dikumpulkan : 12 Juli 2011
UJIAN TENGAH TRIWULAN (TAKE HOME) SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
STUDI PUSTAKA DAN KASUS PENERAPAN ERP DALAM PERKEBUNAN KELAPA SAWIT DI INDONESIA SERTA BEBERAPA PERUSAHAAN AGRIBISNIS
DOSEN PENGAJAR : DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC (CS)
THEODORUS WIDIHASTO SETYADIWICAKSONO P056100963.37E
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
DAFTAR ISI
Contoh kasus penerapan e-business di Indonesia Pembahasan Testimonial penerapan ERP Saran untuk penerapan ERP pada perusahaan agribisnis
•
Contoh kasus penerapan e-business di Indonesia :
“Perkebunan Kelapa Sawit Indonesia Terapkan Solusi ERP Oracle” (Dikutip dari http://www.tabloidpcplus.com) JAKARTA, JUMAT – Mungkin kamu tidak tahu siapa itu PT Agro Indomas dan apa produknya? Agro Indomas adalah perkebunan tertua dan terbesar di Indonesia di bawah naungan Goodhope Asia Holdings Ltd. Goodhope adalah induk perusahaan perkebunan kelapa sawit yang beroperasi di Malaysia dan Indonesia. Mereka juga punya perkebunan di Sri Lanka. Kantor pusat Goodhope sendiri berada di Singapura. Nah, akhir April lalu, untuk mendukung pertumbuhan bisnisnya yang makin kompleks di sektor perkebunan, Agro Indomas meng-upgrade sistemnya ke Oracle JD Edwards Grower Management. Ini merupakan implementasi pertama Grower Manajement di ASEAN dan juga menjadi implementasi Oracle JD Edwards Grower Management pertama bagi industri perkebunan kelapa sawit. Sebelumnya, untuk mengelola operasional perkebunannya, Agro Indomas menggunakan sistem lama yang tidak terpusat. Mau tahu apa itu JD Edwards Grower Management? Solusi ini memungkinkan perusahaan untuk menangkap rincian dan atribut penting terkait blok tanah yang dikelola. Sistem akan memberikan informasi mengenai beragam kegiatan yang dilakukan sepanjang siklus pertumbuhan, mulai dari rencana pra-tanam sampai data mengenai perawatan umum. Solusi ini menyederhanakan teknologi informasi dan pelaporan melalui sebuah aplikasi enterprise yang terintegrasi. Penggunaan solusi Oracle di perusahaan perkebunan Indonesia sesungguhnya dipicu oleh kesuksesan sang induk perusahaan, Goodhope, menggunakan Oracle E-Business Suite Financials, Oracle Inventory Management, dan Oracle Purchasing di anak perusahaannya di Sri Lanka. Goodhope akan mengimplementasikan Oracle E-Business Suite Human Capital Management dan Oracle Payroll di operasional perkebunannya di Sri Lanka, Indonesia dan Malaysia. “Kami terkesan dengan kemampuan Oracle JD Edwards dalam menyediakan integrasi end- toend, mulai dari pengelolaan perkebunan sampai proses pengolahan sampai ke keuangan, menyediakan aplikasi terintrasi bagi seluruh perkebunan dan memberikan kemudahan untuk membakukan proses di seluruh lini operasi kami, ” ujar Kevin de Silva (Director IT, Goodhope Asia Holdings Ltd).
•
Pembahasan dari kasus
ERP UNTUK INDUSTRI KELAPA SAWIT (dikutip dari Lintas arta, edisi 10, 2007) Selain harga yang ditentukan sepenuhnya oleh pasar serta kebijakan pemerintah, karakteristik lainnya dari industri CPO adalah padat modal. Perusahaan harus mempersiapkan investasi untuk tiga tahun pertama, ketika perkebunan belum berproduksi. Jika investasi terhenti di tahun kedua, misalnya, maka semua modal yang telah ditanamkan akan hilang. Di luar faktor-faktor di atas, terdapat beberapa faktor yang dapat dikontrol oleh perusahaan, yakni biaya langsung dan tidak langsung, efisiensi, dan produktivitas. Selama ini, banyak industri kelapa sawit yang masih menerapkan manajemen tradisional. Masalah-masalah kecil yang berdampak besar bagi perusahaan pun kerap terjadi, misalnya pihak manajemen yang melakukan transaksi penjualan tanpa mengetahui persis jumlah CPO yang tersedia di pabrik mereka. Belum lagi kebocoran yang terjadi di lapangan tidak dapat terkontrol oleh pihak manajemen. “Tanpa pengawasan yang terintegrasi, losses di lapangan bisa mencapai 8%,” tegas Yudi. Solusi dari permasalah ini adalah menerapkan ERP yang memantau setiap proses bisnis yang berlangsung di industri kelapa sawit dari hulu ke hilir, Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses bisnis yang berlangsung, mulai dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap aktivitas yang dilakukan, membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah aktivitas dilaksanakan. Dari sisi logistik, untuk menekan biaya, perusahaan dapat melakukan sentralisasi pembelian bibit, pupuk, pestisida, dan sebagainya, serta mengatur keluar masuk barang sesuai dengan wilayah yang membutuhkannya. Perusahaan juga mampu menghitung setiap biaya dan anggaran yang dibutuhkan dalam setiap aktivitas, mengontrol transaksi dari beberapa perkebunan dan perusahaan, mempersingkat fi nancial close-cycle, serta pajak.
TANTANGAN PENERAPAN ERP Tantangan terbesar penerapan ERP di industri-industri kelapa sawit di Indonesia terletak pada “kesadaran” pelaku industri ini bahwa mereka membutuhkan peningkatan efi siensi dan efektivitas dalam setiap proses bisnis yang berlangsung. Sebagai perbandinga, di Malaysia semua industri kelapa sawit telah memanfaatkan IT. Mereka mendapat sokongan penuh dari pemerintah Malaysia yang membangunkan infrastruktur komunikasi di wilayah-wilayah perkebunan dan pengolahan kelapa sawit. “Walaupun dari luas areal lahan dan produksi CPO Indonesia melampaui Malaysia, namun dari segi keuntungan, Malaysia masih jauh di atas Indonesia,” kata Yudi. Perusahaan juga harus mempersiapkan perangkatperangkat yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi ini. Perangkat yang paling
kritikal, selain penyiapan SDM yang melek IT, adalah jaringan komunikasi data. VSAT merupakan solusi jaringan komunikasi data bagi lokasi perkebunan dan kantor cabang yang biasanya terletak jauh dari kota dan belum terjangkau jaringan komunikasi terrestrial. Selain memanfaatkan VSAT sebagai pendukung aplikasi ERP, perkebunan dapat menggunakannya untuk percakapan VoIP, videoconference, video surveillance, dan lain-lain. Sementara itu, untuk site-site yang hanya menggunakan aplikasi transaksional, yang tidak membutuhkan bandwidth yang besar, dapat menggunakan jaringan VPN Ezy dengan berbagai pilihan akses yang tersedia.
Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) yang didapat dari (lulu, gunadarma) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ini didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Selain itu juga terdapat pengertian lain dari ERP yaitu merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Sehingga tujuan dari ERP ini secara garis besar yaitu dengan rancangan perangkat lunak modular maka sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. Dengan menerapkan ERP yang sebagai salah satu bentuk kemajuan di bidang teknologi informasi ini maka diharapkan tujuannya untuk memantau aktivitas yang ada di perkebunan dapat tercapai. Sehingga dengan penerapan ERP (sebagai kemajuan teknologi informasi) ini tidak hanya membuat agribisnis kelapa sawit ini melakukan efisiensi improve atau melakukan penghematan saja tetapi dapat membuat menjadi lebih efektif dalam menjalankan usaha agribisnisnya (Allan, 1996). Keefektifan ini dapat terjadi karena dengan penerapan system informasi ERP ini maka struktur yang ada dalam perusahaan dapat terpantu dan saling terintegrasi satu sama lain. Secara structural sumber daya ini dikelompokkan berdasarkan hirarki tertentu. Dengan menerapkan system informasi ERP ini dapat dinikmati beberapa manfaatnya yaitu : 1. Dengan system yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien 2. Dengan system informasi ini memungkinkan melakukan integrasi secara global. Sehingga perbedaan – perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan.
3. ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak system computer yang terpisah. 4. ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan manajemen pengelolaan operasi juga. 5. Supply chain management juga dapat dibantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.
Pada artikel tentang penerapan ERP di atas terdapat informasi bahwa dengan menggunakan ERP, maka perusahaan dapat menangkap rincian dan atribut penting terkait blok tanah yang dikelola. Sebenarnya tidak hanya itu saja manfaat penerapan ERP. Karena dengan penerapan ERP ini, maka diharapkan dapat meningkatkan tulang punggung fungsionalitas yang terdapat pada fungsionalitas maupun operasional. Karena dengan ERP ini maka manajemen dapat memperoleh informasi yang berkaitan dengan perusahaan dengan cepat, akurat, mudah dan on-line.
Sebagai pengelola agribisnis kelapa sawit yang menerapkan ERP ini, maka dapat diperoleh manfaat dalam sisi fungsionalitas dan operasional. Secara lebih spesifik, manfaat yang diperoleh yaitu adanya informasi yang tepat, cepat serta akurat dalam bidang keuangan, manajemen bahan baku, penjualan, personalia, perawatan dan pemeliharaan serta pengontrolan produksi.
Tujuan dari ERP yaitu melakukan pengintegrasian terhadap sumber daya yang digunakan untuk menjalankan roda organisasi ini dapat terwujud karena didukung oleh adanya siklus SDLC (System Development Life Cycle). Siklus ini akan memberikan panduan dan prosedur bagi semua yang terlibat dalam system informasi ERP ini. Manfaat yang diperoleh dengan alur kerja ini adalah adanya alokasi waktu yang terencana, mengurangi resiko kegagalan proyek, memastikan bahwa semua kebutuhan tercakup dalam proyek, mengidentifikasikan masalah teknikal dan manajerial yang mungkin muncul, mengukur kemajuan jalannya proyek dan mempermudah pengaturan sumber daya serta anggaran.
Sebagai system yang ada ERP ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan yang ada. Faktor ini perlu diperhatikan pengguna system ERP ini sehingga penggunanya dapat mengentisipasinya dan melakukan persiapan untuk menangani kekurangan dengan system lain atau tindakan yang lainnya. Adapun kekurangan dan kelebihannya adalah sebagai berikut :
Sistem yang digunakan untuk ERP dalam kasus di atas adalah Oracle JD Edwards Grower Management. Secara lebih mendalam tentang system tersebut akan dijelaskan dari penjelasan yang dikutip dari (ariyanto, 2008). JD Edwards sebagai penyedia Produk ERP, lebih mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor tersebut. Sedangkan JD. Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Sehingga kita dapat memilih sendiri database, sistem operasi dan hardware apa yang akan digunakan sehingga solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan sistem yang sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD. Edwards baik dari sisi waktu dan biaya.Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang terpusat namun dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi penjelajah yang mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang terintegrasi dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien. Selain itu dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu berjalan di hampir setiap jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Filosofi platform terbuka dan karakteristik sistem terbuka antar modul aplikasi ini menjadi keunggulan dari produk ERP yang dikembangkan oleh JD. Edwards dalam memberikan solusi bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang. System ERP ini tidak selamanya menghasilkan yang bermanfaat dalam setiap penggunaanya. Karena sekitar 10 sampai dengan 40 % dari penggunaan ERP ini mengalami kegagalan. Untuk mengatasi ini maka diperlukan beberapa hal penting yang dilakukan supaya penerapan ini bisa menghasilkan keberhasilan dalam penerapan ERP ini. Faktor – faktornya tersebut adalah 1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis 2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen 3. Manajemen proyek implementasi yang baik 4. Mampu mengatasi isu-isu teknik 5. Tim implementasi yang baik 6. Rekayasa ulang proses bisnis 7. Komitmen organisasi untuk berubah 8. Pendidikan dan pelatihan yang insentif
9. Data yang akurat 10. Sosialisasi dan komunikasi yang insentif 11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya 12. Mampu mengatasi isu multi-site Dengan melakukan ke-12 hal tersebut serta memperhatikannya maka tingkat keberhasilan dari ERP akan meningkat. Karena sebenarnya yang diperlukan supaya ERP ini berhasil adalah adanya komitmen dari seluruh tim dari perusahaan tersebut dari awal proses sampai dengan akhir. Selain itu juga diperlukan adanya pengetahuan serta pengalaman yang baik dan pemahaman yang cukup.
Suatu system ERP dikatakan berhasil apabila : 1. Waktu dan biaya implementasi melebihi anggaran 2. Pre-implementasi tidak dilakukan dengan baik 3. Strategi operasi tidak sejalan dengan desain bisnis proses dan pengembangan. 4. Orang-orang tidak sanggup untuk menerima dan beroperasi dengan system baru.
Kegagalan dari implementasi system informasi ERP dapat dideteksi sebelum ERP itu sendiri dinyatakan gagal, yaitu dengan adanya tanda-tanda kegagalan, seperti : 1. Kurangnya komitmen dari top management 2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis) 3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap dan buru-buru memutuskan) 4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) 5. Kurangnya “buy in” sehingga muncul resistensi untuk berubah dari karyawan 6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi 7. Tidak cocoknya software dengan proses bisnis 8. Kurangnya training dan pembelajaran 9. Cacatnya project design dan management
10. Kurangnya komunikasi 11. Saran penghematan yang menyesatkan
Selain itu ERP ini juga memiliki kelebihan yaitu : 1. Akses informasi yang andal, DBMS konsistensu dan akurasi data yang diinput, report yang ditingkatkan 2. Menghindari data dan operasi, modal-modal yang mengakses data yang sama dari database yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang berkali – kali. 3. Mempercepat waktu pemrosesan data, meminimimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan sekali klik. Laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari-cari sumber data dan memanipulasinya lagi 4. Kemudahan adaptasi, proses perubahan bisnis dapat diatasi dengan mudah 5. Meningkatkan skalabilitas, desain yang terstruktur dan modular 6. Kemudahan pemeliharaan, dukungan purnajual system yang berjangka panjang 7. Pengembangan global, modal customer relationship management dan Electronic Data Interchange 8. e-commerce, membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.
