MANUAL PENYEDIAAN LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN BAGI KAKITANGAN UiTM ____________________________
BAHAGIAN PENGURUSAN PRESTASI DAN PENINGKATAN KERJAYA JABATAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEJABAT PENDAFTAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
PRA KATA Urusan penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan bagi staf UiTM adalah suatu perkara yang amat penting. Oleh yang demikian, Pejabat Pendaftar mengambil langkah proaktif dalam menyediakan manual khusus yang berhubung dengan prinsip, penyediaan dan pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan. Manual ini juga merupakan satu lagi langkah untuk memantapkan pentadbiran dan perkhidmatan yang berkualiti, berintegriti dan berakauntabiliti sejajar dengan amanat Naib Canselor UiTM. Manual ini diterbitkan bagi memastikan Ketua Jabatan, Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK), Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan Urusetianya mewujudkan pengendalian yang lebih efisien dan bersistematik. Semoga manual ini dapat membantu semua pihak yang terlibat melaksanakan urusan dan tanggungjawab dengan lebih telus dan berkesan. Manual ini hendaklah digunapakai dan dipatuhi mulai tarikh manual ini dikeluarkan.
Rabiah Latif Pendaftar November 2005
KANDUNGAN Muka Surat
1.0
Pengenalan .........................................................................
1
2.0
Matlamat dan Tujuan Laporan ............................................
1
3.0
Definisi dan Panduan Umum ..............................................
2
4.0
Tanggungjawab Ketua Jabatan, Pegawai Penilai Pertama (PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK) dan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) ...........................
6
4.1
Tanggungjawab Ketua Jabatan ..............................
6
4.2
Penentuan dan Peranan PPP dan PPK ................
7
4.3
Bidang Kuasa, Tanggungjawab dan Prosedur Operasi PPSM Universiti ........................................
10
Bidang Kuasa, Tanggungjawab dan Prosedur Operasi PPSM Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit ............................................
12
5.0
Proses dan Jadual Penyediaan (Lampiran A) ....................
14
6.0
Borang Laporan Penilaian Prestasi ....................................
15
7.0
Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan ..................................
22
8.0
Jawatankuasa Penilai Prestasi Akademik (Lampiran D) ....
26
9.0
Laporan Penilaian Prestasi Bagi Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan ..........................................................
26
Laporan Penilaian Prestasi Bagi Tujuan Penilaian Tahap Kecekapan ..........................................................................
27
Laporan Penilaian Prestasi Bagi Tujuan Kenaikan Pangkat ...............................................................................
27
Laporan Penilaian Prestasi Bagi Tujuan Anjakan Gaji .......
27
4.4
10.0
11.0
12.0
(i)
Muka Surat
13.0
Laporan Penilaian Prestasi Bagi Tujuan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang ...................................................
27
Penutup ..............................................................................
27
Lampiran A: Proses Penilaian Prestasi Staf (Untuk Pergerakan Gaji) ...............
28
Lampiran B: Skala Penilaian Prestasi ................................................................
35
Lampiran C: Carta Aliran Proses Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan .............
37
Lampiran D: Penetapan Jawatankuasa Penilai Prestasi Akademik ...................
40
Lampiran E: Contoh Susunan Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) .......................
41
Indeks .............................................................................................
48
14.0
(ii)
1.
2.
PENGENALAN
1.1
Garis panduan ini adalah bertujuan untuk memberi penjelasan kepada Ketua Jabatan, Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK), Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan Urusetianya berhubung dengan prinsip, penyediaan dan pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.
1.2
Panduan ini hendaklah diikuti dengan sepenuhnya oleh Ketua Jabatan, Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK), Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan Urusetianya supaya dapat menghasilkan penilaian yang objektif, adil dan telus. Hasil penilaian ini membolehkan pihak-pihak berkenaan mengambil tindakan, pertimbangan dan keputusan yang tepat berkaitan dengan pengurusan dan kemajuan kerjaya kakitangan.
MATLAMAT DAN TUJUAN LAPORAN
2.1
Matlamat Laporan Penilaian Prestasi Tahunan adalah untuk mengukur prestasi dan mengekalkan serta mempertingkatkan keupayaan dan produktiviti kakitangan serta memberikan pencapaian organisasi keseluruhannya.
2.2
Laporan Penilaian Prestasi adalah digunakan sebagai asas di dalam pelaksanaan beberapa aspek pengurusan kakitangan seperti berikut:(i)
menentukan penempatan dan bidang kerjaya yang sesuai dengan potensi, kebolehan, keistimewaan serta kemajuan kakitangan;
(ii)
menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat, pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;
(iii)
menentukan kelayakan dan kesesuaian untuk pergerakan dan anjakan gaji;
(iv)
menentukan penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang kebesaran serta pemberian surat penghargaan;
(v)
mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan
(vi)
memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkat prestasi serta motivasi pegawai.
1
3.
DEFINISI DAN PANDUAN UMUM
3.1
Ketua Jabatan Ketua Jabatan ialah seseorang pegawai yang bertanggungjawab bagi sesuatu jabatan, bahagian, unit atau cawangan sesuatu badan berkanun dan termasuklah mana-mana pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Lembaga untuk menjalankan fungsi-fungsi seorang Ketua Jabatan bagi apaapa tempoh masa. (Akta 605 – Akta Badan-Badan Berkanun Tatatertib dan Surcaj 2000) Ketua Jabatan berperanan menggembeling sumber di bawah kawalannya iaitu sumber manusia, kewangan, peralatan dan teknologi secara optimum untuk mencapai objektif organisasi.
3.2
Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) Definisi PPP ialah pegawai atasan atau penyelia yang terdekat kepada PYD dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya. Definisi PPK ialah pegawai atasan yang terdekat kepada PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD. Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian bolehlah dibuat oleh PPP sahaja.
3.3
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) •
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) UiTM dianggotai oleh:Pengerusi
:
Naib Canselor, UiTM
Ahli
:
1.
Setiausaha Bersama
:
Timbalan Naib Canselor (Bahagian Hal Ehwal Akademik)
2.
Timbalan Naib Canselor (Bahagian Hal Ehwal Pelajar)
3.
Timbalan Naib Canselor (Pembangunan & Penyelidikan)
4.
Pendaftar
5.
Bendahari
6.
Ketua Pustakawan
7.
Pengerusi Gugusan Sains dan Teknologi
8.
Pengerusi Gugusan Peng. dan Perniagaan
9.
Pengerusi Gugusan Sains Sosial dan Kemanusiaan
1.
Penolong Naib Canselor (ILQaM)
2.
Ketua Timbalan Pendaftar (Jabatan Pengurusan Sumber Manusia)
2
•
Memandangkan struktur organisasi UiTM yang begitu komplek melibatkan Bahagian/Kampus Cawangan/Fakulti/Pusat/Unit, maka penubuhan PPSM di peringkat tersebut adalah seperti berikut:Bil.
1.
2.
Bhg/Kampus Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Pejabat Canseleri
Pengerusi
-
Naib Canselor
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Ahli
-
Penolong Naib Canselor/ Ketua Bahagian/Pusat/Unit yang berkenaan
Setiausaha
-
Timbalan Pendaftar Kanan
Pengerusi
-
Timb. Naib Canselor (Perancangan dan Pembangunan)
Ahli
-
Penolong Naib Canselor/ Ketua Bahagian berkenaan
Setiausaha
-
Timbalan Pendaftar
Pengerusi
-
Pengurus
Ahli
-
2 orang pegawai terkanan* yang dilantik
Setiausaha
-
Penolong Pendaftar
4.
Pengerusi
-
Pengarah
Ahli
-
2 orang Jurutera terkanan* yang dilantik
Setiausaha
-
Penolong Pendaftar
5.
Pengerusi
-
Ketua Peg. Keselamatan
Ahli
-
2 orang Peg/Pen. Peg. Keselamatan terkanan* yang dilantik
Setiausaha
-
Pen. Peg. Keselamatan (Pentadbiran)
6.
Pengerusi
-
Pendaftar
Ahli
-
2 orang Ketua Timbalan Pendaftar yang dilantik
Setiausaha
-
Timb. Pendaftar Kanan (Peng. Prestasi & Pen. Kerjaya)
Pejabat Canseleri InQKA Unit Audit Dalam ILQaM Bahagian Pengambilan Pelajar Pej. Penasihat Undang-Undang Pusat Kesihatan UiTM Jabatan Komunikasi Korporat & Perhubungan Antarabangsa
Pusat Perancangan Strategik a. b. c. d.
3.
Keanggotaan PPSM
Pusat Perancangan Strategik IRDC Bahagian Pembangunan Unit Pembangunan dan Penyelidikan
Pusat Sistem Maklumat Bersepadu
Pejabat Penyelenggaraan
Bahagian Keselamatan
Pejabat Pendaftar Pusat Latihan UiTM
3
7.
8.
9.
Pejabat Bendahari
Pengerusi
-
Bendahari
Ahli
-
2 orang Ketua Timbalan Bendahari yang dilantik
Setiausaha
-
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
Pengerusi
-
Ketua Pustakawan
Ahli
-
2 orang Timbalan Ketua Pustakawan terkanan* yang dilantik
Setiausaha
-
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Pengerusi
-
Timb. Naib Canselor (HEP)
a.
Ahli
-
1. 2.
Setiausaha
-
Timbalan Pendaftar (HEP)
Bahagian Hal Ehwal Akademik
Pengerusi
-
Timb. Naib Canselor (HEA)
a. b.
Ahli
-
Pengarah Pembangunan Akademik
Setiausaha
-
Ketua Timbalan Pendaftar
Perpustakaan Tun Abdul Razak
b. c. d. e. f.
10.
Pusat Kerjaya dan Perhubungan Industri Pusat Kerjaya, Kaunseling dan Perhubungan Alumni Kolej-Kolej Pusat Sukan Pusat Kebudayaan Unit Kesatria
Pejabat Hal Ehwal Akademik Fakulti Sains Pentadbiran dan Pengajian Polisi c. Fakulti Pengurusan dan Teknologi Pejabat d. Fakulti Farmasi e. Fakulti Kejuruteraan Kimia f. Pusat Pengajian Siswazah g. Pusat Tanah Runtuh Negara (NASEC) h. Pusat Pembangunan Usahawan Malaysia (MEDEC) i. Institut Perkembangan Pendidikan (InED) j. Bhg. Hal Ehwal Peperiksaan UiTM k. Pusat Penerbitan Universiti (UPENA) l. Institut Peng. Pengangkutan M’sia (MITRANS) m. Pusat CADEM n. Unit ILMU o. Unit Quality Assurance & Evaluation p. Pusat Pendidikan Kualiti Menyeluruh q. Pusat Tek. Pendidikan & Pembelajaran r. Pusat Pendidikan Luar s. Institut Pimpinan Akademik t. Pusat Penyelidikan Alam Sekitar u. Pusat Perhubungan UiTM-Industri (UILC) v. Institut Sains
Dekan, HEP Ketua Timb. Pendaftar
4
11.
12.
13.
14.
Fakulti-Fakulti
Pengerusi
-
Dekan
a. b. c. d.
