Veřejná prezentace
Ivana Hospodářová
Předmluva k třetímu vydání Sen každého autora i vydavatele se naplnil a vy milí čtenáři a čtenářky otvíráte upravené a doplněné třetí vydání knihy o prezentačních dovednostech a umění zajímavě prezentovat a vyjadřovat to, co chceme a potřebujeme druhým lidem sdělit. Co se změnilo od druhého vydání knihy v roce 2004? Změny světa, ve kterém žijeme nenechávají stranou nikoho z nás. Mění a rozvíjí se náš slovník i způsob, kterým sebe i druhé oslovujeme, svět dostává hlubší rozměr a stále více lidí se „zcitlivuje“ a vyhledává osobní kontakt, osobní komunikaci a prezentaci. Lidé začínají být vnímavější a citlivější na přetvářku, manipulaci a vyumělkované techniky, za kterými není cítit opravdovost, přesvědčení a autenticitu. Nastává čas mistrů, těch, kteří nejen zvládají principy, techniky a pravidla velké „prezentační hry“ ale umí je také v pravý čas odložit, protože už je nepotřebují vždy a za každých okolností dodržovat. Umí jít k druhému člověku, k druhým lidem sami za sebe, upřímně, autenticky, s přesvědčením i ochotou nechat se přesvědčit a vést dialog. Dialog v původním smyslu tedy – dia logos – skrze slovo se společně dobírat k pravdě, přijatelnému řešení, výsledku. Dialog, ve kterém nemáme potřebu tolik obhajovat a hájit svého ego, své postavení, svou pravdu ale usilujeme o věc samu. Dialog, ve kterém tvořivě hledáme, nasloucháme, projevujeme svou radost i smutek, nadšení i zklamání. Jedním slovem jsme sami za sebe, sami sebou a právě tím jsme i pro druhé přesvědčiví. Pokud jste teď nadšeni, že se podařilo nalézt „prezentační kámen mudrců“ a všechnu tu dlouhou cestu zásad, principů, pravidel a praxe při získávání dovedností, střídavých úspěchů a neúspěchů už můžete vynechat, musím vás trochu (ale opravdu jen trochu) zklamat. K mistrovskému kroku jsou u většiny z nás ty předchozí stupně nezbytné. Stejně jako se dítě nejdříve naučí lézt, potom opatrně dělat první kroky, chodit, běhat a v konečném výsledku naprosto samozřejmě zvládat jakoukoli chůzi či běh aniž by na to muselo myslet, ani v prezentaci nemůžeme základní stupně vynechat. Právě proto si také v třetím vydání připomeneme základy, na kterých bude naše „mistrovská“ prezentace zakotvena abychom měli opravdu dobré kořeny, ze kterých může vyrůst zdravý, košatý a krásný strom. V kapitole o přirozeném projevu potom začneme na zažitých pravidlech utvářet náš autentický, přirozený projev. Hodně zdaru na cestě mistrů. autorka Předmluva k druhému vydání Nešlo by to jinak? Proč prezentace? Vždyť nejdůležitější je obsah a věc sama, ne nějaké techniky a principy! To, že po osmi letech otvíráte druhé vydání publikace věnované přípravě a zvládnutí prezentace svědčí o tom, že stále platí: „Můžeme mít ty nejskvělejší nápady, nejoriginálnější myšlenky, projekty, řešení, která by mohla pomoci řešit závažné problémy - pokud je nedokážeme vysvětlit, prosadit a nadchnout pro ně ostatní - nejsou k ničemu“. Co nedokážeme vysvětlit, neexistuje. Svět se točí rychleji, nároky se zvyšují a to, co bylo před pár lety špičkou a výjimkou, je dnes standardem. Je stále obtížnější své posluchače zaujmout a upoutat a my minutu po minutě v každé prezentaci „bojujeme“ o pozornost svých posluchačů, argumentujeme, hledáme cesty jak je přesvědčit, překonáváme nesouhlas a vypořádáváme se s kulturními odlišnostmi a přístupy, protože i my jsme se stali součástí „globální vesnice“. Přestože jsme díky technice schopni propojit se během několika vteřin s lidmi na opačné straně planety, přestože objem technikou zprostředkované komunikace narůstá, stále platí, že komunikace a prezentace tváří v tvář je nenahraditelná a protkává jako červená nitka celý náš život. Je to sociální dovednost a jako každou dovednost ani prezentovat se nenaučíme přečtením sebemoudřejší knihy, ale jen a jen tím, že na jejím rozvíjení a zdokonalování budeme pracovat, trénovat, cvičit. Jak často? To záleží na tom, z jaké startovací pozice začínáme. Stejně jako ve sportu zde platí, že začátečník musí trénovat a cvičit velmi často, ale i zkušený a trénovaný sportovec musí před závodem ladit formu. Při psaní této knihy mi po celou dobu nahlíželi přes rameno tři budoucí čtenáři. Prvním z nich byl ten, který se chystá na svou první prezentaci a hledá souhrnnou a použitelnou informaci, na základě které svou prezentaci připraví. Ke knize se potřebuje vracet jako k návodu, který bude využívat a prověřovat každou další prezentací .
Druhým je již zkušený prezentátor a řečník, který očekává hlubší zdůvodnění, proč některé postupy a techniky fungují a odpověď na otázky, proč se mu v dílčích situací nedaří tak, jak očekává. Hledá poradce a partnera pro vzájemný dialog. Třetím čtenářem, který mi nahlížel při psaní přes rameno, je zkušený profesionál zabývající se prezentací, který hledá nové pohledy, zajímavé souvislosti a který kritickým okem posuzuje kvalitu i zpracování informací. Kniha, kterou otevíráte chce být návodem, pomůckou, která Vám, milý čtenáři a čtenářko, pomůže své nápady, projekty, produkty i sebe sama prezentovat tak, abyste své posluchače nejen zaujali, ale abyste je pro své myšlenky nadchli, která vám přinese nové nápady a inspirace, pokud patříte ke zkušeným čtenářům. Kromě aktuálních úprav se ve srovnání s prvním vydáním můžete těšit na více informací z oblasti argumentace, nově je zařazeno srovnání prezentačních zvyklostí v různých kulturních oblastech a kniha je doplněna o přílohy a rejstřík. Knihu věnuji památce svých rodičů, kteří se vyjadřovali více svými činy a chováním, než působivým jazykem ale kteří mne přesto přivedli k lásce k mluvenému slovu a rodné řeči. Děkuji Vám moji drazí. Autorka
1.
................................................................................................................................................................ 3 1. ............................................................................................................................................................ 4 2. ÚVOD................................................................................................................................................. 4 3. Z ČEHO PŘI PREZENTACI VYCHÁZÍME......................................................................................... 6 4. PREZENTACE JAKO PROCES....................................................................................................... 11 3.1. PŘÍPRAVA PREZENTACE ......................................................................................................................11 Příprava prezentace: Stanovení cíle.................................................................................................................... 12 Příprava prezentace: Analýza posluchačů a situace............................................................................................13 Příprava prezentace: Zpracování.........................................................................................................................14
2.
ÚVOD
Komu je kniha určena Jak s knihou pracovat
Motto: Co nedokážeme vyjádřit, neexistuje.
