KAK 2015 KERANGKA ACUAN KERJA
TABLE OF CONTENTS Contents Para Pimpinan Universitas ______________________________________________________________________________ 1 Gambaran Umum Pengelolaan Training Centre _______________________________________________________ 2 Konsep Pengelolaan Training Centre Unpad ___________________________________________________________ 4 Persiapan pengelolaan TC ______________________________________________________________________________ 11 Penutup __________________________________________________________________________________________________ 16 Informasi ________________________________________________________________________________________________ 17
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Para Pimpinan Universitas PENDAHULUAN Pemerintah telah mengeluarkan PP NO 80 tahun 2014 tentang perubahan status Unpad menjadi PTNBH. Dengan dikeluarkan PP tersebut, maka Unpad tidak lagi menjadi Badan WWW.WIN2.CN/G9Layanan Umum. Dengan perubahan ini, maka Unpad mengalami masa transisi menjadi sebuah PTNBH. Salah satu yang mendasar dengan perubahan tersebut adalah kemandirian dalam keuangan. Untuk itu, Unpad sebagai PTNBH baru harus mempersiapkan alternatif-alteratif sebagai income generator. Untuk melakukan hal tersebut, sebuah PTNBH boleh mendirikan suatu badan usaha atau bentuk usaha dengan konsep lainnya. USAHA TRAINING CENTRE Unpad saat ini memiliki aset yang telah dioptimalkan penggunaannya yaitu dengan luas tanah seluas 3.450 M2 yang direncanakan digunakan sebagai Training Centre yang berada di Jl. Ir. H. Juanda No 4. Dengan 4 lantai yang berkapasitas ruang auditorium, 5 meeting room, 1 class room, restaurant, 6 Suite Room, 19 unit kamar standard room (double bed), 24 unit kamar standard room (twin bed), mushola dan lainnya. Pembangunan dan renovasi telah dilakukan sampai pada pertengahan tahun 2015. PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Sampai saat ini, Unpad masih menyusun konsep pengelolaan gedung tersebut. Untuk itu dibuat pemaparan sebagai langkah awal pengelolaannya. Sebagai alasan utama pengalih fungsikan menjadi gedung Training Centre adalah langkah Unpad untuk mendapatkan pendapatan selain dari pemerintah dan mahasiswa dengan tetap mengedepankan konsep pembelajaran dan pendidikan. Namun, pada saat ini Unpad masih belum memiliki pengalaman dalam mengelola jenis usaha tersebut. Untuk itu diperlukan perencanaan yang matang sehingga pada saatnya beroperasi dapat secara optimal. OUTPUT Dengan adanya dokumen ini diharapkan dapat membantu pimpinan dalam merencanakan konsep pengelolaan Training Centre.
Page 1
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Gambaran Umum Pengelolaan Training Centre Berkaca dari pengelolaan operasional Hotel ataupun Training Centre dari universitas yang telah menjadi PTNBH terlebih dahulu, terdapat perbedaan. Berikut beberapa hal yang dapat dipaparkan mengenai pengelolaannya. A. Institut Pertanian Bogor Pengelolaan Hotel yang dilakukan oleh Institut Pertanian Bogor memiliki beberapa konsep yaitu: 1. Merupakan Satuan Usaha Penunjang seperti Wisma Amarilis. Pengelolaan dengan menerapkan konsep : a. Dikelola oleh IPB langsung b. SDM dapat dari IPB sendiri dan juga dari pihak luar c. Pengelolaan di bawah Direktorat tertentu d. Penerimaan dan pengeluaran operasional masih menginduk pada sistem keuangan IPB e. Laporan Keuangan 2. Menggunakan konsep KSO, bekerjasama dengan manajemen hotel tertentu. a. Menggunakan sistem bagi hasil yang tertuang dalam KSP b. Pemilihan mitra dilakukan oleh sebuah Direktorat khusus yang melakukan “fit and proper test” terhadap calon mitra 3. Mengelola secara penuh pengelolaannya oleh IPB baik SDM maupun lainnya. Pengelolaan keuangan lebih fleksibel. 4. Menggunakan konsep Joint Venture dengan mendirikan Badan Usaha PT. Grahawita Cendekia dan bekerja sama dengan Hotel Santika dengan konsep mengoptimalkan Aset yang dimiliki a. Dengan menanamkan saham b. Karena pengelolaan di bawah sebuah badan usaha Joint Venture dan mengeluarkan saham, maka pembagian deviden sebesar kontribusi modal awal berupa bangunan. B. Institut Teknologi Bandung Hotel yang dimiliki oleh ITB saat ini adalah Hotel Sawung Galing. Pengelolaan hotel ini adalah sebagai berikut :
Page 2
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE 1. Kerjasama Operasi (KSO) dengan mempekerjakan dengan manajer atau manajemen grup 2. Pemilihan manajer dilakukan dengan seleksi dan tes 3. Pengelolaan operasional dan keuangan tersendiri dilakukan oleh pengelola hotel tersebut. Namun monitoring dan evaluasi dilakukan oleh suatu Badan tertentu di ITB 4. Menggunakan pembagian hasil sesuai dengan kesepakatan untuk jumlah, besaran, periode dan lainnya.
