Lexmark Global Services
Lexmark Managed Print Services Oplossingen op maat verlagen outputkosten en verbeteren bedrijfsprocessen bij mondiale bedrijven.
“Bij het integreren van documenten in elektronische workflowprocessen moeten klanten zo veel mogelijk profiteren van de specifieke knowhow van hun MPS-leveranciers. Door het toepassingsgebied van hun MPS-systeem te vergroten kunnen organisaties hun kostenbesparingen en procesverbeteringen maximaliseren.”
-Gartner, Inc. Magic Quadrant for MPS, Worldwide Ken Weilerstein et al., oktober 2011
Minder afdrukken. Meer besparen.
Is uw mondiale afdruk- en scantechnologie klaar voor de toekomst? Een MPS-strategie kan u helpen bij het standaardiseren en consolideren van uw printers en scanners. Dat kan eenmalige kostenbesparingen opleveren. Maar de MPS-strategie van Lexmark gaat veel verder. Veel MPS-leveranciers houden zich vooral bezig met de apparatuur: printers verwijderen, printers elders inzetten of afdruktaken omleiden naar gecentraliseerde reproductiecentra. Lexmark legt de nadruk op pagina’s, of beter, de pagina’s waarop uw dagelijkse bedrijfsprocessen gebaseerd zijn.
In tegenstelling tot andere leveranciers dringt Lexmark geen kant-en-klare oplossingen op, maar past de oplossingen aan aan de unieke behoeften van de klant.
Het verkleinen van uw printerpark en het verhogen van het aantal gebruikers per printer kan inderdaad eenmalige besparingen opleveren. Op de langere termijn levert dat echter geen blijvende productiviteitswinst en kostenbesparingen op. Daarvoor zult u toch echt minder moeten afdrukken en minder afhankelijk moeten worden van papieren documenten. Vervolgens zult u de manier moeten verbeteren waarop papieren en digitale documenten in uw onderneming worden gescand, beheerd en gebruikt.
1 - Optimaliseren Allereerst stemmen wij uw printerpark af op uw bedrijf of uw doelstellingen. Dat doen we door de juiste mix en plaatsing van printers te bepalen. Zo weet u zeker dat uw printerinfrastructuur zo efficiënt en productief mogelijk wordt ingezet.
3 - Verbeteren Wij helpen u verspilling tegen te gaan door overbodige afdruktaken te elimineren. Dat doen we door bewezen outputstrategieën te implementeren die het mogelijk maken de afdrukvolumes te verkleinen. Dat levert extra besparingen op.
2 - Beheren Vervolgens kijken we naar het dagelijks beheer van uw printers. Door continue bewaking van uw printerpark en proactieve ondersteuningsdiensten zorgen wij ervoor dat uw bedrijfsmiddelen maximaal beschikbaar zijn en dat de verbruiksartikelen op al uw vestigingen zo efficiënt mogelijk worden beheerd.
4 - Innoveren MPS draait om continue verbetering. De oplossingen van Lexmark maken een continue monitoring en analyse van uw omgeving mogelijk. Op die manier kunnen wij uw bedrijfsprocessen doorlopend verbeteren. De implementatie van een documentbeheer- of workflowoplossing bij een of meer vestigingen kan leiden tot een onevenredige vergroting van de productiviteit en uw ROI versnellen.
10%–20%
20%–30% Kostenbesparing
2
30%+
4
Bedrijfsprocessen verbeteren
3
Afdrukvolumes verkleinen
2
Printerbeheer verbeteren
1
Printerinfrastructuur optimaliseren
Besparingen en productiviteit
ROI-intensiteitscurve Lexmark Managed Print Services is gebaseerd op een totaalaanpak. Alleen zo kan de afdrukinfrastructuur van grote bedrijven worden verbeterd. Bij het verhogen van uw investeringsrendement volgen wij een stapsgewijze aanpak.
Strategische impact
Een omgeving creëren met minder papier. De hele levenscyclus van uw papieren en digitale bedrijfsinformatie efficiënt en veilig beheren.
