Manajemen Perkantoran Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika Universitas Pasundan U i i P d Caca E Supriana S Si MT Caca E. Supriana, S.Si., MT.
[email protected]
Materi Pengertian dan prinsip‐prinsip perkantoran modern. y Kantor y Manajemen perkantoran y Perkantoran modern y Prinsip‐prinsip manajemen perkantoran modern pp p j p Pelaksanaan perkantoran modern y Tugas‐tugas dalam perkantoran modern y Efisiensi perkantoran modern. f k d Teknologi informasi untuk perkantoran modern. Office Automation Systems 2
Kantor y Pengertian kantor : y Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, l t t l h i dan pendistribusian data / informasi. y Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, p y gg g p g p , pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. y Sarana pemusatan kegiatan‐kegiatan yang bersifat S k i k i b if administratif, manajerial, dan fasilitatif.
3
Manajemen perkantoran y Rangkaian aktifitas merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.
4
Manajemen perkantoran y Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut
pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran. y Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak Li k k i j k id k hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal‐hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain‐lain.
5
Kegiatan administrasi y Menghimpun, yaitu kegiatan‐kegiatan yang mencari
dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana mana yang tadinya belum ada atau berserakan dimana‐mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan. y Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan b b i berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga l li di l k hi terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam. p g
6
K i d i i i Kegiatan administrasi macam kegiatan y Mengolah, yaitu bermacam Mengolah yaitu bermacam‐macam kegiatan mengerjakan keterangan‐keterangan dengan maksud agar mudah digunakan. y Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. jumlah yang diperlukan y Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak g g p ke pihak lain. y Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan b b i berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang d l di aman.
7
Perkantoran modern y Karakteristik kantor modern : y Punya bangunan dan tata ruang yg baik y Perlengkapan, alat/perabot yg tepat y Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel y Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan y y y y
demokratis Memiliki sikap cara berpikir bertindak sesuai perk Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization) Computer based 8
Prinsip kerja efektif Leffingwell 1. 2. 3. 4. 5 5.
Perencanaan : merencanakan secara benar Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik Uk Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan h di k i k d standar Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja, kesehatan, pengembangan diri, gaji.
9
Prinsip manajemen perkantoran y Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus
membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas p p p g g mereka. y Tata ruang kantor.
10
P i i manajemen j k Prinsip perkantoran p g p p g p • Mesin‐mesin dan perlengkapan‐perlengkapan yang otomatis. • Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja. • Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip, termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor. perencanaan perbaikan formulir kantor 11
Prinsip manajemen perkantoran g kepegawaian p g yyang lebih g • Hubungan ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat h kepegawaian, dan k d panduan d perintah. • Standar S d kualitas k li dan d kuantitas k i pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan. digunakan • Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan.
12
Pelaksanaan perkantoran modern y Menerima informasi y Merekam informasi y Mengatur informasi y Memberi informasi y Melindungi aset
13
Efisiensi perkantoran modern 5 unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu : 1 1. Pikiran 2. Tenaga 3. Waktu a tu 4. Ruang 5. Nilai
14
Teknologi informasi untuk perkantoran modern y Otomasi perkantoran O i k y Sistem elektronik formal dan informal y Kantor virtual K i l y Organisasi virtual y Aplikasi otomasi perkantoran A lik i t i k t
15
Otomasi perkantoran y Sejak pertama kali munculnya pengolah kata,
teknologi lain diterapkan pada pekerjaan kantor, dan semua itu disebut dengan otomasi perkantoran. semua itu disebut dengan otomasi perkantoran y Otomasi perkantoran meliputi semua sistem elektronik formal maupun informal yang memberikan perhatian pada komunikasi informasi dari dan kepada orang‐orang ke dalam dan ke luar perusahaan.
16
Sistem elektronik formal dan informal Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh
direncanakan dan didokumentasikan secara tertulis. Sistem formal diwujudkan pada basis perusahaan Si f l di j dk d b i h untuk memenuhi kebutuhan organisasional dalam banyak cara sebagaimana SIM. banyak cara sebagaimana SIM Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak didokumentasikan secara tertulis diwujudkan dalam j banyak cara sebagaimana DSS.
17
Office Automation Systems y Office Automation Systems (Sistem Otomasi Kantor)
adalah sistem informasi berbasis komputer dalam perkantoran perkantoran. y Dalam setiap lingkungan kerja, orang, tugas, peralatan dan sumber daya yang terorganisir dimanfaatkan untuk mencapai tujuan tertentu, umumnya berkaitan dengan produk tertentu. y Di Kantor, produk ini informasi. Informasi adalah produk Di Kantor produk ini informasi Informasi adalah produk dari pengolahan data dan setara dengan barang jadi yang dihasilkan setelah pengolahan bahan baku dan juga b h berharga dalam pengambilan keputusan. d l bil k 18
y Office Automation Systems mengacu pada mesin
komputer dan software (perangkat lunak) yang digunakan untuk membuat mengumpulkan digunakan untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, dan estafet informasi secara digital serta bervariasi untuk menyelesaikan g y tugas‐tugas dasar dan tujuan kantor. y Office Automation Systems (OAS) adalah konfigurasi hardware jaringan komputer dan perangkat lunak.
