MANUAL MUTU PROGRAM STUDI Psikologi
Unit Jaminan Mutu Program Studi Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya 2011
Manual Mutu Program Studi Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
00603 05000
Revisi
:
5
Tanggal
:
20 September 2011
Diajukan oleh
:
Management Representative Ttd Ari Pratiwi, S.Psi., M.Psi
Dikendalikan oleh
:
Unit Jaminan Mutu Ttd Sukaesi Marianti, S.Psi., M.Si
Disetujui oleh
:
Ketua Program Studi Ttd Drs. Amir Hasan Ramli, M.Si., Psi
DAFTAR ISI 1. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU PROGRAM STUDI PSIKOLOGI 1.1. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu 1.2. Tujuan Manual Mutu 1.3 Istilah dan Definisi 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 3. SISTEM MANAJEMEN MUTU 3.1. Sekilas Tentang Program Studi Psikologi 3.2. Struktur Organisasi dan Tupoksi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 3.3. Visi, Misi dan Tujuan Program Studi Psikologi 3.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Program Studi Psikologi 3.5. Sistem Dokumen dan Audit 4. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 4.1. Komitmen Manajemen 4.2. Penetapan dan Persyaratan Pelanggan 4.3. Kepuasan Pelanggan 4.4. Kebijakan Mutu 4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu 4.6. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 4.7. Tinjauan Manajemen 5. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 5.1. Penyediaan Sumber Daya 5.2. Sumber Daya Manusia 5.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus) 5.4. Suasana Akademik 6. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 6.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 6.2. Proses Terkait Mahasiswa 6.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 6.4. Pembelian 6.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 6.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran 7. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 7.1. Umum 7.2. Pemantauan dan Pengukuran 7.3. Analisis Data 7.4. Perbaikan
PENDAHULUAN
1.1.
Ruang Lingkup Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI)
Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk penyelenggaraan pendidikan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan Program Studi Psikologi FISIP Universitas Brawijaya.
1.2.
Tujuan Manual Mutu
1.2.1 Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Psikologi. 1.2.2 Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. 1.2.3 Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008. 1.2.4 Mencerminkan
komitmen
Program
Studi
Psikologi
dalam
peningkatan
mutu
secara
berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang Psikologi.
1.3.
Istilah dan Definisi
1.3.1
Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.
1.3.2
Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu.
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
2.1
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
2.2
Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
2.3
Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
2.4
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
2.5
Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009.
2.6
Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
2.7
Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.
2.8
Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009.
2.9
Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.
2.10
Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
3. SISTEM MANAJEMEN MUTU
3.1 Sekilas Tentang Program Studi Psikologi 3.1.1 Program Studi Psikologi FISIP UB didirikan pada tahun 2007 dengan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Tinggi dengan Nomor: SK DIKTI No. 1504/D/T/2007 tertanggal 22 Juni 2007. Program Studi Psikologi mendapat sambutan yang cukup besar dari masyarakat. Hal ini terlihat dengan semakin meningkatnya jumlah mahasiswa setiap tahun. 