MATERI 4 DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
BENTUK DOKUMENTASI • • • •
Narasi atau uraian tertulis Bagan alir Diagram Media tertulis lainnya yang berfungsi untuk mendeskripsikan perangkat sistem dan cara kerja sistem.
DIAGRAM ARUS DATA
Diagram arus data atau Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data SIA.
SIMBUL DIAGRAM ARUS DATA Untuk membuat Data flow diagram (DFD) digunakan empat simbul dasar sebagai berikut: 1. Asal data dan tujuan data 2. Arus data 3. Proses transformasi 4. Penyimpanan data
SIMBUL DFD Asal data dan tujuan data Transformasi/pengolahan data Arus data Penyimpanan data
DIAGRAM ARUS DATA
Asal Data (A)
Arus Data (B)
Proses (C)
Arus Data (E)
Tujuan Data (J)
Arus Data (D)
DIAGRAM ARUS DATA Piutang Dagang (H)
Pelanggan (A)
Pembayaran Pelanggan (B)
1.0 Proses Pembayaran (C)
Data Pelanggan (D)
Setoran (E)
Bank (J)
(G) 2.0 Update Piutang (F)
Informasi Piutang (I)
Manajer Kredit (K)
DATA FLOW DIAGRAMS Departments Human Resources
New employee form
Time cards 1.0 Update empl. Payroll file
Employee Change form
Employees
3.0 Prepare reports
2.0 Pay Employees
Employee/ Payroll file
Payroll check
Bank
5.0 Update Gen. Ledger
Payroll tax disb. voucher
Payroll report
Management
Payroll Disbursement data
Employee paychecks
4.0 Pay taxes
General Ledger Tax report & payment
Govt. Agencies
DIAGRAM KONTEK
Diagram kontek (context diagram) adalah DFD dalam bentuk yang masih sangat umum, belum menggambarkan arus data secara detil.
DIAGRAM KONTEK SISTEM PENGGAJIAN
Pembayaran dan Lap. Pajak Government agencies
Sistem Pengolahan Gaji/upah
Slip gaji Cek gaji
Laporan gaji
Employees Bank
Management
DATA DICTIONARY
Data dictionary adalah deskripsi tetang seluruh elemen data, penyimpanan data, arus data, dokumen data, termasuk item fisik data di dalam SIA.
BAGAN ALIR (FLOWCHART) Bagan alir digunakan untuk menjelaskan prosedur secara jelas dan ringkas. Bagan alir dibuat dengan menggunakan simbul-simbul standar sebagaimana simbul standar dalam Data Flow Diagram (DFD).
JENIS-JENIS BAGAN ALIR 1. Bagan alir dokumen (dokument flowcharts), untuk menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi. 2. Bagan alir sistem komputer atau bagan alir sistem (computer system flowcharts/system flowcharts), untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output. 3. Bagan alir program (program flowcharts), digunakan untuk menggambarkan urutan kerja program komputer.
DVD vs BAGAN ALIR
DFD mendeskripsikan arus data SIA sedangkan bagan alir mendeskripsikan arus dokumen atau catatan yang berisi data dalam sistem.
SIMBUL BAGAN ALIR Simbul bagan alir dapat dibagi ke dalam empat kategori sebagai berikut: 1. Simbul Input/output 2. Simbul proses 3. Simbul penyimpanan 4. Simbul arus dokumen dan simbul lain-lain.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Document Symbol – Represents a document or report that is prepared by hand or printed by a computer.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS 2
3
1
• Multiple Copies of One Document – Indicates multiple copies of a paper document or report. – The document copies should be numbered in the upper, right-hand corner.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Input/Output; Journal/Ledger – Can represent any input or output on a program flowchart. – Also represents accounting journals or ledgers in a document flowchart.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Display – Represents information displayed by an online output device such as a terminal, monitor, or screen.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Online Keying – Represents data entry by an online device such as a terminal or personal computer.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Terminal or Personal Computer – Combines the display and online keying symbols to represent terminals and personal computers.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Transmittal Tape – Represents manually prepared control totals which are to be compared to computer totals for control purposes.
