Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
Peraturan LeIP Tentang Manajemen Kepegawaian 1. Kategorisasi Pegawai 1.1. Pegawai dibagi dalam kategori sebagai berikut : a. Pegawai Tetap b. Pegawai Tidak Tetap 1.2. Pegawai Tetap adalah pegawai yang diangkat Lembaga untuk bekerja penuh waktu dan terikat pada seluruh peraturan kelembagaan serta mendapatkan hak sebagaimana diatur dalam peraturan kelembagaan ini. 1.3. Pegawai Tidak Tetap diangkat berdasarkan pertimbangan adanya peningkatan intensitas kegiatan ataupun kebutuhan atas suatu keahlian atau kemampuan dalam jangka waktu tertentu. 2. Hak dan Kewajiban 2.1. Hak a. Mendapatkan gaji pokok b. Mendapatkan tunjangan kesejahteraan c. Mendapatkan asuransi kesehatan d. Mendapatkan cuti e. Mendapatkan informasi terkait kebijakan dan pengambilan keputusan dalam lembaga f. Mengajukan saran, pendapat atau keluhan dan mendapatkan respon yang sesuai dari lembaga g. Mendapatkan fasilitas kerja sesuai dengan tugas pokok yang dilakukan dan sesuai kemampuan lembaga h. Hak-hak lain sesuai peraturan perundangan dan atau kebijakan lembaga 2.2. Kewajiban a. Melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sesuai dengan amanat yang diberikan oleh lembaga b. Mengembangkan kompetensi sesuai minatnya dalam koridor visi misi kelembagaan c. Bertingkah laku sesuai peraturan, tata tertib yang berlaku di lingkungan lembaga;
1
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
d. e. f. g. h. i.
LeIP
Melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan lembaga dengan cara sebaik-baiknya dan dengan sikap penuh tanggung jawab Memberikan keterangan yang benar kepada dan mengenai lembaga Menggunakan dengan baik dan menjaga keamanan barang milik lembaga yang dipercayakan kepadanya Aktif menjaga kebersihan lingkungan lembaga, tempat kerja dan keselamatan kerja Bersikap dan bertingkah laku sopan terhadap pimpinan, sesama Pegawai, mitra serta masyarakat secara keseluruhan Menyimpan dengan baik dan menjaga kerahasiaan semua dokumen atau bahan pekerjaan dan kebijaksanaan lembaga yang diketahuinya atau berada di bawah penguasannya
3. Penerimaan Pegawai 3.1. Prinsip-prinsip Rekrutmen a. Pelaksanaan rekrutmen dilakukan secara transparan dan partisipatif, mulai dari tingkat perencanaan, pelaksanaan dan keputusan/hasil; b. Pemilihan Pegawai dilakukan atas dasar pertimbangan kualitas intelektual, moral dan keahlian para pelamar 3.2. Prasyarat Pelaksanaan Rekrutmen a. Adanya jabatan lowong atau posisi yang harus segera diisi, atau dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi b. Adanya calon-calon pelamar yang memenuhi kualifikasi atau memiliki kualitas yang memadai; c. Adanya dana dan fasilitas yang memadai untuk memenuhi kebutuhan perekrutan dan promosi jabatan. 3.3. Prosedur Rekrutmen a. Pimpinan lembaga membentuk Tim Rekrutmen yang bertugas menyiapkan rencana dan pelaksanaan rekrutmen sesuai kesepakatan rapat Dewan Pengurus; b. Persyaratan pelamar ditentukan secara bersama-sama sesuai dalam Rapat Dewan Pengurus; c. Proses penerimaan pelamar dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagaimana ditentukan oleh Tim Rekrutmen
2
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
d.
e.
f.
