Laporan Pertanggungjawaban
Social Act FEUI 2014
Bangun Mimpi Berbagi Inspirasi
Biarlah mimpiku terbang, terbangun dalam jejaring bintang. Bintang tersebut kelak masa depanku, dan inspirasiku adalah aku.
Kehidupan bermasyarakat adalah suatu pola yang dinamis, rumit, dan mengharuskan anggotanya untuk belajar dengan cara saling berinteraksi. Masyarakat terbentuk karena ada persamaan prinsip, ideologi, dan latar belakang. Kebutuhan kolektif individual menghasilkan suatu pola dimana satu individu pada akhirnya akan membutuhkan individu atau kelompok lain. Mahasiswa sendiri adalah bagian yang tidak terpisah dari masyarakat, karena pada dasarnya Mahasiswa adalah sekumpulan masyarakat yang tergabung dengan satu kepentingan khusus, yaitu belajar. Kebutuhan interaksi antarmasyarakat dan ditambah dengan kemampuan Mahasiswa untuk terus belajar inilah yang memungkinkan salah satu Tri Dharma perguruan tinggi untuk tercapai, yaitu Pengabdian Masyarakat. Setiap Mahasiswa sejatinya dibekali dengan sumber daya pemikiran yang memadai untuk menjadikan dirinya sebagai orang yang bermanfaat ditengah masyarakat. Layaknya anggota tubuh, jika Mahasiswa diibaratkan sebagai kepala, maka masyarakat yang kelak akan dibantu dan dipimpinnya adalah anggota tubuh yang mendominasi keseluruhan bentuk utuh manusia. Kepala yang baik tidak akan berguna tanpa tubuh yang sehat, begitu pula sebaliknya. Harus ada interaksi harmonis yang menghasilkan sebuah kesatuan yang sempurna. Interaksi yang harmonis tidak akan terjadi tanpa adanya kesempatan dan media yang cukup efektif untuk menciptakan kesempatan berinteraksi tersebut. Social Act FEUI hadir sebagai sarana Mahasiswa FEUI untuk berinteraksi dengan masyarakat dan menjadi langkah awal terbentuknya pribadi Mahasiswa yang senantiasa menanamkan nilai-nilai kemasyarakatan bagi dirinya sendiri dan orang lain. Rangkaian kegiatan yang diperkaya dengan interaksi melalui beragam kegiatan fisik dan non-fisik diharapkan dapat memenuhi sasaran strategis dari Social Act 2014, yaitu terbentuknya inspirasi dan mimpi bagi Mahasiswa Baru FEUI, yang kemudian menjadikan keduanya sebagai landasan berpikir dan bersikap dalam kehidupan bermasyarakat. Pada akhirnya, Mahasiswa Baru diharapkan untuk dapat menempatkan diri secara tepat di tengah masyarakat, menggerakkan dinamika masyarakat menuju hal yang lebih bermanfaat, dan mampu menjawab segala masalah sosial yang akan mereka hadapi saat berhadapan dengan masyarakat kelak. Interaksi yang terjadi juga diharapkan dapat menumbuhkan keterbukaan masyarakat akan hal-hal baik yang dapat ditimbulkan dari harmonisnya hubungan antar-masyarakat. Kelak, suatu saat di masa depan, akan tercipta masyarakat harmonis yang utuh, dimulai dari serangkaian mimpi dan inspirasi.
Social Act FEUI 2014
“Bangun Untuk Bermimpi”
“Bangun Mimpi, Berbagi Inspirasi”
Visi: “Terwujudnya Civitas Academica dan Lingkungan FEUI yang Memiliki Pemahaman Menyeluruh tentang Kehidupan Sosial Masyarakat Indonesia” Misi:
Menumbuhkan pemahaman terhadap nilai-nilai kemasyarakatan secara teori dan praktik kepada Mahasiswa Baru FEUI 2014
Menyediakan ruang interaksi diskusi antara mahasiswa dengan masyarakat
Memberikan kesan sosial yang baik kepada masyarakat terhadap peran mahasiswa dalam kehidupan berbangsa
Pelindung
: Tuhan Yang Maha Esa
Penasehat
: Dekan Fakultas Ekonomi UI
Penanggung Jawab : Badan Perwakilan Mahasiswa FEUI
Ketua Pelaksana
: Frizon Akbar Putra
(EAK 2011)
Wakil Ketua Pelaksana
: Meilisa Irmayanti
(EMA 2011)
Sekretaris Umum
: Suci Noor Aeny
(EAK 2011)
Kontrol Internal
: Alhamdi Alfi Fajri
(EAK 2011)
Bendahara
: Istimurti Ciptaningrum
(EAK 2011)
Kabid 1
: Dwi Susanti
(EAK 2011)
Kabid 2
: Femi Dwi Narita Suryani
(EMA 2011)
Kabid 3
: Hendra Arfian
(EIE 2011)
Koor Acara Fisik
: Fajri Ramadhan
(EAK 2012)
Wakoor Acara Fisik
: Firdaus Pranoto
(EAK 2012)
Koor Acara Non-Fisik
: Riris Rizka Wikanti
(EMA 2011)
Wakoor Acara Non-Fisik
: Ifti Rahmania
(EIE 2012)
Koor SDM
: Dinna Agustiana
(EAK 2011)
Wakoor SDM I
: Harry Satya Negara
(EAK 2012)
Wakoor SDM II
: Mustafa Husni Sahid
(EAK 2012)
Wakoor SDM III
: Fatiya Rumi Humaira
(EIE 2012)
Koor Transakom
: Mark Brian
(EMA 2012)
Wakoor Transakom
: Bundi Ridzkiaditya
(EMA 2012)
Koor Perlengkapan
: Fadhli Andrian
(EMA 2012)
Wakoor Perlengkapan
: Dio Alif Permana
(EAK 2012)
Koor Konsumsi
: Rafiina Andi
(EAK 2012)
Wakoor Konsumsi
: Wasridewi Tambunan
(EMA 2012)
Koor HPD
: Agatha Latu Mahesi
(EIE 2011)
Wakoor HPD I
: Taftazani Aulia
(EAK 2012)
Wakoor HPD II
: Risma Nadira Iswani
(EMA 2013)
Koor Medis
: Andriani Yuliasningrum
(EMA 2012)
Wakoor Medis
: Gigih Prastowo
(EMA 2013)
Koordinator Lapangan
: Ruli Endepe A.F
(EIE 2011)
Wakil Korlap I
: Laras Hapriani
(EAK 2011)
Wakil Korlap II
: Mohammad Nur Rokhim
(EAK 2012)
Koor Keuangan
: A. Aryo Wisnuwardhana
(EAK 2011)
Wakoor Keuangan
: Ani Utami
(EIE 2012)
Pendahuluan “Masyarakat di sini harus paham betul, bagaimana strategi jangka panjang dalam menangkap ikan. Mereka kebanyakan cuma nelayan pesisir yang tangkapannya-pun ga setiap hari ada. Jangan asal tangkap ikan, pilih-pilih dong! Masa ikan yang masih baby juga diambil, udah gitu tempat ikan laut berkembang biak di muara sungai juga gak dirawat. Di sini seharusnya kita turun, orang-orang yang sekolahnya lebih lama harus mengajarkan gimana cara yang benar,tentunya dengan penyampaian yang halus dan tidak menggurui.” Sepenggal kutipan di atas adalah apa yang disampaikan oleh Bapak Subtomy, seorang pegawai rendah hati yang sehari-hari mengabdi sebagai kepala bidang di Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi, Jawa Barat. Beliau menyempatkan diri untuk berdiskusi dan menyampaikan pandangannya terhadap kegiatan Social Act FEUI 2014 di salah satu sudut angkot yang paling saya sukai, yaitu di sebelah supir. Lantas kami berdua berdesak-desakan karena satu bangku harus diduduki oleh saya dan beliau sekaligus. Kami –beberapa mahasiswa baru dan panitia – pada saat itu sedang dalam perjalanan untuk menanam bibit mangrove. Oiya, beliau juga orang yang berperan dalam pengadaan bibit mangrove yang akan kami tanam, ada 500 bibit yang beliau angkut dengan perahu, dan semuanya diberikan kepada kami, gratis. Motivasi beliau dalam menyumbangkan bibit mangrove adalah sebagai “usikkan” bagi nelayan bahwa betapa pentingnya untuk menjaga keberlangsungan
hidup
ikan
yang
dimulai
dari
kepedulian
terhadap
tempat
perkembangbiakannya. “Mahasiswa saja jauh-jauh dari Depok mau diajak menanam mangrove!” tutur beliau.Fenomena seperti ini menandakan bahwa di luar sana, di berbagai tempat yang jauh dari kampus sebagai lumbung ilmu pengetahuan, terdapat banyak orang yang sangat peduli terhadap keberlanjutan hidup orang lain. Jangankan keluarga, tidak jarang mereka justru membantu orang-orang yang baru dikenal satu hingga dua hari belakangan. Hal tersebut memberikan kami gambaran betapa luasnya konsep pengabdian dan betapa besarnya dampak yang bisa ditimbulkan oleh niatan baik seorang manusia. Seperti ikan yang berenang bebas di lautan, pengalaman dan wawasan adalah hal yang bisa kita dapatkan secara bebas dimanapun, namun harus dengan usaha yang sungguhsungguh. Jika diibaratkan sebagai seorang nelayan, mahasiswa baru mungkin adalah nelayan yang belum mengenal dengan baik lautan yang akan memberikan mereka
tantangan dan pengalaman berharga. Alih-alih tersandera akan batasan nyali dan mitos yang menghalangi mereka untuk “melaut,” kakak kelas mereka yang sudah terlebih dahulu memiliki pengalaman baik di kelas maupun di tengah masyarakat seharusnya berperan sebagai pembimbing. Ya, pembimbing tersebut adalah orang yang harus sudah memiliki pandangan yang luas, melewati horizon yang tanpa batas, bukan mereka yang hanya melihat tebing yang tidak bisa diretas. Bimbingan yang diberikan juga harus disampaikan dengan cara yang halus, tentunya tidak dengan menggurui. Social Act hadir sebagai sebuah kapal besar yang mengangkut mereka untuk berlayar di tengah pengalaman, mengail nilai, dan membagikannya sebagai cerita indah pemberi semangat bagi sekawannya. Dengan meminjam filosofi tersebut, Social Act FEUI 2014 menanamkan tema “bangun untuk bermimpi” secara mendalam kepada semua mahasiswa baru FEUI 2014. Lambang yang kami torehkan memiliki arti yang sangat mendalam, dimana balon udara adalah wahana yang mampu membawa manusia kepada tingkatan baru yang memungkinkan manusia tersebut untuk melihat sekelilingnya dengan lebih luas, melewati batasan yang ada, dan memberikan gambaran betapa besarnya dunia mereka. Boro-boro jadi menteri kalau tidak paham mengenai masyarakat yang akan dipimpinnya. Untuk itu, tujuan utama Social Act FEUI 2014 adalah memberikan gambaran kepada mahasiswa FEUI 2014 tentang masyarakat yang akan dipimpinnya, sekaligus membiasakan mereka untuk menjadi bagian dari masyarakat itu sendiri. Social Act FEUI 2014 kini menjadi bagian dari kehidupan 651 mahasiswa baru dan lebih dari 200 panitianya. Kebersamaan dan pengalaman yang timbul akan selalu berbekas di hati masyarakat yang menerima mereka dengan tangan terbuka dan dengan senyuman hangat setiap pagi. Empat hari tidaklah cukup untuk merubah keadaan fisik sebuah desa secara signifikan. Tetapi, empat hari tersebut adalah sebuah cerita yang akan selalu terkenang bagi setiap mahasiswa FEUI, sebuah kenangan yang akan menjawab pertanyaan “sudah bergunakah aku bagi bangsa dan negara ini?” Job Description 1. Menyusun konsep kegiatan 2. Menyusun proposal dan laporan pertanggungjawaban kegiatan 3. Menjamin koordinasi seluruh panitia 4. Menjalin koordinasi antar-staff, serta antara staff dan pengurus inti (Ketua Pelaksana, Wakil Ketua Pelaksana, Sekretaris, Bendahara, Kontrol Internal, dan Kepala Bidang) dalam kepanitiaan 5. Mengendalikan dan mengawasi pekerjaan seluruh panitia yang berkaitan dengan kegiatan
6. Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan 7. Merumuskan kebijakan strategis kepanitiaan bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal 8. Mengambil keputusan yang berpengaruh terhadap kegiatan 9. Mewakili panitia dalam memenuhi kewajiban birokrasi dan perjanjian dengan berbagai pihak yang berkepentingan 10. Melakukan kontrol dan pantauan kinerja semua divisi secara keseluruhan 11. Memberikan feedback kepada setiap bidang secara rutin terhadap keefektifan dan keefisienan proses kerja 12. Bertanggung jawab atas setiap pengambilan keputusan yang melibatkan kepentingan antar-divisi dan antar-bidang 13. Menghadiri setiap hearing yang diadakan oleh BPM FEUI 14. Melakukan supervisi khusus seluruh Divisi pada Bidang 1 dan Bidang 3 15. Mengadakan pleno dan menjalin komunikasi kepada semua panitia yang membutuhkan informasi atas perkembangan kepanitiaan 16. Memberikan motivasi kepada semua panitia dalam menjalankan tugas 17. Menjalin komunikasi yang baik mengenai kebutuhan setiap divisi kepada divisi lainnya untuk menghindari benturan kepentingan antar-divisi Social Act FEUI 2014 dan Perjalanannya Perjalanan Social Act FEUI 2014 dimulai pada tanggal 11 Desember 2014. Pagi itu, Irma, orang yang kelak akan sangat kontributif di Social Act FEUI 2014 menyanggupi permintaan untuk melakukan perbincangan ringan pada sore hari. Perbincangan ringan tersebut yang kemudian tumbuh menjadi gagasan besar pelaksanaan Social Act FEUI 2014. Tempat perbincangannya pun bukan di Fakultas Ekonomi, melainkan di Fakultas Teknik, tempat yang menurut kami cukup tenang dan netral untuk membicarakan rahim dari Social Act FEUI 2014. Irma-lah yang kemudian menjadi wakil ketua panitia Social Act FEUI 2014. Sejak bergabungnya Irma di Social Act, dimulailah serangkaian perekrutan yang berlangsung hingga bulan Maret. Selama proses perekrutan Badan Pengurus Harian (BPH), kami membentuk dasar-dasar yang kemudian digunakan sebagai tujuan utama pelaksanaan Social Act FEUI 2014. Sambil membangun konsep dan merekrut BPH, kami juga melakukan upaya untuk mencari desa yang akan dijadikan tempat pelaksanaan Social Act. Terdapat sekitar lima daftar desa yang memenuhi kriteria kami: desa pesisir, dalam jangkauan 100 km dari kampus FEUI Depok, dan memiliki akses jalan yang memadai. Pada tahun 2014, Social Act resmi memindahkan jobdesc dari Divisi Survey ke divisi-divisi lain, termasuk kepada Pengurus Inti (PI), sehingga survey awal desa dimotori oleh PI sebagai pengganti Divisi
Survey. Selain itu, kami juga memisahkan unsur Fisik dan Non-fisik dalam Divisi Acara menjadi dua bagian yang berdiri sendiri, yaitu Divisi Acara Fisik dan Divisi Acara Non-fisik. Konsep pengabdian di wilayah maritim juga merupakan salah satu agenda inovasi yang dibangun oleh Social Act FEUI 2014. Perjalanan mengenai pemilihan desa ini dibahas dalam bagian khusus dari LPJ Project Officer ini. Kami mengalami kendala perekrutan yang cukup memengaruhi performa dari kepanitiaan, dimana kami terpaksa melakukan rapat PI-BPH pertama pada 11 Maret 2014 walaupun tidak semua posisi jabatan sudah terisi penuh. Namun, kendala tersebut dapat diatasi karena minimal dalam satu divisi telah ada koordinator atau wakil koordinator yang dapat menyerap rangkaian informasi pada tahap awal pembentukan panitia dan membagi informasi tersebut kepada partner mereka yang baru bergabung di kemudian hari. Pada 12 Maret, Femi selaku kepala bidang dua meminta izin pergi selama dua minggu ke Nepal untuk memenuhi tugas mata kuliah Pemasaran Internasional. Perginya Femi tidak terlalu memberatkan performa kepanitiaan karena pada saat itu kami belum beroperasi secara maksimal karena belum bidding dan Irma mampu menjalankan jobdesc kabid dua secara maksimal. Dalam rangka persiapan dan pembentukan budaya PI yang solid, pada tanggal 1213 April diadakan team building PI yang bertempat di Anyer, Banten.Bidding Social Act dilaksanakan pada tanggal 9-10 Mei selama 24 jam lebih 15 menit dengan nilai rata-rata 78.00, dimana jauh sebelum diadakannya bidding tersebut, kami telah melakukan simulasi bidding sebagai pemantapan konsep masing-masing divisi pada tanggal 26-27 April 2014. Terdapat tiga anggota independen BPM dan tiga BO/BSO yang memberikan nilai terhadap konsep Social Act FEUI 2014. BO/BSO yang hadir tersebut antara lain BO Economica, SPA FEUI, dan FSI FEUI. Pada bidding tersebut, kami membawakan konsep Social Act yang disesuaikan dengan kondisi Desa Ciparagejaya, Karawang, Jawa Barat, walaupun kami telah mengantongi desa cadangan yang kelak akan menjadi lokasi pelaksanaan Social Act FEUI 2014. Setelah kami lulus dari proses bidding, kurang dari satu hari kemudian kami telah memiliki website yang telah dimodifikasi agar sesuai dengan rancangan kegiatan yang telah kami buat.Website tersebutlah yang kelak akan menjadi platform utama kegiatan yang melibatkan mahasiswa baru dan tugas-tugasnya. Selain itu, salah satu prinsip kami adalah keterbukaan, dimana semua informasi yang penting untuk diketahui publik akan kami bagikan melalui berbagai channel, terutama melalui website www.socialact-feui.com dan akun Twitter @SocialActFEUI.
Proses perekrutan staf dilaksanakan selama dua minggu terhitung sejak 12 Mei hingga 23 Mei dengan pembukaan stan di kampus FEUI Depok dan melalui pendaftaran online di website Social Act. Sore hari pada tanggal 23 Mei, kami langsung mengadakan rapat staffing untuk menentukan staf yang akan kami terima.Jabatan staf yang masih kosong langsung diupayakan untuk segera terisi oleh PI-BPH, walaupun kami memiliki keyakinan bahwa pada hari-H Social Act, akan ada banyak teman kami yang secara “tibatiba” muncul dan membantu kami mengelola jalannya acara di lapangan. Hal tersebut pada akhirnya terbukti di kemudian hari. Pleno pertama yang melibatkan diadakan pada hari Rabu tanggal 28 Mei 2014 bertempat di Auditorium FEUI. Sepanjang pelaksanaan rapat dan koordinasi yang melibatkan staf dan mentor, kami selalu menggunakan ruangan Auditorium FEUI karena kami mendapatkan fasilitas penggunaan ruangan tersebut secara gratis akibat status Social Act yang merupakan bagian dari program kerja Dekanat FEUI.Staffing mentor dilakukan pada tanggal 30-31 Mei 2014 dengan bekerjasama dengan OPK. Setelah kami mengantongi nama staf dan mentor, kami langsung menerapkan program “Minggu Tenang Sosact.” Selama pelaksanaan Social Act, kami memiliki dua kali minggu tenang, yaitu pada saat UAS semester genap dan pada saat H-10 dan H+10 hari raya Idul Fitri. Pada saat minggu tenang, disepakati bahwa tidak ada keputusan strategis dan arahan khusus yang diberikan kepada seluruh fungsionaris sebagai bentuk penghormatan dan toleransi kebutuhan pribadi setiap fungsionaris. Sisi baik dari penerapan ini adalah dapat diminimalisasinya keluhan-keluhan yang datang dari fungsionaris karena adanya pemenuhan hak dan kewajiban. Setelah minggu tenang, tidak ada alasan bagi seluruh fungsionaris untuk tidak berkontribusi karena hak mereka pada dasarnya sudah dipenuhi. Setelah dilaksanakannya UAS, kami langsung menyambut mahasiswa baru di kegiatan “Hello Maba.” Setelah itu, pada tanggal 20 Juni kami berkunjung ke kantor Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika (BMKG) untuk meminta saran dan masukkan terkait dengan kondisi iklim dan potensi cuaca di Palabuhanratu, Sukabumi. Kami juga menjalin kerjasama dengan BMKG untuk menjadi pengisi acara di Social Act. Dari kunjungan tersebut, didapatkan bahwa wilayah Palabuhanratu tidak terlalu berpotensi terkena tsunami, karena sejarah tidak pernah mencatat adanya tsunami yang terjadi di wilayah Palabuhanratu. Ancaman tektonik paling besar dari wilayah Palabuhanratu adalah adanya gempa ringan, dimana maksimal hanya akan terjadi gempa 5.0 SR dengan kedalaman ratusan km di bawah permukaan bumi. Pada tanggal 23-24 Juni, kami melakukan team building PI-BPH di Villa HDC, kawasan Puncak, Bogor. Pelaksanaan team building tersebut ditangani oleh Isti dan Suci, dimana keduanya mampu melaksanakan tanggungjawabnya dengan sangat baik. Hari-hari di bulan Juni dan Juli lebih banyak dihabiskan dengan assessment ke wilayah desa, dimana
pada akhirnya kami menyewa sepetak rumah di wilayah RT 03/19 sebagai rumah singgah selama melakukan assessment. Kendala selama melakukan pendekatan dengan warga desa adalah bahwa pejabat kelurahan setempat mengusulkan adanya imbalan bagi tuan rumah sebagai bentuk terimakasih atas kebaikan mereka. Kami sebelumnya tidak mengantisipasi hal ini karena pada dasarnya kami memiliki pengalaman bahwa setiap mahasiswa baru di setiap rumah pasti akan memberikan imbalan walaupun tanpa adanya instruksi dari panitia. Setelah disepakati oleh seluruh panitia dan dengan merujuk pada keberadaan dana, kami menyepakati untuk memberikan standar imbalan Rp100.000 untuk setiap rumah yang digunakan selama acara berlangsung, walaupun pengalaman kami menyatakan seharusnya setiap rumah kami yakini akan mendapat Rp150.000-Rp250.000 dari mahasiswa baru dan mentornya jika tidak adanya “keharusan” dari panitia untuk memberikan imbalan. Beban tersebut ditanggung oleh pihak panitia karena kami sudah melakukan berbagai penghematan di berbagai bidang akibat kerjasama dengan berbagai pihak, sehingga tidak mengganggu kinerja panitia secara keseluruhan. Hingga periode pra-perkuliahan semester ganjil, setiap divisi memiliki agenda besar masing-masing. Periode pasca-UTS hingga pra-perkuliahan adalah periode yang sangat menentukan bagi pencapaian Social Act secara keseluruhan. Acara Fisik dan Non-Fisik beberapa kali ke desa untuk melakukan fiksasi acara dan teknis pelaksanaan acara. Selain itu, kedua divisi acara tersebut dengan semangat mencari pihak-pihak yang dapat diajak bekerjasama dengan pihak panitia, sehingga pada akhirnya banyak pihak eksternal yang turut membantu kami dengan sukarela, menambah arti kebersamaan dan nilai Social Act di mata masyarakat secara signifikan. Divisi SDM juga memiliki agenda besar yang harus dibagi menjadi dua fokus, yaitu manajemen mentor beserta mahasiswa barunya, serta manajemen rumah tempat tinggal peserta serta panitia. Bisa dibilang, kinerja SDM adalah salah satu yang paling berat di Social Act FEUI 2014. Divisi-divisi bidang dua juga dengan semangat mempersiapkan fasilitas yang dibutuhi demi keberlangsungan acara. Divisi Transakom memiliki agenda besar yaitu penetapan penyedia jasa transportasi bus dan penetapan alur antar-jemput pengisi acara. Terdapat satu kendala yang berhubungan dengan pihak eksternal, namun tidak memiliki pengaruh signifikan. Kendala tersebut adalah kerjasama dengan Fajar Transport yang kurang baik, dikarenakan pada dasarnya Fajar Transport tidak mampu memenuhi perjanjian awal bahwa mereka harus mengalokasikan 16 bus untuk digunakan selama acara, padahal kami sudah melakukan pembayaran uang muka kepada mereka. Alhasil, kami harus mencari tambahan 6 bus yang tidak bisa mereka penuhi. Akhirnya kami memindahkan pesanan kepada HIBA Utama karena mereka sanggup memenuhi 16 bus yang kami minta. Sementara itu, Fajar Transport yang sudah menerima uang muka, harus kami turunkan pemesanannya menjadi hanya 4 bus saja sebagai sarana transportasi simulasi. Kami tidak
lagi menggunakan tronton (kecuali untuk mengangkut barang) karena kami memiliki pengalaman yang kurang baik dengan pihak oknum TNI yang tidak mampu memenuhi perjanjian penyediaan tronton secara tepat waktu selama dua tahun berturut-turut. Selain itu, penggunaan bus relatif lebih sedikit dampak negatifnya terhadap kesehatan dibandingkan dengan tronton, terlebih penggunaan bus mampu menghemat 40% dana alokasi dibandingkan dengan tronton. Pengelola bus HIBA Utama mampu menepati jumlah bis yang dijanjikan dan mampu mengantar dan menjemput kami tanpa ada yang telat satu bus pun. Divisi konsumsi telah menyiapkan dengan baik kebutuhan bahan makanan yang akan diperlukan selama hari-H dan selama simulasi. Mereka juga berhasil menjalin kerjasama dengan penyedia bahan makanan lokal untuk membantu suplai bahan makanan segar yang dibutuhkan selama di hari-H. Divisi Perlengkapan juga mempersiapkan alat-alat yang dibutuhkan oleh panitia, terutama alat komunikasi radio (HT), speaker, dan alat-alat yang dicetak maupun disewa lainnya. Semua perlengkapan yang harus dicetak telah selesai sebelum pelaksanaan hari-H. Divisi-divisi yang dinaungi dalam bidang tiga juga memiliki serangkaian pencapaian yang diselesaikan selama periode pra-perkuliahan. Divisi Medis selesai menjalin kerjasama dengan Puskesmas Palabuhanratu untuk mengundang dokter dan empat perawat sebagai tenaga utama pengobatan gratis bagi warga. Selain itu, Divisi Medis juga berhasil memenuhi kebutuhan pelatihan bagi staf medis. Divisi HPD mempersiapkan desain yang dibutuhkan dan dokumentasi sebelum acara dengan baik. Selain itu, video untuk menarik perhatian mahasiswa baru dan video untuk diputar di pertemuan Persatuan Orangtua Mahasiswa (POM) juga diapresiasi dengan baik oleh pihak internal maupun eksternal panitia. Bahkan, banyak orangtua mahasiswa yang mengapresiasi kegiatan Social Act dan memberikan bantuannya dalam penggalangan dana oleh dekanat FEUI tersebut untuk selanjutnya digunakan dalam pelaksanaan Social Act. Divisi FO telah menunjuk orangorang yang sangat kompeten dalam kepemimpinan di lapangan, sehingga mampu mengenal medan dengan baik. Dari Divisi Keuangan, proses penggalangan dana menemui kendala yang cukup menghambat kinerja, dimana penggalangan dana dari pintu ke pintu tidak berhasil dilakukan. Namun, penggalangan dana dari pintu ke pintu itu merupakan program sampingan Divisi Keuangan sehingga tidak terlalu berpengaruh kepada kinerja secara keseluruhan. Penjalinan kerjasama dengan sponsor juga dilakukan selama periode praperkuliahan. Pada akhirnya, terdapat empat sponsor yang membantu pelaksanaan acara Social Act. Anggota Divisi Keuangan juga dapat dimaksimalkan kontribusinya dengan turut
membantu pekerjaan Controller dalam mempersiapkan kebutuhan pemberian dana oleh dekanat. Kami mengadakan Simulasi di lapangan pada tanggal 13-14 September 2014 yang wajib dihadiri oleh semua fungsionaris Social Act 2014. Kegiatan simulasi ini disusun oleh Suci sebagai penanggungjawab. Simulasi dilakukan sebagai bentuk stress-test dari konsep yang selama ini telah dibangun. Dari pengujian lapangan tersebut, kami mendapatkan banyak hal yang perlu diperbaiki sebelum pelaksanaan Social Act, dimana garis komando lapangan ternyata belum cukup terstruktur sehingga menyebabkan mobilisasi mentor sebagai simulasi mahasiswa baru cukup terhambat. Selain itu, struktur teknis di lapangan juga tidak mampu dieksekusi secara sempurna akibat adanya perubahan-perubahan yang dilakuakan oleh divisi tertentu tanpa memberikan pengertian atas perubahan tersebut kepada divisi lainnya. Namun, dinamika yang terjadi selama simulasi dapat diredam dengan pembentukan standar yang berlaku umum bagi semua divisi. Standar tersebut tertuang dalam “Super Paper” yang berisikan semua informasi yang dibutuhkan oleh panitia. Pelaksanaan kegiatan utama Social Act FEUI 2014 dimulai pada tanggal 25 September 2014, dimana mahasiswa baru dikumpulkan di selasar kampus FEUI. Ada kendala dalam pengumpulan mahasiswa baru, dimana sebagian wilayah selasar digunakan oleh UKMC untuk mengadakan seminar, sehingga mahasiswa baru harus lesehan di wilayah depandrop point utama kampus dan cukup mengganggu mobilitas publik.Mobilisasi mahasiswa baru ke dalam bus tidak mengalami kendala berarti dan mulai serta diakhiri tepat waktu. Pada saat yang bersamaan, panitia advance yang dipimpin oleh Irma mengatur persiapan lapangan seperti distribusi kebutuhan bahan makanan dan kantung sampah untuk setiap rumah. Rombongan terakhir yang diisi oleh panitia sampai di desa pada pukul 19.30 WIB dan semua mahasiswa baru sudah selesai dialokasikan ke housefamnya pada waktu tersebut. Setelah semua agenda pada tanggal 26 September selesai dilaksanakan, kami mengadakan rapat evaluasi dan persiapan untuk keesokan harinya. Selama rapat evaluasi tersebut, sering terjadi skors pada rapat dikarenakan beberapa masalah seperti panitia peserta rapat yang tiba-tiba mengalami kejang dan gangguan hama serangga. Pada hari kedua, yaitu tanggal 26 September 2014, kami memulai rangkaian acara dengan pembukaan di lapangan RW 32. Pada pembukaan tersebut, hadir sejumlah perwakilan pemerintahan sebagai simbol dukungan kepada acara kami, diantaranya adalah perwakilan Bupati Kabupaten Sukabumi, perwakilan Kementerian Kelautan dan Perikanan RI, dan perwakilan tim pendamping teknis Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi. Walaupun mereka sedikit telat datang ke acara, tetapi mereka tetap mampu mengisi pembukaan karena hadir justru tepat pada saat alokasi waktu mereka untuk
berbicara. Setelah melakukan pembukaan acara, mahasiswa baru dan panitia mulai melaksanakan agenda selanjutnya, yaitu acara talkshow inspiratif. Sebenarnya, alokasi waktu talkshow ini dirancang untuk kelas MPKT. Tetapi, karena terdapat kesalahpahaman antara panitia dan koordinator mata kuliah MPKT, akhirnya kami tidak jadi mengadakan kelas di lapangan. Padahal, sudah ada dukungan dari pihak Dekanat FEUI, dimana dosendosen MPKT dibebaskan tugasnya untuk mengajar mata kuliah MMI pada Jumat sesi 3 dikarenakan kepastian bahwa dosen-dosen tersebut pasti tidak akan sempat kembali ke kampus sebelum Jumat sesi 3. Panitia juga telah menyanggupi untuk menyediakan jemputan dan penginapan serta fasilitass lainnya demi keberlangsungan acara kelas MPKT, tetapi hal tersebut tidak mampu menjadikan kelas tersebut terealisasi. Belakangan kami mengetahui, bahwa sebenarnya permasalahan yang terjadi adalah komunikasi yang kurang baik antara koordinator MPKT dengan anggota pengajar, dimana keputusan seolah “sepihak” karena diambil oleh pengurus inti mata kuliah tersebut saja dan tidak dengan pertimbangan memadai dari keterangan kesanggupan panitia. Acara talkshow berjalan lancar, dimana acara tersebut dimulai tepat waktu dan selesai sebelum waktu yang dialokasikan. Setelah itu, kami melaksanakan shalat Jumat. Hampir setiap RT di desa yang kami gunakan memiliki Masjid yang menggelar shalat Jumat, sehingga tidak ada mahasiswa baru yang tidak mendapatkan tempat shalat. Ada kendala sedikit pada saat distribusi makanan, dimana ada masjid yang sudah selesai melaksanakan shalat sebelum waktu distribusi makanan sehingga mereka kebingungan harus meminta makan ke mana. Namun, hal tersebut tidak berlangsung lama dan dapat diminimalisasi karena beberapa pemilik rumah menyediakan masakan yang mereka masak sendiri. Setelah rundown ishoma selesai dilaksanakan, Divisi Acara Fisik dan Non-fisik sudah siap dengan perlengkapan acaranya. Acara Fisik telah mengatur angkot-angkot yang digunakan untuk distribusi mahasiswa baru ke titik-titik acara di lapangan RW 32, sementara Non-fisik telah standby dan menghubungi pihak pengisi acara maupun pihak Sekolah Dasar. Secara umum, tidak ada kendala yang berarti selama distribusi mahasiswa baru ke titik acara di luar desa hingga kepulangan mereka. Salah satu kendala yang diutarakan mentor adalah ada beberapa titik yang kekurangan peralatan, kemungkinan besar keluhan ini muncul akibat dari panitia dan peserta yang kurang antisipatif dan belum terbayang akan melakukan apa di titik acara yang akan mereka kunjungi. Setelah semua agenda acara sudah dilaksanakan, Divisi FO kesulitan untuk mencegah peserta yang bermain-main di pantai. Pada dasarnya, mereka diberikan waktu luang lebih banyak untuk berinteraksi dengan warga, bukan untuk bermain-main. Bahkan, ada mentor yang dengan sengaja berenang di pantai dan tidak mengindahkan himbauan panitia. Tidak adanya kerjasama yang cukup baik antara mentor dengan panitia menyebabkan hal tersebut terjadi. Evaluasi mentor pertama diagendakan mulai pukul 18.30
namun baru dimulai pukul 19.00. Setelah evaluasi mentor, ruangan basecamp Medis tersebut digunakan untuk evaluasi dan rapat koordinasi panitia. Hari ketiga terdapat lebih banyak panitia yang membantu jalannya acara, terlebih karena kami kedatangan bantuan dari senior “Himaga” dan senior Social Act tahun-tahun sebelumnya. Acara dimulai sejak pagi dan dilanjutkan pada sore harinya. Kendala distribusi konsumsi yang terjadi pada hari sebelumnya mampu diminimalisasi pada hari ketiga karena koordinasi antara Divisi Konsumsi dan FO lebih baik akibat adanya pengertian selama evaluasi malam sebelumnya. Kendala kurangnya alat juga mampu diredam dengan diadakannya “Patroli” ke setiap titik acara fisik dengan menggunakan mobil yang berisi cadangan peralatan. Pada Sabtu sesi 2, terdapat dua mentor yang terlambat hingga 45 menit dikarenakan salah satu mentor tidak sengaja tertidur sementara mentor lainnya memiliki alibi “tidak dijemput oleh FO.” Kedua alasan tersebut tidak dapat diterima oleh Divisi FO, tetapi acara tetap dapat berlangsung dengan pengertian dari Divisi FO. Pada Sabtu sore, lebih banyak mahasiswa baru yang bermain di pantai. Tetapi, kali ini panitia mengendurkan tensinya akibat keesokan harinya mereka sudah harus kembali ke Depok dan Sabtu sore tersebut adalah momen yang mungkin bisa lebih menjadi kenangan bagi mahasiswa baru selama mengikuti acara. Pada hari Sabtu malam, kami kehadiran Pak Jossy, mantan Dekan FEUI sekaligus salah satu pemberi konsep awal kegiatan Social Act. Ada beberapa hal yang kami bicarakan dengan Pak Jossy, diantaranya adalah beberapa klarifikasi dengan pihak MPKT dan perbincangan ringan mengenai jalannya acara Social Act secara keseluruhan. Malam hari ditutup dengan evaluasi mentor dan evaluasi panitia seperti hari-hari sebelumnya. Namun, evaluasi lebih ditekankan pada jalannya acara untuk hari Minggu, yaitu Festival Games dan proses kepulangan mahasiswa baru. Hari Minggu dimulai dengan mobilisasi mahasiswa baru Nasrani ke Depok. Pada tahun ini, kami menyediakan fasilitas kepada mahasiswa baru Nasrani untuk pulang lebih awal sebagai pemenuhan hak kepada mereka. Namun, mahasiswa baru Nasrani yang pulang tidak sampai separuh dari total mahasiswa baru yang beragama Nasrani. Setelah mahasiswa baru Nasrani selesai dipulangkan, Divisi FO melanjutkan tugasnya untuk memobilisasi mahasiswa baru ke titik pelaksanaan Festival Games, yaitu di ujung border klaster lima. Lokasi tersebut dipilih karena pantainya relatif bersih dan lebih datar dibandingkan dengan wilayah pantai lain. Selain itu, pantai dipilih karena ada kesan tersendiri ketika menggunakannya.Festival Games dimulai telat 45 menit karena persiapan perlengkapan yang kurang memadai, sehingga proses persiapan tersebut dilakukan terburu-buru. Namun, hasil dari persiapan tersebut tidak buruk, karena berbagai acara dapat dilaksanakan dengan sempurna. Keterlambatan acara juga mampu diminimalisasi
dengan mahasiswa baru yang teralihkan perhatiannya dengan suasana dan pemandangan pantai. Proses kepulangan mahasiswa baru dilakukan tepat pada waktunya, dimana rombongan pertama sudah diberangkatkan pukul 12.30, setengah jam lebih awal daripada rencana. Kloter terakhir diberangkatkan pukul 13.30. Terdapat kendala berupa kurangnya bus untuk menampung kloter terakhir. Kami memprioritaskan mahasiswa baru untuk pulang terlebih dahulu dan sisa yang tidak terangkut akhirnya dipulangkan dengan menyewa satu bus MGI. Hal ini dicurigai akibat beberapa kelompok sengaja mengulur waktu kepulangan sehingga banyak kelompok yang menumpuk di kloter-kloter terakhir, sehingga bus yang sudah berangkat sejatinya masih terdapat tempat kosong tetapi tetap memulai perjalanan pulang. Kebesaran hati panitia yang rela dipulangkan terakhir menjadikan suasana lebih cair, sehingga tidak ada panitia yang sangat kecewa karena banyak teman-teman yang bisa mencairkan suasana. Rombongan terakhir sampai di Kampus FEUI Depok sekitar pukul 19.00, sesuai dengan perkiraan panitia. Proses Pemilihan Desa Pada tahun 2014, terdapat kemajuan terutama dalam hal survey terhadap desa yang berpotensi sebagai lokasi acara. Kami melakukan survey pada 3 desa yang berlokasi di beberapa titik. Sebagai perbandingan, pada tahun sebelumnya survey dilakukan pada 50 desa lebih di Kabupaten Bogor, karena pada masa tersebut sudah sulit mencari desa yang layak dijadikan tempat acara. Pada tahun 2014 ini, nominasi desa yang akan dikunjungi dalam rangka survey mengerucut menjadi hanya tiga desa akibat banyaknya kriteria kualifikasi yang kami tentukan. Desa pertama yang kami kunjungi adalah Mauk, sebuah desa yang terletak di Provinsi Banten. Desa tersebut kami nilai sangat kotor, walaupun memiliki kelebihan yaitu jaraknya yang hanya 80km dari kampus FEUI Depok. Di desa tersebut, warga-warganya cenderung kurang kooperatif dan lingkungan sekitar desa tersebut terlalu kotor. Kami juga menilai bahwa Desa Mauk terlalu sempit dan jumlah rumah kurang memadai untuk distribusi mahasiswa baru. Kebanyakan warga disana berpenghasilan sebagai pengepul kerang. Bahkan, ada satu jalanan yang diuruk dengan menggunakan limbah kulit kerang. Ketersediaan air yang minim dan kondisi desa yang relatif kotor menjadi faktor terberat bagi kami untuk memutuskan Mauk sebagai desa pelaksanaan Social Act. Desa kedua yang kami jadikan target survey adalah Desa Ciparagejaya yang terletak di Kabupaten Karawang, Jawa Barat. Desa ini terletak sekitar 120 km dari Kampus FEUI Depok. Desa inilah yang kami gunakan sebagai media penyusunan konsep teknis untuk dibawa ke bidding. Pada awalnya, kami menilai desa ini cukup baik untuk dijadikan lokasi
pelaksanaan Social Act, karena kondisi fisiknya relatif lebih baik daripada Desa Mauk. Namun, setelah beberapa kali kunjungan ke Ciparagejaya, kami mulai ragu tentang kemungkinan desa tersebut dijadikan lokasi pelaksanaan Social Act. Kendala tersebut diantaranya adalah kondisi desa yang sangat panas, sehingga kami lebih sering berteduh selama melakukan survey daripada berkeliling ke desa. Kedua, Desa Ciparagejaya cukup kotor dan ketersediaan air yang sedikit. Ketika hujan, desa tersebut tergenang di banyak tempat dan pantai serta jalanan desa menjadi kotor akibat tumpukan sampah yang meluap selama hujan. Ketiga, warga yang kurang kooperatif dan alur koordinasi yang kurang baik cukup menghambat pendekatan kami kepada warga desa. Terakhir, karakteristik masyarakatnya kebanyakan bukanlah warga asli, melainkan perantau dari berbagai wilayah. Hal tersebut menyebabkan diantara warga desa sendiri terjadi ketidak-kompak-an yang menyulitkan kami untuk mendistribusikan informasi melalui ketua RT dan RW kepada masyarakat. Kendala-kendala yang kami hadapi di Ciparagejaya menjadi motivasi kami untuk mencari desa lainnya yang lebih memungkinkan untuk dijadikan lokasi acara. Upaya kami yang pertama adalah dengan cara menghubungi Badan Pusat Statistik (BPS) untuk mencari keberadaan database desa seluruh Indonesia. Namun, pada saat kesana, tim kami tidak berhasil menemukan tanda-tanda adanya database tersebut. Upaya selanjutnya dari kami adalah dengan menggunakan informasi keberadaan Program Pembangunan Desa Pesisir Tangguh (PDPT) yang merupakan program besutan Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) RI. Fokus kami selanjutnya adalah menghubungi KKP dengan maksud mencari masukan alternatif desa yang akan digunakan. Pihak KKP menyambut baik kedatangan kami dan memberikan saran-saran terkait desa yang akan dipilih. Salahs atu desa yang menjadi masukan dari KKP adalah Desa Loji, yang terletak di Palabuhanratu, Kabupaten Sukabumi, Jawa Barat. Selain itu, kami diberikan sebuah file yang berisikan database desa-desa yang ada di seluruh Indonesia lengkap beserta detil demografis dan geografisnya. Terlebih lagi, pihak KKP menawarkan kerjasama yang bisa dilakukan antara mahasiswa dengan kementerian. Inilah yang menjadi cikal-bakal kerjasama kami dengan KKP. Sebelum bidding, kami telah mengantongi Desa Loji sebagai cadangan dan telah melakukan observasi ke desa tersebut. Pada saat itu, kami melakukan survey hingga radius beberapa kilometer dari Desa Loji, dimana pada akhirnya kami memutuskan akan menggunakan kawasan Kelurahan Palabuhanratu sebagai lokasi utama. Setelah bidding selesai, kami memindahkan fokus utama survey ke Palabuhanratu, dimana mayoritas BPH sudah pernah kesana sebelum rapat pleno kedua dilaksanakan. Setelah rapat pleno kedua, kami melakukan voting untuk menentukan desa mana yang akan digunakan untuk Social Act, apakah Ciparagejaya atau Palabuhanratu. Voting ini merupakan hal baru yang kami maksudkan sebagai peningkatan keterlibatan BPH dalam menentukan arahan-arahan
strategis kepanitiaan. Selain itu, keterlibatan mereka dalam penentuan juga berpotensi meningkatkan rasa memiliki diantara BPH. Pada akhirnya, hasil pemungutan suara menyatakan bahwa Palabuhanratu akan digunakan sebagai tempat dilaksanakannya Social Act FEUI 2014. Namun, kerjasama dengan unsur pemerintahan menjadikan dampak dari keberadaan Social Act FEUI 2014 dapat dirasakan hingga Desa Loji dan Desa Cidadap. Kedua desa tersebut berdampingan dengan Palabuhanratu. Kerjasama dengan Unsur Pemerintahan Pada tahun 2014 ini, Social Act mampu meningkatkan pengaruhnya hingga ke tingkat pemerintahan pusat dan daerah. Kami berhasil menjalin kerjasama dengan Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP), dimana semua acara fisik ditanggung oleh pihak KKP sebagai perwujudan program PDPT. Total nilai pembangunan dari PDPT tersebut adalah Rp310 juta. Pasca-kegiatan Social Act, dana PDPT tersebut ternyata ditambah lagi sekitar Rp320 juta akibat pembangunan terbilang sukses karena ada keterlibatan mahasiswa dalam pengerjaan proyek. Selain dengan KKP, Pemerintah Kabupaten Sukabumi melalui Sekretaris Bupati (setkab) membantu kami dalam hal perizinan kegiatan. Pada tahun-tahun sebelumnya, Social Act mengurus sendiri masalah perizinan kepada aparat setempat, mulai dari kepolisian hingga pemerintah lokal. Pada tahun 2014, kami tidak perlu melakukannya karena Setkab menerbitkan satu surat pemberitahuan akan pelaksanaan acara yang ditujukan kepada tujuh lembaga yang berada dalam garis koordinasinya, diantara lain adalah Polsek, Polres, Kodim, hingga Dinas-dinas terkait lainnya. Secara tidak langsung, hal ini berdampak pada efektivitas kinerja panitia dan penghapusan potensi adanya “pungli.” Kerjasama dengan unsur pemerintahan ini sudah sewajarnya dijadikan budaya dalam internal Social Act, karena mampu mendatangkan manfaat yang cukup signifikan bagi kinerja panitia. Namun, kerjasama tersebut tetap harus memperhatikan faktor kebermanfaatan. Jangan sampai kerjasama tersebut tidak terlalu menguntungkan salah satu pihak tertentu dan tidak terlalu menguntungkan pihak lainnya. Penggusuran Desa Banyak pihak yang mempertanyakan mengapa kami mereduksi kegiatan di desa tempat kami tinggal dan mengalihkan pembangunan ke dua desa lain. Ada beberapa faktor, diantaranya adalah penggusuran desa, tingkat kooperatif warga desa, dan motivasi panitia untuk meningkatkan nilai Social Act di mata masyarakat. Tidak banyak yang tahu, bahwa RW 19 dan RW 32 sebagian besar wilayahnya akan digusur
untuk
pembangunan
pelabuhan
bertaraf
internasional.
Dalam
skema
pembangunan MP3EI, terdapat program pembangunan lima pelabuhan di beberapa tempat di Indonesia yang akan dijadikan regional hub bagi distribusi logistik di Indonesia. Lantas, kami justru tetap menggunakan Palabuhanratu sebagai desa tempat tinggal mahasiswa baru. Tujuan kami adalah demi melakukan transfer pemahaman dinamika sosial yang ada di sana. Sebagai orang yang akan menempuh pendidikan ekonomi tingkat atas, seharusnya fenomena sosial ini menjadi tambahan ilmu baik bagi mahasiswa baru maupun bagi panitia, karena penggusuran akibat dari pembangunan adalah sebuah dinamika yang sangat unik dan menarik untuk dipelajari. Untuk itu, kami tidak membangun banyak fasilitas fisik di kedua ke-RW-an tersebut, karena semakin banyak fasilitas yang dibangun, maka akan semakin sia-sia pembangunan di wilayah tersebut. Selain itu, dana yang diterjunkan ke dua RW tersebut dibatasi atas masukan dari pemerintah tingkat kelurahan. Proses penurunan dana untuk pembangunan juga melibatkan sistem demokrasi, dimana titik pembangunan ditentukan oleh warga atas dasar musyawarah kekeluargaan. Kami menghormati sistem tersebut karena justru menjadi kelebihan dari proses pembangunan di negara ini. Setelah KKP mengantungi beberapa titik hasil pengajuan masyarakat setempat, kami melakukan penelaahan mengenai kemungkinan penggunaan dan keterjangkauan titik tersebut. Ketimpangan pembangunan antara wilayah Loji, Cidadap, dan Palabuhanratu kami netralisasi dengan cara pemberian fasilitas eksklusif bagi masyarakat Palabuhanratu di RW 19 dan 32. Fasilitas tersebut diantaranya adalah pemberian donasi Rp100.000 per rumah dan pengobatan gratis bagi dua RW tersebut. Menurut kami, dengan constraint pembangunan pelabuhan dan pemberian fasilitas ekslusif, kami sudah memaksimalkan pemerataan dampak Social Act kepada tiga desa yang ada. Kami juga mendapatkan ilmu yang sangat berharga dalam proses pendekatan ke masyarakat. Dengan didampingi oleh tim dari KKP, kami mendapatkan fasilitas penilaian tingkat kooperatif masyarakat dari tiga desa. Mereka telah memiliki pengalaman bertahuntahun dalam membina masyarakat tiga desa tersebut, sehingga kami memiliki kepercayaan yang memadai untuk menggunakan saran dan pengetahuan dari mereka. Kami mendapatkan informasi, bahwa selama ini Desa Loji adalah desa yang memiliki indeks partisipasi tertinggi se-Indonesia dalam hal pembangunan PDPT. Indeks tersebut mengukur tingkat kerjasama baik kerelaan masyarakat dalam hal finansial dan tingkat kerelaan masyarakat dalam membantu secara tenaga. Dari tiga desa tersebut, Palabuhanratu adalah salah satu yang memiliki indeks partisipasi paling minim, sehingga hal tersebut memengaruhi keputusan kami untuk membangun sarana fisik disana. Faktor terakhir datang dari dalam internal panitia. Satu kata yang paling lumrah didengungkan dalam lingkungan panitia adalah “inovasi.” Kami bangga ketika kami bisa
melakukan perbaikan dan memaksimalkan kesempatan untuk melakukan inovasi. Dengan bekal “informasi orang dalam” yang kami dapatkan, akhirnya kami memutuskan untuk memasukkan semangat “Pengabdian Tiga Desa” dalam eksekusi Social Act FEUI 2014. Dengan semangat pengabdian tiga desa tersebut, kami mengubah strategi dan mengincar peningkatan kebermanfaatan Social Act di mata banyak masyarakat. Laporan Kinerja Pengurus Inti Nama
Jurusan/
K
TJ
KS
T
Angkatan Meilisa Irmayanti
Manajemen 2011
5
5
5
5
Irma adalah wanita yang sangat kuat. Selama pelaksanaan Social Act, Irma merupakan sosok “kakak” bagi saya. Sebagai orang yang memiliki temperamen yang tinggi, saya merasa Irma mampu menyeimbangkan kekurangan saya tersebut. Irma mampu berpikir jernih ketika mengambil keputusan dan tidak terburu-buru ketika memberikan arahan yang cukup sulit dimengerti oleh BPH. Namun, terkadang Irma terlalu mudah dipengaruhi oleh orang lain, terutama terkait hal-hal yang bersifat negatif akibat sifat Irma yang mudah diajak curhat. Kekurangan tersebut pada akhirnya memberikan tensi di internal PI. Namun, Irma juga mudah diberikan klarifikasi sehingga tidak terkesan ngeyel. Pengalaman Irma dalam manajemen Bidang 2 juga sangat membantu kinerja panitia secara keseluruhan. Prestasi Irma selama Social Act FEUI 2014 yang terbesar adalah ketika dia mampu menyeimbangi kekurangan saya dan banyaknya pengorbanan yang Irma lakukan demi kelancaran Social Act. Terimakasih Irma Suci Noor Aeny
Akuntansi 2011
5
5
5
5
Suci adalah orang yang sangat bertanggungjawab dengan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Posisi Suci sebagai “PO #3” sangat berpengaruh terhadap kinerja panitia secara keseluruhan dan Suci mampu mempertanggungjawabkan posisinya dengan sangat baik. Suci adalah salah satu orang yang paling responsif di Social Act, dimana tugas-tugas yang Suci kerjakan mayoritas adalah tugas yang diberikan tanpa arahan. Suci mampu bekerjasama dengan baik kepada divisi-divisi lain, terutama perlengkapan. Sifat Suci yang kurang mampu memperbaiki hubungan pasca-konflik sempat menjadi penghalang kinerja Suci dengan PI, terutama saya. Namun, Suci mampu menjalin komunikasi seperti semula ketika tensi tersebut berangsur hilang. Kemampuan Suci dalam manajemen birokrasi sudah tidak diragukan lagi, dan mungkin akan sangat bermanfaat bagi kehidupan Suci selanjutnya. Prestasi terbesar Suci adalah ketika mampu memenuhi tanggungjawab sebagai pemimpin Simulasi Social Act dengan baik. Semangat dalam mencapai tubuh yang ideal ya Suc Alhamdi Alfi Fajri
Akuntansi 2011
5
5
5
5
Alfi adalah salah satu PI yang paling bersemangat ketika direkrut maupun ketika menjalankan
tugasnya.
