LAPORAN BADAN PENGAWAS KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA TRIWULAN III (JULI – SEPTEMBER) TAHUN 2011
Disusun oleh: BADAN PENGAWAS KOPMA UNY
KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2011
Laporan Triwulan Ketiga 2011 KATA PENGATAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah dan inayah-Nya yang sangat besar terhadap kelancaran aktifitas kami sehingga kami dapat menjalankan dan menyelesaikan laporan triwulan III kepengawasan Kopma UNY dengan sebaik-baiknya. Sholawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW, yang selalu menjadi tuntunan dan suri tauladan bagi umatnya. Laporan ini disusun sebagai wujud pertanggungjawaban pengawas sesuai dengan ADART Kopma UNY dan GBHK Kepengawasan Kopma UNY. Laporan ini disajikan sebagai informasi hasil kinerja kepengurusan Kopma UNY periode 2011-2012 di triwulan ketiga yang akan disosialisasikan kepada anggota Kopma UNY serta Pembina dan Penasehat Kopma UNY. Laporan ini disusun berdasarkan bukti konkrit tentang realisasi program kerja kepengurusan yang sebelumnya telah tersusun pada RPK tahunan Pengurus Pengawas Kopma UNY periode 2011-2012. Manajemen pola/metode kepengawasan Kopma UNY tidak hanya melakukan studi komparatif dan evaluasi atau monitoring kinerja bidang tiap bulan saja, akan tetapi dititik beratkan pada keaktifan secara langsung menilai kinerja kepengurusan. Pengawas proaktif dalam memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan serta saran-saran dan solusinya yang diminta maupun tidak diminta oleh kepengurusan terhadap permasalahan-permasalahan yang terjadi pada setaiap bidang atau Kopma UNY secara umum. Dengan metode yang demikian,
hubungan keharmonisan sesama
jajaran kepengurusan,
maupun antara
kepengurusan dan kepengawasan dapat benar-benar menjadi patner kerja untuk menjalankan visi-misi Kopma UNY kedepan. Kami minta maaf, apabila dalam penyusunan laporan kepengawasan triwulan III ini masih jauh dari sempurna. Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini. Akhirnya, kami atas nama Badan Pengawas Kopma UNY 2011 menyajikan laporan triwulan III dan semoga menjadi gambaran dan pertimbangan bagi semua pihak untuk memajukan Kopma UNY menjadi lebih baik lagi. Yogyakarta, 18 Oktober 2011 Tim Penyusun Badan Pengawas Kopma UNY
Kepengawasan 2011
1
Laporan Triwulan Ketiga 2011 VISI KOPMA UNY Menjadikan Kopma UNY yang berorientasi kepada anggota sebagai badan usaha yang mandiri dan tangguh sekaligus sebagai wahana pengembangan usaha dan pengkaderan kewirakoperasian. MISI KOPMA UNY Menjadi sebuah badan usaha yang berbasis pada partisipasi anggota sebagai strategi pengembangan Kopma UNY yang dinamis, kompetitif dan mensejahterakan anggota guna mewujudkan kader yang handal baik sebagai wira koperasi maupun wira usaha, sehingga dapat membangun kehidupan masyarakat pada umumnya dan anggota pada khususnya.
Kepengawasan 2011
2
Laporan Triwulan Ketiga 2011 BAB I PENDAHULUAN A. Umum 1. Identitas Koperasi a. Nama Koperasi
: Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
b. Kedudukan
:Gd.Business
Centre
Kopma
UNY,
Karangmalang,
Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta-55281 c. Berdiri
: 2 Oktober 1982
d. Jenis Koperasi
: Koperasi Serba Usaha
e. Sekunder
: KOPINDO No. 051/F.5/X/1983 tanggal 13 Oktober 1983
f. Badan Hukum
: 1281/BH/XI
g. NPWP
: 01.246.660.3-542.000
h. SIUP
: 503/896/185/PB/IV/2008
i. TDK
: 120335200096 tanggal 22 November 1999
j. PKP
: 541.01607.11.92 tanggal 19 November 1992
k. Telpon
: +62 274 584134
l. SMS Service
: +62 8122691947 +62 85729000100
m. Faximile
: +62 274 582847
n. E-mail
:
[email protected]
o. Website
: www.kopmauny.com
2. Susunan Badan Pengawas
KETUA PENGAWAS Trisnawati
ANGGOTA PENGAWAS I
ANGGOTA PENGAWAS II
ANGGOTA PENGAWAS III
Ayu Dewi Warastuti
Misbahul Munir
Lutfiana
Kepengawasan 2011
3
Laporan Triwulan Ketiga 2011 3. Waktu Kepengawasan dan Pemeriksaan Pengawasan kinerja kepengurusan dan organisasi Kopma UNY pada triwulan III dilaksanakan tanggal : 1 Juli 2011 – 30 September 2011 B. Tujuan Kepengawasan 1. Memberikan informasi berupa data dan fakta tentang keadaan organisasi Kopma UNY yang mencakup Organisasi Manajemen, Kondisi Kepengurusan, Dinamika Usaha, Keuangan, Personalia, Administrasi dan Humas dan Pengembangan Sumber Daya Anggota. 2. Memberikan saran, pertimbangan, solusi serta kritik yang membangun atas dasar kegiatan/program yang telah dilaksanakan demi perbaikan dan perkembangan Kopma UNY. 3. Tolak ukur keberhasilan kegiatan organisasi Kopma UNY secara kualitas dan kuantitas. 4. Sebagai bahan laporan bagi pihak yang berkepentingan untuk diketahui, bahan arsip dan salah satu data acuan dalam pengembalian suatu kebijakan. C. Sasaran Pengawas 1. Pengawasan dan pemeriksaan khusus, meliputi Cash Opname, Stock Opname, nilai inventaris dan keuangan tiap unit usaha maupun secara keseluruhan. 2. Laporan bulanan (evaluasi program kerja). 3. Kebijakan dan keputusan pengurus. 4. Semua kegiatan yang menyangkut tata kehidupan koperasi, yaitu organisasi manajemen, administrasi dan humas, kegiatan usaha, permodalan serta keuangan. 5. Program kerja pengurus. D. Dasar Hukum Pengawas 1. Undang – Undang No.25 tahun 1992 tentang perkoperasian 2. AD/ART Kopma UNY 3. GBHK Kopma UNY periode tahun 2011/2012 4. Keputusan Rapat Pengawas E. Metode Pengawas 1. Mengadakan pemeriksaan dokumen (to examine) 2. Menelusuri bukti-bukti pembukuan (to trak) 3. Footing, verifikasi, dan checking 4. Melakukan konfirmasi/monitoring, koordinasi dengan pihak-pihak lain yang mendapat pelayanan dari pihak Kopma UNY 5. Mengadakan wawancara dengan pengurus, karyawan dan pihak lain yang mendapat pelayanan dari pihak Kopma UNY
Kepengawasan 2011
4
Laporan Triwulan Ketiga 2011 F. Tolak Ukur Pengawas 1. UU No. 25 tahun 1992 tentang perkoperasian 2. AD/ART Kopma UNY 3. Rencana Program Keja pengurus periode tahun 2011/2012 4. Hasil kebijakan dan keputusan rapat pengurus dan pengawas
Kepengawasan 2011
5