ERP, sebagai sebuah system juga memiliki kelemahan. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut : 1. Mahal, biaya bervariasi dari ribuan dollar sampai jutaan dollar. Biaya bisnis proses reengineering akan sangat tinggi. 2. Kesesuaian modul, arsitektur dan komponen dari system yang dipilih harus sesuai dengan proses bisnis, kultur dan sasaran strategis organisasi. 3. Ketergantungan pada satu vendor tertentu, memerlukan jangka panjang support dari vendor tertentu yang mengimplementasikan ERP 4. Kompleksitas, system ERP biasanya memiliki terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.
(Ariyanto, 2008) menjelaskan bahwa untuk ERP yang digunakan untuk perkebunan kelapa sawit ada aplikasi yang dinamakan Ademsawit merupakan aplikasi Adempiere yang di localize dan di customize untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan Perkebunan Kelapa sawit. Ademsawit selain menggunakan modul standard seperti purchasing, inventory sales dan akuntansi , juga dirancang untuk dapat mengakomodasi kebutuhan ERP untuk perkebunan, diantaranya adalah mengelola pembibitan, mengelola penanaman dan perawatan pohon kelapa sawit serta mengelola panen. Semua proses ini akan langsung tercatat di laporan akuntansi sehingga kita bisa dengan cepat mengetahui kondisi akuntansi perusahaan atau bahkan dalam scope yang lebih kecil misalnya per kebun, per blok dan seterusnya. ADemSawit yang merupakan aplikasi yang berbahasa Indonesia ini saat ini statusnya masih dalam pengembangan, dimana keterangan tentang ademsawit dapat dilihat di website. AdemNiaga adalah aplikasi Adempiere yang di customize dan localize untuk memenuhi kebutuhan perusahaan distribusi dan perdagangan di indonesia. Kelebihan aplikasi ini adalah seluruhnya menggunakan bahasa indonesia, serta penambahan terhadap fungsi fungsi dan laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan distribusi lokal. Perkembangan ERP dalam perkebunan belum maksimal, seperti perkebunan kelapa sawit dan karet, dan lain lain merupakan penghasil devisa nonmigas terbesar di tanah air. Tetapi sektor ini belum digarap secara profesional. Hampir 80% industri perkebunan masih belum memanfaatkan IT, khususnya aplikasi enterprise resource planning (ERP), untuk mengintegrasikan proses bisnis mereka. Jika perusahaan-perusahaan perkebunan di indonesia dapat menerapkan ERP, sehingga proses bisnis lebih efisien dan keuntungan bisa ditingkatkan tentu saja usaha agro industri akan bisa lebih berkembang, hasil perkebunan indonesia dapat lebih bersaing di dunia internasional serta dapat meningkatkan devisa negara. Penerapan ERP untuk industri perkebunan sesungguhnya tidaklah jauh berbeda dengan industri-industri yang lain. Sepertihalnya industri yang lain didalam industri perkebunan juga menerapkan modul Material management, Requisition to Pay (Purchasing Management), Quote to Cash (Sales management), dan Accounting. Terdapat hal menarik dari perusahaan perkebunan di Indonesia yaitu mereka memiliki jenis usaha yang cukup beragam, baik dikelola dibawah divisi tersendiri maupun sebagai anak perusahaan, sebagai contoh: Sebuah perusahaan perkebunan Kelapa sawit di Riau memiliki beberapa bidang usaha yang berbeda beda seperti: Pembibitan, Kebun Induk, Pabrik CPO, Pengelolaan Pelabuhan, Perikanan, Peternakan, dan Rumah sakit/Klinik. Disamping itu mereka umumnya juga memiliki usaha usaha binaan (milik petani) yang jumlahnya cukup banyak. Sehingga ketika kita akan menerapkan ERP pada perusahaan perkebunan tersebut tentu saja harus mampu meliputi seluruh aspek bidang usaha yang ada, dan inilah letak kesulitannya karena untuk memenuhi hal tersebut akan membutuhkan banyak kustomisasi. Sebut saja untuk Rumah sakit / klinik , dimana opensource ERP seperti Adempiere, Compiere atau Openbravo belum sepenuhnya mensupport bidang industri tersebut (tanpa kustomisasi). Demikian halnya juga untuk Pelabuhan dan Pabrik CPO (proses continuous, repetitive).
Sebaliknya apabila perusahaan tersebut adalah murni perkebunan, tidaklah terlalu sulit untuk menerapkan Opensource ERP baik Compiere, Adempiere atau Openbravo pada perusahaan tersebut. Namun sayangnya perusahaan yang murni perkebunan tersebut rata rata skalanya masih perusahaan kecil dan menengah dimana masih dikelola secara tradisional sehingga kebutuhan akan ERP belum menjadi prioritas. Beberapa tantangan lain dalam penerapan ERP di perkebunan adalah Infrastruktur dimana kita tahu umumnya lokasi perkebunan berada di remote area yaitu jauh dari kota sehingga ketersediaan jaringan LAN dan internet hanya bisa dipenuhi dengan sistem wireless dan VSAT. Sehingga dalam berbagai kesempatan untuk penggunaan ERP di perkebunan lebih disarankan untuk menggunakan ERP berbasis web, hal ini bisa dipenuhi dengan menggunakan Adempiere atau Openbravo, dan apabila perusahaan memiliki budget untuk membeli lisensi bisa juga dipertimbangkan untuk menggunakan Compiere Profesional Edition. Sehingga kita bisa meletakkan server di kantor pusat (misalnya di jakarta) dan dari lokasi perkebunan (misal di sumatera, kalimantan) cukup menghubungkan komputer ke internet dan membuka aplikasi ERP menggunakan internet browser. Dengan demikian biaya pemeliharaan dan perawatan server juga dapat di minimalisir. Disamping infrastruktur, SDM IT untuk perkebunan juga perlu dibina dan dikembangkan dengan baik, terutama dalam menangani aplikasi ERP, hal ini mengingat dewasa ini perusahaan perkebunan umumnya masih belum menggunakan aplikasi terintegrasi seperti ERP. Untuk hal tersebut perlu adanya sosialisasi dan training aplikasi ERP terhadap karyawan perekebunan sebelum proses implementasi dilakukan. Training implementasi ERP terhadap SDM ini mutlak diperlukan karena salah satu faktor penunjang keberhasilan implementasi ERP adalah SDM yang terlatih Kebutuhan dalam membangun system informasi ERP 1. Perangkat keras; stand alone, client server (2-tiers) dan 3-tiers. 2. Perangkat lunak; system operasi, bahasa pemrograman dan system database. 3. Sumber Daya Manusia; business proses analyst, system analyst, programmer, tester, system administrator, database administrator, hardware team, operational team, maintenance team, help desk
Dengan perangkat lunak yang ada tersebut, maka terbayang bahwa tidak sedikit dumber daya dan dana yang diperlukan untuk merintis ERP, implementasi dan perawatan yang dilakukan. Pada tahun 2003 dilakukan survey terhadap implementasi ERP yang dilakukan oleh Tech Republic. Hasil dari survey tersebut yaitu