Alfi
juga
merupakan
salah
satu
fungsionaris
yang
menginternalisasi semangat inovasi dengan sangat baik. Kemampuan Alfi dalam memperbaharui sistem manajemen keuangan di Social Act merupakan prestasi sekaligus sumbangan terbesar yang diberikannya. Sifat Alfi yang cerewet terkadang menjadi pengganggu fokus rapat. Tetapi, Alfi memiliki toleransi yang tinggi ketika ditegur. Semangat Alfi dalam mengatur pengeluaran dan pemasukan Social Act patut diapresiasi. Tugas
utama Alfi
sebagai
controller
dapat
dikatakan
sangat
berat,
karena
bertanggungjawab terhadap kelancaran acara secara keseluruhan dan mengharuskan Alfi untuk menjalin komunikasi yang baik dengan pihak Dekanat FEUI. Pengetahuan dan kemampuannya dalam manajemen biaya sangat membantu Alfi dalam memenuhi tanggungjawabnya. Saya yakin ilmu tersebut akan sangat berguna bagi lingkungan sekitar Alfi. Kalau sudah jadi boss jangan lupa untuk menyejahterakan karyawan ya, Alfi Istimurti
Akuntansi 2011
5
5
5
5
Ciptaningrum Isti pada dasarnya adalah orang yang mampu menjalin hubungan baik dengan semua orang. Isti mampu bekerjasama dengan Alfi, sehingga kekompakkan mereka mampu meningkatkan performa bidang keuangan secara keseluruhan. Prestasi terbesar Isti adalah ketika Isti mampu memberikan arahan bagi kinerja Divisi Keuangan, sehingga Social Act mampu menjalin kerjasama dengan banyak pihak. Kepergian Isti selama JuliAgustus ke Korea pada awalnya memberikan kekhawatiran terhadap pencapaian keuangan dan pemenuhan tanggungjawabnya. Namun, ketika sudah kembali ke Depok, Isti dengan sigap memenuhi tanggungjawabnya dan kembali memperlancar performa bidang keuangan. Ketelitian, kesabaran, dan keuletan yang dimiliki Isti sangat menunjang performanya sebagai treasurer. Jangan lupa makan yang banyak ya, Isti Dwi Susanti
Akuntansi 2011
5
5
5
5
Santi adalah kepala bidang yang sangat bertanggungjawab terhadap apa yang menjadi tugasnya. Selain itu, Santi memiliki kepedulian yang tinggi terhadap kondisi dan dinamika dari divisi dari bidang lainnya. Santi memiliki semangat dan kesabaran yang sangat tinggi. Pengalamannya di Divisi Acara mampu membentuk karakternya yang mampu memperhatikan setiap detil kegiatan dan merangkul staf yang sedang dalam kesulitan. Jika mengutip kata Fajri, Santi adalah orang yang memiliki api dalam hatinya. Santi terkadang kurang baik dalam mengomunikasikan permasalahan dan beban yang dihadapinya, sehingga hal tersebut memengaruhi kinerja kepanitiaan. Namun, kapabilitas Santi dalam memimpin dan menyelesaikan tugas mampu mereduksi kekurangannya tersebut. Prestasi terbesar Santi adalah ketika Santi mampu memimpin Bidang 1 sejak awal
perekrutan hingga ketika menjadi penanggungjawab Festival Games. Potensi Santi sangat besar untuk menjadi pemimpin di sekitarnya Femi Dwi Narita
Manajemen 2011
5
5
5
5
Suryani Femi adalah sosok yang mampu merangkul Bidang 2 dengan baik. Sifat lembutnya dalam memimpin mampu menjadikan divisi di Bidang 2 yang pada dasarnya keras menjadi terlihat unyu. Femi memiliki jadwal yang padat sehingga kurang mampu memenuhi keterlibatannya dalam Social Act. Namun, kerjasama dan koordinasi yang baik dengan Irma dalam manajemen Bidang 2 mampu menutupi kekurangan Femi. Prestasi terbesar Femi adalah ketika Femi mampu menjamin bahwa bidang yang dibawahinya mampu bekerja secara maksimal walaupun menemui berbagai kendala konsep maupun eksekusi di lapangan. Jika mengutip istilah yang sering disebut oleh Wasri, Femi adalah “bunda tiri” bagi divisi-divisinya. Hal tersebut membuktikan kemampuan Femi dalam menjalin komunikasi dan koordinasi dengan bidang yang dibawahinya sudah tidak perlu diragukan lagi. Semoga gabungan ilmu Femi di marketing dan ballet mampu mengukir masa depan Femi dengan baik seperti tarian yang indah ya Hendra Arfian
Ilmu Ekonomi 2011
5
5
5
5
Hendra adalah PI yang paling terakhir bergabung. Tetapi, hal tersebut tidak menjadi halangan baginya untuk berkontribusi secara maksimal di Social Act. Bahkan, jika perkembangan ilmu manajemen bidangnya digambarkan dengan kurva, mungkin kurva tersebut berbentuk curam karena Hendra mampu belajar banyak dalam waktu yang singkat. Inisiatifnya dalam manajemen Bidang 3 patut diapresiasi. Hendra juga sering menjadi pencair suasana. Sifatnya yang tidak kaku dan mampu bergaul dengan banyak orang menjadi nilai positif dari Hendra. Kesabaran Hendra dalam memimpin dan menghadapi masalah memberikan dampak positif bagi bidang yang dipimpinnya. Bisa dibilang, Bidang 3 adalah bidang yang paling informal dan cair akibat sifat Hendra yang tidak mudah tersinggung. Prestasi terbesar Hendra adalah ketika Hendra memulai kepemimpinannya dari nol karena minim pengalaman hingga mampu memaksimalkan performa bidangnya akibat inisiatif belajar yang timbul dari dalam dirinya. Terus belajar dan jangan sungkan untuk merangkul banyak orang ya Range: 1-5
Keterangan: K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata
Evaluasi dan Masukan Tim Secara Keseluruhan Terlampir dalam lembaran “Inovasi Tanpa Batas.”
Pendahuluan "Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success." --Henry Ford Puji Syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nya lah rangkaian Acara Social Act FEUI 2014 dapat terselenggarakan dengan baik. Selanjutnya saya ingin berterima kasih kepada Project Officer yang telah memberikan saya kesempatan untuk mendampinginya dari awal sampai akhir acara serta atas kesabarannya. Saya juga ingin berterima kasih kepada Sekretaris, Treasurer dan Controller yang sudah sangat bekerja keras demi kelancaran sistem administrasi dan keuangan untuk keberlangsungan kegiatan ini. Selanjutnya saya juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada Kepala Bidang 1, Kepala Bidang 2 dan Kepala Bidang 3 yang baik usahanya, pengorbanan serta waktunya dicurahkan dalam memimpin masing-masing bidang patut diapresiasi. Tak lupa juga saya berterima kasih kepada segenap BPH beserta Staff dan Mentor Social Act FEUI 2014 atas kerja kerasnya selama ini. Kemudian rasa terima kasih juga saya ungkapkan kepada Warga Kelurahan Palabuhan Ratu, Peserta Social Act FEUI 2014, dan beberapa pihak lain yang turut membantu dan mendukung terlaksananya kegiatan ini. Saya berharap laporan pertanggungjawaban ini dapat menjadi masukan dan pelajaran bagi keberlangsungan kegiatan Social Act FEUI di masa depan, sehingga apapun kekurangan yang ada dalam pelaksanaan kegiatan tahun ini dapat dibenahi dan hal baik yang dapat diperoleh dari kegiatan tahun ini bisa terus dipertahankan di masa yang akan datang. Job Description 1. Mengawasi dan memastikan segala persiapan kegiatan sebelum hari-H 2. Bersama dengan Project Officer menentukan kebijakan strategis yang akan diambil 3. Menjadi perwakilan Project Officer apabila Project Officer berhalangan dan memiliki hak untuk mengambil keputusan jika diperlukan dalam kondisi tersebut 4. Mendampingi Project Officer dalam menjalankan tugas dan ikut memberikan masukan berupa ide ataupun pemikiran dalam pengambilan keputusan yang melibatkan antar-divisi dan antar-bidang
5. Menggantikan peran dan wewenang Project Officer dalam dinamika perjalanan kepanitiaan Social Act FEUI 2014 jika Project Officer berhalangan hadir 6. Ikut serta memberikan masukan, gagasan atau pemikiran dalam membahas pengambilan. Keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama anggota Pengurus Inti lainnya 7. Supervisi khusus Bidang 2 dan Keuangan 8. Mengkoordinir pembuatan laporan pertanggungjawaban Pelaksanaan Kegiatan a. Pra Pelaksanaan Kegiatan
Bersama dengan Project Officer dan Pengurus Inti lainnya melakukan approach untuk mengisi posisi Badan Pengurus Harian (BPH) Social Act 2014
Membantu tim Keuangan dalam mempersiapkan anggaran Social Act 2014
Membantu persiapan Sekretaris dalam penyusunan Pre Proposal
b. Pelaksanaan Kegiatan
Membantu dan mensupervisi bidang 2 dan keuangan bersama Pengurus Inti yang bersangkutan
Membantu Controller dan Treasurer selama proses pengajuan hingga pencairan dana kepada Dekanat
Membantu divisi SDM dalam proses pencarian hostfam
Membantu divisi Transakom bersama Controller dalam proses pencarian transportasi selama kegiatan
c. Pelaksanaan Hari H
Menjadi penanggung jawab keberangkatan team advance yang berangkat h-1 sebelum hari-H
Bersama dengan divisi yang bersangkutan mengkoordinasi pendistribusian makanan serta pemasangan umbul-umbul dan mempersiapkan keperluan sebelum peserta datang ke lokasi kegiatan
Bersama divisi Transakom memberikan arahan kepada pengemudi bus serta melakukan koordinasi transportasi angkot antar desa bersama Controller
Membantu Sekretaris dalam perizinan mahasiswa yang pulang selama berlangsungnya kegiatan
Evaluasi Kegiatan a. Pra Pelaksanaan Kegiatan Selama Pra Pelaksanaan Kegiatan salah satu kendala yang kami hadapi adalah selama proses rekruitmen PI dan BPH. Pada awal tim terbentuk saya bersama PO merasa kesulitan mencari anggota PI karena sebelumnya calon Kabid 3 dan Treasurer mengundurkan diri sehingga kami sempat merasa lelah mencari calon anggotan PI yang lain. Pada akhirnya dimulai dari kami mendapatkan calon Controller serta Kabid 1 yang tadinya kami approach sebagai Koordinator Acara Non Fisik. Kemudian baru Sekretaris dan Treasurer kami bergabung, dilanjutkan Kabid 2 dan terakhir Kabid 3. Dimana Kabid 3 bergabung setelah kami memulai survey pertama di desa Ciparage. Rekruitmen BPH kurang lebih juga sedikit lama dikarenakan sulitnya mencari orang yang mau bergabung dalam kepanitiaan sosial. Namun semua itu sudah diatasi dengan baik atas kerjasama PI dan beberapa BPH yang membantu mengusulkan nama calon BPH. Dalam persiapan anggaran, Controller dan Treasurer melakukan tugas mereka dengan sangat baik dan hasilnya juga kurang lebih sesuai ekspektasi. Serta pengalaman mereka dalam organisasi dan kepanitiaan juga membantu mereka dalam mempersiapkan anggaran yang baik. Walaupun kendalanya hanya sistem birokrasi di dalam Dekanat yang cukup rumit namun kami dapat mengatasinya dengan baik. Terlebih kami sudah mempersiapkan diri sebelumnya karena di awal kami sudah meminta arahan, masukan dan saran dari Vice Project Officer dan Controller sebelumnya mengenai keadaan serta bagaimana pandangan mereka mengenai keuangan Social Act. Dalam pelaksanaan bidding, berkaca pada Social Act 2013 yang mengadakan simulasi bidding untuk mematangkan konsep, tahun ini kami menggunakan cara yang sama sebagai persiapan dan koordinasi akhir bagi para BPH, sehingga harapannya bidding berjalan dengan lancar. b. Pelaksanaan Kegiatan Setelah bidding berjalan dengan lancar, maka proses selanjutnya adalah Open Recruitment untuk staff dan mentor. Kegiatan Oprec ini berlangsung selama 2 minggu untuk staff dan seminggu untuk mentor karena adanya sinergisasi dengan OPK sebagai rangkaian POMB. Dalam proses staffing internal jumlah staff yang didapat melebihi ekspektasi dan lebih banyak jika dibandingkan dengan tahun lalu. Walaupun juga ada beberapa staff yang didapatkan melalui proses close recruitment,
namun hal itu tidak terlalu menghambat jalannya proses perekrutan. Selanjutnya dalam proses staffing Mentor sedikit banyak kendala yang dihadapi karena dilakukan berbarengan dengan staffing OPK. Pada dasarnya staffing mentor hanya dilakukan oleh divisi SDM Social Act dan divisi Mentor OPK dengan sedikit bantuan dari perwakilan PImasing-masing namun yang terjadi banyak BPH OPK yang juga turut andil dalam proses staffing mentor. Sehingga banyak mempengaruhi keputusan pemilihan mentor. Selanjutnya akan dibahas mengenai proses penyambutan mahasiswa baru yang akan menjadi peserta rangkaian POMB FEUI. Dalam proses penyambutan mahasiswa baru tersebut dikoordinasi oleh BEM ADKESMA bersama-sama dengan perwakilan OPK, SOSACT, Jurusan dan Keagamaan. Kegiatan penyambutan tersebut berlangsung selama 2 hari, dimana saya hanya hadir di hari pertama. Pada akhir bulan Juli dilakukan juga penyambutan mahasiswa baru SBMPTN dan SIMAK, hingga total mahasiswa baru FEUI adalah sebanyak 651 orang. Sebelumnya selama kegiatan ini berlangsung kami sempat memutuskan untuk mengganti desa yang awalnya di Desa Ciparage di Karawang menjadi Kelurahan Palabuhan Ratu di Sukabumi. Hal ini sudah dijelaskan sebelumnya dalam bagian LPJ Project Officer. Karena jarak desa yang cukup jauh dan akan sangat memakan biaya, waktu dan tenaga hanya untuk melakukan kegiatan survey, maka diputuskan untuk menyewa kontrakan yang digunakan panitia untuk melakukan survey di desa. Sehingga banyak panitia lebih memilih menginap di kontrakan beberapa hari daripada harus pulang pergi karena jauh lebih efisien. Dalam proses pendekatan terhadap aparat desa baik RT, RW, Lurah dan beberapa pemangku kepentingan tidak terlalu baik. Dikarenakan budaya masyarakat yang
jauh
berbeda
dengan
masyarakat
pegunungan,
banyak
dirasakan
ketidakcocokan dan miskomunikasi antara panitia dan warga. Sehingga sebelum pelaksanaan kegiatan panitia terutama divisi SDM harus bekerja jauh lebih berat untuk melakukan negosiasi terhadap warga desa. Dimana tahun lalu negosiasi dilakukan oleh aparat desa dan kami selaku panitia hanya menerima daftar nama warga yang mau menjadi hostfam bagi mahasiswa. Karena alasan itulah saya pribadi dan beberapa PI lain harus membantu divisi SDM dalam proses ini, apalagi terdapat masalah internal pada divisi SDM yang mempengaruhi kinerja mereka. Kemudian untuk keuangan dan bidang 2 sebagai bidang yang saya supervisi secara langsung akan dibahas juga mengenai evaluasinya. Dari tim keuangan yang terdiri dari divisi keuangan, treasurer sebagai atasan serta saya dam controller sebagai
supervisi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, bahwa sebelumnya saya telah sebutkan bahwa atas saran dari VPO dan controller sebelumnya divisi keuangan harus memiliki perhatian yang sama dari PI penanggung jawabnya dalam hal ini treasurer, serta untuk masalah pengajuan dana kepada dekanat kami mengikuti saran bahwa dana harus sering di-follow up. Treasurer sudah sangat baik memberikan arahan dan bimbingannya terhadap divisi keuangan karena treasurer juga memiliki pengalaman sebelumnya, walaupun dalam prosesnya terdapat sedikit masalah internal keuangan dapat diselesaikan dengan baik oleh treasurer dan pihak yang bersangkutan. Terbukti bahwa treasurer mengerjakan dengan baik tanggung jawabnya di tengah kesibukan personalnya. Kemudian saya pribadi lebih banyak mendampingi controller untuk mengurus proses penhajuan dan pencairan dana. Dimana kami mendapat banyak bantuan dan dukungan terutama dari pihak Mahalum, Keuangan dan Pengadaan Dekanat, yang tadinya terkesan sulit namun justru banyak pengalaman dan pelajaran yang saya dan controller dapatkan selama berkutat dengan proses pengajuan dana. Kinerja Tim keuangan yang mencakup Controller dan Treasurer serta divisi keuangan sangat baik, masing-masing orang bertanggung jawab dengan pekerjaannya walaupun sekali lagi banyak masalah internal yang menghambat, namun treasurer dan controller selalu dapat menghadapinya dengan baik, serta mereka juga selalu melibatkan pendapat Pengurus Inti yang lain untuk memberikan pendapat mereka atas keadaan keuangan Social Act. Selanjutnya bidang 2 yang khususnya lebih sering saya pegang daripada keuangan, dikarenakan Kabid 2 juga memiliki jadwal yang padat sehingga seringkali saya juga turun tangan. Evaluasi penting dalam bidang 2 adalah koordinasi yang masih kurang antar divisi di luar bidang 2 serta kurangnya inisiatif masing-masing divisi untuk memberitahukan apa kebutuhan dan keperluan mereka terkait divisi lain. Sehingga terus terang Pengurus Inti yang bersangkutan harus lebih sering mengingatkan kembali apa yang menjadi tugas dan target. Pada dasarnya bidang 2 menurut saya adalah bidang yang paling dekat antar divisi dikarenakan Kabid yang selalu memberikan perhatian dan masukan-masukan. Namun karena bidang 2 adalah bidang yang mengatur proses logistik selama kegiatan berlangsung, seharusnya jauh lebih inisiatif dan perlu “gerak cepat” untuk menghindari miskomunikasi. Selama pelaksanaan kegiatan dari divisi 2, tugas paling berat adalah divisi transakom. Divisi transakom tahun ini harus menghadapi banyak perubahan secara mendadak dan berbeda dengan tahun lalu, sehingga tidak dapat berkonsultasi dengan BPH sebelumnya. Perubahan ini meliputi penggunaan bus sebagai transportasi dari FE ke Palabuhan Ratu, rencana penggunaan fore rider sebagai pengaman selama perjalanan yang akhirnya tidak dijalankan, pemesanan tronton untuk team advance,
serta transportasi mahasiswa dari desa ke titik lokasi acara fisik yang letaknya cukup jauh dari desa menggunakan angkutan umum. Dalam hal ini saya dan controller turun langsung membantu karena berhubungan dengan dana dan juga kesibukan kabid 2 yang mengharuskan saya untuk menggantikan sementara. Evaluasi lainnya lebih kepada partisipasi kabid 2 yang cukup rendah dikarenakan masalah kesehatan dan kesibukannya,
sehingga
saya
sebagai
supervisor
bidang
2
juga
sering
menggantikannya dalam mengambil keputusan, walaupun begitu kabid 2 tetap bertanggung jawab atas informasi yang berkaitan dengan bidang 2, sehingga tidak mengganggu kinerja BPH bidang 2 secara signifikan, yang disayangkan hanya kadang arus informasi menjadi tidak efisien karena kabid tidak ikut serta dalam proses pengambilan keputusan. Kesimpulan evaluasi dari pelaksanaan kegiatan adalah untuk Pengurus Inti, secara perorangan beberapa PI memiliki kesibukan lain selain SosAct seperti magang, yang membuat kinerja PI menjadi kurang optimal dikarenakan fokus menjadi terpecah, sehingga membutuhkan bantuan anggota PI lain. Serta seringnya ada intervensi dari anggota PI yang membuat kurang nyaman dan terkesan terburu-buru, padahal sudah terdapat timeline kerja individu. Sehingga hal itu cukup mengganggu kinerja tim secara keseluruhan. Namun masing-masing PI tetap bertanggung jawab atas pekerjaannya sampai selesai. Untuk BPH saya merasa masih banyak BPH yang kurang inisiatif walaupun tidak semuanya, namun hal itu dapat mempengaruhi kinerja mereka dan divisi lain yang berkaitan. Banyak BPH yang lebih menunggu perintah dibandingkan mereka memiliki rencana kerja dan target yang harus diselesaikan, hal ini berujung pada seringnya dilakukan rapar PI BPH untuk melakukan koordinasi yang menurut saya tidak efisien dan walaupun sudah dilakukan rapat masih terlihat tidak fokusnya perhatian selama rapat serta partisipasi yang rendah pada divisi-divisi yang penting, sehingga masih sering terdapat miskomunikasi. Kemudian selain itu ada beberapa konflik internal kecil yang terjadi dalam masing-masing divisi yang seharusnya bisa dikomunikasikan antar koor-wakoor namun akhirnya beberapa konflik dapat diselesaikan dengan baik. BPH juga bekerja dengan sangat baik setelah diarahkan walaupun arahan yang diberikan harus detail, tingkat toleransi antar divisi (personal) juga sangat baik, namun seperti saya jelaskan di atas kinerja mereka masih terkotak-kotakan dalam job description, bukan kinerja matriks seperti yang diharapkan oleh Pengurus Inti. c. Pelaksanaan Hari H Pelaksanaan Hari H dimulai dari simulasi Social Act h-2 minggu sebelum hariH yang dilaksanakan pada tanggal 13-14 September 2014, seluruh panitia dan Mentor
berangkat menggunakan bus yang dibagi dalam beberapa kloter pemberangkatan. Namun tampaknya ada miskomunikasi antara pihak Bus dan Panitia yang membuat pengemudi bus agak “rewel” namun divisi Transakom mengatasinya dengan baik. Kegiatan simulasi yang berlangsung tidak begitu sesuai ekspektasi akibat adanya miskomunikasi antara Penanggung Jawab Simulasi, Koordinator Lapangan dan saya pribadi, serta disebabkan banyak anggota FO kurang paham lapangan yang mengakibatkan terhambatnya mobilisasi. Begitu pula perjalanan pulang yang tidak sesuai ekspektasi dikarenakan macet. Namun kembali ke tujuan diadakannya simulasi adalah supaya semua panitia memiliki bayangan atas jalannya kegiatan di hari-H nanti sehingga memang akan selalu ada banyak pembelajaran dan kesalahan yang harus dibenahi sehingga harapannya kegiatan hari-H berjalan dengan lancar. Selanjutnya dengan keberangkatan team advance yang penanggung jawabnya adalah saya sendiri. Team advance berangkat h-1 yaitu tanggal 24 September 2014 menggunakan 4 tronton dan 1 mobil box serta 1 bis kuning. Dimana di pagi harinya ada kloter mobil dekanat yang berangkat lebih dulu, keberangkatan kloter 2 pada jam 13.00 siang diisi oleh panitia acara non fisik dan beberapa panitia lainnya. Selanjutnya dalam proses loading barang ke dalam tronton ditemui kendala karena kurangnya tenaga manusia yang membantu sehingga tronton yang standby dari jam 12 harus berangkat jam 17.00 dari target awal jam 15.30. Perjalanan cukup lancar sehingga tiba sesuai target awal, dan tidak ada masalah dengan pengemudi tronton karena dikomunikasikan di awal bahwa panitia berangkat terlambat. Proses unloading barang juga sangat cepat dan tidak memakan waktu lama karena menggunakan kendaraan sehingga proses lebih cepat selesai. Kendala utamanya adalah proses pendistribusian makanan yang ternyata memakan waktu jauh lebih lama dari ekspektasi sehingga pemasangan umbul-umbul juga terkendala. Di samping itu kedatangan mahasiswa yang jauh lebih cepat dari perkiraann cukup membuat waswas, namun Kapten dan wakil Kapten masing-masing cluster dengan sigap membimbing mentor dan peserta ke masing-masing hostfam tanpa ada masalah. Sehingga proses mobilisasi berjalan dengan sangat baik. Pada hari pertama, evaluasi yang perlu diperhatikan adalah bahan evaluasi dari mentor dimana mentor masih banyak yang tidak paham mengenai alasan-alasan adanya pembayaran terhadap warga desa, kegiatan fisik di luar desa dan miskomunikasi lain, yang dapat ditanggapi panitia dengan baik. Serta evaluasi selanjutnya adalah teknis keterlambatan panitia dalam beberapa kegiatan, adanya miskomunikasi antara FO dan konsumsi yang mengakibatkan keterlambatan kegiatan, serta salahnya perhitungan terhadap angkutan umum yang digunakan. Ditambah
kabid 2 yang kecapekan sehingga harus dirawat di rumah sakit sampai hari terakhir kegiatan. Sehingga bidang 2 kembali menjadi tanggung jawab penuh saya. Pada hari kedua, evaluasi yang penting adalah banyaknya mahasiswa yang meminta izin pulang dengan berbagai alasan sehingga saya, bersama treasurer membantu sekretaris untuk menangani proses perizinan tersebut. Selanjutnya dari perlengkapan yang mengeluhkan adanya kerusakan HT akibat penggunaan yang kurang hati-hati oleh panitia, serta adanya mahasiswa yang menyalahi aturan jam malam dan border desa sehingga butuh perhatian khusus dari divisi FO yang melakukan ronda malam. Namun hal itu sudah ditangani dengan baik atas kerjasama mentor kelompok yang bersangkutan dengan panitia. Pada hari terakhir masalah yang cukup rumit adalah panitia menyediakan transportasi untuk mahasiswa nasrani yang ingin pulang terlebih dahulu, namun tidak sesuai ekspektasi dari 2 bus yang disediakan hanya kurang lebih 1,5 bus terisi sehingga banyak mahasiswa “numpuk” di belakang. Akhirnya dari 14 bus tersedia semuanya dipakai oleh mahasiswa dan sebagian panitia. Ada kurang lebih 35 panitia yang akhirnya menggunakan MGI yang disewa, beberapa menggunakan mobil dekanat dan sisanya menggunakan motor. Namun karena kerjasama dan panitia yang “legowo” hal itu tidak menjadi masalah berarti. Saran Kegiatan
Untuk panitia tahun depan diharapkan memilih anggota PI yang memiliki banyak waktu luang karena Social Act merupakan kepanitiaan yang berat, penuh tantangan internal maupun eksternal. Sehingga membutuhkan orang-orang yang bisa fokus dan bermental baja, serta komposisi PI yang baik juga diperlukan. Jangan hanya memilih orang karena mampu, tapi juga mau. Mengutip kata kak Bella Winanti VPO Sosact 2013 “ Social Act itu kepanitiaan seperti roller coaster” kenalilah temanmu sebelum benar-benar memutuskan untuk bekerja sama dengan dia selama kurang lebih 9 bulan di kepanitiian ini. Pikirkan dengan bijak dan matang semua keputusan yang akan diambil.
Dalam memperlakukan BPH perlakukan layaknya mereka adalah tanaman yang baru tumbuh yang perlu disiram dengan arahan-arahan dan bimbingan, yang perlu dipupuk dengan motivasi-motivasi karena kepanitiaan ini “berat dan penuh tantangan”, yang perlu dipotong ranting-ranting kemalasan, sifat tertutup, serta perlu dibentuk sikapnya baik toleransi, inisiatif, keterbukaan, ide-ide yang perlu ditingkatkan dan didukung. BPH harus dilatih untuk menyelesaikan masalahnya sendiri, jangan terlalu memanjakan mereka, PI turun tangan baru ketika masalah
krusial dan dirasa perlu bantuan Kabid/PI lain. Jadilah Pengurus Inti yang tahu bagaimana memperlakukan orang, ketahuilah bahwa BPH adalah ujung tombak kepanitiaan ini yang melakukan visi misi kita, yang mewujudkannya menjadi kegiatan nyata dan rela tidak dibayar untuk itu semua. Jadi perlakukan mereka sesuai dengan masing- masing karakteristik mereka untuk menggali potensi terbaik mereka, berikan kondisi kondusif untuk bekerja, berikan kebebasan untuk melakukan tugas dengan cara mereka sendiri. Karena di masa depan merekalah yang akan melanjutkan perjuangan kalian dan kami rintis di Social Act FEUI .
Untuk masalah teknis sebaiknya BPH selalu mengkoordinasikan apa yang akan mereka lakukan/target kepada masing-masing Kabid/ Treasurer. Tentu saja sesudah berkoordinasi antar koor dan wakoor, sehingga divisi, atau PI yang memerlukan kepastian juga mudah mengklarifikasi informasi-informasi penting yang ada. Jangan sampai apa yang disampaikan koor berbeda dengan wakoornya.
Masih dalam koordinasi, perlu ditingkatkan koordinasi antar bidang dan antar divisi yang berkepentingan, disinilah dituntut adanya insiatif masing-masing divisi untuk memberitahu apa yang dibutuhkan oleh divisinya dari divisi lain, JANGAN berharap bahwa divisi lain yang harus bergerak lebih dulu karena itu MENGHAMBAT kinerja keseluruhan. PERAN KABID juga sangat penting untuk aware akan tugas dan hubungan masing-masing BPHnya, jangan sampai kabid tidak tahu keaadaan BPH, apabila ada BPH yang kurang tanggap dan kurang responsif disitulah tugas kabid untuk mengingatkan kewajiban-kewajiban BPHnya.
Ada baiknya dalam koordinasi PI, masing-masing PI memiliki rancangan kerja yang hanya bersangkutan yang tahu maka sebaiknya perlu dihargai, dan dalam rapat PI perlu dilaporkan kepada seluruh PI untuk menghindari adanya intervensi tidak penting.
Dalam rapat koordinasi PI BPH pastikan seluruhnya hadir, hal ini penting karena apabila ada miskomunikasi bisa segera diselesaikan. Jangan sampai rapat koordinasi kehilangan manfaat dan tujuan utamanya, sehingga ada baiknya rapat koordinasi itu tidak perlu terlalu lama namun efektif, efisien dan FOKUS.
Ada baiknya apabila permasalahan internal dalam divisi diselesaikan dengan baik jauh-jauh hari sebelum hari-H karena kepanitiaan ini sangat penuh dengan tekanan, ketidakpastian. Untuk itu kompak dan solid antar koor wakoor itu sangat penting, begitu juga antar divisi, antar bidang dan masing-masing internal PI. Bedakan masalah personal dengan pekerjaan, disini kalian dituntut untuk professional.
Jangan segan-segan untuk bertanya, merepotkan divisi lain atau PI. Karena ini adalah kerja tim bukan kerja individu. Tingkatkan kepekaan, kepedulian dan kesadaran masing-masing BPH satu dengan yang lainnya.
Saran yang saya berikan untuk kegiatan ke depannya adalah jangan sampai lupa dengan tujuan dan target utama saat bidding-interaksi mahasiswa dengan wargakarena pada dasarnya dalam kepanitiaan tahun ini belum terpenuhi target tersebut.
Percayailah masing-masing anggora tim mu jangan sampai kehilangan kepercayaan terhadap mereka, karena dengan saling percaya itulah tim mu makin kuat.
Buat arahan yang jelas dan detail mengenai batasan wilayah tugas antara PO dan VPO supaya mudah membagi peran dan tidak memberatkan masing-masing.
Dalam memilih desa pertimbangkan kebudayaan dan kemungkinan tantangan apa yang akan dihadapi, telurusi mendalam sebelum benar-benar memutuskan untuk menggunakan desa tersebut.Jalinlah silaturahmi yang baik dan perjelas maksud tujuan kegiatan ini supaya mereka (warga desa) mengerti apa yang kita maksud dan mereka dapat membantu kita. Semoga saran dan apa yang telah saya tuliskan dalam laporan pertanggungjawaban
ini dapat digunakan dengan baik, dan menjadi masukan yang penting bagi Social Act selanjutnya.
Job Description 1.
Membuat database panitia Social Act FEUI 2014
2.
Mengalokasikan jadwal survey, mengenai siapa saja yang akan survei serta ketersediaan transportasi untuk survey
3.
Membuat SOP administrasi penyuratan
4.
Mempersiapkan segala urusan administrasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, seperti template surat, TOR, MOU, dll.
5.
Melakukan pencatatan terhadap terhadap surat keluar
6.
Membuatkan notulensi dan presensi rapat
7.
Membuat backup dan data-data penting kepanitiaan
8.
Melakukan otorisasi dan validasi terhadap surat atau dokumen keluaran
9.
Bertanggung jawab atas perizinan mahasiswa baru yang tidak mengikuti rangkaian kegiatan Social Act FEUI 2014
10. Terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas
pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama anggota PI lainnya 11. Menjadi Penanggung jawab acara Nominasi 12. Bertanggung jawab dalam mengkompilasi proposal dan laporan pertanggung
jawaban Social Act FEUI 2014 Pelaksanaan Kegiatan A. Pra Pelaksanaan
Merekapitulasi pre proposal hingga menjadi proposal yang sudah fixed, termasuk didalamnya timeline, susunan panitia, anggaran kegiatan, dan kumpulan CV PI-BPH
Mengurus surat rekomendasi (Endorsement) Dekan untuk acara Social Act FEUI 2014
Memperbanyak proposal untuk diberikan kepada BPM
Membuat database panitia Social Act FEUI 2014
Memastikan ketersedaan stempel Social Act FEUI 2014
B. Pelaksanaan Kegiatan
Membuat dan mengatur surat dan penomoran semua surat yang dibutuhkan, serta mencatat semua surat keluar. (exclude divisi Acara Fisik dan Keuangan yang diberikan penomoran surat sendiri yang ditanggungjawabkan oleh BPH terkait).
Ikut membantu mengalokasikan kendaraan untuk kepentingan survey
Membantu mengurus perizinan untuk kepentingan acara
Membuat notulensi saat rapat persiapan kegiatan
Membuat absensi panitia di setiap Acara/Kegiatan Social Act FEUI 2014
Memperbanyak dan menyediakan rundown serta peta kegiatan
Membuat surat pemberitahuan kegiatan Social Act FEUI 2014 yang diberikan kepada setiap orang tua mahasiswa baru
Menjadi Penanggungjawab Simulasi Social Act FEUI 2014
Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi panitia dan mentor
Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa baru yang mengikuti mata kuliah di luar Fakultas Ekonomi (lingkup UI)
C. Pelaksanaan Hari H acara Jobdesc sekretaris telah tertangani sebelum hari H acara, maka pada saat hari H hanya menerima dan mengotorisasi izin mahasiswa yang akan pulang sebelum acara selesai. Membantu divisi-divisi lain yang membutuhkan bantuan dan membantu kabid 1 dalam melaksanakan kegiatan pesta rakyat. Selain itu pada saat hari H acara, sekretaris juga menjadi LO dari wakil dekan dan dosen untuk menemani dan mengantarkan ke berbagai kegiatan yang dilakukan pada saat hari H Social Act FEUI 2014. D. Pasca Hari H acara Merekapitulasi dan mengkompilasi Laporan Pertanggungjawaban setiap divisi dalam kepanitiaan Social Act FEUI 2014 sehingga menjadi LPJ Social Act FEUI 2014. Menjadi penanggungjawab dalam pembubaran kepengurusan Social Act FEUI 2014. Evaluasi 1. Pembuatan surat yang diperlukan oleh semua divisi kebanyakan dilakukan oleh sekretaris, kecuali divisi acara non fisik dan keuangan. Hal ini dikarenakan surat yang dibutuhkan oleh divisi tersebut lumayan banyak dan punya spesifikasi tersendiri dalam pengisiannya, sehingga lebih baik divisi tersebut mengatur penomoran suratnya sendiri namun tetap harus di rekap oleh sekretaris setiap akhir bulan. 2. Otorisasi penyuratan sudah sangat sesuai dengan yang dibuat dalam SOP dan yang diharapkan oleh skretaris. 3. Dalam hal pembuatan database, terdapat kesulitan mendata seluruh panitia, dikarenakan jumlah sumber daya manusianya yang banyak, serta beberapa dari mereka yang baru saja bergabung mendekati hari H kepanitiaan. Sehingga masih banyak data yang belum lengkap dan dibutuhkan dalam pembuatan perizinan tidak mengikuti kuliah untuk panitia.
4. Terdapat kesulitan dalam hal menyediakan/mencari transportasi untuk kepentingan survey lokasi ke desa. Namun masih dapat dikendalikan dengan berbagai macam alternatif seperti naik kendaraan umum. Alokasi jadwal survei sudah berjalan dengan baik. 5. Kesulitan dalam hal penggandaan rundown dan peta, baik untuk kepentingan simulasi dan hari H, akibat permintaan yang mendadak dan penyelesaian peta yang terlambat serta rundown yang masih ada perubahan. 6. Sedikit terlambat mengajukan pembuatan surat izin ke Mahalum, diakibatkan lama dalam mengumpulkan data izin panitia dan mentor. Serta adanya format baru yang diminta oleh pihak mahalum dalam data izin panitia dan mentor sehingga menyulitkan sekretaris dalam mengumpulkan data tersebut 7. Menjadi penanggungjawab kegiatan simulasi Social Act FEUI 2014 yang seharusnya bukan menjadi jobdesc dari sekretaris. Dimana kegiatan tersebut bersamaan dengan pengajuan perizinan tidak mengikuti kuliah panitia dan mentor sehingga jobdesc sekretaris menjadi lebih banyak dan bentrok dalam pengerjaannya. 8. Alur perizinan mahasiswa baru yang tidak mengikuti kegiatan Social Act FEUI 2014 memiliki 2 kriteria yang diperbolehkan mendapat izin yaitu pada saat mahasiswa baru tersebut sakit dan dirawat dirumah sakit serta terdapat keluarga inti yang meninggal. Namun sebelum hari H kegiatan Social Act beberapa mentor dan terdapat orang tua mahasiswa baru yang menanyakan apabila ingin mendapatkan izin tidak mengikuti kegiatan Social Act apa syarat yang harus diberikan, sehingga ditetapkanlah bahwa harus memberikan surat izin dari rumah sakit (apabila sakit) dan surat dari orang tua mahasiswa. Untuk perizinan di hari H Social Act FEUI 2014 alur yang sudah ditetapkan oleh Sekretaris yaitu mahasiswa yang akan izin harus memberitahukan kepada mentornya kemudian mentor menghubungi divisi SDM yang selanjutnya akan diantarkan oleh SDM ke basecamp PI, pada saat mahasiswa tersebut sampai di basecamp PI, mahasiswa tersebut akan ditanyakan alasan izinnya kemudian orang tua dari mahasiswa baru tersebut harus menelpon dan berbicara dengan PI, kemudian PI menjelaskan kepada orang tua mahasiswa baru tersebut tentang konsekuensi yang akan diterima oleh anaknya apabila tidak mengikuti kegiatan secara keseluruhan rangkaian. Apabila mahasiswa baru tersebut telah mendapatkan izin dari PI kemudian mahasiswa tersebut akan diantar oleh FO sampai ke mobil yang menjemputnya. 9. Jumlah total surat keluar sejumlah 140 surat. Dimana terdiri dari PI mengeluarkan 58 surat, Acara fisik mengeluarkan 3 surat, Acara non fisik mengeluarkan 22 surat, SDM mengeluarkan 2 surat, Perlengkapan mengeluarkan 36 surat, Transakom mengeluarkan 2 surat, Medis mengeluarkan 3 surat, HPD mengeluarkan 4 surat, dan keuangan mengeluarkan 10 surat
10. Selain hal tersebut diatas, kegiatan lainnya berjalan dengan relatif lancar. Saran 1. Selalu ingatkan panitia lain untuk melapor apabila akan melakukan kegiatan surat menyurat dan selalu ingatkan bahwa permintaan surat dilakukan 3 hari sebelum surat itu dibutuhkan agar tidak mendadak sehingga membuat perizinan bermasalah. 2. Tetap mengexclude divisi acara non fisik dan finance dalam penomoran surat. BPH divisi acara non fisik serta divisi keuangan diberikan format suratnya saja kemudian diberikan hak untuk penomoran sendiri sesuai dengan SOP yang telah dibuat oleh sekretaris. Sekretaris melakukan rekap penomoran semua surat yang dikeluarkan oleh semua divisi setiap 1 bulan sekali diakhir bulan. Hal ini bertujuan agar surat yang akan dikeluarkan oleh dua divisi tidak terhambat. Hak penomoran surat untuk divisi acara non fisik dan keuangan hanya diberikan oleh BPH nya saja, sehingga staff yang akan mengeluarkan suratnya harus meminta nomernya kepada BPH nya agar penomoran tidak berantakan. 3. Memastikan data-data yang diperlukan, baik untuk database maupun pembuatan surat perizinan (tandatangan pihak-pihak berkepentingan, surat izin, jadwal absensi panitia dan mentor) tersedia lebih cepat dan tepat. Agar tidak kerepotan meminta data diakhir mendekati deadline pengumpulan data perizinan panitia dan mentor. 4. Lebih banyak berkomunikasi dengan PI dan BPH lain agar tidak terjadi miskomunikasi. Terutama dalam hal perizinan. 5. Sebaiknya sekretaris tetap berfokus pada jobdescnya dalam pembuatan surat saja tidak di sarankan untuk mengambil tanggungjawab sebagai PJ simulasi Social Act, karena akan menyulitkan sekretaris dalam menjalankan jobdescnya dalam pembuatan surat yang sangat banyak. Sebaiknya jobdesc PJ simulasi Sosact diberikan kepada VicePO atau tetap PO saja yang menjadi penanggungjawabnya. 6. Mempertegas perizinan maba di hari H kegiatan Social Act FEUI, karena pengalaman sebelumnya banyak mahasiswa yang berbohong agar mendapatkan izin pulang. 7. Memastikan bahwa sekretaris umum yang selanjutnya benar-benar orang yang ahli dan sudah berpengalaman dibidang sekretariatan agar tidak kesulitan dalam pembuatan surat yang baru dan banyak.
Pendahuluan Pada lembaran ini akan dilampirkan infomrasi yang berkaitan dengan tugas controller seperti deskripsi pekerjaan dan evaluasi untuk pelaksanaan tugas controller. Selama proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan Social Act FEUI 2014, tentu ada banyak hal terkait suka dan duka, lebih dan kurang terkait tugas controller. Controller harus menjalin hubungan kerja sama dengan Treasurer, Divisi Keuangan dan seluruh divisi operasional lainnya untuk menjalankan efektivitas dan efisiensi keuangan. Dalam lembar ini juga akan diungkapkan mengenai hal-hal seperti itu. Diharapkan dengan diberikannya informasi ini bisa membuat panitia Social Act FEUI 2015 melakukan perbaikan kinerja dan hal-hal terkait pelaksanaan kegiatan ini, terutama yang berkaitan dengan keuangan. Job Description 1. Menyusun pengendalian internal atas anggaran dan keuangan sosact 2. Berwenang dalam menyeleksi dan mengotorisasi setiap permohonan pencairan kas (pengeluaran) yang diajukan tiap seksi agar kedisiplinan rencana anggaran yang telah dibuat tetap terjaga 3. Melakukan follow up kepada pihak dekanat terkait dana dari dekanat 4. Membantu kabid-kabid dalam melakukan control keuangan pada seluruh divisi 5. Menyusun laporan keuangan interim berdasarkan pencatatan pemasukan dan pengeluaran oleh Treasurer selama kepanitiaan berlangsung. 6. Membuat laporan keuangan per cash-in-flow 7. Menyimpan setiap bukti pengeluaran yang relevan dengan kepanitiaan 8. Bersama Treasurer membuat perencanaan dan laporan pertanggungjawaban keuangan Rincian Kerja dan Realisasi (terlampir) Kesimpulan Secara keseluruhan, kinerja controller sudah melaksanakan tugas dengan baik dan terkendali. Controller terkesan seperti beban bagi seluruh divisi lainnya karena membutuhkan beberapa dokumentasi yang sering menghambat kinerja divisi operasional. Akan tetapi, “money talks”! Semua divisi sangat membutuhkan uang untuk pekerjaan
mereka. Hal ini mengindikasikan bahwa terjadi hubungan kerja sama di antara controller dan seluruh divisi yang ada. Divisi operasional tidak akan bisa bekerja tanpa uang, oleh karena itu untuk pemenuhan persyaratan keuangan harus dipatuhi. Evaluasi 1. Controller telah menjalankan fungsinya terhadap keuangan dengan sangat baik tanpa merugikan pihak-pihak di luar kepanitian. 2. Telah menandatangani surat hutang ke POM FEUI 3. Telah melaporkan LPJ keuangan Termin 1 dan 2 dengan sangat baik 4. Telah melengkapi dan melaporkan dokumen untuk transaksi yang melibatkan Pengadaan FEUI 5. Telah mengurus pengajuan reimbursement kegiatan ke Keuangan FEUI 6. Telah mengembalikan hutang kepada POM FEUI Saran 1. Setiap divisi yang bersangkutan diharapkan untuk menjawab pertanyaan dari controller dengan cepat. Seperti kapan dibutuhkan uangnya, berapa jumlah uangnya, pembicara punya npwp atau tidak, dan sebagainya. Hal ini sangat dibutuhkan untuk pemenuhan dokumentasi dan LPJ keuangan ke dekanat. Jika divisi operasional tidak kooperatif, bagaimana uang bisa dicairkan dengan cepat. 2. Setiap divisi diharapkan untuk menanyakan kebutuhan uang langsung ke controller. Kebanyakan divisi beranggapan bahwa kalau sudah dianggarkan maka dana akan tersedia. Hal ini adalah BENAR bahwa uang tersedia, akan tetapi controller bekerja seorang diri untuk memenuhi kebutuhan dana seluruh divisi. Dengan cakupan struktur kepanitiaan yang sangat luas dan ratusan transaksi keuangan ini artinya controller harus sering untuk ditanyakan dan diingatkan. Hasil yang terjadi terdapat transaksi yang terlambat cair karena salah satu divisi tidak mendiskusikan dengan controller. Dalam hal ini, controller akan membahas pengeluaran yang sudah di-tag oleh divisi yang membahas pengeluaran mereka duluan, dan ketika daftar pertanyaan sudah selesai maka controller akan menge-cek rencana pengeluaran ke anggaran dan disaat itulah controller baru mengetahui ada pengeluaran yang belum didiskusikan. Libatkan controller dalam pengambilan keputusan transaksi masing-masing divisi operasional, jangan sampai niat baik divisi operasional menjadi terhalang karena uang tidak tersedia. 3. Controller berperan sebagai penghubung kebutuhan panitia dengan divisi pengadaan dan keuangan dekanat. Dibutuhkan integrasi dan komitmen yang kuat
dari seorang controller untuk bisa membahasakan masalah keuangan dan pengadaan ke panitia dengan bahasa yang mudah dimengerti. 4. Ikut berperan menemui vendor untuk nominal transaksi yang besar. Transaksi diatas 10.000.000,- akan melibatkan proses fit and proper test dari pihak Pengadaan FEUI. Oleh karana itu, delegasi dokumentasi ini tidak bisa dilimpahkan ke divisi yang bersangkutan. Maka controller harus ikut menemui vendor dan meminta dokumentasi yang dibutuhkan secara langsung. 5. Controller harus memahami standar pelaporan akuntansi, audit dan perpajakan. Controller akan melaporkan LPJ keuangan ke pihak Keuangan FEUI melalui Mahalum dan Keuangan Rektorat UI. Standar pelaporan untuk Keuangan FEUI adalah memenuhi prasyarat keabsahan dokumentasi dan bukti-bukti transaksi yang dikelompokkan ke masing-masing Program Kerja. Sedangkan standar pelaporan untuk Keuangan Rektorat UI adalah memenuhi prasyarat klasifikasi akun beban. Untuk sistem audit, Controller harus siap siaga untuk membantu divisi yang kesulitan dalam pemenuhan dokumentasi transaksi. Jangan sampai terlihat indikasi penipuan dan kecurangan pada bukti transaksi pengeluaran seperti mark-up. Lakukan seluruh pelaporan dengan wajar dan adil. Peraturan perpajakan diperlukan untuk transaksi yang terlibat dalam pajak seperti PPh 21 untuk honorarium, PPh 23 untuk pajak sewa bus plat kuning, PPh 23 untuk catering, dan lain-lain. 6. Controller harus bekerja sama dengan Treasurer seperti saudara. Tanpa Treasurer maka Controller bukanlah siapa-siapa. Kedekatan dan kekompakan dari kedua pihak ini akan berdampak kepada tingkat ketersediaan dana yang ada untuk Social Act FEUI. Pemilihan Treasurer harus berdasarkan kecocokan dan profesionalitas kerja bukan atas dasar kenal dan kerabat. 7. Controller hanya berfokus kepada sistem dan serahkan seluruh uang ke Treasurer. Demi menjaga fokus dan integritas, Controller disarankan untuk tidak memegang uang sama sekali. Karena waktu yang dibutuhkan Controller lebih bersifat perencanaan, otoritas, dokumentasi dan pelaporan. Jika Controller memegang uang, maka akan ada tambahan waktu untuk melakukan pertemuan dengan divisi yang ingin melakukan reimburse dan advanced dari transaksi pengeluaran. 8. Jadikan orang-orang yang ada di Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEUI sebagai kerabat dekat. Ketiga unit bisnis dekanat ini harus dipenuhi seluruh keinginan dokumentasi secepat mungkin. Jangan biarkan mereka menunggu, karena kerjaan mereka juga bukan hanya mengurusi Social Act FEUI. Mahalum dibutuhkan untuk proses tanda tangan dan kelancaran submit dokumen ke Manajer Umum. Pengadaan dibutuhkan untuk proses pengeluaran yang bersifat besar.