Fakulti Perakaunan Fakulti Undang-Undang Fakulti Sains Gunaan Fakulti Senibina, Perancangan dan Ukur e. Fakulti Pengurusan Perniagaan f. Fakulti Teknologi Maklumat dan Sains Kuantitatif g. Fakulti Kejuruteraan Awam h. Fakulti Kejuruteraan Mekanikal i. Fakulti Kejuruteraan Elektrik j. Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka k. Fakulti Pengurusan Hotel dan Pelancongan l. Fakulti Pengurusan Maklumat m. Fakulti Komunikasi dan Pengajian Media n. Fakulti Pendidikan o. Fakulti Sains Sukan dan Rekreasi p. Fakulti Sains Kesihatan q. Fakulti Seni Persembahan r. Fakulti Perubatan
Ahli
-
1.
Akademi Pengajian Bahasa
Pengerusi
-
Dekan
Ahli
-
1. 2.
Setiausaha
-
Penolong Pendaftar
Pengerusi
-
Ketua Pusat
Ahli
-
1. 2.
Setiausaha
-
Penolong Pendaftar
Pengerusi
-
Pengarah
Ahli
-
1. Ketua Timbalan Bendahari 2. Seorang Pensyarah terkanan* yang dilantik
Setiausaha
-
CITU
International Education Center (INTEC)
2. Setiausaha
Timbalan-Timbalan Dekan Seorang Pensyarah terkanan* yang dilantik
Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar
Timbalan Dekan Seorang Pensyarah terkanan* yang dilantik
Timbalan Ketua Pusat Seorang Pensyarah terkanan* yang dilantik
Timbalan Pendaftar (Pentadbiran)
5
15.
Kampus Cawangan
Pengerusi
-
Pengarah Kampus
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Ahli
-
1.
UiTM Kampus Bukit Mertajam UiTM Kampus Jengka UiTM Kampus Sungai Petani UiTM Kampus Segamat UiTM Kampus Sri Iskandar UiTM Kampus Alor Gajah UiTM Kampus Kuala Pilah UiTM Kampus Arau UiTM Kampus Machang UiTM Kampus Dungun UiTM Kampus Kota Kinabalu UiTM Kampus Samarahan
2.
Setiausaha
-
Timbalan Pengarah Kampus (HEA) Timbalan Pengarah Kampus (HEP)
Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/ Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar (Pentadbiran)
* Penjelasan ‘terkanan’ ialah kekananan dari segi jawatan atau ranking dan bukanlah membawa maksud tempoh perkhidmatan yang lama.
4.0
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN, PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP), PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK) DAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)
4.1
Tanggungjawab Ketua Jabatan: (i)
menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasinya;
(ii)
memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai Sasaran Kerja Tahunan (SKT) yang ditetapkan;
(iii)
mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan kakitangan melalui gaya pengurusan penyertaan (participative management); dan
(iv)
memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya kakitangan.
4.1.1
Berdasarkan tanggungjawab di atas, Ketua Jabatan hendaklah:(i)
merangka rancangan kerja tahunan Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit;
(ii)
menetapkan petunjuk prestasi bagi setiap aktiviti/projek Jabatan yang akan dijadikan asas pencapaian kerja bagi semua Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit. Petunjuk prestasi yang ditetapkan hendaklah munasabah serta boleh dicapai dan diukur;
(iii)
mengadakan sistem penyelarasan, pemantauan dan kajian semula bagi memastikan kerja yang dijalankan oleh Ketua/Pengarah Bahagian/ Fakulti/ Kampus Cawangan/ Pusat/Unit mengikut jadual yang ditetapkan;
(iv)
menentukan supaya Pegawai Penilai menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan untuk PYD mengikut peraturan dan jadual yang ditetapkan; 6
4.2
(v)
mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan dengan serta-merta bagi PYD di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan;
(vi)
mengarahkan PYD yang akan bersara dan yang diberi pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain melengkapkan borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan jika tempoh perkhidmatan dalam tahun penilaian tidak kurang 6 bulan;
(vii)
memastikan penilaian prestasi pegawai yang dilantik pada penghujung tahun (selepas 1 Julai) disediakan apabila tempoh sebenar perkhidmatan mereka genap 6 bulan;
(viii)
memastikan bahawa Laporan Penilaian Prestasi bagi kakitangan yang di dalam pinjaman atau tukar sementara hendaklah disediakan oleh PPP dan PPK di dalam Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit yang meminjam; dan
(ix)
mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap sebarang komen atau cadangan PPP, PPK dan PYD di dalam borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.
Penentuan dan Peranan PPP dan PPK: 4.2.1
Penentuan PPP dan PPK perlu menepati syarat-syarat berikut:(i)
mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung di antara PYD dan PPP;
(ii)
gred PPP dan PPK hendaklah lebih tinggi daripada gred PYD;
(iii)
tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada melalui pertalian darah atau perkahwinan (suami, isteri, anak, adikberadik, anak saudara, mertua, menantu, ipar, sepupu atau biras) di antara PYD dengan Pegawai Penilainya;
(iv)
tempoh penyeliaan seelok-eloknya tidak kurang daripada 6 bulan dalam sesuatu tahun penilaian. Sekiranya PYD itu berkhidmat di dua jabatan yang berlainan dalam tempoh yang sama panjangnya, kedua-dua PPP yang terbabit dikehendaki menyediakan laporan prestasi PYD yang berkenaan;
(v)
PYD yang diselia oleh lebih daripada seorang PPP dalam tempoh masa yang berbeza-beza dan tidak ada pegawai kanan yang lain yang layak membuat penilaian, maka PPP yang paling lama tempoh penyeliaannya bolehlah membuat penilaian tersebut;
(vi)
Sekiranya tiada PPP yang layak menilai kerana tempoh penyeliaannya kurang dari 6 bulan dalam tahun yang dinilai, maka penilaian hendaklah dibuat oleh pegawai yang lebih
7
tinggi yang terdekat dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD;
4.2.2
(vii)
Walau apapun peruntukan di perenggan iv, v dan vi di atas, tempoh penyeliaan minimum untuk tujuan penilaian prestasi ialah 3 bulan; dan
(viii)
Sekiranya Laporan Penilaian Prestasi Tahunan tidak disediakan oleh PPP yang telah bersara, meletak jawatan atau tidak dapat dikesan, laporan prestasi PYD hendaklah disediakan oleh Pegawai Penilai Kedua (PPK).
Peranan dan Tugas PPP dan PPK adalah seperti berikut:(i)
PPP hendaklah menetap dan menentukan program tindakan dan rancangan kerja bagi Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit di bawah tanggungjawabnya selaras dengan dasar, rancangan dan strategi jabatan;
(ii)
PPK hendaklah memastikan PPP berbincang dengan PYD semasa menetapkan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dengan menggunakan Borang SKT kepada borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang berkenaan;
(iii)
PPP dan PPK hendaklah menetapkan petunjuk prestasi bagi setiap aktiviti/projek yang akan dijadikan asas pencapaian kerja setiap kakitangan di bawah penyeliaan mereka. Ukuran petunjuk prestasi itu hendaklah dibuat semasa penetapan SKT. Petunjuk prestasi hendaklah diwujudkan bagi setiap aktiviti/projek dalam sesebuah Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit untuk mengukur tahap pencapaian prestasi seseorang kakitangan yang boleh diterima oleh jabatan tersebut. SKT hendaklah bersifat realistik, spesifik dan boleh diukur serta mempunyai sekurang-kurangnya satu petunjuk prestasi iaitu kuantiti, kualiti, masa atau kos;
(iv)
PPP hendaklah menyelia kerja yang dijalankan oleh PYD melalui pengawasan dan bimbingan yang berterusan;
(v)
PPP hendaklah berbincang dengan PYD mengenai kemajuan kerja di pertengahan tahun dan pada akhir tahun untuk mengenalpasti masalah pelaksanaan dan mengambil tindakan untuk mengatasinya serta membuat pengubahsuaian strategi pelaksanaan SKT;
(vi)
PPP bertanggungjawab memastikan semua PYD di bawah penyeliaannya melengkapkan Bahagian I dan Bahagian II dalam borang penilaian prestasi masing-masing serta menandatanganinya;
(vii)
PPP dikehendaki membuat penilaian dan ulasan mengenai prestasi PYD setelah membincangkannya dengan PYD serta membuat perakuan yang sesuai dengan menggunakan borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang berkenaan. Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang telah diisi oleh PPP 8
hendaklah dihantar kepada PPK melalui pegawai/urusetia yang bertanggungjawab; dan (viii)
4.2.3
PPK juga dikehendaki membuat penilaian prestasi PYD selepas PPP membuat penilaiannya. Sekiranya terdapat perbezaan penilaian yang ketara, khususnya yang menyebabkan markah keseluruhan (purata) jatuh ke tahap yang tidak memuaskan, PPK hendaklah menyatakan alasan perbezaan itu dan memaklumkannya kepada PYD. Peraturan ini tidak terpakai bagi PYD yang hanya dinilai oleh PPP.
Peringatan kepada PPP dan PPK seperti berikut:(i)
Di dalam menilai prestasi PYD, rujukan tidak boleh dibuat kepada prestasi, kebolehan dan penilaian kakitangan di tahuntahun yang lalu kerana berkemungkinan dalam tahun yang dinilai kakitangan tersebut telah berubah. Proses penilaian perlu dibuat secara objektif dengan menumpukan penilaian kepada prestasi kerja yang ada kaitan dengan konteks kerja di dalam tahun yang dinilai. Butir-butir mengenai prestasi kerja hendaklah diteliti sepanjang tahun sebelum penilaian itu dibuat. Oleh yang demikian, segala maklumat lengkap mengenai aktiviti/projek PYD perlulah ada dan dikumpulkan sebelum membuat penilaian. Ini bertujuan bagi memastikan bahawa tiada aktiviti/projek yang tertinggal di mana boleh menjejaskan markah prestasi PYD (pengurangan/penambahan markah);
(ii)
PPP hendaklah jangan tergesa-gesa membuat Laporan Penilaian Prestasi Tahunan. Pandangan yang telah diperolehi terhadap PYD hendaklah dikaji dengan teliti sebelum sesuatu penilaian itu dibuat dengan tepat;
(iii)
PPP dan PPK tidak boleh teragak-agak memberi penilaian yang tinggi atau rendah, jika sesuai, untuk menggambarkan sifat dan prestasi kerja PYD yang sebenar. PPP dan PPK juga perlu memberi nilaian yang tepat dan adil terhadap prestasi PYD dengan menggunakan nombor bulat (round figure);
(iv)
Bagi PPP yang mempunyai ramai kakitangan di bawah jagaannya, penyediaan laporan ke atas kakitangan bawahan adalah dinasihatkan supaya dibuat secara serentak. Cara ini akan memudahkan PPP membuat perbandingan tentang pencapaian tiap-tiap kakitangan di dalam sesuatu aspek yang dinilai dengan pemberian markah yang bersesuaian;
(v)
Adalah menjadi tanggungjawab PPP dan PPK untuk berbincang dengan PYD tentang penilaian prestasi dan apaapa kekurangan atau kelemahannya dan seterusnya memberi nasihat dan bimbingan supaya PYD boleh memperbaiki prestasi kerja, kelakuan serta lain-lain kelemahan;
(vi)
Memastikan bahawa kelebihan dan kelemahan dalam sesuatu aspek seseorang PYD itu tidak mempengaruhi penilaian dalam aspek yang lain;
9
4.3
(vii)
Mempunyai fikiran dan pemahaman yang jelas mengenai sesuatu ciri yang dinilaikan dan hubungannya dengan PYD;
(viii)
Laporan Penilaian Prestasi Tahunan bagi seseorang PYD hendaklah disediakan di dalam tempoh yang ditetapkan. Laporan yang lewat disediakan berkemungkinan tidak akan dapat dibuat dengan baik. Laporan yang lewat juga boleh menimbulkan masalah-masalah lain seperti berlaku pertukaran Pegawai Penilai dan sebagainya;
(ix)
Laporan Penilaian Prestasi Tahunan perlulah mencerminkan prestasi kerja sebenar PYD di mana PPP dan PPK telah melaksanakan pemantauan berterusan bagi sepanjang tahun penilaian. Oleh itu, sebarang tindakan pemantauan dan pembetulan bagi memperbaiki prestasi kakitangan perlulah dilaksanakan dari masa ke semasa dan bukanlah menunggu sehingga ke akhir tahun penilaian;
(x)
Berdasarkan kepada pemantauan berterusan tersebut, sebarang pelarasan penilaian prestasi (penyemakan semula atau perubahan markah) hanya boleh dilaksanakan sebelum laporan terakhir dikemukakan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Induk UiTM oleh pihak Urusetia. Sehubungan itu, pihak PPP, PPK dan PPSM peringkat Bahagian/Kampus Cawangan/Fakulti/Pusat/Unit perlu memastikan bahawa penilaian dibuat dengan teliti.