3.1.2 Spesifikasi dan Kompetensi Program Studi Psikologi 3.1.2.1 Kompetensi utama Kompetensi utama lulusan psikologi adalah sebagai ahli psikologi. Lulusan diharapkan memiliki kompetensi utama yaitu ketrampilan intelektual dan ketrampilan praktis. Keterampilan intelektual meliputi pengetahuan dan pemahaman dalam : 1) Memahami dan mengetahui dengan baik bidang keahlian Psikologi 2) Menganalisis fenomena individu maupun masyarakat dan memanfaatkan kaidah-kaidah Psikologi secara optimal baik dalam skala mikro maupun makro bagi pemberdayaan masyarakat 3) Pengembangan penelitian di bidang Psikologi 4) Memberikan penilaian terhadap beragam permasalahan yang berkembang dalam masyarakat dan sekaligus dapat memberikan solusi bagi penanganannya 5) Metode-metode psikodiagnostik yang kompatibel untuk memecahkan masalah/kendala yang dihadapi individu maupun masyarakat Indonesia 6) Menghormati perbedaan dan responsif terhadap issue-issue mutahir dalam profesi, sosial dan global 7) Menghargai pendekatan interdisiplin dalam pengembangan ilmu Keterampilan praktis, meliputi 1) Mampu menjadi analis Psikologi 2) Mampu berperan sebagai Community Leader 3) Memiliki kemampuan sebagai tenaga edukatif/Dosen 4) Mampu merancang dan melakukan penelitian 5) Mampu bekerja sebagai praktisi psikologi 3.1.2.2 Kompetensi pendukung Kompetensi pendukung lulusan adalah ketrampilan manajerial, meliputi 1) Memiliki kemampuan untuk bekerjasama dalam tim 2) Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif 3) Memiliki jiwa kepemimpinan 4) Memiliki jiwa entrepreneur
5)
Memiliki komitmen terhadap perbaikan kualitas, ketepatan waktu, perbaikan yang berkesinambungan dalam bidang-bidang sosial
3.1.2.3 Kompetensi lainnya/pilihan Kompetensi lainnya diharapkan sesuai dengan peminatan masing-masing mahasiswa yaitu peminatan Psikologi Industri dan Organisasi, Psikologi Klinis, Psikologi Perkembangan, Psikologi Sosial dan Psikologi Pendidikan. Pemahaman mengenai kompetensi masing-masing peminatan yang dibutuhkan oleh stakeholder diperoleh berdasarkan hasil diskusi dan masukan stakeholder pada Semiloka Kurikulum Program Studi Psikologi setiap adanya perubahan /pengembangan kurikulum FISIP UB.
3.2.
Organisasi Program Studi Psikologi
3.2.1
Struktur Organisasi Program Studi Psikologi FISIP Universitas Brawijaya Ketua Program Studi Psikologi drs. Amir Hasan Ramli, MSi, Psi Sekretaris Program Studi Psikologi Ari Pratiwi, SPsi, MPsi Ketua Unit Jaminan Mutu Program Studi Psikologi Sukaesi Marianti, SPsi. MSi
Ketua LaboratoriumPsikologi
Staff Administrasi Program Studi Psikologi Kelompok Dosen Keahlian
Ika Herani, SPsi., MSi
Samsul Arifin, SE
3.2.1.1 Tugas ketua program studi : 1) Menyusun rencana dan program kerja Program Studi sebagai pedoman kerja 2) Membuat konsep rencana pengembangan Program Studi sebagai bahan masukan Dekan (studi lanjut, pelatihan staf/pengajar, laboran dan staf administrasi, pelatihan soft skill mahasiswa) 3) Membimbing dan menilai kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Program Studi untuk bahan pengembangan 4) Mengkoordinasikan penyelenggaraan pendidikan/akademik program sarjana dalam Program Studi 5) Mengkoordinasikan pembuatan GBPP, SAP pengajaran 6) Menyusun/mengevaluasi beban tugas mengajar dosen setiap semester
7) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan perkuliahan untuk meningkatkan mutu Program Studi 8) Mengkoordinasikan pelaksanaan ujian dan pengumpulan soal ujian 9) Mengajukan usul penugasan Dosen Wali atau Penasihat Akademik kepada Dekan 10) Mengkoordinir pelaksanaan konsultasi mahasiswa dengan pembimbing akademis 11) Menyusun rencana biaya operasional program studi per tahun berdasarkan beban kerja program studi dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran kegiatan perkuliahan 12) Menyusun rencana kebutuhan dosen dan tenaga administrasi jurusan 13) Mengkoordinir dosen untuk melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan beban tugas dan keahliannya 14) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Program Studi sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
3.2.1.2 Tugas sekretaris program studi : 1)
Membantu menyusun bahan konsep rencana dan program kerja tahunan Progran Studi sebagai pedoman pelaksanaan tugas
2)
Membantu menyusun bahan konsep rencana pengembangan Program Studi (studi lanjut, pelatihan staf/pengajar, laboran dan staf administrasi, pelatihan soft skill mahasiswa)
3)
Membantu membuat pembagian tugas pekuliahan dan beban mengajar dosen
4)
Mengkoordinasikan penyusunan konsep GBPP dan SAP berdasarkan ketentuan yang berlaku
5)
Menyusun instrumen monitoring pelaksanaan perkuliahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
6)
Memantau kemajuan studi mahasiswa
7)
Mengumpulkan nilai akhir semester
8)
Mengkoordinasi mahasiswa yang menyelesaikan tugas akhir dengan dosen pembimbing untuk kelancaran tugas akademik
9)
Menyusun rencana pelaksanaan praktikum
10) Mengkoordinir ketatausahaan Program Studi dan menghimpun dokumen yang berkaitan dengan Program Studi 11) Menyusun konsep laporan pelaksanaan kegiatan Program Studi berdasarkan data dan informasi.
