Jaarverslag Versie 1.0. Datum 20 maart 2013 Status DEFINITIEF

Jaarverslag 2012 Versie 1.0

Datum Status

20 maart 2013 DEFINITIEF

DEFINITIEF | Jaarverslag 2012 | 20 maart 2013

Colofon

Afzendgegevens

Directie Finance & Control Business Control Schedeldoekshaven 101 2511 EM Den Haag Postbus 30132 2500 GC Den Haag www.dji.nl

Pagina 3 van 45


Pagina 4 van 45


Voorwoord

Het jaar 2012 stond voor DJI in belangrijke mate in het teken van de aanpak van de financiële problematiek. De generieke en specifieke taakstellingen voortvloeiend uit het Lenteakkoord en het Regeerakkoord van het kabinet Rutte II dwongen DJI afgelopen jaar om ingrijpende bezuinigingsmaatregelen voor te bereiden. De concrete invulling van deze maatregelen krijgt zijn beslag in het Masterplan DJI dat de Staatssecretaris vóór 1 april 2013 naar de Tweede Kamer stuurt. Ondanks alle aandacht voor de bestrijding van de financiële problematiek is DJI er vorig jaar in geslaagd om aan het grootste deel van de managementafspraken met de DG JS te voldoen. Dat geldt zowel voor de afspraken over het primaire proces als voor de afspraken op het gebied van bedrijfsvoering. In dit Jaarverslag wordt nader ingegaan op de realisatie van deze managementafspraken. Eind 2011 is het traject Toekomstvast DJI van start gegaan. Dit traject is gericht op de identificatie van fundamentele strategische keuzes voor de lange termijn. In 2012 zijn de eerste twee fasen gerealiseerd, te weten: een contourenschets en de uitwerking van een concreet toekomstbeeld. Dit heeft in het najaar van 2012 geresulteerd in een visiedocument ‘Denklijn 2025’ en een startnotitie voor fase 3 ‘In de praktijk brengen en beproeven’. Gedwongen door de financiële druk op DJI is inmiddels een aantal belangrijke elementen uit Toekomstvast DJI verwerkt in het hiervoor genoemde Masterplan. Hoewel de onzekerheid over de consequenties van het Masterplan – zeker in de tweede helft van het jaar – nadrukkelijk boven de markt hing, heeft de DJIorganisatie in 2012 loyaal haar taken uitgevoerd. Dat geldt voor de sectoren, maar ook voor de landelijke diensten, directies en programma’s. DJI bewijst daarmee ook onder moeilijke omstandigheden een stevige partner te zijn die berekend is op haar taak om vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen tenuitvoer te leggen en de aan haar zorg toevertrouwde personen de kans te bieden een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Namens de hoofddirectie DJI, Peter Hennephof

Pagina 5 van 45


Pagina 6 van 45


Inhoud1 1 1.1 1.2

Managementafspraken DG JS – HDJI 9 Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten 9 Overige managementafspraken 10

2 2.1 2.2

Toelichting managementafspraken 13 Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten 13 Overige managementafspraken 17

3 3.1 3.2

Risico’s 26 Uitvoering strategische risicoanalyse 26 Uitvoering Managementparagraaf 28

4 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1 2 3 4 5 6 7 8

Bijlagen 30 Informatieprotocol 31 Ontwikkeling capaciteit en financiën 33 ICT 36 Arbeidverzuim 37 Formatie en personele bezetting 39 Uitgaven aan inhuur externen 41 Europees aanbestedingsbeleid/aanbestedingsfouten 41 Betaalgedrag 44

1

Het voornemen is om het jaarverslag 2013 met daarin onder meer de realisatie van de managementafspraken (zoals in het nu voorliggende document) te bundelen met de jaarverslagen van de vertrouwensfunctionaris DJI en het jaarverslag integriteit DJI. Pagina 7 van 45


1

Managementafspraken DG JS – HDJI

In dit hoofdstuk zijn de managementafspraken voor 2012 tussen DG JS en HDJI opgenomen. Bij iedere afspraak is de stand van zaken van de uitvoering vermeld. Hierna worden eerst de managementafspraken over de uitvoeringsprioriteiten beschreven, daarna volgen de overige managementafspraken. 1.1

Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten

Nr.

Managementafspraken en mijlpalen omtrent Uitvoeringsprioriteiten

Planning gereed

Stand van zaken

1.

Toekomstvast DJI (resultaten 2012)

dec 2012

Op schema

2.

Modernisering Gevangeniswezen

2.1.

Implementatie van Modernisering Gevangeniswezen

2.1.1. De MGW-projecten zijn eind 2012 gerealiseerd, alleen het project Dagprogramma, Beveiliging en Toezicht op Maat heeft i.v.m. de aanpassing van weten regelgeving een langere looptijd

dec 2012 (e.v.)

Zie hieronder

2.1.2. Verbeterplan Detentie & Re-integratie geïmplementeerd 2.1.3. Verbeterplan MDO geïmplementeerd 2.1.4. Lokale implementatie van het project Organisatie Re-integratie en Ketensamenwerking (ORKA) gereed

aug 2012 aug 2012 dec 2012

Gereed Gereed Vertraagd

ná dec 2012

Op schema

2.1.6. Project TeRugkeeractiviteiten afgerond 2.1.7. Project Modernisering Penitentiaire Arbeid (MPA) geïmplementeerd en verbeteren van de gedetineerdenarbeid gerealiseerd

dec 2012 dec 2012

Gereed/Vertraagd Gereed (m.u.v. borging)

2.1.8. Verdere kwaliteitsverbetering van de PPC’s gerealiseerd 2.1.9. Optimaliseren mentoraatschap en verbeteren van de kwaliteit van rapportages door de inzet van coaches

dec 2012 dec 2012

Op schema Vertraagd

mrt 2012 apr 2012 dec 2012

Vertraagd Vertraagd Vertraagd

mrt 2012 dec 2012 mrt 2012

Gereed Vertraagd Gereed

2.1.5. Start pilots, in gang zetten aanpassing weten regelgeving en implementatie van het project Dagprogramma, Beveiliging en Toezicht op Maat

2.2.

Evaluatie en monitoring van Modernisering Gevangeniswezen

2.2.1. Monitoringsplan MGW is gereed en actueel 2.2.2. Evaluatiekader MGW is beschikbaar 2.2.3. Rapport over het evaluatiekader is gereed 3.

Capaciteit in overeenstemming brengen met de vraag naar plaatsen

3.1. 3.2. 3.3.

Scenario’s vraagkant ontwikkeld Ontwikkelde scenario’s nader uitgewerkt De capaciteitsreductie (plaatsen) volgens het Capaciteitsplan JJI is volledig geïmplementeerd

Pagina 9 van 45


1.2

Overige managementafspraken

Nr.

Overige Managementafspraken en mijlpalen

Planning gereed

Stand van zaken

4.

Gevangeniswezen

4.1.

Terugdringen Recidive: de gedragsinterventies worden in maximaal 13 PI's uitgevoerd. GW zorgt ervoor dat gedetineerden voor wie deelname aan een gedragsinterventie is geadviseerd door de reclassering daaraan kunnen deelnemen

dec 2012

Vervallen

5.

Justitiële jeugdinrichtingen

5.1.

Toekomst JJI’s: Kaders gereed voor een toekomstbestendig en kwalitatief goede justitiële jeugdzorg in JJI’s en de borging van de ingezette verbetermaatregelen

dec 2012

Gereed/Vertraagd

5.2.

De sectoren JJI en DForZo bezien de mogelijkheden tot verruiming van de inkoop voor (ambulante) trajecten van jongeren

dec 2012

Op schema

6.

Forensische Zorg

6.1.

Directie Forensische Zorg geeft uitvoering aan de versobering van de longstay

6.1.1. Implementatie aanpassing ministeriële verlofregeling over begeleid verlof voor tbs-gestelden met longstay-status gereed.

jan 2012

Gereed

6.1.2. Herbeoordeling gereed van alle driejaarlijkse longstay-plaatsingen

nov 2012

Gereed/Vertraagd

jan 2012 jul 2012 dec 2012


aug 2012 dec 2012

Gereed Gereed

mrt 2012

Gereed

jun 2012 dec 2012/jan 2013

Gereed/Vertraagd Gereed/Vertraagd

dec 2012

Gereed

6.2.

DJI voert in 2012 i.s.m. de FPC’s de prestatie-indicatoren t.a.v. doelmatigheid in

6.2.1. Onderlinge vergelijking van de FPC’s op grond van de prestatie-indicatoren gereed 6.2.2. Prestatie-indicatoren waar nodig bijgesteld 6.2.3. Plannen van aanpak in FPC’s opgesteld 6.3.

Directie Forensische Zorg maakt in 2012 voor de financiering, inkoop en declaratie gebruik van de twee nieuwe bekostigingssystematieken

6.3.1. Resultaten van (DSP) evaluatie ZZP en ervaringen DBBC verwerkt in P&C-handleiding 2013 6.3.2. Declaraties van de zorgaanbieders gemonitord en maximaal 50% van de productie van zorgaanbieders bevoorschot 6.4.

DJI levert de prestatie-indicatoren voor het stelsel forensische zorg aan, op basis van de beschikbaarheid van betrouwbare gegevens binnen DJI

6.4.1. Met kerndepartement afspraak over de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de gegevens voor 2012 6.4.2. Aanlevering gestart middels vijfmaandsrapportage DJI 6.4.3. Aanlevering 2012 afgerond bij jaarverslag DJI 7.

Bijzondere voorzieningen

7.1.

Consolidatie O&F-rapport DBV: Veranderingen bestendigd die conform het O&F-rapport DBV zijn ingezet

Pagina 10 van 45


Nr.


Planning gereed

Stand van zaken

8.

Landelijke diensten

8.1.

Wachttijd PBC maximaal 18 weken: het NIFP streeft in 2012 naar een wachttijd voor het PBC van maximaal 18 weken: max. 12 weken voorbereidingstijd plus max. 6 weken wachttijd. In het streven is het PBC ook afhankelijk van schommelingen in de vraag naar klinische rapportage

dec 2012

Gereed

9.

Bedrijfsvoering

9.1.

DJI realiseert in 2012 de in het Jaarplan 2012 opgenomen productietaakstelling, binnen de budgettaire kaders rekening houdend met de afspraken betreffende het FMP

dec 2012

Gereed

9.2. 9.3. 9.4.

DJI realiseert in 2012 een verzuimpercentage van maximaal 7,1% In 2012 wordt met minimaal 90% van de medewerkers een functioneringsgesprek gevoerd DJI stelt in 2012 een planmatige route op voor het in control brengen van de inkoop en Europese aanbestedingen en voert deze uit

dec 2012 dec 2012 dec 2012

Gereed Deels Gereed Op schema

9.5.

Het voor 2012 geplande deel van het ICT-deltaplan (7 jaar 7 pijlers) zal eind 2012 zijn uitgevoerd

dec 2012

Op schema/ Vertraagd/Gereed

Pagina 11 van 45


2

2.1

Toelichting managementafspraken

Managementafspraken omtrent Uitvoeringsprioriteiten

Nr.


1.

