MANUAL MUTU FAKULTAS AGAMA ISLAM
UNIVERSITAS KUTAI KARTANEGARA TENGGARONG
PENGESAHAN
Nama Dokumen: MANUAL MUTU FAKULTAS AGAMA ISLAM UNIVERSITAS KUTAI KARTANEGARA No Dokumen: 01000 02000 No Revisi: 00
Dikaji Ulang Oleh:
Dikendalikan Oleh:
H. Mubarak, S.Pd.I., M.Pd.I Wakil Dekan I
H. Muh. Tang. S, S.Pd.I., M.Pd.I Ketua UPM
Disahkan Oleh:
Misran, S.Ag., M.Pd.I Dekan
KATA PENGANTAR Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi adalah sistem yang dibentuk untuk menjamin mutu perguruan tinggi dengan cara melaksanakan tiga kegiatan, yaitu: 1. Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT): Kegiatan pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data serta informasi tentang perguruan tinggi oleh Pemerintah untuk mengendalikan pemenuhan SNP (dahulu disebut EPSBED); 2. Penjaminan Mutu Internal (PMI): Kegiatan evaluasi diri perguruan tinggi oleh perguruan tinggi sendiri (internally driven), untuk memenuhi atau melampaui SNP secara berkelanjutan/continuous improvement. 3. Penjaminan Mutu Eksternal (PME): Kegiatan penilaian kelayakan perguruan tinggi oleh BAN-PT atau lembaga mandiri di luar perguruan tinggi yang diakui Pemerintah, berdasarkan SNP atau standar yang melampaui yang ditetapkan oleh perguruan tinggi sendiri (disebut Akreditasi). Penjaminan mutu pada Fakultas Agama Islam Unikarta adalah sebuah kebutuhan dalam rangka upaya peningkatan mutu pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi secara terus menerus, berkesinambungan dan komprehensif. Manual Mutu Fakultas Agama Islam Universitas Kutai Kartanegara (Fai-Unikarta) disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi yang bermutu dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2: 2007. Fai-Unikarta melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban kepada pelanggan untuk mengembangkan mutu pendidikan secara berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di Fai-Unikarta diakui tidak saja secara internal, tetapi juga secara eksternal yang bersifat nasional seperti Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Manual mutu Fakultas Agama Islam disusun Unit Jaminan Mutu Fakultas Agama Islam (UPM-FAI) berkoordinasi dengan unsur pimpinan fakultas agar menjadi acuan bagi pelaksanaan penjaminan mutu dan pedoman bagi Jurusan/ Program Studi dalam menyusun Spesifikasi Program Studi (SP), Kompetensi Lulusan (KL), Manual Prosedur (MP), dan Instruksi Kerja (IK). Dalam penerapan SPMI, Fai-Unikarta memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak. Dengan SPMI ini, Fai-Unikarta akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), mampu memenuhi kebutuhan pelanggan (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Tenggarong, 01 Juli 2015 15 Ramadhan 1436 Dekan,
Misran, S.Ag., M.Pd.I NIK. 61005 0503 170877
DAFTAR ISI 1.
2. 3. 4.
5.
6.
7.
8.
PENDAHULUAN 1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu ............................................................................... 1.2 Tujuan Manual ........................................................................................................... LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ISTILAH DAN DEFINISI SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Sekilas tentang Fakultas Agama Islam ............................................................. 4.2 Organisasi Fakultas Agama Islam ...................................................................... 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Agama Islam.................................................. 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Fai-Unikarta ............................... 4.5 Sistem Dokumentasi dan Audit ........................................................................... TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen ........................................................................................... 5.2 Kepuasan Pelanggan ............................................................................................... 5.3 Kebijakan Mutu ......................................................................................................... 5.4 Perencanaan Sistem Mutu dan Sasaran Mutu ............................................... 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi ............................................. 5.6 Tinjauan Manajemen............................................................................................... PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya ..................................................................................... 6.2 Sumber Daya Manusia ............................................................................................ 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja ........................................................ 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik ................................................ REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1 Perencanaan Program Layanan .......................................................................... 7.2 Proses terkait mahasiswa ..................................................................................... 7.3 Desain dan Pengembangan Kurikulum ........................................................... 7.4 Pembelian .................................................................................................................... 7.5 Ketentuan Layanan Pendidikan .......................................................................... 7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran ........................................ PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum ......................................................................................................... 8.2 Pemantauan dan Pengukuran ............................................................................. 8.3 Analisis Data ............................................................................................................... 8.4 Perbaikan.....................................................................................................................
1 1 1 2 2 3 11 11 15 17 17 18 19 20 21 22 22 23 23 23 25 27 28 29 30 30 31 32 32
1. PENDAHULUAN 1.1
Ruang Lingkup Manual Mutu Manual Mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Fakultas
Agama Islam Unikarta dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh seluruh unit kerja di lingkungan Fakultas, baik akademik maupun unit penunjang lainnya. Unit akademik adalah program studi di Fai-Unikarta termasuk seluruh unit di bawah fakultas. Unit penunjang pelaksana akademik meliputi Bagian Tata Usaha, Sub bagian akademik, sub bagian keuangan, sub bagian kepegawaian, sub bagian umum, sub bagian kemahasiswaan. Unit penunjang pelaksana akademik juga termasuk unit pendukung yang meliputi Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, Unit Penjaminan Mutu dan Jurnal Pendidikan Islam “Azkiya”. 1.2
Tujuan Manual Mutu Manual Mutu ini bertujuan untuk:
1.2.1 Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Fakultas Agama Islam, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. 1.2.2 Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses penjaminan mutu. 1.2.3 Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO 9001:2008. 1.2.4 Mencerminkan komitmen Fakultas dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan. 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Rujukan yang digunakan dalam Manual Mutu ini adalah: 2.1
Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
2.2
Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
2.3
Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
2.4
Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
2.5
Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009.
2.6
Statuta Universitas Kutai Kartanegara, 2014. Manual Mutu
1
2.7
Dokumen Sistem Penjaminan Mutu.
3. ISTILAH DAN DEFINISI 3.1
Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak) maupun tersirat.
3.2
Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Fakultas secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga semua pemangku kepentingan memperoleh kepuasan.
3.3
Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi atau pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi Fakultas untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelayanan dan peraturan yang berlaku.
3.4
Pelanggan, secara umum, adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan hasil layanan pendidikan. Pelanggan Fakultas dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; pengguna lulusan.
3.5
Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan.
3.6
Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. Lembaga pendukung di lingkungan Fakultas Agama Islam adalah lembaga yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan di Fakultas, seperti Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (UPPM), Unit Penjaminan Mutu (UPM), Lembaga Dakwah Fakultas Agama Islam (LD-FAI) dan Ikatan Alumni Fakultas Agama Islam (IKA-FAI).
