Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa dan Pemeliharaan Aset
Pusat Pembinaan Agama Universitas Brawijaya Malang 2012
Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa dan Pemeliharaan Aset Pusat Pembinaan Agama Universitas Brawijaya Kode Dokumen
: 00009 02021
Revisi
: 02
Tanggal
: 27 Maret 2012
Diajukan oleh
: Sekretaris Ttd Siti Marfuah, SH.,MM
Dikendalikan oleh
: Wakil Ketua Pusat Pembinaan Agama Ttd Drs. HM. Subky Hasby, M.Ag
Disetujui oleh
: Ketua Pusat Pembinaan Agama Ttd Prof. Dr. Thohir Luth, MA
i
Daftar Isi Tujuan ................................................................................................................. 1 Ruang Lingkup ..................................................................................................... 1 Definisi ................................................................................................................ 1 Rujukan ............................................................................................................... 1 Garis Besar Prosedur ............................................................................................ 2 1.
Pengadaan Barang ..................................................................................... 2
2.
Pemeliharaan Barang .................................................................................. 2
Bagan Alir ............................................................................................................ 2 1.
Pengadaan Barang ..................................................................................... 3
2.
Pemeliharaan Barang .................................................................................. 3
Lampiran ............................................................................................................. 5 1.
Daftar Spesifikasi Barang (00009 02021 01) ................................................. 5
2.
Usulan Pengadaan Barang (00009 02021 02) ............................................... 6
3.
Daftar Barang dan Pemeliharaan (00009 02021 03)...................................... 8
ii
Tujuan Memberikan panduan bagi personil PPA untuk memelihara kondisi aset PPA serta membuat usulan pengadaan barang baru.
Ruang Lingkup Berlaku untuk lingkup kerja di PPA UB sebelum diajukan ke Tim Pengadaan Barang/Jasa universitas.
Definisi 1. Pusat Pembinaan Agama (PPA) adalah satuan kerja yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Universitas. 2. Barang yang dimaksud adalah barang elektronik, non elektronik dan mebel yang tidak habis pakai. 3. Pihak ketiga yang adalah para supplier barang, para teknisi yang menangani langsung dalam pemeliharaan dan service barang. 4. Pengadaan Barang adalah usaha yang dilakukan untuk mengadakan barang yang dibutuhkan untuk mendukung proses kerja yang dilakukan. 5. Pemeliharaan Aset adalah usaha yang dilakukan dengan cara mengontrol, mengecek dan memelihara semua asset yang dimiliki oleh PPA UB. Pemeliharaan Aset dapat dibedakan menjadi 2 yaitu : a. Pemeliharaan Ringan adalah pemeliharaan secara rutin dan berkala terhadap aset yang dimiliki sesuai dengan jenis dan kondisi aset. b. Pemeliharaan Berat adalah pemeliharaan terhadap aset yang mengalami kerusakan dan menuntut segera perbaikan demi kelancaran proses kerja.
Rujukan 1. Manual Mutu PPA UB (00009 01000) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional
1
Garis Besar Prosedur 1. Pengadaan Barang a. Management Representative (MR) menganalisis kebutuhan aset melalui rapat pleno PPA. b. Sekretaris mencari spesifikasi barang yang diminta. c.
MR menetapkan spesifikasi barang.
d. Ketua PPA membuat usulan pengadaan barang kepada Pembantu Rektor II dan Panitia Pengadaan Barang. e. Proses di tingkat universitas oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa universitas. f.
Sekretaris menerima dan memeriksa barang hasil pengadaan Tim Pengadaan Barang/Jasa universitas.
g. Anggota IV Bidang Pelayanan Umum mendata barang yang baru diterima dalam daftar aset dan menyimpan barang. 2. Pemeliharaan Barang a. Sekretaris mengidentifikasi kebutuhan persyaratan pemeliharaan barang. b. Anggota IV Bidang Pelayanan Umum menyusun daftar aset dan service. c.
