Kultúra Program 2007-2013 E-űrlap felhasználói útmutató Hogyan töltsük ki és adjuk be az e-űrlapot?
Pályázatok és határidők Pályázatok - 2011 1.3.6 terület
Beadási határidő
Fesztiválok – éves támogatás
2011.11.16. 12.00 (brüsszeli idő szerint)
E-űrlap technikai HelpDesk Elérhetőségek
Nyitva tartás 09:30 - 12:30 és 14:00 - 16:30 brüsszeli idő szerint hétfőtől péntekig
Tel: +32 229 90705 Email:
[email protected]
1. verzió: 2011. június 28.
1
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés
3
2. Technikai követelmények és szempontok
3
3. Az online jelentkezési folyamat – áttekintés
5
4. Munka az e-űrlappal
5
4.1. Az e-űrlap letöltése az EACEA honlapjáról
5
4.2. Adobe Acrobat Reader – rövid bevezetés a pdf űrlap néhány kulcstulajdonságába
5
4.3. Az e-űrlap kitöltése
7
4.4. Kötelező, választható és számolt mezők
8
4.5. Az űrlap elmentése
9
4.6. Dátumok és számok bevitele
9
4.7. A Hozzáadás és Törlés gombok használata (e-űrlap táblázatok)
9
4.8. Formázás
10
4.9. Karakterlimitek
10
5. Útmutató az űrlap specifikus részeihez
12
5.1. A és B részek – Szervezet
12
5.2. C rész – A projekt leírása
12
5.3. E rész – Információ a fesztiválról és annak programjáról
13
6. Dokumentumok csatolása az e-űrlaphoz
13
7. Az e-űrlap érvényesítése
15
8. Az e-űrlap leadása
16
8.1. A kötelező mentés a beadás ELŐTT
17
8.2. Leadás
18
8.3. A kötelező mentés a beadás UTÁN
19
9. Az e-űrlap nyomtatása
20
10. Hogyan kérjünk technikai segítséget – E-űrlap HelpDesk
21
2
1. Bevezetés A 2012-es költségvetési évre a pályázati anyagokat a Kultúra Programhoz az e-űrlap használatával kell elkészíteni. Ez az online beadvány minősül az eredeti példánynak. Ugyanakkor, annak érdekében, hogy mind a pályázónak, mind az Ügynökségnek legyen biztosítéka, egy papír alapú példányt is be kell küldeni postán. Figyelem: a pályázati csomag a papír alapú példányhoz további mellékleteket tartalmaz (amelyek nem részei az online beadványnak). Kérjük, győződjön meg róla, hogy a papír alapú példánya tartalmazza az összes szükséges dokumentumot. Ezzel kapcsolatos részletekért kérjük, tekintse meg a Kultúra Programkalauzt és a Tudnivalók pályázóknak c. dokumentumot. Ezen dokumentum célja, hogy az e-űrlap kitöltésének és beadásának technikai szempontjaihoz nyújtson útmutatást. Ez nem helyettesíti a Kultúra Programkalauz és a Tudnivalók pályázóknak című dokumentumokat, melyeket a pályázóknak szintén el kell olvasni minden, a pályázati űrlap tartalmával kapcsolatos tudnivalóért. Ezek az alábbi weboldalon találhatók: http://eacea.ec.europa.eu/culture/funding/2011/index_en.php Kérjük, vegye figyelembe, hogy az 'e-űrlap', 'űrlap', pályázati űrlap' és 'online pályázati űrlap' fogalmak felcserélhetően kerülnek használatra ebben az útmutatóban. Erősen ajánljuk, hogy ne a beadási határidő előtti utolsó napokra hagyja a pályázati űrlap elkészítését és leadását.
Kérjük, a jelentkezés megkezdése előtt az egész Felhasználói útmutatót olvassa végig.