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1
Sekilas tentang Fakultas Agama Islam. Fai-Unikarta berdiri berdasarkan SK Ketua Yayasan Pendidikan Kutai Nomor:
206/YPK/SK-vi/1994 tanggal 01 Juni 1994. Izin penyelenggaraan program studi Pendidikan Agama Islam jurusan Tarbiyah pertama kali berdasarkan keputusan Direktur Jendral Kelembagaan Agama Islam nomor: Dj.II/6/2003 tanggal 13 Januari 2003. Pada 11 Manual Mutu
2
Pebruari 2011 Fakultas Agama Islam Universitas Kutai Kartanegara terakreditasi dengan nilai B berdasarkan Keputusan BAN-PT nomor 046/BAN-PT/Ak-XIII/S1/II/2011. Penyelenggaraan program studi pada Fai-Unikarta berdasarkan keputusan Direktur Jendral Pendidikan Islam nomor 31 tahun 2013 tanggal 13 Pebruari 2013. 4.2
Organisasi Fakultas Agama Islam. Unsur-unsur dalam organisasi Fakultas Fakultas Agama Islam Universitas Kutai
Kartanegara adalah sebagai berikut. 4.2.1 Unsur Pimpinan Fakultas Unsur pimpinan Fakultas Fakultas Agama Islam terdiri dari seorang dekan yang dibantu oleh 3 orang wakil dekan, yaitu Wakil Dekan I Bidang Akademik, Wakil Dekan II Bidang Administrasi Umum dan Wakil Dekan III Bidang Kemahasiswaan. Pejabat Dekanat 2013– 2017 diangkat oleh Rektor Universitas kutai Kartanegara dengan keputusan ---------------------. Tugas, wewenang dan tanggung jawab dekanat diatur menurut pasal 42 Statuta Universitas Kutai Kartanegara tahun 2014 tentang Unsur Pimpinan Fakultas. 4.2.2 Senat Fakultas Statuta Universitas Kutai Kartanegara 2014 pasal 39 menyatakan bahwa senat fakultas terdiri dari guru besar, pimpinan fakultas (dekan dan para wakil dekan), ketua jurusan dan wakil dosen yang dipilih mewakili jurusan. Senat fakultas dipimpin oleh seorang ketua yang secara ex officio dijabat oleh dekan. Tugas pokok dan fungsi senat fakultas telah diatur dalam Statuta. Senat Fakultas Agama Islam memiliki 7 anggota, termasuk ketua. 4.2.3 Unsur Pelaksana Akademik Fakultas Agama Islam saat ini menyelenggarakan jurusan tarbiyah yang mengelola program sarjana (S1) Pendidikan Agama Islam dengan izin penyelenggaraan Direktur Jendral Pendidikan Islam nomor 31 tahun 2013. 4.2.4 Unsur Pelaksana Administrasi Unsur pelaksana administrasi dipimpin oleh Kepala Tata Usaha. Unsur-unsur yang dibawahi oleh Kepala Tata Usaha adalah Bagian Akademik, Bagian Keuangan, Bagian kepegawaian, bagian umum dan bagian kemahasiswaan. Pada tingkat jurusan, unsur pelaksana administrasi dikoordinir oleh Ketua jurusan.
Manual Mutu
3
4.2.5 Unsur Penunjang Lain Unsur penunjang lain di lingkungan Fakultas Agama Islam adalah Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (UPPM), Unit Penjaminan Mutu (UPM), Lembaga Dakwah Fakultas Agama Islam (LD-FAI), Ikatan Alumni Fakultas Agama Islam (IKA-FAI), perpustakaan fakultas dan Jurnal Pendidikan Islam “Azkiya”. Senat Fakultas
DEKAN Wakil Dekan I
Wakil Dekan II
Ka. Jurusan
Kepala TU
UPM UPPM Perpustakaan Jurnal
Sek. Jurusan
Bagian Akademik
Bagian Keuangan
Bag. Umum Perlengkapan
Wakil Dekan III
LD-FAI IKA-FAI
Bagian Kemahasiswaan
Bagian Kepegawaian
Gambar 1. Struktur organisasi Fakultas Agama Islam Tugas pokok dan fungsi unsur-unsur Fakultas Agama Islam Universitas Kutai Kartanegara adalah sebagai berikut: 1.
Dekan 1.1 Memimpin
pelaksanaan
pendidikan
dan
pengajaran,
penelitian
dan
pengabdian pada masyarkat. 1.2 Membina Dosen/ Tenaga Kependidikan dan tenaga administrasi fakultas. 1.3 Membina Mahasiswa dan Alumni Fakultas. 1.4 Bertanggung jawab terhadap pengelola keuangan, kepegawaian, administrasi umum dan perlengkapan. 1.5 Menjalin kerja sama dengan orang tua mahasiswa, alumni dan instansi lain. 1.6 Bersama Senat Fakultas membuat Keputusan, Prosedur dan Mekanisme Kerja Dilingkungan Fakultas masing-masing, yang diusulkan ke Rektor sebagai dasar penetapan dalam bentuk Surat Keputusan Rektor. 1.7 Bertanggungjawab Kepada Rektor. 2.
Wakil Dekan I 2.1 Membantu/ mewakili Dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan
Manual Mutu
4
pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat 2.2 Merencanakan proses belajar mengajar, sirkulasi SDM, menyusun kurikulum, silabus dan satuan ajaran pembelajaran. 2.3 Mewakili dekan dalam kegiatan akademik, perencanaan dan kerja sama. 2.4 Melaksanakan penjamin mutu akademik fakultas 2.5 Bekerja sama dengan Wakil Dekan II dalam hal pengadaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana pendidikan 2.6 Bekerja sama dengan Wakil Dekan III dalam hal pengembangan mahasiswa dibidang akademik, kegiatan mahasiswa dan wisuda 2.7 Bertanggung jawab kepada Dekan 3.
Wakil Dekan II 3.1 Membantu/ mewakili Dekan dalam memimpin pelaksanaan administrasi umum 3.2 Pengelolaan keuangan 3.3 Pengurusan kepegawaian 3.4 Pengelolaan perlengkapan 3.5 Pengurusan ketata usahaan 3.6 Penyelenggaraan hubungan masyarakat 3.7 Pengelolaan data yang menyangkut bidang administrasi umum 3.8 Hal-hal lain yang ditugaskan atasan langsung
4.