1. Biaya yang digunakan untuk implementasi ERP.
Hampir 80 % suatu perusahaan mengeluarkan biaya hingga $ 5 juta, sementara 10 % perusahaan mengeluarkan biaya sebesar $ 5 juta hingga $ 10 juta dan sisanya mengeluarkan dana di atas $ 10 juta
2. Masalah setelah implementasi ERP Hasil survey menunjukkan masalah utama setelah implementasi ERP adalah kemampuan end-user di dalam mengadopsi system ERP sebagai system baru. Sebanyak 32 % responden mengkawatirkan hal tersebut. Kekawatiran tersebut diikuti kekawatiran lain yaitu perawatan system sebesar 29 %, 23 % tentang up-grade system pada masa yang akan datang dan 15 % tentang implementasi yang melebihi anggaran.
3. Lama waktu ketahanan system ERP 44 % dari responden yakin bahwa system ERP tidak akan bertahan lebih dari 5 tahun. Akan tetapi cukup banyak yang merasa optimis, 34 % menyatakan bahwa ERP akan bertahan 5 hingga 10 tahun. Bahkan 21 % responden merasa yakin bahwa ERP akan terus bertahan dalam jangka waktu yang lama.
• Berikut ini adalah testimoni dari perusahaan agribisnis yang menerapkan ERP di Indonesia selain dari di perkebunan kelapa sawit, yaitu penerapan ERP pada :
1. PT. Sinar Sosro (sumber : Lintas Arta.net) sumber : Aug 10th, 2004 | Oleh: Her Suharyanto | Kategori: Advertorial, Tempo Yang dikatakan oleh Kristanto bukanlah isapan jempol. “Kami sungguh merasakan berbagai bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal dengan produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata Winanto. Saat ini PT Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu. “Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang
besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda,” kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle. Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur. Dulu misalnya, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. “Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi,” kata Winanto. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer. Integrasi ini, menurut Winanto, telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. “Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan.” Karena penyebaran unit kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk layanan tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa, perusahaan yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi data. Saat ini Sinar Sosro menggunakan layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan sistem komputernya, tetapi perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi jaringan virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga ditawarkan oleh Lintasarta. “VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa diandalkan, sehingga kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata Winanto. Ketika ditanya mengenai kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa pihaknya cukup puas. “Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas jaringan, kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,” kataWinanto lagi.
PT Sinar Sosro sendiri hanyalah salah satu dari puluhan perusahaan sektor manufaktur yang menggunakan layanan komunikasi data PT Lintasarta Aplikanusa. Kendati sudah banyak perusahaan sektor manufaktur yang mendapat layanan jasa Lintasarta, manajemen perusahaan itu mengakui bahwa selama ini banyak anggota masyarakat yang mengira bahwa Lintasarta hanya melayani sektor keuangan dan sektor perbankan. “Kami memang memulai bisnis komunikasi data untuk melayani sektor perbankan. Tetapi kini bukan hanya sektor perbankan yang membutuhkan layanan kami. Permintaan layanan komunikasi data dari sektor manufaktur termasuk yang cukup tinggi,” kata Widhy N. Soeranto, general manager penjualan Lintasarta.
2. PT. Bentoel Prima (sumber : swa.co.id) Sumber : Thursday, January 7th, 2010 oleh : A. Mohammad BS Bentoel: Dengan Be-One Integrasikan Sistem dari Ujung ke Ujung Bisnis rokok di Tanah Air diprediksi banyak orang tengah menuju sunset. Terutama karena adanya imbauan untuk mengurangi konsumsinya terkait dengan masalah kesehatan dan makin terbatasnya aktivitas berpromosi. Namun, bukan berarti pemainnya harus berhenti berinovasi. Dengan bantuan teknologi informasi, PT Bentoel Prima menunjukkan bahwa keterbatasan bukan halangan untuk terus maju. Untuk menjalankan agenda inovasinya yang berbasis TI itu, perusahaan rokok yang baru saja dibeli BAT dari Peter Sondakh ini telah memiliki direktorat TI. Karena berperan sebagai integrated agent dalam hal TI dan business process, direktorat ini disebut Direktorat Information System dan Business Process (ISBP). “Kami mempunyai business process dan pengelolaan TI dalam satu wadah tersendiri, sebagai salah satu inisiatif dari digital business design, di mana Bentoel ingin menjadi perusahaan yang efektif dan efisien,†ungkap K. S. Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel. Menurut Ong, sejak dibentuk pada 2003, divisinya ditugasi untuk mendukung tujuan bisnis Bentoel. Salah satu proyek besar yang dikerjakan ISBP adalah pengembangan B1 (Be-One) Enterprise System. Ong menjelaskan, pengembangan BeOne ini mengacu pada standar Telecommunicatiom Industry Association 942 yang diimplementasikan di sentra data di Malang; IT service management berdasarkan framework IT Infrastructure Library; dan information security management system yang sudah mendapat standar ISO/IEC 27001. Sistem Be-One ini diimplementasikan pada 2004. Sistem ini berpusat pada aplikasi enterprise resource planning (ERP) dari SAP. Di dalam ERP yang sistemnya diimplementasi Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama. Antara lain, material management, sales and distribution, production planning, fund management, controlling
