I KERJA
MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ADMINISTRASI
Kode Dokumen
:
00801 06006.Anahis
Revisi ke-
:
0
Tanggal
:
24 Oktober 2012
Dikaji ulang oleh
:
Sekretaris Jurusan Pendidikan Dokter
Dikendalikan oleh
:
Unit Jaminan Mutu
Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Pendidikan Dokter
Dibuat oleh
Dikaji ulang Oleh
Disetujui oleh
dr. Arliek Rio Julia, MS
Dr. dr. Wisnu Barlianto, MSI, Med, SpA (K)
Prof. Dr. dr. Teguh Wahju Sardjono, DTM&H, MSc, Sp.Par.K
Sekretaris Jurusan Pend. Dokter
Ketua Jurusan Pendidikan Dokter
Ka.Laboratorium/Departemen Anatomi-Histologi
LABORATORIUM/ DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012
MANUAL PROSEDUR MANAJEMEN ADMINISTRASI LABORATORIUM / DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 1. TUJUAN
:
Menjamin manajemen pengelolaan laboratorium secara efektif dan efisien
2. RUANG LINGKUP
:
Lab. Anatomi-Histologi Brawijaya Malang
3. TANGGUNG JAWAB
:
Kepala Laboratorium bertanggung jawab pada kegiatan Manajemen Administrasi Laboratorium.
4. DEFINISI
:
1. 2.
3.
4.
FK
Universitas
Laboratorium adalah lembaga atau institusi sebagai wadah keilmuan tertentu Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi. Kepala Laboratorium adalah seseorang yang bersama anggotanya bertanggungjawab dalam pengembangan sekelompok disiplin ilmu Laboran/Teknisi adalah orang yang membantu Kepala Laboratorium dalam menjalankan tugasnya dan memiliki keahlian khusus sesuai disiplin ilmunya
5. PROSEDUR 5.1.
Laboratorium diketuai oleh kepala Laboratorium bertanggungjawab untuk pengembangan keilmuan
yang
5.2
Laboratorium beranggotakan dosen yang mempunyai kesamaan dalam kelompok disiplin ilmunya
5.3
Kegiatan dalam laboratorium meliputi pelaksanaan pembelajaran, praktikum, penelitian, pelatihan, pengabdian kepada masyarakat
5.4
Dalam teknis pelaksanaan kegiatan di laboratorium, dilaksanakan oleh dosen dan laboran, dikoordinir oleh Dosen Pengampu, di bawah tanggungjawab Kepala Laboratorium
5.5
Penggunaan laboratorium untuk kegiatan mengacu pada Manual Prosedur penggunaan laboratorium dan Instruksi kerja penggunaan laboratorium untuk mahasiswa dan dosen
5.6
Kepala laboratorium bersama anggotanya menyusun rencana pengembangan keilmuan untuk meningkatkan kompetensi laboratorium melalui Tridharma Perguruan Tinggi Kepala Laboratorium secara berkala bersama anggotanya melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap kegiatan di laboratorium
5.7
5.8
5.9
6.
Administrasi Laboratorium mengadministrasikan semua fasilitas laboratorium dan semua aktivitas yang ada di laboratorium dan melaporkan secara berkala kepada kepala laboratorium Kepala laboratorium melaporkan semua aktivitas laboratorium kepada ketua Jurusan
DOKUMEN TERKAIT a. Diagram alur manajemen administrasi laboratorium b. Alur sistem pengelolaan berkas (alur surat masuk & surat keluar) c. Alur peminjaman buku perpustakaan d. Pengelolaan Mutu Pelayanan e. Prosedur Pengaduan Pengguna Layanan f. IK Pedoman Sikap dan Perilaku Petugas Lab. g. Struktur Organisasi Lab. Anatomi-Histologi h. Tupoksi Lab. Anatomi-Histologi
DIAGRAM ALUR MANAJEMEN ADMINISTRASI LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Kepala Lab.
Dosen Pengampu
Kegiatan Penggunaan lab: pembelajaran, praktikum, penelitian, penmas
Teknis pelaksanaan
Kepala Lab.
Rencana pengembangan keilmuan
Kepala Lab
Monitoring dan evaluasi internal terhadap kegiatan lab.
Administrasi Lab.
Mengarsip semua fasilitas, aktivitas, dan melaporkannya ke kepala lab.
Kepala Lab
Melaporkan semua aktivitas lab. Kepada ketua jurusan
Manual prosedur
IK untuk mhs dan IK untuk dosen Borang rencana pengembangan keilmuan di Lab. Borang monev internal lab.
