INT15-0705 Griffieplan Heerhugowaard 2012 – 2014 1. Aanleiding In mei 2011 heeft de gemeenteraad het rapport “de raad krijgt de griffie(r) die hij verdient” vastgesteld. Dit rapport is een oriëntatie op het griffieprofiel wat is opgesteld na het aangekondigde vertrek van raadsgriffier Hoogland. Dit rapport en de aanstelling van de huidige raadsgriffier per 1 mei 2012 vormen de basis voor dit griffieplan. Het griffieplan zal de basis zijn voor jaarlijkse concrete werkplannen. 2. Doel van dit plan De doelstelling van dit griffiewerkplan is om enerzijds te beschrijven wat de reguliere taken van de griffie zijn. Anderzijds worden in dit plan de ambities voor de lopende raadsperiode beschreven en hoe de griffie deze denkt te vertalen naar concrete acties. Samengevat wil dit plan het volgende bereiken: - de raad in staat stellen zijn controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taak ten volle waar te kunnen maken - een goed contact met en een eigen gezicht naar de samenleving (bewoners, organisaties en ondernemers). - de raad beter in staat stellen om kwalitatief goede besluiten te nemen - richting geven aan de verdere ontwikkeling van het dualiseringsproces - helderheid geven over de missie van waaruit de hoe griffie zijn taken wil uitvoeren. - helderheid geven over de manier waarop de griffie zijn werk doet. - inzicht geven in de ontwikkelingen die de griffie belangrijk vindt voor zijn functioneren. - inzicht geven in de zaken die in de periode 2012-2014 de aandacht van de griffie vragen. 3. Taak van de griffie Artikel 107a, eerste lid, van de Gemeentewet zegt: “De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde”. Deze wettelijke bepaling is de basis voor elke griffie. Wat de daar genoemde taak van de raad betreft, die wordt ontleed in de drie bekende rollen van de raad in het duale stelsel: volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle. Deze zakelijke formulering zegt echter nog niet wat de griffier daarbij voor ogen heeft. 4. Taakstelling griffier In het rapport “ de raad krijgt de griffie(r) die hij verdient” is duidelijk aangegeven - evenals bij de werving van de nieuwe griffier - dat de nadruk van taken ligt op de volgende gebieden: Intern: - professionalisering van de raad - professionalisering van de griffie - implementatie papierloos vergaderen en digitalisering - ondersteuning werkprocessen Extern: - raadscommunicatie - burgerparticipatie - imago verbetering gemeenteraad Tevens is de raadsgriffier de 1e adviseur van de gemeenteraad. De advisering ligt op het gebied van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. De griffier pakt hier ook de rol van coach om de raadsleden te ondersteunen op het gebied van het gebruik van raadsinstrumenten. De griffier is daarnaast een procesmanager ( denk hierbij aan de kwaliteit van de bestuurlijke stukken), logistiek ondersteuner en ontwikkelt en bewaakt procedures. Zie voor de volledige functieomschrijving van de griffier de bijlage.