Laporan Triwulan Ketiga 2011 BAB II HASIL KEPENGAWASAN A. Organisasi Manajemen Triwulan III (Juli-September) merupakan masa transisi dan kaderisari. Dikatakan masa transisi karena pada triwulan ini semua peran dan fungsi ketua bidang digantikan oleh PJS (penanggung jawab sementara) ketua bidang. Dikatakan masa kaderisasi karena PJS ketua bidang yang diangkat dari asisten masing-masing bidang diberi tugas dan kewenangan ketua bidang membuat mereka harus belajar ekstra dan secara tidak langsung menyiapkan diri mereka untuk menjadi ketua bidang. Selain kaderisasi untuk ketua bidang, pada triwulan ketiga ini Kopma UNY juga mengangkat Staff Operasional untuk membantu kinerja bidang. Adanya pendidikan terhadap Staff Operasional ini juga menyiapkan anggota untuk siap terlibat dalam top management Kopma UNY pada periode selanjutnya. Pada triwulan ketiga ini Bidang AdminHum memfokuskan program kerjanya pada persiapan dan pelaksanaan event-event HUT RI, Ramadhan, Hari Raya Idul Fitri, dan persiapan HUT Kopma UNY. Perayaan 17-an dilaksanakan dengan penyelenggaraan berbagai lomba untuk kepengurusan, kepengawasan, dan karyawan seluruh divisi. Pada momen Ramadhan bidang AdminHum melaksanakan peringatan Nuzulul Qur’an serta pembagian zakat, THR, parcel, dan kartu lebaran. Tidak lupa Halal Bil Halal Keluarga Besar Kopma UNY dilaksanakan untuk meningkatkan silaturahim serta sebagai ajang saling memaafkan diantara seluruh keluarga besar Kopma UNY. Semua program kerja tersebut terlaksana dengan lancar, meskipun belum optimal dan minim partisipasi dari pihak-pihak terkait. Bidang PSDA juga ikut serta dalam menyambut HUT Kopma UNY dengan mengadakan berbagai kegiatan untuk anggota dan umum. Banerisasi, up-date media informasi anggota serta persiapan kopma to the faculty juga telah dilakukan untuk mempublikasikan Kopma UNY. Pada Triwulan ketiga ini, Bidang PSDA memfokuskan program kerjanya untuk menyambut anggota baru Kopma UNY. Perbaikan administrasi dilakukan untuk meningkatkan layanan administratif anggota
dan
orientasi masal
dilakukan untuk mengenalkan Kopma UNY kepada anggota. Pendidikan anggota juga menjadi sorotan, Bidang PSDA melaksanakan pendidikan untuk anggota serta menganalisis efektivitas sistem pendidikan anggota Kopma UNY. Bidang Personalia pada triwulan ketiga mencoba memberikan refreshing kepada karyawan melalui program rekreasi karyawan dengan harapan karyawan lebih bersemangat lagi dalam bekerja. Selain itu untuk memudahkan transfer knowledge khususnya dalam penggajian kepada semua kepengurusan maka bidang ini
Kepengawasan 2011
6
Laporan Triwulan Ketiga 2011 memprogramkan pembukuan konsep penggajian (petunjuk teknis penggajian). Perekrutan karyawan pada triwulan ini dilakukan dua kali karena adanya kekurangan karyawan pada jabatan-jabatan tertentu. Untuk mempererat silaturahmi dan juga dalam rangka merayakan hari raya idul fitri personalia memprogramkan halal bil halal bersama karyawan. Peninjauan ulang P4 (Pokok-pokok Peraturan Personalia) juga diprogramkan oleh personalia mengingat banyak peraturan yang tidak relevan. Pada triwulan ketiga ini Bidang Usaha masih merupakan bidang yang paling banyak mempunyai program kerja. Pada triwulan ketiga bidang usaha banyak programprogram yang mendukung promosi dan pencitraan Kopma UNY. Program kerja bidang ini diantaranya yaitu Promo belanja berhadiah "Hari Koperasi", Ekspansi Bidang Usaha "Outlet Jajanan dan Souvenir UNY" di UFC, Pelabelan Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) "MINI MARKET", Penambahan Tenda di UFC, Pembuatan "Penawaran Irresistible Sensational Offer" dan Persiapan Menu Ramadhan, Persiapan pemasangan: 1) Neon Box dan Air Cutting di MINI MARKET, dan 2) Neon Box di UFC, Perapian layout dan perbaikan fasilitas Garden Café, Promosi divisi usaha GC dan UFC di Bulan Ramadhan (sepi), Layouting dan publikasi divisi jasa dan pembiayaan, dan lain sebagainya. Bidang Keuangan pada triwulan ketiga ini memfokuskan program kerjanya pada updating SK-SK keuangan, pengkajian administratif untuk barang konsinyasi, perubahan format laporan keuangan, dan pembuatan konsep USP Syariah. Beberapa program kerja belum dapat terlaksana sepenuhnya karena terhambat berbagai hal. Salah satunya adalah banyaknya permasalahan keuangan. Meski demikian, fungsi keuangan yang bersifat rutinitas sudah terlaksana dengan baik. B. KONDISI KEPENGURUSAN Pada Triwulan III kondisi kepengurusan lebih stabil dibandingkan kondisi pada Triwulan sebelumnya. Karena fakta mengundurkannya 3 ketua bidang sudah bisa diterima oleh semua oleh semua pihak. Selama Bulan Juli- Agustus semua ketua bidang yang sedang KKN-PPL digantikan oleh PJS Ketua Bidang dengan dibantu oleh Staff Operasional masing-masing bidang. Setelah masa KKN-PPLberakhir, peran dan fungsi ketua Bidang Usaha tetap dipegang oleh PJS Kabid karena kabid Usaha masih menjalankan tugas akademik yakni PKL selama satu bulan, Bidang Personalia mengangkat ketua bidang yang baru yaitu Sdr. Wahyu Widodo. Ketua Bidang Baru ini masih dalam masa penyesuain meskipun ditahun sebelumnya beliau pernah menjabat sebagai asisten bidang Personalia. Sedangkan untuk Bidang AdminHum dan PSDA, sampai Triwulan ketiga ini berakhir, peran ketua bidang tetap dipegang oleh PJS Ketua Bidang yang diangkat dari asisten masing-masing bidang. Mengingat PJS bisa diangkat
Kepengawasan 2011
7
Laporan Triwulan Ketiga 2011 maksimal 3 bulan, maka kepengurusan menetapkan pergantian PJS meskipun masih dalam satu bidang. Hal ini untuk kedepannya perlu dikaji ulang efektivitasnya. Tidak jauh berbeda dengan Triwulan sebelumnya, komunikasi dan koordinasi kepengurusan masih sangat kurang. Koordinasi intern perlu ditingkatkan, mengingat koordinasi dan komunikasi ini sangat penting untuk mengoptimalkan fungsi masingmasing bidang. Koordinasi pengurus sudah sering dilaksanakan setiap ada permasalahan baru. Akan tetapi yang patut disayangkan hasil koordinasi ini tidak tersampaikan kepada jajaran kepengurusan pada umumnya. Berdasarkan pengamatan pengawas hal ini terjadi karena tranfer informasi mungkin sudah dilakukan oleh kabid kepada asisten tetapi koordinasi antar asisten sangat kurang, pada bulan sebelumnya tercatat koordinasi asisten sekali dalam sebulan. Selain itu, kepedulian dan partisipasi personil kepengurusan dalam rapat management masih rendah. Kondisi kepengurusan yang sudah stabil hendaknya jangan dijadikan alasan untuk berhenti belajar. Pengetahuan dan keterampilan semua personil kepengurusan dalam posisi manapun harus terus di upgrade mengingat ke depannya masih banyak tantangan Kopma UNY untuk mewujudkan Kopma UNY lebih yang lebih baik. C. BIDANG ADMINHUM Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang AdminHum selama Triwulan III (bulan Juli - September) adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan Perayaan 17 Agustus Tujuhbelas Agustus merupakan hari kemerdekaan RI. Sebagai warga negara Indonesia, Kopma UNY juga turut menyambut hari tersebut.