LeIP
Keputusan final pelamar yang dinyatakan lulus rekrutmen ditentukan dalam Rapat Dewan Pengurus yang dilakukan berdasarkan hasil temuan dan masukan Tim Rekrutmen dalam proses Seleksi Administratif dan Wawancara. Pelamar yang lulus rekrutmen menandatangani Perjanjian Kerja yang memuat: deskripsi tugas, jangka waktu hubungan kerja (bila ada) dan imbalan serta manfaat-manfaat baik tetap maupun tidak tetap yang akan diterima. Pelamar yang lulus tersebut akan menjalani masa percobaan selama 3 bulan dengan status sebagai Pegawai Kontrak.
3.4. Masa Percobaan a. Pegawai kontrak akan menjalani masa percobaan yang waktunya akan ditentukan untuk mengetahui kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan; b. Pegawai Kontrak berhak menerima gaji pokok, kecuali ditentukan lain oleh pimpinan lembaga c. Evaluasi Pegawai Kontrak akan dilakukan oleh pimpinan lembaga pada bulan kedua masa percobaan d. Pembinaan dan pengawasan terhadap Pegawai Kontrak dilakukan peneliti atau Pegawai yang ditetapkan oleh Pimpinan. 3.5. Pengangkatan Pegawai Tetap Pengangkatan sebagai Pegawai tetap dilakukan dengan penandatanganan Perjanjian Kerja sebagai Pegawai Tetap yang memuat: deskripsi tugas, hak, kewajiban, imbalan dan manfaatbaik tetap maupun tidak tetap yang diterima sebagai Pegawai tetap. 4. Kenaikan Golongan 4.1. Pengertian Pengaturan golongan adalah penyusunan golongan yang berguna untuk menentukan perbedaan tanggung jawab, honorarium, dan prestasi kerja Pegawai. Kenaikan golongan didasarkan pada prinsip penghargaan atas masa kerja, prestasi dan evaluasi Pegawai 4.2. Kenaikan Golongan Kenaikan golongan bagi Pegawai terdiri dari tiga jenis, yaitu: a. Kenaikan Golongan Reguler b. Kenaikan Golongan Istimewa c. Kenaikan Golongan Ganda
3
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
4.3. Kenaikan Golongan Reguler a. Kenaikan golongan reguler adalah kenaikan golongan bagi Pegawai setingkat lebih tinggi apabila Pegawai yang bersangkutan telah dua tahun dalam tingkat yang dimilikinya dan setiap evaluasi Pegawai sekurang-kurangnya bernilai baik b. Jangka waktu kenaikan golongan ditetapkan 2 tahun dengan pertimbangan untuk dapat menduduki golongan IV seorang Pegawai telah 10 tahun bekerja. Sehingga apabila jangka waktu kenaikan Pegawai terlalu lama (lebih dari 2 tahun) akan memberi dampak pada perkembangan seluruh Pegawai 4.4. Kenaikan Golongan Istimewa a. Kenaikan golongan istimewa adalah kenaikan golongan yang diberikan kepada Pegawai berdasarkan perolehan nilai hasil evaluasi yang memuaskan dan/atau telah mengumpulkan sejumlah kredit yang cukup untuk kenaikan golongan tertentu. b. Kenaikan istimewa ini dilakukan mengingat sifat pekerjaan di LeIP adalah rutin sehingga dicari aspek lain yang lebih menunjukkan kemampuan, keahlian dan motivasi Pegawai agar lebih maju dan berkembang. c. Kenaikan golongan istimewa berdasarkan pada evaluasi kinerja rutin (sekali dalam enam bulan) yang dilakukan lembaga terhadap Pegawai 4.5. Kenaikan Golongan Ganda a. Kenaikan golongan ganda adalah kenaikan golongan bagi Pegawai yang waktunya bersamaan antara kenaikan golongan reguler dan istimewa. b. Kenaikan golongan tidak dapat diberikan pada jangka waktu kurang dari enam bulan sejak kenaikan terakhir. c. Apabila seorang Pegawai memperoleh kenaikan golongan istimewa setelah 6 (enam) bulan kenaikan reguler terakhir maka kenaikan regular dihitung 2 (dua) tahun dari kenaikan yang kedua (kenaikan golongan istimewa). 5. Kompensasi 5.1. Upah bulanan a. Pegawai Tetap berhak mendapatkan upah bulanan yang dibayarkan setiap tanggal 25 setiap bulannya. Apabila tanggal 25 pada bulan yang bersangkutan adalah hari libur maka upah diberikan pada hari kerja terdekat sebelumnya b. Upah bulanan terdiri dari gaji pokok dan tunjangan yang bersifat tetap yaitu tunjangan keluarga, tunjangan makan, tunjangan transport dan tunjangan komunikasi.