dan financial accounting. Dengan sistem ini, semua data bisa seragam. “Jadi, angka yang diakui company hanya satu, yakni yang ada di ERP. Di luar itu, tidak dipercaya,†ujar Ong. Dijelaskan Ong, secara sederhana Be-One merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai hilir, dari transaksi sampai pelaporan untuk manajemen. Dengan demikian, setiap data transaksi dimasukkan ke sistem Be-One sekali saja di tempat yang sedekat mungkin dengan terjadinya transaksi. Contohnya, data penjualan oleh tenaga penjualan dimasukkan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi diunggah (upload) secara otomatis ke sistem di Area Sales & Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem di Kantor Pusat, dan semua data yang terkena dampak transaksi penjualan itu pun akan ter-update. Ong melanjutkan, pihaknya berhasil menghubungkan semua sistemnya ke sistem ERP yang berfungsi sebagai back-end system. Dengan begitu, semua sistem terkoneksi secara otomatis secara end to end. Sistem yang terhubung dengan Be-One Enterprise System cukup banyak, mulai dari Be-One Portal, Be-One ASMO & Mobile (sales administration & management system serta sales force automation & mobile management), Be-One Deal (pembayaran), Be-One Synergy (SAP-HRMS), Be-One Poli (Kitech Hospital System), Be-One Intelligence (business intelligence), Be-One Business Planning & Simulation, serta Be-One War Map & War Room. “Semua terintegrasi atau ter-interface dengan ERP sebagai satu kesatuan sistem,†ujarnya. Salah satu aplikasi penting yang sukses diimplementasi pada 2005 adalah sistem administrasi penjualan dan mobile management, yang diterapkan untuk 1.200 PDA di seluruh Indonesia. Dalam waktu dekat, jumlah PDA-nya akan ditambah menjadi 1.600 unit. PDA ini dipakai oleh para tenaga penjualan sampai manajer penjualan. Nanti dari situ juga akan diimplementasikan beberapa aplikasi seperti portal, business intelligence dan sistem war map. “Jadi, sistem inilah yang memberi kami kemampuan analitis,†kata Ong bangga. Selain sistem yang terhubung langsung tadi, ada tiga sistem yang tidak terkoneksi dengan back-end system (ERP), karena memang tak ada hubungannya, yakni IP Telephony, Document Management System, serta E-mail & Internet. Kendati begitu, ketiga sistem tersebut memakai jaringan yang sama. Saat ini, sistem jaringan di Bentoel terhubung dengan jaringan MPLS (multiprotocol label switching) di kantor pusat melalui tiga vendornya: Telkom, XL dan Icon +. Jaringan ini berfungsi menghubungkan 8 pabrik di seputar Malang dan 37 ASMO yang dimiliki Bentoel. Bagaimana dampaknya terhadap bisnis? Menurut Ong, dengan adanya sistem yang terintegrasi, produktivitas bisnis Bentoel bisa meningkat. Juga, memberikan kecepatan proses data, dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Misalnya, data penjualan dari kirakira 1.000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama. Manajemen Bentoel pun dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasil
dari aksi-aksi yang dilakukan, untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu? “Tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unitunit dalam perusahaan. Semua melihat data yang sama dan bergerak berdasarkan data yang sama. Dengan sendirinya pengambilan keputusan menjadi tajam dan cepat,†ujar Ong. Lebih jauh, lanjut Ong, pengembangan sistem Be-One memberi sejumlah benefit. Antara lain, dari segi penjualan dan pemasaran, yang paling utama adalah instant feedback, business intelligence dan operational excellence. Data penjualan bisa diterima pada hari yang sama, mulai dari sales supervisor hingga direksi bisa menerima dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui efektivitas sales performancenya. Misalnya, ada satu kesulitan penetrasi di suatu daerah, maka dari supervisor sampai BOD tahu, dan bisa segera diambil tindakan. Begitu pula, informasi mengenai kompetitor yang ada di lapangan bisa langsung ter-update. “Dalam hal operational excellence effectiveness, kami perkirakan 1,5 jam waktu salesman bisa dipangkas, karena menghapus semua administrasi berkat penggunaan aplikasi mobile lewat PDA,†ucap Ong. Dari segi produktivitas, Ong mengklaim, pihaknya berhasil meningkatkan hingga 15%. Demikian pula dari segi penjualan. Sayangnya, Ong enggan berbagi informasi soal peningkatan ini. “Stock level juga terkontrol, mulai dari pabrik sampai penjualan. Demikian pula dari segi keuangan,†tambahnya. Sementara itu, dengan adanya aplikasi business intelligence, orang pemasaran bisa tahu produk, profil dan value seperti apa yang laku di suatu pasar. Salah satu kesuksesan adalah peluncuran produk rokok baru — Ong enggan menyebutkan nama produknya yang belakangan sebenarnya mulai dipromosikan — pada pertengahan 2009. Padahal, ketika itu sistem baru rampung. Hebatnya, produk baru itu menorehkan sejarah terbaik sepanjang perjalanan Grup Bentoel. “Dalam waktu 18 minggu, produk ini mampu terjual dua kali lipat dari produk yang di-launch sebelumnya,†katanya bangga. Sudah begitu, waktu yang dibutuhkan untuk produk baru ini meroket jauh lebih singkat. Ini terjadi karena positioning maupun segmentasi produk ini sangat pas, berdasarkan informasi yang dikumpulkan sistem Business Intelligence dari pasar. Sistem Be-One, disebutkan Ong, juga bisa meningkatkan produktivitas di area supply chain, manufacturing dan pengadaan. “Semua proses yang sebelumnya dilakukan manual sudah ditinggalkan,†katanya dengan nada bangga. Yang lebih penting, revenue Bentoel mengalami kenaikan signifikan. Tahun 2005 revenue Bentoel hanya Rp 2 triliun, lalu meningkat hingga Rp 6,9 triliun di tahun 2008. Tak hanya itu, dari segi volume juga mengalami lonjakan, dari sebelumnya 6,6 miliar batang pada 2005 menjadi menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. “Market share kami juga meningkat dua kali lipat,†tambahnya. Kepiawaian Bentoel memanfaatkan TI diacungi jempol oleh Richard Kartawijaya. Juri Best e-Corp yang sehari-hari merupakan Direktur Utama PT Informatika Solusi Bisnis ini
menilai, meski perusahaan lokal, Bentoel memiliki sistem TI yang bagus. Bentoel juga menggunakan beberapa software dan hardware yang sangat kuat dari vendor terkemuka. “Ini membuat Bentoel semakin kuat,†kata mantan Presdir Microsoft Indonesia itu. Richard juga memuji Bentoel mampu mempertahankan sistem TI-nya meski kepemilikan sudah berpindah ke asing. “Bahkan, kata Pak Paul Ong, orang BAT terkagum-kagum dengan TI Bentoel,†katanya. Dalam presentasinya, Ong memang menceritakan, ada beberapa perwakilan BAT di negara lain yang mengatakan, saking majunya sistem TI Bentoel, salah satu jagoan industri rokok Indonesia ini harus “mundur†dulu beberapa langkah agar mereka bisa berjalan seiring. Namun, Richard mengkritisi karakter bisnis Bentoel yang masih sangat patronistis. Semua tergantung pada satu-dua orang. Ini sangat berbeda dari perusahaan multinasional, yang sudah menggunakan sistem matriks, di mana satu orang bisa bertanggung jawab kepada satu sampai tiga orang atau lebih. “Kalau Bentoel bisa berkembang seperti itu, akan sangat bagus sekali,” katanya. Mohammad B.S. & Sigit A. Nugroho 3. PT. Astra Agro Lestari Tbk Mengelola Kebun Sawit Gaya Mutakhir Thursday, January 21st, 2010 oleh : A. Mohammad BS
