Marketing & Communicatie MIK

Marketing & Communicatie MIK richtlijn en veelgestelde vragen voor MIK medewerkers

Website 1. Ik wil iets aanleveren voor op de website of zie een fout. a. Betreft het een cursus? Het hele cursusgedeelte wordt ingevoerd en bijgehouden door de cursistenadministratie, en dus NIET door de marketing & communicatieafdeling. De cursistenadministratie wijzigt cursussen, tarieven, locaties of voegen cursussen toe als ze hiertoe een mutatieformulier ontvangen van één van de locatieregisseurs of programmahouders. Dit dus via hen aanleveren. Of fouten te voorkomen graag bij wijzigingen bestaande cursussen het cursus id-nummer vermelden (zie je als je op de cursus met de muis op ‘ja, ik wil inschrijven’ staat), omdat dezelfde cursus op meerdere locaties en tijden kan voorkomen. Uitzondering: heb je een foto die je graag als header bij jouw cursus geplaatst wilt hebben? Deze kun je ook mailen naar [email protected], voorzien van link naar de cursus of hele duidelijke omschrijving van naam cursus + lesdag, tijd en locatie. b. Betreft het een nieuwsbericht, agenda-item of iets voor op de algemene pagina’s? Mail je input naar [email protected] én je leidinggevende, zodat we enige controle hebben op juistheid van het bericht. c. Betreft het de smoelenboekpagina ‘MIK dat zijn wij’? P&O voegt je naam en functie toe zodra er een overeenkomst tussen jou en MIK is. Fouten of wijzigingen kun je aan hen doorgeven. (vervolgens cursussen toekennen aan de docenten doet de cursistenadministratie, zie 1a, foto’s worden door de PR afdeling 2. Ik heb een idee of suggestie hoe de website te verbeteren a. Mail je opmerkingen naar [email protected], we doen ons best de website zo veel mogelijk te optimaliseren!

Persbericht 3. Ik heb een onderwerp voor een persbericht. a. Betreft het een evenement of optreden? Mail je input voor het persbericht eerst naar je leidinggevende, die stuurt het vervolgens aan ons door, zodat we zeker weten dat het bericht klopt en al naar buiten mag. De volgende info moeten jullie aanleveren, zonder complete informatie brengen we het bericht niet naar buiten! i. Titel en evt. ondertitel ii. Bericht: minimaal 2 alinea’s omschrijving van je bericht iii. Datum, dag van de week, locatie, prijs (of gratis), instructie kaartverkoop of reserveren iv. Als je hebt een goede rechtenvrije foto van min. 500 kb v. Contactpersoon voor de pers: naar wie kunnen we verwijzen voor meer inhoudelijke info, mailadres én telefoonnummer (liefst mobiel) b. Betreft het een cursus? MIK geeft duizenden cursussen, we kunnen onmogelijk voor elke cursus steeds apart een bericht verzenden, daar zit de krant niet op te wachten. We versturen daarom vaak gebundelde persberichten over de open

lessen, start nieuwe seizoen, nieuwe vorm van lesgeven etc. Maar we geven graag cursussen die nieuw zijn, speciaal zijn of die het nodig hebben omdat ze bijvoorbeeld nét niet genoeg inschrijvingen hebben, een extra zetje. Mail je leidinggevende de benodigde input (volgens richtlijnen punt 3a) én je motivatie over de urgentie. LET OP: van nieuwe cursussen brengen we alléén een persbericht uit als deze op de website te vinden is en mensen zich kunnen inschrijven. Dit gaat via de cursistenadministratie, zie punt 1a. 4. Wanneer staat mijn persbericht in de krant? a. De meeste huis-aan-huis bladen verschijnen op woensdag, en hebben als deadline de vrijdag vooraf. Wij hebben minimaal 2 dagen nodig om je bericht te checken en redigeren en zijn niet elke dag van de week aanwezig, dus reken in totaal zeker een week voordat je bericht verschijnt en lever het bij voorkeur 2 weken vooraf aan! b. MIK verstuurt maandelijks tientallen persberichten. De redactie van de krant bepaalt welke berichten zij plaatsen. Behalve een goede relatie onderhouden met de journalisten en zo aantrekkelijk (foto!) en compleet mogelijke informatie versturen, hebben wij hier geen invloed op. Het kan dus zijn dat wij je persbericht versturen maar dat deze toch NIET geplaatst wordt! Het kan ook zijn dat wij besluiten je persbericht nog even niet, of pas later te versturen, omdat we die week al 1 of 2 persberichten naar dezelfde krant hebben gestuurd. In dat geval maakt de marketing- en communicatieafdeling de afweging wat wanneer te sturen, om zo goed mogelijke zichtbaarheid voor MIK te bereiken.

