KONINKLIJKE NEDERLANDSE VOETBALBOND AMATEURVOETBAL. Handleiding Digitale Contactgegevens in Sportlink Club

KONINKLIJKE NEDERLANDSE VOETBALBOND

AMATEURVOETBAL

Handleiding Digitale Contactgegevens in Sportlink Club

KONINKLIJKE NEDERLANDSE VOETBALBOND

AMATEURVOETBAL

Versiebeheer Versie 1.0 1.1

Datum Juli 2012 November 2012

Omschrijving Nieuw document Tekstuele aanpassingen

Storingen, foutmeldingen en/of gebruikersvragen kun je op elk moment melden via www.sportlink.com/helpdesk. Tijdens kantooruren is de Sportlink Servicedesk ook telefonisch bereikbaar op 088-7700500. Voor officials en voetbalgerelateerde vragen zijn de districtsmedewerkers het aanspreekpunt.

knvb.nl

1.1 | November 2012

Inhoud 1

Inleiding ........................................................................................................................ 4 1.1

Digitale contactgegevens ............................................................................................. 4

1.2

Functionaliteit ............................................................................................................... 4

1.3

Randvoorwaarden........................................................................................................ 4

1.4

Opbouw van dit document ........................................................................................... 4

2

Opvragen contactgegevens ......................................................................................... 5 2.1

Opvragen algemeen .................................................................................................... 5

2.2

Navigeren naar Digitale Contactgegevens .................................................................. 6

2.3

Opvragen gegevens Accommodaties .......................................................................... 6

2.4

Opvragen gegevens Bondsorganen ............................................................................ 8

2.5

Opvragen gegevens Officials ....................................................................................... 9

2.6

Opvragen gegevens Verenigingsfunctionarissen ...................................................... 10

2.7

Opvragen gegevens Verenigingen ............................................................................ 12

3

Vrijgeven contactgegevens verenigingsfunctionarissen voor publicatie ................... 14 3.1

Vrijgeven contactgegevens voor publicatie Algemeen ............................................. 14

3.2

Navigeren naar Onderhoud functies .......................................................................... 15

3.3

Wijzigen zichtbaarheid van functies ........................................................................... 16


3

1.1 | November 2012

1

Inleiding

Dit document is de handleiding voor het gebruik van de module Digitale Contactgegevens in de KNVB Sportlink Clubapplicatie. Deze handleiding informeert je volledig over de inhoud, mogelijkheden en werkwijze van deze functionaliteit.

1.1 Digitale contactgegevens De KNVB heeft besloten het Adresboek, dat jaarlijks rond de seizoenwisseling verscheen, niet langer uit te geven. In plaats daarvan worden de contactgegevens die de inhoud van dit Adresboek vormden, nu op digitale wijze aan de verschillende doelgroepen ter beschikking gesteld. De verenigingen, de belangrijkste doelgroep van de KNVB, kunnen de voor hen relevante contactgegevens opvragen in de KNVB Sportlink Clubapplicatie.

1.2 Functionaliteit De Digitale Contactgegevens-functionaliteit bestaat uit twee onderdelen:  Er kunnen contactgegevens van collega-verenigingen, accommodaties, officials en bondsfunctionarissen worden opgevraagd.  Er kan worden aangegeven van welke functionarissen van de eigen vereniging de contactgegevens worden vrijgegeven voor publicatie in de KNVB Sportlink Clubapplicatie van collega-verenigingen, in het Official Portaal en op www.knvb.nl N.B. Voor publicatie van contactgegevens op www.knvb.nl, een voor iedereen toegankelijke website, moeten de betreffende verenigingsfunctionarissen toestemming geven.

1.3 Randvoorwaarden U kunt gebruikmaken van de Digitale Contactgegevens-functionaliteit als u voldoet aan de volgende randvoorwaarden:  voor het opvragen van contactgegevens: o toegang tot de KNVB Sportlink Club-applicatie door een geldige login  voor het vrijgeven van contactgegevens van uw verenigingsfunctionarissen voor publicatie o toegang tot de KNVB Sportlink Club-applicatie door een geldige login o toegang tot de KNVB Sportlink Club-applicatie met de rol Administrator

1.4 Opbouw van dit document Achtereenvolgens komen de volgende onderwerpen aan bod:  Hoofdstuk 2: Opvragen contactgegevens  Hoofdstuk 3: Vrijgeven contactgegevens verenigingsfunctionarissen voor publicatie


4

1.1 | November 2012

2

Opvragen contactgegevens

Dit hoofdstuk beschrijft stap voor stap op welke manier je de verschillende contactgegevens kunt opvragen in de KNVB Sportlink Clubapplicatie en welke mogelijkheden je daarbij hebt.