Bidang Kuasa, Tanggungjawab dan Prosedur Operasi PPSM Universiti (i)
Bertanggungjawab dalam urusan penilaian prestasi staf Prosedur Operasi Panel: • • • • • •
Menentukan dasar penilaian prestasi Meluluskan jadual kerja penilaian prestasi Memantau pelaksanaan penilaian prestasi Mengesahkan markah penilaian prestasi staf dan meminda sekiranya mempunyai asas yang kukuh Menetapkan kriteria penganugerahan Khidmat Cemerlang kepada staf Menimbang dan meluluskan perakuan prestasi staf daripada PPSM Bahagian/Kampus Cawangan/Fakulti/ Pusat/Unit bagi tujuan:- Pergerakan gaji tahunan - Anjakan gaji - Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Prosedur Operasi Urusetia: • • •
Menyediakan draf jadual kerja penilaian prestasi Memastikan tindakan pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi mengikut jadual yang ditetapkan Membekal dengan secukupnya Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan kepada semua staf pada masa yang ditetapkan 10
• • •
(ii)
Memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh PYD, PPP dan PPK Menganalisis prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan Jawatankuasa Mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan Jawatankuasa mengenai pergerakan gaji, anjakan gaji dan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Tanggungjawab mengenalpasti keperluan latihan staf Prosedur Operasi Panel: • • • • •
Menentukan dasar latihan staf Merancang keperluan latihan staf peringkat organisasi Melantik kumpulan pakar untuk mengkaji keperluan latihan staf Meluluskan program latihan staf Memantau dan menilai keberkesanan program latihan staf
Prosedur Operasi Urusetia: • • • • • •
(iii)
Mendapatkan maklumat berkenaan dengan latihan untuk pembentukan dasar latihan Mendapatkan dan membentangkan cadangan perlantikan kumpulan pakar untuk mengkaji keperluan latihan staf Mendapatkan laporan kajian kumpulan pakar untuk dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Mendapatkan dan membentangkan cadangan program latihan staf Mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan Jawatankuasa berkaitan dengan keperluan latihan staf Mendapatkan maklumat/laporan mengenai keberkesanan program latihan staf untuk dibawa ke mesyuarat Jawatankuasa
Tanggungjawab mengesyorkan bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf Prosedur Operasi Panel: • • • •
Mengenalpasti staf yang berprestasi rendah melalui laporan penilaian prestasi keseluruhan Mengenalpasti kelemahan khusus staf yang berprestasi rendah Mengesyorkan bimbingan dan kaunseling berdasarkan kelemahan yang telah dikenalpasti Menilai keberkesanan program bimbingan dan kaunseling yang dilaksanakan kepada staf yang terlibat
Prosedur Operasi Urusetia: •
Mendapatkan laporan penilaian prestasi staf daripada PPSM peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Unit/ Pusat 11
• • •
(iv)
Menyediakan maklumat perkhidmatan staf yang berprestasi rendah Mengambil tindakan susulan ke atas syor Jawatankuasa Mendapatkan maklumbalas mengenai keberkesanan program bimbingan dan kaunseling
Tanggungjawab menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya staf Prosedur Operasi Panel: • • •
Menetapkan dasar penempatan berdasarkan potensi, kebolehan dan keistimewaan staf Menimbangkan syor penempatan staf yang dikemukakan oleh PPSM peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/ Unit/Pusat Mengesyorkan penempatan berdasarkan potensi, kebolehan dan keistimewaan staf yang tertentu untuk pembangunan kerjaya
Prosedur Operasi Urusetia: • • •
4.4
Menyediakan dan membentangkan kertas kerja cadangan dasar penempatan staf Membentangkan syor penempatan staf yang dikemukakan oleh PPSM peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/ Unit/Pusat Mengambil tindakan susulan ke atas syor Jawatankuasa
Bidang Kuasa, Tanggungjawab dan Prosedur Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit (i)
Operasi
PPSM
Tanggungjawab dalam urusan penilaian prestasi staf Prosedur Operasi Panel: • • • •
•
Melaksanakan jadual kerja penilaian prestasi Memantau pelaksanaan penilaian prestasi Memperakukan markah penilaian prestasi staf dan meminda sekiranya mempunyai asas yang kukuh Memperakukan laporan penilaian prestasi staf kepada Jawatankuasa bagi tujuan: Pergerakan gaji tahunan Anjakan gaji Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Menyemak dan memperakukan kes-kes rayuan prestasi
Prosedur Operasi Urusetia: • •
Mengedarkan jadual kerja penilaian prestasi Memastikan tindakan pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi mengikut jadual yang ditetapkan
12
• • • •
(ii)
Mengedarkan dengan secukupnya Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan kepada semua staf pada masa yang ditetapkan Memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh PYD, PPP dan PPK Menganalisis prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan Jawatankuasa Mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan Panel mengenai pergerakan gaji, anjakan gaji dan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Tanggungjawab mengenalpasti keperluan latihan staf Prosedur Operasi Panel: • • •
Merancang keperluan latihan staf peringkat Bahagian/ Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit Mencadang keperluan latihan staf kepada Jawatankuasa Memantau dan menilai keberkesanan program latihan staf
Prosedur Operasi Urusetia: • • • •
(iii)
Mendapatkan maklumat berkenaan dengan latihan untuk perancangan keperluan latihan Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit Menyedia dan mengemukakan cadangan program latihan staf kepada Panel Mengemukakan syor dan keputusan Panel berkaitan dengan keperluan latihan staf Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit kepada Jawatankuasa Mendapatkan maklumat/laporan mengenai keberkesanan program latihan staf untuk dibawa ke mesyuarat Panel
Tanggungjawab mengesyorkan bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf Prosedur Operasi Panel: • • • •
Mengenalpasti staf yang berprestasi rendah melalui laporan penilaian prestasi keseluruhan Mengenalpasti kelemahan khusus staf yang berprestasi rendah Mengesyorkan bimbingan dan kaunseling berdasarkan kelemahan yang telah dikenalpasti kepada Jawatankuasa Menilai keberkesanan program bimbingan dan kaunseling yang dilaksanakan kepada staf yang terlibat
Prosedur Operasi Urusetia: •
Mendapatkan laporan penilaian prestasi staf daripada ketuaketua jabatan/unit
13
• • •
(iv)
Menyediakan maklumat perkhidmatan staf yang berprestasi rendah Mengambil tindakan susulan ke atas syor Panel Mendapatkan maklumbalas mengenai keberkesanan program bimbingan dan kaunseling untuk makluman Panel
Tanggungjawab mengesyorkan kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah pingat/bintang kebesaran dan pemberian surat penghargaan Prosedur Operasi Panel: •
Membuat pencalonan anugerah pingat/bintang dan pemberian surat penghargaan kepada Jawatankuasa
Prosedur Operasi Urusetia: • •
(v)
Mengedarkan dan mengumpul maklumat pencalonan anugerah pingat/bintang kebesaran Mengambil tindakan susulan ke atas syor Panel
Tanggungjawab mengesyorkan penempatan dan pembangunan kerjaya staf Prosedur Operasi Panel: •
Mencadangkan penempatan staf Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit kepada Jawatankuasa berdasarkan potensi, kebolehan dan keistimewaan staf yang tertentu untuk pembangunan kerjaya
Prosedur Operasi Urusetia: • •
5.0
Mengemukakan cadangan penempatan staf kepada Panel Mengambil tindakan susulan ke atas syor Panel
PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN Adalah penting bagi Ketua Jabatan, PPP, PPK, PYD dan Urusetia mematuhi jadual penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang ditetapkan. Proses pengurusan penilaian prestasi adalah seperti di Lampiran A.
14
6.0
BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI Lima jenis borang hendaklah digunakan berasaskan kepada kumpulan pegawai seperti berikut: Borang
Kumpulan Kakitangan
UiTM (Prestasi) 1/2002
Pengurusan Tertinggi (Jawatan Utama Sektor Awam – JUSA)
UiTM (Prestasi) 2/2002
Pengurusan Tertinggi (Gred Khas)
UiTM (Prestasi) 3/2002
Pengurusan dan Profesional (Kumpulan A) (Gred 41 – 54)
UiTM (Prestasi) 4/2002
Sokongan I (Kumpulan B dan C) (Gred 17 – 36) * Kakitangan yang kelayakan masuk dalam skim perkhidmatannya ialah Diploma/STPM/SPM atau yang setaraf dengannya.
UiTM (Prestasi) 5/2002
Sokongan II (Kumpulan D) (Gred 1 – 4) * Kakitangan yang kelayakan masuk dalam skim perkhidmatannya ialah SRP/PMR dan ke bawah atau yang setaraf dengannya.
6.1
Kandungan Borang dan Cara Penyediaan Penilaian Prestasi 6.1.1
Borang UiTM (Prestasi) 1/2002 – Jawatan Utama Sektor Awam Borang UiTM (Prestasi) 1/2002 mengandungi 8 Bahagian dan huraiannya seperti berikut: •
Bahagian I – Maklumat PYD PYD hendaklah mengisi nama, jawatan dan gred yang disandang sama ada secara hakiki atau memangku serta Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit yang dianggotainya bagi tahun semasa dinilai.