Toekomstvast DJI (resultaten 2012)

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Op schema

Met Toekomstvast DJI wordt beoogd een lange termijn toekomstvisie te ontwikkelen die richting biedt bij strategische opgaven van DJI in het hier en nu en die tevens tot structurele besparingen leidt. In 2012 zijn eerste contouren uitgewerkt tot een concreet toekomstbeeld. In diverse themagroepen, met DJI-medewerkers uit alle geledingen van de organisatie, zijn de bouwstenen hiervoor geleverd. Er is nagedacht over het maken en bewaken van individuele trajecten, informatisering en technologie, de inrichting van het DJI landschap, resultaten en de expertrol van DJI en over de externe oriëntatie en rebranding van DJI. Daarnaast is er in gesprekken met de leden van het groepsberaad en de sociëteitsbijeenkomst, ketenpartners en bestuursdepartement, waardevolle input geleverd, wat het toekomstbeeld steeds verder heeft aangescherpt. Ook in de toekomst levert DJI, als onderdeel van de keten, een unieke bijdrage aan een veilige samenleving. DJI is van het insluiten, herstellen van de rechtsorde en voorkomen recidive van justitiabelen. In de toekomstvisie: • • • •

werkt DJI doelmatiger en doelgerichter aan de tenuitvoerlegging van straffen en maatregelen; is DJI een stevige ketenpartner en maakt DJI optimaal gebruik van aanwezige expertise in de keten; kan DJI flexibeler inspelen op een veranderende omgeving; en werken we financieel maatschappelijk verantwoord.

Met gereedkomen van het toekomstbeeld is fase 2 van Toekomstvast DJI, de ontwerpfase, volgens planning afgerond. In 2013 start fase 3, waarin we het toekomstbeeld gaan toepassen en toetsen in de praktijk.

Pagina 13 van 45


Nr.


Planning gereed

Stand van zaken

2.

Modernisering Gevangeniswezen

2.1.

Implementatie van Modernisering Gevangeniswezen

2.1.1. De MGW-projecten zijn eind 2012 gerealiseerd, alleen het project Dagprogramma, Beveiliging en Toezicht op Maat heeft i.v.m. de aanpassing van weten regelgeving een langere looptijd

dec 2012 (e.v.)

Zie hieronder

2.1.2. Verbeterplan Detentie & Re-integratie geïmplementeerd 2.1.3. Verbeterplan MDO geïmplementeerd 2.1.4. Lokale implementatie van het project Organisatie Re-integratie en Ketensamenwerking (ORKA) gereed

aug 2012 aug 2012 dec 2012


2.1.5. Start pilots, in gang zetten aanpassing weten regelgeving en implementatie van het project Dagprogramma, Beveiliging en Toezicht op Maat

dec 2012

Op schema

2.1.6. Project TeRugkeeractiviteiten afgerond 2.1.7. Project Modernisering Penitentiaire Arbeid (MPA) geïmplementeerd en verbeteren van de gedetineerdenarbeid gerealiseerd

dec 2012 dec 2012

Gereed/Vertraagd Gereed (m.u.v. borging)

2.1.8. Verdere kwaliteitsverbetering van de PPC’s gerealiseerd 2.1.9. Optimaliseren mentoraatschap en verbeteren van de kwaliteit van rapportages door de inzet van coaches

dec 2012 dec 2012

Op schema Vertraagd

mrt 2012 apr 2012 dec 2012

Vertraagd Vertraagd Vertraagd

2.2.

Evaluatie en monitoring van Modernisering Gevangeniswezen

2.2.1. Monitoringsplan MGW is gereed en actueel 2.2.2. Evaluatiekader MGW is beschikbaar 2.2.3. Rapport over het evaluatiekader is gereed

Thema Detentie en Re-integratie 2.1.2. Inkomsten Screening en Selectie (ISS)/Detentie & Re-integratie (D&R) Inkomsten Selectie & Screening (ISS)/Detentie & Re-integratie (D&R) is in elke PI uitgerold. Er wordt onderzoek gedaan om te zien of er een kwaliteitsimpuls nodig is. Voor het onderdeel Inkomsten, Screening en Selectie is decharge aangevraagd. Er is in 2012 gemonitord in hoeverre vestigingen voor alle gedetineerden met een verblijf van meer dan 10 dagen een D&R-plan hebben opgesteld. Sinds juli 2012 vindt op een betrouwbare manier rapportage plaats over het % gedetineerden met een D&R-plan. In de maanden juli tot en met december schommelde dit percentage tussen de 70% en 83%. Vanaf 2013 kan GW structureel rapporteren over deze indicator, zoals ook is afgesproken naar aanleiding van de vijfmaandsrapportage 2012. De kwaliteit van de D&R-plannen behoeft nog verbetering. De uitkomsten van de kwantitatieve en kwalitatieve monitoring zijn eind 2012 grotendeels besproken met de vestigingen, opdat zij een eigen verbeterplan opstellen. 2.1.3. Multidisciplinair Overleg (MDO)/Vrijhedencommissie (VC) Het Multidisciplinair Overleg (MDO)/de vrijhedencommissie (VC) is in elke vestiging opgericht. De kwaliteit van de uitvoering behoeft aandacht. Deze is randvoorwaardelijk voor de invoering van Dagprogramma, Beveiliging en Toezicht op maat (DBT). Voor het onderdeel Vrijhedencommissie is decharge aangevraagd. Uit de bezoeken aan de MDO's en de gesprekken met medewerkers in de vestigingen blijkt dat het belang van de aanwezigheid van alle verschillende disciplines wordt onderschreven, maar aandacht behoeft in praktische zin. Hierbij moet worden gedacht aan afstemming tussen de verschillende disciplines om te voorkomen dat disciplines elkaar kruisen dan wel bijten.

Pagina 14 van 45


2.1.4. Organisatie Re-integratie en KetensAmenwerking (ORKA) De landelijke Organisatie- en Formatierapporten en Functie Informatie Formulieren zijn in 2012 goedgekeurd. Voor de verdere implementatie is de instemming van de GOR GW vereist. Verwacht wordt dat de GOR GW dit in januari 2013 zal geven. Vanwege de voortgang van het project en de nog vereiste instemming van de GOR wordt verwacht dat de opleidingen in 2013 zullen starten. Momenteel wordt in samenwerking met het OI vorm gegeven aan de inhoud van de opleidingen. Dit betreft zowel de opleidingen van de huidige medewerkers als ook de basisopleidingen voor toekomstige medewerkers. 2.1.5. Dagprogramma Behandeling en Toezicht op Maat (DBT) De eerste pilot is afgerond en geëvalueerd. De tweede pilot loopt en zal eind januari afgerond worden. In februari worden de voorbereidingen getroffen en een begin gemaakt met de invoering van DBT. Het traject aangaand de weten regelgeving zal medio 2013 gereed moeten zijn. Voor het project Persoonsgericht Dagprogramma is decharge aangevraagd. De uitkomsten van de evaluatie worden meegenomen in de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe basis- en plusprogramma en het programma met externe vrijheden. Thema Dagprogramma 2.1.6. Terugkeeractiviteiten In 2013 is er nog een aantal onderdelen dat doorloopt voordat ze kunnen worden afgerond en overgedragen. Het gaat daarbij om o.a. ”Kies voor verandering (evaluatie)”, “Internet” en “Herstelgerichte detentie (Ouder- kind- detentie, Slachtoffer in beeld, SOS, in afstemming met de visie DJI)”. De concrete tijdstippen waarop de onderdelen kunnen worden afgerond zijn mede afhankelijk van de uitkomsten van de zelfmonitor. De onderdelen die in ieder geval doorlopen in 2013 hebben betrekking op: • • • • •

In het eerste kwartaal: de implementatie van de gezondheidsbevorderende activiteiten In het tweede kwartaal: de implementatie en uitrol van Kies voor verandering 2 Het aanbod geschikt maken voor licht verstandelijk beperkten, langgestraften en vrouwen Digitale post service (voorheen email-a-prisoner) Ontwikkelen activiteiten t.b.v. herstelgerichte detentie en de uitrol hiervan

Tot nu toe is circa 80% van de gevraagde activiteiten afgerond. Afgeronde activiteiten zijn onder meer: de realisatie van whitelist-computers in iedere vestiging, informatievoorziening van gedetineerden middels folders en film, implementatie van de Reflector en de module Kies voor Verandering, de ontwikkeling van een beroepskeuze en competentie-test, de doorontwikkeling van het productenboek en procedures voor vaststelling van producten en de realisatie van de cursus omgaan met geld. 2.1.7. Modernisering Penitentiaire Arbeid (MPA) 2012 kent de volgende resultaten: • De Regionale Bedrijfsbureaus Arbeid (RBBA’s) zijn in 2012 volledig operationeel. • Er zijn kenniskringen gerealiseerd. Dit zijn groepjes van hoofden Arbeid die ondersteunen bij marketing&sales, bedrijfsvoering, arbo & milieu, personeel, kwaliteit, inkoop. Pagina 15 van 45


•

Het streven om eind 2012 een positief resultaat in de boeken te krijgen moest in 2012 worden losgelaten. Het uiteindelijke financiële resultaat is nog negatief.

In 2013 worden diverse activiteiten uitgevoerd ter borging van het resultaat van MPA: • Kwaliteitsverbetering A3 gesprekken tussen vestigingsdirectie en sectordirectie; • Audits bij arbeidsbedrijven en Regionale bedrijfsbureaus Arbeid; • Voorbereiding Wetgeving arbeid; • Onderbrengen MPA in staande organisatie. Thema Zorg en Veiligheid 2.1.8. Kwaliteitsverbetering PPC’s In 2012 is samen met de PPC’s intensief gewerkt aan kwaliteitsverbetering: • De vestigingsdirecteuren en de directeuren Zorg en Behandeling van de PPC’s hielden geregeld gezamenlijk kwaliteitsoverleg. • In het Kaderconvenant Forensische Zorg GW DForZo 2011 zijn afspraken gemaakt inzake kwaliteitseisen en –afspraken. Hierin zijn ook procesafspraken gemaakt over incidenten en escalatie. • In alle vijf de PPC’s vonden interne audits plaats, waaraan ook externe GGZpartners deelnamen. Hiertoe is in afstemming met de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) een eigen toetsingskader ontwikkeld, de PPC Maatstaf. • In Ronde Tafel bijeenkomsten en tijdens de Werkconferentie van 4 oktober 2012 voerden de PPC’s met experts van buiten kritische discussie over kwaliteitsbeleid. • De PPC’s formuleerden gezamenlijk een ambitiedocument met daarin de ambities voor de kwaliteit van de forensische zorg. • Er is een registratiesysteem opgezet voor het in kaart brengen van de werkelijke separatieduur van gedetineerde patiënten. • Er is een structurele relatie onderhouden met de Inspectie Gezondheidszorg en de Inspectie Sanctietoepassing. • Er is een landelijke database opgezet, die in 2013 zal worden uitgebreid, met het doel te kunnen komen tot gegevens over de terugdringing van recidive. • Met oog op de door- en uitstroom en het leidende principe ‘GGZ tenzij’ is actief ingezet op verbetering van de ketensamenwerking. Thema Vakmanschap 2.1.9. Optimaliseren mentoraatschap/verbeteren kwaliteit rapportages In september 2012 is gestart met de inzet van coaches. Dit project loopt door tot en met maart 2013. De teamontwikkelplannen (TOP’s) zijn ten dele geïmplementeerd en de methodiekcoaches hebben dit als aandachtspunt meegekregen. Zij ondersteunen de medewerkers in de vestigingen ten aanzien van de processen D&R, MDO en toetsingskader in nauwe samenwerking met de Implementatieteams van D&R en MDO. 2.2.1. t/m 2.2.3. Monitoringsplan, evaluatiekader en rapport De zelfmonitor is in concept gereed. De oplevering vindt plaats in januari 2013. Verdere verfijning kan dan nog plaatsvinden op basis van ervaring. Daarbij is de insteek dat de zelfmonitor een onderdeel vormt van de reguliere verantwoordingscyclus (A3). In het eerste kwartaal van 2013 zal evaluatiekader Pagina 16 van 45


MGW gereed komen. Het rapport zal in april worden opgeleverd waarop decharge kan worden verleend aan het programma MGW.