2.1 Opvragen algemeen Het opvragen van contactgegevens bestaat steeds uit twee stappen. De eerste stap is het ingeven van zoekcriteria. Daarbij kun je de volgende standaardknoppen gebruiken:

Door het aanklikken van deze knop start je de zoekopdracht na het ingeven van de zoekcriteria.

Door het aanklikken van deze knop maak je de eerder ingegeven zoekcriteria leeg. In de tweede stap worden de resultaten van de zoekopdracht getoond op een overzichtsscherm. Daarbij kun je de volgende standaardknoppen gebruiken:

Door deze knop aan te klikken krijg je de mogelijkheid om kolommen uit het overzicht met zoekresultaten te verwijderen, te verplaatsen, of toe te voegen:

Je verwijdert een kolom: Door deze aan te klikken bij de “Zichtbare kolommen” en vervolgens de pijl naar links aan te klikken waardoor de kolom bij de “Beschikbare kolommen” komt te staan.


5

1.1 | November 2012

Je verplaatst een kolom: Door deze aan te klikken bij de “Zichtbare kolommen” en vervolgens de pijl naar boven of naar beneden aan te klikken, waardoor de kolom verschuift in de lijst “Zichtbare kolommen”. Je voegt een kolom toe: Door deze aan te klikken bij de “Beschikbare kolommen” en vervolgens de pijl naar rechts aan te klikken waardoor de kolom bij de “Zichtbare kolommen” komt te staan. Klik na het uitvoeren van de gewenste acties op “Ok” en je ziet dat de wijzigingen van de kolominstellingen zijn doorgevoerd op het overzichtsscherm met de zoekresultaten.

Door deze knop aan te klikken leg je de gewijzigde kolominstellingen vast, zodat ze ook blijven bestaan nadat je het tabblad of zelfs de applicatie hebt verlaten. Als je later weer contactgegevens opvraagt op hetzelfde tabblad, worden die meteen gepresenteerd conform de door jou vastgelegde kolominstellingen.

Door deze knop aan te klikken kun je de zoekresultaten van het overzichtsscherm exporteren naar een Excelbestand.

2.2 Navigeren naar Digitale Contactgegevens Kies in het hoofdmenu “Vereniging” en vervolgens “Digitale contactgegevens”.

Je komt dan op het scherm “Digitale Contactgegevens”. Op dit scherm heb je de keuze uit vijf tabbladen:  Accommodaties  Bondsorganen  Officials  Verenigingsfunctionarissen  Verenigingen

2.3 Opvragen gegevens Accommodaties Na de keuze voor het tabblad “Accommodaties” kun je eerst een aantal zoekcriteria ingeven:


6

1.1 | November 2012

Bij “District” staat het district van je eigen vereniging ingesteld, maar je kunt accommodaties in alle districten opvragen. Je kunt zoeken op alle mogelijke combinaties van zoekcriteria, maar je moet minimaal een van de volgende zoekcriteria gebruiken:  Naam (3 of meer letters) of  Plaats (3 of meer letters) of  Gemeente (3 of meer letters) Na het ingeven van een geldig zoekcriterium kun je de zoekopdracht starten. Alle accommodaties die voldoen aan de zoekcriteria die je hebt ingegeven, worden getoond op het overzichtsscherm:

Als niet alle zoekresultaten op één scherm passen, kun je met de scrollbalk aan de rechterkant van het scherm naar beneden scrollen. Naast de standaardknoppen, die beschreven zijn in paragraaf 2.1 is op dit scherm nóg een knop beschikbaar:

Wanneer je een van de getoonde accommodaties aanklikt en vervolgens op deze knop klikt, kom je in een ander scherm waarin je snel en eenvoudig de routebeschrijving vanaf elk willekeurig adres of postcode naar de geselecteerde accommodatie kunt opvragen.