•
Bahagian II – Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi/Latihan - “Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi” bermaksud penglibatan PYD dalam aktiviti sukarela di luar tugas rasmi jawatannya seperti sukan, pertubuhan atau sumbangan kreatif (misalnya penulisan, kesenian dan penemuan) yang memberi faedah kepada komuniti, jabatan, daerah, Negeri dan Negara.
15
- “Latihan” bermaksud kursus dan latihan yang dihadiri oleh PYD dalam tahun semasa dinilai. - “Latihan yang diperlukan” bermaksud latihan yang diperlukan oleh PYD bagi meningkatkan pengetahuan/kemahiran berhubung dengan pelaksanaan tugasnya sekarang dan masa hadapan. PYD hendaklah menyatakan kursus dan latihan yang diperlukan dan sebab diperlukan. •
Bahagian III – Kepimpinan - “Kepimpinan” bermaksud keupayaan mewujudkan wawasan, kebolehan menggerak dan memberi dorongan kepada kakitangan ke arah pencapaian objektif organisasi serta kualiti peribadi murni yang boleh diteladani serta berkebolehan membuat keputusan dengan tegas, pantas, tepat dan teliti. Wajaran bagi bahagian ini ialah 60%. - Penilaian aspek kepimpinan dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 1/2002 dan skala penilaian seperti di dalam lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
•
Bahagian IV – Kualiti Peribadi (Wajaran 35%) - “Kualiti Peribadi” bermaksud sifat dan nilai diri seseorang kakitangan yang menyumbang kepada pencapaian prestasinya. Kualiti peribadi merupakan asas atau pendorong kepada perlakuan positif di dalam pelaksanaan dan penghasilan kerja serta boleh menjadi benteng diri daripada melakukan sesuatu yang bercanggah dengan peraturan dan nilai yang ditetapkan dalam Perkhidmatan Awam. - Penilaian aspek kualiti peribadi ini dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 1/2002 dan skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
•
Bahagian V – Penilaian Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi - Penilaian aspek kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi dibuat berasaskan tahap penglibatan PYD berpandukan skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. Tiada markah diberi (kosong) jika PYD tidak mencatatkan kegiatan atau sumbangan.
•
Bahagian VI – Jumlah Markah Keseluruhan - Pegawai Penilai hendaklah menjumlahkan kesemua markah daripada Bahagian III dan V dalam bentuk peratusan (%).
•
Bahagian VII – Ulasan Keseluruhan & Pengesahan Oleh PPP - Pegawai Penilai hendaklah membuat ulasan pencapaian prestasi kerja PYD secara keseluruhan. PPP juga boleh 16
mencatatkan ulasan yang tidak diliputi dalam laporan penilaian prestasi kakitangan seperti kualiti istimewa PYD atau sebaliknya yang ada kaitan dengan pembangunan kerjaya dan perancangan tenaga manusia dalam jabatan. PPP juga hendaklah mengemukakan cadangan mempertingkatkan prestasi dan pembangunan kerjaya PYD. - Pegawai Penilai hendaklah memaklumkan kepada PYD mengikut cara yang sesuai mengenai laporan penilaian prestasi PYD dan seterusnya mengesahkannya dengan menandatangani di ruangan yang disediakan. •
Bahagian VIII – Ulasan Keseluruhan oleh PPK - PPK hendaklah membuat ulasan keseluruhan mengenai prestasi PYD dan penilaian yang telah dibuat. PPK juga boleh mencatatkan perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi dan kualiti peribadi PYD yang tidak diliputi oleh laporan penilaian prestasi yang dibuat oleh PPP.
6.1.2
Borang UiTM (Prestasi) 2/2002 – Gred Khas Borang UiTM (Prestasi) 2/2002 mengandungi 9 Bahagian dan huraiannya seperti berikut: •
Bahagian I – Maklumat Pegawai PYD hendaklah mengisi nama, jawatan dan gred yang disandang sama ada secara hakiki atau memangku serta Bahagian/ Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit yang dianggotainya bagi tahun semasa dinilai.
•
Bahagian II – Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi/Latihan - “Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi” bermaksud penglibatan PYD dalam aktiviti sukarela di luar tugas rasmi jawatannya seperti sukan, pertubuhan atau sumbangan kreatif (misalnya penulisan, kesenian dan penemuan) yang memberi faedah kepada komuniti, jabatan, Negeri dan Negara. - “Latihan” bermaksud kursus dan latihan yang dihadiri oleh PYD dalam tahun yang dinilai. - “Latihan yang diperlukan” bermaksud latihan yang diperlukan oleh PYD bagi meningkatkan pengetahuan/kemahiran berhubung dengan pelaksanaan tugasnya sekarang dan masa hadapan. PYD hendaklah menyatakan kursus dan latihan yang diperlukan dan sebab diperlukan.
•
Bahagian III – Ilmu Pengetahuan dan Kepakaran (Wajaran 50%) - “Ilmu Pengetahuan dan Kepakaran” bermaksud ilmu atau kepakaran yang diperolehi secara formal dan tidak formal serta 17
pengalaman yang diperolehi dalam bidang kerja untuk membolehkan seseorang PYD melaksanakan tugas. Pertimbangan istimewa boleh diberi kepada PYD yang memiliki kebolehan atau kelayakan tambahan yang memberi sumbangan ke arah peningkatan kecemerlangan hasil kerja. - Penilaian aspek ilmu pengetahuan dan kepakaran dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 2/2002 dan skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. •
Bahagian IV – Kualiti Peribadi (Wajaran 30%) - “Kualiti Peribadi” bermaksud sifat dan nilai diri seseorang PYD yang menyumbang kepada pencapaian prestasinya. Kualiti peribadi merupakan asas atau pendorong kepada perlakuan positif di dalam pelaksanaan dan penghasilan kerja serta boleh menjadi benteng diri daripada melakukan sesuatu yang bercanggah dengan peraturan dan nilai yang ditetapkan dalam Perkhidmatan Awam. - Penilaian aspek kualiti peribadi ini dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 2/2002 dan skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
•
Bahagian V – Kepimpinan (Wajaran 15%) - “Kepimpinan” bermaksud keupayaan mewujudkan wawasan, kebolehan menggerak dan memberi dorongan kepada PYD ke arah pencapaian objektif organisasi serta kualiti peribadi murni yang boleh diteladani serta berkebolehan membuat keputusan dengan tegas, pantas, tepat dan teliti. - Penilaian aspek kepimpinan dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 2/2002 dan skala penilaian seperti di dalam lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
•
Bahagian VI – Penilaian Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi (Wajaran 5%) - Penilaian aspek kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi dibuat berasaskan tahap penglibatan PYD berpandukan skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. Tiada markah diberi (kosong) jika PYD tidak mencatatkan kegiatan atau sumbangan.
•
Bahagian VII – Jumlah Markah Keseluruhan - Pegawai Penilai hendaklah menjumlahkan kesemua markah daripada Bahagian III dan VI dalam bentuk peratusan (%).
18
•
Bahagian VIII – Ulasan Keseluruhan & Pengesahan Oleh PPP - PPP hendaklah membuat ulasan pencapaian prestasi kerja PYD secara keseluruhan. PPP juga boleh mencatatkan ulasan yang tidak diliputi dalam laporan penilaian prestasi pegawai seperti kualiti istimewa PYD atau sebaliknya yang ada kaitan dengan pembangunan kerjaya dan perancangan tenaga manusia dalam organisasi. PPP juga hendaklah mengemukakan cadangan mempertingkatkan prestasi dan pembangunan kerjaya PYD. - Pegawai Penilai hendaklah memaklumkan kepada PYD mengikut cara yang sesuai mengenai laporan penilaian prestasi PYD dan seterusnya mengesahkannya dengan menandatangani di ruangan yang disediakan.
•
Bahagian IX – Ulasan Keseluruhan oleh PPK - PPK hendaklah membuat ulasan keseluruhan mengenai prestasi PYD dan penilaian yang telah dibuat. PPK juga boleh mencatatkan perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi dan kualiti peribadi PYD yang tidak diliputi oleh laporan penilaian prestasi yang dibuat oleh PPP.
6.1.3
Borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 (Kump. Pengurusan & Profesional, Sokongan I dan Sokongan II) Borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 mengandungi 9 Bahagian dan huraiannya seperti berikut: •
Bahagian I – Maklumat Pegawai PYD hendaklah mengisi nama, jawatan dan gred yang disandang sama ada secara hakiki atau memangku serta Bahagian/ Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit yang dianggotainya bagi tahun semasa dinilai.
•
Bahagian II – Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi/Latihan - “Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi” bermaksud penglibatan PYD dalam aktiviti sukarela di luar tugas rasmi jawatannya seperti sukan, pertubuhan atau sumbangan kreatif (misalnya penulisan, kesenian dan penemuan) yang memberi faedah kepada komuniti, jabatan, Negeri dan Negara. - “Latihan” bermaksud kursus dan latihan yang dihadiri oleh PYD dalam tahun yang dinilai. - “Latihan yang diperlukan” bermaksud latihan yang diperlukan oleh PYD bagi meningkatkan pengetahuan/kemahiran berhubung dengan pelaksanaan tugasnya sekarang dan masa hadapan. PYD hendaklah menyatakan kursus dan latihan yang diperlukan dan sebab diperlukan. 19
•
Bahagian III – Penghasilan Kerja (Wajaran 50%) - “Penghasilan Kerja” bermaksud jumlah pengeluaran atau output oleh seseorang PYD yang diukur dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif dalam tahun penilaian. Pegawai Penilai hendaklah merujuk borang Sasaran Kerja Tahunan PYD semasa menilai aspek ini. - Penilaian aspek penghasilan kerja dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan masing-masing dalam borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 serta skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
•
Bahagian IV – Pengetahuan dan Kemahiran - “Pengetahuan dan Kemahiran” bermaksud ilmu dan kemahiran yang diperolehi secara formal dan tidak formal serta pengalaman yang diperolehi dalam bidang kerja untuk membolehkan seseorang PYD melaksanakan tugas. Pertimbangan istimewa boleh diberi kepada PYD yang memiliki kebolehan atau kelayakan tambahan yang memberi sumbangan ke arah peningkatan kecemerlangan hasil kerja. - Penilaian aspek ilmu pengetahuan dan kemahiran dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 serta skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. - Wajaran markah prestasi bagi bahagian ini adalah seperti berikut: (i) (ii) (iii)
Kumpulan Pengurusan dan Profesional – 25% Kumpulan Sokongan I – 25% Kumpulan Sokongan II – 20%
- Penilaian aspek pengetahuan dan kemahiran dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 serta skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. •
Bahagian V – Kualiti Peribadi - “Kualiti Peribadi” bermaksud sifat dan nilai diri seseorang PYD yang menyumbang kepada pencapaian prestasinya. Kualiti peribadi merupakan asas atau pendorong kepada perlakuan positif di dalam pelaksanaan dan penghasilan kerja serta boleh menjadi benteng diri daripada melakukan sesuatu yang bercanggah dengan peraturan dan nilai yang ditetapkan dalam Perkhidmatan Awam.