Page 3
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Konsep Pengelolaan Training Centre Unpad KAPASITAS GEDUNG DAN RUANG • Lantai 1 terdiri dari: No
Lantai
Nama Ruangan
Fasilitas
Luas Ruangan
Bangunan Utama 1
I
Ruang Auditorium
- Kapasitas 120 orang - Meja bulat dan kursi - Wifi - Infocus + layar - Sound system - AC
210 M2
- Terdapat Ruang Registrasi dan Ruang Tunggu VIP 2
I
Ruang Seminar
3
I
Restaurant
- Kapasitas 60 orang - Meja dan kursi rapat - Wifi - Infocus + layar - Sound system - AC
110 M2
- Kapasitas 80 orang - Mini Bar - Kitchen with equiptment - Wifi - Televisi - AC
180 M2
- Terdapat ruang kepala chef, general store, stewarding 4
Page 4
I
Back Office
- Kapasitas 4 orang - Meja dan kursi kerja
21 M2
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE - Wifi - AC 5
I
Internet Corner
- 5 Personal computer (PC) - Meja dan kursi kerja
12 M2
6
I
Lounge
- Kapasitas 20 orang - Sofa dan meja - AC
46 M2
7
I
Lift
- 2 Unit (kapasitas 1000 kg)
- Genset kapasitas 300 KVA - Pompa distributor - Pompa hydrant
Bangunan Penunjang 1 2
I I
Ruang Genset Ruang Pompa
3
I
Ground Water Tank
- Kapasitas 115 M3 - Sumber air dari sumur submersible sebanyak 4 titik
4
I
Gardu listrik
- 2 Unit ( gardu internal dan gardu PLN) Total Luasan
Page 5
98 M2
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Lantai 2 terdiri dari : No
Lantai
Nama Ruangan
Fasilitas
Luas Ruangan
Bangunan Utama 1
2
II
Zona 1 Suite room 1
II
- Wifi - Water heater - Bathtup - AC - Televisi - Lemari pakaian
40 M2
Suite room 2
- Wifi - Water heater - Bathtup - AC - Televisi - Lemari pakaian
34,5 M2
II
Living Room
- Wifi - Sofa - Kitchen - AC - Televisi
36 M2
III
Standard Room (Double Bed)
- 8 Unit kamar
23 M2
- Wifi - AC - Televisi - Lemari pakaian 3
III
Standard Room (Twin Bed)
- 19 Unit kamar - Wifi
Page 6
23 M2
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE - AC - Televisi - Lemari pakaian Bangunan Penunjang 1
II
Ruang makan dan meeting pegawai
2
II
Ruang Loker pegawai
3
II
Ruang Arsip
4
II
Ruang material Store
5
II
Pantry
Meja dan Kursi Lemari
Lemari
Total Luasan
98 M2
Lantai 3 terdiri dari : No
Lantai
Nama Ruangan
Fasilitas
Luas Ruangan
Bangunan Utama 1
Page 7
III
Zona 3 Suite room 1
III
Suite room 2
- Wifi - Water heater - Bathtup - AC - Televisi - Lemari pakaian
40,7 M2
- Wifi - Water heater - Bathtup - AC - Televisi - Lemari pakaian
37 M2
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE
2
II
Living Room
III
Standard Room (Double Bed)
- Wifi - Sofa - Kitchen - AC - Televisi
41 M2
- 11 Unit kamar
23 M2
- Wifi - AC - Televisi - Lemari pakaian 3
III
Standard Room (Twin Bed)
- 15 Unit kamar
23 M2
- Wifi - AC - Televisi - Lemari pakaian
Page 8
4
III
Meeting Room 1
- Kapasitas 12 org - Meja dan kursi rapat - Wifi - AC - Infocus + layar - Glassboard
40 M2
5
III
Meeting Room 2
- Kapasitas 12 org - Meja dan kursi rapat - Wifi - AC - Infocus + layar - Glassboard
32 M2
6
III
Class Room
- Kapasitas 22 org - Meja dan kursi rapat - Wifi
56 M2
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE - AC - Infocus + layar - Glassboard 7
III
Mushola
- Kapasitas 20 orang
18 M2
Bangunan Penunjang 1 2 3
III III III
Ruang kerja pegawai Meja dan kursi Ruang Manager Meja dan kursi Ruang linen dan store Lemari Total Luasan
98 M2
Lantai 4 terdiri dari: No
Lantai
Nama Ruangan
Fasilitas
Luas Ruangan
Bangunan Utama
Page 9
1
IV
Meeting Room 3
- Kapasitas 14 org - Meja dan kursi rapat - Wifi - AC - Infocus + layar - Glassboard
