Jaarverslag 2013 1. Algemeen Met het huidige personeelsbestand heeft de OR recht op negen leden. In 2013 bestond de Raad uit zeven leden ondersteund door de ambtelijk secretaris. Een aantal medewerkers hebben in 2013 belangstelling getoond voor het OR lidmaatschap, maar dit heeft (nog) niet geresulteerd in een actief lidmaatschap. Samenstelling van de OR: -
Joop Menting
(Dagbehandeling Deventer) Voorzitter
-
Jim van Huut
(Dagbehandeling Arnhem) Lid Financiële- en Beleidscommissie
-
Nico Ooms
(De KIJ Deventer) Lid Financiële- en Beleidscommissie
-
Ruud Harmsen
(Dagbehandeling Arnhem) Lid VGWM commissie*
-
Mary van der Lans
(Dagbehandeling Harderwijk) secretaris Lid VGWM commissie*
-
Ellen van Stegeren
(Pleegzorg Deventer) vicevoorzitter Lid VGWM commissie*
-
Gwenny IJsseldijk
(Pleegzorg Harderwijk) Lid Financiële- en Beleidscommissie
-
André van Oene
Ambtelijk secretaris
(*VGWM = Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu) Eind 2013 waren twee leden van de OR werkzaam in Harderwijk, twee in Arnhem, drie in Deventer. De ambtelijk secretaris heeft als standplaats Arnhem. Begin 2014 zijn er dus nog twee vacatures. De OR streeft er naar om van zoveel mogelijk locaties van Pactum een lid binnen zijn gelederen te hebben. De OR verkiezing in juni 2012 heeft helaas geen voltallige OR opgeleverd. Om de continuïteit te waarborgen en meer betrokkenheid van medewerkers te verkrijgen, is in 2012 besloten om elke twee jaar een OR verkiezing te houden, waarbij de helft van de leden zou aftreden. Nadat Pactum per 1 juli 2013 was toegetreden tot de Conrisq groep, is echter binnen de Conrisq groep afgesproken dat de OR verkiezingen in de verschillende instellingen parallel zullen worden gehouden. Daardoor zijn nu de volgende verkiezingen in 2016 gepland. De OR leden worden dan voor vier jaar worden benoemd.
2. Werkwijze OR De OR kent verschillende overlegmomenten: - Strategische vergadering - Commissie vergadering - OR - directie overleg - Bespreking van de OR met de directie over de algemene gang van zaken (ingevolge art. 24 van de Wet op de Ondernemingsraden) - OR - Raad van Toezicht overleg - Provinciaal overleg van OR-en in de jeugdzorg Gelderland - Een tweedaagse- en een eendaagse cursus per jaar Het strategisch overleg Deze wordt geregeld op één van de locaties van Pactum gehouden. De medewerkers van de betreffende locatie worden per email uitgenodigd onderwerpen in te brengen of de vergadering bij te wonen. De strategische vergaderingen vinden eenmaal per twee maanden plaats, of vaker indien nodig. De behandelde onderwerpen staan meestal ook op de agenda van het overleg met de Raad van Bestuur/directie. De strategische vergaderingen zijn bedoeld om elkaar te informeren, discussie en standpuntbepaling. Verder behandelen wij de actuele zaken en de verschillende commissies van de OR doen verslag van de door hen behandelde onderwerpen. De ambtelijke secretaris maakt de notulen van deze vergaderingen. De Commissie vergadering De OR heeft twee commissies: - een Financiële en Beleidscommissie. Deze houdt zich o.a. bezig met meerjarenbeleidsplannen, jaarrekeningen, begroting, huisvesting en onroerend goed. - de VGWM (Veiligheid-Gezondheid-Welzijn-Milieu) commissie. Deze houdt zich voornamelijk bezig met Arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en sociaal beleid. De commissies maken hun eigen agenda en notulen en rapporteren hun bevindingen aan het strategische overleg van de OR. Het OR - directie overleg Dit is het formele overlegmoment tussen de directie (tot 1 juli 2013 voorzitter van de Raad van Bestuur) en de OR. De agenda voor deze vergadering wordt in onderling overleg tussen de bestuurder, de