Berbagai acara
mencoba disusun untuk memeriahkan sekaligus memepererat kebersamaan antar keluarga besar Kopma UNY. Akan tetapi, program kerja yang diprogramkan pada bulan Juli ini baru terlaksana pada tataran komunikasi intern bidang. Sedangkan sosialisasi dengan jajaran kepengurusan dan kepengawasan baru terlaksana pada bulan Agustus. 2. Perencanaan Nuzulul Qur’an Pada bulan Agustus 2011, selain memperingati hari kemerdekaan kita juga sedang menjalankan ibadah puasa. Sehinggga di bulan Juli ini bidang AdminHum memprogramkan perencanaan peringatan Nuzulul Qur’an yang akan diselenggarakan di bulan Agustus. Perencanaan ini terlaksana dengan cukup baik. 3. Pembuatan Konsep THR THR merupakan tunjangan khusus yang diberikan menjelang hari raya Idul Fitri.
Bidang
AdminHum
selaku
penanggung
jawab utama
kesejahteraan
kepengurusan juga punya kewajiban untuk memberikan tunjangan tersebut kepada jajaran kepengurusan. Untuk itu bidang AdminHum memprokerkan pembuatan
Kepengawasan 2011
8
Laporan Triwulan Ketiga 2011 konsep penghitungan THR bagi jajaran kepengurusan. Program kerja ini sudah terlaksana, meskipun sampai triwulan ketiga ini berakhir bidang AdminHum belum mengeluarkan SK konsep tersebut. 4. Perencanaan Penyaluran Rest Money Rest money yang diperoleh dari semua divisi usaha Kopma UNY merupakan dana amal dari pelanggan (selisih hasil pembulatan belanja). Bidang AdminHum merencanakan untuk menyalurkan dana tersebut kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Peyaluran dana ini akan dilaksanakan dengan pengajian dan buka bersama dengan anak yatim dan masyarakat sekitar. Setelah dilakukan survey, penyusunan draf kegiatan, dan sosialisasi, program kerja ini terlaksana dengan baik pada bulan Ramadhan (Agustus). 5. Sosialisasi Insentif Kepengurusan dan Kepengawasan Program kerja sosialisasi insentif kepengurusan dan kepengawasan ini dilaksanakan agar semua bidang di Kopma UNY mengetahui cara perhitungan insentif yang mereka dapatkan setiap bulannya. Dengan adanya program kerja ini akan terlihat unsur transfer ilmu dan keterbukaan dalam top management. Akan tetapi, sampai triwulan ketiga berakhir program kerja ini belum terlaksana. 6. Pengajian Nuzulul Qur’an & Perayaan Hari Kemerdekaan RI Ke-66 Program kerja ini merupakan follow-up dari program kerja sebelumnya yakni sebagai pelaksanaan dari persiapan yang telah dilakukan pada bulan-bulan sebelumnya. Pengajian Nuzulul Qur’an di handle oleh bidang AdminHum sedangkan perayaan Hari Kemerdekaan RI ke-66 di handle oleh Staf Operasional. Program kerja ini terlaksana dengan baik meskipun belum optimal. Hal ini terjadi karena kurang matangnya konsep dan kurangnya persiapan sebelum pelaksanaan kegiatan. 7. Pembagian Zakat, THR Pengurus, Parcel dan Kartu Lebaran Pembagian zakat, THR pengurus, parcel dan kartu lebaran merupakan serangkaian kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh bidang AdminHum setiap tahunnya menjelang hari raya Idul Fitri. Pembagian zakat terlaksana dengan baik dengan menyalurkan alokasi zakat dalam SHU tahun sebelumnya kepada calon yang ber hak menerima zakat. Pembagian THR berjalan dengan lancar, tetapi ada pelanggaran disana karena penghitungan THR yang dilakukan tidak sesuai dengan kesepakatan rapat jajaran kepengurusan dan kepengawasan. Pembagian Parcel lambat pada pendistribusiannya karena sampai sebulan setelah lebaran ada parcel yang belum terdistribusikan. Sedangkan pembagian kartu lebaran terlaksana dengan baik, meski ada yang beberapa minggu setelah lebaran baru sampai karena terlalu mepetnya waktu pengiriman dengan hari raya Idul Fitri.
Kepengawasan 2011
9
Laporan Triwulan Ketiga 2011 8. Perencanaan Halal Bil Halal Keluarga Besar Kopma UNY Program kerja ini bertujuan untuk meningkatkan silaturahmi keluarga besar Kopma UNY sekaligus sebagai ajang untuk bertemu saling memaafkan. Halal Bil Halal yang dikonsep oleh bidang AdminHum adalah Halal Bil Halal untuk jajaran kepengurusan dan kepengawasan dengan pembina penasehat. Sedangkan untuk jajaran kepengurusan dan kepengawasan dengan karyawan dikonsep oleh bidang Personalia. Perencanaan Halal Bil Halal Keluarga Besar Kopma UNY yang di programkan pada bulan Agustus ini baru terlaksana pada bulan September 2011. 9. Persiapan HUT Kopma UNY ke 29 Hari Ulang Tahun Kopma UNY jatuh tepat pada tanggal 2 Oktober. Ulang tahun Kopma UNY ke-29 ini direncanakan untuk dilaksanakan dengan pembukaan dalam bentuk serangkaian kegiatan dari Bidang AdminHum. Awalnya, dilakukan sebuah perancangan konsep acara dan sosialisasi kepada seluruh jajaran Kepengurusan dan Kepengawasan. Selanjutnya, pelaksanaan acara diselenggarakan pada bulan September sampai Oktober 2011. Beberapa event yang dilaksanakan antara lain Lomba untuk PAUD Mutiara Hati, Karang Malang pada hari Sabtu, 2 Oktober 2011, Bedah Buku “The Biology of Love”, Diskusi Koperasi, Touring ke Wedi Ombo, Wonosari, Liga Futsal yang dikerjakan bersama bidang Usaha, acara puncak HUT di GC yang insya Allah akan diselenggarakan di Garden Café Kopma UNY pada 22 Oktober 2011, dan UNY- Mart Launching. Kendala dari program kerja ini adalah terlalu banyaknya rancangan kegiatan dan minimnya jumlah panitia sehingga beberapa acara dalam pelaksanaannya masih kurang optimal. 10. Persiapan Perekrutan Junior Asisten (JA) Perekrutan Junior Asisten merupakan salah satu pendidikan bagi kader Kopma UNY dalam tahap menuju kursi kepengurusan. Bidang AdminHum sebagai penanggungjawab kegiatan ini, membuka pendaftaran bagi para anggota mulai dari tanggal 10 Oktober 2011. Sedikit berbeda dengan konsep sebelumnya, konsep perekrutan kali ini dilakukan dengan dua jalur, yakni jalur biasa dan jalur khusus. Jalur biasa ditujukan kepada seluruh anggota Kopma UNY yang telah melaksanakan tahapan pendidikan yang telah diselenggarakan sebelumnya. Sedangkan jalur khusus diperuntukkan bagi para anggota yang belum menempuh berbagai pendidikan tersebut dengan syarat dan ketentuan yang telah menjadi kesepakatan bersama. Kendala dari program kerja ini berasal dari intern bidang sendiri, yaitu belum adanya sosialisasi secara meluas kepada anggota Kopma UNY tentang adanya pembukaan pendaftaran untuk JA. Sehingga banyak anggota yang belum tahu informasi ini. Sebagai tindak lanjutnya, Bidang AdminHum akan segera menggencarkan publikasi dan sosialisasi lewat media Kopma UNY, pamphlet, maupun secara langsung.
