Masterclass raamcontracten Anita Holst – Rijkswaterstaat Inkoop Management GWW
11/14/2008
Case: RWS Raamcontract Ingenieursdiensten Aanleiding is de uitkomst van de inkoopanalyse 2006/2007 veel aanbestedingen voor ingenieursdiensten met een laag bedrag
Opdracht van CFO van RWS Doelstellingen: een efficiënt proces; één gezicht naar de markt; uniformiteit van uitvoering; goede prijs/kwaliteitsverhouding; openhouden mogelijkheid voor bundeling.
2
01
W G r o e ge nd nb w ou er w ke nd 03 ro W og 06 at 04 e B & 05 Bag rbo U uw (B ge G ur W r w ge W er rli -b ke jk e n e& to 07 n U bo S t ili ta u te al its w -e bo nw 08 uw er kt ) In ui st gb al 09 la ou tie G w la t e dh 10 ch ei ni In d ek ci de b es tri nt 12 11 jd m in G an S g ro pe a g e ci n e fie v m en ke oor t zi vo en er i 13 ng -e en nv N ut aa sv r oo tu i ge rz n ie 14 ni 15 ng C on en In ge su n l ta 16 ie n ur D sd cy et ie ac ns he te 17 rin n g/ G i ro nh nd uu ve r rw er vi 18 ng In te gr aa 19 l O ve rig e
02
Aantal aanbestedingen
Aantal contracten naar hoofdcategorie Aantal aanbestedingen - 2006 - 2007
180
160
140
120
100
80
Integraal Categoraal
60
40
20
0
Hoofdcategorie
3
S
A VV
A G I
S C D R
di en st
R W S
R W
B ou w
S
S
IJ H S ss L el m ee rg eb R W . S Li R m W bu S rg M aa R s W w er S ke N oo n rd R B W ra S ba N nt oo rd R H W ol S la N nd oo rd N ed R er W l. S R N W oo S rd O ze os e tN ed er la nd R W S R IK Z R W S R IZ R A R W W S S U W tre eg ch t en W at er b. R W S Ze R W el an S Zu d id H ol la nd
R W S
R W
R W
R W
Aantal leveranciers
Aantal ingenieursbureaus per RWS dienst (2006) Aantal leveranciers per dienst
25
20
15 Uitbesteding
Inhuur
10
5
0
Dienst
Conclusie = alle diensten werken met veel ingenieursbureaus
4
R
W S R W W AG S S I Bo A uw VV di R ens W R S t W S R C IJ W DR ss S el H m SL ee R W R rg W S eb S L . R i W Ma mb as ur S g R N oo w er W k S r d B en r R No o ab a W S rd H nt N oo oll a r R RW d N n d W S S N ed e O os oo r l. t N r dz e d ee e R r la n W d S R RI KZ W R S W S RW RI Z W S eg U A t e n re c W ht R a W te R r W S Ze b. S Zu el id and H ol la nd R
Aantal opdrachten
Aantal opdrachten per RWS dienst (2006) Aantalle n opdrachte n pe r die nst
400
350 300 250
200 150 Inhuur
Uitbesteding
100 50
0
Dienst
Conclusie = het aantal opdrachten per dienst loopt uiteen van een tiental tot 371 per jaar. RWS breed is het totaal aantal opdrachten 2839.
5
2839 opdrachten: Optimalisatie door bundeling Nettowaarde van de opdrachten 1400
€ 15,2 mln
1200
Aantal opdrachten
1000 800
€ 1,7 mln € 18,4 mln
600
€ 26,9 mln
400 200
€ 19,9 mln € 6,4 mln € 1,8 mln
0 0 t/m 4.999
5.000 t/m 24.999
25.000 t/m 49.999
50.000 t/m 136.999
137.000 t/m 500.000 t/m 499.999 999.999
1.000.000 en m eer
Categorie Nettowaarde in Euro
6
1 2 3 4 5 6
Arcadis Group Grontmij Group DHV Group Royal Haskoning Group Oranjewoud group Holland Railconsult BV (Movares) Advin B.V. - Adviseurs en 7 Ingenieurs 8 Goudappel Coffeng B.V 9 M + P raadgevende ingenieurs BV
10 11 12 13 14 15
Fugro N.V Witteveen+Bos Consulting Engineers Kema Group BV BAM Advies en Engineering Bureau Waardenburg Kragten
16 AGV adviseurs 17 PRC BV 18 Tauw Group bv
7
Geografische spreiding Ingenieursbureaus Bedrijf Arcadis Group Grontmij Group DHV Group Royal Haskoning Group Oranjewoud group Holland Railconsult BV (Movares) Advin B.V. - Adviseurs en Ingenieurs Goudappel Coffeng B.V Fugro N.V Witteveen+Bos Consulting Engineers Kema Group BV BAM Advies en Engineering Kragten Tauw Group bv DGMR Syncera B.V IV-Groep b.v. Tebodin, Consultants & Engineers Ingbur. GW Rotterdam Tablin Schreuder Groep Adviesbureau Peutz & Associés B.V
Specialisme
ZuidOost
MD x MD x MD x MD x CE,Env,PM x CE,E x MD x MD x CE x MD x Enr ? SI(utiliteitsbouw) x A,CE,Env,geo x MD x Infra, milieu x Env ? MD ? MD x E,geo Env Env,S,I
x x
Zuid- Noord- NoordWest West Oost x x x x x x x x x x ? x
x x x x x x x ? x x x
x x x x x x x x x x ? x
x x x x x x x x x
x ? x
x x ?