beleidsmedewerker, de voorzitter van de OR en de ambtelijke secretaris, opgesteld. Er zijn per jaar zes vergaderingen die genotuleerd worden door de ambtelijk secretaris. Bespreking algemene zaken (zgn. art. 24 bespreking) van OR met de directie Conform de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) wordt dit overleg tweemaal per jaar gehouden. Het is een terugblik op het afgelopen- en een blik vooruit naar het komende half jaar. Alle onderwerpen die de overlegpartners relevant achten kunnen ter spraken komen. Waar mogelijk geeft de bestuurder aan welke advies- en/of instemmingaanvragen hij verwacht te gaan verstrekken. Indien gewenst is bij dit overleg de Raad van Toezicht aanwezig. Overleg OR met de Raad van Toezicht. Tenminste eenmaal per jaar heeft de OR een overleg met de Raad van Toezicht van Pactum/Conrisq. Provinciaal overleg van OR-en in Gelderland Het overleg met de ondernemingsraden van de andere jeugdzorgorganisaties (OR-platform) in Gelderland werd ook in 2013 voortgezet. Deze bijeenkomsten zijn informatief, om gedachten uit te wisselen en ervaringen te delen. Het overleg betreft alleen OR-zaken. De verschillende ondernemingsraden zijn autonoom in hun eigen afwegingen en beslissingen. Rechten van de OR Adviesrecht Instemmingsrecht Informatierecht Initiatiefrecht In 2013 heeft de OR zich met zowel advies- als instemmingaanvragen bezig gehouden en gebruik gemaakt van haar informatie- en initiatiefrecht.
3. Behandelde onderwerpen in 2013 Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE) Naar aanleiding van de in oktober 2012 uitgebrachte resultaten van de RIE werd door de directie een plan van aanpak per locatie opgesteld waarbij per onderwerp een prioritering werd aangegeven. De OR werd om instemming gevraagd. De OR onderschreef in zijn advies het belang van een actuele RIE inclusief plan van aanpak. In het gemaakte plan van aanpak werden adequate afspraken gemaakt en duidelijke termijnen gesteld. Aandachtspunten voor de OR waren met name: De communicatie en voorlichting. De implementatie. De aandachtsfunctionaris. BHV en ontruimingsoefeningen. Het periodiek medisch onderzoek. De controle op de uitvoering van het plan van aanpak. In het overleg van de OR met de bestuurder werd toegezegd dat er een aandachtsfunctionaris zou worden aangesteld voor het ARBO beleid en dat deze zo spoedig mogelijk met een plan van aanpak zou komen. Met die toezegging en na het geven van suggesties voor het plan van aanpak, heeft de OR ingestemd met plan van aanpak. Protocol Het Nieuwe Werken (HNW) Om tegemoet te kunnen komen aan de CAO-J heeft Pactum in 2013 een protocol “Het Nieuwe Werken” opgesteld. Pactum hanteert de volgende definitie voor HNW: Het plaats- en tijdsonafhankelijk uitvoeren van werkzaamheden waarbij gebruik wordt gemaakt van moderne technologie. De OR heeft het protocol “Het Nieuwe Werken” dat door de directie naar de Raad was gestuurd, bestudeerd en heeft middels een positief advies in september laten weten dat hij akkoord is met het protocol. De OR heeft wel verzocht om het protocol en de implementatie ervan medio 2014 te evalueren. Toetreding Pactum tot de Conrisq groep Vanaf het begin van 2012 heeft de Raad van Bestuur zich georiënteerd en een analyse gemaakt van Pactum, nu en de gewenste toekomst. Het uitgangspunt was, dat een keus gemaakt moest worden of Pactum zelfstandig verder zou gaan, of zou gaan samenwerken/samengaan met anderen in welke vorm dan ook. In juni werd duidelijk dat de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht adviseerde om aansluiting te zoeken bij de Conrisq groep zoals bleek uit het rapport strategische toekomstverkenning. In november 2012 heeft de OR een positieve instelling ingenomen ten aanzien van de intentieverklaring met betrekking tot aansluiting bij de Conrisq groep. De OR vond de streefdatum 1 januari 2013 van de aansluiting van Pactum bij de Conrisq groep ambitieus, deze werd later bijgesteld naar 1 juli 2013. De volgende voorgenomen besluiten werden aan de OR ter advisering voorgelegd: 1. De statuten van Pactum worden gewijzigd en opgesteld naar analogie van de statuten van de andere dochters van Conrisq Groep, per 1 juli 2013. 