDM harus menanggapi permintaan secara tertulis dalam waktu dua hari kerja dan menetapkan tanggal yang ditetapkan untuk pertemuan banding.
TPI-MN-Kebijakan-10
Mekanisme Keluhan Pekerja
Rev. 00 Halaman 5 dari 7
Tahap 2 memerlukan diskusi banding dari keluhan antara karyawan dan komite yang terdiri dari tiga orang. Jika anggota staf TEP, panitia akan terdiri dari Manajer Sosial TEP, Manajer Lingkungan TEP dan Manajer SDM TEP. Jika karyawan adalah staf kontrak maka komite akan terdiri dari Manajer Sosial TEP, Manajer SDM TEP dan Manajer Proyek Kontraktor. Pihak yang dirugikan dan pihak yang bersangkutan menghadiri pertemuan tersebut, dengan pendamping yang mereka pilih (kolega, serikat perwakilan atau anggota keluarga). Tergantung pada situasi, panitia akan meminta kedua belah pihak untuk mengajukan bukti mereka di depan satu sama lain, atau mereka dapat memutuskan untuk mendengar bukti mereka secara berurutan tanpa kehadiran yang lain. Komite diminta untuk mencapai keputusan yang disampaikan secara tertulis kepada semua pihak yang berkepentingan dalam waktu lima hari kerja. 4.4. Tahap 3 – Departemen Tenaga Kerja Jika seorang karyawan masih tidak puas, maka hal ini dapat diteruskan ke serikat pekerja, pengacara atau Departemen Tenaga Kerja. Masing-masing pihak memiliki hak dan tanggung jawab untuk menyampaikan permasalahan sesuai dengan undang-undang nasional dan daerah dan pengadilan. Prosedur untuk pemrosesan keluhan pekerja digambarkan pada Bagan 1. 5. Komitmen Non-Retribusi Mekanisme pengaduan tenaga kerja dimaksudkan agar semua pekerja diperlakukan secara adil dan layak. Semua kasus harus ditanggapi secara serius dan obyektif oleh manajemen. Setiap Individu dan kondisi akan ditangani secara sensitif. Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja mengakui prosedur pengaduan sebagai metode yang sah untuk memastikan bahwa ketentuan kontrak terpenuhi. Mekanisme Keluhan Tenaga Kerja menjamin bahwa setiap karyawan yang menyampaikan keluhan tidak akan dikenakan retribusi apapun atau hukuman dalam bentuk kehilangan pekerjaan, kesempatan promosi atau pelatihan. Demikian juga saksi dan mereka yang terlibat dalam investigasi tidak akan mengalami retribusi atau ketidakadilan. 6. Dokumentasi Keluhan Pekerja Bagian SDM atau bagian administrasi perusahaan dimana karyawan yang dirugikan bekerja akan menyimpan file yang mendokumentasi proses pengaduan tenaga kerja dan penyelesaiannya. Departemen yang bersangkutan bertanggung jawab atas aspek administrasi (mengatur lokasi dan waktu pertemuan) dan memastikan agar jangka waktu dipatuhi. Selama konstruksi, departemen memberikan daftar keluhan setiap dua bulan kepada Manajer SDM TEP yang merinci kapan keluhan terjadi, mengapa, bagaimana dikelola dan kapan keluhan tersebut terselesaikan.
TPI-MN-Kebijakan-10
Mekanisme Keluhan Pekerja
Rev. 00 Halaman 6 dari 7
Bagan 1: Alur Proses Keluhan Pekerja
Keluhan yang diangkat (secara tertulis atau lisan)
Tahap 0: Prosedur Tidak Formal Keluhan individu diselesaikan pada basis satu lawan satu
Keluhan ditutup
Bila berhasil
Bila tidak berhasil
Tahap 1A: Penggunaan Kotak Komentar Bila berhasil
Bila tidak berhasil
Pekerja mengisi formulir keluhan (secara anonim lebih disukai) ke dalam kotak komentar
Tahap 1B: Rapat Formal dengan Perusahaan Keluhan ditutup
Pekerja mengikuti prosedur mekanisme keluhan internal perusahaan Bila menggunakan proses TEP, memohon rapat formal secara tertulis.
Bila berhasil Dalam waktu 5 hari kerja dari rapat, dan setelah selesainya penyelidikan, tanggapan sudah diselesaikan dan disampaikan pada pihak yang terkait
Bila tidak berhasil
Tahap 2: Permohonan Rapat dengan Komite Proyek
Komite akan diperlukan untuk mencapai sebuah keputusan yang akan disampaikan secara tertulis kepada semua pihak yang terkait dalam waktu lima hari kerja
Pekerja secara tertulis memohon rapat formal, dalam waktu 3 hari setelah menerima hasil penyelidikan dari Tahap 1B.
Bila tidak berhasil
Tahap 3: Serikat, pengacara atau Departemen Ketenagakerjaan
TPI-MN-Kebijakan-10
Mekanisme Keluhan Pekerja
Rev. 00 Halaman 7 dari 7
Formulir Indikasi Keluhan Pekerja Tanggal penyerahan formulir: __________________. Berdasarkan informasi di bawah ini, saya, __________________________ (tulis nama jika diinginkan), dapat dihubungi di _______________________________________________ (email/tel. jika diinginkan) memohon: Tinjauan ulang Tahap 1A dari formulir ini dan balasan / informasi tertulis sebagai tanggapan akan dipasang di papan pengumuman staf (hapus jika diperlukan) Tahap 1B pertemuan resmi Keluhan Pekerja dengan manajer sumber daya manusia /manajer proyek dari ________________________ (nama perusahaan) atau Tahap 2 pertemuan banding Keluhan pekerja dengan Komite. Saya ingin didampingi oleh: ______________________________________ (nama, perusahaan) I. Employees Involved (use back of sheet if more) Karyawan 1 1
Nama
2
Nomor Karyawan
3
Jabatan
4
Perusahaan
5
Kewarganegaraan
6
Jenis Kelamin
8
Cedera yang diderita (bila ada)
Karyawan 2
Karyawan 3
Karyawan 4
II. Grievance Information 1.
Lokasi masalah / insiden / kecelakaan
2
Tanggal dan waktu terjadi masalah / insiden / kecelakaan
3
Deskripsi keluhan bila Tahap 1 (hakikat dan apa yang terjadi) Deskripsi ketidakpuasan dengan penemuan Tahap 1, bila Tahap 2 (kenapa penemuan tidak memuaskan, informasi tambahan)
4
Hasil dari masalah / insiden / kecelakaan (cedera, kerusakan, stres, lainnya.)
Nomor Pelacakan Insiden Keluhan Pekerja (ditugaskan oleh perusahaan untuk memulai LG, nomor berdasarkan tanggal ditambah 001, 002 003 pada akhir): ____