Posters 5. Ik wil graag posters om iets kenbaar te maken. BELANGRIJK: Zorg dat wij alle informatie hebben (zie punt 1b en 3a) en het ook op de website (agenda of nieuws sectie) en in een persbericht kunnen zetten, zodat mensen de informatie op de poster terug kunnen vinden. LET OP: de marketing- en communicatieafdeling verzorgt niet de verspreiding. Stem dit vooraf af met je leidinggevende wie dit wanneer en waar gaat doen. a. Posters jablonen. Op de Iedereen schijf vind je poster sjablonen per discipline en leeftijdsgroep. De posters zijn geschikt voor de meeste bestaande of nieuwe lessen, evenementen en optredens. Deze kunnen dan ook gebruikt en ingevuld worden door zowel pr, cursistenadministratie als beheer. Als je er een invult: vraag ALTIJD een collega om mee te lezen of er naar te kijken, een spel- of typefout is zo gemaakt en wat voor jezelf logisch klinkt kan voor een ander nog onduidelijk zijn. Bij twijfel of aanvragen: mail [email protected] met het sjabloon of met de naam van het sjabloon en wat je erop wilt hebben, met een link naar de betreffende cursus (deze moet altijd éérst op de website staan voordat we verdere reclame maken). De achtergrond lijkt in het Word document grijs maar komt zwart uit de printer. Een goed contrast met het MIK rood en wit dus de kleur van de tekst mag je NIET veranderen. Mailing: Van deze ingevulde flyer kun je een pdf maken. Kies ‘afdrukken > Adobe PDF’ of ‘exporteren > PDF’. Deze pdf kun je mailen naar externen zoals cursisten of scholen. Online gebruik: Wanneer je deze pdf omzet naar een jpg kun je het op Facebook publiceren. Een handige tool is de website http://pdf2jpg.net/, kies hier wel voor de kwaliteit ‘excellent: 300 dpi’.

Printen: Het printen van deze flyers is alleen toegestaan bij een oplage minder dan 50 stuks. Boven dit aantal is het goedkoper om te drukken, reken hiervoor wel 5 werkdagen. Overleg vóóraf met de PR afdeling of jouw poster gemaakt en gedrukt moet worden en of je het juiste sjabloon gebruikt. Mail naar: [email protected].

b. Poster op maat of met eigen foto. Kun je niet uit de voeten met een voorgedrukte flyer, mail dan de foto die je graag wilt gebruiken of je idee/verzoek naar [email protected]. Betreft het een speciaal evenement, iets met samenwerkingspartners, bijzondere nieuwe les o.i.d.? Wij kijken samen met jou of je met de standaard sjablonen niet uit de voeten kunt en maken dan iets op maat. Geef ons TIJDIG aan: minimaal 6 weken vooraf, dat je posters en flyers nodig hebt. Reken namelijk 2 weken voor het ontwerp (i.v.m part-time functies en lopende pr klussen), 5 werkdagen voor het drukken en dan nog tijd voor het verspreiden. Stel ook je leidinggevende hiervan op de hoogte. We maken samen de afweging wat er nodig is: posters of flyers, hoeveel, alleen digitaal? Een aansprekende foto (minimaal 1MB) helpt!

Flyers 6. Ik wil graag flyers om iets kenbaar te maken. BELANGRIJK: Zorg dat wij alle informatie hebben (zie punt 1b en 3a) en het ook op de website (agenda of nieuws sectie) en in een persbericht kunnen zetten, zodat mensen de informatie op de flyer terug kunnen vinden. LET OP: de marketing- en communicatieafdeling verzorgt niet de verspreiding. Stem dit vooraf af met je leidinggevende wie dit wanneer en waar gaat doen. a. Voorgedrukte flyers. Bij de cursistenadministratie zijn voorgedrukte A5 flyers aanwezig per discipline. Deze zijn in grote oplages gedrukt en daarom vele male goedkoper dan printen. Ook is het van mooier, dikker papier. Daarom: als het enigszins kan: gebruik dan ALTIJD deze sjablonen! Een overzicht van alle versies vind je onderaan dit document. De flyers worden ingeprint door de cursistenadministratie. Geef bij hen aan welke tekst je precies op de flyer wilt, denk aan harde info als dag, tijd en locatie. b. Digitale flyers. Wil je graag een digitale versie van je flyer, gebruik dan het sjabloon in de map ‘digitale flyers’. Het is NIET de bedoeling dat je deze flyers ook in grote oplage gaat printen! Mail dan [email protected] voor overleg. c. Overige flyersjablonen. In de mappen op de U schijf vind je nog sjablonen voor: A4 flyers met opsomming korte cursussen, A4 flyer dansaanbod, doremi, FashionFabriek, A4 met alleen ‘uitgelicht’ rand, in te vullen naar eigen inzicht. d. Flyer op maat of met eigen foto. Kun je echt niet uit de voeten met een voorgedrukte flyer, mail dan de foto die je graag wilt gebruiken of je idee/verzoek naar [email protected]. LET OP: we zijn niet elke dag van de week aanwezig en plannen dingen vooraf in, dus wees op tijd, zie punt 5b.