3.2.1.3
Tugas ketua laboratorium program studi psikologi : 1)
Bertanggung jawab terhadap inventaris alat dan bahan praktikum
2)
Menyusun rencana dan program kerja atau kegiatan laboratorium/studio
3)
Mengkoordinir, mengatur dan mempersiapkan penggunaan laboratorium untuk praktikum dan penelitian
4)
Menyusun petunjuk teknis (SOP) penggunaan peralatan laboratorium
5)
Menyusun rencana pengadaan, perawatan peralatan laboratorium, berupa :
6)
Mengajukan usulan bahan dan alat yang dibutuhkan tiap semester kepada Dekan melalui Ketua Program Studi
7)
Melaporkan kerusakan.kehilangan dan kekurangan-kekurangan fasilitas yang berada dibawah tanggung jawab ketua laboratorium kepada Ketua Program Studi
8)
Melakukan koordinasi pengembangan ilmu pada bidang kajian tertentu melalui kegiatan penelitian
9)
Berhak menolak permintaan pemakaian laboratorium diluar ketentuan yang berlaku.
10)
Menyusun laporan pengelolaan laboratorium secara periodik
3.2.1.4 1)
Tugas ketua UJM : Menyusun dokumen spesifikasi jurusan/program studi, manual prosedur akademik dan instruksi kerja akademik
2)
Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh anggota UJM
3)
Bertanggung jawab dalam kegiatan rutin Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
4)
Penyiapan Audit Internal Mutu (AIM)
3.3.
Visi, Misi dan Tujuan Program Studi Psikologi
3.3.1.
Visi Menjadi Program Studi Psikologi unggul bertaraf internasional melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang berorientasi teknologi dengan tetap menjunjung tinggi nilai kepribadian bangsa.
3.3.2. 1)
Misi Menyelenggarakan pendidikan psikologi yang berkualitas dalam rangka menghasilkan lulusan yang bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berbudi luhur, memiliki keterampilan intelektual dan praktis, serta berjiwa entrepreneur
2)
Mengembangkan sistem pembelajaran yang berorientasi pada perkembangan teknologi
3)
Mengembangkan penelitian yang berorientasi pada teknologi dan implikasinya terhadap individu dan masyarakat melalui pusat studi psikologi
4)
Menerapkan psikologi untuk memberdayakan individu dan masyarakat melalui teknologi
3.3.3. Tujuan pendidikan 1) Menghasilkan sarjana psikologi dengan kualifikasi sebagai berikut : a. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa b. Memiliki kompetensi dan profesionalisme bidang psikologi yang mampu memecahkan masalah sesuai kebutuhan masyarakat dan stakeholder c. Berjiwa pemimpin, berbudi luhur dan memiliki semangat kewirausahaan 2) Menciptakan budaya meneliti, meningkatkan kualitas penelitian psikologi yang berorientasi pada penggunaan teknologi dan implikasinya terhadap keadaan psikologis individu dan masyarakat, memberikan kontribusi ilmiah serta mengaplikasikan hasil penelitian sesuai dengan permasalahan di masyarakat 3) Meningkatkan kepekaan dan produktivitas civitas akademika terhadap kegiatan pelayanan psikologis kepada masyarakat dan menciptakan budaya wirausaha yang relevan dengan disiplin keilmuan psikologi 4) Menciptakan iklim akademis yang kondusif, budaya interaksi dan kerjasama antar tenaga pendidik, tenaga kependidikan dan mahasiswa. 5) Menjalin kerjasama secara berkesinambungan dengan stakeholder
3.4.
Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Program Studi Psikologi Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Program Psikologi, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut.
Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Psikologi digambarkan seperti gambar berikut
Proses Utama (Proses Bisnis) Jasa Layanan Pendidikan Progam Studi Psikologi Renstra UB, Statuta UB, ProkerRektor UB, BAN-PT, ISO 9001:2008
Pemerintah, Masyarakat & Pelanggan
Input Mahasiswa Baru
UJM (Koordinator Penanganan Produk dan layanan jasa)
S1 Psikologi
Manajemen PS
Laboratorium
Pemerintah, Masyarakat & Pengguna Layanan Pendidikan, Inovasi Penelitian, Pengabdian & Output Lulusan
Pengadaan/SaranaPrasara naarana
3.5 Lingkup proses utama dan pelanggan Bisnis proses yang utama di Fakultas Psikologi, Universitas Brwaijaya terdiri dari lima proses utama: 3.5.1 Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi untuk program Sarjana (S1 di bidang Psikologi) 3.5.2 Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan, dan teknologi di bidang Psikologi, 3.5.3 Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Psikologi 3.5.4 Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder); 3.5.5 Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja 3.6 Dengan tiga proses pendukung: 3.6.1 Kelancaran urusan administrasi; 3.6.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
Hubungan antara proses dan output dan penetapan customer di Program Studi Psikologi dapat disajikan sebagai berikut: Proses
Output (Produk)
Customer
Pengembangan dan
Karya ilmiah yang tidak
Mahasiswa, pengguna lulusan,
pelaksanaan pendidikan tinggi
dipublikasikan (skripsi)
orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan, atasan langsung pimpinan unit kerja
Proses Penelitian
1. Karya ilmiah yang tidak
Mahasiswa, Instansi
dipublikasikan (Laporan hasil
pemerintah, swasta, peneliti
penelitian)
lain, atasan langsung pimpinan
2. Karya ilmiah yang
unit kerja
dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku )
Proses pengabdian kepada
1. Pelatihan
Masyarakat, industri, Instansi
masyarakat dan kegiatan usaha
2. Konsultasi Psikologi
Pemerintah, Instansi Swasta,
yang berorientasi pada
3. Kemitraan
atasan langsung pimpinan unit
peningkatan pelayanan
4. Sosialisasi
kerja
masyarakat di bidang Psikologi
5. Assesment Psikologi
Proses pembinaan dan
1. Jasa penelitian,
Masyarakat, industri, PT lain,
kerjasama sivitas akademika,
2. penerbitan jurnal (mengikuti
peneliti lain Instansi
alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);
FISIP) 3. Penyelenggaraan even ilmiah
Pemerintah, Alumni, atasan langsung pimpinan unit kerja
: Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres 4. Peran serta dalam even ilmiah: Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres
Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja
1. Laporan Evaluasi Diri Tahunan terhadap pencapaian Renstra 2. Laporan Kinerja Dosen (LKD) 3. Daftar Penilian Pelaksanaan
Atasan langsung pimpinan unit kerja
Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan
3.5. Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumen
di Program Studi Psikologi mengikuti sistem dokumen yang ada di
Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya (lihat Manual Mutu Universitas Brawijaya kode 00000 03000). Demikian pula sistem auditnya (lihat dokumen audit kode 00000 09000). Dokumen Program studi Psikologi terdiri dari: Tingkat Program studi Psikologi
Dokumen
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9. 10.
Kode 01103 01103 01103 01103 01103 01103
Visi dan Misi Rencana Strategis (Renstra) Program Kerja Pedoman Pendidikan Manual Mutu Standar Mutu Program studi/Program Studi Manual Prosedur (wajib): a) Pengendalian Dokumen dan Rekaman b) Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai c) Tindakan Korektif dan Pencegahan d) Audit internal mutu Instruksi Kerja: Dokumen Pendukung Borang-borang
01000 02000 03000 04000 05000 04001
01103 06000 01103 06001 01103 06002 01103 06003 01103 06004 01103 07000 01103 08000 01103 09000
4. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 4.1. Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Psikologi, maka Ketua Program Studi Psikologi berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 1.
Mengusulkan kepada dekan untuk mengangkat Sekretaris Program Studi Psikologi sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Program Studi Psikologi.
2.
Membudayakan
sistem
mutu
di
lingkungan
Program
Studi
Psikologi
dengan
cara
mensosialisasikan kepada dosen, karyawan,laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan. 3.
Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu
4.
Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu
5. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Program Studi Psikologi dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM). 4.2 Penetapan dan Persyaratan Pelanggan Pelanggan adalah orang yang menerima manfaat jasa layanan yang diberikan oleh Program Studi Psikologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Pelanggan yang dimaksud adalah mahasiswa, orangtua dan masyarakat. Untuk memperoleh pelanggan yang sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditetapkan, maka dibuat kebijakan yang memastikan calon pelanggan telah memenuhi kriteria tertentu untuk menjadi pelanggan. Kriteria menjadi mahasiswa S1 mengikuti persyaratan yang telah ditetapkan di Universitas (cek www.selma.ub.a.ic) dan Manual Prosedur Registrasi Mahasiswa baru (kode dokumen 01100 06000) dan Manual Prosedur Registrasi Mahasiswa Lama (kode dokumen 01100 06001). Sesuai persyaratan dari Universitas, calon mahasiswa S1 harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : 1)
Warga Negara Indonesia
2)
Warga Negara Asing yang diterima harus mendapat izin dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional di Jakarta
3)
Tidak mempunyai cacat tubuh yang dapat mengganggu kelancaran program studinya
4)
Persyaratan Akademik lulus Sekolah Menengah Atas (SMA), Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), Madrasah Aliyah (MA) dan Sekolah Luar Negeri.
Untuk pelanggan dari masyarakat terdapat kriteria menjalin kerjasama dengan FISIP UB yaitu: 1)
Instansi atau institusi yang bidang kegiatannya sesuai dengan layanan proses bisnis FISIP UB
2)
Mematuhi mekanisme dalam MoU dan MP Bidang Kerjasama (kode dokumen )
3)
Berkontribusi dalam peningkatan mutu layanan bisnis FISIP UB
Orang tua mahasiswa sebagai stakeholder/pelanggan dari Program Studi Psikologi FISIP UB juga memerlukan wadah kepengurusan yang berfungsi sebagai pemantau kegiatan akademis Program Studi Psikologi. Bentuk kepengurusan ini diwujudkan dalam Ikatan Orangtua Mahasiswa (IOM) yang berfungsi sejajar Fakultas. Kriteria menjadi keanggotaan (IOM) adalah sebagai berikut : 1)
Anggota Biasa adalah setiap orangtua/wali mahasiswa FISIP UB
2)
Anggota Luar Biasa adalah orangtua/wali alumni yang mneyatakan secara tertulis kesediannya menjadi anggota IOM FISIP UB
3)
Anggota kehormatan adalah mereka yang dianggap berjasa bagi IOM FISIP UB atas dasar pengusulan tertulis dari anggota pengurus sekurang-kurangnya dua orang atau dari anggota luar biasa sedikitnya lima orang.
Untuk lebih lengkapnya, dapat dilihat pada dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Ikatan Mahasiswa Mahasiswa (IOM) Persyaratan pelanggan setiap saat selalu ditinjau untuk menyesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. 4.3 Kepuasan Pelanggan Selain untuk mencapai visi dan misi, Program Studi Psikologi akan memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama mahasiswa dengan moto:
“Pelayanan Maksimal”.
Pelayanan maksimal ini diwujudkan dengan mengacu pada Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (011036003) Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan: 1. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping Akademik (PA) 2. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 3. Setiap akhir semester diedarkan instrumen evaluasi dosen mengajar. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan). Kepuasan pelayanan kepada pengguna alumni program studi Psikologi dilakukan dengan: 1. Menyiapkan tracer study dan himpunan alumni 2. Melakukan evaluasi kinerja alumni dengan mengedarkan instrumen evaluasi kepada pengguna alumni prodi Psikologi untuk mendapatkan input 3. Menggunakan input dari pengguna alumni sebagai masukan bagi penyusunan renstra dan proker Kepuasan pelayanan kepada masyarakat dilakukan dengan: 1)
Menerima permintaan dari masyarakat kepada program studi Psikologi untuk melakukan pendampingan dan pengabdian masyarakat
2)
Menyesuaikan kegiatan riset dan pengabdian masyarakat dengan kebutuhan riil masyarakat
3)
Melakukan evaluasi terhadap kegiatan riset dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh dosen dan mahasiswa
4.4 Kebijakan Mutu Program Studi Psikologi mempunyai kebijakan mutu yang mengacu pada Manual Mutu FISIP UB (0110003000) yang yaitu sebagai berikut:
Program Studi Psikologi akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Psikologi yang bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan.