Nr.


3.

Capaciteit in overeenstemming brengen met de vraag naar plaatsen

3.1. 3.2. 3.3.

Scenario’s vraagkant ontwikkeld Ontwikkelde scenario’s nader uitgewerkt De capaciteitsreductie (plaatsen) volgens het Capaciteitsplan JJI is volledig geïmplementeerd

Planning gereed

Stand van zaken

mrt 2012 dec 2012 mrt 2012

Gereed Vertraagd Gereed

Significant heeft in februari 2012 een scenariostudie op het gebied van capaciteit bij DJI opgeleverd. Dit rapport gaf aanleiding tot een aantal vervolgstappen: •

•

• •

Het verzoek aan Statistische Informatie Beleid Analyse afdeling van het WODC om de PMJ conform “Justitie over morgen” op te stellen. SIBa komt in het eerste kwartaal 2013 aan deze vraag tegemoet. Deze vertraging was onvermijdelijk aangezien de ingekleurde scenario’s gebaseerd zullen zijn op de pas in december 2012 afgeronde PMJ berekeningen. Het in de vijfmaandsrapportage aangekondigde onderzoek naar de structurele en variabele behoefte aan DJI huisvesting en personeel is op sector niveau afgerond. Zowel GW als JJI hebben elk voor zich de behoeftes op de middellange termijn vastgesteld. Een DJI breed masterplan wordt in het voorjaar van 2013 gepresenteerd. De herijking van de marges, in het bijzonder de gehanteerde reservecapaciteitnormen, maakt hiervan onderdeel uit. De verdere inbedding van het Significant rapport is ondergebracht bij het programma “Toekomstvast DJI”.

Het Capaciteitsplan JJI (2010) is in maart 2012 afgerond. Per ultimo 2012 is er nog een beperkt aantal herplaatsingkandidaten nog niet op een andere functie geplaatst. Besluitvorming over de verdere afname van de operationele JJI capaciteit heeft inmiddels plaats gevonden. De Staatssecretaris heeft in november 2012 de Tweede Kamer geïnformeerd over een additionele reductie van 150 JJI plaatsen. Hiermee komt de totale operationele capaciteit van JJI in 2014 uit op 650 plaatsen. Deze reductie staat los van eventuele capaciteitsingrepen als gevolg van de bezuinigingsopgave waar DJI voor staat. 2.2

Overige managementafspraken Gevangeniswezen

Nr.


4.1.

Terugdringen Recidive: de gedragsinterventies worden in maximaal 13 PI's uitgevoerd. GW zorgt ervoor dat gedetineerden voor wie deelname aan een gedragsinterventie is geadviseerd door de reclassering daaraan kunnen deelnemen

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Vervallen

Deze managementafspraak vindt zijn oorsprong in het project Terugdringen Recidive (welke is opgegaan in MGW). Naar nu blijkt, is de indicator op de voorgestelde manier niet meetbaar. In 2012 wil GW focussen op de reintegratieactiviteiten zoals deze zijn vormgegeven binnen MGW. Terugdringen Pagina 17 van 45


Recidive is daarmee achterhaald. DJI is naar aanleiding van de vijfmaandsrapportage met het bestuursdepartement in gesprek gegaan over herziening van de indicator. Afspraak is om vanaf 2013 te rapporteren over “het aandeel van de doelgroep waarvoor een D&R-plan is opgesteld.” Het informatiesysteem (TULP-S) is zodanig aangepast dat dit mogelijk is. Voor 2012 is met het bestuursdepartement afgesproken om te rapporteren over “het aandeel van de doelgroep dat in aanmerking komt voor gedragsinterventies (langgestraften en Inrichting Stelselsmatige Dader (ISD)) met een vastgesteld plan daarover.” Dit kan worden bepaald aan de hand van de bestaande TR-rapportage van DJI, namelijk door het aantal deelnemers te delen door het aantal kandidaten. In mei 2012 is dat percentage met een vastgesteld plan 41% (erg laag). In januari is dit over heel 2012 (januari t/m december) 48%. Justitiële jeugdinrichtingen

Nr.


5.1.

Toekomst JJI’s: Kaders gereed voor een toekomstbestendig en kwalitatief goede justitiële jeugdzorg in JJI’s en de borging van de ingezette verbetermaatregelen

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Gereed/Vertraagd

YOUTURN In maart 2012 is de database met gegevens van trainers volledig gevuld. Via deze database wordt voor de inrichtingen inzichtelijk wanneer de certificering van trainers verloopt zodat zij tijdig aangemeld kunnen worden voor een herhalingstraining. Om de methodiek verder te ontwikkelen is per maart 2012 de Gebruikersgroep YOUTURN geïnstalleerd. In 2011 zijn alle JJI’s geauditeerd met betrekking tot YOUTURN. Erkende gedragsinterventies In februari 2012 is het toetsingskader voor de audits naar gedrags-interventies vastgesteld. De planning was dat de audits in het najaar van 2012 plaats zouden vinden. In de loop van het jaar bleek dat de JJI’s geconfronteerd worden met een te grote toezichtlast vanwege Inspectiebezoeken en interne audits. De Directie JJI heeft daarom besloten de audits naar de uitvoering van gedragsinterventies niet jaarlijks maar tweejaarlijks te laten plaatsvinden. Daarom staan de audits gepland voor medio januari-medio februari 2013. In oktober 2012 is de interventie Agressie Regulatie (AR) op Maat opnieuw ingediend door DJI, samen met een doeltreffendheidstudie. De Erkenningscommissie heeft de interventie echter niet beoordeeld, omdat zij niet over de juiste informatie beschikte. Uiterlijk juni 2013 zal AR op Maat opnieuw worden ingediend, voorzien van een doeltreffendheidstudie. In december 2012 is de interventie Out of the Circle opnieuw ingediend. De interventie heeft één punt te weinig behaald voor erkenning. De verwachting is echter dat de interventie snel ingediend kan worden voor een nieuwe beoordeling. Samenwerking (Rijks)inrichtingen Op de Studiedag JJI in november 2011 is gesproken over verdergaande samenwerking tussen Rijksinrichtingen en Particuliere inrichtingen. Door intensievere samenwerkingsverbanden worden de JJI’s minder kwetsbaar en kan eenvoudiger geïnvesteerd worden in behoud en verder ontwikkeling van de kwaliteit. Ook wordt bezien of de inrichtingen zich flexibeler kunnen opstellen, bijvoorbeeld bij fluctuaties in capaciteit. Vanwege het lenteakkoord en het regeerakkoord zien DJI en dus ook de JJI’s zich gesteld voor omvangrijke bezuinigingen. Een DJI breed Masterplan met voorstellen hoe deze financiële taakstelling kan worden opgevangen wordt in het voorjaar 2013 opgeleverd. De uitkomsten hiervan zijn van invloed op de sector JJI. Daarnaast wordt een Visie op de JJI’s ontwikkelt door de Directie Justitieel Jeugdbeleid van Pagina 18 van 45


V&J. De sectordirectie zal in overleg met DJI en het bestuursdepartement streven naar het zoveel mogelijk op elkaar laten aansluiten van beide bewegingen. Functiedifferentiatie Als gevolg van het Capaciteitsplan JJI heeft er, sinds december 2010, een forse uitstroom van medewerkers binnen de sector plaatsgevonden. Een relatief groot deel van de uitgestroomde medewerkers beschikte over een HBO-opleiding. Het percentage HBO-geschoolden onder de medewerkers is daardoor verminderd tot ruim 40%. Nog eens 18% volgt momenteel een HBO-opleiding. Het streven is om het percentage van 75% HBO-opgeleid personeel op de groep in 2020 te halen. Echter het halen hiervan kan niet los gezien worden van de nieuwe bezuinigingen.

Nr.


5.2.

De sectoren JJI en DForZo bezien de mogelijkheden tot verruiming van de inkoop voor (ambulante) trajecten van jongeren

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Op schema

Deze trajecten hebben als doel het aanbrengen van continuïteit van zorg voor uit justitiële jeugdinrichtingen stromende jongeren met een PIJ-maatregel. Er is besloten om twee pilots te houden. In december zijn afspraken gemaakt met twee combinaties van instellingen (enerzijds Palier en Teylingereind en anderzijds Rooijse Wissel en de Hunnerberg) om nog in 2012 met deze pilots te beginnen. De afspraak is dat de instellingen uiterlijk eind 2013 over het verloop van de pilots zullen rapporteren. Forensische Zorg

Nr.


Planning gereed

Stand van zaken

6.1.

Directie Forensische Zorg geeft uitvoering aan de versobering van de longstay

6.1.1. Implementatie aanpassing ministeriële verlofregeling over begeleid verlof voor tbs-gestelden met longstay-status gereed.

jan 2012

Gereed

6.1.2. Herbeoordeling gereed van alle driejaarlijkse longstay-plaatsingen

nov 2012

Gereed/Vertraagd

De versobering van de longstay is vertaald naar de beperking van het verlof voor longstaygestelden (alleen nog bij laag beveiligingsniveau) met ingang van 27 mei 2012. De herbeoordelingen van longstay-gestelden door de Lap (Landelijke Adviescommissie Plaatsing) zijn in de verslagperiode gestaag voortgezet. In zaken waarin de Lap reeds een advies had uitgebracht, moest de Lap vaak een aanvullend advies uitbrengen over het beveiligingsniveau als direct gevolg van de versobering van de longstay. Bij het kiezen van de doelstelling / managementafspraak is destijds geen rekening gehouden met de genoemde aanvullende adviesronde die nu voor enige vertraging zorgde. Momenteel zijn er nog 19 lopende herbeoordelingen. Daarmee is de doelstelling voor ruim 90% gehaald. Gezien de systematiek van de herbeoordelingen, waarbij ondermeer de Lap ook zaken aanhoudt ten behoeve van aanvullende rapportage, zal er altijd een achterstand over blijven van 5 tot 10 herbeoordelingen welke de termijnen, waarbinnen de herbeoordelingen hadden moeten plaatsvinden, zullen overschrijden. Pagina 19 van 45


Nr.


6.2.

DJI voert in 2012 i.s.m. de FPC’s de prestatie-indicatoren t.a.v. doelmatigheid in

6.2.1. Onderlinge vergelijking van de FPC’s op grond van de prestatie-indicatoren gereed 6.2.2. Prestatie-indicatoren waar nodig bijgesteld 6.2.3. Plannen van aanpak in FPC’s opgesteld

Planning gereed

Stand van zaken

jan 2012 jul 2012 dec 2012


In de verslagperiode zijn de scores 2006-2010 en 2007-2011 van de FPC’s op de prestatie-indicatoren voor doelmatigheid door DJI vastgesteld en aan de FPC’s gestuurd. De FPC’s hebben deze geanalyseerd en besproken met DJI in juli en augustus 2012 tijdens de jaarverslaggesprekken. Doorontwikkeling van de indicatoren met fpc’s heeft plaatsgevonden. De rapportage over 2013 betreft de verbeterde set. 2012 was het eerste jaar waarin fpc’s verantwoording aan DForZo aflegden middels de prestatie-indicatoren over doelmatigheid. Daarom is besloten dit jaar nog niet te werken met de plannen van aanpak. In de jaargesprekken met de fpc’s zijn de indicatoren uitvoerig besproken. Minder presterende fpc’s zijn er daarbij op gewezen dat mocht bij de volgende verantwoording blijken dat geen / voldoende verbetering zichtbaar is, zij wel om een plan van aanpak gevraagd gaan worden.