Bedrijfsprocessen optimaliseren Proactief beheer Infrastructuur optimaliseren Wat is voor uw onderneming of organisatie de juiste technologie? Die vraag staat bij ons voorop. Lexmark stelt zich tot doel ervoor te zorgen dat uw onderneming over de hardwaremogelijkheden, software en ondersteuningdiensten beschikt die noodzakelijk zijn voor een efficiënte doorstroming van documenten en informatie, waar dan ook ter wereld.
»
Evaluatie van output
»
Evaluatie van veiligheid
»
Beheer van printertoegang
»
Beheer van afdrukbeleid
»
Installatie en training
»
Duurzaamheidstrategieën
»
Projectmanagement
»
Verandermanagement
Het is van groot belang dat uw infrastructuur soepel functioneert. Daarom implementeren wij niet alleen proactieve, geautomatiseerde processen die ervoor zorgen dat toner, onderdelen en andere verbruiksartikelen tijdig worden aangevuld, maar verzorgen wij ook een aantal proactieve beheerservices die het onderhoud van uw printers vergemakkelijken. Daarnaast implementeren wij projectgovernanceprocessen op basis van verschillende prestatie-indicatoren. Gedurende de samenwerking bepaalt Lexmark op een objectieve manier de waarde van de geleverde diensten. Tegelijkertijd doen wij er alles aan om onze dienstverlening naar een hoger plan te tillen.
»
Proactieve printerbewaking
» Proactief beheer van verbruiksartikelen
Hoe weet u wanneer uw investeringen in MPS vruchten beginnen af te werpen? Wanneer u minder aandacht hoeft te besteden aan de kosten van uw printerpark en u zich in plaats daarvan kunt richten op de bedrijfskosten als geheel. Daartoe analyseert Lexmark de gegevens die via uw beheerde infrastructuur worden verzameld. Met behulp van analysetools en statistische modellen gaan wij op zoek naar de trends en patronen in uw gegevens. Deze informatie combineren wij met reële kennis van en inzicht in uw organisatie. Wij onderzoeken dus niet alleen wát u doet, maar ook waaróm u dat doet. Zodoende kunnen wij softwareoplossingen aanbevelen die de prestaties van uw organisatie daadwerkelijk ten goede komen.
»
Continue procesverbetering
»
Lean Six Sigma
» Branchespecifieke workflowoplossingen
»
Configuratiebeheer
»
Onderhoudsdienst
»
Helpdeskintegratie
»
Tracering en rapportage
»
Global Services-portal
»
MPS-governance
»
Oplossingen voor de backoffice
»
Enterprise Content Management
»
Clouddiensten
»
Mobiliteitsoplossingen
3
Haal het giswerk uit uw printerbeheer
Met de juiste partner kunt u uw onderneming transformeren. Mocht u serieus overwegen over te stappen op een MPS-omgeving voor uw organisatie, dan is het u waarschijnlijk niet ontgaan dat u op dit moment meer uitgeeft dan noodzakelijk om uw printerpark draaiende te houden. U doet er dan ook goed aan de hulp van een professional in te roepen om uw afdrukkosten te verlagen. Het vinden van de juiste partner is daarbij van groot belang. MPS-oplossingen zijn complex. Dat geldt ook voor het beheer ervan. De invoering van een MPS-systeem heeft de grootste kans van slagen als de MPS-leverancier begrijpt wat uw doelstellingen zijn, bereid is een grondige evaluatie van uw outputomgeving door te voeren en kan bogen op successen uit het verleden. Al eind 1990 is Lexmark begonnen met het aanbieden van MPS-services in meerdere landen. Daarmee lopen wij voorop op het gebied van MPS. Sindsdien hebben wij ons team van experts uitgebreid, beste
praktijken vastgelegd en de mondiale infrastructuur uitgebouwd die nodig is om onze klanten een zeer hoog serviceniveau te kunnen bieden. Welke strategie wij u aanbevelen is afhankelijk van uw specifieke omgeving, uw doelstellingen en de inzet van het management. Daarbij volgen wij een resultaatgerichte aanpak. Wij geloven in de kracht van planning, communicatie en zichtbaarheid. Ons succes is niet te danken aan hocus pocus. Het is gebaseerd op gezonde managementbeginselen: duidelijk omschreven doelstellingen bepalen, gedetailleerde plannen uitwerken voor het bereiken van deze doelstellingen en voortdurende evaluatie van de resultaten binnen de context van uw bedrijf of missie.