Untuk mengelola secara efektif kebun sawit dengan luas ratusan ribu hektare “ seperti dijalankan PT Astra Agro Lestari “ tak cukup hanya memperhatikan masalah sarana produksi ataupun mekanisasi. Manajemen data secara modern pun menjadi syarat penting keberhasilan. Mengelola dan mengontrol bisnis kebun sawit yang luasnya mencapai ratusan ribu ha bukan soal mudah. Apalagi site kebunnya terpencar-pencar. Untuk mengawasi secara fisik saja, sudah terbayang repotnya. Begitu pula kaitannya dengan pengelolaan dan pengawasan data/informasinya. Dalam banyak kasus, tak jarang koordinasi dan pelaporan data ke kantor pusat terlambat. Contohnya, dokumen yang dikirim dari site berupa hard copy baru bisa sampai ke kantor pusat sebulan kemudian. Dengan begitu, pengambilan keputusan yang dilakukan bisa dibilang “action†terhadap kondisi yang sudah lama terjadi. Persoalan semacam itu pernah dialami PT Astra Agro Lestari Tbk. (AAL) beberapa tahun lalu, ketika mekanisme kerja di perusahaan agribisnis Grup Astra ini masih banyak
dilakukan secara manual. “Komunikasi antar-site dan juga ke head office merupakan aktivitas yang tidak dapat dihindarkan lagi, baik dengan pengiriman dokumen hard copy maupun komunikasi via elektronik (e-mail),†ujar Dedi Kurniadi, Kepala Divisi TI AAL. “Kadang-kadang terjadi misalignment antara kebijakan manajemen dengan pelaku operasional. Kebijakan itu juga terkadang tidak sampai ke front liner,†ia menambahkan. Sebagai perusahaan agribisnis besar, jangkauan wilayah kerja AAL cukup luas, dari ujung barat Sumatera (Aceh) sampai ujung timur Sulawesi (Morowali). Perusahaan ini memiliki 43 site. Perkebunan kelapa sawit AAL terbagi atas beberapa wilayah, yaitu Andalas 1 (A1) meliputi tiga site dengan luas 12,6 ribu ha; Andalas 2 (A2) mencakup 10 site seluas 61 ribu ha; Andalas 3 (A3) terdiri dari tiga site seluas 33 ribu ha; Borneo 1-3 lebih dari 100 ribu ha; dan Sulawesi seluas 185 ribu ha. Ke depan, AAL menargetkan bisa memiliki luas kebun hingga 500 ribu ha. Dengan kebun luas yang tersebar seperti itu jelas menghadirkan tantangan tersendiri. Ada lagi kekhasan bisnis AAL, yakni yang dikelolanya – tanaman sawit – merupakan makhluk hidup yang memiliki masa produktivitas tertentu, dan tidak dapat dipaksakan seperti halnya memproduksi barang manufaktur/otomotif. “Pengelolaan makhluk hidup lebih kompleks dan rumit. Tergantung pada karakteristiknya: usia, topologi tanah, nutrisi, dan sebagainya,†Dedi menjelaskan. Melihat situasi dan permasalahan seperti itu, menurut Dedi, pemanfaatan dan implementasi teknologi informasi (TI) yang dipilih mestilah solusi yang cocok, sehingga bisa membantu perusahaan meningkatkan performa, yang berujung pada peningkatan revenue dan net profit. Nah, untuk dapat meningkatkan performa, dengan kondisi areal AAL yang tersebar di beberapa tempat, diperlukan alur informasi yang cepat, tepat dan tertib dari kantor afdeling ke kantor besar, dan dari site ke kantor pusat. “Tersajinya informasi secara cepat, tepat, tertib dan akurat, dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk terwujudnya continuous improvement,†kata Dedi menegaskan. Perlu dijelaskan, istilah site mengacu pada sebuah lokasi yang menandai legalitas perusahaan yang dikepalai oleh seorang kepala cabang. Satu site biasanya terdiri dari 1520 afdeling. Satu afdeling terdiri dari 20-25 blok, yang dikomandoi oleh dua-tiga mandor. Satu mandor mengawasi 15-20 orang pemanen sawit. Bertolak dari pentingnya kehadiran TI yang memadai – walaupun agak terlambat jika melihat sejarah perusahaan itu yang berdiri sejak 1983 – AAL pun mulai memodernisasi sistem TI secara total pada 2005. Implementasi teknologi canggih di industri perkebunan yang dilakukan AAL berfokus pada pengembangan tiga sistem aplikasi. Pertama, Enterprise Resource Planning (ERP), yang menggunakan solusi khusus perkebunan dari sebuah vendor asal Eropa. Investasinya mencapai US$ 2 juta, dengan modul mencakup Finance, Distribution dan Human Resouce Management (HRIS).
Menurut Dedi, sebelumnya masing-masing sistem aplikasi (modul) berdiri sendiri, dan disesuaikan dengan unit bisnisnya, misalnya HR, Accounting, Tax, dan sebagainya. Ketika itu, masing-masing sistem aplikasi dari site dikonsolidasikan ke kantor pusat menggunakan jalur File Transfer Protocol (FTP). Agar masing-masing bagian lebih mudah melakukan rekonsiliasi, maka diimplementasikanlah sistem ERP yang terintegrasi dan tersentral di kantor pusat. Dengan begitu, konsolidasi data tidak diperlukan lagi, karena setiap site melakukan transaksi yang langsung terkoneksi ke kantor pusat secara real time. Singkatnya, dengan sistem ERP ini, tracking transaksi di site dapat diperoleh pada hari dan jam yang sama. Contohnya, ketika ada pengiriman armada CPO ke dermaga dari sebuah site, saat itu pula di kantor pusat sudah dapat diketahui jumlah (tonase) CPO yang dikirim, berikut data jam pengiriman, sesuai dengan nomor SJ/DO pengiriman. “Ketika armada tiba di dermaga pun sudah langsung dapat diketahui pada saat itu,†papar Dedi yang membawahkan 24 staf TI. Aplikasi penting kedua adalah Plantation Management System (PMS). Aplikasi yang dikembangkan sendiri ini dibutuhkan untuk seluruh proses di site. Total investasi buat PMS ini sekitar Rp 1,6 miliar. Seperti diketahui, pada umumnya kualitas CPO menyangkut rendemen dan free fatty acid (FFA). Guna mendapatkan CPO yang berkualitas diperlukan kontrol (grading) tandan buah segar (TBS) yang akan diolah. Kualitas TBS dapat dijaga pada saat panen. Nah, dengan sistem PMS, kualitas TBS dicatat secara harian, sehingga mandor dan asisten dapat mengetahui kualitas TBS secara harian. Jika ada kualitas yang tidak sesuai dengan standar, informasi dari PMS dapat dijadikan umpan balik untuk perbaikan di hari selanjutnya. Karena itu pula, setiap hari mandor/asisten dapat memacu produktivitas karyawan. Performa setiap karyawan akan terpampang di semacam fitur “majalah dinding†(dengan adanya modul Performance-Driven Management System). “Dengan terpampangnya performa harian, setiap karyawan dapat terpacu dengan sendirinya. Tentunya, menjadi sebuah kebanggaan ketika prestasi bagus kami terpampang,†ujar Dedi. Aplikasi penting ketiga adalah Geographical Information & Management System (GIMS), yang juga dikembangkan sendiri oleh tim TI AAL. GIMS ini merupakan dashboard dalam pengelolaan site. Informasi yang disajikan merupakan hasil pengolahan data yang dikirim dari site ke kantor pusat setiap hari. Informasi disajikan sampai level blok, sehingga para manajer site dapat mudah memonitor blok yang menjadi wilayahnya. “GIMS ini masih terus dikembangkan ke arah lini-lini lain untuk dapat membantu kalangan manajemen yang berkepentingan,†Dedi menerangkan. Begitulah, ketiga sistem aplikasi penting tadi menjadi pilar bagi berjalannya alur kerja di perkebunan kelapa sawit ini. Gambarannya bisa dicontohkan sebagai berikut. Misalnya, satu afdeling melakukan panen, per 11 Desember oleh 15 pemanen. Seorang pemanen rata-rata mendapat 1,3 ton. Hasil panen itu dicatat di kertas oleh mandor, lalu direkap di kantor afdeling. Selanjutnya diberikan ke kantor besar untuk di-input di aplikasi PMS. Dari PMS setiap hari data seperti itu dikirim via satelit. Data itu kemudian masuk ke