2. Technikai követelmények és szempontok Az e-űrlap egy interaktív pdf űrlap, melynek kitöltéséhez és beadásához szükséges az Adobe Reader szoftver telepítése a számítógépére. Az űrlap letöltése és beadása „online” tevékenységek, de az űrlap kitöltése és érvényesítése „offline” tevékenységek. Ehhez részletesebb magyarázat található lentebb, a folyamat áttekintésében. Adobe Reader Az Adobe Reader minimum verziója, azaz a legrégebbi verziója, amit telepítenie kell a számítógépére, a 8.1.5-ös verzió. Ennél újabb verziót is használhat, mint például a 9.0, a 9.1 stb. Amennyiben a 8.1.5-ösnél régebbi verziója van, nem fogja tudni kitölteni és beadni az e-űrlapot. Kattintson az alábbi linkre az Adobe honlapjának eléréséhez, ahonnan ingyenesen letöltheti a szoftvert, vagy frissítheti már meglévő programját. Amennyiben nem rendelkezik a megfelelő jogosultságokkal a számítógépén, ehhez a tevékenységhez szükség lehet az informatikai részleg segítségére. Meg kell majd adnia az operációs rendszere típusát, mielőtt a letöltés megkezdődhet. http://get.adobe.com/reader/otherversions/ 3
Amennyiben az Adobe Acrobat (Standard) vagy Adobe Acrobat Professional programokat használja, szintén 8.1.5 vagy újabb verzióval kell rendelkeznie. Az ebben az útmutatóban található ábrák az Adobe Reader 8.1.6-os verziójából valók. Az Adobe Reader-hez szükséges rendszerkövetelményeket – azaz számítógépéhez szükséges minimum jellemzőit – az alábbi linken találja: http://www.adobe.com/uk/products/reader/systemreqs/ Internetkapcsolat és böngésző Az online pályázati űrlap letöltéséhez és beadásához internetkapcsolatra és egy általános böngészőprogramra lesz szüksége. Biztonsági beállítások az Adobe Reader és az Adobe Acrobat egyes verzióihoz Ha az Adobe Reader vagy Adobe Acrobat olyan verzióit használja, melyekben lehetőség van Enhanced Security (fokozott biztonság) igénybe vételére, ez elképzelhető, hogy blokkolni próbálja az e-űrlap beadását. Ez a következő verzióknál lehetséges: • • •
8.2 vagy ennél magasabb, 8-as verziószámú változatok (beleértve az alverziókat is, pl. 8.2.1, 8.2.2 stb.) 9.2 vagy ennél magasabb, 9-es verziószámú változatok (beleértve az alverziókat is, pl. 9.3.1, 9.4.2 stb.) bármely X-es verzió (beleértve az alverziókat is, pl. 10.0.1)
Az Enhanced Security kiiktatása a következőképpen érhető el: Edit – Preferences – Security (Enhanced) Az Enable Enhanced Security mezőt hagyja üresen, és kattintson az OK-ra. Az űrlap beadása után újra engedélyezheti. Részletesebb információkért látogassa meg az alábbi weboldalt: http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php#issues Itt arra vonatkozó információkat is talál, hogy miként tudja beadni az űrlapját bekapcsolt Enhanced Security ellenére is (megbízható elemként megjelölve az e-űrlapot). Teszt e-űrlap Az EACEA e-űrlap kezdőlapján egy teszt e-űrlapot is találhat: http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php Ez az űrlap kevés kérdést és funkciót tartalmaz, arra szolgál, hogy a pályázók megértsék, hogyan működnek az e-űrlap fő mezői és hogy meggyőződjenek arról, hogy saját szoftverük és internetkapcsolatuk lehetővé teszi az e-űrlap beadását. Ezt az űrlapot NEM kell használni; ez csak segítségül szolgál azon pályázóknak, akik először használják az elektronikus jelentkezést. Tanácsok Macintosh-használóknak Az e-űrlapot csak az Adobe Reader vagy valamely Adobe Acrobat programmal lehet megnyitni és kitölteni, a Mac Preview programmal ez nem lehetséges. Ezért ha az alapértelmezett megtekintő program a Mac Preview, bizonyosodjon meg róla, hogy az e-űrlapot ennek ellenére a fent említett Adobe programok valamelyikével nyitja meg. A fenti tanácsok az e-űrlap letöltésére, megnyitására és leadására vonatkoznak. További részletes információ: http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php#issues 4
3. Az online jelentkezési folyamat – áttekintés (i)
(ii) (iii) (iv)
(v) (vi) (vii)
Le kell tölteni az e-űrlapot az ügynökség honlapjáról, és elmenteni saját számítógépére vagy helyi hálózati meghajtóra. Ne próbálja meg közvetlenül az ügynökség honlapján kitölteni az űrlapot. Az űrlapot csak azután lehet kitölteni, hogy saját számítógépére lementette. Ki kell töltenie az e-űrlapot a saját számítógépén (mint „offline” dokumentumot). Ehhez nem kell kapcsolódnia sem az internethez, sem az EACEA honlaphoz, sem más bizottsági szerverhez. Az űrlap kitöltése magában foglalja a mellékletek csatolását. Érvényesítenie kell az űrlapot (saját számítógépén), hogy ezáltal kész legyen a beadásra. Kapcsolódjon az internethez, és nyomja meg a beadás gombot ahhoz, hogy beadja az űrlapját. Nem kell kapcsolódnia sem az EACEA honlaphoz, sem más weboldalhoz – az Ügynökség szerveréhez történő kapcsolódás automatikus megtörténik. (A beadási folyamat része a kötelező mentés a beadás előtt és után. Ezeket a mentési műveleteket az űrlap felajánlja. Ehhez részletes magyarázat a 8. pontban található.) Amennyiben a beadás sikeres, a beadási szám automatikusan hozzáadódik az űrlapjához. Nyomtassa ki az űrlapot. Az űrlap kézbesítésének igazolásáról automatikusan küldünk egy e-mailt arra az e-mail címre, amelyet a projektvezető szervezet kapcsolattartó személyénél adott meg (A.2 rész).