Wakil Dekan III 4.1 Membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang keuangan, kepegawaian, administrasi umum dan perlengkapan 4.2 Merencanakan
breakdown
anggaran
dan
mempertanggung
jawabkan
breakdown 4.3 Membuat penilaian terhadap KTU dan Kasubag serta memiliki hak untuk memberikan masukan kepada badan pertimbangan jabatan dan kepangkatan (baperjakat) Universitas 4.4 Membantu Dekan membina tenaga kependidikan dan administrasi fakultas 4.5 Mewakili Dekan dalam bidang administrasi umum dan rumah tangga 4.6 Mengusahakan kesejahteraan dosen dan tenaga administrasi 4.7 Bekerja sama dengan Wakil Dekan I dalam hal pengadaan dan pemanfaatan
Manual Mutu
5
sarana dan prasarana pendidikan 4.8 Bertanggung jawab kepada Dekan Senat Fakultas mempunyai tugas sebagai berikut: 1.1
Merumuskan
kebijakan
akademik,
baku
mutu
pendidikan,
dan
pengembangan fakultas; 1.2
Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian dosen (civitas akademika);
1.3
Merumuskan norma, etika, dan tolok ukur pelaksanaan penyelenggaraan fakultas;
1.4
Menilai pertanggungjawaban dan pelaksanaan program dan anggaran yang telah ditetapkan oleh Dekan;
1.5
Memberikan pertimbangan kepada Rektor mengenai calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi Dekan, Wakil Dekan, Ketua dan Sekretaris Jurusan;
1.6
Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik, kecakapan dan kepribadian sivitas akademika di tingkat fakultas;
1.7
Memberikan pertimbangan terhadap usulan pemberian gelar doktor kehormatan bagi seseorang yang memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan yang berlaku;
1.8
Memberikan pertimbangan dan persetujuan atas rencana anggaran pendapatan dan belanja Universitas yang diajukan oleh Dekan;
1.9
Menilai pertanggungjawaban dan pelaksanaan kebijakan yang telah dijalankan oleh Dekan;
1.10 Memberikan pertimbangan untuk Dosen yang diusulkan menduduki jabatan fungsional akademik yang lebih tinggi; 1.11 Memberikan pertimbangan untuk Dosen yang diusulkan menduduki jabatan fungsional guru besar; 1.12 Mengusulkan pemberian gelar doktor kehormatan; 1.13 Mengesahkan rincian tugas dan organisasi tata kerja di tingkat fakultas. Pada tingkat Jurusan/ program studi job description diatur pada Prosedur Mutu Fakultas Agama Islam, sebagai berikut: 1.
Ketua Program Studi Tugas:
Manual Mutu
6
1.1
Menyusun rencana strategis pengembangan Program Studi Pendidikan Agama Islam yang dipimpinnya minimal untuk jangka waktu 4 tahun
1.2
Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan Program Studi Pendidikan Agama Islam yang dipimpinnya
1.3
Menetapkan dan menjamin pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai peraturan, kaidah dan tolok ukur yang ditetapkan.
1.4
Menetapkan dan menjamin sistem pengelolaan seluruh kekayaan Program Studi
dan
secara
optimal
memanfaatkannya
untuk
kepentingan
pengembangan dan penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai peraturan, kaidah dan tolok ukur yang ditetapkan. 1.5
Membuat kebijakan akademik, sistem pembinaan, peningkatan prestasi, kenyamanan dan kesejahteraan kerja dan belajar bagi tenaga kependidikan, mahasiswa, dan tenaga administrasi di lingkungan Program Studi Pendidikan Agama Islam yang dipimpinnya, atas persetujuan Dekan.
1.6
Membuat sistem pembinaan dan hubungan dengan alumni Program Studi Pendidikan Agama Islam yang dipimpinnya dan masyarakat pada umumnya
1.7
Membuat pedoman kerja dan menjamin akuntabilitas pengelolaan sumber dana di Program Studi Pendidikan Agama Islam yang dipimpinnya
1.8
Membuat pedoman kerja dan menjamin akuntabilitas pengembangan dan pengelolaan sumber daya di Program Studi yang dipimpinnya
1.9
Melaporkan seacara berkala kemajuan Program Studi Pendidikan Agama Islam yang dipimpinnya kepada masyarakat dan seluruh civitas Program Studi yang dipimpinnya
1.10 Menyusun dan menyampaikan laporan tahunan kepada Dekan 1.11 Menetapkan dan menjamin terlaksanaya sistem evaluasi diri dan peningkatan akreditasi. 1.12 Mengajukan tenaga kependidikan, tenaga administrasi dan golongan tenaga kerja lain yang ditetapkan sesuai kebutuhan Program Studi yang dipimpinnya kepada Dekan. 1.13 Menetapkan dan menjamin pelaksanaan tugas pimpinan tingkat unit-unit lain di lingkungan Program Studi yang dipimpinnya 1.14 Membuat laporan kegiatan di wilayah kerja Program Studi secara periodik kepada Dekan.
Manual Mutu
7
Wewenang: 1.15 Memberi
petunjuk
dan
bimbingan
tentang
pelaksanaan
pendidikan,pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat kepada. 1.16 Memberi petunjuk dan bimbingan serta mengevaluasi tentang pelaksanaan pengaturan keuangan Program Studi dan administrasi akademik dan umum. 1.17 Memberi
petunjuk
dan
bimbingan
tentang
pelaksanaan
pembinaan
kemahasiswaan dan kerjasama. 1.18 Memberi petunjuk dan bimbingan tentang karier dosen dan administrasi. 1.19 Memberi penilaian terhadap prestasi akademik dan kecakapan dosen dan staf. 2.
Sekretaris Program Studi 2.1
Membantu Ketua Program Studi dalam pelaksanaan administrasi akademik
2.2
Mewakili Ketua Program Studi dalam tugas-tugas yang ditetapkan oleh Ketua Program Studi
2.3
Membuat laporan perkembangan pendidikan akademik secara periodik
2.4
Membantu mengolah dan menginput nilai ujian skripsi
2.5
Bertanggung jawab kepada Dekan
Unsur Pelaksana Administrasi 1.
Kepala Tata Usaha 1.1
Membantu menyusun rencana dan program kerja tahunan bagian tata usaha fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas
1.2
Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya
1.3
Mengkoordinir seluruh kegiatan akademik, keuangan, kemahasiswaan, administrasi umum dan perlengkapan
1.4
Menilai prestasi kerja kepala subbagian sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karir
1.5
Menyusun laporan kerja bagian tata usaha fakultas sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas
2.
Bagian Akademik 2.1
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Akademik sebagai pedoman pelaksanaan tugas
Manual Mutu
8
2.2
Menyiapkan, melaksanakan dan memantau kegiatan registrasi, perkuliahan, ujian semester, proposal, skripsi dan yudisium
2.3
Mengelola dan mengiput data akademik; membuat data mahasiswa aktif dan tidak aktif per semester, memverifikasi berkas usulan mahasiswa untuk mengikuti perkuliahan, nilai hasil ujian akhir semester (UAS), memverifikasi legalisir transkrip nilai dan ijazah.
2.4
Membantu melaksanakan seluruh kegiatan administrasi tata usaha, khusus yang berhubungan dengan administrasi akademik
2.5 3.