Kepengawasan 2011
10
Laporan Triwulan Ketiga 2011 11. Perbaikan Kerumahtanggaan Kopma UNY Program kegiatan ini dibuat mengingat beberapa kondisi fisik sekitar gedung Business Centre masih kurang rapi dan tertib. Salah satunya adalah terkait dengan tempat pembuangan sampah di depan divisi Mini Market Kopma UNY. Selain itu, dilaksanakan pula penambahan Gordyn, perbaikan musholla, perbaikan atap yang bocor serta perbaikan engsel pintu. Bidang AdminHum yang mengurusi bagian kerumahtanggaan segera tanggap akan keadaan ini sehingga segera melakukan tindakan lebih lanjut. Dari beberapa pembenahan fisik tersebut, sebagian besar hampir terlaksana. Namun, untuk masalah sumur dan tempat sampah masih belum ditindaklanjuti. Demi kelancaran pelaksanaan kedua hal tersebut, Bidang AdminHum berencana untuk membicarakan perencanaan terkait pelaksanaan program kepada pihak rektorat. Rekomendasi 1. Dalam setiap organisasi, hendaknya sering dilaksanakan koordinasi intern bidang dan antar bidang dalam satu naungan manajemen. 2. Personil Bidang AdminHum hendaknya dapat lebih tanggap dan sigap terhadap situasi Kopma UNY. 3. Perlu adanya penegasan terhadap segala tata tertib kepengurusan. 4. Perlu dilakukan kontrol terhadap segala bentuk perbaikan sarana dan prasarana Kopma UNY demi terwujudnya transparansi dalam pelaksanaannya. 5. Komunikasi intern bidang lebih ditingkatkan. 6. Lebih tertib dalam mempertanggungjawabkan penggunaan dana Kopma UNY (MEMO-SPMU). 7. Seluruh anggota bidang saling mengingatkan tugas dan kewajiban antara yang satu dengan yang lainnya. 8. Banyak melakukan pengecekan terhadap berbagai informasi baru guna up-dating berita dari fakultas, UNY, maupun ekstern kampus. D. BIDANG PSDA Berdasarkan hasil kepengawasan selama tiga bulan, realisasi program kerja bidang PSDA selama Triwulan IIi (bulan Juli - September) antara lain sebagai berikut: 1. Lomba Makan Nasi Goreng Kegiatan Lomba makan nasi goreng ini dilaksananakan dalam rangka memeriahkan hari koperasi sekaligus memperkenalkan produk nasi goreng kepada umum. Secara keseluruhan program ini berjalan dengan lancar, meski masih minim peserta. Untuk pelaksanaan kedepannya, berbagai kegiatan
harus direncanakan
Kepengawasan 2011
11
Laporan Triwulan Ketiga 2011 secara matang dan dikomunikasikan serta dikoordinasikan dengan top managemen sehingga pengeluaran biaya tidak membengkak. 2. Bannerisasi Program kerja ini dilaksanankan dengan pembuatan dan pemasangan banner di divisi Kopma UNY serta di beberapa tempat strategis lainnya. Banner berisi promosi keanggotaan dan ajakan masuk menjadi anggota Kopma UNY. Secara keseluruhan banerisasi ini berjalan dengan baik. Akan tetapi perlu dianalisis efektivitasnya sehingga ada panduan untuk pengambilan kebijakan kedepannya. 3. Optimalisasi Administrasi dalam Menghadapi Mahasiswa Baru Calon anggota baru merupakan tamu spesial untuk Kopma UNY, khususnya bidang PSDA. Oleh karena itu, perlu disiapkan hal yang terbaik untuk penyambutan dan pelayanannya termasuk dalam hal pengadministrasiannya. Program kerja ini bertujuan untuk mengoptimalkan sistem administrasi anggota sehingga pelayanan administrasi anggota selaku pemilik kopersasi menjadi lebih baik lagi. Akan tetapi, program kerja ini belum terlaksana karena masih diperlukannya bantuan dari pembuat sistem. 4. Pelatihan SHU Anggota merupakan pemilik dari sebuah koperasi. Salah satu keuntungan yang akan diperoleh mereka sebagai pemilik adalah mendapatkan SHU. Sehingga menjadi hal yang penting bagi Kopma UNY untuk memberitahukan kepada anggota sistem penghitungan SHU. Program kerja ini terlaksana dengan baik, meskipun minim partisipasi anggota karena hanya diikuti oleh staff operasional dan beberapa personil kepengurusan. 5. Pendidikan Keuangan dan Manajemen Untuk mewujudkan kader yang handal baik sebagai wira koperasi maupun wira usaha, tentu Kopma UNY perlu memberikan pendidikan terkait koperasi dan bisnis. Oleh karena bidang PSDA selaku penanggung jawab utama pendidikan anggota membuat program kerja pendidikan keuangan dan manajemen untuk membekali angotanya dalam berwirausaha. Akan tetapi, patut disayangkan program kerja ini tidak bisa terlaksana karena masa liburan mahasiswa. Program kerja ini akan ditindaklanjuti dengan pelaksanaan program untuk anggota baru. 6. Optimalisasi Media Informasi Anggota Program kerja ini dilatarbelakangi oleh kurang optimalnya penyampaian berbagai informasi kegiatan Kopma UNY kepada anggota. Dengan melakukan up date website dan facebook program kerja ini terlaksana dengan cukup baik. Untuk kedepannya koordinasi dengan bidang terkait perlu ditingkatkan sehingga informasi kegiatan dari seluruh bidang bisa tersampaikan dengan baik kepada anggota.
Kepengawasan 2011
12
Laporan Triwulan Ketiga 2011 7. Orientasi Anggota Massal Orientasi anggota dilaksanakan untuk memberikan gambaran kepada anggota tentang Kopma UNY. Sistem yang ada selama ini adalah orientasi terjadwal yakni menyesuaikan jadwal dari bidang PSDA dengan jadwal masing-masing personil. Mengingat dua bulan ini merupakan bulan mulai aktifnya mahasiswa baru, anggota baru yang masuk kopma juga membludak. Sehingga untuk efisiensi tenaga dan keefektifan penyampaian informasi, Orientasi ini dilakukan secara masal di SC lantai 2. Dengan adanya program kerja ini diharapkan anggota juga lebih saling mengenal satu sama lain. Acara ini terlaksana dengan baik dalam 2 gelombang yaitu tanggal 14 dan 15 September 2011. 8. Orientasi Anggota Seminggu Sekali di Student and Multiculture Centre (SC) Orientasi ini direncanakan untuk dilaksanakan seminggu sekali. Dengan langkah pertama yang dilakukan adalah menentukan siapa personil dari Bidang PSDA yang akan mengorientasi seiap minggunya (secara bergantian). Kemudian dilakukan pembokingan ruang di SC. Namun, terdapat sedikit kendala dalam melakukan pelobian ruangan di SC. Dalam pelaksanaannya, pihak pengelola SC agak sulit untuk memberikan ijin kepada Kopma UNY untuk melaksanakan kegiatan di sana. Namun, hal tersebut tidak menjadi sebuah hambatan besar bagi Bidang PSDA dalam melaksanakan program kerja ini. Rencana tindak lanjut dari kegiatan ini adalah melaksanakan orientasi anggota secara masal pada tanggal 22 Oktober 2011 karena banyaknya anggota baru yang mendaftar. 