7

1.1 | November 2012

2.4 Opvragen gegevens Bondsorganen Na de keuze voor het tabblad “Bondsorganen” kun je eerst een aantal zoekcriteria ingeven:

Bij “District” staat het district van je eigen vereniging ingesteld, maar je kunt bondsorganen in alle districten opvragen. Je kunt zoeken op alle mogelijke combinaties van zoekcriteria, maar je moet minimaal een van de volgende zoekcriteria gebruiken:  Bondsorgaan (kies een van de opties) of  Achternaam (2 of meer letters) Na het ingeven van een geldig zoekcriterium kun je de zoekopdracht starten. Alle bondsfunctionarissen die voldoen aan de zoekcriteria die je hebt ingegeven, worden getoond op het overzichtsscherm:

Vanwege privacy redenen gegevens niet zichtbaar



Gebruik deze knop als je een e-mail wilt sturen naar een bondsfunctionaris. Door een van de getoonde bondsfunctionarissen aan te klikken en dan op deze knop te klikken kom je in een ander scherm waarin al een e-mailbericht aan betreffende bondsfunctionaris is voorbereid. Handleiding Digitale Contactgegevens in Sportlink Club

8

1.1 | November 2012

2.5 Opvragen gegevens Officials Na de keuze voor het tabblad “Officials” kun je eerst een aantal zoekcriteria ingeven:

Bij “District” staat het district van je eigen vereniging ingesteld, maar je kunt officials in alle districten opvragen. Je kunt zoeken op alle mogelijke combinaties van zoekcriteria, maar je moet minimaal 2 letters van de achternaam van de official ingeven. Na het ingeven van een geldig zoekcriterium kun je de zoekopdracht starten. Alle officials die voldoen aan de zoekcriteria die je hebt ingegeven, worden getoond op het overzichtsscherm:




Gebruik deze knop als je een e-mail wilt sturen naar een official. Door een van de getoonde officials aan te klikken en dan op deze knop te klikken kom je in een ander scherm waarin al een e-mailbericht aan betreffende official is voorbereid.


9

1.1 | November 2012

2.6 Opvragen gegevens Verenigingsfunctionarissen Op dit scherm kun je contactgegevens opvragen van verenigingsfunctionarissen van collegaverenigingen, voor zover de verenigingen deze hebben vrijgegeven voor publicatie (zie ook hoofdstuk 3). Na de keuze voor het tabblad “Verenigingsfunctionarissen” kun je eerst een aantal zoekcriteria ingeven:

Bij “District” staat het district van je eigen vereniging ingesteld, maar je kunt functionarissen van alle verenigingen in alle districten opvragen. Je kunt zoeken op alle mogelijke combinaties van zoekcriteria, maar je moet minimaal een van de volgende zoekcriteria gebruiken:  Vereniging (2 of meer letters van de verenigingsnaam) of  Functie of  Achternaam (2 of meer letters). Als je een deel van de naam van een vereniging ingeeft, verschijnt eerst een scherm met alle verenigingen die het systeem vindt op basis van het gekozen district en de ingetikte letters. Daaruit kun je de gewenste vereniging selecteren door deze aan te klikken en vervolgens op te klikken.


10

1.1 | November 2012

Vervolgens kun je desgewenst de overige zoekcriteria ingeven die je wilt gebruiken om binnen de geselecteerde vereniging de gewenste functionarissen op te vragen. Het is ook mogelijk om alle functionarissen van een vereniging op te vragen door de zoekcriteria “Achternaam” en “Functie” leeg te laten. Ook kun je ervoor kiezen om geen vereniging als zoekcriterium te kiezen en bijvoorbeeld alle voorzitters van de verenigingen in je eigen district op te vragen. Laat de zoekcriteria “Vereniging” en “Achternaam” dan leeg, kies bij “Functie” voor “voorzitter” en start de zoekopdracht. Na het starten van de zoekopdracht worden alle verenigingsfunctionarissen die voldoen aan de zoekcriteria die je hebt ingegeven, getoond op het overzichtsscherm:



In de kolom “Bond/Vereniging” wordt aangegeven of de functie een door de KNVB gedefinieerde functie (“Bond”) of een door de vereniging zelf aangemaakte functie (“Vereniging”) is. Als niet alle zoekresultaten op één scherm passen, kun je met de scrollbalk aan de rechterkant van het scherm naar beneden scrollen.