20
- Wajaran markah prestasi bagi bahagian ini adalah seperti berikut: (i) (ii) (iii)
Kumpulan Pengurusan dan Profesional – 20% Kumpulan Sokongan I – 20% Kumpulan Sokongan II – 25%
- Penilaian aspek kualiti peribadi ini dibuat berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 serta skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. •
Bahagian VI – Penilaian Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi (Wajaran 5%) - Penilaian aspek kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi dibuat berasaskan tahap penglibatan PYD berpandukan skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. Tiada markah diberi (kosong) jika PYD tidak mencatatkan kegiatan atau sumbangan.
•
Bahagian VII – Jumlah Markah Keseluruhan - Pegawai Penilai hendaklah menjumlahkan kesemua markah daripada Bahagian III dan VI dalam bentuk peratusan (%).
•
Bahagian VIII – Ulasan Keseluruhan & Pengesahan Oleh PPP - PPP hendaklah membuat ulasan pencapaian prestasi kerja PYD secara keseluruhan. PPP juga boleh mencatatkan ulasan yang tidak diliputi dalam laporan penilaian prestasi PYD seperti kualiti istimewa PYD atau sebaliknya yang ada kaitan dengan pembangunan kerjaya dan perancangan tenaga manusia dalam organisasi. PPP juga hendaklah mengemukakan cadangan mempertingkatkan prestasi dan pembangunan kerjaya PYD. - PPP hendaklah memaklumkan kepada PYD mengikut cara yang sesuai mengenai laporan penilaian prestasi PYD dan seterusnya mengesahkannya dengan menandatangani di ruangan yang disediakan.
•
Bahagian IX – Ulasan Keseluruhan oleh PPK - PPK hendaklah membuat ulasan keseluruhan mengenai prestasi PYD dan penilaian yang telah dibuat. PPK juga boleh mencatatkan perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi dan kualiti peribadi PYD yang tidak diliputi oleh laporan penilaian prestasi yang dibuat oleh PPP.
21
6.2
Skala Penilaian Semua penilaian hendaklah menggunakan skala penilaian antara 1 hingga 10 yang dibahagikan kepada 5 tahap pencapaian seperti di lampiran B borangborang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan berkenaan. Contoh Skala Penilaian adalah seperti di Lampiran B.
7.0
PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN
7.1
Pengenalan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) adalah elemen penting dalam Sistem Penilaian Prestasi kakitangan. Aktiviti penting proses penyediaan SKT adalah seperti berikut:(i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi)
Perancangan Tahunan Jabatan; Penetapan Rancangan Kerja Cawangan/Pusat/Unit; Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi; Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan; Kajian Semula Pertengahan Tahun; dan Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar
Bahagian/Fakulti/Kampus
Semua aktiviti penting tersebut perlu dilaksanakan dengan teliti dan teratur. Ini membolehkan penilaian prestasi kakitangan dilaksanakan dengan objektif, adil dan telus.
7.2
Tafsiran Dalam panduan ‘Penyediaan SKT’ ini: “Pegawai Penilai” bermaksud Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK); “Perancangan Tahunan” bermaksud perancangan tahunan di peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit. Sekiranya sesebuah jabatan itu tidak dikawalselia oleh mana-mana organisasi maka jabatan berkenaan perlu mempunyai Perancangan Tahunannya sendiri; “Perancangan Kerja Tahunan” bermaksud rancangan tindakan kerja tahunan yang perlu dilaksanakan di peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit selaras dengan Perancangan Kerja Tahunan Jabatan yang telah ditetapkan; “Aktiviti/Projek” bermaksud aktiviti/projek utama yang hendak dilaksanakan oleh kakitangan bagi tahun yang dinilai selaras dengan Perancangan Tahunan dan Perancangan Kerja Tahunan; “Petunjuk Prestasi” bermaksud kuantiti, kualiti, masa dan kos atau kombinasinya bagi setiap satu aktiviti/projek;
22
7.3
Peringkat Penyediaan dan Pelaksanaan SKT Ketua Jabatan hendaklah menentukan supaya penyediaan SKT dilaksanakan mengikut panduan berikut serta membuat pemantauan supaya ianya selaras dengan Perancangan Tahunan Jabatan dan Rancangan Kerja Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit berkenaan. Ketua Jabatan, PYD dan Pegawai Penilai hendaklah memberi perhatian kepada semua peringkat penyediaan dan pelaksanaan SKT seperti berikut:-
7.3.1
Perancangan Tahunan Jabatan Penyediaan SKT bermula dengan Perancangan Tahunan Jabatan. Perancangan Tahunan ini perlu berlandaskan perancangan strategik Jabatan yang mengandungi visi, misi, objektif dan strategi pelaksanaan program Jabatan. Perancangan Tahunan ini perlu disediakan selewat-lewatnya pada awal bulan Januari tahun penilaian.
7.3.2
7.3.3
Rancangan Kerja Di Peringkat Bahagian/ Fakulti/ Kampus Cawangan/ Pusat/Unit •
Setelah Perancangan Tahunan Jabatan digubal, rancangan kerja di peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Unit/Pusat hendaklah disediakan. Di peringkat ini program, aktiviti dan tindakan kerja perlu dinyatakan dengan jelas serta selaras dengan Perancangan Tahunan Jabatan. Rancangan Kerja ini perlu disediakan selewat-lewatnya pada pertengahan bulan Januari tahun penilaian.
•
Semasa menyediakan rancangan kerja ini, Ketua Jabatan juga perlu mengambilkira keupayaan Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit untuk melaksanakannya iaitu dari segi sumber sedia ada seperti sumber manusia, kewangan, masa dan peralatan.
Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi Langkah-langkah penetapan SKT dan petunjuk prestasi adalah seperti berikut:(i)
Penentuan Aktiviti/Projek •
Senaraikan aktiviti/projek yang akan dilaksanakan pada tahun yang dinilai bersesuaian dengan Perancangan Kerja Tahunan seperti di Rancangan Kerja Peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit;
23
•
(ii)
Aktiviti/projek bagi kumpulan perkhidmatan/jawatan yang hendak dilaksanakan mestilah bersesuaian dengan peranan dan bidang tugas jawatan kumpulan perkhidmatan berkenaan iaitu seperti berikut:(a)
Kumpulan Perkhidmatan Jawatan Utama Sektor Awam – tertumpu kepada perancangan, penggubalan dan penilaian dasar dan strategi serta penyelarasan dan penilaian pelaksanaan program;
(b)
Kumpulan Pengurusan Tertinggi (Gred Khas) – tertumpu dalam bidang kepakaran menerajui penyelidikan, penemuan dan aplikasi dalam bidang kepakaran masing-masing;
(c)
Kumpulan Pengurusan dan Profesional – dalam bidang perancangan, pelaksanaan, pengesanan dan penilaian projek serta membantu penggubalan dasar awam;
(d)
Kumpulan Sokongan – tertumpu kepada kerjakerja penyeliaan, penguatkuasaan dan operasi;
Petunjuk Prestasi •
Petunjuk Prestasi merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos. Setiap satu aktiviti/projek yang ditetapkan perlu mempunyai sekurang-kurangnya satu petunjuk prestasi.
•
Di antara petunjuk prestasi yang boleh digunakan adalah seperti berikut:(a) (b) (c) (d) (e) (f)
(iii)
bilangan tempoh atas sasaran masa jumlah kos sesuatu aktiviti/projek peratus purata piawaian seperti ditetapkan dalam sesuatu spesifikasi projek
Asas Penetapan SKT Asas penetapan SKT adalah seperti berikut:•
Perbincangan di antara PYD dengan PPP setelah mengambilkira Perancangan Tahunan Jabatan dan Rancangan Kerja Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit;
•
Aktiviti/projek yang boleh diukur sama ada dari segi kuantiti, kualiti, masa dan kos;
•
Hendaklah berasaskan peranan dan bidang tugas jawatan PYD; dan 24
•
(iv)
(v)
Penyediaan SKT •
SKT setiap PYD perlu disediakan selewat-lewatnya sebelum akhir bulan Januari tahun penilaian dengan menggunakan borang SKT (Lampiran A di dalam borang prestasi). Penetapan SKT perlu dibincang dan mendapat persetujuan bersama di antara PYD dan PPP serta jika perlu dengan PPK berasaskan Perancangan Tahunan Universiti dan Rancangan Kerja Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit.
•
PYD dan PPP hendaklah mengisi keterangan yang diperlukan dengan lengkap dalam borang SKT berkenaan serta menurunkan tandatangan di ruangan yang ditetapkan.
Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan •
(vi)
(vii)
Realistik dan boleh dicapai setelah mengambilkira pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki oleh PYD serta sumber yang ada di bawah kawalannya.
SKT yang telah ditetapkan hendaklah dipantau pelaksanaannya oleh PPP dan PPK bagi memastikan pelaksanaannya mengikut jadual. Pemantauan boleh dibuat melalui mesyuarat pagi, dwi mingguan, bulanan atau cara lain yang sesuai.
Kajian Semula Pertengahan Tahun •
SKT hendaklah dikaji semula pada pertengahan tahun untuk mengetahui kemajuan pelaksanaannya. SKT yang didapati tidak dapat dilaksanakan atas sebab-sebab tertentu boleh diubahsuai setelah perbincangan antara PPP dan PYD.
•
Aktiviti/projek yang ditambah hendaklah dikenalpasti dan dicatitkan dalam borang SKT beserta dengan petunjuk prestasinya. Manakala aktiviti/projek yang digugurkan hendaklah juga dicatitkan.
•
SKT yang didapati tidak realistik hendaklah diubahsuai setelah perbincangan bersama di antara PPP dan PYD.
Penilaian Pencapaian Kerja •
PYD dikehendaki menyediakan laporan/ulasan mengenai pencapaian kerja dibandingkan dengan SKT yang ditetapkan. Sekiranya ada sasaran kerja yang tidak tercapai PYD hendaklah menyatakan sebab-sebab ianya tidak tercapai.
•
PPP juga hendaklah membuat laporan/ulasan mengenai pencapaian kerja PYD berbanding dengan sasaran kerja yang telah ditetapkan.
25
(viii)
Carta Aliran Proses Penyediaan SKT Carta Aliran Proses Penyediaan SKT adalah seperti di Lampiran C.
8.0
JAWATANKUASA PENILAI PRESTASI AKADEMIK Jawatankuasa Penilai Prestasi Akademik adalah seperti di Lampiran D.
9.0
LAPORAN PENILAIAN PRESTASI BAGI TUJUAN PENGESAHAN KE DALAM PERKHIDMATAN Laporan Penilaian Prestasi ini digunakan antara lain untuk tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan bagi staf Universiti Teknologi MARA. Pihak Universiti melalui Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan UiTM telah membuat ketetapan iaitu markah penilaian prestasi untuk tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan bagi staf UiTM yang dilantik pada atau selepas 1 November 2002 dalam Sistem Saraan Malaysia seperti berikut:Pekeliling Pendaftar Bil. 09 Tahun 2004: (i)
(ii)
(iii)
Staf yang telah berkhidmat selama satu (1) tahun tetapi kurang dari dua (2) tahun perlu memperolehi markah minimum 85% dalam penilaian prestasi tahunan. Staf yang telah berkhidmat selama dua (2) tahun tetapi kurang dari tiga (3) tahun perlu memperolehi markah minimum 80% dalam penilaian prestasi tahunan. Staf yang telah berkhidmat selama tiga (3) tahun atau lebih perlu memperolehi markah minimum 75% dalam penilaian prestasi tahunan.