Op volle toeren Cummins, een vooraanstaand ontwerper, fabrikant en distributeur van diesel- en gasmotoren en aanverwante technologie, heeft Lexmark gekozen voor het beheren, controleren en onderhouden van zijn wereldwijde printerpark, dat wordt gebruikt door 40.000 medewerkers op locaties in 190 landen.
ZICHTBAARHEID
RELEVANTIE
Zo helder als glas Omdat het hele printerpark in één oogopslag wordt overzien, weet Cummins altijd hoeveel printers er in gebruik zijn, waar deze printers staan, wat er wordt afgedrukt en of een bepaalde printer wordt over- of juist onderbelast. Daarnaast zijn alle printers aangesloten op de service desk, zodat problemen kunnen worden verholpen voordat de gebruikers daar hinder van ondervinden.
Alleen precies goed is goed genoeg Dankzij Lexmark Print Release worden afdruktaken bij Cummins pas afgedrukt wanneer ze nodig zijn. Dat komt niet alleen de veiligheid van de documenten ten goede, maar maakt ook een eind aan bij de printer rondslingerende documenten. Daarnaast wordt zo minder papier en toner verspild.
SNELHEID
NAUWKEURIGHEID
30 landen in 30 dagen Coördinatie, logistiek en planning maken een snelle start mogelijk. In de eerste fase van het Cummins-project implementeerde het projectteam van Lexmark in één maand systemen in 30 landen, een record.
4
Transparantie De IT-afdeling van Cummins berekent de afdrukkosten door aan de interne afdelingen. Doordat alle gegevens voor het hele printernetwerk continu beschikbaar zijn, kan Lexmark moeiteloos maandelijkse gebruikscijfers, per printer en per vestiging, genereren die rechtstreeks in het factureringssysteem worden verwerkt.
RESULTATEN Lagere kosten In het eerste jaar daalden de maandelijkse uitgaven met maar liefst 62 procent, werden er 36 miljoen minder pagina’s afgedrukt en werd er op jaarbasis ca. 2 miljoen dollar bespaard.
De basis van MPS
De basis van MPS: veranderingen beheren en vooruitgang meten. Uiteindelijk gaat het er bij MPS-opdrachten om dat de juiste balans wordt gevonden tussen producten, processen en mensen. Printers worden gebruikt door mensen. Mensen zijn gewoontedieren die vaak op een bepaalde manier afdrukken. Het volstaat dus niet alleen de printers te vervangen. Ook de afdrukpraktijken moeten worden veranderd. Bij Lexmark MPS ligt de nadruk op beide kanten van de vergelijking - verandermanagement én goed bestuur - alleen zo zijn succesvolle resultaten en continue verbetering mogelijk. Verandermanagement De teamleiders binnen de Lexmark MPS-projecten zijn geschoold in de verandermanagementmethodiek van Prosci. Door de drie basiselementen (draagvlak, projectmanagement en verandermanagement) op elkaar af te stemmen zorgen zij ervoor dat uw project het beoogde investeringsrendement en de vastgestelde doelstellingen haalt. Onze aanpak van verandermanagement bestaat eruit dat we aandacht besteden aan alle fasen en aspecten van het project. Het gaat om meer dan een communicatieplan. Wij maken gebruik van een gestructureerde methodiek die het resultaat is van ruim 3500 MPS-opdrachten en is gebaseerd op de beste praktijken voor deze sector. Goed bestuur en rapportage Bij een juiste implementatie kan MPS leiden tot een aanzienlijke, blijvende verbetering van het beheer van documenten en informatie. Met een goed bestuur als uitgangspunt en goed omschreven prestatie-indicatoren kunnen strategie, uitvoering en waardecreatie aan elkaar worden gekoppeld.