Hal-hal lain yang ditugaskan atasan langsung
Bagian Keuangan 3.1
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Keuangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
3.2
Memverifikasi dan menginput data kwitansi pembayaran; SKS, SPG, Registasi, Perpustakaan, UAS, bimbingan skripsi, seminar/ ujian skripsi, yudisium, laboratorium/ praktikum, KKN dan PPL.
3.3
Membuat pertanggung jawaban keuangan tiap semester.
3.4
Membantu melaksanakan seluruh kegiatan administrasi tata usaha, khusus yang berhubungan dengan administrasi keuangan
3.5 4.
Hal-hal lain yang ditugaskan atasan langsung
Bagian Umum dan Perlengkapan 4.1
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Umum dan Perlengakapan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
4.2
Melaksanakan pemeliharaan barang inventaris kantor dan membuat usulan pengadaan barang kantor.
4.3
Melaksanakan pengarsipan surat masuk dan surat keluar
4.4
Melaksanakan urusan rumah tangga kantor serta ruang kuliah
4.5
Membantu melaksanakan seluruh kegiatan administrasi tata usaha, khusus yang berhubungan dengan administrasi umum dan perlengkapan
4.6 5.
Hal-hal lain yang ditugaskan atasan langsung
Bagian Kemahasiswaan 5.1
Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Kemahasiswaan sebagai
Manual Mutu
9
pedoman pelaksanaan tugas 5.2
Membuat data kemahasiswaan dan keaktifan kegiatan kemahasiswaan
5.3
Melakukan pendataan dan membuat data alumni per angkatan
5.4
Melakukan pembinaan dan pengembangan terhadap BEM, HMJT dan UKM
5.5
Memantau kegiatan kemahasiswaan yang meliputi bidang penalaran, bakat dan minat kesejahteraan serta pengabdian kepada masyarakat
5.6
Mempublikasikan berbagai lomba bagi mahasiswa pada tingkat regional dan nasional
5.7
Membantu melaksanakan seluruh kegiatan administrasi tata usaha, khusus yang berhubungan dengan kemahasiswaan
5.8
Hal-hal lain yang ditugaskan atasan langsung.
Unsur Penunjang: 1.
Unit Penjamin Mutu (UPM) 1.1
Mengkoordinasikan penyusunan mutu akademik yang dibuat oleh Fakultas;
1.2
Melaksanakan audit sistem dan audit kepatuhan secara rutin;
1.3
Menyampaikan laporan hasil audit dengan rekomendasinya secara tertulis kepada Rektor melalui Badan Penjamin Mutu;
1.4
Memantau, mengevaluasi dan melakukan analisis terhadap tindak lanjut pelaksanaan audit.
2.
Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (UPPM) 2.1
Memberi pertimbangan mengenai kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2.2
Menyeleksi proposal dan monev kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat
2.3
Mengadakan kegiatan workshop metode penelitian, pengabdian dan penulisan karya ilmiah,
2.4
Memberikan layanan informasi tawaran penelitian dari berbagai sumber pendanaan.
3.
Jurnal Pendidikan Islam ”Azkiya” 3.1
Menyebarluaskan hasil penelitian
3.2
Menunjang publikasi ilmiah
Manual Mutu
10
4.
4.3
Perpustakaan Fakultas 4.1
Menyediakan sumber pustaka penunjang pendidikan Jurusan/ program studi.
4.2
Mengarsipkan naskah skripsi dan hasil penelitian dosen
Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Agama Islam Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Agama Islam Universitas Kutai Kartanegara adalah
sebagai berikut: 4.3.1 VISI Unggul dalam pengembangan pendidikan Islam dan berorientasi pada kemandirian. 4.3.2 MISI 1. Mengembangkan pendidikan Islam melalui kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. 2. Membina mahasiswa yang dapat mengaktualisasi nilai-nilai Islam dalam kehidupan masyarakat. 3. Mengembangkan citra akademik sebagai perguruan tinggi agama Islam berorientasi kemandirian. 4.3.3 TUJUAN Mencetak sarjana yang berkualifikasi: 1.
Bertakwa, berakhlak mulia dan berpengetahuanagama Islam
2.
Profesional dan peka terhadap perubahan ilmu pengetahuan serta teknologi.
3.
Mampu mengidentifikasi dan memecahkan permasalahan-permasalahan yang berkembang dalam masyarakat berdasarkan kajian Islam.
4.
Memiliki jiwa kemandirian.
4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Fakultas Agama Islam maka dibentuklah struktur fungsional organisasi penjaminan mutu dalam bentuk Unit Penjaminan Mutu (UPM). Struktur tersebut mencakup tingkat fakultas dan jurusan/program studi.
Manual Mutu
11
Badan Penjaminan Mutu (BPM)
Rektor
Senat Universitas
Dekan
Senat Fakultas
Lembaga/ Biro
Unit Penjaminan Mutu
Wakil Dekan I
(UPM)
Jurusan/ Program Studi
Gambar 2. Struktur Fungsional Penjaminan Mutu Ketua UPM mempunyai tugas: 1. Bertanggung jawab dan mengevaluasi kinerja dan tugas UPM 2. Koordinasi dengan anggota UPM dan koordinasi dengan pelaksana/dekanat dan jajarannya baik dalam penyusunan maupun revisi dokumen mutu. 3. Koordinasi dengan anggota UPM dan koordinasi dengan pelaksana/dekanat dan jajarannya dalam sosialisasi Penjaminan mutu 4. Koordinasi dengan anggota UPM dan koordinasi dengan pelaksana/ dekanat dan jajarannya dalam implementasi Penjaminan mutu. 5. Menyusun dokumen mutu. Sekretaris UPM mempunyai tugas: 1. Mendokumentasikan dokumen-dokumen UPM. 2. Mendokumentasikan administrasi UPM. 3. Menyusun dokumen mutu. 4. Melaporkan
perkembangan
pendokumentasian
dokumen-dokumen
dan
administrasi UPM. Anggota UPM mempunyai tugas: 1. Mengumpulkan data-data terkait dengan dokumen UPM 2. Menyusun dokumen mutu 3. Koordinasi dengan pelaksana akademik fakultas baik dalam penyusunandokumen maupun evaluasi perkembangan penjaminan mutu..