Manakala bagi staf yang dilantik sebelum 1 November 2002 dan belum disahkan ke dalam perkhidmatan tertakluk kepada ketetapan markah penilaian prestasi seperti berikut:Pekeliling Pendaftar Bil. 24 Tahun 2003: (i)
(ii)
(iii)
Staf yang telah berkhidmat selama satu (1) tahun tetapi kurang dari dua (2) tahun perlu memperolehi markah minimum 90% dalam penilaian prestasi tahunan. Staf yang telah berkhidmat selama dua (2) tahun tetapi kurang dari tiga (3) tahun perlu memperolehi markah minimum 85% dalam penilaian prestasi tahunan. Staf yang telah berkhidmat selama tiga (3) tahun atau lebih perlu memperolehi markah minimum 75% dalam penilaian prestasi tahunan.
Ketetapan ini adalah sebagai tambahan kepada syarat-syarat Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan yang telah digunapakai di dalam Sistem Saraan Malaysia (SSM) melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 dan Pekeliling Pendaftar Bilangan 6 Tahun 2003.
26
10.0
LAPORAN PENILAIAN KECEKAPAN
PRESTASI
BAGI
TUJUAN
PENILAIAN
TAHAP
Pihak Universiti telah memutuskan bahawa markah penilaian prestasi bagi tujuan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) adalah sebanyak 80% dan ke atas.
11.0
LAPORAN PENILAIAN PRESTASI BAGI TUJUAN KENAIKAN PANGKAT Pihak Universiti telah memutuskan bahawa markah penilaian prestasi bagi tujuan kenaikan pangkat adalah sebanyak 80% dan ke atas.
12.0
LAPORAN PENILAIAN PRESTASI BAGI TUJUAN ANJAKAN GAJI Pihak Universiti telah memutuskan bahawa markah penilaian prestasi bagi tujuan anjakan gaji adalah sebanyak 80% dan ke atas. Kakitangan yang telah lulus Penilaian Tahap Kecekapan (PTK), mendapat markah prestasi sebanyak 80% dan ke atas serta diperakukan oleh Ketua Jabatan, layak dipertimbangkan bagi mendapat anjakan gaji. Senarai kakitangan yang layak akan dibawa ke mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Induk UiTM untuk dipertimbangkan.
13.0
LAPORAN PENILAIAN PRESTASI BAGI TUJUAN ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG Berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002 bertajuk ‘Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam’, pihak Universiti telah memutuskan bahawa markah penilaian prestasi bagi kakitangan yang layak ialah sebanyak 85% dan ke atas.
14.0
PENUTUP Panduan ini hendaklah dijadikan sumber rujukan yang dapat membantu penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan. Peranan, tanggungjawab dan iltizam PYD, PPP, PPK dan Ketua Jabatan adalah sangat penting. Laporan Penilaian Prestasi Tahunan yang disediakan secara teratur, teliti dan objektif akan menjadi satu daripada maklumbalas utama kepada pihak pengurusan untuk melaksanakan pengurusan personel yang cekap dan berkesan di organisasi masing-masing. Ketua Jabatan bertanggungjawab menentukan Panduan ini diikuti sepenuhnya dalam penyediaan dan penilaian prestasi bagi memastikan Sistem Penilaian Prestasi dilaksanakan secara objektif, adil dan telus.
27
LAMPIRAN A PROSES PENILAIAN PRESTASI STAF (UNTUK PERGERAKAN GAJI)
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI
a) Urusetia di Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
Muat turun (download) borang penilaian prestasi dan SKT dari Portal Pendaftar (http://pendaftar.uitm.edu.my/pendaft ar/eregistar.asp)
1 November - 6 November
Mengedarkan borang-borang penilaian prestasi kepada semua staf (Pegawai Yang Dinilai - PYD).
b) PYD
Pengisian Bahagian I dan II di dalam borang SKT.
1 Januari – 13 November
Mengisi butir-butir di Bahagian I (Penetapan SKT) dan II (Kajian Semula SKT Pertengahan Tahun) di dalam borang SKT Lampiran A.
Pengisian Bahagian I dan II di borang penilaian prestasi.
7 November - 13 November
Mengisi butir-butir di Bahagian I dan II di dalam borang penilaian prestasi dan menyerahkannya kepada Urusetia.
c) Urusetia di Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
Mengumpul semua borang penilaian prestasi dan SKT tahun penilaian yang telah diisi oleh PYD.
13 November - 20 November
Menyerahkan borang-borang penilaian prestasi kepada Pegawai Penilai Pertama (PPP) atau Jawatankuasa Penilaian Prestasi Staf Akademik Peringkat Fakulti / Pusat / Cawangan dan di Bahagian Canseleri.
d) PPP/Jawatankuasa Penilaian Prestasi Staf Akademik Peringkat Fakulti/Pusat/Cawangan dan di Bahagian Canseleri.
Membuat penilaian di Bahagian III hingga VII atau VIII (di borang penilaian mana yang berkenaan).
20 November - 4 Disember
Meneliti, mengesahkan dan menilai butirbutir yang diisi oleh PYD serta berbincang dengannya mengenai penilaian prestasi dan menyerahkan borang yang lengkap diisi kepada Urusetia.
1. Penyediaan Laporan Penilaian Prestasi
28
PERANAN
……….sambungan
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI
Borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PYD iaitu Pengarah-Pengarah/Ketua-ketua Pusat/Pengarah Kampus/Pendaftar/ Bendahari/Pustakawan/Pengarah Pejabat Penyelenggaraan dan Pentadbir Akademik (yang berbayar) hendaklah dihantar ke Canseleri untuk dinilai oleh Naib Canselor. Borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PYD iaitu Profesor (Bukan Pentadbir Akademik yang berbayar) hendaklah dihantar ke Bahagian Hal Ehwal Akademik untuk dinilai oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Pengantarabangsaan) dengan input oleh Dekan yang berkenaan. Borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PYD iaitu Dekan hendaklah dihantar ke Bahagian Hal Ehwal Akademik untuk dinilai oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Pengantarabangsaan). Borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PYD iaitu Dekan hendaklah dihantar ke Bahagian Hal Ehwal Akademik untuk dinilai oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Pengantarabangsaan). Borang-borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PYD iaitu Staf Akademik yang terlibat dalam pembangunan pelajar (yang berkenaan) hendaklah dihantar ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) dan Alumni untuk dinilai oleh Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni) sebagai PPP.
29
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI
e) Urusetia di Fakulti /Bahagian/ Pusat/Cawangan
Mengumpul semua borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PPP/Jawatankuasa Penilaian Prestasi Staf Akademik Peringkat Fakulti/Pusat/Cawangan dan di Bahagian Canseleri.
6 Disember - 11 Disember
Menyerahkan borang-borang penilaian prestasi kepada Pegawai Penilai Kedua (PPK).
f)
Penilaian PYD di Bahagian III hingga VIII dan IX (di borang penilaian mana yang berkenaan).
13 Disember - 25 Disember
Membuat penilaian dan ulasan secara keseluruhan berasaskan laporan yang dibuat oleh PPP dan menyerahkan laporan yang telah disediakan kepada Urusetia.
PPK
Borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PPP bagi Timbalan Dekan dan Ketua Program/Koordinator (yang berbayar) hendaklah dihantar ke Bahagian Hal Ehwal Akademik untuk dinilai oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Pengantarabangsaan) sebagai PPK. Borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PYD iaitu Staf Akademik yang terlibat dalam pembangunan pelajar (yang berkenaan) hendaklah dihantar ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) dan Alumni untuk dinilai oleh Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni) sebagai PPK. Manakala borang penilaian prestasi yang telah diisi oleh PPP bagi Timbalan Pengarah Kampus hendaklah dihantar ke Pejabat Canseleri untuk dinilai oleh Naib Canselor sebagai PPK.
30
PERANAN
g) Urusetia di Fakulti/Bahagian/ Cawangan
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI
Mengumpul semula semua borang penilaian prestasi dari PPK.
27 Disember - 9 Januari
Menyemak dan memastikan semua borang penilaian prestasi staf telah lengkap diisi oleh PYD, PPP atau Jawatankuasa Penilaian Prestasi Staf Akademik Peringkat Fakulti/Pusat/Cawangan atau di Bahagian Canseleri. -
Memasukkan markah penilaian prestasi setiap staf ke dalam komputer mengikut program yang telah disediakan oleh Unit STARS (Sistem Maklumat Staf).
-
Mengeluarkan 2 salinan Laporan Pemarkahan Penilaian Prestasi berupa cetakan komputer dan semak dengan Ketua Bahagian / Dekan Fakulti / Pengarah Kampus untuk pengesahan.
-
Menghantar satu salinan Laporan Pemarkahan Penilaian Prestasi yang telah disahkan oleh Ketua Bahagian / Dekan Fakulti / Pengarah Kampus kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya. Satu salinan lagi adalah untuk keperluan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Peringkat Fakulti / Bahagian / Pusat/ Cawangan.
31
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
Mengadakan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia.
10 Januari - 23 Januari
FUNGSI
2. Mesyuarat Penyelarasan Penilaian Prestasi oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) a) Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Peringkat Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
i)
Bertanggungjawab dalam urusan penilaian prestasi staf dan mengesahkan markah penilaian prestasi staf di bawah bidang kuasanya serta menentukan kesesuaian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.
ii)
Mengenalpasti keperluan latihan staf.
iii)
Mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi serta motivasi.
iv)
Mengesyorkan kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah atau pingat kebesaran dan pemberian surat penghargaan.
v)
Mengesyorkan penempatan pembangunan kerjaya staf.
dan
32
PERANAN
b) PPSM Peringkat Teknologi MARA
PROSES
Universiti
Bertanggungjawab dalam penilaian prestasi staf.
Penyelarasan penilaian prestasi bagi :
ii)
Bertanggungjawab keperluan latihan staf.
a) Pegawai JUSA dan Gred Khas
iii)
Bertanggungjawab mengesyorkan bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf.
iv)
Bertanggungjawab penempatan dan kerjaya staf.
b)
ii)
c) Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya
FUNGSI
i)
Mengadakan mesyuarat : i)
JANGKAMASA
2 April
Ahli-ahli PPSM Peringkat Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
Perakuan dan pengesahan keputusan-keputusan PPG Peringkat Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
urusan
mengenalpasti
menentukan pembangunan
Penyampaian surat Anugerah Khidmat Cemerlang bagi staf yang berkenaan.
Setelah PPSM Induk membuat keputusan
Satu salinan senarai staf yang menerima Anugerah Khidmat Cemerlang.
Penghantaran borang-borang Laporan Penilaian Prestasi tahun penilaian ke Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya.
9 Februari - 9 Mac
Penyimpanan maklumat dan borang Laporan Penilaian Prestasi oleh Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya untuk kegunaan lain-lain fungsi personel.
