Nomor W5-A/ /OT.01.3//I/2014 SOP Tanggal Pembuatan PENGADILAN TINGGI AGAMA Tanggal JAMBI Revisi Jl. H. Agus Salim Kota Baru Jambi Tanggal Efektif Disahkan Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi oleh BAGIAN UMUM (SOP SURAT MASUK ) Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI 1. S1 Ekonomi Nomor : 143/KMA/SK/VII/2007 2. S1 Sosial MAHKAMAH AGUNG R.I. Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
Tentang Memberlakukan Buku I Tentang Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Perencanaan, administrasi Tata Persuratan, Tata Kearsipan dan Administrasi Keprotokolan, Perbendaharaan, Pedoman Bangunan Gedung Kantor dan Rumah Jabatan Badan Peradilan Dibawah Mahkamah Agung RI, Prototype Gedung Pengadilan dan Rumah Dinas Dan Pola Klasifikasi Surat Mahkamah Agung RI
Keterkaiatan SOP Pengarsipan
Peralatan/Perlengkapan Komputer, Dokumen Pendukung.
Peringatan :
Pencatatan dan pendataan Agenda surat masuk/keluar
Jika SOP tidak dilaksanakan, maka setiap bagian akan merugikan pihak ketiga.
Prosedur : 1. 2. 3. 4. 5.
Menerima surat masuk, mencatat ke dalam agenda, memilah surat berdasarkan sifatnya, rahasia, penting atau biasa dan diberi kartu kendali surat dan lembar disposisi untuk surat yang membutuhkan tindak lanjut. Surat disampaikan kepada pimpinan melalui Kasubbag Umum, Wasek, dan pansek dan kemudian pimpinan secara hirarki Pimpinan kemudian memberikan disposisi kepada siapa unit pengolah yang menindaklanjutinya. Staf umum menyerahkan surat tersebut kepada unit pengolah yang ditunjuk sesuai disposisi, dan mengambil kartu kendali, dan satu lembar disposisi. Setelah isi disposisi dilaksanakan unit pengolah, surat diarsipkan menurut tata cara yang telah ditetapkan.
PELAKSANA NO
1
2
3
aktivitas
Menerima surat masuk, mencatat ke dalam agenda, memilah surat berdasarkan sifatnya, rahasia, penting atau biasa. Kemudian diberi kartu kendali surat dan lembar disposisi untuk surat yang membutuhkan tindak lanjut. Surat disampaikan kepada pimpinan melalui Kasubbag Umum, Wasek, dan pansek dan kemudian pimpinan Pimpinan kemudian memberikan disposisi kepada siapa unit pengolah yang menindak lanjutinya.
K P T A
W K P T A
P A N S E K
W A P A N
B A N D I N G
H U K U M
W A S E K
MUTU BAKU K E U
K E P E G
U M U M
PERSYARATAN/ PERLENGKAPAN
WAKTU
OUTPUT
Surat Masuk
30 Menit
Buku agenda surat masuk
Surat masuk
30 Menit
Surat masuk
30 Menit
Kartu Kendali, Disposisi
Kartu Kendali, Disposisi
4
5
Staf umum menyerahkan surat tersebut kepada unit pengolah yang ditunjuk sesuai disposisi, dan mengambil kartu kendali, dan satu lembar disposisi. Setelah isi disposisi dilaksanakan unit pengolah, surat diarsipkan menurut tata cara yang telah ditetapkan.
Surat masuk
Surat masuk
30 Menit
Disposisi
30 Menit
Disposisi
MAHKAMAH AGUNG R.I. Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI Jl. H. Agus Salim Kota Baru Jambi
Dasar Hukum : Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : 143/KMA/SK/VII/2007 Tentang Memberlakukan Buku I
Nomor W5-A/ /OT.01.3//I/2014 SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi oleh BAGIAN UMUM (SOP SURAT KELUAR ) Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 Ekonomi 2. S1 Sosial
Keterkaiatan
Peralatan/Perlengkapan Komputer,Dokumen Pendukung.