1
5. Griffieformatie Eigen griffieuren 1 griffier ( Liesbeth Schreiner) 36 uur per week 1 locogriffier ( Hans Wijnveen) 12 uur per week 1 secretaresse ( Marja Bakker) 10 uur per week ----------------------58 uur per week = 1.61 fte Overige ondersteuning - notuleren van raads- en commissievegaderingen - administratieve ondersteuning commissies/raad - administratieve ondersteuning gemeenteraad - communicatie ondersteuning gemeenteraad
16 uur p/w 20 uur p/w 14 uur p/w 18 uur p/w ---------------68 uur p/w
(extern) (sectorsecretaressen, 4x) (bestuurssecretariaat, 1x) ( concernstaf 1x) = 1.89 fte
Totaal: 3,5 fte 5.1 Werkzaamheden griffie tot op heden -
ondersteuning verschillende gremia1 van de raad adviseren verschillende actoren vraagbaak raadsleden verzorgen van de logistiek t.b.v. raad en commissies verzorgen van dagelijkse raadsinformatie richting de raadsleden afhandeling financiën raads/commissieleden afhandeling ingekomen stukken afstemmende en coördinerende taken doorzetten van technische/schriftelijke vragen overleggen met diverse gemia t.b.v. de gemeenteraad ( zie schema)
Overleggen t.b.v. ondersteuning gemeenteraad/commissies Raadsvergadering minimaal 12 keer p/j Griffier Commissievergaderingen minimaal 40 keer Griffier/ Locogriffier p/j 4 vergaderingen auditcommissie p/j incl. Griffier notuleren Raadsconvent minimaal 9 x p/j incl. Griffier notuleren Voorbespreking raadscommissies en Griffier/ locogriffier auditcommissie minimaal 44 keer p/j Werkgroep raadscommunicatie ( naar Griffier/ communicatie behoefte) Overleg met plv. raadsvoorzitter 2x p/m Griffier Overleg met raadsvoorzitter 2x p/m
Griffier
Overleg met gem. secretaris 2x p/m
Griffier
Overleg met facilitaire zaken 2 x p/m
Griffier
Overleg met sectorsecretaresses over
Griffier/ locogriffier
1
Denk hierbij aan de raadscommissies, de raad zelf, raadsconvent, auditcommissie, werkgroep communicatie, rekenkamercommissie.
2
commissiestukken 1x p/m Overleg met werkgeverscommissie ( frequentie nader te bepalen) Overleg griffie 2x p/m Overleg i.h.k.v. papierloosvergaderen en proffessionalisering van de raad 1 x p/w Overleg i.h.k.v. optimaliseren processen stukkenstroom 2 x p/m Overleg griffierskring regio Alkmaar inz. regionale samenwerking raden 4 x p/j Overleg griffierskring Noord Holland Noord 3 x per jaar
Griffier Griffier/locogriffier/secretaresse griffie/ communicatie ondersteuning Griffier/ ambtelijke projectleider Griffier/ ambtelijke projectleider Griffier Griffier
5.2 Formatie vergelijkbare gemeenten: In het rapport “de raad krijgt de griffie(r) die hij verdient zijn diverse griffiemodellen met elkaar vergeleken. De griffie Den Helder ( 31 raadsleden) heeft een griffie van 5,2 fte, Medemblik ( 27 raadsleden) heeft een griffie van 3,2 fte en de gemeente Velsen ( 33 raadsleden) heeft een griffie van 4,9 fte. Dit betreffen “eigen” griffie fte’s. De griffieformatie van Heerhugowaard met een “eigen” fte’s is 1,612 zeer klein te noemen in vergelijking met de griffies van andere gemeenteraden. Zelfs met alle ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie zit de gemeenteraad qua ondersteuning aan de ‘ondergrens’ voor wat betreft andere gemeenteraden. Opvallend is de hoeveelheid aan ondersteuning die vanuit de ambtelijke organisatie wordt geleverd. Sinds de dualiseringsoperatie uit 2002 zijn er zeer weinig griffies die op vergelijkbare manier worden ondersteund. De griffie ervaart de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie als problematisch. Ten eerste: er zijn veel mensen betrokken bij het ondersteunen van de raad en doen deze taak naast hun normale werkzaamheden ‘erbij’. Dit komt de kwaliteit van het werk niet ten goede. Ten tweede heeft de griffier geen hiërarchische bevoegdheden wat de coördinatie van het werk en de aansturing lastig maakt.Ten derde vergt het werken met raadsleden, raadsstukken en raadsprocedures een zekere affiniteit met het werk en politieke gevoeligheid. Het is daarom wenselijk mensen hierop te selecteren en aan te sturen. Dit kan in het huidge model niet. Kortom: professionalisering van de raad betekent ook het professionaliseren van de griffie. De griffier is van mening dat in het huidige model onvoldoende kansen en mogelijkheden liggen om het professionaliseren van de raad naar een hoger plan te trekken. 