4. Munka az e-űrlappal 4.1 Az e-űrlap letöltése az EACEA honlapjáról Az EACEA e-űrlap kezdőlapján található egy link az űrlap csak olvasható példányához: http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php Mentse le az űrlapot sajátgépére vagy hálózati meghajtóra, ügyelve az alábbi fájlnév formátumot: Festivals_ ISO országkód_projektvezető szervezet neve_AppForm.pdf Példa: Festivals_HU_cégnév_AppForm.pdf Ezután már megnyithatja, mentheti, bezárhatja, nyomtathatja stb. a fájlt, mint ahogyan a számítógépén található bármilyen más dokumentummal is tenné. 4.2. Adobe Reader – rövid bevezetés a pdf űrlap néhány kulcselemébe
5
Eszköztár (Toolbar) Az Eszközök [Tools] menüben testre szabhatja az eszköztárat, például hozzáadhatja a Mentés [Save] gombot, amennyiben ez nem jelenik meg automatikusan. Ezen kívül több más opciót is hozzáadhat.
Az alábbiakban a leggyakrabban használt megjelenítési és navigációs opciók láthatóak:
6
Oldalak [Page Thumbnails] Amennyiben aktiválja az Oldalak [Page Thumbnails] opciót, a képernyő bal oldalán egy új panel nyílik meg. Ez minden oldalról kisméretű előnézeteket tartalmaz:
• • •
Használja a kis képeket, hogy az űrlap különböző részeire ugorjon. A piros keret mutatja azt a részt, ahol éppen tartózkodik a dokumentumban. A kis képek nagyításához vagy kicsinyítéséhez szükséges opciók eléréséhez kattintson jobb egérgombbal a panelre.
Kicsinyítés/Nagyítás [Zoom in/Zoom out] A gyors nagyítás vagy kicsinyítés érdekében nyomja le a CTRL billentyűt a billentyűzeten és mozgassa az egér görgőjét: a képméret nagyításához felfelé görgesse, a kicsinyítéshez pedig lefelé. 4.3 Az e-űrlap kitöltése Az e-űrlap egy interaktív pdf fájl, amely olyan mezőket tartalmaz, amiket vagy egy meghatározott listából kell kiválasztani, vagy pedig saját magunknak kell begépelni a választ: Adatbevitelhez kattintson egy szövegmezőbe. Kattintással választhat opciókat például a legördülő listákból. Használja a Tab billentyűt, hogy egy mezővel előreugorjon, illetve a Shift+Tab billentyűkombinációt az egy mezővel való visszaugráshoz. Egy adott mező kiválasztásához vigye oda az egeret és kattintson rá. 7
4.4. Kötelező, válaszható és számolt mezők Mező típusa
Jellemzők
Példa
A mező mellett Kötelező
egy csillag jel található *
Választható
Automatikusan számolt
A mező mellett nincs csillag jel
A mezőben átlós szürke csíkok vannak.
A kötelező mezők kiemelése a navigációs panelen, és ez aktiválja a Document message bar-t, Kattintson a lila gombra amely magába foglalja a Mezők kiemelése [Highlight fields] funkciót. Kattintson a Mezők kiemelése [Highlight fields] gombra, így az összes kötelező és választható mező kap egy kiemelést, amely megkönnyíti a felismerésüket (és megkülönböztetésüket egymástól). Kötelező mezők – piros keret és világoskék háttér. Választható mezők – világoskék háttér (és fekete keret, ha a kurzort fölé viszi).