Nr.


6.3.

Directie Forensische Zorg maakt in 2012 voor de financiering, inkoop en declaratie gebruik van de twee nieuwe bekostigingssystematieken

6.3.1. Resultaten van (DSP) evaluatie ZZP en ervaringen DBBC verwerkt in P&C-handleiding 2013 6.3.2. Declaraties van de zorgaanbieders gemonitord en maximaal 50% van de productie van zorgaanbieders bevoorschot

Planning gereed

Stand van zaken

aug 2012 dec 2012

Gereed Gereed

Van de zorgaanbieders die met DBBC’s moeten werken, hebben allen inmiddels gefactureerd in DBBC’s. De opgedane ervaringen worden gebruikt om het proces van facturatie verder te verbeteren. De evaluatie van de ZZP’s (door DSP) is afgerond en op basis daarvan is besloten de ZZP’s als bekostigingssystematiek te blijven voeren voor begeleiding, beschermd wonen en zorg aan verstandelijk gehandicapten, maar in 2012 en 2013 nog wel als schaduwinkoop. Dit is verwerkt in de documenten t.b.v. de inkoop, financiering en registratie voor 2013, die per 1 augustus zijn gepubliceerd. De uitkomst van de evaluatie ZZP en de ervaringen DBBC zijn verwerkt in de Inkoophandleiding 2013 en de P&C Handleiding 2013. De facturatie van zorgaanbieders is in 2012 fors toegenomen en daarmee hebben veel aanbieders de drempel behaald op basis waarvan tot uitbetaling kon worden over gegaan. De bevoorschotting heeft plaatsgevonden conform beleid tot 50%. Incidenteel is hier van afgeweken om aan liquiditeitsproblematiek tegemoet te komen.

Pagina 20 van 45


Nr.


6.4.

DJI levert de prestatie-indicatoren voor het stelsel forensische zorg aan, op basis van de beschikbaarheid van betrouwbare gegevens binnen DJI

6.4.1. Met kerndepartement afspraak over de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de gegevens voor 2012 6.4.2. Aanlevering gestart middels vijfmaandsrapportage DJI 6.4.3. Aanlevering 2012 afgerond bij jaarverslag DJI

Planning gereed

Stand van zaken

mrt 2012

Gereed

jun 2012 dec 2012/jan 2013

Gereed/Vertraagd Gereed/Vertraagd

In de stuurgroep forensische zorg (eind juni) is door DSP een memo en een rapportage ingebracht met daarin procesafspraken en een stand van zaken: “Het is op dit moment nog niet mogelijk om een inhoudelijke rapportage te geven voor de meeste indicatoren. Het uitwerken en implementeren van de indicatoren en het tot stand brengen van relevante data heeft tijd nodig, bijvoorbeeld voor het (door)ontwikkelen van (nieuwe) instrumenten. Hierin zijn op de desbetreffende indicatoren stappen gezet. In deze eerste rapportage wordt vooralsnog op de meeste indicatoren een rapportage gegeven van de genomen processtappen.” Eind 2011 heeft DForZo al aangegeven dat in 2012 de uitwerking en implementatie van indicatoren geruime tijd in beslag zal nemen, mede omdat de betrouwbaarheid van de onderliggende registratiesystemen nog een aandachtspunt is. Er wordt periodiek gesproken met het kerndepartement over de stand van zaken inzake de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de gegevens. Ten aanzien van plaatsing is DForZo in overleg met de afdeling Audit & AO om te kijken of de ketenpartners (3RO, NIFP en PMO van GW) volgens afspraken de indicatiestelling en plaatsingstaken vormgeven. Een beperkt deel van de indicatoren is al opgenomen in de vijfmaandsrapportage. Daarnaast vindt in overleg met DSP rapportage over alle indicatoren plaats middels een rapportage aan de Stuurgroep Forensische Zorg. Bijzondere Voorzieningen

Nr.


7.1.

Consolidatie O&F-rapport DBV: Veranderingen bestendigd die conform het O&F-rapport DBV zijn ingezet

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Gereed

Het O&F rapport van DBV is in 2011 ingevoerd. De veranderingen die hierdoor zijn ontstaan, zijn in 2012 bestendigd. De medezeggenschap functioneert. De managementafspraak is geheel uitgevoerd.

Pagina 21 van 45


Landelijke Diensten

Nr.


8.1.

Wachttijd PBC maximaal 18 weken: het NIFP streeft in 2012 naar een wachttijd voor het PBC van maximaal 18 weken: max. 12 weken voorbereidingstijd plus max. 6 weken wachttijd. In het streven is het PBC ook afhankelijk van schommelingen in de vraag naar klinische rapportage

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Gereed

In 2012 is bovenstaande managementafspraak ruimschoots gerealiseerd. Momenteel bedraagt de wachttijd slechts enkele weken. Het aantal aangemelde observandi op de wachtlijst is in de verslagperiode flink gedaald. Bedrijfsvoering

Nr.


9.1.

DJI realiseert in 2012 de in het Jaarplan 2012 opgenomen productietaakstelling, binnen de budgettaire kaders rekening houdend met de afspraken betreffende het FMP

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Gereed

Binnen DJI is dit jaar stevig gestuurd op een bestendig en beheersbaar vermoedelijk beloop. Op dit punt is dan ook verbetering zichtbaar. Op onderdelen hebben zich overigens wel enkele mee- en tegenvallers voorgedaan. Over 2012 bleef DJI echter per saldo binnen de afgesproken budgettaire kaders en binnen het FMP.

Nr.


9.2.

DJI realiseert in 2012 een verzuimpercentage van maximaal 7,1%

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Gereed

De DJI brede doelstelling in 2012 van 7,1% is behaald. Over 2012 scoort DJI een percentage van 6,9%. De verzuimdaling van de afgelopen jaren is ook in 2012 doorgezet. De inzet van de verzuimcoaches en de re-integratieadviseurs heeft in veel inrichtingen geresulteerd in persoonsgerichte plannen van aanpak om het verzuim op caseniveau terug te dringen. Uitvoering van deze plannen heeft een positief effect gehad op het verzuimverloop. Voor 2013 zijn door alle sectoren, landelijke diensten en stafdirecties plannen van aanpak voor het terugdringen opgesteld. Hierop wordt gestuurd door het management in de A3-gesprekken.

Nr.


9.3.

In 2012 wordt met minimaal 90% van de medewerkers een functioneringsgesprek gevoerd

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Deels Gereed

In 2011 had 56,2% van de medewerkers van DJI een in P-Direkt geregistreerd functioneringsgesprek (in 2010 39%). Omdat dit percentage ver achter bleef bij de interdepartementale norm van 90% is in 2012 op verzoek van DG JS een onderzoek uitgevoerd naar de oorzaken van dit achterblijvende cijfer. Uit dit onderzoek Pagina 22 van 45


kwamen diverse aanbevelingen naar voren op het gebied van kwaliteit en ondersteuning, planning, systeemtechnische aspecten en sturing. De uitkomsten van dit onderzoek zijn binnen DJI breed verspreid onder alle managers. Door de inzet van alle managers heeft DJI in 2012 een goede stap gemaakt richting de 90%. De eindstand is op dit moment circa 74%. Verwacht wordt dat dit percentage in de komende weken nog enkele procenten toeneemt i.v.m. het verwerken van de resultaten van december. Ook in 2013 blijft het uitgangspunt dat de lijn verantwoordelijk is voor het voeren en vastleggen van de functioneringsgesprekken. Het onderwerp is een standaard onderdeel van de A3-managementgesprekken. In 2013 zal door DPMO een nieuwe instructie worden verspreid om ook op het gebied van de kwaliteit van de gesprekken een extra stap te kunnen maken.

Nr.


9.4.

DJI stelt in 2012 een planmatige route op voor het in control brengen van de inkoop en Europese aanbestedingen en voert deze uit

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Op schema

DJI heeft met het uitbrengen van het verander- en verbeterplan een invulling gegeven aan een planmatige route voor het in control brengen van de inkoop en Europese aanbestedingen. Het verander- en verbeterplan is in april 2012 gepresenteerd aan de Algemene Rekenkamer, Departementale Auditdienst, Directie Control, Bedrijfsvoering en Juridische Zaken (CBJ) en Directie Informatisering & Inkoop. In september 2012 is een voortgangsrapportage uitgebracht en een presentatie gegeven aan dezelfde deelnemers als hiervoor genoemd. De uitkomst van de rapportage en presentatie gaf de aanwezigen het vertrouwen dat DJI met de opgestelde planmatige route, zorgvuldige stappen zet om de inkoop en Europese aanbesteding in control te brengen en te houden. In december 2012 is door de Hoofddirecteur DJI een presentatie gegeven in het Audit Committee van het Ministerie over de aanpak van DJI met betrekking tot voornoemd onderwerp.

Nr.


9.5.

Het voor 2012 geplande deel van het ICT-deltaplan (7 jaar 7 pijlers) zal eind 2012 zijn uitgevoerd

Planning gereed

Stand van zaken

dec 2012

Op schema/ Vertraagd/Gereed

Pijler 1 – Het opbouwen van een professionele ICT regieorganisatie De professionalisering van de DI organisatie is een jaar bezig heeft meetbare resultaten opgeleverd. Het Informatieplanningsproces is verbeterd en maakt inmiddels onderdeel uit van de departementale en DJI jaarplancyclus, leidend tot een strategisch plan dat is onderbouwd in de ICT begroting voor 2013. In de uitvoering van het informatieplan zijn meetbare mijlpalen bereikt, die zichtbaar worden in het ICT-portfoliomanagement proces. Op het gebied van de besluitvorming en sturing op tijd, geld en doelstellingen (o.a. de forecasting van de uitputting van budgetten en het volgen van kostensoorten) zijn in 2012 stappen gezet. De ambitie voor 2013 is om op dit vlak de betrouwbaarheid, de administratieve verwerking en het risicomanagement verder te verbeteren. De professionalisering van de klant-leverancierrelatie tussen DI en SSC-I heeft in 2012 geleid tot een professioneler opdrachtverstrekking voor de ICT (nieuwbouw)projecten. In 2013 wordt dit professionaliseringstraject voortgezet voor Pagina 23 van 45