9. Persiapan Tour ke Fakultas (Kopma to Faculty) Program kerja ini dilaksanakan dalam rangka sosialisasi Kopma UNY di seluruh fakultas di UNY. Selain itu, dilakukan juga sosialisasi Kopma Business School dan perekrutan peserta baru. Kegiatan ini belum dapat dilaksanakan pada bulan September. Sebenarnya konsep dan perencanaan kegiatan ini sudah dibuat hanya saja masih kurang matang. Untuk menindaklanjutinya, Bidang PSDA akan melaksanakan komunikasi dan negosiasi dengan jajaran dekanat fakultas. Fakultas pertama yang menjadi tujuan adalah FMIPA. Kegiatan ini terlaksana pada 15 Oktober 2011 di ruang sidang F MIPA UNY. 10. Evaluasi pendidikan (Efektivitas pendidikan) Evaluasi tentang pendidikan bagi anggota dirasa perlu dilakukan demi tercapainya tujuan pelaksanaan pendidikan. Efektivitas pendidikan di Kopma UNY masih perlu dikaji dan untuk melaksanakan hal ini, Bidang PSDA melakukan penyebaran angket melalui pesan singkat pada telepon seluler sebagai sarana untuk memperoleh data dari anggota. Namun, Bidang PSDA terhambat pada komunikasi yang kurang lancar. Sebagian responden tidak memberikan/ merespon angket yang
Kepengawasan 2011
13
Laporan Triwulan Ketiga 2011 telah disebar. Menindaklanjuti hal ini, CBT akan dilaksanakan selama 2 hari dan Dikmen dilaksanakan selama 1 hari (personal selling). Data Administrasi Keanggotaan Per September 2011 Ø Data Jumlah Anggota Bulan
Masuk
Keluar
Juli
14
5
1975
Agustus
25
2
1998
178
2
2174
September
Jumlah
Ø Data Simpanan anggota Bulan
SP
SW
Masuk
Keluar
Jumlah
Masuk
Keluar
Jumlah
Juli
160.000
50.000 20.220.000 2.570.000 412.000 71.800.500
Agustus
275.000
20.000 20.475.000 1.445.000 125.000 73.120.500
September
Bulan
1.805.000 140.000 22.260.000 3.696.000 273.000 76.543.500 SR Masuk
Keluar
Jumlah
Juli
15.889.200 23.820.259 123.322.998
Agustus
16.737.600 14.422.478 125.638.120
September
49.381.996 18.836.211 156.183.905
Ø Data Poin Keanggotaan Bulan
Kegiatan
Belanja
& Kredit
MM
GC
Total
TOTAL
Juli
296
1541.31
1541.31
1837.31
Agustus
570
2049.77
2049.77
2619.77
1064
2306.34
2306.34
3370.34
September
Kepengawasan 2011
14
Laporan Triwulan Ketiga 2011 Rekomendasi 1. Pemanfaatan media publikasi secara optimal, controling penggunaannya, dan analisis efektivitas medianya. 2. Pengurus forum lebih diperhatikan kinerjanya dan sering adakan evaluasi. 3. Evaluasi terhadap efektivitas penggunaan rumah anggota. 4. Evaluasi terhadap segala kegiatan yang telah terlaksana harus dilakukan dan benar-benar menjadi sebuah bentuk masukan untuk perbaikan terhadap kegiatankegiatan selanjutnya. 5. Peningkatan koordinasi intern bidang supaya komunikasi dapat terjalin lebih baik. E. Bidang Personalia Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang Personalia selama Triwulan III (bulan Juli - September) adalah sebagai berikut: 1. Rekreasi karyawan Penyelenggaran rekerasi karyawan dilaksanakan pada triwulan ketiga. Rekreasi karyawan tahun ini sedikit berbeda dengan rekreasi karyawan tahun-tahun sebelumnya. Penyelenggaraan rekreasi karyawan tahun ini banyak melibatkan peran serta karyawan. Pelibatan karyawan mulanya bertujuan untuk lebih melancarkan acara ini namun yang terjadi malah banyak menghambat dan juga terjadi penyelewengan dana rekreasi. Hal ini terjadi karena pengurus lemah dalam mengontrol kepanitian rekreasi. Setidaknya hal ini akan menjadi pengalaman yang cukup berharga bagi Kopma UNY untuk memperketat kontrol terhadap karyawan baik pada jobdesknya maupun tugas-tugas tambahan di luar jobdesknya. Rekreasi karyawan ini juga menemui kekecewaan bagi karyawan yang kebetulan tidak bisa ikut berpartisipasi karena halangan yang tidak mereka inginkan. Kekecewaan ini dianggap seperti angin lalu oleh pengurus karena tidak ada tanggapan sama sekali. Sehingga tujuan rekreasi bisa dikatakan tidak tercapai karena masih ada beberapa karyawan yang tidak bisa ikut menikmatinya tanpa ada kompensasi apapun. Dari pengalaman ini diharapkan kedepannya pengurus harus lebih bijaksana dalam menentukan kebijakan-kibajakannya sehingga tidak ada pihakpihak lain yang kecewa. Kekecewaan juga dirasakan oleh karyawan yang menjadi peserta rekreasi. Hal ini karena tempat tujuan rekreasi yang terlalu jauh sehingga waktu di lokasi wisata sangat minim dan peserta tidak bisa menikmatinya dengan nyaman.
Kepengawasan 2011
15
Laporan Triwulan Ketiga 2011 2. Perancangan konsep penggajian karyawan Kopma UNY Program kerja ini terlaksana pada bulan juli. Hasil dari program ini hanya pada tataran pembukuan konsep atau dokumetasi petunjuk teknis penggajian Kopma UNY, belum sampai pada perbaikan konsep. 3. Peninjauan ulang jobdesk karyawan divisi MM, GC dan UFC Peninjauan ulang jobdesk karyawan di divisi Kopma bertujuan untuk menyingkronkan antara jobdesk dengan pekerjaan dilapangan. Program kerja ini sampai pada akhir triwulan belum terlaksana. 4. Perekrutan karyawan Perekrutan karyawan diagendakan karena adanya kebutuhan karyawan pada beberapa divisi Kopma UNY. Program kerja ini terlaksana dengan tanpa hambatan. Formasi jabatan yang terisi adalah staf administrasi dan perpajakan. 5. Perancangan konsep halal bil halal Halal bil halal diagendakan dalam rangka Hari Raya Idul Fitri dan sebagai sarana silaturahmi antara karyawan satu dengan karyawan lain dan juga dengan kepengurusan dan kepengawasan Kopma UNY. Pelaksanaan program ini berjalan lancar meski ada banyak kendala, salah satunya dikarenakan kurangnya persiapan dari kepanitian halal bil halal. Kurangnya persiapan ini dikarenakan kurangnya kontrol dari SC (steering committee) dalam mendampingi dan membimbing panitia. 6. Perekrutan Karyawan Kebutuhan akan karyawan di divisi Garden Cafe, Mini Market, dan Front Office (FO) mendorong personalia memprogramkan perekrutan karyawan. Program kerja ini terlaksana walaupun sedikit ada perubahan formasi. Perubahan formasi pekerjaan terjadi karena ada kekosongan jabatan pada Unit Jasa sehingga yang semula diperuntukkan pada posisi FO dialihkan pada di Unit Jasa. 7. Peninjauan P4 Pada akhir triwulan ini peninjauan P4 masih belum terlaksana dengan alasan masih perlu waktu lebih untuk memahami P4. Program ini masih ditindaklanjuti di bulan selanjutnya. Rekomendasi 1. Perlu cheking kondisi kontrak karyawan secara kontinu untuk meminimalisir salah kebijakan khusunya tentang kekaryawanan. 2. Perlu pembuatan juklak (petunjuk pelaksanaan) dan juknis (petunjuk teknis) sehingga akan mempermudah kontrol dari personalia (kepengurusan) kepada karyawan.