Anggota IV Bidang Pelayanan Umum meminta pihak ketiga untuk pemeliharaan dan memutakhirkan agenda rekaman service aset.
d. Anggota IV Bidang Pelayanan Umum melakukan checking service tiap bulan
Bagan Alir 2
1. Pengadaan Barang Mulai
MR
Menganalisis kebutuhan aset melalui rapat pleno PPA (1 hari)
Daftar Barang
Wakabid. Pelayanan Umum
Mencari spesifikasi barang yang diminta (5 hari)
Daftar Spesifikasi Barang 00009 02021 01
MR
Menetapkan spesifikasi barang (1 hari)
Daftar Spesifikasi Barang 00009 02021 01
Ketua PPA
Membuat usulan pengadaan barang kepada Pembantu Rektor II dan Panitia Pengadaan Barang (1 hari)
Usulan Pengadaan 00009 02021 01 Barang 00009 02021 02
Tim Pengadaan Barang
Proses di UB (6 bulan)
Wakabid. Pelayanan Umum
Menerima dan memeriksa barang dari hasil pengadaan Tim Pengadaan Barang dan memeriksa spesifikasi sesuai usulan (1 hari)
Daftar Spesifikasi Barang 00009 02021 01
Anggota IV Bidang Pelayanan Umum
Mendata barang yang baru diterima dalam daftar aset dan menyimpan barang (2 hari)
Selesai 2. Pemeliharaan Barang Mulai
3
Daftar Barang dan Pemeliharaan 00009 02021 03
Wakabid. Pelayanan Umum
Mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan (1 hari)
Daftar Spesifikasi Barang 00009 02021 01
Anggota IV Bid. Pelayanan Umum
Menyusun daftar aset dan service (5 hari)
Daftar Barang dan Pemeliharaan 00009 02021 03
Anggota IV Bid. Pelayanan Umum
Meminta pihak ketiga untuk pemeliharaan aset (10 hari)
Anggota IV Bid. Pelayanan Umum
Memutakhirkan agenda rekaman service aset (1 hari)
Daftar Barang dan Pemeliharaan 00009 02021 03
Anggota IV Bid. Pelayanan Umum
Melakukan checking service tiap bulan
Selesai
4
Daftar Barang dan Pemeliharaan 00009 02021 03
Lampiran 1. Daftar Spesifikasi Barang (00009 02021 01) No.
Jenis Barang
Merk
Tipe
Spesifikasi Teknis
5
2. Usulan Pengadaan Barang (00009 02021 02) Nomor
: ................................................
Lampiran
: 1 (satu) berkas
Perihal
: Usulan Pengadaan Barang PPA
Kepada Yth.: Pembantu Rektor II Universitas Brawijaya Malang Dengan semakin meningkatnya volume kegiatan Pusat Pembinaan Agama
(PPA)
Universitas
Brawijaya,
maka
bersama
ini
kami
mengajukan usulan pengadaan barang bagi operasional PPA. Adapun barang-barang tersebut antara lain seperti terlampir: Harga Perkiraan No.
Jenis Barang
Vol
Setempat
Jumlah (Rp.)
termasuk pajak (Rp.) 1. 2. 3. 4. TOTAL Demikian, atas perhatian dan perkenannya diucapkan terima kasih. Malang, Ketua,
.......................................... NIP. .................................. Tembusan: 1. Arsip
6
Lampiran Surat No. ........................................ Usulan Pengadaan Barang Unit Kerja : PUSAT PEMBINAAN AGAMA (PPA) Institusi : Universitas Brawijaya, Malang Sumber Dana : ..................... TA : ..................... No.
Jenis Barang
Merk
Tipe
Spesifikasi Teknis
7
Vol
Harga Perkiraan Setempat termasuk pajak (Rp.)
Jumlah (Rp.)
3. Daftar Barang dan Pemeliharaan (00009 02021 03)
No.
Jenis Barang
Merk
Spesifikasi
Jumlah
8
Tahun Pengadaan
Posisi/Letak / Pengguna Barang
Keterangan Kondisi
Tanggal
Service
Terakhir
Tanggal Service berikutnya