4
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
c. Pegawai tetap yang memegang jabatan sebagai Pimpinan Lembaga mendapatkan upah bulanan dengan komponen sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) dan ditambah dengan tunjangan struktural d. Pegawai tetap berhak mendapatkan upah, dalam hal sakit berkepanjangan atau cuti pendidikan dengan ketentuan yang akan ditetapkan oleh lembaga e. Apabila setelah lewat 12 bulan pegawai belum mampu atau belum dapat bekerja kembali, maka lembaga dapat memutuskan hubungan kerja dengan berpedoman pada peraturan perundangan-undangan yang berlaku 5.2. Gaji Pokok a. Gaji pokok diberikan setiap bulannya setiap tanggal 25 berdasarkan struktur gaji yang diatur dalam peraturan lembaga b. Struktur gaji pokok disusun berdasarkan masa kerja dan golongan Pegawai c. Kenaikan gaji pokok terdiri dari dua jenis: a. Kenaikan tetap yaitu kenaikan per tahun berdasarkan kenaikan nilai mata uang b. Kenaikan tidak tetap yaitu kenaikan berdasarkan proses restrukturisasi kepegawaian atau berdasarkan kebijakan lembaga c. Kenaikan gaji pokok tidak tetap harus dilakukan dengan persetujuan Dewan Pembina Yayasan LeIP 5.3. Tunjangan a. Tunjangan yang diberikan oleh LeIP terdiri dari: a. Tunjangan Struktural b. Tunjangan Komunikasi c. Tunjangan Transportasi d. Tunjangan Makan e. Tunjangan Keluarga f. Tunjangan Program g. Tunjangan Hari Raya b. Tunjangan struktural diberikan kepada pegawai tetap yang memegang jabatan sebagai Pimpinan Lembaga c. Tunjangan keluarga diberikan kepada pegawai tetap yang telah berkeluarga berupa: a. Tunjangan suami/istri b. Tunjangan anak hingga 2 (dua) orang d. Tunjangan program diberikan kepada pegawai tetap berdasarkan hasil evaluasi kinerja dan pemberiannya dilakukan dengan memperhatikan kemampuan keuangan lembaga.
5
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
e. Tunjangan Hari Raya (THR) diberikan kepada pegawai tetap dengan besaran sama dengan upah bulanan, atau proporsional sesuai dengan waktu kerja bagi pegawai tetap yang masa kerjanya kurang dari satu tahun. 5.4. Asuransi a. Lembaga mengadakan asuransi kesehatan bagi Pegawai Tetap dengan komponen dan mekanisme sesuai dengan keputusan Pimpinan Lembaga b. Lembaga mengadakan asuransi kesehatan bagi keluarga Pegawai Tetap yaitu istri/suami, anak hingga 2 (dua) orang 6. Cuti 6.1. Jenis Cuti Pegawai Tetap berhak mendapatkan cuti yang terdiri dari: a. Cuti Tahunan b. Cuti Besar c. Cuti Menikah d. Cuti Melahirkan e. Cuti Hamil / Keguguran f. Cuti Belajar
6.2. Cuti Tahunan a. Pegawai Tetap yang telah bekerja terus menerus selama 1 (satu) tahun, berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja dengan diberikan upah penuh. b. Lembaga berhak menunda cuti tahunan karena alasan-alasan tertentu. c. Hak cuti, sebagaimana dimaksud di atas yang tidak dimanfaatkan akan dianggap gugur dan tidak dapat diakumulasi pada tahun berikutnya d. Lembaga tidak memberikan penggantian berupa uang atas hak cuti tahunan yang tidak dimanfaatkan oleh pegawai tetap e. Permohonan untuk cuti tahunan harus diajukan secara tertulis 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan dan diserahkan kepada Direktur Eksekutif 6.3. Cuti Besar
a. Pegawai Tetap yang telah bekerja selama 5 (lima) tahun secara terus menerus, berhak atas cuti besar selama 1 (satu) bulan dengan diberikan upah penuh.
