Kerangka Acuan Kerja Proyek Pembuatan Sistem Informasi Sidang Kabinet Republik Indonesia
Oleh: Ilham Gurat Adillion MPPL A
(5113100077)
Dosen
Fajar Baskoro, S.Kom., M.T.
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER 2016
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) 1. LATAR BELAKANG Pada era keterbukaan informasi dan era internet dimana informasi dapat tersampaikan dengan cepat dari satu lokasi ke lokasi lain yang jaraknya begitu jauh, semua organisasi secara otomatis dituntut untuk dapat menyediakan akses informasi terkait dirinya yang cepat pula, termasuk organisasi negara. Sidang kabinet adalah bentuk kerja nyata dari pemerintah untuk mengatasi dan mencegah beragam problema masyarakat, namun saat ini informasi mengenai sidang kabinet ini tidak banyak sampai pada masyarakat. Oleh karena itu, diperlukan sebuah media penyampaian informasi mengenai sidang kabinet yang cepat dan terpercaya. Sistem Informasi Sidang Kabinet ini dibuat dengan tujuan sebagai jembatan penghubung informasi antara masyarakat dan pemerintah. 2. MAKSUD DAN TUJUAN 1) Menjadi penyampai informasi tentang sidang kabinet yang cepat, akurat dan terpercaya 2) Menciptakan sebuah situs sebagai media komunikasi antara masyarakat dan pemerintah yang mudah digunakan 3) Menciptakan sebuah lokasi sebagai media penyimpanan dokumentasi kegiatan sidang kabinet pemerintah yang bisa diakses masyarakat dengan mudah 3. SASARAN Terwujudnya situs sistem informasi sidang kabinet Republik Indonesia yang dapat menyebarluaskan informasi mengenai sidang kabinet kepada masyarakat dengan cepat, akurat dan terpercaya 4. NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia Biro Informasi dan Teknologi 5. SUMBER PENDANAAN APBN (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara) Tahun 2013, dengan biaya sekitar Rp.301.600.000 (tiga ratus satu juta enam ratus ribu rupiah) termasuk pajak-pajak yang membebaninya. 6. LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN a) Lingkup kegiatan: a. Pengembangan modul-modul utama pada Sistem Informasi Sidang Kabinet sebagai berikut: i. Situs web yang merupakan suatu modul untuk interface antara pengguna dengan database sistem informasi ii. Mendaftar yang merupakan suatu modul untuk menangani pendaftaran pengguna baru iii. Masuk yang merupakan suatu modul untuk autorisasi pengguna dalam sistem informasi iv. Input Berita yang merupakan suatu modul untuk menyimpan data berita tentang sidang kabinet
v. Input Data yang merupakan suatu modul untuk menyimpan dokumentasi sidang kabinet vi. Pantau yang merupakan suatu modul khusus untuk admin yang berfungsi untuk memantau kerja aplikasi serta kegiatan para penggunanya demi menjaga kenyamanan vii. Fasilitas Bantuan/Help yang merupakan suatu modul untuk menangani fasilitas bantuan dari sistem informasi sidang kabinet b. Pengembangan Database yang dapat mendukung modul yang dikembangkan pada poin a i. Pengembangan struktur database ii. Pengembangan database relationship iii. Database clustering c. Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi Multichat Intranet yang dibangun meliputi: i. User Requirement ii. User Interface iii. Testing (Case Test, Unit Test, Acceptance Test) iv. Security Level v. Form Input/ Output vi. Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa vii. User Manual d. Pengadaan Server (hardware) b) Lokasi kegiatan Kementerian Sekretariat Negara Jl. Veteran No. 17-18 Jakarta Pusat 10110 c) Data dan fasilitas penunjang a. Penyediaan oleh pengguna jasa Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa: i. Laporan dan Data 1. Data permohonan Sistem Informasi Sidang Kabinet dalam bentuk kertas 2. Formulir yang terkait dengan administrasi permohonan aplikasi Sistem Informasi Sidang Kabinet 3. Data permohonan aplikasi Sistem Informasi Sidang Kabinet dalam bentuk elektronik ii. Akomodasi ruang dan kantor Sebuah ruang server dengan koneksi internet (dapat berupa hotspot maupun kabel internet) iii. Staf admin Lima orang administrator yang bertugas untuk memantau Sistem Informasi Sidang Kabinet iv. Fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan oleh penyedia jasa (bila ada).
b. Penyediaan oleh penyedia jasa Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan - Personal Computer atau laptop/notebook - Minimal tiga orang harus bekerja di kantor Kementerian Sekretariat Negara hingga proyek selesai/sempurna d) Alih pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya sistem informasi 7. METODOLOGI Metodologi dan Pendekatan yang dipergunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Sidang Kabinet adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi real pada Kementerian Sekretariat Negara dengan proses Better/Best Practice dari organisasi sejenis atau yang relevan. 8. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah kurang lebih selama 90 (sembilan puluh) hari kalender dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan. 9. KUALIFIKASI Kualifikasi yang harus disediakan oleh penyedia jasa adalah: a) Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai dengan kebijakan Sistem Manajemen Kemananan Informasi pihak Kementerian Sekretariat Negara. b) Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi c) Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk lima organisasi berbeda. d) Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. e) Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat. f) Memiliki production house/workshop dan tenaga-tenaga ahli yang permanen. g) Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna. h) Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima. i) Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Panitia Pengadaan, Tim Teknis, dan Tim IT Kementerian Sekretariat Negara. j) Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Kementerian Sekretariat Negara. k) Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
10. TENAGA AHLI Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : a) Ketua tim (Project Manager) Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang. b) Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang. c) Programmer/ Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang. d) Quality Assurance Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang e) Trainers Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang. 11. KELUARAN Keluaran yang dihasilkan dari pelaksaan pekerjaan ini adalah a) Situs Sistem Informasi Sidang Kabinet yang dapat dioperasionalkan dan digunakan sebagai media untuk menyebarluaskan informasi tentang sidang kabinet dan sebagai media penyimpan dokumentasi sidang kabinet yang dapat diakses dengan cepat, mudah dan aman. b) Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program. c) Program dengan source code. d) Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual
e) Dokumetnasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure) f) Instalasi aplikasi g) Pelatihan, pendampingan/ asistensi, garansi dan pemeliharaan Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan/atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan/dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi. 12. LAPORAN Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah: a) Lapiran pendahuluan, berisi: a. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh b. Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya c. Jadual kegiatan penyedia jasa Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buah laporan. b) Laporan mingguan a. Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi b. Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut c. Prosentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari Selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan c) Laporan akhir a. Laporan pendahuluan b. Laporan mingguan c. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan poryek pengaembangan sistem ini Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari kalender sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan dan CD berisi sepuluh laporan sebanyak 3 (tiga) buah
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Nama NIP.