6. Actiepunten griffie t.b.v. de raad 2012-2013 De nieuwe griffie(r) is sinds 1 mei 2012 van start en heeft tijdens de inwerkperiode van ongeveer 5 maanden geconstateerd op basis van het rapport “de raad krijgt de griffie(r) die hij verdient, de gesprekken die zijn gevoerd met verschillende fracties en het functieprofiel van de griffier, dat er voor de jaren 2012/2013 drie hoofddoelstellingen zijn te formuleren: 6.1 Basis ondersteuning gemeenteraad op orde Om de gemeenteraad van Heerhugowaard goed te laten functioneren, dient de basis van het werk op orde te zijn. Op dit moment is naar mening van de griffier de basis onvoldoende op orde. Weliswaar zijn de raads en commissiestukken op tijd, verslagen en agenda’s zijn compleet en tijdig verspreid en is de samenwerking en de verhouding tussen ambtelijke organisatie – griffie – college – raad goed, maar er is veel ruimte tot verbetering, stroomlijning en professionalisering. Dit onderdeel hangt overigens samen met de invoering papierloos vergaderen: deze invoering heeft namelijk de diverse zwakke plekken in het proces aan het licht gebracht. 2
De griffie van Landsmeer ( 10500 inwoners) heeft een vergelijkbare griffieformatie van 1,7 Fte
3
6.1.2 Invoering volledig papierloos vergaderen De raad heeft op 25 september 2012 ingestemd met het voorstel om per 1 januari 2013 volledig papierloos te vergaderen. Met volledig papierloos betekent ook echt geen papier meer. Dit houdt in dat de volgende stukken papierloos beschikbaar moeten zijn voor de raadsleden: - vergaderstukken - ter inzage stukken - ter kennisname stukken - moties en afhandeling moties - amendementen - schriftelijke vragen en antwoorden - toezeggingen - verslagen - raadsconvent - andere evenementen en nieuws - overige correspondentie en raadsinformatie die nu nog op papier beschikbaar is Om dit te realiseren vergt dat extra inspanning van zowel de ambtelijke als de griffie organisatie. Al de bovengenoemde stukken moeten in het gemeentelijke document management systeem geregistreerd worden ( om ook te voldoen aan de archiefwet). Het digitaal registeren van stukken is momenteel een knelpunt dat door de ambtelijke organisatie in samenwerking met de griffie wordt opgepakt. Hier gaat veel tijd in zitten om dit goed te regelen. De griffie is immers verantwoordelijk voor de stukken die naar de raad en commissies gaan Daarnaast dient de griffie op dit punt te professionaliseren. Alle raadsinitiatieven, schriftelijke vragen, moties en amendementen en andere zaken die vanuit de raad afkomstig zijn dienen door de griffie in datzelfde systeem geregistreerd te worden voordat ze digitaal beschikbaar gesteld kunnen worden. Dit gebeurt momenteel niet of onvoldoende. De vraag is ook nog in hoeverre dit met terugwerkende kracht moet gebeuren om zo ook te voldoen aan de archiefwet en de digitale informatievoorziening van raadsleden naar bewoners op peil te krijgen. Feit is dat wanneer de stukkenstroom vanuit college naar raad rond het papierloos vergaderen op orde is dat dit capaciteit oplevert aan de ambtelijke kant maar dat er werk bij komt aan de griffie kant. Dit omdat de griffie zoals gezegd een aantal registratie taken die voorheen minder noodzakelijk leken ( moties, amendementen, schriftelijke vragen en andere zaken) niet uitvoerde. Door de invoering van het papierloos vergaderen en de professionalisering van de raad dienen deze taken straks door de griffie wel uitgevoerd te worden. Tevens moet er worden onderzocht hoe er straks in de raadsvergaderingen feitelijk met het papierloos vergaderen wordt om gaan. Hierbij valt te denken aan het digitaal indienen van moties en amendementen en het doen van presentaties verdient aandacht en uitwerking. 