Borang fasilitas, aktivitas, dan laporan ke kepala lab.
Borang laporan
ALUR SURAT MASUK LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Disampaikan kepada staf (ybs)
Surat Masuk
Admin
Pengagendaan
Kalab untuk disposisi
Follow Up Sesuai Disposisi
- Diarsipkan & digolongkan dalam :
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Petugas : Murti Ningrum & Suprapto
Surat Keputusan Surat Tugas Surat Edaran Surat Ijin Surat Penawaran Beasiswa Akademik (Jadwal) Surat Kontrak Kerja
ALUR SURAT KELUAR LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Kalab (Konsep surat)
Admin
Pengarsipan
Petugas : Murti Ningrum & Suprapto
Pimpinan Koreksi & Penandatanganan
Didistribusikan
Kalab/Departemen dr. Arliek Rio Julia, MS
STRUKTUR ORGANISASI LAB./DEP ANATOMI-HISTOLOGI FAK. KEDOKTERAN UNIV. BRAWIJAYA TA. 2012/2013
PENDIDIKAN KAN
PJP : dr. Danik Agustin P. MKes.
Koordinator Tutorial PPDS : dr.Bambang Sumantri MKes
Koordinator Kuliah & Praktikum PSBidan: dr. Danik Agustin P. MKes.
Koordinator Praktikum PSPDG : drg. Fidya MKes.
Koordinator Kuliah & Praktikum PS Farmasi: dr. Arliek Rio Julia MS
Koordinator Kuliah & Praktikum PSIK: dr. Danik Agustin P. MKes
- Koord. Admin. S1 Murti Ningrum DK - Koord. Admin. PPDS Suprapto - Tehnisi Lab. Makros: Teguh Budio, Nachnu Muhadjirin - Tehnisi Lab. Mikros : Wahyu Muji Iswanto
PENELITIAN & ILMIAH
Koordinator Penelitian & Kegiatan Ilmiah dr. Indriati Dwi Rahaju MKes.
PENGABDIAN MASYARAKAT
Koordinator Penjaminan Mutu & Evaluasi dr. Nurul Hidajati MSc.
Koordinator Peng. Masy. : dr. Rita Rosita MKes
TUGAS POKOK & FUNGSI I. Kepala Laboratorium Anatomi-Histologi Fungsi : Menyusun program, memonitor dan mengevaluasi, mengkoordinasi seluruh
kegiatan
keadministrasian,
pendidikan-pengajaran,
pelayanan/pengabdian masyarakat, dan penelitian/kegiatan ilmiah di Laboratorium Anatomi-Histologi
Fakultas Kedokteran Universitas
Brawijaya. Tugas pokok : 1. Menyusun renstra di awal tahun yang berisi program kerja dan rencana anggaran laboratorium. 2. Menyusun rencana pendidikan dan pengajaran setiap awal semester bersama PJP. 3. Melakukan monitor dan koordinasi setiap saat dengan setiap koordinator bidang dalam setiap kegiatan. 4. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan/program yang telah dilaksanakan di akhir tahun. 5. Mengambil keputusan dan menghadiri kegiatan-kegiatan/undangan atas nama/mewakili setiap keputusan yang telah disetujui dalam rapat staff Laboratorium Anatomi-Histologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. 6.
II. PJP Laboratorium Anatomi-Histologi (Koordinasi Pendidikan S1) Fungsi : Bertanggung jawab dan mengkoordinai perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran. Tugas pokok : 1. Melakukan perencanaan jadwal mengajar/tutorial/praktikum untuk S1 dengan persetujuaan Kepala Laboratorium dan PJMK untuk tiap blok.
2. Menghadiri rapat/lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran dan melaporkan hasil evaluasi ke kapala Laboratorium. 4. Bertanggung jawab terhadap semua nilai mata kuliah anatomihistologi di semua blok. 5. Mengambil keputusan mengenai jumlah soal dan tipe soal, ujian, dan pelaksanaan ujian (koordinasi dengan PJMK blok) serta bertanggung jawab terhadap penyimpanan soal-soal.
III. Koordinator Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis Fungsi : Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
mengenai
pendidikan
dan
jadwal
pendidikan
dan
pengajaran PPDS I Tugas pokok : 1. Melakukan
perencanaan
kurikulum,
pengajaran PPDS Bedah. 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PPDS. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PPDS dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PPDS. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS. IV. Koordinator Program Studi Ilmu Keperawatan Fungsi : Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring,
evaluasi,
pengajaran PSIK
dan
pelaporan
mengenai
pendidikan
dan
Tugas pokok : 1. Melakukan
perencanaan
kurikulum,
jadwal
pendidikan
dan
pengajaran PSIK 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PSIK. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PSIK dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PSIK. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PSIK.