4.5 Program Kerja dan Sasaran Mutu Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra), Program Kerja (Proker), Pedoman Pendidikan, Manual Mutu dan Standar Mutu, Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Standar Mutu Program Studi Psikologi disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT) dan ISO 9001:2008, dengan maksud agar memperlancar persiapan Program Studi dalam menghadapi akreditasi. Sistem Penjaminan Mutu yang dilaksanakan oleh Program Studi Psikologi menyesuaikan dengan kebijakan Universitas Brawijaya yang telah mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Dengan kebijakan ini, maka sasaran mutu yang ditetapkan oleh Program Studi Psikologi mengacu pada standar ISO 9001:2008.
Sasaran Mutu Program Studi Psikologi adalah: 1) Mengusahakan akreditasi Program Studi Psikologi mendapat nilai minimal B. 2) Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80%.
4.6 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Program Studi Psikologi (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas.
Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat Program Studi telah
diangkat Sekretaris Program Studi sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Program Studi dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Unit Jaminan Mutu (UJM). Komunikasi antara Ketua Program Studi, MR dan tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka. 4.7 Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan.
5.
PENGELOLAAN SUMBER DAYA
5.1. Penyediaan Sumber Daya Program Studi Psikologi akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Psikologi tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan sistem menjamin mutu dapat berjalan dengan baik mengacu pada Manual Mutu FISIP UB (0110003000). Visi Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi.
5.2. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang tersedia di Program Studi Psikologi adalah: 1. Jumlah dosen bergelar S2: 12 Orang 2. Jumlah asisten Laboratorium: 4 Orang 3. Jumlah staf administrative Program Studi: 1 Orang
Sesuai dengan penambahan jumlah mahasiswa Program Studi Psikologi FISIP UB, jumlah staf akademik maupun administrative akan ditambah agar rasio antara mahasiswa dan tenaga pengajar memenuhi standar mutu pelayanan.
5.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus) Standar mutu sarana dan prasarana kegiatan akademik meliputi kondisi ruangan (in door atau
out door), alat bantu belajar mengajar, peralatan kelas dan laboratorium, pustaka dan akses sistem informasi. Standar Mutu yang Ditetapkan: 1. Lebih dari 80% ruang kuliah dilengkapi multimedia sebagai sarana belajar mengajar berupa: a. Komputer dan LCD b. OHP dan screen 2. Fasilitas WEBSITE yang telah ada selalu diupdate. 3. Fakultas bersama Program studi melakukan evaluasi periodik tentang ketersediaan dan kelayakan ruangan kelas dan laboratorium untuk mendukung proses belajar mengajar. 4. Fakultas/ Program studi menyediakan tempat belajar (in door atau out door) untuk mahasiswa menyelesaikan tugas terstruktur, bekerja berkelompok, berdiskusi sesuai kebutuhan dan tujuan belajar mengajar. 5. Program studi memantau transaksi peminjaman koleksi bahan pustaka yang ada di ruang baca. 6. Fakultas/Program studi melakukan evaluasi periodik untuk mengendalikan efisiensi pelayanan di tiap laboratorium. 7. Di laboratorium telah ada manual prosedur atau instruksi kerja untuk pengoperasian setiap peralatan. 8. Fakultas/ Program studi mengalokasikan anggaran tahunan untuk pemeliharaan dan perbaikan setiap peralatan laboratorium /studio 5.4.Suasana Akademik Kegiatan akademik di Program Studi Psikologi selama ini cukup kondusif. Hal tersebut nampak dari partisipasi dosen dan mahasiswa, cukup besar dalam setiap penyelenggaraan kegiatan, seperti perkuliahan reguler, perkuliahan tamu, bedah buku, dll. Kerja sama antar civitas akademik berlangsung dengan baik. Kerja sama antara dosen dan mahasiswa ditunjukkan melalui keterlibatan dosen dalam pembimbingan mahasiswa yang mengikuti lomba karya tulis ilmiah (LKTI dan LKTM). Dosen memiliki kelompok dosen keahlian yang mendiskusikan tentang kurikulum, perkuliahan, update perkembangan terbaru dari bidang keahlian. Sedangkan mahasiswa memiliki Himpunan
Mahasiswa Psikologi (Himapsi) yaitu sebagai tempat bagi mahasiswa dalam mengembangkan kreativitas dan inovasi serta menjalin keeratan antar mahasiswa.