6.2 Communicatie en participatie van bewoners Deze doelstelling hangt onder meer samen met de basis op orde en het papierloos vergaderen. Tevens heeft de raad van Heerhugowaard aangegeven dat dit een zeer groot speerpunt is. Contract met de bewoners van Heerhugowaard: dat is hetgeen waar een raadlid zijn of haar input vandaan haalt. Immers vertegenwoordigt de raad zijn bewoners. 6.2.1 Raadsinformatiesysteem Bij de professionalisering van de gemeenteraad hoort goede informatievoorziening voor raadsleden en bewoners. De raad is op 25 september naast het volledig papierloos vergaderen akkoord gegaan met de inrichting van een volwaardig raadsinformatiesysteem. Een deel van dit systeem is al ‘in de lucht’ op raad.heerhugowaard.nl. Doelstelling van de griffie is om hier alle
4
raadsinformatie op te zetten. Van schriftelijke vragen ( en antwoorden), moties, amendementen, toezeggingen van het college en de afhandeling hievan tot aan de raads en commissiestukken. Ook zou op dit raadsinformatiesysteem alle informatie over de gemeenteraad ( hoe het werkt, het laatste nieuws e.d., informatie over inspreken) moeten komen te staan en in de toekomst videoverslagen die geïndexeerd zijn naar spreker, zodat dit als verslag kan dienen. Het voordeel van een dergelijk systeem is intern als extern. Intern: - raadsleden kunnen vanaf iedere plek altijd bij de raadsinformatie en bestuurlijke stukken. Ook kunnen zij antwoorden op vragen raadplegen en kijken welke toezeggingen als zijn beantwoord. Zo zijn de raadsleden beter in staat om hun controlerende taak uit te voeren. - Het college en ambtelijke organisatie kunnen zelf ook gebruikmaken van het raadsinformatiesysteem om te zien welke vragen er door raadsleden zijn gesteld en welke toezeggingen nog open staan. Extern: - Omdat alles in principe openbaar is, kunnen bewoners ook zien waar ‘hun raad’ mee bezig is en zo betrokken raken bij de politieke processen en proberen invloed uit te oefenen door zich bijvoorbeeld aan te melden als inspreker of naar aanleiding van een onderwerp een fractie benaderen. - Het raadsinformatiesysteem wordt het visitekaartje van de raad naar de bewoners toe worden waar alle informatie en laatste nieuws van de raad op een gemakkelijke manier terug is te vinden. 6.2.2 Keuzes De raad dient keuzes te maken hoe zij verder de bewoners wil betrekken bij de politiek. Op dit moment is een werkgroep communicatie ( bestaande uit raadsleden) opgericht om hier vorm aan te geven. Wel is al duidelijk dat de invulling en aankleding van het raadsinformatiesysteem prioriteit heeft. Dit moet het visitekaartje van de raad worden. Daarnaast is het organiseren van laagdrempelige avonden met bewoners een zeer grote wens. Hierbij valt te denken aan een informatiemarkt, debatavond, een open coffee, politieke avond, ronde tafelgesprekken en dergelijke. Het liefst ook zo nu en dan op locatie. Tevens is de verwachting dat het stadsnieuws op een andere manier voor de raad zal worden ingezet, door bijvoorbeeld een raadspagina in te richten. Ook sluit de griffier niet uit dat er wellicht op termijn ook zal worden nagedacht over het gebruik van social media en een andere aanpak wat betreft het uitzenden van commissie en raadsvergaderingen. De griffier onderschrijft de visie van de gemeenteraad om een speerpunt te maken van de communicatie en participatie. Dit hoort bij een moderne, professionele gemeenteraad. Afhankelijk van het advies van de werkgroep communicatie en de ambitie van de gemeenteraad voorziet de griffie een uitbreiding van werkzaamheden. Ook wanneer de raad zou besluiten van communicatie en participatie geen groot speerpunt te maken. Op dit moment wordt er nagenoeg niets tot weinig ondernomen op dit gebied. Alleen al het bijhouden van het raadsinformatiesysteem en het organiseren van bewonersavonden en evt. een raadspagina in het stadsnieuws zal structurele werkzaamheden voor de griffie opleveren. Er kan voor het communicatie ‘handwerk’ wellicht gebruik gemaakt worden van de expertise van de ambtelijke organisatie maar de organisatie van avonden en het bijhouden van het raadsinformatiesysteem zijn werkzaamheden die niet bij andere afdelingen thuis horen. De huidige bezetting van de griffie heeft wel een duidelijke visie3 op het vormgeven van de communicatie en participatie van de raad maar kan niet aan de uitvoering van deze taak voldoen zonder de ‘basisdienstverlening’ in gevaar te brengen. 6.3 Kwaliteit raadsstukken en ondersteuning raadsleden 6.3.1. Kwaliteit stukken vanuit ambtelijke organisatie 3