V. Koordinator Praktikum PSPDG Fungsi : Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
mengenai
penyelenggaraan
praktikum pada PSPDG Tugas pokok : 1. Melakukan
perencanaan
kurikulum,
jadwal
pendidikan
dan
pengajaran PSPDG 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PSPDG. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PSPDG dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PSPDG. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PSPDG.
VI. Koordinator Program Studi Kebidanan Fungsi : Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
mengenai
pendidikan
dan
jadwal
pendidikan
dan
pengajaran BIDAN Tugas pokok : 1. Melakukan
perencanaan
kurikulum,
pengajaran BIDAN 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran BIDAN. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan BIDAN dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi BIDAN. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran BIDAN. VII.
Koordinator Program Studi Farmasi
Fungsi : Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring,
evaluasi,
dan
pelaporan
mengenai
pendidikan
dan
jadwal
pendidikan
dan
pengajaran FARMASI Tugas pokok : 1. Melakukan
perencanaan
kurikulum,
pengajaran FARMASI 2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran FARMASI. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan FARMASI dan membuat laporan
yang berhubungan dengan
akreditasi/visitasi FARMASI. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran FARMASI.
VIII. Koordinator Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Fungsi : Melakukan koordinasi kegiatan penelitian dan kegiatan ilmiah di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB. Tugas pokok : 1. Memeriksa dan menandatangani lembar persetujuan penelitian di Lab.anatomi-histologi . 2. Mengelola
dan
Melaporkan
pemasukan
dan
pengeluaran
Laboratorium yang berhubungan dengan penelitian ( menentukan tarif, membayar HR tehnisi, pembelanjaan alat dan bahan ). 3. Memeriksa kualitas dan mutu pengerjaan slide penelitian maupun hasil foto slide 4. Mengajukan permintaan pembelian alat/bahan untuk penelitian ke FKUB atas persetujuan Kepala Laboratorium. 5. Memeriksa pengarsipan hasil-hasil penelitian.
IX.
Koordinator Penjaminan Mutu Akreditasi. Fungsi : Melaksanakan penjaminan mutu dan segala hal yang berhubungan dengan evaluasi dan akreditasi Laboratorium. Tugas Pokok : 1. Bertanggung jawab mengkoordinir penyusunan & pengarsipan dokumen-dokumen Anatomi-Histologida saat ada evaluasi kinerja atau akreditasi 2. Menghadiri rapat/lokakarya yang berhubungan dengan penjaminan mutu/akreditasi
X. Koordinator Pengabdian Masyarakat Fungsi : Merancang
dan
mengkoordinir
program
pengabdian
masyarakat
laboratorium Anatomi-Histologi Tugas Pokok : 1.
Menyusun program pengabdian masyarakat untuk setiap tahun ajaran bersama staff
2.
Mengkoordinir pelaksanaan program pengabdian masyarakat
XI. Koordinator Admin S1 Fungsi : Melaksanakan seluruh administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran. Tugas pokok : 1. Membantu PJP S1 dalam hal administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran. 2. Mengarsipkan semua absensi dan nilai serta bahan-bahan pengajaran dan praktikum. 3. Melaksanakan pembuatan pelaporan kegiatan Pendidikan dan Pengajaran setiap staff dalam bentuk EKDB per semester. 4. Mengedit soal ujian dan membantu pengawasan ujian 5. Memproses surat masuk & keluar 6. Memproses nilai mahasiswa 7. Membuat data inventarisasi laboratorium
XII. Koordinator Admin PPDS Fungsi : Melaksanakan seluruh administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS Tugas Pokok : 1. Membantu
Koordinator
PPDS
dalam
hal
administrasi
pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS 2. Membantu membuat konsep jadwal tutorial PPDS 3. Mengarsipkan semua absensi dan nilai.
XIII. Laboran Anatomi Mikros: 1. Membuat sediaan/ preparat 2. Perawatan mikroskop 3. Membantu Kelancaran praktikum mikros 4. Menyiapkan perlengkapan untuk perkuliahan 5. Membantu pelaksanaan ujian teori & praktikum
XIV. Laboran Anatomi Makros: 1. Membuat sediaan/cadaver 2. Merawat sediaan/ cadaver 3. Membantu Kelancaran praktikum makros 4. Menyiapkan perlengkapan untuk perkuliahan 5. Membantu pelaksanaan ujian teori & praktikum
dan