Komu je kniha určena
Každý den se na nás všechny doslova řítí záplava informací, každý den musíme jednat a komunikovat s lidmi kolem nás, oslovovat je, informovat, vést jednání, spolupracovat, vychovávat děti, vést svůj pracovní tým. Komunikace s druhými lidmi nás provází doslova „od kolébky ke hrobu“a je paradoxem dneška, že čím více informací si vzájemně mezi sebou jsme schopni vyměnit, tím méně si rozumíme. Naše prezentace a komunikace může být úspěšná jen tehdy, pokud se nám podaří své posluchače zaujmout, oslovit, přesvědčit, pokud se my sami dokážeme ze záplavy informací, které se dožadují jejich pozornosti vydělit. To, že znát, umět a vědět, mít dobré nápady nestačí k tomu, aby byla dobrá myšlenka a dobrá věc prosazena si začíná uvědomovat stále více a více lidí. Manažeři, politici, obchodníci, učitelé a lidé v celé řadě dalších povolání si při každodenním jednání s lidmi v praxi ověřují, že naše řeč, naše schopnost oslovit druhé - spolu s odpovídajícím chováním a jednáním může být a je mistrovským nástrojem. Bez ohledu na svou profesi se každý z nás prezentuje v jakémkoli kontaktu s druhými lidmi. Tato kniha vám chce pomoci naučit se lépe prezentovat. Není proto určena jen profesionálům, ale každému, kdo se v této oblasti chce zlepšit, kdo na sobě chce pracovat. Prezentaci zde budeme chápat jako veřejnou prezentaci, tedy jakékoli vystoupení na veřejnosti, při kterém se snažíme své posluchače o něčem informovat a o něčem je přesvědčit. Je zaměřena především na „veřejné vystoupení“ před lidmi, kteří vás do určité míry „musí“ poslouchat. Příkladem může být porada, tisková konference, přednáška, prezentace firmy či produktu, prezentace mediální ale i schůzka společenství vlastníků činžovního domu, rodičovské sdružení nebo zájmový klub. Většinu z toho, o čem v knize budeme spolu „hovořit“, je ale možno využít i při dvoustranném
jednání a vyjednávání s jakýmkoli partnerem. Po osvojení principů a zásad prezentace potom můžete přistoupit k mistrovskému dílu – přirozenému autentickému a proto i přesvědčivému projevu.
Jak s knihou pracovat
Tato kniha by chtěla být průvodcem. Průvodcem na vaší cestě od vytvoření pevných a kvalitních základů pro účinnou prezentaci k přirozenému, autentickému projevu. Není to učebnice s naprosto novými poznatky. Většinu z toho, co se zde dočtete, znal s výjimkou moderních technických pomůcek už Aristoteles, Marcus Antonius, proslulý Démosthenes a řada dalších úspěšných řečníků. Kniha si klade za cíl být prakticky použitelnou syntézou pro náš středoevropský čas a prostor. Příručkou, kterou neodložíte po prvním přečtení, ale ke které se budete vracet pro inspiraci při přípravě vašich prezentací i potom, až se stanete opravdovými mistry – protože mistrem může být jen ten, kdo je ochoten stále na svém rozvoji pracovat. Při četbě knihy nepospíchejte, ale přemýšlejte. Vzpomínejte na své zkušenosti i na zkušenosti druhých. Na zkušenosti, které vás zaujaly. Propojujte informace z textu s informacemi, které znáte, s pocity a postoji. Zkoušejte a pracujte s cvičeními, abyste sami na sobě mohli zakusit pokroky při každé další vlastní prezentaci a jednání. Člověk má tendenci zapomínat a proto se ke knize vracejte pro inspiraci a osvěžení před každou svou novou prezentací.
Nic není zadarmo Nic na světě - ani dobrá prezentace - není zadarmo. Stejně jako se nenaučíme plavat tím, že si o plavání přečteme příručku, ale až vstupem do vody a praktickým plaváním - stejně tak se dobře prezentovat můžeme naučit jen tak, že budeme zkoušet, trénovat a reálně „plavat“ ve vodách prezentace. Komunikace i prezentace jsou dovednosti, které je možné zlepšovat - pokud budeme chtít a pokud do tohoto zlepšování investujeme svůj čas a svou energii. Čím častěji prezentujete, tím více zkušeností a základních dovedností můžete získat a „zrát“ jako řečník s každou svou úspěšnou, ale i méně vydařenou prezentací. Pomoci vám tom mohou i řečnické a diskuzní kluby, jejichž přehled najdete v příloze. Cvičení dělá mistra!
Organizace knihy Kniha je rozdělena do pěti kapitol. První čtyři kapitoly postupně rozvíjejí schopnost identifikovat základní prvky účinné prezentace a uvědomovat si nezbytnost zásadní změny přístupu k posluchači. Základním kamenem dobré prezentace je dobrá příprava, a proto přípravě věnujeme i v tomto vydání pozornost a připomeneme si ve zkratce jednotlivé kroky od stanovení cílů přes analýzu posluchačů a situace, ve které bude prezentace probíhat, přes zpracování jejího obsahu, struktury a scénáře, argumentů a pomůcek až po doladění a vyzkoušení. V této části se budeme zabývat i tím, jak posluchač vnímá, co si pamatuje a jak je možno jej upoutat, zaujmout a přesvědčit. Pro etapu vlastní prezentace jsou pro vás připraveny postupy a techniky pro kontrolu a využití neverbálních signálů, doporučení jak zacházet s dotazy a zvládat trému a napětí. Bez vyhodnocení provedené prezentace a zpětné vazby není možné jít kupředu. Proto je v publikaci zdůrazněn význam bezprostředního kritického hodnocení uskutečněné prezentace jako základ pro osobní růst. Závěrečná kapitola je ukazatelem k vrcholu – mistrovskému výstupu a počátku vašeho přirozeného, autentického projevu. Je výsledkem šestnácti let zkušeností s prezentacemi stovek lidí z nejrůznějších profesí a oborů, se kterými jsem měla tu čest na prezentačních dovednostech pracovat a kteří mi pomohli potvrdit si to, co je podstatou účinnosti a přesvědčivosti prezentace. Všemi částmi knihy prolíná pohled odjinud, protože to, co je srozumitelné pro posluchače v Čechách, není přijatelné pro Američana či Japonce. Žijeme ve světě, ve kterém se kultury stále více prolínají a přesto, nebo právě proto je užitečné vědět o rozdílech, které přetrvávají.
Každá část i jednotlivé kapitoly knihy mají v úvodu zobrazenu strukturu dalšího textu s vyznačením tématu, kterému se příslušná část knihy věnuje. V závěru každého tématu jsou nejdůležitější poznatky v bodech shrnuty a u některých kapitol doplněny návrhem na praktická cvičení a tipy pro praxi. Kurzívou jsou označeny příklady a také výroky a myšlenky známých i neznámých osobností, které jako motta doprovázejí text jednotlivých částí knihy. V přílohách najdete informace o řečnických a diskuzních klubech, do kterých se můžete zapojit a zdokonalovat se ve svém projevu, dále doporučenou literaturu, která se zabývá prezentací a rétorikou a zásady účinné diskuze jednoho z řečnických klubů. Pro ty z vás, kteří hledáte praktické návody na mluvní rozcvičky a texty pro mluvní cvičení jsou zařazeny minimální mluvní rozcvičky i rozcvičky standardnější . Součástí příloh jsou také souhrnné informace o vybraných oblastech, které jsou v textu knihy zmiňovány a které vám poskytnou přehled aniž byste museli vyhledávat původní literaturu.
Právě jsem se vás v pokusila zaujmout a přesvědčit, že tato kniha je právě pro vás. Pokud se podařilo, a vy se teď už cítíte být čtenářem, můžeme pokračovat. Pokud ne, následující volné řádky jsou určeny pro vás. Staňte se spoluautorem a napište, jak by měl úvod vypadat, aby zaujal právě vás.
SHRNUTÍ • Úspěšná a účinná prezentace je záležitost, která se týká většiny z nás. Kniha je proto učena nejen profesionálům, kteří prezentují na veřejnosti, ale každému, kdo chce na sobě pracovat. • Tato kniha není román určený k přečtení jedním dechem. Je to příručka, průvodce a návod pro vytvoření dobré prezentace. Při četbě přemýšlejte a propojujte se zkušenostmi, zkoušejte a znovu se vracejte pro inspiraci před další prezentací. • Prezentovat se naučíte jen prezentováním. Učení dělá mistra.