35 M2
2
IV
Meeting Room 4
- Kapasitas 12 org - Meja dan kursi rapat - Wifi - AC - Infocus + layar - Glassboard
32 M2
3
IV
Meeting Room 5
- Kapasitas 9 org - Meja dan kursi rapat - Wifi
18 M2
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE - AC - Infocus + layar - Glassboard 4
IV
Ruang arsip
8,5 M2
INVESTASI INVESTASI UNPAD URAIAN
NILAI
Tanah dan Bangunan
Rp18.702.205.000,00
Renovasi Gedung UTC Dago Tahap I
Rp 9.505.000.000,00
Renovasi Gedung UTC Dago Tahap 2
Rp 12.492.038.000,00
Pengadaan Meubelair Gedung UTC Dago
Rp 6.986.375.000,00
TOTAL INVESTASI
Rp 47.685.618.000,00
TARIF Tarif yang dikenakan disusun bersama sesuai dengan kesepakatan dan atau ditentukan mitra kerjasama dengan persetujuan Rektor dan MWA. TABLE HEADING DESCRIPTION
PROYEKSI PENDAPATAN •
Operating
•
Investing
•
Financing
Page 10
REVENUE
EXPENSES
EARNINGS
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Persiapan pengelolaan TC PEMILIHAN KONSEP Pada saat menjadi sebuah PTNBH, konsekuensi yang harus dijalankan adalah tidak lagi sepenuhnya “tergantung” pada pemerintah dan pendapatan dari mahasiswa (dana pendidikan). Untuk itu pun begitu pemilihan konsep pengelolaan Training Centre. Karena pada saat ini Unpad belum memiliki badan usaha yang secara terpisah pengelolaannya dari universitas, maka konsep yang lebih memungkinkan dilakukan yaitu dengan menggunakan konsep Kerjasama Operasi (KSO) ataupun Kerjasama Penggunaan (KSP). Terdapat 2 pilihan apakah dengan menggunakan KSO atau KSP yaitu: a. Kerjasama dengan grup manajemen yang telah memiliki pengalaman di bidangnya, dengan mempertimbangkan beberapa hal: 1. Pengelolaan lebih profesional 2. Masing-masing pihak bertanggung jawab atas modal yang diberikan 3. Penetapan target dilakukan oleh Manajemen Kerjasama dengan persetujuan Rektor dan atau Badan yang mengelola, Dewan Pengawas atau pihak yang disepakati lainnya 4. Unpad dapat menempatkan SDM sebagai langkah regenerasi pengelolaan ke depannya 5. Brand dan standar mengikuti kedua belah pihak 6. Akuntabilitas terhadap pengelolaan operasional dan keuangan harus lebih tinggi. b. Kerjasama dengan seorang manajer yang akan bertanggung jawab terhadap operasional TC, dengan mempertimbangkan beberapa hal: 1. Pengelolaan dipimpin oleh seorang manajer yang digaji oleh Unpad 2. Manajer bertanggung jawab sesuai dengan kesepakatan dan target yang ditetapkan Unpad 3. SDM yang ditempatkan sebagian besar berasal dari SDM Unpad 4. Pengawasan dan akuntabilitas dilakukan oleh internal Unpad dengan melalui anggaran, laporan keuangan dan bentuk lainnya
Page 11
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE PEMILIHAN MITRA Dalam mitra dilakukan melalui tender dengan Beauty Contest. Dengan memperhatikan beberapa kriteria diantaranya: 1. Pengalaman 2. Kapasitas kerja
PENGELOLAAN TC No 1
Page 12
Fokus Karakteristik dan pembentukan Training Centre
Uraian
a
Dasar pembentukan
b
Tujuan Training Centre
c
Proses pembentukan kerjasama Training Centre
d
Proses pemisahan kekayaan
Dalam menetapkan dasar pembagian keuntungan, Unpad dengan mitra kerjasama dapat membuat kesepakatan dalam hal: Investasi awal yang diberikan oleh masing-masing pihak. Unpad menyediakan bangunan dan fasilitas dengan nilai minimal yang tertera di bagian awal. Sedangkan untuk mitra kerjasama dapat melalui kesepakatan menyediakan tenaga kerja dan keahlian yang dinilai dengan nilai yang layak dan wajar.