Keuangan dibutuhkan untuk proses pencairan dana. 9. Lakukan konsultasi ke Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEUI. Mahalum – lakukan konsultasi untuk sponsorship bersama Treasurer. Pengadaan – lakukan konsultasi berupa skenario yang terjadi dari masing-masing vendor yang memiliki transaksi dengan nominal yang besar. Keuangan – lakukan konsultasi berupa proses pengajuan dana, follow-up pencairan dana, proses dokumentasi dan perizinan pencairan dana. 10. Selalu mencantumkan CONTACT PERSON di setiap pengajuan dana. Hal ini bertujuan untuk kemudahan Keuangan Dekanat untuk mengkonfirmasi dan menghubungi Controller dalam rangka pengumpulan informasi. 11. Lakukan update anggaran dan analisis variance. Controller harus membangun sebuah sistem keuangan berbasis excel untuk mengevaluasi antara anggaran, interim dan aktual. Hal ini dibutuhkan untuk memastikan apakah ketersediaan dana per termin masih cukup dan untuk pengambilan keputusan mana transaksi yang harus diprioritaskan terlebih dahulu. 12. Jangan ceritakan ketersediaan dana ke BPH dan pihak yang berpotensi untuk melakukan kecurangan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi kecemburuan antar divisi, masing-masing divisi memiliki anggaran masing-masing yang harus dipatuhi dan memiliki ketersediaan dana masing-masing. Jika isu-isu ketersediaan dana diketahui oleh seluruh BPH, maka divisi yang tidak memiliki anggaran bisa berpotensi untuk cemburu karena sulit untuk meminta uang ke Controller. 13. Jangan pernah menceritakan kondisi keuangan ke Mentor. Pihak yang satu ini adalah yang paling sensitive masalah keuangan karena melibatkan mahasiswa. Rahasiakan semua masalah keuangan. Urutan diskusi masalah keuangan adalah 1) Treasurer, 2) Pengurus Inti dan 3) Mahalaum. 14. Simpan seluruh bukti transaksi dengan rapih. Special Advice untuk Controller Selanjutnya 1. Controller Social Act FEUI 2014 akan siap sedia menerima panggilan untuk pemberian masukan dan nasihat seputar pelaksanaan deskripsi kerja Controller selanjutnya 2. Disarankan untuk memiliki 3 staff yang langsung diwawancari oleh Controller. Job desc staff tersebut adalah melakukan penempelan bon dan kwitansi dari masing-masing proker. Jadi staf diberikan tugas untuk mengawasi dan menagih bon/kwitansi dari program kerja masing-masing divisi. 3. Lakukan rekonsiliasi LPJ Keuangan Dekanat FEUI dengan LPJ Keuangan Rektorat UI 4. Pahami Keputusan Mentri Keuangan mengenai Sistem Pelaporan Keuangan 5. Pahami konsep acara sebaik mungkin.
6. Tanda tangan Controller adalah penting, maka bacalah term of payment, term of services dan perjanjian dengan saksama dan teliti untuk meminimalisir risiko ketidaksesuaian ekspektasi. 7. Jangan membuat tanda tangan dalam bentuk softcopy.
Terakhir, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia Social Act FEUI 2014, terutama Treasurer dan divisi keuangan yang tingkat intensitas kerja sama dengan controller sangat tinggi. Semoga kerja sama selama menjalankan Social Act FEUI 2014 memberikan pengalaman dan juga pembelajaran.
Pendahuluan Tujuan pembuatan LPJ ini untuk memberikan informasi selengkap-lengkapnya mengenai segala kejadian yang terjadi pada Social Act FEUI 2014 yang berhubungan dengan job description treasurer. Sehingga dalam penyusunan LPJ ini sangat memperhatikan kesistematisannya agar kepanitian tahun selanjutnya benar-benar dapat mengetahui gambaran sejelas-jelasnya pada sosact 2014 serta dapat mengambil segala kebaikkan dan menghindari kejadian buruk dari keuangan sosact 2014. Job Description 1. Bertanggung jawab dan berwenang menerima semua pemasukan keuangan untuk kegiatan 2. Melakukan pencatatan pemasukan keuangan 3. Menyimpan bukti pemasukan keuangan yang asli dan melaporkan kepada Controller setiap pemasukan 4. Updating laporan saldo penerimaan 5. Mengeluarkan dana pada kegiatan yang sebelumnya sudah diotorisasi oleh controller 6. Membawahi divisi Keuangan 7. Membuat rekening atas nama kepanitiaan 8. Bertindak sebagai penyimpan buku rekening panitia Rancangan Anggaran pada Proposal Internal
Realisasi Dana Pemasukkan Social Act 2014 Pada dasar di social act feui 2014 dilakukan dua cara untuk mendapatkan pendanaan yaitu internal dan eksternal. Yang dimaksud pendanaan internal adalah seluruh biaya yang diberikan oleh pihak dekanat feui selebihnya adalah pendanaan eksternal. Dana Pemasukan dalam Bentuk Fresh Money
Jumlah
Dana dari FEUI (K1)
Rp187.700.000
Profit Danus
Rp411.000
(K5)
Donatur: Pak David (Manajer Humas DJP) (K6) Rp1.000.000 Kabupaten Sukabumi
(K7) Rp1.000.000
Qatar Charity
(K8) Rp4.000.000
POM FEUI
(K9) Rp7.500.000
Total
Rp13.500.000 Rp201.611.000
Penghematan biaya akibat kerja sama Biaya yang dihemat Nilai inkind dengan partner
berdasarkan budget
yang
diberikan
partner
berdasarkan
fair
value Kementrian Kelautan dan Perikanan (K12)
Rp20.095.000
Rp310.000.000
PT Unilever
(K10)
Rp1.607.000
Rp2.608.550
PT Kompas Gramedia
(K11)
Rp4.400.000
Rp4.125.000
Panca Harapan
(K13)
Rp6.228.200
Rp6.000.000
Rp32.330.200
Rp322.733.550
Total Kesimpulan
1. Pertama kali yang dilakukan adalah membantu controller membuat anggaran. Finalisasi pembuatan anggaran menghasirkan tiga skenario anggaran (optimis, realistis, dan pesimis) sesuai tabel rancangan anggaran pada proposal internal. Setelah memasukan proposal internal pada dekanat melalui mahalum, maka keputusan dana yang diberikan oleh FEUI sebesar RP187.700.000. Sehingga harus merombak anggaran yang harus disesuaikan oleh RAB yang diberikan FEUI. Diawal perjalanan Social Act 2014 berjalan dengan anggaran pesimistis. Hal ini dilakukan agar budget yang keluar diawal lebih terkontrol. Selain itu jika dilihat dari tiga skenario anggaran, dana yang diberikan dekanat sama sekali tidak mencukupi. 2. Selanjutnya treasurer melaksanakan konsep yang sudah dirumuskan sebelumnya. Konsep ini berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya. Pada Social Act 2014 akan
tidak sama sekali mengandalkan danus bahkan menghapusnya dan lebih mengandalkan pada donasi serta mengubah konsep sponsorship menjadi partnership. Bedanya partnership dengan sponsorship adalah jika spon 3. Treasurer tugas yang paling utamanya adalah mencari pemasukan tambahan selain pemasukan dana dari Dekanat FEUI. Tugas yang paling awal dari treasurer untuk mengumpulkan udang pemasukan adalah mengumpulkan set up cost dari PI-BPH. Jangka waktu pengumpulan set cost ditetapkan selama 2 bulan, namun karena beberapa kondisi yang berbeda dari setiap PI-BPH makan deadline ini agak molor sekitar satu minggu dan ada dua orang BPH yang sama sekali tidak membayar set up cost. Set up cost ini sifatnya liabilitas sehingga harus dikembalikan lagi pada pemiliknya dan preferensinya sangat utama. Saat pembuatan LPJ ini belum terjadi pengembalian set up cost dikarenakan uang dari dekanat belum semuanya cair. Namun ketika dana sudah cair, set up cost ini terbayar. Sehingga hal ini merupakan peningkatan performa keuangan dari Social Act tahun sebelumnya yang set up cost nya tidak dikembalikan. 4. Pembuatan rekening atas nama Social Act FEUI adalah salah satu dari inovasi keuangan tahun ini. Hal ini dilakukan agar adanya pemisahan harta kekayaan milik treasurer dan social act. Karena tahun sebelum-sebelumnya rekening social act selalu diatasnamakan treasurer. Atau hal ini juga dapat mencegah hak treasurer yang mungkin hilang yaitu jika selama social act trasurer butuh membuat akun bank, namun namanya sudah terpakai oleh social act di bank tersebut. Selain itu manfaat yang tidak kalah penting adalah menimbulkan kesan profesionalisme dan kepercayaan para stakeholder meningkat terutama donatur. Sebelumnya treasurer mensurvey ke beberapa bank untuk membandingkan produk yang masing-masing tawarkan. Setelah itu jatuh pilihan pada Bank Mandiri karena satu-satunya bank yang menawarkan produk tabungan dengan skala tabungan bisnis, sisa bank lainnya menawarkan dalam bentuk giro yang biaya adminstratifnya lebih mahal. Saat pembuatan rekening ini dibutuhkan setoran awal satu juta rupiah namun social act belum mendapatkan pemasukan sama sekali kecuali dari set up cost dan itu sebagai uang utuk kepentingan survey sebelum dana dari dekanat cair. Sebenarnya masih bisa dipakai namun untuk jaga-jaga akhirnya kami berinisiatif melakukan peminjaman pada Mahalum FEUI. Akun bank ini dapat digunakan untuk Social Act selanjutnya dengan cara melampirkan struktur organisasi terbaru serta memberikan surat pengalihan tanggung jawab kepada pihak bank. Uang pinjaman oleh Mahalum FEUI harus dikembalikan, sehingga Social Act 2014 menganggarkan untuk initial saving ini agar akuntabilitas Social Act FEUI tetap dapat terjaga hingga tahun seterusnya.
5. Pada saat marcall dilakukan treasurer sempat meninggalkan Indonesia untuk waktu satu bulan namun didalamnya ada waktu dua minggu tenang sehingga tidak muncul pada dua minggu waktu efektif Sosact. Disaat-saat terakhir minggu tenang pasca lebaran idul fitri treasurer diberikan kabar oleh project officer bahwa akan melakukan danus dengan menyewa tenan pada acara OKK UI. Treasurer sudah menjelaskan pada PO danus sebenarnya adalah konsep yang akan dibuang dari social act feui 2014 sesuai dengan kesepakatan diawal. Namun karena PO dan Koor Kuangan berpandangan melakukan danus ini atas dasar menuangkan hobi memasak sehingga katanya tidak terlalu berorientasi pada profit. Akhirnya dengan kondisi yang saling berjauhan kami sepakat bahwa, danus tersebut adalah bukan dipengawasan treasurer namun PO dan yang berkontribusi dalam danus tidak dipaksakan untuk divisi keuangan namun siapun yang secara sukarela untuk berkontribusi. Selama mendanus mendapatkan profit sebesar Rp411.000,00 6. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya untuk mendapatkan fresh money konsep yang sangat diandalkan adalah dengan mencari donasi. Sehingga sosact 2014 membagi dau proposal, partnership dan donasi. Awalnya tim keuangan dan acara non fisik yang diwakilkan kabid 1 berkunjung ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP) untuk mencari kerjasama penyuluhan perpajakan di desa sebagai acara non fisik. Namun kami sebelum diberi tantangan terlebih dahulu untuk mencari potensi pajak yang ada di desa. Setelah kami berdiskusi seperti kelurahan Palabuhan Ratu khususnya RW 32 dan 19 tidak memiliki potensi pajak yang besar. Namun bersama pak David Hermaen Manajer Humas DJP kami berdiskusi santai tentang kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan untuk acara sosial dan sifatnya jangka panjang. Pak David banyak memberikan pemasukan ide seperti menanam mangrove, penyebaran bibit ikan dan penanaman pohon kelapa. Hingga akhirnya social act 2014 mengeksekusi acara penanaman mangrove. Karena ide ini sejalan dengan pemikiran pak David, maka beliau mendonasikan acara ini sebesar satu juta rupiah. Walaupun kerjasama untuk kegiatan dengan DJP tidak dapat, namun di sini kami mendapatkan informasi yang baik dan banyak, serta donasi. Selanjutnya pak David juga yang memberi saran bahwa untuk meminta donasi ada baiknya di Pemda daerah dimana kegiatan tersebut dilakukan. 7. Setelah mendapatkan ide dari pak David akhirnya keuangan melalui Ani (wakoor keuangan) mulai menghubungi bupati Sukabumi. Dengan beberapa bantuan dari Ani akhirnya Kabupaten Sukabumi memberikan donasi sebesar Rp1.000.000 8. Selain itu donasi juga didapat dari Qatar Charity (QC) yang sebenarnya adalah donasi untuk acara berbuka puasa. QC ini di approach oleh divisi SDM karena pada acara divisi SDM ada teambuilding mentor dalam bentuk acara buka puasa bersama dengan yayasan sosial. Namun uang donasi ini akhirnya dialokasikan untuk
pengeluarin lain SDM selain acara buka puasa bersama tersebut dikarenakan dalam perjanjian bersifat kaku hanya untuk buka puasa asalkan syarat-syarat seperti dokumentasi harus diberikan kepada pihak QC. Hal ini dilakukan untuk manajemen cash yang stabil. 9. Melalui mahalum FEUI social act 2014 ngajukan permohonan donasi kepada Persatuan Orang tua Mahasiswa (POM) FEUI. Diajukan dari jauh-jauh hari sekitar lebih dari H-2 bulan. Follow up rutin dilakukan setiap seminggu sekali. Hingga membantu POM dalam kegitian Pertemuan Orang tua Mahasiswa untuk mengumpulkan sumbangan. Hingga pada h-3 hari dana dari POM baru cair sebesar Rp7.500.000. Prestasi yang baik karena sosact sebelumnya sempat terputus untuk mendapatkan dana dari POM. 10. Buah hasil dari marcall yang pertama adalah menghasilkan kerja sama dengan PT Unilever, mendapatkan ini di tiga minggu sebelum hari h sosact. Informasi dari unilever didapat dari pak Pribadi selaku mahalum yang sangat concern terhadap kegiatan social. Sosact mendapatkan berbagai inkind produk seperti sikat gigi Pepsodent, pasta gigi Pepsodent, sunlight, Axe, Rexona men dan buavita senilai Rp2.608.550. Dimana sikat gigi dan pasta gigi merupakan budget dari acara non fisik untuk penyuluhan sikat gigi serta sunlight merupakan budget dari divisi konsumsi. Maka sosact mendapatkan penghematan budget sebesar Rp1.607.000 sesuai dengan budget skenario pesimis dan budget dalam RAB. Inkind selebihnya digunakan untuk souvenir warga desa sebanyak 180 rumah. Seperti mendapatkan rezeki anak sholeh, banyak sekali yang didapatkan sosact namun dalam kerja sama ini sosact tidak perlu melakukan banyak hal, cukup memasang logo pada umbulumbul dan booklet lalu memberikan data base mentor dan maba (nama, npm, dam email) untuk diundang pada acara OneAmazingWeek Unilever dimana pada acara ini Unilever bekerjasama dengan MSS dan melakukan perizinan dengan dekanat melalui pak Pribadi. 11. Mengikuti jejak tahun lalu yaitu bekerjasama dengan PT Kompas Gramedia untuk mencetak booklet, akhirnya didapatkan juga pada dua minggu terakhir sebelum hari h sosact. Mencetak di Gramedia hanya membutuhkan waktu dua hari kerja sehingga penggunaan booklet harusnya dapat digunakan sesuai target. Nilai yang diperoleh dalam mencetak 750 booklet sesuai fair value adalah Rp4.125.000. Namun budget yang dihemat berdasarkan skenario anggaran pesimis adalah Rp4.400.000 untuk 800 booklet. Namun anggaran booklet ini tidak dimasukan ke dalam RAB dekanat karena diprediksi akan dapat lagi dari Gramedia. Memang menegangkan karena budgetnya sudah dihapus dari RAB dan baru mendapatkan kerjasamanya h-2 minggu.
12. Kerjasama besar dilakukan saat meng approach Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP). Treasurer dengan ani dari divisi keuangan dan fajri dari acara fisik mencoba meng approach lebih jauh lagi untuk kegiatan acara social act, karena sebelumnya perwakilan sosact mendatangi KKP untuk meminta data lokasi pesisir yang cocok untuk kegiatan social saja. Intinya adalah KKP memiliki program yang sejalan dengan social act 2014 yaitu program pembangunan desa pesisir pantai. Akhirnya KKP mau menjalin kerja sama dengan sosact 2014 dan selanjutnya kerja sama ini lebih ditangani oleh acara fisik kerena langsung terjun ke lapangan. Awalnya ada 15 lokasi yang menjadi sasaran program namun yang terealisasi ada sebanyak 13 titik. Setiap titik tersebut diberikan anggaran yang diturunkan oleh pusat (KKP) ke bagian daerah lalu turun ke ketua kelompok titik-titik tersebut hingga akhirnya turun ke warga. Jadi di sini sosact sama sekali tidak memegang uang, namun sosact juga tidak mengeluarkan uang untuk acara fisik kecuali uang untuk mobilisasi dengan angkot. Biaya yang dihemat berdasarkan skenario anggaran pesimis sebesar Rp20.095.000, namun timbul biaya angkot untuk mobilisasi peserta karena lokasi titik-titik tersebut yang berjauhan sebesar Rp9.110.000. 13. Mengikuti jejak baik tahun lalu pula sosact bekerja sama kembali dengan yayasan Panca harapan yang bersedia memberikan obat-obatan untuk kegiatan social act 2014 serta untuk pengobatan gratis warga desa. Kerja sama ini dilakukan oleh divisi medis dari awal hingga akhir. Kerja sama ini menghemat budget sebesar Rp6.228.200 dan memiliki nilai Rp6.000.000. 14. Dari segi pemasukan dan biaya yang dihemat didapatkan total sebesar Rp233.941.200 (201.611.000 + 32.330.200). Dapat disimpulkan bahwa pemasukan social act 2014 dapat dinilai baik sekali karena dana pemasukan berada pada posisi skenario anggaran optimis. Selain itu berdasarkan dana pemasukan dan nilai kerja sama yang diterima dari pihak partner sebesar Rp524.344.550 (Rp201.611.000 + Rp322.733.550). Hal ini menunjukan perputaran dana yang ada pada selama kegiatan social berlangsung dari masa persiapan hingga pasca sebesar Rp524.344.550. Merupakan hal yang sangat luar biasa pada Social Act 2014 yang menunjukan signifikansinya dalam berkembang dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. 15. Uang hostfam Tahun ini sosact di pesisir agak berbeda dengan sosact sebelum-sebelumnya. Kebiasaan warga yang berbeda dalam menanggapi tamu, akhirnya mencapai kesepakatan bahwa sosact harus memperi warga yang rumahnya ditempati seratus ribu sebagai kompensasi air, listrik, dan gas yang dipakai. Ada 175 rumah yang digunakan. Pada hari h pembagian uang kompensasi tersebut dibagikan di hari terakhir dari jam enam pagi oleh treasurer, controller, wakoor keuangan, dan 2 staff
keuangan dengan meminta tolong kepada anak FO dan SDM yang sedang idle untuk menunjukan rumah. Kegiatan ini berjalan lancar walaupun ada sedikit kendala yang dihadapi karena ada warga yang merasa tidak puas namun akhirnya dikompensasi dengan tambahan sisa sembako yang ada. Evaluasi 1. Evaluasi dari delapan jobdesc treasurer yang paling memberikan perhatian besar adalah membawahi divisi keuangan. Dimulai dari pemilihan bph divisi keuangan yang sangan krisis dampak pengalaman buruk anggota divisi keuangan sosact 2013 sehingga tidak ada yang ingin maju. Sehingga pemilihan berdasarkan kedekatan. Ketika mengetahui kekurangan dari Koor keuangan dalam bidang marcall, PI bagian keuangan memiliki toleransi yang besar terhadap hal ini. Hal ini dikarenakan Koor keuangan memiliki keunggulan dalam bidang hal meeting, dapat dialih fungsikan pada hari h sebagai transakom, ditambah treasurer dapat menutupi kekurangan dari koor keuangan. Selain itu wakoor keuangan dipilih berdasarkan kedekatan juga dengan koor keuangan. Sama halnya dengan kekurangan koor, wakoor juga memiliki kekurangan dalam marcall, dan jajaran PI khususnya bagian keuangan juga memberikan toleransi, karena sesusah itu untuk mencari orang. Namun wakoor dapat memiliki banyak kelebihan, disamping rajin dan bersemangat wakoor juga memiliki beberapa link terhadap pemerintahan dan disiplin. Di sini treasurer berfikir mengenai kompisisi tim yang pas, yang dapat saling menutupi walaupun masingmasing memiliki kekurangan. Titiknya dimana ketika terjadi lepas kendali terhadap koor keuangan. Koor memegang jabatan penting di organisasi lain ketika dipertengahan jalan sosact. Dampaknya adalah internal divisi keuangan yang dipertanggungjawabakan oleh koor agak berantakan dan terjadi hubungan tidak harmonis antara koor dan wakoor keuangan. Sementara waktu yang sangat pendek membuat treasurer “show must go on” terhadap performa hasil keuangan sebagai prioritas utama karena yang paling sangat berpengaruh terhadap kinerja sosact secara keseluruhan, dampaknya sistemik. Treasurer berusaha berbicara face to face kepada masing-masing, namun dirasa penyelesaian masalah ini terasa lambat. Akhirnya penyelesaian masalah tercapai akibat kemauan dari masing-masing individu koor dan wakoor yang mau meminta maaf dan memaafkan. 2. Kerjasama dengan PT Kompas Gramedia Kerja sama dengan PT Kompas Gramedia pada dasarnya mengikuti peluang tahun lalu. Dengan menghubungi kontak yang sama seperti tahun lalu, dan mendapatkan in kind yang sama seperti tahun lalu juga berupa 750 booklet dan sosact harus mengumpulkan min 200 peserta untuk workshop. Namun, ada perbedaan mengenai kerja sama untuk tahun ini yaitu penyelenggara workshop bukanlah pihak
Gramedia melainkan Garuda Preneur yaitu pihak yang bekerja sama dengan Gramedia. Sedikit cerita mengenai Garuda Preneur, yaitu oraganisasi yang mengadakan kompetisi business plan. Garuda Preneur menggandeng 10 universitas yang berada di Jabodeta untuk mengadakan lomba tingkat universitas. Di masingmasing universitas akan didanai sepuluh juta untuk pemenang juara satu sampai tiga oleh Garuda Preneur. Kompetisi tingkat universitas ini merupakan pemanasan yang hanya diberikan kepada 10 universitas tersebut. Setelahnya ada kompetisi di tingkat nasional yang diadakan oleh Garuda Preneur. Masalahnya timbul ketika Garuda Preneur sebenarnya ingin menyasar skala UI untuk acaranya dan ingin bekerja sama untuk sustain tahun-tahun selanjutnya untuk menggandeng UI sebagai peserta pada acara kompetisinya. Di sini terjadi penolakan oleh sosact, dimana sebenarnya kerja sama ini tercapai karena adanya hak yang diterima sosact dari Gramedia, jika ingin sustain maka seharusnya sosact juga mendapatkan benefit yang sustain dari Gramedia. Namun, missed komunikasi terjadi antara Garuda Preneur dan Gramedia sangat banyak hingga akhirnya sosact memutuskan melempar keinginan Garuda Preneur ke Mahalum FEUI untuk sustain. Namun, pihak mahalum tidak mau menerima tawaran kerja sama tersebut dan melemparnya ke Rektorat UI. Hingga sekarang kerja sama tersebut belum terlaksana dengan pihak UI. Dari sosact akan tetap menjaga bahwa kerja sama ini berlangsung pada saat sosact 2014 masih menjadi panitia, yaitu maksimal hingga bulan Desember. Untuk kerja sama di luar batas waktu tersebut, sosact tidak melayani. 3. Qatar Charity Terjadi kesalahpahaman anatara salah satu bph sdm (x) dengan perspektif divisi keuangan dan treasurer. Awalnya QC di approach oleh divisi sdm, namun x tidak mengkomunikasikannya dengan divisi keuangan dengan baik. Sehingga divisi keuangan dan trasurer memiliki pandangan bahwa hal ini sdm yang ingin handle karena sdm tidak mengkomunikasikan dan proses pertanggungjawabannya memang sdm yang mengerti dan serba dikejar waktu. Namun ternyata setelah urusan QC selesai, x mengeluh dan mengungkit bahwa ia terlalu bekerja keras sementara divisi keuangan tidak membantu sama sekali. Hal ini merupakan contoh yang sangat buruk dan diharapkan tidak terulang dikejadian sosact selanjutnya. Karena, pun divisi medis langsung gerecep bekerja sama dengan panca harapan tanpa menjelekkan divisi keuangan, kerja ikhlas semampu mereka dan karena divisi medis benar-benar yang mengerti tentang obat-obatan. Seandaipun divisi manapun mengkomunikasikannya bahwa ingin mengajak kerja sama pihak lain dan mengharapkan divisi keuangan terlibat, maka hal yang tidak diinginkan seperti contoh kasus di atas tidak akan terjadi. Contohnya divisi acara fisik yang awalnya mengajak divisi keuangan untuk bekerja sama dengan pihak KKP, maka waktu itu
juga divisi keuangan dan treasurer turut hadir membantu apa yang menjadi bagiannya, sementara untuk urusan kerja sama tekniknya akan lebih kepada divisi yang bersangkutan tersebut dalam hal ini acara fisik. Pelajaran yang amat treasurer pegang dari sosact tahun sebelumnya, dimana tidak ada anak keuangan yang mau maju untuk sosact selanjutnya atau tidak ada regenerasi merupakan suatu yang menyedihkan. Bahwa mereka seperti punya pengalaman buruk dan tidak mau terulang lagi. Tahun lalu terjadi demikian karena divisi keuangan selalu di ‘label’ sebagai divisi gabut, karena memang divisi keuangan kerjanya tidak terlihat kalau hasilnya tidak ada karena lebih banyak untuk marcall. Menyikapi hal ini treasurer bersikap garang pada siapapun dan lebih memprotek divisi keuangan dalam ancaman faktor demotivasi seperti itu. Selama treasurer yakin masih pada jalan yang benar. Saran 1. Saran terhadap evaluasi 1, walaupun kompetensi BPH keuangan kurang dalam hal skill yang diperlukan dalam bidang keuangan. Hal tersebut seharusnya bukan menjadi kendala karena kinerja tim bisa saling menutupi. Namun, mengenai komitmen dan tanggung jawab harus sangat dipastikan tidak boleh hilang. Memasikan dengan cara komunikasi rutin bahkan jika perlu adanya punishment tapi yang tidak menyakitkan hati hanya menimbulkan efek jera saja. Seperti mentraktir atau memprovide teambuilding divisi. 2. Jika hak sosact telah dipenuhi oleh pihak sponsor namun MoU belum dibuat dan ditandatangai dan jika MoU diluar dugaan panitia jangan ditandatangani, harus berani berbicara apa yang sebenernya menjadi halangan kita dan apa batasan yang bisa kita lakukan. Jangan meng “iyahkan” apa-apa yang sponsor katakan. Komunikasikan dengan baik jangan sampai didiamkan, karena hal ini akan berdampak untuk kepanitian selanjutnya. Bantu mereka sebatas mediator atau menunjukkan kepada alur yang benar. Sekarang hal itulah yang sosact lakukan untuk Gramedia dan Garuda Preneur. 3. Kerja sama dalam hal percetakan lebih direkomendasikan untuk bekerja sama dengan lembaga penerbit feui, mengingat miskom dengan gramed sering terjadi dan bekerja sama dengan lembaga penerbit feui lebih didukung oleh pihak mahalum. Kontak untuk lembaga penerbit feui dapat didapat dengan meminta ke mahalum pak Pribadi selaku manta direksi lembaga penerbit feui. Begitupun jika ingin mencetak buku yang ingin dikomersilkan lebih baik lewat penerbit lembaga feui. 4. Jika ada miscom dengan divisi lain terutama masalah pekerjaan yang menyebabkan demotivasi divisi keuangan maka coba sikapi dengan face to face terhadap individu
atau kelompok yang menyebabkan masalah itu terjadi. Berbicaralah dengan kepala dingin dan sopan namun dengan penuh penekanan bahwa sikap yang iya lakuka merupakan tidak terpuji dan harus diperbaiki. Setelah itu tetaplah menjaga komunikasi dengan orang itu dan bersikap seperti biasa saja jangan pernah menyakiti siapapun hanya buat sadar saja.
Pendahuluan Di dunia ini tidak ada sesuatu yang abadi. Segala sesuatunya pasti akan berakhir seiring dengan berjalannya waktu. Sama dengan acara Social Act 2014 yang pada akhirnya bisa terselesaikan dan kini menyisakan kenangan. Suka duka kami lewati bersama dari awal terbentuknya panitia sampai dengan selesaianya acara. Walaupun acara ini berlangsung dengan cukup lancar namun masih cukup banyak terdapat kekurangan. Apalagi pada Social Act kali ini kita mencoba banyak hal baru seperti bekerjasama dengan DKP untuk divisi Acara Fisik, pembangunan yang dilaksanakan di luar desa, dan juga tempat pelaksanaan yang sangat jauh. Sehingga bagi saya wajar jika dalam terlaksananya acara ini cukup banyak kekurangannya. Karna memang benar kata pepatah ‘tak ada gading yang tak retak’. Namun keretakan janganlah dimaknai dengan kegagalan, akan tetapi jadikanlah keretakan sebagai suatu pembelajaran yang berharga untuk masa yang akan datang. Sebelum melanjutkan penulisan, tentunya saya sangat bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkah dan karunianya sehingga acara Social Act 2014 dapat berjalan dengan cukup baik. Walaupun ada cukup banyak kekurangan akan tetapi kami yakin ada rencana baik dari Tuhan yang tak terlihat dibalik kekurang tersebut. Terima kasih saya ucapkan kepada BPH dan staf bidang 1 yang telah menghibahkan waktu, tenaga, dan pikiran demi terlaksananya acara ini. Semoga Tuhan membalas setiap kalori energi yang telah kalian berikan dengan pahala yang berlipat ganda. Terima kasih juga saya ucapkan pada pihak DKP yang telah bekerjasama dalam melaksanakan beberapa pembangunan di kelurahan Palabuhanratu dan sekitarnya. Tidak lupa saya juga tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananya acara ini. Khususnya pihak – pihak yang telah membantu bidang satu dalam melaksanakan tugasnya. Job Description 1.
Menjadi penghubung antara BPH Bidang 1 dengan PI
2.
Bertanggung jawab atas jalannya divisi-divisi yang ada di bawahnya (Divisi SDM, Acara Fisik, dan Acara Nonfisik) sesuai dengan apa yang telah direncanakan bersama Koordinator dan Wakil Koordinator tiap divisi.
3.
Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi yang ada di bawahnya
4.
Memastikan bahwa target kerja pada setiap timeline yang telah ditetapkan oleh masing – masing divisi dapat tercapai dengan tepat waktu
5.
Memastikan bahwa pengeluaran tidak ada yang disalahgunakan dan tidak melebihi anggaran yang telah ditentukan
6.
Bertanggung jawab untuk melaporkan secara berkala serta mengkomunikasikan setiap perkembangan dan permasalahan yang ada kepada Project Officer dan jajaran Pengurus Inti.
7.
Menghubungkan koordinasi dengan bidang lain dan memastikan tidak ada konflik di dalam hubungan kerja tesebut.
8.
Memastikan tidak adanya kendala administrasi, teknis, atau birokrasi internal kepanitiaan yang dapat mempengaruhi kerja divisi-divisi di bawahnya. Jika memang ada kendala yang muncul maka harus terlibat dalam memberikan saran atas solusi pemecahannya.
9.
Senantiasa terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya
10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 1 jika terjadi penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama pelaksanaan Social Act 2014 11. Menjadi koordinator lapangan pada saat pelaksanaan Social Act 2014 Realisasi dan Evaluasi Pada awalnya saya berencana untuk menjadai koordinator lapangan pada saat Hari H. Akan tetapi setelah berkonsultasi dengan kabid 1 Social Act 2013, beliau memberi saran agar koordinator lapangan diamanahkan kepada divisi FO saja. Karena kabid satu akan sangat repot jika harus menjadai koordinator lapangan pada saat hari H. Sehingga pada saat hari H tugas saya hanyalah memantau kelancaran acara, menjadi penanggung jawab pesta rakyat, dan membantu sekretaris untuk menangani mahasiswa baru yang ingin izin untuk pulang ke rumah. Pada saat hari H saya juga menjadi penanggung jawab festival games. Dimana acara ini berlangsung dengan banyak kendala sehingga acara tidak bisa berjalan semulus yang diharapkan. Hambatan terjadi karena jarak tempat pelakasanaan jaraknya sangat jauh dari basecamp panitia, sehingga panitia harus memakan waktu yang sangat lama untuk menyiapkan peralatan. Selain itu rusaknya mic portable juga membuat acara menjadi kurang hikmat dan kurang kondusif.
Acara Fisik Sebelum hari-H
BPH Acara Fisik adalah BPH yang ditemukan paling terakhir dibandingkan dengan BPH bidang 1 yang lain. Hal ini dikarenakan karena memang tugas divisi acara fisik cukup berat sehingga cukup susah untuk mencari SDM yang mampu dan mau untuk menjadi BPH Acara Fisik. Setelah resmi dilantiknya koor dan wakoor divisi Acara Fisik, wakoor fisik harus terpaksa berhenti di tengah jalan. Hal ini dikarenakan aktivitasnya yang sangat padat, sehingga ia dengan terpaksa harus mengundurkan diri dari tugasnya sebagai wakoor divisi Acara Fisik. Sehingga pada akhirnya diangkatlah salah satu staf berprestasi di Acara Fisik untuk menggantikan tugas wakoor yang telah mengundurkan diri tersebut. Meskipun begitu, semua staf yang kami jaring dari awal tidak ada yang mengundurkan diri. Mereka tetap bertahan dengan sekuat tenaga untuk tetap mengemban tugasnya sampai dengan hari H.
Dikarenakan jarak tempuh yang sangat jauh, koor dan wakoor Acara Fisik jarang sekali terlihat di desa bersama pada saat assessment. Mereka selalu bergantian untuk melaksanakan assessment di desa agar tenaga mereka tidak banyak terbuang mengingat banyaknya tenaga yang dibutuhkan hanya untuk perjalanan dari kampus ke desa pelaksanaan memakan waktu kurang lebih lima jam dalam satu kali perjalanan. Staf Acara Fisik pun juga tidak pernah terlihat lengkap pada saat assessment. Hal ini dikarenakan selain jarak desa yang jauh banyak staf yang pulang kampung karena assessment dilakukan pada saat libur semester. Selain itu divisi ini harus menginap setiap kali melaksanakan assessment.
Di tengah jalan, divisi ini harus dihadapkan dengan tantangan untuk pindah desa. Karena tadinya desa yang akan digunakan adalah Desa Ciparage di Banten. Akan tetapi karena tempat dianggap terlalu kotor, maka panitia setuju untuk pindah ke Desa Palabuhanratu di Sukabumi. Tentu saja hal ini menjadikan tantangan untuk divisi ini mengubah konsep kegiatan yang telah disusun sejak awal.
Pada awalnya divisi ini berencana untuk berpaku pada konsep acara tahun – tahun sebelumnya. Yaitu membangun sendiri beberapa fasilitas di desa yang menjadi tempat tinggal mahasiswa baru saat pelaksanaan Social Act 2014. Akan tetapi ditengah perjalanan, ada tawaran kerjasama dengan Dinas Kelautan dan Perikanan (DKP). Kerjasama tersebut berupa penyumbangan dana dari pihak DKP dan penumbangan tenaga mahasiswa baru dari Social Act 2014. Dikarenakan pertimbangan efisiensi biaya, akhirnya kami setuju untuk menerima kerjasama tersebut.
Hari-H
Kegiatan pembangunan acara fisik tahun ini berbeda dengan tahun sebelumnya. Hal ini dikarenakan kerjasama yang kita jalin dengan DKP mengaharuskan divisi ini untuk melakukan pembangunan di beberapa desa lain yang masih merupakan desa tetangga dari desa yang kami jadikan tempat pelaksanaan acara. Padahal ditahun – tahun sebelumnya kami cukup melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur di desa tempat pelaksanaan acara. Penyebaran pembangunan ini mengakibatkan kami harus menyewa angkot untuk akomodasi menuju tempat kegiatan pembangunan. Angkot yang kami sewa selalu datang tepat waktu. Akan tetapi diakarenakan tempat tinggal maba yang sangat tersebar dengan jarak yang cukup jauh, maka sering kali ada sebagian kecil kelompok yang terlambat datang ke drop point tempat keberangkatan angkot. Sehingga hal ini ikut menghambat keberangkatan kelompok lain yang sudah siap untuk berangkat.
akomodasi, hal yang tidak kalah penting untuk dibahas adalah alokasi peralatan fisik. Pada hari pertama dilaksanakannya kegiatan Aacar Fisik, peralatan belum bisa teralokasikan dengan sempurna. Hal ini dikarenakan jarak titik acara yang tersebar dengan jarak yang lumayan jauh, sementara hanya terdapat satu mobil yang bisa digunakna untuk mengankut peralatan. Sehingga pada hari pertama banyak sekali kelompok yang mengeluh karena tidak mendapatkan peralatan yang cukup untuk bekerja. Sehingga mereka harus menganggur. Akan tetapi pada hari kedua hal ini bisa teratasi. Sehingga alokasi alat di hari ke dua pelaksanaan kegiatan Acara Fisik aman dan terkendali
Acara Nonfisik Sebelum hari-H
Dari Segi SDM Divisi Acara Nonfisik tidak ada masalah yang cukup berarti. Adanya wakoor pada tahun ini sangat membantu kelancaran acara yang dilaksanakan oleh Divisi Acara Nonfisik. Jumlah staf yang cukup banyak juga mempermudah alokasi penanggung jawab pada setiap kegiatan acara. Sehingga pada tahun ini satu orang staf hanya memengang satu titik acara pada satu waktu.
Dikarenakan tempat pelaksanaan Social Act 2014 sangat jauh, divisi ini cukup kesulitan untuk melaksanakan assessment. Sehingga Divisi Acara Nonfisik tidak bisa untuk sering mngunjungi desa lokasi pelaksanaan acara. Selain itu mereka harus menginap setiap kali melakukan assessment.
Hari-H
Dikarenakan pelaksanaan Acara Nonfisik hanya tersebar pada desa tempat maba menginap, maka lokasi acara tidak terlalu tersebar seperti pada Acara Fisik. Sehingga tidak ada masalah yang berarti pada mobilisasi maba ke titik acara.
Permasalahan yang dihadapi pada Acara Nonfisik adalah adanya acara yang tidak terlalu memberikan kesempatan kepada maba untuk ikut berpartisipasi dalam acara yang diselenggarakan. Seperti acara lomba memasak, dimana pada acara ini maba hanya berlaku sebagai suporter saja. Sehingga maba tidak mendapatkan kesempatan untuk berinteraksi dengan warga pada acara ini. Selain itu adanya miskom dengan pembicara pada acara penyuluhan bencana mengakibatkan acara selesai sekitar satu jam lebih cepat dibandingkan dengan rundown yang telah ditetapkan.
Untuk variasi acara sudah cukup bervariatif. Hanya saja terdapat beberapa acara yang kurang memberikan esensi secara jelas kepada mahasiswa baru
SDM Sebelum Hari-H
Menjelang hari penutupan oprec divisi ini terancam untuk kekurangan banyak staf. Hal ini dikarenakan sedikitnya orang yang berminat untuk mendaftarkan diri sebagai staf SDM. Sampai pada akhirnya dengan mengandalkan luasnya relasi yang dimiliki oleh salah satu BPH SDM akhirnya divisi ini bisa mendapatkan staf sesuai dengan jumlah yang diharapkan. Dikarenakan assessment dilaksanakan pada saat liburan, maka beberapa staf ada yang sudah pulang kampung. Selain itu tiba – tiba ada salah satu staf yang mengundurkan diri. Sehingga BPH SDM harus melakukan closerec untuk mendapatkan satu staf baru. Sistem closerec ini berdampak pada kurangnya komitmen staf SDM untuk melaksanakan tugasnya dengan penuh tanggung jawab.
SDM adalah divisi yang memiliki tugas paling berat sebelum hari H. Pada saat assessment SDM harus mencari sekitar 200 housefam untuk tempat tinggal maba dan panitia pada saat hari pelaksanaan kegiatan. Tugas ini sangatlah berat, mengingat pencarian housefam dialksanakan bertepatan dengan Bulan Ramadhan. Ditambah lagi dengan adanya beberapa staf SDM yang tidak bisa ikut mencari housefam dikarenakan telah pulang kampung dan jarak desa yang sangat panjang. Akan tetapi Alahamdulillah, 200 housefam berhasil didapatkan sampai sebelum berlangsungnya simulasi.
Selain harus mencari housefame di desa, tugas SDM sebelum hari H adalah berkoordinasi dengan OPK untuk menentukan waktu pelaksanaan kegiatan praSosact untuk mentor. Sehingga sumber daya SDM yang sedikit masih harus terpecah untuk mengurusi tugas mencari housefam dan kegiatan di kampus untuk mentor.
Padatnya aktvitas yang harus dijalani oleh divisi SDM dan jauhnya medan tempuh menuju tempat pelaksanaan kegiatan yang membuat divisi ini berkali kali harus menginap beberapa hari di desa, sempat membuat semangat staf divisi ini mengendur. Sehingga pada saat simulasi banyak staf yang tidak bisa ikut. Hal ini juga disebabkan karena mereka ada acara lain yang harus mereka ikuti pada saat hari simulasi.
Hari-H
Tugas SDM pada saat hari H tidaklah terlalu berat, akan tetapi tidak semua staf SDM bisa mengikuti kegiatan secara utuh pada saat hari H. Ada beberapa staf SDM yang terpaksa harus izin dikarenakan ada acara lain.
Setelah Hari-H
Tugas SDM belum berakhir setelah hari H selesai. hal ini dikarenakan mereka masih harus bertanggungjawab untuk menentukan nilai mahasiswa baru dan juga menentukan status kelulusan dari mahasiswa baru. Dimana mahasiswa baru yang dinyatakan tidak lulus telah dijamin oleh BPM untuk tidak dapat memperoleh status IKM aktif dan harus mengikuti serangkaian POMB dari awal di tahun depan jika ingin IKM nya diaktifkan.
Kesimpulan Acara festival games yang menjadi puncak acara sekaligus bagian dari penutupan gagal untuk memberikan kesan yang mendalam pada peserta Sovial Act 2014. Hal ini disebabkan karena adanya kendala teknis serta lokasi acara yang terlalu jauh dari basecamp panitia. Pada Divisi Acara Fisik Terjadi pemindahtanganan jabatan dari wakoor Acara Fisik ke salah satu staf Acara Fisik diakrenakan wakoor tersebut mengundurkan diri di tengah perjalanan. Acara Fisik kali ini bekerjasama dengan DKP dan pembangunannya dilaksanakan secara menyebar sampai di luar desa tempat maba tinggal sementara. Meskipun terdapat beberapa kendala diperalatan, kegiatan dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan yang berarti.
Untuk Acara Nonfisik, acara bisa berjalan cukup lancar tanpa kendala yang berarti. Hanya saja beberapa acara ada yang mendapatkan kritik dari mentor dikarenakan mentor merasa maba tidak memperoleh esensi yang berarti dari acara tersebut. Sedangkan untuk divisi SDM masalah utama terletak pada rendahnya komitmen dari mayoritas staf dalam melaksanakan tugasnya. Jauhnya lokasi dan juga panjangnya desa yang digunakan, membuat staf merasa lelah yang berlebihan saat harus mencari housefam. Saran Saran untuk panitia tahun selanjutnya adalah sebaiknya jangan memilih tempat yang terlalu jauh karena hal ini bisa mengakibatkan panitia mengalami lelah sebelum hari H. Sehingga pada saat hari H performa tidak bisa maksimal. Untuk kabid 1 tahun selanjutnya, jagalah kesehatan dari awal anda terpilih sampai dengan pembubaran kepanitiaan. Mulailah menabung dari saat anda terpilih menjadi kabid. Karena modal untuk melaksanakan assessment tidaklah murah. Sebisa mungkin luangkan waktu anda untuk selalu ikut assessment pada setiap divisi. Sebaiknya tidak menjadi PJ festival games. Limpahkan acara ini kepada Divisi Acara Fisik dengan anda tetap membantu terlaksananya kegiatan ini.
Pendahuluan
“ ‘Thank you' is the best prayer that anyone could say. I say that one a lot. Thank you expresses extreme gratitude, humility, understanding.” – Alice Walker
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga rangkaian acara Soscial Act FE UI 2014 dapat dilaksanakan. Selanjutnya saya haturkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Tim Social Act FE UI 2014 atas segala dedikasi dan kontribusinya dalam acara ini, terlebih rasa terima kasih saya sampaikan kepada Bidang 2 yang saya bawahi beserta Vice Project Officer yang telah selalu saling memotivasi dan bahu membahu dalam terlaksananya acara ini. Semoga acara ini dapat bermanfaat bagi seluruh pihak, baik panitia, peserta, maupun masyarakat. Tak ada gading yang tak retak, sesungguhnya kesempurnaan hanya milik Allah SWT. Melalui laporan pertanggungjawaban ini saya harapkan dapat menjadi masukan untuk keberlanjutan kegiatan Social Act FE UI 2014 sehingga segala kekurangan di tahun ini dapat dibenahi dan kelebihannya dapat dipertahankan menjadi lebih baik lagi di tahun yang akan datang. Job Description 1. Membawahi serta bertanggung jawab atas Divisi perlengkapan, transakom dan konsumsi 2. Menjadi penghubung dan berkoordinasi langsung kepada Pengurus Inti dengan ketiga divisi yang dibawahinya 3. Merumuskan kebijakan-kebijakan strategis yang berhubungan dengan Logistik 4. Mensupervisi dan memastikan berjalannya Logistik kepanitiaan 5. Menjaga kesinambungan kinerja setiap Divisi yang dibawahi 6. Menjaga koordinasi dengan bidang lain agar tidak terjadi konflik 7. Mengkoordinir, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi Perlengkapan, Transakom dan Konsumsi
8. Memberikan sumbangsih pemikiran dalam pengambilan keputusan yang melibatkan internal bidang Logistik baik sebelum maupun saat hari H 9. Terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya 10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 2 jika terjadi penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama pelaksanaan Social Act 2014 FE UI Evaluasi Pada bagian ini saya tidak akan terlalu melakukan evaluasi teknis masing-masing bidang, hal ini karena saya asumsikan evaluasi teknis akan tertulis pada laporan pertanggungjawaban per divisi. Sehingga evaluasi yang saya tuliskan akan menjadi pembahasan serta masukan kepada kepala bidang selanjutnya. 1. Pada awal kepanitiaan, sangat sulit untuk mencari Koordinator dan Wakil Koordinator Divisi Transakom. Hal ini sama seperti yang dialami pada Social Act 2013. Sehingga lebih ditingkatkan lagi adanya regenerasi pada divisi ini. Terlebih divisi ini merupakan salah satu divisi yang krusial dalam acara. 2. Sedari awal pembentukan bidang yang saya bawahi saya landasi dengan adanya rasa kekeluargaan dan kedekatan emosional sehingga strategi yang saya lakukan antara lain: a. Membangun kedekatan antar individu melalui komunikasi dan juga acara bersama (team building) b. Menyelesaikan masalah personal secara terbuka dengan cara yang santun c. Memberikan kesempatan aktulisasi diri kepada BPH maupun staf d. Memberikan dukungan moril yang tulus serta perhatian tidak hanya kepada pekerjaan namun kepada personal e. Selalu berusaha mengingatkan setiap pekerjaan yang harus dilakukan namun dengan pendekatan yang berbeda untuk setiap individu yang ada f. Meningkatkan kedekatan kepala bidang dengan BPH ataupun staf (pastikan untuk menghafal nama serta kebiasaan dan personality masing-masing individu agar dapat menerapkan approach yang tepat)
Strategi yang saya lakukan ini saya anggap cukup efektif. Hal ini dikarenakan dengan tuntutan kerja yang akan semakin meningkat saat mendekati hari-H kedekatan ini akan meningkatkan interest BPH sehingga tetap bisa berkomitmen kepada kepanitiaan. 3. Kesulitan komunikasi yang saya hadapi adalah ketika masa liburan dimana sangat sulit untuk bertatap muka secara langsung dengan para PI maupun BPH yang lain. Hal ini membuat progress pada masa liburan ini sedikit lambat. Sehingga kedepannya saya rasa perlu bagi panitia kedepannya untuk bisa memperhatikan masa liburan sebagai suatu thread. 4. Bidang 2 merupakan bidang yang sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan pada hari-H, sehingga sangat dibutuhkan adanya ketenangan dalam menghadapi segala situasi pada hari-H. Dibutuhkan individu yang memiliki ketenangan ini, namun cepat bertindak dalam menghadapi segala situasi. Quick Thinker, menjadi salah satu hal yang harus diterapkan dalam bidang ini. Namun tetap harus memiliki rencana maupun kontigensi yang matang. 5. Saya menyarankan kepada kepala bidang selanjutnya untuk bisa memotivasi secara langsung (bergerak aktif) pada saat di lapangan. Salah satu kekurangan saya adalah kurangnya waktu yang saya miliki untuk selalu berada bersama BPH saya saat di lapangan seperti survey ataupun negosiasi dengan vendor. Hal ini sempat menjadi permasalahan dalam bidang saya, namun saya menyelesaikan hal ini dengan memberikan penjelasan secara halus alasan ketidakhadiran saya. Namun untuk setiap kesempatan yang bisa saya damping, usahankan untuk bisa all out pada saat tersebut. 6. Divisi dalam bidang ini didominasi oleh pria, sehingga sangat perlu untuk memberikan pendampingan dalam pembuatan rencana. Kebanyakan dari BPH pria yang saya miliki harus diberikan atensi khusus dalam pembuatan rencana. Berbeda dengan wanita yang kebanyakan memiliki rencana yang lebih matang. 7. Tim advance yang dibutuhkan oleh bidang 2 pada tahun ini sangat minim sehingga untuk proses pengepakan barang ke tronton maupun distribusi sangat memakan biaya. Sebaiknya kuantitas individu yang ikut dalam tim advance bisa ditambahkan kembali. 8. Perhatikan bagaimana BPH mendistribusikan pekerjaan kepada staf. Keahlian ini tidak dimiliki oleh semua BPH. Hal ini sangat berpengaruh pada saat hari-H, usahakan setiap staf dan BPH memiliki tanggung jawab yang adil agar lebih efektif.
9. Bersikap terbuka kepada CoC yang telah dikoordinasikan. Dengan koordinasi dan saling pengertian antara kepala bidang dan CoC menjadikan pekerjaan lebih mudah dan terkendali. 10. Buat koordinasi kepada divisi lintas bidang terkait, minimal gunakan sarana penunjang komunikasi dengan menggunakan group chatting. 11. Monitor semua timeline dari divisi yang dibawahi sehingga terus bisa mengingatkan sebelum deadline. Namun pastikan fleksibilitas dari deadline tersebut, karena bidang 2 merupakan bidang yang butuh fleksibilitas namun tetap strict untuk bisa mengontrolnya.