3.
Z ČEHO PŘI PREZENTACI VYCHÁZÍME
Z ČEHO SE SKLÁDÁ KAŽDÁ PREZENTACE
Cíle : • Uvědomit si prvky, které jsou součástí prezentace • Uvědomit si jejich význam pro výsledný účinek prezentace Připomeňme si, že každá prezentace je jako dětská skládačka. Celkový efekt, účinek naší prezentace závisí na souladu všech základních prvků, které se na výsledku podílejí. Těmito základními prvky jsou v každé prezentaci vždy lidé, sdělení, které si předávají a okolnosti, za kterých k tomuto předání dochází. Pojďme se společně podívat na obsah prvků a jejich vzájemné propojení a souvislosti.
Motto: „Řečník má vyčerpat téma a ne posluchače.“ (W. Churchill)
Prezentujeme lidem Pro každou prezentaci musí být alespoň dva. Jeden, který prezentuje, a druhý, který poslouchá, protože prezentace je dialog. Dialog, který vedeme se svými posluchači. Dialog o to složitější, že jej obvykle vedeme ne s jedním, ale někdy i se stovkami posluchačů. V každém dialogu jako v každé jiné komunikaci záleží na obou stranách zda a v jaké míře bude úspěšný. Na jedné straně jste vy jako řečník, mluvčí, prezentující. Na vaší straně jsou osobní zkušenosti, znalosti, pověst a reputace, důvěryhodnost a přesvědčivost. Na druhé straně pak jsou vaši posluchači se svými znalostmi, zkušenostmi, očekáváním, zájmem, postavením a angažovaností. V případě prezentace jde o to, aby se tyto dvě různé množiny alespoň do určité míry překryly a tak došlo k pochopení, porozumění.
Většina průměrných řečník se v první řadě zajímá o sebe, o své cíle, které prezentací sleduje, co a jak řekne. Jak to těm druhým dokáže a ukáže! Daleko méně se ti průměrní zabývají (pokud vůbec) svými posluchači. Myslí v prvé řadě na sebe a to co řeknou. Dobrý, nadprůměrný mluvčí dělá pravý opak! Myslí v prvé řadě na své posluchače! Pokud dokážeme tento krok udělat, měníme zásadním způsobem svůj přístup a pokládáme pevné základy pro úspěch jakékoli komunikace s druhými lidmi. Jen tehdy, pokud budeme schopni na prvním místě vidět svého posluchače, co o věci asi ví, jaké může mít zkušenosti, co očekává, čemu věří a co by jej mohlo přesvědčit - můžeme najít cestu, skutečnou a doslovnou „komunikaci“ ke svému posluchači. Snaha o pochopení, respektování a vcítění se do partnera je v každé komunikaci základem pro pochopení a dorozumění. Není nic horšího než řečník, který si neváží svých posluchačů. Dobrý řečník je ten, který myslí na své posluchače, který jim má co říci a umí své sdělení formulovat pro posluchače srozumitelně a zajímavě. Dobrý řečník se nerodí, ale roste a vytváří. Jedna z nejstarších systematických studií veřejného projevu, více než dva tisíce let stará Aristotelova „Rétorika“, uvádí tři druhy důkazů: logos (logický důkaz), pathos (emocionální výzva) a ethos (výzva založená na povaze mluvčího). Osobnost mluvčího je významným faktorem ovlivňujícím výsledek prezentace. Vy sami jste ten nejlepší nástroj, který máte!
Interkulturní pohled: V našem kulturním okruhu platí, že prezentující, mluvčí, řečník je odpovědný za to, co říká a měl by tedy vědět, o čem mluví, měl by být důkladně připraven. Měl by uvádět pravdivé informace o svých zdrojích, neměl by záměrně klamat nebo šířit lži, pomluvy a neověřené zprávy. Žijeme ve světě, kde jedinou konstantou je změna a informace se mění, pohledy se prohlubují, stanoviska rozšiřují, nosiče informací mění nejen formu ale i obsah zprávy. To, co tvoří součást naší profesionality je i schopnost kritického zhodnocení použitých údajů, dat a informací ale také zdrojů, ze kterých čerpáme. Není tomu tak ale všude. Pro asijské kultury zejména čínskou a japonskou je zdvořilost důležitější než poctivost pravdivost a otevřenost a při skupinových diskuzích a rozhovorech zejména na veřejnosti zachovávají zásadu 1mírumilovných vztahů. Porušení této zásady je tvrdě společensky odsuzováno. Tato zásada je natolik primární, že potlačuje ostatní – například může požadovat abyste neříkali pravdu. Pro nás, jako příslušníky kultury vyznávající jiné pořadí hodnot, to znamená při prezentaci v takovém kulturním prostředí mimo jiné velmi opatrně zacházet s kritickými a negativními informacemi, které potřebujeme posluchačům sdělit. Daleko více než v domácím kontextu zvažovat jak a zda je vůbec použijeme.
Motto: 1
Joseph A. De Vito: Základy mezilidské komunikace, Praha, Grada 2001, s. 337
„Jak něco říkáme je stejně důležité jako to, co říkáme.“
Mít co říci
Každé naše sdělení má svůj obsah i formu, své co i jak. Slovní (verbální) sdělení, to jsou naše slova a jejich význam, terminologie a výrazy, které používáme, argumenty, otázky a jejich uspořádání, struktura. Patří sem ale i textová část v podkladech, tiskovinách a psaných pomůckách, které předkládáme svým posluchačům. Mimoslovní (neverbální) část našeho sdělení tvoří všechny mimoslovní signály počínaje naším vzhledem a oblečením, sebejistotou a organizovaností, pohledem, gesty, postojem, mimikou a hlasovým projevem a celkovým chováním a vystupováním. Součástí mimoslovního písemného sdělení jsou pak použité obrázky, piktogramy, grafy, filmy, obrazové pomůcky. V komunikaci s druhými lidmi si zdaleka nepředáváme jenom informace, fakta, čísla, racionální argumenty a podklady. Naše sdělení vždy obsahuje i zprávu o tom, co si myslíme o sobě, za koho se považujeme a za koho považujeme své posluchače. Vždy je v našem sdělení obsažena zpráva o tom, co si myslíme o věci samé - zda jí věříme, jak ji hodnotíme, jak si za ní stojíme. Předáváme si nejen racionální a věcné informace, ale informace o svých postojích, hodnoceních, emocích, očekáváních. A právě v této neracionální oblasti našeho sdělení se projevuje jako minimálně stejně důležitý faktor neverbální komunikace. Ba co více, právě tady začíná být naše prezentace buď efektivní - to v případě, že naše slovní i mimoslovní sdělení říká jedním hlasem ano, ano anebo naopak neefektivní, neúčinné - to v případě, že naše slova říkají ano a naše neverbální signály říkají posluchačům ne. Koneckonců to, že se posluchači dozví nejen informaci ale i to, jak si ji mají vysvětlit a jak s ní naložit, právě to od nás očekávají. Jinak by přece stačilo, aby si ji sami přečetli.
Motto: „Jen ten, kdo je sám přesvědčen dokáže přesvědčovat druhé.“ „Chceš-li mne rozplakat, musíš nejdříve plakat ty sám.“ ( Horatius) Tisíce stránek už byly napsány o mimoslovní komunikaci a proto jen připomeňme, proč je tak silná. Naše tělo a hlas jsou je vývojově daleko starší než slova a daleko významnější pro přežití člověka jako biologického druhu. Mimoslovní signály oslovují přímo podvědomí našeho posluchače a podvědomí je „šéfem“ naší psychiky a má hlavní slovo při rozhodování, zda nám posluchač věří nebo ne. Naše tělo a hlas neumí lhát a „obelstít“ druhé se nám může podařit jen na krátko. Z toho vyplývá, že budeme přesvědčiví pokud máme co říci, mluvíme jen o tom, o čem jsme sami přesvědčeni a čemu rozumíme a věříme.