Kepengawasan 2011
16
Laporan Triwulan Ketiga 2011 3. Perlu segera penyelesaian peninjauan jobdesk semua lini karyawan Kopma UNY sehingga akan lebih cepat dalam menyusun juklak dan juknis. 4. Perlu diadakan diskusi bersama pihak-pihak yang berkepentingan untuk segera menyelesaikan P4 edisi baru. 5. Dalam rangka meminimalisir permasalahan di lingkungan karyawan baik secara vertikal maupun horizontal perlu adanya evaluasi karyawan bulanan secara kontinu. 6. Personalia perlu lebih memahami esensi kesejahteraan karyawan. 7. Perlu segera melakukan peninjauan konsep gaji karyawan mengingat dari tahun ke tahun gaji selalu menjadi masalah yang kronis. 8. Personalia perlu belajar lebih tentang teknik-teknik komunikasi sosial sehingga perselisihan akan terminimalisir. 9. Jadilah selayaknya personalia yang bijaksana dalam dalam menyelesaikan masalah kepegawaian. F. BIDANG USAHA Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang Usaha selama Triwulan III (bulan Juli - September) adalah sebagai berikut: 1. Realisasi Program kerja Non Divisi a. Promo belanja berhadiah "Hari Koperasi" (12 Juli 2011) Promo belanja berhadiah yang digelar untuk menyambut hari koperasi terlaksana dengan lancar. Promo berhadiah ini dilaksanakan di divisi Mini Market Kopma UNY. Hadiah dalam kegiatan promo ini adalah sebuah DVD Player yang diundi di bulan september 2011. Tujuan utama promo ini selain untuk menyambut hari koperasi yaitu untuk meningkatkan penjualan divisi Mini Market. Namun, patut disayangkan dalam program ini bidang usaha belum mampu mengukur seberapa efektif kegiatan promo yang mereka lakukan. Hal ini karena tidak adanya tolak ukur untuk menilai keberhasilan promosi mereka. Sehingga fungsi riset disini tidak berjalan optimal. b. Ekspansi Bidang Usaha "Outlet Jajanan dan Souvenir UNY" di UFC Program kerja ini bertujuan untuk meningkatkan pendapatan Kopma UNY. Perencanaan dalam mendirikan Outlet Jajanan dan Souvenir UNY sudah dimulai sebelum triwulan ketiga ini namun sampai akhir triwulan ketiga ini ekspansi belum juga terealisasi. Belum sempurnanya sistem operasi divisi adalah salah satu penghambat terealisasinya program ekspansi ini. Selain itu bidang usaha juga kurang antusias
Kepengawasan 2011
17
Laporan Triwulan Ketiga 2011 untuk menyusun langkah-langkah strategis dan merealisasikannya dikarenakan masih belum jelasnya kebijakan rektorat tentang pengelolaan UFC kedepan. c. Pelabelan Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) "UNYMART" Pelabelan AMDK bertujuan untuk meningkatkan citra Kopma UNY. Pelabelan AMDK bekerja sama dengan perusahaan air minum Viro. Pelabelan ini tidak dipungut biaya oleh perusahaan Viro. Sebagai timbal baliknya Perusahaan Viro hanya mensyaratkan kepada Kopma UNY untuk memesan dan menjualkan 15.000 karton dalam satu tahun. Palabelan AMDK diprogramkan sejak bulan juli namun sampai akhir triwulan ketiga belum terealisasi (masih dalam proses persiapan). Hal ini dikarenakan Kopma UNY belum siap dalam konsep pelabelan AMDK. d. Penambahan Tenda di UFC Penambahan tenda di UFC bertujuan untuk menampung konsumen yang semakin banyak. Program ini mendapat dukungan dari Perusahaan Coca-Cola. Perusahaan Coca-Cola menyuport tenda sebanyak 4 buah. Program ini pada bulan juli baru sampai pada persiapan. Pelaksanaan terhambat sampai setelah lebaran dan pada triwulan ketiga ini sudah terselesaikan dengan baik. e. Pembuatan "Penawaran Irresistible Sensational Offer" dan Persiapan Menu Ramadhan Program kerja ini mempunyai dua kegiatan yang berbeda namun memiliki satu tujuan yang sama, yaitu meningkatkan penjualan Garden Café. Kegiatan pertama adalah pembuatan konsep irresistible sensational offer. Pembuatan konsep memang sudah dilakukan namun dilihat dari tingkat resiko, bidang usaha belum berani memunculkan program tersebut sehingga program ini bisa dikatakan belum terlaksana. Kegiatan kedua adalah persiapan menu ramadhan. Menu di bulan ramadhan memang telah dilaksakan namun menu-menu tersebut tidak ada yang baru yang bisa mendongkrak penjualan Garden Cafe. Jadi bisa disimpulkan program kerja terlaksana namun tidak efektif. f. Persiapan pemasangan: 1) Neon Box dan Air Curtain di UNYMART, dan 2) Neon Box di UFC Dalam program kerja ini terdapat dua program. Pertama program kerja yang mendukung publikasi yaitu pengadaan neon box untuk Unymart dan UFC. Program kerja pertama ini bertujuan untuk publikasi Kopma UNY, khususnya divisi Unymart dan UFC agar lebih dikenal oleh masyarakat.
Kepengawasan 2011
18
Laporan Triwulan Ketiga 2011 Kedua adalah penambahan peralatan baru berupa air curtain di Unymart. Program ini belum terlaksana sampai akhir triwulan ketiga ini. Dapat disimpulkan bahwa program kerja tidak terlaksana secara optimal. g. Perapian layout dan perbaikan fasilitas Garden Café Program ini bertujuan untuk meningkatkan kenyamanan konsumen di Garden Cafe. Program kerja ini diwujudkan dalam kegiatan kerja bakti. Komponen yang menjadi obyek garapan adalah penambahan poster menu andalan Garden Cafe, penataan ulang dan pengecatan taman GC, serta perbaikan lampu hias. Program ini, dilihat dari kegiatan yang dilakukan terlaksana. Namun dilihat dari tujuannya belum terukur dengan jelas. Jadi dapat disimpulkan bahwa program kerja terlaksana namun kurang efektif. h. Promosi divisi usaha GC dan UFC di Bulan sepi (Ramadhan) Program ini bertujuan untuk tetap memeriahkan divisi GC dan UFC di bulan ramadhan. Program ini dimanifestasikan melalui website, sms, facebook, dan pamflet. Program ini terlaksana dengan baik. Omset dibulan ramadhan (salah satu bulan sepi) mengalami peningkatan dari tahun sebelumnya. i.
Layouting dan publikasi divisi jasa dan pembiayaan Layouting dan publikasi divisi jasa dan pembiayaan memiliki tujuan masing-masing, diantaranya yaitu memenuhi tuntutan JNE dalam penstandaran layout dan memberikan informasi kepada masyarakat tentang unit jasa dan pembiayaan. Program kerja ini terlaksana dengan penambahan foto, penambahan sepanduk, dan pengecatan ruangan.
j.
Diskusi bidang usaha dengan anggota Kopma UNY Program ini bertujuan untuk mewadai saran dan gagasan dari anggota Kopma mengenai divisi usaha Kopma UNY. Program ini terlaksana namun kurang efektif. Bidang usaha menargetkan 20 peserta dari anggota ternyata yang datang tidak sampai 5 orang. Sehingga untuk diskusi-diskusi kedepan perlu ada strategi yang jitu untuk menjaring masa (anggota).
k. Pembuatan pusat informasi bidang usaha (media informasi usaha) Kopma UNY Program kerja ini bertujuan untuk memberikan informasi-informasi tentang promosi usaha, peluang kerjasama, dan sebagainya kepada khalayak umum. Program ini terlaksana dan dimanifestasikan dalam pembuatan fans page di facebook. Namun sejauh ini belum menunjukkan pengaruh yang berarti, hal ini ditunjukkan dengan masih minimnya informasi dan feedback dari teman-teman di facebook.
Kepengawasan 2011
19
Laporan Triwulan Ketiga 2011 l.