x
x
x
x x
Legenda: PM = Project Management A = Architecture CE = Civil Engineering S = Structural Engineering M = Mechanical I = Industrial MD = Multi Disciplinary Env = Environment Enr = Energy E = Electrical GEO = Geotechniek Vestiging in regio Vestiging bij regiogrens Geen vestiging in regio
Gesorteerd op aflopend volume bij RWS; op basis van informatie op de websites van de ingenieursbureaus
8
Conclusies van voorgaande analyse 1.
2. 3. 4.
5.
Een groot aantal partijen in de markt heeft een landelijke dekking. Geografische spreiding lijkt geen argument bij het vaststellen van de perceelindeling. Vooral de multi-disciplinaire ingenieursbureaus hebben landelijke dekking. RWS is een grote speler op de markt. Ook de grote bureaus zijn afhankelijk van RWS en kunnen het zich niet permitteren een contract te verliezen. Er zijn middelgrote spelers op de markt (Advin, Goudappel Coffeng) die voor € 3 mln+ aan diensten aan RWS leveren. Kennelijk zitten er ook bij de middelgrote spelers interessante partijen voor RWS. Marktsituatie: aantrekkende/booming markt door vraag uit de offshore en een sterke economie. Gevolg: oplopende prijzen en risico op verminderde beschikbaarheid van capaciteit.
9
Product(resultaat) / dienst
Scope raamcontract Regionale diensten en de Bouwdienst Inkoopvolume € 40 miljoen per jaar
Specialistische diensten kunnen in individuele gevallen opdrachten onder de raamovereenkomst plaatsen In bijzondere gevallen kunnen opdrachten voor: verkeerskundig advies, akoestisch onderzoek, explosievenonderzoek, archeologisch onderzoek, luchtkwaliteit onderzoek; en ecologisch veldwerk offertes voor een geraamde waarde kleiner dan € 137.000,- buiten de raamovereenkomst worden aangevraagd.
1
Akoestisch onderzoek
2
Explosievenonderzoek
3
Geohydrologie (veldwerk, studie c.q. modelberekening)
4
Geo (hydro-) morfologie (veldwerk, studie c.q. modelberekeningen)
5
Grondverwerving (onteigening)
6
Hydraulica (studie c.q. Modelberekening)
7
Veiligheid- & Gezondheidplan (V&G-plan)
8
Archeologisch onderzoek
9
Beheer-, Onderhouds- en Instandhoudingsplannen
10
Elektrotechnisch & Werktuigbouwkundig advies
11
Kabels & leidingen plan
12
Landschappelijke inpassing
13
Luchtkwaliteit onderzoek en advies
14
Planning
15
Vergunningen en procedures (bestemmingsplan)
16
Directievoering/Contractondersteuning
17
Geotechnisch onderzoek en advies
18
Milieutechnisch onderzoek en advies (droog)
19
Milieutechnisch onderzoek en advies (nat)
20
Raming
21
Risicoanalyse (management)
22
Contracten GWW-werken
23
Verkeerskundig analyse en advies
24
Verkenningen en planstudie (m.e.r.)
25
ecologisch onderzoek/advies (o.a. mitigatie en compensatie)
26
Toestandsinspectie
27
Civieltechnisch advies
28
Ontwerp
10
Uitwerking aanbesteding/procedure (1) Eén landelijke EU openbare aanbesteding (ARW), indeling in 4 regio’s/percelen 2 plenaire inlichtingen sessies de mogelijkheid voor individuele inlichtingen sessie
Maximaal drie ingenieursbureaus per regio/perceel Één ingenieursbureau mag maximaal 2 percelen winnen Selectie op basis van aantoonbare omzet en risicovolle ervaringseisen Gunning op laagste prijs Duur raamovereenkomst is 4 jaar - afsluiten voor deelovereenkomsten tot 2 jaar Uitsluitend uitbesteding -geen inhuur (uitbesteding op regie na goedkeuring mogelijk) Het contract is voor Regionale Diensten verplicht!
11
Uitwerking aanbesteding/contract (2) Aanpassing aansprakelijkheidregime t.o.v. RVOI (i.o.m. Branche vertegenwoordiging) 3 maal opdrachtsom tot maximaal € 2,5 miljoen per opdracht, en een maximum van € 5 miljoen voor het totaal per jaar.