Kdy, kde a v jakých podmínkách prezentujeme Na prvním místě jsme začali uvažovat o svých posluchačích, odhadli jsme co asi o věci vědí, jakou zkušenost mají s tématem a co očekávají a dobře jsme se připravili. Naše prezentace i naše sdělení jsou co do obsahu i formy působivé, naše pomůcky fungují a posluchači se zájmem poslouchají. Je něco, co by mohlo výsledek a efektivitu naší prezentace oslabit? Odpověď zní ano, je. Čas Když má prezentace končit ve dvanáct hodin a my ještě ve dvanáct hodin dvacet minut mluvíme, trpělivost i pozornost posluchačů klesá k nule.
Dodržet stanovený čas prezentace považuji v našem kulturním okruhu za významný ukazatel profesionality přednášejícího. Dodržením času nesděluji svým posluchačům jenom to, že jsem profesionál, který zvládne téma ve vymezeném čase, ale daleko více. Sděluji jim neverbálně: “Vážení posluchači, respektuji váš čas a dohodnuté podmínky, respektuji a vážím si vašeho času i vás“. Čím méně času máme k dispozici, tím více času potřebujeme na přípravu. Každý spisovatel a novinář vám potvrdí, že je jednodušší napsat na dané téma tři stránky než „jenom“ krátký novinový sloupek. Povzdechy typu: „Kdybych na to měl více času, bylo by to daleko lepší... “ nebo „Tohle téma se prostě nedá zvládnout za deset minut. Na to potřebuji alespoň hodinu!“ - tyto povzdechy přenechejte začátečníkům, pro vaše posluchače to není argument.
Interkulturní pohled Asi už tušíte, že to, co jste si právě přečetli také neplatí beze zbytku všude na světě. Dochvilnost, přesnost, časový rámec a jeho dodržování - to jsou požadavky, kterými se budeme řídit především u posluchačů v západní, severní a střední Evropě, v USA a v Japonsku. Už ve Španělsku, Řecku, Latinské Americe a v arabských zemích je přístup k času odlišný a účastníci konverzaci většinou neukončí jen proto, že už čas vypršel. Naopak, považovali by to za nezdvořilé. 2
Místo, podmínky, okolnosti a technika * Dodnes si s mrazením vzpomínám na prezentaci projektu nového výcvikového programu pro telefonické vymáhání pohledávek, který jsem představovala marketingovým a personálním ředitelům českých a zahraničních firem. Dnes s mrazením, ale tehdy jsem to byla pouze já, komu stékal pot po zádech - moji posluchači se na rozdíl ode mne třásli po první půl hodině chladem a své myšlenky věnovali zcela jednoznačně ne tomu, co program obsahuje, ale tomu, jak se zahřát. Proč? Protože jsem v přípravě podcenila prostředí a nedostatečné vytápění prostoru, kde se prezentace pořádala. *
Pokud jste na vlastní kůži zažili, co dokáže s pozorností a zájmem posluchačů udělat jakékoli vyrušení, nefungující zařízení, horko, zima, hluk - potom víte, o čem mluvím a do jaké míry to může narušit celkový výsledek. Posluchačům, kteří se tetelí zimou a jejich jedinou touhou je trocha teplého do žaludku, dalším, kterým je naopak vedro, nebo strádají vydýchaným vzduchem - těmto posluchačům můžeme vykládat se sebevětším zanícením - jejich pozornost bude stále odváděna k elementárním fyziologickým potřebám. Na počátku své poradenské a konzultační kariéry jsem si také říkala, že to nejdůležitější je zájem posluchačů a to, jak já profesionálně zvládnu svou prezentaci. Všechno to ostatní jako čas, pomůcky a podmínky - na tom tolik nezáleží. Vlastní nepříjemné zkušenosti mne ale poučily, že ani tyto zdánlivě okrajové prvky prezentace není možné podceňovat, protože i ony utvářejí a podílí se na celkovém výsledku a efektu naší prezentace. Představíme-li si výsledný efekt naši prezentace jako ideální kruh, potom je jasné, že oslabením nebo selháním kteréhokoli prvku se cílový efekt narušuje. Osobní dlouholetá zkušenost s prezentacemi programů i při vedení seminářů stejně jako zkušenosti mých kolegů a posluchačů mne naučily jedné zásadě: Nenechávat nikdy otázky uspořádání, místa, podmínek, rozmístění, funkčnosti technického zařízení a pomůcek na lidech, se kterými dlouhodobě nespolupracujeme. Vždy osobně
2
Joseph A. De Vito: Základy mezilidské komunikace. Praha, Grada 2001, s.151
zkontrolovat vše, co tvoří základní prvky prezentace. Jsme to koneckonců my, kdo stojí před posluchači a nese svou kůži na trh. Základní prvky prezentace jsme definovali, a než budeme pokračovat jejich podrobným rozborem, shrneme si to, co jsme až dosud udělali. Shrnovat, opakovat podstatné je jedním z velmi důležitých úkolů prezentace.
SHRNUTÍ – Z ČEHO SE SKLÁDÁ KAŽDÁ EFEKTIVNÍ PREZENTACE • Prezentace je vždy kombinací základních částí – prvků a těmi jsou lidé (řečník a jeho posluchači), sdělení (jeho slovní i mimoslovní část) a okolnosti (podmínky, prostředí, pomůcky, čas), ve kterých prezentace probíhá. • Dobrého řečníka od průměrného odlišuje jeho postoj k posluchačům. Dobrý řečník myslí v první řadě na své posluchače. • To, co říkáme a jak to říkáme, jak se chováme a jednáme je stejně důležité. Mluvíme jen pokud máme co říci. Přesvědčit může jen ten, kdo je sám přesvědčen. • Nepodceňujte čas, místo, podmínky, prostředí, pomůcky a další okolnosti. Obr. Č. 1: Prezentační skládačka
4.
PREZENTACE JAKO PROCES
Obr PACIČEK, NOHOU -- NENÍ NUTNÉ Příprava Vlastní prezentace Vyhodnocení
3.1.