3. Penyimpanan Maklumat Prestasi a) Urusetia di Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
Pihak Fakulti/Bahagian/Pusat/ Cawangan boleh membuat salinan borang prestasi untuk disimpan di Jabatan masing-masing.
33
PERANAN
... ... ... sambungan
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI
(Catatan : Sila isikan nombor fail peribadi staf di muka depan setiap borang penilaian prestasi untuk kemudahan penyimpanan di fail peribadi).
PERHATIAN : 1. Adalah menjadi tanggungjawab Urusetia di Fakulti/Bahagian/Pusat/Cawangan untuk mengumpulkan borang-borang penilaian prestasi staf Jabatan masing-masing bagi tujuan kemasukan markah ke dalam sistem komputer. Ini termasuklah borang-borang prestasi bagi staf akademik berkenaan yang dihantar kepada para penilai di Bahagian Hal Ehwal Akademik dan Bahagian Hal Ehwal Pelajar. 2. Sila pastikan semua proses penyediaan Laporan Penilaian Prestasi ini diikuti mengikut aliran dan jangka masa yang telah ditetapkan. 3. Sila pastikan borang-borang prestasi diisi dengan sempurna dan lengkap dengan tandatangan serta cop rasmi pegawai penilai/yang dinilai.
34
LAMPIRAN B CONTOH SKALA PENILAIAN PRESTASI
SKALA ASPEK PENGETAHUAN DAN KEPAKARAN TAHAP Sangat Tinggi
SKALA
PENJELASAN
10
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang sangat luas dan mendalam dalam bidang bidang tugasnya, diakui kemahiran / kepakarannya serta sentiasa menjadi sumber rujukan dalam / luar organisasi
9
Tinggi
8 7
Sederhana
6
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang luas dalam bidang tugasnya serta kerapkali menjadi sumber rujukan dalam / luar organisasi Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang mencukupi dalam bidang tugasnya
5 Rendah
4 3
Sangat Rendah
2
Kurang mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang asas dalam bidang tugasnya dan perlu diberi bimbingan oleh pegawai atasannya Tidak mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam bidang tugasnya dan memerlukan tunjuk ajar
1
SKALA ASPEK KUALITI PERIBADI TAHAP Cemerlang
SKALA 10 9
Baik
8 7
Sederhana
6 5
Lemah
4 3
Sangat Lemah
2
PENJELASAN Sentiasa menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan cemerlang
Menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan baik
Menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan memuaskan
Kurang menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi
Tidak menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi
1 35
SKALA ASPEK KEPIMPINAN TAHAP
SKALA 10
Sangat Tinggi
Berkebolehan dan berkeupayaan untuk memimpin dengan cemerlang
9 8
Tinggi
PENJELASAN
Berkebolehan dan berkeupayaan memimpin dengan baik
7 6
Sederhana
Berkebolehan memuaskan
5 4
Rendah
dan
berkeupayaan
memimpin
dengan
Kurang kebolehan dan keupayaan untuk memimpin
3 2
Sangat Rendah
Tiada kebolehan dan keupayaan untuk memimpin
1
SKALA ASPEK KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI Lima tahap penglibatan iaitu Sangat Aktif, Aktif, Sederhana Aktif, Kurang Aktif dan Tidak Aktif tanpa mengira peringkat penglibatan iaitu komuniti / jabatan / daerah / Negeri / Negara / Antarabangsa dengan menggunakan skala 1 hingga 10 berikut :-
Tahap
Sangat Aktif
Skala
10
9
Aktif
8
Sederhana Aktif 7
6
5
Kurang Aktif
4
3
Tidak Aktif
2
1
36
LAMPIRAN C CARTA ALIRAN PROSES PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN
PERANAN
1.
JANGKAMASA
FUNGSI
Perancangan Tahunan Universiti Naib Canselor dan PegawaiPegawai Tertinggi Universiti
2.
PROSES
•
Perancangan berasaskan dasar dan rancangan Kementerian
Disember/Januari
Menentukan strategi dan jenis program, projek dan aktiviti tahunan Universiti berasaskan dasar dan rancangan Kementerian serta sumber kewangan, keanggotaan, maklumat dan peralatan yang diperuntukkan.
•
Berasaskan program, projek dan aktiviti Universiti Berasaskan sumber kewangan, bilangan anggota, maklumat dan peralatan
Disember/Januari
Mengagih tugas dan tanggungjawab pelaksanaan program, projek dan aktiviti serta menentukan rancangan kerja Jabatan/ Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/ Pusat/Unit berasaskan sumber yang diperuntukkan.
Penetapan Rancangan Kerja Jabatan/Bahagian/Fakulti/ Kampus Cawangan/Pusat/Unit Ketua Jabatan/Ketua Bahagian/ Dekan Fakulti/Pengarah Kampus Cawangan/Ketua Pusat/Unit
•
37
PERANAN
3.
PROSES
• •
Penentuan SKT dan pengisian borang SKT Penetapan petunjuk prestasi
Januari
Menetapkan SKT termasuk jenis projek, aktiviti dan jangkamasa siap serta petunjuk prestasi mengikut jenis kerja berasaskan kuantiti, kualiti, kos dan masa.
Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan Pegawai Yang Dinilai (PYD)
5.
FUNGSI
Penetapan Sasaran Kerja dan Petunjuk Prestasi PYD Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK)
4.
JANGKAMASA
Kajian Tahun
Semula
PYD dan PPP
•
Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan
Januari – Jun
Merealisasikan program, projek dan aktiviti berdasarkan sasaran kerja yang ditetapkan dengan menggunakan sumber yang ada.
•
Kajian semula melalui perbincangan bersama
Jun – Julai
Mengkaji pencapaian kerja sebenar berbanding dengan sasaran kerja yang ditetapkan pada awal tahun. Mencatitkan aktiviti/projek yang ditambah atau digugurkan.
Pertengahan
38
PERANAN
6.
Pelaksanaan Pengesanan
Kerja
PYD
7.
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI
Julai – Disember
Merealisasikan program, projek dan aktiviti berdasarkan sasaran yang ditetapkan dengan menggunakan sumber yang ada.
dan •
Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan
•
PYD dan PPP membuat ulasan keseluruhan pencapaian kerja
Penilaian Pencapaian Kerja PYD dan PPP
Disember (Minggu ke 2)
39
LAMPIRAN D PENETAPAN JAWATANKUASA PENILAI PRESTASI AKADEMIK
Penolong Naib Canselor/Dekan/ Pengarah Kampus/ Pengarah Bahagian
Penilai Bersama :
Naib Canselor dan Timbalantimbalan Naib Canselor
Timbalan Pengarah Kampus/Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah Bahagian
Pengerusi :
Timbalan Naib Canselor (Akademik)
Ahli :
Pen. Naib Canselor Dekan Berkenaan
Ahli JPKA
Akan dibincang dan diputuskan oleh Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan UiTM (JKK)
Pensyarah
Pengerusi :
Dekan Berkenaan/ Pengarah Kampus Berkenaan
Ahli :
3 Pensyarah Terkanan* Ketua Kursus Berkenaan
Pengarah Kampus Berkenaan
* Penjelasan ‘terkanan’ ialah kekananan dari segi jawatan atau ranking dan bukanlah membawa maksud tempoh perkhidmatan yang lama.
40
LAMPIRAN E CONTOH SUSUNAN PEGAWAI YANG DINILAI (PYD), PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP) DAN PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)
Kakitangan / Pentadbir Akademik
1.
2.
PYD
PPP
Ketua Jabatan*, Pengarah Bahagian* dan Pentadbir Akademik yang berbayar Profesor (Bukan Pentadbir Akademik)
Naib Canselor
3.
Dekan
4.
Timbalan Dekan
5.
Timbalan Dekan (Sumber dan HEP) Ketua Program/ Koordinator yang berbayar Pengarah Kampus Timbalan Pengarah Kampus Timbalan Pengarah Kampus (HEP) Penyelaras HEP
6.
7. 8. 9. 10. 11.
Pegawai Pembangunan Pelajar
12.
Pensyarah lain yang terlibat (Fakulti) Pensyarah lain yang terlibat (Cawangan) Pensyarah Kanan Pensyarah Penolong Pensyarah
13. 14. 15. 16.
PPK
-
Timbalan Naib Canselor (Akademik) - input oleh Dekan yang berkenaan Timbalan Naib Canselor (Akademik) Dekan Dekan Dekan
-
Timbalan Naib Canselor (Akademik) Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni) Timbalan Naib Canselor (Akademik)
Naib Canselor Pengarah Kampus
Naib Canselor
Pengarah Kampus
Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni) Timbalan Naib Canselor (HEP dan Alumni) Dekan serta Timbalan Dekan (Sumber dan HEP) -Jawatankuasa Penilai Prestasi Akademik FakultiDekan
Dekan/Pengarah Pengetua Kolej
Timbalan Dekan (Sumber dan HEP) Timbalan Pengarah Pengarah Kampus Kampus (HEP) Jawatankuasa Penilai Prestasi Akademik Jawatankuasa Penilai Prestasi Akademik Jawatankuasa Penilai Prestasi Akademik
* Kakitangan akademik ataupun bukan akademik.
41
Kakitangan Bukan Akademik (Pejabat Pendaftar)
1. 2. 3.
4.
5.
6. 7.
PYD
PPP
PPK
Pendaftar Ketua Timbalan Pendaftar Timbalan Pendaftar Kanan / Timbalan Pendaftar Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif
Naib Canselor Pendaftar
-
Ketua Timbalan Pendaftar
Pendaftar
Timbalan Pendaftar
Pendaftar
Penolong Pendaftar / Timbalan Pendaftar
Ketua Timbalan Pendaftar
Penolong Pendaftar / Timbalan Pendaftar Pendaftar / Ketua Timbalan Pendaftar / Timbalan Pendaftar Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar
Ketua Timbalan Pendaftar -
Timbalan Pendaftar Timbalan Pendaftar
Penolong Pendaftar
Timbalan Pendaftar
Penolong Pendaftar
Timbalan Pendaftar
Pegawai Kerani Kanan / Pegawai Kerani Jurutrengkas Kanan / Jurutrengkas
8. 9.
Jurutaip Kanan / Jurutaip Pembantu Am Rendah Kanan / Pembantu Am Rendah / Operator Mesin Penyalin Kanan / Operator Mesin Penyalin 10. Penyelia Telefonis / Telefonis Kanan / Telefonis 11. Pemandu Kanan / Pemandu
Kakitangan Bukan Akademik (Fakulti)
1.
2.
3.
PYD
PPP
PPK
Timbalan Pendaftar Kanan / Timbalan Pendaftar Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar Pegawai Penerbitan Kanan / Pegawai Penerbitan
Dekan / Timbalan Dekan
Dekan / Timbalan Dekan
Timbalan Dekan
Dekan
Dekan / Timbalan Dekan
Dekan / Timbalan Dekan
42
4.
5.
6. 7.
8. 9. 10. 11.
12.
13.
14.
15.