Manual Mutu
12
Proses utama Sistem Manajemen Mutu pada Fakultas Agama Islam mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Kutai Kartanegara seperti ditunjukkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (PT) dilakukan atas dasar Penjaminan Mutu Internal (PMI), Penjaminan Mutu Eksternal (PME), dan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) dan Evaluasi Kinerja Dosen (EKD) yang dikaitkan dengan perijinan penyelenggaraan program studi. PMI adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh perguruan tinggi pelaksana (internally driven). Sistem beserta parameter dan metoda yang dilakukan untuk mengukur hasil ditetapkan oleh perguruan tinggi dengan mengacu pada visi dan misi PT yang bersangkutan dan berdasarkan pada pemenuhan Standar Nasional Pendidikan. PME adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh badan akreditasi seperti BAN-PT atau lembaga lain dengan cara yang ditetapkan oleh lembaga akreditasi yang melakukan. Lembaga akreditasi mewakili masyarakat sehingga sifatnya mandiri. Penjaminan mutu eksternal ini yang menghasilkan akreditasi wajib dilakukan oleh program studi seperti yang diatur dalam Undang-Undang Sisdiknas. Hampir semua program studi di Universitas Kutai Kartanegara telah terakreditasi. Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di Fakultas Agama Islam digambarkan seperti Gambar 4. Manual Mutu
13
IMahasiswa Baru
Dekan WD I
WD II
Pemerintah, Masyarakat, Pengusaha
Senat Fakultas IKA-FAI
WD III
Jurusan/ Program Studi - Layanan Pendidikan - Layanan Pengabdian - Layanan Administrasi
LD-FAI Jurnal
Unit Penjaminan Mutu
Pemerintah, Masyarakat, Pengusaha
UU Sisdiknas, Statuta UNIKARTA, Dok. Mutu Unikarta dan Dok. Mutu FAI
Tata Usaha Perpustakaan
Layanan Pendidikan, Inovasi, Penelitian, Pengabdian dan Administrasi
MANAJEMEN FAKULTAS SDM, Dana, Sistem Informasi, Sarana dan Prasarana Output Lulusan
MANAJEMEN UNIVERSITAS Layanan manajerial, administrasi, umum, penunjang, dan jaminan mutu
Gambar 4. Bisnis proses Fakultas Agama Islam Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain dan menyediakan kepuasan pelanggan. Pelayanan kepada pelanggan disesuaikan dengan standar pelayanan yang telah dibakukan sebagai pedoman dalam pemberian layanan. Dalam bisnis proses Fakultas Agama Islam, pelayanan terbagi di tingkat jurusan dan fakultas, yang akhirnya akan terpusat ke manajemen Universitas. Di manajemen Jurusan, pelayanan yang diberikan berupa a) layanan pendidikan, b) layanan peneltian, c) layanan pengabdian, dan d) layanan administrasi. Sedangkan di tingkat fakultas, pelayanan yang diberikan berupa a) layanan manajerial, b) layanan penelitian, pengabdian masyarakat dan kerja sama, c) layanan administrasi, d) layanan penunjang, e) layanan penjaminan mutu. Bisnis proses di Fakultas Agama Islam terdiri dari 5 (lima) proses utama, dapat dilihat pada Tabel 1 berikut: Proses Proses
Output (produk)
Pelanggan
Belajar Sarjana (S1)
Mengajar
Karya
ilmiah
Mahasiswa dan dosen yang
tidak
dipublikasikan (skripsi) Proses Penelitian
Karya
ilmiah
yang
tidak Mahasiswa, instansi Manual Mutu
14
dipublikasikan
(Laporan
hasil pemerintah,
penelitian)
swasta,
peneliti lain
Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten) Proses
Pelatihan
Masyarakat,
Sekolah/
Pengabdian
Konsultasi
Madrasah, PT lain,
BKM, PPL, KKN, studi banding
peneliti lain, PEMDA.
Unit usaha mahasiswa (penjualan produk) Proses
Penyelenggara: Seminar, Lokakarya, Instansi pemerintah,
Pengorganisasian
Simposium, diklat
even ilmiah
Peran serta: Seminar, Lokakarya, Organisasi
masyarakat,
Lembaga/
Simposium, diklat Tabel 1. Daftar Proses Bisnis terkait Output dan Pelanggan di Fakultas Agama Islam 4.5. Sistem Dokumentasi dan Audit Sistem dokumentasi dalam penjaminan mutu mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Kutai Kartanegara dan rujukan dokumen pada butir 2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan Universitas Kutai Kartanegara; Statuta; SPM Universitas Kutai Kartanegara; Renstra Universitas Kutai Kartanegara; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung). No
Dokumen
Nomor
1
Visi dan Misi
01000 01000
2
Rencana Strategis (Renstra)
01000 02000
3
Program Kerja Dekan
01000 03000
4
Peraturan Akademik
01000 04000
5
Manual Mutu
01000 05000
6
Standar Mutu
01000 06000
7
PM Prosedur Mutu (PM) Penyusunan Visi Misi
PM.UPM-FAI/2015-001
Manual Mutu
15
8
9 10
Sosialisasi Visi Misi
PM.UPM-FAI/2015-002
Penyusunan Rencana Strategis
PM.UPM-FAI/2015-003
Pengelolaan Akreditasi
PM.UPM-FAI/2015-004
Pengelolaan Sarana Prasarana
PM.UPM-FAI/2015-005
pengelolaan Dana
PM.UPM-FAI/2015-006
Job Description Program Studi
PM.UPM-FAI/2015-007
Kurikulum
PM.UPM-FAI/2015-008
Satuan Acara Perkuliahan
PM.UPM-FAI/2015-009
Bimbingan Akademik
PM.UPM-FAI/2015-010
Penetapan Dosen Pembimbing Akademik
PM.UPM-FAI/2015-011
Penasihat Akademik
PM.UPM-FAI/2015-012
Penetapan Dosen Pengajar
PM.UPM-FAI/2015-013
Proses Pembelajaran
PM.UPM-FAI/2015-014
Ujian Semester
PM.UPM-FAI/2015-015
Praktik Pengalaman Lapangan
PM.UPM-FAI/2015-016
Ujian Komprehensif
PM.UPM-FAI/2015-017
Usulan Proposal Penelitian
PM.UPM-FAI/2015-018
Dosen Pembimbing Skripsi
PM.UPM-FAI/2015-019
Seminar Proposal Skripsi
PM.UPM-FAI/2015-020
Penelitian Skripsi
PM.UPM-FAI/2015-021
Ujian skripsi
PM.UPM-FAI/2015-022
Pemilihan Pimpinan
PM.UPM-FAI/2015-023
Kerjasama
PM.UPM-FAI/2015-024
Instruksi Kerja (IK) Monitoring Kurikulum
IK.UPM-FAI/2015-025
Monitoring Satuan Acara Perkuliahan
IK.UPM-FAI/2015-026
Dokumen Pendukung Borang-borang
Tabel 2. Daftar Dokumen Mutu
Manual Mutu
16
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Akademik yang diterapkan universitas. Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Audit Internal Universitas. Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh unit kerja di Fakultas Agama Islam dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO 9001:2008 yang dinyatakan dalam perolehan sertifikat. Selain itu, program studi di Fakultas Agama Islam harus diasesmen oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi program studi tersebut. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT. 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen Fakultas Agama Islam harus mengidentifikasi layanan pendidikan yang memuaskan kebutuhan dan harapan pelanggan. Fakultas Agama Islam dan unit kerjanya mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan sistem manajemen mutu. Strategi yang ada, meliputi: 5.1.1 Mengkomunikasikan sistem manajemen mutu di lingkungan Fakultas 5.1.2 Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran masa depan Fakultas Agama Islam; 5.1.3 Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices; 5.1.4 Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi dan tugasnya. 5.1.5 Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan materi, yang diperlukan untuk mencapai sasaran; dan 5.1.6 Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran yang ditetapkan. 5.2 Kepuasan Pelanggan Dalam rangka pemenuhan komitmen untuk fokus terhadap pelanggan, Fakultas Agama Islam menetapkan kriteria kelulusan sesuai dengan spesifikasi lulusan. Fakultas Agama Islam dan unit kerja penyelenggara pendidikan mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan terutama mahasiswa yang