de beheerde ICT systemen, onder andere door versterkte sturing op contracten en rapportages. Pijler 2 – Het versterken van de deskundigheid in de ICT-fabriek De reorganisatie SSC-I is formeel gestart. De geplande einddatum is week 19 in 2013. Ook het O&F-rapport is formeel vastgesteld. Er wordt dynamisch gereorganiseerd en er is een tijdelijke situatie gerealiseerd waarin zoveel mogelijk op basis van het O&F-rapport wordt gewerkt. Daarmee zijn belangrijke stappen gezet om kennis en kunde uniek te beleggen. Onderdeel van de reorganisatie is de toepassing van functiegebouw Rijk en van resultaatprofielen op basis van het Kwaliteitsraamwerk. Dit maakt de benodigde kennis en competenties helder. Daarnaast wordt het Programma leidinggevenden voortgezet en is er inmiddels een goedgekeurd opleidingsbeleid voor de hele organisatie. Pijler 3 – Opstellen van toekomstvaste landschapskaart Het bestemmingsplan is eind 2011 opgeleverd en goedgekeurd. Met ingang van 2012 wordt het bestemmingsplan als reguliere activiteit door de CIO Office onderhouden. Pijler 4 – Integratie in één rekencentrum Onder de vlag van Compacte Rijksdienst/Project Consolidatie Rekencentra loopt een traject om in samenwerking met Rijkswaterstaat een rekencentrum aan te besteden. De aanbesteding is gepubliceerd en het traject is nu in de gunfase. Eind 2013 zullen de bestaande rekencentra van DJI grotendeels naar dit nieuwe rekencentrum gemigreerd moeten zijn. Pijler 5 – Vervanging totale serverpark (+werkplekken) Op onderdelen zijn er vertragingen, maar er zijn ook versnellingen. De Landelijke Werkplek Standaard (LWS) is versneld; voor het derde kwartaal 2013 is beeld en geluid geïmplementeerd. De Digitale Werkplek Justitiabelen (DWJ 1.1) is naar verwachting in het eerste kwartaal 2013 gereed. De DWJ functionaliteit voor Schiphol (JCS) heeft voorrang gekregen en is gerealiseerd. Er is een nieuwe programmamanager Vernieuwing Infrastructuur aangetrokken. Deze is gestart in december 2012 en is verantwoordelijk voor groot onderhoud, het oplossen van huidige knelpunten, het neerzetten van een toekomstvast rekencentrum en toekomstvaste basisinfrastructuur, met een beheerorganisatie die hierop aansluit. De programmamanager voert de regie over de projecten TOBIS, 3V en LWS. Binnenkort worden er nog andere grote projecten aan toegevoegd. Pijler 6 – Vervanging van het netwerk in alle PI’s (mobiel) Het project WiFi loopt vertraging op door bekabeling welke niet was meegenomen in de initiële opzet van het plan. De voorlopig geplande einddatum is eind februari 2013. Pijler 7 – Totale applicatielandschap (ketengericht) ontwerpen en vervangen Het programmaplan dat de basis vormt voor pijler 7 is in juni 2012 vastgesteld. Binnen het programma zijn sedertdien zes projecten gestart. Eind 2012 is door het programma een proeftuin opgeleverd die bestaat uit een (eigentijdse) infrastructuur die zal worden gebruikt om het nieuwe applicatielandschap stukje bij beetje te ontwikkelen, ontwerpen en testen. Tevens is medio december 2012 een (publieke) marktconsultatie op Tendernet gepubliceerd, waarin wordt gezocht naar de beschikbaarheid van passende standaardoplossingen waarmee (onder andere) TULP vervangen zou kunnen Pagina 24 van 45


worden. Dat alles op weg naar 2013, het jaar waarin de eerste diensten voor eindgebruikers beschikbaar moeten komen. Verder is veel aandacht en energie van het programma gegaan naar het inrichten van de governance van het vernieuwingsprogramma en het betrekken van het DJIprimair proces bij de komende vernieuwing van het applicatielandschap.

Pagina 25 van 45


Risico’s

2.3

Uitvoering strategische risicoanalyse De hieronder genoemde onderwerpen zijn voortgekomen uit de integrale strategische risicoanalyse 2010-2011. Output Risico opgenomen in DJI Jaarplan 2012: Bij de directie Bijzonder Voorzieningen constateert DJI een risico voor wat betreft de ingebruikname van DC Alphen. Op dit moment is er nog altijd onduidelijkheid over de planning omtrent de (her)ingebruikname van DC Alphen. Stand van zaken: DC Alpen is per 1 september 2012 in gebruik genomen. Na één maand ‘droogdraaien’ zijn per 1 oktober 2012 de eerste justitiabelen geplaatst. Personeel Risico opgenomen in DJI Jaarplan 2012: Bij JJI bestaat een risico voor wat betreft het beoogde percentage HBO-ers, als gevolg van de krimpsituatie binnen de sector. Stand van zaken: Momenteel bedraagt het percentage hbo-opgeleide medewerkers 39,6%. Circa 18% van de executieve medewerkers volgt op dit moment een hbo-opleiding. De afgelopen maanden is uitgezocht tegen welke problemen en risico’s de sector JJI aanloopt met alle in werking zijnde ontwikkelingen zoals het Actieplan Professionalisering Jeugdzorg. Er is een kwaliteitskader rond verantwoorde zorg en verantwoorde werktoedeling in de JJI’s opgesteld. Dit kader ligt op dit moment ter advisering bij de GOR JJI. Het kader bundelt het huidige personeelsbeleid rond professionalisering (75% hbo/functiedifferentiatie/Functiegebouw Rijk) en het actieplan professionalisering jeugdzorg dat uitgaat van zoveel mogelijk geregistreerde (hbo- en wo-opgeleide) professionals. Verder is een prognose opgesteld voor het percentage hbo’ers t/m de periode 2020. De prognose laat een duidelijke stijging in de komende jaren zien. Naar verwachting zal ongeveer 56% van de groepsleiding in 2016 in het bezit zijn van een hbo-diploma. Voorwaarde is wel dat het totaal aantal groepsleiders gelijk blijft en dat het verwachte aantal groepsleiding dat een hbo-diploma haalt een juiste inschatting is. Een tweede kanttekening is dat de sector JJI nog verder gaat krimpen en dit kan ook van invloed zijn op het aantal hbo opgeleide medewerkers. Financiën Risico opgenomen in DJI Jaarplan 2012: De financiële taakstelling is één van de prominente onderdelen in de strategische managementagenda van DJI en de DG JS (Toekomstvast DJI). Het thema zal evenwel in het kader van strategisch risicomanagement volop aandacht blijven vragen, ook en vooral wanneer kabinetsbeleid noopt tot nieuwe bezuinigingen. Stand van zaken Voor de stand van zaken betreffende de financiële taakstelling wordt verwezen naar bijlage 2 bij deze rapportage.

Pagina 26 van 45


Informatievoorziening Risico opgenomen in DJI Jaarplan 2012: Er is een aantal acties benoemd om de keteninformatievoorziening te “ontkokeren”. Stand van zaken Voor de stand van zaken betreffende informatievoorziening wordt verwezen naar pijler 7 bij managementafspraak 9.5 (zie hiervoor).

Pagina 27 van 45


2.4 Uitvoering Managementparagraaf In de managementparagraaf 2012 waren geen knelpunten te melden aan de DGJS, enkel een rapportage over de verplichte specifieke aandachtspunten. Daarin tegen zijn in de managementparagraaf 2011 drie onderwerpen gemeld aan de DG te weten: contractbeheer, functioneringsgesprekken en activabeheer. Door DJI zijn in 2012 aanvullende maatregelen getroffen om deze onderwerpen te verbeteren. Hierna volgt een korte beschrijving van de resultaten van deze maatregelen. Contractbeheer Over 2010 is gemeld dat de inkoopproblematiek zich concentreerde op het decentrale contractbeheer, waarbij onderkend werd dat dit proces “langere tijd nodig heeft om tot resultaten te komen”. In 2012 heeft DJI met het uitbrengen van het verander- en verbeterplan een invulling gegeven aan een planmatige route voor het in control brengen van de inkoop en Europese aanbestedingen. Het verander- en verbeterplan is in april 2012 gepresenteerd aan de Algemene Rekenkamer,de Departementale Auditdienst, de Directie Control , Bedrijfsvoering en Juridische Zaken (CBJ) en Directie Informatisering & Inkoop van VenJ. In september 2012 is een voortgangsrapportage uitgebracht en een presentatie gegeven aan dezelfde deelnemers als hiervoor genoemd. De uitkomst van de rapportage en presentatie gaf de aanwezigen het vertrouwen dat DJI met de opgestelde planmatige route, zorgvuldige stappen zet om de inkoop en Europese aanbesteding in control te brengen en te houden. DJI verwachtte te voldoen aan de opgelegde norm van € 10,1 miljoen aan door DJI beïnvloedbare geconstateerde onrechtmatigheden (uiteindelijk is dit een bedrag van € 10,5 geworden). Aan DJI is gevraagd om voor de Nationale Politie en het te vormen Inkoop Uitvoering Centrum VenJ een presentatie te verzorgen. Dit betekent niet dat alle aspecten van het verbeterplan al zijn geïmplementeerd en geëffectueerd. Wel is DJI op dit onderdeel in control, immers er zijn geen zaken op inkoopgebied die niet helder op het netvlies staan en van beheersmaatregelen voorzien. Het verbeterplan omvat alle relevante aspecten. De uitvoering van het verander- en verbeterplan komt in de reguliere A3-gesprekken van FHI en het SSC terug. Functioneringsgesprekken Naar aanleiding van het achterblijven van het percentage functioneringsgesprekken (2011: 56,2%) bij de interdepartementale norm van 90%, is in 2012 op verzoek van de DGJS een onderzoek uitgevoerd naar de oorzaken hiervan. Hieruit kwamen diverse aanbevelingen naar voren op het gebied van kwaliteit en ondersteuning, planning, systeemtechnische aspecten en sturing. De uitkomsten van dit onderzoek zijn binnen DJI verspreid onder alle managers. Door hun inzet heeft DJI in 2012 een goede stap gemaakt richting de 90%: circa 74% geregistreerde functioneringsgesprekken in 2012. Ook in 2013 blijft het uitgangspunt dat de lijn verantwoordelijk is voor het voeren en vastleggen van de functioneringsgesprekken. Het onderwerp is een standaard onderdeel van de A3-managementgesprekken en aan de directeuren van de geledingen is de suggestie gedaan een planning op te stellen voor de te houden gesprekken. In 2013 zal door DPMO daarnaast een nieuwe instructie worden verspreid om ook op het gebied van kwaliteit een verbeterslag te kunnen maken.

Pagina 28 van 45


Activabeheer Ieder trimester wordt door het SSC activalijsten ter controle aan de inrichtingen en diensten gestuurd. De response wordt verwerkt. In november 2012 is met terugwerkende kracht tot 1 januari 2012 de activagrens verhoogd van € 500 naar € 2.000. Het aantal te controleren objecten is hierdoor sterk afgenomen, wat moet leiden tot eenvoudiger controles. In oktober 2012 is er vanuit de Directie Finance & control een circulaire uitgegaan waarin nogmaals het belang van de inventarisatie is aangegeven. In deze circulaire is ook de stelselwijziging beschreven. In de A3-cyclus (primair tussen sectoren en inrichtingen/vestigingen) zal hierop gestuurd en toegezien moeten worden.

Pagina 29 van 45


3

Bijlagen

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1 2 3 4 5 6 7 8

Informatieprotocol Ontwikkeling capaciteit en financiën ICT Arbeidsverzuim Formatie en personele bezetting Uitgaven aan inhuur externen Europees aanbestedingsbeleid/aanbestedingsfouten Betaalgedrag

Pagina 30 van 45


Bijlage 1

Informatieprotocol

In onderstaand overzicht staan de met het bestuursdepartement afgesproken prestatie-indicatoren: het informatieprotocol.