PYD
PPP
PPK
Penolong Pegawai Penerbitan Kanan / Penolong Pegawai Penerbitan Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif Pegawai Kerani Kanan / Pegawai Kerani Pembantu Penerbitan Kanan / Pembantu Penerbitan Pelukis Pelan Kanan / Pelukis Pelan Jurutaip Kanan / Jurutaip
Pegawai Penerbitan
Dekan / Timbalan Dekan
Penolong Pendaftar
Timbalan Pendaftar / Dekan
Penolong Pendaftar
Timbalan Pendaftar / Dekan Pegawai / Penolong Pegawai Penerbitan
Jurutrengkas Kanan / Jurutrengkas Pembantu Belia dan Sukan Kanan / Pembantu Belia dan Sukan Pembantu Makmal Kanan / Pembantu Makmal Pembantu Makmal Komputer Kanan / Pembantu Makmal Komputer Pembantu Makmal Fotografi Kanan / Pembantu Makmal Fotografi Juruteknik Kanan / Juruteknik
Dekan / Timbalan Pendaftar Koordinator
16.
Pembantu Teknik Kanan / Pembantu Teknik
17.
Pembantu Am Rendah Kanan / Pembantu Am Rendah / Operator Mesin Penyalin Kanan / Operator Mesin Penyalin Penyelenggara Stor Kanan / Penyelenggara Stor Pekerja Rendah Awam Kanan / Pekerja Rendah Awam
18.
19.
Pegawai / Penolong Pegawai Penerbitan Pegawai Penilai Kumpulan B Penolong Pendaftar
Pegawai Penilai Kumpulan A Timbalan Pendaftar / Dekan Dekan / Pegawai Penilai Kumpulan A
Ketua Program / Pembantu Makmal Kanan Ketua Program / Pembantu Makmal Kanan
Dekan / Timbalan Dekan / Ketua Program
Ketua Program / Pembantu Makmal Kanan
Dekan / Timbalan Dekan / Ketua Program
Ketua Program / Penolong Pensyarah / Juruteknik Kanan Pegawai Penyelenggaraan / Ketua Program / Penolong Pensyarah Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif
Dekan / Timbalan Dekan / Ketua Program
Ketua Program / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif Ketua Program / Pegawai Eksekutif
Dekan / Timbalan Dekan / Timbalan Pendaftar
Dekan / Timbalan Dekan / Ketua Program
Dekan / Timbalan Dekan / Ketua Program
Ketua Program / Timbalan Pendaftar / Penolong Pendaftar
Dekan / Timbalan Dekan / Penolong Pendaftar
43
Kakitangan Bukan Akademik (Kampus Cawangan)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PYD
PPP
PPK
Timbalan Pendaftar Kanan / Timbalan Pendaftar Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar Pengurus Asrama Kanan / Pengurus Asrama Penolong Pengurus Asrama Kanan / Pen. Pengurus Asrama Penyelia Asrama Kanan / Penyelia Asrama Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif Jurutaip Kanan / Jurutaip
Pengarah Kampus
-
Timbalan Pengarah Kampus (HEA/HEP)
Pengarah Kampus
Timbalan Pengarah Kampus (HEP)
Pengarah Kampus
Pengurus Asrama
Timbalan Pengarah Kampus (HEP)
Penolong Pengurus Asrama
Pengurus Asrama
Timbalan Pengarah Kampus / Penolong Pendaftar (HEA/HEP) Penolong Pendaftar (HEA/HEP)
Pengarah Kampus / Timbalan Pengarah Kampus (HEA/HEP) Timbalan Pengarah Kampus (HEA/HEP) / Timbalan Pendaftar -
8.
Jurutrengkas Kanan / Jurutrengkas
9.
Pembantu Teknik Kanan / Pembantu Teknik Pembantu Makmal Kanan / Pembantu Makmal Juruteknik Kanan / Juruteknik Penjaga Jentera Elektrik Kanan / Penjaga Jentera Elektrik Tukang Kanan / Tukang
10.
11. 12.
13. 14.
15.
16.
Pembantu Am Rendah Kanan / Pembantu Am Rendah / Operator Mesin Penyalin Kanan / Operator Mesin Penyalin Pemandu Kanan / Pemandu Tukang Masak Kanan / Tukang Masak
Pengarah Kampus / Timbalan Pengarah Kampus Timbalan Pendaftar Ketua Program / Pembantu Makmal Kanan Pembantu Teknik Pembantu Teknik / Juruteknik Juruteknik Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif
Timbalan Pendaftar / Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif Penolong Pengurus Asrama
Pengarah Kampus Timbalan Pengarah Kampus / Ketua Program Pengarah Kampus / Jurutera Jurutera / Pembantu Teknik Jurutera / Pembantu Teknik Timbalan Pengarah Kampus / Timbalan Pendaftar / Penolong Pendaftar Pengarah Kampus / Timbalan Pendaftar Pengurus Asrama
44
17.
PYD
PPP
PPK
Pekerja Rendah Awam Kanan / Pekerja Rendah Awam
Juruteknik
Pembantu Teknik
Kakitangan Bukan Akademik (Pejabat Bendahari)
1. 2. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11. 12. 13.
PYD
PPP
PPK
Bendahari Ketua Timbalan Bendahari Timbalan Bendahari Kanan / Timbalan Bendahari Penolong Bendahari Kanan / Penolong Bendahari Pegawai Sistem Maklumat Kanan / Pegawai Sistem Maklumat Penolong Pegawai Sistem Maklumat Kanan / Penolong Peg. Sistem Maklumat Pegawai Kerja Akaun Kanan / Pegawai Kerja Akaun Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif Pegawai Kerani Kewangan Kanan / Pegawai Kerani Kewangan Penyelenggara Stor Kanan / Penyelenggara Stor Jurutrengkas Kanan / Jurutrengkas Jurutaip Kanan / Jurutaip Pembantu Am Rendah Kanan / Pembantu Am Rendah / Operator Mesin Prosesan Data Kanan / Operator Mesin Prosesan Data
Naib Canselor Bendahari
-
Ketua Timbalan Bendahari
Bendahari
Timbalan Bendahari
Bendahari
Ketua Timbalan Bendahari
Bendahari
Pegawai Sistem Maklumat
Ketua Timbalan Bendahari
Penolong Bendahari
Timbalan Bendahari
Timbalan Bendahari / Penolong Bendahari
Bendahari / Ketua Timbalan Bendahari
Penolong Bendahari / Timbalan Bendahari
Ketua Timbalan Bendahari / Timbalan Bendahari
Pegawai Kerja Akaun
Timbalan Bendahari / Penolong Bendahari
Bendahari / Ketua Timbalan Bendahari Penolong Bendahari Penolong Bendahari
Timbalan Bendahari Timbalan Bendahari
45
Kakitangan Bukan Akademik (Pusat/Unit)
1.
2.
3.
4.
5. 6.
7.
8.
9. 10.
11.
12.
13.
14.
15.
PYD
PPP
PPK
Timbalan Pendaftar Kanan / Timbalan Pendaftar Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar
Timbalan Pengarah / Timbalan Ketua / Timbalan Dekan Timbalan Ketua / Timbalan Dekan / Timbalan Pendaftar
Pengarah / Ketua / Dekan
Pegawai Sistem Maklumat Kanan / Peg. Sistem Maklumat Penolong Pegawai Sistem Maklumat Kanan / Penolong Pegawai Sistem Maklumat Perangkawan Kanan / Perangkawan Penolong Perangkawan Kanan / Penolong Perangkawan Pegawai Pembangunan Kanan / Pegawai Pembangunan Penolong Pegawai Pembangunan Kanan / Penolong Pegawai Pembangunan Pustakawan Kanan / Pustakawan Penolong Pustakawan Kanan / Penolong Pustakawan Pembantu Perpustakaan Kanan / Pembantu Perpustakaan Pegawai Belia dan Sukan Kanan / Pegawai Belia dan Sukan Penolong Pegawai Belia dan Sukan Kanan / Penolong Pegawai Belia dan Sukan Pembantu Belia dan Sukan Kanan / Pembantu Belia dan Sukan Kaunselor Kanan / Kaunselor
Ketua / Pegawai Sistem Maklumat Kanan
Pengurus
Pegawai Sistem Maklumat
Ketua / Pengurus / Timbalan Pendaftar
Ketua Perangkawan
Timbalan Naib Canselor
Perangkawan
Ketua Perangkawan
Timbalan Pengarah / Jurutera
Pengarah
Pegawai Pembangunan
Pengarah / Timbalan Pengarah
Timbalan Ketua Pustakawan Pustakawan
Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan
Penolong Pustakawan
Pustakawan
Timbalan Dekan
Dekan
Pegawai Belia dan Sukan
Dekan / Timbalan Dekan
Penolong Pegawai Belia dan Sukan
Dekan / Timbalan Dekan / Pegawai Belia dan Sukan
Dekan / Ketua
Timbalan Naib Canselor
Pengarah / Ketua / Dekan
46
16.
17.
18.
19.
PYD
PPP
PPK
Pegawai Kesatria Kanan / Pegawai Kesatria Penolong Pegawai Kesatria Kanan / Penolong Pegawai Kesatria Pembantu Kesatria Kanan / Pembantu Kesatria
Ketua Kesatria
Ketua Timbalan Pendaftar
Pegawai Kesatria
Ketua Kesatria / Ketua Timbalan Pendaftar
Penolong Pegawai Kesatria
Pegawai Kesatria
Ketua
-
Pegawai Perubatan
Ketua
Ketua
-
Juruaudit
Ketua Juruaudit
Pegawai Perubatan Kanan / Pegawai Perubatan Juru X-ray Kanan / Juru X-ray Juruaudit Kanan / Juruaudit Penolong Juruaudit Kanan / Penolong Juruaudit
20. 21. 22.
Nota: • • •
Lampiran ini disediakan hanyalah sebagai contoh sahaja (kecuali bagi Pentadbir Akademik/Pensyarah). Ketetapan berkenaan PPP atau PPK masih lagi tertakluk kepada syarat-syarat penentuan PPP atau PPK tersebut seperti yang dinyatakan di para 4.2. Semua jawatan yang disenaraikan di dalam lampiran ini bukan mengikut keutamaan ataupun ranking.
47
INDEKS
UiTM
-
Universiti Teknologi MARA
PYD
-
Pegawai Yang Dinilai
PPP
-
Pegawai Penilai Pertama
PPK
-
Pegawai Penilai Kedua
PPSM
-
Panel Pembangunan Sumber Manusia
InQKA
-
Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu
ILQaM
-
Institut Kepimpinan dan Pengurusan Kualiti
IRDC
-
Institut Penyelidikan, Pembangunan dan Pengkomersilan
NASEC
-
Pusat Penyelidikan Tanah Runtuh Negara
MEDEC
-
Pusat Pembangunan Usahawan Malaysia
INTEC
-
International Education Centre
SKT
-
Sasaran Kerja Tahunan
JUSA
-
Jawatan Utama Sektor Awam
STPM
-
Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia
SPM
-
Sijil Pelajaran Malaysia
SRP
-
Sijil Rendah Pelajaran
PMR
-
Penilaian Menengah Rendah
SSM
-
Sistem Saraan Malaysia
PTK
-
Penilaian Tahap Kecekapan
48