PROCESSING SYMBOLS
• Computer Processing – Represents a process performed by a computer, which usually results in a change in data or information.
PROCESSING SYMBOLS
• Manual Operation – Represents a processing operation that is performed manually.
PROCESSING SYMBOLS
• Auxiliary Operation – Represents a processing operation carried out by a device other than a computer, e.g., an optical character scanner.
PROCESSING SYMBOLS
• Off-line Keying Operation – Represents an operation that uses an off-line keying device, such as a cash register or keying to a disk.
STORAGE SYMBOLS
• Magnetic disk – Represents data stored permanently on a magnetic disk. – Frequently used to represent master files and databases.
STORAGE SYMBOLS
• Magnetic Tape – Represents data stored on a magnetic tape. – Sometimes represents transaction files.
STORAGE SYMBOLS
• Diskette – Represents data stored on a floppy disk or zip disk.
STORAGE SYMBOLS
• Online Storage – Represents data stored in a temporary online file in a direct-access medium such as a magnetic disk.
STORAGE SYMBOLS A • File – Represents a file of documents that are manually stored and retrieved. – Letter indicates the ordering sequence: • A = Alphabetic order • D = Date order • N = Numeric order
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Document or Processing Flow – Represents the direction of processing or document flow. – Normal flow is top to bottom and left to right.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Data/Information Flow – Represents the direction of data/information flow. – Often used to show data being copied from one document to another.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Communication Link – Represents the transmission of data from one location to another via communication lines.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• On-page connector – Connects processing from one location to another on the same page. – Used to avoid crisscrossing lines.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Off-page connector – Connects the processing flow between two different pages. – Signals the exit from one page and the corresponding entrance on another page.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Terminal – Represents the beginning, end, or a point of interruption in a process or program. – Also used to indicate an external party.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Decision – Represents a decision-making step. – Used in a program flowchart to show branching to alternate paths.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Annotation – Provides for the addition of descriptive comments or explanatory notes as clarification.
BAGAN ALIR DOKUMEN • Bagan alir dokumen menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi sesuai dengan area tanggungjawab suatu transaksi. • Bagan alir ini menunjukkan arus data dari awal sampai akhir, dalam arti: – Dari mana asal dokumen – Kemana saja dokumen didistribusikan – Bagaiman dokumen digunakan
BAGAN ALIR DOKUMEN • Internal control flowcharts adalah bagan alir dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian interen, seperti pemisahan fungsi dan pengecekan independen. • Bagan alir dokumen dapat menunjukkan kelemahan dan pemborosan, seperti – Ketidakcukupan arus komunikasi – Kopleksitas dokumen yang tidak diperlukan – Prosedur yang tidak efisien • Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat proses perancangan sistem.
Contoh bagan alir dokumen
PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR • Sebagaimana DFD, bagan alir sangat membantu dalam memahami prosedur dalam suatu sistem. Langkah penyusunan bagan alir adalah sebagai berikut: – Mewawancarai pengguna, pengembang, auditor, dan manajemen. – Mengadmisitrasikan pertanyaan. – Membaca deskripsi dalam bentuk narasi. – Mengevaluasi keseluruhan transaksi dalam sistem.
PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR
• Mengidentifikasi: Bagian/divisi yang masuk ke dalam bagan alir, misalnya, depertement, fungsi-2, pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan. Arus dokumen dan informasi Proses
BAGAN ALIR SISTEM • Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari SIA. – Bagan alir sistem berawal dari pemasukan data ke dalam sistem. – Setiap data diproses di dalam sistem. – Data yang telah diproses disajikan dalam bentuk output/laporan, menghasilkan informasi baru.
• Berikut ini contoh bagan alir sistem. • Bagan alir tersebut menggambarkan hubungan input – proses dan output.
BAGAN ALIR PROGRAM • Bagan alir program menggambarkan urutan proses pengolahan data dalam suatu program komputer. • Bagan alir program juga menggambarkan hubungan antara input-proses-output.
• Contoh hubungan bagan alir sistem dengan bagan alir program.