Manual Mutu
17
ditetapkan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indikator kinerja jurusan/ program studi. Fakultas Agama Islam, secara umum, adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan Fakultas dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; pengguna lulusan dan Rektor. Persyaratan pelanggan adalah persyaratan yang harus dimiliki pengguna layananan tri dharma Fakultas Agama Islam Universitas Kutai Kartanegara, persyaratan pelanggan utama yaitu mahasiswa tercantum dalam buku pedoman pendidikan masing masing jurusan/PS. Pemenuhan kepuasan mahasiswa dilakukan dengan: 5.2.1 Setiap mahasiswa mendapatkan dosen Pembimbing Akademik (PA). 5.2.2 Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan diusahakan mendapatkan beasiswa melalui prosedur yang berlaku. 5.2.3 Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 5.2.4 Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Fakultas Agama Islam. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas (MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan). Kepuasan
pelanggan
dipenuhi
dengan
selalu
mengidentifikasi
dan
mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan semua indikator kinerja jurusan/PS. Sementara untuk unit pendukung akademik mengindentifikasi persyaratan pelanggan sesuai Tupoksi dan program pelayanan prima. Persyaratan pelanggan dinyatakan secara jelas di dalam Manual Mutu. Setiap tahun dilakukan evaluasi kepuasan pelanggan internal dan eksternal untuk perbaikan mutu Fakultas Agama Islam Universitas Kutai Kartanegara secara berkelanjutan. 5.3 Kebijakan Mutu Fakultas Agama Islam menggunakan kebijakan mutu yang sesuai dengan tujuan organisasi
untuk
memandu
dan
mengarahkan
pengambilan
keputusan
serta
meningkatkan kesinambungan dalam proses layanan. Proses pendidikan di unit-unit kerja harus mengacu kebijakan mutu Fakultas Agama Islam. Kebijakan mutu yang ada perlu Manual Mutu
18
untuk dikomunikasikan dan dipahami oleh semua personel yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan. Fakultas Agama Islam mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: 5.3.1. Fakultas Agama Islam akan melaksanakan tri dharma perguruan tinggi dalam rangka menyediakan sumber daya manusia di bidang Pendidikan Agama Islam yang
mengacu
sasaran
mutu
Universitas
Kutai
Kartanegara
sebagai
xxxxxxxxxxxxxxxx dan bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan, dengan menjalankan sistem penjaminan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. 5.3.2. Kebijakan mutu ditinjau ulang dalam kegiatan manajemen review sebagai upaya evaluasi yang disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan dan kondisi yang ada. 5.4 Perencanaan Sistem Mutu Sasaran Mutu Sasaran mutu Fakultas Agama Islam disesuaikan dengan tujuan organisasi. Sasaran mutu bersifat komprehensif yang mewakili semua fungsi (bisnis proses organisasi) dan ditetapkan di setiap jenjang organisasi. Standar Mutu Fakultas disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar Fakultas lebih siap dalam membantu jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi. Sasaran mutu dinyatakan dalam Renstra Fakultas Agama Islam 2014-2018. Beberapa sasaran mutu Fakultas dapat dilihat pada Tabel 3. No
Indikator
1
Kualifikasi dosen S2
2
Lulus tepat waktu
3
Lama waktu tunggu < 6 bulan untuk lulusan
4
Akreditasi B bagi PS
Target 2014
2015
Tabel 3. Indikator dan Sasaran Mutu Fai Unikarta Selain itu, sasaran mutu FAI mengikuti sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas, antara lain: 5.4.1 Menjamin bahwa akreditasi untuk semua program studi sarjana di FAI mencapai nilai akreditasi A dan semua program studi magister di FAI mencapai minimal nilai akreditasi B.
Manual Mutu
19
5.4.2 Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80%. 5.4. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Perencanaan sistem mutu dinyatakan/tersirat dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unit- unit kerja harus relevan dengan kebijakan mutu Fakultas Agama Islam. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu Fakultas Agama Islam menjadi tanggung jawab dekan. Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen mutu; Kebijakan Mutu, Rencana Strategis (Renstra), Manual Mutu dan Standar Mutu Fakultas dan atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Fakultas Agama Islam, maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing personil telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat Fakultas diangkat Wakil Dekan I sebagai Management Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Dekan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari- hari yang dilaksanakan Unit Penjaminan Mutu. Komunikasi Dekan, MR dan tim UPM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders (pelanggan) dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka. Wakil Manajemen (Management Representative) •
Fakultas menetapkan Wakil Manajemen atau MR (Management Representative) di tingkat Fakultas dan Jurusan sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal. MR adalah PD I untuk tingkat fakultas dan Sekretaris Jurusan untuk tingkat jurusan, serta wakil atau sekretaris pimpinan untuk Program Pascasarjana.
•
MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat fakultas dan Jurusan serta Program Pascasarjana.
•
MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat fakultas dan Jurusan masing-masing harus melapor kepada Dekan, Ketua Jurusan, Manual Mutu
20
Ketua Program Pascasarjana serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan kinerja implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu UB dan Audit baik internal maupun ekternal. •
MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti dan mensosialisasikan SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan kepada anggota organisasi. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar.
Komunikasi internal •
Dekan, Ketua Jurusan dan Ketua Program Pascasarjana harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu.
•
Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi.
•
Pimpinan (Dekan, Kajur dan Ketua Program) harus memastikan bahwa komunikasi ada antar tingkat organisasi, serta antar bidang dan jurusan yang berbeda.