2. De Stichting Conrisq Groep wordt benoemd als bestuurder van Pactum, per 1 juli 2013. 3. De huidige bestuurder van Pactum wordt benoemd als Directie van Pactum, per 1 juli 2013. 4. Het Directiereglement van de Conrisq Groep wordt van toepassing verklaard op Pactum. 5. De Raad van Toezicht wordt opnieuw samengesteld De OR heeft in zijn advies over de toetreding een aantal kernpunten benadrukt die hij belangrijk vond. Deze waren: Communicatie: de medewerkers moeten op de hoogte worden gebracht over de ontwikkelingen inzake toetreding. Monitoring: de Ondernemingsraad vindt het van belang dat toetreding tot de Conrisq Groep niet gaat leiden tot verhoging van de werkdruk voor de individuele medewerker. Behoud identiteit Pactum: de Ondernemingsraad vindt het essentieel dat de kernwaarden in woord en handelen van de medewerkers geborgd blijven. Afbakening taken: de Ondernemingsraad vindt het van belang dat de directie van Pactum snel en adequaat kan blijven werken om de positie van Pactum in de regio te optimaliseren.
De Ondernemingsraad vond, dat het proces, dat geleid heeft tot de toetreding van Pactum tot de Conrisq-groep per 1 juli 2013 zorgvuldig en transparant is verlopen. Bezuiniging 2014 In september ontving de OR van de directie een brief met informatie over de bezuinigingen die Pactum genoodzaakt was door te voeren in 2014. Aanleiding waren de landelijke kortingen op het jeugdzorgbudget en voorbereiding op de transitie naar de gemeenten per 2015 en de daarmee gepaard gaande bezuinigingen. De OR heeft in zijn brief aan de directie over de voorgenomen bezuiniging een aantal overwegingen geformuleerd en de directie geadviseerd de bezuiniging conform deze overwegingen te realiseren. Ook werd geadviseerd om het sociaal plan waar nodig uit te voeren, waarbij de betreffende medewerkers goed geïnformeerd zouden worden over de mogelijkheden en er een actieve begeleiding zou zijn vanuit Pactum om van werk naar werk te komen. De OR vroeg verder voldoende aandacht te hebben voor een mogelijke toename van werkdruk in de uitvoering van de bezuiniging. Ook hier benadrukte de OR het belang van een goede communicatie naar de medewerkers. Jaarplan en begroting 2014 In november ontving de OR de begroting en het jaarplan 2014 . Naar aanleiding hiervan heeft de OR over beide stukken een aantal vragen gesteld aan de directie, die naar tevredenheid werden beantwoord. De OR vond dat hij voldoende is geïnformeerd en kon positief adviseren. Organisatiewijziging In november vroeg de directie de OR advies over een voorgenomen organisatiewijziging. Het betrof het tijdelijk inrichten van een vierde regio (Apeldoorn) voor de periode 2014 en 2015 en het samenvoegen van twee servicebureaus. Na toelichting van het voornemen door de directie in het overleg met de OR heeft de OR positief geadviseerd. De Ondernemingsraad kon zich vinden in de tijdelijke inrichting van een vierde regio. Het voordeel van een duidelijke positionering in de Transitie werd onderschreven. Ook in het samenvoegen van de twee servicebureaus, jeugdzorgboeren en pleegzorg, kon de OR zich vinden. Voor 2015 is een evaluatiemoment afgesproken. Enkele