11

1.1 | November 2012

2.7 Opvragen gegevens Verenigingen Op dit scherm kun je contactgegevens opvragen van collega-verenigingen. Na de keuze voor het tabblad “Verenigingen” kun je eerst een aantal zoekcriteria ingeven:

Bij “District” staat het district van je eigen vereniging ingesteld, maar je kunt verenigingen in alle districten opvragen. Je selecteert een vereniging door een van de volgende zoekcriteria in te geven:  Vereniging (2 of meer letters van de verenigingsnaam) of  Plaats (2 of meer letters) of  Gemeente (2 of meer letters) Als je een deel van de naam van een vereniging ingeeft, verschijnt eerst een scherm met alle verenigingen die het systeem vindt op basis van het gekozen district en de ingetikte letters. Selecteer de gewenste vereniging door deze aan te klikken en vervolgens op

te klikken.

Vervolgens kun je de zoekopdracht starten om de gegevens van de geselecteerde vereniging op te halen. Handleiding Digitale Contactgegevens in Sportlink Club

12

1.1 | November 2012

Als je niet zoekt op verenigingsnaam, maar in plaats daarvan een (deel van een) plaats of gemeente ingeeft en vervolgens de zoekopdracht start, worden alle verenigingen getoond uit alle plaatsen/gemeentes die het systeem vindt op basis van het geselecteerde district en de ingetikte letters:



Selecteer een vereniging door te dubbelklikken op de betreffende regel in het scherm. Na het selecteren van een vereniging wordt direct het overzichtsscherm met de detailgegevens van de geselecteerde vereniging getoond:



13

1.1 | November 2012

Getoond worden het correspondentieadres, de accommodatie, enkele algemene gegevens en de verenigingsfunctionarissen van de vereniging, voor zover de vereniging deze heeft vrijgegeven voor publicatie (zie hoofdstuk 3). Door bij de accommodatiegegevens op het icoontje te klikken, kun je de contactgegevens van de consul(s) van de vereniging opvragen. Met behulp van de scrollbalk aan de rechterkant kun je door het overzicht met verenigingsfunctionarissen heen scrollen.

3

Vrijgeven contactgegevens verenigingsfunctionarissen voor publicatie

3.1 Vrijgeven contactgegevens voor publicatie Algemeen Verenigingen kunnen zelf aangeven van welke verenigingsfunctionarissen de contactgegevens gepubliceerd mogen worden in de KNVB Sportlink Clubapplicatie van collega-verenigingen, het Official Portaal en op www.knvb.nl. Hierbij gelden de volgende bepalingen:  Of contactgegevens gepubliceerd mogen worden in de diverse applicaties, kan ingesteld worden per functie en dus niet per persoon. Als meerdere personen binnen de vereniging dezelfde functie vervullen, geldt dus dat de contactgegevens van ofwel alle personen in deze functie ofwel geen enkele van de personen in deze functie zichtbaar zullen zijn. 

Als de contactgegevens van verenigingsfunctionarissen in de KNVB Sportlink Clubapplicatie gepubliceerd mogen worden, geldt dat ook voor het Official Portaal en vice versa.



Of de contactgegevens van verenigingsfunctionarissen op www.knvb.nl mogen worden gepubliceerd, staat los van publicatie in de KNVB Sportlink Clubapplicatie en het Official Portaal. Dit kan daarom apart aangegeven worden. Let op. De vereniging mag niet zomaar instellen dat de contactgegevens van haar functionarissen (naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres) gepubliceerd worden op www.knvb.nl. Dit komt omdat www.knvb.nl een voor iedereen toegankelijke website is. Vraag daarom eerst toestemming aan de betreffende functionarissen voor publicatie op www.knvb.nl alvorens dit in de KNVB Sportlink Clubapplicatie aan te geven! Voor publicatie van deze gegevens in de KNVB Sportlink Clubapplicatie van uw collega-verenigingen en in het KNVB Official Portaal is geen toestemming van uw verenigingsfunctionarissen nodig. Beide applicaties zijn via gebruikersnamen en inlogcodes beschermd en daardoor niet voor iedereen toegankelijk.