5.6 Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen dilakukan dua kali dalam setahun setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Dekan dan jajaran pimpinan fakultas dan jurusan, MR dan tim UPM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan serta kebutuhan sumber dayanya. Input tinjauan manajemen berasal dari temuan pada audit mutu dan masukan dari pihak lain yang berkompeten. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada seluruh dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat pleno fakultas. Rekaman tinjauan manajemen dipelihara dalam bentuk notulen rapat pleno. Fakultas harus melaksanakan tinjauan setidaknya sekali dalam satu tahun. Tinjauan sistem manajemen mutu mencakup tinjauan periodik terjadwal dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa,
Manual Mutu
21
kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, Dekan harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi Fakultas Teknologi Pertanian. 6. Pengelolaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya Fakultas Agama Islam menjamin bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Teknologi Pertanian tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan sistem menjamin mutu dapat berjalan dengan baik. Visi Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi. Fakultas Agama Islam mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Fakultas Agama Islam juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Fakultas Agama Islam harus: 1) Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; 2) Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; 3) Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan 4) Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi. 6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif. 6.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya menyediakan dosen dan tenaga Manual Mutu
22
kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya juga melaksanakan tindakan yang sistematik untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan yang ditetapkan. 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait, seperti misalnya fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, dan kafetaria, dan lain-lain. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya juga menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan berkesinambungan. 7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1 Perencanaan Program Layanan Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk desain dan pengembangan metode layanan. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk perencanaan, desain, pengembangan kurikulum serta metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi. Sedangkan penelitian dan pengabdian masyarakat meliputi Manual Mutu
23
payung dan road map, penilaian, tindak lanjut, pelibatan mahasiswa, kesempatan dana serta diseminasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7.1.1 Pendidikan/Pengajaran Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai yang diinginkan. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (lihat 6.1). Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (lihat 5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.1.2 Penelitian Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan program penelitian, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (6.1). Realisasi penelitian harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian harus dikendalikan meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau Manual Mutu
24
instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.1.3 Pengabdian Kepada Masyarakat Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan program pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (6.1). Realisasi pengabdian kepada masyarakat harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.1.4 Layanan Administrasi Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya memberikan layanan administrasi kepada para pengguna untuk menunjang kegiatan tri dharma perguruan tinggi. Layanan administratif yang ada dikelompokkan ke dalam bidang akademik, kepegawaian dan keuangan, umum dan perlengkapan, kemahasiswaan dan unit pendukung. Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (6.1). 7.2 Proses terkait mahasiswa Fakultas Agama Islam dan semua unsurnya secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable, dan comsumed selama penyampaiannya. Fakultas Agama Islam Manual Mutu
25
dan semua unsurnya memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya. PBM dalam menjalankan Tri Dharma PT dilakukan di ruang kelas dan laboratorium yang ada di lingkungan di Fakultas Agama Islam meliputi hal-hal sebagai berikut: 1) Fasilitas aman, sehat, bersih dan ada petugasnya 2) Prosedur komunikasi dua arah antara peserta dan petugas Fakultas yang responsif c. Personel memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan 3) Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh personel yang sesuai dengan kualifikasinya. 7.2.1 Penentuan persyaratan terkait layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Persyaratan pendidikan secara umum terlihat dari perilaku kebutuhan pemenuhan harapan akademik, profesional dan masyarakat. Persyaratan spesifik mahasiswa dapat terkandung dalam rencana studi dan kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh Fakultas Agama Islam. Layanan pendidikan harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan dan akreditasi terkait pendidikan. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen personal yang akan diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi universitas, NIM dan lain-lain. 7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait PBM Fakultas Agama Islam meninjau persyaratan terkait pengajaran untuk memastikan bahwa sistem PBM berjalan dengan semestinya. Persyaratan ditetapkan oleh Senat Fakultas Agama Islam. Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya diselesaikan melalui rapat senat. Apabila persyaratan pengajaran diubah, Senat Fakultas Agama Islam memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan personel yang relevan telah mengetahui persyaratan yang diubah. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini dipelihara oleh personel yang ditunjuk. 7.2.3 Komunikasi Mahasiswa Fakultas Agama Islam menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa yang terkait dengan informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM dan Manual Mutu
26
termasuk keluhan mahasiswa. Fakultas Agama Islam memfasilitasi komunikasi mahasiswa ini dengan persyaratan bahwa komunikasi mahasiswa disampaikan dengan cara yang santun, teratur, terjadwal dan terdokumentasi dengan baik. 7.3 Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.3.1 Perencanaan Kurikulum Dekan
mempertimbangkan
desain
dan
pengembangan
kurikulum
untuk
keuntungan mahasiswa. Kegiatan pengendalian desain seharusnya sesuai dengan maksud dan durasi layanan pendidikan. Prosedur-prosedur memastikan bahwa materi instruksi yang sesuai sama dengan persyaratan instruksi. Peralatan kalibrasi dapat diperlukan untuk beberapa maksud instruksi. Asesmen kebutuhan sebaiknya mencakup keefektifan sistem dan capaian mahasiswa. Asesmen kebutuhan mencakup persyaratan kinerja potensial dan aktual untuk menentukan: a. Bagaimana instruksi dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten; b. Ukuran keefektifan instruksi tertentu ; c. Keahlian apa yang sesuai dengan persyaratan kurikulum. Asesmen tersebut menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses tinjauan instruksi. Apabila validasi eksperimen dari instruksi tidak diijinkan, proses peer review dapat diadopsi. Laporan analisis kebutuhan menyediakan masukan untuk proses desain instruksi, menggambarkan hasil asesmen kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk desain. Proses pengembangan didokumentasikan dan digunakan oleh pengembang. Terdapat pernyataan proses tertentu masing-masing media penyampaian, atau proses generik untuk semua media. Proses-proses ini meliputi urutan tahap proses pengembangan; personel yang terlibat, proses tinjauan, dan kriteria terkait. 7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan Fakultas Agama Islam mengidentifikasi masukan untuk desain kurikulum dan rekaman masukan tersebut. Desain dan pengembangan disesuaikan dengan persyaratan fungsional dan persyaratan kinerja yang mengacu pada peraturan dan UU yang berlaku serta persyaratan lain yang penting bagi desain dan pengembangan. 7.3.3 Output Desain dan Pengembangan Output desain dan pengembangan mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja. Output desain menjadi acuan Manual Mutu
27