6
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
b. Cuti besar menghapuskan cuti tahunan pada tahun yang bersangkutan c. Cuti besar tidak selalu harus diambil sebulan berturut - turut d. Lembaga mengganti Cuti Besar yang tidak digunakan oleh Pegawai Tetap, sebesar 1 kali upah pokok 6.4. Cuti Menikah a. Pegawai Tetap berhak memperoleh Cuti karena menikah, selama 5 (Lima) hari b. Pegawai Tetap wajib mengajukan permohonan selambat – lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum cuti akan dilakukan 6.5. Cuti Melahirkan/Keguguran a. Pegawai Tetap Perempuan yang akan melahirkan diberikan hak cuti selama 3 (tiga) bulan kalender. b. Pegawai tetap perempuan yang akan menggunakan hak cuti melahirkan/keguguran, harus mengajukan permohonan terlebih dahulu kepada Ketua Dewan Pengurus dengan melampiri surat keterangan dokter/bidang selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum cuti dimulai. c. Bagi Pegawai tetap perempuan yang mengalami keguguran, berhak mendapatkan cuti dengan menunjukkan surat keterangan dokter selama – lamanya 45 (Empat Puluh Lima) hari d. Pegawai Tetap perempuan yang mengajukan cuti hamil/keguguran tidak kehilangan haknya untuk mendapatkan cuti tahunan e. Pegawai Tetap laki-laki yang istrinya melahirkan/keguguran berhak mengajukan cuti melahirkan/keguguran selama 3 hari kerja 6.6. Cuti Belajar a. Pegawai tetap yang bermaksud untuk melanjutkan pendidikan atau mengembangkan kapasitas keahlian dan keilmuannya, di dalam maupun luar negeri, dapat mengajukan permohonan cuti pendidikan/pengembangan kapasitas selama jangka waktu sesuai dengan lamanya masa belajar b. Cuti belajar yang dilakukan selama lebih dari 1 tahun dan tidak masuk kantor maka cuti tersebut diluar tanggungan lembaga. c. Bila dalam masa cuti tersebut pegawai tetap, tetap memberikan kontribusi bagi lembaga, maka lembaga berkewajiban memberi upah disesuaikan dengan kontribusinya tersebut, dengan mengecualikan ketentuan dalam huruf b
7
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
d. Cuti belajar untuk jangka waktu lebih dari enam bulan dapat diajukan oleh pegawai tetap yang telah bekerja di lembaga untuk kurun waktu minimal 1 tahun. e. Lembaga dapat meminta bantuan pegawai tetap yang sedang dalam cuti belajar untuk mengerjakan program dengan persetujuan dari pegawai yang bersangkutan f. Permohonan cuti belajar tersebut harus sudah diajukan selambat-lambatnya satu bulan sebelum menggunakan hak cutinya 6.7. Ketentuan Tambahan a. Penggunaan hak cuti, sebagaimana dimaksud dalam ketentuan di atas dapat disesuaikan berdasarkan pertimbangan Pimpinan Lembaga b. Selama melaksanakan cuti, pegawai tetap menerima gaji secara penuh kecuali ditentukan berbeda dalam peraturan lembaga ini 7. Pengembangan Diri a. Dalam rangka mengembangkan kemampuan Pegawai, lembaga wajib memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengikuti pelatihan (training) atau pendidikan yang terkait dengan visi dan misi lembaga b. Pegawai dapat mengajukan permohonan secara lisan maupun tertulis untuk mengikuti program pengembangan diri yang diselenggarakan oleh pihak luar baik di dalam maupun di luar negeri c. Kesempatan pengembangan diberikan berdasarkan keputusan Pimpinan lembaga dengan mempertimbangkan tuntutan pekerjaan, kemampuan Pegawai, keuangan dan kebutuhan lembaga 