Persiapan hadiah promo usaha menyambut HUT Kopma UNY ke 29 Program ini sekedar persiapan untuk promo yaitu dengan pembuatan konsep promo dan sudah terlaksana. Sedangkan untuk pelaksanaan sedang berjalan. Pembagian hadiah akan dilaksanakan pada puncak HUT Kopma UNY.
m. Pembuatan konsep kerjasama (CSR) dengan masyarakat sekitar Pembuatan konsep kerjasama dengan masyarakat masih setengah jadi. Survey sudah dilaksanakan, tetapi sampai pada akhir triwulan ketiga ini belum ada sosialisasi atau pembahasan tentang konsep ini. n. Upgrading koordinator divisi Upgrading koordinator divisi sudah terlaksana namun kurang efektif dan kurang optimal. Kurang efektif, karena tidak ada tolak ukur untuk mengukur sejauh mana perubahan dari koordinator divisi setelah adanya upgrading. Selain itu juga konsep upgrading yang dilakukan tidak jelas kemana arahnya. Sedangkan tidak optimal karena upgrading baru dilakukan kepada koordinator UFC saja. o. Sharing dan temu bisnis usaha dengan anggota part-2 (Tema: Pengelolaan divisi Kopma UNY) Program ini mirip dengan program sebelumnya dan hasilnya juga masih sama. Disini bidang usaha kurang melakukan publikasi. Publikasi yang telah dilakukan kurang efektif. Bidang usaha belum bisa menciptakan rasa ketertarikan anggota terhadap program mereka. Program ini perlu evaluasi sehingga kedepan tidak terulangi kembali. 2. Divisi a. Mini Market
RAPBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU
Juli
MM Agustus
411,651,841.35 75,250,308.17 47,597,922.13
312,427,291.45 67,985,477.89 32,853,828.74
372,684,738.69 59,535,460.63 32,467,478.03
452,978,684.00 39,632,074.10 11,282,427.68
316,523,951.00 30,460,848.40 (7,873,301.60)
594,604,649.00 107,867,618.40 82,899,918.73
110.04% 52.67% 23.70%
101.31% 44.80% -23.96%
159.55% 181.18% 255.33%
September
Kepengawasan 2011
20
Laporan Triwulan Ketiga 2011 b. Garden Cafe
Juli RAPBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU
GC Agustus
September
54,750,336.15 21,352,631.10 2,281,545.93
23,291,344.83 8,617,797.59 (17,034,123.23)
91,516,109.18 39,809,507.49 21,451,710.57
38,771,570.00 15,305,862.00 (890,756.21)
16,601,715.00 6,819,213.00 (15,807,291.21)
52,728,625.00 24,939,276.00 10,158,832.79
70.82% 71.68% -39.04%
71.28% 79.13% 92.80%
57.62% 62.65% 47.36%
c. UNY Food Court Juli RAPBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU
RAPBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU
UFC Sewa Agustus
September
9,500,000.00 (863,669.86)
8,000,000.00 (6,195,162.36)
9,000,000.00 (1,265,669.86)
6,448,639.00 6,448,639.00 1,009,698.25
2,236,100.00 2,236,100.00 (3,830,186.00)
11,148,770.00 11,148,770.00 4,669,472.75
67.88% -116.91%
27.95% 61.83%
123.88% -368.93%
Juli
UFC Bev Agustus
15,422,523.81 9,253,514.29 7,895,920.31
2,780,360.35 1,529,198.19 (4,568,850.41)
8,506,502.40 5,103,901.44 4,284,245.52
18,833,500.00 6,600,942.00 1,162,001.25
2,966,500.00 (162,885.00) 6,229,171.25)
27,343,500.00 11,983,099.00 5,294,348.75
122.12% 71.33% 14.72%
106.69% -10.65% 136.34%
321.44% 234.78% 123.58%
September
Kepengawasan 2011
21
Laporan Triwulan Ketiga 2011 d. Layanan Jasa Juli RAPBK Laba Kotor Realisasi (Rp) Laba Kotor Realisasi (%) Laba Kotor
Jasa Agustus
September
5,817,400.00
6,876,282.40
5,458,180.00
5,163,300.00
4,696,700.00
9,090,300.00
88.76%
68.30%
166.54%
e. Kredit Laptop Juli RAPBK SHU Realisasi (Rp) SHU Realisasi (%) SHU
Kredit Laptop Agustus
September
7,862,491.67
7,885,241.67
13,088,991.67
4,163,845.91
2,324,457.00
3,619,812.00
52.96%
29.48%
27.66%
f. Unit Simpan Pinjam (USP) Juli RAPBK Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (Rp) Pendapatan Laba Kotor SHU Realisasi (%) Pendapatan Laba Kotor SHU
USP Agustus
September
3,209,988.00 3,209,988.00
3,545,240.70 3,545,240.70
4,353,035.47 4,353,035.47
2,022,655.00 2,022,655.00 (533,282.00)
1,730,503.00 1,730,503.00 (3,504,103.00)
2,020,382.00 2,020,382.00 (441,834.00)
63.01% 63.01%
48.81% 48.81%
46.41% 46.41%
Rekomendasi 1. Bidang usaha perlu menggencarkan promosi untuk divisi-divisi yang masih belum baik dengan lebih efektif dan efisien serta terukur. 2. Garden Café perlu perbaikan pada sistem pengendalian intern (SPI), sehingga perlu segera pembuatan SOP yang lebih komplek dan terinci serta mudah dipahami dan diterapkan.