Deze visie zal gezamenlijk met de werkgroep raadscommunicatie worden uitgewerkt
5
Op dit gebied is er ruimte voor verbetering. Het komt voor dat raadsbesluiten onduidelijk staan geformuleerd waardoor het voor raadsleden ( maar voor bewoners van HHW) soms niet duidelijk is wat er nu precies moet worden besloten. Daarnaast is het van belang dat er ook kort wordt uitgelegd in het voorblad wat de financiële dekking is van een raadsbesluit, of er risico’s zijn en wat de bestuurlijke voorgeschiedenis is. Tevens komen raadsleden geregeld bij de griffie met de klacht dat er slordigheden in de stukken staan: foute data, niet goed lopende zinnen maar ook onduidelijke bronvermeldingen en afkortingen. Ook geven diverse raadsleden aan dat soms de bijlagen niet compleet zijn. De griffier heeft opdracht van het raadsconvent gekregen om ‘strak op de kwaliteit te zitten” van deze punten maar ook op de formulering van raadsbesluiten. Tevens heeft het overleg van commissievoorzitters een aantal speerpunten op een rij gezet wat betreft de kwaliteit van de stukken en de behandeling daarvan in de commissies. Om de kwaliteit van de stukken te verbeteren is er samenwerking met de ambtelijke organisatie noodzakelijk. Wel kan de griffie in 2012 zelf een aantal stappen zetten die bij kunnen dragen tot het verbeteren van de kwaliteit van de raadsstukken. Hierbij valt te denken aan: - Intranetpagina openen waarop bijvoorbeeld de ‘tien geboden voor raadsbesluiten’ staan en andere tips waar mee je rekening moet houden als er een raadsstuk wordt opgesteld. - Met raadsconvent/ commissievoorzitters criteria opstellen waar een stuk absoluut aan moet voldoen en wat wel of niet meer wordt geaccepteerd. - De beantwoording van schriftelijke vragen dient via het college beantwoord te gaan worden. - Uitnodiging aan de stellers van een stuk om zich door de griffie te laten adviseren. 6.3.2 Interne werkprocessen versus kwaliteit raadsstukken Naast deze acties is er wat de griffie betreft een andere inspanning noodzakelijk wat de kwaliteit van de raadsstukken en agenda’s goed zou doen: het herschikken van de interne werkprocessen op de griffie. De werkprocessen rondom de huidige stukkenstroom is naar mening van de griffier inefficiënt. Het proces loopt over een aantal verschillende schijven: 4 sectorsecretaresses, een medeweker bestuurlijke besluitvorming, secretaresse griffier, loco griffier en de griffier zelf ( zie schema van uren en fte’s op pagina 2). Hierdoor sluipen er foutjes in de stukken, agenda’s en de verzending. Daarnaast is de griffie ( griffier en loco griffier) veel tijd kwijt aan het controleren en managen van deze stukkenstroom. Wat hierbij lastig is omdat de griffie geen hiërarchische bevoegdheden heeft terwijl de griffie hier wel op wordt afgerekend. Om een kwaliteitsslag te maken en een tijdsbesparing voor de griffie te realiseren is het noodzakelijk dat deze werkprocessen en stukkenstroom op een andere manier worden ingevuld die recht doet aan de duale positie van de griffie en de raad en een kwaliteitsverbetering opleveren. Een medewerker griffie, belast met de totale stukkenstroom van alle commissies en raad, direct onder aansturing van de griffier zou tot een grote verbetering kunnen leiden. Er worden diverse ‘schijven’ uit het proces gehaald, het dan is niet meer “een taak erbij” voor de secretaresses, doet recht aan de duale positie van griffie en raad én kan worden gerealiseerd door de uren van de andere secretaresses naar 1 medewerker over te hevelen. Bijkomend voordeel is dat de griffier sneller kan ingrijpen wanneer er toch iets fout dreigt te gaan en de medewerker ook andere raadsinformatiestromen onder zijn/haar hoede kan nemen. 