8
Figyelem: ha bármely kötelező mező üresen marad, az e-űrlapot nem lehet érvényesíteni és feltölteni. Ahol a kötelező mezőbe számot kell írni, de Önnek nincs beírandó értéke, mint például a C.8 táblában, kérjük írjon be egy nullát a nulla érték jelzésére. A kiemelés aktiválása után kattintson ismét a lila gombra, message bar (és az űrlap ismét a teljes képernyőn jelenik meg).
ezáltal eltűnik a Document
4.5 Az űrlap elmentése Az űrlap elmentéséhez kattintson a Mentés gombra az eszköztáron, vagy válassza ki a Mentés opciót a Fájl menüből, vagy nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.
Kérjük, rendszeresen mentse a dokumentumot kitöltés közben! Ha bármilyen számítógépes probléma jelentkezik menet közben, és az űrlap vagy a számítógépe összeomlik, az Adobe Reader automatikus helyreállítási funkciója csak a legutóbbi mentéskori állapotot tudja újra előhívni! 4.6. Dátumok és számok bevitele Kérjük, kövesse az alábbi szabályokat a dátumok és számok beírásához: Szabály
Példa
Számok
A vesszők tizedesvesszőnek 50,75: ötven euró hetvenöt számítanak. cent
Dátumok
A dátum mezők formátuma a 2011. október 1 formátuma: következő: nn/hh/éééé. (Ez alól az egyetlen kivétel az Év 01/10/2011 mező a D részben, amelynek formátuma éééé.)
Telefonszámok
Nincs szabály – ebbe a mezőbe szabadon lehet írni, de az ország előhívó kódját meg kell adni.
-
4.7. A Hozzáadás és Törlés gombok használata (e-űrlap táblázatok) Néhány mezőt illetve mezőcsoportot többször is ki kell tölteni, lehetővé téve információs „táblázatok” létrehozását, például a projektben részt vevő szervezetek listája, vagy a megvalósítandó munkacsomagok listája. Amikor szüksége van új, „üres” mezők beillesztésére, vagy sorok hozzáadására a táblázathoz, használja a Hozzáadás gombot. Ezek a gombok zöld színűek. Kattintson rájuk, hogy hozzáadja a kívánt új mezőt vagy sort.
9
Miután hozzáadta a mezőt vagy sort, a törlés funkció – egy narancssárga gomb, amiben egy „x” van – megjelenik, így törölni tudja a kérdéses mezőket, mezőblokkokat vagy sorokat (a tartalmukkal együtt!). Figyelem: vannak olyan táblázatok, melyek választhatóak, de tartalmaznak kötelező mezőket, amint egy sort hozzáadnak. A fenti ábrán látható egy ilyen példa (B.3 rész, 2. táblázat). 4.8. Formázás Ha egy formázott tartalmat visz be az űrlapon, például egy másik dokumentumból a másolásbeillesztés funkcióval, akkor az e-űrlap eltávolítja a formázást, és csak a sima szöveget írja be. Kérjük, ne másoljon be felsorolásjeleket az űrlapba. Néhány felsorolásjel formátuma szükségessé teheti kiegészítők letöltését az Adobe Reader szoftverhez (azért, hogy kezelni tudja ezeket a jeleket). 4.9. Karakterlimitek Az e-űrlap azon mezői, ahova szabadon lehet írni, tartalmaznak karakter limiteket, amelyek megszabják a beírható szöveg hosszát. Ezek a limitek a karaktereket ÉS a szóközöket is tartalmazzák. Ha a megengedettnél több karaktert próbál beírni, az űrlap egyszerűen nem fogja engedni. Sok szövegszerkesztő tartalmaz olyan „számláló” eszközt, amely segít betartani ezeket a korlátozásokat. A főbb mezőknél a limitek megjelennek az e-űrlap főcímeiben és alcímeiben. Más mezők esetén kérjük, használja az alábbi táblázatot: Rész
Mező
Karakterlimit
A
Project Title
300
Project Acronym (see section 5.1)
7
Full name of the organisation
62
Name in latin characters
62
Acronym (organisation)
62
Street
57
Street Number
5
Postcode
12
10
Town
60
Internet address
60
Telephone 1 and Telephone 2
60
Fax
60
Title
25
Family name
62
First name
62
E-mail
100
Role in the organisation
32
Programme or Initiative
25
Reference number
40
Contracting organisation
62
Title of the Project
300
Programme concerned
60
C.1
Name of the festival
100
D.1
Project title
100
E.2
Name
100
How is this non-national work mentioned in the official catalogue?