e
Mitra Kerjasama
Mitra kerjasama dipilih melalui mekanisme lelang dengan syarat diantaranya: Memiliki keahlian dan pengalaman di bidang pengelolaan hotel, penginapan ataupun training centre Manajemen pengelolaan sebagian besar berasal dari mitra kerjasama yang memiliki pengalaman Sanggup mengadakan kerjasama dengan Unpad yang telah ditentukan
Keputusan Rektor dan MWA Sebagai sarana untuk berbagai macam keperluan baik yang berasal dari dalam maupun luar universitas. Dengan sistem kerjasama dan tarif layanan yang ditetapkan bersama sehingga dapat memberikan kontribusi terhadap pemasukan Unpad sebagai PTNBH. Usulan dan evaluasi pembentukan dan/atau penutupan kerjasama dilaksanakan oleh Rektor atas pertimbangan SA untuk mendapatkan persetujuan MWA (jika ditetapkan sesuai dengan statuta) Pemilihan mitra kerjasama dilakukan dengan melalui mekanisme lelang dengan memasukkan unsur beauty contest. Dalam penilaian mitra, Unpad dapat mengikutsertakan Dewan Pengawas (jika Majelis Wali Amanat belum dibentuk) sebagai pihak yang dapat memberikan masukan dan pertimbangannya
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE waktunya misalnya minimal selama 2 tahun 2
Penganggaran dan modal TC a
Modal awal TC
b
Target keuntungan
c
Penyusunan Anggaran
3
Modal awal TC berasal dari Unpad dan Mitra Kerjasama Keuntungan ditargetkan dengan memasukkan pertimbangan dari Rektor, Dewan Pengawas dan atau Majelis Wali Amanat Target keuntungan dituangkan dalam dokumen resmi sebagai bagian dari bentuk kerjasama Anggaran pengelolaan TC disusun secara terpisah dengan dokumen anggaran Unpad Manajemen TC, di awal kerjasama membuat profil perencanaan dan rencana kerja yang diumumkan kepada pihak universitas yaitu Rektor, Dewan Pengawas dan atau Majelis Wali Amanat
Pengelolaan keuangan TC a
Hak dan kewajiban para pihak
Unpad memiliki kewajiban dalam kerjasama : Menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam kerjasama ini agar dapat berjalan sesuai dengan rencana Turut serta dalam penyelesaian masalah (jika ada) Unpad memiliki hak dalam kerjasama : Menerima kontribusi tetap dari hasil pemasukan yang dicatat sebagai pendapatan Unpad dan diserahkan secara periodik Menerima keuntungan di setiap akhir periode tahun yang dicatat sebagai pendapatan Unpad Menempatkan SDM di manajemen TC Memanggil atau mengadakan pertemuan rutin dengan manajemen TC sebagai bentuk pengendalian Mitra kerjasama memiliki kewajiban dalam kerjasama : Menyediakan SDM yang berpengalaman dalam pengelolaan TC Membuat Laporan Keuangan yang transparan secara periodik dan diserahkan kepada Unpad Menjaga aset yang menjadi objek kerjasama Dst Mitra kerjasama memiliki hak dalam kerjasama : Menggunakan fasilitas yang disediakan Unpad dalam mengelola operasional TC Mengelola keuangan, administrasi dan operasional lainnya Mendapatkan pembagian keuntungan dari hasil usaha Menempatkan brand mitra kerjasama Dst
b
Page 13
Kontribusi
Kontribusi tetap yang diberikan kepada Unpad sesuai dengan
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE kesepakatan c
Keuntungan
d
Kerugian
e
Tambahan modal
4