6.3.3. Kwaliteit raadsinstrumenten Als de raad de kwaliteit van de raadsstukken als een belangrijk speerpunt wil handhaven kan er in 2013 gedacht worden aan: - Het organiseren ( gezamenlijk met de ambtelijke organisatie) van masterclasses en een handboek voor de ambtelijke organisatie hoe raadsstukken eruit moeten zien. - Organiseren van workshops “politiek in je werk” : via deze training ambtenaren ( hernieuwd) kennis laten maken met de raad door middel van een workshop waar een agendapunt op de raadsvergadering wordt voorbereid, raadslid, griffier en collegelid
6
komen spreken. En vervolgens de raadsvergadering met het betreffende agendapunt bij te laten wonen. Terugkom ochtend hoort er dan ook bij. De raad heeft zoals eerder genoemd aangegeven een professionaliseringsslag te willen maken. Het opstellen van duidelijke schriftelijke vragen, moties en amendementen draagt bij aan een duidelijk besluitvormingsproces en geeft invulling aan de volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de raad. De griffie ziet in dit kader voor zichzelf een rol weggelegd om de kwaliteit van de stukken die zijn opgesteld door raadsleden naar een hoger plan te tillen. Om de bovenstaande doelstelling te realiseren valt te denken aan: - Goed onderscheid maken tussen schriftelijke en technische vragen - Werken met eenduidige formats voor moties/amendementen/ schriftelijke vragen en initiatiefvoorstellen - Kwaliteit van de amendementen, moties en schriftelijke vragen verhogen - Ontwikkelen van een ‘instrumentenwijzer’ waar alle raadsinstrumenten staan toegelicht met formats en voorbeelden - Gevraagde en ongevraagde advisering vanuit de griffie op raad instrumenten - Meer grip krijgen op de politieke agenda door middel van een bestuurlijke termijnagenda ( wordt dit jaar nog gerealiseerd) 6.4.3 Bestuurlijke termijnagenda Er komen 4 termijnagenda’s. Voor iedere raadscommissie één. Doel van de termijnagenda is dat de raadsleden meer grip krijgen op de politieke agenda wat zou kunnen leiden tot meer initiatieven vanuit de raadsleden en het tijdig ruggespraak houden met de achterban wanneer een bepaald onderwerp op de agenda staat ingepland. Hierdoor kunnen zij hun volksvertegenwoordigende en controlerende rol beter uitvoeren. De ervaring is dat door het ontbreken van een termijnagenda raadsagenda’s het zicht op de vulling van een raadsagenda ontbreekt, deze een wisselende hoeveelheid stukken bevatten waardoor het kan voorkomen dat deze de ene maand behoorlijk vol is en de maand erna er bijna geen stukken zijn. Hierdoor kan de voorbereiding door de raadsleden onder druk komen te staan. Ook is de termijnagenda voor bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties een informatiebron van voor hen belangrijke onderwerpen in de lokale politiek. De termijnagenda’s moeten ( indeling per commissie) inzicht geven – aan zowel raad, college en ambtelijke organisatie - over de onderwerpen die de commissie en gemeenteraad de komende 5 a 6 maanden behandelt. Tevens geeft de termijnagenda op hoofdlijnen inzicht in de planning tot het einde van de bestuursperiode. De basis van de termijnagenda is begroting, het college programma, bestuurlijke planning budgetcyclus, bestuurlijke jaarplannen én de onderwerpen die zelf door de raad en college op de agenda worden gezet. De termijnagenda wordt gevuld – en bijgehouden door het ambtelijk apparaat. Echter blijft de betreffende raadscommissie eigenaar van de termijnagenda. De termijnagenda wordt zo iedere commissievergadering vast onderdeel van de agenda en wordt maandelijks geactualiseerd en door de raadscommissie vastgesteld. Hierbij wordt gecontroleerd op afwijkingen van de planning en de reden hiervan.