100
Name of the cultural work’s creator
100
Please provide a detailed description of the programming…
2000
What proportion do European non-national works represent…
2000
Has the proportion grown over the years?
2000
Please provide, if applicable, the name of any network…
500
Please provide details of festivals…
2000
B.3
F
Please comment on the evolution of the audience…
2000
Please explain the method applied to measure…
2000
If an increase or a decrease in audience…
2000
Please describe actions that are implemented towards the audience
2000
How do you intend to promote the visibility of the festival?
2000
Target group
50
11
5. Útmutató az űrlap specifikus részeihez 5.1. A és B rész – Szervezet
•
A P1 automatikusan úgy van beállítva, mint projektvezető. Ezt nem lehet megváltoztatni.
• •
Az „Internet cím” mező az A.1 részben a szervezet honlapcímére vonatkozik. Az A.1 részbe beírt bejegyzett cím automatikusan átmásolódik az A.2 és A.3 részbe. Ha ide mégis eltérő címet szeretne beírni, jelölje be a megfelelő mezőt.
5.2. C rész – A projekt leírása C.4 Mezők Amennyiben az Interdiszciplináris (Interdisciplinary) opciót választja, megjelenik egy újabb táblázat, ahova további mezőket kell felvennie. Legalább kettőt fel kell vennie.
Ha választásai megtétele után meg akarja változtatni azok sorrendjét, egy mezőt úgy lehet kitörölni, hogy még egyszer ugyanazt az értéket viszi be. Az űrlap jelezni fogja, hogy egyszer már kiválasztotta ezt az értéket, és a mező törlődni fog. 12
C.8 A becsült költségvetés összegzése Minden mező kötelező. Ha valamelyik mezőhöz nincs megadandó értéke, üssön be nullát. Ha bármelyik mező is üresen marad, az érvényesítés sikertelen lesz. Ha valamelyik költségvetési szabályt megsérti, az pirossal lesz jelezve a táblázatban. Kérjük, figyeljen arra, hogy minden költségvetési szabályt betartson, és hogy ne legyen piros jelzés a táblázatban. 5.3. E rész – Információ a fesztiválról és annak programjáról E.1 A fesztivál statisztikái [Festival statistics] Az e-űrlap előre fel van töltve annyi sorral, amennyi a követelményként meghatározott számú korábbi fesztiválkiadásra elegendő. E.2 Európai nem-nemzeti művekre vonatkozó információ Az e-űrlap előre fel van töltve annyi sorral, amennyi a követelményként meghatározott számú nemnemzeti mű feltüntetésére elegendő. Ha további műveket szeretne hozzáadni, használja a Hozzáadás gombot! Tippek az E.1 és E.2 részek kitöltéséhez Amikor országot ad meg, a legördülő lista megjelenítése helyett üsse be az országnév első betűjét. Így az első olyan országhoz ugrik a listán, mely ezzel a betűvel kezdődik. Üsse be még egyszer ugyanazt a betűt, hogy a következő országra ugorjon. Például az „s” betű leütése egymás után háromszor a következőt eredményezné sorrendben: Slovakia, Slovenia, Spain A billentyűzet felfelé és lefelé nyilai szintén használhatók a listában való navigálásra – a legürdülő lista megjelentetése nélkül – miután egy kezdeti kiválasztás megtörtént.