PŘÍPRAVA PREZENTACE
Stanovení cíle Analýza posluchačů a situace Zpracování • Stanovení obsahu, výběr hlavních bodů a teze •
Struktura prezentace- úvod, stať, závěr
•
Jak posluchač vnímá, co si pamatuje
•
Jak zaujmout a udržet pozornost
•
Mluvím, mluvíš, mluvíme – kouzelná slova a tabu
•
Argumentace v kostce
•
Příprava pomůcek – jak si „ochočit“ techniku
Doladění
Cíle : • Uvědomit si klíčový význam přípravy pro celkový efekt prezentace a pro zvládnutí trémy a napětí • Naučit se systematicky plánovat a připravovat prezentaci počínaje stanovením cílů a analýzami posluchačů a situace • Seznámit se s principy a zásadami zpracovávání obsahu a formy prezentace • Uvědomit si jak posluchač vnímá a zpracovává informace, co si pamatuje • Pochopit jakými prostředky lze zaujmout, přesvědčit posluchače a udržet jejich pozornost • Seznámit se s argumentačními prostředky a pravidly účinné argumentace • Seznámit se se zásadami pro přípravu pomůcek a formami doladění prezentace
Motto: „Kdybych měl osm hodin na pokácení stromu, strávil bych šest hodin broušením sekery.“ (A. Lincoln) „Neexistuje příznivý vítr pro toho, kdo neví , kam pluje.“ ( Seneca)
Příprava prezentace: Stanovení cíle
Představte si, že jste obžalováni ze zločinu, který jste nespáchali a váš obhájce odpoví na váš dotaz, jak se budete připravovat na obhajobu asi takto: „Víte, já se neobtěžuji s přípravou a plánováním nebo studiem případu. Prostě přijdu do soudní síně, řeknu dobrý den soudce a nějak vaši obhajobu zaimprovizuji.“ Chcete ho ještě jako obhájce? To byla typická řečnická otázka protože my víme, že příprava je nezbytná pro výsledný efekt a znamená promyslet si mnoho věcí. Podívejme se na první z nich. * „Pane Jirásku, zítra je schůze správní rady a já musím odjet v naléhavé záležitosti. Budete muset zítra místo mne prezentovat dosažené výsledky. Samozřejmě vám předám všechny podklady a moje sekretářka vám pomůže se zpracováním“. Co si asi říká pan Jirásek v duchu kromě toho, že proklíná svého šéfa? Možná, že něco ve smyslu - „No to je nadělení! Co já jim tam budu vlastně říkat?“ * Otázka, kterou si pan Jirásek položil jako první (Co jim budu říkat?), nám ukazuje, že pan Jirásek asi moc zkušeností s prezentacemi nemá. Ne, že by tato otázka neměla s přípravou co dělat! Dobrý řečník si ale současně položí další klíčovou otázku. Nikoli jen CO všechno, ale PROČ budu něco říkat. Nikoli jen téma ale i účel, cíl, smysl prezentace Co je účelem, cílem mojí prezentace? Co vůbec může být cílem jakékoli prezentace? V zásadě jde u prezentace o jednu z následujících možností, nebo jejich kombinací. Cílem prezentace je: INFORMOVAT PŘESVĚDČIT (MOTIVOVAT K JEDNÁNÍ) POBAVIT To je stále velmi obecné a náš pan Jirásek by si měl položit otázku ještě poněkud konkrétněji. Jestliže je cílem prezentace podat informace, potom otázka zní: které informace konkrétně chci, aby se moji posluchači dozvěděli? V případě, že chci o něčem své posluchače přesvědčit, potom je třeba stanovit co chci, aby udělali. Součástí by měla být i odpověď na otázku jak chceme, aby se naši posluchači cítili. Asi není potřeba zvláště zdůrazňovat, že i v případě našeho pana Jiráska bude jinak vypadat prezentace, která má za cíl pouze informovat správní radu o dosažených výsledcích, a jinak prezentace výsledků, která má za cíl přesvědčit správní radu o tom, že na základě daných výsledků je potřeba přijmout opatření. Podklady, se kterými bude pan Jirásek pracovat, a ze kterých bude vycházet, budou stejné. To, co se výrazně změní, bude jejich výběr, uspořádání, gradace, argumentace, interpretace a forma prezentace. Otázka PROČ na začátku nám totiž rozhodujícím způsobem určuje i odpověď na otázku CO budu říkat (a také co říkat nebudu). Je to první základní směrovka pro naši prezentaci. Co chci, aby posluchači věděli ? Co chci, aby posluchači udělali? Jak chci, aby se posluchači cítili? K zamyšlení: Vzpomeňte si na svou poslední prezentaci. Jak jste si definovali její cíl a jak se to projevilo v prezentaci? Splnili jste cíl prezentace a do jaké míry? Mysleli jste v první řadě na své posluchače? Zahrňte otázku PROČ? na počátek své připravované další prezentace a sami zvažte, do jaké míry ovlivní obsah vaší prezentace.
Obr. Č. 2 : Tudy k cíli
Příprava prezentace: Analýza posluchačů a situace
Druhým krokem, který předchází úvahám o obsahu naší prezentace, druhou směrovkou na naší cestě je analýza. Analýza posluchačů a situace, vyhodnocení podmínek, ve kterých prezentace bude probíhat. Analýza posluchačů Kdo jsou ti, kdo mne budou poslouchat? Pokud si neodpovíme na tuto otázku, nemůžeme zodpovědně začít s přípravou prezentace. Ne vždy můžeme dát na tuto otázku naprosto přesnou odpověď. Ne vždy známe osobně ty, ke kterým budeme mluvit. Většinou ale známe alespoň základní charakteristiky svých posluchačů. Jsou to odborníci, nebo laici, jsou to řídící pracovníci nebo specialisté, jsou to začátečníci nebo zkušení v oboru, jsou mladí nebo starší, jen ženy nebo jen muži? Co o tématu asi vědí a co očekávají, co je bude zajímat? Jinak budeme prezentovat svůj podnik při náboru studentů na vysoké škole a jiné argumenty budeme používat, budeme-li chtít získat staršího odborníka nebo specialistu. Kromě sociálního složení svého publika zvažujeme také jejich „psychologické nastavení“ k danému tématu a kulturní zázemí. Co to znamená? Psychologické nastavení znamená míru ochoty posluchačů naslouchat vám a vašemu tématu, míru v jaké jsou ochotni téma přijmout nebo zda jej odmítají. Při analýze kulturního zázemí zvažujeme postoje a hodnoty kulturně odlišného publika, což je stále více a více realita, se kterou budeme pracovat a ve které budeme žít. Při vašem projevu bude publikum, ve kterém budou například také Američané, zřejmě rozpačitě reagovat na vtipy o „ ženském mozku“, přestože v publiku budou jen muži. Vědět zda posluchači jsou tématu nakloněni nebo naopak je velmi důležité zejména tam, kde je cílem prezentace přesvědčit. * Přítel Jiří Tomek, jinak studnice životních příběhů a zkušeností, „pojišťovák“ tělem i duší, mi vyprávěl, jak se mu jednou podařilo neuváženou poznámkou ztratit klienty v okamžiku, kdy už se chystali podepsat smlouvu o životním pojištění. Jeho prezentace produktu byla přesvědčivá, na všechny dotazy a námitky přesvědčivě odpověděl a manželský pár projevil zájem o uzavření životní pojistky. Při přípravě potřebných formulářů Jiří povídal s klienty o všem možném a neuváženě pronesl cosi o „pánbíčkářích“. Oba manželé se zarazili, podívali se na sebe a potom manžel řekl: „Pane Tomku, promiňte, ale my s Vámi tu životní pojistku neuzavřeme. Víte, my jsme také oba hluboce věřící.“ Všechny omluvy a vysvětlování byly zbytečné.
* Analýza situace a okolností V této části přípravy je třeba zabývat se okolnostmi, které vytvářejí základní rámec a podmínky pro naši prezentaci. Kolik máme na prezentaci času, v jakých podmínkách a prostředí bude probíhat, co je k dispozici a jaké technické pomůcky můžeme využívat a v jakém rozsahu vzhledem k času a okolnostem je použijeme. Jestliže víme proč a vzali jsme v úvahu své posluchače a okolnosti - vymezili jsme si základní směr prezentace a můžeme ji začít naplňovat obsahem, můžeme udělat další krok.