Pendahuluan Syukur, Alhamdulillah saya ucapkan kepada Allah SWT atas ijin, rahmat, dan keberkahan-Nya yang diberikan ke tim Social Act FEUI 2014 mulai dari bidding, team building, oprec, survey desa, simulasi hingga hari-H sehingga seluruh rangkaian kegiatan tersebut berjalan dengan sangat baik. Tak lupa dan selalu teringat dalam otak dan hati saya, rasa terimakasih sebesar-besarnya kepada seluruh panitia Social Act FEUI 2014 pada umumnya dan seluruh BPH dan staff Bidang 3 (FO, HPD dan Medis) pada khususnya atas niat, dedikasi, semangat dan kerja keras kalian dalam seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEUI 2014. Dengan kerendahan dan keikhlasan hati, saya meminta maaf atas semua perkataan, sikap, perbuatan, dan kinerja saya selama berlangsungnya seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEUI 2014.
Job Description 1. Mengepalai 3 Divisi: HPD, Medik, dan Field Officer 2. Menjadi penghubung dua arah antara Pengurus Inti (PI) dengan para BPH di ketiga divisi tersebut 3. Turut serta dalam perumusan beberapa kebijakan strategis terkait publikasi dan media partner 4. Mengontrol berjalannya teknis publikasi dan media partner 5. Menciptakan dan menjaga kinerja tiap divisi secara berkesinambungan 6. Mengkoordinasi, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi HPD, Medik, dan Field Officer 7. Memberikan saran atas pemikiran sendiri dalam pengambilan keputusan yang melibatkan internal bidang supporting 8. Berpartisipasi aktif dalam memberikan input berupa gagasan atau pemikiran dalam proses pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya 9. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja tiap divisi di Bidang 3 jika terjadi penyesuaian-penyesuaian yang bersifat mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama pelaksanaan Social Act 2014 FEUI Evaluasi Tiap Bidang Pendukung (sebelum, ketika dan sesudah hari-H)
Field Officer 1. Secara menyeluruh kegiatan berjalan dengan baik, meskipun untuk beberapa event terdapat keterlambatan waktu yang disebabkan oleh jarak kluster dan tempat acara. Menanggapi hal ini, dibutuhkan ketegasan para personil FO pada saat memobilisasi peserta agar tidak terlalu lamban berjalan kaki. 2. Meningkatkan intensitas koordinasi melalui pertemuan, rapat dengar pendapat, atau sekadar melalui media elektronik dengan semua divisi lintas bidang yang mendukung pelaksanaan tiap-tiap acara guna tercapainya ketepatan dan kelancaran tiap-tiap acara. 3. Diperlukan kesiapsiagaan personil FO di jam-jam tertentu guna mengantisipasi kecerobohan peserta yang bermain-main dan berenang di pantai. Hal ini terlihat masih belum optimal karena pertama kalinya SocAct diadakan di pantai. 4. Diperlukan kesiapsiagaan personil FO di jam-jam tertentu guna mengantisipasi peserta yang melewati border nonpantai dengan alasan kepentingan apapun tanpa pendampingan mentor-mentornya. 5. Perlu ditingkatkan ketegasan koor dan wakoor atas beberapa staff yang bekerja kurang maksimal. 6. Diperlukan kecepatan dan ketepatan koor dan wakoor dalam mengambil keputusan atas kondisi-kondisi yang sifatnya unexpected moment. Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD) 1. Secara menyeluruh hal-hal yang menjadi proker dari HPD telah terlaksana dengan baik, meskipun untuk beberapa aspek seperti kecepatan dinilai kurang karena sedikitnya personil HPD. 2. Perlu ditingkatkan suasana kekeluargaan yang mesra di internal divisi. 3. Perlu adanya rules yang mewajibkan setiap staff untuk mengikuti survey desa minimal sekali dari banyaknya agenda survey yang ada agar setiap staff mengetahui tiap sudut desa dan kondisi desa. 4. Perlu diadakannya pelatihan untuk mengambil gambar dengan baik terutama untuk gambar objek bergerak agar dihasilkan gambar tidak “kabur”. Medis 1. Secara menyeluruh hal-hal yang menjadi proker dari Medis telah terlaksana dengan baik, meskipun untuk beberapa aspek seperti tingkat partisipasi staff masih kurang.
2. Perlu adanya rules yang mewajibkan setiap staff untuk mengikuti minimal satu dari dua training yang dilaksanakan dari PMI dan FIK karena itu merupakan bekal pokok dalam memberikan pertolongan pertama pada korban yang jatuh sakit atau mengalami kecelakaan. 3. Meningkatkan intensitas koordinasi melalui pertemuan, rapat dengar pendapat, atau sekadar melalui media elektronik dengan semua divisi SDM mengenai training medis untuk para mentor dan riwayat kesehatan peserta. 4. Diperlukan jumlah staff laki-laki yang lebih banyak untuk meningkatkan kinerja medis dalam memberikan pelayanan kepada yang membutuhkan.
●
●
“..For he today that sheds his blood with me Shall be my brother”-Henry V
Pendahuluan Puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah SWT, karena berkat nikmat dan rahmatNya lah acara Social Act 2014 telah selesai dilaksanakan dan menurut kami berlangsung dengan baik tanpa halangan yang berarti. Banyak kenangan, pelajaran dan kesan yang didapat selama acara ini baik dari seluruh jajaran panitia, warga dan peserta Social Act 2014 yaitu mahasiswa baru FEUI 2014. Atas segala pelajaran yang kami dapatkan, kami berterima kasih tak terhingga kepada jajaran Pengurus Inti Social Act 2014, warga desa, Kementrian Kelautan dan Perikanan, Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi, Kelurahan Palabuhan Ratu dan Desa Loji. Atas segala kenangan dan kesan, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh jajaran divisi acara fisik, Ahmad Syariati, Firdaus Pranoto, Bagas Kurniawan, Goldy Fariz Dharmawan, Gumanti Oloan Simbolon, Renno Prawira, Syaiful Pane, Bahri Rizki, Wahyu Fitriani, Dhea Rizky, Fitri Amalina dan Joseph Jong. Tanpa bantuan, kehangatan dan tiap candaan kalian di tengah hiruk pikuk kepanitiaan ini, divisi acara fisik tidak akan mampu menjalankan kegiatan Acara Fisik Social Act 2014. Terima kasih juga kami ucapkan kepada seluruh jajaran Panitia Social Act 2014, Divisi FO, Divisi Acara non-fisik, Divisi SDM, Divisi Transakom, Divisi Medis, Divisi Transakom, Divisi Konsumsi, Divisi Keuangan dan Divisi HPD, terima kasih atas kolaborasinya selama rangkaian kegiatan Social Act 2014. Laporan pertanggungjawaban ini kami susun atas dasar penilaian dan pengalaman kami selama acara dan kami harap dapat bermanfaat untuk Social Act di waktu-waktu mendatang Job Description 1) Menurunkan nilai-nilai Social Act 2014 kedalam acara-acara fisik Social Act 2014 2) Menentukan konsep kegiatan fisik Social Act 2014 dan kegiatan-kegiatan fisik apa saja yang akan dilakukan di Social Act 2014 3) Mengidentifikasi pembangunan seperti apa yang dibutuhkan oleh desa sembari mengelaborasikan dengan kemungkinan pelaksanaan kegiatan ini dengan mahasiswa baru FEUI 2014 sebagai pesertanya 4) Menyusun Rundown Acara
5) Menjadi koordinator dalam pelaksanaan acara fisik Social Act 2014 6) Membantu divisi keuangan mencari sumber pendanaan dan atau bantuan untuk pelaksanaan acara fisik Social Act 2014 7) Menyediakan bahan-bahan untuk pelaksanaan acara fisik Social Act 2014 8) Mengkoordinir buruh bangunan sebelum hari-H acara Social Act 2014 untuk menyelesaikan pembangunan sampai pada persentase penyelesaian yang bisa diselesaikan oleh mahasiswa baru FEUI 2014 Susunan Divisi Acara Fisik: Koordinator Divisi Acara Fisik: Fajri Ramadhan
(EAK 2012)
Wakil Koordinator Acara Fisik: Firdaus Pranoto
(EAK 2012)
Wakil Koordinator Acara Fisik (resign) : Ahmad Syariati
(EIE 2012)
Staf: Bagas Kurniawan
(EMA 2012)
Goldy Fariz Dharmawan
(EIE 2013)
Gumanti Oloan Simbolon
(EAK 2013)
Renno Prawira
(EIE 2012)
Syaiful Pane
(EMA 2013)
Bahri Rizki
(BI 2013)
Wahyu Fitriani
(EIE 2012)
Dhea Rizky
(IEI 2013)
Fitri Amalina
(IEI 2013)
Joseph Jong
(EMA 2012)
Analisis SWOT Strength 1) Memiliki tim yang umumnya pernah aktif dalam kegiatan POMB 2) Semangat kerja dan mood tim yang selalu positif
3) Rasa kekeluargaan antara anggota divisi acara fisik yang tinggi
Weakness 1) Survey pra acara tidak pernah dilaksanakan lengkap 1 tim
Opportunities 1) Divisi lain dalam kepanitiaan Social Act 2014 yang secara umum sangat kooperatif dalam membantu divisi acara fisik 2) Ketersediaan mobil operasional saat hari H untuk divisi acara fisik 3) Bantuan berupa material ( in kind ), pengkondisian daerah dan pegawai lapangan dari jajaran pemerintah, dari Kementrian Kelautan dan Perikanan, Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi dan Pemerintah Desa Loji dan Cidadap 4) Warga desa yang sangat antusias dalam pengerjaan acara fisik 5) Basecamp yang sangat cocok untuk penempatan peralatan acara fisik
Threat 1) Kegiatan dan jadwal kuliah jajaran divisi acara fisik yang menghambat terkumpulnya seluruh jajaran divisi acara fisik 2) Karena kegiatan acara fisik disokong oleh Dinas Kelautan dan Perikanan, ada beberapa titik acara fisik yang sebelumnya sudah disepakati tetapi karena pembatalan
dari
Dinas
Kelautan
dan
Perikanan
mengakibatkan
tidak
terlaksananya acara di titik tertentu 3) Pelaksanaan kegiatan yang ternyata lebih cepat pengerjaanya dibandingkan estimasi, sehingga menyebabkan perubahan alokasi kelompok mahasiswa baru 4) Lokasi kegiatan acara fisik yang bertempat di luar desa domisili housefam mahasiswa baru yang mengharuskan mobilisasi menggunakan angkot dalam skala besar Persiapan Pra-Hari H Rencana
Realisasi
Keterangan
Open Recruitment
Cukup Lancar
Parameter kelancaran kegiatan Open Recruitment (oprec) ini terukur dari 7
orang staf acara fisik yang didapat melalui oprec, dan 3 orang didapat melalui Close Recruitment . Survey Lokasi
Cukup Lancar
Survey Divisi Acara Fisik Social Act 2014 dapat kami kategorikan menjadi 2 bagian yaitu: sebelum bekerja sama dengan Kementrian Kelautan dan Perikanan dan sesudah bekerja sama dengan Kementrian Kelautan dan Perikanan. Sebelum bekerjasama dengan Kementrian Kelautan dan Perikanan ( KKP ). Sebelum bekerjasama dengan KKP Survey difokuskan untuk mengalokasikan titik-titik acara fisik di RW 19 dan RW 32 Kelurahan Palabuhan Ratu. Pada survey pertama yang dilakukan bersama para staf, dilakukan penetapan titik-titik acara fisik yaitu untuk pengerjaan perbaikan MCK, pembuatan tempat sampah dan renovasi lapangan. Setelah dimulainya kerjasama dengan KKP yang mendelegasikan wewenangnya kepada Dinas Kelautan dan Perikanan ( DKP ) Kabupaten Sukabumi yang tepatnya dimulai pada tanggal 18 Agustus 2014 terdapat perubahan dalam konsep survey. Survey setelah kerjasama dilakukan bersama tim pendamping dari Dinas Kelautan dan Perikanan. Sistem survey yang dilakukan adalah meminta izin pada perangkat pemerintah daerah ( Kelurahan Palabuhan Ratu, Desa Loji dan Cidadap ) dan meninjau titik-titik pengerjaan acara fisik ( MCK dan
pembangunan jalan warga ). Hambatan dalam proses survey yang dapat kami ungkapkan adalah jarak antara Depok dan Palabuhan Ratu yang memperberat survey sehingga survey sangatlah menguras tenaga, namun hal ini diantisipasi dengan menyewa kontrakan agar tiap survey dapat beristirahat semalam di Palabuhan Ratu dan pulang ke Depok dilakukan di hari berikutnya. Kerjasama dengan
Berhasil
Sebelum hari-H, tepatnya tanggal 18
KKP dan DKP
dilaksanakan
Agustus 2014 dilakukan pertemuan dengan Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Sukabumi di kantor pelelangan ikan Cibaraja. Pada pertemuan tersebut awalnya panitia Social Act 2014 bermaksud meminta bantuan berupa pendampingan birokrasi, teknis dan kalau memungkinkan bantuan keuangan untuk melakukan program acara fisik yang telah ditetapkan oleh panitia Social Act 2014. Pada pertemuan tersebut, keinginan divisi acara fisik tidak dikabulkan, karena menurut Program Desa Pesisir Tangguh ( PDPT ) yang dicanangkan oleh KKP dan DKP banyak program acara fisik Social Act 2014 yang tumpang tindih. Selain itu menurut Pak Sri Padmoko ( perwakilan DKP Sukabumi ), kegiatan acara fisik yang melibatkan sekitar 600 mahasiswa dan hanya dilaksanakan di 2 RW tidak akan kondusif. Sebagai gantinya, DKP Sukabumi menawarkan kerjasama dalam bentuk Social Act 2014 berpartisipasi dalam program pembangunan fisik
PDPT yang dilaksanakan pada titik-titik yang tersebar di Kelurahan Palabuhan Ratu, Desa Loji dan Desa Cidadap ( tidak terfokus di 2 RW saja ). Dengan pertimbangan teknis dan anggaran bahwa secara teknis apabila bekerjasama dengan PDPT akan mendapatkan tenaga teknis yang terampil ( dibimbing oleh buruh bangunan dari PDPT ) dan secara anggaran akan sangat menghemat anggaran divisi acara fisik, maka jalan ini kami tempuh. Selain itu dalam program ini pula tiap-tiap pembangunan diikuti oleh warga desa, sehingga tujuan Social Act 2014 untuk menciptakan sebuah interaksi antara warga dengan mahasiswa baru akan tercapai. Terkait penjelasan kerjasama dengan DKP akan kami paparkan selanjutnya di bagian hari-H. Simulasi Acara
Simulasi divisi
Dengan medan titik acara fisik yang
acara fisik lancar
tersebar pada 8 titik di Kelurahan Palabuhan Ratu, simulasi merupakan sebuah hal krusial untuk menghitung perkiraan waktu dan jarak dari RW 19 dan RW 32 serta kendaraan yang harus dipilih untuk mobilisasi mahasiswa baru ke titik-titik acara fisik. Simulasi acara fisik berhasil karena tidak ada keterlambatan staf acara fisik saat mobilisasi menuju titik acara fisik. Selain itu sebagian besar staf divisi acara fisik mengetahui titik-titik acara fisik untuk melakukan pengawasan dan pendampingan pada hari-H ( simulasi tidak dilakukan ke Desa Loji dan
Cidadap karena keterbatasan waktu simulasi ). Kendala yang dialami saat simulasi ini adalah keterlambatan mobilisasi mentor akibat masih kurangnya koordinasi antara divisi acara fisik dan nonfisik dengan divisi FO yang berdampak pada kurangnya pemahaman FO terhadap lokasi acara ( sebagian besar non fisik, karena acara fisik sebagian besar dilangsungkan diluar RW 19 dan RW 32 ). Tetapi untuk divisi acara fisik secara umum dapat dikatakan berhasil. Pengumpulan Peralatan
Cukup lancar
Kendala yang terjadi saat pengumpulan peralatan adalah terdapat beberapa kelompok yang salah mengumpulkan 1 jenis peralatan yaitu pengki. Pengki yang dimaksud divisi acara fisik adalah pengki semen, sementara pengki yang dikumpulkan adalah pengki untuk menyapu. Sebenarnya telah dilakukan sosialisasi perlengkapan dan contoh gambar pengki telah di pos di situs Social Act 2014. Kedepannya terkait peralatan, divisi acara fisik harus lebih mengingatkan mentor tiap harinya mengenai peralatan yang akan dibawa, selain itu harus dibuat sebuah jadwal jaga ruang BPM ketika periode pengumpulan peralatan oleh divisi acara fisik maupun non fisik
Advance dan Hari ke 1 pelaksanaan kegiatan Keberangkatan
Berjalan lancar
Keberangkatan tim advance secara
tim advance ( 24
keseluruhan berjalan lancar. Kendala
September 2014 )
yang terjadi adalah kurangnya orang untuk melakukan pengangkutan barang Social Act secara keseluruhan ( peralatan acara fisik, perlengkapan medis, bahan makanan konsumsi, dll ). Kekurangan SDM ini menyebabkan keterlambatan kedatangan barangbarang dan peralatan Social Act 2014.
Kegiatan Advance
Berjalan lancar
Kegiatan advance yang dilakukan acara
acara fisik ( 25
fisik secara keseluruhan berjalan lancar.
September 2014 )
Hal yang kami lakukan dalam kegiatan advance adalah finalisasi lokasi dan koordinasi dengan pihak pemerintah daerah Kelurahan Palabuhan Ratu, Desa Loji, Desa Cidadap dan DKP kabupaten Sukabumi. Kegiatan advance pada tanggal 25 September ini dimulai dengan pertemuan dengan jajaran musyawarah pimpinan desa Loji untuk koordinasi terkait pelaksanaan acara. Setelah tercapai kesepahaman dengan jajaran Desa Loji kegiatan yang dilakukan adalah pemasangan umbulumbul lokasi acara dan border Social Act 2014. Pemasangan border dan umbul-umbul acara Social Act 2014 tidak selesai pada hari Kamis 25 September 2014 karena kedatangan peserta Social Act 2014 yang lebih cepat dari perkiraan. Tim advance acara fisik kemudian membantu mobilisasi di drop point.
Hari 1 Pelaksanaan Kegiatan ( 26 September 2014) Pembukaan Acara
Sedikit ada
Kendala yang dihadapi divisi acara fisik
kendala
adalah kendala sebagai penghubung antara Social Act 2014 dengan KKP dan DKP. Pada upacara pembukaan awalnya kami mengira bahwa utusan dari DKP dan KKP tidak dapat hadir, namun ternyata utusan KKP dan DKP hadir tetapi tidak tepat waktu. Sebenarnya keterlambatan ini tidak signifikan, karena disaat waktu keterlambatan ini panitia Social Act 2014 dapat membagikan slayer Social Act 2014 kepada peserta. Setelah pembagian slayer tersebut barulah pembicara dari KKP dan DKP datang. Pada proses sambutan ini terdapat kendala yaitu suara pembicara yang kurang terdengar dan menyebabkan kondisi yang kurang kondusif diantara peserta. Kendala ini terjadi akibat miskoordinasi antara divisi acara fisik dengan divisi perlengkapan terkait pengadaan pengeras suara. Tetapi sebelumnya sudah diingatkan kepada divisi perlengkapan semalam sebelum hari H, tetapi saat hari H tidak terdapat pengeras suara maupun soundsystem
MCK (RT 1 RW
Sedikit ada
Kekurangan yang terjadi pada spot
32,Kp.Rawa
kendala
acara ini adalah tidak adanya
Kalong)
penanggungjawab melainkan FO dan bantuan sukarela dari divisi SDM. Hal ini mengakibatkan munculnya pertanyaanpertanyaan dari FO dan SDM yang
bertugas terkait lokasi dan jumlah bahan-bahan bangunan yang tersedia Bersih-bersih
Sedikit ada
Kegiatan berjalan dengan baik dan
Pantai ( RT 3-RT
kendala
lancar.Namun terdapat sedikit kendala mengenai kerjasama dengan penduduk
1,RW 32)
sekitar. Seharusnya kegiatan bersihbersih pantai ini juga melibatkan warga sekitar. Hal ini agar memberikan pencerdasan mengenai pentingya menjaga kebersihan. Besih-bersih pantai yang dilakukan masih belum efisien karena hanya sedikit kelompok yang terlibat sehingga pembersihan sampah tidak maksismal. Karena areal pantai luas, seharusnya lebih banyak kelompok lagi. MCK (RW
Acara berjalan dengan sangat lancar.
2,Kp.Canghegar)
Warga sangat kooperatif untuk bekerja bersama. Mahasiswa baru pun sering berinterkasi dalam menjalankan pekerjaannya. Namun karena, jumlah mahasiswa baru terlampau banyak dibanding pekerjaan yang seharusnya, akhirnya saya mengalihkan mahasiswa baru yang perempuan untuk membersihkan masjid di dekat lokasi.
MCK (RW
Lancar
Secara keseluruhan MCK di RW 6 ini
6,Kp.Kebon
secara proses berjalan lancar karena di
Tarum)
lokasi ini pembangunan MCK berlangsung dari awal ( bukan renovasi ). Dampaknya adalah partisipasi warga sangat tinggi dan interaksi berlangsung dengan baik. Mahasiswa di RW 6 diberikan makanan oleh warga atas bantuan yang diberikan. Di hari pertama hampir semua titik mengalami
kekurangan peralatan, namun karena banyaknya bahan bangunan yang harus diangkut sehingga pekerjaan di hari pertama cukup berat MCK (RW
Lancar
Jalannya kegiatan berlangsung lancar. Mahasiswa membantu warga yang
25,Kp.Pasir Lio)
terlebih dahulu telah melakukan pembangunan. Terlihat sekali antusias dari mahasiswa, buat kebanyakan dari mereka ini merupakan pertama kalinya mengaduk semen. Interaksi warga dengan mahasiswa pun cukup intens. Dari segi perlatan sudah memadai. Sebagiam besar tugas telah selesai sebelum waktunya.Masing-masing kelompok melakukan tugasnya dengan sangat baik. Pemb. Jalan ( RW
Terdapat
Hambatan yang cukup signifikan terjadi
26, Kp.Tangsi)
hambatan
karena kurangnya peralatan. Medan pengerjaaan jalan yang sempit, jumlah kelompok yang banyak ( 2 kelompok ) dan peralatan yang sedikit menghambat berjalannya kegiatan di RW 26. Namun kegiatan selesai tepat pada waktunya
Pemb.Jalan (RW
Lancar
Kegiatan pembangunan jalan di RW 29 berjalan lancar karena banyaknya
29,Kp.Sirna Galih)
pekerjaan yang harus diselesaikan di lokasi ini. Banyaknya pekerjaan tersebut karena panjang jalan yang harus diselesaikan. Sama seperti yang terjadi di tiap titik pengerjaan acara fisik yang lain, terdapat kekurangan peralatan di RW 29 Pemb. Jalan (Loji)
Tidak terlaksana
Terdapat miskoordinasi antara panitia dengan pelaksana lapangan di Desa
Loji. Pelaksana lapangan di Desa Loji mengatakan bahwa tidak ada pembangunan jalan warga di hari Jumat 26 September 2014. Kemudian panitia memutuskan untuk mengalokasikan peserta ke titik lain untuk mencegah risiko tidak terlaksananya kegiatan. Namun pukul 15.00 terdapat panggilan telepon dari DKP Sukabumi bahwa sebenarnya terdapat pelaksanaan pembangunan jalan hari Jumat. Pada akhirnya hari Jumat tidak dilaksanakan pembangunan jalan Pemb.Jembatan
Terlaksana baik
Kelompok yang tidak melaksanakan pembangunan jalan di daerah Loji
(Loji)
dialokasikan untuk pembangunan jembatan di daerah Loji. Pembangunan berjalan sangat lancar. Sebagai gambaran, pembangunan jembatan yang seharusnya berlangsung 2 hari dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari Pemb.Jalan (RW
Terdapat
Material dan alat pembangunan belum
18,
hambatan
siap ditempat ketika sudah pelaksanaan. Jumlah pengalokasian mahasiswa baru
Pelita/Pasawahan)
terlalu banyak dibanding peralatan yang tersedia sehingga ada beberapa mahasiswa baru yang hanya dudukduduk. Masyarakat disana terlalu baik sehingga agak segan untuk memberikan porsi yang lebih kepada mahasiswa baru. Peran mentor pun kurang untuk mengajak mahasiswa baru bekerja. Penanaman
Berjalan Lancar
Merupakan salah satu momen
Mangrove
dengan sedikit
berharga Social Act 2014 dan
hambatan
berlangsung lancar. Mahasiswa antusias dalam melaksanakan
penanaman mangrove. Kendala yang terjadi adalah, ada mahasiswa yang terluka kakinya karena terkena partikel tajam rawa-rawa. Selain itu angkot juga mogok karena kerusakan dan kurangnya bensin
Hari 2 Pelaksanaan Kegiatan ( 27 September 2014) MCK (RT 1 RW
Terdapat
Secara keseluruhan pembangunan
32,Kp.Rawa Kalong)
kendala
berjalan lancar namun terdapat kendala berupa ketidakhadiran penanggungjawab dari divisi acara fisik.
Pemb.Jalan (RW 18,
Untuk pagi hari, semua sudah siap,
Pelita/Pasawahan)
baik dalam hal Sumber daya manusia, material, dan peralatan. Mentor dan menteenya lebih semangat dan lebih mudah diajak bekerja sama. Ketika sesi sore hari, ternyata pekerjaannya sudah diselesaikan oleh masyarakat. Daripada hanya diam saja, akhirnya saya alihkan ke pantai untuk membantu membersihkan pantai, tapi ternyata di pantai pun sudah selesai karena kekurangan orang, akhirnya acara bebas dan pulang ke housefam masing-masing
Bersih-bersih Pantai ( RT 3-RT 1,RW 32)
Lancar
Bersih-bersih pantai berlangsung lancar. Faktor kelancarannya adalah banyaknya sampah di RW 32 yang mengharuskan pengerjaan bersihbersih pantai dilakukan terus menerus
MCK (RW
Pada hari kedua ini, mahasiswa baru
2,Kp.Canghegar)
kembali melakukan pekerjaan seperti
hari kemarin dan berjalan dengan baik. Namun kelompok yang kebagian pada sesi sore, hanya sedikit melakukan pekerjaan karena sudah banyak dikerjakan pada hari sebelumnya dan pada pagi harinya. Akhirnya saya mengajak mahasiswa baru untuk melakukan hal lain yang bisa membantu warga, contohnya seperti membantu seorang warga untuk membuat sambal. MCK (RW 6,Kp.Kebon
Lancar
Karena pembangunan berlangsung dari awal, maka pengerjaan masih
Tarum)
berlanjut dan belum terselesaikan, sehingga tidak ada kendala yang berarti. MCK (RW 25,Kp.Pasir Lio)
Lancar
Tidak ada kendala yang berarti, karena pembangunan MCK belum sepenuhnya selesai. Stok peralatan juga sudah terdistribusi dan memadai
Pemb.Jalan (RW
Lancar
Pembangunan jalan di RW 29 berlangsung lancar dan terdapat
29,Kp.Sirna Galih)
sebuah perkembangan bagus yaitu jalan yang dibangun berhasil melebihi target. Banyak jalan-jalan yang seharusnya tidak di semen, namun karena banyaknya bantuan mahasiswa, jumlah meter jalan yang dibangun bertambah Pemb. Jalan (RW 13,Kp.Empang Raya)
Lancar
Mahasiswa disambut positif oleh warga dengan penyediaan makanan oleh warga. Pembangunan juga berlangsung baik tanpa ada kendala. Kendala yang terjadi adalah keterlambatan 2 kelompok yang
mengakibatkan keterlambatan untuk pembangunan di RW 13 Pemb. Jalan (Loji)
Lancar
Pembangunan jalan di Loji dilangsungkan di hari Sabtu. Pada pembangunan jalan di Loji ini dapat terlihat bahwa partisipasi warga sangatlah tinggi ditandai dengan anakanak hingga lansia yang ikut membangun jalan warga. Seharusnya terdapat 1 kelompok yang menanam mangrove, namun dialihkan ke pembangunan jalan karena angkot yang digunakan tidak dapat mecapai lokasi penanaman mangrove
Bersih-bersih desa
Terdapat
Hambatan yang terjadi adalah sulitnya
hambatan
penanggungjawab menlakukan kontrol terhadap beberapa kelompok yang tersebar di RW 19 dan RW 32. Kontrol oleh FO saja kurang efektif, kami merekomendasikan agar kegiatan ini harus memiliki alur yang jelas untuk tahun depan demi mencegah hambatan
Pemb.Jalan (Cidadap)
Lancar
Pembangunan jalan di Cidadap berlangsung lancar, hal ini karena jumlah peserta yang ditempatkan cukup untuk pengerjaan di Cidadap. Selain itu warga juga antusias dalam membimbing dan membantu mahasiswa ketika bekerja.
Hari 3 pelaksanaan kegiatan ( 28 September 2014 ) Festival Games
Terdapat
Hambatan yang bersifat eksternal
hambatan
adalah berkurangnya jumlah panitia
acara fisik karena terdapat 2 orang yang pulang lebih cepat (nasrani). Hambatan yang bersifat eksternal adalah moril peserta yang sudah turun karena panasnya udara pantai dan kelelahan akibat aktivitas selama 4 hari. Selain itu ada kegiatan yang seharusnya tidak perlu dilaksanakan seperti tarian siswa SD yang sangat tidak kondusif. Panitia harus memperhatikan kembali kondisi peserta ketika festival games, karena acara ini rawan terjadinya masalahmasalah.
Laporan Kinerja Staf Nama
Jurusan/
K
TJ
KS
T
Keterangan
4
4,5
5
4
Bagas adalah salah satu
Angkatan Bagas Kurniawan
EMA 2012
penyeimbang kerja divisi acara fisik, selalu memberikan keceriaan namun juga selalu memberikan pemikiran dan terobosan. Goldy Fariz Dharmawan
EIE 2013
4,5
4,5
5
4,5
Goldy merupakan staf yang sangat potensial. Peran-peran yang diambil cukup strategis seperti menjadi informan terkait hubungan dengan dekanat, penasihat komunikasi dengan DKP dan lain-lain
Gumanti Oloan
EAK 2013
4
4,5
5
4,5
Gumanti berperan menjadi PJ pengganti untuk
Simbolon
pembangunan jembatan. Pengalaman Gumanti sebagai komdis OPK juga menjadi nilai tambah bagi kinerja Gumanti Renno Prawira
EIE 2012
4
4,5
5
4
Kemampuan Renno mengendarai mobil menjadi modal utama dinamisnya divisi acara ketika hari-H. Kedepannya Renno harus lebih mudah dihubungi.
Syaiful Pane
EMA 2013
4,5
4,5
5
4,5
Syaiful adalah seseorang yang dapat menangani pekerjaan dengan baik. Saran untuk Syaiful kedepannya agar semakin berani menghadapi tantangan baru
Bahri Rizki
BI 2013
4,5
4,5
4,5
5
Bahri adalah staf tipe pekerja. Ketabahan dan kesabaran menghadapi tantangan di divisi acara fisik adalah nilai tambah Bahri. Bahri juga merupakan staf yang rajin hadir dalam tiap kesempatan kerja acara fisik.
Joseph Jong
EMA 2012
4
4,5
4,5
4,5
Jong merupakan pembawa keceriaan di divisi acara fisik Social Act 2014. Ditengah kerasnya
kepanitiaan ini, dia hadir membawa kebahagiaan dan menjadi energi bagi divisi acara fisik Dhea Rizky
EIEI 2013
4,5
4,5
4,5
4,5
Dhea adalah staf yang membawa insight-insight baru tentang sosial. Namun karena momen Social Act 2014 yang hanya menjadikan staf sebagai penanggungjawab maka bakat dan potensi Dhea kurang bisa tersalurkan
Fitri Amalina
EIEI 2013
4,5
4,5
4,5
4,5
Fitri memiliki kesan pertama sebagai staf yang pendiam, namun kinerjanya menunjukkan bahwa Fitri adalah staf yang tangguh dan mampu menghadapi masalahmasalah di Divisi Acara fisik .
Wahyu Fitriani
EIE 2012
4
4,5
5
4,5
Pada awalnya kehadiran Fitri pada rapat acara fisik sangatlah jarang. Namun performa Fitri menjelang dan selama hari-H sangatlah baik. Fitri mampu menjadi pengingat tiap agenda acara fisik dan Fitri sangat paham dengan hal-hal teknis terkecil acara fisik
Range: 1-5
Keterangan: K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata
Kesimpulan A. Hal-hal yang perlu dipertahankan
Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia
Rasa kekeluargaan dalam menjalankan kegiatan
Melakukan kerja sama dengan pihak/lembaga pemerintahan
B. Hal-hal baik namun masih perlu ditingkatkan
Koordinasi dengan divisi lain
Kesiapan anggota tim dalam melakukan improvisasi lapangan
Kesiapan anggota tim dalam menguasai medan
Proporsi pembagian kelompok terhadap jenis kegiatan
Memperhitungkan jarak cluster mahasiswa baru dengan lokasi kegiatan
C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan
Tidak tepat waktu dalam pengumpulan rencana kerja atau kegiatan
Kebiasaan menunda pekerjaan
D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang
Dorong semua divisi untuk mengikuti simulasi agar seluruh divisi mengerti jalannya acara secara mendetail.
Bekerja keras dan cerdas agar mendapat hasil yang optimal
Mencari sistem pembantuan seperti DKP dan KKP agar tidak memberatkan beban anggaran dan beban kerja
Memperisapkan alternatif acara untuk berbagai kegiatan
Kelengkapan mentor dan divisi pada saat survey harus ditingkatkan lagi
Melakukan pendataan peralatan lebih baik lagi
Staf harus dilibatkan penuh dalam proses pelaksanaan acara fisik
Pendahuluan “We can never get a re-creation of community and heal our society without giving our citizens a sense of belonging" - Patch Adams Syukur Alhamdulillah kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dalam kegiatan acara non fisik Social Act 2014. Meskipun muncul beragam kendala yang menghalang mulai dari persiapan hingga akhir acara non fisik berlangsung, pada akhirnya bisa diatasi dengan baik. Banyak pembelajaran baru yang diperoleh tim acara non fisik Social Act 2014 dari rangkaian kepanitiaan ini. Ucapan terimakasih yang tiada terkira juga kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu keberlangsungan acara non fisik dalam muwujudkan sense of belonging mahasiswa baru terhadap warga Desa Palabuhan Ratu.
Job Description Pra Bidding 1. Menyiapkan rancangan kegiatan 2. Melakukan survei tempat yang sesuai dengan tema SOCACT yang diangkat 3. Berkonsultasi dengan para SC dan PI BPH Acara tahun sebelumnya 4. Pembuatan PreProp divisi acara non fisik Pasca Bidding 1. Perekrutan staf divisi acara non fisik dengan target 10 orang. Target staf yang utama adalah mahasiswa/i FEUI 2013 dan 2012, berkompeten dan memiliki ide dan konsep yang baik dalam kegiatan sosial. 2. Melakukan survei lokasi dan memastikan konsep acara non fisik sesuai dengan lokasi. 3. Merancang timeline atau jadwal radiv mingguan bersama staf acara non fisik. 4. Berkoordinasi dengan divisi acara fisik untuk memastikan jadwal acara keseluruhan tepat waktu. 5. Rapat Pleno. Dilakukan setelah seluruh proses stafing selesai dan berkoordinasi dengan seluruh divisi dalam tim SOCACT.
6. Rapat Bidang I. Dilakukan bersama dengan divisi acara fisik, divisi SDM dan PI. 7. Rapat divisi. Dilakukan setelah proses stafing selesai dan minimal dilakukan satu kali seminggu. 8. Membuat jadwal kegiatan acara non fisik 9. Mengatur alokasi jumlah mahasiswa baru yang akan mengikuti seluruh kegiatan acara non fisik 10. Memastikan kelengkapan alat dan bahan kebutuhan acara non fisik terpenuhi 11. Menginformasikan seluruh kegiatan acara non fisik kepada seluruh pihak terkait 12. Berkoordinasi dengan para warga desa setempat mengenai keperluan acara nonfisik Pra Simulasi 1. Sosialisasi jadwal acara ke para mentor dan panitia lainnya secara keseluruhan. 2. Memastikan titik-titik acara yang akan digunakan di desa 3. Memastikan dan memperbaiki rundown acara yang telah dibuat dengan berkoordinasi dengan divisi terkait Simulasi Pada simulasi ini, seluruh panitia dan mentor akan dilibatkan. Para mentor akan berperan sebagai mahasiswa baru dan setiap panitia bertugas sesuai deskripsi kerjanya masingmasing. Kegiatan ini akan berlangsung selama selama 2 hari dan 1 malam. Pada simulasi ini, setiap acara direalisasikan langsung di lokasi. Simulasi ini diharapkan dapat mematangkan persiapan seluruh acara, baik dari segi teknis maupun non-teknis. Selain itu, diharapkan panitia dan para mentor mempunyai gambaran mengenai acara Social Act yang akan dilaksanakan, sehingga saat hari H setiap panitia dan mentor sudah memahami job desc masing-masing. Pasca Simulasi 1. Sosialisasi Social Act kepada mahasiswa baru di Balairung Memberikan pengertian kepada Mahasiswa baru bahwa Social Act merupakan rangkaian kegiatan Orientasi Pengenalan Kampus, menyampaikan tujuan dari pelaksanaan Social Act, menegaskan bahwa Social Act wajib diikuti oleh setiap Mahasiswa baru dan berkaitan dengan penilaian mata ajar MPKT. 2. Sosialisasi Social Act kepada mahasiswa baru pasca-OPK di FEUI; menyosialisasikan, perlengkapan yang boleh dan tidak boleh dibawa, dan lain-lain. 3. Sosialisasi ulang kepada seluruh panitia dan mentor jika terdapat perubahan setelah pelaksanaan simulasi.
H-1
Semua staf akan masuk ke tim advanced untuk mempersiapkan lokasi-lokasi acara di desa dan mempersiapkan penyambutan mahasiswa baru di desa.
Mempersiapkan semua perlengkapan beserta perizinan yang dibutuhkan saat hari H di lokasi acara
Hari-H
Melakukan pengarahan koordinasi kepada panitia dan mentor untuk acara esok hari dan memberikan jadwal.
Mengecek kelengkapan persiapan acara sebelum acara dimulai.
Memastikan setiap penanggung jawab acara mengetahui dan melaksanakan job desc-nya dengan tepat
Pasca Hari-H
Melakukan evaluasi internal pada divisi acara dan seluruh divisi
Membuat laporan pertanggungjawaban
Struktur Divisi Koordinator
: Riris Rizka Wikanti
(EMA 2011)
Wakil Koordinator
: Ifti Rahmania A Yasin
(EIE 2012)
Staff
: Andini E Fithryani
(EAK 2013)
Arum Oktaviany
(EMA 2012)
Dwi Wulandari
(EAK 2013)
Lia Wahyu Kusuma
(EAK 2013)
Novylia Saputro
(EAK 2013)
Oktaviany Annisa Putri
(EAK 2013)
Renita Andriyaneu
(EMA 2013)
Ristiyanti Hayu
(EIEI 2013)
Tari Ustami
(EMA 2013)
Yesika Billah Barika
(EMA 2012)
Timeline Kegiatan (Terlampir) 1. Rencana Kerja dan Realisasi Persiapan Pra Hari-H Nama
Rencana
Realisasi
Kegiatan
Deskripsi
Saran
Pelaksanaan
Open
Target 10 staff dari Cukup
Acara nonfisik
Persiapkan
Recruitment
closrec
berhasil
target untuk di
mendapatkan
close-rec jika
10 staff, dimana
staff yang daftar
hanya 1 staff
melalui oprec
yang
tidak mencukupi.
terpenuhi
didapatkan dari closerec.
Sesuaikan kebutuhan staff dengan jumlah PJ acara yang dibutuhkan.
Assessment
Agenda-agenda
Terlaksana
Pada
Agendakan
Lokasi
untuk mengetahui
dengan baik,
assessment
assessment
desa lebih dalam.
dilakukan
yang pertama
menginap agar
sejumlah 2
tidak
staff memahami
kali.
diagendakan
dengan baik
menginap. Tim
kondisi desa
terjebak macet
serta mampu
selama 8 jam
mengimprovisasi
dan tiba di
rancangan
desa pada sore
teknisnya.
hari dan malam harinya sudah harus pulang ke Depok sehingga tidak banyak waktu yang tersisa untuk keliling desa.
Baru pada assessment yang kedua diagendakan menginap selama 3 hari 2 malam, agendanya yaitu perizinan tempat baik di rumah warga maupun di sekolah serta persiapan teknis. Simulasi
Seluruh staf
Ada sedikit
9 dari 10 staf
Matangkan
Acara
mengikuti simulasi
kendala dan
mengikuti
teknis acara dan
dan
miskomunikas simulasi dan
koordinasikan
mempersiapkan
i dengan FO.
sangat
dengan seluruh
acara sesuai
memahami
divisi yang
dengan
tugas-tugas
terlibat seperti
tanggungjawabny
yang harus
perlap
a masing-masing.
dilakukan dan
(menentukan
titik-titk
gudang
acaranya.
perlengkapan
Namun
yang
partisipasi
digunakan), SDM
mentor masih
(hostfam untuk
kurang bahkan
pembicara),
ada kelompok
transakom
yang
(penjemputan
mentornya
pembicara),
tidak datang
konsumsi
sama sekali
(makan untuk
sehingga ada
pembicara) dan
kekhawatiran
terutama FO
pada saat hari-
terkait dengan
H mereka
mobilisasi maba
kebingungan.
ke titik-titik acara.
Terjadi miskomunikasi
Minimalisir
dengan FO
adanya
karena ada
perubahan
perubahan
konsep, apalagi
yang tidak
secara
dikoordinasikan mendadak terlebih dahulu
karena akan
sehingga ada
mengakibatkan
beberapa
terjadinya
kelompok yang
assymetric
tidak
information
mendatangi
dengan seluruh
titik acaranya.
pihak yang terlibat. Kondisikan simulasi semirip mungkin dengan hari-H sehingga dapat diantisipasi kemungkinankemungkinan yang terjadi dan bagaimana solusinya. Sebaiknya seluruh staf mengikuti simulasi agar mengetahui
teknis-teknis pelaksanaan acara yang di-PJ masing-masing. Pengumpula
Maba diberikan
Terlaksana
Acara nonfisik
Pastikan semua
n
tenggat seminggu
dengan
memang tidak
mentor
Perlengkapa
untuk
lancar.
menjadwalkan
menghadiri
n acara
mengumpulkan
yang harus
technical
perlengkapan
standby untuk
meeting
yang sudah ada
menerima
sehingga
dalam daftar.
pengumpulan
mengetahui
barang
ketentuan
sehingga hanya perlengkapan 2-3 orang staf
dengan baik.
yang ikut
Untuk peralatan
membantu
yang tidak habis
koor dan
(seperti gunting,
wakoor. Ada
cutter, palet dsb)
beberapa
sebaiknya hanya
kelompok yang
dibawa oleh
terlambat
kelompok yang
mengumpulkan bersangkutan , bahkan ada 1
dan diberi nama
kelompok yang
sehingg
SAMA SEKALI
pengontrollanny
tidak
a lebih mudah,
mengumpulkan barang tidak perlengkapan.
mudah hilang dan bisa
Ada mentor
dikembalikan
yang
kepada
mengeluhkan
pemiliknya.
harga barang yang terlalu
Barang yang
mahal seperti
habis (kardus,
cat akrilik,
cat, dsb)
gunting dan
sebaiknya tetap
cutter. Hal ini
dibawa oleh
disebabkan
semua kelompok
karena yang
agar beban
bersangkutan
dapat
tidak datang
ditanggung
pada saat
sama rata.
technical meeting dan
Staff acara wajib
tidak
memastikan
mengetahui
sendiri
secara detail
perlengkapan
ketentuan
untuk acaranya
perlengkapan
masing-masing
yang harus
agar tidak ada
dibawa
yang terlupa.
(misalnya: cat akrilik
Jumlah
seharusnya
keperluan yang
hanya
disiapkan per
membawa 2
kelompok
WARNA
sebaiknya
sedangkan
diperkirakan
banyak
secara spesifik
kelompok yang
agar bahan-
membawa 2
bahan tersebut
pak; gunting
memang bisa
dan cutter
habis dipakai
dalam keadaan baru semua padahal boleh pinjam yang sudah ada saja; kemasan minuman bersoda, kopi dan molto masih ada
isinya padahal yang dibutuhkan hanya bungkusnya saja, dll)
H-1 Pelaksanaan Acara Nama Kegiatan
Rencana
Keberangkatan Berangkat Tim Advanced
Realisasi Terlaksana
setelah sesi 2. dengan lancar. Sangat
Deskripsi Pelaksanaan
Saran
Pemberangkatan
Pastikan siapa
tim advanced agak
saja yang ikut
terlambat karena
berangkat di
mengapresiasi saling menunggu.
kloter berapa
staff acara
dan beri time
nonfisik yang
Sempat ada
limit, jika ada
FULL TEAM
miskom tentang
yang terlambat
ikut tim
bikun yang
ditinggal saja.
advanced!
digunakan untuk berangkat. Selain
Pastikan mobil
itu, supir meminta
yang dipakai
fee tambahan yang
dan fee yang
tidak sesuai dengan
diberikan
jumlah yang tertulis
kepada supir.
di kwitansi penerimaan.
Perlu ada ketegasan
Sebelum berangkat
khusus bagi
masih ada
kelompok yang
kelompok yang
memang
belum
belum
mengumpulkan
mengumpulkan
peralatan
peralatan
perlengkapan yang
hingga hari H
wajib dibawa saat
keberangkatan.
SocAct2 2014.
Hal ini
bertujuan agara tidak ada perbedaan yang dirasakan para mahasiswa baru karena adanya kelompok yang tidak mengumpulkan perlengkapan tepat waktu.. Advanced
Agenda
acara nonfisik
Masing-masing PJ
Untuk acara di
fiksasi tempat dengan
acara memastikan
sekolah,
dan
perizinan tempat,
koordinasikan
teknis acara, dan
teknis dengan
ketersediaan
guru-guru dan
perlengkapan yang
meminta
dibutuhkan . Staf
bantuan
acara juga keliling
mereka agar
desa untuk
murid-murid
menyebarkan
dapat lebih
undangan kepada
mudah
warga untuk
dikondisikan.
menghadiri acara-
Pastikan jumlah
acara pada hari-H.
peserta dari
Pada malam
murid tidak
harinya, staf acara
kelebihan
memilah
karena akan
perlengkapan-
sulit
perlengkapan mana
mengontrol
yang dibutuhkan
saat acara
untuk setiap acara.
berlangsung.
perlengkapan
Terlaksana lancar.
Hari ke 1 Pelaksanaan Acara (Jumat, 25 September 2014) Nama Kegiatan Talkshow
Rencana
Realisasi
Deskripsi Pelaksanaan
Saran
Target
Cukup
Terkendala
Acara ini hanya
pembicara
lancar,
terbatasnya tempat. 2
sebagai pengganti
adalah 8
mengundan
dari 4 titik kelebihan
kuliah MPKT yang
orang dari
g4
kapasitas sehingga
tidak terlaksana.
FEUI dan
pembicara
pada saat hari H
Sebaiknya di tahun
tandem
dari FEUI.
harus dipindahkan ke
depan kuliah
dengan
titik acara talkshow
MPKT tetap ada
warga desa.
lain yang masih
dan dilaksanakan
memungkinkan untuk
di lokasi desa.
menampung mereka. Sangat terbantu
Pastikan dulu
dengan FO yang
kapasitas dan
cekatan dalam
ketersediaan
memobilisasi maba
tempat untuk
meskipun secara
menampung
mendadak.
seluruh maba karena jika terlalu
Rencana untuk
padat talkshow
mengundang warga
tidak akan berjalan
sebagai pembicara
kondusif.
tidak terlaksana karena terbatasnya
Pembicara
waktu untuk
sebaiknya
berkoordinasi.
melibatkan warga desa asli sehingga
Di dua titik sempat
maba
kurang kondusif
mendapatkan
karena letaknya
sesuatu yang
berdekatan dengan
berbeda. Juga,
masjid yang sedang
pastikan
mengadakan
pembicara adalah
pengajian dan juga
orang yang
terlalu sempitnya
mampu
ruangan untuk
membawakan diri
menampung
dengan baik dan
mahasiswa baru,
komunikatif.
sehingga yang tempatnya di
PJ dibantu FO
belakang tidak bisa
harus lebih tegas
mengikuti acara
untuk
dengan kondusif.
mengingatkan apabila ada maba
Namun secara
yang bandel
keseluruhan acara
seperti jajan di
berjalan cukup lancar
luar, main hp
dengan moderator
sendiri, ngobrol
yang aktif dan
dan lain-lain.
pembicara yang juga komunikatif kepada peserta. Lomba
Target
Sangat
Acara ini dilaksanakan
Pertimbangkan
Menggamb
peserta
lancar,
di sore hari, dimana
alokasi maba.
ar untuk SD
adalah 200
namun
kebanyakan anak-
Usahakan rasio
murid SD
peserta
anak memiliki
antara anak-anak
kelas 1 dan
yang datang
kesibukan lain seperti
dengan maba
2
hanya
mengaji dan
maksimal 1:1
setengah
membantu
sehingga tidak
dari yang
orangtuanya
terlalu padat dan
diestimasika
sehingga hanya
lebih kondusif.
n.
sekitar 100 anak yang mengikuti acara ini.
PJ harus lebih kreatif untuk
Acara berjalan
mengisi acara
kondusif, meskipun
kosong di saat
maba datang
menunggu
terlambat di lokasi
kedatangan maba
akibat terlambatnya
dan proses
keberangkatan,
penilaian lomba.
mengingat lokasinya sendiri agak jauh dari hostfam warga.
Terjalin kedekatan antara maba dan anak-anak. Maba mampu membaur dengan baik. Membuat
Target
Berjalan
Sebelum pelaksanaan
Alokasi kelompok
Layangan
peserta
dengan
sempat terjadi sedikit
maba sebaiknya
untuk SD
adalah 101
sangat
miskomunikasi
ditambah karena
siswa kelas
lancar,
dengan pembicara
membutuhkan
3 SD
namun
karena ada
bantuan maba
hanya
pergantian PJ di
untuk
sekitar 30an
tengah-tenbgah
menyelesaikan
anak yang
persiapan. Namun,
layang-layang
ikut serta.
hal tersebut dapat
dalam waktu yang
diatasi dan pada saat
relatif singkat.
hari H acara terlaksana dengan
Target murid
lancar.
sebagai peserta yang kurang bisa
Perlengkapan yang
diatasi jika sudah
dibutuhkan sudah
mengetahui jadwal
mencukupi, bahkan
mereka dari para
lebih, karena dari
pihak terkait
target 101 anak hanya
seperti guru dan
30an yang datang.
kepala sekolah.
Pembicara memang
Nego dengan
orang yang biasa
pembicara terkait
dekat dengan anak-
harga bahan yang
anak sehingga acara
dipersiapkan dari
berlangsung meriah
pembicara.
dan terjalin kedekatan antara anak-anak
Pastikan jumlah
dengan maba.
fee pembicara, jika perlu buat MoU.