7. Aanbevelingen en conclusie: De raad van Heerhugowaard is een raad met vele ambities die uitstekend passen bij een gemeente die de afgelopen jaren sterk gegroeid is. De gemeente Heerhugowaard kenmerkt zich ook door ambitie. Denk aan Stad van de Zon, winkelgebied, innovatie en werkgelegenheid. Na vele jaren van groei – wat ook de gemeenteraad heeft gemerkt ( 31 raadsleden nu!) het is tijd om de gemeenteraad te professionaliseren zowel intern als naar buiten toe. Dit heeft de raad ook – terecht - uitgesproken in de heroriëntatie op het griffieprofiel. De griffie is van mening dat het realiseren van de vorenstaande doelstellingen en actiepunten er toe bijdragen dat de raad beter zijn controlerende, volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol kan uitvoeren gebaseerd op het dualisme. Daarbij staat de griffie te trappelen om hieraan enthousiast uitvoering te geven.
7
De raad van Heerhugowaard heeft met het rapport “de raad krijgt de griffie(r) die hij verdient” een ambitieus griffieprofiel opgesteld. Op basis van dit griffiersprofiel mag er meer worden verwacht van de griffier dan alleen op de winkel passen. Dit is overigens ook gebleken uit de werving en selectieprocedure voor de nieuwe griffier en de gesprekken die de nieuwe griffier de afgelopen maanden met diverse raadsleden, fracties en gremia heeft gevoerd. De raad van Heerhugowaard weet dat zij in vergelijking met andere gemeentes van een zelfde omvang ( zie rapport de raad krijgt de griffie(r) die hij verdient voor een aantal voorbeelden) een griffie van ondermaatse omvang heeft. Reden hiervoor was omdat de meeste ondersteuning goed geregeld werd vanuit de ambtelijke organisatie en de zaken over het algemeen goed lopen. Wel werd opgemerkt in het rapport dat er in ieder geval op het gebied van communicatie extra formatie aan de griffie toegevoegd zou moeten worden en dat de nieuwe raadsgriffier het initiatief zou moeten nemen als het gaat om het realiseren van de communicatiedoelstellingen en de verdere professionalisering van de raad. De griffier ziet het verder als haar taak alle randvoorwaarden voor een professionele gemeenteraad waar veel ruimte is voor participatie op orde te hebben voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 zodat de nieuwe raad in optimale omstandigheden een goede start kan maken. De griffier komt tot de conclusie dat de raad van Heerhugowaard, met alle ambities die zij hebben op het gebied van professionalisering, papierloos vergaderen, communicatie én participatie wensen zich te kort doet – en de afgelopen jaren te kort heeft gedaan - met de huidige griffieformatie en hiermee dus goede ondersteuning bij het raadswerk mist. Er is weliswaar een nieuwe raadsgriffier aangenomen, maar die kan ondanks de huidige bezetting van de griffie en de mogelijkheden binnen de ambtelijke organisatie niet alle doelstellingen waarmaken. Alleen al gekeken naar de basistaken van de griffier ( zie pagina 2 onder het kopje werkzaamheden griffie tot op heden) is al voldoende werk voor een griffier die ongeveer 36 uur per week werkt. Om werk van voldoende kwaliteit te realiseren, de doelstellingen zoals hierboven beschreven vorm te geven en de raad de griffie(r) te geven die hij verdient, is een griffie van 3,5 tot 4 fte wenselijk. Wanneer bij de huidige griffie de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie wordt optelt