Příprava prezentace: Zpracování
Zpracování prezentace: Stanovení obsahu prezentace, teze a výběr hlavních bodů Struktura prezentace Jak posluchač vnímá, co si pamatuje Jak zaujmout a udržet pozornost svých posluchačů Mluvím , mluvíš, mluvíme – kouzelná slova a tabu Jak být přesvědčivý – argumentace v kostce Příprava pomůcek – jak si „ochočit“ techniku
Příprava - Zpracování prezentace
Stanovení obsahu prezentace, teze a výběr hlavních bodů
Jednou z metod pro stanovení obsahu prezentace, která je do značné míry zárukou, že nezapomeneme na nic důležitého, je brainstorming. Tuto metodu většinou známe a používáme při skupinovém řešení problémů a hledání nových řešení. Možná se ptáte, jak mohu sám na sobě praktikovat brainstorming? Pokud dodržíme pravidla: • uvolnit se a rychle zaznamenat všechny nápady například formou hesel a zkratek • zaznamenat každý nápad a souvislost včetně „nesmyslných“ • nehodnotit nápady a nekritizovat • nesnažit se je pořádat ve fázi nápadů • ignorovat gramatiku, potom je brainstorming využitelný velmi dobře i pro přípravu prezentace. Po zachycení všech nápadů nastává fáze jejich hodnocení, uspořádávání, strukturování, ale také výběru a vyřazování. Základním kriteriem a sítem je náš cíl a výsledky naší analýzy. Je mnoho dalších technik, které můžeme používat při přípravě prezentace a z osvědčených ještě alespoň dvě a sice technika myšlenkových map3), kterou můžete sledovat při zpracování této knihy nebo techniky analogramů a „kamenů“ v řečnickém řečišti 4., které najdete v knize paní V.F. Birkenbiehl. Jako „kameny v řečišti“ označuje V.F.Birkenbiehl vědomostní moduly, jakési informační jednotky pro prezentaci, kterou si připravujeme, něco, co opravdu dobře a důkladně známe a co z naší paměti nezmizí například následkem trémy a napětí v průběhu prezentace. Více informací o obou metodách najdete v přílohách.
Teze, výběr hlavních bodů a jejich uspořádání 3
T. Buzan: Th Mindmap Book. London, BBBC Books 1990
4
Vera F. Birkenbiehl: Nebojte se myslet hlavou. Praha, Portál 2002, s.26
Teze je hlavní myšlenka, kterou chceme sdělit. V případě informativní prezentace je teze zaměřena na to, co chceme, aby se posluchači dozvěděli, v případě prezentace, která má za cíl přesvědčit, motivovat k jednání je teze to, čemu chceme aby posluchači věřili. Například, že produkt, služba, firma KUPTESITO je něco, co by měli kupovat, využívat nebo na to spoléhat. Nebo výzvy k aktivitě a angažovanosti: „ Šikanu ve školách mohou ovlivnit nejen učitelé ale i rodiče dětí“. „Poslance Nováka bychom měli ve volbách podpořit“ „Nebezpečí obezity můžeme předejít!“ …. Teze je jako prohlášení, které v prezentaci dokládáme a definovat si ji hned na počátku významně pomáhá ve všech dalších krocích přípravy i vlastní prezentace. O Leonardu Bernsteinovi se vypráví kouzelný příběh. Jednoho dne se k němu ohlásil mladý muž s nápadem na nový muzikál a Bernstein, tehdy už proslavený muzikálem West Side Story, mu řekl: „ Napište mi to mladíku tady na rub svojí vizitky.“ „To nejde“ odpověděl mladík, „tam se to přece nemůže vejít!“ „V tom případě to nemáte hotové“ řekl mu na to Bernstein a vrátil se k dirigentskému pultu.
Interkulturní pohled: Zatímco některé kultury (zejména USA, Švédsko, Finsko, Dánsko, Německo…) očekávají a vyžadují, aby mluvčí výslovně vyjádřil své stanovisko, sdělil to, oč usiluje, co chce aby lidé udělali, další kultury dávají přednost tomu, aby vyjádření prezentujícího nebylo tak jednoznačné, chtějí být k závěru vedeny nepřímo. Prohlášení „Hlasujte pro poslance Nováka“ by například v Číně, Japonsku nebo arabských zemích považovali nejen za neotesané, ale někdy dokonce až za urážlivé vůči posluchačům.
Velmi důležitým krokem je výběr hlavních bodů a toho, co do své prezentace zařadíme a naopak - co nemilosrdně vyřadíme. Setkali jste se při prezentaci s řečníkem, který trpí „syndromem experta?“ Většina z nás jej (nebo ji) asi v životě potkala. Je to člověk, který své posluchače zavaluje obrovským množstvím detailů, podrobností, termínů, odborných výrazů tak, že i při dostatečném zájmu z naší strany a dobré vůli po půl hodině „vypínáme“ a přestáváme vnímat. Typickým příkladem je specialista, který se domnívá, že není důležitějšího oboru, tématu, oblasti, že není vědy kromě matematiky (trigonometrie, fyziky, historie, chemie a dosaďte si ze školních i neškolních let další příklady). Přežít v tomto světě pak můžeme jen vybaveni důkladnou a detailní znalostí právě jeho předmětu, oboru a zaměření. Syndrom experta se projevuje uvažováním typu: • když to vím, umím, rozumím tomu já - rozumí tomu i ostatní • termíny a odborné výrazy, zkratky, které používám, musí přece znát každý • posluchači vědí, proč je právě toto důležité • musím jim dát všechna fakta, informace a podrobnosti, vše co o věci vím • používám co nejvíce podrobných pomůcek • všechno, co říkám, je důležité. Obr. Syndrom experta Pokud se chcete vyhnout syndromu experta, neustále si při přípravě prezentace připomínejte, že: • vaši posluchači musí dostat POUZE ty informace, které potřebují a které musí ZNÁT. Ne vše to, co víme my, ale to, co potřebují, aby pochopili – uvěřili – rozhodli se • méně je většinou více,
• mluvíme organizovaně, systematicky a říkáme jen to nejdůležitější. Řekneme-li, že budeme mluvit o A, potom o B a na závěr o C, potom bychom toto pořadí také měli dodržet, nevracet se a nepřeskakovat z jednoho bodu a tématu na druhý. Vyhnout se syndromu experta tedy znamená především nepředpokládat u posluchačů důkladnou a zevrubnou znalost, nepokrývat vše do detailu a nepoužívat odborný žargon a zkratky. Hlavní body pro svou prezentaci vybíráme velmi pečlivě a jen ty nejdůležitější. Ideální počet hlavních bodů pro naši prezentaci je číslo tři - magické číslo, které si posluchač snadno zapamatuje. Maximální počet hlavních bodů by neměl přesáhnout číslo pět. Jak vybírat a zužovat počet bodů? Vylučte ty, které se zdají méně důležité, stanovte svým bodům priority, dále zkombinujte ty body, které mají společný základ do jednoho bodu a třetím kritériem je publikum. Vyberte ty, které se nejvíce týkají vašich posluchačů. Hlavní body dále zpracováváme slovně i obrazem. Pro slovní argumentaci používáme definice, statistiky, citace, data, výsledky výzkumů a studií - tedy argumenty, kterými dokládáme svá tvrzení racionálně. Druhým důkazem jsou důkazy emocionální - příklady, zkušenosti druhých. Pro vizuální zpracování používáme vizuálních prostředků jako je flipchart, zpětný projektor, videozáznam, film, počítač, dataprojektor a multimedia, tabule, obraz, mapa nebo konkrétní předměty. Každé své tvrzení musíme deklarovat, doložit příklady, argumenty a shrnutím důkazů znovu potvrdit. Pro tento postup můžeme použít snadno zapamatovatelného pravidla: Pravidlo Označit Doložit Shrnout
Označit znamená říci srozumitelně a stručně své tvrzení: Ekonomický vývoj se v Irsku, již dva roky po vstupu do Evropské unie výrazně zrychlil .“ Doložit znamená uvést fakta, která výrok potvrzují formou čísel a příkladů: „Hrubý národní produkt se ve srovnání s rokem X zvýšil o 21%, daňové zatížení na jednoho obyvatele se ustálilo na úrovni 28 %. Každá irská rodina, která pocítila nárůst produkce a rozvoj podnikání i služeb ve svých peněženkách, si dnes už může dovolit spotřebitelský standard srovnatelný s ostatními zeměmi EU. Za prací už do světa nejezdí Irové ale svět jezdí za prací do Irska. Jen za rok 2006 se zvýšil počet legálních pracovníků ze zahraničí o 12.000 pracovních míst.“ Shrnout fakta a argumenty podporující deklarované tvrzení: „Z uvedených čísel a příkladů vyplývá, že pro Irsko znamenal vstup do EU výrazný krok k urychlení ekonomického rozvoje.“