Social media 7. Ik heb een leuk nieuwtje of leuke foto’s van een evenement voor op Facebook. a. Is het MIK breed nieuws en/of geschikt voor Twitter? Mail dan [email protected] met je bericht en evt. foto’s. b. Is het lokaal nieuws? Vraag dan aan je leidinggevende wie de Facebook beheert van jouw locatie, er zijn diverse NOPpers die de Facebookpagina’s beheren.

c. Vergeet niet als je het leuk vindt na plaatsing het bericht zelf te liken of te delen op je eigen profiel!

MIK logo 8. Ik heb het MIK logo nodig. Waar kan ik dat vinden? a. De logo’s van MIK en MIK Pieter Brueghel staan, evenals de standaard huisstijl elementen, op de ‘Iedereen’ schijf onder ‘marketing en communicatie’. Je kunt het logo hier vinden. LET OP: Wil een externe partij het logo gebruiken, i.v.m. een samenwerkingsproject, vraag dan altijd een voorbeeld of proef op en stuur deze ter goedkeuring naar [email protected], zodat wij kijken of de uiting aan de huisstijlrichtlijnen voldoet. Het is NIET de bedoeling dat je zelf posters of flyers gaat ontwerpen namens MIK, hiertoe hebben we een hele voorraad aan sjablonen die gezamenlijk en consequent MIK uitstralen.

Promotiemateriaal 9. Ik bezoek of geef een bedrijf, activiteit, voorstelling of evenement waarbij ik MIK in de spotlights kan zetten. Wat is er standaard aanwezig? a. De algemene vouwflyer over MIK, met een uitleg wie we zijn en wat we doen, is er voor iedereen om gericht te verspreiden en mee te nemen. Deze vind je op elke locatie. b. In de vouwflyer kun je nog een A5 of gevouwen A4 schuiven met extra informatie: een weekrooster, informatie over je project, een standaard flyer (zie punt 5b) etc. Voor een nieuw tekstbestand kun je gebruik maken van een Word sjabloon of van de A5 flyer met stempelgezichtjes. Afhankelijk van de situatie maak je dit bestand zelf, kan de cursistenadministratie of de marketing- en communicatieafdeling dit voor je doen. Als je het zelf maakt: altijd laten controleren door een collega! c. Om mee te geven en uit te delen voor kinderen heeft MIK rode hartjesstickers, ballonnen en zadelhoesjes, deze liggen op elke locatie en kun je daar opvragen. Graag uitdelen met beleid, denk aan kosten vs baten. d. Draag een t-shirt om te laten zien dat jij van MIK bent! Voor de wintermaanden zijn een paar broches in de maak.

e. Voor binnen activiteiten zijn er rolbanners, op elke locatie zijn er 2 aanwezig. Voorbeeld: links f. Voor buiten activiteiten is er in Schijndel een sandwichbord aanwezig met MIK poster, zwaar maar effectief. Voorbeeld: rechts

Deze lijst is verre van volledig, zo zijn er nog programmaboekjes, weekroosters, diploma’s, blanco visitekaartjes, speciale uitingen voor onderwijs, Pop&co, Fashionfabriek, MIK in Beeld etc. Een compleet overzicht vind je in het Huistijlhandboek, op de schijf Iedereen of ter inzage in Schijndel of Veghel. Heb je hier nog vragen over, laat het ons weten! Vriendelijke groet, Marlijn Hoefnagel – Hoofd marketing & communicatie (beleid, aansturing, website algemeen, social media, bijzondere projecten) Annelies Bijvelds – Medewerker marketing & communicatie (persberichten, nieuwsbrief extern en intern, nieuwsberichten en agenda website) Kelly Verhalen – Ontwerper & PR en communicatie (ontwerp en vormgeving van alle communicatie-uitingen)

Algemeen mailadres: [email protected] Bijlage: Standaard posters, Standaard flyers