De contactgegevens van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester zijn altijd zichtbaar voor andere verenigingen in de KNVB Sportlink Clubapplicatie en voor officials in het Official Portaal.



De contactgegevens van de personen die een door de vereniging zelf gedefinieerde functie vervullen, kunnen wel gepubliceerd worden in de KNVB Sportlink Clubapplicatie en het Official Portaal, maar niet op www.knvb.nl. Daar worden alleen de door de bond gedefinieerde functies getoond. Handleiding Digitale Contactgegevens in Sportlink Club

14

1.1 | November 2012

3.2 Navigeren naar Onderhoud functies Het aangeven dat de contactgegevens van de leden die een bepaalde verenigingsfunctie bekleden, gepubliceerd mogen worden, is geïmplementeerd binnen de bestaande functie “Onderhoud functies”. Kies in het hoofdmenu “Vereniging”, vervolgens “Onderhoud” en tenslotte “Functies”.

Je komt dan op het scherm “Functies”:


15

1.1 | November 2012

De kolom “Zichtbaar SL Club/Official Portal” spreekt voor zich, met de kolom “Zichtbaar overige applicaties” wordt vooralsnog alleen de publicatie op www.knvb.nl bedoeld. Een “Ja” voor een bepaalde functie betekent dat de contactgegevens van de betreffende functionaris(sen) gepubliceerd zullen worden in de betreffende applicatie(s), een “Nee” betekent dat dit niet het geval zal zijn. In eerste instantie staat de kolom “Zichtbaar SL Club/Official Portal” op “Ja” voor alle door de bond gedefinieerde functies en op “Nee” voor alle door de vereniging gedefinieerde functies. De kolom “Zichtbaar overige applicaties” (www.knvb.nl dus) staat in eerste instantie voor alle functies op “Nee”. De betreffende functionarissen moeten eerst toestemming geven voor publicatie van hun contactgegevens op www.knvb.nl voordat deze kolom op “Ja” mag worden gezet.

3.3 Wijzigen zichtbaarheid van functies Dubbelklik op een van de functies in het scherm “Functies”. Je komt dan op een detailscherm waarop je de kenmerken van de geselecteerde functie kunt aanpassen:

Een vinkje betekent dat de contactgegevens van betreffende functionarissen gepubliceerd zullen worden, een leeg vierkantje betekent dat de gegevens niet gepubliceerd worden. In bovenstaand voorbeeld zullen de contactgegevens van de leden van de juniorencommissie dus wel gepubliceerd worden in de KNVB Sportlink Clubapplicatie en het Official Portaal, maar niet op www.knvb.nl (Overige applicaties). Door in een van beide vierkantjes te klikken kun je de instellingen wijzigen. Na klikken op wordt de wijziging vastgelegd in het systeem en kom je terug op het scherm “Functies”. Daar zie je de nieuwe instelling(en) meteen terug. In bovenstaand voorbeeld is een bondsfunctie gebruikt. Bij een (zelf aangemaakte) verenigingsfunctie kan bij “Overige applicaties” geen vinkje gezet worden: deze functionarissen worden niet gepubliceerd op www.knvb.nl. Bij de voorzitter, de secretaris en de penningmeester kan het vinkje bij “SL Club/Official Portal” niet worden weggehaald: deze functionarissen worden altijd gepubliceerd in deze applicaties. Handleiding Digitale Contactgegevens in Sportlink Club

16

1.1 | November 2012

Koninklijke Nederlandse Voetbalbond Woudenbergseweg 56-58 3707 HX Zeist Postbus 515 3700 AM Zeist t: 0343 49 92 11 f: 0343 49 91 99 e: [email protected] Bank: NL89INGB0670000116 BTW: NL002691346.B01 KvK: 40478591 Utrecht


17

KONINKLIJKE NEDERLANDSE VOETBALBOND AMATEURVOETBAL. Handleiding Digitale Contactgegevens in Sportlink Club

Recommend Documents