Keuntungan di akhir periode tahun dibagi berdasarkan pada jumlah pembagian masing-masing pihak (Unpad dan mitra kerjasama) Jika TC mengalami kerugian, maka dibebankan sesuai dengan jumlah besaran investasi (Noted) Masing-masing pihak dapat menambah modal dengan ketentuan dan kesepakatan
Laporan Keuangan a
Standar LK dan Audit
b
Penggabungan LK
Kerjasama mengeluarkan Laporan Keuangan yang terpisah dengan Unpad dan Mitra Kerjasama Standar LK yang dibuat minimal ETAP (Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik) Kerjasama diaudit oleh Kantor Akuntan Publik yang ditunjuk atau disepakati oleh kedua pihak (Unpad dan Mitra Kerjasama) Laporan Audit diberikan kepada Unpad dan Mitra Kerjasama sebagai bahan evaluasi Unpad melaporkan bagian kontribusi dan keuntungan dari kerjasama sebagai pendapatan Unpad Apabila terjadi kerugian, dan Unpad menanggung kerugian, maka dicatat sebagai beban Unpad Laporan Keuangan dan Laporan Audit KAP menjadi dokumen
PENGADAAN ATAU LELANG
HAL PENTING KERJASAMA Beberapa hal penting untuk dipertimbangkan: •
Unpad dan/atau pihak mitra kerjasama dapat melakukan investasi yang diatur dalam perjanjian antara kuasa pengguna barang dengan pihak mitra kerjasama.
•
Penerimaan Unpad yang wajib disetorkan selama jangka waktu kerjasama terdiri dari kontribusi tetap dan pembagian keuntungan kerjasama atau hanya pada sharing revenue atau profit
•
Besaran kontribusi tetap dan pembagian keuntungan ditetapkan oleh Rektor dengan pertimbangan dari Dewan Pengawas dan sesuai dengan perjanjian
•
Kontribusi tetap merupakan hasil perkalian dari: besaran persentase kontribusi tetap dan nilai wajar BMN yang menjadi objek Kerjasama. Besar persentase kontribusi
Page 14
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE tetap ditentukan oleh Pengelola Barang dari hasil perhitungan tim berdasarkan dan/atau mempertimbangkan hasil penilaian. (PMK 78/PMK.06/2014 pasal 71). Sedangkan ilai wajar BMN berdasarkan hasil Penilaian oleh Penilai pemerintah, untuk BMN berupa tanah dan/atau bangunan dan hasil Penilaian oleh tim yang dibentuk Pengguna Barang, untuk BMN selain tanah dan/atau bangunan. •
Nilai aset hasil kerjasama merupakan penjumlahan nilai aset awal dengan tambahannya. Sehingga dapat diketahui kontribusi pihak mitra jika melakukan investasi.
•
Jika dalam pemanfaatan aset hasil kerjasama diperoleh surplus maka sharing dirumuskan sebesar kontribusi sesuai butir sebelumnya.
•
Tarif layanan yang digunakan dalam optimalisasi aset ditetapkan oleh Rektor/KPA sesuai dengan kesepakatan dengan mitra kerjasama
•
Investasi untuk perlengkapan selama masa kerjasama harus diatur dalam kontrak kerjasama
•
Laporan keuangan wajib diaudit oleh auditor independen, dan diserahkan kepada Rektor
•
Mitra kerjasama menindaklanjuti hasil audit yang disampaikan oleh auditor independen/aparat pengawasan intern pemerintah
•
Masalah perpajakan
•
Penempatan SDM Unpad
NOTED Konsep pengelolaan TC ini sebagai masukan dan bahan diskusi di tingkat pimpinan dan pengelola Unpad.
Page 15
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Penutup
Page 16
KONSEP PENGELOLAAN TRAINING CENTRE Informasi
Page 17