Stuurindicatoren

1 2 3 4

Prijs Capaciteit Bezettingsgraad Ontvluchtingen

5 Overige ontrekkingen (per 100 bezette plaatsen) 6 7 8 9

Aantal geweldsincidenten onderling (per 100 bezette plaatsen) Aantal geweldsincidenten tegen personeel (per 100 bezette plaatsen) Gegronde klachten (per 100 bezette plaatsen) Arbeidsverzuim

Beleidsinformatie

10 12 a) b) c) d) 13 14 15 18 19 21 22 23 24 a) b) 25 26

% bruikbare capaciteit Uitstroom STP aantal equivalentplaatsen STP's aantal STP's afgerond aantal afgebroken STP's t.o.v. gestarte STP's aantal uitstroom zonder STP Gemiddelde behandel duur TBS Gemiddeld aantal TBS passanten Gemiddeld aantal TBS passanten dat langer dan 4 maanden passant is Gemiddeld aantal personen in PP Aantal doorplaatsingen vanuit GW op basis van art. 15.5 en 43.3 PbW en ISD laatste fase Aantal gerealiseerde DEMO-plaatsingen i.h.k.v. een PP, art. 43,3 en ISD % jongeren dat tussen drie en vier maanden is geplaatst op een langverblijfgroep, gerekend vanaf moment van eerste opname. Percentage gedetineerden dat op basis van het regionaliteitsbeginsel in een inrichting verblijft % Jeugdigen dat niet regionaal wordt geplaatst vanwege aanwijzing OM overig Aantal plaatsingen op long-stay-afdeling Gerealiseerde productie Ambulante zorg (in euro's)

30 Aantal verlofmachtigingen

sectoren GW JJI strafrechtelijk strafrechtelijk intramuraal extramuraal intramuraal extramuraal rijks/ particulier

DForZo intramuraal

DBV uitzetcentra

€ 552,00 800 73,0% 2

€ 496,00 1.976 90,3% 0

vreemdelingen bewaring € 196,00 1.549 58,5% 0

1,2

17

3,6

1

1

7,7

57,2

0,25

8

8

4,4

31,7

0,95

3

3

0,68 6,9%

23,6 10,4%

10,84 6,8%

2 7,6%

2 7,6%

€ 259 12.013 89,6% 0,03

€ 47,00 401 n.v.t.

sectoren GW JJI strafrechtelijk strafrechtelijk intramuraal extramuraal intramuraal extramuraal rijks/ particulier 98%

92,2%

DForZo intramuraal

100%

vreemdelingen bewaring 85%

€ 196,00 202 58,5% 0

DBV uitzetcentra

85%

34,4 59 15 88 9,6 jaar 24,75 1,58 401 284 165 40,1% 70% 9,1% 17,7% 2 € 57,7 mln. 1.216

Pagina 31 van 45


Bijlage 2

Ontwikkeling capaciteit en financiën

Financiën Tussen het Moederdepartement en DJI zijn afspraken gemaakt over de hoeveelheid en kwaliteit van de te leveren producten en de kostprijzen. Bekostiging heeft voornamelijk plaatsgevonden op basis van geleverde output (PxQ). DJI leverde in 2012 een bijdrage aan de realisatie van de volgende operationele doelstellingen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie: • 13.4 het bestrijden van criminaliteit met een effectieve en doelmatige tenuitvoerlegging van strafrechtelijke sancties en maatregelen; • 13.7 een effectieve en zorgvuldige uitvoering van het vreemdelingentoezicht, grenstoezicht en terugkeerbeleid, opdat een vreemdeling die niet of niet meer rechtmatig in Nederland verblijft, Nederland zelfstandig of gedwongen verlaat; • 14.2 het voorkomen dat jeugdigen delicten plegen en wanneer zij dat wel doen, niet in herhaling vervallen (het verminderen van recidive). De bijdrage van het Moederdepartement wordt verstrekt op kasbasis. De Dienst Justitiële Inrichtingen is een baten-lastendienst. Als gevolg van de verschillende stelsels wijkt de stand van de definitieve kasbijdrage 2012 € 22,6 mln. af van de opbrengst Moederdepartement in de gespecificeerde staat van baten en lasten 2012. De aansluiting van de feitelijke opbrengst Moederdepartement in de verantwoording op de stand van de bijdrage van het Moederdepartement aan het agentschap DJI in 2012 blijkt uit de volgende tabel. bedragen x € 1.000

13.4.1

13.4.2

13.7.1

13.7.2

14.2.1

totaal

Stand kasbijdrage in de begroting 2012 991.802 Beleidsmatige mutaties, in- en extensiveringen 14.900 Compensatie hogere kosten SBF / 2e carrière 19.132 (Inter)departementale overboekingen 6.866 Kortingen en taakstellingen -9.116 Overige (technische) bijstellingen 46.460 Stand Departementale Verantwoording 2012 1.070.044 Definitieve afrekening OPF 2012 (terug te betalen bijdrage) Transitiekosten Avenier (verantwoord in 2011) Afrekening bijdrage SBF / 2e carrière (terug te betalen bijdrage) Mutatie egalisatierekening SBF-bijdrage Moederdepartement Nog te ontvangen bijdrage i.v.m. PIJ-ers AWBZ 2008-2011 Nog te ontvangen bijdrage i.v.m. PIJ-ers AWBZ 2012 Vooruitontvangen bijdrage pilot Klachtenafhandeling Vooruitontvangen bijdrage Terugkeeractiviteiten Overlopende ICT projecten Vooruitontvangen bijdrage project inkoop Vooruitontvangen bijdrage TRA Terug te betalen projectgelden Opbrengst in de staat van baten en lasten

717.742 6.600 1.380 2.742 -6.596 -14.920 706.948

114.523 0 375 89 -1.052 2.455 116.390

36.535 0 0 29 -336 -1.121 35.107

272.052 0 1.313 -561 0 -32.874 239.930

2.132.654 21.500 22.200 9.165 -17.100 0 2.168.419 -89 -14.100 -3.845 -8.501 5.629 671 -75 1.850 -1.863 -280 -1.521 -444 2.145.851

De bijdrage 2012 van het Moederdepartement is gedurende het jaar per saldo met € 35,8 mln. opwaarts bijgesteld in verband met beleidsmatige mutaties (+ € 21,5 mln.), compensatie hogere kosten verlofregeling substantieel bezwarende functies (SBF) en regeling 2e carrière (+ € 22,2 mln.), (inter)departementale overboekingen (+ € 9,2 mln.), kortingen en taakstellingen (- € 17,1 mln). Het bedrag van de beleidsmatige mutaties (in- en extensiveringen) betreft: - uitbreiding van de capaciteit in het gevangeniswezen (€ 14,9 mln.); Pagina 33 van 45


- de autonome groei van de forensische zorg in het strafrechtelijk kader (€ 4,6 mln.); en - uitbreiding rapportagecapaciteit Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (€ 2 mln.). Resultaat 2012 Over 2012 is een negatief exploitatieresultaat ad € 59,2 mln. gerealiseerd. Dit komt overeen met circa 2,6 % van de totale omzet. Conform de Regeling baten- en lastendiensten 2011 zou het negatieve exploitatieresultaat ten laste te gebracht moeten worden van de exploitatiereserve. Na verdeling van het negatieve resultaat over 2011 beschikt DJI echter niet meer over een exploitatiereserve. In dit kader zijn in 2011 reeds afspraken vastgelegd in het door de Minister van Financiën goedgekeurde Financieel Meerjarenplan DJI. Problematiek DJI Het Financieel Meerjarenplan DJI vormt onderdeel van de algehele problematiek DJI. In de 1e financiële voortgangsrapportage 2012 is het beeld geschetst tot en met maart. Sindsdien hebben zich veel ontwikkelingen voorgedaan die de financiële problematiek van DJI hebben vergroot. Basis hiervoor is het Lente-akkoord en het Regeerakkoord Rutte II. Om de meerjarige problematiek het hoofd te bieden zijn forse ingrepen onafwendbaar. Hiertoe is het Masterplan DJI opgesteld. Aangezien de uitkomsten van dit Masterplan DJI op 1 april 2013 bekend gemaakt zullen worden, kan hier op dit moment nog geen uitspraak over gedaan worden. In de 1e voortgangsrapportage 2013 zal hier nader op ingegaan worden. Capaciteit In de tabel op de volgende pagina is de capaciteitsrealisatie 2012 geconfronteerd met de bijgestelde capacitaire taakstelling. In de “stand jaarplan” van de direct inzetbare capaciteit GW is rekening gehouden met 250 extra plaatsen ten opzichte van de stand in de V&Jbegroting 2012. De financiering van deze plaatsen wordt betrokken in de afrekening outputfinanciering 2012. De bijstellingen van de capaciteit komen voornamelijk voort uit de PMJ-uitkomsten 2013. De realisatie is gebaseerd op de Jaarrekening 2012 DJI en de Agentschapsverantwoording DJI.

Pagina 34 van 45


Omschrijving

Stand Bijstelling

Bijgestelde

Jaarplan

capaciteit

2012

2012

Realisatie Verschil 2012

Operationele doelstelling 13.4 - Direct inzetbare capaciteit GW (excl. Politiebureau's)

11.058

273

11.331

11.526

580

3

583

583

0

- In stand te houden capaciteit GW

88

-88

0

0

0

- Extramurale sanctiecapaciteit GW

435

21

456

401

-55 -32

- Reservecapaciteit GW

- Direct inzetbare capaciteit FPC's / forensisch zorg

195

2.008

2.008

1.976

- Reservecapaciteit FPC's / forensische zorg

101

101

101

0

- Intramurale forensische zorg in GW

700

700

692

-8

- Intramurale forensische zorg in GGz-instellingen

1.510

36

1.546

1.546

0

1.751

4

Operationele doelstelling 13.7 - Direct inzetbare capaciteit DBV (excl. Politiebureau's)

1.755

1.751

-4

- Reservecapaciteit DBV

325

325

325

0

- In stand te houden capaciteit korte termijn DBV

330

330

330

0

- In stand te houden capaciteit lange termijn DBV

370

370

370

0

- Direct inzetbare capaciteit Jeugd

800

800

800

0

- Reservecapaciteit Jeugd - In stand te houden capaciteit Jeugd

150 552

150 252

150 252

0 0

Operationele doelstelling 14.2

-300

Pagina 35 van 45


Bijlage 3

ICT

Format projecten Min VenJ waarvan het ICT deel meerjarig meer dan € 1 mln bedraagt Opgave per 31 december 2012

bedragen x € 1 mln.

Initieel geschatte meerjarige projectkosten

Projectnaam

Onderdeel

Startdatum

Geplande

Ondergrens

Bovengrens

einddatum

(schatting)

(schatting)

Actueel

Cumulatief Omschrijving mijlpalen rapportageperiode

meerjarig

meerjarig

meerjarige

meerjarige projectkst.

geschatte gerealiseerde

Datum en versie laatste businesscase

budget

budget

projectkst.

1-1-2008

31-1-2013

17,4

17,4

17,4

JJI

1-10-2010

31-12-2012

5,2

5,2

5,2

4,4 Oplevering v2.0 december 2012

Herziening november 2012

Kaarttelefonie

DJI

1-10-2010

31-12-2012

1,5

1,5

1,5

1,2 Eindoplevering december 2012

Geen Business Case

DaVinci

Concernstaf Bedrijfsvoering

1-1-2010

1-4-2013

1,6

1,6

1,6


Bij Min VenJ; datum onbekend

Verhuizing HK naar Jubitoren

Hoofddirectie

1-6-2012

8-4-2013

2,0

2,3

2,3

0,5 Eindoplevering April 2013

Geen Business Case

IFZO

DforZo

Nieuwbouw Jeugd (VIV Jeugd) *


Oorspronkelijke versie feb 2009

Tobis **

Hoofddirectie

1-8-2012

31-12-2013

7,9

7,9

7,9

1,2 Tobis stopgezet per 1-1-2013

3V ***

Hoofddirectie

1-1-2012

31-12-2016

47,6

47,6

47,6

1,1 Oplevering PvA eind Q1-2013

Programma USB ****

Hoofddirectie

1-12-2012

1-4-2013

0,4

0,4

0,4

Besluit departement budget verwacht juni 2013

Nog niet beschikbaar

IDMI *****

Hoofddirectie

1-11-2012

1-3-2013

0,1

0,1

0,1

Besluit programmadirectie IDMI budget verwacht juni 2013

Nog niet beschikbaar

LWS

SSC-I

1-1-2010

24-5-2013

19,2

19,2

15,0

Algemene opmerking

De vernieuwing informatievoorziening DJI komt in het overzicht niet voor. De individuele projecten groter dan 1 mln dan wel risicovol zullen worden opgenomen.