. 1. SOP Masing-masing Sub Bagian
Peringatan :
Pencatatan dan pendataan Agenda surat masuk/keluar
Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan menghambat proses administrasi kantor
Prosedur : 1. 2.
Membuat konsep surat dan disampaikan kepada bagian pengetikan untuk diketik. Surat tersebut dicatat dalam agenda Surat Keluar dan diberi nomor dan tanggal oleh petugas yang kemudian dibuat kartu kendali surat keluar yang diparaf petugas
3. 4.
PELAKSANA NO
1
2
3
4
Aktvitas
Membuat konsep surat dan disampaikan kepada bagian pengetikan untuk diketik. Surat tersebut dicatat dalam agenda Surat Keluar dan diberi nomor dan tanggal oleh petugas yang kemudian dibuat kartu kendali surat keluar yang diparaf petugas Menyampaikan konsep surat yang telah diketik dan diberi nomor kepada pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan Konsep yang sudah disetujui oleh Pimpinan dipilah dan
K P T A
W K P T A
P A N S E K
W A P A N
B A N D I N G
H U K U M
W A S E K
MUTU BAKU K E U
K E P E G
U M U M
Perlengkapan/ Persyaratan
Surat Keluar
Waktu
180 menit
output
Konsep surat
15 Menit
Konsep surat, Kartu kendali
Surat Keluar
15 Menit
Konsep surat, kartu kendali
Surat Keluar
15 Menit
Surat Keluar, agenda surat keluar
digandakan ditandatangani pimpinan
5
lalu oleh
Bagian pengiriman mencatat surat yang akan dikirim kedalam buku ekspedisi surat keluar untuk selanjutnya dikirim ke alamat yang dituju.
Surat keluar, Buku ekspedisi
30 Menit
Surat keluar, arsip
Nomor SOP W5-A/ /OT.01.3//I/2014 Tanggal Pembuatan Tanggal PENGADILAN TINGGI Revisi AGAMA JAMBI Tanggal Jl. H. Agus Salim Kota Baru Efektif Jambi Disahkan oleh Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi BAGIAN UMUM (SOP PENGELOLAAN PUSTAKA ) Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. S.1 Perpustakaan MAHKAMAH AGUNG R.I. Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
1. 143/KMA/SK/VII/2007 Tentang Memberlakukan Buku I 2. Undang Undang RI nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan 3. Buku tentang Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan MARI
Keterkaiatan Administrasi Tata Persuratan
Peralatan/Perlengkapan Komputer , ATK, Alat kebersihan
Peringatan :
Pencatatan dan pendataan
Jika SOP tidak dilaksanakan, akan menghambat aktivitas perpustakaan
Buku Register / Agenda Perpustakaan dan Buku Register Peminjaman
Prosedur : 1. 2. 3.
Pengelola perpustakaan mencatat buku masuk kedalam buku klasifikasi dan buku induk. Memberi nomor pada buku dan membuat katalog buku.
2. Staf Umum mencatat peminjaman dan pengembalian 3. Staf Umum melakukan perawatan dan pemeliharaan koleksi buku
NO
Aktivitas
Pelaksana Petugas Surat Pengelola Masuk Perpustakaan
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu
Output
1
Pengelola perpustakaan mencatat buku masuk kedalam buku klasifikasi dan buku induk.
Buku induk Registrasi dan buku Klasifikasi
30 menit
Buku Agenda Perpustakaan
2
Memberi nomor pada buku dan membuat katalog buku.
Buku induk Registrasi dan buku Klasifikasi
30 menit
Buku Agenda Perpustakaan
3
membuat buku register peminjaman. Setiap pepeminjam buku supaya mengisi buku register perpustakaan.