aplikasi GIMS, yang selanjutnya bisa diakses oleh direktur area, dewan direksi (BoD), dan manajemen site. Tentunya, untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut pihak AAL telah membangun infrastrukturnya. Antara lain, server yang ditujukan untuk mempermudah aliran informasi. Jika sebelumnya lalu lintas data dari satu site ke kantor pusat dikirim melalui pos berbentuk hard copy, sekarang sudah ada teknologi elektronik pendukungnya, dengan infrastruktrur satelit/VSAT. Begitu pula ada infrastruktur server untuk aplikasi back office (ERP). Infrastruktur lainnya, yakni jaringan Local Area Network (LAN) dan Wi-Fi. Jaringan LAN dipasang di kantor pusat dan seluruh site. Juga, ada jaringan Wide Area Network yang menghubungkan site dengan kantor pusat, dan Internet. Tak heran, transaksi berbasis ERP dapat dilakukan secara real time dan tersentralisasi. Adapun Wi-Fi merupakan nilai tambah, yang berfungsi agar kantor pusat lebih mudah mengakses aplikasi e-mail Lotus Notes, FTP, dan dan server data dari lantai dasar sampai lantai lima, hingga sekeliling perkantoran. AAL pun tak lupa dengan langkah antisipasi. “Saat ini kami sedang menyusun skenario Disaster Recovery Plan dan konfigurasi Disaster Recovery Centre sebagai antisipasi agar bisnis dapat tetap berlangsung jika terjadi bencana. Paling tidak, data transaksi masih dapat terselamatkan,†Dedi mengungkapkan. Di luar itu, guna meningkatkan pelayanan kepada user dan unit bisnis, AAL telah pula membentuk IT Service Desk yang membantu karyawan jika ada masalah terkait dengan TI. Selain itu, program pelatihan rutin diberikan kepada karyawan untuk mendukung pekerjaan mereka. Dalam praktik di AAL, satu site biasanya dilengkapi satu server PMS dan empat PC untuk kebutuhan entri. Sementara itu, di kantor pusat disediakan satu server PMS, dua server ERP, 20 unit terminal server lainnya, dan 20 terminal klien. Bagaimana dampak bisnis dari segenap inisiatif di bidang TI ini? Diklaim Dedi, dalam beberapa tahun terakhir AAL memperlihatkan pertumbuhan kinerja yang signifikan. Misalnya, produksi fresh fruit bunch selama 15 tahun terakhir (sejak 1992) mengalami kenaikan hampir 15 kali lipat. Bila tahun 1992 jumlah produksinya 256 ribu ton, meningkat jadi 921 ribu ton pada 2007, dan melonjak jadi 3.938 ribu ton pada 2008. Sementara itu, produksi CPO naik hampir 19 kali lipat. Tahun 1992 produksinya hanya 49 ribu ton, meningkat drastis jadi 921 ribu ton pada 2007 dan 982 ribu ton tahun berikutnya. Adapun revenue dalam 15 tahun terakhir mengalami kenaikan hampir 124 kali lipat. Jika pada 1992, revenue AAL hanya Rp 48 miliar, meningkat drastis menjadi Rp 5,96 triliun pada 2007, dan menjadi Rp 8,16 triliun pada 2008. Di samping itu, net profit yang pada 2007 sebesar Rp 1,97 triliun menjadi Rp 2,6 triliun pada 2008.
Tak hanya itu. Revolusi sistem TI yang dilakukan manajemen AAL juga dirasakan manfaatnya oleh kalangan internal. Hal itu diakui Dony Yoga, Kepala Operasional Site Area Andalas 2 AAL. Menurut Dony, sebelumnya data operasional masih terkotak-kotak di bagian masing-masing, sehingga belum menjadi sebuah informasi yang holistik. Tentu saja, hal itu menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena informasinya masih berupa pulau-pulau (island). Sekarang sudah sangat berubah, baik dalam hal data maupun informasi. Juga, sistem komunikasi antara personel site dan head office jauh lebih baik, kata Dony. Yang terpenting, menurut Dony, dengan adanya analisis data operasional yang lengkap ia dapat melakukan positioning kinerja, karena bisa melihat performa perkebunan dalam satu grup AAL. Dengan begitu, ia punya pegangan untuk selalu meningkatkan performa menjadi yang terbaik. “Saya berharap, ke depan, sistem TI yang terintegrasi harus dibuat lebih presisi dan lebih detail lagi dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh bagian operasional,†katanya berharap. Saldin Rusmajadin dari Divisi Internal Auditor AAL juga merasakan manfaat dari perombakan sistem TI di perusahaannya. Terutama membantu proses auditing di AAL, serta proses tracking data yang lebih cepat, akurat dan transparan. “Ke depan, yang perlu lebih diperbaiki adalah meningkatkan kemampuan hardware dan software sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, meningkatkan bandwidth sesuai dengan peningkatan transaksi,†Saldin menyarankan. •
Saran untuk penerapan ERP pada perusahaan agribisnis
Untuk melakukan penerapan ini perlu dilakukan proses uji kelayakan dari penerapan proyek ERP ini. Karena di atas sudah dibahas bahwa untuk menerapkan system ERP ini diperlukan dana yang tidak sedikit. Tujuan dari penerapan ERP dan dilakukan uji kelayakan terlebih dahulu adalah sebagai berikut : Ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan yaitu : 1. Aspek kelayakan ekonomi. 2. Aspek kelayakan teknis / system 3. Aspek kelayakan organisasi / sumber daya manusia 4. Aspek kelayakan jadwal proyek
Kelayakan financial diukur dengan rasio-rasio seperti : IRR, Cost ratio, payback period, estimated project cost. Dua rasio yang pertama digunakan untuk menentukan apakah implementasi ERP akan membawa keuntungan bagi perusahaan. Sedangkan payback period
digunkan untuk mengukur secara cepat tingkat pengembalian terhadap investasi dapat terjadi. Kemudian rasio estimated project cost digunakan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki anggaran yang cukup untuk menunjang pengadaan ERP, ditinjau dari arus kas (cash flow).