onderwerpen die in 2014 onze extra aandacht blijven krijgen: Financiën. De ontwikkelingen na de toetreding van Pactum tot de Conrisq groep Interne communicatie Ziekteverzuimanalyse en ziekteverlofbeleid Het nieuwe werken Overgang van subsidie van provincies naar gemeenten (Transitie) 4. Scholing OR Verschillende OR leden hebben in 2013 deelgenomen aan scholing die onder andere werd verzorgd door de vakbonden. In mei heeft de OR een tweedaagse cursus gehad in het kader van de medezeggenschap. Het programma bevatte o.a. de volgende onderwerpen: De toetreding van Pactum tot de Conrisq groep: het behandelen van de actuele stand van zaken en het maken van het conceptadvies m.b.t. de toetreding. De professionalisering van de beroepsgroep, i.v.m. de wettelijke verplichting om per 1 april 2014 om binnen de jeugdzorg alleen te werken met geregistreerde jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers. Detachering van medewerkers, wet- en regelgeving In oktober 2013 werd een extra cursusdag gehouden waarin onder meer aandacht was voor: de wijzigingen in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). de verhouding tussen de OR en de Centrale Ondernemingsraad (de COR). Hoe als OR om te gaan met een adviesaanvraag die veel impact heeft voor de organisatie. De cursussen en studiedagen werden in overleg met de OR tot 2012 verzorgd door Bureau Kalden MZ. In 2013 werd dit overgenomen door MZ Leeuw. De cursusleider bleef echter
dezelfde als in voorgaande jaren. De OR heeft goede ervaringen met hem, hij begeleidt sinds 1992 de cursussen. 5. Toekomst Samenstelling OR De OR heeft recht op negen leden. In 2013 waren er twee vacatures die helaas niet konden worden opgevuld. MEDEZEGGENSCHAP IS ERG BELANGRIJK. De OR doet een oproep om na te denken over jouw eventuele inzet bij de medezeggenschap. Informatie over het werk van de OR wordt graag gegeven door één van de OR leden of door de ambtelijk secretaris. Neem eens contact op! Ontwikkelingen bij Pactum De OR vindt het heel belangrijk om op tijd informatie te krijgen over eventuele gevolgen van ontwikkelingen binnen Pactum op de diverse locaties. Maar ook over andere onderwerpen. Door regelmatig op een locatie te vergaderen en collega’s uit te nodigen eventueel deel te nemen aan de OR vergaderingen, wil de OR proberen dit te stimuleren. Communicatie: De communicatie van de OR naar de achterban heeft verschillende vormen. De informatie via Pactumnet zal uiteraard blijven bestaan. De OR verspreidde elke maand, indien nodig, per e-mail een nieuwsbrief naar alle medewerkers. Naast de notulen van het overleg met de directeur, worden ook de notulen van het strategisch overleg van de OR en (sinds juli 2013) van de Centrale Ondernemingsraad (COR) van de Conrisq groep geplaatst op het Pactumnet. De OR ziet zijn site op Pactumnet als een belangrijke manier om het contact met de achterban te onderhouden en te vergroten. Op deze site is te zien: wie er in de OR zitten. de kalender (met o.a. vergaderdata en notulen). algemeen OR- en vakbondsnieuws (linken naar relevante sites). het prikbord, met de stand van zaken van actuele onderwerpen. het archief (o.a. jaarverslagen van de OR). contact (hoe bereik je de OR en de verschillende OR leden). Reageren: De OR wordt graag gevoed door de meningen van collega’s. We stellen het zeer op prijs als je wilt reageren op dit jaarverslag. Kritiek, suggesties, opmerkingen, alles is welkom. Laat het weten. Je kunt dat doen door een OR lid of de ambtelijk secretaris aan te spreken, of te bellen. En natuurlijk door een e-mail te sturen. Secretariaat OR Pactum André van Oene Postbus 114 6800 AC Arnhem
[email protected] www.pactum.org/or