Evakuasi
Target
Cukup
Terjadi miskomunikasi
Konsep acara
Bencana
adalah
lancar
dengan pembicara
sebenarnya sudah
untuk SD
terbentukny
namun
dari BMKG. Pihak
bagus, namun
a sistem
waktu tidak
BMKG kurang
perlu koordinasi
evakuasi
sesuai
berkoordinasi dengan
yang matang dan
bencana
rencana.
PJ acara sehingga
sedetail-detailnya
yang
terkesan kita hanya
baik tentang teknis
melibatkan
tinggal
acara, akomodasi
seluruh
mengakomodir
pembicara hingga
elemen
kebutuhan mereka.
fee agar jelas di
sekolah dan
BMKG tiba H-1 acara
awalnya.
dilaksanaka
untuk
n selama 1
mensosialisasikan
Pertimbangkan
hari.
acara kepada guru
untuk
dan anak-anak SD
mengundang
selama 2,5 jam. Ketika
BMKG yang di
hari-H, evakuasi
daerah saja
bencana hanya
sehingga tidak
berlangsung selama
terlalu ribet untuk
setengah jam.
mengurus
Ternyata pembicara
akomodasi
memang
pembicara.
mengalokasikan 3 jamnya untuk 2 hari
Persiapkan acara
tersebut dan tanpa
cadangan untuk
mengkomunikasikann
mengisi waktu
ya dengan panitia
kosong jika acara
terlebih dahulu.
selesai sebelum waktunya.
Acara dimulai lebih awal dari yang
Pertimbangkan
seharusnya dan
jumlah alokasi
berlangsung sangat
kelompok
singkat. Setelahnya
mahasiswa baru di
maba hanya duduk-
acara ini karena
duduk menunggu
biasanya
durasi acara selesai.
pembicara butuh
Akhirnya maba
sosialisasi dengan
dimobilisasi kembali
cepat dan
ke hostfam sebelum
mendadak;
waktu yang
dimana akan
seharusnya.
terjadi misscom jika terlalu banyak
Partisipasi dari guru kurang karena tidak banyak guru yang datang setelah sholat jumat. Banyak maba yang tidak mendapatkan peran dari evakuasi bencana karena pengalokasian kelompok yang terlalu banyak. Selama 2 hari di desa, pembicara tidak berkenan untuk menginap di rumah warga yang sudah disediakan karena ingin lebih bisa berkonsentrasi sehingga mereka menyewa penginapan sendiri. Hal ini pula yang memicu kurangnya koordinasi karena tempat yang terpisah.
mahasiswa baru.
Lomba
Maba dan
Cukup
Alat dan bahan sudah
Sebaiknya PJ
lancar.
mencukupi. Namun
untuk acara ini
bersama
tidak semua maba
lebih dari satu
mengikuti
bisa berpartisipasi
karena
lomba
langsung untuk ikut
mempertimbangk
memasak
memasak.
an kompleksitas
dengan
diiringi musik
persiapannya
diiringi
dangdut, acara
seperti harus
musik
berlangsung meriah
meminjam
dangdut.
dan banyak warga
peralatan
desa yang tertarik
memasak ke
untuk ikut.
warga.
Bahan utama dari
Tentukan bahan
lomba memasak
utama memasak
adalah kangkung
yang bisa lebih
Masak untuk warga warga
yang meskipun murah dikreasikan. dan mudah didapat, cenderung kurang bisa dikreasikan. Melek
Maba
Cukup
Pembicara dari IMF
Sebaiknya acara
Keuangan
mengadaka
lancar.
(Indonesia Melek
ini diadakan lagi
untuk warga
n survei
Keuangan)
tahun depan,
kecil untuk
berkompeten dalam
karena
mengetahui
bidang keuangan dan
kegiatannya
tingkat
riset sehingga konsep
sangat sesuai
kerapuhan
dan eksekusinya
dengan kegiatan
keuangan
dilaksanakan dengan
pengajaran di FEUI
warga desa.
baik.
yang meliputi riset lapangan dan bisa
Maba dibagi ke
ikut memberikan
dalam kelompok kecil
pengetahuan
yang terdiri atas 3
mengenai
orang dan
pendidikan
mewawancara warga
keuangan bagi
desa dengan
warga sekitar.
pertanyaan yang
sudah ditentukan dari pembicara. Hasil survei sebenarnya akan digunakan sebagai acuan untuk memberikan materi kepada warga keesokan harinya. Namun maba tidak ada yang menyelesaikan laporannya tepat waktu.
Hari ke 2 Pelaksanaan Acara (Sabtu, 25 September 2014 Nama
Rencana
Realisasi
Kegiatan
Deskripsi
Saran
Pelaksanaan
Penyuluhan
Dari pihak
Cukup
Permasalahan
Pastikan peserta
Sigi Citang
pembicara
lancar
utama saat hari
memang sesuai
untuk SD
(teman-teman
H adalah
target awal agar
dari FKG)
membludaknya
control acara
mensosialisasikan
peserta murid
bisa dilakukan
apa saja yang
SD saat acara
dengan baik.
akan dilakukan
berlangsung. Hal
Sebaiknya PJ
oleh para
ini diakibatkan
acara ini lebih
mahasiswa baru
acara yang
dari satu orang
saat acara
ternyata
mengingat
dimulai. Acara
berlangsung saat harus
diadakan dengan
jam istirahat
membuat pos-
sekolah sehingga rangkaian
pos berantai yang
semua kelas
kegiatan yang
mana harus diikuti
mulai dari kelas I
dirangkum pada
peserta dan
hingga VI
pos-pos bagi
mahasiswa baru
mengikuti acara
murid-murid SD.
mengontrol
yang
ini. Padahal
mengarahkan.
ketersediaan
Sosialisasi
Kegiatan diikuti
perlengkapan
sebaiknya
oleh sekitar 280-
tidak mencukupi
dilakukan lebih
an murid SD
jika harus
awal agar bisa
setempat.
menambah
disampaikan ke
murid-murid SD.
mahasiswa baru sebelum acara
Sistem pos yang
dimulai.
dilakukan
Kurangnya
sebenarnya
waktu sosialisasi
efektif namun
adalah
karena kurang
penyebab
matangnya
terjadinya
sosialisasi dari
misscom saat
pihak FKG masih
acara.
banyak ternjadi misscom antara mahasiswa baru dan PJ dari pembicara. Namun secara keseluruhan, nilai sosial yang dicerminkan dari interaksi mahasiswa baru dengan muridmurid SD bisa tercapai dengan sangat baik. Permasalahan teknis tidak menghalangi nilai sense of belonging saat
kegiatan berlangsung. Membuat
Dilaksanakan 2
Terlaksana
Di pagi hari, alat
Untuk acara
Bingkai
sesi. Sesi 1
dengan
dan bahan
yang di SD,
melibatkan anak
sangat
kurang karena
sebaiknya rasio
SD, sesi 2 hanya
lancar.
ada beberapa
mahasiswa dan
alat yang dipakai
anak-anak
untuk acara lain
maksimal 1:1.
maba saja.
pada waktu yang sama.
Untuk acara yang hanya
Ruang SD yang
untuk maba,
digunakan
alokasikan
terlalu sempit
kelompok yang
sehingga
cukup banyak
memperlambat
agar target
pembuatan
membuat
bingkai yang
bingkai sejumlah
dilakukan oleh
rumah hostfam
maba.
dapat terpenuhi.
Target membuat bingkai sejumlah hostfam terpenuhi dengan nilai estetika yang bagus. Pelatihan
Mengundang
Cukup
Pembicara yang
Untuk acara
Kewirausahaa
pembicara untuk
lancar.
sudah
yang di sekolah,
n untuk SMK
menyampaikan
diapproach
sebaiknya
materi yang sarat
mendadak
komunikasikan
motivasi untuk
membatalkan di
kepada mentor
berwirausaha dan
H-7 hari,
bahwa maba
maba
sehingga harus
harus memakai
mempresentasika
mencari
sepatu dan baju
n ide bisnis.
pengganti
yang sopan.
pembicara. Akhirnya
Konsep acara
didapatkan 2
harus disiapkan
pembicara.
dengan lebih melibatkan
Saat koordinasi,
maba secara
pihak sekolah
aktif.
menyediakan 2 ruangan kelas, namun pada saat pelaksanaan mendadak digabung padahal kedua pembicara beda style saat menyampaikan materi. Penyampaian materi berjalan lancar, namun ternyata jurusan tersebut juga menerima pelajaran kewirausahaan sehingga sedikit overlap. Sebelum hari H, kelompok 36 dan 37 diberi tugas untuk membuat presentasi business plan
untuk memberikan ide kepada anakanak SMK tentang bisnis apa yang bisa dijalankan. Namun salah satu kelompok justru menyampaikan materi tentang apa itu bisnis, dan kelompok lainnyaTIDAK MENGERJAKAN sama sekali. Secara keseluruhan acara berjalan lancar namun maba cenderung pasif. Penyuluhan
Penyampaian
Sangat
Minimnya sarana
Koordinasi
anti rokok
materi dari
lancar
dari sekolah
dengan pihak
untuk SMK
pembicara dan
seperti colokan
sekolah terkait
maba sebagai
dan proyektor,
ruang kelas
fasilitaor di sesi
sehingga ada 1
yang digunakan.
FGD.
kelas yang
Koordinasi
terpaksa tidak
dengan perlap
menggunakan
terkait
proyektor.
penyediaan perlengkapan-
Maba antusias berperan sebagai fasilitator yang
perlengkapan.
mendampingi anak-anak SMK. Diskusi berjalan dengan aktif karena pembicara dari 9cm juga bisa menghidupkan suasana. Penyuluhan
Penyampaian
Sangat
Maba antusias
Koordinasi
pendidikan
materi dari
lancar.
berperan aktif di
dengan pihak
seks untuk
pembicara dan
diskusi dan
sekolah terkait
SMK
maba sebagai
sebagai
ruang kelas
fasilitaor di sesi
fasilitator dalam
yang digunakan.
FGD.
sesi FGD. Acara
Koordinasi
berlangsung
dengan perlap
lancar dan
terkait
pembicara dari
penyediaan
ASA (Aliansi
perlengkapan-
Selamatkan Anak perlengkapan. Indonesia) mampu memandu diskusi dengan sangat baik. Lomba
Mahasiswa baru
Jadwal tidak Acara
Pastikan jadwal
mewarnai
bisa berinteraksi
sesuai
berlangsung
dengan Kepala
untuk TK
dengan para
dengan
sedikit terlambat
Sekolah dari
murid TK dalam
rundown.
dari rundown
jauh-jauh hari
mengikuti lomba
Meskipun
karena
agar tidak
mewarnai yang
sedikit
keberangkatan
bentrok dengan
diadakan panitia
terlambat
mahasiswa bau
acara lain.
acara.
namun
yang molor dari
secara
waktu
Alokasikan
keseluruhan
seharusnya.
jumlah peserta
acara
Padahal lokasi
murid TK
acara lumayan
dengan
berjalan
jauh dan juga
perlengkapan
lancar.
memakan waktu.
yang dibawa mahasiswa baru
Koordinasi
agar tidak
dengan FO
kelebihan
berlangsung baik ataupun dibuktikan
kekurangan.
mobilisasi kelompok yang mengikuti acara ini sudah jelas meskipun terlambat karena harus menunggu waktu salat Jumat. Penyuluhan
Acara diadakan
Cukup
Acara
Estimasikan
sampah
dengan target
lancar.
penyuluhan
dengan tepat
anorganik
dua jenis peserta
sampah
alokasi
untuk warga
yaitu murid SD
anorganik bisa
mahasiswa baru
dan SD
dan ibu-ibu
dikatakan tidak
yang
warga sekitar.
mengalami
berpartisipasi
Penyuluhan yang
kendala yang
untuk
diadakan meliputi
berarti. Namun
mengurangi
pemberian materi
alokasi untuk
adanya
dan juga
kelompok
mahasiswa baru
pelatihan.
mahasiswa baru
yang tidak
di SD ternyata
berpartisipasi.
tidak sesuai sehingga masih ada mahasiswa baru yang terkesan tidak berpartisipasi aktif.
Melek
Penyampaian
Acara tidak
Permasalahanny
Koordinasi
keuangan
materi mengenai
berjalan
a karena
mengenai
untuk warga
pendidikan
sesuai
terlambatnya
mobilisasi
keuangan pada
rundown
mahasiswa baru
dengan FO
masyarakat
dan selesai
yang datang di
sekitar. Mahasiswa tidak pada
lokasi
baru diharapjkan
waktu
penyampaian
ikut memberi
seharusnya.
materi.
bantuan dalam menjelaskan pada warga. Membuat
Mahasiswa baru
Acara
Kegiatan ini bisa
Sebaiknya
Celengan
dan murid SD
berlangsun
lancar terlaksana
dilaksanakan
untuk SD
bersama-sama
g sangat
karena waktu
sebagai acara
membuat
lancar.
yang sesuai
non fisik rutin
celengan dari
dengan
dari Social Act.
botol bekas.
rundown dan adanya
Mungkin yang
partisipasi aktif
perlu
dari murid dan
dipertimbangka
mahasiswa baru.
n adalah harus menyiapkan koran bekas untuk menjadi alas agar perlatan seperti cat dan air tidak mengotori ruang kelas.
Membuat
Dilaksanakan di 2
Cukup
Yang menjadi
Persiapkan
bros untuk
titik di RW 19 dan
lancar
permasalahan
alternatif solusi
warga
RW 32
pada titik acara
jika tidak ada
ini adalah ibu-
warga yang
ibu yang ada di
datang, seperti
sekitar spot
menggerakkan
acara
maba untuk
pembuatan bros
mengajak warga
kain bekas
mengikuti acara
sedikit sekali
dengan
yang datang,
seatraktif
hanya 5-7 dari
mungkin.
target 15 orang warga. Selain itu, mab ajuga kurang terampil dalam menggunakan alat jahit sehingga justru ibu-ibunya lah yang mengajari maba, bukan sebaliknya. Namun pembuatan bross ini akhirnya tetap dilaksanakan dengan lancar. Latihan Tari
Dilaksanakan
Cukup
Ada salah satu
Keseluruhan
lancar
mahasiswa baru
latihan tari
yang seharusnya
sudah berjalan
mengisi materi
cukup lancar.
ternyata tidak
Keaktifan dari
datang saat
murid-murid SD
kegiatan
dan juga
berlangsung.
mahasiswa baru
Disebabkan
yang sudah
adanya misscom
berpengalaman
mengenai tugas
dalam melatih
maba pada
tari menjadi
mentor terkait.
poin penting dalam kegiatan ini.
Analisis SWOT Strengths
Tim sudah berpengalaman dari beragam kepanitiaan
Tanggung jawab dan totalitas kerja yang tinggi dari masing-masing staff
Cepat mengambil keputusan. Tim dikatakan sangat mandiri dalam mempersiapkan semua yang berhubungan dengan acara.
Kekompakan tim dalam bekerja
Koordinasi yang baik dengan divisi lain yang mendukung acara bisa berjalan lancar.
Weaknesses
Kurangnya follow up atau koordinasi dengan pembicara saat ada perubahan ataupun butuh penyampaian materi
Opportunities
Adanya masukan dari banyak pihak terkait acara non fisik Social Act seperti usulan dari pihak Dekanat
Divisi lain yang sangat bisa diandalkan dalam membantu kegiatan acara non fisik
Threat
Jarak lokasi acara yang cukup jauh sehingga memakan waktu lama dalam perjalanan
Jadwal kuliah dan organisasi lain yang padat sehingga rapat divisi per minggu tidak begitu intensif
Laporan Kinerja Staf Nama
Jurusan/
K
TJ
KS
T
Keterangan
5
5
5
5
Inisiatif tinggi. Aktif
Angkatan Andini E Fithryani
EAK 2013
bertanya. Berkomitmen tinggi untuk meluangkan waktunya untuk survey ataupun meeting dengan pembicara. Inisiatif dalam pengambilan keputusan
sehingga tidak perlu terlalu diarahkan. Arum Oktaviany
EMA 2012
5
4
4
4,5
Arum bertanggung jawab dalam menjadi PJ acaranya. Namun sedikit mengalami kesulitan saat harus berkoordinasi dengan divisi lain seperti FO karena tidak begitu mengenal satu sama lain.
Dwi Wulandari
EAK 2013
5
5
4
4,6
Dewi bisa diandalkan dan juga memiliki komitmen yang baik dalam acara Social Act 2014.
Lia Wahyu Kusuma
EAK 2013
5
5
5
4,8
Tanggap dan bisa memutuskan masalah dengan cepat. Lia adalah orang yang cekatan dan bisa diandalkan dalam acara yang dipegangnya.
Novylia Saputro
EAK 2013
5
4
4
4,5
Secara keseluruhan melakukan tugas dengan baik namun cara penyampaian kepada mahasiswa baru dari Novy terkesan datar dan tidak menjelaskan esensi dari acara.
Oktaviany Annisa Putri
EAK 2013
5
5
5
4,8
Okta tergolong orang yang mandiri dan bisa mengembangkan tugasnya dengan sangat baik. Inisiatifnya dalam mengambil keputusan saat acara berlangsung patut diapresiasi tinggi.
Renita Andriyaneu
EMA 2012
5
4
5
4,2
Karena kesibukan di luar sosact, Reno belum pernah ke desa sebelum hari H. Namun tugasnya dapat diselesaikan dengan baik.
Ristiyanti Hayu
EIEI 2013
5
5
5
4,6
Kesibukan di organisasi lain pada awalnya memang membuat Risty terkesan kurang total dalam melaksanakan tugasnya. Namun setelah survey hingga hari H, Risty sangat bertanggung jawab atas tugasnya dan melaksanakannya dengan baik.
Tari Ustami
EMA 2013
5
5
5
4,7
Tari adalah staff yang bisa mencairkan suasana dan menjadikan tim makin kompak. Meskipun terkadang moody namun setiap tugasnya selalu dikerjakan dengan baik. Totalitasnya dalam acara non fisik juga sangat tinggi.
Yesika Billah Barika
EMA 2012
5
5
5
4,8
Kreatif dan mampu membawakan acara menjadi lebih meriah. Banyak sekali usulan dari Yesika yang menjadikan acara non fisik bisa menjadi bermakna dan berjalan sangat lancar.
Range: 1-5 Keterangan:
K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata
Kesimpulan berisi evaluasi dari pelaksanaan dan saran untuk divisi yg bersangkutan kedepannya A. Hal-hal yang perlu dipertahankan
Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia.
Kekompakan divisi acara nonfisik.
Koordinasi dan alokasi tanggungjawab yang jelas antara BPH dan staff acara.
Keaktifan divisi acara dalam mengikuti simulasi dan berangkat tim advanced.
Dibatasinya 1 staff acara untuk menjadi penanggungjawab 1 titik di setiap sesi.
Adanya acara non fisik yang membawa value khas sebagai mahasiswa FEUI seperti membuat celengan (mengajari investasi)
B. Hal-hal baik yang masih perlu ditingkatkan
Koordinasi secara vertikal dengan PI, BPH, staff maupun secara horizontal dengan divisi-divisi lain.
Persiapan panitia dari jauh-jauh hari.
Pengelolaan perlengkapan acara, sebaiknya dari saat pengumpulan, staff sudah terjun langsung untuk memastikan perlengkapan untuk setiap acaranya.
Penanganan terhadap perlengkapan selepas acara usai. Sebaiknya diperjelas apakah perlengkapan tersebut menjadi tanggungjawab divisi acara atau perlap.
Menjalin silaturahim pasca social act dengan para stakeholder desa.
C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan
Miskomunikasi dengan PI terkait diadakannya kelas MPKT di lokasi. Ada perubahan di tengah-tengah sehingga BPH acara harus merombak dan menyesuaikan rancangan kegiatan lagi.
Perubahan acara dan PJ acara di tengah-tengah persiapan.
Kebiasaan menunda pekerjaan dan tidak mengumpulkan tugas tepat waktu.
D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang
Untuk acara di sekolah-sekolah usahakan dilaksanakan pada pagi hari agar seluruh murid bisa mengikuti acara. Sedangkan untuk acara warga sebaiknya dilaksanakan pada sore hari karena pada saat itu kebanyakan mereka sedang senggang.
Untuk acara-acara di sekolah sebaiknya meminta bantuan dari guru dengan meminta mereka tetap mendampingi murid agar bisa lebih dikondisikan.
Maba diwajibkan untuk memakai sepatu dan pakaian yang sopan, terutama pada acara yang bertempat di sekolah.
Maksimalkan acara yang berhubungan langsung dengan core di ekonomi agar terasa nilai aktualisasi diri kita sebagai mahasiswa FEUI.
Padatkan jenis acara, namun dengan titik acara yang lebih banyak sehingga tanggungjawab setiap acara dapat diberikan ke lebih dari 1 orang.
Melakukan perkiraan budget dengan baik
Persiapkan alternatif-alternatif sekreatif mungkin untuk mengisi acara jika ada waktu kosong.
Untuk acara yang mengundang pembicara dan menggunakan fee, pastikan segala sesuatunya dengan jelas. Jika perlu, sediakan MoU.
PENDAHULUAN Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga acara Social Act FEUI 2014 dapat terlaksana. Kami ucapkan terimakasih kepada seluruh panitia Social Act FEUI 2014 yang telah memberikan kontribusi terbaiknya, dosen, dan seluruh aparatur dan warga kelurahan Palabuhanratu, yang telah membantu kami dan tidak dapat kami sebutkan satu per satu.
Job Description Divisi sumber daya manusia merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk menertibkan dan membuat mahasiswa baru dapat mengikuti acara Social Act 2014 dengan baik dan terdistribusi secara merata sehingga akan menumbuhkan rasa sosial dan solidaritas dalam diri mahasiswa baru. Tugas dari divisi SDM ialah untuk mengalokasikan mahasiswa baru agar dapat mengikuti seluruh rangkaian acara Social Act 2014. Pengalokasian yang dilakukan terkait dengan acara, homestay, serta mobilisasi. Selain itu, divisi SDM juga bertugas sebagai koordinator mentor. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses penyampaian informasi terkait kegiatan Social Act kepada mahasiswa baru. SDM terdiri dari koordinator dan tiga wakil koordinator (mentor, hostfam, mahasiswa baru), dimana masing-masing memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut: Koordinator
Bertanggung jawab dalam hal mengkoordinasi dan mengontrol kinerja dari masingmasing wakil koordinator.
Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan divisi lain untuk memastikan terjadinya sinkronasi antara divisi SDM dengan divisi lain agar nantinya acara Social Act dapat berjalan dengan baik.
Bekerjasama dengan sekertaris untuk mendata mahasiswa baru yang hadir dan tidak hadir Social Act 2014.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.
Wakil Koordinator bagian maba
Bertanggung jawab untuk pembagian kelompok kerja dan alokasi SDM untuk setiap kegiatan yang dilakukan saat Social Act 2014, baik acara fisik maupun acara non-fisik.
Bertanggung jawab untuk membagi kelompok saat mobilisasi keberangkatan dan kepulangan dari kegiatan Social Act 2014 terkait dengan tronton atau bis.
Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act 2014 dengan divisi acara fisik, acara non-fisik, transakom, koordinator lapangan (field officer), konsumsi, dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act 2014.
Membuat tugas untuk mahasiswa baru saat pra hari-H, hari H, pasca hari H dan memastikan terkumpulnya tugas serta penilaian dari tugas. Tugas sendiri terdiri dari mars Social Act, poster, agenda perencanaan (to-do-list), scrapbook untuk pemilik rumah, wawancara pemilik rumah, dan esai yang nantinya akan dilombakan dan diterbitkan.
Berkoordinasi dengan mentor untuk sosialisasi tugas individu maupun tugas kelompok.
Mengurus sanksi bagi maba yang izin tidak mengikuti Social Act.
Memberikan tugas bagi kelompok OPK pemenang mars Social Act untuk menyosialisasikan lagu yang terpilih, dan memberi tempat khusus bagi mereka untuk mempersiapkan penampilan.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.
Wakil koordinator bagian mentor
Bertanggung jawab dalam mengalokasikan mentor untuk setiap kelompok mahasiswa baru.
Membuat informasi yang jelas yang berisikan tujuan, nilai, dan sejenisnya dari Social Act serta kegiatan Social Act yang akan dilaksanakan di hari acara Social Act.
Memastikan bahwa setiap mentor mendapatkan internalisasi dari tujuan dan nilai Social Act agar dapat menginformasikan kepada peserta Social Act serta dapat mewujudkan tujuan dari Social Act.
Melakukan pengarahan pada mentor mengenai kegiatan yang akan dilakukan selama Social Act agar mentor siap untuk membimbing mahasiswa baru dalam menjalankan rangkaian acara Social Act.
Mengatur pelaksanaan kegiatan hari mentor (mentor’s days), pelatihan medis, pembekalan mentor, persiapan simulasi, simulasi, dan koordinasi terakhir dengan mentor sebelum hari H.
Bertanggung jawab atas alokasi kegiatan dan tugas mentor selama rangkaian acara Social Act.
Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act dengan divisi acara fisik, acara non-fisik, transakom, konsumsi, koordinator lapangan (field officer), dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act.
Mengevaluasi kegiatan mentor dan peserta setiap harinya.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.
Wakil koordinator bagian rumah
Bertanggung jawab dalam membagi mahasiswa angkatan 2014 ke dalam kelompokkelompok kecil untuk setiap rumah dengan mempertimbangkan jarak antar rumah per kelompok OPK.
Mengikuti survei untuk memastikan lokasi kegiatan yang dipilih sesuai dengan kriteria lokasi yang telah dibuat serta memiliki jumlah rumah yang cukup untuk 600 peserta dan panitia Social Act.
Mendata fakta lapangan yang berhubungan dengan Social Act.
Berkoordinasi dengan aparatur setempat untuk mempermudah pendataan akomodasi rumah dan sosialisasi kepada warga.
Melakukan sosialisasi Social Act kepada pemilik rumah.
Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act 2014 dengan divisi acara fisik, acara non-fisik, transakom, koordinator lapangan (field officer), konsumsi, dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act 2014.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.
Alokasi Staf (8 orang staf)
Bertanggung jawab dalam mengalokasikan mentor dan mahasiswa baru baik dalam kelompok kerja maupun tempat tinggal.
Masing-masing staf bertanggung jawab atas 5 kelompok mahasiswa baru sehingga masing-masing staf bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi dengan 10 orang mentor.
Bertanggung jawab atas arus informasi antara panitia dan mentor.
Mengatur mobilisasi mahasiswa baru bersama dengan divisi koordinator lapangan (field officer).
Ketika tidak ada tugas, saat hari H berlangsung, membantu divisi lain menjalankan tugasnya.
Mentor (40 orang mentor perempuan, 40 orang mentor laki-laki)
Mengikuti segala pelatihan yang telah direncanakan oleh divisi SDM Social Act dan divisi Mentor OPK.
Bertanggung jawab untuk menyampaikan segala informasi yang telah disampaikan oleh panitia kepada mahasiswa baru.
Bertanggung jawab untuk mendampingi mahasiswa baru selama kegiatan berlangsung.
Mendorong dan menyemangati mahasiswa baru untuk mengikuti seluruh kegiatan Social Act 2014.
Bertanggung jawab atas mobilisasi selama kegiatan Social Act 2014 berlangsung.
Struktur Divisi SDM Social Act FEUI 2014 Koordinator
: Dinna Agustiana Sarisya
(Akuntansi 2011)
Wakil Koordinator
: Harry Setya Negara
(Akuntansi 2012)
Staf
Mustafa Husni Sahid
(Akuntansi 2012)
Fatiya Rumi Humaira
(Ilmu Ekonomi 2012)
: Aisyah Aulia Vianida
(Akuntansi 2012)
Dita Anggraeni
(Akuntansi 2012)
Ina Erdawita
(Ilmu Ekonomi 2013)
Rahmat Hidayat
(Manajemen 2013)
Sayid Salahuddin Alaydrus (Ilmu Ekonomi Islam 2013) Adhillah Shofi Assegaf Bakti Islam Sntoso
(Ilmu Ekonomi 2013) (Ilmu Ekonomi Islam 2013)
Dikry Paren
(Bisnis Islam 2013)
RENCANA KERJA DAN REALISASINYA 1. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG MENTOR Pemilihan mentor tak lepas dari rekrutmen terbuka yang tahun ini kembali melakukan integrasi dengan Divisi Mentor Orientasi Pengenalan Kampus (OPK) FEUI 2014. Integrasi bertujuan agar tidak adanya kesenjangan antara mentor OPK dengan Social Act.
Selain itu, untuk mempermudah proses penyaluran informasi yang dilakukan mentor kepada mentee yang sudah lebih dekat dengan mentor ketika berintegrasi. Integrasi ini membuahkan hasil rekrutmen 40 pasang mentor yang terpilih melalui proses seleksi yang cukup lama, sekitar 13 jam. Proses ini melibatkan kedua panitia. Berikut beberapa evaluasi terkait pelaksanaan integrasi sekaligus penanganan mentor: o
Melakukan open recruitment mentor.
Rekrutmen mentor dimulai sehari setelah hasil bidding OPK selesai. Saat itu terjadi kendala, karena panitia Social Act sudah membuat kolom pendaftaran di website Social Act. Namun, panitia OPK justru membuat link dan e-mail sendiri. Ini menyebabkan adanya ketidaksesuaian dengan integrasi akan mentor. Namun, hal ini segera diselesaikan dengan hasil Social Act mengikuti link dan e-mail yang dibuat oleh panitia OPK. Proses rekrutmen serta wawancara calon mentor dilaksanakan selama 2 minggu. o
Rapat dengan divisi mentor OPK
Rapat di sini lebih merujuk pada penyeleksian mentor. Selama 13 jam, proses penyeleksian cukup alot dengan diwarnai pro dan kontra untuk memilih mentor. Ada 4 tingkatan dalam penyeleksian, yakni: Diterima, Pertimbangkan Ya, Pertimbangkan Tidak, dan Tidak Diterima. Mentor terpilih adalah mentor yang masuk dalam tingkatan seleksi “Diterima” dan ada juga yang berasal dari “Pertimbangkan Ya”. Penyeleksian ini juga dihadiri oleh Badan Pengawasan Mahasiswa (BPM). Selama proses seleksi, ada ketimpangan yang terjadi, yaitu ketidaksesuaian siapa yang mempunyai hak untuk berpendapat atas calon mentor dan jumlah panitia OPK dan Social Act yang mengikuti seleksi yang mana OPK juga melibatkan divisi-divisi lain seperti Acara dan Pantrakon sedangkan Social Act hanya terdiri dari Ketua Pelaksana, Wakil Ketua Pelaksana, Kepala Bidang 1, serta Divisi SDM sendiri dengan total 8. Ini membuat seperti adanya bargaining power dalam panitia OPK dengan Social Act. Kemudian, ada kendala dalam penyeleksian mentor yang lebih menekankan kepada kepribadian calon mentor yang dilakukan oleh panitia OPK. Panitia Social Act merasa tidak adil dan sempat menyatakan protes namun dibalas dengan “nanti akan jadi bahan pertimbangan”. Akhirnya, panitia Social Act yang ikut dalam penyeleksian hanya mengikuti proses yang ada, Integrasi yang ada hanya sebatas ‘dapur’ yang berbeda. o
Team building mentor
Team building (timbil) mentor diadakan dengan tujuan agar mentor semakin memiliki sense of belonging terhadap status mereka sebagai mentor Social Act. Diharapkan
setelah mengunjungi tempat timbil tersebut kepekaan sosial mentor juga semakin meningkat. Dalam prosesnya, kegiatan ini sempat mengalami kendala karena adanya trade-off antara membuat konsep team building mentor atau survei ke desa. Sebagai tambahan, Social Act yang membuat konsep sedangkan OPK membantu teknis acara. Akhirnya, konsep ini ditugaskan kepada 3 staf SDM untuk mengurus masalah acara, tempat, dan transportasi. Untuk acara, memang dirasa kurang baik dari panitia maupun mentor karena harapan yang dituju kurang tercapai, seperti penampilan kelompok mentor dengan anak panti yang ada. Bagian tempat untuk dijadikan acara ini, memilih sekitar 3-4 Panti Asuhan yang berada di sekitar Depok. Setelah diskusi, akhirnya memakai yang berada di sekitar belakang PNJ tepatnya di Yayasan Istana Yatim Riyadhul Jannah. Rute yang ditempuh cukup sulit karena berada di sekitar perumahan sehingga untuk kendaraan umum seperti bis kuning sulit menjangkaunya. Transportasi pun memakai 2 buah bis kuning berukuran ¾ yang pemesanannya dilakukan H-1 acara. Untuk dana, Alhamdulillah mendapat suntikan dana dari Qatar Charity untuk konsumsi buka puasa anak panti. Namun, ini dialokasikan sesuai kebutuhannya dan tetap menambah biaya dari kas Social Act sendiri. o
Mentor’s Days
Mentor’s Days ini akan dilakukan selama 5 hari, agenda yang akan dilakukan ialah penjelasan umum tentang mentor, technical meeting OPK dan Social Act, training motivasi, pelatihan medis, dan team building yang akan bekerja sama dengan OPK. Dalam pelaksanaannya, Social Act hanya mempersiapkan terkait Pembekalan Mentor pertama untuk mentor dengan tujuan mentor mengetahui mengapa harus ada kegiatan Social Act dalam POMB. Sebelum lebih lanjut, kedua panitia telah membuat Memorandum of Understanding (MoU) terkait integrasi yang pelaksanaannya cukup sesuai. Dalam acara ini, Divisi SDM tidak ikut terlibat terlalu banyak dikarenakan Divisi Mentor OPK menganggap ini tanggung jawab mereka saja. Padahal, integrasi ini bertujuan untuk menguatkan acara OPK dan Social Act agar tidak terjadi ketimpangan dalam rangkaian OPK dan Social Act. Karena hanya mengurusi acara Pembekalan Mentor yang pertama, maka alokasi BPH dengan Staf Divisi SDM menjadi lebih terfokus kepada survei ke desa ditambah Pengurus Inti karena merasa ini sangat penting. Namun, efeknya adalah kurangnya sumber
daya manusia untuk mengurus Pembekalan Mentor pertama. Hanya 2 orang BPH Divisi SDM yang tersedia sebelum H-1 acara. Dalam proses sebelum hari H, adanya kesulitan mengenai pembicara yang akan diundang, bahkan sampai H-2 baru ada konfirmasi bahwa yang bisa mengisi pembicara adalah Ketua Pelaksana Social Act pertama dengan Pak Jossie. Akhirnya, beberapa BPH Divisi lain pun membantu dalam hal teknis, mulai dari menjadi Liaison Officer (LO) untuk moderator dan pembicara, membeli bingkisan, plakat, serta sertifikat. Antusias mentor tidak terlihat dalam acara ini walaupun jumlah mentor yang hadir banyak (karena memang dari awal ini rangkaian dari OPK sehingga mereka mengikutinya) karena di satu sisi, pembicara kurang mampu membawa suasana kondusif untuk mentor mengikuti, satu sisi lain mentor tidak menyadari bahwa betapa pentingnya acara ini. o
Technical meeting
Dalam technical meeting ini, akan dijelaskan mengenai nilai-nilai yang ingin disampaikan kepada mahasiswa baru melalui kegiatan Social Act, gambaran mengenai kegiatan di hari H, gambaran mengenai pengalokasian mentor dan menteenya, tugas yang akan diberikan kepada maba selama Social Act (pra, hari H, dan pasca), serta sharing mengenai pelaksanaan simulasi sosact. Mentor yang hadir cukup banyak walaupun banyak yang telat hadir dengan alasan asistensi dan mengisi kelas asistensi. Mentor di sini cukup banyak bertanya tentang teknis dan barang bawaan yang harus dibawa. Dalam kegiatan ini, ada insiden yang membuat salah satu mentor merasa tersindir akan pernyataan dari panitia. Namun, hal ini bisa diselesaikan dengan damai oleh yang bersangkutan. o
Pelatihan medis
Pelatihan medis untuk mentor diadakan sebanyak dua kali, pertama dilakukan berbarengan dengan OPK pada tanggal 18 Juli 2014, sedangkan pelatihan medis ke dua akan dilaksanakan pada minggu ke dua bulan September. Divisi SDM akan berkoordinasi dengan divisi mentor OPK dan divisi medis Sosact terkait teknis pelaksanaannya. Pelatihan medis ini bertujan untuk memberi pembekalan kepada mentor agar dapat memberikan pertolongan pertama pada menteenya yang sakit. Dalam pelaksanaannya, kerjasama dilakukan hanya dari Divisi SDM dengan Medis Social Act karena Divisi Medis OPK merasa itu sudah lewat dari acara OPK dan Divisi Medis dari Social Act pun setuju akan hal itu.
Divisi Medis bertanggung jawab akan konsep, pembicara, dan tempat untuk Pelatihan Medis sedangkan Divisi SDM bertanggung jawab atas pemberitahuan acara kepada mentor dan memberitahukan mentor bahwa pelatihan medis ini bersifat wajib. Sebagai tambahan informasi, ada sanksi untuk mentor terkait absensi. Jika salah satu dari pasangan mentor (1 pasang saja, bukan total dari mentor), maka dikenai sanksi yaitu membawa konsumsi 1 kaleng sarden ukurang sedang. Jika 1 pasangan tidak hadir maka ia harus membawa 3 kaleng sarden. Dalam prosesnya, tempat acara sempat mengalami clash karena belum mendapat tempat sampai H-1 karena memang ketika hari Pelatihan Medis, sedang dilaksanakan pula Orientasi Jurusan (OsJur) yang merupakan bagian dari POMB. Akhirnya, dari pihak BPM membantu untuk dapat tempat di Auditorium KKI. Pada saat acara, mentor dan panitia yang hadir sangat sedikit sehingga suasana menjadi monoton sekali. Mentor kebanyakan tak bisa hadir dengan alasan pemberitahuan yang mendadak. Padahal, jauh-jauh hari dari CoC mentor sudah memberitahukan bahwa acara ini akan dilaksanakan. o
Pembekalan mentor
Pembekalan mentor ini bertujuan untuk mengasah kepekaaan mentor terhadap kondisi sosial, dalam sesi ini juga, divisi acara fisik dan non-fisik akan menjelaskan pembagian kelompok kerja secara teknis, dan perlengkapan barang bawaan mahasiswa baru. Pembekalan mentor ini dilaksanakan sebanyak 2 kali, yaitu pada saat Mentor’s Days dan setelah masuk perkuliahan. Dalam pembekalan mentor yang kedua, ini lebih ditekankan bagaimana mentor mampu mengajak mentee untuk mengikuti acara Social Act ini dan apa manfaatnya bagi mereka dan juga mentor sendiri setelah mengikuti acara Social Act. Dalam prosesnya, kendala yang dihadapi adalah pembicara yang tiba-tiba pada H1 banyak yang membatalkan dan akhirnya hanya Pak Pribadi yang bisa. Akhirnya, panitia mengundang Galih Santoso (Ketua Pelaksana Social Act FEUI 2013) dan Fahmy Fil Ardhy Nurwantara (Wakil Koordinator SDM Social Act FEUI 2013) sebagai pembicara. Mentor yang datang pun sedikit dengan alasan yang selalu sama, yaitu asistensi, mengisi kelas asistensi, dan kelas pengganti. Antusias pun tidak menonjol pada mentor yang hanya sekadar duduk saja. o
Hari H
Hari Pertama (26 September)
Pada hari H, mentor mengikuti rangkaian kegiatan yang ada dengan pembukaan yang dirasa mentor tempatnya panas karena di lapangan terbuka. Divisi SDM hanya akan membahas dari evaluasi mentor pada malam harinya. Dalam evaluasi, hari pertama ada yang menerobos dari border yang dibuat oleh panitia. Padahal sesuai kesepatan, semua panitia dan mentor tidak boleh melewati border, kecuali untuk acara fisik yang menggunakan kendaraan angkutan kota (angkot) karena memang acara berada di luar border. Bahkan ada yang sampai masuk ke pantai dan membuat panitia yang menjaga merasa geram. Pada saat evaluasi, yang bersangkutan tidak ikut evaluasi mentor. Dari komentar mentor, mereka merasa acara kurang mendapat esensi sosial, seperti pembangunan jalan raya yang kekurangan alat, pembicara yang berasal dari mahasiswa FEUI, dan sebagainya. Mereka menganggap lebih baik menggunakan sumber daya yang ada di sekitar tempat Social Act untuk melakukan acara fisik dan nonfisik. Hari Kedua Pada hari kedua, mentor merasa lebih baik dibanding hari pertama. Namun, dari pengamatan Divisi SDM, banyak mentee yang pulang tanpa mengindahkan prosedur izin yang ada karena mentor terlalu tolerir terhadap mereka. Bahkan, ada yang kabur dan alibi untuk pulang ialah dengan cara mentee menelepon keluarganya agar bisa diizinkan pulang. Mentor pun banyak yang telat untuk ke tempat acara fisik khususnya yang memakan waktu sampai 1 jam untuk menunggu 1 kelompok mentor yang ternyata sedang santai.
2. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG HOSTFAM •
Proses penentuan pemilihan rumah.
Bagian paling awal dari job description terkait hostfam adalah membuat kriteriakriteria rumah yang layak untuk ditinggali. Rumah yang akan dipilih bukanlah rumah yang, dalam hal fasilitas, sangat-sangat kurang. Namun yang ingin dipakai adalah rumah yang layak. Layak disini berarti mahasiswa baru atau panitia atau pihak-pihak yang terkait Social Act FEUI 2014, merasa nyaman ketika memasuki / menginap di rumah yang pada akhirnya kita jadikan rumah untuk Social Act FEUI 2014. Lokasi RW yang akan dipakai adalah RW 18, 19, dan 32. Kriteria-kriteria rumahnya yakni sebagai berikut: 1.
Ada listrik
2.
Tersedia kamar mandi dan toilet
3.
Terjangkau sinyal provider telepon / radio
4.
Cukup bersih Rumah yang akan ditempati harus punya atau teraliri listrik. Listrik pentinguntuk
menunjang kerja panitia maupun peserta Social Act, karena pasti setiap saat kita harus tetap terhubung dengan gadget kita, maka dari itu kebutuhan listrik untuk charging gadget sangatlah penting. Panitia juga pasti butuh listrik untuk rapat, menyalakan laptop, dan mengecek kesiapan HT (Divisi Perlengkapan). Karena itu, jika tidak ada sumber listrik di suatu rumah maka langsung dicoret dari daftar rumah yang potensial untuk dipilih. Namun, di RW 18, 19, dan 32 Palabuhanratu, semua rumah sudah teraliri listrik, maka kriteria ini sudah terpenuhi. Kemudian, tersedia kamar mandi dan toilet. Kamar mandi sangat penting. Pengalaman di tahun-tahun sebelumnya, banyak rumah yang tidak tersedia kamar mandi, sehingga kesulitan ketika ingin melepas kegerahan setelah beraktivitas di luar ruangan. Kemudian, karena kebutuhan kakus sudah menjadi keharusan bagi kita maka keberadaan toilet di setiap hostfam dirasa perlu. Namun kenyataannya di lapangan, banyak rumahrumah di RW 32 yang hanya memiliki kamar mandi, tanpa toilet. Hal ini dipengaruhi oleh kebiasaan warga RW 32 yang biasanya jika ingin kakus, mereka melakukannya di tepi pantai. Akhirnya, karena faktor kedekatan dengan tempat acara, dan kemauan warga disana untuk berpartisipasi dalam Social Act kali ini sangat besar, maka kami memutuskan untuk tetap memasukkan rumah di RW 32 dalam daftar rumah yang akan ditempati. Hasilnya mungkin cukup timpang, karena sebagian besar rumah di RW 18 dan 19 kamar mandi dan juga toilet. Koneksi sinyal ponsel dan radio sangat penting, terutama bagi panitia dan mentor yang setiap waktu harus standby untuk menerima instruksi dari panitia. Pengalaman Social Act tahun 2012, di desa Cijulang, Bogor, sulit sekali menerima sinyal provider ponsel. Ketidakadaan sinyal akan sangat mengganggu koordinasi acara dan peserta. Ketika kami coba uji lapangan, ternyata hampir semua provider bisa digunakan disana (mendapat sinyal). Tidak ada panitia dan peserta yang mengeluh karena tidak mendapatkan sinyal. Kriteria terakhir yaitu kebersihan. Terkait dengan motivasi peserta untuk mengikuti acara, maka faktor kebersihan adalah faktor yang sangat penting, dimana apabila lingkungan tempat tinggal yang kurang bersih, maka akan mengurangi kualitas acara Social Act 2014. Jika dibandingkan dengan desa-desa sebelumnya yang pernah disurvey, Palabuhanratu tergolong bersih. Maka kriteria ini pun terpenuhi. •
Assessment rumah sampai hari H
Ini merupakan bagian yang paling lama dari keseluruhan job description Hostfam. Awalnya, tepat setelah UAS, dimulailah proses assessment rumah ini. Survey Divisi SDM yang hampir 10 kali itu memang harus benar-benar dimaksimalkan untuk menyiapkan hostfam untuk acara Social Act yang akan dilaksanakan pada bulan September. Ada beberapa kendala yang kami temui, yang berasal dari internal maupun eksternal divisi. Pertama, sangat sedikit anggota divisi SDM yang ikut survey, sehingga panitia lain dilibatkan dalam assessment rumah ini. PI, BPH Acara Non fisik, dan FO sering membantu kami dalam proses assessment rumah. Kendala eksternal, yaitu tidak bersedianya sebagian hostfam yang kami datangi. Di awal pun kami sudah menemui kesulitan ketika bertemu dengan ketua RW 19, ketika kami bertemu pertama kali dengan beliau dan membicarakan Social Act yang akan dilaksanakan di RW tersebut. Pak RW 19, mengatakan bahwa RW nya sudah sering ditinggali mahasiswa-mahasiswa yang melakukan Kegiatan Sosial ataupun Kuliah Kerja Nyata di daerah itu. Mahasiswa ITB, IPB, dan kampus swasta di Jakarta pernah mengunjungi RW 19. Sekolah Tinggi Perikanan pun setiap tahun mengadakan acara di sana dan menginap di rumah warga. STP menginap selama 3 minggu, termasuk makan dan minumnya yang disediakan oleh hostfam. Hostfam diberi uang per hari per mahasiswa, untuk menyiapkan makan pagi dan makan malam. Mungkin inilah yang terpikirkan oleh Pak RW, sehingga dia meminta sejumlah bayaran agar dia mengizinkan kami memakai RW 19. Namun, konsep kami sedikit berbeda, dimana kami menyediakan sembako sendiri, kemudian menyiapkan makan siang sendiri. Kami hanya menumpang tidur, menggunakan air, listrik, dan gas yang jumlahnya tidak seberapa. Hal ini menimbulkan konflik dan sempat terpikir untuk pindah desa. Namun setelah diadakan rapat dengan aparatur setempat, akhirnya kami memutuskan untuk memberikan kompensasi ganti rugi terkait pemakaian listrik, air, dan gas. Kami meminta bantuan PI untuk melakukan assessment. Kami bagi tugas untuk mencari rumah, per RT. Tugas dibagi dari RT 1 RW 19, RT 2 RW 19, RT 3 RW 19, RT 1 RW 32, RT 2 RW 32, dan RT 3 RW 32, sedangkan RT 4 RW 18 dijadikan cadangan. Jobdesc saat assessment ke rumah warga, difokuskan untuk mendekati warga agar bersedia rumahnya dijadikan tempat menginap. Antusiasme warga di RT 32 sangat tinggi, bahkan ketua RT nya sendiri turun lapangan langsung membantu kami mencari rumah. Namun, di RW 19, antusiasme itu kurang. Hanya beberapa warga yang langsung bersedia kami tinggali. Warga lain, mempermasalahkan gini gitu ketika kami datangi. Bagi yang bersedia untuk ditempati, kami mengingatkan dan selalu mengingatkan, Social Act akan diadakan pada tanggal 25-28 September 2014, dan seminggu sebelumnya ada simulasi Social Act. Selain itu, beberapa informasi penting selalu kami sampaikan, misalnya terkait mahasiswa yang akan menginap (simulasi), uang yang akan kami bayarkan, dan kegiatan acara. Proses assessment ini kami jalankan dalam waktu kurang lebih 2 bulan, atau memakan waktu 7-8 kali survey. Warga disana juga sering lupa kapan waktu pelaksanaan Social Act dan tanggaltanggal pentingnya. Padahal kami selalu mengingatkan disetiap assessment. Akhirnya, kami
berhasil mendapatkan 200 rumah. Yang akan dipakai kemungkinan hanya 180 rumah. Kemudian, kami melakukan placement peserta dan panitia ke rumah dan melakukan pemetaan. Ada beberapa rumah yang kami anggap insecure, karena pemilik sering tidak ada dirumah. Kekhawatiran ini ternyata terbukti, dimana ketika simulasi, ada beberapa hostfam yang menolak rumahnya dijadikan tempat tinggal untuk Social Act. Padahal itu sudah beberapa hari menjelang pelaksanaan kegiatan Social Act. Ketika hal itu terjadi, secara spontan kami langsung mencari rumah baru tanpa mengubah data placement mahasiswa dan panitia yang telah kami lakukan. Namun, masalah tadi belum selesai. Ketika Hari H datang, ada satu rumah di RT 2 RW 32 yang benar-benar belum siap sehingga harus kami batalkan. Ketika rombongan mahasiswa yang akan tinggal di rumah tersebut datang, ternyata rumahnya masih menjadi tempat penyimpanan gabah. Akhirnya kelompok yang bersangkutan kami pindahkan ke tempat lain yang secara lokasi sedikit lebih jauh namun masih di cluster yang sama. Di hari H acara, ternyata banyak hostfam yang lupa mengenai konsep acara. Misalnya, ada beberapa hostfam yang sudah memasakkan bahan makanan, padahal itu akan dipakai untuk 3 hari, dan hostfam yang lupa kapan panitia akan membagikan uang. Padahal, kami sudah menginformasikan semua beberapa kali saat survey. Ada juga rumah yang tidak ditempati pada akhirnya. Kekurangan yang terjadi selama assessment rumah ialah terlalu sedikit staf yang ikut dan budaya masyarakat di sana yang sulit untuk mengingat tanggal.
3. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG MAHASISWA BARU o Sosialisasi 1 Tugas Social Act (Pada Mentor’s Day) Sosialisasi tugas yang pertama secara langsung dilaksanakan di Student Center pada rangkaian mentor’s day di sesi social act. Sosialisasi dilaksanakan setelah seminar training mentor, dimana dijelaskan mengenai gambaran tugas pra-sosact dan pasca-sosact. Sosialisasi yang tanggalnya sangat jauh dari pengumpulan tugas tampak kurang efektif, dimana walaupun mentor dapat memahami isi tugas di hari tersebut, kemungkinannya untuk lupa sangat tinggi. o Sosialisasi 2 Tugas Social Act (Pada hari Meet the Organization) Sosialisasi kedua dilaksanakan setelah hari H OPK berakhir, yaitu di hari Meet the Organization milik OPK. Mentor yang memang sedang idle sementara menteenya berkeliling dalam pengenalan BO/BSO di FEUI diharuskan untuk mengikuti sosialisasi kedua ini. Sosialisasi kali ini dijelaskan untuk masing-masing staf menjelaskan satu tugas. Kurangnya pemahaman staf SDM sendiri yang menghambat mentor untuk benar-benar
paham dengan tugas yang ada. Terdapat beberapa aturan dan komponen tugas yang diperbaiki dengan memperhitungkan saran-saran dari mentor yang cukup membantu. o Sosialisasi melalui website socialact-feui.com Selain sosialisasi langsung kepada mentor, mahasiswa baru juga dapat mengakses sendiri ketentuan tugas yang dipasang di web sosact. Sosialisasi online ini cukup membantu, tetapi harus sering di-update apabila ada perubahan-perubahan. o Pengumpulan Tugas Pra Social Act Pengumpulan tugas pra-sosact memiliki mekanisme tersendiri dimana untuk semua yang berbentuk softcopy dikumpulkan via website dan semua tugas hardcopy dikumpulkan oleh mentor dan diberikan ke coc masing-masing. Adanya mekanisme dobel ini bertujuan untuk meminimalisasi adanya tugas yang tidak masuk, agar selalu ada double back-up. Dalam realisasinya, beberapa ada yang mengumpulkan hanya melalui salah satu metode dan bukan keduanya. Mentor juga sempat kebingungan dengan adanya mekanisme seperti yang diterapkan. o Pengumpulan Tugas Pasca Social Act Pengumpulan tugas pasca sosact berlangsung lebih mudah karena mentor yang sudah terbiasa dengan sistem yang diterapkan, tetapi juga ada penurunan dari partisipasi kelompok yang mengerjakan tugas kelompok. Beberapa kelompok sudah merasa lelah dengan mengikuti sosact dan mengerjakan tugas pra hingga tidak mau untuk mengerjakan tugas pasca, walaupun rata-rata tetap mengerjakan tugas individu. Lagi-lagi server website mengalami gangguan karena banyaknya maba yang mengumpulkan tugas persis di akhir penutupan deadline. o Pengumpulan Nilai Tugas Individu oleh Mentor Pengumpulan nilai tugas individu mengalami keterlambatan karena terjadinya imperfect information dimana tidak semua mentor rutin diingatkan dan ditagih oleh cocnya masing-masing. Pengumpulan nilai tugas saat sudah mendekati pekan UTS juga menjadi salah satu kendala lainnya. Ketidakseragaman format nilai yang dikumpulkan juga menjadi kendala lainnya. Pengumpulan yang dilakukan via email SDM juga cukup beresiko, karena terdapat beberapa penilaian yang masuk ke folder spam, sehingga sebaiknya untuk pengumpulan nilai tugas individu dilakukan via website agar terpusat dan tidak tercecer, dengan adanya proteksi berupa password khusus untuk halaman penilaian yang hanya dapat diakses oleh mentor. o Alur perizinan maba yang pulang saat hari H
Maba yang pulang saat hari H diharuskan melapor ke Panitia Inti dan diberitahukan konsekuensi IKM tidak akfif apabila alasan tidak dapat memenuhi kriteria alasan yang diperbolehkan untuk panitia. SDM bertugas untuk mengantarkan maba yang izin ke basecamp Panitia Inti untuk ditangani lebih lanjut. o Lomba Mars Social Act Inovasi baru di tahun ini adalah adanya tugas pembuatan mars social act yang dilombakan. Setiap kelompok wajib mengumpulkan mars orisinil buatan kelompoknya. Kelompok pemenang adalah kelompok nomor 3 TKAK dan diberi hadiah berupa tiket JGTC untuk satu kelompok. Penilaian berdasarkan komponen kesesuaian mars dengan sosact, melodi, lirik, dll. Pengumpulan ternyata lebih baik apabila melalui website saja, karena dapat menerima format file hanya berupa mp3 dan menolak ekstensi file. Selain itu, kesalahan yang sering dibuat di cd adalah format file mars sosact yang bukan mp3 sehingga sulit dibaca. o Mars Social Act tidak diputar Seharusnya mars social act diputar selama hari H dari tanggal 25-28, atau minimal pada saat pembukaan/penutupan/pesta rakyat, tetapi penilaian yang cukup lama membuat mars belum siap untuk diputar saat pembukaan. Adapun saat penutupan terdapat kendala dalam fasilitas sound system yang membuat mars tidak dapat diputar. Satu-satunya harapan yang tersisa adalah agar mars ini dipakai untuk Sosact tahun depan. Kewajiban kelompok pemenang untuk membuat partitur dari mars juga perlu diperhatikan, karena hingga H+30 kelompok pemenang belum mengumpulkan partitur yang menjadi syarat pengambilan hadiah. Adanya partitur diwajibkan agar mars ini dapat mudah dimainkan unutk Sossact-sosact selanjutnya. o Tugas Scrapbook Konsep awal dari scrapbook adalah untuk memaksimalkan interaksi dengan warga dan hasil scrapbook akan dikembalikan ke keluarga hostfam. Kurangnya pemahaman ini menyebabkan hasil scrapbook yang dibuat mayoritas hanyalah kumpulan foto-foto satu kelompok sehingga nilai-nilai yang dibawa oleh tugas ini tidak tersampaikan. Dan akhirnya kami memutuskan untuk mengembalikan scrapbook kepada mentor masing-masing. o Tugas esai dan penerbitan buku Esai terbaik dari tiap kelompok akan diterbitkan dalam bentuk komersil, dan hingga kini masih dalam proses kerjasama dengan penerbit. Esai diberi bobot 6sks karena esai-lah
yang paling diharapkan untuk mengasah kemampuan maba dalam mengungkapkan apa saja yang didapat dari mengikuti rangkaian acara Soact. o Tugas to-do-list Tugas to-do-list bertujuan agar maba memiliki suatu rancangan dari aktivitas yang akan dijalani selama sosact. Hasil dari tugas to-do-list ini cenderung jujur, dimana mahasiswa baru mengakui pencapaian yang berhasil sekaligus tujuan yang tidak tercapai dengan analisisnya masing-masing. o Absensi maba di hari H Pada setiap sesi acara, divisi SDM bertugas untuk menagih absensi maba kepada mentor kelompok cocnya. Kerjasama dari mentor dari segi kejujuran mengenai maba yang hadir dan tidak hadir dapat diapresiasi. Kendala muncul di pasca hari-H, dimana kertaskertas absen ternyata berantakan di Sekre BPM sehingga ada absen beberapa kelompok yang tidak bisa ditemukan. o Penempatan maba ke pos-pos acara Penempatan maba ke pos-pos acara dilakukan bersama BPH acara fisik dan BPH acara nonfisik saat sedang assesment ke Palabuhanratu. Penempatan maba dilakukan berdasarkan efisiensi lokasi dan mobilisasi. o Penempatan maba ke bis Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, kali ini divisi SDM tidak lagi bertanggung jawab dalam penempatan maba ke bis karena divisi transakom telah memiliki sistem keberangkatan dan kepulangan baru yang dipercayai lebih efektif sehingga meminimalisasi keterlambatan.
4. EVALUASI SECARA KESELURUHAN PRA HARI H Komposisi divisi SDM terdiri dari satu orang koordinator, tiga orang wakil koordinator dan 8 orang staf. Masing-masing wakil koordinator memiliki tanggungjawab yang berbeda sesuai dengan bidangnya, yakni terdiri dari mentor, hostfam, dan mahasiswa baru. Masing-masing wakil koordinator menjadi pusat informasi berdasarkan pembagian tersebut. Dalam pelaksanaannya, BPH SDM bekerja sangat fleksibel (tidak sesuai bidang masing-masing), karena mengingat beban kerja divisi SDM yang sangat banyak dan timing yang berbeda pada setiap bidang. Saat pra hari H, sempat terjadi dimana tidak semua wakil
koordinator selalu hadir untuk menjalankan tanggungjawab dan tugasnya, terdapat satu wakil koordinator yang sakit sehingga BPH SDM yang ada harus menanggung beban kerja yang lebih berat. Pelaksanaan kerja divisi SDM dimulai dari penanganan mentor, secara garis besar terdapat ketidaksinkronan pehamaman makna integrasi antara divisi SDM Social Act dan divisi mentor OPK, sehingga penanganan mentor pun berjalan tidak sesuai dengan yang diharapkan (penjelasannya sudah tertera di atas). Perlu diketahui bahwa divisi SDM memberlakukan sanksi bagi mentor yang tidak menghadiri acara yang telah kami sediakan dan sanksi ini diberikan atas persetujuan mentor, tetapi pada pelaksanaannya sanksi ini dinilai memberatkan oleh mentor dan banyak mentor yang tidak menjalankan sanksi tersebut. Kemudian, saat bulan Maret, divisi SDM sudah melakukan survey ke tempat yang dianggap potensial untuk pelaksanaan sosoact, awalnya kami melakukan survey ke desa Ciparage, Karawang, Jawa Barat. Namun sebagaian besar dari BPH SDM tidak setuju untuk menjadikan desa Ciparage sebagai tempat pelaksanaan kegiatan Social Act 2014, karena terlalu kumuh dan budaya masyarakat yang terlalu “terbuka” sulit untuk dikendalikan, sehingga panitia social act memilih tempat lain dan ditemukanlah kelurahan Palabuhanratu, Sukabumi, Jawa Barat. Dari mulai bulan Juni divisi SDM sudah memulai melakukan assessment rumah, mulai dari perizinan kepada aparatur desa dan warga setempat hingga stickering serta senantiasa mengingatkan tanggal pelaksanaan social act kepada warga setepat. Target rumah yang kami tentukan saat pra-bidding ialah maksimal 180 rumah (termasuk rumah untuk panitia) dengan asumsi kapasitas perrumah ialah 4-5 orang. Saat kami sudah menemukan rumah sesuai dengan jumlah yang telah ditentukan, tiba-tiba kami menghadapi kendala yakni berupa aspirasi dari warga yang menyarankan untuk melakukan pembayaran kompensasi untuk penggantian penggunaan listrik, air, dan gas selama pelaksanaan social act 2014, namun kendala tersebut bisa diselesaikan dengan baik setelah berdisuksi dengan seluruh aparatur kelurahan Palabuhanratu. Tempat yang sangat jauh membuat kami harus menginap selama beberapa hari dan karena timing yang berbarengan dengan penanganan mentor seperti pelaksanaan pembekalan mentor dan MTO membuat divisi SDM harus membagi sumber daya manusia yang terbatas untuk menangani dua pelaksanaan kegiatan sekaligus. Terkait dengan jenis tugas yang diberikan, divisi SDM melakukan inovasi dengan memberikan jenis tugas yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya, yakni berupa to-dolist, scrapbook, dan juga mars social act, alasan divisi SDM melakukan inovasi jenis tugas karena divisi SDM ingin memberikan tugas yang berguna bagi mahasiswa baru itu sendiri, esensi dari tugas yang lebih bermakna, misalnya untuk tugas to-do-list, divisi SDM ingin
setiap mahasiswa baru memiliki kemampuan untuk mengevaluasi setiap pencapaian target yang telah dibuat, untuk tugas scrapbook divisi SDM ingin mahasiswa baru melakukan interaksi yang lebih intens dengan hostfamnya masing-masing, sedangkan untuk tugas mars social act, divisi SDM ingin memiliki alat yang dijadikan sebagai pemersatu angkatan FEUI dan sebagai penyalur nilai-nilai sosact sehingga tertanam di sanubari masing-masing maba, selain itu juga untuk menyalurkan darah seni yang dimiliki oleh mahasiswa baru FEUI. Namun sampai pelaksanaan social Act ini selesai Mars social Act tidak kami perdengarkan kepada para peserta dan panitia dikarenakan terdapat kendala teknis. Mengenai pelaksanaan tugas kami menentukan kriteria pengumpulan dengan jenis softcopy dan hardcopy untuk setiap tugas dan untuk pengumpulan tugas softcopy dikumpulkan melalui web social act. Pengumpulan tugas social act melalui web sosact ini mendapat protes dari para mentor karena web yang sering crash (hal ini dikarenakan banyaknya maba yang mengumpulkan tugas saat deadline). Kemudian, dalam bekerja, divisi SDM tidak melakukan pembagian staf untuk masing-masing bidang (sebagaimana yang dilakukan oleh tahun-tahun sebelumnya), staf SDM juga bekerja sangat fleksibel. Perlu digaris bawahi, staf SDM memiliki dua jobdesc pokok, yakni (1) menjadi CoC mentor, 1 staf memegang 10 mentor atau 5 kelompok maba (2) menjadi PJ hostfam untuk masing-masing cluster atau RT. Divisi SDM Social Act dan divisi mentor OPK membuat group di media sosial untuk alur informasi mentor, dimana dalam satu group terdapat (1 CoC OPK, 2 CoC sosact, dan 20 mentor). Dalam pelaksanaannya di lapangan, alur informasi dari staf ke mentor tidak berjalan dengan baik, masih terdapat assymetric information, hal ini dikarenakan tidak semua staf tanggap dalam menyampaikan dan merespon informasi dan pertanyaan dari mentor, serta terdapat staf yang memang menghilang sejak awal masuk perkuliahan. Kemudian, karena bisa dikatakan divisi SDM benar-benar “masuk” ke mentor setelah pelaksanaan OPK selesai, maka kedekatan antara mentor dan divisi SDM social act kurang terjalin. Sama halnya dengan jobdesc CoC mentor, jobdesc PJ hostfam untuk masing-masing cluster atau RT pun kurang berjalan dengan baik, hal ini dikarenakan pada setiap survey atau assessment tidak semua staf ikut, sehingga masih terdapat staf yang belum hapal rumah-rumah yang menjadi tanggungjawabnya. Ketidakikutsertaan staf dalam survey ini biasanya dilatarbelakangi oleh jarak yang jauh, dimana dalam sekali survey kami harus meluangkan waktu minimal 2 hari, sedangkan staf tidak bisa jika mengikuti survey dalam dua hari tersebut. Setelah dipahami, akar permasalahan dari tidak semua staf bekerja dengan totalitas atau maksimal ialah proses oprec yang dilakukan, karena pada saat oprec tidak ada satu pun yang niat untuk mendaftar menjadi staf sdm, sehingga proses rekrutmen pun dilakukan secara closrec dan seperti ada unsur keterpaksaan untuk menjadi staf sdm.
Selanjutnya, menjelang hari H, terkait perizinan maba, divisi SDM menyosialisasikan secara personal kepada mentor yang kebetulan memberitahu bahwa terdapat menteenya yang tidak bisa ikut sosact, kami memberi tahu bahwa yang akan diizinkan untuk tidak mengikuti social act hanya dua kriteria yakni (1) dirawat di rumah sakit, dan (2) terdapat keluarga inti yang meninggal dunia. Alasan di luar dua hal tersebut akan divisi SDM dan Pengurus Inti pertimbangkan kemudian. Alasan kami tidak menyosialisasikan kepada mentor secara keseluruhan terkait perizinan ialah untuk meminimalkan tendensi ketidakhadiran peserta dalam pelaksanaan kegiatan social act 2014. Divisi SDM yang berangkat advance terdiri dari 4 orang, yakni 2 BPH dan 2 staf untuk memastikan bahwa tempat pelaksanaan kegiatan social act siap untuk digunakan serta untuk melakukan distrbusi sembako. HARI H Kemudian, pada saat hari H social Act, divisi SDM memberikan super paper beserta absen maba kepada para mentor. Saat keberangkatan, seluruh divisi SDM berada dalam satu bis, awalnya kami dijadwalkan akan berangkat dikloter pertama (awal-awal), namun karena terdapat kendala terkait teknis, akhirnya kami diberangkatkan dikloter mendekati akhir, sedangkan seharusnya divisi SDM berangkat paling awal karena untuk menjalankan tugas sebagai PJ hostfam. Sesampainya di tempat Social act, masih terdapat mentor yang mengeluhkan kodisi rumah hostfamnya, sehingga divisi SDM segera mencarikan rumah pengganti. Selama hari H social act, setiap pagi dan siang hari divisi SDM mengambil absen maba dari masing-masing mentor, hal ini ditujukan untuk mendeteksi apakah ada mahasiswa baru yang melarikan diri dan juga sebagai bentuk dokumentasi untuk melakukan penilaian kelulusan Social Act. Selama hari H, divisi SDM lebih banyak membantu divisi lain seperti acara fisik, HPD, dan kauangan. Kemudian, setiap malamnya selama kegiatan hari H berlangsung, divisi SDM melaksanakan kegiatan evaluasi mentor, hal ini dimaksudkan untuk menampung kritik dan saran dari para mentor terkait pelaksanaan kegiatan di hari itu dan untuk perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan di esok harinya. Saat pelaksanaan kegiatan social act, banyak maba yang meminta izin untuk pulang dengan berbagai alasan yang setelah kami melakukan penelaahan ternyata alasan izin tersebut hanyalah bersifat fiktif. PASCA HARI H Setelah acara pelaksanaan social act selesai, divisi SDM harus mengumpulkan tugas pasca sosact dari para mentor, dan melakukan penilaian terkait tugas yang telah
dikumpulkan, serta menetapkan kelulusan seluruh peserta Social Act 2014. Selain itu juga kami masih berusaha untuk melakukan kerjasama dengan beberapa penerbit terkait penerbitan buku yang dibersumber dari esai terbaik tiap kelompok mahasiswa baru FEUI 2014.
IV. PARAMETER KEBERHASILAN No
Target
1
Mahasiswa
Pencapaian baru
dapat TERCAPAI
Keterangan Mayoritas
mahasiswa
berinteraksi dengan baik, baik
baru sudah dapat saling
dengan
mengenal
masyarakat
sekitar
maupun panitia.
dengan
hostfam, masyarakat dan panitia sendiri.
2
Mahasiswa baru dapat merasakan TERCAPAI
Mahasiswa baru dapat
suasana tinggal di desa, dengan
merasakan
segala kekurangan, baik dari segi
tinggal di desa dan tidak
akomodasi,
mengeluh
sarana-prasarana,
dan lain lain.
tempat
suasana dengan
tinggal
yang
disediakan,
adapun
kebanyakan
keluhan
yang
masuk
adalah
tentang
kurang
tersedianya
MCK
di
setiap rumah sehingga menyulitkan maba yang mencari
sumber
air
bersih. 3
Meminimalkan waktu senggang TIDAK
Banyak
sekali
waktu
mahasiswa baru di setiap sesi TERCAPAI
senggang
acara yang berlangsung.
baru di setiap sesi acara,
mahasiswa
tetapi waktu senggang ini biasanya
digunakan
untuk mahasiswa baru mengeksplorasi desa dan berinteraksi masyarakat
dengan
4
Tidak ada mahasiswa baru yang TIDAK
Ada
keluar dari lokasi acara.
mahasiswa
TERCAPAI
beberapa baru
yang
melewati border namun tidak
menimbulkan
akibat yang serius. 5
Pembagian kerja setiap kelompok TIDAK
Pembagian
mahasiswa baru merata.
dilakukan
berdasarkan
kelompok
dan
TERCAPAI
kerja lokasi,
juga adanya tugas khusus dari
beberapa
acara
tertentu seperti melek finansial
membuat
adanya perbedaan dari bobot
acara
dikerjakan
yang
mahasiswa
baru. Selain itu terdapat keterbatasan
dalam
jumlah
lokasi
acara,
acara, dan sumber daya manusia sehingga tidak dimungkinkan melakukan
untuk
pemerataan
pada kelompok kerja 6
Mentor dapat menjadi fasilitator TERCAPAI
Informasi
yang
penghubung antara mahasiswa
disampaikan
baru dengan panitia.
mentor
kepada juga
tersampaikan
kepada
mahasiswa baru. 7
Seluruh mentor dan mahasiswa TERCAPAI
terbukti
dengan
baru merasakan pentingnya kerja
banyaknya keluhan dari
sosial sebagai salah satu wujud
mentor dan mahasiswa
pengabdian masyarakat.
baru
ketika
merasakan banyak
mereka bahwa
acara
yang
“hanya dapat membantu sedikit masyarakat”
kepada
menunjukkan bahwa baik mentor
maupun
mahasiswa
baru
ingin
berkontribusi lebih dalam pengabdian masyarakat. 8
Mentor
menjadi
internal
kelompok
pengawas TERCAPAI
Terlihat dalam beberapa
mahasiswa
kasus, misalnya dalam hal
baru.
verifikasi
kebenaran
alasan perizinan maba. 9
Komunikasi
antara
mahasiswa TERCAPAI
baru, mentor, dan panitia dapat berjalan dengan baik. 10 11
Tidak ada mentor yang out of TIDAK
Terdapat
position.
yang tidak hadir.
TERCAPAI
satu
mentor
Social Act mendapat dukungan TERCAPAI
Acara
ini
banyak
dari para pemangku kepentingan,
mendapat bantuan dari
yakni FEUI, BPM FEUI, sponsor,
para
dan mahasiswa FEUI.
kepentingan
pemangku
acara
sehingga
ini
dapat
terselenggara. 12
95% mahasiswa baru hadir
TERCAPAI
Terdapat lebih dari 95% mahasiswa
baru
yang
mengikut Sosact 13
100% dari mahasiswa baru yang TIDAK
Terdapat
hadir lulus Social Act
baru yang pulang saat
TERCAPAI
mahasiswa
hari H walaupun sudah mengetahui konsekuensinya
untuk
tidak diluluskan 14
95% dari mahasiswa baru yang TERCAPAI
Seluruh mahasiswa baru
hadir
yang hadir sudah patuh
Social
Act
mengikuti
rangkaian acara Social Act.
kepada rangkaian acara yang
dibuat
secara
umum. 15
100% mentor di dapat dari proses TERCAPAI
Seluruh mentor berasal
perekrutan secara terbuka.
dari proses seleksi yang direkrut secara terbuka.
16
95%
mentor
mengikuti
dan TERCAPAI
Hampir seluruh mentor
mendampingi peserta Social Act
senantiasa mendampingi
dalam setiap aktivitas.
menteenya
saat
melakukan
aktivitas
sosact.
V. ANALISIS SWOT Strength
Sistem periziznan maba dan mentor yang lebih baik dengan melibatkan PI.
Memiliki
kapabilitas
lebih
untuk
menjalankan tugas sesuai bidang masing-masing.
Memiliki keinginan yang tinggi untuk membuat acara ini terselenggara.
Memiliki inovasi terkait tugas sosact berikut
mekanisme
pengumpulannya. Weakness
Kesulitan mengkoordinasi maba dan mentor dalam jumlah besar.
Kekompakan dalam tim tidak cukup baik.
Opportunity
Memiliki hubungan yang sangat baik dengan
BPH
SDM
tahun
lalu,
sehingga bisa berkonsultasi terkait permasalahan SDM.
Terjalin komunikasi yang baik antar divisi.
Mendapat dukungan penuh dari pihak dekanat.
Treats
Kesibukan yang berbeda-beda
Banyak yang mengikuti kegiatan yang sama, sehingga kekurangan sumber daya manusia dalam satu waktu.
Jadwal kuliah yang padat.
LAPORAN KINERJA STAF Nama
Jurusan/
K
TJ
KS
T
Keterangan
5
5
5
5
Via
Angkatan Aisyah Aulia Vianida
EAK 2012
sangat
bertanggungjawab
terhadap
pekerjaan
dan
memahami perannya sebagai staf divisi SDM dengan sangat baik, inisiatif, dan memiliki komitmen tinggi, hal ini ditujukan dengan frekuensi
keikutsertaan
survey,
kehadiran dalam rapat SDM, acara SDM dan acara sosact secara keseluruhan. Bakti Islam Santoso
EIEI 2013
2
3
5
3
Komitmen Bakti terhadap social act dirasa kurang, karena tidak pernah mengikuti kegiatan terkait social act
sejak
masuk
perkuliahan,
namun di belakang layar, bakti tetap
mengerjakan
sebagai
CoC
tugasnya
mentor
dengan
cukup baik. Dita Anggraeni
EAK 2012
4
4
5
4
Dita
bertanggungjawab
dalam
melakukan pekerjaannya, namun karena
banyaknya
kesibukan,
komitmen Dita terhadap Social Act kurang maksimal. Ina Erdawita
EIE
5
5
5
5
Ina merupakan sosok yang sangat inisiatif,
ia
semaksimal
selalu mungkin
berusaha untuk
membantu meringankan beban pekerjaan
SDM.
bertanggungjawab
Dan
sangat terhadap
pekerjaan dan peran dia sebagai staf SDM. Memiliki kemampuan
pendekatan personal yang baik terhadap
semua
anggota,
membangun relationship oriented. Adhillah
Shofi EIE
2
3
5
3,25 Komitmen
dan
tanggungjawab
Adhil terhadap social act kurang,
Assegaf
namun
ia
berusaha
untuk
menyelesaikan jobdesc di divisi SDM
secara
keseluruhan.
Komitmen adhil yang kurang ini disebabkan kurangnya “passion” dia terhadap SDM. Sayid
Salahuddin EIE
5
4,8 5
4,9
Hud
memiliki
komitmen
yang
sangat baik terhadap social act, hal
Alaydrus
ini
ditujukan
dengan
keikutsertaannya dalam survey, ia tidak memperdulikan keikutsertaan kawan-kawan dekatnya, jika ia memiliki waktu, maka ia akan mengikuti agenda sdm/sosact tsb dan
Hud
pun
selalu
mengagendakan kegiatan SDM dalam
daftar
Kemudian, inisiatif
kegiatannya.
Hud
juga
yang
memiliki
tinggi
bertanggungjawab
serta terhadap
jobdescnya. Rahmat Hidayat
EMA
5
5
5
5
Ayat
merupakan
orang
yang
sangat bertanggungjawab dalam melaksanakan tugasnya, hal ini terlihat dari totalitasnya dalam menjalankan jobdesc sebagai staf sdm. Paling responsive terhadap mentor. Inisiatif untuk bertanya terkait
hal-hal
diketahuinya. komitmen
yang
yang Ayat sangat
tidak memiliki tinggi
terhadap Social Act. Ia selalu bersedia untuk meluangkan waktu jika diminta bantuan. Ayat pun memiliki sifat yang sangat humoris, sehingga dapat menjadikan tim SDM semakin kompak. Dikry Paren
EBI
2
2,5 5
2,5
Saat
menjalankan
tugas, dikry
mengerjakannya dengan cukup baik,
namun
berlangsung
hal
itu
hanya
sampai
pada
pertengahan jalan. Ketika masuk perkuliahan, dikry susah untuk dihubungi, dan dia sudah tidak mengikuti kegiatan atau agenda sdm dan sosact lagi. Komitmen dia terhadap Social Act dirasa sangat kurang karena selalu menghilang dan hal ini disinyalir karena adanya unsur “keterpaksaan”. Range: 1-5 Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata KESIMPULAN Saran untuk Divisi SDM kedepannya adalah: -Mempererat hubungan internal divisi SDM dan menciptakan suasana kerja yang nyaman karena SDM merupakan divisi yang memiliki jobdesc yang sangat kompleks. -Staf harus dipastikan paham sepenuhnya dengan detail-detail dari tugas yang ada dan selalu informatif.
-Harus senantiasa memastikan bahwa seluruh anggota divisi SDM memahami informasi yang berkaitan dengan SDM dan juga Sosact serta setiap anggota memiliki kadar informasi yang sama hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi “pemusatan beban pekerjaan” di satu pihak saja. -Banyak melakukan sharing terutama yang berkaitan dengan pekerjaan. -Pengumpulan sebaiknya terpusat ke sistem softcopy atau diunggah melalui website karena akan lebih efisien dan mereduksi biaya-biaya yang tidak perlu. -Desain tugas yang memaksa maba untuk berinteraksi dengan masyarakat harus dikemas dengan lebih baik. -Jika akan melakukan integrasi, pihak-pihak yang berkepentingan harus memiliki pemahaman yang sama mengenai makna dari integrasi, agar penanganan mentor nantinya akan sejalan dengan yang diharapkan. Serta memiliki pemahaman yang sama terkait treatment yang diberikan kepada mentor, apakah memberikan treatment layaknya staf, panitia dengan divisi terpisah, ataukah pihak eksternal. -Sebisa mungkin untuk merekrut staf yang memang berminat untuk menjadi staf sdm, jangan sampai ada unsur keterpaksaan, jika tidak banyak orang yang berminat menjadi bagian dari divisi SDM, cara lain yang bisa dilakukan adalah dengan merekrut staf yang lebih banyak agar tersedianya sumber daya manusia pengganti dalam bekerja. -Selalu memastikan bahwa mentor memiliki informasi yang sama dan senantiasa mengingatkan tanggal-tanggal penting sosact kepada mentor. -Diusahakan senantiasa “fast respon” dalam menanggapi mentor, jika belum mengetahui hal apa yang harus disampaikan/dijawab, konfirmasi saja dahulu pertanyaan mentor dengan jawaban “sebentar ya” atau “akan kami tanyakan dahulu”, dsb, pada dasarnya mentor butuh untuk didengar. - Pastikan PJ per cluster mengetahui dan menghapal letak rumah. - PJ per cluster disarankan menjadi tim advance. - Selalu menjaga hubungan baik dengan mentor karena mentor merupakan salah satu unsur terpenting dalam mendukung kinerja SDM. Selalu menjadi fasilitator dalam memenuhi kebutuhan mentor terkait acara Sosact. - Menekankan komitmen dan meningkatkan sense of belonging mentor untuk mengikuti seluruh rangkaian acara dari awal sampai akhir.
- Dalam mepersiapkan seminar/pelatihan mentor, sebaiknya disiapkan dari jauh-jauh hari terutama untuk persiapan plakat dan sertifikat pembicara. Pembicara yang dipilih juga sebaiknya yang sudah cukup memiliki pengetahuan dalam mengenai Sosact -Format penilaian yang diisi oleh mentor sebaiknya diseragamkan dan dibuat secanggih serta sesimpel mungkin agar memudahkan rekapitulasi nilai kelulusan maba
LAMPIRAN (daftar Maba Tidak Lulus)
●
●
Pendahuluan Puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat-Nya kegiatan SOCIAL ACT 2014 dapat berjalan dengan lancar. Kami, Divisi Perlengkapan, mengucapkan terimakasih kepada seluruh panitia SocAct 2014 atas kerjasamanya. Kami juga mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pekerjaan divisi kami, serta mohon maaf jika kinerjanya ternyata kurang memuaskan atau tidak sesuai dengan yang diharapkan. KonsepAwal Divisi perlengkapan bertugas untuk menyediakan dan bertanggung jawab terhadap seluruh kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan serta melakukan perizinan kemahalum untuk acara Social Act 2014 baik sebelum dan saathari-H. Job Description 1. Menyediakan dan bertanggung jawab terhadap berbagai sarana perlengkapan guna menunjang terselenggaranya acara Social Act 2014 2. Bertanggung jawab terhadap keamanan sarana-sarana perlengkapan PraPelaksanaan: 1. Melakukan survei harga untuk semua kebutuhan peralatan dan perlengkapan keberlangsungan acara 2. Mencetak poster, flyer, proposal, kop surat, spanduk, standing banner dan baliho (atribut publikasi) 3. Mencetak stempel, nametag peserta, id card panitia dan kaos panitia 4. Mengurus perizinan ruangan untuk keperluan divisi lain dan membuka stand oprec di FE 5. Mengurus pembayaran sarana-sarana perlengkapan baik sebelum maupun setelah digunakan Hari-H: 1. Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan seksi lain untuk memenuhi kebutuhan peralatan yang dibutuhkan saat masing-masing acara berlangsung
2. Membagikan alat komunikasi HT dan bertanggung jawab dalam Ketersedian Baterai HT 3. Memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dan selalu stand-by saat acara berlangsung PascaPelaksanaan: 1. Bertanggung jawab terhadap semua perlengkapan yang bersifat pinjaman untuk dikembalikan kepada pemiliknya 2. Mengganti barang yang rusak dan hilang
StrukturDivisi Koordinator
:
FadhliAndrian
(EMA 2012)
WakilKoordinator
:
DioAlif P
(EAK 2012)
Staff
: Danar Anjasmoro
(EMA 2011)
Fadil
(EAK 2013)
Gamal Bachri Syamsul
(EMA 2012)
Hanif Raka
(EMA 2012)
Iena Absharina
(EMA 2011)
Rizki Ruli
(EAK 2012)
Rehan Novendra
(EAK 2012)
Seftria Anjasmara
(EMA 2012)
Rencana Kerja dan Realisasi 1. Pada saat Open Recruitment hanya ada 2 staff yang mendaftar, tapi kemudian kami melakukan Close Recruitment dan akhirnya mendapatkan 7 orang tambahan lagi. 2. Rapat divisi Perlengkapan dilakukan sebanyak 7 kali. Rapat pertama dilakukan untuk perkenalan antar staff dan penggambaran kerja Divisi Perlengkapan secara umum. Rapat kedua dilakukan untuk membagi tugas kepada staff untuk simulasi dan hariH. mendekati 1 bulan sebelum hari –H rapat divisi dilakukan seminggu sekali untuk melaporkan progress semua staf atas tugas yang dibagikan. Seminggu sebelum hari-H dilakukan rapat terakhir untuk cross-check perlengkapan dan barang-barang yang sudah dibeli dan dipinjam sudah memenuhi semua kebutuhan pada saat acara berlangsung agar tidak ada yang terlewatkan.
3. Tepat sebelum hari H, 2 orang staff mengundurkan diri, yaitu Rehan Novendra dan Seftria Anjasmara 4. Pada saat hari-H, tim Perlengkapan dibagi kemasing-masing venue acara, di setiap venue minimal terdapat 1 orang tim Perlengkapan. Akibat venue acara yang banyak dan tersebar, tim perlengkapan tidak jadi dibagi kemasing-masing venue. Kaos panitia yang digunakan hari minggu dapat tiba tepat pada waktunya. HT dibagikan kepada seluruh panitia yang berkepentingan pada saat malam hari pertama.Kendala yang dihadapi adalah telat dalam pemasangan baliho dan spanduk. Dan kendala lainnya adalah saat acara festival games berlangsung terdapat beberapa item yang hilang, namun akhirnya bisa didapatkan barang penggantinya. 5. Setelah hari H, Divisi Perlengkapan mengembalikan barang-barang yang disewa dan dipinjam walaupun ada beberapa yang rusak dan hilang Barang-barang yang rusak dan hilang:
HT
Headset HT
Terminal listrik
Tianglayartancapinfocus
Infocus/proyektor
Kompor
Talitambang
Analisis SWOT Strength : 1. Koor dan WaKoor dapat bekerja sama dengan baik khususnya saat hari-H dalam mengalokasikan staff yang dibutuhkan 2. Bertanggung jawab terhadap semua tugas yang diberikan, karena kesadaran dalam menjalankan suatu kepanitiaan. 3. Adanya koordinasi yang baik dengan divisi-divisi lain, sehingga memudahkan divisi Perlengkapan memenuhi kebutuhan perlengkapan dari setiap divisi.
Weakness : 1. Kurang bisa membagi waktu 2. Tidak dapat mengingat sesuatu dengan baik 3. Tanggung jawab serta ruang kerja yang begitu besar di hari H sehingga dikhawatirkan adahal hal kecil yang missed. Opportunity : 1. Dukungan dari orang tua. 2. Dukungan kuat dari rekan-rekan satu tim. 3. Sarana untuk survey perlengkapan cukup memadai Threat: 1. Organisasi dan kepanitiaan lain 2. Jadwal kuliah yang sangat padat 3. Sedikitnya ketertarikan dari mahasiswa untuk menjadi bagian dari divisi Perlengkapan 4. Kurangnya komunikasi pada saat persiapan sehingga banyak barang yang mendadak harus disiapkan 5. Banyaknya rundown yang berubah, jadi ada perlengkapan yang sudah disiapkan namun tidak digunakan 6. Adanya staff yang mengundurkan diri sebelum hari H sehingga perlap sangat kekurangan orang di hari H dan kurang bisa bekerja maksimal LaporanKinerjaStaf Nama
Jurusan/
K
TJ
KS
T
Angkatan Danar
Manajemen/2011
5
4
4
5
Akuntansi/2013
5
4
4
5
4
4
4
5
Manajemen/2012
4
5
4
5
Iena Absharina Manajemen/2011
4
4
5
5
Rizki Ruli
4
5
5
5
Anjasmoro Fadil Gamal
Bachri Manajemen/2012
Syamsul Hanif Raka
Akuntansi/2012
Keterangan
Rehan
Akuntansi/2012
3
1
1
1
Novendra
Resign malamsebel umhari H
Seftria
Manajemen/2011
3
2
2
2
Anjasmara
Resign tepatpadah ari
H
mobilisasim abapertama Range: 1-5 Keterangan: K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerjasama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata
Kesimpulan Secara umum, kinerja tim Perlengkapan pada Social Act 2014 ini cukup baik, berjalan dengan lancar walaupun terdapat kendala saat hari-H berlangsung, walaupun demikian kendala tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Untuk kepanitiaan selanjutnya kami sarankan untuk lebih mempersiapkan segala kebutuhan jauh sebelum hari-H dengan sangat detail. Saran untuk kepanitiaan selanjutnya :
Staff perlap yang efektif dengan jumlah 9 atau 10 anggota
Survey harus dilakukan oleh tim perlap sehingga sudah bisa mengira-mengira apa saja perlengkapan tambahan yang dibutuhkan, dan bisa merencanakan pembagian staff.
Staff perlap yang bergabung sudah pengalaman dalam mengurus hal-hal tentang perlengkapan sebelumnya, jadi bisa bekerja dengan lebih efisien.
Staff perlap harus sering-sering berhubungan dengan divisi lain agar segala perlengkapan yang dibutuhkan tidak ada yang kurang.
Memahami Struktur acara dengan seksama agar bisa mengerti kebutuhan perlengkapan dan membuat rencana cadangan jika dibutuhkan.
Memastikan setiap tanggung jawab yang dilimpahkan kepada staff dilaksanakan.
Menyediakan kendaraan yang bisa digunakan di Hari-H, disarankan mengunakan motor agar kalau ada perlengkapan yang kurang bisa dicari di sekitar venue.
Bertanggung jawab atas semua perlengkapan yang disewa dan juga pinjaman agar tidak rusak atau hilang, contohnya walkie-talkie, TOA, Baliho pinjaman dan peralatan lainnya.
Pendahuluan Puji syukur kepada Tuhan YME yang telah memberi rahmat dan kemudahan acara Social Act FEUI 2014 hingga dibuatnya LPJ ini. Kami dari Divisi Transportasi dan Akomodasi(Transakom) merasa terhormat dan beruntung karena diberikan kesempatan untuk menjad bagian dari acara mulia ini. Perjalanan panjang kepanitian ini mengajarkan kami betapa keikhlasan dan pengorbanan sangat diperlukan untuk mencapai suksesnya acara. Namun atas izin dan rahmat dari Tuhan YME semua tampak indah dan berjalan dengan lancar. Semoga apa yang telah sama-sama kita lakukan member manfaat bagi para “stakeholder”kita dan membangun kepekaan sosial yang tinggi di FEUI Konsep Awal Transakom merupakan divisi dalam struktur kepanitiaan Social Act FEUI 2014 yang memiliki peran dan tanggung jawab dalam hal transportasi dan akomodasi peserta dan panitia. Transakom mengupayakan adanya angkutan bagi peserta dan panitia untuk menuju tempat pelaksanaan kegiatan Social Act FEUI 2014. Selain itu, di tempat pelaksanaan kegiatan Transakom juga bertanggung jawab dalam memomibilisasi pembicara yang akan mengisi acara dari lokasi pembicara ke lokasi Social Act FEUI 2013. Job Description 1. Bertanggung jawab terhadap transportasi peserta, panitia, dan tamu menuju dan kembali dari tempat pelaksanaan kegiatan ataupun untuk tim advance. 2. Berkoordinasi dengan pihak luar kepanitiaan yang berhubungan dengan transportasi dan akomodasi. 3. Berkoordinasi dengan seluruh kepanitiaan Social ActFEUI 2014 untuk mencapai target-target yang telah dibuat, serta kelancaran acara. 4. Bertanggung jawab terhadap transportasi tamu Social Act FEUI 2014
Struktur Divisi Koordinator
: Mark Brian
(EMA 2012)
Wakil Koordinator
: Bundi Ridzkiaditya
(EMA 2012)
Staff : Albert Buntara Danny Lukito Wibowo
(EAK 2012) (EAK 2012)
Kevin Hidayat
(EAK 2012)
Muhammad Nur Fadhil
(EAK 2012)
Tigor Ifrada Lazuardi H.
(EMA 2012)
Abraham Alloy Sembiring
(EAK 2012)
AryoWisnuwardhana
(EAK 2012)
Muhammad Al Fatih
(EMA 2012)
Rencana Kerja dan Realisasi Rencana
Realisasi
Keterangan
Pelaksanaan Oprec
Cukup Baik
Divisi Transakom berhasil mendapatkan
enam
staff
sesuai dengan target. satu staff dipilih secara oprec sementara lima staff dipilih secara close reg. Satu staff mengundurkan diri karena alasan tertentu, namun saat hari-H
divisi
Transakom
mendapat bantuan berupa dua staff eksternal serta satu sukarelawan
dari
divisi
keuangan. Penyediaan
alat Sangat Baik
transportasi untuk peserta
Penyediaan
transportasi
berupa 15 bus pariwisata non-ac untuk panitia dan peserta
dapat
melalui
pencarian
intensif
penyedia
transportasi
yang
tersedia secara jasa sesuai
dengan kualitas, keamanan, dan budget. Perusahaan bus yang dipilih memiliki disiplin waktu yang tinggi, sehingga tidak
ada
keterlambatan
dalam datangnya bus ke lokasi penjemputan maba.
Penyediaan
alat Baik
transportasi untuk panitia
Penyediaan
transportasi
panitia disamakan dengan peserta Social Act FEUI 2014. Panitia disediakan satu bus non-ac untuk berangkat ke Pelabuhan Ratu. Selain bus, beberapa panitia (terutama Transakom) juga membawa kendaraan
sendiri
serta
Dekanat meminjamkan satu mobil untuk kegiatan Social Act. Penyediaan
alat Sangat Baik
Penyediaan
transprotasi
transportasi untuk logistic
berupa empat tronton dan
dan team advance
pil-s dapat tersedia melalui link
internal
Transakom.Seperti perusahaan bus yang disewa selama
acara,
pihak
penyewa tronton dan pil-s juga memiliki disiplin waktu sehingga
tidak
ada
keterlambatan
dalam
datangnya transportasi yang dibutuhkan. Penyediaan
alat Sangat Baik
transportasi untuk tamu
Transportasi
untuk
tamu
disediakan
oleh
panitia
transakom
yang
memiliki
kendaraan.
Ada
empat
kendaraan yang disediakan oleh
divisi
Transakom
beserta satukendaraan dari divisi
lain
dan
satu
kendaraan dari BPM. Membantu
survey
dan persiapan
lokasi Baik
Divisi
Transakom
sering
membantu ketika diminta bantuan untuk menyediakan
alat
transportasi
untuk
dimana
koor,
survey,
wakoor, beserta staff ikut andil
dalam
pelaksanaan
survey. Penyedian alat transportasi Sangat Baik
Transakom
untuk simulasi
empat bus pariwisata nonac
untuk
menyediakan transportasi
simulasi Penyediaan
tempat Sangat Baik
menginap untuk dosen
Transakom
telah
menyediakan
tiga
kamar
penginapan
bagi
dosen
yang ingin menginap selama rangkaian kegiatan Social Act FEUI 2014
Analisis SWOT Strength 1. Koordinasi kerja yang baik antara coordinator dengan wakil coordinator 2. Koordinator dan wakil coordinator memiliki komitmen penuh 3. Koordinasi kerja dengan staff baik 4. Memiliki hubungan dan komunikasi yang baik dengan staff 5. Jumlah staff mencukupi Weakness 1. Kurang mampu bekerja dibawah tekanan 2. Koordinator dan wakil coordinator memiliki emosi yang cepat berubah apabila tertekan 3. Tidak memiliki pengalaman menjadi panitia Social Act sebelumnya Opportunities 1. Link penyediaan transportasi 2. Staff yang bersedia menyediakan transportasi selama survey, simulasi, dan hari-H Social Act 3. Kebaikan panitia diluar divisi transakom untuk menyediakan transportasi Threats 1. Kesibukan kuliah
LaporanKinerja Staff Nama
Jurusan/Angkatan
K
TJ
KS
T
Keterangan
Albert Buntara
EAK 2012
4
4.5
5
4.5
Cerdik dalam mengatur jadwal, mudah menjalin perbincangan, down to earth.
Danny LukitoWibowo
EAK 2012
5
5
5
4.8
Fleksibel,
bertanggung
jawab dalam pekerjaan dan dapat terlihat cukup tenang
di
depan
permasalahan. Kevin Hidayat
EAK 2012
4
4.5
5
4.5
Dermawan
dalam
meminjamkan
aset,
inisiatif dengan ide-ide unik dan suka mengajak kerjasama orang lain. Muhammad NurFadhil
EAK 2012
5
5
5
4.6
Mudah bergaul, memicu kekompakan
(dan
kekoplakan),
dan
berpengetahuan luas. TigorIfradaLazuardi H.
EMA 2012
5
4.5
5
4.5
Berani mengambil risiko, inisiatif
dan
berfikir
strategis. Abraham Alloy Sembiring EAK 2012
-
5
5
4.4
(ekstensi)
Loyal, mudah bergaul dan inisiatif.
AryoWisnuwardhana
EAK 2011
-
4.7
5
4.3
(ekstensi)
Pintar,
memiliki
rasa
kekeluargaan dan dapat mengendarai kendaraan dengan efektif dan efisien.
Muhammad (ekstensi) Range: 1 - 5
Al
Fatih EMA 2012
-
4.5
5
4.3
Bersedia membantu, bijak dan berpengalaman
Keterangan: K: Kehadiran TJ: TanggungJawab KS: KerjaSama T: PenilaianKeseluruhan (bukan rata-rata) (ekstensi): Staff tambahan yang direkruthanyauntukhari-H Kesimpulan Walaupun jarak dan medan menuju desa jauh lebih sulit daripada tahun sebelumnya serta ada beberapa inovasi yang dilakukan seperti penggunaan bus untuk peserta serta kembalinya regulasi bahwa maba nasrani dipulangkan lebih dulu, divisi transakom merasa kinerja selama kepanitiaan Social Act sudah baik. Namun ada satu hal yang perlu dievaluasi kedepannya yaitu koordinasi saat kepulangan maba. Kurangnya koordinasi saat kepulangan maba karena waktu kepulangan dibagi menjadi dua, ada satu cluster yang saling berjauhan dengan cluster lainnya sehingga diperlukan dua drop point, serta kurangnya panitia yang mengatur pembagian maba ke dalam bus. Hal ini mengakibatkan bus menjadi tidak efisien selama kepulangan karena banyak kursi kosong serta sebagian panitia tidak mendapatkan tempat duduk sehingga terpaksa menyewa sebuah bus kecil untuk kepulangan. Saran Saran bagi divisi transakom berikutnya adalah untuk memperbanyak link untuk staff divisi transakom agar dapat menghindari close registration dan mendapatkan jumlah staff yang substansial untuk regenerasi ke depannya. Selain itu, untuk menjaga keseimbangan antara sarana transportasi dan kinerja staff, baiknya divisi transakom berikutnya menggunakan ketentuan rekruitmen yang tidak wajib, tapi sangat disarankan berupa memiliki kendaraan pribadi (mobil) yang dapat dimanfaatkan secara leluasa. Juga tidak lupa untuk mengingatkan divisi transakom ke depannya untuk menjaga kesehatan dan merencanakan segala suatu secara matang.
Pendahuluan Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat-Nya kami dapat melaksanakan Social Act 2014 dengan lancar dan tanpa halangan yang berarti. Kami merasa sangat beruntung dan terhormat dapat menjadi bagian dari keluarga besar Social Act 2014, karena melalui Social Act inilah kami dapat sedikit berbakti kepada masyarakat dan mendapatkan pembelajaran baru yang sangat bermakna. Sebagai bagian dari Bidang 2 dalam struktur organisasi Social Act 2014, Divisi Konsumsi mengemban tugas sebagai fungsi pendukung selama pelaksanaan kegiatan. Secara garis besar, Divisi Konsumsi bertanggung jawab atas penyediaan konsumsi bagi peserta dan panitia Social Act 2014 dalam rangkaian kegiatan berlangsung.
Job Description 1. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi peserta Social Act 2. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi panitia Social Act 3. Merencanakan menu makanan selama Social Act 4. Melakukan survei harga bahan makanan di pedagang desa setempat 5. Mengkoordinasikan jumlah bahan makanan yang harus dikumpulkan oleh peserta dan yang akan dibeli pada saat pelaksanaan kegiatan 6. Membeli bahan makanan di pasar setempat / pedagang desa setempat dan memastikan pengirimannya tepat waktu 7. Berkoordinasi dengan Divisi Acara dan Divisi SDM mengenai bahan konsumsi yang harus dibawa peserta 8. Berkoordinasi dengan Divisi Perlengkapan mengenai alat masak yang dibutuhkan dan yang harus dibawa 9. Berkoordinasi dengan Divisi Transakom dan Divisi Koordinator Lapangan untuk distribusi makanan bagi para peserta selama kegiatan berlangsung
10. Berkoordinasi dengan ibu-ibu di desa setempat untuk membantu memasak makanan 11. Menentukan lokasi dapur umum sebagai pos memasak makanan 12. Menyediakan konsumsi untuk dosen atau pembicara yang hadir di lokasi 13. Menyediakan konsumsi saat simulasi Social Act
Struktur Divisi Koordinator
: Rafiina Andi
(EAK 2012)
Wakil Koordinator
: Wasridewi Tambunan
(EMA 2012)\
Staff
: Adelina Mulyasari
(EMA 2012)
Ani Dwi Rahmanti
(EIE 2013)
Ani Rohmayati Anisah Hafiszha Zulfa
(EAK 2012) (EIE 2013)
Ayu Agnes Sumitra
(EAK 2012)
Cita Nurjanah
(EAK 2013)
Estiana Cahyawati
(EAK 2013)
Hanna Kireina
(EMA 2013)
Kannya Arsyitadanti
(EMA 2012)
Merry Radiyastuti
(EMA 2013)
Moma Yuni Anty Sihotang
(EMA 2013)
Nurchasanah
(EAK 2011)
Nurfitria Risqie Widayanti
(EAK 2013)
Ratna Estu Prihatin
(EMA 2012)
1. Rencana Kerja dan Realisasi a. Pra Hari-H Open Recruitment Open dan close recruitment berjalan cukup baik. Dari 16 orang staf yang ditargetkan, kami mendapatkan 14 staf. Kami menargetkan staf yang cukup banyak untuk mengindari risiko berkurangnya staf menjelang Hari-H karena mengundurkan diri.Walau sebenarnya saat hari H kami mendapat bantuan dari 3 orang Divisi Keuangan yang idle saat Hari-H.