BAGAN ALIR VS DFD DFD lebih menekankan pada aspek logika transmisi data dalam sistem, yaitu dalam bentuk bagan arus data dalam sistem. Bagan alir lain lebih menekankan pada karakteristik fisik dalam sistem.
Registrar’s Office
Students
Students
Enrollment Forms
Sort Forms
Update Student Records
Sorted Enrollment Forms
Sorted Enrollment Forms
Prepare Class Lists
Enrollment Forms
A
1.0 Update Student Records
Student Records
Enrollment Forms
2.0 Prepare Class Lists
Bursar Enrollment Forms
Class Lists
Class Lists
DFD Faculty
Bagan alir Faculty
Sorted Enrollment Forms
Bursar
BENTUK DOKUMENTASI SISTEM YANG LAIN
BAGAN STRUKTUR (STRUCTURE CHART) Menunjukkan hubungan antar modul Pengurutan Transaksi
Update Master File
Membuka File
Mengolah Data
Menutup file
Panggil Data
Up-date Data
Simpan Data
TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLES)
• Adalah tabel yang berisi data alternatif keputusan pada berbagai situasi. Tabel keputusan dapat dibuat secara manual atau diolah di dalam program komputer
Keputusan Pembelian Kembali Persediaan Ketentuan
1
2
3
4
5
6
7
N
Y
Y
Y
Y
Y
Y
N
Y
Y
Y
Y
Y
Y
N
N
N
N
Y
N
N
N
N
Y
Y
N
Y
Keadaan: 1. Persediaan titik pemesanan kembali 2. Penjualan bulan sebelumnya 3. Persediaan titik kritis 4. Item sedang dalam proses produksi 5. Ramalan penjualan memberi sinyal positif 6. Laba penjualan memuaskan Keputusan: 7. Lakukan pesanan produksi 2. Jangan lakukan pesanan produksi
X X
X
X
X X
X
GANTT CHART Diagram ini dikembangkan oleh Henry L. Gantt pada awal tahun 1900, digunakan untuk menggambarkan hubungan antara jenis pekerjaan (sub proyek) dengan target waktu penyelesaian.
CONTOH GANTT CHART WAKTU (BULAN) A Menetapkan kebijakan B Memilih personil C Membuat manual D Melatih personil
E Merancang standar program F
Kode program
G Pengujian sistem H Konversi file
I
Penyiapan lokasi sistem
J
Memasang perangkat sistem
K
Pengoperasian paralel
L
Review dan pengesahan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM Pelanggan
Pesanan pelanggan
Memesan
Terdiri dari
Ditagih dengan
Item pesanan
Pesanan untuk
Isi faktur Item faktur
Merefleksikan
Faktur
Persediaan produk
ISTILAH-ISTILAH PENTING • •
•
Data flow diagram, diagram yang menggambarkan arus data antara proses, file, dan tujuan data. Decision table, suatu matrik yang menggambarkan proses keputusan dengan variable yang komplek. Matrik berisi hubungan keputusan dengan berbagai kondisi yang terjadi. Document flowchart, diagram yang menggambarkan arus dokumen diantara berbagai unit dalam suatu organisasi.
ISTILAH-ISTILAH PENTING •
•
•
Entity-relationship diagram, diagram yang menggambarkan hubungan antar entity (satuan data) yang disimpan dalam memori computer. Flowchart, diagram yang menggambarkan hubungan diantara proses yang berurutan. Gantt chart, diagram untuk menggambarkan target waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan dalam suatu proyek.
ISTILAH-ISTILAH PENTING • Network techniques, diagram yang mencakup PERT (Programme Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method) untuk menggambarkan urutan pelaksanaan setiap tahapan proyek termasuk target waktu penyelesaiannya.
ISTILAH-ISTILAH PENTING • •
Program flowchart, diagram untuk menggambarkan langkah-langkah dan logika kerja program computer Structure chart, diagram untuk menggambarkan
•
hirarkhi serta hubungan antar modul program computer. System flowchart, diagram untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output suatu sistem aplikasi.
•
System configuration chart, diagram untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem.
selesai