* Nieuwbouw Jeugd (VIV Jeugd)

Besluitvorming over vervolg van VIV Jeugd is onderhanden.

** Tobis

De realisatiecijfers Tobis zijn voorlopig. Het project is per 1-1-2013 stopgezet; een aantal deelprojecten wordt na audit overgedragen aan 3V.

*** 3V

In de schatting meerjarig budget waren de uitgaven en de kosten opgeteld, waardoor er een dubbeltelling heeft plaatsgevonden ad 10.900.000 euro.

**** USB

De impactanalyse m.b.t. de consequenties voor de IV en het opstellen van de businesscase moeten nog starten. Na de impactanalyse wordt een projectplan opgesteld met de concreet uit te voeren activiteiten inclusief de kosten en doorlooptijd. De iBoard moet nog een besluit nemen en geld toekennen voor uitvoering van de impactanalyse. De afgegeven 'schatting meerjarig budget' is gebaseerd op de hoogte van de claim die bij DGJS is neergelegd. Het exacte bedrag en de doorlooptijd van het project volgen zodra het projectplan geakkordeerd is in de iBoard. Door het programma USB van het departement is een budget beschikbaar gesteld van 400k t.b.v. een impactanalyse en een business case. Op basis van deze documenten zal nadere besluitvorming plaatsvinden binnen het programma USB van het departement over toewijzing van middelen. Eerst daarna komt dit project voor DJI mbt ICT wellicht in aanmerking voor de lijst grote en risicovolle projecten.

***** IDMI

Een projectplan met de concreet uit te voeren activiteiten inclusief de kosten en doorlooptijd moet nog opgesteld worden. De afgegeven 'schatting meerjarig budget' is gebaseerd op de hoogte van de claim die bij DGJS is neergelegd. Het exacte bedrag en de doorlooptijd van het project volgen zodra het projectplan geakkordeerd is in de iBoard. Door de iBoard is een budget beschikbaar gesteld van 60k t.b.v. het maken van eenbusiness case. Op basis van deze doucmenten zal nadere besluitvorming plaatsvinden binnen het programma IDMI van het depatement over toewijzing van middelen. Eerst daarna komt dit project voor DJI mbt ICT wellicht in aanmerking voor de lijst grote en risicovolle projecten

Pagina 36 van 45

12,90 Afronding migraties gereed 24-5-2013

BC wordt 1-7-2013 opgeleverd

BC d.d. 21-6-2010 versie 2.02


Bijlage 4

Arbeidverzuim

Realisatie ziekteverzuim 2011 en 2012 in % Realisatie 2011

Realisatie 2012

Verschil

Sectoren GW DBV JJI ForZo

7,4 9,0 8,9 5,4

7,0 7,7 10,4 6,8

-0,4 -1,3 1,5 1,4

Landelijke diensten DGV DV&O NIFP SSC-I OI SSC BI&V

4,2 5,3 6,2 5,9 4,6 6,9 0,9

4,9 4,3 5,5 5,5 3,8 6,0 nvt

0,7 -1,0 -0,7 -0,4 -0,8 -0,9 nvt

Hoofdkantoor DJI

5,3

6,2

0,9

DJI totaal

7,1

6,9

-0,2

De verzuimcijfers bij DJI liggen al jaren hoger dan bij vergelijkbare organisaties. Daarom is in februari 2012 door de HD besloten tot extra ondersteuning van het management bij de aanpak van (langdurig) verzuim door de inzet van verzuimcoaches en re-integratieadviseurs. Deze inzet is in 2012 geleidelijk uitgerold over de vestigingen maar heeft nu al een positief effect opgeleverd. De DJI brede verzuimdoelstelling in 2012 van 7,1% is namelijk behaald. DJI scoort over heel 2012 6,9%. Dit cijfer analyserend geeft het volgende beeld: Het aantal verzuimgevallen in januari 2012 was 4.004, waarvan 3.118 korter dan 13 weken. Het aantal verzuimgevallen in december 2012 was 3.399, waarvan 2.576 korter dan 13 weken. In totaal een daling 605 casussen, met name in het verzuim korter dan 13 weken (daling 542). Enkele redenen voor deze na 13 weken daling zijn dat naar aanleiding van 13e weekstoets medewerkers vaker worden beter gemeld omdat er geen sprake (meer) is van ziekte. Een aantal van dossiers betreft een ander probleem dan ziekte en wordt via een andere route aangepakt, zoals een functionerings- of een mobiliteitstraject. Sinds de nieuwe werkwijze is ingevoerd is het aantal medische herplaatsingskandidaten (HPK) gestegen van 53 naar 80. Voor de medische HPK’ers wordt nu een correcte re-integratieaanpak doorlopen, dit vraagt een zekere doorlooptijd (tussen de 6 en 12 maanden). Vestigingen die opvallend goed scoren bij daling van aantal dossiers korter dan 13 weken zijn: DC Zeist (-8 ), PI Amsterdam (Havenstraat): -11, PI Grave: -11, - PI Haaglanden: -14, Pi Tilburg: -6 (3 dossiers langer dan 2 jaar). Deze vestigingen maken ook actief gebruik van de inzet van de verzuimcoaches en re-integratieadviseurs. Ook is in deze vestigingen veel extra aandacht van het management voor verzuim. Bij DBV is vanuit het management stevig gestuurd op het verzuim in goede samenwerking met de verzuimcoaches en re-integratieadviseurs. De resultaten zijn zowel zichtbaar in de verzuimpercentages als de afname van het aantal verzuimdossiers. Zo is het gemiddelde verzuim voor DBV over de eerste 3 kwartalen van 2012 gedaald van 9,3% naar 7,7%.

Pagina 37 van 45


Kortom: aandacht en sturing vanuit de verzuimcoach, re-integratieadviseur en management hebben, evenals bij de functioneringsgesprekken, een positief effect. In 2013 zal deze aanpak daarom gecontinueerd worden. Het accent van de verzuimcoach en re-integratieadviseurs zal nog meer komen te liggen op preventie en verder versterken van de managersrol. De in 2012 ingeslagen weg levert succes op. Het verzuimpercentage is gedaald tot 6,9%. De mantelovereenkomst met arbodienstverlener MaetisArdyn wordt met één jaar verlengd. Ook zal DJI in 2013 de inzet van de verzuimcoach en reintegratieadviseur continueren. Eén en ander moet leiden tot verder versterken van de rol van de manager om daarmee ons Eigen Regiemodel verder vorm te geven.

Pagina 38 van 45


Bijlage 5

Formatie en personele bezetting

De onderstaande tabel maakt duidelijk dat bezetting met ambtelijk personeel ten opzichte van december 2011 met 139 fte (0,9%) is toegenomen. De toename is vooral te vinden bij DV&O +145 fte, GW +65 fte, het hoofdkantoor +58 fte en DBV +48 fte. De bezetting van het hoofdkantoor met ambtelijk personeel blijft net niet binnen de toegestane formatie. De groei van het hoofdkantoor vloeit gedeeltelijk voort uit verplaatsingen als gevolg van reorganisaties zoals de plaatsing van het Bureau Integriteit onder BV&I, waarmee formatie uit het veld is toegevoegd aan het hoofdkantoor. Daarnaast ligt op het hoofdkantoor vooral de bezetting van GW tijdelijk hoger als gevolg van projecten. In 2013 lopen deze bijna allemaal ten einde, waardoor de bezetting in de loop van het jaar ook weer afneemt. De bezetting buiten Nederland bedraagt ongeveer 25,5 fte en zal in 2013 apart worden vermeld (in december is deze bezetting opgenomen bij het Gevangeniswezen). Het vanaf de zomer ingezette beleid bij GW om zeer terughoudend te zijn met het invullen van vacatures vertaalt zich in een teruggang van de bezetting in 2012 met 74 fte. De stijging van de bezetting bij DBV vloeit voort uit een eerdere beslissing om de bezetting intern en extern personeel meer in evenwicht te brengen, dit heeft geleid tot een extra instroom van ambtelijk personeel. Op dit moment anticipeert ook DBV op de mogelijke gevolgen van het Masterplan. De groei bij DV&O vloeit voort uit in 2011 genomen besluit om het personeelstekort van 80 fte in 2011 en het natuurlijk verloop in 2011 op te lossen. In oktober 2012 is de werving gestopt naar aanleiding van het wegvallen van werk. De instroom in november en december betreft een naijleffect van medewerkers die voor die tijd zijn aangenomen en nu pas instromen. Bij Jeugd was sprake van een krimp samenhangend met het capaciteitsplan. B ez e tti n g e n fo rm at i e p e r a fd e lin g i n F T E ( B ron re sp e ctie ve lijk S a p B W H R e n Be st ed in gs p la n ) B e zet tin g a lle e n a m bt elijk p erso n ee l H o o fd ka n t o o r t o t a al *** * G ev a n g e n i sw e ze n * D i re ct i e B ijz o n d e re V o o rzi en in g e n * * J u s ti tië le J e u g d i n ri ch ti n g * ** D i re ct i e F o re n s is c h e Z o r g L a n d e l ijk e D i en s te n t o t a al SS C - I SS C D ien st V e rv oe r & O n de rst eu n ing D ien st G ee st e lijk e Ve rzo rg in g Bu re au I nt e gr ite it & V eilig he id *** * Op le id in gs I ns titu u t N IF P D JI to ta al ( e xc l. S B F ve rl o f) SB * ** * ** * ***

F o rm a ti e

B e ze tti n g Dec 2 01 1 5 29 1 0 .4 90 8 40 1 .0 07 6 91 2 .5 16 4 79 5 37 8 82 1 71 16 81 3 50 1 6 .0 73

Dec 2 01 2 5 87 1 0 .5 55 8 88 8 68 7 18 2 .5 97 4 44 5 09 1 .0 27 1 65 81 3 70 1 6 .2 12

Ve rs c h il D e c 20 1 2 D e c 2 01 1

Ve rsc h i l i n %

58 65 48 - 13 8 26 80 -3 6 -2 8 14 5 -5 -1 6 0 20 13 9

1 1 ,0 % 0 ,6 % 5 ,7 % -1 3 ,7 % 3 ,8 % 3 ,2 % - 7 ,4 % - 5 ,2 % 1 6 ,5 % - 3 ,2 % -1 0 0 ,0 % - 0 ,2 % 5 ,7 % 0 ,9 %

2 0 12

B e ze tt in g F o rm ati e

55 8 10 . 26 6 1 . 60 3 78 1 73 2 2 . 53 7 49 2 49 4 91 6 17 5 13 99 34 8 16 . 47 7

3 00 4 40 F - ve rl o f in F T E Is fo r m a tie P M R D e el va n de f o rm at ie w or d t ing e vu ld do o r e en B e ve ilig in g sd ie n st F o r m at ie in b es te din g sp lan w a s 1 19 2 F T E In d e lo op van dit ja ar zijn BI &V on d er BV & I va n he t h oo fd ka n to o r g ep la at st