19
OAS & Kantor y Kantor adalah bagian dari bisnis yang menangani
informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dalam suatu organisasi yang dilakukan untuk memenuhi tujuan tertentu. y Operasi tersebut termasuk akuntansi, penggajian, Operasi tersebut termasuk akuntansi penggajian penagihan, dll. Berbagai kegiatan yang berada di bawah pekerjaan kantor adalah persiapan dokumen, mengisi, melakukan perhitungan sederhana, memeriksa informasi, komunikasi intraoffice dan komunikasi eksternal komunikasi eksternal. 20
Kegiatan Kantor (1) Kegiatan kantor yang berbeda dapat dikelompokkan ke dalam jenis berikut operasi: ‐ y Dokumen Capture ‐ Dokumen yang berasal dari sumber
luar seperti surat masuk, catatan, handout, grafik, dll. yang perlu diarsipkan. y Pemanfaatan perekaman (record) sumber daya ‐ termasuk pencatatan dalam hal sumber daya yang spesifik digunakan oleh personil kantor. ifik di k l h il k y Perhitungan ‐ fungsi kalkulator biasa seperti operasi aritmatika rutin seperti tagihan, perhitungan bunga, dll 21
Kegiatan Kantor (2) y Pembuatan dokumen ‐ terdiri dari persiapan dokumen,
dikte, mengedit teks. y Filing, Cari, Retrieval dan Tindak Lanjut ‐ Filing Cari Retrieval dan Tindak Lanjut berkaitan dengan mengisi, pengindeksan, pencarian dokumen yang memakan waktu yang signifikan. y Penerimaan dan Distribusi ‐ Termasuk distribusi korespondensi untuk recepients ditunjuk.
22
Office Automation Systems Office Automation Systems
23
Electronic Publishing g (Penerbitan Elektronik) y Sistem penerbitan elektronik termasuk pengolah kata
dan desktop publishing. y Perangkat lunak pengolah kata, misalnya, Microsoft P k l k l h k i l Mi f Word, Corel Word‐Perfect memungkinkan pengguna untuk membuat mengedit merevisi menyimpan dan untuk membuat, mengedit, merevisi, menyimpan, dan mencetak dokumen seperti surat, memo, laporan, dan manuskrip.
24
Electronic Communication (Komunikasi Elektronik) y Sistem komunikasi elektronik termasuk surat
elektronik (e‐mail), voice mail, faksimili (fax) dan konferensi video desktop konferensi video desktop.
25
Electronic Collaboration (Kolaborasi Elektronik) y Kolaborasi elektronik dimungkinkan melalui
pertemuan elektronik dan sistem kerja kolaboratif dan telekonferensi telekonferensi. y Pertemuan elektronik dan sistem kerja kolaboratif memungkinkan tim rekan kerja untuk menggunakan jaringan mikrokomputer untuk berbagi informasi, jadwal pembaruan dan rencana, dan bekerja sama pada proyek‐proyek terlepas dari jarak geografis.
26
Image Processing g g (Pengolahan Citra) y Sistem pengolahan gambar meliputi manajemen elektronik
dokumen, presentasi grafik, dan sistem multimedia. Sistem pencitraan mengubah teks gambar dan foto ke dalam pencitraan mengubah teks, gambar, dan foto ke dalam bentuk digital yang dapat disimpan dalam sebuah sistem komputer. y Bentuk digital ini dapat dimanipulasi, disimpan, dicetak, atau dikirim via modem ke komputer lain. Sistem pencitraan dapat menggunakan scanner, kamera digital, kartu video capture, atau komputer grafis canggih. y Perusahaan menggunakan sistem pencitraan untuk b b i d k berbagai dokumen seperti asuransi, catatan medis, catatan i i di gigi, dan aplikasi hipotek. 27
Office Management g (Manajemen kantor) y Sistem manajemen kantor termasuk aksesoris
elektronik kantor, penjadwalan elektronik, dan manajemen tugas Sistem ini menyediakan sarana manajemen tugas. Sistem ini menyediakan sarana elektronik mengorganisir orang, proyek, dan data. y Tanggal pertemuan bisnis, perjanjian, catatan, dan Tanggal pertemuan bisnis perjanjian catatan dan informasi kontak klien dapat dibuat, diedit, disimpan, dan diambil.
28
Manfaat Office Automation (1) y Otomatisasi kantor mengurangi jumlah pegawai. y Perusahaan besar tidak lagi harus menggunakan juru
tik. tik y Karyawan Kantor menjadi orang yang lebih fleksibel. y Resepsionis dapat menghabiskan lebih banyak waktu dengan klien. y Manajer tidak perlu selalu mendelegasikan mengetik, untuk memasukkan lebih banyak pekerjaan ke Public k kk l b h b k k k bl Relations.
29
Manfaat Office Automation (2) y Membawa alat dan teknik ke kantor dan membantu
orang‐orang seperti mereka memproses informasi. y Alters the quality of work (QWL), yang berfokus pada (QWL) yang berfokus pada peluang untuk kepuasan kerja pekerja dengan menyediakan pekerjaan yang bermakna sebagai lingkungan yang mendukung. y Meningkatkan produktivitas. y Dapat digunakan untuk mendapatkan keuntungan D t di k t k d tk k t strategis.
30
Kekurangan Office Automation Kekurangan dari aplikasi otomatisasi kantor dapat menghasilkan beberapa hasil yang tidak dii i k i diinginkan yaitu : y Pemindahan orang y Pemantauan kerja yang lebih ketat P t k j l bih k t t y Lingkungan kerja dengan tingkat stres lebih tinggi y Pendekatan pabrik atau perakitan mendekati pekerjaan
kantor
31