Kelayakan teknis berkaitan dengan kondisi system informasi yang terdapat pada perusahaan saat ini. Secara teknis, dapat dibuat dari sisi : legal system, migrasi data, arsitektur basis data, infrastruktur system informasi (hardware / netware). Secara kelayakan organisasi, beberapa factor yang perlu diperhatikan adalah proses bisnis inti, kesiapan organisasi “sadar informasi” sudah terbangun atau belum, struktur organisasi, kesiapan SDM (menjadi pemakai dari program tersebut). Keluaran yang diharapkan dari aspek kelayakan organisasi yaitu lingkup fungsional yang potensial untuk dilibatkan dalam proyek, pertimbangannya adalah adanya potensi peningkatan produktifitas, analisa oraganisasi yang akan memberikan kemungkinan perubahan struktur organisasi dan proses bisnis, headcount analysis, diukur dalam satuan Full time Equivalent (FTE), memperlihatkan kemungkinan mengurangi jumlah karyawan seiring diterapkannya system ERP. Kelayakan jadwal proyek terkait dengan proyek lain dalam perusahaan. Implementasi ERP juga menuntut energy dan konsentrasi yang tidak sedikit dari perusahaan, dari top-level management hingga process owner. Untuk itu, sebaiknya dicarikan waktu yang tepat sehingga perhatian perusahaan dapat tercurah sepenuhnya pada proyek implementasi ERP. Dari aspek kelayakan jadwal proyek ini diharapkan adanya rencana milestone proyek. Untuk rasio kelayakan finansial maka perlu diketahui dua parameter utama yaitu benefit dan cost. Terdapat keuntungan utama yang dapat diperoleh dari implementasi ERP yang pertama yaitu proses improvement, dengan implemantasi ERP maka diharapkan dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Ada dua elemen yang diperhitungkan yaitu produktivitas karyawan dengan legacy system dan produktivitas karyawan dengan ERP system. Produktivitas diukur per fungsi yang akan dilibatkan dalam sistem ERP, dengan ukuran Key Performance Indicator (KPI) dari masing-masing fungsi yang ada dalam organisasi. Yang kedua adalah risk reduction, implementasi ERP juga akan mengurangi resiko terjadinya kegagalan perusahaan, misalnya dalam hal kesalahan pelaporan keuangan, pemenuhan tenggat waktu konsumen, kesalahan strategi harga jual produk, kesalahan pengiriman produk. Kegagalan perusahaan seperti yang telah dicontohkan di atas berakar pada tidak adanya integrasi system dan hal ini akan hilang oleh penerapan ERP. Jika ini benar-benar diperhatikan maka dapat mengarah kepada penurunan resiko yang diakibatkan karena kegagalan ini. Yang ketiga adalah pengurangan staff. Dari penghitungan kelayakan organisasi maka akan menghasilkan headcount analysis. Headcount analysis akan
menghitung berpa banyak karyawan dapat dikurangi dengan implementasi ERP. Hal ini akan menimbulkan penghematan dari biaya operasional perusahaan. Setelah tentang manfaat yang akan diperoleh kemudian parameter yang lainnya adalah tentang biaya. Pengeluaran yang berhubungan dengan penerapan ERP adalah software, studi kelayakan ERP memang tidak memberikan rekomendasi secara spesifik kepada satu vendor tertentu. Namun demikian dapatlah diperkirakan berapa kira-kira dana yang perlu disediakan perusahaan untuk membeli lisensi penggunaan perangkat lunak ERP. Biaya software akan tergantung kepada lingkup fungsional dan organisasi yang dilibatkan. Yang kedua tentang hardware, implementasi ERP akan menuntut peremajaan hardware yang ada di clent maupun server. Selain itu juga diperlukan pengadaan jaringan dan kelengkapan keamanan. Yang ketiga adalah tentang biaya konsultan yang akan sangat tergantung pada vendor ERP yang dipilih. Biaya konsultan akan selalu muncul dari awal masa proyek hingga biaya pemeliharaan. Yang keempat adalah biaya manajemen proyek, karena dalam menjalankan sebuah proyek akan muncul biaya project team, sosialisasi, user training dan contingency. Yang terakhir adalah operating cost yang dimaksud disini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan pada saat sistem ERP telah mulai diterapkan. Diantaranya adalah biaya perawatan dan perbaikan sistem, biaya sewa jaringan.
Selain itu untuk memulai sebuah penerapan sebuah system dalam sebuah organisasai diperlukan adanya pengamatan dari sisi : 1. Finansial 2. Customer 3. Proses internal binsis 4. Pengembangan dan pembelajaran organisasi Dari sisi pembelajaran organisasi dapat diketahui seberapa banyak manfaat yang diperoleh jika peruahaan itu akan menggunakan sistem tersebut. Karena bisa saja sistem tersebut baik dan bagus untuk organisasi lain, tetapi belum tentu berguna atau berjalan dengan baik jika diterapkan di perusahaan. Selain itu juga perlu dilihat kesiapan dari sisi pelatihan yang harus diberikan kepada sumber daya manusia. Karena jika sumber daya manusianya tidak siap, maka sebagus apapun sistem yang diimplementasikan maka sistem tersebut bisa saja tidak jalan. Selain itu juga dilihat dari internal bisnis proses dari organisasi yang kan menggunakan sistem tersebut. Sehingga dengan internal bisnis proses yang sudah dipahami dengan baik,
maka kita akan bisa membangun sebuah system yang akan sesuai dengan yang kita inginkan. Karena kebanyakan dari sistem yang ada bisa mengalami kustomisasi. karena begitu perusahaan yang akan membangun sistem dan kemudian menghadirkan sistem tersebut, belum tentu sistem tersebut langsung bisa digunakan tanpa ada penyesuainan terhadap apa yang dibutuhkan dalam organisasi tersebut. Setelah system terebut disesuaikan dengan kebutuhan maka barulah system tersebut bisa digunakan di organisasi tersebut. Dengan adanya sistem ini maka diharapkan dapat lebih bermanfaat untuk meningkatkan kepuasan konsumen. Karena segala yang berhubungan dengan konsumen akan bisa terlihat dan diawasi dari sini. Sehingga dengan adanya data yang terkumpul terutama data yang berhubungan dengan konsumen ini maka bisa dilakukan evaluasi yang dapat bermanfaat untuk mengembangkan pelayanan terhadap konsumen serta melakukan pula inovasi yang dutujukan untuk konsumen. Kemudian seluruh aktivitas dari agribisnis pastilah menuju ke keuntungan perusahaan. Dengan tujuan inilah maka perlu dilakukan pengamatan dari sisi pembelanjaran dan pengembangan organisasi, internal bisnis proses dan customer. Sehingga semua sistem dapat terintregrasi dan mempermudah jalan dalam menghasilkan keuntungan bagi sebuah organisasi tersebut. Selain itu setiap report keuangan dapat terpantau dengan baik dan real time dapat pula dilakukan kegiatan preventif terhadap hal – hal yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat segera dihasilkan keputusan yang cepat serta akurat.
Daftar Pustaka
Cox, Alan. 1996. Redefining Corporate Soul : Linking Purpose & People. Irwin Professional Publishing. Amerika
http://blog.uad.ac.id/ariyanto2008/2011/03/24/tugas-erp-ii
http://www.erpweaver.com
http://lulu.staff.gunadarma.ac.id diakses 9 juli 2011 10: 33 PM WIB
Juwono, Wiwiek. http://www.tabloidpcplus.com. dipublikasikan pada 06 Mei, 2011.
Lintas arta. ERP Untuk Industri Kelapa Sawit. edisi 10, 2007