6.
REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN
6.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan Perencanaan
Program
Layanan
Pendidikan
Program
Studi
Psikologi
menginduk
pada
perencanaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. Secara detail, bisa dilihat dalam Buku Pedoman Pendidikan FISIP UB. 6.2. Proses Terkait Mahasiswa Proses terkait Mahasiswa Program Studi Psikologi menginduk pada proses yang dilaksanakan sepenuhnya oleh Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. Secara detail, bisa dilihat dalam Buku Pedoman Pendidikan Fakultas. 6.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum Desain dan Pengembangan Kurikulum Program Studi Psikologi selalu menyelaraskan pada perkembangan ilmu pengetahuan terkait kajian Psikologi serta tuntutan pasar tenaga kerja yang menyerap Program Studi Psikologi. Pada tahun 2010 telah dilaksanakan kegiatan Pengembangan Kurikulum yang mengacu pada MP Pengembangan Kurikulum (011036005) menyesuaikan perkembangan ilmu pengetahuan dan tuntutan pasar tenaga kerja.
Secara detail, kurikum
Program Studi Psikologi bisa dilihat dalam Buku Pedoman FISIP pada bagian Kurikulum Program Studi Psikologi. 6.4. Pembelian Pengadaan barang dan infrastruktur pada program Studi Psikologi menginduk pada pengadaan yang dilaksanakan oleh Fakultas. 6.5. Ketentuan Layanan Pendidikan Ketentuan layanan pendidikan pada Program Studi Psikologi menginduk sepenuhnya pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya. 6.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran yang digunakan dalam Program Studi Psikologi telah didokumentasikan dalam dokumen Manual Prosedur: Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan.
7. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 7.1 Umum UJM Prodi Psikologi FISIP UB merencanakan dan menerapkan pengukuran, analisis dan peningkatan mutu dengan mengacu pada Manual Mutu FISIP UB (0110003000) terutama yang mengukur, menganalisa dan melakukan upaya peningkatan kinerja Program Studi/Jurusan di FISIP UB.
7.2 Pemantauan dan Pengukuran 7.2.1 Pemantauan dan Pengukuran Pencapaian Visi dan Misi Secara berkala diadakan rapat untuk memantau tahapan pencapaian Visi dan Misi Program Studi Psikologi. Hasil rapat menjadi masukan dari peningkatan kinerja Program Studi Psikologi dalam rangka mencapai Visi dan Misi yang sesuai dengan Renstra (011032000) dan Program Kerja Program Studi Psikologi FISIP UB (011033000). 7.2.2
Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Sistem Manajemen Mutu
Fakultas, Jurusan, dan Program Studi di lingkup FISIP UB melaksanakan pemantauan dan pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu dengan melaksanakan Audit Internal yang dilaksanakan dengan berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya. Hasil dari audi internal, didokumentasikan dan selanjutnya dijadikan acuan perbaikan dan penentuan kebutuhan yang mendukung terciptanya sistem manajemen mutu yang baik. Prosedur pelaksanaan Audit Internal dirumuskan dalam MP Audit Internal UJM (dokumen 011036004). 7.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Pemantauan Kepuasan Pelanggan diukur dengan pelaksanaan Manual Prosedur AIM dan manual Prosedur Kepuasan Pelanggan. Proses pemantauan ini akan difasilitasi oleh pihak Universitas melalui tim PJM. Proses evaluasi dosen dilakukan dengan menyebarkan kuisioner kepada mahasiswa setiap akhir semester untuk mencari umpan balik bagi peningkatan kepuasan pelanggan yang mengacu pada MP Tindakan korektif dan pencegahan dari fakultas (011004003). 7.3 Analisis Data Dilakukan berdasarkan hasil 7.b.2 dan disampaikan pada rapat rutin Program Studi Psikologi. Hasil evaluasi proses belajar mengajar dipaparkan pada rapat rutin awal semester. Hal ini mengacu pada MP Tindakan Korektif dan Pencegahan (011036002). Perbaikan Dilakukan perbaikan berkelanjutan sesuai hasil analisis hasil. Hal ini mengacu pada MP Tindakan Korektif dan Pencegahan (011036002).