Wij gaan uit van een gelaagd ‘global governance model’ dat borg staat voor transparantie en onze klanten de meerwaarde levert waarop ze recht hebben. De eerste en de middelste laag bestaan uit wekelijkse en maandelijkse operationele evaluaties. Tijdens deze tactische bijeenkomsten worden de prestatiegegevens en de projectmijlpalen geëvalueerd. Het volgende niveau bestaat uit strategische evaluaties door het hoger management. Deze worden elk kwartaal uitgevoerd. Tijdens deze bijeenkomsten wordt de effectiviteit van de MPS-strategie beoordeeld en wordt onderzocht waar de lopende kosten verder kunnen worden verlaagd en waar de efficiëntie door middel van verbeteringsprogramma’s kan worden verbeterd.
Lexmark plant veranderingen en voert uw plannen vervolgens uit. Planning » Draagvlak zoeken » Strategie voor verandermanagement (VM) definiëren » Afzonderlijke VMplannen opstellen » Basisbeleid en -beginselen bepalen » VM-training voor projectteam geven
Pilot » Processen evalueren » Goedkeurings- en uitzonderingsprocessen toetsen » Basisbeleid en -beginselen toetsen en afronden » VM-strategie en -plannen toetsen » Business case opzetten » Risicobeoordeling opstellen
Optimalisatie
Implementatie
» Uitgevoerde
» Gereedheid van
evaluaties » Actie ondernemen en VM-plannen uitvoeren » Relatie met betrokkenen beheren » Definitieve business case opstellen
vestigingen » Kennisoverdracht - Uitwisselingssessies - Producttraining - Informatiebijeenkomsten » Contractbeheer » Specifieke klanteisen
Evenwicht » Feedback verzamelen en analyseren
» Nieuwe werkwijzen integreren
» Voordelen realiseren » Vooruitgang meten » Verbeteringen voorstellen
5
Mondiale aanpak
Wat onderscheidt Lexmark Managed Print Services van de rest? Wereldwijde implementatie Lexmark begrijpt als geen ander hoe belangrijk het is dat cruciale bedrijfsprocessen en netwerkprinters en -MFP’s op verschillende platforms zo soepel en goedkoop mogelijk draaien. Maar bij Lexmark MPS staat er meer op het spel dan het moeiteloos en probleemloos afdrukken, kopiëren, e-mailen en scannen van documenten. Het continu bewaken, analyseren en evalueren van de prestaties van uw printerpark levert nog veel meer voordelen op.
openstaande onderhoudsaanvragen weergeven, gedetailleerde rapporten genereren en analytische gegevens opvragen. Daarnaast kunt u de portal gebruiken om supplies te bestellen of contact op te nemen met een ondersteuningsmedewerker van Lexmark. Verder heeft uw organisatie op elk gewenst moment toegang tot de Lexmark Knowledgebase, de uitgebreide bibliotheek met Help-informatie, het archief met ondersteuningsdocumenten en specifieke informatie over uw account.
De Lexmark Managed Print Services-omgeving draait op een mondiaal platform waarop realtime informatie wordt gecombineerde met professionele expertise, zodat de productiviteit en de efficiëntie van grote, geografisch verspreide ondernemingen en organisaties kunnen worden verhoogd. De Global Services-portal: u ziet wat wij zien Het is van groot belang dat u steeds kunt zien hoe het met uw printerpark gaat. Als MPS-klant heeft u 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang tot realtime informatie via de Lexmark Global Services-portal. Op deze beveiligde website kunt u in een handomdraai netwerkprinters zoeken aan de hand van hun locatie, de status en historie van
Mondiale infrastructuur
» Eén centrale beheerinterface » Beproefde standaards en praktijken » Gemeenschappelijk platform met schaalbare oplossingen » Wereldwijd netwerk van partners, distributeurs en leveranciers Mondiale zichtbaarheid
» Ondersteuning voor alle locaties » Consistente implementatie van voorschriften voor afdrukken » Verzameling en rapportage van kernindicatoren Mondiale expertise:
» 80% van de 10 grootste Amerikaanse retailers zijn Lexmark MPS-klant » 30% van de 10 grootste Amerikaanse banken zijn Lexmark MPS-klant » 50% van de 10 grootste mondiale retailers zijn Lexmark MPS-klant » 50% van de 10 grootste mondiale banken zijn Lexmark MPS-klant » 24% van Fortune 50-bedrijven zijn Lexmark MPS-klant De ranglijst van de 10 best presterende bedrijven is gebaseerd op de volgende gegevens: de cijfers voor ‘Mondiale retailers’ omvatten de inkomsten uit de verkoop van levensmiddelen en geneesmiddelen, handelswaar in het algemeen en specialiteiten, en zijn ontleend aan de Global 500-lijst voor 2010 van Fortune Magazine. De cijfers voor ‘Amerikaanse retailers’ zijn gebaseerd op de inkomsten volgens de Top 100 Retailers-lijst voor 2010 van de National Retail Federation. Onder ‘Mondiale banken’ worden begrepen handels- en spaarbanken en de cijfers zijn gebaseerd op de inkomsten volgens de Global 500-lijst voor 2010. Met ‘Amerikaanse banken’ worden retailbanken bedoeld en de cijfers zijn ontleend aan de door het tijdschrift American Banker gepubliceerde tabel “Bank and Thrift Holding Companies by Assets” van 18 november 2010. De ranglijst Fortune 500 is gebaseerd op 2010.