zit de griffie al bijna op dit aantal fte’s. Het probleem hierbij is, zoals eerder naarvoren is gekomen in deze notitie, dat dit aantal fte’s over zeer veel personen is verdeeld, dit niet per se affiniteit hebben met dit vakgebied en niet onder aansturing van de griffier vallen. Hierdoor kunnen onvoldoende slagen worden gemaakt in behalen van de genoemde doelstellingen. Tevens staat deze manier van ondersteuning aan de gemeenteraad het dualistisch principe in de weg. De griffier realiseert zich dat deze wens in tijden van bezuinigingen wellicht lastig en niet direct te realiseren is. 1. De griffier is om deze reden in gesprek met de gemeentesecretaris en personeelszaken om te onderzoeken of de loco griffier ( nu 12 uur per week) fulltime aan de griffie kan worden toegevoegd om zo een deel van de werkzaamheden op zich te nemen om en een stap te kunnen maken in de doelstellingen en actiepunten. (Kanttekening hierbij is dat de gemeentesecretaris heeft aangegeven geen voorstander te zijn van het overhevelen van fte’s. Als de gemeenteraad evenals de griffier van mening is dat er meer geïnvesteerd dient te worden in de eigen ondersteuning dient hierover een raadsbesluit genomen te worden.) De locogriffier heeft ook zelf aangegeven de wens te hebben om volledig bij de griffie te komen werken. De overheveling van fte’s vanuit de ambtelijke organisatie zou op dit punt logisch zijn. 2. Extra administratieve en facilitaire ondersteuning is uiterst noodzakelijk. Zonder extra ondersteuning op dit gebied kan de griffie niet voldoen aan een goede kwalitatieve basis dienstverlening zoals de griffier dat graag wil zien. De griffier is van mening dat ook deze extra ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie overgeheveld zou kunnen worden naar de griffie: Dit kan door middel van het terugbrengen van alle versnipperde taken naar 1 persoon – onder aansturing van de griffier - , (nu verdeeld over 5 ondersteuners) die zich uitsluitend bezig houdt met de stukkenstroom rondom de raadsstukken, nieuwsbrieven en andere zaken.
8
3. Wat betreft de raadscommunicatie: deze kan wat de griffier betreft vanuit de ambtelijke organisatie worden ‘ingehuurd’ voor 12 tot 16 uur per week op de wijze waarop het nu gebeurd. Het aantal uren is afhankelijk van de communicatie en burgerparticipatie ambitie. Op dit vlak dienen nog keuzes gemaakt te worden. 4. Tot slot wijst de griffier u op de kosten die worden gemaakt rondom het notuleren. De griffier is van mening dat er in de toekomst volstaan zou kunnen worden met besluitenlijsten van de raadscommissies in combinatie met audio of video opnames die goed geïndexeerd zijn zodat zaken eenvoudig terug te zoeken zijn. Maar zo lang de raad zich hierover niet heeft uitgesproken dient er genotuleerd te worden. De griffier adviseert echter dit niet door externen te laten doen ( m.u.v. de raadsvergadering), maar door de secretaressepoule van de ambtelijke organisatie. Zij hebben immers in hun functie omschrijving staan “notuleren voor raad en commissies”. Door het notuleerwerk weer terug te brengen naar interne secretaresses en de evt overstap in de toekomst naar besluitenlijsten ( in combinatie met audio/videoverslaglegging), kan er wat geld worden bespaard wat geïnvesteerd kan worden in het aantal fte’s voor de griffie om bij een evt. uitbreiding van fte’s zo budgetneutraal mogelijk te blijven werken.
9