Clausule belangenverstrengeling is verwerkt in contract: Opdrachtgever is gerechtigd om Opdrachtnemer geen uitvraag te doen indien er sprake is of kan zijn van belangenverstrengeling.
Past performance opgenomen wat tijdelijke uitsluiting voor deelopdrachten mogelijk maakt, meting door de projectleiding op: deskundigheid en ervaring; beheersing van het proces; kwaliteit van het product.
Draaideurconstructie: RWS gaat geen projectovereenkomst aan indien personen worden ingezet die in de afgelopen 24 maanden voor RWS hebben gewerkt.
12
Uitwerking aanbesteding/prijsstelling (3) De tarieven kunnen verschillen per aanbieder, de tarieven zijn maximum tarieven. Bij projectovereenkomsten kunnen wel lagere, maar geen hogere tarieven worden geboden. De tarieven zijn “all-in” tarieven, dus inclusief kantoorkosten, kosten van hard- en software, coördinatiekosten, reis- en verblijfskosten, verzekeringskosten en sociale premies. Voor deelovereenkomsten worden specifieke aanbiedingen gedaan Lump Sum Nacalculatie Regie
13
Opbouw van contract/deelovereenkomst Landelijke raamovereenkomst ingenieursdiensten • raamovereenkomst
1ste moment van competitie
2e moment van competitie
• inschrijving en beoordelingsdocument • offerte aanvraagdocument • projectovereenkomst
Projectovereenkomst 1 •algemene productbeschrijving
Projectovereenkomst 2 •algemene productbeschrijving
Projectovereenkomst x •algemene productbeschrijving
Gunning op EMVI of laagste prijs
Gunning op EMVI of laagste prijs
Gunning op EMVI of laagste prijs
4 percelen, 3 bureaus per perceel
Huidig: 2839 aanvragen
14
Situatie met en zonder raamcontract (1) Uitgangssituatie:
Raamcontract:
Doelstelling 1: een efficiënt proces: Efficiency: hoog bij RD’en die raamovereenkomst met 1 bureau hadden, laag bij overige RD’en
Efficiency: ongeveer 64 Europese aanbestedingen minder door raamcontract ingenieursdiensten; verkorting procedure van aanvragen
Doelstelling 2: een gezicht naar de markt: Monitoring: geen (gecoördineerde) monitoring
Monitoring: monitoringsrapport 1x per 3 maanden, monitoringsgesprekken met gecontracteerde ingenieursbureaus 1x per 6 maanden
Structuur: elke dienst werkt op zijn eigen wijze, met of zonder raamcontract
Structuur: één uniform contract voor heel RWS
Contact met de markt: met name op operationeel niveau
Contact met de markt: strategisch overleg tussen contractanten en landelijke contractmanager
Vrijheid diensten: optimaal
Samenwerking tussen diensten: ad hoc
Vrijheid diensten: beperkt tot bureaus binnen contract Samenwerking tussen de diensten: sharepoint samenwerkingssite opgezet, uitwisseling kennis en ervaring via kenniskring
15
Situatie met en zonder raamcontract (2) Uitgangssituatie:
Raamcontract:
Doelstelling 3: uniformiteit van uitvoering: Standaardisatie vraagspecificaties: geen standaarden
Standaardisatie vraagspecificaties: werkgroep standaardisatie heeft 5 standaard vraagspecificaties op basis van de nieuwe werkwijze opgeleverd. Verdere impuls is nodig.
Bijdrage aan nieuwe werkwijze: werkzaamheden vinden plaats onder aansturing RWS
Bijdrage aan nieuwe werkwijze: ondersteunt uitbesteding op productbasis en verleggen aansprakelijkheid
Beschikbare marktcapaciteit: laag bij RD’en die raamovereenkomst met 1 bureau hadden, hoog bij overige RD’en
Beschikbare marktcapaciteit: beperkt tot contractanten, doch onderaanneming mogelijk
Doelstelling 4: goede prijs/kwaliteitsverhouding: Kwaliteitsmeting: niet /ad hoc
Kwaliteitsmeting: i.s.m. ProRail systeem opgezet en geimplementeerd, resulteert in 3 maandelijkse rapportage
Prijsniveau: geen inzicht
Prijsniveau: scherpe tarieven raamcontract komen niet volledig terug bij deelopdrachten. Offertes echter wel onder marktramingen (gem. 2,8% boven contractraming)
16
Situatie met en zonder raamcontract (3) Uitgangssituatie:
Raamcontract:
Doelstelling 5: openhouden mogelijkheden voor bundeling: Bundeling: sterk versnipperde uitvragen
Bundeling: staat op de agenda, verbetering zichtbaar maar verbetering zet niet door, verdere bundeling door afsluiten landelijke deelovereenkomsten is mogelijk
Algemene conclusie: professioneler, slagvaardiger en efficiënter, verbeterde aansturing, en verbeterde controle
17
18