dalam pembelian dan penyediaan layanan serta penentuan kriteria penerimaan produk. 7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan Output desain dan pengembangan Pelanggan pada setiap tahap identifikasi meninjau hasil desain dan pengembangan terhadap persyaratan yang diacu (misalnya, profil profesi, sertifikasi kompetensi). 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan Verifikasi desain dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana desain dan pengembangan. Kegiatan ini dilakukan secara internal oleh setiap spesialis yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan independen. Tahap keluaran desain dan pengembangan disesuaikan dengan spesifikasi masukan desain dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan dipelihara oleh personel yang ditunjuk. 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan Proses ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum dan silabus yang dihasilkan. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap desain akhir. Sertifikasi merupakan metode validasi yang diterima. Rekaman keluaran dan tindakan validasi harus dipelihara. 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Kurikulum Dalam lingkungan pendidikan pesatnya perkembangan iptek dijadikan arahan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan
tersebut
sebaiknya
diidentifikasi,
didokumentasikan,
disahkan
dan
dikomunikasikan. Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan kurikulum dan rekaman harus dipelihara. 7.4 Pembelian Penggunaan sumber daya keuangan harus mencakup identifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk berinvestasi untuk meningkatkan kompetensi SDM dengan training dan/atau studi lanjut dengan spesifikasi. Evaluasi biaya pembelian barang dan layanan training dan/atau studi lanjut sebaiknya mempertimbangkan kinerja pemasok dan lembaga layanan pendidikan. Pelaksanaan pembelian dilakukan pada level Manual Mutu
28
universitas. 7.4.1 Informasi Pembelian Informasi pembelian harus mencerminkan kebutuhan barang dan layanan sesuai keperluan untuk menjamin informasi tersebut memenuhi kebutuhan lembaga atau unit kerja dan untuk membangun komunikasi dengan pemasok dengan efektif. 7.4.2 Verifikasi Pembelian Verifikasi dilakukan dengan memeriksa apakah barang dan layanan yang diterima telah memenuhi semua spesifikasi yang telah disepakati pada saat pengadaan barang dan layanan tersebut. 7.5 Ketentuan Layanan Pendidikan 7.5.1 Pengendalian Ketentuan Unit kerja penyelenggara pendidikan di lingkungan Fakultas Agama Islam harus mengidentifikasi keseluruhan topik dan tema subyek yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksi yang diterima. Unit kerja penyelenggara pendidikan juga menetapkan berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran. 7.5.2 Validasi Proses Unit kerja penyelenggara pendidikan di lingkungan Fakultas Agama Islam melakukan validasi atas keseluruhan topik dan tema subyek yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksinya. 7.5.3 Identifikasi dan Ketertelusuran Unit kerja penyelenggara pendidikan di lingkungan Fakultas Agama Islam mengendalikan dan merekam identifikasi layanan pendidikan. Identifikasi dan ketelusuran informasi yang relevan sebaiknya mencakup, bila diperlukan: 1) Kode satuan kurikulum, mata kuliah dan isi; 2) Rekaman identitas mahasiswa; 3) Jadwal kuliah; 4) Textbook/modul/diktat/catatan kuliah; 5) Peralatan praktikum; dan 6) Laporan PKL dan Tugas Akhir.
Manual Mutu
29
7.5.4 Properti Pelanggan Dalam organisasi pendidikan, properti milik mahasiswa adalah properti yang diberikan pada saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan. Properti milik mahasiswa mencakup antara lain textbook, buku kerja, studi kasus, ketentuan pendidikan khusus, komputer, perangkat lunak, pasokan seni, atau fasilitas yang dipasok oleh perusahaan pengadaan. Apabila ada properti mahasiswa atau peserta pelatihan yang hilang, harus dilaporkan kepada mahasiswa dan rekaman dipelihara. 7.5.5 Preservasi Lembaga atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus mempertimbangkan dokumen akademik yang disimpan seperti silabus, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (buku, modul/diktat kuliah, kaset video, program komputer). Pasokan untuk proses pendidikan dan/atau pelatihan dapat juga mencakup, misalnya dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk maksud pengajaran atau penelitian dan pengembangan. 7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran Unit kerja penyelenggara pendidikan di lingkungan Fakultas Agama Islam menetapkan ujian atau alat asesmen pengajaran yang valid. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian dengan rencana studi, kurikulum dan program pendidikan. Pemantauan dan pengukuran harus mencakup, tetapi tidak terbatas pada, profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, absensi kehadiran dan ujian akhir. Unit kerja penyelenggara pendidikan di lingkungan Fakultas Agama Islam menetapkan alat untuk memastikan bahwa ujian aman dan hasilnya valid. Apabila alat dan perangkat lunak ujian atau asesmen ditemukan tidak valid, lembaga atau unit kerja penyelenggara pendidikan sebaiknya merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum Hasil keluaran dari pemantauan dan pengukuran berupa kualitas lulusan yang telah memenuhi kompetensi sebagaimana yang telah ditetapkan. Hasil keluaran ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan menganalisis sejauh mana keefektifan peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. Manual Mutu
30
8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan Fakultas Agama Islam menetapkan persepsi pelanggan tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data tren kepuasan pelanggan didukung oleh bukti obyektif hasil audit layanan prima. Fakultas Agama Islam mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya antara lain nilai indeks prestasi, masa studi, dan kompetensi yang dikuasai. 8.2.2 Audit Internal Fakultas Agama Islam melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal yang telah dijadwal untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. Fakultas Agama Islam mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Mutu Universitas. 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Fakultas Agama Islam memiliki prosedur pemantauan tindakan pencegahan dan koreksi. Pengukuran dan pemantauan kinerja dan keefektifan proses digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. Fakultas Agama Islam mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses. 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan Unit kerja di lingkungan Fakultas Agama Islam yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundangundangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum.
Manual Mutu
31
Penilaian kinerja unit kerja yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. 8.3 Analisis Data Unit kerja di lingkungan Fakultas Agama Islam menganalisis data dan informasi tentang kepuasan pelanggan yang dikumpulkan dibandingkan dengan standar mutu yang ditetapkan, kecenderungan proses dan peluang untuk tindakan pencegahan serta evaluasi pemasok. Apabila sudah di atas standar, maka harus ada upaya untuk mempertahankan, sedangkan apabila masih di bawah standar mutu maka perlu dipikirkan upaya pemecahan masalahnya secara rinci dan mendalam. Data fakultas, baik akademis maupun administratif dikelola dan diperbarui secara berkesinambungan dan terus menerus oleh petugas yang ditunjuk. Hal ini untuk memudahkan dan mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proses perbaikan, tindakan korektif dan preventif. Metode statistik diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti rata-rata IPK, rata-rata lama studi, angka drop out, jumlah penelitian, pengabdian masyarakat, analisis kuisioner mahasiswa, indikator kinerja, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan sebagainya dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan. 8.4 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan Fakultas Agama Islam meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personil untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik.
Manual Mutu
32
Proses perbaikan dibahas dalam manajemen review yang mencakup hasil audit, tindakan pencegahan dan tindakan koreksi yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait) serta analisis data. 8.5.2 Tindakan Perbaikan Fakultas Agama Islam menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian produk dan peluang peningkatan. Tindakan korektif diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. 8.5.3 Tindakan Pencegahan Fakultas Agama Islam menetapkan Manual Prosedur untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya serta evaluasi tindakan yang diambil serta peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan yakni mahasiswa dan pihak terkait lainnya. Tindakan pencegahan/preventif direkam dan dikomunikasikan/ disampaikan ke pihak yang terkait langsung. Hasil dari perbaikan atas tindakan preventif selanjutnya akan dikomunikasikan ke seluruh civitas fakultas melalui rapat.
Manual Mutu
33