6. Dokumentumok csatolása az e-űrlaphoz Az alábbi kötelező csatolmányokat, melyek a támogatási kérelem formális részét képezik, csatolni kell az e-űrlaphoz: • A projekt részletes leírása • Erkölcsi nyilatkozat • Becsült költségvetés A csatolmányoknál kérjük, figyeljen az alábbi fájlnevek és formátumok betartására: Csatolmány Fájlnév Formátum Projektleírás Festivals_ISO országkód_szervezet pdf, doc vagy docx neve_ProjDesc Erkölcsi nyilatkozat
Festivals_ISO országkód_szervezet neve_DecHon
pdf
Költségvetés
Festivals_ISO országkód_szervezet neve_Bud
xls vagy xlsx
13
Csatolmányok méretének korlátozása A csatolmányok összes (egyesített) fájlmérete 5 MB-ra van korlátozva. Ha olyan üzenetet kap, mely szerint a dokumentumok összes mérete meghaladja a megengedett maximumot, kérjük, a kép alapú dokumentumok méretét csökkentse le, például a felbontás csökkentésével. Példa fájlnévre Ha Ön például egy magyar szervezet, „Bestco” névvel, akkor a csatolt költségvetésnél a fájlnév így nézne ki: Festivals_HU_Bestco_Bud A csatolás végrehajtásához kattintson a Dokumentum csatolása [Attach a document] gombra, ekkor megjelenik egy felugró ablak, amiből kikeresheti és kiválaszthatja a csatolni kívánt fájlt:
A kiválasztott fájl csatolásához kattintson a Megnyitás (Open) gombra. Miután sikeresen csatolt egy fájlt, megjelenik a fájlnév, és a Dokumentum csatolása [Attach a document] gomb helyett a Dokumentum törlése [Delete this document, valamint a Dokumentum megtekintése [View this document] gombok jelennek meg:
Figyelem: a csatolt dokumentum megtekintésének lehetősége a számítógép biztonsági beállításaitól függ. Ha a dokumentum megtekintéséhez meg kell változtatni a biztonsági beállításokat, kérjük, 14
forduljon az informatikai részlegéhez. Ez a jelenség nem érinti a dokumentumot, amely megőrzi tartalmát és integritását. Az e-űrlap beadását követően a Dokumentum törlése [Delete this document] és a Dokumentum megtekintése [View this document] gombok lezáródnak és többé nem használhatók.
7. Az e-űrlap érvényesítése Az Űrlap érvényesítése (Validate Form) gomb az űrlap minden oldalának jobb felső részén jelenik meg.
Addig ne érvényesítse az űrlapot, amíg teljesen be nem fejezte a kitöltést, mivel az érvényesítés kis mértékben megváltoztatja az űrlap kinézetét. Amikor készen van, kattintson a gombra. Ezután automatikus ellenőrzések fognak lefutni, amelyek megállapítják, hogy űrlapja készen áll-e a beadásra. Például az érvényesítés ellenőrzi, hogy minden kötelező mező ki van-e töltve, hogy minden költségvetési szabály be van-e tartva, és hogy minden kötelező csatolmány megvan-e. Ha valamilyen hiba áll fenn, ezek összesített listája megjelenik az űrlap utolsó oldalán. Ha a költségvetéssel vagy a csatolmányokkal kapcsolatban van valami hiba, ezek külön jelennek meg ebben a listában:
Maguk a hibák rózsaszín kiemelést kapnak. Az alábbi példában a Projekt összefoglalása [Summary of the application] nevű kötelező mező nem került kitöltésre:
15
Az érvényesítéskor egy újabb gomb – az Ugrás a következő hibára [Go to next error] gomb – jelenik meg az Űrlap érvényesítése [Validate form] gomb mellett.
Ezt a gombot használhatja arra, hogy hibáról hibára ugorjon az űrlapon. Ez a funkció az űrlap elejéhez, vagyis az első oldalhoz legközelebb eső hibával kezd, majd a gomb minden egyes megnyomásakor a következő hibára ugrik. Kérjük, ügyeljen az alábbiakra: • Amikor a kiemelt hibákat kijavítja, a Hibák listája (Errors list) nem frissül automatikusan. Ez csak akkor frissül, amikor végrehajt egy újabb érvényesítést. • Az Ugrás a következő hibára [Go to next error] funkció akkor működik a legjobban, ha az Ugrás a következő hibára gombnak megfelelően, egyesével, felülről lefelé haladva javítja ki a hibákat. Ha nem sorrendben javítja a hibákat, tehát például egy lentebbi hibára tér rá, az Ugrás a következő hibára funkció ettől függetlenül az érvényesítés által jelzett hibák eredeti sorrendjét fogva követni. • Ha nem sorrendben javítja ki a hibákat, akkor ajánlott egy újabb érvényesítést elvégezni, hogy az Ön által kijavított hibák eltűnjenek a listáról (és ekkor újrakezdené az űrlap tetejéhez legközelebb eső hibával). • Ha úgy tetszik, ránézésre is kikeresheti az űrlapból a rózsaszínnel kiemelt hibákat. Ha így tesz, akkor ajánlott kikapcsolni a kötelező mezők kiemelése funkciót (lásd a 4.4 pontot). A kis képes megjelenítés hasznos lehet a rózsaszínnel jelölt hibák megtalálásához (lásd a 4.2 pontot). Bármelyik módszert is használja, javítsa ki a hibákat és érvényesítse újra az űrlapot. Ha minden hiba megoldódott, akkor az alábbi felugró üzenet jelenik meg:
A sikeres érvényesítésig a Leadás [Submit] gomb nem használható, tehát addig nem tudja feltölteni az űrlapot. A Leadás [Submit] gomb szürkéről zöldre változik, ha az érvényesítést sikeresen végrehajtja.