Setelah Hari-H berjalan, kami menyimpulkan bahwa sumber daya staf yang kami miliki sudah lebih dari cukup. Hal ini bisa dilihat dari semua staf tidak ada yang menganggur dan tidak terlalu kewalahan saat mengejar deadline jam makan. Nama
NPM
Jurusan
1 Nurchasanah
1106008555
Akuntansi
2 Ayu Agnes Sumitra
1206213851
Akuntansi
3 Ani Rohmayati
1206213965
Akuntansi
4 Adelina Mulyasari
1206214772
Manajemen
5 Ratna Estu Prihatin
1206215081
Manajemen
6 Kannya Arsyitadanti
1206245834
Manajemen
7 Anisah Hafiszha Zulfa
1306376635
Ilmu Ekonomi
8 Estiana Cahyawati
1306376761
Ilmu Ekonomi
9 Nurfitria Risqie Widayanti
1306378514
Akuntansi
10 Cita Nurjanah
1306380121
Akuntansi
11 Ani Dwi Rahmanti R
1306381515
Akuntansi
12 Hanna Kireina
1306386346
Manajemen
13 Merry Radiyastuti
1306386402
Manajemen
Survei Lokasi Ada 4 hal utama yang dilakukan pra Hari-H di lokasi Social Act yaitu mencari basecamp, mencari dapur (rumah yang akan ditumpangi masak), mencari ibu-ibu yang akan memasak nasi, dan mencari penjual bahan makanan dan sayur mayur. Tantangan dalam mencari basecamp untuk Social Act kali ini adalah struktur permukiman yang sangat padat sehinggal jalan - jalan di permukiman tersebut sangat sempit. Sedangkan kami membutuhkan rumah yang terletak di jalan yang dapat dilewati mobil agar dapat mendistribusikan makanan dengan mudah. Karena adanya tantangan
tersebut, kami tidak bisa mendapatkan rumah yang terletak ditengah-tengah dari 2 RW yang digunakan seperti keinginan diawal. Namun, basecamp yang terletak dipinggiran desa (lumayan dekat dengan border) pun tidak menimbulkan masalah di Hari H. Pencarian dapur tambahan tidak menemui masalah berarti. Dapur tambahan yang digunakan idealnya berdekatan dengan basecamp untuk memudahkan membawa bahan yang akan di masak dan memudahkan kontrol yang dilakukan Koordinator dan Wakil Koordinator. Secara total, ada 1 basecamp yang juga sekalian menjadi utama dan 3 dapur tambahan yang digunakan saat Hari H. Dalam memasak nasi, kami tidak mungkin memasak sendiri karena hampir dipastikan tidak akan mampu mengejar deadline jam makan. Maka kami meminta bantuan pada Ketua RT untuk mencari ibu-ibu yang biasa memasak nasi dalam jumlah besar untuk hajatan-hajatan. Kami menjelaskan dengan detail kebutuhan kuantitas beras yang perlu dimasak dan batas jam / deadline keharusan semua nasi sudah matang agar proses memasak nasi saat simulasi & Hari H dapat berjalan dengan lancar. Dalam mencari vendor bahan makanan, rencana awal kami adalah mencari warga setempat yang berjualan sayur untuk menitip dibelikan sayur mayur dan bumbu-bumbu masak. Namun tim keuangan mensyaratkan kami mencari vendor yang memiliki nota dengan nama toko beserta alamatnya untuk kepentingan pelaporan keuangan. Sehingga kami pergi ke pasar tradisional terdekat untuk mencari vendor tersebut. Kami memesan bahan makanan 2 minggu sebelum Hari H (saat simulasi) dan tidak ada kendala berarti dalam proses negosiasi pembelian, barang diantar oleh pihak toko dan pembayaran dapat dilakukan diakhir. Simulasi Simulasi untuk Divisi Konsumsi dimaksudkan agar staf-staf dapat mengenal basecamp dan dapur yang digunakan sebelum Hari H berlangsung. Namun pada saat simulasi ada beberapa staff konsumsi yang tidak dapat hadir karena berhalangan. Untuk teknis saat simulasi, divisi konsumsi hanya memasak 1 kali saja, yaitu untuk sarapan di hari minggu pagi. Bahan-bahan yang akan dimasak kami beli H-1 simulasi dari Depok kemudian dibawa ke lokasi Social Act saat simulasi. Karena rundown simulasi yang sangat padat, divisi-divisi lain meminta divisi konsumsi untuk menyediakan sarapan dalam styrofoam (disiapkan porsi untuk setiap orang) agar dapat memudahkan mobilisasi. Hal tersebut mengubah rencana awal kami bahwa semua panitia makan dengan tempat namban besar seperti di Hari H. Pengumpulan Bahan Makanan Walaupun periode pengumpulan bahan-bahan makanan yang terhitung singkat (hanya 2 hari), kami menilai terlaksana cukup efektif karena jika terlalu lama pun, mayoritas kelompok tetap akan mengumpulkan di akhir periode pengumpulan.
Beberapa hal yang menjadi catatan adalah masih ada kelompok yang mengumpulkan bahan makanan tidak sesuai dengan ketentuan. Salah satu faktornya adalah informasi yang tidak merata. Antar maba dalam satu kelompok yang sama bisa mendapatkan informasi yang berbeda. Padahal daftar bahan makanan yang wajib dibawa telah kami dibagikan ke mentor masing-masing kelompok dengan jelas. Menurut kami, ini terjadi karena ada beberapa mentor yang tidak hadir dalam technical meeting dan tidak lengkap menyampaikan informasi yang diterima. Salah satu evaluasi dari pengumpulan bahan makanan Social Act 2013 adalah banyak kelompok yang mengumpulkan telur tidak di dalam kemasan yang aman untuk perjalanan jauh, namun untuk tahun ini hal tersebut dapat diminimalisir karena keterangan dalam daftar bahan makanan yang dibuat lebih detil. Namun yang masih agak kurang baik pengumpulannya adalah kemasan beras yang dipecah menjadi 1 KG. Saat diangkut, kemasan beras tersebut banyak yang bocor. Hal ini bisa menjadi bahan pertimbangan untuk teknis pengumpulan bahan makanan di tahun selanjutnya. b. Hari-H
Advanced dan Hari 1 (Rabu - Kamis, 24 - 25 September 2014) Tantangan terbesar saat advance adalah kami kekurangan staf yang bisa dan mau
bergabung dalam tim advanced, sehingga kami cukup kewalahan saat memasukkan bahan-bahan makanan ke dalam plastik besar untuk masing-masing hostfam. Beruntung saat pengangkutan barang-barang kami mendapatkan bantuan dari divisi - divisi lain terutama Divisi FO, Transakom dan Perlengkapan. Selain itu saat advanced, kami melakukan follow up terhadap dapur-dapur yang akan digunakan, ibu yang membantu memasak nasi dan vendor yang menyediakan sayur mayur dan bumbu masak serta memastikan peralatan masak untuk hari H tersedia dengan kondisi yang baik.
Hari 2 (Jumat, 26 September 2014) Dalam hal ketepatan waktu dan kesiapan makanan, semuanya dapat tertata dengan baik
dan tersedia tepat waktu. Divisi konsumsi telah selesai menata makanan pukul 10.30 WIB atau 30 menit lebih cepat dari waktu yang diminta oleh Divisi lain yang berkepentingan. Namun terdapat sedikit kendala dalam haldistribusi makanan. Distribusi makanan kurang lancar karena terpotong sholat jumat. Terdapat miskomunikasi dengan Divisi FOkarenak ada beberapa kelompok maba yang melakukan kegiatan di Desa Loji. Divisi konsumsi membagikan makanan setelah sholat jumat yang seharusnya langsung didistribusikan saja, walau maba makan siang setelah sholat jumat.
Karena terbatasnya anggaran yang diberikan tim keuangan, seluruh makanan pembicara selama Hari H tidak kami beli di rumah makan seperti rencana awal, tetapi kami menyediakannya di dalam styrofoam dengan lauk makanan yang kami masak sendiri. Untuk masalah kecukupan makanan, divisi konsumsi mengalami surplus makanan. Namun setelah mendapatkan masukan dari maba yang disampaikan oleh mentor, nasi utuk makan siang agak dikurangi dan sebagai gantinya lauk makanan ditambah.
Hari 3 (Sabtu, 27 September 2014) Untuk hari ketiga Social Act ini, DivisiKonsumsi harus bekerja lebih
keras karenak menu makanan yang lebih bervariasi dan beberapa bahan makanan yang membutuhkan waktu lama untuk direbus. Namun Divisi konsumsi dapat menyelesaikan tatanan makan siang tepat pada waktunya dan maba dapat makan Pukul 11.00 sesuai dengan rundown acara yang sudah di rencanakan. Distribusi makanan di hari ke 3 ini berjalan jauh lebih baik karena koordinasi dengan FO menjadi lebih baik dan terorganisir berkat evaluasi yang sudah dilakukan. Untuk masalah kecukupan makanan, divisi konsumsi mengalami surplus makanan dimana masih tersisa 2 bakul makanan dari ibu-ibu yang membantu memasak nasi sehingga staf DivisiKonsumsi tidak memasak nasi lagi untuk sarapan pagi di hari terakhir.
Hari 4 (Minggu, 28 September 2014) Untuk hari terakhir Social Act, divisi konsumsi hanya menyediakan sarapan pagi bagi
panitia, sedangkan maba akan makan di hostfam masing-masing sesuai rundown acara. Penyediaansarapan pagi bagi panitia berakhir pukul 09.30 (mundur dari rencana awal) karena banyak panitia yang harus mengurus mobilisasi maba Kristen dan Katolik yang pulang lebih dulu, sehingga mereka terlambat untuk sarapan pagi. Untuk bahan makanan yang dikumpulkan terapat sisa yang masih banyak, yaitu sekitar 180 kg beras, 1 pack sisa sambal pecel, beberapa dus mie instan, abon serta sarden dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan yang berlebih kami bagikan kepada warga setempat melalui Ketua RT dan RW yang ada.
Analisis SWOT Strength •
Koordinator dan wakil koordinator merupakan staf Divisi Konsumsi Social Act 2013, sehingga sudah memiliki pengalaman dan gambaran teknis mengenai Divisi Konsumsi
•
Koordinator dan wakil koordinator merupakan orang-orang yang memiliki dedikasi di Social Act 2014
•
Koordinator dan wakil koordinator telah saling mengenal cukup lama, sehingga sudah mengenal karakter masing-masing
Weakness: •
Kurangnya pengetahuan tentang harga bahan makanan di pasar (harga yang berfluktuasi)
•
Kesulitan memperkirakan kuantitas bahan makanan yang dibutuhkan
•
Kesulitan mencari staf
Opportunity: •
Memungkinkannya mendapatkan staf dari divisi lain yang menganggur saat hari H
•
Adanya dukungan dari divisi lain
Threat: •
Terbatasnya ketersediaan perlengkapan masak
•
Jumlah panitia dan peserta Social Act yang sulit diprediksi secara akurat, sehingga mempengaruhi jumlah makanan yang akan disediakan
•
Adanya libur semester tengah tahun, sehingga tidak memungkinkan wakil koordinator untuk menjalankan tugasnya secara optimal.
•
Adanya kemungkinan makanan tidak tersedia tepat waktu karena gangguan hal-hal teknis.
Laporan Kinerja Staf Nama
Jurusan/
K
TJ
KS
T
Keterangan
Angkatan 4
5
4
4.5
Bertanggung jawab, semangat
Nurchasanah
EAK /2011
dalam bekerja. 4
4
4
4
Rajin datang hadir rapat dan bertanggung
Ayu Agnes Sumitra EAK / 2012
jawab.
4
4
4
4
Bertanggung jawab, semangat
Ani Rohmayati
EAK / 2012
dalam bekerja 3
4
4
4
Jarang datang rapat, namun
Adelina Mulyasari
EMA /
semangat bekerja
2013
di hari H 4
4
4
4
EMA /
Bertanggung jawab, semangat
Ratna Estu Prihatin 2013
dalam bekerja 4
5
4
4.5
Rajin datang rapat dan bertanggung
Kannya
EMA /
jawab dalam
Arsyitadanti
2013
menjalankan tugas. 4
4
4
4
Anisah Hafiszha Zulfa
Bertanggung jawab, semangat
EIE / 2013
dalam bekerja 4
4
4
4
Bertanggung jawab, semangat
Estiana Cahyawati
EIE / 2013
dalam bekerja 4
4
4
4.5
Satu-satunya yang ikut advanced,
Nurfitria Risqie Widayanti
betanggung jawab EAK / 2013
dan semangat. 4
4
4
4
Bertanggung jawab, semangat
Cita Nurjanah
EAK / 2013
dalam bekerja 5
4
4
4
Ani Dwi Rahmanti R
jawab, semangat EAK / 2013
dalam bekerja 5
EMA / Hanna Kireina
Bertanggung
2013
4
4
4.5
Rajin datang rapat, Bertanggung
jawab, semangat dalam bekerja
5
4
4
4.5
Rajin datang rapat, Bertanggung
Merry Radiyastuti
EMA /
jawab, semangat
2013
dalam bekerja
0. Range: 1-5 Keterangan: K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan –bukan rata-rata
Lampiran (Selain Lampiran Timeline) •
Lampiran daftar bahan makanan yang mesti dibawa maba saat Social Act 2014 Bahan Makanan per Kelompok Social Act 2014
Nama Barang 1 Beras
Kuantitas
Ketentuan
20 KG
1 karung @ 10 kg dan 10 kantung x @ 1 kg (mohon dibungkus dengan rapat)
2 Telur
80 Butir
Tempat hard plastic isi 10 butir yang ada di supermarket, jangan di dalam plastik kresek.
3 Indomie Goreng
1 Kardus
Kardus
4 Sarden ABC
15 Kaleng
Kaleng 425 GR, harus merk ABC (kemasannya
Pedas 425 gr
yang mudah dibuka)
5 Minyak goreng
3L
6 botol x @ 500 ml
6 Abon Merk
500 gr
2 Kaleng x @ 250 gr, harus merk gloria
Gloria
A.
Semua barang diatas dikumpulkan di dalam kardus ke Sekretrariat BPM di SC pada hari Senin-Selasa, 22-23 September 2014
B.
Barang dikumpulkan secara kelompok, tidak secara individu.
C.
Ketika akan dikumpulkan, barang harus sudah lengkap dan sesuai dengan ketentuan. Panitia tidak akan menerima barang yang dikumpulkan secara terpisah ataupun yang tidak sesuai dengan ketentuan.
D.
Tolong diperhatikan baik-baik kuantitas dan ketentuan yang tertera diatas.
E.
Disarankan untuk membawa makanan -makanan kering tambahan seperti kentang, makanan ringan lainnya, dll
F.
Disarankan membawa hand sanitizer
• •
Lampiran daftar bahan makanan yang dibagikan ke setiap rumah (dimasukkan ke 1 kantong besar) Jumlah Pantia
+/- 200 orang
Jumlah Mentor
80 orang (40 kelompok)
Jumlah Maba
651 orang
Jumlah rumah yang ditempati
163 rumah
maba Jumlah orang per rumah
4-6 orang
Daftar bahan makanan per rumah (hanya untuk rumah yang ditempati oleh maba dan mentor)
Nama barang
Kuantitas
Keterangan
Beras
2 KG
Telur
20 Butir
Di dalam kemasan hard plastic
Mie Goreng
7 bungkus
Sarden
1 kaleng 425 gram
Minyak goreng
1 botol 500 ml
Trash bag
2 lembar
disediakan oleh Divisi Perlap
Kesimpulan Secara keseluruhan, Divisi Konsumsi memiliki kinerja cukup baik karena beberapa paramater keberhasilan dapat tercapai dengan memuaskan. Namun ada banyak hal yang perlu menjadi perhatian agar dapat memperbaiki kinerja di masa yang akan datang: •
Buat rundown kerja di Hari-H agar lebih mudah dalam memperkirakan hal-hal yang mesti dilakukan jika terjadi perubahan-perubahan dari divisi lainnya
•
Menjalin komunikasi yang lebih intensif lagi dengan divisi lain, terutama soal distribusi makan siang untuk maba, dengan Divisi Transakom dan Divisi FO.
•
Pertimbangkan kembali menu yang akan dibuat. Usahakan lebih banyak variasi agar tidak monoton
•
Saat pengumpulan bahan makanan harus memberi peyelesaian lebih tegas lagi terhadap kelompok-kelompok yang tidak memenuhi ketentuan dan perhatikan juga risiko bahan makanan yang memiliki tanggal kadaluarsa sebelum Hari H berlangsung.
•
Evaluasi dari bahan makanan yang dibawa maba, kemasan yang paling membuat repot adalah beras yang dipecah-pecah menjadi 1 KG. Buat ketentuan kemasan/bungkus yang lebih rapat agar beras tidak tumpah / tercecer.
•
Perhitungkan kembali dengan detail bahan makanan yang dibagikan ke setiap hostfam maba dengan yang tetap ada di basecamp konsumsi. Untuk menghindari ketidakseimbangan alokasi bahan makanan.
•
Alat-alat masak disiapkan dari sebelum memulai masak dan selalu diingat / dicatat milik siapa alat tersebut agar tidak hilang
•
Tegaskan kembali kepada divisi lain soal batasan jam makan agar divisi konsumsi bisa segera bersiap-siap untuk memasak selanjutnya atau membersihkan alat-alat masak.
•
Selalu follow up kembali secara rutin rumah yang akan dijadikan dapur dan ibu yang akan membantu memasak nasi. Hal ini untuk mengantisipasi jika ada perubahan sesaat sebelum Hari-H dan menjadi pengingat bagi mereka bahwa kita akan memakai rumahnya saat Hari-H
•
Cari supplier bahan makanan lain (untuk bahan yang tidak dibawa maba) yang terpercaya dan fleksibel. (Bisa minta diantar, bisa mengubah barang-barang yang dibeli sebelum diantar, punya nota dengan nama toko, dll) Semoga Laporan Pertanggungjawaban yang kami buat dapat mambantu memperbaiki dan memunculkan inovasi-inovasi baru dalam pelaksanaan Social Act di tahun-tahun berikutnya.
●
●
Pendahuluan Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kegiatan inti Social Act 2014 dapat terlaksana dengan baik dan semoga kegiatan yang turut menyertainya dapat dilaksanakan dengan lancar. Kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekan-rekan panitia Social Act 2014, baik PI dan rekan divisi lainnya yang telah membantu kinerja Divisi HPD dalam memenuhi kewajibannya selama kegiatan ini berlangsung. Kami juga mengucapkan terimakasih kepada seluruh masyarakat dan civitas academica FEUI terutama angkatan 2014 yang telah menjalani seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEUI dengan hati terbuka dan sabar. Job Description Humas
Penghubung antara pihak internal Social Act 2014 dengan pihak eksternal
Menciptakan public image yang baik terhadap Social Act 2014
Mencari dan menjalin kerja sama dengan media partner
Menjadi pusat informasi Social Act 2014
Bertanggung jawab atas media sosial Social Act 2014
Publikasi
Mendesain dan mempublikasikan kegiatan Social Act 2014 dalam bentuk cetak, seperti baliho, poster, spanduk, standing banner, dll
Mempublikasikan booklet sebagai sarana informasi lengkap mahasiswa FEUI 2014 mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan Social Act 2014
Merubah logo untuk menyesuaikan dengan tema Social Act 2014 dan menerapkan dominasi warna dan font untuk menciptakan brand identity Social Act 2014
Dokumentasi
Bertanggung jawab atas pendokumentasian seluruh rangkaian kegiatan Social Act 2014
Mencetak kenang-kenangan berupa foto bersama untuk host family tempat menginap mahasiswa FEUI 2014
Mencetak hasil dokumentasi dan menggelar pameran hasil dokumentasi Social Act 2014 di lingkungan kampus FEUI dan media sosial
Mencetak lima buku dokumentasi perjalanan Social Act 2014 yang akan diberikan untuk Dekanat, BPM, dan lain-lain.
Struktur Divisi Koordinator
: Agatha Latu Mahesi
(EIE 2011)
Wakil Koordinator
: Taftazani Aulia
(EAK 2012)
Staff
Risma Nadira Iswani
(EAK 2013)
Rosa Mega Libryani
(EAK 2011)
Indira Setyorini
(EAK 2013)
Alfiany Bahar
(EAK 2011)
Niken Ayu
(EAK 2011)
Ihkam Aufar
(EMA 2013)
M. Yusuf Ibrahim
(Eak 2011)
:
Rencana Kerja dan Realisasi Pra Acara:
Logo Social Act 2014 yaitu balon udara dibuat oleh PO Frizon untuk menggantikan logo lama
Gudeline desain Social Act 2014 seragam dari awal sampai akhir acara, untuk seluruh media publikasi. Mendapat banyak tanggapan positif
Publikasi open recruitment gencar di mana-mana. Flyer di seluruh FE, poster di mading-mading, slideshow di tv perpus. Tidak memasang baliho di gedung A karena sudah dilarang dekanat.
Pendaftar oprec untuk HPD sangat minim, harus dilakukan proses closereg. Namun tetap tidak mencapai target 8 staff.
Booklet digital sudah disebarkan seminggu sebelum berangkat. Booklet fisik dibagikan ke maba pada saat berkumpul di selasar sebelum berangkat.
Video pra-acara dibuat dalam dua versi yang masing-masing diperuntukkan bagi mahasiswa baru dan orang tua mahasiswa. Salah satu video yang diputar pada saat pertemuan orang tua mahasiswa baru mengundang apresiasi tinggi dari para orang tua mahasiswa.
Teaser berupa poster digital yang dipublikasikan melaui twitter mengundang antusiasme dari peserta social act yang ditunjukkan dengan berbagai retweet yang dilakukan oleh peserta social act 2014.
Hari H Acara:
Publikasi melaui twitter dapat dilaksanakan meskipun tidak dilakukan secara langsung (live tweet) karena kurangnya koordinasi dalam HPD.
Penunjuk arah lokasi Social Act 2014 dan spanduk selamat datang dapat dicetak dan dipasang dengan tepat waktu walaupun sempat terhambat oleh birokrasi dan mengalami penolakan dari berbagai pihak.
Umbul-umbul yang berupa border, publication tools, dan penanda titik acara berhasil dicetak dan dipasang dengan bantuan tim advance.
Dokumentasi acara Social Act dapat dilaksanakan dengan baik dan dapat mencakup seluruh kegiatan yang berlangsung walaupun terdapat keterbatasan staf. Dokumentasi ini dilakukan dalam bentuk foto dan video.
Kerjasama yang baik antara SDM yang membimbing HPD untuk memotret housefam. Juga antara Acara Non-Fisik yang memasukkan kegiatan membuat pigura kedalam agenda, menjadikan kenang-kenangan housefam yang ciamik.
Pasca Acara:
Pameran hasil dokumentasi selama kegiatan Social Act 2014 diselenggarakan pada tanggal 1 November hingga 8 November dengan total foto yang dipamerkan sebanyak kurang lebih seratus foto dan dilangkapi dengan identitas pemilik foto dengan tujuan menghargai kinerja tim HPD.
Video dokumentasi dibuat dalam dua versi, yaitu video mengenai kegiatan Social Act 2014 yang melibatkan mahasiswa baru dan digunakan bagi pembelajaran mata kuliah MPKT A, dan video kenangan yang berisi tentang perjalanan panitia Social Act 2014 sejak awal dibentuk (massa bidding) hingga kegiatan Social Act 2014 dilaksanakan.
Buku Dokumentasi sebagai gebrakan baru HPD Social Act 2014 dibuat dengan tujuan sebagai kenang-kenangan dalam bentuk fisik yang nantinya akan disimpan dan diperuntukkan bagi Dekanat, Mahalum, Perpustakaan, BPM, dan pihak lain yang berkepentingan dan telah berkontribusi dalam kegiatan Social Act 2014 ini.
Analisis SWOT Strengths:
Koor dan WaKoor sudah mengenal baik
Kemampuan dan pengalaman marketing call yang dimiliki
Kemampuan fotografi yang baik
Kemampuan komunikasi yang baik
Weakness:
Kurangnya kemampuan mengelola website
Kemampuan desain terbatas di beberapa orang saja
Opportunities:
Memiliki contact person untuk beberapa media partner
Masing-masing memiliki alat penunjang pekerjaan (kamera DLSR, laptop, software untuk desain)
Threats:
Jadwal kuliah yang padat
Bentrok dengan kegiatan kepanitiaan dan organisasi lainnya
Laporan Kinerja Staf Nama
Angkatan / Jurusan
K
TJ
KS
T
Rosa Mega Libryani
Akuntansi / 2011
5
5
5
5
Indira Setyorini
Akuntansi / 2013
5
5
5
5
Alfiany Bahar
Akuntansi / 2011
5
5
5
5
Niken Ayu
Akuntansi / 2011
5
5
5
5
Ihkam Aufar
Menejemen / 2013
5
5
5
5
M. Yusuf Ibrahim
Akuntansi / 2011
5
5
5
5
5
5
5
5
Range: 1-5 Keterangan: K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata
Kesimpulan Secara garis besar, tim HPD sudah menyelesaikan tugasnya masing-masing (secara bersama-sama) dengan baik, walaupun banyak kendala atau masalah yang dihadapi dalam menyelesaikan tugas tersebut. Bantuan saran dan ide dari PI serta kerjasama yang terjalin baik dengan divisi-divisi lain membantu kelancaran tim HPD dalam mengemban tugasnya. Selain itu, dari segi kualitas, baik itu kualitas foto, video, dan desain yang dijaga dengan baik standarnya dan hal tersebut dapat menarik perhatian sehingga informasi yang ingin disampaikan dapat tertangkap dengan baik.
Hal-hal baik yang harus diperhatikan: 1. Penggunaan website dalam publikasi sangat penting mengingat website dapat menampung informasi tak terbatas, berbeda dengan Twitter yang terbatas pada timeline dan karakter. 2. Team building memegang peranan penting bagi keutuhan tim dan kerjasama tim yang seharusnya dibangun sebelum kegiatan dilaksanakan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan dari pihak dalam. 3. Arus informasi di dunia maya dapat menjangkau seluruh Mahasiswa baru secara aktif. 4. Media partner lebih intensif ke luar Kampus UI, terutama madia partner lokal. 5. Booklet sudah sangat tepat sebagai sarana komunikasi langsung ke setiap Mahasiswa Baru. Saran untuk kepanitiaan selanjutnya: 1. Buatlah timeline yang tidak terlalu ketat agar dapat dikerjakan secara maksimal dengan waktu yang telah ditentukan. 2. Pertahankan design yang elegan dan menarik sehingga kegiatan social khususnya Social Act tidak dipandang sebelah mata bagi berbagai pihak. 3. Eksekusi kegiatan sebaiknya tidak selalu menunggu instruksi dari atasan dan diperlukan adanya inisiatif dari seluruh tim HPD untuk bergerak sehingga tidak ada momen yang luput dari rangkaian acara. 4. Menjaga eksistensi sarana informasi melalui website dan twitter serta dapat menggunakan sarana informasi lainnya seperti halnya facebook dan instagram. 5. Menetapkan target lebih tinggi dalam pencarian media partner dan bekerja sama dengan radio local sehingga informasi yang disampaikan bukan hanya menjadi inspirasi tetapi juga dapat menjadi berita dan sarana informasi bagi warga local. 6. Tim HPD selanjutnya harus bergerak secepatnya dalam mengapproach media partner sebagai sarana informasi sehingga dapat mencapai target yang tela ditetapkan sebelumnya. 7. Booklet dalam bentuk fisik sebaiknya dibagikan dalam waktu satu hingga dua minggu sebelum keberangkatan sehingga orang tua mahasiswa baru bisa mendapatkan informasi yang lengkap dalam bentuk fisik. 8. Sense of belonging yang tinggi perlu dibangun sehingga seluruh tim HPD dapat berkontribusi secara maksimal pada hari H.
Pendahuluan Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah S.W.T karena atas rahmatnya acara Social Act 2014 ini dapat berjalan dengan lancar. Sebagai divisi Medis sebelumnya kami ingin mengucapkan terima kasih kepada Kepala Bidang Tiga khususnya dan seluruh Pengurus Inti lainnya serta para BPH Social Act 2014 atas kerja samanya pada seluruh rangkaian acara divisi medis, baik yang dilaksanakan sebelum hari H maupun pada saat hari H dan setelah pelaksanaan Social Act 2014. Kami divisi medis mengucapkan banyak terima kasih atas kerja sama dan partisipasi kalian, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas kami hingga akhir acara dengan baik. Job Description 1.
Mencari, menghubungi dan mendapatkan tim ahli (PMI/Dinkes/ Mahasiswa FK/FIK) untuk memberikan pelatihan medis bagi staf medis pada khususnya dan pelatihan medis bagi para mentor serta para panitia pada umumnya
2. Melakukan pengumpulan database riwayat kesehatan mahasiswa baru dan panitia bekerjasama dengan tim medik OPK. 3. Mengadakan pelatihan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) untuk staf medis pada khususnya dan pelatihan medis bagi para mentor serta para panitia pada umumnya dengan mendatangkan tim ahli (Mahasiswa FK/FIK/FKM, PMI, atau Dinkes) 4. Mengadakan pelatihan mengenai pemahaman dan pengenalan obat untuk para staf medis khususnya dan panitia pada umumnya. 5. Mencari, menghubungi, dan mengadakan kerjasama dengan lembaga lain untuk mengadakan kegiatan pemeriksaan gratis bagi warga setempat. 6. Mencari, menghubungi dan mendapatkan dokter (calon dokter) dan perawat (calon perawat) untuk bekerja sama dalam kegiatan pemeriksaan kesehatan gratis untuk warga. 7. Menghubungi dan menjalin kerjasama dengan Puskesmas setempat dalam hal pengadaan transportasi (ambulans). 8. Mencari staf ahli (mahasiswa FK/ FIK) untuk mendampingi medis pada saat hari-H pelaksanaan SosAct 9. Menyediakan obat-obatan yang diperlukan bagi para peserta dan panitia yang mengalami gangguan kesehatan pada saat acara SosAct berlangsung 10. Memberikan sosialisasi kepada mahasiswa baru dan mentor mengenai kelengkapan medis yang hendaknya dipersiapkan untuk hari-H
11. Melakukan pemantauan kesehatan para peserta serta panitia Sosact pada saat acara mulai dari berangkat ke lokasi acara sampai pulang kembali ke FEUI 12. Memberikan pertolongan pertama terhadap mahasiswa baru dan panitia yang mengalami gangguan kesehatan selama acara Sosact berlangsung (mulai dari berangkat ke lokasi acara sampai pulang kembali ke FEUI) 13. Pada hari-H (di hari terakhir) divisi medis bersama-sama dengan dokter (calon dokter) atau perawat (calon perawat) mengadakan pemeriksaan gratis bagi para warga desa Struktur Divisi Koordinator Divisi
: Andriani Yuliasningrum
(EMA 2012)
Wakil Koordinator Divisi
: Gigih Prastowo
(EMA 2013)
Staff
:
Anissa Trisnawati
(EAK 2013)
Ila Wati
(EIE 2012)
Kiki Riskinia Putri
(EMA 2013)
Martha Sisca Aldilla
(EAK 2013)
I Gusti Ngurah Rayi
(EAK 2013)
Ageng Muhammad
(EMA 2013)
Audrya Ruspita
(EAK 2013)
Dita Rizki
(EAK 2012)
Kunti Dewi
(EAK 2013)
Dini Ade Putri
(EAK 2013)
Anis Setiyawati
(EMA 2012)
Damia Liana
(EIE 2012)
Neti Eria
(EMA 2012)
Nur Hidayati Sari
(EMA 2012)
Santi Sri Wahyuni
(EMA 2013)
Silvia Tri Putri
(EAK 2013)
Teguh
(EAK 2011)
Richie Wibisono
(EAK 2013)
Hudzaifah
(EIE 2013)
Dewi Sukma
(EIE 2013)
Firda
(EAK 2013)
Haryo
(EMA 2013)
Yusuf Darmawan
(EAK 2013)
Rencana Kegiatan dan Realisasi 1.
Open Recruitment Staf Sebelum pelaksanaan Open Recruitment Staf divisi Medis sendiri pada awalnya telah
memiliki rencana kerja mengenai berapa jumlah staf yang harus dimiliki. Dalam rencana tersebut divisi Medis menargetkan jumlah staf yang harus direkrut adalah sekitar 23-25 orang. Jumlah target staf ini disesuaikan dengan luas dari wilayah desa pelaksanaan SosAct ini sendiri, dan juga disesuaikan dengan jumlah titik acara yang direncanakan. Selama pelaksanaan Open Recruitment ternyata antusiasme terhadap divisi Medis sangat besar, terutama antusiasme yang didapatkan dari para mahasiswa FE UI angkatan 2013. Hal ini merupakan sebuah peningkatan bagi divisi Medis, dimana pada tahun sebelumnya kebanyakan staf divisi Medis adalah mahasiswa FE UI angkatan kedua, dan hal ini tentunya sangat bagus untuk proses regenerasi divisi Medis sendiri. Pada saat pelaksanaan Open Recruitment ini divisi Medis mendapatkan sekitar 20 orang staf. Selain melaksanakan Open Recruitment divisi Medis juga melaksanakan Close Recruitment, dan pada saat proses staffing akhirnya divisi Medis bisa mendapatkan 25 orang staf divisi Medis. 2. Pra Hari-H
Pelatihan Medis I Pelatihan Medis I ini diberikan oleh 5 orang mahasiswi NUFA FIK dan dilaksanakan
pada tanggal 6 September 2014 dari pukul 10.00 wib sampai dengan 14.00 wib di ruang rapat perpustakaan FE UI. Pelatihan ini sendiri ditunjukkan untuk para staf divisi medis dan para staf divisi Field Officer . Tujuan dari pelatihan ini sendiri adalah untuk memberikan bekal kepada para peserta pelatihan sehingga nantinya pada saat acara SosAct berlangsung dapat memberikan bantuan Medis yang tepat dan benar kepada peserta ataupun yang membutuhkan bantuan Medis tersebut. Agenda dari pelatihan ini sendiri adalah untuk memperkenalkan mengenai dasar-dasar dari pertolongan pertama kepada para peserta pelatihan, serta bagaimana cara menanganinya pada saat dilapangan. Selain itu pelatihan ini juga menjelaskan mengenai beberapa penyakit yang biasanya diderita oleh para mahasiswa baru dan jenis-jenis obat-obatan serta alat kesehatan yang nantinya akan divisi medis gunakan pada saat hari H acara SosAct ini. Setelah sesi materi, pada pelatihan ini juga melaksanakan praktik singkat mengenai beberapa hal yang telah diajarkan terutama untuk pertolongan pertama pada kasus pingsan dan pemindahan pasien ketempat yang lebih aman. Disini peserta pelatihan dibagi kedalam 3 kelompok kecil. Dan masing-masing dari kelompok tersebut didampingi oleh minimai satu pelatih dari NUFA FIK. Secara garis besar pelaksanaan pelatihan ini berjalan cukup baik, para peserta antusias dalam menyimak materi yang diberika oleh pelatih dan pelatih juga menyampaikan materi dengan cara yang
lebih mudah dimengerti oleh peserta pelatihan. Pada saat sesi tanya jawab pun peserta dengan antusias menanyakan hal apa saja yang mereka tidak mengerti dan bagaimana cara menangani beberapa kasus yang belum di ajarkan oleh para pelatih. Meskipun demikian tetap terjadi adanya keterlambatan acara dikarenakan para staf yang datang terlambat dan juga pelatih yang harus menyelesaikan beberapa tugas terlebih dahulu sehingga menyebabkan keterlambatan jadwal rangkaian acara secara keseluruhan. Namun, karena pelatih menjelaskan dengan cara yang mudah dimengerti dan peserta yang juga cepat tanggap pelatihan pun dapat berakhir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Hambatan dalam pelatihan ini sendiri sebenarnya terdapat pada faktor-faktor eksternal, dimana ketika pelaksanaan pelatihan ini sedang dilaksanakannya ospek agama, sehingga ada beberapa staf yang menjadi panitia acara tersebut tidak datang atau keluar masuk pada saat pelatihan. Selain itu adanya agenda lain dari para pengurus inti yang bersamaan pelaksanaannya dengan acara ini seperti assessment desa juga mengurangi tingkat partisipasi dari para PI-BPH kepada acara pelatihan ini.
Pelatihan Medis II Pelatihan Medis II ini dilaksanakan pada 20 September 2014 di Aula Program
Internasional pada pukul 10.00-13.00. Pada awalnya pelatihan ini akan dilakukan oleh PMI Jakarta Selatan, namun karena sebuah sebab pihak PMI Jakarta Selatan membatalkan kerja sama H-1 acara pelakasanaan pelatihan ini, walaupun demikian kami dengan cepat mengontak PMI Depok untuk membantu divisi Medis dalam pelatihan kali ini, sehingga akhirnya pelatihan inipun dapat dilaksanakan dengan bantuan 3 orang dari PMI Depok dan 2 orang bantuan dari anggota NUFA FIK. Selain hal tersebut, yang menjadi kendala dalam acara ini adalah koordinasi dengan divisi Perlengkapan mengenai ruangan, divisi Perlengkapan kurang cepat tanggap mengenai permasalahan ruangan, sehingga akhrinya divisi Medis baru mendapat kepastian ruangan H-1 pelaksanaan acara, dan divisi medis bahkan hampir tidak mendapatkan ruangan. Dikarenakan seluruh ruangan sedang terpakai untuk orientasi jurusan dan acara lainnya. Karena tidak adanya kepastian ruangan tersebut akhirnya divisi Medis dan SDM selaku pihak yang akan mengkoordinasi mentor tidak bisa melakukan Hal ini lah yang menjadi faktor utama sedikitnya peserta yang hadir dari pihak mentor dan staf selain itu bentroknya dengan acara lain seperti orientasi jurusan dan acara BEM pun menyebabkan pelatihan ke II ini jumlah pesertanya kurang mencapai target. Akan tetapi untuk secara teknis acara pelatihan ini sudah berjalan dengan baik. Agenda pelatihan ini adalah untuk mengingatkan kembali kepada peserta mengenai materi yang telah diberikan pada pelatihan I dan juga mempraktikkan langsung apa yang telah dipelajari. Pada sesi praktik peserta pelatihan dibagi kedalam beberapa kelompok kecil, dimana setiap kelompoknya menghampiri pos-pos yang telah disediakan. Pos-pos tersebut dibagi menjadi 3 pos yaitu:
-
Penilaian Penderita dan Pelaksanaan CPR
-
Luka-luka Perdarahan dan Bandage
-
Cedera Alat Gerak dan IF Pada pelatihan ini menggunakan beberapa alat, namun alat tersebut telah di
pinjamkan oleh PMI Depok dan untuk perlengkapan yang lain seperti surgical gloves, masker dan plester divisi Medis menggunakan barang-barang yang masih bisa dipakai dari tahun lalu, sehingga tentunya hal ini mengurangi biaya pelatihan kali ini. Untuk antusiasme peserta sendiri sangat baik. Meskipun jumlah peserta yang cukup sedikit namun peserta yang ada tetap bisa fokus dan mencermati dengan benar apa yang telah diajarkan oleh para pelatih. Pengumpulan Database Kesehatan Medis Peserta dan Panitia SosAct 2014 Pengumpulan Database Kesehatan Peserta dikumpulkan dengan bantuan dari divisi Medik OPK FEUI. Setelah divisi Medis diberikan data kesehatan Maba oleh panitia OPK, divisi Medis mulai menilai mana sajakah mahasiswa baru yang membutuhkan perhatian khusus dari staf divisi medis pada saat pelaksanaan acara SosAct. Dan sebelum keberangkatan para staf divisi Medis membagikan pita yaitu pita gold untuk maba dengan riwayat penyakit yang membutuhkan perhatian khusus dan pita silver untuk maba yang memiliki riwayat penyakit namun tidak memerlukan perhatian khusus. Pada saat pemberian pita ini juga, staf divisi medis memastikan para peserta yang memiliki riwayat penyakit khusus membawa obat pribadinya. Sedangkan untuk Database Kesehatan Panitia SosAct 2014 dikumpulkan oleh staf divisi medis secara personal kepada masing-masing panitia melalui pesan singkat, namun beberapa panitia dan mentor yang tidak membalas pesan tersebut. Database panitia dan peserta ini juga menjadi acuan bagi divisi medis untuk menangani peserta dan panitia yang sakit pada saat hari H. 3. Simulasi Simulasi dilakukan bersamaan dengan panitia Social Act lainnya. Pada saat simulasi ini para staf diperkenalkan dengan kondisi desa dan spot-spot acara diluar desa tempat berlangsungnya acara fisik maupun non fisik. Untuk mengefisiensikan waktu staf medis pun dibagi kedalam dua tim. Tim pertama berisi para penanggung jawab cluster yang mengelilingi seluruh desa untuk mengetahui kondisi desa keseluruhan terutama cluster dimana mereka akan ditempatkan. Dan tim kedua adalah tim yang bertugas untuk mengetahui kondisi spot-spot acara terutama spot acara fisik yang berada di luar desa. Pada simulasi ini jumlah staf medis yang datang adalah 18 staf. 4. Hari H
Pengawasan Hari H Pada saat keberangkatan divisi medis, mendampingi para peserta yaitu para
mahasiswa baru. Pengawasan tersebut dilakukan dengan cara satu bis diisi dengan satu staf medis. Karena jumlah staf medis yang cukup banyak, seluruh bis yaitu 14 untuk mahasiswa baru 2
bis untuk para panitia dapat tercover dengan baik. Sebelum
keberangkatan juga staf medis sudah memeriksa terlebih dahulu siapa saja para peserta yang memakai pita silver dan emas sehingga mereka dapat lebih memantau peserta dengan penanganan khusus tersebut. Secara keseluruhan tidak banyak peserta yang mengeluh sakit diperjalanan,meskipun demikian ketika sampai ada peserta yang membutuhkan penanganan khusus, divisi medis pun secara sigap menanganinya dan terus memantau kesehatan maba tersebut hingga akhir acara SosAct ini. Pada hari pertama divisi Medis bangun sekitar pukul 05.00 untuk mempersiapkan diri sebelum briefing pagi yang dilaksanakan di pos medis di cluster 4.Pada tahun ini sendiri untuk posko medis dibagi menjadi 3 wilayah dikarenakan jarak yang cukup jauh, maka untuk mengefisiensikan waktu staf medis pun dibagi. Posko 1 terletak dekat dengan drop point yaitu berada di cluster 2 RT. 03. Posko ini ditempati oleh sekitar 9 orang staf divisi medis termasuk di dalamnya adalah Penanggung Jawab dari cluster 1,2, dan 3 mengingat jarak ketiga cluster tersebut yang cukup dekat. Posko ke 2 atau posko pusat terletak di cluster 4, posko ini diisi oleh seluruh staf medis pria dan beberapa staf wanita, dimana didalamnya termasuk penanggung jawab cluster 4 dan 5. Dan untuk posko terakhir terletak di cluster 5. Obat-obatan P3K yang digunakan oleh divisi medis sendiri berasal dari sponsor divisi medis yaitu Yayasan Panca Harapan, namun meskipun demikian terdapat kesalahan obat yang diberikan oleh Yayasan Panca Harapan yaitu Ventolin Inhaler, sehingga pada akhirnya divisi medispun harus membeli sendiri obat tersebut. Pada saat briefing koor dan wakoor menjelaskan mengenai tugas para masing-masing staf dan di spot acara mereka ditempatkan. Namun dalam pelaksanaannya untuk acara fisik yang terdapat diluar desa, divisi acara kurang mengkoordinasikan dengan baik mengenai mobil peserta mana sajakah yang akan jalan dan kapan akan jalan, sehingga terdapat staf yang tertinggal dan pengalokasian staf divisi medis pun menjadi kurang maksimal karena koor harus dengan sigap mengganti-ganti staf yang dialokasikan pada spot acara. Sehingga akhirnya penempatan staf kurang sesuai dengan yang telah direncakan sebelumnya. Namun meskipun demikian secara keseluruhan pengalokasian staf divisi medis sudah cukup baik dimana satu spot acara didampingi oleh satu staf divisi medis. Berikut merupakan pembagian posisis staf medis pada hari pertama:
Sambutan di Drop Point 1: Seluruh Panitia Divisi Medis
TalkShow (dikoordinasikan dengan PJ Cluster)
o
Majelis RW 19 (Cluster 1)
: Anis Setiyawati
o
Bu Mintarsih RW 19 (Cluster 1)
: Illa Wati
o
Majelis Salafi (Cluster 2)
: Damia Liana
o
Majelis Masjid Tosca RW 32 (Cluster 4)
: Richie Wibisono
Acara Inti Anissa Trisnawati
mck rw 25
Ila Wati
bersih-bersih pantai cluster 3
Kiki Riskinia Putri
pembangunan jalan rw 26
Martha Sisca Aldilla
lomba masak rw 32
I Gusti Ngurah Rayi
pembangunan jalan rw 18
Muhamad Ageng
pembangunan jalan (cidadap)
Audrya Ruspita
latihan tari, evakuasi bencana sd rw 15
Dita Rizki
pembangunan jln rw 26
Kunti Dewi
pembuatan jembatan (loji)
Dini Ade Putri
pembangunan jalan (loji)
Anis Setiyawati
Lomba masak rw 19 cluster 1
Damia Liana
pembangunan jln rw 29
Neti Eria
PJ Posko Medis
Santi Sri Wahyuni
bersih-bersih pantai cluster 4 dan 5
Silvia Tri Putri
mck rw 2
Teguh
mck cluster 5
Richie Wibisono
melek keuangan cluster 4, lomba gambar 1-2, membuat layangan,rw
Zaif
15 sd
Dewi Sukma
mck rw 25
Firda
mck cluster 5
Haryo
pembangunan jalan rw 13
Yusuf
mck rw 6
Pada hari pertama ini juga terdapat satu orang Pengurus Inti Social Act yang membutuhkan penanganan medis khusus sehingga divisi medis dibantu dengan divisi transakom
membawa pengurus inti tersebut ke rumah sakit umum daerah pelabuhan ratu untuk di lakukan perawatan yang lebih intensif. Pada hari kedua divisi medis didampingi oleh mahasiswi anggota NUFA FIK yang berjumlah 4 orang. Dan juga salah seorang dari staf medis ada yang menyusul sehingga jumlah dari staf medis yang datang adalah 23 orang. Pada hari ini juga dikarenakan ada acara pengobatan gratis maka divisi medis pun dibagi kedalam dua tim. Staf yang bertugas untuk membantu di acara pengobatan gratis sendiri adalah :
Dita Rizky Febri Indah Santoso
Kunti Dewi
Nur Hidayati Sari
Martha Sisca
Satu anggota NUFA FIK
Selain itu beberapa staff medis yang sudah selesai mengerjakan tugas patrolinya juga ikut membantu dalam pengobatan gratis ini. Untuk pembagian tugas acara inti bagi staf Medis dan NUFA FIK yang lain adalah sebagai berikut:
Nama
Hari Sabtu 08.0011.00
Hari Sabtu 14.00-16.30
pelatihan nari, Anissa Trisnawati
kewirausahaan, penyuluhan anti
pembuatan jalan loji
rokok (rw 15,smk) bersih-bersih desa
bersih-bersih pantai
cluster 3
cluster 3
lomba mewarnai
pembangunan jalan rw
tk, rw 15
29
pembangunan
membuat celengan rw
jembatan loji
15 sd
I Gusti Ngurah
melek keuangan
pelatihan membuat
Rayi
cluster 4
bross cluster 4
Ila Wati
Kiki Riskinia Putri
Nana NUFA FIK
Muhamad Ageng
mck rw 2
pembangunan jalan rw 26
Audrya Ruspita
pembangunan
pembangunan jalan rw
jalan rw 18
18
penyuluhan NUFA FIK
sigicitang,membuat
pembangunan jalan rw
bingkai, latihan nari
13
(sd, rw 15) penyuluhan sex NUFA FIK
education smk ef
mck rw 6
rw 15 Dini Ade Putri
Anis Setiyawati Damia Liana Neti Eria
pembangunan
pembangunan jalan rw
jalan rw 29
29
bersih-bersih desa
pelatihan membuat
cluster 5
bross cluster 1
bersih-bersih desa
membuat bingkai maba
cluster 2
cluster 2
pembangunan jalan rw 13
Santi Sri
pembangunan
Wahyuni
jalan rw 26 penyuluhan anti
Silvia Tri Putri
rokok (smk cd rw 15)
Teguh Richie Wibisono Hudzaifah
Dewi Sukma
bersih-bersih desa (5), bersih pantai(5)
mck rw 2 pelatihan nari rw 15 sd membuat bingkai maba cluster 1 mck cluster 5
bersih-bersih desa
bersih-bersih pantai
cluster 4
cluster 4
mck cluster 5
mck rw 25
pembangunan
penyuluhan sampah
jalan loji
anorganik sd rw 15
penyuluhan Firda
sampah anorganik cluster 2
Haryo
Yusuf Darmawan
bersih-bersih pantai cluster 3 bersih-bersih pantai cluster 4
pembangunan jalan cidadap
penanaman mangroove
pembangunan jalan loji
Pada saat acara festival games banyak maba yang merasa kepanasan dan dehidrasi. Karena lamanya acara yang tidak kunjung mulai. Akibatnya ada beberapa maba yang pingsan. Selain itu ada juga beberapa maba mengeluh gatal gatal dan juga keseleo akibat permainan yang dilakukan pada saat festival games. Secara keseluruhan gangguan yang paling sering dialami maba adalah gatal-gatal, alergi, masuk angin, maag, radang tenggorokkan, mimisan, serta kurang darah, luka ringan dll. Sedangkan untuk obat yang paling banyak digunakan adalah promaag, Mylanta, sangobion, kassa steril, amoxcilin, paracetamol, minyak kayu putih, safe care, calladin cair, diapet, bedak calicil, caladine cair, panadol, counterpain, dan balsem. Selain bertugas pada pagi hari untuk memantau maba pada saat acara inti berlangsung, pada malam hari para staf medis juga berpatroli. Dimana pada saat agenda patroli malam tersebut masing-masing PJ Cluster bertugas untuk mengkoordinasikan staf yang akan ikut berkeliling.
Pemeriksaan Gratis Pemeriksaan gratis dilakukan pada hari kedua Social Act FE UI yaitu pada tanggal
27 September 2014 dari pukul 10.00-14.00 bertempat di rumah Bapak H.Unang Cluster 4 depan Masjid Tosca. Peserta pemeriksaan gratis ini ditargetkan untuk para warga kelurahan Pelabuhan Ratu yang menjadi housefame para mahasiswa dan warga yang memerlukan pemeriksaan kesehatannya. Selain itu juga pada pemeriksaan ini para mahasiswa baru yang mengalami sakit diperbolehkan untuk melakukan pemeriksaan. Pemeriksaan Kesehatan Gratis ini terlaksana atas kerjasama Social Act dengan Yayasan Panca Harapan selaku sponsor obat-obatan P3K dan juga Pemeriksaan Gratis. Dokter yang memeriksa warga dan Apoteker yang memberikan obat dalam pemeriksaan gratis berasal dari Puskesmas Pelabuhan Ratu. Dalam pemeriksaan gratis ini terdapat 3 dokter dan 3 apoteker. Pemeriksaan Gratis berjalan cukup baik, namun sayangnya jumlah peserta belum mencapai
target yang telah ditentukan, tercatat sekitar 111 orang yang melakukan pemeriksaan gratis, sehingga pada saat akhir pemeriksaan divisi medis memperbolehkan para warga yang tidak memiliki kartu pemeriksaan gratis. Selain itu juga ada warga yang datang terlambat sehingga tidak bisa dilayani. 1. Anilisis SWOT Strength
Koor dan Wakoor sudah bisa berkordinasi dengan baik meskipun belum lama kenal
Koor adalah staff medis tahun sebelumnya
Wakoor pernah bekerja sebagai konsultan nutrisi selama 1 tahun ketika Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Koor dan Wakoor sama-sama pernah medapat pelatihan medis
Koor dan Wakoor sama-sama menyukai kegiatan sosial
Koor dan Wakoor sama-sama berkomitmen kerja total pada SosAct 2014
Koor dan Wakoor sama-sama memiliki sensitifitas yang tinggi dengan keaadaan lingkungan sekitar pedesaan.