6
Scannen. Beheren. Gebruiken.
Extra besparen met end-to-end oplossingen. Met de innovatieve oplossingen van Lexmark Managed Print Services verlaagt u niet alleen de kosten. U optimaliseert de hele levenscyclus van uw documenten. Documenten bevatten informatie die essentieel is voor het succes van uw bedrijf. Of het nu gaat om gedrukte of digitale documenten: als de informatiestroom tot stilstand komt, komen ook ideeën, oplossingen en resultaten tot stilstand. Hoe gemakkelijker u informatie kunt maken, delen en gebruiken, des te sneller uw bedrijf groeit en des te succesvoller het wordt.
Lexmark is van mening dat besparingen op outputgebied alleen kunnen worden bereikt door de output op papier terug te dringen. Maar we zijn er ook van overtuigd dat de toegang tot informatie niet gebonden mag zijn aan het soort infrastructuur dat u gebruikt. De informatie waarvan onze zakelijke klanten afhankelijk zijn, moet altijd en overal, in elke mogelijke indeling toegankelijk zijn. Dankzij de door Perceptive Software (onderdeel van Lexmark) ontwikkelde end-toend oplossingen veranderen multifunctionele printers in krachtige productiviteitstools die ervoor zorgen dat uw informatie, technologie en personeel altijd perfect op elkaar aansluiten.
De voordelen van Lexmark en Perceptive Software Efficiëntie begint bij de Lexmark MFP, waarmee medewerkers in uw hele organisatie een bedrijfsproces kunnen opstarten door papieren documenten te digitaliseren. Dankzij de Lexmark MFP’s met e-Task touchscreen kunnen gebruikers snel en nauwkeurig de noodzakelijke aanvullende gegevens invoeren, zodat documenten op een intelligente manier kunnen worden gedigitaliseerd, geïndexeerd en doorgestuurd. ImageNow van Perceptive Software zorgt ervoor dat de documenten veilig bij de andere informatie - computerbestanden, faxen, e-mail, enzovoort - worden opgeslagen. Daardoor kunnen andere gebruikers deze op elk gewenst moment opvragen, beheren, doorsturen en gebruiken. Onze flexibele, eenvoudig te implementeren oplossingen maken het mogelijk informatie te integreren in de ERP-systemen en -applicaties die u dagelijks gebruikt. Met één klik kan de gebruiker relevante gegevens opvragen voor het proces in kwestie.