Buku register peminjaman
30 menit
Buku Register Peminjaman
4
Melakukan perawatan dan Pemeliharaan Koleksi Buku
Alat alat Kebersihan
Secara berkala
Kerapihan Dan Laporan
Nomor W5-A/ /OT.01.3//I/2014 SOP Tanggal Pembuatan PENGADILAN TINGGI Tanggal AGAMA JAMBI Revisi Jl. H. Agus Salim Kota Baru Tanggal Jambi Efektif Disahkan Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi oleh BAGIAN UMUM (SOP PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR) Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 1. S1. Sosial tentang Keuangan Negara 2. S1. Ekonomi 2. Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2010 3. SLTA MAHKAMAH AGUNG R.I. Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
tentang Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah
Keterkaiatan
Peralatan/Perlengkapan
SOP Keuangan
Komputer, ATK
Peringatan :
Pencatatan dan pendataan
Jika SOP tidak dilaksanakan, maka administrasi Pengelolaan BMN tidak tertib.
Aplikasi SIMAK-BMN, Persediaan
Prosedur : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Merencanakan kebutuhan ATK dan pengadaan inventaris BMN Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa ATK dan BMN yang telah diadakan diserahterimakan ke pejabat penerima barang ATK dan BMN dicatat dalam aplikasi SIMAK-BMN dan Persediaan Membuat label barang, mendistribusikan barang sesuai kebutuhan dan memasukkan kedalam Daftar Barang Ruangan (DBR) atau Daftar Barang Lainnya (DBL) Mendistribusikan ATK sesuai kebutuhan (permintaan)
f No
aktivitas
pelaksana Petugas Penanggung Jawab/Operator
1
2
3
4
5
Merencanakan kebutuhan ATK dan pengadaan inventaris BMN Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa ATK dan BMN yang telah diadakan diserahterimakan ke pejabat penerima barang ATK dan BMN dicatat dalam aplikasi SIMAKBMN dan Persediaan Membuat label barang, mendistribusikan barang sesuai kebutuhan dan memasukkan kedalam Daftar Barang Ruangan (DBR) atau Daftar Barang Lainnya (DBL)
Pejabat Pengadaan
Mata baku Pejabat Penerima Barang
Persyaratan/ Perlengkapan
Komputer, ATK
SPK, Kuitansi
Waktu
1 hari
Rencana Umum Pengadaan (RUP)
7 hari
Laporan
30 menit
Berita Acara Serah Terima
120 menit
Laporan
120 menit
Laporan
SPK, Kuitansi
Aplikasi SIMAK-BMN, Persediaan
Aplikasi SIMAK-BMN
Output
6.
Mendistribusikan ATK sesuai kebutuhan (permintaan)
Aplikasi persediaan, Ekspedisi ATK
120 menit
Laporan
Nomor W5-A/ /OT.01.3//I/2014 SOP Tanggal Pembuatan PENGADILAN TINGGI Tanggal AGAMA JAMBI Revisi Jl. H. Agus Salim Kota Baru Tanggal Jambi Efektif Disahkan Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi oleh BAGIAN UMUM (SOP PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR) Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 4. S1. Sosial tentang Keuangan Negara 5. S1. Ekonomi 2. 6. SLTA MAHKAMAH AGUNG R.I. Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
Keterkaiatan
Peralatan/Perlengkapan
SOP Keuangan
Komputer, ATK
Peringatan :
Pencatatan dan pendataan
Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pengelolaan BMN tidak tertib.
Prosedur : 1. 3. 4. 5. 6.
NO
Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan prasarana kantor Melaksanakan perawatan gedung kantor dan rumah dinas, dan sarana prasarana inventaris kantor Melaksanakan pemeliharaan peralatan kantor Melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas operasional kantor Mencatat dan melaporkan hasil perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
Aktivitas
1
Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan prasarana kantor
2
Melaksanakan perawatan gedung kantor dan rumah dinas, dan sarana prasarana inventaris kantor
3
4
5
6
Melaksanakan pemeliharaan peralatan kantor Melaksanakan pemeliharaan peralatan kantor Melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas operasional kantor Mencatat dan melaporkan hasil perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
Pelaksana Petugas Surat Kasubbag Masuk Umum
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu
Output
Servis, dan perbaikan
Servis, dan perbaikan Servis, dan perbaikan Pembayaran pajak TNKB
Laporan