Pagina 39 van 45

29 289 -7 1 5 87 -1 4 60 -4 8 15 111 -1 0 -1 3 -1 8 22 -2 6 5


Ontwikkeling Actief Ambtelijk Personeel DJI in 2010 - 2012 Index December 2010 = 100 110 105 100 95 90 85 80 75 70 65 60 Jan 2010

Apr 2010

Jul Okt 2010 2010 Totaal DJI Justitiële Jeugdinrichtingen Landelijke Diensten totaal

Jan 2011

Apr Jul 2011 2011 Gevangeniswezen Directie Forensiche Zorg

Okt 2011

Jan 2012

Apr Jul 2012 2012 Directie Bijzondere Voorzieningen Hoofdkantoor totaal

Doordat in de bezetting alleen het ambtelijk personeel is meegenomen, is vergelijking van de formatie en bezetting voor bijvoorbeeld DBV vertekend. Door DBV wordt ook personeel van een Beveiligingsdienst ingezet. In december betrof dit ongeveer 575 fte. Wanneer deze in de vergelijking worden meegenomen zit DBV nog 140 fte onder haar formatieve kader. Omdat externen niet consequent op ftebasis worden geregistreerd, valt het overzicht ook niet zonder deze vertekening te geven. De totale inzet van externen is alleen in geld beschikbaar. Om toch een beeld te hebben van de inzet in fte’s is een schatting gemaakt op basis van de gemiddelde bedragen per maand in 2012. Dit is een zeer globale berekening met mogelijk afwijking naar beneden en boven en betreft zowel inhuur op formatieplaatsen als ten behoeve van projecten. De grootste inzet van externen vindt plaats bij GW (ongeveer 250 fte), SSC-I (ongeveer 50 fte), HK (ongeveer 80 fte). Bij GW gaat het vooral om inzet op formatieplaatsen. Bij SSC-I, HK en CB ligt een zwaar accent op automatiseringsdeskundigen en financiële deskundigen. De personeelsplanning op de lange termijn staat nu geheel in het teken van het Masterplan DJI, en is geheel afhankelijk van keuze die worden gemaakt, bijvoorbeeld ten aanzien van ED, sluitingen e.d.

Pagina 40 van 45

Okt 2012


Bijlage 6

Uitgaven aan inhuur externen

Sinds 2009 wordt door de Tweede Kamer gevraagd om een expliciete rapportage over de ontwikkeling van de kosten inhuur externen binnen de Rijksoverheid. Per ministerie en agentschap is een normbedrag afgesproken dat als maximum geldt voor de kosten voor de inhuur. In principe wordt per ministerie gesteld dat 10% van de personeelsuitgaven de maximale norm voor inhuur externen is. In 2011 was het plafond voor DJI € 40 mln. De norm 2012 voor inhuur externen is eind 2011 voor DJI vastgesteld op € 44 mln. Door een herschikking van de norm voor de partijen binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie is de norm voor DJI begin mei 2012 verlaagd naar € 37 mln. Gelet op de realisatie van de kosten externe inhuur in 2010 en 2011 (€ 36,3 mln. resp. € 32,7 mln.) werd het mogelijk geacht dat DJI binnen deze verlaagde norm zou blijven. DJI heeft aangegeven dat de oorzaak dat de realisatie kosten externen in 2010 en 2011 binnen de geldende norm van € 40 mln. vielen, voornamelijk lag in het feit dat diverse (ICT) projecten waren stopgezet. Deze projecten (met name Deltaplan 7x7) zijn in 2012 alsnog opgestart en hebben extra kosten voor externe inhuur tot gevolg gehad. Onderstaande tabellen laten zien dat, hoewel in eerste instantie het de verwachting was dat DJI binnen de vastgestelde norm zou blijven, dit niet het geval is geweest. De realisatie 2012 komt uit op € 59,38 mln. DJI overschrijdt hiermee met € 22,38 mln. het door het bestuursdepartement gestelde plafond van € 37 mln. De eerste tabel laat de gerealiseerde kosten per categorie zien. De tweede tabel laat de realisatiecijfers per sector / dienst zien. Rapportage externen realisatie 2012 per categorie

Omschrijving (bedragen x € 1 mln.)

realisatie

realisatie

Norm

Prognose

Realisatie

2010

2011

2012

2012

2012

Personeelskosten Inhuur personeel op formatie

9,1

12,60

Inhuur personeel boven formatie

9,0

4,83

subtotaal

18,0

17,42

22,0

11,0

21,66

9,0

13,11

20,0

34,76

Exploitatiekosten Juridische adviseurs

1,1

1,35

2,0

1,28

Financiele adviseurs

1,6

1,69

2,5

3,44

Automatiseringsdeskundigen

5,1

2,78

3,5

9,24

Organisatie en formatieadviseurs

5,7

3,76

3,0

6,89

Inhuur Interimmanagers

0,6

0,72

0,2

0,23

Adviseurs tbv beleidsonderzoek

0,7

0,19

0,1

0,51

Communicatieadviseurs

0,0

0,68

0,5

1,14

Overige externe inhuur

3,0

4,11

5,0

1,90

subtotaal

18,3

15,29

15,0

16,8

24,62

Totaal

36,2

32,71

37,0

36,8

59,38

Pagina 41 van 45


Rapportage externen realisatie per sector/ landelijke dienst Omschrijving (bedragen x € 1 mln.)

Realisatie

Realisatie

2011

2012

Gevangeniswezen

7,78

11,78

Caribisch Nederland

0,26

0,13

DForZo

3,09

3,66

Jeugd

2,49

2,54

DBV

0,24

1,64

SSC-I

3,52

11,81

SSC

3,03

5,71

NIFP

0,99

3,85

Overige LD's

1,81

3,08

Hoofdkantoor

5,17

7,62

Centrale Budgetten

4,33

7,57

32,71

59,38

Totaal

De grootste stijging in kosten inhuur externen is zichtbaar bij het SSC-I, die extra middelen heeft uitgeven aan projecten die bij het vaststellen van de eerste prognose niet voorzien waren. In de laatste maanden van 2012 heeft het SSC-I een terughoudend beleid gevoerd met betrekking tot de inzet van extern personeel. Ook de hoge kosten bij de centrale budgetten en hoofdkantoor zijn veroorzaakt door met name ICT/automatiserings-projecten. Bij het hoofdkantoor is een oorzaak van de hogere inhuurkosten bovendien ook de nieuwbouw (JuBi-toren). Bij het Gevangeniswezen zijn de kosten inhuur externen hoger uitgevallen dan aan het begin van het jaar was geraamd. Dit heeft voornamelijk te maken met formatiedruk in het veld die gedeeltelijk is opgevuld met externe inhuur. Locaties die als gevolg van het Masterplan GW 2009 – 2014 sluiten, krijgen te maken met vertrekkend personeel terwijl er nog wel personeel nodig is. Deze frictie wordt opgevangen met externe inhuur. Tenslotte is er een stijging bij dForZo en met name het NIFP vanwege medische specialisten (psychiaters en psychologen) die op formatieplaatsen worden ingehuurd en vanaf 2012 ook als externe inhuur worden aangemerkt.

Pagina 42 van 45


Bijlage 7

Europees aanbestedingsbeleid/aanbestedingsfouten

DJI heeft met het uitbrengen van het verander- en verbeterplan een invulling gegeven aan een planmatige route voor het in control brengen van de inkoop en Europese aanbestedingen. Het verander- en verbeterplan is in april 2012 gepresenteerd aan de Algemene Rekenkamer, Departementale Auditdienst, Directie Control, Bedrijfsvoering en Juridische Zaken en Directie Informatisering & Inkoop. In september 2012 is een voortgangsrapportage uitgebracht en een presentatie gegeven aan dezelfde deelnemers als hiervoor genoemd. De uitkomst van de rapportage en presentatie gaf de aanwezigen het vertrouwen dat DJI met de opgestelde planmatige route, zorgvuldige stappen zet om de inkoop en Europese aanbesteding in control te brengen en te houden. In december 2012 is door de Hoofddirecteur DJI een presentatie gegeven in het Audit Committee over aanpak van DJI met betrekking tot voornoemd onderwerp. Hierbij is de verwachting uitgesproken dat DJI verwacht te voldoen aan de opgelegde norm van € 10,1 mln. aan door DJI beïnvloedbare geconstateerde onrechtmatigheden. Inmiddels is duidelijk geworden dat het bedrag dat als norm was gesteld € 10,1 mln. nipt is overschreden. Uiteindelijk is het bedrag van de geconstateerde onrechtmatigheden uitgekomen op € 10.499.266,00.

Pagina 43 van 45


Betaalgedrag

Bijlage 8

Taskforce Betaalgedrag In de Ministerraad is in 2009, mede in het kader van de economische recessie, aandacht gevraagd voor het tijdig betalen van verschuldigde bedragen door ministeries. Als norm is vastgesteld dat 90% van de facturen binnen 31 dagen betaald dient te zijn. Resultaten DJI 2010-2012

Betaalgedrag DJI 95%

90%

85% %

2010 2011 2012

80%

75%

70%

jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sept

okt

nov

dec

jan-dec

2010

71%

76%

78%

85%

74%

75%

78%

74%

81%

86%

84%

84%

79%

2011

83%

86%

86%

91%

84%

76%

77%

76%

82%

79%

80%

86%

82%

2012

83%

84%

88%

92%

90%

92%

92%

90%

92%

92%

91%

90%

90%

Maand

Verbetermaatregelen Zoals uit de DJI-brede resultaten blijkt, heeft DJI (tot 2012) in onvoldoende mate de norm van 90% weten te behalen. Medio 2011 zijn derhalve diverse verbetermaatregelen getroffen om de resultaten van het betaalgedrag structureel te verbeteren. Het gaat hierbij om de volgende maatregelen:

Maatregelen DJI inzake betaaltermijnen 1 2 3

Invoeren één landelijk factuuradres DJI Invoeren één centraal scanteam DJI Invoeren e-facturatie

4 5 6 7

Invoeren maatregelen circulaire betaaltermijnen DJI Periodieke oplevering en analyse van doorlooptijdenrapportages Opnieuw aanschrijven leveranciers en belanghebbenden Nota van de Hoofddirectie DJI aan alle directeuren DJI betreffende betaalgedrag en naleving bestaande procedures Inzet van een teamleider voor het gecentraliseerde scanteam Accountmanagement betalen: driehoek SSC, locatie en sectorcontroller

8 9

Pagina 44 van 45

Gerealiseerd Gerealiseerd Tot nader order vertraagd (afhankelijkheid Just-ID/DI) Gerealiseerd Loopt Gerealiseerd Gerealiseerd Loopt Gerealiseerd


Bovenstaande maatregelen hebben voornamelijk betrekking op de werkzaamheden van het SSC van DJI. Naast het SSC heeft ook de lijn heeft de verantwoordelijkheid om de norm van 90% te bereiken. Alle directeuren van DJI worden derhalve onverkort verzocht er op toe te zien dat medewerkers die binnen hun organisatieonderdeel belast zijn met het “boeken” van goederenontvangsten of met de rol van prestatiegever/ budgethouder, ten minste éénmaal per week hun ISIS werkvoorraad af doen. Over heel 2012 is DJI uitgekomen op een score van 90%. DJI voldoet daarmee aan de norm.

Pagina 45 van 45

Jaarverslag Versie 1.0. Datum 20 maart 2013 Status DEFINITIEF

Recommend Documents