8. Az e-űrlap leadása Az űrlap utolsó oldalán található az Űrlap leadása [Submit this form] gomb. Az űrlap sikeres érvényesítése után a gomb használhatóvá válik (zöldre változik a színe). A leadás megkezdéséhez kattintson erre a gombra. 16
A következő üzenet fog megjelenni:
Ha bármilyen okból nem akarja folytatni, kattintson a Nem [No] gombra, és egy későbbi időpontban is elvégezheti a leadást. Ekkor a leadási folyamat leáll. Ha az Igen [Yes] gombra kattint, akkor az űrlapja lezáródik, és többet nem tudja módosítani a tartalmát! 8.1. Kötelező mentés a leadás ELŐTT Ha az Igen gombra kattint, akkor a leadási folyamat következő lépése a kötelező mentés. Az alábbi üzenet fog megjelenni:
Ha az OK-ra kattint, akkor az űrlap a Mentés másként [Save as] funkciót indítja el. A klasszikus Mentés másként ablak jelenik meg, a lenti ábrán látható módon. (Figyelem: az alábbi ábra csak egy példa a Mentés másként ablakra. Az az ablak, amit Ön fog látni, az Ön által használt mappa-és fájlnevet fogja tartalmazni.)
17
Ezután a Mentés másként funkció végrehajtásához kattintson a Mentés [Save] gombra. Nagyon fontos! NE változtassa meg az e-űrlap fájlnevét! Ugyanazt a fájlnevet kell megtartania, mint a leadási folyamat elején! Amikor a program megkérdezi, hogy lecseréli-e a már létező fájlt, kattintson az Igen gombra:
8.2. Leadás Biztonsági beállításaitól függően az alábbi felugró ablak jelenhet meg:
18
Ha megjelenik az ablak, a leadás folytatásához kattintson az Engedélyezés (Allow) gombra. Amikor a leadás befejeződik, az alábbihoz hasonló felugró ablakot fog látni:
Kattintson az „OK” gombra. 8.3. Kötelező mentés a leadás UTÁN Amikor az OK-ra kattint, a program ismét elindítja a Mentés másként funkciót. Ez arra szolgál, hogy ne zárja be mentés nélkül az űrlapot (és ezáltal ne veszítse el a leadási számát). Ismét a klasszikus Mentés másként ablak jelenik meg:
A Mentés másként funkció végrehajtásához kattintson a Mentés gombra. Nagyon fontos! NE változtassa meg az e-űrlap fájlnevét! Ugyanazt a fájlnevet kell megtartania, mint a leadási folyamat elején! 19
Kattintson az Igen gombra, amikor a program megkérdezi, hogy lecseréli-e a létező fájlt:
Amikor az „Igen”-re kattint, a leadási szám automatikusan hozzáadódik a „Leadási szám” mezőhöz:
Ez az űrlapja élőlábába is bekerül. Az űrlap el lett mentve, és belekerült a leadási szám is. A leadott űrlapja most már „le van zárva”. Ez azt jelenti, hogy csak olvasható dokumentummá konvertálódott át: már nem lehet változtatni rajta és nem lehet újra leadni sem. A csatolmányok gombjai is le vannak zárva. A leadási folyamat részeként az e-űrlap kézbesítéséről automatikusan kap egy e-mailt arra a címre, amelyet amelyet a projektvezető szervezet kapcsolattartó személyéhez adott meg (A.2 rész). Az előző felugró üzenet utasításai szerint bezárás előtt nyomtassa ki az űrlapot. Kérjük, hogy a pályázat papír alapú beadásának részleteiért tekintse meg a Programkalauzt, valamint a Tudnivalók pályázóknak című dokumentumot.