Kepengawasan 2011
22
Laporan Triwulan Ketiga 2011 3. Perlu ada pengkajian mengenai UFC mulai dari sekarang tentang kebijakan pengelolaan, atas pertimbangan kerugian yang selalu dan akan ditanggung oleh divisi ini. 4. Kredit laptop dan layanan jasa lainnya juga perlu segera dibuat SOP yang relevan. 5. Perlu mempertanggungjawabkan pengadaan gondola yang semula direncanakan untuk cabang Mini Market Kopma UNY. 6. SOP yang segera harus diselesaikan untuk tahun ini adalah SOP Layanan Jasa, Kredit Laptop, GC, MM, UFC dan USP. 7. Perlu ada penerapan fungsi RND (research and development) pada setiap kebijakan, terlebih untuk suatu kebijakan yang mengeluarkan biaya tinggi dan kebijakan jangka panjang. 8. Bidang usaha perlu mengadakan pelatihan untuk membuat business plan yang lebih baik dan terukur. 9. Perlu segera mempersiapkan pembentukan RAPBK untuk tahun depan. 10. Segera memperbaiki (penyamaan) format RAPBK dan APBK (laporan keuangan) G. BIDANG KEUANGAN Berdasarkan kepengawasan kami realisasi program kerja Bidang Keuangan selama Triwulan III ( bulan Juli – September) antara lain sebagai berikut: 1. Pengkajian dan evaluasi jobdesk staf keuangan Program kerja pengkajian dan evaluasi jobdesk staf keuangan ini dilakukan pada bulan Juli 2011 sebagai upaya perbaharuan jobdesk staf keuangan yang sudah dianggap tidak relevan lagi. Adanya pekerjaan yang tidak tertera dalam jobdesk karyawan menuntut untuk pemberian kompensasi yang lebih disamping adanya pekerjaan ganda yang dilakukan pada dua bagian yang berbeda. Evaluasi dan analisis dilakukan oleh Bidang Keuangan secara langsung dengan melakukan evaluasi karyawan satu-persatu. Hasil evaluasi karyawan yang sudah dilakukan salah satunya yaitu bahwa ada pekerjaan yang salah dari kasir, namun tidak bersedia untuk mengerjakan ulang secara ganda. Sedangkan untuk evaluasi pada staft administrasi yaitu sikap kurang teliti dalam melaksanakan pekerjaannya, monoton, serta sering melakukan ijin. Untuk staf pajak dan keuangan, hasil evaluasinya yaitu sering terlambat dalam melaksanakan tugasnya, dan terlalu banyak menuntut. Dari hasil evaluasi tadi kemudian Bidang Keuangan menganalisis dan kemudian membuat jobdesk baru dengan penambahan dan pengurangan beberapa poin tertentu. Hasil dari program kerja ini yaitu dengan memberikan penegasan pada
Kepengawasan 2011
23
Laporan Triwulan Ketiga 2011 pon-poin tertentu sehingga tidak ada karyawan yang akan meminta kompensasi tambahan ketika mendapat job baru yang belum tercantum dalam jobdesk. Dan karena sulitnya terkait penyatuan jadwal pengurus, maka Bidang Keuangan memutuskan untuk tidak melakukan sosialisasi. Bidang Keuangan hanya melakukan konsultasi dengan pihak yang terkait sehingga lebih efisien dan efektif. 2. Audit Intern Dikarenakan ada data-data yang tidak sesuai dengan bukti yang ada, dan ditakutkan ada kecurangan dalam pembukuan yang dilakukan oleh karyawan keuangan maka Bidang Keuangan membentuk audit intern. Kinerja audit intern ini adalah dengan melakukan penelusuran dan kroscek data keuangan yang ada dengan melihat kesesuaian antara bukti dan data yang ada. Namun kendala dari program kerja ini adalah terlalu banyaknya data keuangan yang harus diperiksa oleh Bidang Keuangan dengan jumlah personil yang tidak mencukupi untuk itu. Sedangkan jika harus menggunakan sampling, maka ditakutkan akan ada kesalahan dalam penentuan resiko. 3. Peninjauan kembali SK-SK keuangan Masih banyak dari SK-SK Keuangan yang perlu dilakukan peninjauan karena sudah tidak relevan dengan keadaan sekarang. Sehingga diharapkan dengan adanya peninjauan SK ini maka ada pembaharuan SK-SK Keuangan yang sesuai dengan keadaan sekarang. Langkah awal yang dilakukan Bidang Keuangan yaitu dengan melakukan pencarian SK-SK tahun lalu untuk kemudian dilakukan pengkajian apakah perlu adanya pembaharuan pada poin-poin tertentu, dll. Sebagai hasilnya, SK-SK yang perlu diperbaharui yaitu SK Simpan Pinjam, SK Dana operasional Pusat dan Divisi, Biaya Transportasi dan Pemeliharaan. Namun hingga triwulan ketiga ini berakhir Bidang Keuangan masih belum bisa melakukan agenda sosialisasi karena terkendala oleh jadwal antar bidang yang susah untuk disatukan. Sebagai tindak lanjutnya Bidang Keuangan akan mengatur jadwal sosialisasi yang benar-benar bisa memenuhi forum sehingga agenda sosialisasi terkait pembaharuan SK-SK Keuangan bisa dilaksanakan. 4. Kunjungan Ke UMKM Program kunjungan atau study banding ke UMKM ini diawali dengan pengajuan surat kunjungan kepada UMKM yang dalam hal ini adalah Amanda Bakery. Kemudian dilakukan pengkoordinasian anggota KOPMA UNY yang akan mengikuti acara. Kunjungan ke Amanada Bakery yang beralamat di Sepetmadu, Tamanmartini, Kalasan ini dilaksanakan Sabtu, 9 juli 2011, Pukul 14.30 WIB.
Kepengawasan 2011
24
Laporan Triwulan Ketiga 2011 5. Pembuatan Konsep USP Syariah Program ini muncul sebagai tindak lanjut dari akan dirintisnya Divisi USP KOPMA UNY menjadi USP syari’ah. Untuk melaksanakan program kerja ini Bidang Keuangan bekerjasama dengan BNI Syariah yang akan melakukan pembinaan secara intens. Namun hingga Agustus program kerja ini belum terlaksana. Rencana tindak lanjut dari tidak terlaksananya program kerja ini adalah dengan meminta pembinaan intern dari Sdri. Astuti terkait konsep syariah untuk kemudian melakukan pembuatan konsep yang akan didampingi oleh BNI Syariah. Akan tetapi, sampai triwulan ketiga ini berakhir program kerja pembuatan konsep USP Syariah ini belum terlaksana karena masih belum melakukan pembinaan secara intern dengan pihak BNI Syari’ah. Untuk selanjutnya Bidang Keuangan akan mendapatkan pembinaan intern BNI syariah terkait pembuatan konsep USP Syariah yang matang untuk Kopma UNY. 6.
Perubahan Format Laporan Keuangan Perubahan format laporan keuangan ini didasarkan pada hasil konsultasi Bidang Keuangan dengan Ketua Umum dan Penasihat. Sebagai hasilnya adalah pemisahan antara laporan divisi dengan kebutuhan organisasi. Namun, untuk laporan kegiatan anggota KOPMA UNY ternyata masih belum bisa disendirikan karena sistem di KOPMA UNY yang belum mampu untuk merecord secara tersendiri untuk kegiatan anggota.
7.
Penggantian sistem record Untuk Barang Konsinyasi. Program penggantian sistem record untuk barang konsinyasi sebenarnya merupakan program 2 bulan yang lalu. Ini terjadi karena sulitnya melakukan koordinasi dengan pembuat sistem. Setelah Bidang Keuangan bisa berkoordinasi dengan pembuaut sistem, ternyata kalau Bidang Keuangan ingin menambah sistem maka harus merubah sistem lagi. Alternative yang ditawarkan oleh pembuat sistem yaitu dengan melakukan pencatatan tersendiri untuk barang konsinyasi sehingga tidak bercampur dengan persediaan ketika barang tersebut belum laku terjual. Dari hasil koordinasi dengan pihak pembuat sistem pada bulan Agustus lalu maka Bidang Keuangan melakukan penggantian sistem record untuk barang konsinyasi pada tehnik pemasarannya yaitu untuk barang konsinyasi margin yang diambil rata-rata 20 % dengan asumsi 10 % untuk pajak dan 10% untuk keuntungan. Selain itu untuk pembuktian dalam pencatatan pelaporan pajak dibuat laporan terkait penjualan konsinyasi tiap akhir bulan kerjasama dengan bagian admin gudang.
Kepengawasan 2011
25
Laporan Triwulan Ketiga 2011 Rekomendasi 1. Lebih tingkatkan koordinasi antar personil Bidang Keuangan sendiri dan dengan bidang-bidang yang lain 2. Sebaiknya harus ada backup terkait data-data keuangan yang ada sehingga jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, maka masih ada data di penyimpanan yang lain. 3. Bidang Keuangan diharapkan benar-benar bisa mengontrol pelaksanaan dan mengevaluasinya jobdesk yang sudah diperbaharui. 4. Bidang Keuangan harus selalu mengupdate SK-SK keuangan setiap saat agar lebih relevan dengan keadaan sekarang. 5. Lebih perbaiki arsip dan administrasi agar lebih mudah dalam melakukan pencarian data. 6. Pengaturan jadwal yang lebih baik lagi dalam pengaturan shift personil Bidang Keuangan. 7. Penguatan jalinan kerjasama dengan lembaga–lembaga Keuangan untuk perluasan jaringan keuangan Kopma UNY. 8. Lebih ditingkatkan penguatan pengendalian administrasi divisi. 9. Audit internal harus dilakukan secara kontinu oleh Bidang Keuangan Kopma UNY 10. Untuk studI banding bisa dijadikan agenda rutin Bidang Keuangan bekerjasama dengan Bidang PSDA.
Kepengawasan 2011
26