8. Evaluasi Kinerja 8.1. Tujuan dan Ruang Lingkup a. Pelaksanaan evaluasi kinerja bertujuan untuk menilai kinerja pegawai dalam berbagai kompetensi yang sesuai ruang lingkup tugasnya b. Ruang lingkup evaluasi kinerja meliputi pengetahuan, keahlian, sikap/perilaku dan hasil kerja pegawai berdasarkan tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan oleh pegawai yang bersangkutan 8.2. Evaluasi Kinerja Rutin Pegawai a. Lembaga menyelenggarakan evaluasi rutin yang diselenggarakan setiap satu tahun paling sedikit 1 (satu kali) terhadap kinerja pegawai tetap
8
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
b. Evaluasi rutin dilakukan melalui penilaian oleh rekan kerja dan oleh pimpinan lembaga dengan menggunakan formulir evaluasi kinerja yang disepakati c. Pegawai Tetap berhak mendapatkan hasil evaluasi kinerja atas dirinya d. Pimpinan lembaga wajib memberikan respon berupa masukan atau arahan secara lisan atau tertulis terhadap hasil evaluasi kinerja pegawai 8.3. Evaluasi Kinerja Insidentil a. Evaluasi kinerja insidentil dapat dilakukan oleh Pimpinan lembaga sewaktu-waktu berdasarkan kebutuhan dan urgensi atas kinerja Pegawai ataupun atas suatu program atau pekerjaan yang sedang atau telah selesai dilakukan b. Evaluasi kinerja insidentil dapat dilakukan secara lisan atau tertulis 8.4. Penggunaan Hasil Evaluasi Kinerja a. Hasil Evaluasi Kinerja dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kenaikan golongan b. Hasil Evaluasi Kinerja dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan besaran tunjangan program yang akan diberikan kepada tiap-tiap Pegawai Tetap c. Hasil Evaluasi Kinerja dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan lembaga di masa mendatang 9. Tindakan Disiplin 9.1. Pegawai yang tidak menjalankan kewajiban atau melanggar tata tertib Lembaga dapat dikenakan tindakan disiplin. 9.2. Jenis– jenis tindakan pendisiplinan a. Peringatan lisan b. Surat Peringatan c. Skorsing d. Pemutusan Hubungan Kerja 9.3. Tahapan Tindakan Pendisipilinan a. Peringatan lisan dilakukan oleh Pimpinan Lembaga yang berwenang dalam hal pegawai melakukan pelanggaran ringan dan masih dapat diperbaiki b. Direktur Eksekutif dapat memberikan Surat Peringatan bilamana pegawai dianggap mengabaikan peringatan lisan dan dapat diberikan sebanyak 3 (tiga) kali apabila pegawai
9
Peraturan Lembaga Manajemen Kepegawaian
LeIP
tetap melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja atau peraturan lembaga maka lembaga c. Apabila dalam kurun waktu 6 bulan atau lebih pegawai kembali melakukan pelanggaran perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, maka lembaga, melalui Direktur Eksekutif dapat melakukan pemutusan hubungan kerja d. Lembaga dapat menjatuhkan skorsing kepada Pegawai yang sedang dalam proses pemutusan hubungan kerja dengan tetap membayar upah beserta hak – hak lainnya yang biasa diterima Pegawai 10. Pemberhentian
Ketentuan mengenai Pemutusan Hubungan Kerja mengikuti ketentuan yang terdapat dalam peraturan perundang – undangan yang berlaku
11. Penutup a. b.
Peraturan Lembaga ini mulai berlaku sejak tanggal disahkan Hal-hal yang belum tercantum atau diatur secara jelas dalam Peraturan Kerja ini, akan diatur kemudian hari, dengan memperhatikan aspirasi Pegawai dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
10