Koor dan Wakoor memiliki visi yang sama tentang tugas, peran dan visi divisi medis
Koor memiliki kemampuan konsep yang memadai
Wakoor memiliki kemampuan eksekusi lapangan dan komunikasi yang memadai
Weakness
Koor dan Wakoor tidak memiliki kemampuan medis setingkat ahli
Koor dan Wakoor belum lama kenal
Wakoor belum pernah mengikuti kepanitiaan SosAct sebelumnya
Koor dan Wakoor sama-sama memiliki kesibukan baik organisasi maupun kepanitiaan lain diluar SosAct
Opportunity
Koor mengenal dekat dengan kepanitian SosAct generasi-generasi sebelumnya
Wakoor memiliki jaringan yang cukup luas di tingkat UI sehingga memudahkan untuk berkoordinasi dengan Fakultas lain.
Kondisi internal kepanitiaan SosAct yang sudah akrab membuat kinerja akan menjadi lebih mudah
Masing-masing keluarga memberikan dukungan kepada Koor dan Wakoor untuk mengikuti kegiatan SosAct ini
Threat
Kepadatan jadwal kuliah dan kegiatan kampus
Pengalaman baru kepanitiaan SosAct berada di Pantai
Lingkungan kampung nelayan yang kumuh dan belum dikenal sehingga harus bisa mengantisipasi penyait tak terduga Keragaman penyakit Mahasiswa Baru yang beragam jika berkaca pada SosAct
sebelumnya
Laporan Kinerja Staf No
Nama
Jurusan
Jabatan
K
TJ
KS
T
Keterangan
Anissa
EAK
Staf
5
5
4,5
4,8
Annisa sudah baik
Trisnawati
2013
. 1.
dalam mengerjakan tugas yang diberikan dan juga cepat tanggap dalam menangani maba yang sakit
2.
Ila Wati
EIE 2012
Staf
4,7
5
4,7
4,8
Illa sangat antusias, dan bertanggung jawab sebagai PJ Cluster 3, illa juga mau membantu tugas orang lain ketika tugas utamanya sudah selesai
3.
Kiki
EMA
Riskinia
2013
Putri
Staf
4,7
4,7
5
4,7
Kiki cukup bertanggung jawab dengan tugasnya akan tetapi kiki masih perlu lebih cepat tanggap dan antusiasme yang lebih lagi sebagai staf divisi medis
4.
Martha
EAK
Sisca
2013
Staf
4,8
4,9
5
4,8
Martha sangat antusias terhadap medis, cepat tanggap dan telaten
Aldilla
saat membantu posko pengobatan gratis. 5.
I Gusti
EAK
Ngurah
2013
Staf
4,7
4,5
4
4,6
Rayi cukup bertanggung jawab, akan tetapi rayi masih
Rayi
harus diberikan pengarahan yang baik agar tidak salah dalam melaksanakan tugas. Selain itu rayi juga harus lebih banyak bertanya kepada divisi yang berkaitan agar tidak terjadi kesalahan lagi. 6.
Muhamad
EMA
Ageng
2013
Staf
4
4,5
4,6
4,5
Ageng jarang mengikuti agenda medis, selama disana dia juga masih terlalu sering bermain. Akan tetapi ketika ditugaskan dia cukup bertanggung jawab. Antusiasme ageng sebagai medis harus lebih ditingkatkan
7.
Audrya
EAK
Ruspita
2013
Staf
4,8
5
4,8
4,7
Audrya sangat bertanggung jawab, antusias, serta dapat diandalkan ketika menjalankan tugas.
8.
Dita Rizki
EAK 2012
Staf
4
5
5
4,7
Dita sebenarnya sangat kompeten, berinisiatif, juga tenang dalam
mengambil keputusan. Namun sayangnya dita tidak mengikuti rangkaian acara medis dengan baik. Seperti tidak mengikuti pelatihan dan simulasi, untuk itu komitmen dita masih harus lebih ditingkatkan lagi. 9.
Kunti
EAK
Dewi
2013
Staf
5
4,7
4,5
4,8
Kunti rajin, dan antusias sebagai divisi medis. Hanya saja kerjasama dengan divisi lain harus ditingkatkan lagi. Dan pada saat melaksanakan tugas mendampingin maba seharusnya lebih fokus lagi.
10.
Dini Ade
EAK
Putri
2013
Staf
4,7
4,8
4,8
4,7
Dini cukup bisa diandalkan dalam mengambil keputusan dan rajin bertanya.
11.
Anis
EMA
Setiyawati
2012
Staf
5
5
4,9
4,9
Anis sangat rajin. Terima kasih sudah mengikuti seluruh rangkaian acara divisi medis. Anis juga dapat diandalkan, tenang dan sangat bertanggung jawab sebagai PJ Cluster 1.
12.
Damia Liana
EIE 2012
Staf
5
5
5
5
Yana sangat rajin untuk menangani para maba
yang berada di cluster 2. Sangat bertanggung jawab sebagai PJ Cluster 2. Selain itu yana juga antusias, berinisiatif dan tenang dalam mengambil keputusan serta tidak malu untuk bertanya. 13.
Neti Eria
EMA
Staf
4,7
5
4,8
4,8
2012
Neti cukup bertanggung jawab, dapat diandalkan serta tidak malu bertanya. Juga sangat antusias sebagai medis. Namun sebaiknya keseriusan saat bekerja perlu ditingkatkan kembali.
14.
Santi Sri
EMA
Wahyuni
2013
Staf
4,8
5
4,8
4,8
Santi cukup rajin, antusias dan sangat bersemangat menjadi divisi medis akan tetapi haru lebih serius lagi ketika bekerja
15.
Silvia Tri
EAK
Putri
2013
Staf
4,8
5
5
4,8
Silvia tenang cepat tanggap serta berinisiatif untuk menangani para maba yang sakit. Silvia juga dapat diandalkan untuk menjaga posko cluster 5.
16.
Teguh
EAK 2011
Staf
5
5
5
5
Kak teguh sangat berpengalaman dan kompeten (PJ Cluster
SosAct tahun sebelumnya) 17.
Richie
EAK
Wibisono
2013
Staf
4,7
5
5
4,8
Richie sangat bisa diandalkan dan berinisiatif dalam mengambil keputusan. Richie juga tenang dan memiliki banyak pengetahuan yang kemudian bisa diaplikasikan.
18.
Hudzaifah
EIE 2013
Staf
4,7
5
4,5
4,6
Zaif cukup dapat diandalkan akan tetapi masih sering perlu diingatkan
19.
Dewi
EIE 2013
Staf
4,4
4,7
4,8
4,7
Dewi cukup bisa diandalkan dan juga
Sukma
bertanggung jawab namun komitmennya harus lebih ditingkatkan dan jangan terlalu banyak bermain. 20.
Firda
EAK
Staf
4,8
5
4,8
4,8
2013
Firda tenang, bisa diandalkan namun terkadang masih terlalu pasif
21.
Haryo
EMA
Staf
4,8
5
5
4,8
2013
Haryo bisa diandalkan, cepat tanggap dan juga tenang dalam mengambil keputusan
22.
Nur
EMA
Hidayati
2012
Sari
Staf
4
4,7
4,5
4,5
Nur masih perlu ditingkatkan lagi komitmennya dalam divisi medis, sebenarnya
nur sudah cukup kompeten dan juga dapat diandalkan. Hanya saja terkadang masih harus disuruh dan terlalu ingin bersama teman. 23.
Yusuf
EAK
Darmawa
2013
Staf
5
5
5
5
yusuf sangat rajin, antusias dan bertanggung jawab
n
dalam menjalankan tugas. Yusuf juga serius dan cekatan dalam menangani para maba yang sakit. Yusuf juga dapat diandalkan, dan tenang dalam mengambil keputusan.
Keterangan : K = Kehadiran saat rapat TJ = Tangggung jawab terhadap pekerjaan KS = Kerjasama dengan tim atau dengan seksi lain T = Penilaian secara keseluruhan bukan rata-rata Kesimpulan A. Evaluasi Pelaksanaan
Beberapa staf dan mentor tidak datang dalam pelatihan medis yang diberikan
Terdapat pensalahtafsiran obat oleh pihak sponsor sehingga obat yang diberikan pun salah
Jumlah peserta pengobatan gratis yang kurang dari target
Pembagian staf medis ke beberapa spot acara yang tidak sesuai dengan rencana awal.
Ruangan untuk pelatihan yang baru bisa dipastikan pada H-1 acara sehingga terlalu mepet dan terkesan mendadak.
B. Saran Untuk Divisi Medis Kedepannya
Sebaiknya tetap mempertahankan kerjasama dengan Yayasan Panca Harapan
Lebih tegas kepada staf dan mentor agar mereka megikuti seluruh rangkaian acara divisi medis
Penggunaan warna pita yang berbeda dengan OPK dan pada umumnya sebaiknya dipertahankan untuk mengurangi terjadinya kecurangan penyalahgunaan pita
Lebih menggencarkan lagi sounding kepada warga mengenai adanya pengobatan gratis, dan sebaiknya dilaksanakan pada jauh-jauh hari.
Pengecekan nama daftar obat yang dibutuhkan untuk menghindari kesalah pahaman dalam penafsiran obat tersebut.
Sebaiknya kedepannya jangan terlalu menggantungkan diri dengan divisi lain, terutama yang memang merupakan kepentingan divisi medis sendiri seperti meminjam ruangan.
Memanfaatkan staf medis untuk menjadi panitia dalam pelatihan sehingga tidak terlalu bergantung pada koor dan juga wakoor.
Mempertahankan adanya pengobatan gratis dalam rencana kerja divisi medis.
Pendahuluan Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan nikmat dan karunia-Nya sehingga acara Social Act FE UI 2014 dapat terlaksana dengan lancar tanpa halangan satu apapun. Kami dari divisi Field Officer (yang selanjutnya disebut FO) mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia, baik PI, BPH, maupun para staf, karena tanpa kerja sama yang baik dengan kalian, acara Social Act FE UI 2014 ini tidak akan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Kami juga berterima kasih kepada mentor dan mahasiswa baru yang telah bisa bekerja sama dengan mengikuti kegiatan sesuai apa yang telah dirancang oleh panitia dan bersedia mentaati segala peraturan yang telah ditetapkan FO selama kegiatan Social Act FE UI 2014 ini berlangsung. Semoga apa yang kita dapat dari kegiatan Social Act FE UI 2014, baik pengalaman hidup, kebersamaan, maupun kekeluargaan, dapat terus kita pelihara dan kita ambil hikmahnya, baik ketika masih kuliah di FE UI, ataupun kelak setelah kita lulus. Job Description 1. Divisi FO memiliki 10 tugas pokok dan fungsi, di antaranya 2. Bertanggungjawab atas kelancaran dan ketepatan waktu pelaksanaan acara selama Social Act FEUI 2014 3. Berkoordinasi dengan divisi lain sebelum dan selama acara Social Act 2014 4. Memobilisasi peserta Social Act FEUI 2014 dari satu tempat acara ke tempat acara lain 5. Membuat juklak selama acara; berkoordinasi dengan divisi acara fisik maupun divisi acara non fisik 6. Melakukan control terhadap peserta Social Act FEUI 2014 7. Menjadi penanggungjawab kegiatan simulasi Social Act FEUI 2014 8. Memastikan divisi lain bekerja sesuai dengan konsep dan teknis yang telah disiapkan dan disepakati 9. Berkoordinasi dengan jajaran Pengurus Inti acara Social Act FEUI 2014 10. Bertanggungjawab atas keamanan dan kenyamanan peserta dan panitia Social Act FEUI 2014 11. Memimpin rapat evaluasi setiap malam, setelah kegiatan selesai. StrukturDivisi Koordinator
:
Ruli Endepe Al Faizin
(EIE 2011)
Wakil Koordinator I
:
Laras Hapriani
(EAK 2011)
Mohammad Nur Rokhim
(EAK 2012)
Wakil Koordinator II :
Staff
: NO
NAMA
NO
NAMA
1
Shindy Rachmawati
29
Erwin Wicaksana
2
Dwi Satrio Wibowo
30
Fikri Syuhada
3
M. Rizky Vidia Pratama
31
Galih Albin
4
Alfin Hidayat
32
Hessa Rizky Putra
5
Reza Arfirstyo
33
Devina Anindita
6
Adrian M. Priyatna
34
Harits Pratama
7
M. Thariq 'Audah
35
Delta Antariksa
8
Muhammad Kukuh Pratama
36
Gayo Allaam
9
Fandi Rakhmat
37
Muthia Rahma
10
Januardo Arda Desart Panggabean
38
Pandu Aditya Zuchaeri Ecky
11
Nur Fuad Setiawan
39
Ramadan
12
Andre Dharma Persada
40
Sarah Nabila
13
Adam Yonas Simamora
41
Chasbi Ashidiqi
14
Yashinta Fiqhy Kusumaningrum
42
Raihan Mahendra
15
Qolbie Ardie
43
Dennis Givari Dhanu Sukma
16
Muhammad Hazmi Ash Shidqi
44
Utomo
17
Ardi Wijaya
45
Gina Rusdina
18
Mario Rinaldi Rachmat
46
Tazkia Jundi
19
Enrico Arochmansyah
47
Hendi Mikail Sidiq
20
Rahmania Eridaputri
48
Muhammad Iqbal
21
Alvian Chandra Winata
49
Rizky Deco Praha
22
Kukuh Ekky Saputro
50
Wisnu Sari Nugroho
23
Ardhitama Shaumarli
51
Mardiah Purnama Didik Satrio
24
Dimas Satria
52
Wibisono
25
Muhammad Ridha
53
Shalihah Fatinah
26
Vidiya Arinanda
54
Itna Fawziah
27
Windiyani
55
Rihlah Romdoniah
28
Surya Adhitama Mahendra
56
Muhammad Iqbal
Rencana Kerja dan Realisasi
a. Open Recruitment Setelah para BPH melihat dan melakukan survei dengan kondisi desa yang akan digunakan sebagai tempat kegiatan Social Act FE UI 2014, kami memperkirakan akan membutuhkan staf dengan jumlah kurang lebih 60 staf. Dengan berbagai pertimbangan, kami langsung mencoba meminta bantuan dari BPH maupun staf FO Social Act FE UI 2013 dengan pertimbangan pengalaman mereka. Selain itu, kami juga tetap melakukan open recritment staf, yang salah satu tujuannya adalah melakukan regenerasi dalam FO. Regenerasi ini kami anggap perlu karena untuk keberlanjutan acara Social Act FE UI pada tahun-tahun mendatang. Kami bersyukur setelah melalui rangkaian open recruitment maupun close recruitment, kami memperoleh orang-orang yang bersedia membantu kami sejumlah 55 staf. Kami juga bersyukur dengan keberagaman angkatan, tentunya angkatan-angkatan muda, yaitu angkatan 2011, 2012, dan 2013 dapat belajar dan menimba ilmu serta pengalaman dari para angkatan atas, yaitu angkatan 2009 dan 2010. b. Pra Hari – H Karena FO mempunyai jumlah staf yang cukup banyak, sangat sulit untuk menemukan waktu yang tepat untuk melakukan survei bersama-sama. Hal ini ditambah dengan kesibukan dari koordinator dan wakil koordinator satu selama liburan, sehingga wakil koordinator dua lebih sering melakukan survei ke desa bersama dengan divisi lain. Akan tetapi, FO juga tetap bisa melakukan survei bersama-sama, walaupun tidak seluruh staf ikut dalam survei waktu itu. Selama pasca staffing sampai menjelang hari –H FO juga tidak pernah melakukan rapat, karena untuk mengumpulkan mayoritas staf juga cukup sulit. Masalahmasalah yang timbul di FO lebih sering diselesaikan lewat grup whatsapp, yang mana di dalam grup itu juga terdapat senior-senior, sehingga staf-staf yang masih baru di FO bisa menggali pengalaman dari mereka. c. Hari H – 1 Wakil koordinator dua dan beberapa staf yang mendapat amanah sebagai kapten ataupun vice kapten melakukan advance untuk semakin memantapkan terhadap pengenalan medan lokasi Social Act FE UI 2014. Selain melakukan survei lebih mendalam untuk semakin mengenal medan masing-masing klaster, wakil koordinator dua dan staf FO membantu divisi lain dalam persiapan untuk menyambut kedatangan mahasiswa baru dan panitia lainnya di tempat acara Social Act FEUI 2014 berlangsung. d. Hari Pertama (Kamis, 25 September 2014) Koordinator dan wakil koordinator satu beserta staf yang tidak melakukan advance mengumpulkan mahasiswa baru di selasar atas FE UI untuk persiapan pembukaan dan pemberangkatan mahasiswa baru. Akan tetapi karena kurangnya kerja sama
dari mahasiswa baru dan mentor serta koordinator yang sedang mengalami sakit tenggorokan, maka pengumpulan mahasiswa baru di selasar atas FE UI mengalami sedikit kekacauan. Ada kelompok yang tidak lengkap, baik mahasiwa baru maupun mentornya dan temannya tidak bisa menghubungi, ada juga yang membuat barisan sendiri, berupa lingkaran dan tidak memperhatikan panitia yang sedang memberikan instruksi, dan yang paling parah adalah ada satu kelompok yang meninggalkan tas-tas dan perlengkapan Social Act tanpa satu pun anggotanya yang mengawasi. Akan tetapi, setelah memperoleh bantuan dari teman-teman angkatan 2010, masalah tersebut sedikit bisa dikontrol oleh FO. Pada saat melakukan mobilisasi dari selasar FE UI menuju bus yang digunakan sebagai sarana transportasi berjalan cukup lancar. Perjalanan bus dari FE UI menuju Palabuhan Ratu sempat dikacaukan dengan adanya bus yang lewat tol JORR, bukan lewat tol Jagorawi arah Sukabumi. Wakil koordinator dua yang juga sebagai koordinator lapangan pada hari H – 1 juga memastikan bahwa semua panitia yang sudah berada di lokasi Social Act FE UI 2014 siap untuk menyambut kedatangan mahasiswa baru. Wakil koordinator dua telah meminta tolong ke panitia lain yang sedang tidak ada tugas yang dikerjakan untuk menjadi penanda bagi bus yang digunakan oleh mahasiswa baru berbelok melewati area PLTU dan tidak melewati wilayah kota. Akan tetapi hal itu tidak terlaksana dengan baik karena permintaan bantuan wakil koordinator dua tidak dijalankan dengan baik, sehingga ada beberapa bus yang melewati area kota. Kedatangan mahasiswa yang lebih awal dari perkiraan awal masih bisa diatasi dengan telah siapnya wakil koordinator dua beserta staf yang berada di lokasi kegiatan, sehingga kedatangan mahasiswa baru bisa diatur dan lebih cepat dimobilisasikan ke housefam masing-masing. Sebelum diantarkan ke housefam masing-masing, mentor dan mahasiswa baru terlebih dahulu dikumpulkan di meeting point masing-masing. Dalam mengantarkan mahasiswa baru dan mentor menuju housefam masing-masing, beberapa mentor minta ditunjukkan semua rumah menti-mentinya agar mereka juga bisa mengunjungi housefam menti-menti mereka. e. Hari Kedua (Jumat, 26 September 2014) Tugas pertama yang dilakukan oleh FO adalah membangunkan mahasiswa baru dan mengingatkan mereka untuk berkumpul di meeting point jam tujuh pagi, yang dilanjutkan dengan berkumpul di drop point untuk mengikuti acara pembukaan Social Act FE UI 2014. Acara pembukaan berjalan dengan baik meskipun banyak mahasiswa baru yang tidak terlalu memperhatikan apa yang disampaikan oleh pihak-pihak terkait yang memberikan sambutan karena pengeras suara yang
digunakan masih kalah keras dengan pengeras suara masjid yang berada di sekitar tempat acara pembukaan. Setelah acara pembukaan, dilaksanakan acara talkshow yang berlokasi di Majelis RT 1 RW 19 (Basecamp FO), Majelis RT 3 RW 19 (Majelis Salafi), halaman rumah Ibu Mintarsih (RT 1 RW 19), dan Majelis RT 2 RW 32. Tidak ada kendala dalam melakukan mobilisasi ke tempat-tempat acara tersebut. Kendala baru muncul ketika mahasiswa baru sampai ke tempat acara. Kendala tersebut adalah tidak cukupnya tempat acara untuk menampung semua mahasiswa baru yang sudah dibagi-bagi sesuai dengan kebijakan panitia. Pada akhirnya, FO dan divisi acara non fisik memutuskan untuk memindahkan mahasiswa baru yang belum tertampung ke tempat kegiatan yang lain. Hal ini tentunya menambah waktu mobilisasi yang diperlukan. Setelah acara selesai, FO melakukan mobilisasi pemulangan mahasiswa baru ke housefam masing-masing, kecuali untuk kelompok 1, 2, 28, 29, dan 30 dikarenakan adanya briefing untuk kegiatan selanjutnya. Kegiatan fisik dan non fisik yang diadakan pada sesi 2 (jumat siang) berjalan cukup lancar. Dalam proses pengumpulan mahasiswa baru ke meeting point masingmasing klaster, semua mahasiswa baru cukup cepat dalam memenuhi instruksi yang diberikan oleh FO. Setelah dikumpulkan di meeting point, mahasiswa baru mulai dimobilisasikan ke tempat-tempat acara yang telah dibagi oleh panitia. Khusus untuk mahasiswa baru yang kegiatannya berada di luar tempat acara utama, diarahkan ke drop point utama yang selanjutnya mahasiswa baru menggunakan angkutan yang disediakan panitia untuk menuju ke tempat acara masing-masing yang telah ditentukan panitia. Masalah baru muncul di tempat acara fisik bersih-bersih pantai di RW 32. Sesuai dengan kesepakatan antara panitia (FO dan divisi fisik) dengan mentor, setelah menuntaskan tugas yang diberikan oleh panitia mahasiswa baru diperbolehkan untuk bermain-main di sekitar pantai. Akan tetapi para mahasiswa baru dan mentor mereka melakukan hal yang berbahaya dengan berenang di pantai. Akhirnya FO mengambil tindakan dengan menyuruh mereka kembali ke housefam masingmasing dan tidak diperbolehkan mendekati pantai sampai waktu acara yang ada dalam rundown berakhir. Sore harinya, banyak mahasiwa baru beserta mentor yang bermain-main di sekitar pantai. FO memberikan kelonggaran ini karena sebagai reward kepada mahasiswa baru yang telah mengikuti kegiatan dengan baik, dengan catatan mahasiswa baru dan mentor dilarang masuk ke dalam air dan terlalu dekat dengan air. Semua mahasiswa baru dan mentor bisa menerima dan mematuhi apa yang telah kami perintahkan dan FO melakukan pengawasan sekaligus mengingatkan kepada mahasiswa baru ataupun mentor yang melanggar kesepakatan tadi. Pada pukul
17.30, semua mahasiswa baru dan mentor oleh FO diperintahkan untuk kembali ke housefam masing-masing tanpa kecuali. f. Hari Ketiga (Sabtu, 27 September 2014) Sama seperti hari sebelumnya, FO membangunkan mahasiswa baru dan mengingatkan mereka untuk berkumpul di meeting point masing-masing klaster. Kemudian dilaksanakan kegiatan keagamaan. Untuk kegiatan keagamaan ini, tempat disesuaikan dengan kebutuhan dari jumlah mahasiswa baru. Khusus untuk kegiatan keagamaan Islam klaster empat, digabung dengan klaster dua. Lalu untuk kegiatan keagamaan selain Islam, klaster satu, dua, tiga, dan empat tempat pelaksanaannya digabung dan dilakukan di drop point utama. Sedangkan untuk klaster lima, pelaksanaan kegiatan keagamaan untuk semua agama dilaksanakan di lapangan drop point klaster lima. Proses penjemputan dan pengantaran fasilitator untuk kegiatan keagamaan juga tidak mengalami kendala. Perubahan sedikit terjadi pada titik acara fisik, namun perubahan tersebut sudah diberitahukan oleh koordinator divisi acara fisik pada malam sebelumnya sehingga koordinasi antara BPH dengan staf bisa cepat dilakukan. Tidak ada kendala dalam pelaksanaan kegiata pada hari tersebut sehingga kegiatan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Namun, waktu pelaksanaan yang terlampau cepat mengharuskan koordinasi lebih dengan divisi yang lain. g. Hari Keempat (Minggu, 28 September 2014) Sesuai dengan kebijakan panitia, untuk mahasiswa baru yang beragama Kristen Protestan dipulangkan terlebih dahulu. Kendala muncul ketika di klaster lima ada mahasiswa baru yang beragama konghucu ada yang sudah bersiap pulang juga. Mentor dari mahasiswa baru ini memperoleh informasi dari divisi SDM bahwa yang beragama konghucu juga diperbolehkan pulang tanpa koordinasi dengan FO. Setelah dikonfirmasi dan memperoleh persetujuan PI, maka mahasiswa tersebut juga diperbolehkan untuk pulang lebih awal. Sedangkan mahasiswa baru lain dan mentornya masih ditahan di meeting point masing-masing klaster. Kendala pertama yang muncul adalah proses persiapan acara pesta rakyat yang terlampau lama. Tidak ada yang membantu PJ acara pesta rakyat, beberapa PI, dan divisi perlengkapan dalam proses persiapan tempat acara pesta rakyat. Maka dari itu, koordinator lapangan berinisiatif untuk menjemput divisi acara fisik dan divisi acara non fisik, serta divisi lain yang sedang tidak ada kegiatan untuk membantu proses persiapan tempat acara pesta rakyat. Dalam melakukan penjemputan, koordinator lapangan meminta bantuan kepada staf FO klaster lima. Karena sudah cukup lama ditahan di meeting point, maka oleh FO mahasiswa baru dimobilisasi menuju ke tempat acara pesta rakyat, walaupun pada akhirnya di tempat acara pesta rakyat pun harus tertahan juga. Setelah diberikan pengarahan
sedikit oleh PJ acara pesta rakyat, acara pesta rakyat pun dimulai. FO disini bertugas untuk melakukan bordering agar supaya mahasiswa tidak kembali ke housefam masing-masing selama acara pesta rakyat berlangsung. Setelah acara pesta rakyat selesai, dilanjutkan dengan penutupan. Selama proses penutupan, FO bertugas untuk menjaga ketertiban peserta untuk terus mengikuti acara penutupan dengan baik. Sebelum acara pesta rakyat wakil koordinator dua beserta satu orang staf melakukan pengejaran terhadap sekelompok mahasiswa baru yang kabur untuk pulang ke housefam mereka. Setelah acara penutupan selesai, FO kemudian melakukan mobilisasi pemulangan mahasiswa baru ke housefam masing-masing dan memberi informasi untuk pemulangan ke Depok. Kemudian selepas dzuhur mahasiswa baru dikumpulkan kembali ke meeting point masing-masing sebelum digerakkan ke drop point untuk proses pemulangan. Disini FO melakukan kebijakan kelompok mana yang cepat dan sudah lengkap akan dimobilisasikan ke drop point terlebih dahulu. Hal ini sebagai reward agar mahasiswa baru lebih cepat dan mudah untuk dimobilisasikan ke drop point dan mempercepat proses pemulangan. Analisis SWOT STRENGTH Terdiridari 5 angkatan yang berbeda, sehingga banyak keberagaman yang dapat di sharing Kekerabatan yang erat baik di dalam maupun di luar lingkungan SosAct 2014
WEAKNESS Jumlah staff yang banyak terkadang membuat sulit koordinasi Keberagaman karakter 58 personil FO menjadi tantangan dalam menjaga kekompakan
Koordinator dan Wakil Koordinator telah mempunyai pengalaman dalam kegiatan Social Act
OPPORTUNITIY Dukungan dan kerjasama yang baik dengan teman-teman sesame panitia Senior-senior alumni FO bersedia membantu baik memberikan saran maupun turun ke lapangan
THREAT Jadwal kuliah dan kesibukan yang berbeda-beda dari 58 personil FO membuat sulit mencocokan jadwal rapat
LaporanKinerjaStaf Nama
Jurusan/Angkatan
K
TJ
KS
T
Shindy Rachmawati
EMA 2012
4,2
4,5
4,7
4,6
Dwi Satrio Wibowo
EMA 2013
3,5
4,6
4,5
4,5
M. Rizky Vidia Pratama
EAK 2012
4,2
4,7
4,8
4,7
Alfin Hidayat
EMA 2013
3,7
4,3
4
4
Reza Arfirstyo
EMA 2013
4,2
4,7
4,6
4,7
Adrian M. Priyatna
EMA 2012
3,5
4
4
4
M. Thariq 'Audah
EIEI 2013
3,5
4,2
4
4
Muhammad Kukuh Pratama
EAK 2011
3,5
4,3
4,5
4,3
Fandi Rakhmat
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Panggabean
EIE 2010
3,2
3,5
4
4
Nur Fuad Setiawan
EAK 2013
3,5
4,3
4
4
Andre Dharma Persada
EAK 2012
3,7
4,7
4,5
4,6
Adam Yonas Simamora
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Yashinta Fiqhy Kusumaningrum
EAK 2012
4,5
4,8
4,8
4,8
Qolbie Ardie
EIE 2011
4
4,7
4,7
4,7
Muhammad Hazmi Ash Shidqi
EIE 2012
3,7
4,3
4,3
4,3
Ardi Wijaya
EMA 2013
4
4,3
4
4,3
Mario Rinaldi Rachmat
EAK 2011
3,5
4,7
4,5
4,6
Enrico Arochmansyah
EMA 2009
3,2
3,5
4
4
EIE 2011
3,5
4,5
4
4,3
EMA 2010
3,2
3,5
4
4
Kukuh Ekky Saputro
EIE 2010
3,2
3,5
4
4
Ardhitama Shaumarli
EMA 2010
3,2
3,5
4
4
Dimas Satria
EMA 2010
3,2
3,5
4
4
Muhammad Ridha
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Vidiya Arinanda
EAK 2012
4
4,7
4,7
4,7
Windiyani
EIE 2012
4
4,7
4,5
4,6
Erwin Wicaksana
EMA 2010
3,2
3,5
4
4
Fikri Syuhada
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Galih Albin
EMA 2013
3,5
4,3
4,5
4,4
Hessa Rizky Putra
EMA 2012
3,7
4,5
4,6
4,5
Devina Anindita
EIE 2010
3,2
3,5
4
4
Harits Pratama
EAK 2012
3,7
4,6
4,6
4,6
Keterangan
Januardo Arda Desart
Rahmania Eridaputri Alvian Chandra Winata
Best Staff
Delta Antariksa
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Gayo Allaam
EAK 2012
3,7
4,5
4,3
4,5
Muthia Rahma
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Pandu Aditya
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Zuchaeri Ecky Ramadan
EAK 2010
3,2
3,5
4
4
Sarah Nabila
EMA 2013
3,7
4,5
4
4,4
Chasbi Ashidiqi
EIEI 2013
4
4,5
4,5
4,5
Raihan Mahendra
EBI 2013
4,5
4,7
4,6
4,7
Surya Adhitama Mahendra
EAK 2011
3,5
4,3
4
4,3
Dennis Givari
EAK 2011
3,5
4,5
4
4,4
Dhanu SukmaUtomo
EMA 2013
4
4,7
4,5
4,6
Gina Rusdina
EAK 2013
3,6
4,5
4,2
4,3
Tazkia Jundi
EAK 2013
3,6
4,5
4,2
4,3
Hendi Mikail Sidiq
EIE 2011
3,7
4,5
4,5
4,5
Muhammad Iqbal
EMA 2011
3,5
4
4
4
Rizky Deco Praha
EIE 2013
3,5
4,3
4
4,2
Wisnu Sari Nugroho
EIE 2012
3,5
4,5
4,3
4,4
Mardiah Purnama
EMA 2012
3,5
4,6
4,5
4,5
Didik SatrioWibisono
EIE 2013
3,5
4,5
4
4,3
Shalihah Fatinah
EAK 2013
3,5
4,3
4
4,2
Itna Fawziah
EIE 2011
3,5
4,3
4
4,2
Rihlah Romdoniah
EIE 2011
3,5
4,3
4
4,2
Muhammad Iqbal
EMA 2010
3,2
3,5
4
4
Range: 1-5 Keterangan: K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggungjawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerjasama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata
Kesimpulan Secara garis besar, seluruh kegiatan yang ada dalam Social Act FE UI 2014 telah berjalan dengan baik. Para staf divisi FO juga mampu untuk mengemban dan melaksanakan amanah yang diberikan dengan baik. Komunikasi antar staf dan BPH juga
berjalan dengan baik selama kegiatan Social Act FE UI 2014 berlangsung. Para staf FO pun bisa tegas kepada mahasiswa baru dan mentor pada kondisi yang diperlukan. Saran 1. Kegiatan untuk mahasiswa baru kalau bisa disesuaikan dengan kebutuhan dasar masyarakat sekitar dan manfaatnya bisa dirasakan dalam jangka waktu yang cukup lama 2. Koordinasi antar divisi lebih ditingkatkan lagi, agar supaya FO lebih mudah untuk menyesuaikan dengan kondisi lapangan 3. Masalah sanitasi juga dimohon untuk lebih diperhatikan 4. Jika bisa jangan menggunakan desa yang masyarakatnya meminta ganti uang air, listrik, dan gas 5. Kegiatan dilaksanakan di sekitar tempat mahasiswa menginap 6. Dimohon untuk PI lebih bisa memahami kondisi staf sebelum memberikan tugas 7. Dalam memberikan tugas kepada suatu divisi ada baiknya dibicarakan dengan seluruh BPH divisi bersangkutan
Pendahuluan Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala rahmat-Nya Social Act FEUI 2014 dapat terlaksanakan dengan baik dan lancar. Kami dari Divisi Keuangan ingin mengucapkan banyak terima kasih, terutama kepada Treasurer kami dan juga divisi-divisi lainnya, yang selama Social Act ini berlangsung banyak sekali membantu tugas divisi kami. Selain itu, kami juga memohon maaf jika kinerja Divisi Keuangan Social Act 2014 juga tidak sesuai ekspektasi. Job Description 1. Mencari dana operasional melalui kerjasama Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (CSR) dan donasi; 2. Mencari dan mengumpulkan database perusahaan-perusahaan yang potensial untuk menjadi pemberi CSR ataupun donasi sebagai sumber pendanaan. 3. Mengirimkan proposal kepada perusahaan-perusahaan calon pemberi CSR baik melalui pos, email, maupun langsung mendatangi individu atau perusahaan. 4. Melakukan tindak lanjut atas penawaran via telepon ke perusahaan calon pemberi CSR, mengadakan melakukan pertemuan dengan pihak pemberi CSR atau donatur, melakukan negosiasi, dan meyakinkan perusahaan untuk mau memberikan CSR. 5. Melakukan penandatanganan Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding MoU) bersama Kepala Pelaksana dan/atau Wakil Kepala Pelaksana jika Kepala Pelaksana berhalangan hadir. 6. Memastikan setiap perusahaan yang memberikan CSR mendapatkan kontraprestasi yang sesuai dengan kerjasama yang telah disetujui kedua belah pihak; 7. Bekerjasama dengan kontrol internal dan treasurer dalam hal: a. Menangani pembayaran dana CSR dari perusahaan pemberi CSR dan donatur; b. Memastikan bahwa dana donasi dan CSR diterima sesuai kesepakatan atau MoU kedua belah pihak. 8. Bekerja sama dengan divisi perlengkapan/HPD untuk memastikan hal-hal yang tertera di MoU sesuai dan dapat terealisasi dengan baik. 9. Memastikan bahwa bentuk CSR diterima sesuai kesepakatan atau MoU kedua belah pihak, kemudian mengkoordinasikan dengan perusahaan pemberi CSR pada Hari-H dengan baik. 10. Melaksanakan pencarian dana melalui donatur baik individual maupun perusahaan.
11. Menyusun laporan pertanggungjawaban kontraprestasi kepada perusahaan yang memberikan CSR dan laporan pertanggungjawaban untuk internal kepanitiaan. Sruktur Divisi Koordinator
: A. Aryo Wisnuwardhana
(EAK 2011)
Wakil Koordinator
: Ani Utami
(EIE 2012)
Staff
: Busyra Niam
(EAK 2013)
Inggrita Emanuelin
(EAK 2013)
Nina Felariasari
(EAK 2013)
Rika Sitorus
(EAK 2013)
Rencana Kerja dan Realisasi 1. Bidding Puji syukur, Tim Social Act 2014 dengan Project Officer Frizon Akbar Putra dengan Koordinator A. Aryo Wisnuwardhana dan Wakil Koordinator Ani Utami, dinyatakan lulus bidding. 2. Pra Hari-H a. Open Recruitment Proses open recruitment berjalan dengan lancar selama dua minggu. Dari proses open recriutment ini Divisi Keuangan berhasil mendapatkan empat orang staf. Pada awalnya, kami ingin mendapatkan dua orang staf dari angkatan 2012 melalui proses close recriutment dan dua orang staf dari angkatan 2013 melalui proses open recruiment. Namun, dengan berbagai pertimbangan, akhirnya seluruh staf Divisi Keuangan Social Act FEUI 2014 berasal dari angkatan 2013 dan dari proses open recruitment. b. Marketing call Periode Pertama
Proses Marketing call periode pertama diawali dengan pengumpulan daftar perusahaan yang akan dikontak. Dalam hal ini, daftar perusahaan diperoleh dari treasurer, Istimurti Ciptaningrum. Selain itu, koordinator dan wakil koordinator pada saat ini sudah melakukan kesepakatan bahwa koordinator akan mengurus hubungan
Divisi Keuangan dengan perusahaan-perusahaan swasta, sedangkan wakil koordinator akan mengurus hubungan Divisi Keuangan dengan instansi-instansi pemerintah. Atas dasar ini, koordinator kemudian mencari daftar nomor telepon perusahaan melalui listlist dari kepanitiaan lain. Rapat pertama bersama dengan staff mengenai kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 18 Juni 2014 di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia. Pada rapat ini, koordinator memberikan deskripsi singkat mengenai pekerjaan yang harus dilakukan. Awalnya telah direncanakan program pelatihan Marketing call bagi para staff, tetapi mengingat pengalaman mereka yang sudah cukup mumpuni di bidang Marketing call, koordinator dan wakil koordinator membatalkan rencana tersebut, dan Marketing call pun bisa dilaksanakan sesegera mungkin. Saat rapat, daftar Marketing call dan pembagian Marketing call masih dikerjakan oleh koordinator. Keputusan lain yang juga diambil pada saat rapat pertama di Perpusatakaan Pusat UI adalah Marketing call yang dilakukan sendiri-sendiri oleh staff masing-masing. Pada awalnya, koordinator dan wakil koordinator berkeinginan untuk melaksanakan Marketing call secara bersama-sama, tetapi karena pada saat rapat mayoritas staff memilih untuk melaksanakan Marketing call secara mandiri, opsi inipun akhirnya dipilih dan dilaksanakan bersama oleh Divisi Keuangan. Hal ini bersamaan pula dengan kecenderungan bahwa banyak staff Divisi Keuangan yang akan melaksanakan rutinitas pulang kampung mengingat UAS Semester Genap tahun ajaran 2013/2014 di FEUI sudah berakhir. Saat itu disepakati bahwa Marketing call akan diurus oleh staff Divisi Keuangan dan rapat dengan perusahaan akan dilakukan oleh koordinator, wakil koordinator, dan pengurus inti yang menjadi penanggung jawab Divisi Keuangan, yakni Treasurer Social Act FEUI 2014. Meskipun Marketing call dilaksanakan secara mandiri, koordinator dan wakil koordinator tetap meminta laporan secara berkala dari para staff mengenai kemajuan Marketing call yang mereka lakukan. Laporan ini diterima setiap akhir minggu oleh koordinator dan wakil koordinator dengan cara mengunduh laporan yang telah dikirimkan oleh staff ke email Divisi Keuangan Social Act 2014. Selain itu, email proposal dari staff ke perusahaan yang ditawari untuk bekerja sama dengan Social Act FEUI 2014 dikirimkan pula oleh staff menggunakan email resmi Divisi Keuangan Social Act FEUI 2014. Periode Marketing call pertama berakhir pada tanggal 11 Juli 2014, bersamaan dengan dimulainya periode donasi Social Act FEUI 2014 yang pertama hingga tanggal 18 Juli 2014. Masa tenang ini diadakan mengingat bahwa periode ini sudah mendekati Hari Raya Idul Fitri 2014.
c. Marketing call Perode Kedua
Masa Tenang Social Act FEUI 2014 berakhir pada tanggal 8 Agustus 2014, sesudah Hari Raya Idul Fitri 2014. Periode ini diawali oleh koordinator dan wakil koordinator mencari nomor kontak perusahaan melalui basis data laporan tahunan yang diunggah perusahaan ke BEI yang dimiliki oleh koordinator. Melalui basis data tersebut, baik koordinator dan wakil koordinator mencari daftar perusahaan yang potensial untuk diajak bekerjasama dengan Social Act FEUI 2014. Dari perburuan ini, koordinator dan wakil koordinator memperoleh tidak terlalu banyak perusahaan yang dapat bekerja sama dengan Social Act FEUI 2014, mengingat sedikitnya jumlah perusahaan yang sejenis dengan profil perusahaan yang ditentukan oleh koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan. Periode Marketing call kedua berjalan hingga tanggal 5 September 2014. Sistem pelaporan dari staff ke koordinator dan wakil koordinator berjalan setiap akhir minggu sesuai dengan sistem yang diterapkan selama periode Marketing call pertama. Di saat yang sama, Marketing call dan proses penawaran kerja sama Social Act FEUI dengan instansi pemerintah juga tetap berjalan seperti biasa. Dari Marketing call kedua ini, berhasil diperoleh Unilever yang bersedia mendukung acara ini dengan memberikan beberapa item barang untuk dijadikan isi dari Goody Bag Social Act FEUI 2014 yang dibagikan kepada warga Desa Jayanti, Kelurahan Palabuhan Ratu, Jawa Barat. Item barang yang diberikan oleh Unilever berupa Buavita kotak, Axe Body Spray, dan Pepsodent. d. Pencarian Donasi Pencarian donasi door-to-door yang pada awalnya ditargetkan oleh Divisi Keuangan terbagi menjadi dua periode, yakni pada sebelum Hari Raya Idul Firi (14-18 Juli 2014) dan satu minggu sebelum waku kuliah semester ganjil tahun ajaran 2014/2015 (25-29 Agustus 2014) dimulai. Namun, karena sebagian besar staf yang tidak berada di Depok, akhirnya pencarian donasi tersebut hanya dilakukan satu kali saja, yakni pada minggu terakhir liburan semester genap tahun ajaran 2013/2014 Konsep donasi door-to-door tersebut hanya dilakukan di Pesona Kayangan, Depok. Namun, tidak mendapatkan hasil yang memuaskan. Akhirnya, pencarian donasi secara door-to-door tidak dilakukan kembali, karena dirasa kurang efektif dan tidak membuahkan hasil yang sesuai target.
Walaupun tidak mendapatkan hasil yang memuaskan dari pencarian donasi door-todoor, Divisi Keuangan mendapatkan donasi dari Bupati Kabupaten Sukabumi dan Bapak David dari Direktorat Jenderal Pajak. Syarat donasi yang diberikan oleh Bapak David bahwa Social Act harus melakukan sesuatu yang berefek positif kepada warga sekitar yang bersifat jangka panjang. Akhirnya, untuk memenuhi persyaratan tersebut, Acara Fisik melakukan penanaman mangrove di pantai. e. Simulasi Social Act FEUI 2014 Selama pelaksanaan simulasi Social Act FEUI 2014, Divisi Keuangan membantu Divisi Konsumsi untuk menyiapkan makanan untuk panitia dan Divisi Acara Non Fisik sebagai persiapan untuk pelaksaan Hari-H Social Act nanti. Selain itu, bersama dengan Treasurer dan Sekretaris Umum Social Act, Divisi Keuangan juga melakukan verifikasi lokasi rumah yang akan digunakan sebagai housefam untuk maba dan panitia nanti pada Hari-H. Hal ini dilakukan untuk memastikan dan memudahkan panitia pada saat memberikan uang penggantian kepada housefam nantinya. 3. Hari-H Pada Hari-H Social Act FEUI 2014, Koordinator Divisi Keuangan membantu Divisi Transakom dalam hal menyediakan transportasi untuk para pembicara dan tamu divisi lain yang membutuhkan. Selain itu, Wakil Koordinator beserta Staf Divisi Keuangan membantu divisi lainnya yang membutuhkan bantuan tenaga, seperti Divisi Konsumsi, Divisi Acara Non-Fisik, dan Divisi Acara Non-Fisik. Divisi Keuangan (wakil koordinator dibantu dua orang staf) bersama dengan Treasurer dan Controller, juga melakukan pembagian uang penggantian penggunaan listrik, air, dan gas kepada seluruh rumah (housefam) yang digunakan oleh panitia dan juga maba. 4. Pasca Hari-H Untuk Pasca Hari-H, Social Act sebenarnya masih memiliki beberapa hal atau kewajiban yang masih harus dipenuhi terhadap Unilever dan Gramedia. Namun, untuk Unilever ternyata SosAct tidak harus melakukan hal apapun, kecuali menyerahkan daftar mentor dan maba, sedangkan untuk Gramedia akhirnya dilimpahkan kepada pihak Universitas Indonesia (sudah dijelaskan lebih lanjut di bagian LPJ oleh treasurer).
Selain untuk memenuhi kontrapretasi dengan sponsor, Divisi Keuangan juga masih bertanggung jawab untuk mencetak photobook kegiatan Social Act FEUI 2014 untuk diberikan kepada donatur dan pihak terkait lainnya. Terakhir, Divisi Keuangan masih bertanggung jawab untuk membuat laporan pertanggungjawaban internal Social Act FEUI 2014. Analisis SWOT Kekuatan (Strength) -
Koordinator dan Wakil Koordinator telah kenal dekat sehingga bisa bekerjasama dengan baik
-
Koodinasi tim kerja yang baik dan solid.
-
Motivasi dan semangat kerja yang tinggi.
-
Koordinator maupun Wakil Koordinator mempunyai cukup kemampuan dalam melakukan negosiasi ataupun berkomunikasi.
-
Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator memiliki sejumlah daftar calon pemberi CSR, donatur, dan berbagai jaringan lainnya.
-
Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator mengetahui berbagai persoalan pencarian dana yang mungkin dihadapi serta berbagai cara untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya persoalan-persoalan tersebut.
Kelemahan (Weakness) -
Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator bukan bagian dari Divisi Keuangan Social Act 2013
Peluang (Opportunities) -
List-list perusahaan yang cukup banyak dan potensial dari acara/kepanitiaan lain.
-
Sarana dan prasarana yang mendukung pencarian perusahaan pemberi CSR atau donasi seperti handphone, laptop, dan internet.
-
Mendapat dukungan positif dari berbagai pihak.
-
Dukungan dari divisi lain terutama orang-orang yang mengerti dan memiliki link mengenai informasi pendanaan CSR dan LSM;
Tantangan (Threats) -
Jadwal kuliah dari anggota Divisi Keuangan yang dapat membatasi waktu dalam mencari pihak pemberi dana CSR untuk mengurangi waktu efektif marcall.
-
Invaliditas data-data yang Divisi Keuangan miliki.
-
Jadwal liburan dari anggota Divisi Keuangan yang berbeda-beda dapat menghambat kelancaran kerja Divisi Keuangan.
Laporan Kinerja Staf Nama
Jurusan/
K
TJ
KS
T
Keterangan
Angkatan Busyra Niam
Akuntansi/2013
4.5
4
5
3.5
Secara keseluruhan, kinerja Ira di Divisi Keuangan sudah baik dan Ira juga tidak segansegan untuk mengeluarkan pendapatnya. Pada Hari-H, Ira bersama dengan Inggrit dan Rika, cukup sering untuk membantu Divisi Konsumsi.
Inggrita
Akuntansi/2013
4.5
5
5
4.5
Emanuelin
Inggrit merupakan staf Divisi Keuangan yang paling tanggung jawab terhadap job desk yang telah diberikan. Semenjak simulasi dan HariH, Inggrit juga membantu Divisi Konsumsi.
Nina Felariasari
Akuntansi/2013
4.5
4.5
5
4
Kinerja Nina di Divisi Keuangan sangat baik dan Nina selalu mengkomunikasikan permasalahan yang terjadi pada saat marcall. Selain itu, pada Hari-H secara khusus Nina diminta untuk
membantu Acara Non-Fisik untuk membantu mengurus acara dan juga membantu Divisi Keuangan untuk membagikan uang kompensasi kepada housefam. Rika Sitorus
Akuntansi/2013
4.5
4
5
3.5
Rika merupakan staf yang cukup aktif untuk memberikan saran kepada Divisi Keuangan. Kinerja Rika di Divisi Keuangan pun cukup baik. Pada Hari-H, Rika juga turut membantu Divisi Konsumsi dan Keuangan untuk
membagikan
uang
kompensasi. Range: 1-5 Keterangan: K
: Kehadiran saat rapat
TJ
: Tanggung jawab terhadap pekerjaan
KS
: Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain
T
: Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata
Kesimpulan Secara umum, menurut koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan Social Act FEUI 2014, kinerja Divisi Keuangan tahun ini masih berada sedikit di bawah rata-rata. Mengingat kinerja yang belum maksimal, BPH Divisi Keuangan percaya bahwa masih terdapat banyak ruang untuk inovasi dan peningkatan kinerja Divisi Keuangan. BPH Divisi Keuangan berharap agar pada tahun mendatang, divisi ini bisa bekerja dengan lebih baik pada tahun-tahun mendatang. Semangat Divisi Keuangan Social Act FEUI 2015! Selamat membaca laporan pertanggungjawaban ini dan semoga laporan ini bisa membantu kalian bekerja dengan lebih baik lagi.
Saran Untuk Divisi Keuangan Selanjutnya 1. Bagi Pengurus Inti, diharapkan bahwa pada tahun-tahun mendatang memilih koordinator dan wakil koordinator yang memiliki passion dan expertise di bidang keuangan, agar kinerja Divisi Keuangan dapat berjalan sesuai dengan perencanaan di awal. Carilah Badan Pengurus Harian Divisi Keuangan yang kreatif dalam mencari cara untuk memenuhi kebutuhan keuangan Social Act FEUI 2015. 2. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, lakukanlah pembaruan daftar perusahaan yang bisa dikontak untuk mengajak kerjasama. Pembaruan dapat dilakukan dengan mencari nomor perusahaan lewat Laporan Tahunan perusahaan tersebut (yang tercantum di BEI) atau lewat website perusahaan terkait. 3. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, tingkatkanlah komunikasi antara Badan Pengurus Harian Divisi Keuangan dengan staff Divisi Keuangan. Apabila pelaporan memang disepakati seminggu sekali, rajin-rajinlah menagih laporan tersebut dari staff Divisi Keuangan. 4. Bagi koordinator, wakil koordinator, dan Pengurus Inti yang bertanggung jawab atas Divisi Keuangan, carilah metode donasi lain yang lebih efektif dan efisien daripada door to door ke rumah-rumah warga di kisaran Depok. Donasi dapat dilakukan dengan mengajak karyawan instansi pemerintah, yang terbukti cukup sukses dilakukan pada tahun ini.