9. Az e-űrlap nyomtatása Az e-űrlapot az Adobe Reader nyomtatás funkciójával lehet kinyomtatni. A Nyomtatás [Print] gomb megtalálható az eszköztárban, illetve a Fájl menüből is ki lehet választani a Nyomtatás menüt.
20
10. Hogyan kérjünk technikai segítséget – E-űrlap HelpDesk Amennyiben ebben az útmutatóban nem talál kielégítő választ minden technikai jellegű kérdésére vagy problémájára a pályázati űrlap kitöltésével kapcsolatban, telefonos illetve e-mailes HelpDesk szolgálatunk nyújthat további segítséget: E-űrlap HelpDesk: +32 229 90705
[email protected]
Hétfőtől péntekig, kivéve a belga nemzeti ünnepeket 09:30-12:30 és 14:00-16:30 (CET/CEST) Amennyiben jelentős technikai problémát észlel az e-űrlappal kapcsolatban, ajánlatos megnézni a Kultúra Program honlapját, mivel általános technikai probléma esetén hivatalos közleményt teszünk közzé. Ellátogathat az Ügynökség e-űrlap weblapjára is, amely tartalmazza minden megjelent űrlap legújabb verzióját, illetve teszt e-űrlapot és egyéb információkat is: http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php
Nem technikai jellegű segítségnyújtás Amennyiben nem technikai természetű kérdéssel vagy problémával kapcsolatban van szüksége segítségre, kérjük, ne az e-űrlap/Külső HelpDesk-kel lépjen kapcsolatba. A Külső HelpDesk csapatának csak arra van képesítése és jogköre, hogy a technikai kérdésekkel hozzájuk forduló pályázóknak segítsenek. Kérjük, ehelyett inkább az Ön által megpályázott program/tevékenység támogatási lehetőségeinek weboldalát keresse fel. Ezen a weblapon találhat információt arról, hogy hogyan kérjen nem technikai segítséget, mint például az alábbiakkal kapcsolatos kérdések esetén: • Az e-űrlap tartalma; • A pályázási folyamat, beleértve a másodpéldányra vonatkozó teendőket; • Az Ön által megpályázott program/tevékenység szabályai. Általában a támogatási lehetőségek weboldal tartalmazza azon operatív egység (Operational Unit) e-mail címét, amely az Ön által is megpályázott programért/tevékenységért felel. Ezen az oldalon olyan dokumentumok is találhatók, melyekben szintén választ találhat nem technikai jellegű kérdésére, mint például a Programkalauz, vagy a Tudnivalók pályázóknak című dokumentum, vagy egy, az Ön országában található HelpDesk linkje. Ha nem találja a kérdésére a választ, forduljon az operatív egységhez (Operational Unit) a támogatási lehetőségek honlapon jelzett e-mail címen.
21
Az alábbi táblázat néhány példával szolgál technikai illetve nem technikai jellegű kérdésekről: Technikai kérdések (melyeket a Külső HelpDesk kezel)
Nem technikai kérdések (melyeket az operatív egység kezel)
Nem tudom letölteni az űrlapot.
Mit kell írni a Status mezőbe?
Egy legördülő lista nem működik.
Miért nem találom a legördülő listában X országot?
Nem tudom csatolni a költségvetési űrlapot (vagy más Segítségre van szükségem a költségvetési űrlap mellékletet/csatolmányt). kitöltéséhez. Hogyan működik a mezők összehangolása?
Miért kötelező ez a mező?
Nem tudok kitörölni egy korábban bevitt sort egy Projektünknek több projektvezetője van. táblázatból. Mit tegyek? Mi a partnerek legkisebb/legnagyobb megengedett száma? Lefagy az űrlap.
Milyen dokumentumok szükségesek a papír alapú másodpéldányhoz, és ezeket hová küldjem?
Az űrlapom túl lassan működik.
Több karakterre van szükségem a válaszomhoz!
Nem működik az űrlap érvényesítése.
Mit értenek a „betűszó” kifejezés alatt?
Nem tudom leadni az űrlapot.
Hol találok sablonokat a csatolmányokhoz és a kiegészítő dokumentumokhoz?
Azt hiszem, vírusos az űrlap. (I think there is a bug in Mit írjak be az űrlapba a projektem kezdő- és the form.) végdátumához?
22
