Manual Prosedur Audit Internal
Unit Jaminan Mutu Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual Prosedur Audit Internal Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
00605 07019
Revisi
:
0
Tanggal
:
1 Juni 2011
Diajukan oleh
:
Sekretaris Jurusan Arsitektur FT-UB
Ttd Dr. Agung Murti Nugroho, ST., MT. Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB
Ttd Herry Santosa, ST., MT.
i
1. TUJUAN 1.
Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien.
2.
Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
2. RUANG LINGKUP Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di Jurusan Arsitektur FT-UB.
3. DEFINISI 1.
UJM ARS FT-UB adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan FT-UB dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan.
2.
Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan SPMI dengan pelaksanaannya.
3.
Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas: • Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. • Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM UJM ARS FT-UB. • Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UJM ARS FT-UB. • Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Dekan dan feedback pelanggan lainnya • Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun.
4.
Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan: • Tidak terdapat elemen sistem, • Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, • Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, • Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, • Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut, • Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausal ISO 9001 atau dokumen referensi lain • Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
5.
Observation (OB) adalah apabila ditemukan: • Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.
4. RUJUKAN 1. 2. 3.
Manual Mutu Jurusan Arsitektur FT-UB (00605 05001) Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Jurusan Arsitektur FT-UB (00605 07002) Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (00605 07003)
1
4.
Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional
5. GARIS BESAR PROSEDUR 1.
2.
Audit Internal Sistem Mutu a.
Sekretaris Jurusan Arsitektur FT-UB menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun.
b.
Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit.
c.
Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masingmasing terdiri dari 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor internal ISO tetapi bukan berasal dari bagian yang akan diaudit (independen). Satu diantaranya ditunjuk sebagai ketua.
d.
Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. Auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Koordinator Bidang yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR.
e.
Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain untuk menjadi peninjau.
Pelaporan Hasil Audit a.
Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian (MP-ISO.PJM-UB.0201).
b.
Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang nomor MP-ISO.PJM-UB.02-01, Auditor harus melengkapi kolom-kolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu: • Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance) • Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian • Aspek/proses ketidaksesuaian • Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu.
c.
Laporan audit internal ditandatangani oleh MR sebelum diserahkan kepada Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan.
d.
Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major.
e.
Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan.
2
f.
Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati.
g.
Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama.
h.
Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu.
i.
Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
j.
Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal.
6. BAGAN ALIR
Mulai
MR
Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB & Tim UJM Arsitektur FT-UB
Jadwal Audit Internal
Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal.
Mempersiapkan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada Tim UJM Jurusan Arsitektur FT-UB
Melaksanakan audit internal
Jadwal Audit Internal
Checklist MR
MR
Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB & Tim UJM Arsitektur FT-UB
Membuat Laporan Ketidaksesuaian dan mengkonfirmasikannya kepada Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB
A
3
Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian 00000 05021 19
A
Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB & Tim UJM Arsitektur FT-UB
Menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan
Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB & Tim UJM Arsitektur FT-UB
Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas temuan Tim Auditor Internal
MR
Melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan
Borang Klarifikasi 00000 05021 10
Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian 00000 05021 19
Borang Klarifikasi 00000 05021 10
Tidak
Sesuai
Ya Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB & Tim UJM Arsitektur FT-UB
Melaporkan hasil audit internal dan verifikasi tindakan perbaikan kepada MR
Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB & Tim UJM Arsitektur FT-UB
Melakukan verifikasi terhadap efektifitas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan
MR
Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan
MR
Melaporkan hasil audit internal secara keseluruhan dalam rapat tinjauan manajemen
Selesai
4
Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian 00000 05021 19
Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian 00000 05021 19
Lampiran 1.
Rencana Jadwal Audit Internal
Tahun ......... No
Kegiatan 1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
1 1
1 2
Keterangan
Audit Internal I 1 Realisasi Surveillance 2 Realisasi Audit Internal II 3 Realisasi Surveillance 4 Realisasi
Malang, ……………………………… Dibuat oleh,
(
Disetujui oleh,
)
(
Sekretaris Jurusan Arsitektur FT-UB
)
Ketua Jurusan Arsitektur FT-UB
5
Tanggal Temuan
(2)
No Temuan
(1)
Audit ke- : Bulan :
(3)
Kategori Temuan
(4)
Status Temuan
(5)
Auditor
(6)
Teraudit
(7)
Bidang/Dokumen yang diaudit
(8)
Uraian Ketidaksesuaian
(9)
Tindakan Perbaikan
Status Akhir
(12)
Verifikasi
(11)
..............................
Tanda tangan MR
(10)
Target Waktu Selesai
Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR (00000 05021 19)
6
(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed
2.
3.
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (00000 05021 10)
Bidang yang diaudit:
Auditor Tgl audit internal No. temuan
Uraian Temuan:
: : : Kategori:
1. KTS 2. Observasi
Penyebab/Akar Masalah:
Tanda tangan Wakabid/MR
Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee:
Target Waktu Selesai
Verifikasi:
Status CAR
1. OPEN
Tanda tangan Ketua PJM 2. CLOSED
7