Příprava : Zpracování prezentace
Struktura prezentace - úvod, stať, závěr a uspořádání materiálu
Motto: „Dámy a pánové! Ještě před pěti minutami, když jsem se připravovala na své vystoupení před Vámi,věděl jen Bůh a já, co Vám budu říkat. Teď už to ví jenom Bůh.“. Funkce úvodu
Položili jste si někdy otázku, kolik času má kdokoli, kdo nás v dnešním uspěchaném světě oslovuje s libovolnou informací, zprávou, prezentací? Zkusme si vzpomenout po jaké době „vypínáme“ při referátu svého šéfa nebo kolegy na poradě. Kolik času jsme dali přednášejícímu na posledním odborném školení než jsme se začali zabývat svými myšlenkami? Byly to zhruba 3 minuty, minuta? Nebo jen 30 sekund? Zatímco ještě na přelomu osmdesátých a devadesátých let dvacátého století jsme mohli počítat více než s minutou či dokonce s optimistickými třemi minutami, dnes už je nemáme! Proud změn a informací nutí posluchače k tomu, aby si závěr o tom, zda je prezentace zajímá nebo nikoli, udělali daleko dříve. Dnes již máme u většiny lidí opravdu jen minutu na to, abychom své posluchače zaujali. Navázat kontakt se svými posluchači, v průběhu pár desítek vteřin je zaujmout a přesvědčit o tom, že k tématu máme co říci, že je to něco, co se jich týká – to vše musíme stihnout během prvních pár desítek vteřin. Teprve potom budou ochotni vyslechnout také o čem konkrétně budeme mluvit, jak dlouho a jak to celé bude probíhat – tedy vše to, co musí v úvodu zaznít. Zdá se vám, že je toho příliš náročné? Kdybych parafrázovala „klasika“ Járu Cimrmana mohu říci, že: „Může se nám to nelíbit, můžeme s tím i nesouhlasit, ale to je tak vše, co s tím můžeme dělat!“ Pro prezentační praxi to znamená daleko více si uvědomovat hlavní smysl a cíl úvodu a tím je, jak už víme, na prvním místě zaujmout posluchače! V naší přípravě je proto naprosto nezbytné velmi pečlivě úvod promýšlet a připravovat. Musíme počítat s tím, že posluchač je zhýčkaný, že chce být baven a bude nás porovnávat s tím nejlepším. Obr. Máme jen 30 vteřin Zaujmout, získat zájem a pozornost posluchačů je jedna ze tří základních funkcí úvodu každé prezentace. Další funkcí je seznámit posluchače s osobou řečníka a přesvědčit je o naší „kompetenci“. Poslední, třetí základní funkcí úvodu je seznámit posluchače s obsahem, hlavními body a organizací své prezentace (seznámit se vzorem, který budeme sledovat, postupem prezentace). Pro naplnění základních funkcí úvodu může posloužit následující vzorec: ÚVOD = P + P + O + O Kde P znamená pozdravit své posluchače a představit se, a kde O znamená oslovit své posluchače a seznámit je s obsahem prezentace. Tento vzoreček bude vždy naplněn jiným obsahem podle toho, kdo bude před námi jako náš posluchač. Je pochopitelné, že v případě prezentace na poradě svým kolegům, stálým zákazníkům, posluchačům, kteří nás již znají, se nebudeme v úvodu představovat. Zbylá část vzorce - tedy pozdravit, oslovit a seznámit s obsahem však platí beze zbytku pro jakoukoli prezentaci. O tom, jak posluchač vnímá, jak ho zaujmout a udržet jeho pozornost budeme podrobně hovořit v následující části. V úvodu posluchače připravíme na téma, navnadíme, ale neprozrazujeme argumenty a závěry, ke kterým chceme dojít. Rozhodně nezačínáme informací, že chceme své posluchače o něčem přesvědčit.
Motto: „Účelem řeči je vyvolat trojí účinek. Posluchač má být poučen, jeho smysl pro krásu uspokojen a jeho vůle k činu mocně povzbuzena.“
Stať Tělem a vlastním jádrem prezentace je stať. Základem pro úspěšnou prezentaci je mít co říci. Ten, kdo jen mlátí prázdnou slámu, těžko druhé o něčem přesvědčí. Pokud nás téma nezajímá, neovládáme ho, raději ho odmítněme.
Při zpracování stati máme stále na paměti svůj cíl a své posluchače. Nikoho nepřesvědčíme jen nadšením nebo silou hlasu, svá tvrzení a závěry musíme podložit, dokázat. Pro každé naše tvrzení, které není samozřejmé, hledáme důkazy. Citujeme odborníky, uvádíme výsledky šetření, průzkumů, statistiky, dokládáme zkušenostmi a příklady. Při přípravě své řeči promýšlíme i možné námitky a to, jak na ně zareagujeme. Na to, že s námi všichni nebudou souhlasit, musíme být připraveni a mít argumenty „těžšího kalibru“ v záloze. Teď, když máme shromážděn potřebný materiál, argumenty, návrhy řešení a jejich zdůvodnění, začínáme dávat obsahu své řeči tvar - kompozici. Uspořádáme myšlenky tak, aby jedna navazovala na druhou, nebo jedna z druhé vycházela. Pracujeme s argumenty a jejich gradací a nemilosrdně vyřazujeme vše, co je nadbytečné. V této fázi musíme být na sebe tvrdí. Neprezentujeme přece proto, abychom posluchačům řekli vše, co o tématu víme, ale abychom dosáhli svého cíle. Co není nezbytné pro náš cíl je zbytečné a nemá v prezentaci co dělat! Znovu si připomínejme, že méně je vždy více. Cílevědomě vybíráme a uspořádáváme svou řeč. Vzpomeňte si sami, co vám u řečníků často vadí a nedělejte to při své prezentaci. Stručnost, srozumitelnost, jednoduchost, uspořádanost, organizovanost - to jsou charakteristiky účinné prezentace. Vybírejte taková slova, kterým většina lidí rozumí a nesnažte se ohromit posluchače odbornými termíny a cizími slovy. Mark Twain kdysi řekl: „ Nikdy jsem nenapsal slovo metropole tam, kde dosáhnu stejného účinku slovem město.“ V jednoduchosti je síla i krása. Pokud si chcete vyzkoušet, zda je vaše řeč opravdu srozumitelná, vyprávějte stručně její obsah desetiletému dítěti. Porozumí-li, můžete bez obav před své posluchače. Obr – méně je více Motto: „Co je poslední, to se počítá“.
Funkce závěru Představte si, že jste na divadelním představení. Hra je zajímavá, má zápletku i vtip a vy se dobře bavíte. Najednou je představení přerušeno, opona jde dolů a vy rozpačitě odcházíte domů. Každý příběh musí mít svůj začátek i svůj konec. Stejně jako vaše malé dítě dychtivě čeká na závěr pohádky, kde zlá ježibaba byla potrestána a princ s princeznou žili šťastně až do smrti - stejně i váš posluchač očekává, že to nejdůležitější bude shrnuto, že se s ním řečník rozloučí a poděkuje za pozornost nebo účast. Shrnout to nejdůležitější, připomenout posluchačům hlavní body a zdůraznit to, co podporuje vaše cíle - to je základní funkce závěru prezentace. V některých případech je velmi účinné nechat na posluchačích, aby si závěr vytvořili v duchu sami. Znovu si připomeňme, že takto se ty nejdůležitější informace, které chceme, aby naši posluchači znali, ty nejdůležitější závěry, ke kterým jsme v diskuzi dospěli, dostávají k uchu posluchače potřetí. Poprvé jsme informovali v úvodu o čem to bude, potom jsme o tom hovořili a argumentovali v průběhu prezentace, a na závěr znovu shrnujeme to nejdůležitější. Na závěr svým posluchačům poděkujeme a rozloučíme se s nimi. Děkujeme za pozornost a aktivitu, pokud byli posluchači pozorní a aktivní, za přítomnost, pokud vydrželi až do konce, a vždy můžeme poděkovat minimálně za čas, který naší prezentaci věnovali. Asi není třeba zvláště zdůrazňovat, že prezentace by měla končit pozitivně, protože to, co utkví v paměti našich posluchačů, je právě to, co je jako poslední.