Gegevens opslaan en beveiligen voor geautomatiseerde verwerking Automatisch koppelen aan gerelateerde gegevens in uw bedrijfsapplicatie
Belangrijke naslaginformatie extraheren ERP
Willekeurige documenttypen waar dan ook digitaliseren
PO
Workflow starten en samenwerken
PO
e
EDI or XML
Toegang configureren voor de betrokkenen
eForm SUBMIT
7
Lexmark Global Services
Lexmark MPS: het is nu of nooit. Betere beveiliging en naleving De raakvlakken tussen papieren en digitale documenten nemen nog steeds toe. Daarom moet u beschikken over effectieve strategieën en krachtige oplossingen voor risicobeheer en naleving van de regelgeving. Lexmark pakt deze uitdagingen op verschillende niveaus aan, beoordeelt de potentiële risico’s voor uw documenten, uw informatie en uw netwerkinfrastructuur en implementeert de oplossingen die bij uw omgeving passen. Milieuzorg Bij de oplossingen van Lexmark staat verlaging van de paginaoutput centraal. Wij zijn er vast van overtuigd dat niet afdrukken de meest kosteneffectieve en milieuvriendelijke manier van afdrukken is. Bij de implementatie van Lexmark Managed Print Services wordt dan ook gekeken naar uw omgeving als geheel. Alleen op die manier kan een eind worden gemaakt aan overbodige afdrukken en kunnen het energieverbruik en de hoeveelheid afval wordt verminderd. Productieve gebruikers zijn tevreden gebruikers De aanpak van Lexmark is uniek: bij ons ligt de nadruk niet op het aantal printers dat we plaatsen, maar op het plaatsen van de juiste printers met de juiste mogelijkheden op de juiste locaties, zodat uw processen steeds verder kunnen worden geoptimaliseerd. We beschouwen onze producten, oplossingen en beheerde afdrukservices dan ook als de bouwstenen waarmee we werkomgevingen kunnen bouwen waarin informatie beter toegankelijk is en mensen niet alleen tevredener, maar ook productiever zijn en beter presteren.
Wat zegt Gartner? In zijn rapport “Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide.” (2011) plaatst Gartner, Inc. Lexmark in het ‘Leaders Quadrant’. In het Magic Quadrant van Gartner worden leveranciers beoordeeld op hun slagvaardigheid en de volledigheid van hun MPS-visie. Volgens het rapport van Gartner leveren “de marktleiders MPS-oplossingen aan uiteenlopende afnemers, waaronder de grootste en meest geografisch verspreide bedrijven ter wereld, en moeten ze daarom op mondiale schaal kunnen opereren. Ze moeten niet alleen laten zien dat ze over de vaardigheden beschikken om MPS te implementeren, maar moeten er ook voor zorgen dat de geïmplementeerde MPS-systemen toekomstgericht zijn. Daarom breiden de marktleiders hun MPS-oplossingen doorgaans uit met tal van aanvullende services. Het is dan ook geen wonder dat deze leveranciers bij grote en middelgrote afnemers vaak boven aan het verlanglijstje staan.” Het rapport¹ van Gartner gaat verder: “Bij het gros van de MPS-opdrachten ligt het accent op de apparatuur, supplies en services. Maar al te vaak wordt over het hoofd gezien dat ook de papieren processen moeten worden verbeterd en dat de afdrukstrategie op de rest van het IT-landschap moet worden afgestemd. Bij de invoering van elektronische systemen voor documentbeheer moeten kopers zo veel mogelijk profiteren van de specifieke knowhow van hun MPS-leveranciers. Door het toepassingsgebied van hun MPS-systeem te vergroten kunnen organisaties hun kostenbesparingen en procesverbeteringen maximaliseren. Het is daarom van groot belang dat organisaties potentiële MPS-leveranciers vragen om een demonstratie van oplossingen voor specifieke verticale bedrijfstakken en toepassingen.” Bron: Gartner, Inc. “Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide” van Ken Weilerstein et al., 25 oktober 2011.
1
Gartner spreekt zich niet uit voor een bepaalde leverancier, een bepaald product of een bepaalde service, en adviseert gebruikers van technologie evenmin alleen die leveranciers te selecteren die hoog in de ranglijst staan. In de publicaties van Gartner Research zijn de meningen opgenomen van het onderzoeksbureau van Gartner. Deze meningen dienen niet te worden opgevat als feitelijke verklaringen. Gartner wijst alle garanties, hetzij uitdrukkelijk hetzij stilzwijgend, met betrekking tot dit onderzoek af, met inbegrip van garanties inzake verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel.
Lexmark en Lexmark met het diamantlogo zijn handelsmerken van Lexmark International, Inc., geregistreerd in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. © 2011 Lexmark International, Inc. 740 West New Circle Road, Lexington, KY 40550 (Verenigde Staten)