Tyto zdánlivé samozřejmosti je potřeba dostat „do krve“, připravit a zafixovat si je tak, abychom nad nimi nemuseli přemýšlet. Naše prezentace neprobíhá vždy v ideálních podmínkách, spolupůsobí tady řada činitelů včetně našeho napětí, trémy a stresu. Proto je se závěrem ale i úvodem spojena poslední závěrečná zkušenost dobrých a profesionálních řečníků:
TIP : „Minimálně úvod a závěr si nejen připravit ale naučit se jej i zpaměti Nenechte si uniknout promyšlený a působivý závěr své prezentace. To bude ten dojem a pocit, který si budou posluchači odnášet. Celá vaše prezentace může být skvělá. Pokud ale zkazíte nebo promarníte závěr, zkazili jste celou svou prezentaci. Už jste byli letos na dovolené? Možná i vám se stalo, že jinak báječnou dovolenou pokazila nějaká drobnost v jejím závěru. Pokud bychom to posuzovali jen věcně a logicky, tak bychom nad tím jenom mávli rukou. Nikdo z nás ale není jen věcný a logický a naše emoce a dojmy jsou pro hodnocení naší spokojenosti nebo nespokojenosti stejně důležité. Struktura naší prezentace je vytvořena a zbývá zdůraznit to nejdůležitější. Jestliže jsme označili stať za jádro projevu, potom jádrem celé prezentace jsme my, naše osobnost. Jsme to jen a jen my, kdo dokáže v úvodu udělat z příchozích posluchače, v hlavní části projevu přeměnit posluchače v aktivní posluchače a v závěru přetavit aktivní posluchače v nadšené šiřitele. Obr. Co je poslední , to se počítá Uspořádání materiálu Kromě struktury úvodu, hlavní statě a závěru pomáhá k pochopení posluchačům také vnitřní uspořádání tématu, pro které můžeme použít následující vzory: Časový vzor – uspořádání podle času nebo časového vztahu je oblíbeným vzorem u informativní prezentace, kdy začneme minulostí přes přítomnost do budoucnosti, nebo naopak. Většina historických témat je uspořádána takto. Prostorový vzor je také vhodný u informativního projevu a můžeme s jeho pomocí popsat služební cestu, dovolenou, strukturu firmy nebo konstrukci automobilu. („Naše expedice začala v Itálii, druhou zastávkou bylo Řecko a třetím místem by Kypr.“) Tematický vzor rozděluje naši prezentaci do podtémat a celků. Budu-li mluvit o kultuře, podtématy mohou být literatura, hudba, film, divadlo a další. Vzor problém – řešení je častým vzorem tam, kde chceme své posluchače přesvědčit, motivovat. Budu -li chtít přesvědčit své posluchače v poslaneckých lavicích, že by měli přidat na platech například učitelům základních škol, budu v první části konfrontovat posluchače s problémy, které v základním školství existují jako je například feminizace školství, nedostatek mužských vzorů, únik kvalifikovaných a kvalitních učitelů ze školství, nízké hodnocení profese. Ve druhé části budu navrhovat řešení situace včetně zvýšení platů a dokládat své návrhy argumenty. Motivované pořadí je vzor vhodný jak pro informativní tak pro přesvědčující prezentaci a skládá se z pěti kroků:5): 1. pozornost, 2. potřeba, 3. spokojenost 4. vizualizace a 5. činnost. První krok znamená přimět publikum aby nám věnovalo pozornost, aby doslova dychtilo po tom, slyšet, co říkáme. Prostředky, které k tomu můžeme využívat najdete v kapitole Jak zaujmout a upoutat. Druhý krok vede posluchače k přesvědčení, že existuje potřeba, že by se něco měli naučit, udělat, něco by se mělo stát – teď nebo v budoucnosti. Například potřebu pojištění budeme ilustrovat statistikami, příklady, grafy a zaměříme se na to, jak by mohlo pojištění ovlivnit naši cílovou skupinu posluchačů, jejich finanční, profesní ale i individuální cíle a kvalitu života. Spokojenost je krokem, ve kterém prezentujeme řešení toho, co jsme doložili v předchozím bodě, ukazujeme na příkladech, jak to uspokojí jejich potřebu. Vizualizace posiluje pocity a důvěru posluchačů, umožňuje jim představit si, co bude, když například pojištění mít budou, nebo naopak, jaké negativní situace mohou nastat, pokud pojištěni nebudou. Pátým krokem poskytujeme posluchačům návod - co by měli dělat aby (zůstaneme-li u našeho příkladu) „ pojištění“ získali. Zatímco u informativního projevu stačí první tři kroky a naši posluchači jsou spokojeni, při přesvědčující prezentaci jsou minimálně vizualizace, nejlépe však i návod k činnosti nezbytné.
5
Joseph A.De Vito: Základy mezilidské komunikace. Praha, Grada 2001, s.299
Pro a proti je vzor využívaný v informativních projevech, kde chceme vysvětlit rozdíly, výhody a nevýhody dvou produktů, služeb řešení. Více o argumentaci využívané v tomto vzoru najdete v kapitole Argumentace v kostce. Prezentace důkazu je vzor užitečný při přesvědčovacím projevu, kde potřebujeme prokázat pravdivost nebo užitečnost. Je složen podobně jako vzor „problém – řešení“ ze dvou částí. V první části je tvrzení „ Obžalovaný je vinen a důkazy jsou usvědčující.“ Ve druhé části nabízíte důkazy: „ Obžalovaný měl motiv, měl příležitost, nemá žádné alibi a na místě činu jej poznal svědek obžaloby.“ R.Kipling vyslovil pravidlo, kterým se řídí nejen spisovatelé a novináři, ale které je užitečné i pro kohokoli z nás při prezentaci. Měli bychom odpovědět na šest základních otázek: kdo, co, proč, kde, kdy a jak. Ať už zvolíme jakýkoli vzor, seznamujeme s ním své posluchače v úvodu své prezentace například takto: „V přednášce o významu veřejného projevu budeme sledovat vývoj řečnictví od jeho kolébky v antickém Řecku, přes křesťanské chápání řečnictví a přínosy renesančního myšlení až po smysl řečnictví v současnosti a možnosti vývoje v 21. století.“
SHRNUTÍ STRUKTURY PREZENTACE: • Úvod seznamuje posluchače s tématem, osobou řečníka a s tím, proč by měli dále poslouchat. • Hlavním cílem úvodu je zaujmout. Závěr a úvod se naučíme zpaměti. • V hlavní části přinášíme tvrzení, návrhy a myšlenky, doložené důkazy a argumenty. • Prezentaci uspořádáme podle vhodného vzoru ( časový, prostorový, tématický ..) • V závěru prezentace shrnujeme nejdůležitější body projevu, děkujeme a loučíme se s posluchači. • Co není nezbytné pro dosažení cíle je zbytečné • Úvod, vlastní prezentaci a závěr lze vyjádřit třemi větami : 1. Řekni, co budeš říkat! 2. Řekni to! 3. Řekni, cos řekl!
Cvičení Připravte si prosím alespoň tři verze úvodu, který by zaujal a myslete přitom na posluchače, na smysl a cíle své prezentace:
